Các vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Các vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.Khái niệm NVL của DN là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích SXKD của DN. 2. Đặc điểm của nguyên vật liệu NVL khi tham gia vào quá trình SXKD, không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu mà biến đổi theo yêu cầu của quá trình sản xuất. NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ SXKD nhất định. Giá trị của NVL được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc chi phí SXKD trong kỳ. II. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 1. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Thứ nhất: NVL là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm, chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. NVL tốt thì sản phẩm mới có chất lượng tốt và đáp ứng thị hiếu người tiêu dùng từ đó góp phần nâng cao thu nhập của DN. Thứ hai: Đối với các DNSX, chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Vì vậy NVL có vai trò lớn trong việc tạo nên giá thành sản phẩm, tiết kiệm NVL một cách hợp lý sẽ làm giảm giá thành sản phẩm nâng cao lợi nhuận DN. Thứ ba: Xét về mặt vốn, NVL là thành phần quan trọng của vốn lưu động. Vì vậy việc dữ trữ, sử dụng và quản lý NVL phải hợp lý và hiệu quả. 2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Yêu cầu quản lý và công tác tổ chức hạch toán kế toán NVL là hai điều kiện quan trọng luôn đi liền với nhau. Hạch toán kế toán NVL chính xác, kịp thời đầy đủ sẽ giúp cho ban lãnh đạo nắm được chính xác tình hình thu mua, dữ trữ và sử dụng NVL và từ đó có những biện pháp thích hợp trong quản lý. Thêm vào đó, tính chính xác, kịp thời của công tác kế toán NVL sẽ giúp cho việc hạch toán giá thành sản phẩm của DN chính xác. Để thực hiện tốt yêu cầu quản lý, công tác kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế từng thứ, từng loại NVL nhập, xuất và tồn kho. - Thông qua nhiệm vụ trên, phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa những trường hợp sử dụng lãng phí và phi pháp NVL. - Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL theo đúng chế độ quy định của nhà nước, tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng NVL trong quá trình SXKD, tình hình dữ trữ bảo quản NVL , lập các báo cáo và cung cấp thông tin về NVL. III. Phân loại và đánh giá nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1. Phân loại nguyên vật liệu Việc phân loại NVL tuỳ thuộc vào từng loại hình DN và từng ngành sản xuất khác nhau. * Căn cứ vào vai trò của NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, NVL được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu chính( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên liệu chính là đối trượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm sản xuất ra. Mỗi DNSX các thành phẩm khác nhau thì có nguyên liệu chính cũng khác nhau. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục sản xuất như sợi đối với các DN dệt cũng được coi là nguyên liệu chính. - Vật liệu phụ:Là loại đóng vai trò phụ trong sản xuất sản phẩm. Vật liệu phụ hoặc được sử dụng kết hợp vật liệu với vật liệu chính để tăng chất lượng NVL chính và tăng thêm các công dụng, chất lượng của sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, SXKD. - Nhiên liệu: Trong DNSX nhiên liệu dùng cho công nghệ sản xuất, cho việc chuyên chở vận tải, cho máy móc thiết bị hoạt động trong các quá trình SXKD như: xăng, dầu, than ,củi, hơi đót dùng trong việc đốt lò. * Căn cứ vào nguồn nhập NVL được chia: - Vật liệu nhập do mua ngoài - Vật liệu tự gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến - Vật liệu nhập do vốn góp vốn liên doanh hay do tài trợ từ các tổ chức. Cách phân loại này giúp cho các DN thấy được từng nguồn nhập của NVL để có biện pháp xử lý 2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong hạch toán, vật liệu được tính theo gía thực tế (giá gốc). Tuỳ theo DN tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ; NVL nhập khẩu hay nhập theo nguồn trong nước mà theo đó giá thực tế có thể có thuế GTGT và thuế khác hay không. 2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định khác nhau: * Vật liệu mua ngoài nhập kho (mua trong nước hoặc nhập khẩu) - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, NVL nhập khẩu có chịu thuế nhập khẩu thì giá trị vật tư mua vào là giá thực tế chưa có thuế GTGT đầu vào bao gồm thuế NK (nếu nhập khẩu): Gía trị vật liệu thực tế nhập kho = = Gía mua (Chưa có thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT) + + Chi phí mua thực tế _ - Chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có) + + Thuế NK (nếu nhập khẩu) - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc NVL nhập chịu thuế TTĐB, thuế NK (nếu nhập khẩu) thì giá trị vật tư mua vào là tổng giá thanh toán. Công thức tính giá: Gía trị thực tế vật liệu nhập mua = = Tổng giá thanh toán cho người bán(bao gồm cảthuế GTGT hoặc thuế TTĐB) + + Chi phí mua thực tế (A) _ - Chiết khấu thương mại,giảm giá (nếu có) + + Thuế NK (nếu có) Chi phí mua thực tế(A) bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, chi phí mở L\C và các chi phí dịch vụ ngân hàng cho các thương vụ mua NVL từ nguồn nhập khẩu hay trong nước. * Vật liệu nhập từ tự gia công chế biến: Gía thực tế sản xuất vật liệu = Gía thực tế vật liệu xuất cho gia công chế biến + Chi phí gia công chế biến * Vật liệu thuê ngoài ra công chế biến: Gía thực tế vật liệu nhập từ thuê ngoài chế biến = Trị giá thực tế vật liệu xuất cho gia công chế biến + Số tiền phải trả cho đơn vị gia công + Chi phí vận chuyển * Vật liệu nhập từ liên doanh liên kết: Gía nhập được tính theo nguyên tắc tương đương tiền mặt, đó là giá được hội đồng liên doanh đánh giá xác định để ghi sổ NVL nhập. * Vật liệu nhập từ nguồn thu hồi sau sử dụng: Gía trị nhập của loại vật liệu này cũng được đánh giá theo nguyên tắc tương đương tiền, đó là giá ước tính có thể tiêu thụ được hoặc có thể sử dụng được. * Vật liệu vay mượn tạm thời của các đơn vị khác: Gía thực tế nhập vật liệu được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó. * Vật liệu tặng thưởng, biếu, nhận cấp vốn: Gía thực tế của số vật liệu nhập từ nguồn vốn này được tính theo giá thị trường tương đương cộng với các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận chúng (nếu có). 2.2. Tính giá nguyên liệu vật liệu xuất kho Gía thực tế vật liệu xuất kho có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: *Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại NVL có giá trị cao, các loại NVL đặc chủng. Gía thực tế NVL xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Do vậy để áp dụng được phương pháp này cần phải tổ chức tốt công tác tiếp nhận NVL, chứng từ kế toán tương ứng để có thể xác định ngay được giá thực tế NVL nhập. *Tính theo giá nhập trước- xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa trên giả định vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đúng giá nhập. Trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng. Gía vốn vật liệu xuất kho = = Khối lượng (số lượng) vật liệu xuất kho theo từng lần nhập x x Đơn giá thuộc từng lần nhập kho * Tính giá thực tế nhập sau - xuất trước (LIFO): Phương pháp này dựa trên giả định vật liệu nào nhập kho sau thì xuất kho trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. Gía vốn vật liệu xuất kho = = Khối lượng (số lượng) vật liệu xuất kho theo từng lần nhập x x Đơn giá thuộc từng lần nhập kho *Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính tên cơ sở số lượng vật liệu dùng và đơn giá bình quân vật liệu tồn đầu kỳ: Gía thực tế vật liệu xuất kho = = = Số lượng vật liệu xuất kho X x Đơn giá bình quân thực tế tồn đầu kỳ Trong đó: Đơn giá bình quân thực tế tồn đầu kỳ = Gía thực tế tồn đầu kỳ Số lượng tồn đầu kỳ Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán ; có thể ghi sổ bằng tiền một nghiệp vụ xuất nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả của NVL trên thị trường. Trường hợp giá cả biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác. *Tính theo đơn giá bình quân cả kỳ dữ trữ: Theo phương pháp này, trứơc hết phải tính đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ theo công thức: Đơn giá thực tế bình quân = Gía thực tế tồn đầu kỳ + + Gía thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + + Số lượng nhập trong kỳ Gía thực tế NVL xuất dùng = Gía bình quân cuối kỳ x Số lượng NVL xuất dùng Phương pháp này thích hợp với nhiều DN có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất nhiều . Phương pháp này có ưu điểm làm giảm nhẹ được hạch toán chi tiết NVL so với phương pháp khác, nhưng nhược điểm là dồn công việc tính giá NVL vào cuối tháng nên ảnh hưởng tới tiến độ của các khâu kế toán khác và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểmNVL. *Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập: Gía bình quân sau mỗi lần nhập = = Gía trị NVL tồn trước khi nhập + Gía trị nhập mỗi lần Số lượng NVL tồn trước khi nhập + Số lượng nhập mỗi lần Gía thực tế NVL xuất dùng mỗi lần = = Gía bình quân NVLxuất dùng mỗi lần x Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật, các bút toán ghi bằng tiền cho phép kế toán tính giá NVL thường xuyên, kịp thời nhưng khối lượng tính toán nhiều và phải tiến hành tính từng danh điểm NVL. Phương pháp này chỉ thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. *Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hạch hoặc một giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Gía thực tế NVL xuất dùng = = Gía hạch toán NVL xuất dùng x Hệ số gía Hệ số giá = Gía thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Gía hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ IV. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141\TC\QĐ\CĐKT ngày 1\11\1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ về NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08- VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03- BH) - Hoá đơn GTGT Ngoài ra còn có các chứng từ có thể sử dụng thêm như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)… 2. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết NVL là thực hiện ghi chép kịp thời, chính xác biến động tình hình nhập - xuất - tồn của NVL và về các giá trị và hiện vật cho từng loại NVL trong từng kho của DN. Cụ thể, tổ chức hạch toán chi tiết NVL là việc lựa chọn hình thức, phương pháp số kế toán chi tiết vật liệu. Tuỳ theo điều kiện của DN mà vận dụng một trong ba phương pháp: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư 2.1 . Phương pháp thẻ song song (xem sơ đồ1) Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập-xuất NVL, thủ kho sẽ ghi số lượng NVL nhập – xuất vào thẻ kho theo từng chứng từ. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm NVL, mỗi chứng từ được ghi một dòng vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho phân tích ra từng lượng NVL nhập - xuất- tồn trên từng thẻ kho. Tại phòng kế toán : Kế toán vật tư sử dụng thẻ kế toán chi tiết NVL để phản ánh tình hình biến động của NVL ở từng kho. Thẻ này được mở tương ứng cho từng NVL mà thủ kho ghi ở thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng và kế toán phản ánh cả thước đo giá trị và hiện vật. Cuối tháng sau khi đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL làm căn cứ để tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản , để kiểm tra, đối chiếu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. 2.2. Phương pháp sổ đối chiêú luân chuyển (xem sơ đồ 2). Tại kho: Tương tự như phương pháp thẻ song song, thủ kho vẫn mở thẻ kho ghi chép theo dõi về mặt số lượng, tình hình nhập- xuất kho hàng ngày. Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ đối chiếu luân chuyển để phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho theo từng danh điểm vật tư cả về mặt số lượng và giá trị. Sổ này được ghi vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật tư ở từng kho . Mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu với thẻ kho và lấy số tiền của từng loại vật tư trên sổ này đối chiêú với kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. *Nhược điểm: - Việc ghi chép còn trùng lắp giữa thủ kho và kế toán [...]... thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho Hơn nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót giữa thủ kho và phòng kế toán gặp khó khăn V Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên là: Ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình hiện có, biến động tăng giảm của vật liệu. .. động tăng giảm của vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập- xuất Việc xác định lượng xuất kho thực tế theo phương pháp này được căn cứ vào chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản, sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán *Tài khoản kế toán sử dụng - TK 152: Nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để phản... phương pháp kiểm kê định kỳ là: Hạch toán không theo dõi một cách thường xuyên về tình hình biến động của vật liệu trên các tài khoản phản ánh về vật liệu, mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ Vật liệu xuất kho được tính theo công thức Gía trị thực tế NVL xuất kho = = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Trị giá thực tế + NVL nhập trong kỳ _ Trị giá thực tế NVL tồn cuối... ghi vào sổ số dư Tại phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật tư và các phiếu giao nhận chứng từ do thủ kho nộp , kế toán tiến hành kiểm tra lại việc phân loại và ghi chép của thủ kho rồi tính thành giá tiền (theo giá hạch toán) để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ Sau đó số tiền này sẽ được ghi vào bản luỹ kế nhập -xuất vật tư Cuối tháng số liệu ở bảng luỹ kế sẽ được dùng để đối chiếu... x đơn giá hạch toán) và đối chiếu với kế toán tổng hợp * Ưu điểm: So với hai phương pháp trên, phương pháp này đã khắc phục được việc ghi chép trùng lắp và giảm nhẹ được khối lượng ghi chép, thuận lợi cho việc cung cấp số liệu, tạo điều kiện và tăng cường chức năng quan sát của kế toán với việc nhập -xuất- tồn vật tư cũng như việc ghi chép của thủ kho * Nhược điểm: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị,... hiện có và tình hình tăng giảm các loại vật liệu theo giá thực tế Tuỳ theo yêu cầu quản lý của DN mà tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3… TK 152 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ khác làm tăng giá trị Bên Có: - Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho - Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng và hàng mua trả lại - Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị... Ngoài ra trong quá trình hạch toán , kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK 151, 133, 112, 111, 331… * Trình tự hạch toán: - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (xem sơ đồ 4) - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Việc hạch toán tương tự như trên chỉ khác là giá NVL là giá bao gồm cả VAT đầu vào (xem sơ đồ 5) 2 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ Kế toán tổng... dõi tình hình thu mua , tăng, giảm NVL theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) - TK 152: Nguyên vật liệu Dùng để phản ánh giá thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: TK 151, 133, 11, 112… * Trình tự hạch toán - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (xem sơ đồ 6) - Đối với DN tính thuế...- Công việc ghi chép dồn hết vào cuối kỳ do đó ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin kế toán cần thiết 2.3 Phương pháp sổ số dư(xem sơ đồ 3) Tại kho: Ngoài những công việc giống hai phương pháp trên, định kỳ theo quy định thủ kho phải tiến hành phân loại chứng từ nhập, xuất riêng (theo từng danh điểm) rồi lập phiếu giao nhập chứng từ nộp cho kế toán Ngoài ra, cuối tháng thủ . Các vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. giá nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1. Phân loại nguyên vật liệu Việc phân loại NVL tuỳ thuộc vào từng loại hình DN và từng ngành sản xuất