NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN Ở VIỆC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN Ở VIỆC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác lưu trữ Hà Nội - 2021 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Bài tiểu luận “NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN Ở VIỆC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM” kết q trình tìm hiểu tơi Để có đủ kiến thức làm nghiên cứu xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên học phần hướng dẫn, bảo, giúp đỡ Đồng thời cung cấp kiến thức quý báu hướng dẫn, trang bị cho kiến thức bản, giúp tơi biết cách tiếp cận vấn đề để hồn thành tiểu luận Những khó khăn chồng chất tư liệu ít, người đề cập hay quan tâm đến vấn đề Đề tài rộng người viết không đủ khả khái quát đưa nhận xét hợp lý kinh nghiệm thực tiễn không nhiều Mặt khác thời gian gấp rút làm cho người viết lúng túng nhận định phân giải Vượt qua khó khăn, người viết tâm theo đuổi đề tài Xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2021 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài : Hiện tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, vấn đề lưu trữ ngày coi trọng đặc biệt công tác bảo quản tài liệu Theo xu hướng đó, phương pháp bảo quản, biện pháp lưu trữ ngày nhiều với hình thức thời gian khác Ở trường Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Lưu trữ xây dựng ngày chi tiết, có tính thực tiễn cao nhận quan tâm lớn từ sinh viên để trở thành nhà lưu trữ giỏi Trong thực tiễn, hoạt động lưu trữ tổ chức, doanh nghiệp nước ta gặp nhiều khó khăn nguyên nhân gây khó khăn xuất phát từ người lưu trữ tổ chức Chính vậy, em lựa chọn đề tài “ NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN Ở VIỆC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM” để tìm hiểu sâu lưu trữ đồng thời tìm giải pháp để nâng cao hiệu công tác hoạt động quản lý tổ chức Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu : - Mục đích: Nghiên cứu cơng tác lưu trữ giúp nhà quản lý nhận thức lợi ích mà công tác đem lại trở ngại phát sinh cơng tác triển khai Nghiên cứu khó khăn quy trình thực cơng tác để từ đưa giải pháp nhằm hồn cơng tác lưu trữ nhà quản lý tổ chức - Nhiệm vụ: * Hệ thống hóa vấn đề liên quan đến lưu trữ tổ chức * Tìm nguyên nhân dẫn đến khó khăn thực cơng tác thực tiễn tổ chức, doanh nghiệp * Đề xuất giải pháp để hồn thiện giúp cơng tác lưu trữ đạt hiệu cao việc quản lý tổ chức Đối tượng nghiên cứu : Công tác lưu trữ tổ chức, doanh nghiệp nước ta Phương pháp nghiên cứu : - Phương pháp phân tích tài liệu - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh, tổng hợp - Phương pháp quan sát - Phương pháp ghi chép Kết cấu đề tài : Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Tài liệu tham khảo, phần nội dung đề tài gồm có chương: Chương 1: Các cơng tác bảo vệ tài liệu Chương 2: Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ Chương 3: Biện pháp thực bảo quản tài liệu Việt Nam B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: CÁC CÔNG TÁC BẢO VỆ TÀI LIỆU Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ Tài liệu sản phẩm vật chất dễ bị xâm hại hư hỏng cho dù chúng có cấu thành từ chất liệu yếu tố khách quan Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ độ ẩm, xâm nhập côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, tác nhân hố học gây gây hư hại đến tài liệu Bên cạnh đó, yếu tố chủ quan việc sử dụng tài liệu chưa cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu khơng hợp lí ảnh hưởng làm hư hại tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ trình áp dụng biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu kho lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ Một ví dụ gần nhất: Theo khảo sát nhiều chuyên gia Pháp, có số lượng lớn ấn phẩm cổ bị hư hại kho sách, thư viện ba nước Đông Dương Họ nhận định: “Điều kiện khí hậu tình trạng bảo quản bấp bênh khiến chúng tan thành bụi thời gian ngắn Nếu điều xảy ra, xóa mảng ký ức Việt Nam, Lào Campuchia nhân chứng thay lịch sử nước Pháp giai đoạn lịch sử chia sẻ với ba nước Đông Dương…” Đó cảnh báo trực tiếp quan lưu trữ cho công tác bảo tồn tài liệu Tuy nhiên, hôm công tác bảo quản tài liệu nhìn nhận với vai trị ý nghĩa vô quan trọng Bảo quản tài liệu nhận định vấn đề sống thư viện Một vài nét khái quát công tác bảo quản tài liệu tiến hành nước ta Hiện có văn pháp qui công tác bảo quản tài liệu Công văn số 111 ngày 04/04/1995 Cục lưu trữ nhà nước Các văn pháp qui công tác bảo quản phát triển đưa chủ yếu áp dụng cho quan lưu trữ nhà nước Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu quan tâm triển khai rộng khắp, đặc biệt tỉnh thành phố lớn nước Nội dung công tác bảo quản tài liệu tập trung vào công tác trọng tâm bao gồm xây dựng kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu biện pháp kĩ thuật bảo quản Vì thư viện, đơn vị đưa phương pháp bảo quản tài liệu riêng biệt tùy theo ngân sách đặc điểm riêng tài liệu đơn vị: Tại Viện Nghiên cứu Hán Nôm, Viện chọn giải pháp tiến hành chụp, nhân sách hán nôm thành ba để phục vụ độc giả, gốc đưa vào kho lưu giữ theo chế độ bảo tàng, bồi vá, tu bổ, phục chế sách nguyên gốc bị rách bị hư hỏng, làm hộp, Nguyên nhân gây hư hại, mục tiêu hành động bảo quản tài liệu thực tế 3.1 Nhận biết hư hại tài liệu cách trực quan Việc nhận biết mối nguy hiểm tài liệu dễ dàng, trực quan, giác quan mà từ bảo vệ tài liệu nguyên vẹn tới 100% Có nhiều dấu hiệu để nhận biết tài liệu bị hư hại với tài liệu giấy bị nhạt màu, đổi màu, gấp nếp, rách, thủng lỗ mát, giịn, mốc; tài liệu băng đĩa bị gãy, nát, xước Sự xuống cấp hư hại tài liệu chia làm hai nhóm nguyên nhân – phân chia dựa theo đặc trưng trình sử dụng bảo quản tài liệu bao gồm: - Bảo quản xử lý bảo quản thực tế tài liệu chưa tốt - Phương pháp lưu trữ trưng bày, sử dụng chưa thích hợp Trong hai nhóm ngun nhân này, nhóm ngun nhân thứ mang tính chất khách quan hơn, việc phịng trách khó khăn bị động Đó ngun nhân hồn tồn khách quan từ điều kiện khí hậu, mơi trường bảo quản tài liệu gây hư hại cho tài liệu đề cập: điều kiện tự nhiên, ánh sáng mơi trường, trùng, nấm mốc, chất hóa học Để giảm thiếu tác nhân gây hư hại phải có yêu cầu đặc biệt trang thiết bị, sở hạ tầng Tuy nhiên sở vật chất trang thiết bị để phục chế tài liệu quan thư viện thiếu thốn, lạc hậu khơng thể khắc phục cách triệt để nhanh chóng Chúng ta hạn chế phần tác nhân điều kiện tốt phần thực công tác phục chế tài liệu kĩ thuật phổ thông đóng lại sách hay chụp tài liệu tăng tài liệu Với kĩ thuật bảo quản phục chế tài liệu đại chưa phải địa phương thực Nhóm nguyên nhân thứ hai ngược lại mang nhiều yếu tố chủ chủ quan liên quan trực tiếp đến trình sử dụng tài liệu Nhóm nguyên nhân gây hư hại tài liệu hồn tồn kiểm sốt hạn chế tối đa mức độ hư hại với tài liệu, đặc biệt, nhóm nguyên nhân trực quan thư viện, nơi mà tiếp xúc với tài liệu linh hồn hoạt động thư viện Đây nhóm nguyên nhân không thực trọng đến văn pháp quy bảo tồn tài liệu thường xuyên bị quên lãng hoạt động tuyên truyền, phổ biến việc bảo quản tài liệu Cần phải xác định nhóm ngun nhân bước xuất phát điểm cho công tác bảo quản tài liệu, đồng thời nhìn nhận cơng tác bảo quản dự phịng tài liệu phận tích cực góp phần nâng cao nhận thức việc trân trọng, bảo vệ tài liệu, xây đựng nét ứng xử đẹp với tài liệu văn hóa đọc 3.2 Hành động thực tế công tác bảo quản tài liệu Như cơng tác bảo quản tài liệu ngồi việc đặt đối tượng cơng tác tài liệu cần phải có quan tâm đánh giá thích đáng cho hai nhóm đối tượng: người quản lý tài liệu người sử dụng tài liệu Trong đó, việc đưa người sử dụng trở thành cộng đồng bảo quản tài liệu trì tuổi thọ tài liệu lâu nhiều lần; yếu tố quan trọng góp phần thực phần lớn mục tiêu chiến lược công tác bảo quản tài liệu bao gồm: - Đảm bảo chắn tuổi thọ cao cho tài liệu - Sử dụng hiệu tài liệu trưng bày giới thiệu, triển lãm tài liệu - Thiết lập sách ưu tiên cho tài liệu quan trọng - Kiểm tra bảo quản dự phòng tài liệu Người sử dụng tài liệu hồn tồn tham gia khâu đầu công tác bảo quản tài liệu sử dụng tài liệu cách, hạn chế yếu tố gây hư hại đến tài liệu trình sử dụng, hay dự báo hư hỏng tài liệu Với nhiều nội dung trực quan vơ tình hay cố ý người sử dụng gây nguy hại đến tài liệu Như để sử dụng tài liệu cách, thư viện hướng dẫn độc giả - Ngay tránh xa mối nguy hiểm cho tài liệu: - Tay phải trước tiếp xúc với tài liệu, ví tay dính dầu ăn, dầu ăn dính lên tài liệu làm biến chất tài liệu - Tài liệu phải cất giữ giá, không đặt đất, khơng đặt giá; - Sử dụng ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau; - Không để tài liệu ngồi kho khơng đảm bảo tác nhân xâm hại tài liệu; - Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt; - Đảm bảo khơng gian thích hợp để di chuyển tài liệu, khơng q chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc; 10 - Không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết đánh dấu vào tài liệu, cần dùng bút chì mềm; - Tránh để thức ăn, đồ uống kho; - Chống nắng tối đa cho tài liệu kho; - Đối với tài liệu điện tử phải bảo vệ; có hộp để giữ đĩa, khơng cầm tay trực tiếp vào đĩa, không dán nhãn dán băng dính mặt đĩa; Trên thực tế, nhiều nội dung thư viện đưa trực tiếp thành nội qui thư viện, cấm vi phạm, vô tình nội dung khiến độc giả có cảm giác không thoải mái, không xây dựng ý thức, tình cảm việc trân trọng sử dụng sách cách mục đích Những kiến nghị a, Các đơn vị Thư viện cần thiết phải trọng cơng tác bảo quản dự phịng tài liệu Trong đó, cần xây dựng phổ biến nội dung công tác đến cán làm việc người sử dụng tài liệu; mở rộng việc bồi dưỡng mở lớp bồi dưỡng cho cán bộ, phát tờ rơi sử dụng tài liệu cách cho độc giả; xây dựng phanơ, áp phích, tranh vẽ trực quan để người sử dụng tài liệu ý thức hành động tài liệu b, Trang bị phương tiện sử dụng tài liệu thích hợp gối sách, để thuận lợi cho việc đọc tài liệu khổ lớn, tài liệu bị hư hỏng c, Đưa bạn đọc trở thành đối tượng tham gia trình bảo quản tài liệu đơn vị thiết kế phiếu báo cáo tình trạng tài liệu (tham khảo mẫu kèm theo) để người sử dụng tài liệu báo cáo tình trạng liệu có dấu hiệu bất thường tài liệu (rách, nát, trang, ) d, Nên đưa nội dung bảo quản dự phòng tài liệu ý thức bảo quản tài liệu thành phần nội dung môn học Bảo quản tài liệu dành cho sinh viên chuyên ngành Thông tin - Thư viện 11 CHƯƠNG II: NỘI DUNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Vai trò tài liệu lưu trữ phát triển kinh tế, xã hội, vị trí quan lưu trữ hệ thống quan thơng tin-tư liệu 1.1 Vài nét hình thành ngành lưu trữ Việt Nam Ngay từ ngày đầu của cách mạng, Đảng Nhà nước ta quan tâm đến công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Chỉ ngày sau nước Việt Nam dân chủ cộng hòa đời, ngày 08/9/1945, Nha Lưu trữ công văn thư viện thành lập Tiếp theo ngày 03-1-1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 16-VP việc quản lý cơng văn, hồ sơ tài liệu Trong đó, Người khẳng định "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" Sau hịa bình lập lại, miền Bắc bước vào thời kỳ khôi phục phát triển kinh tế, công tác lưu trữ có điều kiện củng cố phát triển Ngày 8-9-1959 Ban Bí thư Thơng tri số 259/TT/TW nêu rõ" Tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định chương trình kế hoạch cơng tác đường lối văn hố, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn tài liệu công tác quan trọng" Để quản lý công tác lưu trữ giai đoạn mới, Hội đồng phủ ban hành Nghị định số 102-CP ngày 4-9-1962 thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng Ngày 11-12-1982 Hội đồng Nhà nước khẳng định quan quản lý lưu trữ nhà nước thuộc Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34-HĐBT quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn Cục Lưu trữ Nhà nước hệ thống tổ chức ngành lưu trữ phạm vi nước Hiện hệ thống quan lưu trữ nước ta bao gồm: a Các quan quản lý lưu trữ: - Cục Lưu trữ Nhà nước 12 - Phòng Lưu trữ Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ - Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương b Các quan chuyên môn: - Các trung tâm lưu trữ quốc gia - Các lưu trữ chuyên ngành - Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam c Các quan đào tạo: - Khoa Lưu trữ Quản trị Văn phòng thuộc Trường đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Quốc gia - Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng Về tài liệu lưu trữ, Cục Lưu trữ Việt Nam trực tiếp quản lý khối lượng tài liệu lưu trữ có ý nghĩa tồn quốc, bao gồm loại tài liệu sau: - Tài liệu quan quyền lực nhà nước, quan trung ương từ năm 1945 đến nay, có tài liệu quản lý hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh, ghi âm - Tài liệu Phủ tổng thống, Bộ quyền Mỹ ngụy Sài Gịn - Tài liệu quyền thực dân Pháp Việt Nam - Tài liệu triều đại phong kiến Việt Nam - Tài liệu nhân vật hoạt động tiếng nhà hoạt động trị, nhà văn, nhà thơ, nhà khoa học, v.v Ngoài khối tài liệu Cục Lưu trữ Nhà nước trực tiếp quản lý cịn có khối tài liệu lưu trữ chuyên ngành quản lý nội vụ, quốc phòng, ngoại giao Các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, huyện, thị bảo quản khối lượng tài liệu lưu trữ địa phương Riêng tài liệu lưu trữ có ý nghĩa tồn quốc Cục Lưu trữ Nhà nước trực tiếp quản lý phân bổ sau: 13 - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Hà Nội bảo quản khối tài liệu triều đại phong kiến, tài liệu quyền thực dân Pháp Việt Nam, tài liệu cá nhân gia đình, dịng họ, chủ yếu tài liệu chữ Hán chữ Pháp Tổng số tài liệu khoảng gần 10 km giá - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, thành phố Hồ Chí Minh bảo quản khối tài liệu phủ cách mạng lâm thời cộng hòa miền Nam Việt Nam, tài liệu quyền Mỹ ngụy, tài liệu mộc triều Nguyễn Tổng số tài liệu khoảng 20 km giá - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Hà Nội, bảo quản khối tài liệu thời kỳ dân chủ nhân dân thời kỳ xã hội chủ nghĩa từ năm 1945 đến nay, bao gồm tài liệu Quốc hội, Chính phủ, quan trung ương Tổng số tài liệu có khoảng gần 10 km giá Khối tài liệu tăng lên quan nộp vào theo thời hạn nộp lưu nhà nước quy định Trong năm gần nhà nước đầu tư hàng trăm tỷ đồng để xây dựng khu lưu trữ mới, nhiều Bộ ngành địa phương đầu tư khoản kinh phí lớn để xây dựng cải tạo kho lưu trữ, kho lưu trữ Bộ Quốc phòng đầu tư 100 tỷ đồng, kho lưu trữ thành phố Hà Nội đầu tư khoảng 70 tỷ đồng 1.2 Tài liệu lưu trữ với phát triển kinh tế-xã hội Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 11-12-1982 khẳng định: "Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt việc xây dựng bảo vệ đất nước" Điều Pháp lệnh quy định rõ: "Các quan nhà nước, tổ chức xã hội công dân Việt Nam có nghĩa vụ bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, quy định nhà nước tài liệu đó" Hơn 30 năm qua, từ thành lập đến nay, trung tâm lưu trữ quốc gia, kho lưu trữ chuyên ngành, địa phương phục vụ hàng triệu lượt người đến khai thác sử dụng tài liệu Chỉ tính riêng trung tâm Lưu trữ quốc gia, 10 năm gần có 11.000 lượt người, có nhiều người nước ngồi đến nghiên cứu sử dụng tài liệu Lưu trữ Nội vụ, 10 năm gần đưa phục vụ độc giả nghiên cứu triệu lượt hồ sơ tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ đưa phục vụ kịp thời lãnh đạo, đạo quản lý Đảng Nhà nước, phục vụ nhu cầu nghiên cứu quan, tổ chức, biên soạn lịch sử, tổng kết công tác, giải chế độ, sách cán bộ, đảng viên nhân dân, phục vụ cho công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống cách mạng, góp phần tích cực việc thực nhiệm vụ trị, kinh tế-xã hội Đảng Nhà nước năm qua Cụ thể phục vụ công tác quân sự; khôi phục tuyến đường Bắc Nam; xây dựng 14 cơng trình thủy điện Hịa Bình, Trị An, thăm dị khai thác dầu khí Vũng Tàu; xây dựng cải tạo cơng trình thủy lợi Đập Đáy, Đập Bái Thương, Thanh Nham nhiều cơng trình khác: nhờ tài liệu lưu trữ, nhiều hệ thống nông giang, nhà ga, cầu cống, bệnh viện, nhà máy, hải cảng, đường sắt bị địch đánh phá sửa chữa, khơi phục nhanh chóng, giảm thời gian khảo sát, thăm dị, thiết kiế, tiết kiệm nhân cơng, vật tư mang lại hiệu kinh tế cao Tài liệu lưu trữ cịn góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa quyền lợi đáng công dân, tổng kết kinh nghiệm chiến tranh, xây dựng nghệ thuật quân Việt Nam; biên soạn lịch sử Việt Nam, lịch sử quân đội, lịch sử quan, lịch sử tỉnh, thành phố, lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam Có thể kể số cơng trình tiêu biểu như: tổng kết 30 năm Điện Biên Phủ, 45 năm xây dựng quân đội, chiến tranh biên giới Tây Nam, 10 năm giúp bạn Campuchia, lịch sử Việt Nam tập II Sơ thảo lịch sử nhà nước pháp quyền, Việt Nam chống nạn thất học, v.v Tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin cho việc tìm kiếm người Mỹ tích chiến tranh xâm lược Việt Nam, chống loại tội phạm, bảo vệ nội bộ, phục vụ việc xây dựng Đảng, xây dựng quyền, phục vụ cơng tác đối ngoại Đảng Nhà nước thời kỳ cách mạng, phục vụ cho việc đấu tranh, bảo vệ chủ quyền biên giới, hải đảo, chứng minh vấn đề giúp Nhà nước yêu cầu hủy bỏ lệnh cấm vận Việt Nam Đặc biệt gần tài liệu lưu trữ phục vụ tích cực cho trình chuẩn bị tiến hành Đại hội Đảng VIII Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích nói góp phần nhanh chóng hồn thành nhiệm vụ đặt ra, tiết kiệm cho nhà nước nhiều tỷ đồng hàng vạn cơng thăm dị, khảo sát, đưa cơng trình vào khai thác sử dụng trước thời hạn 1.3 Vị trí quan lưu trữ hệ thống quan thông tin tư liệu Từ việc nghiên cứu q trình hình thành vai trị tài liệu lưu trữ phát triển kinh tế-xã hội, đến khái niệm khái quát tài liệu lưu trữ sau: tài liệu lưu trữ ký lục sinh động toàn xã hội, trải qua thời kì lịch sử dân tộc, không kể chế độ xã hội, thời gian sản sinh, phương pháp chế tác, nơi bảo quản, có ý nghĩa trị, qn sự, kinh tế, văn hố, giáo dục, xã hội, khoa học kỹ thuật, phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử công tác thực tiễn Xuất phát từ khái niệm này, tài liệu lưu trữ xác định "nguồn tin cấp I" Như quan lưu trữ nói chung trung tâm (kho) lưu trữ nói riêng giữ vị trí quan trọng, thiếu hệ thống quan 15 thông tin tư liệu, đứng phương diện quốc gia, ngành phạm vi địa phương Trọng tâm công tác lưu trữ phục vụ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Mục đích cuối cơng tác lưu trữ phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chung tồn xã hội Vì vậy, tất khâu nghiệp vụ từ thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý khoa học kỹ thuật, xác định giá trị, đến thống kê, bảo quản an toàn tài liệu nhằm mục đích chung sử dụng cách có hiệu tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu trị, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, khoa học, xã hội Đảng nhà nước tầng lớp nhân dân Xuất phát từ mục đích nói trên, cơng tác lưu trữ nói chung tài liệu lưu trữ nói riêng có ý nghĩa đưa sử dụng Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu ý nghĩa tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; tài liệu lưu trữ không đưa phục vụ sử dụng cơng tác lưu trữ khơng có ý nghĩa Vì vậy, hoạt động cơng tác lưu trữ phải hướng vào mục tiêu chung phục vụ sử dụng tốt tài liệu lưu trữ Trong cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, cơng tác lưu trữ đặt cho nhiệm vụ đưa tồn kho tàng trí tuệ chứa đựng tài liệu lưu trữ, tích luỹ từ xưa đến nay, để phục vụ khai thác sử dụng cách có hiệu vào mục đích chung tồn xã hội Trong có nhấn mạnh số trọng tâm: - Phục vụ việc thực Nghị Đại hội Đảng VIII Nghị TW vấn đề cán bộ, công tác kiểm tra Đảng, công tác xây dựng Đảng - Phục vụ việc tổng rà soát văn quy phạm pháp luật việc xây dựng pháp luật Nhà nước - Phục vụ công cải cách hành nhà nước; - Phục vụ cơng trình nghiên cứu khoa học lịch sử: lịch sử Việt Nam, lịch sử Đảng cộng sản Việt Nam, lịch sử quân sự, lịch sử ngành, lịch sử tỉnh, thành phố - Phục vụ chương trình trọng điểm Nhà nước, cơng trình tu sửa, cải tạo, mở rộng thủy điện, thủy lợi công trình khác - Phục vụ việc đấu tranh bảo vệ biên giới lãnh thổ, hải đảo, vùng biển, vùng trời Việt Nam - Phục vụ việc thực chương trình quốc gia cơng nghệ thơng tin 16 - Phục vụ nhu cầu giải chế độ sách Tuy nhiên, năm gần việc nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung cịn hạn chế, nhiều tài liệu có ý nghĩa việc nghiên cứu khoa học, phục vụ công tác thực tiễn quan, tổ chức cá nhân chưa nghiên cứu sử dụng Đặc biệt tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, phim ảnh ghi âm cịn sử dụng Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chưa nhiều nguyên nhân khác nhau, có nguyên nhân chủ quan công cụ phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu cịn dạng thủ cơng, thô sơ, công nghệ thông tin chưa áp dụng rộng rãi Các trung tâm lưu trữ quốc gia lưu trữ ngành cấp chưa chủ động giới thiệu tài liệu phục vụ kịp thời nhu cầu nghiên cứu độc giả Mặt khác, nhà nghiên cứu ta trừ số người, cịn nói chung chưa có thói quen đọc tài liệu lưu trữ Để phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều nữa, năm tới, ngành lưu trữ tập trung vào số khâu nghiệp vụ chủ yếu, đẩy nhanh việc áp dụng công nghệ thơng tin, hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu, đưa tài liệu phục vụ độc giả, đồng thời chủ động giới thiệu tài liệu để người hiểu giá trị tài liệu, từ nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục tiêu cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Một số đề xuất với Nhà nước quan hữu quan 3.1 Những đề xuất với Nhà nước a Tổ chức quản lý thơng tin - Hiện có nhiều quan bảo quản tổ chức sử dụng nguồn tin, chủ yếu thư viện, quan lưu trữ số quan khác Để việc sử dụng thông tin cách hiệu đáp ứng nhu cầu toàn xã hội, sở đường lối sách Đảng nhà nước, cần thiết phải có quan phủ quản lý việc sử dụng thơng tin phạm vi nước Cơ quan Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học Công nghệ Quốc gia Cơ quan cần phải tăng cường mặt để thực nhiệm vụ đây: - Giúp nhà nước xây dựng văn quản lý việc sử dụng thông tin phạm vi nước hướng dẫn ngành cấp thực văn - Nghiên cứu đạo ngành cấp thực chương trình cơng nghệ thơng tin cách có hiệu quả, phù hợp với thực tiễn nước ta ngành, địa phương - Đào tạo cán tin học cho ngành, cấp theo chương trình thống nhà nước yêu cầu riêng ngành 17 b Tăng cường mối quan hệ thông tin, thư viện lưu trữ - Về thực chất quan thông tin, thư viện lưu trữ quan bảo quản sử dụng nguồn tin, nói cách khác nguồn tin cấp I; giúp nhà nước quản lý việc sử dụng chúng cách hiệu Giữa ba loại quan có mối quan hệ mật thiết với nội dung hoạt động Trong thực tế, ba loại quan có hợp tác chặt chẽ tạo thuận lợi việc tổ chức sử dụng có hiệu nguồn tin Trong thời gian tới, việc tăng cường hợp tác quan nói vấn đề cần đặt va quy định cụ thể văn nhà nước 3.2 Những đề xuất với ngành địa phương Trong q trình ứng dụng cơng nghệ thông tin vào quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng tư liệu thơng tin nói chung, mặt quản lý nhà nước, xin đề xuất số điểm: a Vấn đề giữ gìn bí mật Vấn đề bí mật phải đặt xem trọng q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác lưu trữ công tác thông tin tư liệu Trong tài liệu lưu trữ có chứa đựng nhiều vấn đề bí mật cá nhân, quan bí mật nhà nước, bí mật cần phải giữ gìn cách nghiêm ngặt Vì quan ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác lưu trữ thông tin thiết phải có biện pháp bảo vệ bí mật phù hợp với thực tiễn quan, phải có quy chế bảo vệ bí mật phải thường xuyên kiểm tra việc thực quy chế biện pháp bảo vệ bí mật b Vấn đề đầu tư kinh phí Việc ứng dụng tin học lưu trữ nói riêng đầu tư cho cơng tác lưu trữ nói chung cần phải trọng tăng cường Nguồn vốn hoạt động thường xuyên theo định mức nhà nước cấp cho biên chế đảm bảo cho số hoạt động thông thường Trong q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin địi hỏi phải có hỗ trợ kinh phí nhà nước; mặt khác quan tâm cấp lãnh đạo việc đầu tư để ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ quan trọng có tính chất định 18 CHƯƠNG III: BIỆN PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆT NAM Những khó khăn Bảo quản tài liệu lưu trữ việc sử dụng biện pháp khoa học, kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo quản an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Thực tế chứng minh rằng, tuổi thọ tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng Để lưu giữ tài liệu tồn bền lâu, không bị sờn, rách, hư hỏng mát tác động tự nhiên người phải áp dụng biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ 1.1 Việc bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp yếu tố sau: 1.1.1 Vật mang tin: Chất lượng ghi tin phương pháp ghi tin Trong kho lưu trữ nay, có nhiều loại tài liệu lưu trữ như: tài liệu giấy, nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình), tài liệu điện tử, đó, tài liệu giấy chiếm khối lượng 19 lớn Nguyên nhân gây hư hại tài liệu giấy chất cấu thành Ở nước ta tài liệu lưu trữ giấy không phong phú loại giấy giấy dó, giấy cơng nghiệp, giấy nứa, giấy in rônêô, giấy in ánh sáng sản xuất phương pháp thủ cơng máy cơng nghiệp mà cịn đa dạng loại mực ghi tài liệu mực tàu, mực viết tay, mực làm giấy than, mực in… Sự đa dạng chủng loại, kích cỡ giấy loại mực ghi giấy nguyên nhân gây khơng khó khăn cho cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ vấn đề khắc phục tượng hư hỏng tài liệu 1.1.2 Điều kiện tự nhiên như: Nhiệt độ, khơng khí công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nguyên nhân quan trọng gây hư hỏng tài liệu lưu trữ Nước ta nằm khu vực nhiệt đới ẩm gió mùa, nhiệt độ trung bình hàng năm cao 20 0C, lượng xạ lớn Nhiệt độ cao làm cho tài liệu lưu trữ hư hỏng ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ tài liệu, làm tăng nhanh tốc độ phản ứng hóa học Đối với tài liệu giấy, nhiệt độ tăng cao làm cho giấy bị giòn, dễ gãy, tăng tốc độ phản ứng hóa học làm cho giấy bị axit hóa, mờ chữ; tài liệu ảnh nhiệt độ cao bị chảy lớp nhũ tương làm cho ảnh biến dạng, mờ hình ảnh; cịn tài liệu phim làm cho phim bị giịn, bếch dính Trong trường hợp nhiệt độ xuống thấp hay thay đổi đột ngột ảnh hưởng đến độ bền học tài liệu Ở nước ta độ ẩm trung bình năm từ 80-90% vùng núi độ ẩm lớn, yếu tố phá hại mạnh tài liệu lưu trữ Khi độ ẩm cao tạo điều kiện cho chất khí mơi trường chất hóa học tài liệu dễ bị hòa tan làm cho chữ bị nhòe, mực bị bay màu, tài liệu bị bếch dính; ngồi ra, nhiệt độ cịn làm dung mội cho chất hóa học gây phản ứng có hại cho tài liệu lưu trữ tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng vi sinh vật phát triển Bởi số côn trùng lấy tài liệu lưu trữ thức ăn môi trường sống; nấm mốc nguyên nhân gây hư hại tài liệu Nó xuất làm cho tài liệu có đốm xanh đen Ngồi ra, ánh sáng, bụi, khí độc, thiên tai, trùng, nấm mốc loại gặm nhấm ảnh hưởng lớn đến tài liệu lưu trữ 20 1.1.3 Điều kiện bảo quản việc sử dụng tài liệu lưu trữ Nguyên nhân thân người trình bảo quản tài liệu gây Điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta gặp nhiều hạn chế, thiếu phương tiện bảo quản tối thiểu như: giá, tủ, bìa, cặp, hộp Do nhà kho khơng chắn làm hư hại tài liệu lưu trữ bị kẻ gian đánh cắp phá hoại tài liệu Có thể thiếu trách nhiệm cán lưu trữ người sử dụng tài liệu; việc chấp hành không đúng, không nghiêm quy định, chế độ Nhà nước việc đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ Trong khâu nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, kiểm tra, tổ chức sử dụng tài liệu quy trình, làm sai ngun tắc dẫn đến tình trạng làm tổn thất hư hại tài liệu Các biện pháp khắc phục Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm hạn chế tối đa hư hỏng, xuống cấp tài liệu kéo dài tuổi thọ tài liệu, số giải pháp hữu hiệu để thực có hiệu công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Đầu tiên, nâng cao nhận thức người Tuyên truyền phổ biến nội dung công tác bảo quản dự phòng tài liệu đến cán làm việc người sử dụng tài liệu Cụ thể xây dựng panơ, áp phích, tờ rơi, tranh vẽ trực quan sử dụng tài liệu cách cho độc giả để người sử dụng tài liệu ý thức hành động tài liệu Thứ hai, tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ Cụ thể thường xuyên tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung văn hướng dẫn, quy trình, quy định cho phù hợp với tình hình thực tế đặc thù trung tâm lưu trữ việc xuất, nhập tài liệu lưu trữ quy trình nghiệp vụ; xây dựng quy định chế tài xử phạt hành vi mát, hư hỏng, nhằm tăng tính nghiệp 21 minh, tinh thần trách nhiệm trình bảo quản khai thác sử dụng tài liệu Thứ ba, cần có quan tâm, đầu tư mức lãnh đạo để làm tốt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, lắp đặt đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật bảo quản Cung cấp nguồn kinh phí cho quan lưu trữ lịch sử lưu trữ quan để họ đẩy nhanh tốc độ số hóa, tu bổ bảo quản kéo dài tuổi thọ tài liệu phục vụ yêu cầu khai thác tài liệu an tồn thuận lợi, nhanh chóng Ví dụ, thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần đầu tư nguồn kinh phí để trang bị nhiều trang thiết bị, sách báo chuyên môn nhiều nhằm phục vụ tốt việc tra tìm tài liệu giáo viên, sinh viên… Thứ tư, chun mơn hóa cán làm cơng tác bảo quản tài liệu Thường xuyên tuyên truyền nâng cao trình độ cho cán công tác bảo quản tài liệu, tạo điều kiện cho cán tham gia khóa đào tạo nghiệp vụ bảo quản tài liệu nước, tập trung xây dựng đội ngũ cán làm cơng tác lưu trữ u nghề,có tâm huyết, có ý thức, trách nhiệm cao, có đạo đức nghề nghiệp Thường xuyên tổ chức hội thảo, tọa đàm cơng tác bảo quản tài liệu qua để quan tổ chức, cá nhân thảo luận khó khăn vướng mắc học tập trao đổi kinh nghiệm Thứ năm, đầu tư lắp đặt hệ thống thiết bị đại đạt tiêu chuẩn chất lượng, an toàn Lập kế hoạch sửa chữa đưa vào sử dụng số máy móc phục vụ cho việc giữ gìn tu bổ, phục chế tài liệu vật mang tin đại Cụ thể khai thác tài liệu dạng điện tử nên lựa chọn ưu tiên hàng đầu góp phần giảm thiểu nguy tác động người lên tài liệu gốc Các hệ thống báo cháy, chữa cháy, báo động thường xuyên phải kiểm tra, bão dưỡng trạng thái vận hành tốt đại Nên sử dụng tủ lạnh để bảo quản tài liệu, nhiệt độ lạnh nấm mốc giảm Nên Scan chuyển dạng tất loại tài liệu cổ quý như: rập văn 22 bia, tài liệu Hán Nôm, tranh ảnh, đồ…vào đĩa CD-ROM để bảo quản tài liệu lâu dài Thứ sáu, trung tâm lưu trữ lịch sử, lưu trữ quan cần phải tiến hành khảo sát tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ khối, phông, sưu tập lưu trữ để xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu cách khoa học Cụ thể đến quý năm quan tổ chức cử cán kiểm tra tình hình vật lý tài liệu bị hư hỏng phải tìm cách phịng chống đảm bảo an tồn tài liệu Ngồi cịn có nhiều giải pháp hữu hiệu để thực công tác bảo quản tài liệu lưu trữ khác Song giải pháp coi hữu hiệu nhất, đặc biệt giải pháp vấn đề nhận thức người Nếu cá nhân, tập thể chấp hành tốt quy định chung, có ý thức bảo vệ tài liệu lưu trữ cơng tác bảo quản Nhà nước tốt, tài liệu lưu giữ lâu dài hơn, phục vụ nhu cầu khai thác cách hiệu KẾT LUẬN Đến có nhiều tủ sách cá nhân lưu giữ trao tặng lại cho hệ bạn đọc, khơng thấy sưu tập qúy cịn thấy tình cảm trân trọng vơ với tài liệu, vật, Mong sưu tập tài liệu Thư viện, quan Thông tin, Lưu trữ trân trọng bảo vệ tình cảm 23 tất quản lý, sử dụng quan tâm tới sản phẩm tri thức quý giá TÀI LIỆU THAM KHẢO Quan tâm tiếp xúc với vốn tài liệu Thư viện: Tài liệu học tập / Frances Cumming – Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương trình tình nguyện viên Vida - 2007 24 Tổ chức bảo quản tài liệu / Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt - Trường Đại học Văn hóa Hà Nội - 2005 IFLA principle for the care and handling of library material / Edward P Adcock - International preservation issue - 1998 Internet websites 25