Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính và các lỗi thường gặp (qua ngữ liệu khảo sát tại huyện quảng xương thanh hóa)

1 Bộ giáo dục đào tạo Trờng đại học vinh Phạm thị mai đặc điểm ngôn ngữ văn hành lỗi th-ờng gặp qua khảo sát huyện quảng x-ơng hóa CHUYÊN NGàNH: NGÔN NGữ HọC MÃ số: 60.22.01 LUậN VĂN THạC Sĩ NGữ V¡N Ngêi híng dÉn khoa häc: pgs ts Phan mËu c¶nh Vinh - 2011 MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài 1.1 Văn hành (VBHC) phƣơng tiện cung cấp thông tin điều hành hoạt động quan nhà nƣớc, tổ chức; phƣơng tiện kiểm tra theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lí Mặt khác, VBHC thƣờng tiếng nói tổ chức, đơn vị đại diện cho quyền lực nhà nƣớc nên ngày có vai trị quan trọng đời sống xã hội Trên nhiều phƣơng diện, chất lƣợng hoạt động quản lí nhà có liên quan đến khơng thơng tin văn mà liên quan đến thể thức phƣơng tiện ngôn từ văn 1.2 Để nâng cao hiệu VBHC việc đáp ứng u cầu thơng tin quản lí, điều hành, đặc bịêt việc lãnh đạo, đạo quan quản lí nhà nƣớc, Chính phủ, Bộ Nội vụ ban hành quy định, hƣớng dẫn thể chế quy phạm loại văn Cũng có nhiều cơng trình số tác giả nghiên cứu cách soạn thảo văn bản, cách sử dụng ngôn ngữ VBHC Tuy vậy, thực tế, VBHC cịn có hạn chế định, đặc biệt sử dụng ngôn ngữ nguyên nhân chủ quan khách quan khác 1.3 Cùng với nghiệp phát triển đất nƣớc, cơng tác hành nói chung việc soạn thảo VBHC nói riêng yêu cầu cấp thiết nhằm đáp ứng cơng tác quản lí cấp, ngành Trong năm gần đây, vấn đề cải cách hành theo hƣớng cửa cải cách VBHC vấn đề đặc biệt đƣợc quan tâm 1.4 Nghiên cứu đặc điểm ngôn ngữ VBHC ban hành thực tế (mà ở huyện Quảng Xƣơng, tỉnh Thanh Hố), luận văn muốn tìm hiểu sâu phong cách ngôn ngữ quan trọng việc truyền đạt, lƣu trữ quản lí thơng tin Từ đó, đƣa số đề xuất có tính chất chun mơn vấn đề liên quan, mong góp phần vào việc chuẩn hố VBHC làm cho ngày phát huy vai trò đời sống xã hội Lịch sử vấn đề 2.1 Từ trƣớc tới có số cơng trình nghiên cứu văn soạn thảo VBHC góc độ ngơn ngữ học văn bản, phong cách học thực hành VBHC Các cơng trình phần đáp ứng đƣợc yêu cầu nghiên cứu, áp dụng nâng cao chất lƣợng VBHC a) Trong giáo trình phong cách học nhƣ : Phong cách học tiếng Việt Đinh Trọng Lạc chủ biên (1999)[19], Phong cách học đặc điểm tu từ tiếng Việt Cù Đình Tú (2001)[41] đề cập đến phong cách hành với đặc điểm ngơn ngữ nhƣ ngữ âm, tả, từ vựng, ngữ pháp, cách diễn đạt Tuy nhiên cơng trình đề cập đến đặc điểm ngơn ngữ văn hành cách giản lƣợc Bên cạnh đó, số ý kiến cho chƣa có thống khn mẫu, cách thức trình bày loại văn hành đặt vấn đề cần phải thống khn mẫu cách thức trình bày văn b) Tác giả Nguyễn Văn Thâm với Soạn thảo xử lí văn quản lí nhà nước[33] đƣợc tái nhiều lần đƣợc coi cơng trình nghiên cứu kĩ lƣỡng văn hành Do mục đích nghiên cứu văn hành mối quan hệ với pháp lí, quyền hạn, nhiệm vụ công tác soạn thảo nên đặc điểm ngôn ngữ phong cách hành đƣợc đề cập c) Tác giả Bùi Khắc Việt (1998) Kĩ thuật ngơn ngữ soạn thảo văn quản lí nhà nước [42] đề cập cách khái quát đặc điểm ngơn ngữ phong cách hành để giúp ích cho việc thực hành soạn thảo d) Ngồi ra, đề cập đến số cơng trình khác nhƣ Xây dựng ban hành văn quản lí nhà nước Tạ Hữu Ánh (1998)[2], Hướng dẫn kĩ thuật soạn thảo văn Nguyễn Văn Thơng (2001)[36], Tiếng Việt giao tiếp hành Nguyễn Văn Khang (2002)[18], Tài liệu bồi dưỡng quản lí hành nhà nước PGS TS Đinh Văn Mậu (chủ biên) (2008)[25], Giáo trình kĩ thuật xây dựng ban hành văn TS Lƣu Kiếm Thanh (chủ biên) (năm 2008) [30], cơng trình nghiên cứu chi tiết hƣớng dẫn ứng dụng kiến thức vào soạn thảo VBHC 2.2 Từ điều trình bày, chúng tơi thấy nghiên cứu "Đặc điểm ngơn ngữ văn hành loại lỗi thƣờng gặp (qua ngữ liệu khảo sát huyện Quảng Xƣơng - Thanh Hố)" hƣớng tích cực, thiết thực Trên sở kế thừa mặt lí thuyết cơng trình trƣớc, chúng tơi ứng dụng qua khảo sát, luận văn đƣa nhận xét việc sử dụng ngôn ngữ VBHC địa phƣơng cấp huyện với mong muốn đóng góp phần cho việc hồn thiện nâng cao chất lƣợng VBHC huyện Đối tƣợng nghiên cứu mục đích, nhiệm vụ luận văn 3.1 Đối tƣợng nghiên cứu - VBHC nhà nƣớc ta có nhiều loại, loại có chức riêng đƣợc ban hành nhằm đáp ứng yêu cầu cụ thể hoạt động quản lí nhà nƣớc Đối tƣợng khảo sát luận văn VBHC thuộc hai hệ thống VBHC mang tính chất pháp quy VBHC thông thƣờng số quan, đơn vị hành nghiệp huyện - Tƣ liệu để khảo sát đề tài loại VBHC có tính chất pháp quy văn hành thơng thƣờng đƣợc quan hành nhà nƣớc thuộc huyện Quảng Xƣơng, tỉnh Thanh Hoá soạn thảo, ban hành khoảng thời gia từ năm 2007 đến năm 2010 - Luận văn khảo sát 500 VBHC quan địa bàn huyện Quảng Xƣơng, tỉnh Thanh Hoá soạn thảo, ban hành bao gồm : VBHC có tính chất pháp quy (chỉ thị, nghị quyết, định) VBHC thông thƣờng (luận văn tập trung vào thể loại nhƣ báo cáo, tờ trình, thơng báo, công văn, đề án, kế hoạch, hƣớng dẫn, quy chế, quy định ) - Việc khảo sát ngữ liệu chủ yếu để tìm hiểu thực trạng sử dụng ngơn ngữ thể loại VBHC, tập trung vào mặt : hình thức, kết cấu, từ ngữ, câu văn, đoạn văn, văn ), loại lỗi thƣờng gặp VBHC địa phƣơng cụ thể (huyện Quảng Xƣơng, tỉnh Thanh Hóa) Nhƣ vậy, đối tƣợng khảo sát luận văn VBHC quan địa bàn huyện Quảng Xƣơng, Thanh Hố soạn thảo ban hành, khơng bao gồm VBHC từ nơi khác (của Trung ƣơng, tỉnh, huyện khác, xã, thị trấn ) gửi ban hành địa bàn huyện - Căn để xây dựng VBHC chuẩn, từ loại lỗi thƣờng gặp VBNH văn : Quyết định số 240/QĐ-BGD&ĐT ngày 5/3/1984 Bộ Giáo dục Đào tạo quy định chuẩn tả; Quyết định số 09/1998 QĐ-VPCP ngày 22/11/1998 Văn phịng Chính phủ việc Ban hành tạm thời quy định viết hoa văn bản; Thông tƣ liên lịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 3.2 Mục đích đề tài Luận văn nhằm : 3.2.1 Về lí thuyết Hệ thống hoá cấu trúc, thể thức, nội dung loại VBHC bản, thông dụng để có nhìn tổng thể, đầy đủ VBHC nói chung, VBHC đƣợc soạn thảo, ban hành huyện Quảng Xƣơng, Thanh Hố nói riêng 3.2.2 Về thực tiễn Qua khảo sát, phân tích, đánh giá, luận văn rút nhận xét nét đặc thù VBHC đƣợc soạn thảo ban hành địa bàn cấp huyện; đồng thời loại lỗi thƣờng gặp loại VBHC ban hành, đề biện pháp khắc phục lỗi nhằm góp phần chuẩn hố văn hành chính, phục vụ tốt cơng tác hành chính, cơng tác quản lí nhà nƣớc 3.3 Nhiệm vụ luận văn - Thống kê, phân loại mơ hình hố loại văn hành - Tìm hiểu đặc điểm ngơn ngữ văn hành - Mơ tả loại lỗi thƣờng gặp văn hành Nêu đề xuất kiến nghị để góp phần hồn thiện cơng tác soạn thảo, quản lí văn hành Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực luận văn này, trƣớc tiên, chúng tơi tìm hiểu sở lí thuyết đặc trƣng phong cách ngơn ngữ nói chung phong cách ngơn ngữ văn hành nói riêng, đối chiếu làm rõ khác biệt phong cách ngơn ngữ hành với phong cách ngôn ngữ khác; đồng thời nắm vững lí thuyết ngữ pháp văn tìm hiểu nghiên cứu lí thuyết thể loại văn hành Đây đề tài nghiên cứu nhằm mô tả đƣa tri thức nhận dạng thể loại văn hành xét từ góc độ ngơn ngữ, cấu trúc câu, tổ chức văn Sau tiến hành thu thập thể loại văn hành liên quan đến đề tài, q trình nghiên cứu thực hiện, chúng tơi vận dụng nhiều phƣơng pháp khác chủ yếu : - Phƣơng pháp thống kê, phân loại để thống kê loại VBHC, loại lỗi thƣờng gặp VBHC - Phƣơng pháp miêu tả, phân tích để miêu tả đặc điểm loại phong cách ngơn ngữ; phân tích đặc điểm thể thức, kết cấu, ngơn từ VBHC, miêu tả phân tích loại lỗi thƣờng gặp VBHC từ tìm giải pháp khắc phục - Phƣơng pháp đối chiếu, so sánh để so sánh việc thực soạn thảo ban hành VBHC với văn quy định chuẩn thể thức, viết hoa, tả - Phƣơng pháp tổng hợp, khái quát dùng để khái quát đặc điểm VBHC khái quát lỗi thƣờng gặp soạn thảo ban hành VBHC Những đóng góp đề tài Có thể khẳng định đề tài sâu nghiên cứu Đặc điểm ngơn ngữ văn hành đƣợc xây dựng ban hành huyện Quảng Xƣơng, Tỉnh Thanh Hoá; loại lỗi thƣờng gặp văn đƣợc lƣu hành giải pháp khắc phục Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, phần nội dung đƣợc triển khai ba chƣơng Chƣơng Những vấn đề lí thuyết có liên quan đến đề tài Chƣơng Đặc điểm hình thức, kết cấu, ngơn từ văn hành văn hành đƣợc soạn thảo ban hành địa bàn huyện Quảng Xƣơng, tỉnh Thanh Hoá Chƣơng Các lỗi thƣờng gặp văn hành đƣợc soạn thảo ban hành địa bàn huyện Quảng Xƣơng (tỉnh Thanh Hoá) CHƢƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ THUYẾT CĨ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI 1 Khái niệm văn phong cách ngôn ngữ 1.1.1 Khái niệm văn Có nhiều quan niệm khác khái niệm văn bản, luận văn này, để tiện cho việc tìm hiểu văn nói chung VBHC nói riêng phần tiếp theo, hiểu : Văn sản phẩm hoạt động giao tiếp ngôn ngữ, tạo lập liên kết câu, đoạn văn tạo thành đơn vị hồn chỉnh nội dung hình thức, có tính độc lập.[9, tr.30] Nhƣ vậy, văn có đặc điểm sau : Văn sản phẩm hoạt động giao tiếp ngôn ngữ nói viết Văn (loại văn thơng dụng, điển hình) phải liên kết nhiều câu nhiều đoạn Văn có tính hồn chỉnh nội dung hình thức Văn có tính độc việc tồn nhận biết ý nghĩa văn hồn tồn khơng lệ thuộc vào ngữ cảnh 1.1.2 Văn phong cách ngôn ngữ Trong giao tiếp, văn tồn phong cách ngôn ngữ định Qua nghiên cứu, nhà ngôn ngữ học chia nhiều loại phong cách khác với đối tƣợng, nhiệm vụ, nội dung phƣơng pháp nghiên cứu khác nhau.Vấn đề phân loại phong cách chức tiếng Việt ý kiến khác Theo quan niệm phổ biến, phong cách ngôn ngữ tiếng Việt đại bao gồm : Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt, phong cách ngơn ngữ báo chí, phong cách ngơn ngữ nghệ thuật, phong cách ngơn ngữ luận, phong cách ngơn ngữ khoa học phong cách ngơn ngữ hành (cịn gọi phong cách hành cơng vụ) Ngồi cách phân loại này, có nhà nghiên cứu cịn gọi chung phong cách khoa học, luận hành phong cách ngơn ngữ gọt giũa đối lập với phong cách ngữ tự nhiên 1.1.2.1 Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt (phong cách ngữ) Phong cách ngơn ngữ sinh hoạt hay cịn gọi phong cách ngữ phong cách giao tiếp phổ thông nhất, quan trọng đời sống ngƣời, dùng cho tất thành viên cộng đồng xã hội Về mặt văn bản, chúng tồn dƣới dạng thƣ, bút kí Phong cách ngữ tự nhiên phong cách đƣợc dùng đời sống sinh hoạt hàng ngày chủ yếu nhằm trao đổi vấn đề thuộc phạm vi tình cảm, sinh hoạt cá nhân nên mang tính chuyên môn Đặc điểm bật phong cách thƣờng dùng từ ngữ mang tính cụ thể, giàu hỉnh ảnh sắc thái biểu cảm Có thể coi phong cách sở mà tất phong cách chức khác khai thác phƣơng diện ngôn ngữ 1.1.2.2 Phong cách ngôn ngữ khoa học Là phong cách đƣợc dùng để trao đổi vấn đề có liên quan đến việc tìm hiểu, nghiên cứu phát triển khoa học Phong cách ngôn ngữ khoa học dựa chủ yếu vào ngôn ngữ viết - phi nghệ thuật Yếu tố cá nhân ngƣời nói giảm xuống tối thiểu Xét mặt ngữ âm, từ vựng, ngữ pháp, cách tổ chức văn bản, đặc điểm ngôn ngữ phong cách khoa học gần với đặc điểm ngơn ngữ thuộc phong cách hành Phong cách ngôn ngữ khoa học sử dụng nhiều thuật ngữ khoa học, từ ngữ trừu tƣợng, trung hoà sắc thái biểu cảm xuất với tần số cao, bên cạnh thƣờng sử dụng lớp từ Hán Việt Về mặt cú pháp, phong cách ngôn ngữ khoa học sử dụng hình thức câu hồn chỉnh, kết cấu chặt chẽ, rõ ràng để đảm bảo yêu cầu xác, tránh cách hiểu khác Các phát ngôn hàm chứa nhiều lập luận khoa học, thể chất lƣợng tƣ logic cao Độ dƣ thừa phát ngơn nói so với phát ngôn khác Phong cách ngôn ngữ khoa học thƣờng sử dụng cấu trúc câu khuyết chủ ngữ câu có chủ ngữ khơng xác định Tuy nhiên, hai phong cách có đặc điểm khác nhau: 10 - Cách tổ chức của văn hành nhiều mang tính khn mẫu Đây điểm khác biệt khơng với phong cách khoa học mà với tất phong cách chức khác - Thuật ngữ khoa học phong cách ngôn ngữ khoa học gắn liền với ngành khoa học định, thuật ngữ văn hành thuật ngữ chuyên ngành nhiều ngành khác tuỳ thuộc vào nội dung công việc mà văn hành đề cập đến 1.1.2.3 Phong cách ngôn ngữ nghệ thuật Phong cách ngôn ngữ nghệ thuật (cịn gọi phong cách ngơn ngữ văn chƣơng) phong cách đƣợc dùng sáng tác văn chƣơng Phong cách dạng tồn toàn vẹn ngơn ngữ tồn dân Phong cách ngơn ngữ nghệ thuật khơng có giới hạn đối tƣợng giao tiếp, không gian thời gian giao tiếp Tác phẩm văn chƣơng có chức phản ánh khía cạnh sống muôn màu muôn vẻ nên từ ngữ phong cách đa dạng, gồm từ phổ thông từ địa phƣơng, biệt ngữ; từ đại từ lịch sử; từ khiếm nhã từ trang nhã Từ sinh hoạt bình thƣờng chiếm tỷ lệ cao, bên cạnh xuất lớp từ văn hoá, kể thuật ngữ khoa học Nhờ sử dụng toàn phƣơng tiện biểu mà phong cách nghệ thuật luôn chuyển đổi, biến động, đa dạng mẻ cách phô diễn Xét mặt đặc trƣng ngữ nghĩa, cách diễn đạt ngôn ngữ nghệ thuật khác biệt so với cách diễn đạt thơng thƣờng văn nghệ thuật diễn đạt hình tƣợng 1.1.2.4 Phong cách ngơn ngữ luận Mặc dù đến cịn số quan niệm chƣa thống việc phân giới phong cách ngơn ngữ luận với phong cách ngơn ngữ khoa học, phong cách ngơn ngữ báo chí nhƣng phong cách ngơn ngữ luận đƣợc coi phong cách dùng để giao tiếp có tính chất thức lĩnh vực trị xã hội Ở phong cách này, ngƣời giao tiếp thƣờng bày tỏ kiến, bộc lộ cơng khai quan điểm trị, tƣ tƣởng vấn đề thời xã hội Qua giao tiếp nhằm tác động tới tƣ tƣởng, 105 lẫn lộn, dài dịng, chƣa khoa học nhƣ : Căn cơng văn số 166/CV-UH ngày 23/5/2007 Ban thường vụ huyện uỷ QX lại đƣợc xếp trƣớc Căn kết luận tra số : 172/KL-TTTH ngày 22/5/2006 tra T/Hoá; Hơn nữa, Quyết định văn cấp ban hành xuống cấp dƣới nhƣng, đoạn mở đầu lại có Căn văn tường trình ơng Phạm Hữu Bình khơng mà viết xem xét văn trƣờng hợp có kết luận quan Thanh tra tỉnh việc đƣa vào khơng cần thiết Cả đoạn văn sửa lại nhƣ sau : Căn luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Căn Pháp lệnh công chức thông tƣ số 03-2004/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2004 Bộ Nội vụ "về việc hƣớng dẫn thực Nghị Định số : 114/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 Chính phủ cán bộ, công chức xã, phƣờng, trị trấn"; Căn định 685/2007/QĐ-UBND ngày 2/3/2007 UBND tỉnh Thanh Hố "Về việc phân cơng, phân cấp quản lí, tổ chức máy cán bộ, công chức"; Căn Kết luận tra số : 172/KL-TTTH ngày 22/5/2006 Thanh tra Thanh Hố; Căn cơng văn số 166/CV-UH ngày 23/5/2007 Ban Thƣờng vụ huyện uỷ Quảng Xƣơng; Căn biên xét kỉ luật hội đồng kỉ luật; Theo đề nghị Trƣởng phòng Nội vụ - Lao động -Thƣơng binh Xã hội huyện Quảng Xƣơng, QUYẾT ĐỊNH : 3.3.4.2 Lỗi cách mở đầu văn (11.2%) Tại mục này, Chúng tơi xem xét phần mở đầu văn dƣới góc độ đặc điểm ngôn ngữ mà không đặt vấn đề thể thức quy định cho phần mở đầu 106 thể loại văn theo quy định Qua khảo sát, có vấn đề cần lƣu ý sau : a) Cách thể trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Có thể xem dạng tiêu đề văn Yêu cầu trích yếu viết ngắn gọn, đọng câu nhƣng phải thể đƣợc vấn đề trọng tâm nội dung văn Trong số văn bản, có trƣờng hợp trích yếu đƣợc viết dài dịng, viết tắt, chí sử dụng từ ngữ chƣa chuẩn mực Điều làm cho văn tính nghiêm túc, cân đối hình thức có gây khó hiểu cho ngƣời tiếp nhận văn * Viết tắt tuỳ tiện trích yếu văn Lỗi viết tắt đƣợc đề cập đến phần lỗi tả Trong phạm vi khảo sát, chúng tơi muốn đề cập đến việc viết tắt phần trích yếu nội dung văn Theo kết khảo sát, có 113 văn có trích yếu nội dung vi phạm lỗi viết tắt 99 V/v : đề nghị lý TSCĐ Công ty Cổ phần thuỷ sản tĩnh gia TH để thực GPMB xây dựng Cảng cá Quảng Nham (Công văn số 481/UBND-TCKH năm 2007) 100 V/v : đề nghị cung cấp mốc, tim mốc để phục vụ việc BTGPMB đường tránh Thành Phố Thanh Hố (Cơng văn số 129/UBND-TNMT năm 2008) 101 V/v : quản lí, thu gom, xử lí rác thải, thực luật BVMT (Cơng văn số 110/UBND - TNMT năm 2009) Ngồi lỗi viết hoa, ví dụ 2, có lỗi viết trích yếu dài dịng, chƣa đọng; ví dụ viết tắt không quy định (viết tắt phần trích yếu nội dung mà khơng thích) Có thể sửa nhƣ sau : Ví dụ số 99 : V/v : đề nghị lý tài sản cố định để giải phóng mặt 107 Các thơng tin cụ thể nhƣ tài sản Công ty Cổ phần Thuỷ sản Tĩnh Gia Thanh Hoá việc xây dựng Cảng cá Quảng Nham đƣợc thể phần nội dung văn Ví dụ số 100 : V/v : đề nghị cung cấp mốc, tim mốc để bồi thường giải phóng mặt Thơng tin xây dựng đường tránh Thành phố Thanh Hố chuyển xuống phần nội dung Ví dụ số 101 : V/v : quản lí, thu gom, xử lí rác thải, thực Luật Bảo vệ môi trường * Viết tắt tiêu đề văn có tên loại TỜ TRÌNH 102 Phê duyệt bổ sung DTNS năm 2007 (Tờ trình số 64/TTr-UBND năm 2007) 103 THƠNG BÁO Kết luận Phó Chủ tịch UBND huyện Phạm Văn Xuyên họp giao ban đơn vị thực dự án 257 Chính phủ triển khai xây dựng cơng trình theo dự án (Thông báo số 109/TB-UBND năm 2008) 104 BÁO CÁO Tình hình TG HĐTG (Số 64/BC- CA Cơng an huyện năm 2009) Các ví dụ nêu mắc lỗi viết tắt khơng quy định Ngồi ra, tiêu đề ví dụ 101 dài dịng, khơng đảm bảo tính đọng nhƣ u cầu tên văn Có thể sửa ví dụ nhƣ sau: Ví dụ số 102 : 108 TỜ TRÌNH Phê duyệt bổ sung dự tốn ngân sách năm 2007 Ví dụ số 103 : THÔNG BÁO Kết luận triển khai xây dựng cơng trình theo dự án 257 Chính phủ Ví dụ số 104 : BÁO CÁO Tình hình tơn giáo hoạt động tơn giáo *Viết hoa tiêu đề văn có tên loại Theo quy đính thơng tƣ liên lịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ phần trích yếu nội dung VBHC có tên loại đƣợc quy định viết chữ in thƣờng, đứng đậm, cỡ chữ 14, bên dƣới có dịng kẻ ngang Nhƣng qua khảo sát, nhiều văn mắc lỗi viết hoa tiêu đền văn có tên loại 105 Quy chế số 01/QC-BCH Hội chữ thập đỏ năm 2010 QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BCH HỘI CHỮ THẬP ĐỎ HUYỆN QUẢNG XƢƠNG KHOÁ III NHIỆM KỲ 2010-2015 106 Kế hoạch số 60 UBND huyện năm 2007 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KỶ NIỆM 60 NĂM NGÀY THƢƠNG BINH LIỆT SỸ (27/7/1947 - 27/7/2007) ********* Theo quy định, cần sửa lại nhƣ sau đảm bảo thể thức văn bản: Ví dụ số 105 : QUY CHẾ hoạt động Ban chấp hành Hội Chữ thập đỏ huyện Quảng Xƣơng Khoá III - Nhiệm kỳ 2010 - 2015 Ví dụ số 106 : 109 KẾ HOẠCH Tổ chức kỷ niệm 60 năm ngày thƣơng binh liệt sỹ b) Lỗi sử dụng từ ngữ trích yếu Nhƣ trình bày trên, yêu cầu trích yếu viết ngắn gọn, đọng câu nhƣng phải thể đƣợc vấn đề trọng tâm nội dung văn Tuy nhiên, qua khảo sát, nhiều văn bản, chúng tơi thấy cịn nhiều sai sót việc sử dụng từ ngữ trích yếu văn 107 Về việc đề nghị phát sinh hộ nghèo (Công văn số 62/UBND-NVLĐTBXH năm 2008) 108 Về việc tăng cường đạo gieo cấy lịch thời vụ mùa thu đông năm 2010 (Công văn sô 03/UBNV-NN năm 2010) Trong ví dụ số 105, từ "phát sinh" đƣợc xếp khơng vị trí dẫn tới câu trích yếu sai ngữ nghĩa Khơng thể xác định đƣợc xác định không rõ ý nghĩa câu "đề nghị phát sinh hộ nghèo" Thay đổi nhƣ sau nội dung tóm lƣợc văn đƣợc thể rõ ràng phần trích yếu "đề nghị cơng nhận hộ nghèo phát sinh" Trong ví dụ số 106, việc sử dụng từ "mùa" cụm từ "mùa thu đơng" khơng xác khơng có mùa thu đơng mà có mùa thu, mùa đơng Trong trƣờng hợp này, ngƣời soạn thảo văn nhầm lẫn khái niệm mùa vụ canh tác Ở đây, cịn có lỗi dài dịng diễn đạt câu trích yếu Có thể sửa lại nhƣ sau : Về việc tăng cường đạo gieo cấy vụ thu đông năm 2010 c) Lỗi cách xây dựng đoạn mở đầu văn Với loại VBHC có quy định riêng cách trình bày phần mục nói chung phần mở đầu văn nói riêng Trong văn pháp quy, đoạn văn mở đầu thể rõ tính khn mẫu, xác thơng qua việc trích dẫn nội dung làm pháp lí cho văn Trong VBHC thơng thƣờng, đảm bảo tính xác nhƣng quy định tính khn mẫu có phần đƣợc vận dụng linh hoạt Tuy nhiên, qua khảo 110 sát, nhiều văn bản, đoạn mở đầu chƣa đƣợc soạn thảo theo đặc trƣng thể loại Các báo cáo nói chung báo cáo tổng kết nói riêng loại văn dễ tìm thấy sai sót 109 Báo cáo số 649/BC-GD&ĐT Tổng kết công tác bồi dƣỡng giáo viên học sinh giỏi năm học 2006-2007 Kính thưa quý vị đại biểu! Kính thưa thầy giáo, cô giáo! Thưa em HS yêu quý! Thấm nhuần lời dạy Bác Hồ kính yêu "Dù khó khăn đến đâu phải tiếp tục thi đua dạy tốt, học tốt", thầy giáo cô giáo lớp lớp học sinh Quảng Xương nêu cao tinh thần phấn đấu, khắc phục khó khăn vươn lên giảng dạy học tập, giành kết cao phong trào thi đua "Hai tốt".Trong năm qua, hưởng ứng vận động Học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh vận động lớn ngành, giáo dục Quảng Xương thực khẳng định vị Năm học 2006 - 2007 với nước, ngành giáo dục huyện nhà tích cực thực chủ đề năm học đổi quản lí, nâng cao chất lượng giáo dục Tinh thần thực đồng từ Phòng GD&ĐT đến nhà trường Việc đổi cơng tác quản lí khơng dừng lại cán quản lí mà thực từ CBGV, buổi dạy, lên lớp Xác định nhiệm vụ trọng tâm nâng cao chất lượng giáo dục mà đường mang tính chất định thông qua việc bồi dưỡng giáo viên giỏi bồi dưỡng học sinh giỏi, học sinh khiếu, năm học vừa qua ngành giáo dục có nhiều giải pháp để đẩy mạnh phong trào có ý nghĩa đột phá Hôm nay, đồng ý Huyện uỷ - Hội đồng nhân dân - UBND huyện, Phòng GD&ĐT tổ chức hội nghị Tổng kết công tác bồi dưỡng giáo viên bồi dưỡng học sinh giỏi năm học 2006 -2007 Toàn đoạn văn mở đầu văn vừa trích dẫn hồn tồn khơng phù hợp với đoạn mở đầu báo cáo Đoạn văn nên dùng để mở đầu cho diễn văn khai mạc hội nghị 111 3.3.4.3 Lỗi phong cách văn (4.8%) Các thể loại VBHC mang đặc điểm chung nhƣng loại văn lại có đặc trƣng riêng, phong cách riêng Qua khảo sát, gặp văn mang tên nhƣng lại chứa đựng nội dung chức loại văn khác Dƣới 02 ví dụ điển hình 110 Tờ trình số Số 21 TTr/UBND năm 2007 UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN QUẢNG XƢƠNG Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số 21 TTr/UBND TỜ TRÌNH V/V để nghị xét tặng kỷ niệm chƣơng "Vì nghiệp TDTT" *** Thực theo quy chế xét tặng Kỷ niệm chương "Vì nghiệp thể dục thể thao" ban hành kèm theo Quyết định số 1728/QĐ-UB TDTT ngày 26 tháng 11 năm 2004 trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban TDTT UBND huyện Quảng Xương xét đề nghị tặng Kỷ niệm chương "Vì nghiệp thể dục thể thao" năm 2006 cho đồng chí (có danh sách kèm theo) *Cá nhân ngồi ngành - Đang công tác người - Đã nghỉ hưu 01 người Tổng số đề nghị xét tặng : 05 ngƣời Nơi nhận : - Bộ trƣởng, Chủ nhiệm UB TDTT KT/CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH - Sở TDTT Thanh Hố - Lƣu Phạm Văn Xun 111 Cơng văn số 62/UBND-NVLĐTBXH năm 2008 112 UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN QUẢNG XƢƠNG Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số 62/UBND - NVLĐTBXH V/v đề nghị phát sinh hộ nghèo Kính gửi : Sở Lao động TBXH Tỉnh Thanh Hoá Sau xem xét văn đề nghị UBND xã Quảng Lưu tờ trình số 03/UBND-VX việc đề nghị phát sinh hộ nghèo Chủ tịch UBND huyện Quảng Xương giao cho phòng Nội vụ - LĐTBXH kiểm tra hồ sơ đề nghị phát sinh hộ nghèo hộ gia đình ơng Lê Hữu Ngư, thơn 16 xã Quảng Lưu Quảng Xương Căn thông tư 04/2007/TT-BLĐTBXH ngày 28/2/2007 Bộ Lao động TBXH hướng dẫn quy trình rà sốt hộ ghèo hàng năm cơng văn số 1897/SLĐTBXH ngày 20/9/2007 Sở Lao động TBXH Thanh Hoá việc rà soát báo cáo kết giảm nghèo năm 2007 UBND huyện Quảng Xương xét thấy hộ gia đình ơng Lê Hữu Ngư có đủ điều kiện cơng nhận hộ nghèo Để gia đình ơng Ngư hưởng chế độ, quyền lợi nhà nước người nghèo UBND huyện Quảng Xương kính đề nghị Sở LĐTBXH tỉnh Thanh Hoá xem xét giải phát sinh hộ nghèo cho gia đình ơng Ngư Nơi nhận : - Nhƣ kính gửi; KT/CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH - Lƣu Mai Ngọc Ninh Ví dụ số 110 tờ trình, ngồi lỗi sai thể thức lỗi viết hoa, viết tắt, lỗi đặt câu nội dung văn chƣa đảm bảo nội dung tờ trình xem xét, ta thấy văn nêu Quy chế xét kỷ niệm chƣơng "Vì nghiệp thể dục thể thao", UBND huyện xét đƣợc 05 đồng chí đề nghị tặng kỷ niệm chƣơng nhƣ thông báo kết xét tặng UBND huyện khơng có thẩm quyền cấp kỷ niệm chƣơng "Vì nghiệp thể 113 dục thể thao" nhƣng văn khơng có nội dung đề cập đến việc trình quan đề nghị cấp Kỷ niệm chƣơng cho 05 đồng chí mà UBND huyện xét Ví dụ số 111 cơng văn Phòng Nội vụ - Lao động - Thƣơng binh xã hội tham mƣu cho UBND huyện Ngoài lỗi sai tả, viết tắt, viết hoa, lỗi câu văn có hai lỗi sai Thứ nhất, việc trích yếu cơng văn "V/v đề nghị phát sinh hộ nghèo” câu không rõ nghĩa, nội dung trích yếu nên đổi thành "V/v đề nghị cơng nhận hộ nghèo phát sinh" nội dung văn rõ ràng Thứ hai, văn công văn nhƣng lại mang nội dung hình thức tờ trình lẽ nhƣ sau: nội dung văn trình đề nghị Sở Lao động - Thƣơng binh xã hội công nhận bổ sung hộ ông Lê Hữu Ngƣ hộ nghèo để gia đình đƣợc hƣởng chế độ sách hộ nghèo; hình thức, văn thể đƣợc lí để làm tờ trình, nêu đƣợc nội dung muốn đề đạt, phần kết thúc lời kiến nghị với quan cấp Sở LĐTBXH công nhận nội dung đề xuất 3.4 Nhận xét chung Qua việc khảo sát, nghiên cứu 500 VBHC ban hành huyện Quảng Xƣơng, đƣa số nhận xét khái quát nhƣ sau : 3.4.1 Ƣu điểm - Nội dung văn thiết thực, đáp ứng đƣợc nhu cầu thực tiễn, phù hợp với pháp luật không trái với văn khác có hiệu lực - Đa số văn đảm bảo quy định thể thức, từ ngữ hợp lí, xác, câu viết ngữ pháp tổ chức văn khoa học, thể đƣợc nội dung, đảm bảo chức mang lại hiệu giao tiếp 3.4.2 Nhƣợc điểm Qua kháo sát 500 VBHC, thấy VBHC ban hành huyện Quảng Xƣơng tồn sau : - Về tả: lỗi tả chiếm đa số loại lỗi có VBHC(51.6%) Nguyên nhân chủ yếu ngƣời soạn thảo chƣa nắm vững 114 quy định tả đồng thời tuỳ tiện, chƣa chịu tìm hiểu nghiêm túc vấn đề soạn thảo văn Nhiều ngƣời soạn thảo văn theo thói quen sử dụng ngơn ngữ theo vốn hiều biết - Về từ vựng : lỗi từ vựng chiếm (41.8%), lỗi thƣờng gặp dạng sau : dùng từ không với nghĩa muốn biểu đạt(19.4%); dùng thừa từ, lặp từ, thiếu từ(23.8); dùng từ không phong cách ngơn ngữ (21.6%), dùng quan hệ từ khơng xác (10.8%) - Về câu : quy tắc ngữ pháp việc sử dụng dấu câu chƣa đƣợc thực quan tâm trình soạn thảo văn nên dẫn đến tƣợng lỗi câu (39.4%) Có thể khái quát loại lỗi sai câu văn gồm : câu sai ngữ pháp (21.2%), câu sai ngữ nghĩa (18.2%), lỗi dấu câu (6.8%) - Về văn : việc tổ chức văn văn pháp quy VBHC thông thƣờng thƣờng tn theo tính khn mẫu nên VBHC lỗi văn (12.2%) hơn so với lỗi tả(51.6%), lỗi dùng từ(41.8%) đặt câu(39.4%) nhƣng tƣợng nhầm lẫn thể loại, phân đoạn chƣa đảm bảo tính lo gic; trích yếu nội dung văn dài viết tắt trích yếu; tƣợng phân đoạn tuỳ tiện liên kết đoạn chƣa tốt dẫn tới diễn đạt chƣa chặt chẽ nên chƣa thể đầy đủ, xác nội dung muốn truyền đạt 3.4.3 Nguyên nhân - Do cán quan đơn vị- ngƣời trực tiếp soạn thảo văn lại khơng có nghiệp vụ văn thƣ cán văn thƣ có nghiệp vụ nhƣng lại không nắm vững chuyên môn lĩnh vực muốn tham mƣu nên khó khăn việc nhận sai sót thể thức hay nội dung chuyên môn văn - Đối với cấp lãnh đạo, số ngƣời chƣa quan tâm mức tới việc chuẩn hố VBHC, nhiều văn khơng đƣợc xem xét kĩ trƣớc kí ban hành 115 - Kiến thức tiếng Việt kiến thức quy định soạn thảo văn phận cán chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công tác soạn thảo văn Bên cạnh đó, việc ảnh hƣởng phƣơng ngữ nguyên nhân dẫn đến lỗi VBHC 3.4 Các đề xuất để chuẩn hóa văn hành Trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc soạn thảo lƣƣ trữ VBHC ngày có nhiều thuận lợi Hơn từ tháng năm 2011, thông tƣ 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành thức đƣợc thực đánh dấu nỗ lực Bộ Nội vụ việc bƣớc đƣa công tác soạn thảo văn hành vào nề nếp, khoa học Để nâng cao chất lƣợng VBHC nói chung VBHC huyện Quảng Xƣơng nói riêng nhằm đáp ứng u cầu quản lí nhà nƣớc, chúng tơi đề xuất số nội dung sau: 3.4.1 Đối với cán soạn thảo văn - Cán chịu trách nhiệm soạn thảo văn cần thƣờng xuyên đƣợc bồi dƣỡng kiến thức cập nhật văn quy định soạn thảo văn hành - Nâng cao trình độ tiếng Việt để tránh sai sót soạn thảo văn nhƣ mắc lỗi viết hoa, viết tắt, viết tiếng địa phƣơng; viết sai tả, sai cú pháp Những từ ngữ chƣa hiểu rõ nghĩa cần tra cứu từ điển để dùng từ xác (đặc biệt từ Hán - Việt), tuyệt đối khơng đƣợc nói viết cách cảm tính, trình bày theo thói quen - Nắm vững kiến thức chun mơn lĩnh vực mà trực tiếp làm văn tham mƣu cho lãnh đạo để tránh sai sót nội dung, thuật ngữ chun mơn - Tính khn mẫu đặc điểm bật VBHC, vậy, soạn thảo thể loại văn cần nghiên cứu kĩ thể thức đặc trƣng thể loại văn Xây dựng đoạn văn rõ ràng mạch lạc tạo 116 liên kết chặt chẽ đoạn để tạo nên văn có cấu trúc hồn chỉnh Tránh sai sót ngữ nghĩa nhƣ cấu trúc văn 3.4.2 Đối với cán quản lí - VBHC phƣơng tiện quan trọng để quản lí nhà nƣớc cần nâng cao nhận thức ngƣời việc thực nghiêm túc quy định thể thức nội dung loại VBHC - Thƣờng xuyên cập nhật quy định thể thức văn hành để vận dụng thẩm định chỉnh sửa văn cấp dƣới tham mƣu trƣớc kí ban hành văn - Kiến thức quản lí nhà nƣớc nói chung kiến thức soạn thảo văn quản lí nhà nƣớc nói riêng cần đƣợc quan tâm mức trình bồi dƣỡng quy trình bổ nhiệm cán quản lí - Cơ quan cấp huyện quan chịu trách nhiệm việc quản lí nhà nƣớc đạo cấp dƣới thực thi nhiệm vụ nên q trình tuyển dụng cán bộ, nhà quản lí cần ý tới việc tuyển dụng cán khơng giỏi chun mơn mà cịn có khả vận dụng trình bày nội dung chuyên môn, văn đạo rõ ràng, mạch lạc, khoa học - Cán quản lí quan đơn vị cần thẩm định sửa sai sót (nếu có) VBHC trƣớc kí ban hành 3.5 Tiểu kết chƣơng Ở chƣơng 3, tập trung trình bày nội dung sau : - Khái quát chung kiểu lỗi VBHC - Các loại lỗi thƣờng gặp VBHC ban hành huyện Quảng Xƣơng, Thanh Hố, gồm : lỗi tả, lỗi dùng từ, lỗi câu, lỗi văn Chúng thống kê đƣợc số lƣợng văn có lỗi, loại lỗi, số lƣợng lỗi tiểu loại nhỏ hơn; rút nhận xét cần thiết nêu đề xuất để chuẩn hoá VBHC huyện Quảng Xƣơng nói riêng VBHC nói chung 117 KẾT LUẬN Trên sở kế thừa cơng trình nghiên cứu phong cách học, đặc biệt tài liệu VBHC nói chung văn hƣớng dẫn soạn thảo văn nói riêng, luận văn xác lập số đặc điểm thể loại VBHC, khái quát số đặc điểm chung ngôn ngữ VBHC Luận văn xác định rõ đặc điểm văn hành ban hành quan huyện Quảng Xƣơng, Thanh Hố phƣơng diện tả, từ vựng, câu kết cấu văn nhƣ VBHC ban hành cấp địa bàn khác, VBHC đƣợc soạn thảo banh hành huyện Quảng Xƣơng nhìn chung đảm bảo thể thức, nội dung, phong cách VBHC Là loại văn ban hành địa bàn huyện, VBHC phản ánh cụ thể, sát hợp địa phƣơng, liên quan trực tiếp loại văn phản ánh rõ tình hình hoạt động trị - kinh tế - xã hội - văn hóa địa phƣơng Trên ngữ liệu VBHC (500 văn bản) bao gồm hai hệ thống văn pháp quy VBHC thông thƣờng, luận văn tiên hành khảo sát, miêt tả, phân loại thống kê loại lỗi tả, từ vựng, ngữ pháp tổ chức văn VBHC đƣợc ban hành quan huyện Quảng Xƣơng, Thanh Hố : -Về tả : nhiều văn cịn tồn lỗi tả, đặc biệt lỗi : viết hoa (51,6%), viết số (9.2%), điệu (29.4%), phụ âm đầu(19.2%) viết tắt(48.2%) - Về từ vựng : sở đặc điểm ngôn ngữ văn hành chính, luận văn tập trung xem xét loại lỗi thƣờng gặp sử dụng ngôn ngữ : lỗi dùng từ dùng từ không với nghĩa muốn biểu đạt(19.4%); dùng thừa từ, lặp từ, thiếu từ(23.8); dùng từ không phong cách ngôn ngữ (21.6%), dùng quan hệ từ khơng xác (10.8%) - Về ngữ pháp : Số VBHC nhiều lỗi ngữ pháp việc tạo lập câu Các câu sai ngữ pháp, ngữ nghĩa chiếm đa số lỗi sai câu Cụ thể : câu sai ngữ pháp (21.2%), câu sai ngữ nghĩa (18.2%), lỗi dấu câu (6.8%) 118 - Về tổ chức văn bản, luận văn khảo sát xem xét bình diện dƣới góc độ : bố cục văn nói chung, đoạn văn, liên kết nội dung Tuy khơng nhiều, nhƣng cịn sai sót tổ chức văn nhƣ không đảm bảo phần mục, sai thể loại văn ngƣời soạn thảo không nắm vững đặc trƣng phong cách văn Lỗi tổ chức phận văn bản(8.4%), lỗi cách mở đầu văn (11.2%), lỗi phong cách văn (4.8%) Tất lỗi trên, dù phƣơng diện phần làm tính chuẩn mực VBHC ảnh hƣởng tới hiệu giao tiếp quản lí hành nhà nƣớc Các VBHC dùng để khảo sát đƣợc lựa chọn ngẫu nhiên từ văn đƣợc ban hành thời gian năm (từ năm 2007 đến năm 2010) quan, tổ chức huyện Quảng Xƣơng Kết khảo sát cho thấy, nhiều văn sai sót, nhiên sai sót văn giảm dần theo thời gian Tỷ lệ văn mắc lỗi năm 2010 giảm nhiều so với năm 2007(109 so với 268 văn bản), đặc biệt lỗi câu tổ chức văn bản; văn có lỗi loại lỗi tả từ vựng chiếm đa số; văn lặp lại nhiều lần loại lỗi có nhiều loại lỗi văn Ngồi việc khảo sát, miêu tả khách quan, chúng tơi cố gắng xác định nguyên nhân khách quan chủ quan sai sót VBHC Có lẽ, sai sót khơng riêng VBHC đơn vị huyện Từ thực trạng sử dụng ngôn ngữ VBHC huyện Quảng Xƣơng, thấy cịn nhiều vấn đề cần phải đƣợc triển khai thực nghiêm túc trình soạn thảo VBHC Trƣớc năm 2005, chƣa có văn hƣớng dẫn kỹ thuật soạn thảo việc cịn nhiều sai sót VBHC điều lí giải đƣợc, nhiên từ năm 2005, Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ có thơng tƣ liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật 119 trình bày văn mà VBHC cịn khơng lỗi điều đáng quan tâm Vấn đề không đặt với ngƣời soạn thảo văn mà quan trọng cán quản lí quan, đơn vị Hiện nay, việc đổi nâng cao chất lƣợng quản lí nhà nƣớc thơng qua hệ thống VBHC nội dung quan trọng công cải cách hành đất nƣớc Hoạt động phận tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ thủ tục hành chính, gọi tắt "Một cửa", đƣợc quan nhà nƣớc huyện Quảng Xƣơng nhiều nơi nƣớc tổ chức thực hiệu quả, mang lại niềm tin nhân dân Nâng cao chất lƣợng VBHC việc nâng cao hiệu quản lí cịn cách để giữ gìn phát triển sáng tiếng Việt; giúp nâng cao ý thức nói viết tiếng Việt cần đạt đắn, sáng, mạch lạc đạt hiệu giao tiếp nhƣ mong muốn./ ... CHƢƠNG ĐẶC ĐIỂM HÌNH THỨC, KẾT CẤU, NGƠN TỪ CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐƢỢC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN QUẢNG XƢƠNG, TỈNH THANH HOÁ 2.1 Phân loại văn hành (qua tƣ liệu. .. mặt ngữ âm, từ vựng, ngữ pháp, cách tổ chức văn bản, đặc điểm ngôn ngữ phong cách khoa học gần với đặc điểm ngôn ngữ thuộc phong cách hành Phong cách ngơn ngữ khoa học sử dụng nhiều thuật ngữ. .. Chƣơng Đặc điểm hình thức, kết cấu, ngơn từ văn hành văn hành đƣợc soạn thảo ban hành địa bàn huyện Quảng Xƣơng, tỉnh Thanh Hoá Chƣơng Các lỗi thƣờng gặp văn hành đƣợc soạn thảo ban hành địa bàn huyện