Luận văn Ứng dụng của tin học văn phòng Nói đến tin học là nói đến một ngành khoa học trẻ ở Việt Nam. Chưa bao giờ nó lại gây được ấn...
1 Luận văn Ứng dụng của tin học văn phòng 2 LỜI NÓI ĐẦU Nói đến tin học là nói đến một ngành khoa học trẻ ở Việt Nam. Chưa bao giờ nó lại gây được ấn tượng và sức hấp dẫn mạnh đặc biệt là giới trẻ như ngày nay. Bởi tin học đã trở thành chuẩn mẫu về con người mới trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Mặc dù được hoà nhập vào Việt Nam khá muộn nhưng THVP một phần rất nhỏ trong bộ môn tin học đã mang lại lợi ích to lớn đối với người sử dụng. Đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng, tài chính, kế toán…tại các công sở, cơ quan, trường học… Chính vì tầm quan trọng và thông dụng của THVP trong cuộc sống cũng như công việc. Em đã tích luỹ và học hỏi được rất nhiều điều bổ ích và thiết thực về bộ môn THVP . Điều đó chính là động lực thúc đẩy tôi có quyết tâm làm bài báo cáo này. 3 GIỚI THIỆU CHUNG 1.Tổng quan về máy tính. Máy tính điện tử được ra đời vào những năm1964 tại Hoa Kỳ và từ đó nó được phát triển rất nhanh, ngày càng được cải tiến gọn nhẹ hơn qua các thế hệ: +. Máy tính thế hệ thứ nhất:(những năm 1950). Trong thời kỳ này các máy tính chủ yếu sử dụng đèn điện tử “bóng điện tử chân không” ,kích thước lớn, tiêu hao năng lượng nhiều,tốc độ xử lý dữ liệu rất chậm mà giá thành lại cực đắt. +. Máy tính thế hệ thứ 2: (những năm 1960). Máy tính thế hệ này sử dụng bóng đèn bằng “ chất bán dẫn” kích thước đã giảm đáng kể, điện năng tiêu tốn ít hơn, tốc độ xử lý đạt khoảng vài chục ngàn phép tính trên một giây. +. Máy tính thế hệ thứ 3: (những năm 1970). Thế hệ này máy tính được xây dựng dựa trên những mạch tổng hợp IC với công nghệ “vi mạch tích hợp IC”. Máy có kích cỡ nhỏ gọn hơn nhiều, tiêu thụ năng lượng ít hơn, tốc độ xử lý nhanh hơn đến vài trăm ngàn phép tính trên một giây. +. Máy tính thế hệ thứ 4: (những năm 1980). Máytính thế hệ này sử dụng những mạch tổng hợp cỡ lớn (VLSI – very large sale integation). Những máy tính sử dụng công nghệ VLSI này làm cho kích cỡ của nó nhỏ đến mực tối thiểu. Tốc độ xử lý cao hơn nhờ công nghệ ép vi mạch. Bởi thế những máy tính trong thế hệ này được gọi là máy vi tính. Máy vi tính của thế hệ thứ 4 có ba loại được sử dụng trên thị trường lúc đó. Siêu máy tính Máy mini Máy vi tính: Loại máy này ra đời năm 1982 và có rất nhiều ưu điểm, giá rẻ, kích thước nhỏ gọn, dễ dàng di chuyển, tiêu thụ năng lượng ít và ít bị hư hỏng hơn. Nó bắt đầu xuất hiện tại Việt Nam những năm 1980. 4 +. Máy tính thế hệ thứ 5: Đó là những máy tính đang có mặt trên thị trường và được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Bởi nhiều ưu điểm nổi trội như nhỏ gọn, tốc độ xử lý dữ liệu cao hàng chục tỷ phép tính trên một giây. Vì thế máy tính từ thế hệ này được phát triển và nâng cấp rất nhanh về dung lượng bộ nhớ và cấu hình của máy. 2.Ứng dụng của tin học văn phòng. Mỗi khi nói đến THVP là người sử dụng biết ngay đây là một phần mềm khá tiện ích về văn phòng trong đó có Word, excel…Nó giúp cho người sử dụng có thể tính toán, ghi chép, lưu giữ thông tin dưới số lượng lớn. Đây là phần mềm được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như văn phòng, cơ quan, công sở, trường học…và rất nhiều ngành nghề khác trong đời sống xã hội ngày nay. ở đâu cũng có bộ môn tinhọc được ứng dụng. Bởi vì nhờ có bộ môn THVP mà nó đã góp phần lớn cho sự phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học xã hội của nhân loại. Không chỉ có vậy THVP còn làm thay đổi hẳn quan niệm, cách thức làm việc, năng suất và hiệu quả lao động trong xã hội hiện đại. Ngày nay ở Việt Nam THVP thực sự trở thành một phương tiện để giao dịch cho nhiều lĩnh vực. Đó là một giải pháp rất hữu dụng đối với người sử dụng, bởi nó tiết kiệm thời gian và công sức cho các đơn vị, cơ quan hay cá nhân mình. Tuy vậy để khai thác những khả năng tuyệt vời của THVP thì trước hết bạn cần có kiến thức thực tế về nó để có thể sử dụng nó sao cho có hiệu quả cao nhất trong một số ứng dụng cụ thể. +.Tại các văn phòng,THVP được sử dụng rất phổ biến, vì nó giúp cho các văn phòng tiện quản lý công việc chuyên môn cũng như các công tác giao dịch giấy tờ khác. THVP có một vai trò hết sức đặc biệt bởi nó giúp các văn phòng quản lý nhân sự, quản lý danh sách khách hàng cùng nhiều vấn đề mang tính bảo mật cao. +.Tại các trường học thì THVP là một thành phần không thể thiếu. Nhờ có THVP mà nhà trường có thể lưu giữ những thông tin về học sinh, sinh viên,giáo viên như quê quán, kết quả học tập…của từng thành viên một cách chi 5 tiết. Không chỉ có vậy mà mỗi khi cần thiết, thông qua phần mềm THVP mà nhà trường có thể tạo ra những giấy tờ liên quan đến từng người. +.Đối với các công sở, cơ quan, nha máy, xí nghiệp…thì THVP góp phần đáng kể trong sự nghiệp phát triển của họ. Nếu không có THVP thì họ rrất khó quản lý, lưu trữ thông tin về nhân viên cũng như những hoạt động giao dịch tài chính khác. +.Tại các cơ quan quân sự thì THVP đóng góp một phần rất lớn cho việc lưu giữ hồ sơ tội phạm một cách đầy đủ và chi tiết. +.Còn tại các ngân hàng thì THVP là một công cụ đắc lực giúp họ quản lý hồ sơ khách hàng và những vấn đề mang tính bảo mật khác. +.Ngoài ra còn rất nhiều lĩnh vực khác cũng sử dụng tin học văn phòng phục vụ công việc của họ… 3.Quan điểm chọn đề tài. Nhờ tầm quan trọng và thông dụng của THVP trong công việc cũng như trong cuộc sống mà bản thân em thấy rằng nó là một phần không thể thiếu được trong cuộc sống của chúng ta. Đặc biệt là thời đại ngày nay, thời đại của công nghệ thông tin và máy tính. Có thể nói THVP là một ngành mũi nhọn của thế kỷ 21 và là một công cụ không thể thiếu được trong đời sống cũng như mọi hoạt động của con người. Vì ở bất cứ lĩnh vực gì dù lớn hay nhỏ đều cần sự có mặt của THVH. Tại Việt Nam của chúng ta có đến 80% nhân viên văn phòng sử dụng tin học phục vụ cho công việc của mình. Vì thế mà trong thời gian học tập cũng như thực hành ở trường em nhận thấy trong THVP có một phần đặc biệt hay và thiết thực trong cuộc sống của chúng ta. Nó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức của người sử dụng. “Các phương pháp sao chép dữ liệu trong word”, và “ các thủ thuật tính toán trong excel” là một phần như vậy. Nhờ “các phương pháp sao chép dữ liệu của word” mà người sử dụng có thể tối ưu hoá công việc của mình một cách nhanh gọn. Đây là một chương trình tiện ích rất hay và thông dụng bởi nó có thể sao chép thông tin từ một cơ sở dữ 6 liệu mẫu để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó. Giúp cho người sử dựng có thể làm công việc của mình được nhanh hơn và đỡ nhàm trán đó là phương pháp tiết kiệm thời gian cũng như công sức của họ. Chính vi vậy mà em thấy nó rất phù hợp với thời đại ngày nay. Còn với “các thủ thuật tính toán trong excel”. Vi vậy đây là việc làm thường xuyên của những người kế toán, văn thư, thống kê… nhờ có chương trình này mà người sử dụng có thể tính toán mọi việc theo nhu cầu sử dụng bằng các hàm tính toán đã có sẵn. Chính vì lẽ đó em thấy đề tài này rất hay và thiết thực, em muốn giới thiệu nó cho mọi người quan tâm cùng tham khảo thêm. 7 A.NỘI DUNG I.WINDOWS LÀ GÌ? Windows là hệ điều hành giao diện đồ hoạ, nó là sản phẩm của Microsoft. Đây là phần mềm cho phép chúng ta sử dụng máy tính một cách dễ dàng nhờ vào giao diện đồ hoạ trình bầy đẹp mắt, hấp dẫn, gọn gàng và phong phú với nhiều biểu tượng (icon). Trong môi trường Windows chúng ta chạy tất cả các chương trình ứng dụng của nó (windows applications) như soạn thảo văn bản, tạo hình ảnh, chương trình đồ hoạ, chương trình quản lý file, thư mục…và các ứng dụng khách bên ngoài Windows. Đặc biệt là nó có thể trao đổi thông tin giữa các ứng dụng. Mỗi ứng dụng của Windows được chạy trên một phần của màn hình nền (Desktop) còn được gọi là cử sổ. Không chỉ có vậy Windows còn là hệ điều hành hỗ trợ rất tốt cho các thiết bị ngoại vi, máy in, màn hình, ổ đĩa, modem…và kết nối mạng máy tính. Trải qua thời gian và năm tháng hệ điều hành Windows luôn luôn được cải tiến và hoàn thiện. Từ phiên bản (version) đầu tiên là Microsoft 1.0 đến nay đã có rất nhiều version được đưa ra như Win3.1, Win3.11, Win95, Win97, Win98, WinXP, Win2000. 1.Khởi động Windows. Sau khi bật công tắc nguồn thì Windows tự động khởi động và màn hính nền giao diện của Windows xuất hiện. 8 Trên màn hình nền (Desktop) là tất cả các biểu tượng của chương chình tuỳ theo sự cài đặt của người sử dụng. Chúng ta có thể thêm hoặc xoá icon nếu chúng không cần thiết. Màn hình nền của Windows có hai loại biểu tượng, biểu tượng mặc nhiên (là loại biểu tượng có sẵn ngay sau khi cài đặt), loại biểu tượng này người sử dụng không được xoá bỏ.Biểu tượng đường tắt là những biểu tượng do người sử dụng tạo ra. 2.Một vài biểu tượng quan trọng của màn hình. +. Mycomputer là biểu tượng xem tài nguyên có trong máy tính đang dùng. Nó quản lý các tệp tin, thư mục và được mở bằng cách nhấn đúp chuột vào biểu tượng của nó. +. Recycle Bin (thùng giác) sử dụng để lưu trữ tạm thời các tệp dữ liệu bị xoá và có thể dùng nó để phục hồi các tệp dữ liệu bị xoá nhầm. +. Internet explorer biểu tượng sử dụng kết nối với Internet. +. Microsoft Outlook biểu tượng dùng để gửi và nhận thư điện tử. +. Network Neighborhood biểu tượng xem tài nguyên đang có trên mạng nếu máy tính đang hay có thể gắn vào một mạng. +.Ngoài ra còn có các biểu tượng Shortcut (có dấu mũi tên) đây là những biểu tượng dùng để truy nhập nhanh một biểu tượng nào đó do người sử dụng tạo ra. +.Menu Start là Menu mà từ cửa sổ Windows người sử dụng có thể khởi động để mở một chương trình ứng dụng nào đó như Word, excel, paint… 3.Các thao tác cơ bản của chuột. Chuột là một thiết bị không thể thiếu khi làm việc với trong môi trường Windows. Nó được cấu tạo bởi hai nút điều khiển, nút chuột trái và nút chuột phải. Các thao tác cơ bản của chuột. 9 -Nhấn chuột (Click): nhấn một lần rồi nhả chuột, thao tác này dùng để lựa chọn một thông số, một câu lệnh… -Nhấn đúp chuột (Double click): nhấn nhanh nút chuột hai lần liên tiếp, thao tác này để mở một cửa sổ của một chương trình ứng dụng. -Kéo chuột (Drag): nhấn và giữ chuột trong khi di chuyển chuột, thao tác này dùng để chọn một khối văn bản, hay di chuyển một đối tượng trên màn hình. 4.Thoát khỏi Windows và tắt máy. Để thoát khỏi Windows trước hết chúng ta thoát khỏi hoàn toàn những chương trình ứng dụng của nó nhấn (Alt+F4) rồi sau đó nhấn vào Start/Shut down/Shut down/Ok hoăc ấn Ctrl+U). Nếu bạn chọn Restart là khởi động lại máy. 5.Các phiên bản của Windows đang được sử dụng hiện nay. Ms-Windows có rất nhiều phiên bản nhưng hiện nay người sử dụng đang sử dụng phổ biến là các phiên bản sau: *.Win98 Win98 là một hệ điều hành đang được sử dụng khá phổ biến ngày nay tại các cơ quan, trường học, nhà máy, xí nghiêp…Nó là một hệ điều hành được chắt lọc khá cẩn thận với nhiều tính năng tốt đặc biệt là rất ít mắc lỗi trong khi sử dung, do đó người sử dụng rất tín nhiệm nó. -Win98 là hệ điều hành có dung lượng bộ nhớ từ 16MB đến 32MB, bộ cài của nó là bộ office97. *.WinXP WinXP là một hệ điều hành có giao diện đồ hoạ khá đẹp mắt và ấn tượng. Đây là một hệ điều hành có cấu hình rất cao hỗ trợ khá tốt về phần mạng. Nhưng nó là một hệ điều hành không được ổn định, do đó không được sự tín nhiệm của người sử dụng. *Win2000 Win2000 là một hệ điều hành có nhiều ưu điểm vượt trội so với các hệ điều hành trước bởi tính năng (Pnp-plug and play) giao diện có nhiều thay đổi 10 giúp cho dễ sử dụng hơn. Các hộp thoại có nhiều cải tiến với nhiều chức năng mới. -Đây là hệ điều hành có hai bộ cài là Ms-Win2000 Server là hệ điều hành mạng dành cho máy chủ, Ms-Win2000 Professional dành cho máy trạm và máy sách tay. Dung lượng bộ nhớ trong của hệ điều hành này là từ 64MB trở nên. không chỉ có vậy Win2000 còn là một hệ điều hành có đọ tin cậy khá cao bởi những cải tiến trong thiết kế. Hệ điều hành này có khả năng ngăn ngừa người sử dụng hay các ứng dụng làm thay đổi các tệp cơ bản của hệ thống. Ngoài ra Win2000 còn có tính năng bảo mật tốt nhằm bảo vệ thông tin cho người sử dụng. -Win2000 còn cho phép người sử dụng có thể cài đặt, sửa chữa, cập nhật, kiểm tra các ứng dụng một cách dễ dàng. Nó cho phép người sử dụng có thể di động làm việc ở bất cứ nơi đâu, khi nào. Họ có thể làm việc với các tệp của họ khi họ không kết nối vào mạng và sau đó đồng bộ dữ liệu khi họ kết nối vào mạng. Đây còn là một hệ điều hành tự động cấu hình hệ thống, tăng cường chức năng tiết kiệm năng lượng và quản lý pin. II.CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD. 1.Vài nét về Ms-Word. Ms-Word là phần mềm soạn thảo văn bản cấp cao chạy trong môi trường Windows. Nó là phần mềm chuyên dùng cho các công tác soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ, sách báo…nhằm phục vụ cho các công tác văn phòng tại các công sở, trường học, công ty,…Đây là một phần mềm rất được ưa chuộng bởi một số tính năng sau: +.Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống Menu đẹp, cùng các hộp thoại mang tính thẩm mĩ cao, khả năng giao tiếp dữ liệu chuẩn và nhanh. +.Có bộ chương trình tiện ích trợ giúp người sử dụng có thể tạo các công văn giấy tờ đặc biệt, tiết kiệm thời gian và công sức. Không chỉ có vậy Word còn cung cấp chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt và một số trợ giúp [...]... được người sử dụng tin dùng trong nhiêù lĩnh vực của đời sống xã hội ngày nay 2 .ứng dụng của Microsoft Word Nói đến Word thì ai cũng biết đến vô vàn ứng dụng của nó trong đời sống hàng ngày Đặc biệt là thời đại ngày nay, thời đại của công nghệ thông tin và máy tính Nhưng em xin đưa ra một vài tính năng của Word mà em thấy rất hay và tiện dụng trong công việc của người làm công tác văn phòng Sau đây là... phải lựa chọn được khối văn bản vậy: 2.2.1.Khối văn bản là gì? Khối văn bản là một phần văn bản được lựa chọn (trên màn hình nền của văn bản thuộc khối có nền mầu đen) Để lựa chọn một khối văn bản ta có thể sử dụng một trong hai cách sau: *Cách 1: Dùng chuột +.Nháy chuột vào vị trí đầu của khối văn bản, kéo chuột đến vị trí cuối khối văn bản + Nháy chuột vào vị trí đầu của khối văn bản, giữ Shift và... người sử dụng có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích tài chính có kèm theo biểu đồ và hình vẽ minh hoạ Nhờ những tính năng nổi trội trong tính toán mà phần mềm Excel được rất nhiều người sử dụng tin dùng trong nhiều lĩnh vực của đời sống cũng như những sinh hoạt của con người 2 .Ứng dụng của Microsoft Excel Mỗi khi nhắc đến Excel là chắc hẳn người sử dụng không thể quên được những ứng dụng thực... sử dụng không chỉ soạn thảo văn bản bằng tiếng việt mà còn bằng cả tiếng nước ngoài với tốc độ nhanh +.cho phép người sử dụng không chỉ có soạn thảo văn bản mà còn dễ dàng lập bảng biểu, tính tổng, đánh công thức toán học Điều đặc biệt của Word là người sử dụng có thể thiết kế trang Web trên nó một cách dễ dàng và thuận tiện Chính vì những ưu điểm tiện dụng như vậy mà Word ngày càng được người sử dụng. .. Merge là một phương pháp kết hợp thư, nó giúp cho người sử dụng có thể tối ưu hoá công việc của mình một cách nhanh nhất Đây là một trình tiện ích trong Word vì nó lấy thông tin từ một cơ sở dữ liệu gốc sao chép để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó Mỗi bản sao sẽ có những thông tin trong cơ sở dữ liệu gốc Chức năng của Mail Merge tỏ ra rất hữu dụng trong nhiều lĩnh vực, cụ thể là những lĩnh vực sau... Nội Trương Văn Khước GĐ Công ty thầu xây dựng số 7 Trần Thu Trang TP Công ty May 10 Trần Văn Lực PP Công ty du lịch Hà Nội Triệu Gia Linh PGĐ Công ty thiết kế thời trang Hà Huy Hoàng TP Công ty xuất nhập khẩu Tân Thanh Nguyễn Thị Hường PP Công ty TNHH Anh Anh +.Bước 2: Mở một văn bản mới thứ hai Nhập đoan văn bản chính vào (nội dung của giấy mời) Đoạn văn bản chính này không đánh tên, địa chỉ của người... bạn nhàm chán Công việc mà ban cần phải làm là: +.Bước1:Mở một văn bản mới,chọn kiểu chữ VnTime, cỡ chữ 12 Tạo một danh sách khách mời (văn bản phụ) gồm các thông tin như “họ và tên, chức vụ, địa chỉ…”để chèn vào văn bản chính Trên văn bản phụ bắt buộc phải tạo ở dạng bảnh biểu Sau đó ghi lai và đặt tên cho nó 12 VD: Mang tên “anhoat2”.Đóng văn bản anhoat2 lại Họ và tên Chức vụ Địa chỉ Phan Thị Thiên... màn hình xuất hiện toàn bộ nội dung giấy mời của các vị khách mà ban đã tạo, mỗi mẫu giấy mời là một trang văn bản Ví dụ trang số 1 là giấy mời của bà Phan Thị Thiên Anh, chức vụ TP, địa chỉ Công ty thiết kế nội thất Anna Trang số 1 của danh sách khách mời 18 Trang cuối cùng của danh sách khách mời Cuối cùng là toàn bộ công việc mà bạn phải làm Bạn lưu tập tin dưới một tên thích hợp VD anhoat3 Lưu ý:... đến vị trí cuối cùng của khối 19 +.Chọn toàn bộ văn bản, giữ Ctrl và nháy chuột vào khoảng trống bên trái văn bản +.Chọn một câu giữ Ctrl và nháy vào câu đó +.Chọn một số dòng, rê chuột ở khoảng trông bên trái các dòng +.Chọn một đoạn (Paragraph) nháy đúp chuột vào khoảng trống bên trái đoạn *Cách 2: Dùng bàn phím +.Chọn toàn bộ văn bản ấn Ctrl+A +.Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản ấn Shift+Ctrl+End... cụ tiện ích đó: 2.3.1.Auto correct -Trong khi soạn thảo văn bản có một số từ hoặc cụm từ được lặp đi lặp lại nhiều lần trong văn bản Để tránh việc lặp lại kí tự đó các bạn có thể sử dụng công cụ gõ tắt sau +.Bước1: Bạn soạn từ hoặc đoạn văn bản cần gõ tắt VD: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 21 +.Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản mà bạn vừa tạo ra VD: +.Bước 3: Bạn vào Tools/Auto . 1 Luận văn Ứng dụng của tin học văn phòng 2 LỜI NÓI ĐẦU Nói đến tin học là nói đến một ngành khoa học trẻ ở Việt Nam. Chưa. cấu hình của máy. 2 .Ứng dụng của tin học văn phòng. Mỗi khi nói đến THVP là người sử dụng biết ngay đây là một phần mềm khá tiện ích về văn phòng trong