Vấn đề tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Vấn đề tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Lời nói đầu

Nâng cao chất lợng, hạ giá thành sản phẩm để tăng sức cạnh tranh là mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào Đặc biệt trong giai đoạn cạnh tranh quyết liệt nh hiện nay, có thể nói vấn đề này mang tính chất sống còn đối với mỗi doanh nghiệp Bên cạnh việc chú trọng các yếu tố đầu vào nh: Lao động, vốn, công nghệ các nhà quản lý đặc biệt lu tâm đến yếu tố nguyên vật liệu bởi lẽ:

- Yếu tố nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng chi phí rất lớn trong tổng chi phí sản xuất: trên 60% do vậy những biến động về chi phí nguyên vật liệu có ảnh hởng rất lớn đến giá thành sản phẩm, đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Để đáp ứng đợc yêu cầu cho sản xuất kinh doanh bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào cũng cần phải có một lợng nguyên vật liêụ dự trữ Lợng nguyên liệu tồn kho bao nhiêu là hợp lý? Bảo quản chúng nh thế nào? Làm thế nào để phân phối số nguyên vật liệu ấy một cách có hiệu quả nhất cho các bộ phận sản xuất? Đây là những câu hỏi luôn đợc đặt ra đối với các nhà quản lý trong từng giai đoạn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tất cả những vấn đề đó đã đặt ra cho công tác quản lý một yêu cầu rất cấp thiết: phải tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu.

Sau một thời gian nghiên cứu, học hỏi, tìm hiểu hệ thống kế toán nớc ta, đặc điểm của loại hình doanh nghiệp sản xuất Em xin trình bày chuyên đề :"Vấn đề tổ

chức công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất ".

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản lý nguyên vật liệu trong

doanh nghiệp sản xuất.

Phần II: Thực trạng về nguyên vật liệu tại công ty Thủ Đô 1.

Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu

tại công ty Thủ đô 1

Do thời gian nghiên cứu có hạn, lợng kiến thức tích luỹ đợc cha nhiều chuyên đề này chắc chắn có nhiều hạn chế, thiếu sót Em mong đợc sự chỉ dẫn của cô giáo để có cái nhìn đầy đủ hơn về vấn đề này Em xin chân thành cảm ơn

- Chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm.

- Việc cung ứng nguyên vật liệu đúng số lợng, chủng loại chất lơng và đúng lúc sẽ đáp ứng đợc chiến lợc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: tung ra thị tr-ờng đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ra u thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Chính vì vậy việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, quy định mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý trong mỗi giai đoạn sản xuất kinh doanh là việc làm rất cần thiết.

Nh trên đã nói: chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất Việc quản lý, sử dụng hợp lý, tiết kiệm, bảo quản tốt nguyên vật liệu tồn kho, góp phần giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm doanh nghiệp không những nâng cao đợc khả năng cạnh tranh mà còn có cơ hội thu đợc lợi nhuận cao.

2 Phân loại nguyên vật liệu:

- Xét theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh ngời ta chia thành:

+ Nguyên vật liệu chính + Vật liệu phụ

+ Nhiên liệu

+ Phụ tùng thay thế.+ Vật liệu xây dựng+ Phế liệu

Trong kế toán: Nguyên vật liệu đợc phản ánh trên tài khoản 152TK 1521: Nguyên vật liệu chính

TK 1522: Nguyên vật liệu phụTK 1523: Nhiên liệu

TK 1524: Phụ tùng thay thế

- Xét theo nguồn nhập nguyên vật liệu+ Nguyên vật liệu mua ngoài.

+ Nguyên vật liệu đợc cấp

+ Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công+ Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh+ Nguyên vật liệu biếu tặng.

3 Tính giá nguyên vật liệu

- Về nguyên tắc thì đối với vật liệu nhập kho: Kế toán phải theo dõi và ghi sổ theo giá thực tế của vật liệu nhập Tuy vậy trong công việc sản xuất kinh doanh việc nhập, xuất nguyên liệu diễn ra hàng ngày do vậy việc phản ánh theo giá thực tế rất phức tạp nên hầu hết các doanh nghiệp thờng sử dụng giá hạch toán để đa ra cách tính giá trị thực tế khác nhau theo từng trờng hợp cụ thể.

* Với vật liệu mua ngoài:

= +

• Nếu vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế thì giá mua ghi tên hoá đơn và giá cha thuế và chi phí thu mua là cha có VAT.

• Nếu vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng chịu VAT thì giá mua và chi phí thu mua là giá bao gồm cả thuế VAT.

* Với vật liệu đợc cấp phát, biếu tặng, viện trợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu đợc xác định theo giá thị trờng.

* Với vật liệu nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác giá thực tế là giá do các bên liên doanh thoả thuận.

Đối với xuất nguyên vật liệu: kế toán phải xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng để tiến hành ghi sổ, tuỳ vào từng trờng hợp vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà kế toán có thể tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất theo một trong các phơng pháp sau:

• Phơng pháp giá hạch toán: + Hệ số giá =

- Với mỗi doanh nghiệp cụ thể tuỳ thuộc về lĩnh vực hoạt động, ngành nghề qui mô mà lựa chọn phơng pháp kế toán hàng tồn kho Công tác ghi sổ sách, chứng từ sử dụng các tài khoản phải phù hợp với phơng pháp ấy.

- Phản ánh chính xác, trung thực sự biến động nguyên vật liệu trong kỳ hạch toán và vật liệu tồn kho và cung cấp số liệu chính xác để tổng hợp chi phí sản xuất, xác định giá thành sản phẩm.

- Đánh giá, phân tích những thành tích và yếu kém trong khâu mua, xuất sử dụng nguyên vật liệu để rút kinh nghiệm cho những kỳ sau.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên kiểm toán hoàn thành công việc khi có các đợt kiểm toán.

2 Tiến hành kế toán nguyên vật liệu

2.1 Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp qui mô lớn, sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị cao, sử dụng các nguyên vật liệu đắt tiền, việc bảo quản và theo dõi tình hình xuất nhập nguyên vật liệu hàng ngày một cách thuận lợi

Theo phơng pháp này tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu đợc ghi chép phản ánh hàng ngày theo từng lần phát sinh trên TK 152 "Nguyên vật liệu".

+ Ưu điểm của phơng pháp này là phản ánh kịp thời chính xác tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp kịp thời các chỉ tiêu kinh tế cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý.

+ Nhợc điểm của nó là công việc ghi chép nhiều lần, làm tăng tính phức tạp của công tác kế toán.

Kế toán nguyên vật liệu đợc tiến hành theo trình tự sau:

- Kế toán nhập kho vật liệu trong các doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ.

TH1: Vật liệu tăng do mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về:

Kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho để ghi bút toán.

Nợ 152: giá mua cha VATNợ 133: thuế VAT đợc khấu trừ

Có 111, 112, 141, 331, 311: số tiền theo giá thanh toán

Trong trờng hợp doanh nghiệp mua vật liệu đợc hởng chiết khấu hàng mua (chiết khấu thanh toán) do việc trả tiền trớc thời hạn cho ngời bán thì khoản chiết khấu mua đợc ghi vào thu nhập hoạt động tài chính.

Nợ 111, 112, 331Có 711

TH2: Vật liệu tăng do mua ngoài, hàng về trớc, hoá đơn cha về: khi vật liệu về thủ kho tiến hành nhập kho và kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ riêng gọi là tập hồ sơ hàng cha có hoá đơn Nếu trong tháng hoá đơn về thì kế toán ghi sổ giống trờng hợp 1 Nếu đến cuối tháng hoá đơn vẫn cha về nhập kho thì kế toán ghi sổ theo giá tạm tính:

Nợ 152Có 331

Khi hoá đơn về kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá tạm tính sang giá thực tế.• Khả năng 1: Giá tạm tính lớn hơn giá thực tế - ghi âm

• Khả năng 2: Giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế - ghi bút toán bổ sungChiết khấu hàng mua

Giá tạm tính

TH3: Vật liệu tăng do mua ngoài, hoá đơn về, hàng cha về: khi hoá đơn về kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đờng Nếu trong tháng hàng về thì kế toán ghi sổ giống trờng hợp 1, nếu đến cuối tháng vật liệu vẫn cha về thì kế toán ghi:

Nợ 151

Nợ 1331 Có 331, 111, 112

Khi vật liệu về nhập kho kế toán sẽ thực hiện hạch toán:Nợ 152

Khi xác định đợc nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các TK có liên quan:

Trị giá NVL theo giá thanh toán

Trị giá vât liệu đợc cấp

Giá thành NVL tự sản xuất gia công

Trị giá NVL nhập kho

Trị giá NVL thừa cha rõ nguyên nhân

Nợ 3381: Trị giá nguyên liệu thừa đã xác định đợc nguyên nhCó 721: Thu nhập bất thờng

Có 152: Bên bán xuất nhầm mình trả lại cho bên bán

Có 331: Bên bán xuất nhầm ta mua nốt và bên bán đồng ý bán.+ Kế toán xuất kho nguyên vật liệu.

Khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán ghi có TK 152 Tuỳ theo từng trờng hợp xuất mà ghi nợ các TK có liên quan.

(1) Xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh: Nợ 621, 627, 641, 642, 241

Có 152

(2) Xuất nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh:

- Trong trờng hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn trị giá thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn:

Nợ 128, 222: trị giá vốn góp Có 152: trị giá thực tế của NVL Có 412: chênh lệch

- Còn trong trờng hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị nhỏ hơn trị gía thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn:

Nợ 128, 222 Nợ 412

Khái quát tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bằng sơ đồ tài khoản(Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 111, 112, 331, 141TK 1331VAT đợc khấu trừ

TK 152Vật liệu tăng do mua ngoài

TK 151

Hàng đi đờng kỳ trớc về nhập kho trong kỳ nàyTK 411

nhập kho trong kỳ này

Nhận cấp phát, biếu tặng nhậnnhận liên doanh của đơn vị khácTK 3381

sản phẩm

TK 627, 641, 642, 241Xuất: chi phí SXC, CFBH

CFQLDN, XDCB

TK 128,222Xuất vốn góp liên doanh

TK 154Xuất thuê ngoài gia công chế biến

TK 1381Thiếu phát hiện qua kiểm kê

TK 412Đánh giá giảm

Đánh giá tăng

Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên(Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

2.2 Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Phơng pháp này do áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp qui mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị thấp, sử dụng các loại nguyên vật liệu ít tiền nhng chủng loại phức tạp việc theo dõi tình hình nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu khó khăn.

- Theo phơng pháp này tình hình nhập xuất nguyên vật liệu đợc phản ánh trên TK 611: mua hàng.

+ Ưu điểm: giảm bớt đợc khối lợng ghi chép của kế toán vì nhập kho nguyên liệu ghi hàng ngày theo từng lần phát sinh còn xuất kho nguyên liệu hàng ngày không ghi cuối kỳ mới tính và ghi một lần.

+ Nhợc điểm là tính chính xác không cao.Trình tự tiến hành:

* Đầu kỳ kết chuyển trị giá nguyên vật liệu còn lại đầu kỳ:

Vật liệu tăng do các nguyênnhân khác

TK 627, 641, 642

nhân khác

Xuất phục vụ bán

quản lý PX, XDCB …

* Trong kỳ mua nguyên vật liệu:

- Sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế:

Nợ 611: Giá mua NVL cha có thuế VAT Nợ 133: VAT đợc khấu trừ

Có 111, 112, 331, 141, 311: Số tiền theo giá thanh toán.

- Sử dụng sản xuất sản phẩm không thuộc đối tợng chịu VAT hoặc chịu thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp:

Vật liệu mua trong kỳ

TK 1331

Thuế VAT đợckhấu trừ

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

(Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

Giá trị vật liệu dụng cụ tăng thêm trong kỳ

TK 111, 112, 331

Giảm giá đợc hởng và giá trị hàng trả lại

TK 621, 627

Giá thực tế vật liệu, dụng cụxuất dùng

Công ty thủ đô 1 là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ nhng lại có một đội ngũ công nhân viên rất năng động có tuổi đời trung bình thấp Tuy nhiên từ khi thành và hoạt động công ty gặp phải không ít những khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh nh vốn ít, thiếu kinh nghiệm khả năng cạnh tranh cha cao, nhng công ty vẫn luôn cố gắng tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc, để trở thành một công ty có uy tín trên thị trờng tạo đợc lòng tin cho khách hàng và cùng hoà nhập với sự phát triẻn đi lên của đất nớc.

2 Chức năng nhiệm vụ của công ty.

Công ty thủ đô 1 là một doanh nghiệp trẻ mới ra đời vào những năm đầu khi đất nớc mở cửa và cũng là một trong những doanh nghiệp hoạt động sáng tạo, năng động trong nền kinh tế thị trờng

Những lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm: Xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng thuỷ lợi, dân dụng, công nghiệp, các công trình giao thông trên toàn quốc Ngoài ra công ty còn tham gia kinh doanh một số các dịch vụ nh đầu t thơng mại, đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá Trong đó các lĩnh vực kinh doanh chính chiếm 98% lợi nhuận của công ty.

Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty là: Tạo ra các công trình có chất ợng cao hoạt động kinh doanh theo sự chỉ đạo, định hớng của nhà nớc góp phần xây dựng cơ sở hạ tầng vững chắc cho đất nớc, đồng thời công ty còn phải làm ăn có lãi, và thực hiện nghĩa vụ đóng góp ngân sách nhà nớc Trớc sự lớn mạnh của các doanh nghiệp trong nớc, và sự sâm nhập của các công ty, các tập đoàn nớc ngoài ngày càng nhiều trên thị trờng công ty luôn tìm cách để đổi mới mình nhằm mục đích hoàn thiện và nâng cao chất lợng công trình, giảm giá thành để đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn

l-Hiện nay, công ty đang tham gia đấu thầu và xây dựng những công trình lớn, dự định trong tơng lai công ty sẽ mở rộng phạm vi hoạt động và tham gia nhiều hơn vào những công trình trọng điểm có tầm cỡ quốc gia.

3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức trong công ty:

Tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của nhà ớc, công ty phải đảm bảo đợc tính tối u, linh hoạt và phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Là một đơn vị hạch toán độc lập và với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng cơ sở hạ tầng, hiện nay mô hình quản lý của công ty đợc tổ chức theo chế độ một thủ trởng với sơ đồ nh sau:

n-Sơ đồ tổ chức của công ty

Theo mô hình trên Giám đốc là ngời có năng lực cao nhất trong công tác quản

lý, điều hành mọi hoạt động của công ty chịu trách nhiệm chính trong công việc thực

Giám đốc

Phó giám đốc kỹ thuật

Phó giám đốc tài chính

Phòng Hành chính

Phòng quản lý dự án

Phòng kỹ thuật thiết bị

Phòng kế toán

Khối các

công trình Các đội thi công đội xe,máy –sửa chữa

hiện dự án, trực tiếp điều hành và giải quyết các mối quan hệ giữa cơ quan điều hành và đơn vị thi công, cũng nh quan hệ với kỹ s giám định và chủ đầu t cơ quan thiết kế

Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, phó giám đốc kỹ thuật và phó giám đốc tài chính cùng các phòng ban chức năng.

+Phó giám đốc kỹ thuật ( chủ nhiệm công trinh): là kỹ s chuyên nghành có

nhiều kinh nghiệm trong thi công, chịu trách nhiệm trớc giám đốc điều hành về tiến độ, chất lợng thi công các hạng mục công trình, trực tiếp chỉ đạo giải quyết phối hợp thi công các hạng mục một cách nhịp nhàng, chỉ đạo trực tiếp lực lợng kỹ thuật hiện trờng bảo đảm quy trình đơn vị thi công đúng yêu cầu của chủ đầu t và đơn vị thầu.

+ Phó giám đốc tài chính: Chịu trách nhiệm về các hoạt động tài chính trong

công ty

+Phòng quản lý dự án: xây dựng kế hoạch sản xuất, giá thành, kế hoạch của

sản phẩm, ký kết hợp đồng sản xuất, quyết toán sản lợng, tham gia đề xuất với Giám đốc các quy chế quản lý kinh tế áp dụng nội bộ.

+Phòng kỹ thuật thiết bị thi công: Phụ trách vấn đề xây dựng và quản lý các

quy trình trong sản xuất, nghiên cứu các ứng dụng công nghệ mới đa vào sản xuất, tổ chức hớng dẫn nhằm nâng cao tay nghề cho công nhân, tăng khả năng nghiệp vụ cho các kỹ thuật viên Ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất (đảm bảo đủ số lợng, đúng chất lợng và chủng loại), tiêu thụ sản phẩm Công ty sản xuất cũng nh hàng tồn kho, điều hành mọi phơng tiện thiết bị đợc giao cho toàn Công ty.

+ Phòng hành chính: Làm nhiệm vụ đón khách đến công ty, làm việc, quản lý

điện thoại, fax Các vấn đề xã hội phục vụ đời sống xã hội cho toàn thề công ty.…+Phòng kế toán: Thực hiện thống kê quản lý tài chính doanh nghiệp, thực hiện

hạch toán kinh doanh theo quy định của nhà nớc, t vấn về các hoạt động tài chính Cuối cùng là các bộ phận thi công tham gia xây dựng

+ Các đội thi công: là các đội tổ chức thi công các công trình nền móng dân

dụng, công nghiệp thi công và sửa chữa đờng bộ, cầu cống vừa và nhỏ Trong các đội này có các đội xe cơ giới có nhiệm vụ bảo dõng phục hồi các loại xe, máy, đảm bảo vận chuyển vật liệu, máy móc thiết bị đến nơi cần thiết, phục vụ trực tiếp cho quá trình thi công xây dựng sản xuất có hiệu quả.