Vấn đề tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp sản xuất công nghiệp

Vấn đề tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp sản xuất công nghiệp

Lời nói đầu

Nâng cao chất lợng, hạ giá thành sản phẩm để tăng sức cạnh tranh là mục tiêucủa bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào Đặc biệt trong giai đoạn cạnh tranh quyếtliệt nh hiện nay, có thể nói vấn đề này mang tính chất sống còn đối với mỗi doanhnghiệp Bên cạnh việc chú trọng các yếu tố đầu vào nh: Lao động, vốn, công nghệcác nhà quản lý đặc biệt lu tâm đến yếu tố nguyên vật liệu bởi lẽ:

- Yếu tố nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng chi phí rất lớn trong tổng chiphí sản xuất: trên 60% do vậy những biến động về chi phí nguyên vật liệu có ảnh h-ởng rất lớn đến giá thành sản phẩm, đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

- Để đáp ứng đợc yêu cầu cho sản xuất kinh doanh bất cứ doanh nghiệp sảnxuất nào cũng cần phải có một lợng nguyên vật liêụ dự trữ Lợng nguyên liệu tồnkho bao nhiêu là hợp lý? Bảo quản chúng nh thế nào? Làm thế nào để phân phối sốnguyên vật liệu ấy một cách có hiệu quả nhất cho các bộ phận sản xuất? Đây lànhững câu hỏi luôn đợc đặt ra đối với các nhà quản lý trong từng giai đoạn sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

Tất cả những vấn đề đó đã đặt ra cho công tác quản lý một yêu cầu rất cấpthiết: phải tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu

Sau một thời gian nghiên cứu, học hỏi, tìm hiểu hệ thống kế toán nớc ta, đặc

điểm của loại hình doanh nghiệp sản xuất Em xin trình bày chuyên đề :"Vấn đề

tổ chức công tác nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp".

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh

nghiệp sản xuất công nghiệp

Phần II: Thực trạng và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế

toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp Việt Nam

Do thời gian nghiên cứu có hạn, lợng kiến thức tích luỹ đợc cha nhiều chuyên

đề này chắc chắn có nhiều hạn chế, thiếu sót Em mong đợc sự chỉ dẫn của các thầycô giáo để có cái nhìn đầy đủ hơn về vấn đề này Em xin chân thành cảm ơn

Phần thứ nhất Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu

trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp

I Sự cần thiết phải tiến hành công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.

1 Nguyên vật liệu và tầm quan trọng của nó trong qúa trình sản xuất.

* Nguyên vật liệu là gì?

Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc biểu hiện bằng hình thái vật chất khitham gia vào quá trình sản xuất, trị giá nguyên vật liệu đợc chuyển một lần vào chiphí sản xuất kinh doanh

* Đặc điểm, vị trí, tầm quan trọng:

- Nguyên vật liệu cùng với các yếu tố: vốn, lao động, công nghệ là là các yếu

tố đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm vật chất

- Là bộ phận thuộc tài sản lu động, nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếutrong quá trình sản xuất ra sản phẩm

- Chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm

- Việc cung ứng nguyên vật liệu đúng số lợng, chủng loại chất lơng và đúnglúc sẽ đáp ứng đợc chiến lợc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: tung ra thị tr-ờng đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ra u thế cạnh tranh cho doanhnghiệp

Chính vì vậy việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, qui định mức dự trữnguyên vật liệu hợp lý trong mỗi giai đoạn sản xuất kinh doanh là việc làm rất cầnthiết

Nh trên đã nói: chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổngchi phí sản xuất Việc quản lý, sử dụng hợp lý, tiết kiệm, bảo quản tốt nguyên vậtliệu tồn kho, góp phần giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm doanh nghiệpkhông những nâng cao đợc khả năng cạnh tranh mà còn có cơ hội thu đợc lợi nhuậncao

2 Phân loại nguyên vật liệu:

- Xét theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinhdoanh ngời ta chia thành:

+ Nguyên vật liệu chính: Loại nguyên vật liệu này khi tham gia vào quá trìnhsản xuất nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm.

+ Vật liệu phụ: Loại này khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp vớinguyên liệu chính làm tăng thêm chất lợng sản phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêudùng hoặc làm cho quá trình sản xuất đợc tiến hành thuận lợi

- Xét theo nguồn nhập nguyên vật liệu

+ Nguyên vật liệu mua ngoài

+ Nguyên vật liệu đợc cấp

+ Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công

+ Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh

+ Nguyên vật liệu biếu tặng

3 Tính giá nguyên vật liệu

- Về nguyên tắc thì đối với vật liệu nhập kho: Kế toán phải theo dõi và ghi sổtheo giá thực tế của vật liệu nhập Tuy vậy trong công việc sản xuất kinh doanhviệc nhập, xuất nguyên liệu diễn ra hàng ngày do vậy việc phản ánh theo giá thực

tế rất phức tạp nên hầu hết các doanh nghiệp thờng sử dụng giá hạch toán để đa racách tính giá trị thực tế khác nhau theo từng trờng hợp cụ thể

* Với vật liệu mua ngoài:

= +

 Nếu vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo

ph-ơng pháp khấu trừ thuế thì giá mua ghi tên hoá đơn và giá cha thuế và chi phí thumua là cha có VAT

 Nếu vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo

ph-ơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng chịu VAT thì giá mua và chi phí thumua là giá bao gồm cả thuế VAT

* Với vật liệu đợc cấp phát, biếu tặng, viện trợ: Trị giá thực tế của nguyên vậtliệu đợc xác định theo giá thị trờng

* Với vật liệu nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác gía thực tế là giá docác bên liên doanh thoả thuận

Đối với xuất nguyên vật liệu: kế toán phải xác định giá thực tế của nguyên vậtliệu xuất dùng để tiến hành ghi sổ, tuỳ vào từng trờng hợp vào điều kiện cụ thể củadoanh nghiệp mà kế toán có thể tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất theo mộttrong các phơng pháp sau:

+

 Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:

= x

 Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (phơng pháp FIFO)

Theo phơng pháp này giả định những vật liệu nhập kho trớc sẽ đợc u tiênxuất trớc, các vật liệu tồn cuối kỳ sẽ là những vật liệu mua vào các lần sau cùngtrong kỳ.

 Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này ngợc với phơng pháp FIFO

 Phơng pháp giá hạch toán: Với phơng pháp này kế toán sẽ sử dụng giá hạchtoán hoặc một giá ổn định nào đó để theo dõi vật liệu xuất trong kỳ Đến cuối kỳ

kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế:

+

Hệ số giá =

+ Giá thực vật liệu xuất = Giá hạch toán vật liệu xuất x Hệ số giá

 Phơng pháp giá thực tế đích danh: theo phơng pháp này kế toán theo dõi chitiết vật liệu của từng lần nhập và khi xuất vật liệu sẽ biết đợc vật liệu xuất của lầnnhập nào và do vậy sẽ xác định đợc giá thực tế vật liệu xuất chính là giá mua củatừng lần nhập

II Kế toán nguyên vật liệu:

1 Nhiệm vụ, yêu cầu:

- Phải theo dõi vật liệu theo từng loại, từng thứ vật liệu cả về số lợng cũng nhgiá trị

- Xác định đúng giá trị nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu theo yêu cầutình hình đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và các nguyên tắc chung do nhà nớcqui định

- Với mỗi doanh nghiệp cụ thể tuỳ thuộc về lĩnh vực hoạt động, ngành nghềqui mô mà lựa chọn phơng pháp kế toán hàng tồn kho Công tác ghi sổ sách, chứng

từ sử dụng các tài khoản phải phù hợp với phơng pháp ấy

- Phản ánh chính xác, trung thực sự biến động nguyên vật liệu trong kỳ hạchtoán và vật liệu tồn kho và cung cấp số liệu chính xác để tổng hợp chi phí sản xuất,xác định giá thành sản phẩm

- Đánh giá, phân tích những thành tích và yếu kém trong khâu mua, xuất sửdụng nguyên vật liệu để rút kinh nghiệm cho những kỳ sau

- Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên kiểm toán hoàn thành công việckhi có các đợt kiểm toán.

2 Tiến hành kế toán nguyên vật liệu

a Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo

ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp qui mô lớn, sản xuất kinhdoanh những mặt hàng có giá trị cao, sử dụng các nguyên vật liệu đắt tiền, việc bảoquản và theo dõi tình hình xuất nhập nguyên vật liệu hàng ngày một cách thuận lợi.Theo phơng pháp này tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu đợc ghi chépphản ánh hàng ngày theo từng lần phát sinh trên TK 152 "Nguyên vật liệu"

+ Ưu điểm của phơng pháp này là phản ánh kịp thời chính xác tình hình nhập,xuất và tồn kho nguyên vật liệu theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp kịpthời các chỉ tiêu kinh tế cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý

+ Nhợc điểm của nó là công việc ghi chép nhiều lần, làm tăng tính phức tạpcủa công tác kế toán

Kế toán nguyên vật liệu đợc tiến hành theo trình tự sau:

- Kế toán nhập kho vật liệu trong các doanh nghiệp tính VAT theo phơng phápkhấu trừ

TH1: Vật liệu tăng do mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về:

Kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho

để ghi bút toán

Nợ 152: giá mua cha VAT

Nợ 133: thuế VAT đợc khấu trừ

Có 111: số tiền theo giá thanh toán

Có 112

Có 141

Có 331

Có 311

Trong trờng hợp doanh nghiệp mua vật liệu đợc hởng chiết khấu hàng mua(chiết khấu thanh toán) do việc trả tiền trớc thời hạn cho ngời bán thì khoản chiếtkhấu mua đợc ghi vào thu nhập hoạt động tài chính.

Nợ 111, 112, 331

Có 711TH2: Vật liệu tăng do mua ngoài, hàng về trớc, hoá đơn cha về: khi vật liệu vềthủ kho tiến hành nhập kho và kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ riêng gọi làtập hồ sơ hàng cha có hoá đơn Nếu trong tháng hoá đơn về thì kế toán ghi sổgiống trờng hợp 1 Nếu đến cuối tháng hoá đơn vẫn cha về nhập kho thì kế toán ghi

sổ theo giá tạm tính:

Nợ 152

Có 331Khi hoá đơn về kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá tạm tính sang giá thực tế

 Khả năng 1: Giá tạm tính lớn hơn giá thực tế - ghi âm

 Khả năng 2: Giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế - ghi bút toán bổ sung

TH3: Vật liệu tăng do mua ngoài, hoá đơn về, hàng cha về: khi hoá đơn về kếtoán lu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đờng Nếu trong tháng hàng về thì

kế toán ghi sổ giống trờng hợp 1, nếu đến cuối tháng vật liệu vẫn cha về thì kế toánghi:

Nợ 152

Có 111, 112, 331, 141, 311+ Nguyên vật liệu đợc cấp: căn cứ vào hoá đơn bên cấp kế toán ghi:

Chiết khấu hàng mua

Giá tạm tính

Trị giá NVL theo giá thanh toán

Nợ 152

Có 411+ Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công:

Nợ 152

Có 154+ Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc viện trợ, biếu tặng:

Nợ 152

Có 411+ Trờng hợp nguyên vật liệu mua vào nhập kho phát hiện thừa hay kiểm kêkho nguyên vật liệu phát hiện thừa cha rõ nguyên nhân:

Nợ 152

Có 3381Khi xác định đợc nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vàocác TK có liên quan:

Nợ 3381: Trị giá nguyên liệu thừa đã xác định đợc nguyên nhân

Có 721: Thu nhập bất thờng

Có 152: Bên bán xuất nhầm mình trả lại cho bên bán

Có 331: Bên bán xuất nhầm ta mua nốt và bên bán đồng ý bán

+ Kế toán xuất kho nguyên vật liệu

Khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán ghi có TK 152 Tuỳ theo từng trờng hợpxuất mà ghi nợ các TK có liên quan

(1) Xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh:

Nợ 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

627: Quản lý phân xởng

641: Phục vụ quản lý bán hàng

Trị giá NVL xuất dùng 642: Quản lý toàn doanh nghiệp

241: Đầu t xây dựng cơ bản

Trị giá vât liệu đợc cấp

Giá thành NVL tự sản xuất gia công

Trị giá NVL nhập kho

Trị giá NVL thừa cha rõ nguyên nhân

Có 152

(2) Xuất nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh:

- Trong trờng hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trịlớn hơn trị giá thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn:

Khái quát tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bằng sơ đồ tài khoản

(Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 412

Đánh giá giảm

Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

(Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

b Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo

ph-ơng pháp kiểm kê định kỳ.

Phơng pháp này do áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp qui mô nhỏ, sảnxuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị thấp, sử dụng các loại nguyên vật liệu íttiền nhng chủng loại phức tạp việc theo dõi tình hình nhập xuất và bảo quảnnguyên vật liệu khó khăn

- Theo phơng pháp này tình hình nhập xuất nguyên vật liệu đợc phản ánh trên

TK 611: mua hàng

+ Ưu điểm: giảm bớt đợc khối lợng ghi chép của kế toán vì nhập kho nguyênliệu ghi hàng ngày theo từng lần phát sinh còn xuất kho nguyên liệu hàng ngàykhông ghi cuối kỳ mới tính và ghi một lần

* Trong kỳ mua nguyên vật liệu:

- Sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng pháp khấutrừ thuế:

Nợ 611: Giá mua NVL cha có thuế VAT

Nợ 133: VAT đợc khấu trừ

Có 111, 112, 331, 141, 311: Số tiền theo giá thanh toán

- Sử dụng sản xuất sản phẩm không thuộc đối tợng chịu VAT hoặc chịu thuếVAT theo phơng pháp trực tiếp:

Xuất = Đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Cuối kỳ

Nợ 621, 627, 641

Có 611

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

(Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế)

Tổng số tiền theo giá

thanh toán

Trị giá NVL còn lại cuối kỳ

TK 151, 152

Giá trị vật liệu tồncuối kỳ

TK 111, 112,331

Giảm giá đợc hởng

138, 334, 821, 642

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

(Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

Giá trị vật liệu, dụng

cụ tồn cuối kỳ

Giá trị vật liệu dụng

cụ tồn đầu kỳ, cha sử dụng

TK 621, 627

Giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất dùng

ớc ta do Bộ tài chính ban hành Trong mỗi giai đoạn nhất định, tuỳ thuộc vào đặc

điểm của tình hình mới Bộ tài chính cũng có những bổ sung hoàn thiện, sửa đổi chế

độ kế toán và đa ra những những hớng dẫn để các doanh nghiệp vận dụng cho phùhợp Trên thực tế khi vận dụng chế độ kế toán vào việc hạch toán nguyên vật liệu,các doanh nghiệp sản xuất nớc ta gặp nhiều thuận lợi nhng bên cạnh đó khôngtránh khỏi những khó khăn, bất cập

* Những thuận lợi của các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp khi vận dụngchế độ kế toán hiện nay vào việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu

- Về hệ thống tài khoản kế toán: chế độ kế toán hiện nay đa ra một hệ thốngtài khoản tơng đối chi tiết, đầy đủ cho công tác kế toán nguyên vật liệu Ví dụ cónhững tài khoản chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu:

- Theo chế độ kế toán hiện hành có 4 hình thức kế toán, mỗi hình thức kế toán

có một hệ thống sổ sách riêng, có u điểm và nhợc điểm khác nhau thích hợp vớitừng doanh nghiệp có qui mô và yêu cầu quản lý riêng Điều này tạo thuận lợi cho

các doanh nghiệp khi lựa chọn hình thức phù hợp cho mình Giúp thực hiện có hiệuquả công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng.

- Có các mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán khác nhau để các doanhnghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của mình có thể lựa chọn ápdụng

- Có hai phơng pháp kế toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờngxuyên và theo phơng pháp kiểm kê định kỳ: khi kế toán nguyên vật liệu các doanhnghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm của mình có thể lựa chọn 1 trong hai phơng pháp,

đây cũng là một thuận lợi

+ Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp hàng tồn kho theo phơng pháp

kê khai thờng xuyên: Phơng pháp này thích hợp voí các doanh nghiệp qui mô lớn,sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị cao, sử dụng các loại nguyên vật liệu

đắt tiền, việc bảo quản và theo dõi tình hình nhập xuất nguyên liệu một cách thuậnlợi Ưu điểm của phơng pháp này là phản ánh kịp thời, chính xác

+ Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo

ph-ơng pháp kiểm kê định kỳ: những doanh nghiệp qui mô nhỏ, sản xuất kinh doanhnhững mặt hàng giá trị thấp, sử dụng các loại vật liệu ít tiền, chủng loại phức tạpnên lựa chọn phơng pháp này

Ưu điểm của nó là giảm nhẹ khối lợng ghi chép kế toán

- Khi tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán có thể lựa chọn một trong sốrất nhiều phơng pháp khác nhau Mỗi phơng pháp có những u điểm, nhợc điểmriêng doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm của mình, về yêu cầu quản lý và tuỳtừng thời điểm mà lựa chọn cho thích hợp

Ví dụ: + Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc có u điểm là giảm nhẹcông tác kế toán nhng lại có nhợc điểm là không đảm bảo độ chính xác Với nhữngdoanh nghiệp sử dụng những loại nguyên vật liệu ít biến động thì thích hợp với ph-