MÔ TẢ QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH VÀ GIÁM SÁT THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA CÔNG TY VINACONEX - ITC 1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển du lịch Vinaconex (Vinaconex – ITC): - Tên đầy đủ: Công ty CP Đầu tư và Phát triển Du lịch Vinaconex - Tên viết tắt : Công ty VINACONEX – ITC., JSC - Tên giao dịch quốc tế : Vinaconex Investment and Toursim Development Joint – stock Company - Địa chỉ : Tầng 1, Tòa nhà 17T5, Khu đô thị mới Trung Hòa - Nhân chính, Phường Nhân chính - Quận Thanh Xuân - Tp Hà Nội - Vốn điều lệ : 360.000.000.000 đồng (Ba trăm sáu mươi tỷ đồng) - Các đơn vị thành viên: • Chi nhánh Công ty CP Đầu tư và Phát triển Du lịch Vinaconex - Khách sạn Holiday View • Chi nhánh Công ty CP Đầu tư và Phát triển Du lịch Vinaconex - Ban quản lý Dự án Cát Bà Amatina • Chi nhánh Công ty CP Đầu tư và Phát triển Du lịch Vinaconex tại Hải Phòng: • Sàn giao dịch Bất động sản Công ty VINACONEX-ITC (VITR) • Đơn vị có vốn góp, cổ đông sáng lập: Công ty CP Sàn giao dịch Bất động sản Vinaconex - Lĩnh vực hoạt động: • Kinh doanh bất động sản; • Kinh doanh dịch vụ môi giới, định giá, đấu giá bất động sản; • Kinh doanh khách sạn và dịch vụ du lịch; • Kinh doanh quản lý khai thác dịch vụ đô thị và du lịch; • … 2 Mô tả quy trình lập kế hoạch và giám sát thực hiện kế hoạch của Công ty Vinaconex - ITC 2.1 Lưu đồ công tác lập kế hoạch theo tuần, tháng, quý: Kế hoạch năm đã được phê duyệt Các phòng ban trong Công ty xác định các mục tiêu trong tuần tháng quý Các phòng ban báo cáo kế hoạch, đánh giá mức độ hoàn thành Thu thập thông tin phục vụ công tác lập kế hoạch tháng, quý KH- ĐT Đánh giá Lập báo cáo tổng hợp kế hoạch toàn công ty, giá nhận xét mức độ hoàn thành KH- ĐT Đưa ra mục tiêu TGĐ Thông báo kế hoạch 2.2 Nội dung 2.2.1 Trách nhiệm các phòng ban: Các phòng ban trên cơ sở kế hoạch SXKD hang năm đã được đại hội cổ đông thông qua, lập các kế hoạch chi tiết cho các công vệc được phân công cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ của từng phòng đã được ban hành Công tác lập kế hoạch dựa trên các nguyên tắc sau: - Xác định mục tiêu từng công việc - Xác định nguồn lực thực hiện từng công việc - Xác định cách thức thực hiện - Xác định phương pháp đánh giá, kiểm tra và đặc biệt định lượng các khối lượng đã và sẽ thực hiện 2.2.2 Nội dung báo cáo kế hoạch của từng phòng, ban Báo cáo thực hiện kế hoạch và dự kiến kế hoạch theo từng tuần, tháng, quý được lập trên cơ sở so sánh với kế hoạch từng tuần, tháng, quý trước Báo cáo được lập thành 2 phần: + Phần thuyết minh + Số liệu kế hoạch (định lượng) 2.2.3 Trách nhiệm phòng kế hoạch đầu tư: - Là chủ trì, đầu mối tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin trong công tác lập kế hoạch - Là đơn vị chủ trì thực hiện tổng hợp, lập báo cáo tổng hợp trình Tổng Giám đốc xem xét - Là đơn vị chủ trì đánh giá việc thực hiện kế hoạch, dự kiến kế hoạch SXKD toàn Công ty - Lập, phát hành tài liệu kế hoạch đến từng Phòng thuộc Công ty 2.3 Lập và lưu trữ hồ sơ: -Các phòng, ban thuộc Công ty phải có trách nhiệm hoàn chỉnh, lưu trữ và quản lý hồ sơ đối với phần việc của mình phụ trách tại phòng, sau khi đã báo cáo và có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc (hoặc Phó giám đốc trong lĩnh vực được giao phụ trách) - Các phòng ban có trách nhiệm gửi toàn bộ các tài liệu cho Phòng KHĐT để lưu 01 bộ hồ sơ chính tại Công ty - Phòng KH – ĐT có trách nhiệm gửi các tài liệu kế hoạch đến từng phòng ban thuộc Công ty làm cơ sở triển khai thực hiện 3 Một số bất cập của quy trình lập và giám sát việc thực hiện kế hoạch trong công tác quản lý như sau: Mặc dù quy trình tác nghiệp của công tác kế hoạch hiện hành được xây dựng tương đối khoa học, hợp lý tuy nhiên vẫn tồn tại một số bất cập như sau: - Trong quy trình chưa nêu rõ thời gian cụ thể để triển khai công việc của từng bộ phận Ví dụ như việc lập và báo cáo kế hoạch của các đơn bắt đầu từ thời gian nào trong tuần, trong tháng hay trong quý và kết thúc vào thời gian nào Phòng Kế hoạch Đầu tư thực hiện công tác kế hoạch từ thời điểm nào đến thời điểm nào, v.v - Chưa xác định rõ đầu mối các cán bộ phụ trách kế hoạch tại các Phòng, Ban, Đơn vị nên việc kiểm tra, kiểm soát trong quá trình tổng hợp kế hoạch của Phòng Kế hoạch Đầu tư còn gặp nhiều khó khăn - Quy trình chưa xây dựng được các bước thực hiện việc điều chỉnh kế hoạch khi có yêu cầu Khi có nhu cầu điều chỉnh kế hoạch thì Phòng, Ban, Đơn vị có nhu cầu điều chỉnh kế hoạch báo cáo lên Tổng giám đốc để thực hiện việc điều chỉnh hay Phòng Kế hoạch Đầu tư căn cứ trên tình hình thực hiện kế hoạch thực tế đề xuất việc điều chỉnh 4 Các bước cần sửa đổi trong quy trình - Khi kế hoạch năm được Hội đồng Quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông phê duyệt, Phòng KH ĐT cần ra văn bản thông báo để các Phòng, Ban, Đơn vị biết kế hoạch được phê duyệt làm cơ sở xây dựng kế hoạch tuần, tháng, quý - Phòng KH ĐT khi thu thập báo cáo kế hoạch của các Phòng, Ban, Đơn vị phải làm đánh giá cụ thể về kết quả, tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch đầu năm đã được phê duyệt tại từng tháng, từng quý - Khi ra được thông báo kế hoạch tháng, quý cho từng Phòng, Ban, Đơn vị Phòng Kế hoạch Đầu tư cần có trách nhiệm kiểm tra theo dõi tiến trình và tiến độ thực hiện của các Phòng, Ban, Đơn vị để có các báo cáo, đánh giá kết quả công việc kịp thời Câu 2 Quản trị hoạt động là một môn khoa học nghiên cứu tính hiệu quả của quá trình chuyển hóa từ các nguồn lực đầu vào như: nguyên vật liệu, vốn, lao động thành các sản phẩm đầu ra hữu dụng cho khách hàng Vì vậy, nghiện cứu các nội dung trình bày trong môn học giúp tôi gắn lý thuyết môn học với thực tiễn đang diễn ra tại Công ty Tất cả các nội dung nghiên cứu của môn học Quản trị hoạt động đều có thể áp dung để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của Công ty của tôi, nhưng đứng ở khía cạnh của người làm ở Phòng Kế hoạch Đầu tư, tại thời điểm hiện tại tôi quan tâm nhiều đến nội dung Hệ thống sản xuất LEAN trong doanh nghiệp Bởi vì: - LEAN là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất Lợi ích chính của hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng, và rút ngắn thời gian sản xuất - Lãng phí là bất kỳ những gì không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm (hoặc dịch vụ) đứng trên quan điểm của khách hàng Khi quan tâm đến lý thuyết LEAN và áp dụng vào công việc hàng ngày có thể giúp chúng ta giảm bớt hoặc loại bỏ các lãng phí không cần thiết hiện đang tồn tại tại Công ty Vinaconex – ITC cũng như nhiều doanh nghiệp khác như: - Lãng phí thời gian cho họp hành: Hiện Công ty đang mất quá nhiều thời gian, công sức và chi phí cho việc họp, đặc biệt là việc chờ đợi Bắt đầu và kết thúc không đúng giờ, phát biểu quá mức cần thiết, phát biểu lạc đề khiến người tiếp theo phải chờ đợi và cuộc họp phải cắt giảm nội dung lẽ ra là nội dung chính, không nắm bắt được nội dung liên quan , chưa kể các biểu hiện khác có chung chữ họp như: Họp không cần thiết, thành phần tham gia không liên quan, tham gia nhưng không tích cực - Lãng phí văn phòng phẩm: Hiện tại việc tiết kiệm và sử dụng đúng mục đích văn phòng phẩm chưa được quan tâm đúng mức, giấy in, bút viết được sử dụng tràn làn, các văn bản báo cáo, trình xin ý kiến chưa chốt nội dung đều sử dụng giấy mới chứ không tận dụng giấy 1 mặt đã qua sử dụng Hơn nữa việc kiểm tra, kiểm soát nội dung văn bản thông qua hệ thống thư điện tử của các cấp quản lý chưa được phổ cập, các văn bản đều được in ra sau đó mới trình xin ý kiến, điều này rất gây lãng phí về mực in và thời gian in ấn - Lãng phí điện, điều hòa, internet: Việc sử dụng máy tính, internet để giúp công việc triển khai nhanh là rất cần thiết, tuy nhiên sử dụng máy tính, internet như thế nào để tiết kiệm và đạt hiệu quả nhất thì các nhân viên hầu như chưa quan tâm đến: máy tính không để chế độ tạm ngừng hoạt động trong thời gian không sử dụng, điều hòa bật lạnh quá cần thiết, sử dụng internet vào các mục đích không phục vụ công việc, … đều dẫn đến tăng chi phí quản lý - Lãng phí điện thoại: Lãng phí điện thoại là vấn đề thường gặp phải nhất đối với các doanh nghiệp, việc sử dụng điện thoại không vào mục đích công việc, hay thời gian trao đổi công việc quá dài không tập trung vào nội dung chính gây mất thời gian của cả hai bên, gây tắc nghẽn hệ thống điện thoại trung tâm, các báo cáo gấp, đột xuất không được xử lý kịp thời và tất nhiên chi phí để khắc phục các sự cố đó là rất lớn - Lãng phí thời gian làm việc: Công ty Vinaconex – ITC quy định các cán bộ công nhân viên đều phải thực hiện việc chấm công bằng vân tay trước 8h00 hàng ngày Tuy nhiên sau khi chấm công, không phải hầu hết mọi người đều bắt tay vào công việc ngay mà sử dụng thời gian này phục vụ các mục đích cá nhân như: ăn sáng, uống café, nói chuyện, … Do không sử dụng tối đa thời gian làm việc nên công việc thường bị chậm tiến độ, chất lượng công việc thấp Rõ ràng, việc áp dụng lý thuyết LEAN tại các doanh nghiệp sản xuất hay các doanh nghiệp dịch vụ sẽ làm giảm bớt hoặc loại bỏ hoàn toàn các lãng phí đang tồn tại một cách thường xuyên như đã nêu trên Để giải quyết được các lãng phí trên, Ban lãnh đạo Công ty cần : - Xây dựng các quy trình làm việc chuẩn và hướng dẫn chi tiết cho nhân viên triển khai thực hiện để giảm thiểu các động tác thừa, thời giãn lãng phí cho việc làm sai, làm hỏng, làm không đúng yêu cầu - Thường xuyên tổ chức các buổi tuyên truyền về chống lãng phí, thực hành tiết kiệm trong Công ty - Cải tiến văn hóa làm việc trong doanh nghiệp: Họp đúng giờ, tập trung vào nội dung chính, sử dụng điện thoại, email hiệu quả, lịch sự, tác phong làm việc chuyên nghiệp - Thường xuyên tổ chức đào tạo nội bộ nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên để nâng cao chất lượng làm việc Hết - Tài liệu tham khảo: - Giáo trình Quản trị hoạt động - Quy trình lập và quản lý kế hoạch thuộc quy trình ISO 9001:2008 do Công ty Vinaconex-ITC ban hành năm 2009 - Website: www.vinaconexitc.com.vn ... lịch; • … Mơ tả quy trình lập kế hoạch giám sát thực kế hoạch Công ty Vinaconex - ITC 2.1 Lưu đồ công tác lập kế hoạch theo tuần, tháng, quý: Kế hoạch năm phê duyệt Các phịng ban Cơng ty xác định... 01 hồ sơ Cơng ty - Phịng KH – ĐT có trách nhiệm gửi tài liệu kế hoạch đến phịng ban thuộc Cơng ty làm sở triển khai thực Một số bất cập quy trình lập giám sát việc thực kế hoạch công tác quản... tổng hợp trình Tổng Giám đốc xem xét - Là đơn vị chủ trì đánh giá việc thực kế hoạch, dự kiến kế hoạch SXKD tồn Cơng ty - Lập, phát hành tài liệu kế hoạch đến Phịng thuộc Cơng ty 2.3 Lập lưu trữ