ỨNG DỤNG CHUYỂN đổi SỐ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP THƯƠNG MẠI THỐNG NHẤT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -*** BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP THƯƠNG MẠI THỐNG NHẤT Sinh viên: MSV: Lớp: Khoá: GV Hướng dẫn: Phan Vũ Hải Long 1812210218 Anh 03 – QTKD QT 57 PGS.TS Lê Thị Thu Thuỷ Hà Nội, tháng năm 2021 LỜI CẢM ƠN Để thực thành cơng q trình thực tập từ ngày 21/07/2021 đến hết ngày 15/08/2021, nỗ lực thân, em nhận nhiều trợ giúp lớn lao vơ có ý nghĩa Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới PGS,TS Lê Thị Thu Thuỷ hướng dẫn tận tình, bảo giải đáp thắc mắc em suốt quãng thời gian thực tập, dành thời gian để đưa lời nhận xét, góp ý quý báu giúp em hoàn thành tốt báo cáo thực tập Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban giám đốc Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất anh chị Phòng Kinh doanh anh chị cán nhân viên Cơng ty tạo điều kiện giúp đỡ, hỗ trợ thời gian thực tập, đóng góp ý kiến, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP THƯƠNG MẠI THỐNG NHẤT VÀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN 1.1 Giới thiệu Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất 1.1.1 Thông tin Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất 1.1.2 Cơ cấu tổ chức 1.1.3 Lĩnh vực hoạt động 1.2 Quá trình thực tập sinh viên Phịng Kinh doanh 1.2.1 Giới thiệu phận thực tập 1.2.2 Giới thiệu vị trí cơng việc thực tập 1.2.3 Quản lý thời gian thực tập sinh viên CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP THƯƠNG MẠI THỐNG NHẤT 10 2.1 Các hoạt động kinh doanh ứng dụng chuyển đổi số Phịng Kinh doanh, Cơng ty TNHH Cơng nghiệp Thương mại Thống Nhất 10 2.1.1 Hệ thống Tổng đài, trung tâm liên lạc khách hàng 10 2.1.2 Giải pháp tiếp thị trực tuyến 12 2.1.3 Giải pháp toán 13 2.1.4 Giải pháp văn phòng điện tử 13 2.1.5 Hệ thống Bảo mật thông tin 14 2.2 Quy trình chuyển đổi số hoạt động kinh doanh 15 2.2.1 Trên phạm vi công ty 15 2.2.2 Tại Phòng Kinh doanh 16 2.3 Các yếu tố tác động đến chuyển đổi số hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất 17 2.3.1 Các yếu tố mơi trường bên ngồi 17 2.3.2 Các yếu tố môi trường bên 19 2.4 Đánh giá chung kết Chuyển đổi số hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất 21 2.4.1 Thành công 21 2.4.2 Hạn chế nguyên nhân 21 i CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT ĐỂ TĂNG CƯƠNG HOẠT ĐỘNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TẠI CÔNG TY 23 3.1 Phương hướng chuyển đổi số công ty thời gian tới 23 3.2 Giải pháp chung Công ty 25 3.3 Giải pháp Phòng Kinh doanh 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 1: Giải pháp Họp trực tuyến Phòng Kinh doanh 31 PHỤ LỤC 2: Mơ hình giai đoạn chuyển đổi số Error! Bookmark not defined ii LỜI MỞ ĐẦU Bộ Kế hoạch đầu tư định nghĩa Chuyển đổi số doanh nghiệp “việc tích hợp, áp dụng công nghệ số để nâng cao hiệu kinh doanh, hiệu quản lý, nâng cao lực, sức cạnh tranh doanh nghiệp tạo giá trị mới” Chuyển đổi số mục tiêu quan tâm hàng đầu Việt Nam cách mạng cơng nghiệp 4.0, Chính phủ Việt Nam quan tâm hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi số, thúc đẩy đà tăng trưởng cạnh tranh với nước khu vực Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất thành lập từ năm 2004, doanh nghiệp Hải Phịng với ngành nghề kinh doanh bán bn kim loại quặng kim loại Vì chủ yếu hoạt động lĩnh vực công nghiệp nặng nên vấn đề Chuyển đổi số mẻ nhiều thách thức Trong thời gian vừa qua, em có hội thực tập học hỏi kinh nghiệm Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất Sau tháng thực tập, giúp đỡ, bảo tận tình anh chị, cán nhân viên Cơng ty, em có nhìn tổng quát vấn đề Chuyển đổi số hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất Nhờ có kiến thức, thơng tin kinh nghiệm tích lũy được, em hồn thành báo cáo q trình thực tập Bài báo cáo thực tập khóa em trình bày theo bố cục sau: - Phần 1: Giới thiệu Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất trình thực tập sinh viên - Phần 2: Thực trạng ứng dụng Chuyển đổi số hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất - Phần 3: Một số giải pháp đề xuất để tăng cường hoạt động Chuyển đổi số Công ty Do thời gian thực tập chưa nhiều, kiến thức kinh nghiệm thân chưa thực chuyên sâu nên báo cáo không tránh khỏi hạn chế nội dung trình bày Em mong nhận đánh giá ý kiến phản hồi cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP THƯƠNG MẠI THỐNG NHẤT VÀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN 1.1 Giới thiệu Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất 1.1.1 Thông tin Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất Tên đầy đủ: Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất Tên giao dịch quốc tế: THONG NHAT INDUSTRIAL TRADING COMPANY LIMITED Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên trở lên Nhà nước Địa chỉ: Km 92 đường mới, Xã Nam Sơn, Huyện An Dương, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam Ngày thành lập: 01/09/2004 Mã số thuế: 0200596083 Giám đốc: Nguyễn Đức Tam 1.1.2 Cơ cấu tổ chức BAN GIÁM ĐỐC Khối văn phòng Khối kinh doanh Khối sản xuất Hành nhân Kinh doanh Kỹ thuật Kế tốn tài Kế hoạch Sản xuất Kho Cấp liệu Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất 1.1.3 Lĩnh vực hoạt động - Bán buôn kim loại quặng kim loại (Ngành chính) - Đúc sắt thép; Rèn, dập, ép cán kim loại; luyện bột kim loại; - Gia cơng khí; xử lý tráng phủ kim loại - Đóng tàu cấu kiện nổi; Đóng thuyền, xuồng thể thao giải trí - Tái chế phế liệu - Bán buôn ô tô xe có động khác - Bảo dưỡng, sửa chữa tơ mơ tơ, xe máy xe có động khác - Bán bn nhiên liệu rắn, lỏng, khí sản phẩm liên quan - Vận tải hành khách đường nội thành, ngoại thành (trừ xe buýt); - Vận tải hàng hóa đường bộ, đường thuỷ nội địa, ven biển viễn dương - Kho bãi lưu giữ hàng hóa 1.2 Q trình thực tập sinh viên Phòng Kinh doanh 1.2.1 Giới thiệu phận thực tập Phòng Kinh doanh trực thuộc Khối Kinh doanh, Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất phận nòng cốt doanh nghiệp Sau Khối Kinh doanh xếp lại cấu tổ chức, vai trò Phòng Kinh doanh trở nên rõ ràng, độc lập có mục tiêu cụ thể hơn, giữ vai trò quan trọng thúc đẩy, tiếp thị phân phối sản phẩm thị trường Phòng kinh doanh đầu mối khách hàng phận khác công ty Kế tốn, Tài chính, Marketing,… nhằm thiết lập chiến lược gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Tính đến thời điểm 01/08/2021, Phịng Kinh doanh có tổng cộng 12 cán nhân viên bao gồm 01 trưởng phòng, 02 phó phịng, 07 nhân viên thức 02 nhân viên tập ❖ Phịng Kinh doanh có chức sau đây: Tham mưu, cố vấn Phòng Kinh doanh có chức tham mưu, lên kế hoạch, đề xuất cho Ban Giám đốc công ty vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ công ty thị trường cho hiệu nhanh chóng Nghiên cứu phát triển sản phẩm Phòng kinh doanh có chức hướng dẫn, đạo hoạt động nghiên cứu phát triển loại sản phẩm, dịch vụ nghiên cứu cải tiến sản phẩm, dịch vụ có để đáp ứng nhu cầu thị trường Các hoạt động góp phần mở rộng phát triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp Xây dựng phát triển nguồn khách hàng Tìm kiếm, kết nối, xây dựng nguồn khách hàng tiềm cho doanh nghiệp Đồng thời trì phát triển mối quan hệ với khách hàng có Theo dõi, kiểm sốt báo cáo Định kỳ phòng kinh doanh cần lập báo cáo theo quy định doanh nghiệp Báo cáo cần thể tất hoạt động kinh doanh công ty thể nhiệm vụ quyền hạn giao phòng kinh doanh Thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm Phòng kinh doanh hỗ trợ cho Ban Giám đốc cơng ty tồn vấn đề liên quan đến việc thúc đẩy trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cơng ty toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh, liên kết ❖ Phịng Kinh doanh có nhiệm vụ sau đây: Nhiệm vụ tổng quát - Nghiên cứu triển khai thực việc tiếp cận thị trường mục tiêu khách hàng - Xây dựng chiến lược việc giới thiệu sản phẩm mở rộng thị trường nhằm thu hút quan tâm khách hàng - Lập kế hoạch thực hoạt động kinh doanh tính tốn lập báo cáo giá thành sản phẩm, dịch vụ, để có ký hợp đồng với khách hàng - Xây dựng kế hoạch thực phân bổ cách hợp lý thời gian sản xuất kinh doanh cho phân xưởng sản xuất cho toàn doanh nghiệp - Thực lệnh sản xuất, để đảm bảo lượng sản phẩm cần thiết có biện pháp gia tăng nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu thị trường - Theo dõi, giám sát tiến độ thực kế hoạch, chiến lược kinh doanh phận khác Đảm bảo việc thực kế hoạch diễn quy trình tiến độ sản xuất sản phẩm đáp ứng yêu cầu hợp đồng với khách hàng - Đề xuất chiến lược marketing giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh theo giai đoạn cụ thể - Lập kế hoạch triển khai hoạt động phát triển thị trường việc nghiên cứu, phát triển sản phẩm - Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc tất hoạt động phát triển kinh doanh doanh nghiệp theo quyền hạn nhiệm vụ giao Nhiệm vụ hoạt động quan hệ khách hàng - Nghiên cứu, xây dựng sách bán hàng (bao gồm sách giá, khuyến mãi, chiết khấu quảng bá, tiếp thị) - Xây dựng sách riêng theo nhóm khách hàng, trình Ban Giám đốc phê duyệt thực theo sách duyệt - Xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch bán hàng cụ thể theo giai đoạn, trình Ban Giám đốc phê duyệt thực việc bán sản phẩm, dịch vụ theo kế hoạch để đạt mục tiêu đặt - Tìm kiếm, kết nối phát triển mạng lưới khách hàng mục tiêu cho cơng ty Duy trì chăm sóc khách hàng - Tìm kiếm đối tác thích hợp để kêu gọi đầu tư, góp vốn, liên doanh, liên kết để thực theo kế hoạch chiến lược phát triển kinh doanh công ty - Tiến hành thu thập quản lý cách khoa học, hiệu thông tin hồ sơ khách hàng, đảm bảo tuân theo quy định công ty Nhiệm vụ việc tư vấn tài phát triển sản phẩm a) Đối với vấn đề tài chính: - Tiến hành hoạt động tư vấn tài chính, bao gồm dịng tiền, cấu trúc tài chính, kiểm sốt chi phí, cơng nghệ thơng tin, quản trị vấn đề tài khác b) Đối với việc phát triển sản phẩm: - Thu thập, nghiên cứu phân tích thơng tin ngành, nhu cầu thị trường để tư vấn cho Ban Giám đốc định hướng phát triển, xác định vị thị trường, định vị sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường - Thực định kỳ việc đánh giá hiệu kinh doanh sản phẩm, dịch vụ có Từ tìm biện pháp cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ - Tiến hành nghiên cứu phát triển sản phẩm - Xây dựng quy trình, quy chế liên quan đến việc sản xuất tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ cơng ty - Tham gia vào nhóm nghiên cứu phát triển sản phẩm cơng ty Có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức thực đánh giá kết đạt 1.2.2 Giới thiệu vị trí cơng việc thực tập • Tên vị trí: Thực tập sinh kinh doanh nghiên cứu phát triển • Người hướng dẫn trực tiếp giám sát: Nguyễn Đức Tứ – trưởng phòng Kinh doanh, kiêm tổ trưởng tổ Phát triển khách hàng • Nhiệm vụ: a) Kinh doanh + Hỗ trợ trì quan hệ kinh doanh có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những mối quan hệ kinh doanh việc lập kế hoạch tổ chức lịch công tác hàng ngày quan hệ kinh doanh có hay quan hệ kinh doanh tiềm khác + Nắm quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thơng tin, quy trình nhận giải thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo biểu mâu quy trình + Tham gia thực hiện, đốc thúc thực hợp đồng, bao gồm thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao + Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu khách hàng Tìm kiếm khách hàng tiềm + Tiếp thị; trì mối quan hệ khách hàng + Phát triển việc kinh doanh địa bàn giao phó + Chăm sóc khách hàng bán hàng theo lịch trình định thể dự đoán dịch bùng lên điểm thời điểm Do đó, để trì sản xuất, Cơng ty phải cố gắng đảm bảo an tồn lao động qua việc chạm đồng thời trì giao tiếp với khách hàng để tiêu thụ hàng hoá Dịch bệnh yếu tố để Cơng ty nhìn nhận lại vai trị số hố, chuyển đổi số tồn hoạt động c) Kinh tế Hoạt động kinh doanh trì trệ ảnh hưởng từ dịch Covid-19 khiến cho nguồn lực có Cơng ty TNHH Cơng nghiệp thương mại Thống Nhất bị suy giảm, điều ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch hoạt động Chuyển đổi số Công ty vấp phải thách thức định đến từ thiếu hụt hỗ trợ phù hợp với nhu cầu Hiện Cơng ty chưa tiếp cận có nguồn vốn hỗ trợ tương xứng với nhu cầu đầu tư cho thực chuyển đổi số Khả tiếp cận chuyên gia, tài liệu thơng tin hỗ trợ chuyển đổi số cịn hạn chế d) Công nghệ Với thành tự khoa học kỹ thuật tại, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn nhà cung cấp giải pháp thị trường Tuy Các giải pháp công nghệ số thị trường cho rời rạc, chưa mang tính kết nối, dẫn đến thách thức Công ty việc thực chiến lược chuyển đổi số Yếu tố khoa học kỹ thuật ngày phát triển, với tăng lên rủi ro tiềm ẩn an toàn thơng tin an ninh mạng Đây tốn khó cần phải giải để đến đáp án chung lộ trình chuyển đổi số mang tính tất yếu * Đánh giá chung: Cơng ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất hưởng lợi vô lớn từ chuyển dịch môi trường xung quanh với thành tựu tiến công nghệ thời đại số hỗ trợ Chính phủ Việt Nam Dịch bệnh Covid-19 mang tới nhiều tiêu cực cho doanh nghiệp, yếu tố tích cực để Cơng ty đẩy nhanh trình Chuyển đổi số 2.3.2 Các yếu tố môi trường bên * Trong phần này, em sử dụng mơ hình phân tích SWOT để đánh giá yếu tố: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) Threats 19 (Thách thức) việc Chuyển đổi số Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất Điểm mạnh - Nhận thức xu hướng tính tất yếu Điểm yếu - Năng lực quản trị nội chưa cao, Chuyển đổi số lãnh đạo doanh quy trình chưa hồn tồn chuẩn hố nghiệp nâng cao, đặc biệt thời kỳ dịch bệnh - Cơ cấu tổ chức máy đơn giản, linh hoạt, phản hồi nhanh với thay đổi - Khả kết nối thông tin nhanh - Thiếu nhân có lực CNTT để hỗ trợ chuyển đổi - Hệ thống CNTT khả tích hợp cơng nghệ cịn hạn chế - Năng lực quản trị phân tích liệu chóng với khách hàng nhà cung cấp đầu thiếu - Năng lực nhận thức liên quan đến vào - Khả áp dụng linh hoạt phần mềm quản lý rủi ro an ninh mạng vào nghiệp vụ kinh doanh Cơ hội - Sự thay đổi hành vi tiêu dùng khách hàng - Sự dịch chuyển chuỗi cung ứng toàn cầu - Sự sẵn sàng công nghệ nhà cung cấp thị trường - Các giải pháp hỗ trợ phủ Thách thức - Khả tiếp cận thông tin, tài liệu, chuyên gia hỗ trợ - Khả kết nối giải pháp thị trường - Nguồn vốn đầu tư hỗ trợ cho doanh nghiệp - Sự gia tăng rủi ro liên quan đến doanh nghiệp việc ứng an tồn thơng tin, anh ninh mạng dụng CNTT * Đánh giá chung: Có thể thấy điểm mạnh doanh nghiệp vừa nhỏ chuyển đổi số nằm khả nhận thức sớm xu hướng chuyển đổi, đánh giá tầm quan trọng chuyển đổi số Bên cạnh đó, đặc thù cấu tổ chức linh hoạt nên doanh nghiệp vừa nhỏ dễ dàng thích nghi với thay đổi 20 thị trường Các thành tựu chuyển đổi số thị trường kênh tiếp thị, phân phối bán hàng áp dụng hiệu Năng lực ứng dụng công nghệ số vào kết nối thông tin với khách hàng nhà cung cấp hay khả áp dụng phần mềm vào nghiệp vụ quản lý hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ đáp ứng 2.4 Đánh giá chung kết Chuyển đổi số hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất 2.4.1 Thành cơng Theo mơ hình giai đoạn chuyển đổi số, Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất giai đoạn đầu tiên: tiến hành dự án tập trung vào “số hoá” cho phận Các hoạt động Chuyển đổi số Phòng Kinh doanh nhìn chung mang lại hiệu lớn hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, cụ thể quy trình tiếp thị, kết nối, chăm sóc khách hàng rõ ràng hơn, chuyên nghiệp hơn, tốc độ xử lý phản hồi nhanh so với trước áp dụng cơng nghệ số Việc số hố tài liệu quy trình khiến thủ tục giấy tờ bớt sai sót dễ dàng truy xuất, kênh liên lạc cấp thông suốt hơn, đảm bảo việc hoạt động kinh doanh ổn định sẵn sàng cho thời đại công nghệ 4.0, nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng trì ổn định chuỗi cung ứng với mục tiêu hướng tới gia tăng hiệu sản xuất kinh doanh, nhanh chóng tạo giá trị cho doanh nghiệp 2.4.2 Hạn chế nguyên nhân Tuy nhiên, yếu tố lực quản trị nội bộ, cấu tổ chức quy trình Cơng ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất chưa hồn thiện để chuyển đổi số tồn diện Năng lực nhân liên quan đến công nghệ thơng tin hay khả tích hợp cơng nghệ hệ thống cơng nghệ thơng tin cịn tồn nhiều hạn chế Tầm quan trọng liệu chưa nhìn nhận đắn số doanh nghiệp có sách quản trị riêng biệt ứng dụng phân tích liệu vào hoạt động Cơng ty TNHH Cơng nghiệp thương mại Thống Nhất vấp phải thách thức định đến từ thiếu hụt hỗ trợ phù hợp với nhu cầu Hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam chưa có nguồn vốn hỗ trợ tương xứng với 21 nhu cầu đầu tư cho thực chuyển đổi số Khả tiếp cận chuyên gia, tài liệu thông tin hỗ trợ chuyển đổi số hạn chế Các giải pháp công nghệ số thị trường cho rời rạc, chưa mang tính kết nối, dẫn đến thách thức nhiều doanh nghiệp vừa nhỏ việc thực chiến lược chuyển đổi số Yếu tố khoa học kỹ thuật ngày phát triển, với tăng lên rủi ro tiềm ẩn an tồn thơng tin an ninh mạng 22 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT ĐỂ TĂNG CƯƠNG HOẠT ĐỘNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TẠI CÔNG TY 3.1 Phương hướng chuyển đổi số cơng ty thời gian tới Theo mơ hình giai đoạn chuyển đổi số Ernst & Young (Phụ lục 2), Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất giai đoạn (“Doing Digital”): tiến hành dự án tập trung vào “số hoá” cho phận Với mục tiêu thực chuyển đổi dần từ “doing digital” sang “being digital” vòng năm tới (2021 – 2026), Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất đề chiến lược sau: Giai đoạn chuẩn bị (2021-2022): ❖ Xác định mục tiêu chiến lược chuyển đối số, Xây dựng chiến lược Chuyển đổi số tích hợp vào chiến lược chung Công ty dựa đánh giá mức độ sẵn sàng mục tiêu doanh nghiệp Ở giai đoạn chuẩn bị này, lãnh đạo Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất thảo luận để xác định tầm nhìn chiến lược chuyển đổi số đảm bảo phù hợp với mục tiêu chiến lược chung cơng ty dài hạn ngắn hạn, tích hợp chiến lược Chuyển đổi số vào chiến lược phát triển chung doanh nghiệp Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tự đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số để xác định trạng doanh nghiệp lộ trình Chuyển đổi số Dựa đánh giá mức độ sẵn sàng mục tiêu, doanh nghiệp xây dựng chiến lược chuyển đổi số tích hợp vào chiến lược chung doanh nghiệp ❖ Xác định kiến trúc tổng thể doanh nghiệp Chuyển đổi số phải cần diễn song hành tích hợp với chiến lược phát triển khác doanh nghiệp Để phát triển cách bền vững đồng bộ, trước triển khai chiến lược, doanh nghiệp cần phải xác định rõ kiến trúc tổng thể doanh nghiệp Kiến trúc tổng thể doanh nghiệp mô tả đầy đủ cấu phần kinh doanh thiết yếu mối quan hệ chúng Do đó, kiến trúc tổng cung cấp nguyên tắc, 23 phương pháp mơ hình giúp doanh nghiệp thiết kế thực hóa cấu tổ chức quy trình kinh doanh, hệ thống thơng tin sở hạ tầng phù hợp Chuyển đổi số mơ hình kinh doanh (2021-2023): Gồm mục tiêu chính: - Áp dụng công nghệ số để mở rộng hệ thống kênh phân phối, tiếp thị, bán hàng nâng cao hiệu hoạt động chăm sóc khách hàng, hình thành trải nghiệm khách hàng Trong giai đoạn Chuyển đổi số, công ty thực Chuyển đổi số mơ hình kinh doanh trước để nhận lại giá trị tức thời từ thành tựu việc áp dụng cơng nghệ số, nhanh chóng áp dụng công nghệ số để mở rộng hệ thống kênh phân phối, tiếp thị, bán hàng nâng cao hiệu hoạt động chăm sóc khách hàng - Từng bước triển khai áp dụng công nghệ số cho chuỗi cung ứng (kết nối quản lý hàng tồn kho, sản xuất, mua hàng đầu vào) để tăng cường lợi cạnh tranh, kiểm sốt hiệu chi phí, đảm bảo hàng hóa đáp ứng nhu cầu khách hàng với chi phí thấp - Áp dụng cơng nghệ số cho nghiệp vụ kế tốn, tài chính, xây dựng khung sở liệu chung kinh doanh, cung ứng kế toán Đây tiền đề để doanh nghiệp triển khai giai đoạn lộ trình chuyển đổi số - Xây dựng sách bảo mật kinh doanh, liệu áp dụng công cụ bảo mật Khi công nghệ số áp dụng xây dựng sở liệu bản, doanh nghiệp cần áp dụng sách cơng cụ bảo mật để bảo vệ bí mật kinh doanh, thông tin khách hàng để tạo lợi cạnh tranh phòng ngừa rủi ro hoạt động doanh nghiệp Hồn thiện chuyển đổi số mơ hình quản trị (2022-2024): Bước Hồn thiện mơ hình quản trị xác định yêu cầu liệu tích hợp - Xây dựng hồn thiện mơ hình quản trị từ cấu tổ chức, người, sách, quy trình cho tất mảng nghiệp vụ chức doanh nghiệp: đạt tăng trưởng mặt doanh thu khách hàng, doanh nghiệp cần xem xét hồn thiện mơ hình quản trị từ cấu tổ chức, hệ thống công nghệ thơng tin, liệu, người, sách, quy trình quản lý hiệu hoạt động 24 - Xây dựng tiêu quản trị (KPI/OKR) hệ thống báo cáo quản trị, yêu cầu sở liệu q trình hồn thiện mơ hình quản trị bao gồm rà sốt, hồn thiện cấu tổ chức, chức – nhiệm vụ phận chức năng, định biên nhân sự, mô tả công việc vị trí chức danh, địi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng số đánh giá hiệu hoạt động (KPI/OKR) nhằm góp phần tạo dựng văn hóa làm việc với trọng tâm thúc đẩy hiệu làm việc Bước Chuyển đổi số mơ hình quản trị hồn thiện sở liệu - Áp dụng cơng nghệ số cho hệ thống báo cáo quản trị, tự động hóa quy trình cho mảng nghiệp vu bao gồm lập kế hoạch, ngân sách dự báo; quản trị nhân sự; quản lý công việc - Xây dựng sở liệu chung toàn doanh nghiệp, ưu tiên vai trò quản trị liệu bền vững, tối ưu hóa liệu để đáp ứng nhu cầu, chức yêu cầu công việc cụ thể, hướng tới chuyển đổi số hoàn toàn hiệu - Xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo an toàn thông tin an ninh mạng, nhằm đảm bảo hệ thống quản trị doanh nghiệp thực chức năng, phục vụ đối tượng cách sẵn sàng, xác tin cậy Kết nối kinh doanh quản trị, đổi sáng tạo để tạo sản phẩm, dịch vụ (2023-2025) - Áp dụng công nghệ số để bước kết nối hệ thống có thành hệ thống thơng tin xun suốt từ kinh doanh đến nghiệp vụ quản trị doanh nghiệp; - Xây dựng sở liệu chung toàn doanh nghiệp - Đầu tư vào đổi sáng tạo (R&D) để tạo thay đổi sản phẩm, dịch vụ không ngừng nâng cấp hệ thống - Áp dụng công nghệ số để đảm bảo an tồn thơng tin, an ninh mạng cho liệu toàn doanh nghiệp 3.2 Giải pháp chung Công ty Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất mang đặc thù doanh nghiệp công nghệp nặng, thực chuyển đổi số công nghiệp, hay thực hành công nghiệp 4.0 cần nhận diện khác biệt lớn so với sản xuất truyền thống: 25 - Quy trình sản xuất - chuyển từ cứng nhắc thủ công sang mau lẹ tự động, - Sản phẩm - chuyển từ tiêu chuẩn hoá sang cá nhân hoá tuỳ biến; - Quy mô nhà máy - nhà máy lớn vị trí tập trung sang nhà máy nhỏ vị trí phi tập trung; - Chuỗi cung ứng - chuyển từ lập kế hoạch dựa cất trữ sẵn sang động có tính dự báo; - Thước đo thành cơng - chuyển từ chi phí thấp, hiệu suất cao sang tỷ lệ thu nhập vốn sử dụng cao; - Quan hệ khách hàng - chuyển từ thấp gián tiếp sang cao trực tiếp Do đó, giải pháp Chuyển đổi số cần tối ưu hố cho đặc thù ngành Cơng nghệp, số giải pháp đề xuất bổ sung: Giai đoạn chuẩn bị ❖ Áp dụng triết lí cơng nghiệp 4.0, chuyển đổi số mơ hình kinh doanh, sáng tạo giá trị Đồng thời mở rộng phía đường cong cười, bao gồm bổ sung vào hoạt động sản xuất cốt lõi có doanh nghiệp: ngược lên hướng nghiên cứu phát triển và/hoặc xi phía dịch vụ Nhiều nghiên cứu cho thấy sản xuất thường khâu có giá trị gia tăng thấp chuỗi giá trị hàng hoá: Nghiên cứu phát triển – Thiết kế - Hậu cần nhập – Chế biến, chế tạo – Hậu cần xuất – Tiếp thị – Dịch vụ/ Hậu Việc mở rộng phạm vi hoạt động doanh nghiệp phía đường cong cười, khung cảnh đời dần chín muồi nhiều cơng nghệ, giải pháp số - cho phép thực hoạt động R&D tốn trước - vốn lợi doanh nghiệp lớn siêu lớn Tạo quan hệ gần gũi với nhà cung cấp khách hàng Từng bước triển khai tích hợp chiều ngang theo chuỗi giá trị, nhằm mục tiêu cải thiện hiệu công tác hỗ trợ sản xuất (mua sắm vật tư, hàng hóa đầu vào) - tập trung vào kết nối: quản trị tồn kho, cân đối vào – ra; cân đối hàng - tiền Các giải pháp đề xuất: • Quản trị tồn kho (Inventory Management) /Quản trị chuỗi cung ứng (SCM) Một số nhà cung cấp: Odoo, LinkQ,Getfly,iERP, Dicentral, Bravo, Saomaisoft,… 26 • Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) Một số tên tuổi: Odoo, LinkQ,Getfly,iERP, Dicentral, Bravo, Saomaisoft,… Gia tăng hiệu suất vận hành tự thân Bắt đầu tích hợp dọc hệ thống sản xuất kết nối: thu thập liệu, với kỳ vọng chuyển đổi hoạt động sản xuất kinh doanh hướng liệu, việc kết nối hệ thống sản xuất ưu tiên để sinh liệu, từ có khả định dựa liệu hời gian thực Ưu tiên trực quan hóa: thu thập liệu (thủ công/ bán tự động/ tự động) sang giám sát hiệu tổng thể thiết bị (OEE), giám sát trình sản xuất (PM) Giải pháp đề xuất: Giám sát OEE OEE có giá trị thu thập liệu, tính tốn lưu giữ lại khoảng thời gian với điều kiện sản xuất bình thường OEE cho phép nhìn tình trạng sản xuất khoảng thời gian để tìm cách cải tiến Một số thông tin báo cáo OEE: ✓ Mức độ cải tiến ✓ Vấn đề lớn thời gian dừng máy ✓ Chất lượng thời gian vừa qua ✓ Mức độ tận dụng thiết bị ✓ Thời gian trung bình lần hư hỏng, tỉ lệ tần suất hưhỏng thời gian trung bình cho sửa chữa? Do trang thiết bị có sẵn thuộc nhiều hệ trình độ cơng nghệ khác nhau, trước đầu tư cần khảo sát đánh giá tính sẵn sàng kết nối, để lựa chọn phương án phù hợp Gia tăng tính cạnh tranh sản phẩm Chú trọng giảm thời gian đưa sản phẩm thị trường, tạo thêm giá trị mới, tăng cường trải nghiệm khách hàng, bước thực hóa tùy biến đại trà ➔ Đáp ứng nhu cầu tham gia vào chuỗi: minh bạch, tốc độ, chất lượng, chủ động thích nghi với thay đổi hệ thống, kích hoạt doanh nghiệp dẫn đầu chuỗi và/ môi trường bên ngồi 3.3 Giải pháp Phịng Kinh doanh 27 Một yếu tố gây trở ngại q trình Chuyển đổi số Phịng Kinh doanh yếu tố người Vì Chuyển đổi số trình lâu dài liên tục thay đổi để phù hợp với môi trường, người cần thay đổi để linh hoạt đáp ứng yêu cầu Chuyển đổi số Một số giải pháp đề xuất: Kết hợp Chuyển đổi số vào văn hoá doanh nghiệp, cụ thể văn hố Phịng Kinh doanh Muốn chuyển đổi số thành công, cần tham gia tất người Do đó, thành viên Phòng cần kết nối với thay đổi cảm thấy họ tạo ảnh hưởng, biết công việc họ “an toàn” chuyển đổi số Ngoài ra, để đạt tốc độ thay đổi đổi mới, Trưởng phòng cần trao quyền định cho tất người, khơng số lựa chọn Kết nối nhóm quy trình liên tổ chức Chuyển đổi số địi hỏi liệu, thơng tin, ứng dụng quy trình trao đổi liền mạch tổ chức Do đó, tất bên liên quan cần hợp tác chặt chẽ với Nếu văn hóa cởi mở đồng thuận mục tiêu chung tồn tổ chức, khó chuyển đổi số thành cơng Phát triển người Tổ chức buổi đào tạo, huấn luyện thường xuyên cho thành viên để họ hiểu vai trò, tầm quan trọng Chuyển đổi số cách thức áp dụng Chuyển đổi số vào nghiệp vụ hàng ngày Kỹ cần đào tạo bao gồm kỹ mềm (như giao tiếp quản lý), kỹ cứng (như lực kỹ thuật) 28 KẾT LUẬN Trong bối cảnh tình hình kinh tế, xã hội diễn biến phức tạp nay, Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất phải đối mặt với nhiều thách thức Tuy nhiên hội để cơng ty nhìn lại vai trò Chuyển đổi số thời đại kết nối Nếu biết tận dụng hội vượt qua thách thức, tận dụng tất lực vốn có mình, Cơng ty TNHH Cơng nghiệp thương mại Thống Nhất vượt qua khó khăn trước mắt bước trở thành doanh nghiệp Chuyển đổi số hoàn thiện Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban giám đốc công ty, anh Nguyễn Đức Tứ anh chị thuộc Phòng Kinh doanh anh chị cán nhân viên cơng ty hết lịng giúp đỡ, hướng dẫn, bảo tận tình cho em trình thực tập tuần em đơn vị Em xin chân thành cảm ơn cô giáo - PGS,TS Lê Thị Thu Thuỷ tận tình hướng dẫn, giải đáp thắc mắc, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Kế hoạch Đầu tư, Dự án USAID LinkSME, 2021 Hướng dẫn Chuyển đổi số | Chương trình Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số giai đoạn 2021 – 2025 Mã số thuế (MASOTHUE), 2021 0200596083 – Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất [Trực tuyến] Địa chỉ: [Truy cập ngày 01/08/2021] ThS Nguyễn Phan Anh, 2020 Mơ hình chuyển đổi số & ứng dụng cho doanh nghiệp kinh tế số Phịng Hành nhân | Cơng ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất, 2020 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Phòng Kế hoạch | Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất, 2021 Dự án Chuyển đổi số | Chiến lược Công ty (giai đoạn 2021 – 2025) Phạm Huy Giao, 2020 Chuyển đổi số: Bản chất, thực tiễn ứng dụng, Tạp chí Dầu khí, số 12/2020, tr 12 – 16 30 PHỤ LỤC 1: Giải pháp Họp trực tuyến Phịng Kinh doanh (Cơng ty TNHH Cơng nghiệp thương mại Thống Nhất ) I Mục tiêu Xây dựng giải pháp họp trực tuyến Phòng Kinh doanh, thay cho giải pháp họp truyền thống Ứng dụng công nghệ số vào hoạt động trao đổi thơng tin Phịng Kinh doanh II Chuẩn bị - Nhân lực Nhân viên Phòng cần phổ biến quy trình/đào tạo ngày trước thực áp dụng giải pháp Nhân lực có hiểu biết công nghệ thông tin để giải cố - Vật tư Máy tính cá nhân, đường truyền mạng ổn định Bộ ứng dụng văn phòng Google: Calendar, Drive, Docs, Meets Tất nhân viên đăng nhập tham gia vào nhóm Google Phịng III Quy trình Họp trực tuyến Lên lịch họp - Trưởng phòng đề xuất lịch họp - Các thành viên xác nhận lịch họp điều chỉnh cần thiết, Thư ký buổi họp bầu - Thư ký buổi họp làm việc sau: - Lên lịch buổi họp Google Calendar, tất thành viên Phòng tự động cập nhật lịch họp vào lịch - Tạo phịng họp Google Meets Google Docs để ghi biên họp, tất đính kèm vào lịch họp - Các thành viên khác có nhiệm vụ cần trình bày buổi họp chuẩn bị kịch (scripts), file trình chiếu (slides), bảng tương tác trực tuyến (whiteboard, Jamboard) có 31 Tiến hành tham gia buổi họp ❖ Trước họp - Thư ký điểm danh thành viên - Các thành viên kiểm tra điều chỉnh vấn đề kỹ thuật, thành viên có nhiệm vụ cần trình bày kiểm tra lại tài liệu chuẩn bị ❖ Trong họp - Thư ký điều phối buổi họp, thành viên khác “giơ tay”(raise hand) có ý kiến - Các thành viên phát biểu theo lần lượt, không đối chất, không tự ý bật âm (bật mic) chưa đến lượt/ chưa gọi tên - Thư ký/ thành viên định ghi lại biên họp ❖ Sau họp - Thư ký đăng tải biên họp, đặt chế độ Chỉ nhận xét, thành viên tham gia nhận xét góp ý điều chỉnh để biên hồn thiện - Trưởng phòng xác nhận vào biên họp, thư ký lưu biên họp vào thư mục (folder) riêng dành cho Họp trực tuyến Google Drive Phịng - Thư kí ghi lại Tên, thời gian đường dẫn tới biên họp tệp tin (file) Google Sheets Phòng, tiện cho việc truy vấn sau IV Thử nghiệm, đánh giá, rút kinh nghiệm Buổi thử nghiệm ngày 06/08/2021 ❖ Ưu điểm: - Buổi họp diễn thành công, 11/12 thành viên tham dự, nội dung cần trao đổi hoàn thành ❖ Nhược điểm cần khắc phục - Vấn đề kỹ thuật: âm đôi lúc bị rè, số thành viên bị ngắt kết nối - Vấn đề quy trình: Quy trình lưu file biên họp rắc rối, số thành viên chưa thục 32 PHỤ LỤC 2: Mơ hình giai đoạn chuyển đổi số Ernst & Young Digital Transformation, Chương trình Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số giai đoạn 2021 – 2025 33 ... CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP THƯƠNG MẠI THỐNG NHẤT 10 2.1 Các hoạt động kinh doanh ứng dụng chuyển đổi số Phịng Kinh doanh, Cơng ty TNHH Công nghiệp... viên Phòng Kinh doanh 1.2.1 Giới thiệu phận thực tập Phòng Kinh doanh trực thuộc Khối Kinh doanh, Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất phận nòng cốt doanh nghiệp Sau Khối Kinh doanh xếp... phòng kinh doanh cần lập báo cáo theo quy định doanh nghiệp Báo cáo cần thể tất hoạt động kinh doanh công ty thể nhiệm vụ quyền hạn giao phòng kinh doanh Thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm Phòng kinh doanh