Bài thảo luận: mô hình 5S - Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke

Seiri Seiton Seiso, Seiketsu và ShitsukeGiới thiệu về 5S:5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật bắt đầu là chữ S sau khi phiên âm sang hệ chữ Latinh gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Trong tiếng Việt, để dễ nhớ và giữ nguyên 5 chữ S đầu tiên, chúng ta có thể sử dụng các từ tương đương như sau: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.Khái niệm 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và xuất phát từ triết lý “Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”. 5S là khởi đầu của một cuộc sống năng suất, tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người. Đồng thời 5S sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí. Môi trường làm việc sẽ ảnh hướng đến hành vi ứng xử của mọi người, và các hành vi ứng xử giống nhau của một nhóm người sẽ tạo ra nền văn hóa. Do đó, có sự liên hệ chặt chẽ giữa văn hóa và môi trường làm việc.Khi thực hiện thành công, 5S sẽ mang lại những thay đổi đáng ngạc nhiên. Những thứ không cần thiết được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp một cách khoa học sao cho dễ thấy, dễ lấy và dễ dàng để lại đúng chỗ. Máy móc thiết bị cũng trở nên sạch sẽ hơn, tạo điều kiện cho người công nhân có thể phát hiện những sự bất thường của thiết bị để dễ dàng bảo dưỡng và sửa chữa. Các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người ở nơi làm việc và qua đó nâng cao tính hợp tác, trách nhiệm cũng như ý thức của người lao động với công việc.I. Nội dung mô hình 5S:1.1.Nội dung mô hình 5S1.2.Mối quan hệ với các khái niệm khác:1.3.Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5SCác bước triển khai thực hành 5S tại tổ chức/doanh1.4.nghiệp1.4.1. Thành lập Ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch thực hiện1.4.2.Thực hiện bước Seiri – Sàng lọc1.4.3.Thực hiện bước Seiton – Sắp xếp1.4.4.Thực hiện bước Seiso – Sạch sẽ1.4.5.Thực hiện bước Seiketsu – Săn sóc1.5.Kỹ thuật đánh giá thực hành 5S tại tổ chức/doanh nghiệpII.Ưu, nhược điểm của mô hình 5S2.1.Ưu điểm mô hình 5S2.2. Nhược điểm mô hình 5SIII.Ví dụ về việc áp dụng mô hình 5S:3.1.Toyota:3.2.Nhà máy xi măng Nghi Sơn, Thanh Hóa:Bài thảo luận: mô hình 5S - Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke

Nhóm thuyết trình số 4 – mô hình 5S Giới thiệu về 5S: 5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật bắt đầu là chữ S sau khi phiên âm sang hệ chữ Latinh gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Trong tiếng Việt, để dễ nhớ và giữ nguyên 5 chữ S đầu tiên, chúng ta có thể sử dụng các từ tương đương như sau: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Khái niệm 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và xuất phát từ triết lý “Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”. 5S là khởi đầu của một cuộc sống năng suất, tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người. Đồng thời 5S sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí. Môi trường làm việc sẽ ảnh hướng đến hành vi ứng xử của mọi người, và các hành vi ứng xử giống nhau của một nhóm người sẽ tạo ra nền văn hóa. Do đó, có sự liên hệ chặt chẽ giữa văn hóa và môi trường làm việc. Khi thực hiện thành công, 5S sẽ mang lại những thay đổi đáng ngạc nhiên. Những thứ không cần thiết được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp một cách khoa học sao cho dễ thấy, dễ lấy và dễ dàng để lại đúng chỗ. Máy móc thiết bị cũng trở nên sạch sẽ hơn, tạo điều kiện cho người công nhân có thể phát hiện những sự bất thường của thiết bị để dễ dàng bảo dưỡng và sửa chữa. Các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người ở nơi làm việc và qua đó nâng cao tính hợp tác, trách nhiệm cũng như ý thức của người lao động với công việc. I. Nội dung mô hình 5S: I.1. Nội dung mô hình 5S 1. Seiri ( 整理 ) - Sorting – Sàng Lọc: Loại bỏ những cái không cần thiết ra khỏi cái cần thiết. Kiểm tra tất cả các công cụ, nguyên liệu, … trong nhà máy, khu vực làm việc và chỉ giữ những thứ quan trọng, mọi thứ khác được cất giữ hay vứt bỏ. 1 2. Seiton ( 整頓 ) - Straighten or Set in Order – Sắp xếp: Sắp xếp công cụ, thiết bị và phụ tùng sao cho hiệu quả, góp phần phục vụ quy trình tác nghiệp. Cụ thể, những công cụ và thiết bị cần phải được giữ nơi chúng sẽ được sử dụng và cần phải được sắp đặt theo một trật tự nhằm làm tối đa hiệu quả làm việc. Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự, đánh số để dễ tìm, dễ thấy, dễ tra cứu. 3. Seiso ( 清掃 ) - Sweeping – Sạch Sẽ: Vệ sinh khu vực làm việc để luôn giữ cho nó sạch sẽ, ngăn nắp. Cần có hoạt động hằng ngày vào cuối mỗi ca, nơi làm việc phải được dọn dẹp, mọi thứ được trả lại chỗ của chúng. Đồng thời, tạo điều kiện cho việc dễ dàng nhận biết vật gì nên mang đi đâu và đặt ở đâu. Điểm quan trọng nhất ở đây là những hoạt động nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp phải là một phần của công việc hằng ngày, được hình thành như một thói quen hay một khâu trong quy trình sản xuất chứ không phải là hoạt động thỉnh thoảng mới làm hay chỉ được bắt đầu khi mọi thứ đã trở nên lộn xộn. 4. Seiketsu ( 清潔 ) - Standardising – Săn Sóc: Tiêu chuẩn hóa những công việc, hoạt động hay đưa ra những tiêu chuẩn về ngăn nắp, sạch sẽ tại nơi làm việc để mọi người biết chính xác trách nhiệm của mình. 5. Shitsuke ( 躾 ) Sustaining – Sẵn Sàng: Đề cập đến việc duy trì và xem xét các tiêu chuẩn. Đào tạo để mọi người thực hiện các tiêu chuẩn đó, tạo thành thói quen cho nhân viên. Một khi 4S ở trên đã được thiết lập, phương pháp mới để hoạt động ra đời, cần duy trì, tập trung vào cách hoạt động này và không cho phép việc dần dần trở lại như cách thức hoạt động cũ. Tuy nhiên, khi có một sự cải tiến hay một cách làm việc mới mang tính tích cực, một công cụ mới, một yêu cầu đầu ra mới thì cần xem xét, điều chỉnh lại 4S đầu tiên sao cho phù hợp. I.2. Mối quan hệ với các khái niệm khác: 5S là một trong những phương pháp quản trị chất lượng được nhiều tổ chức sử dụng bên cạnh những phương pháp Lean (Lean Manufacturing) khác như SMED (Single 2 Minute Exchange of Die), TPM (Total Productive Maintenance) và Just In Time (JIT). Nhìn chung, những phương pháp này đều có những điểm chung nhất định. Một trong những nguyên tắc của 5S là yêu cầu loại bỏ những thứ không cần đến nhằm làm cho việc lấy dụng cụ và phụ tùng nhanh chóng, dễ dàng hơn. Nguyên tắc này cũng xuất hiện trong phương pháp SMED và JIT. Bước đầu tiên ở TPM là thao tác dọn dẹp máy móc, cũng là nguyên tắc cơ bản của 5S. Masaaki Imai - một nhà tư vấn Nhật Bản về quản trị chất lượng - cũng đã đề cập việc sử dụng chiến lược 5S trong cuốn sách về Kaizen của ông, vì vậy 5S là một phương pháp khá phổ biến. I.3. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S - Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Ban lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian. - Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình. - Sự tham gia của tất cả mọi người – Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn. - Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh . - Thực hành 5S có thể áp dụng tại bất kỳ phòng ban nào. I.4. Các bước triển khai thực hành 5S tại tổ chức/doanh nghiệp Để triển khai thực hiện 5S, tổ chức/doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau: 3 I.4.1. Thành lập Ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch thực hiện Trước hết, tổ chức cần xác định mục tiêu của dự án 5S và thành lập ban chỉ đạo 5S. Ban chỉ đạo thông thường gồm có các thành viên trong Ban lãnh đạo công ty, đại diện từ các phòng ban và là những người có uy tín và ảnh hưởng tới nhân viên trong các phòng ban. Thông thường, ban chỉ đạo 5S có thể chia thành 3 nhóm để thực hiện các chức năng: Quảng bá về 5S, Đào tạo 5S và Đánh giá 5S. Các thành viên trong ban chỉ đạo 5S cần hiểu nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho các cán bộ nhân viên trong tổ chức của mình. Cũng như việc áp dụng hệ thống chất lượng, vai trò của lãnh đạo là yếu tố quan trọng để dẫn đến thành công. Đối với việc thực hiện 5S cũng vậy, cam kết của lãnh đạo cần được thể hiện ngay từ giai đoạn ra quyết định, sau đó tới việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện cũng như duy trì trong tương lai. Thông báo chính thức của Ban lãnh đạo và các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S trong công ty. Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thông báo tới toàn tổ chức. Thông thường ban lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định chính thức việc áp dụng 5S cũng như quyết định thành lập Ban chỉ đạo. Từ đó sẽ có các nhóm 5S tại các bộ phận/phòng ban được hình thành nhằm triển khai một cách có hiệu quả tại từng đơn vị. Các nhóm 5S sẽ chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện tại đơn vị của mình và làm nòng cốt để thúc đẩy phong trào thực hiện và thi đua. Tổ chức cũng cần thực hiện việc đào tạo nội bộ về khái niệm cũng như yêu cầu của 5S. Có thể mời chuyên gia hoặc giảng viên bên ngoài nếu cần thiết. Các hoạt động tuyên truyền quảng bá thường được thực hiện thông qua các biểu ngữ, pa nô, áp phích. 4 Tổ chức ngày tổng vệ sinh trong toàn tổ chức. Đây là phương thức hữu hiệu để bắt đầu cho một chương trình 5S. Tất cả các cán bộ nhân viên từ cấp cao nhất sẽ tham gia. Để thực hiện ngay tổng vệ sinh có hiệu quả, Ban chỉ đạo thực hiện 5S cần đưa ra những phân công cụ thể cũng như cung cấp các dụng cụ vệ sinh cần thiết để tiến hành vệ sinh, chuẩn bị kho, giá, tủ để sắp xếp và chứa những đồ vật sau khi tiến hành sàng lọc. Các tổ chức nên duy trì việc tổng vệ sinh 2 lần trong 1 năm. I.4.2. Thực hiện bước Seiri – Sàng lọc Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận/đơn vị cần đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng, tài liệu, hồ sơ nào cần loại bỏ: - Quan sát kỹ nơi làm việc của mình, phát hiện và xác định những thứ không cần thiết, sau đó vứt bỏ (hủy) những thứ không cần thiết. - Nếu không thể quyết định được một thứ gì đó còn cần hay không cho công việc thì đánh dấu “sẽ hủy” kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng sang một bên. - Sau một thời gian ví dụ 3 tháng kiểm tra lại xem có ai cần đến thứ đó không, nếu sau 3 tháng mà không có ai cần đến tức là nó không cần cho công việc nữa. Nếu không thể tự mình quyết định thì hãy đề ra một thời hạn để xử lý. - Khi sàng lọc, không được quên kiểm tra trong ngăn kéo, tủ và trong phòng, phải kiểm tra mọi nơi, mọi ngóc ngách. Việc hủy những cái không cần thiết có thể bằng cách bán đồng nát, giao cho các đơn vị khác (nếu họ cần) hoặc vứt bỏ. Tuy nhiên nếu là thứ không thể để lộ ra bên ngoài tổ chức thì cần tiêu hủy. Khi hủy bỏ những thứ thuộc tài sản cơ quan nên báo cáo cho người có thẩm quyền được biết. I.4.3. Thực hiện bước Seiton – Sắp xếp - Khẳng định mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc. Tiếp theo cần suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện cho quy trình làm việc, đồng thời phải đảm bảo thẩm mỹ và an toàn. 5 - Trao đổi với các đồng nghiệp về nơi đặt vận dụng và cách sắp xếp, bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác. Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại; phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thì thực hiện. - Làm sao cho các đồng nghiệp của mình biết được là cái gì, để ở chỗ nào, để họ tự sử dụng mà không phải hỏi ai. Tốt nhất nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ tại đó. - Áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt và những chỉ dẫn cần thiết khác. I.4.4. Thực hiện bước Seiso – Sạch sẽ Có một quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc, nơi chế tạo ra sản phẩm. Như vậy sạch sẽ phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi liên tục trong suốt cả ngày. - Quét dọn: Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc một cách thường xuyên, nên dành 5-10 phút mỗi ngày để làm vệ sinh. Mọi người phải có trách nhiệm với môi trương xung quanh nơi làm việc. Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng. Nếu muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất hãy tạo ra môi trường đó. Đừng bao giờ tạo thói quen vứt rác bừa bãi. Cần lưu ý ngoài 5-10 phút hàng ngày cũng nên có thời gian làm vệ sinh trong tuần, trong tháng. Cái lợi do sạch sẽ đem lại lớn hơn nhiều so với thời gian bỏ ra. - Kiểm tra và loại trừ nguồn gốc gây dơ bẩn. - Quy hoạch, định vị khu vực để đồ phế thải. - Xử lý đồ phế thải. - Thiết lập quy định làm sạch. 6 I.4.5. Thực hiện bước Seiketsu – Săn sóc Yêu cầu của bước này là thực hiện đúng theo qui định các hoạt động Seiri – Seiton – Seiso. Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Để duy trì và nâng cao 5S, nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau: - Duy trì 3S đầu. - Tạo thói quen yêu thích sự sạch sẽ. - Áp dụng quản lý trực quan. - Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật. - Tiến hành hoạt động đánh giá 5S. - Tổ chức phong trào thi đua giữa các bộ phận, phòng ban, phân xưởng và giữa các tổ chức nhằm lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia chương trình 5S. Khi thực hiện bước này, cần nêu rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc. Việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên sẽ do thành viên tổ 5S của đơn vị thực hiện. Không nên chỉ tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng, động viên. I.4.6. Thực hiện bước Shitsuke – Sẵn sàng Tiếp tục thực hiện 4S trên cho đến khi ổn định, việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hoá của toàn tổ chức tức là khi đó đã đạt được bước Sẵn sàng. - Xây dựng quy tắc hay ràng buộc chung như các quy tắc an toàn vệ sinh, kỷ luật lao động, trang phục. - Giáo dục, huấn luyện mọi người thực hiện các quy tắc, ràng buộc. cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 7 5S. Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung. Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức. I.5. Kỹ thuật đánh giá thực hành 5S tại tổ chức/doanh nghiệp Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến hoạt động 5S là Đánh giá 5S. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khuyến khích các hoạt động 5S. Mục đích chính của việc đánh giá là: - Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S - Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S - Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến - Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp Để có thể thực hiện công tác đánh giá 5S, công ty/tổ chức cần có một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá. Các chuyên gia đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu của thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo… Các yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá bao gồm: - Hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S - Nắm được các nội dung và yêu cầu của thực hành 5S - Nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S - Hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực/bộ phận 8 Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, phòng ban, chuẩn bị các nguồn lực và thời gian cần thiết để tiến hành đánh giá. Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá. Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này. Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trọng tâm như sau: - Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S hay không? - Mọi người có tự hào về nơi làm việc của mình hay không? - Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không? - Nơi làm việc có an toàn không? - Máy móc và thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không? - Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm và dễ lấy hay không? - Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không? - Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không? - Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không - Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không? - Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/quần áo sạch sẽ, gọn gàng theo qui định hay không? - Mọi người có ý thức về việc tạo và giữ gìn hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không? 9 Đối với mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá, nhóm chuyên gia đánh giá lập danh mục/bảng hỏi đánh giá, thang điểm và cách thức chấm điểm. Thang điểm đánh giá có thể từ 1-5 hoặc từ 1-10. Cách cho điểm đánh giá thường được qui định theo mức độ áp dụng 5S tại từng bộ phận và kết quả đạt được Mỗi chuyên gia đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang điểm đã được thống nhất. Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá sẽ được so sánh với nhau và với điểm tối đa có thể đạt được. Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đối với những đơn thực hiện tốt. Việc thực hiện 5S chỉ có thể đạt kết quả tốt khi có sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên trong tổ chức. Bí quyết đem lại thành công trong việc huy động nguồn nhân lực cũng là yếu tố tạo nên năng suất và chất lượng của doanh nghiệp. II. Ưu, nhược điểm của mô hình 5S II.1. Ưu điểm mô hình 5S -Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm 10