Mục tiêu nghiên cứu của sáng kiến kinh nghiệm là công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song vấn đề không thể thiếu công tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công. Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học.
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Thị Trấn, ngày 16 tháng 03 năm 2020 BÁO CÁO SÁNG KIẾN HOẶC ĐỀ TÀI, ĐỀ ÁN, GIẢI PHÁP CƠNG TÁC, GIẢI PHÁP TÁC NGHIỆP Tên sáng kiến: Cơng tác quản lý lưu trữ hồ sơ kế tốn Họ và tên: Nguyễn Kim Tiến Đơn vị cơng tác: Trường Tiểu học Phan Ngọc Hiển Thời gian đã được triển khai thực hiện: Từ ngày: 01/01/2019 đến ngày: 31/12 /2019 I. ĐẶT VẤN ĐỀ: 1. Tên sáng kiến: Cơng tác quản lý và lưu trữ hồ sơ kế tốn 2. Sự cần thiết: Qua một thời gian làm kế tốn trong trường học tơi nhận thấy việc bảo quản lưu trữ chứng từ sổ sách kế tốn ở trường học là một vấn đề hết sức quan trọng vì nó là minh chứng cho tồn bộ hoạt động tài chính của nhà trường Khi cần số liệu để làm báo cáo trong q trình thực hiện sử dụng kinh phí thì cần phải có hồ sơ lưu trữ Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm sốt thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm sốt. Trong từng lĩnh vực từng loại hình hoạt động. Cơng tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế tốn tốt là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng cơng nghệ tin học, song vấn đề khơng thể thiếu cơng tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ cơng Như kế tốn thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì cơng việc sẽ khơng thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử dụng chúng trong q trình giải quyết cơng việc thanh tốn, báo cáo quyết tốn đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học Vì vậy tơi mạnh dạn chọn đề tài này II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN HOẶC ĐỀ TÀI, ĐỀ ÁN, GIẢI PHÁP CƠNG TÁC, GIẢI PHÁP TÁC NGHIỆP: Để cơng tác quản lý và lưu trữ hồ sơ kế tốn mang lại hiệu quả thì cần phải có những biện pháp thiết thực như sau: Các loại chứng từ liên quan đến cơng việc của kế tốn: Quyết đinh phân bổ kinh phí: Thường thì vào tháng đầu tiên của năm Phịng Giáo dục và Đào tạo sẽ có Quyết định phân bổ dự tốn kinh phí năm giao cho đơn vị. Tơi tiến hành xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ theo năm ( đóng cuốn) và ra quyết định về việc cơng bố, cơng khai dự tốn chi nhân sách Nhà nước theo năm, lập dự tốn kinh phí chi theo tháng, theo qúy và tổng hợp lên năm. Trong năm sẽ có thêm các Quyết định bổ sung điều chỉnh kinh phí tơi sẽ in ra sắp xếp theo thứ tự và đóng thành cuốn lưu theo năm tài chính + Chứng từ thu của đơn vị: Trong đơn vị tơi thường có rút tiền từ nguồn kinh phí Ngân sách Nhà nước và nguồn chi phí học tập Khi có hồ sơ đủ và đúng để tơi nhập lên phần mềm làm liên cho thủ quỹ rút tiền từ Kho Bạc về tơi tiến hành ra phiếu thu đưa cho Thủ trưởng đơn vị và các bộ phận có liên quan ký, đóng dấu. Tơi kẹp liên với phiếu thu và lưu theo thứ tự tăng dần theo q, theo năm. Sau khi kết thúc q hoặc năm tơi đóng quyển và lưu hồ sơ + Chứng từ chi của đơn vị: Đơn vị tơi có 2 hình thức chi: Chi bằng tiền mặt và chi bằng chuyển khoản a) Chi bằng tiền mặt: Khi có đầy đủ chứng từ chi tơi lập phiếu chi và đưa các phận có kiên quan ký tơi cũng tập hợp phiếu chi theo thứ tự theo q, theo năm và lưu lại b) Chi bằng chuyển khoản: Ngoại hình thức rút lương bằng tiền mặt thì trường tơi đã rút lương bằng hình thức chuyển khoản rất tiện lợi và nhanh chóng, tránh sai sót và nhầm lẫn. Trường tơi cịn chi chuyển khoản qua tài khoản cho rất nhiều hoạt động sau: Chi mua sắm, chi sữa chữa, chi tiện điện, internet và chi các nội dung khác…có sự đồng ý thống nhất của Hiệu trưởng. Khi làm liên chuyển có xác nhận của Kho bạc xong tơi kèm theo đầy đủ hồ sơ theo quy định và lưu lại theo số thứ tự và ngày tháng theo q, năm Sổ kế tốn phải ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, kế tốn trưởng và người đại diện theo đúng pháp luật Mỗi đơn vị kế tốn chỉ có một hệ thống sổ sách kế tốn cho một kỳ kế tốn trong năm Hồ sơ sổ sách kế tốn cũng phải được ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, chính xác và khoa học được lưu trữ bảo quản theo quy định chung của Nhà nước Ý nghĩa tác dụng của cơng tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế tốn tốt: Việc quản lý hồ sơ đóng góp một vai trị hết sức quan trọng trong một đơn vị trường học Lập hồ sơ kế tốn là khâu rất quan trọng. Từ đó làm cơ sở thu chi tài chính, thanh quyết tốn, làm căn cứ để theo dõi những phát sinh về lương các khoản chi hoạt động và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho nhà trường Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho cấp trên n tâm trong việc quản lý và điều hành Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ đã xử lý. Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai sót khơng đáng có, từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả cơng tác Các biện pháp sắp xếp quản lý hồ sơ kế tốn tốt: Muốn quản lý hồ sơ tốt trước tiên kế tốn phải là người có tính năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, lề lối làm việc tốt, phải xây dựng kế hoạch bảo quản hồ sơ chứng từ Để quản lý tốt hồ sơ kế tốn khơng phải là đơn thuần bởi những nghiệp vụ phát sinh có chung một số liệu song mỗi hồ sơ lại phản ánh khác nhau do vậy chúng ta phải hiểu và nắm được các ngun tắc đặc trưng cơ bản, tn theo quy định cụ thể về các hình thức sổ kế tốn Ghi sổ kế tốn Hàng ngày kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, có vào NKSC. Mỗi loại chứng từ là một nghiệp vụ phát sinh được ghi một dịng, đồng thời NKSC và bảng tổng hợp chứng từ được lập theo những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, chi, xuất, nhập,…) Chứng từ kế tốn và bảng tổng hợp chứng từ sau khi dùng ghi vào NKSC phải được ghi vào sổ quỹ và các sổ khác có liên quan Cuối tháng sau khi đã phản ánh tồn bộ các chứng từ kế tốn phát sinh trong tháng vào NKSC và các sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khố sổ Từ NKSC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, chính xác ta tiến hành lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính b. Trình bài hồ sơ lưu Chứng từ kế tốn Thuyết minh báo cáo quyết tốn Báo cáo quyết tốn Báo cáo chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ kế tốn chi tiết Đối chiếu c. Phân loại chứng từ: Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp các thơng tin kế tốn cần thiết thuận lợi cho vịêc kiểm tra, kiểm sốt các khoản thu – chi quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ chính xác và khoa học Chẳng hạn khi ta tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết tốn q, ngồi việc cập nhật ghi chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội dung các mục chi để tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp vụ thanh tốn khác nhau phải theo đúng luật ngân sách Nhà nước cụ thể như mục (7000) Chi phí nghiệp vụ chun mơn được chi tiết như sau: Mục 7000: Chi phí nghiệp vụ chun mơn Tiểu mục 7001: Chi mua hàng hóa, vật tư dành cho chun mơn Tiểu mục 7004: Đồng phục, trang phục, bảo hộ lao động Tiểu mục 7049: Chi khác Tiểu mục 7053: Mua, bảo trì phần mềm cơng nghệ thơng tin Tiểu mục 7099: Chi khác Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng kẹp ở phần đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi đã tổng hợp. Làm như vậy sẽ giúp chúng ta kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ > lên biểu mẫu báo cáo quyết tốn khơng bị bỏ sót chứng từ, sau khi báo cáo quyết tốn được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo từng q, năm Tủ hồ sơ cần có các ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng q, hàng năm gọn gàng, ngăn nắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào chúng ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, khơng mất thời gian tìm kiếm d. Cơng tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế tốn: Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế tốn phần đa bằng cơng nghệ khoa học hiện đại song cũng khơng hẳn được vẹn tồn chúng ta phải thường xun diệt virus để nó khơng phá huỷ hồ sơ…Cơng tác này rất cần thiết nhưng chúng ta cũng khơng thể bỏ qua cơng tác vệ sinh và bảo quản hồ sơ kế tốn thủ cơng Nếu chúng ta chỉ sắp xếp quản lý hồ sơ tốt khơng thì chưa đủ mà chúng ta cần phải giữ gìn cho hồ sơ ln mới, sạch, khoa học đó là ta phải thường xun vệ sinh hồ sơ như: Lau chùi bụi bẩn sạch sẽ, chứng từ mỗi q sau khi báo cáo quyết tốn đã được duyệt cho vào sơ mi kẹp lại theo q, năm. Ngồi ra mỗi tháng, q chúng ta phải xịt thuốc mối, kiến, dán để hồ sơ ln mới khơng bị hư, mục nát III. ĐÁNH GIÁ VỀ TÍNH MỚI, TÍNH HIỆU QUẢ VÀ KHẢ THI, PHẠM VI ÁP DỤNG: 1. Tính mới: Từ khi sáng kiến này được áp dụng vào q trình cơng tác, cơng việc thực hiện được nhanh chóng, chính xác, khoa học và mang lại hiệu quả cao hơn, cơng tác tìm kiếm chứng từ, sổ sách lưu trữ tốn ít thời gian hơn. Vì thế từ thực tế sáng kiến đã áp dụng vào bản thân, tơi có thể khẳng định rằng sáng kiến này có thể nhân rộng và thực hiện tốt cho cán bộ kế tốn trong địa bàn tỉnh 2. Tính hiệu quả và khả thi: Qua thời gian áp dụng các phương pháp làm việc trên, bản thân nhận thấy đạt một số kết quả sau: Trong cơng việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, khoa học nên chứng từ sổ sách khơng bị mối mọt, khơng bị rách, dơ, khơng bị thất lạc Chứng từ, sổ sách được lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong cơng việc hàng ngày Giúp cho lãnh đạo giải quyết cơng việc nhanh chóng, kịp thời Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ được giao 3. Phạm vi áp dụng: Thời gian nghiên cứu có hạn nên tơi chỉ vận dụng tại Trường tiểu học Phan Ngọc Hiển từ 01/01/2019 đến 31/12/2019 IV. KẾT LUẬN: Cơng việc trọng tâm của kế tốn đơn vị là bảo quản và lưu trữ sắp xếp chứng từ sổ sách kế tốn cho khoa học và hợp lý để chứng từ được bảo quản lâu hơn. Qua thời gian làm cơng tác kế tốn tơi đã đút kết ra những kinh nghiêm sau: Với nhiệm vụ là một kế toán trường học tơi xây dựng kế hoạch và thường xun nắm bắt các văn bản về tiêu chuẩn định mức chi tiêu bằng cách tìm hiểu trên thơng tin mạng và cơng văn mà văn thư cung cấp các văn bản liên quan đến tài chính để thuận lợi hơn trong việc cơng tác quản lý hồ sơ kế toán của đơn vị cơ quan. XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ TRỰC TIẾP Người báo cáo Nguyễn Kim Tiến ... xác và khoa học được? ?lưu? ?trữ? ?bảo? ?quản? ?theo quy định chung của Nhà nước Ý nghĩa? ?tác? ?dụng của cơng? ?tác? ?sắp xếp? ?quản? ?lý? ?hồ? ?sơ? ?kế? ?tốn tốt: Việc? ?quản? ?lý? ?hồ? ?sơ? ?đóng góp một vai trị hết sức quan trọng trong một đơn vị trường học Lập? ?hồ? ?sơ? ?kế? ?tốn là khâu rất quan trọng. Từ đó làm cơ sở thu chi tài chính, ... Lập? ?hồ? ?sơ? ?tốt sẽ giúp cho cấp trên n tâm trong việc? ?quản? ?lý? ?và điều hành Lập? ?hồ? ?sơ? ?tốt sẽ? ?lưu? ?trữ? ?đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ đã xử? ?lý. Lập? ?hồ? ?sơ? ?lưu? ?trữ? ?bảo? ?quản? ?tốt sẽ giúp cho việc? ?kế? ?thừa những? ?kinh? ?nghiệm? ?... Vì vậy tơi mạnh dạn chọn đề tài này II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN HOẶC ĐỀ TÀI, ĐỀ ÁN, GIẢI PHÁP CƠNG TÁC, GIẢI PHÁP TÁC NGHIỆP: Để cơng? ?tác? ?quản? ?lý? ?và? ?lưu? ?trữ? ?hồ? ?sơ? ?kế? ?tốn mang lại hiệu quả thì cần phải