Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QT VĂN PHÒNG 06.2019 SV

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN

GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOANBM: QTKD – Marketing

Email: tieuloan.nguyen@gmail.com

NỘI DUNG

Khái niệm, chứcnăng, nhiệm vụ

của VP

Tổng quan vềQuản trị hành

chính VP

Công tác tổchức VP

2

Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

3

Câu hỏi

thảo luận !

Bất cứ tổ chức nào cũng cần có một văn phòng?

Đúng hay sai

5

Văn phòng có vai trò như thế nào đối với tổ chức ?

Chinhánh BChi

nhánh A

Ban GiámĐốc

Văn phòngP.HCTH

P.Nhân sựP.Kinh doanhp.Kế toánP.Marketing

Cơ cấuVP

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Thảo luận: Văn phòng là gì?

Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ gì?

7

Theo nghĩa rộng

Là bộ máy làm việc tổng hợp, trực

tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo chăm lo các công tác hậu cần cho một cơ quan, đơn vị.

8

1.1.1 Khái niệm văn phòng (tt)

Đặc trưng của văn phòng

Là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan.

Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật

chất nhất định Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng.

Hỏi: Tùy theo quy mô, lĩnh vực hoạt động mà văn phòng có cơ cấu tổ chức khác nhau, đúng hay sai?

9

Phân biệt giữa từ “Chức năng” và “ Nhiệm vụ”Chức năng: đây là từ ngữ trả lời cho câu hỏi “ Vì sao văn phòng phải có trong một tổ chức”.

Nhiệm vụ: Bổ sung cho từ chức năng,

Ví dụ: Để thực hiện được chức năng 1 thì “Văn phòng” phải làm các nhiệm vụ 1,2,3….

10

CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

Chức năng của văn phòng

1 Tham mưu tổng hợp2.Trợ giúp

Điều hành

3 Hậu cần

11

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Chức năng tham mưu, tổng hợp

Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý của cơ quan

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưucho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.

VP là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất.

Tổng hợp là chức năng nhất thiết phải có của VP, hướng đến nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nguồn khác nhau, làm cơ sở thông tin để tham mưu cho cấp quản trị và các bộ phận khác của tổ chức.

12

1.1.2 Chức năng của văn phòng (tt)

Để thực hiện chức năng trợ giúp điều hành, vp phải làm một số nhiệm vụ:

-Xây dựng & triển khai các chương trình, kế hoạch-Tổ chức công tác thông

-Công tác lễ tân-Tổ chức hội họp

-Công tác văn thư lưu trữ,lưu trữ

Chứcnăngtrợgiúpđiềuhành

các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảođảm sử dụng có hiệu quả.

14

VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG MỘT TỔ CHỨC

TÓM LẠI

Văn phòng là một cơ quan hỗ trợ cho tổ chức trong các công tác tham mưu, tổng hợp thông tin; thực hiện các nhiệm vụ trợ giúp điều hành cho các cấp lãnh đạo và chăm lo các công tác hậu cần.

15

NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG

 Để hoàn thành các chức năng được tổ chức giao cho, văn phòng phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ.

 Các nhiệm vụ được nêu bên dưới là các nhiệm vụ cơ bản thường gặp của 1 văn phòng.

 Tùy theo từng cơ quan, tổ chức (doanh nghiệp/công ty) mà mỗi văn phòng được giao các nhiệm vụ khác nhau.

16

Phần lớn các VP của các tổ chức thường thực hiện các nhiệm vụ sau:- Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị.

-Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin.

-Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

17

- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự antoàn trong cơ quan

- Tổ chức công tác đón tiếp khách, lễnhân

- Tổ chức các chuyến đi công tác củalãnh đạo

-Quản lý vật chất cho hoạt động của cơ quan

-Công tác văn thư lưu trữ

Tùy theo lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức mà mỗi VP của các tổ chức lại có nhiệm vụ khác nhau.

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

18

Tổng quan về Quản trị hành chính VP

19

CÁC TỪ NGỮ CHUYÊN NGÀNH CẦN PHẢI HIỂU

1.2.1 ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ HC VĂN PHÒNG

Sự quản lý và tổ chức

Tổ chức và quản lý ?

VAI TRÒ CỦA MỘT NHÀ QUẢN TRỊ

Vai trò của quản lý và quản trị trong tổ chức?

Nhà quản trị trong một tổ chức như nhạc trưởng dàn nhạc giao hưởng, người điều hành và tạo

hứng cho cả dàn nhạc.

KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ

Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của một tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực và nguồn thông tin) nhằm đạt được các mục tiêu chung đã đề ra.

và quyết định cách tốt nhất để đạt mục tiêu

LÃNH ĐẠOKIỂM SOÁT

Tác động đến

người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu

Kiểm tra việc thực hiện so với những mục tiêu đã đề ra

TỔ CHỨCXây dựng cấu trúctổ chức

Phân bổ và sắpxếp các nguồn lực

CÁC NHÀ QUẢN TRỊ TRONG TỔ CHỨC

Các nhà quản trị trong tổ chức thực hiện các chức năng quản trị: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của cơ quan, đơn vị mà mình phụ trách.

26

CÁC NHÀ QUẢN TRỊ LÀ AI?

Giám đốc 1 công ty

Trưởng phòng

kinh doanhChủ quán

cà phê

27

CÁC NHÀ QUẢN TRỊ TRONG TỔ CHỨC

Nhà quản trị cấp caoNhà quản trị

cấp trung

Nhà quản trịcấp cơ sở

HĐQT, Tổng giám đốc, Phó tổng Giám đốc Phát triển chính sách dài hạn, chọn lựa và đánh giá các

nhân viên điều hành chủ chốt (TRÊN 5 NĂM)

Các nhà quản lý, các trưởng phòng Hỗ trợ quản lý cấp cao trong việc

hoạch định, phát triển kế hoạch

CÁC NHÀ QUẢN TRỊ TRONG MỘT CÔNG TY

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY A

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KINH DOANHTRƯỞNG

PHÒNG KINH DOANH

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

KẾ TOÁN TRƯỞNG Tr.P TÀI CHÍNH KẾ

TOÁN

TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 2

PHÒNG NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN

BP PHÁP

CHẾ

ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO

29

Thảo luận

Thế nào là Quản trị hành chính văn phòng là gì?Nhà quản trị hành chính VP là ai, họ cóthể là nhà quản trị cấp nào?

30

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Ngành nghề chuyên nghiệp nhưng chưa chuyên nghiệp.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VP TRONG MỘT TỔ CHỨC

31

Top 08 nhóm ngành có nhu cầu tìm việc cao - 4/2017

Nguồn: Trung tâm Dự báo nhu cầu Nhân lực và thông tin

NHU CẦU CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 2019

33

TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VP TRONG MỘT TỔ CHỨC

- Công việc Hành chính VP hiển hiện trong tất cả các công việc ở tất cả các chức vụ, các phòng ban khác nhau;

- Dù bạn là ai: một nhân viên ở phòng kế toán, nhân viên thị trường, bán hàng, chăm sóc khách hàng; trưởng nhóm,

trưởng phòng của các phòng ban hay Giám đốc công ty,…thì đều phải thực hiện các công việc liên quan đến hành chính văn

TẦM QUAN TRỌNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VP TRONG TỔ CHỨC

- Giữ vai trò rất quan trọng trong tổ chức;

- Nhà quản trị hành chính VP là một người có khả năng đảm nhận và phối hợp mọi hoạt động hành chính VP cho cả một tổ chức;

- Là người đại diện cho Ban lãnh đạo chăm lo tất cả các công việc liên quan đến hành chính văn phòng trong tổ chức.

NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC

hành chính của cả công ty,

tác văn phòng trong DN;

hành chính, Trưởng phòng HC tổng hợp, Trợ lý hành chính, Chánh các VP,…

1.2.1 Khái niệm quản trị hành chính VP

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ

chức, lãnh đạo và kiểm soát các công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả.

37

1.2.2 CÁC CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ NÓI CHUNG VÀ NHÀQUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NÓI

Muốn tiến lên cái lớn, hãy bắt đầu từ cái nhỏ.Lénine.

CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH (Planning)

Hoạch định chính là Định ra kế hoạch Nhà quản trị phải biết định ra được kế hoạch phát triển của tổ chức mình, vẽ ra một tương lai nhất định.

Bạn hiểu hoạch định là gì?

VD: CÁC QUYẾT ĐỊNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ THỂ HIỆN CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

QUYẾT ĐỊNH NHÀ QUẢN TRỊ

Trong vòng 5 năm, công ty phải trở

thành một trong các doanh nghiệp dẫn đầu ngành;

Trong năm nay, công ty phải tăng thị phần (% chiếm lĩnh thị trường so với đối thủ) từ 25% lên 30%;

Trong quý I, Phòng nhân sự phải tuyển dụng THÊM 2 nhân viên cho phòng Marketing.

Trong tháng này, Phòng hành chính phải hoàn tất việc lên kế hoạch tổ chức Hội nghị cuối năm cho khách hàng khu vực phía Nam.

GIÁM ĐỐC CỦA CÔNG TY; CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

GÍAM ĐỐC;

TRƯỞNG PHÒNG HÀNHCHÍNH

TRÁCH NHIỆM CHÍNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HCVP

Tạo một cơ cấu tổ chức hành chính tốt cho tổ chức.

Hiểu biết tất cả các loại hình QTVP: soản thảo VB, quản trị thông tin, điều hành máy móc; các kiến thức về hoạt động chính của công ty,…

Tổ chức một lực lượng nhân sự hiệu quả cho VP

Tổ chức và duy trì, đảm bảo sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất cho công việc hành chính

Phối hợp hoạt động hành chính của bộ phận của mình với hoạt động HCVP của các phòng ban khác.

41

VÍ DỤ VỀ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH CỦA NHÀ QTHCVP

Cần đưa ra quy trình cụ thể về nhận email và gửi email cho công ty.

Cần bổ sung thêm một nhân viên chobộ phận lễ tân công ty.

SẼ LÀ NHÀ QUẢN TRỊ TỒI NẾU KHÔNG THỰC HIỆN TỐT “HOẠCH ĐịNH”

Nếu 1 nhà QTVP không thực hiện chức năng hoạch định tốt thì công việc của văn phòng sẽ rất lộn xộn.Anh ta không bao giờ biết mỗi ngày nhân viên của mình đã làm cụ thể cái gì, tiến độ làm việc mỗi tuần, tháng này của phòng ra sau; Văn phòng có giấy tờ ngổn ngang, khó tìm tài liệu; Văn phòng phẩm hết, mất, tìm không thấy….

Hoạch định là chức năng quan trọng trong các chức năng của nhà quản trị, là yếu tố cốt cõi của sự thành công trong quản trị.

VÍ DỤ VỀ LỊCH LÀM VIỆC TUẦN CỦA VP DO NHÀ QUẢN TRỊ ĐƯA RA

45

KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CÁ NHÂN DO NHÂN VIÊN TỰ VẠCH RA

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy Chức cụ: Chuyên viên hành chính tổng hợp – PhòngHành chính

Ví dụ cho một phần mềm Quản lý lịch họp

47

KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

Nhà quản trị xem xét và phân

cácnguồnlực mà tổ

có vithẩm quyền

của mình), phân phối

cácnguồnlựcnày để thực hiện mục tiêu mà họ đã đề ra ở Bước Hoạch định.

Cơ sở vật chất

VÍ DỤ CHO CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Trong quý I,

cần phải tuyểndụng

THÊM 1 nhânviên cho bộ phận lễ tân

Quyết định cần bao nhiêu tiền choviệc tuyển dụng này, chi cho cái gì

Ai phụ trách công việc: ai nhận hồsơ, ai xét hồ sơ, ai phỏng vấn,…

Nên tuyển dụng những người như thế nào, để thông báo tuyển dụng ở đâu (báo chí, các trang web,…)

Có nên tận dụng các mối quan hệquen biết để tuyển dụng nhằm

tiết kiệm chi phí

51

NGUYÊN TÁC CỐT LỖI CỦA CHỨC NĂNG “TỔ CHỨC”

Các nhà luôn

quảntrị các

câuhỏi dựa vàocông

thức thực

5W1Hđể hiệnchức

năng tổ chứcmột cách hiệu quả.

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG

Hai nhiệm vụ lớn nhất của chức năng tổ chức của nhà quản trị văn phòng

Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng được giao

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng (thực hiện các nghiệp vụ VP)

53

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1 Thiết lập bộ máy cho văn phòng

Tổ chức văn phòng

Tập trung

Vào 1 địa bàn

Theo chức năng

Phân tán

54

Văn phòng tổ chức theo kiểu tập trungTổ chức văn phòng theo kiểu phân tán

 Tổ chức văn phòng phân tán có nghĩa là công việc HCVP của mỗi phòng ban đều do bộ phận đó quản lý một cách độc lập.

 Hậu quả: công việc HCVP bị trùng lắp, không thống nhất và thông tin bừa bộn, không được quản lý hiệu quả.

55

Văn phòng tổ chức theo kiểu tập trung

Tập trung theo địa bàn:

 Mọi hoạt động hành chính văn phòng trong 1 công ty, tổ chức sẽ tập trung về 1 khu vực (có thể là một phòng hay 1 sảnh của công ty) và dưới quyền quản lý của nhà quản trị VP của công ty, tổ chức đó.

• Đây có thể là cơ cấu phù hợp cho các công ty nhỏ, việc tập trung máy móc, nguồn lực vào một chỗ sẽ tiết kiệm chi phí.

Văn phòng tổ chức theo kiểu tập trung

Tập trung theo chức năng:

 Mọi hoạt động hành chính văn phòng vẫn đặt tại địa điểm của các phòng ban chuyên môn khác nhau (vd: Phòng marketing và phòng Hành chính đều có bộ phận làm công tác hành chính giấy tờ riêng) nhưng phải đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và Giám sát của nhà quản trị văn phòng.

• Muốn thực hiện điều này thì mỗi phòng ban sẽ phân công 1 chuyên viên để phụ trách công tác hành chính giấy tờ và nhân viên này sẽ thuộc quyền đều hành của Nhà quản trị HC văn phòng.

Cơ cấu tổ chức của VP (tt)

Tổng hợp các bộ phận khác nhau của VP bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác VP Tùy theo từng công ty (tổ chức) mà văn phòng có cơ cấu khác nhau.

Tổ chức nhân sự

Hành chánh văn thưBộ phận lưu trữ

Bộ phận dịch vụ văn phòngBộ phận tài vụ

Bộ phận bảo vệ

• 2 Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòngBộ phận tổng hợp

VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT VĂN PHÒNG

Bộ phận xử lý thông tin

Bộ phận dịch vụ văn

Bộ phận nhân sự

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG

NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG phải xác định các mối quan hệ giữa các nhân viên (thành viên) của văn phòng: ai làm gì, ai báo cáo với ai, ai ra quyết định sẽ làm những gì?

60

CÁC BƯỚC ĐỂ THỰC HIỆN TỔ CHỨC HCVP HIỆU QUẢ

Liệt kê tất cả các hoạt động hành chính

Đánh giá độ thường xuyên của hoạt động

Phân chúng thành các nhóm tương đồng

Chỉ định người phụ trách các nhóm hoạt động

Theo dõi các hoạt động

61

CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO (Leading)

Bạn hiểu Chức năng lãnh đạo như thế nào?

62

Chức năng lãnh đạo của nhà quản trị văn phòngTheo dõi, đôn đốc nhân viên.

Thúc đẩy tinh thần làm việc, thắp lửa cho nhân viên.

Thực hiện khen thưởng, kỷ luật.

Thực hiện việc tuyển dụng và đào tạo,…

63

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT (Controlling)

Vì sao chức năng kiểm soát lại giữ vai trò vô cùng quan trọng đối với các nhà quản trị?

Nhà quản trị phải kiểm soát bao quát được tất cả các vấn đề mà cấp dưới của mình sẽ, đang và đã thực hiện nhằm đảm bảo tiến độ hoàn thành mục tiêu mà họ đã đề ra ở bước hoạch định.

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT (KIỂM TRA) CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VP

Tiêu chí để kiểm tra

Kết quả công việc

Quá trình làm việc

Phương pháp

Quan sátThanh tra

Kiểm tra kết quả làm việc thông qua hồ

sơ, giấy tờ

Phương tiện

Máy móc, con

Thông qua các quy trình

làm việcKế hoạch, báo cáo của

nhân viên65

VÍ DỤ KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC BẰNG MÁY (GIÁM SÁT BẰNG GPS - VỆ TINH)

66

VÍ DỤ KIỂM SOÁT BẰNG HỒ SƠ GIẤY TỜ

67

THIẾT KẾ CÁC QUY TRÌNH LÀM VIỆC ĐỂ GIÁM SÁT

Quy trình chính là cách thức kiểm tra và đo lường cũng như kiểm soát công việc hiệu qua đang được áp dụng phổ biến nhất trong các cơ quan, văn phòng làm việc.

QUY TRÌNH MẪU

68

và quyết định cách tốt nhất để đạt mục tiêu

LÃNH ĐẠOKIỂM SOÁT

Tác động đến

người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu

Kiểm tra việc thực hiện so với những mục tiêu đã đề ra

TỔ CHỨCXây dựng cấu trúctổ chức

Phân bổ và sắpxếp các nguồn lực

KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả.

70

Hành chính

văn phòng

Hoạch định

Tổ chức

Lãnh đạoKiểm

soát

CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VP

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

QUẢN LÝ HIỆUQUẢ HCVP

HOẠCH ĐỊNHHoạch định xử lý

thông tin; công tác văn thư; lao động của văn phòng,…

LÃNH ĐẠODȁn dắt và giám sát hiệu quả , thực hiện tuyển dụng, đào tạo nhân sự, …

KIỂM SOÁTThiết lập và cải thiện hệ thống thu thập, xử lý, truyền thôngtin, đo lường công việc văn phòng,…

TỔ CHỨCThiết lập bộ máy văn phòng phù hợp

Kiểm soát là một chức năng được nhà quản trị hành chính văn phòng chỉ thực hiện sau khi đã hoạch định, tổ chức và lãnh đạo, đúng hay sai?

1.2.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC VP

• Kinh tế, xã hội• Khoa học

kỹ thuật

• Chính trị, pháp lý

• Điều kiện tự nhiên

Quy mô và cơ

ConngườiQuy chế

hoạtđộngCSVC-

74