tác dụng của việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu đối với việc quản trị, điều hành của nhà quản lý và giải quyết công việc của chuyên viên; nguyên tắc và phương pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến; kiến thức và kỹ năng cần phải có đối với người làm công tác hành chính văn phòng;
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BÀI KIỂM TRA CUỐI KHÓA LỚP NGẮN HẠN THÁNG 9-10/2021 Họ tên: Hồng Thị Bích Mai Ngày sinh: 26/06/1992 Nơi sinh: Thái Nguyên Môn thi: Kỹ năng, nghiệp vụ Hành - Văn phịng Văn thư - Lưu trữ HÀ NỘI - 2021 BÀI LÀM PHẦN THỨ NHẤT: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯU TRỮ Câu 1: Anh, chị chứng minh tác dụng việc lập, quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu việc quản trị, điều hành nhà quản lý giải công việc chuyên viên Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức sản sinh nhiều văn bản, giấy tờ Đây minh chứng quan trọng lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý đồng thời nơi cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy để phục vụ cho mục đích khác đời sống kinh tế, trị, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng việc hồn thành tiêu kế hoạch công tác quan, tổ chức Để tài liệu thực nguồn tư liệu quý giá, phục vụ đắc lực cho mục đích khác đời sống xã hội cán bộ, cơng chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc Việc giúp lãnh đạo cơng chức, viên chức tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, cơng việc giúp cho cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị quản lý, xếp văn cách khoa học, đầy đủ có hệ thống, giải cơng việc hàng ngày đạt suất, chất lượng hiệu quả, đáp ứng mục tiêu, yêu cầu cải cách hành Tại Điều Luật Lưu trữ, quy định trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan: - Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Câu 2: Hãy trình bày nguyên tắc phương pháp quản lý văn đi, văn đến? Văn đi: Là tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Bước 1: Kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ghi thời gian số văn Bước 2: Đăng ký văn Bước 3: Sao chép, đóng dấu quan, tổ chức đóng dấu thể mức độ khẩn Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi tình trạng chuyển phát Bước 5: Lưu văn Văn đến: Là tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Bước 1: Tiếp nhận văn đến Bước 2: Đăng ký văn đến Bước 3: Trình để duyệt chuyển giao văn đến Bước 4: Giải theo dõi tiến độ giải văn đến Nguyên tắc quản lý văn đi, văn đến - Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải - Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành họặc chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” “Khẩn” phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Thông tư 07/2012/TT-BNV - Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải cơng việc PHẦN THỨ HAI: HÀNH CHÍNH - VĂN PHÒNG Câu 1: Anh, chị xác định kiến thức kỹ cần phải có người làm cơng tác hành văn phịng? Tại yêu nghề yêu cầu quan trọng người làm cơng tác hành văn phòng? Văn phòng Ủy ban nhân dân xã phận thuộc Ủy ban nhân dân xã, có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã về: Chương trình, kế hoạch cơng tác; tổ chức, quản lý cơng bố thơng tin thức hoạt động Ủy ban nhân dân xã; đầu mối Trang Thông tin điện tử xã, kết nối hệ thống thông tin hành điện tử đạo, điều hành Ủy ban nhân dân xã; phục vụ hoạt động Ủy ban nhân dân xã; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ công tác quản trị nội Văn phịng Tham mưu quản lý nhà nước cơng tác đối ngoại xã; kiểm soát thủ tục hành chính, tổ chức triển khai thực chế cửa, cửa liên thông giải thủ tục hành xã Kiến thức: Đối với người làm cơng tác hành văn phịng cần phải học tập tu dưỡng kiến thức, trau dồi kỹ phẩm chất cụ thể: Tốt nghiệp đại học trở lên với chuyên ngành phù hợp quản trị văn phịng, luật, hành học, quản lý nhà nước, văn thư lưu trữ, có kiến thức chun mơn hành chính, văn phịng Kỹ năng: - Kỹ giao tiếp - Kỹ làm việc nhóm - Kỹ tin học - Kỹ quan sát - Kỹ lãnh đạo chịu trách nhiệm - Kỹ tham mưu, tổng hợp - Kỹ lập kế hoạch - Kỹ quản lý thời gian - Kỹ xử lý khủng hoảng - Kỹ thuyết trình - Kỹ soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu, hồ sơ - Kỹ sử dụng công nghệ thông tin - Phẩm chất nhân viên văn phòng: Trung thực, trách nhiệm; Cần, kiệm, liêm, chính, chí cơng vơ tư; Có phẩm chất trị tốt, gương mẫu chấp hành chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước Khi lựa chọn cơng việc hành văn phòng, chắn bạn người nhanh nhẹn, tháo vát, nhiệt tình yêu nghề Bạn làm việc tỉ mỉ, xác, có quy củ, có tư khoa học đầu óc xếp Bạn cần quản lý thời gian, kỹ hợp tác, làm việc nhóm, khả bao quát, tổng hợp, kỹ giao tiếp, xử lý tình khéo léo, kỹ ngoại ngữ tuyef quan yêu cầu kiến thức tin học văn phòng yêu cầu dành cho nhân viên hành văn phịng Thường xun tham gia hoạt động ngoại khóa Phải người có trách nhiệm, nhiệt tình, say mê với cơng việc Văn phịng “người làm dâu trăm họ”, sớm muộn, nhiều lúc phải xử lý cơng việc ngồi hành chính, kể ngày nghỉ Rõ ràng, với khối lượng cơng việc bề bộn, tính chất cơng việc phức tạp, áp lực công việc cao, đan cài vấn đề lớn đến công việc cụ thể; thiếu tinh thần trách nhiệm, say mê, nhiệt tình u nghề khó hồn thành tốt nhiệm vụ giao Đó sở, lực đẩy giúp cán văn phòng chuyên tâm với nhiệm vụ, khắc phục khó khăn, tìm tịi sáng tạo để hoàn thành nhiệm vụ với hiệu cao Câu 2: Hãy tham mưu cho lãnh đạo hai vấn đề đây: Giải pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí nhằm nâng cao hiệu quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước Ủy ban nhân dân xã Quang Sơn Hiện cơng tác quản lý tài chính, ngân sách UBND xã Quang Sơn thực quy định pháp luật, nhiên điều kiện nguồn ngân sách nhà nước hạn hẹp, khó khăn, đơi cịn tượng chưa khơng tiết kiệm, gây lãng phí việc sử dụng ngân sách Để khắc phục bất cập công tác này, thời gian đến cần thực số giải pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí nhằm nâng cao hiệu việc quản lý sử dụng nguồn ngân sách nhà nước như: thực nghiêm túc quy định Trung ương, tỉnh sách thực hành tiết kiệm, chống lãng phí việc điều hành quản lý sử dụng ngân sách nhà nước Công khai, minh bạch nguồn ngân sách cấp, thẩm định toán hàng năm Chủ động rà soát điều chỉnh nhiệm vụ chi, tăng cường cơng tác kiểm tra, kiểm sốt chi tiêu, áp dụng biện pháp, giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu công tác tiết kiệm, chống lãng phí Để cơng tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí UBND xã Quang Sơn thực chất, hiệu cần quan tâm số giải pháp sau: Tiết kiệm điện: Hiện nay, tất thiết bị hỗ trợ cho cơng việc phịng, ban chuyên môn đa số liên quan đến điện; hàng tháng chi phí trả tiền điện lớn, trung bình 4-5 triệu đồng/tháng trở lên Mặc dù Văn phịng thường xuyên nhắc nhở tượng quên tắt điện thắp sáng; mở cửa sổ cửa dùng máy điều hịa, cắm thường xun dụng cụ đun nước bật chế độ chờ máy vi tính chưa sử dụng… Để tiết kiệm điệm an toàn cháy nổ nên tắt cầu dao tổng cuối ngày làm việc để đề phòng, dịp cuối tuần dịp nghỉ lễ, tết dài ngày; mở rộng cửa sổ cửa phịng làm việc để đón ánh sáng khí trời tự nhiên (trong điều kiện thời tiết bình thường) để tiết kiệm điện thắp sáng máy điều hòa; sử dụng máy quạt thay máy điều hịa; trời nóng nên bật máy sau 30 phút đầu làm việc tắt máy trước 30 phút kết thúc làm việc, sử dụng chế độ hẹn giờ, tự ngắt điện chủ động ngắt điện, nhiệt độ từ 26 0C đến 280C đóng kín cửa phịng Thay dần sản phẩm máy móc, thiết bị điện khác có tính siêu tiết kiệm điện; thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, kiểm tra đường dây tải điện bảo đảm ngăn ngừa tượng rò rỉ điện gây nguy hiểm cho người giảm hao hụt điện Tiết kiệm văn phòng phẩm Để tiết kiệm văn phòng phẩm thực số giải pháp như: Đối với giấy in tài liệu nên in mặt giấy, điều giúp tiết kiệm 50% mức tiêu thụ giấy theo cách thông thường Chuyên viên tham mưu nên kiểm tra cẩn thận thể thức, nội dung, ngữ pháp, lỗi tả văn trước in để hạn chế số lượng trang in hỏng; giấy in hỏng tận dụng mặt giấy trống để nháp cắt theo khổ nhỏ để làm giấy ghi chép (thay cho giấy vàng) Đối với tài liệu tham khảo cần in văn xin ý kiến lãnh đạo cài đặt phơng chữ, đặt lề nhỏ lại để làm giảm số lượng trang cần in Hiện số tài liệu gửi qua mạng nội bộ, CBCC nên nghiên cứu máy tính, chắt lọc thơng tin, liệt kê nội dung ngắn gọn để ghi chép sổ tay nhằm hạn chế việc in ấn không cần thiết Mặt khác cá nhân, phận nên trang bị thùng giấy đựng giấy in hỏng để cá nhân tái sử dụng chia sẻ để người có nhu cầu tái sử dụng Trang bị máy in mặt dần thay máy in đời cũ để tiết kiệm thời gian, giấy in ... hành chính, văn phịng Kỹ năng: - Kỹ giao tiếp - Kỹ làm việc nhóm - Kỹ tin học - Kỹ quan sát - Kỹ lãnh đạo chịu trách nhiệm - Kỹ tham mưu, tổng hợp - Kỹ lập kế hoạch - Kỹ quản lý thời gian - Kỹ. .. phương pháp quản lý văn đi, văn đến? Văn đi: Là tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Bước 1: Kiểm tra... THỨ HAI: HÀNH CHÍNH - VĂN PHỊNG Câu 1: Anh, chị xác định kiến thức kỹ cần phải có người làm cơng tác hành văn phòng? Tại yêu nghề yêu cầu quan trọng người làm công tác hành văn phịng? Văn phịng