2. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG
3.3. Giải pháp đối với Phòng Kinh doanh
Một trong những yếu tố gây ra trở ngại trong quá trình Chuyển đổi số tại Phòng Kinh doanh là yếu tố con người. Vì Chuyển đổi số là một quá trình lâu dài và liên tục thay đổi để phù hợp với môi trường, con người cũng cần thay đổi để linh hoạt đáp ứng các yêu cầu của Chuyển đổi số.
Một số giải pháp đề xuất:
1. Kết hợp Chuyển đổi số vào văn hoá doanh nghiệp, cụ thể là văn hoá Phòng Kinh doanh
Muốn chuyển đổi số thành công, cần sự tham gia của tất cả mọi người. Do đó, mỗi thành viên trong Phòng cần kết nối với sự thay đổi và cảm thấy họ có thể tạo ra ảnh hưởng, hoặc ít nhất là biết công việc của họ vẫn “an toàn” khi chuyển đổi số. Ngoài ra, để đạt được tốc độ thay đổi và đổi mới, các Trưởng phòng cần trao quyền quyết định cho tất cả mọi người, không chỉ một số ít được lựa chọn.
2. Kết nối các nhóm và quy trình liên tổ chức
Chuyển đổi số đòi hỏi các dữ liệu, thông tin, ứng dụng và quy trình được trao đổi liền mạch trong một tổ chức. Do đó, tất cả các bên liên quan cần hợp tác chặt chẽ với nhau. Nếu không có nền văn hóa cởi mở và sự đồng thuận về mục tiêu chung trong toàn tổ chức, sẽ khó có thể chuyển đổi số thành công.
3. Phát triển con người
Tổ chức các buổi đào tạo, huấn luyện thường xuyên cho các thành viên để họ hiểu vai trò, tầm quan trọng của Chuyển đổi số và cách thức áp dụng Chuyển đổi số vào các nghiệp vụ hàng ngày. Kỹ năng cần đào tạo bao gồm cả các kỹ năng mềm (như giao tiếp hoặc quản lý), và các kỹ năng cứng (như năng lực kỹ thuật).
KẾT LUẬN
Trong bối cảnh tình hình kinh tế, xã hội đang diễn biến phức tạp như hiện nay, Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất sẽ phải đối mặt với rất nhiều thách thức. Tuy nhiên đây cũng là cơ hội để công ty nhìn lại vai trò của Chuyển đổi số trong thời đại kết nối này. Nếu biết tận dụng cơ hội và vượt qua thách thức, tận dụng tất cả những năng lực vốn có của mình, Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất sẽ vượt qua được những khó khăn trước mắt và từng bước trở thành một doanh nghiệp Chuyển đổi số hoàn thiện
Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban giám đốc công ty, anh Nguyễn Đức Tứ cùng các anh chị thuộc Phòng Kinh doanh cũng như các anh chị cán bộ nhân viên trong công ty đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận tình cho em trong quá trình thực tập 5 tuần của em tại đơn vị. Em cũng xin chân thành cảm ơn cô giáo - PGS,TS Lê Thị Thu Thuỷ đã tận tình hướng dẫn, giải đáp thắc mắc, giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo thực tập này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Dự án USAID LinkSME, 2021. Hướng dẫn Chuyển đổi số | Chương trình Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số giai đoạn 2021 – 2025.
2. Mã số thuế (MASOTHUE), 2021. 0200596083 – Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất. [Trực tuyến] Địa chỉ: <https://masothue.com/0200596083- cong-ty-tnhh-cong-nghiep-thuong-mai-thong-nhat> [Truy cập ngày 01/08/2021]
3. ThS. Nguyễn Phan Anh, 2020. Mô hình chuyển đổi số & ứng dụng cho các doanh nghiệp trong nền kinh tế số.
4.Phòng Hành chính nhân sự | Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất, 2020. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ.
5.Phòng Kế hoạch | Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất, 2021. Dự án Chuyển đổi số | Chiến lược Công ty (giai đoạn 2021 – 2025)
6. Phạm Huy Giao, 2020. Chuyển đổi số: Bản chất, thực tiễn và ứng dụng, Tạp chí Dầu khí, số 12/2020, tr. 12 – 16.
PHỤ LỤC 1:
Giải pháp Họp trực tuyến tại Phòng Kinh doanh
(Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất )
I. Mục tiêu
Xây dựng giải pháp họp trực tuyến tại Phòng Kinh doanh, thay thế cho giải pháp họp truyền thống hiện tại
Ứng dụng công nghệ số vào hoạt động trao đổi thông tin tại Phòng Kinh doanh
II. Chuẩn bị
- Nhân lực
Nhân viên trong Phòng cần được phổ biến quy trình/đào tạo ít nhất 3 ngày trước khi thực hiện áp dụng giải pháp
Nhân lực có hiểu biết về công nghệ thông tin để giải quyết sự cố - Vật tư
Máy tính cá nhân, đường truyền mạng ổn định
Bộ ứng dụng văn phòng của Google: Calendar, Drive, Docs, Meets. Tất cả nhân viên đều đã đăng nhập và tham gia vào nhóm Google của Phòng
III. Quy trình Họp trực tuyến
1. Lên lịch họp
- Trưởng phòng đề xuất lịch họp
- Các thành viên xác nhận lịch họp và điều chỉnh nếu cần thiết, một Thư ký buổi họp được bầu ra
- Thư ký buổi họp làm những việc sau:
- Lên lịch buổi họp trên Google Calendar, tất cả thành viên của Phòng sẽ tự động được cập nhật lịch họp vào lịch của mình
- Tạo phòng họp Google Meets và một bản Google Docs để ghi biên bản họp, tất cả đều được đính kèm vào lịch họp
- Các thành viên khác có nhiệm vụ cần trình bày trong buổi họp chuẩn bị kịch bản (scripts), file trình chiếu (slides), bảng tương tác trực tuyến (whiteboard, Jamboard) nếu
2. Tiến hành tham gia buổi họp
❖ Trước khi họp
- Thư ký điểm danh các thành viên
- Các thành viên kiểm tra và điều chỉnh các vấn đề kỹ thuật, thành viên có nhiệm vụ cần trình bày kiểm tra lại tài liệu đã chuẩn bị
❖ Trong khi họp
- Thư ký điều phối buổi họp, các thành viên khác “giơ tay”(raise hand) khi có ý kiến
- Các thành viên phát biểu theo lần lượt, không đối chất, không tự ý bật âm thanh (bật mic) khi chưa đến lượt/ chưa được gọi tên
- Thư ký/ hoặc thành viên được chỉ định ghi lại biên bản cuộc họp
❖ Sau khi họp
- Thư ký đăng tải biên bản cuộc họp, đặt chế độ Chỉ nhận xét, các thành viên tham gia nhận xét và góp ý điều chỉnh để biên bản hoàn thiện nhất
- Trưởng phòng xác nhận vào biên bản cuộc họp, thư ký lưu biên bản cuộc họp vào thư mục (folder) riêng dành cho Họp trực tuyến trên Google Drive của Phòng
- Thư kí ghi lại Tên, thời gian và đường dẫn tới biên bản cuộc họp tại tệp tin (file) Google Sheets của Phòng, tiện cho việc truy vấn sau này
IV. Thử nghiệm, đánh giá, rút kinh nghiệm
Buổi thử nghiệm ngày 06/08/2021
❖ Ưu điểm:
- Buổi họp diễn ra thành công, 11/12 thành viên tham dự, các nội dung cần trao đổi đều được hoàn thành
❖ Nhược điểm cần khắc phục
- Vấn đề kỹ thuật: âm thanh đôi lúc bị rè, một số thành viên bị ngắt kết nối
- Vấn đề quy trình: Quy trình lưu file biên bản cuộc họp còn rắc rối, một số thành viên chưa thuần thục
PHỤ LỤC 2:
Mô hình 3 giai đoạn chuyển đổi số
Ernst & Young. Digital Transformation, Chương trình Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số giai đoạn 2021 – 2025