III. CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL.
3. Cách lưu tài liệu tự động
Trong khi soạn thảo văn bản, để đảm bảo dữ liệu cho bản thân, bạn thường sử dụng lệnh File/Save(Ctrl+S) sau một khoảng thời gian nhất định.
Xong vì mải mê công việc mà không nhớ lưu giữ dữ liệu, không may gặp sự cố
mất điện hoặc máy trục trặc dữ liệu của bạn sẽ bị mất.
Để khắc phục sự cố khó chịu đó các bạn có thể làm như sau : bạn sử
dụng lệnh AutoRecove để lưu tài liệu tự động.
Kích vào Tools/Options chọn Save đánh dấu vào ô AutoRecove info every. Gõ thời gian giữa các lần lưu vào ô minutes rồi OK.
Đánh dấu vào đây.
Chọn thời gian ở ô này nay
4.In mà không thấy số trang.
Trong khi soạn thảo văn bản bạn đã đánh số trang rất cẩn thận nhưng khi
bạn in văn bản ra lại không thấy số trang văn bản. Bạn có thể làm như sau:
Nháy vào Tools/Options xuất hiện hộp thoại Options bạn chọn nhãn Print huỷ dấu trong ô Allow A4/Letter peper resizing rồi nhấn Ok.
5.Văn bản của bạn có bao nhiêu từ, dòng, đoạn, trang.
Để biết các thông tin đó, đơn giản bạn chỉ cần làm theo cách sau:
Bạn kích chuột vào Tools/Word count xuất hiện hộp thoại Word count cho bạn
biết toàn bộ thông tin cần thiết.
+.Word là số từ.
+.Page là số trang.
+.Character (No space) số ký tự không kể gõ phím cách. +.Character (with space) số ký tự kể cả gõ phím cách. +.Paragraphs là số đoạn.
+.Lines số dòng.
Huỷ bỏ dấu trong ô này
6.Cách chia tờ A4 làm hai theo chiều dọc.
Khi bạn cần soạn thảo giấy chứng nhận, giấy tờ chỉ mất một nửa trang
A4. Nếu để cả trang thì thật lãng phí bạn có biết cách chia tờ A4 làm hai không. Bạn thực hiện nháy đúp chuột vào thước dọc hoặc (vào File/Page setup) xuất hiện hộp thoại Page setup bạn chon nhãn Margins.
Đánh dấu vào mục “2 Pages per sheet” rồi nhấn Ok.
Kết quả trong mục Preview sẽ có trang A4 được chia làm đôi theo chiều dọc.
7.Bạn có biết.
Phông chữ cỡ chữ trong một số văn bản giấy tờ quan trọng được quy định như thế nào. Bạn đã biết gì về phông chữ cỡ chữ ở đó chưa. Tôi xin đưa ra
một vài điều cho bạn cùng tham khảo nhé.
Nội dung của văn bản. Cỡ chữ Phông chữ
Tiêu đề đầu:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 VnTimeH-Bold
Số hiệu: Số: /HĐ-CTBK 13 VnTime
Mục: ngày….tháng…năm… 13 VnTime-Italic
Tên loại văn bản: VD: GIẤY MỜI
Mục: kính gửi 14 14 VnTimeH-Bold VnTime-Italic-Bold Tích chọn ô này. Cuối cùng nhấn Ok.
Các căn cứ 13 VnTime-Italic
Các điều khoản 14 VnTime-Bold
Nội dung văn bản 14 VnTime
Tiêu đề cuối:
Nơi nhận 12 VnTime-ItalicUnderline
MỤC NGƯỜI THAY MẶT 14 VnTimeH-Bold
TÊN NGƯỜI KÝ 13 VnTimeH-Italic-Bold
8.Cách đánh chỉ số trên chỉ số dưới trong Excel.
Trong Word để đánh chỉ số trên, chỉ số dưới thì thật là đơn giản là ấn tổ
hợp phím (Ctrl+Shift+=) là chỉ số trên còn (Ctrl+=) là chỉ số dưới nhưng trong
Excel bạn không thể dùng tổ hợp phím đó được.
Vởi cách làm như sau:
Cách đánh chỉ số trên: Ví dụ như X3
Trước tiên bạn gõ X3 sau đó bạn bôi đen chữ số 3 rồi ấn tổ hợp phím
Alt+O+E và ấn Enter nếu muốn đánh tiếp bạn lại ấn lại tổ hợp phím đó.
VD: bôi đen chữ số 3 xong ấn Alt+O+E xẽ xuất hiện hộp thoại Format
Cell. Bạn kích chọn mục Superscript rồi nhấn Ok. Bạn sẽ được chữ X3.
Cách đánh chỉ số dưới. VD: X2
Trước tiên bạn gõ X2 sau đó bôi đen số 2 rồi ấn tổ hợp phím
Alt+O+E+B và kích chọn mục Subscript ấn Enter. Bạn sẽ được chữ X2. Tích chọ ô này
9.Cách sắp xếp tiếng việt theo vần ABC…trong bảng biểu.
Trong bảng biểu danh sách học sinh mà bạn phải sắp xếp nó theo vần
ABC…vậy bạn làm như thế nào. tôi có một cách mời bạn cùng tham khảo.
Bạn kẻ một cột phu rồi đưa tên của những người mà bạn muốn sắp xếp
tên theo chiều từ A – Z.
Chú ý những người có tên vần đầu là Đ ví dụ Đức thì bạn phải đổi Đ
thành D ví dụ Dức trước khi sắp xếp, sau khi sắp xếp xong bạn chỉnh lại. Bôi đen cột bạn định sắp xếp từ A – Z rồi kích vào biểu tượng hoặc
vào Table/Sort trong ô Sort by chọn cột định sắp xếp sau đó nháy vào Ascending rồi nhấn Ok.
Bạn sẽ thấy bảng danh sách có cả họ và tên được sắp xếp theo thứ tự từ A
– Z bây giờ bạn chỉ cần chỉnh lại chữ D thành Đ.
VD: Bạn cần sắp xếp danh sách sau.
Số TT Họ tên
1 Nguyễn Thị Thu
2 Phan Văn An
3 Nguyễn Đăng Dương
4 Phạm Thị Bình Tích chọn ô này
5 Dương Văn Đức
10.
10.Ý nghĩa của các chữ cái gạch chân trên thanh thực đơn.
Bạn có biết những chữ cái bị gạch chân trên thanh thực đơn có ý nghĩa như thế nào không. Chúng giúp cho người sử dụng có thể thực hiện lệnh bằng các tổ hợp
phím tắt. Bạn chỉ cần ấn Alt và ấn phím chữ cái gạch chân đó là bạn có thể mở được mục mà bạn cần. Cách này thuận lợi vừa nhanh lại vừa giữ được bí quyết
nghề nghiệp, khi thao tác nhanh người khác không quan sát kịp.
VD: Trên thanh thực đơn File khi bạn mở ra bạn thấy sau chữ New có phim tắt
là (Ctrl+N). Bạn chỉ cần ấn Ctrl+N là mở được văn bản mới.
KẾT LUẬN CHUNG.
Tin học văn phòng là một phần có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển
không chỉ của chúng ta mà của cả toàn nhân loại. Bất cứ ở đâu, lĩnh vực gì, dù lớn hay nhỏ của đời sống xã hội cũng thấy sự có mặt của THVP. Đặc biệt là ngày nay, thời đại của công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Vì thế nên vị trí
của THVP tại các công sở, nhà trường, cơ quan…đã góp phần rất lớn cho sự
nghiệp phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học kỹ thuật của chúng ta. Nhờ
sụ có mặt của THVP trong mọi lĩnh vực mà nó làm thay đổi hoàn toàn cách thức
làm việc, tư duy, năng suất và hiệu quả lao động của con người. Nó đã trở thành công cụ đắc lực không thể thiếu trong đời sống cũng như mọi sinh hoạt của
chúng ta trong xã hội hiện đại.
Chính vì lẽ đó mà không ai có thể phủ nhận được sự đóng góp to lớn của
bộ môn THVP. Nhờ có nó mà người sử dụng có thể tiết kiệm được rất nhiếu
thời gian cũng như công sức cho cơ quan, đơn vị cũng như cho cá nhân mình. Vì
có THVP mà người sử dụng dễ dàng giao dịch thương mại, trao đổi thông tin
cũng như toàn bộ công việc diễn ra hàng ngày. Thay vì phải mất hàng ngày bên
đống giấy tờ sổ sách để tìm kiếm một thông tin, một tư liệu về một cá nhân
trong cơ quan, xí nghiệp…thì giờ đây với phần mềm THVP người sử dụng chỉ
mất vài phút là có thể tìm kiếm được toàn bộ thông tin cần thiết. Do sự thông
dụng và tiện lợi của THVP trong công việc cũng như trong cuộc sống mà có đến 80% nhân viên văn phòng sử dụng nó phục vụ cho công việc của họ.
MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU ... 1
Phần 1: GIỚI THIỆU CHUNG: 1. Tổng quan về máy tính. ... 2
2. Ứng dụng của tin học văn phũng. ... 3
3. Quan điểm chọn đề tài. ... 4
Phần 2: NỘI DUNG A. KHÁI QUÁT CHUNG. ... 6
I. WINDOWS LÀ GÌ? ... 6
1. Khởi động Windows. ... 6
2. Một vài biểu tượng quan trọng của màn hình. ... 7
3. Các thao tác cơ bản của chuột. ... 7
4. Thoát khỏi Windows và tắt máy. ... 8
II. CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD. 1. Vài nét về Microsoft Word. ... 9
2. Ứng dụng của Microsoft Word. ... 10
2.1. Kết hợp thư (Mail Merge). ... 10
2.2. Phương pháp sao chép khối. ... 18
2.2.1.Khối văn bản là gì? ... 18
2.2.2.Sao chép một khối. ... 19
2.2.3.Di chuyển một khối. ... 19
2.2.4.Xoá một khối. ... 19
2.3. Một vài công cụ tiện ích cho soạn thảo. ... 20
2.3.1.AutoCorrect ... 20
2.3.2.AutoText. ... 21
2.3.3.Đánh số trang trong tài liệu. ... 22
2.3.4.Làm tiêu đề đầu trang chân trang. ... 22
2.4. Thoát khỏi Word. ... 23
III. CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL. 1. Vài nét về Microsoft Excel. ... 24
2.1.Khởi động Excel. ... 25
2.2.Các kiểu dữ liệu trong Excel. ... 26
2.3.Ứng dụng chi tiết. ... 27
2.6. Các hàm thông dụng trong Excel. ... 34
2.6.1.Các hàm số học và đếm. ... 34 2.6.2.Các hàm ngày tháng. ... 35 2.6.3.Các hàm về thời gian. ... 35 2.6.4.Các hàm Logic. ... 35 2.6.5.Các hàm xử lý chuỗi. ... 36 2.6.6.Các hàm tìm kiếm. ... 36
2.6.7.Các hàm liên quan đến cơ sở dữ liệu. ... 37
2.7.Thoát khỏi Excel. ... 37
B. Ý KIẾN SÁNG TẠO. 1. Cách chèn ảnh màn hình vào tài liệu. ... 38
2. Cách nhớ nhanh các hàm trong Excel. ... 38
3. Cách lưu tài liệu tự động. ... 39
4. In mà không thấy số trang. ... 39
5. Văn bản của bạn có bao nhiêu từ, dòng, đoạn, trang. ... 40
6. Cách chia tờ A4 làm hai theo chiều dọc. ... 40
7. Bạn có biết. ... 41
8. Cách đánh chỉ số trên, chỉ số dưới trong Excel. ... 42
9. Cách sắp xếp tiếng việt theo vàn ABC… trong bảng biểu. ... 42