Đồ án: Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt

Đồ án: Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt

Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt MỤC LỤC MỤC LỤC . 4 .5 1- Giới thiệu chung 5 2- Các chức năng chính cần quản lý 6 2.1 – Quản lý nhân sự 6 2.2 – Quản lý chấm 6 2.3 – Quản lý tiền lương . 6 3- Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại . 6 3.1 – Quy trình chấm công 6 3.2 - Quy trình tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm . 7 3.3 – Quy trình tổng hợp báo cáo làm thêm . 7 3.4 – Quy trình tổng hợp báo cáo chấm công 8 4. Hạn chế của hệ thống hiện tại 9 5- Xây dựng hệ thống chấm công tự động . 10 5.1 – Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới . 10 5.2 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng . 10 5.2.1 – Thẻ từ . 10 5.2.2 – Đầu đọc thẻ 11 5.3 – Quy trình xử lý của hệ thống chấm công mới 12 5.3.1 – Thiết lập cổng đọc thẻ 12 5.3.2 - Quản lý nhân sự . 13 5.3.3 – Nhập dữ liệu chấm công hàng ngày . 13 5.3.4 - Quy trình tính lương 17 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG . 19 1. Biểu đồ phân cấp chức năng 19 2. Đặc tả các nghiệp vụ trong hệ thống 20 Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 1 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 2.1 – Nghiệp vụ quản lý nhân sự . 20 2.2 – Nghiệp vụ chấm công . 21 2.3 – Nghiệp vụ quản lý lương 22 3. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức 23 3.1 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 23 3.2 – Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh . 24 3.3 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh . 25 3.3.1 – Biều đồ phân rã chức năng Quản lý nhân sự 25 3.3.2 – Bỉều đồ phân ra chức năng Chấm công . 26 3.3.3 - Biểu đồ phân ra chức năng Quản lý tiền lương . 28 4. Sơ đồ thực thể liên kết . 29 4.1 – Bảng mô tả các thực thể . 29 4.1.143.1.1– Bảng Hồ sơ: . 30 4.1.24.1.2- Bảng Phòng ban: . 30 4.1.3- Bảng Chức vụ: ……………… . 30 4.1.4- Bảng Giờ vào ra:…………… 30 4.1.5- Bảng Lý do nghỉ:…………… 31 4.1.6- Bảng Đăng ký nghỉ:……… . 31 4.1.7- Bảng Đăng ký làm thêm:… . 31 4.1.8- Bảng Người dùng:………… 31 4.1.9- Bảng Chức năng:………… 32 4.1.10… 32 4.1.114.1.11- Bảng Thiết lập cổng:…… . 32 4.1.124.1.12- Bảng tạm ứng:…………… 32 4.1.134.1.13- Bảng Báo cáo chi tiết:…… 33 4.1.144.1.14- Bảng Báo cáo giờ vào ra: . 33 4.1.154.1.15- Bảng Báo cáo lương tháng chi tiết: 34 Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 2 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 4.1.164.1.16- Bảng Báo cáo nhân viên vắng mặt: 34 4.1.174.1.17- Bảng Báo cáo số lượng nhân viên đi làm . 35 4.2 – Sơ đồ thực thể liên kết 35 CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG . 36 1. Thiết kế menu trong chương trình 36 2. Thiết kế các Form . 38 3. Thiết kế CSDL 40 3.1 – Thiết kế vật lý dữ liệu . 40 3.2 – Mô tả ràng buộc toàn vẹn . 41 3.2.1 – Ràng buộc bối cảnh 1 quan hệ 41 3.2.2 – Ràng buộc bối cảnh nhiều quan hệ . 41 4. Một số giao diện chính của chương trình . 42 4.14.1- Giao diện Đăng 42 4.2 Chính . 43 4.3 .43 4.4 .44 4.5Error: Reference source not found 44 4.6Error: Reference source not found lý nhân sự 45 4.7 mới Hồ sơ nhân viên 46 4.8Error: Reference source not found Hồ sơ nhân viên 46 4.9Error: Reference source not found kiếm Hồ sơ nhân viên . 47 4.10Error: Reference source not found 47 4.11Error: Reference source not found 48 4.12Error: Reference source not found 48 4.13Error: Reference source not found 48 KẾT LUẬN …………………………………………………………… 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO . 52 Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 3 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay trên thế giới nói chung và nước ta nói riêng đang diễn ra quá trình tin học hoá toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế xã hội, loài người đang chuyển sang kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Máy tính và các công cụ của nó đã trở thành nhu cầu không thể thiếu được đối với các ngành khoa học và kỹ thuật, trong lĩnh vực quản lý, kế toán giảng dạy, các ngành công nghệ chế bản và đồ hoạ . Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm giảm được sự quản lý đầy khó khăn, phức tạp trên giấy tờ trong công tác quản lý. Nó có yếu tố quan trọng, quyết định không nhỏ đến sự thành công của mỗi ngành nghề, mỗi xí nghiệp, mỗi quốc gia ngày nay. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần của Công nghệ thông tin, giúp con người khảo sát, thiết kế và xây dựng những chương trình quản lý một cách quy củ và dễ dàng hơn. Với vốn kiến thức được học trong môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và sự giúp đỡ của thầy Nguyễn Danh Tú, nhóm chúng em đã chọn đề tài: Hệ thống quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt để tìm hiểu và thực hành những kiến thức của môn học này. Dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian và kiến thức còn hạn vì vậy hệ thống chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết. Rất mong được sự góp ý của Thầy để hệ thống được tốt hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy! Hà Nội, Ngày 10 tháng 05 năm 2011 Nhóm sinh viên thực hiện Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 4 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1 – Giới thiệu chung Công ty cổ phần thương mại AZLAZ là công ty chuyên sản xuất, gia công phần mềm, thiết kế Web, Thương mại điện tử. Số lượng cán bộ, nhân viên hiện tại của công ty là 50 người chia làm các phòng ban chính sau: Nhân viên làm theo giờ hành chính, 8giờ/1ngày, một tuần làm việc 6 ngày từ thứ Hai đến thứ Bảy, một năm được nghỉ 8 ngày đó là (Ngày 30/4, 1/5, 2/9, Tết dương lịch, Tết âm lịch ) theo đúng quy định của công ty. Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 5 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Nhân Sự PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh Phòng kiểm thử Phòng tài chính Phòng lập trình Điều hành dự án Chăm sóc khách hàng Phân tích hệ thống Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 2 – Các chức năng chính cần quản lý 2.1 - Quản lý nhân sự Chức năng này dùng để cập nhập thông tin về nhân viên như tên tuổi, ngày tháng năm sinh, giới tính, quê quán, trình độ học vấn, ngày vào công ty, chức vụ… 2.2- Quản lý chấm công Giúp quản lý được việc đi làm của nhân viên như thời gian đi làm, thời gian nghỉ, thời gian làm thêm…từ đó đưa ra báo cáo chấm công của nhân viên vào cuối tháng. 2.3- Quản lý tiền lương Từ báo cáo chấm công của nhân viên sẽ tính lương cho nhân viên vào cuối tháng. Lập báo cáo gửi các phòng ban liên quan và trả lương cho nhân viên. 3 – Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại 3.1- Quy trình chấm công Hiện tại công tác quản lý chấm công của công ty cổ phần thương mại AZLAZ được thực hiện như sau: - Việc chấm công do nhân viên chấm công thực hiện trên giấy tờ, sau mỗi kỳ chấm công, nhân viên này gửi số liệu chấm công lên bộ phận chấm công và làm lương của phòng Kế toán. - Bộ phận chấm công và làm lương sẽ tổng hợp lại số liệu nhận được và đưa ra bảng chấm công của tháng. - Nhân viên chấm công làm nhiệm vụ chấm công cho các nhân viên mỗi khi nhân viên đến làm việc (nhân viên chấm công ghi giờ đến và giờ về của từng ngày làm của từng nhân viên). Hiện tại công ty quy định mỗi nhân viên phải báo cáo tối đa 4 lần, tối thiểu 2 lần một ngày đó là giờ đến và giờ về đối với nhân viên nghỉ trưa. Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 6 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt - Đối với nhân viên trưa ở lại công ty thì chỉ cần báo cáo 2 lần một ngày. - Tổng số thời gian làm việc của một ngày là 8 tiếng chưa bao gồm thời gian nghỉ trưa là 1giờ 30 phút và thời gian làm thêm. - Khi nhân viên có nhu cầu làm thêm thì nhân viên đó phải đăng ký làm thêm. Quy định về thời gian làm việc: + Từ thứ 2 đến thứ 7. + Sáng: từ 7h30 đến 11h30. + Chiều: từ 13h đến 17h. Quy định về thời gian làm thêm: + Thời gian làm thêm là các ngày chủ nhật, ngày lễ, tết + Ngày thường từ thứ 2 đến thứ 7 thời gian làm thêm từ 17h đến 22h. 3.2- Quy trình tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm - Cuối tháng nhân viên chấm công tổng hợp nên bảng chấm công tháng. Căn cứ thời gian thực tế của từng nhân viên đi làm để tổng hợp nên báo cáo đi muộn về sớm của các nhân viên. - Việc đi muộn về sớm thực chất là một bởi đều phản ánh sự vi phạm kỷ luật của người lao động làm không đủ thời gian quy định. - Đi muộn về sớm sẽ được tính độc lập không có sự bù trừ thời gian với làm thêm, có nghĩa là làm thêm vẫn được tính làm thêm nhưng đi muộn về sớm vẫn bị phạt. 3.3- Quy trình tổng hợp báo cáo làm thêm Việc làm thêm của nhân viên được tính toán như sau: - Nhân viên chỉ được tính làm thêm giờ nếu như nhân viên đó có đăng ký làm thêm (đăng ký thời gian cụ thể). Từ đó thời gian làm thêm của nhân viên đó mới được chấp nhận. Ngược lại nếu nhân viên này không Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 7 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt đăng ký làm thêm mà giờ về của nhân viên này lớn hơn giờ kết thúc làm việc do công ty quy định thì nhân viên đó không được tính làm thêm. - Làm thêm căn cứ vào khoảng thời gian làm việc và múi giờ mà nhân viên đó đăng ký. Làm thêm này sẽ được cộng dồn từng ngày vào cuối tháng và quy ra giờ để trả lương cho nhân viên. - Có 3 dạng làm thêm đó là: Làm thêm ngày thường, làm thêm ngày nghỉ, làm thêm ngày Lễ. Mỗi dạng được tách riêng trong một tháng để tính toán với hệ số khác nhau. 3.4- Quy trình tổng hợp báo cáo chấm công - Đối với việc tính toán thời gian làm việc của nhân viên được căn cứ vào thời gian có mặt của nhân viên, nếu đi muộn hoặc về sớm mà không có giấy xin phép nghỉ được phòng nhân sự đồng ý thì vẫn bị tính là đi muộn về sớm. - Thời gian làm thêm của nhân viên được tính bằng 1.5 lần ngày thường, Thời gian làm thêm ngày lễ tết được tính gấp 2.5 – 3 ngày thường. - Chế độ nghỉ của nhân viên được căn cứ theo quy định của công ty và được định nghĩa thành 2 dạng nghỉ đó là: Nghỉ có trả lương và Nghỉ không trả lương. Ta có bảng sau: Các dạng nghỉ Nghỉ có trả lương hoặc không trả lương Nghỉ ốm Có Nghỉ thai sản Có Nghỉ việc riêng Không Nghỉ không lý do Không Nghỉ ngày lễ Có Nghỉ phép Có Nghỉ đi công tác Có Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 8 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt Nghỉ đi học Có … Dựa vào các tiêu chuẩn đó người phụ trách việc chấm công phải tổng hợp lên một bảng chấm công đầy đủ. 4- Hạn chế của hệ thống hiện tại Do công tác chấm công của công ty theo kiểu thủ công nên nó bộc lộ một số hạn chế sau: - Tất cả các thao tác chấm công cho nhân viên chủ yếu cộng trừ bằng cách nhập toàn bộ số giờ đăng ký của nhân viên vào bảng Excel, sau đó cộng trừ thời gian đi muộn về sớm, làm thêm, thời gian thực tế làm việc trong tháng. Như vậy là rất mất thời gian, thông thường việc chấm công cho 100 nhân viên của một nhân viên phòng kế toán chiếm mất 2.5 ngày của do phải tổng hợp quá nhiều yếu tố sau đó mới có thể tổng hợp nên 2 báo cáo trên. - Do phải nhập một lượng dữ liệu quá lớn nên các sai sót thường xuyên xảy ra, ảnh hưởng đến ngày công của nhân viên. - Đối với bộ phận Kế toán, công đoạn tính tiền lương, thưởng, phạt, phụ cấp, tạm ứng, làm thêm…cho tất cả nhân viên của công ty, điều đó không thể tránh khỏi sự nhầm lẫn và mất thời gian. - Khi cần báo cáo với người quản lý về tình trạng đi làm của nhân viên thì mất rất nhiều thời gian để tổng hợp, nó ảnh hưởng đến việc đề ra các quyết định trong quản lý. - Khi tra cứu về thời gian làm việc của nhân viên trong một thời điểm nào đó trong năm thì cũng rất mất thời gian do toàn bộ dữ liệu để trên giấy tờ. - Khi số lượng nhân viên tăng thêm nhiều thì việc chấm công sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian, tính chính xác sẽ giảm xuống. - Không kiểm soát được chi tiết, chính xác từng phút mà nhân viên đó đi muộn hoặc về sớm. Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 9 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt - Tất cả những hạn chế trên làm tăng chi phí sản xuất ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận của công ty. 5- Xây dựng hệ thống chấm công tự động 5.1- Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới - Hệ thống phải đáp ứng được việc làm giảm tối đa thời gian chấm công cho các nhân viên chấm công. - Bất kỳ thời điểm nào người quản lý cũng có thể biết được tình trạng đi làm của của nhân viên của công ty, kịp thời có những biện pháp nhắc nhở đối với những nhân viên kém tích cực trong khi làm việc. - Đảm bảo được tính chính xác khi tổng hợp ngày công, số giờ làm thêm, số phút đi muộn về sớm trong tháng của nhân viên. - Bổ sung được nhiều thông tin phục vụ cho công tác quản lý tra cứu về số liệu chấm công của nhân viên. - Đảm bảo được tính bảo mật cho các chức năng, cấp quyền truy nhập cho từng đối tượng có chức năng cụ thể. 5.2 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng 5.2.1- Thẻ từ Thẻ từ: Được làm từ chất liệu nhựa PVC Laminate, kích thước: 86mm×54mm×0.76mm theo chuẩn ISO quốc tế. Mặt trước của thẻ in ảnh nhân viên, tên công ty, logo tên nhân viên, phòng ban, chức vụ mã số. Thẻ rất tiện ích cho việc nhân viên đeo thẻ khi ra vào công ty. Mặt sau thẻ có một dải băng từ, trên dải băng từ có ghi mã nhân viên lên đó. Thẻ được xử lý qua một hệ thống chuyên dụng để phủ một dải băng từ 3 track mã hoá. Track 1: In theo dạng ký tự (8 bit nhớ) Track 2: In theo dạng số (8 bit nhớ) Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 10 [...]... Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 13 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt Một số biểu mẫu báo cáo của quá trình xử lý chấm công này: – Báo cáo số lượng nhân viên đi làm trong ngày: Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 14 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt – Báo cáo nhân viên vắng mặt: Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 15 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt. .. tính một công như đi làm Hệ thống sẽ tự động tính toán lương của nhân viên và in ra báo cáo để phòng Kế toán gửi các phòng ban liên quan – Báo cáo Lương tháng của từng nhân viên Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 18 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt CHƯƠNG II – PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHẤM CÔNG 1– Biểu đồ phân cấp chức năng Báo cáo chấm công Hình 2.1: Biểu đồ phân cấp chức năng Bùi Công Nhượng.. .Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt Track 3: In theo dạng số và ký tự đặc biệt (8 bit nhớ) Khi một nhân viên quẹt thẻ qua đầu đọc thì mã nhân viên đó sẽ được truyền về máy tính và máy tính sẽ ghi lại giờ quẹt thẻ của nhân viên đó để làm căn cứ chấm công Để đảm bảo cho việc kiểm soát vào ra thì máy tính đặt ở vị trí phòng bảo vệ để tiện cho việc kiểm soát nhân viên, khi quẹt thẻ trên màn... khi nhân viên thấy cần thiết Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 12 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 5.3.2- Quản lý nhân sự Quá trình quản lý nhân bao gồm: Cập nhật thông tin nhân viên và tìm kiếm nhân viên Quá trình cập nhật thông tin nhân viên chỉ dành cho người quản lý Khi có một nhân viên mới vào công ty, Phòng nhân sự sẽ tạo mới một Hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin của nhân... liệu chấm công hằng ngày bằng hai cách: nhân viên quẹt thẻ khi ra vào hoặc là người quản trị nhập dữ liệu bằng tay khi xảy ra sự cố quẹt thẻ Mỗi nhân viên của công ty sẽ được phát một thẻ từ nhân viên Khi nhân viên đến công ty bắt đầu làm việc và kết thúc công việc ra về phải tiến hành quẹt thẻ để hệ thống cập nhật thông tin ngày giờ làm việc của nhân viên Thông thường mỗi nhân viên sẽ tiến hành quẹt thẻ. .. thêm ngày tính hệ số 3 Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 17 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt Công ty đã định nghĩa các dạng nghỉ theo quy định của công ty đó là: Nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, nghỉ việc riêng, nghỉ hiếu hỉ, nghỉ tai nạn…đồng thời công ty cung định nghĩa dạng nghỉ nào được trả lương dạng nghỉ nào không được trả lương, để tính toán ngày công trong tháng, cụ thể... cáo cần thiết Tên nghiệp vụ: Đăng kí nghỉ làm Input:  Thông tin nhân viên như họ tên, phòng ban…  Lý do nghỉ  Thời gian nghỉ như thế nào Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 21 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt Output:  Phiếu đăng kí nghỉ làm Xử lý: Nhân viên có nhu cầu nghỉ làm sẽ sử dụng chức nằng đăng kí nghỉ làm để hệ thống gửi mẫu phiếu đăng kí nghỉ làm Nhân viên điền các thông... cáo giờ vào ra của nhân viên: Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 16 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt – Báo cáo Chấm công chi tiết: 5.3.4- Quy trình tính lương Quy trình tính lương được thực hiện nhờ chức năng Tính lương của hệ thống bằng thao tác của các nhân viên kế toán Cách tính lương được cài đặt sẵn trong phần mềm theo đúng quy định tính lương của công ty Ví dụ quy định về việc tính... Thắng 19 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 2- Đặc tả các nghiệp vụ trong hệ thống 2.1 – Nghiệp vụ quản lý nhân sự Tên nghiệp vụ: Cập nhật thông tin nhân viên Input:  Họ tên nhân viên  Ngày sinh  Giới tính  Địa chỉ  Mã nhân viên  Mã phòng ban  Mã chức vụ  Hệ số lương  Số điện thoại  Số Chứng minh nhân dân  Trình độ văn hóa  Trình độ ngoại ngữ …… Output:  Bảng hồ sơ nhân viên Xử lý: Nếu... Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 20 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt Xử lý: Khi yêu cầu tìm kiếm được nhập, hệ thống sẽ truy vấn vào cơ sở dữ liệu Hồ sơ nhân viên để tiến hành tìm kiếm và trả về kết quả tìm kiếm Nếu không tìm thấy dữ liệu theo đúng yêu cầu người tìm kiếm, hệ thống sẽ yêu cầu người tìm kiếm xem lại thông tin tìm kiếm hoặc bổ sung thông tin tìm kiếm 2.2 – Nghiệp vụ chấm . 15 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt – Báo cáo giờ vào ra của nhân viên: Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 16 Quản lý chấm công sử dụng. thể được sửa đổi khi nhân viên thấy cần thiết. Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 12 Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt 5.3.2- Quản lý nhân