Hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH thương mại và đầu tư quốc vương

Chuyên dề tốt nghiệp GVHD: CH Phan Thanh Hải LỜI NÓI ĐẦU  Xu hướng công nghiệp hoá hiện đại hoá hiện nay đòi hỏi tất cả các ngành các thành phần kinh tế phải nỗ lực không ngừng, trong đó ngàng sản xuất kinh doanh cũng góp phần quan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hoá đất nước . Trong bối cảnh hiện nay gần như không có một quốc gia nào áp dụng chính sách kinh tế khép kín mà ngược lại là một sự hoà nhập lẫn nhau trong một nền kinh tế mở có tính toàn cầu . Như Việt Nam hiện nay trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO đây là cơ hội cho các ngành kinh tế phát triển hơn. Để đảm bảo cho sự tồn tại, xu hướng chung của kinh tế Việt Nam và xu hướng chung của các doanh nghiệp là cần nâng cao khả năng thích ứng với cơ chế thị trường , tăng khả năng cạnh tranh của hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy trong một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì hạch toán kế toán ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế. Công tác hạch toán cung cấp một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời những thông tin cần thiết để lãnh đạo doanh nghiệp đề ra những quy định quản lý đúng đắn nhằm nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì thế hoạt động hạch toán nghiệp vụ mua vào đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại. Qua việc theo dõi hoạt động mua vào đối với hàng hoá, công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng cho các nhà doanh nghiệp, nắm bắt được toàn bộ hoạt động kinh doanh của đơn vị nhằm đưa ra các giải pháp phương hướng cụ thể để tăng lợi nhuận và giảm chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Thấy được tầm quan trọng của công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng cũng như sự mong muốn kết hợp giữa lý thuyết đã học và thực tiễn và để giúp mình hiểu hơn về công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng. Chính vì thế nên em xin chọn đề tài: “ Hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư quốc Vương” làm báo cáo thực tập cho chuyên đề của mình. Nội dung đề tài được chia làm 3 phần: Phần 1: Cơ sở lý luận về kế toán nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thương mại SVTH: CAO THỊ HOA Trang 1 Chuyên dề tốt nghiệp GVHD: CH Phan Thanh Hải Phần 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Thương mại và Đầu Tư Qốc Vương Phần 3: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương Do thời gian thực tập có hạn cũng như kiến thức về kế toán chưa cao nên bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này không thể tránh khỏi những sai sót kính mong sự óp ý chân thành của quý thầy cô và anh chị tại công ty thực tập tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài tốt nghiệp một cách có hiệu quả. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của quý thầy cô cùng các anh chị phòng kế toán . Đặc biệt đối với ban lãnh đạo công ty đã tạo mọi điều kiện tốt nhất để em hoàn thiện đề tài này . Đà Nẵng, ngày 08 tháng 04 năm 2008 Sinh viên thực hiện CAO THỊ HOA SVTH: CAO THỊ HOA Trang 2 Chuyên dề tốt nghiệp GVHD: CH Phan Thanh Hải PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I-KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Khái niệm, nội dung kế toán nghiệp vụ muahàng trong doanh nghiệp thương mại: * Định nghĩa hàng hoá trong kinh tế chính trị : Trong kinh tế chính trị Mac_Lenin, hàng hoá cũng được định nghĩa là sản phẩm của lao động thông qua trao đổi, mua bán. Hàng hoá có thể là hữu hình như sắt, quyển sách hay ở dạng vô hình như sức lao động. Karl Marx định nghĩa hàng hoá trước hết là đồ vật mang hình dạng có khả năng thoã mãn nhu cầu con người nhờ vào các tính chất của nó. • Khái niệm mua hàng: Mua hàng là một nghiệp vụ (hành động) thay mặt người tiêu thụ tìm những sản phẩm chất lượng tốt mẫu mã không lỗi thời, giá cả hợp lý nhất… * Nội dung của nghiệp vụ mua vào: Mua vào là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Doanh nghiệp thương mại mua hàng về để bán nên việc lựa chọn hàng mua phải căn cứ vào nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng và tạo điều kiện cho khách hàng. 2. Nhiệm vụ của hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thương mại: - Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán liên quan đến lưu chuyển hang hoá , đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán, tính toán các chỉ tiêu mua vào hợp lý - Tổ chức xây dựng các danh mục hàng hoá theo yêu cầu quản lý, đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận kế toán, kinh doanh, kế hoạch, kho hàng… SVTH: CAO THỊ HOA Trang 3 Chuyên dề tốt nghiệp GVHD: CH Phan Thanh Hải Thưòng xuyên kiểm tra tình hình thực hiện các hợp đồng mua vào, tình hình thanh toán tiền hàng, kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc, chế độ về kế toán kho hang - Tổ chức việc thiết kế các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép nghiệp vụ mua hàng - Tổ chức việc lập và phân tích báo cáo về nghiệp vụ kinh doanh hàng hoá nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản trị doanh nghiệp 3. Phạm vi và thời điểm ghi chép hàng mua, phương thức mua hàng, thủ tục chứng từ; tổ chức sổ kế toán theo dõi hàng mua: 3.1) Phạm vi và thời điểm ghi chép hàng mua: * Trong thực tế ,thời điểm ghi chép hàng mua là thời điểm : -Doanh nghiệp đã nhận được hàng và đã thanh toán tiền hàng cho người bán -Doanh nghiệp đã nhận được đầy đủ bộ chứng từ liên quan đến hàng hoá và đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho bên bán -Doanh nghiệp đã nhận được hàng nhưng chưa trả tiền cho người bán 3.2) Phương thức mua hàng ,thủ tục chứng từ: a) Phương thức mua hàng: * Mua theo đơn đặt hàng *Mua hàng không theo hợp đồng *Mua hàng qua hệ thống đại lý. b) Thủ tục chứng từ mua hàng: * Nguyên tắc kiểm nhận hàng hoá Nếu nhận tại một địa điểm do bên bán thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người đại diện bên mua phải có “Giấy uỷ nhiệm” do doanh nghiệp mua hàng khi tiến hành kiểm nhận hàng hoá phải căn cứ vào chứnh từ của bên bán (nếu chưa có thì căn cứ vào hợp đồng kinh tế) đối chiếu với số nhận thực tế về số lượng, chất lượng để lập “Biên bản kiểm nghiệm”. 1 giao cho phòng cung tiêu và 1 giao cho phòng kế toán Trong trường hợp hàng hoá nhập kho không đúng quy cách, phẩm chất, có chênh lệch về số lượng thực tế so với hoá đơn thì lập thêm một liên kèm theo chứng từ có liên quan gửi đến đơn vị bán giải quyết (nếu mua hàng theo phương thức chuyển hàng) SVTH: CAO THỊ HOA Trang 4 Chuyên dề tốt nghiệp GVHD: CH Phan Thanh Hải Đồng thời trong quá trình nhập kho hang hoá, cần phải căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của hàng nhập để tính giá nhập kho cho phù hợp. * Thủ tục chứng từ mua hàng: -Mua hàng có hoá đơn của bên bán: Căn cứ vào hoá đơn của bên bán và “Biên bản kiểm nghiệm” bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập “Phiếu nhập kho”(2, 3 liên).Sau khi nhập, thủ kho ghi ngày, tháng, năm và cùng người lập ký vào phiếu + Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu + Liên 2 thủ kho dung để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán + Liên 3 (nếu có)người nhập giữ - Mua hang không có hoá đơn của bên bán: Trong trường hợp mua hang nông, lâm, hải sản…người bán không có hoá đơn, người mua lập “phiếu kê mua hàng” giám đốc duyệt chi và chịu trách nhiệm trước pháp luật . - Nhập hàng từ liên doanh,gia công , điều chuyển nội bộ: Kế toán phai có căn cứ xuất xứ hàng hoá để lập phiếu nhập kho theo đúng chế độ kế toán.Nhập hang từ liên doanh hay được cấp phải lập “Biên bản nhận hàng hoá”. Nhập hàng từ điều chuyển nội bộ phải có “Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ”. Nhập hang từ gia công phải có “Biên bản giao nhận hang hoá kiêm gia công”, nhập kho do kiểm kê phát hiện thừa phải có “Biên bản kiểm kê hang hoá”… Nhập hàng để bán hộ, giữ hộ cần phải lập các biên bản nhận giữ hộ, Biên bản nhận hàng ký gửi…nhưng không lập phiếu nhập kho. 3.3) Tổ chức sổ kế toán theo dõi hàng hoá Kế toán doanh nghiệp cần xây dựng mẫu sổ kế toán chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý hàng hoá tại đơn vị mình. Sổ kế toán tổng hợp: Tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp mà mở sổ kế toán tổng hợp tương ứng. 4. Tính giá hàng hoá mua vào : SVTH: CAO THỊ HOA Trang 5 Chuyên dề tốt nghiệp GVHD: CH Phan Thanh Hải Theo nguyên tắc giá phí, giá vốn của hàng hoá là giá thực tế của hàng hoá mua vào, bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến hàng hoá mua. Giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Cụ thể như sau: *Hàng hoá được cấp: Giá vốn hàng hoá = Giá ghi trên biên bản cấp vốn + Các chi phí liên quan đến hàng được cấp *Hàng hoá mua ngoài: Giá vốn hàng hoá = Giá mua được ghi trên hoá đơn + Các chi phí liên quan đến hàng hoá mua vào *Hàng nhập từ gia công, chế biến: Giá vốn hàng hoá = Giá trị hàng đem đi gia công + Chi phí gia công + Chi phí vận chuyển hàng đi gia công và về *Hàng hoá được biếu tặng: Giá vốn hàng hoá = Giá trị của hàng hoá trên thị trường + Các chi phí liên quan đến hàng được biếu tặng *Hàng hoá được nhận liên doanh : Giá vốn hàng hoá = Giá trị do hội đồng liên doanh đánh giá + Các chi phí liên quan đến hàng nhận liên doanh Chi phí trực tiếp liên quan đến hàng mua thường bao gồm: -Chi phí vận chuyển ,bốc dỡ hàng mua. -Chi phí thuê kho ,thuê bãi tạm thời trong quá trình mua hàng. -Chi phí bảo hiểm hàng hoá. - Hoa hồng thu mua. - Giá trị hàng hoá hao hụt trong định mức tong quá trình mua hàng. - Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng… Các khoản chi phí trên không bao gồm thuế GTGT nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ,bao gồm thuế GTGT nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp. SVTH: CAO THỊ HOA Trang 6 Chuyên dề tốt nghiệp GVHD: CH Phan Thanh Hải II- HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN 1. Phương pháp kê khai thường xuyên và tài khoản sử dụng: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên,liên tục ,có hệ thống tình hình nhập xuất ,tồn kho vật tư,hàng hoá trên sổ kế toán theo dõi hàng tồn kho. * Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường * Tài khoản 156-Hàng hoá : Tài khoản này có các Tài khoản cấp 2: -Tài khoản 1561: Giá mua hàng hoá. -Tài khoản 1562:Chi phí mua hàng hoá. -Tài khoản 1567:Hàng hoá bất động sản. * Tài khoản 133-Thuế GTGT được khấu trừ: Tài khoản này có các Tài khoản cấp 2: -Tài khoản 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá. -Tài khoản 1332:Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ. * Tài khoản 331-Phải trả cho người bán: 2. Nội dung hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp KKTX 2.1) Nội dung hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp KKTX * Trong trường hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về,căn cứ vào hoá đơn,doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục kiểm nhận hàng hoá sau đó lập phiếu nhậ kho(Phiếu nhập kho ghi theo số lượng thực nhập), kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan đến hàng mua ghi sổ kế toán như sau : - Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phá khấu trừ thuế: Nợ TK 156(1561-Giá mua hàng hoá) Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào) Có TK 111,112,331…(Tổng giá thanh toán) Đồng thời phản ánh chi phí vận chuyển ,bốc dỡ… Nợ TK 156 (1562- Chi phí mua hàng) Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331…(Tổng số tiền thanh toán) SVTH: CAO THỊ HOA Trang 7 Chuyên dề tốt nghiệp GVHD: CH Phan Thanh Hải - Nếu hàng hoá mua vào không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp,kế toán phản ánh giá trị hàng hoá nhập kho: Nợ TK 156 (1561-Giá mua hàng hoá) Có TK 111,112,331…(Tổng số tiền thanh toán) * Trường hợp mua hàng chuyển bán thẳng cho khách hàng ,hàng hoá không qua nhập kho ,kế toán phản ánh giá mua của hàng hoá gửi bán hoặc giá mua của hàng hoá dã bán nếu hàng hoá đã xác định tiêu thụ: -Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Nợ TK 133 - Thuế GTGT đươc khấu trừ Có TK 111,112,331… -Nếu hàng hoá mua vào không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 157- Hàng gửi đi bán Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán Có TK 111,112,331… * Trưòng hợp hoá đơn mua hàng về sau,hàng về trước ;khi hàng về doanh nghiệp thương mại căn cứ vào hợp đồng tiến hành làm thủ tục kiểm nhận hàng hoá và lập phiếu nhập kho.Trên phiếu nhập kho ghi rõ hàng chưa có hoá đơn và ghi số hàng theo giá tạm tính. Nợ TK 156 (1561 –Giá mua hàng hoá) Có TK 331- Phải trả cho người bán Khi nhận đươc hoá đơn liên quan đến hàng mua ,kế toán tiến hành điều chỉnh giá tạm tính về giá trị trên hoá đơn bằng các phương pháp sữa sai trong kế toán Kế toán điều chỉnh theo phương pháp ghi số âm:dùng bút xoá toàn bộ Giá tạm tính và ghi lại bút toán bình thường theo Giá trên hoá đơn .Cụ thể như sau: + Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán ghi đỏ Giá tạm tính: Nợ TK 156 (1561- Giá mua hàng hoá) SVTH: CAO THỊ HOA Trang 8 Chuyên dề tốt nghiệp GVHD: CH Phan Thanh Hải Có TK 331- Phải trả cho người bán Đồng thời ghi lại Giá trên hoá đơn bằng bút toán bình thường: Nợ TK 156 (1561 – Giá mua hàng hoá) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 - Phải trả cho người bán + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi đỏ Giá tạm tính: Nợ TK 156 (1561- Giá mua hàng hoá) Có TK 331- Phải trả cho người bán Đồng thời ghi lại Giá trên hoá đơn bằng bút toán bình thường: Nợ TK 156 (1561- Giá mua hàng hoá) Có TK 331 - Phải trả cho người bán * Trong trường hợp hoá đơn về trước hàng về sau,kế toán lưu hoá đơn ở tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”,nếu cuối tháng hàng về thì ghi sổ hàng nhập kho bình thường như trường hợp hàng về hoá đơn cùng về;nếu cuối tháng hàng chua về thì kế toán theo dõi riêng hàng mua đang đi đường và ghi: + Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331… (Tổng giá thanh toán) + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Có TK 111,112,331… (Tổng giá thanh toán) Sang kỳ hạch toán sau, khi hàng về nhập kho hoặc gửi thẳng đi bán ,kế toán ghi: Nợ TK 156(1561- Giá mua hàng hoá) Nợ TK 157- Hàng gửi đi bán Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán SVTH: CAO THỊ HOA Trang 9 Chuyên dề tốt nghiệp GVHD: CH Phan Thanh Hải Có TK 151- Hàng mua đang đi đưòng 2.2) Hạch toán hàng nhập từ gia công: Khi mua hàng về chuyển thẳng đi gia công,nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ,kế toán phản ánh giá mua hàng gửi đi gia công: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331… : Tổng giá thanh toán Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi sổ giá mua của hàng gửỉ đi gia công: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Có TK 111,112,331…: Tổng giá thanh toán Trường hợp xuất kho hàng gửi đi gia công, kế toán làm đầy đủ thủ tục xuất kho và ghi sổ giá mua của hàng xuất kho như sau: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Có TK 1561 (1561-Giá mua hàng hoá) Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình gia công như: Chi phí vận chuyển hàng từ doanh nghiệp đến nơi gia công, từ nơi gia công về lại doanh nghiệp ,chi phí gia công hàng hoá…kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi sổ như sau: -Nếu hàng gia công thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo pp khấu trừ: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331 - Nếu hàng gia công không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo PPTT: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Có TK 111,112,331 Khi hàng gia công xong đem về nhập kho hoặc chuyển thẳng đi bán: Nợ TK 156 (1561-Giá mua hàng hoá) Nợ TK 157-Hàng gửi đi bán Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán SVTH: CAO THỊ HOA Trang 10 . toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Thương mại và Đầu Tư Qốc Vương Phần 3: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư. CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QUỐC VƯƠNG: 1) Quá trình hình thành và phát triển của công ty: * Quá trình hình thành của công ty TNHH Thương Mại và