NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN QUYỀN HIỆU QUẢ TRONG TỔ CHỨC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN QUYỀN HIỆU QUẢ TRONG TỔ CHỨC BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Tổ chức học Hà Nội - 2021 MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài .2 B NỘI DUNG CHÍNH .3 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN QUYỀN CÔNG VIỆC TRONG TỔ CHỨC HỌC 1.1 Tổ chức học 1.2 Phân quyền công việc 1.3 Tại phải phân quyền công việc 1.4 Tác dụng phân quyền công việc 1.4.1 Tác dụng tích cực 1.4.1.1 Đối với nhà quản lý 1.4.1.2 Đối với nhân viên .6 1.4.1.3 Đối với tổ chức 1.4.2 Tác dụng tiêu cực 1.5 Cơ sở nguyên tắc phân quyền công việc Chương CÔNG TÁC PHÂN QUYỀN CÔNG VIỆC TRONG CÁC TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP 2.1 Quy trình phân quyền cơng việc 2.1.1 Phân tích cơng việc .8 2.1.2 Chọn công việc để phân quyền 2.1.3 Làm rõ yếu tố liên quan đến công việc 2.1.4 Lựa chọn người thích hợp 2.1.5 Chuẩn bị giao việc 11 2.1.6 Hướng dẫn thực công việc 12 2.1.7 Theo dõi thực công việc 12 2.1.8 Đánh giá kết .13 2.2 Vai trò nhà lãnh đạo phân quyền công việc 14 2.3 Công tác phân quyền công việc tổ chức, doanh nghiệp .16 2.3.1 Đối với tổ chức, doanh nghiệp 16 2.3.2 Đối với quan Nhà nước 18 2.4 Nguyên nhân gây khiến cho công tác phân quyền công việc không hiệu .19 2.4.1 Nguyên nhân chủ quan 19 2.4.2 Nguyên nhân khách quan 20 Chương HỆ THÔNG CÁC BIỆN PHÁP PHÂN QUYỀN CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 21 3.1 Nhưng điều cần tránh thực công tác phân quyền công việc 21 3.2 Biện pháp phân quyền công việc hiệu 22 3.2.1 Phân quyền cơng việc theo chun mơn hóa 22 3.2.2 Phân quyền công việc theo tiểu chuẩn định mức cụ thể 23 3.2.3 Phân quyền sở trách nhiệm giao lực nhân viên 24 3.2.4 Phân quyền theo nhóm nhằm tạo cơng tổ chức 25 3.2.5 Phân quyền công việc theo mức độ phức tạp công việc .26 C PHẦN KẾT LUẬN .27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài : Hiện tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, vấn đề quản trị ngày coi trọng đặc biệt công tác phân quyền công việc tổ chức Theo xu hướng đó, chương trình đào tạo, khóa học quản trị mở ngày nhiều với hình thức thời gian đào tạo khác Ở trường Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Tổ chức xây dựng ngày chi tiết, có tính thực tiễn cao nhận quan tâm lớn từ sinh viên để trở thành nhà quản lý giỏi Trong thực tiễn, hoạt động quản lý tổ chức, doanh nghiệp nước ta gặp nhiều khó khăn nguyên nhân gây khó khăn xuất phát từ người lãnh đạo tổ chức Một nhà lãnh đạo giỏi không dừng lại việc giỏi chuyên môn cơng việc mà cịn phải nắm rõ áp dụng thành thạo kỹ quản lý mà đặc biệt kỹ phân quyền công việc Kỹ phân quyền công việc kỹ cần thiết nhà lãnh đạo, kỹ ảnh hưởng trực tiếp đến thành công hay thất bại người cương vị điều hành tổ chức Phân quyền công việc vừa nghệ thuật, vừa môn khoa học giúp nhà lãnh đạo phát huy tối đa tiềm nhân viên hồn thiện thân Chính vậy, em lựa chọn đề tài “ NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN QUYỀN HIỆU QUẢ TRONG TỔ CHỨC ” để tìm hiểu sâu cơng tác phân quyền cơng việc đồng thời tìm giải pháp để nâng cao hiệu công tác hoạt động quản lý tổ chức Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu : - Mục đích: Nghiên cứu công tác phân quyền công việc giúp nhà quản lý nhận thức lợi ích mà cơng tác đem lại trở ngại phát sinh cơng tác triển khai Nghiên cứu khó khăn quy trình thực cơng tác để từ đưa giải pháp nhằm hồn công tác phân quyền nhà quản lý tổ chức - Nhiệm vụ: * Hệ thống hóa vấn đề liên quan đến phân quyền tổ chức * Tìm ngun nhân dẫn đến khó khăn thực công tác thực tiễn tổ chức, doanh nghiệp * Đề xuất giải pháp để hồn thiện giúp cơng tác phân quyền đạt hiệu cao việc quản lý tổ chức Đối tượng nghiên cứu : Công tác phân quyền công việc tổ chức, doanh nghiệp nước ta Phương pháp nghiên cứu : - Phương pháp phân tích tài liệu - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh, tổng hợp - Phương pháp quan sát - Phương pháp ghi chép Kết cấu đề tài : Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Tài liệu tham khảo, phần nội dung đề tài gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác phân quyền công việc tổ chức học Chương 2: Công tác phân quyền công việc tổ chức, doanh nghiệp Chương 3: Hệ thống biện pháp phân quyền công việc hiệu B NỘI DUNG CHÍNH Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC PHÂN QUYỀN CÔNG VIỆC TRONG TỔ CHỨC HỌC 1.1 Tổ chức học ? - Tổ chức thường hiểu thực thể xã hội cá nhân nhóm kết hợp lại để cùng thực mục đích chung hình thái cấu ổn định - Tổ chức có chức năng, nhiệm vụ hoạt động cụ thể, tạo dựng cách có kế hoạch, với cấu máy gồm người sở vật chất hỗ trợ nhà xưởng, văn phịng, trang thiết bị,… có tối thiểu trung tâm định, điều hành kiểm tra việc họp tác lẫn các nhân tổ chức nhằm đạt mục tiêu định trước 1.2 Phân quyền cơng việc ? Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cấu tổ chức doanh nghiệp, phân quyền cịn q trình chuyển giao nhiệm vụ hay quyền hạn cho phận hay cá nhân có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ Vậy phân quyền cho nhân viên việc bạn giao cho nhân viên phần quyền hạn để định hồn thành số cơng việc phận doanh nghiệp Ví dụ cụ thể như: bạn giao cho nhân viên phòng nhân việc định thiết kế chương trình tuyển dụng đào tạo theo tiêu chuẩn cơng ty, nhân viên toàn quyền định đăng tin tuyển dụng, trình vấn lựa chọn đào tạo nhân viên báo cáo lại kết cho bạn sau Trong tổ chức có phân quyền phân quyền tuyệt đối với phận doanh nghiệp tính cụ thể rõ ràng chuyển đến cá nhân Vì khía cạnh sở giao phó quyền hạn quản trị, khơng thể có cá nhân làm tất việc để thực mục tiêu chung tổ chức Từ bạn hiểu lý bạn phải phân quyền cho nhân viên số lượng công việc tương đương với quyền hạn công việc mà bạn nắm giữ, nên bạn phải chia nhỏ quyền hạn cho thành viên phận để cá nhân hồn thành cơng việc mức tốt Bên cạnh phân quyền cịn giúp bạn hiểu rõ lực khả làm việc thành viên phận, tổ chức, từ bạn định hướng số lượng công việc loại công việc cần giao cho nhân viên phù hợp để tiến trình cơng việc thực mức tối ưu Ngoài phân quyền cách giới hạn can thiệp nhân viên vào hoạt động khác không chuyên môn hạn chế tối đa lạm dụng quyền hạn mức doanh nghiệp Do doanh nghiệp việc nắm nguyên tắc phân quyền vô cùng cần thiết trình xây dựng cấu tổ chức 1.3 Tại phải phân quyền cơng việc : Có quan niệm cho kỹ phân quyền công việc hay ủy thác trách nhiệm kỹ mềm, nhiên nhà quản trị thành công lại cho chúng kỹ cứng mà nhà quản trị muốn thành công phải giỏi thành thạo Tại lại nói vậy? Bởi vì, hầu hết nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhà quản trị khơng hồn thành mục tiêu cơng việc giữ nguyên nhân sau: - Các nhà quản trị không nắm vững cơng tác tổ chức cơng việc Từ làm phát sinh nhiều việc khơng cần thiết gây lãng phí thời gian nguồn lực tổ chức - Bố trí cơng việc theo nhìn nhận chủ quan cảm tính Điều khiến nhà quản trị dễ phân công nhiệm vụ sai người, sai đối tượng Do nhà quản trị cần thành thạo kỹ đánh giá người để hiểu rõ lực nhân viên trước giao phó cơng việc - Việc đánh giá kết cơng việc nhân viên chưa khoa học Cần phải xây dựng bảng đánh giá với mức độ hoàn thành công việc rõ ràng để tránh việc nhân viên lại đánh giá theo tiêu riêng gây khó khăn cho cơng tác quản lý - Chưa nắm rõ phương pháp mặt quản lý công cụ hỗ trợ để điều chỉnh thái độ nhân viên trình phân quyền trình làm việc cùng nhân viên Dễ dẫn đến nhân viên khơng hài lịng, khơng phục tùng công việc giao nhân viên phát huy lực tối đa thân - Chưa biết cách phát triển, trao cho nhân viên hội thể thân với công việc thơng qua việc ủy thác, trao quyền Từ đó, nhà quản trị dễ bị “ sa lầy ” nhiều cơng việc cần phải làm, nguồn nhân lực nhà quản lý chưa phát huy lực tối đa thân Điều cịn coi lãng phí nguồn lực tổ chức Qua điều thấy được, kỹ phân quyền quan trọng cần thiết nhà quản trị nói riêng tồn tổ chức nói chung Để tổ chức phát triển, cơng việc hồn thiện với yêu cầu cao nhà quản lý cần phải nâng cao mức độ thành thạo kỹ phân quyền 1.4 Tác dụng phân quyền công việc : 1.4.1 Tác dụng tích cực : 1.4.1.1 Đối với nhà quản trị : - Giúp phát triển kỹ chuyên mơn quản lý, đánh giá người, phân tích đánh giá cơng việc, dự đốn dự báo rủi rõ hội thách thức trình làm việc - Việc phân cơng địi hỏi nhà quản trị phải hợp tác, làm việc với người xung quanh mình, nên giúp nhà quản trị phát triển mạnh kỹ quan hệ xã hội - Giúp nâng cao giá trị thân, chứng minh lực điều hành nhà quản trị tổ chức - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát đánh giá kết thực công việc nhân viên - Giúp tiết kiệm thời gian Nhiều nhà quản trị chí khơng thời gian để tập trung vào kế hoạch quan trọng dài hạn hoạch định chiến lược, kiểm soát tổng thể, đào tạo nhân viên … phải giải công việc hàng ngày Do vậy, nhà quản trị giao nhiều việc, có nhiều thời gian tập trung vào cơng việc quan trọng để phát triển tổ chức - Giúp nhà quản trị giảm bớt căng thẳng làm việc - Giúp nhà quản trị chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa - Tăng ảnh hưởng uy tín nhà quản trị nhân viên 1.4.1.2 Đối với nhân viên : - Có hội nhận thách thức chinh phục giúp trưởng thành tiến - Có hội phát triển chuyên môn, phát triển kỹ xử lý tình huống, giải vấn đề, quản lý thời gian,… sáng tạo nhân viên - Khi công việc giao đạt hiệu tạo nên hài lòng, tự tin cho thân người nhân viên hồn thành cơng việc Từ tinh thần làm việc tốt - Giúp nâng cao giá trị thân nhân viên tổ chức - Trách nhiệm nhân viên xác định rõ ràng nâng lên công việc phân cơng rõ ràng, từ nhân viên trở nên có trách nhiệm với công việc - Việc đánh giá lực rõ ràng, minh bạch đồng nghĩa việc bồi dưỡng khen thưởng cho nhân viên tốt Từ nhân viên cảm thấy thỏa mãn, gắn bó với tổ chức dễ đồng tình 1.4.1.3 Đối với tổ chức : - Tận dụng tối đa nguồn nhân lực tổ chức, tránh lãng phí nguồn nhân lực nguồn lực có giá trị tổ chức - Tăng suất lao động hiệu công việc, đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian cho tổ chức tạo điều kiện tối ưu cho tổ chức phát triển - Thúc đẩy tinh thần việc nhóm nhân viên tổ chức - Đào tạo tập thể có lực phù hợp với cơng việc - Giữ chân nguồn nhân lực nhờ sách thảo đáng, tránh việc xáo trộn nhân 1.4.2 Tác dụng tiêu cực : Ngược lại công tác phân công công việc không trọng thực hiện, nhà quản trị thực công tác sai nguyên tắc, áp dụng điều không phù hợp với tổ chức để lại nhiều hậu đáng tiếc, ảnh hưởng trực tiếp đến phát triển tồn tổ chức : trường hợp đáng tiếc công việc thất bại người lãnh đạo khơng thể tìm nhân viên phù hợp cho vị trí cơng tác  Để tìm nhân viên giỏi khiến họ gắn bó với tổ chức không dễ dàng, đánh giá nhân viên thật xác thơng qua tính cách, động làm việc, lực chuyên môn, khả giải vấn đề, tầm nhìn cách phân tích chi tiết họ - Phân cơng nhiệm vụ phù hợp  Có nhiều nhà lãnh đạo tổ chức doanh nghiệp chưa đánh giá xác tầm quan trọng vấn đề Phân công nhiệm vụ công việc phù hợp với khả thành viên tổ chức đảm bảo chắn cho nhiệm vụ công việc hồn thành hiệu  Một cơng việc dễ dàng dẫn đến cảm giác nhàm chán thái độ xem nhẹ công việc Một công việc khó khăn vượt khả làm việc nhân viên lại khiến nhân viên tự tin không vui với công việc Một công việc lý tưởng thử thách cá nhân mang lại cho cá nhân cảm giác hưng phấn chiến thắng đạt thành công công việc  Khi nhà lãnh đạo đặt nhân viên vào vị trí họ, trao cho họ vũ khí sở trường, cơng việc hồn thành cách xuất sắc  Nhà lãnh đạo giúp nhân viên khám phá động khả làm việc họ cách vấn, giao việc hay thử trình độ cơng việc khó khăn - Đảm bảo cân Trong tổ chức có nhiều hoạt động tương ứng với nhiều vị trí cơng việc khác Nhà lãnh đạo cần phải cân bằng, đảm bảo cơng việc có nhân giỏi để giải quyết, từ sinh rắc rối khâu giải thỏa đáng, tránh việc nhà quản lý tập trung người tài vào vị trí cơng việc cho quan trọng mà bỏ qua vị trí cơng việc khác Điều khiến hoạt động tổ chức bị trì trệ vị trí cơng việc khơng quan tâm bị hỏng Sự cân cá nhân tổ chức cung cần quan tâm, 15 tránh việc nhân viên cảm thấy khơng hài lịng đồng nghiệp giao vị trí cơng việc quan trọng mà lại khơng Nhà lãnh đạo phải khiến nhân viên hiểu hiểu họ chỗ, phục vụ tổ chức tốt với vị trí tầm khả đồng thời đề cao tinh thần tập thể để tránh xung đột không cần thiết tổ chức - Kiểm sốt điều chỉnh kịp thời cơng việc Là nhà lãnh đạo, cần phải nắm tiến độ thực công việc tổ chức, sát để phát cơng tác sai lệch, không mang lại hiệu làm việc đưa điều chỉnh hợp lý - Nhắc nhở thường xuyên kiểm tra thực công việc Sự minh bạch rõ ràng tất khâu công việc điều quan trọng để đến thành cơng Trong q trình phân cơng cơng việc thực công việc thường gặp nhiều thay đổi so với kế hoạch, nhà quản trị cần phải nắm thay đổi nhắc nhở nhân viên để điều chỉnh cách thức thực công việc kịp thời Trong trường hợp việc thực công việc phân công không mong đợi, nhà quản trị cần thảo luận với nhân viên thực hiện, kiểm tra lại vấn đề từ góc độ để tìm hiểu nguyên nhân đến từ đâu: thiếu nguồn lực, thời gian, giám sát, kinh nghiệm hay nỗ lực thân người thực hiện? Sau đó, nhà quant trị yêu cầu người đưa giải pháp cụ thể, khuyến khích họ đề xuất quan điểm để giải vấn đề nhanh nhất.Mỗi người giải pháp giúp nhà quản trị tiết kiệm nhiều thời gian, tâm trí theo nguyên tắc “ nhiều đầu đầu ” Từ nhà quản trị biết cần phải làm để đưa việc trở lại hướng Đây hội để nhà quản trị khám phá thêm nhân tài tiềm ẩn tổ chức nhân viên cảm thấy nhà quản trị tôn trọng, tin tưởng họ Một nhân viên tổ chức thoải mái tinh thần, công việc dễ dàng trơi chảy hơn, khó khăn khắc phục nhanh 2.3 Công tác phân quyền tổ chức, doanh nghiệp 2.3.1 Đối với tổ chức, doanh nghiệp 16 Sự bố trí, phân cơng cơng việc tổ chức doanh nghiệp nước ta nhiều bất cập, dẫn đến “quá tải” công việc phận nhân viên tổ chức ngược lại nhàn rỗi phận khác Đây nguyên nhân dẫn đến trì trệ hoạt động, hiệu thực thi cơng việc, lãng phí nguồn lực tổ chức,… Và nguyên nhân bào mòn khả hoạt động số doanh nghiệp nước ta Theo báo cáo toàn cầu “ Thế giới việc 2014 “ Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) nhận định ông GUY Ryder, Tổng Giám đốc ILO, “ suất lao động lực cạnh tranh thấp thử thách lớn Việt Nam ” Đặc biệt theo số liệu “ suất lao động Việt Nam thấp Singapore gần 15 lần, Nhật Bản 11 lần, Hàn Quốc 10 lần Ngay so với nước ASEAN có mức thu nhập trung bình, suất lao động Việt Nam 1/5 Malaysia 2/5 Thái Lan” Việc suất lao động nước ta thấp nhiều nguyên nhân ảnh hưởng, nhiên nguyên nhân vấn đề phải kể đến công việc khơng phù hợp với chun mơn, kỹ lịng đam mê người lao động Ở nhiều tổ chức tạo cho môi trường làm việc nhân viên thiếu thân thiện, thiếu chuyên nghiệp hợp tác, thiếu tơn trọng, khơng ghi nhận thành tích đặc biệt không đáp ứng yêu cầu mong muốn công việc cho nhân viên tổ chức Nhiều nhà quản trị sử dụng phương pháp quản trị theo “cảm tính” ảnh hưởng lớn đến suât lao động nhân viên Họ khơng áp sát thực tế, hồn cảnh cụ thể công việc nhân viên mà dựa vào đánh giá chủ quan để phân chia công việc, dẫn đến sai lầm khơng thể truyền đạt xác cho nhân viên biết đường phải đi, cơng việc phải làm, làm coi đạt hiệu Vì vậy, sở cốt lõi để nâng cao suất lao động Việt Nam việc phân cơng cơng việc phù hợp với nhân viên, người lao động tổ chức Người quản trị cần thấu hiểu chia sẻ khó khăn nhân viên, kịp thời động viên dẫn dắt nhân viên 17 vượt qua khó khăn cơng việc sống Dù công tác phân công công việc doanh nghiệp nước ta chưa thực đạt hiệu cao, nhiều vấn đề cần phải giải mức độ quan trọng công tác dần doanh nghiệp nhà quản trị nhận Hiện có nhiều trung tâm khóa đào tạo mở để hướng dẫn cách phân công công việc hiệu nhận quan tâm thu hút nhiều nhà quản trị bạn sinh viên nhiều lĩnh vực ngành nghề 2.3.2 Đối với quan Nhà nước - Theo quy chế làm việc quận, huyện ủy viên thường vụ ủy viên ban chấp hành phân công phụ trách cấp ủy trực thuộc Như có nhiều nơi phân công công việc tinh thần: Cán "đi lên" từ phường, xã hay quan, đơn vị phân cơng phụ trách ln phường, xã, quan, đơn vị Phân cơng cơng việc theo quan niệm "nhất thân, nhì quen" thuận lợi cho việc thực công tác Tuy nhiên cách phân công công việc lại nảy sinh nhiều vấn đề khó giải Phân cơng cán phụ trách sở mà lên từ sở, thân quen với sở, cịn có quan hệ họ hàng…điều có thuận lợi hiểu sở, đơi phức tạp Vì thân quen nên dễ có tình trạng "châm chước" cho Đơi vấn đề cộm, yếu kém, xúc dân rõ ràng mà cán sở không chịu báo cáo mà lại bao biện giấu giếm cho - Từ bất cập đó, nhiều cấp ủy đổi cách phân công nhiệm vụ, vào kiến thức chuyên môn, khả cụ thể người Ví dụ cán giỏi lĩnh vực kinh tế nông nghiệp, phân công xã cần tập trung đổi cấu trồng, xây dựng nông thôn Cán giỏi xây dựng, kiến trúc phân cơng phụ trách xã có tốc độ thị hóa nhanh, có khu thị… Cách phân cơng phát huy hiệu tích cực nhờ thẳng thắn, có ràng buộc mối quan hệ với sở Tuy nhiên, cách chưa 18 hẳn hồn thiện, khơng trường hợp phối hợp, đạo, hướng dẫn sở gặp khó khăn Cơng việc đơi trơi chảy Tóm lại, hai cách phân cơng cơng việc có mặt mạnh, mặt chưa mạnh Nguyên nhân có lúng túng cách phân công cán phụ trách sở nhiều cấp ủy chưa xây dựng chế làm việc cho cán phụ trách, chế kiểm tra, giám sát để đánh giá hiệu công tác phụ trách Nếu chế báo cáo dành cho cán phân công thực đầy đủ, cán vi phạm bị xử lý nghiêm khắc, khơng có chuyện "giấu lỗi" cho sở; khó xảy chuyện hợp tác quan hệ công việc sở cán phụ trách Việc phân công công việc hầu hết cấp ủy đến xong Cùng với theo dõi để điều chỉnh phân công cần thiết, cấp ủy nên tập trung hoàn thiện chế làm việc cán phân công, khắc phục bất cập hai cách phân cơng nói 2.4 Ngun nhân khiến cho công tác phân quyền không hiệu 2.4.1 Nguyên nhân chủ quan * Từ phía nhà quản trị : - Nhà quản trị chưa nắm rõ nguyên tắc quản trị, chưa thực điều hành phân công công việc đạt hiệu - Nhà quản trị cho họ làm việc tốt người khác tổ chức, đỡ thời gian giao cho người khác.” Tôi tự làm việc nhanh dễ dàng hơn, tơi hiểu chúng rõ biết cách làm” Hay “Cơng tác quản lý địi hỏi tơi phải đảm trách nhiệm vụ thật quan trọng theo cách riêng” - Nhà quản trị thường giao cho nhân viên việc lặt vặt vô nghĩa quan trọng, điều làm cho nhân viên nhàm chán, động lực làm việc - Nhà lãnh đạo nghĩ rằng:”Nếu giao việc cho nhân viên khơng cịn việc làm”, lo ngại cho vị trí thân - Nhà quản trị lo lắng nhân viên khơng thích, họ trơng đợi 19 nhân viên họ nhiều - Nhà quản trị không chắn vào nhân viên tổ chức để giao việc, thiếu tin tưởng nhân viên - Nhà quản trị không quan tâm đến việc phát triển lực cá nhân nhân viên tổ chức * Về phía nhân viên : - Nhân viên tổ chức phàn nàn cách giải công việc nào, thường trông chờ vào trợ giúp nhà quản trị - Các nhân viên giao nhiệm vụ quay lại hỏi nhà lãnh đạo cách thực xin giúp đỡ chưa tư duy, tự mày mị tìm tịi cách giải Mang tư lười suy nghĩ - Nhân viên tổ chức thiếu kinh nghiệm làm việc sừ nhiệt tình với cơng việc giao, đơi tỏ bận rộn để trốn tránh công việc nhà quản trị giao cho - Nhân viên sợ trách nhiệm phải đảm trách nhiệm vụ nên khơng dám hết lịng cơng việc, kìm hãm sáng tạo phát triển thân để cống hiên cho tổ chức thơng qua việc hồn thành cơng việc - Nhân viên sợ bị nhà quản trị phê bình tránh việc mạo hiểm 2.4.2 Nguyên nhân khách quan - Có nhiều cơng việc điều hành cao, cần phải xin ý kiến, có chữ ký nhà lãnh đạo tài liệu quan trọng liên quan - Một vài nhân viên giao nhiều việc số nhân viên khác lại khơng có việc làm dẫn đến việc sử dụng nguồn nhân lực khơng có hiệu quả, lãng phí tài nguyên tổ chức - Các nhân viên không hiểu biết điều lệ mục tiêu tổ chức nói chung mục tiêu cơng việc phân cơng nói riêng - Các nhân viên thường không làm theo phương pháp nhà lãnh đạo hướng dẫn, mặc dù sáng tạo tốt, nhiên sáng tạo có phù hợp với cơng việc, phù hợp với hồn cảnh thực tế tổ chức hay không lại vấn đề khác 20 - Nhà lãnh đạo giao công việc mang tính thử thách cho hầu hết nhân viên đào tạo - Các nhân viên làm việc vựơt khả Nhân viên phải đảm trách q nhiều cơng việc phải nhận thêm việc mà nhà quản lý giao cho Hoặc công việc mà nhân viên nhận u cầu trình độ chun mơn q cao so với lực thực tế nhân viên Chương HỆ THÔNG CÁC BIỆN PHÁP PHÂN QUYỀN HIỆU QUẢ 3.1 Nhưng điều cần tránh thực công tác phân quyền cơng việc Để hồn thành mục tiêu cơng việc có nhiều cách thức khác để thực Vấn đề nhà người quản trị cần phải chọn cách thức tối ưu để thực công việc nhằm tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí nguồn lực, thúc đẩy tính tích cực người lao động tổ chức Do cơng tác phân cơng công việc việc làm thường xuyên nhà quản trị Để công tác hiệu nhà quản trị thực phân công công việc cần tránh điều sau: - Nhà quản trị cần phải bỏ suy nghĩ ln nghĩ làm thứ, điều biến nhà quản trị thành trung tâm coi nhẹ vai trò nhân viên khác tổ chức - Nhà quản trị không cho nhân viên công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi cơng việc, nhân viên khơng có hội để phát triển chứng tỏ thân - Nhà quản trị chọn lựa kỹ mức độ quyền hạn giao việc, điều khiến nhân viên cảm thấy không tin tưởng - Bỏ qua hội giao việc cho nhân viên chưa qua thử thách - Nhà quản trị giữ nhiệm vụ khơng mang tính quản lý mà 21 người làm lãng phí thời gian, khơng tập trung giải vấn đề thật quan trọng khác - Nhà quản trị lơ không theo dõi trình thực nhân viên dẫn đến khơng kiểm sốt tiến độ thực cơng việc; Hoặc theo dõi chặt khiến cho nhân viên cảm thấy bối khó chịu, khơng thoải mái làm việc - Nhà quản trị tỏ thái độ bực tức, thất vọng thấy nhân viên làm tốt nhiệm vụ khiến nhân viên nản chí dẫn đến suy nghĩ sợ trách nhiệm - Giữ nhiều công việc để hầu hết nhân viên tin có làm - Nhà quản trị không khen ngợi động viên họ hồn thành nhiệm vụ quan trọng, khơng khích lệ tinh thần nhân viên lâu dài khiến nhân viên chán nản, cảm thấy không thừa nhận không muốn gắn bó với tổ chức 3.2 Biện pháp phân quyền hiệu 3.2.1 Phân quyền theo chun mơn hóa Nguồn gốc đời nguyễn tắc “Chun mơn hóa” từ năm kỉ 20 thành giáo sư Fredericl Winslow Taylor Nguyên tắc chun mơn hóa quản lý hiểu cần phải làm trình làm việc nhân viên tổ chức diễn cách hợp lý, khơng trùng lặp, tốn thời gian sức lực, qua đạt suất lao động cao Chun mơn hóa cơng việc nghĩa công việc cần thiết phải làm tổ chức phân chia thành bước công việc nhiệm vụ khác thực nhiều người khác Chun mơn hóa địi hỏi nhà quản trị phải có nhân viên có trình độ chun mơn, đào tạo, có kinh nghiệm tay nghề theo vị trí cơng việc mà nhà quản trị giao cho nhân viên Đây sở cho việc nâng cao hiệu hoạt động tổ chức Khi phân công công việc theo chuyên mơn hóa, người nhân viên phân cơng cơng việc phải nắm vững chun mơn nghề nghiệp vị trí cơng tác mình, đồng thời phải ý thức mối quan hệ họ với nhân viên khác phận cơng việc khác có liên quan máy tổ 22 chức Bản chất chun mơn hóa cơng viêc là: vị trí công việc trọn vẹn không nhân viên thực mà chia thành bước, mảng công việc mảng công việc nhân viên khác thực Điều cốt lõi cá nhân chuyên vị trí cơng việc định khơng phải tồn hoạt động Phương pháp phân chia công việc cho phép nhà quản lý hay tổ chức sử nguồn nhân lực cách có hiệu Tổ chức giảm chi phí đào tạo nhân lực nhanh chóng tìm đào tạo nhân viên thực nhiệm vụ công việc cụ thể lặp lặp lại Mặt khác, hiệu làm việc nhân viên nâng cao họ thành thục công việc Để thực phân cơng cơng việc theo chun mơn hóa địi hỏi nhà quản lý cần phải trang bị cho thân kiến thức, trình độ chun mơn sâu rộng có nhà có nhà quản lý có kiến thức chun mơn sâu đơn mảng mà thành đạt quản lý Theo phân quyền theo chun mơn hóa phương pháp hiệu để giúp cho nhân viên tổ chức sâu vào cơng việc giao tạo nên thói quen nghề nghiệp tốt Từ nâng cao khả hiệu suất thực công việc nhân viên đồng thời giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho nhà quản lý giúp nhà quản lý thực công tác điều hành tổ chức, phân công công việc đạt hiệu cao Nếu nhà quản trị bỏ qua việc chun mơn hóa cơng việc mà phân cơng cơng việc cách tự có nhiều khả cơng việc khơng hồn thành chất lượng công việc không đảm bảo theo mục tiêu công việc nhà quản lý hướng đến từ ban đầu 3.2.2 Phân công công việc theo tiểu chuẩn định mức cụ thể Trong công tác quản lý máy tổ chức, dù quy trình làm việc, phương pháp làm việc có đổi mới, phát triển hay tiến tới đâu ln địi hỏi phải có tiêu chuẩn công việc định mức công việc để từ phân cơng đánh giá kết q trình áp dụng phương pháp làm việc vào thực tiễn thực công việc Tiêu chuẩn công việc đưa xây dựng rõ ràng 23 nhà quản trị có sở thuận lợi để phân công công việc hợp lý Đưa tiêu chuẩn công việc việc liệt kê tất yêu cầu chủ yếu nhân viên thực cơng việc Hay nói cách khác việc trình bày điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu chấp nhận mà nhân viên cần phải có để hồn thành cơng việc riêng biệt Các cơng việc cần phải thực tổ chức đa dạng, nên tiêu chuẩn để thực cơng việc đa dạng Nhìn chung, yếu tố chung thường đề cập tơi đặt tiêu chuẩn vị trí cơng việc : - Trình độ học vấn - Trình độ chun mơn - Các kỹ cần thiết cho cơng việc - Kinh nghiệm cần có để thực công việc: thâm niên nghề, thành tích kỷ lục đạt - Trình độ ngoại ngữ (ngoại ngữ mức độ sử dụng thành thạo) - Các phẩm chất cá nhân: Tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng cầu tiến, hồn cảnh gia đình, nghị lực, khả thích nghi với hồn cảnh, khả làm việc độc lập, khả chịu căng thẳng hay áp lực công việc, … - Một số yêu cầu đặc biệt khác cần thiết tùy vào vị trí cơng việc Khi xây dựng tiêu chuẩn để thực phân công công việc nhà quản trị cần ý đến chất lượng tiêu chuẩn đó, cần phải xác định tiểu chuẩn hợp lý, không nên xây dựng tiêu chuẩn công việc cao thấp tránh dẫn đến sai lầm phân cơng cơng việc Ngồi ra, tiêu chuẩn định mức công việc mà nhà quản trị đề cần phải xây dựng cho khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên họ phân công nhiệm vụ 3.2.3 Phân quyền sở trách nhiệm giao lực nhân viên Nhà quản trị phân công công cần phải quan tâm đến trình độ chun mơn, lực thực tế nhân viên Nếu u cầu cơng việc cao 24 mà thực lực nhân viên khơng đáp ứng nổi, “ nút thắt “ dẫn đến hiệu suất làm việc thấp, mục tiêu cơng việc khơng đáp ứng hồn thành Khi phân công công việc nhà quản trị nên tạo điều kiện để nhân viên có hội tiến thơng qua cơng việc giao, phải nhìn đc khả nhân viên có đáp ứng đến hồn thành trọn vẹn cơng việc hay khơng, khả thực cơng việc lâu dài người nhân viên Đơi khi, lực nhân viên đủ đáp ứng tạm thời cho công việc trước mắt, nhà quản trị nên có phương hướng để bồi dưỡng, phát triển nâng cao lực nhân viên để đáp ứng mục tiêu lâu dài công việc Đồng thời, phân công công việc phải rõ cho người thực cơng việc biết trách nhiệm cơng việc giao Đa số người nghĩ cần làm giờ, khơng muộn sớm, hồn thành cơng việc đáp ứng mức tối thiểu có trách nhiệm Trách nhiệm phụ trách đảm đương nhiệm vụ cơng việc kèm theo thái độ người thực công việc Thái độ nhân viên thực công việc ảnh hưởng trực tiếp đến thành tích cơng việc người Khơng vậy, ý thức trách nhiệm cao với công việc khiến nhân viên học từ cơng việc nhiều kiến thức mới, tích lũy nhiều kinh nghiệm từ tìm niềm vui cơng việc Ngồi việc xác định rõ trách nhiệm với cơng việc người nhân viên phân công công việc phải biết nhận lỗi, không trốn tránh trách nhiệm tìm cách sửa chữa lỗi lầm cơng việc khơng ý muốn 3.2.4 Phân quyền theo nhóm nhằm tạo cơng tổ chức Nếu nhà quản trị áp dụng tốt phương pháp phân cơng cơng việc tạo nên đoàn kết, hợp lực giúp đỡ lẫn tổ chức Ở nhiều tổ chức ln tồn vấn đề nhân viên có trình độ chun mơn cao, lực tốt đơi khả hợp tác làm việc với đồng nghiệp lại kém, thiếu hiệu Sự hợp tác nhân viên tổ chức khơng dựa vào trình độ nhân viên mà dựa vào khả nhận thức người vào nội dung cơng việc, vị trí cơng việc mà họ phân công Khả 25 hợp tác làm việc nhân viên phụ thuộc vào việc họ thay lẫn nhau, cùng ngồi lại để giải vấn đề cụ thể tổ chức yêu cầu hay không Điều đảm bảo tiến trình thực cơng vệc ln ln trơi chảy, thơng suốt trước tình xấu xảy đến thực công việc Thực tế chứng minh rằng, khơng cá nhân hay nhóm riêng lẻ hồn thành tất cơng việc từ bắt đầu đến hồn thành cơng việc, việc hợp tác giúp đỡ lẫn điều tất yếu để đảm bảo cho công việc thành công, đảm bảo cho cân tổ chức ổn định Khi nhà quản trị phân cơng cơng việc cho nhân viên thành nhóm cơng tác làm việc với cần phải đảm bảo cá nhân phải phụ thuộc vào nhóm để hồn thành cơng việc có nét đặc thù riêng người, tính cách, phong cách làm việc hay trình độ chun mơn mảng cơng việc khác Nhà quản trị cần nắm rõ nhân viên mạnh điểm nào, yếu điểm để phân cơng công việc hợp lý, tạo hội cho tinh thần tập thể phát triển Khi tạo nhóm làm vệc tốt, ăn khớp với tăng khả hiệu công việc 3.2.5 Phân quyền theo mức độ phức tạp công việc Đây phương pháp phân công công việc mà nhà quản trị nghiên cứu, tìm hiểu chia cơng việc cần phải thực thành mảng khác tùy theo tính chất phức tạp cơng việc Mục đích phương pháp nhằm hướng đến sử dụng hiệu trình độ, lực nhân viên tổ chức cho phù hợp với yêu cầu, tính chất phức tạp công việc Điều giúp nhà quản trị ngăn lãng phí nguồn lực có giá trị tổ chức, chất xám Ứng với mức độ phức tạp, khó khăn cơng việc trình độ chun mơn nhân viên khác Người quản trị cần phải có kinh nghiệm mắt tinh tường để đánh giá lực thực sự, trình độ nhân viên tổ chức Trình độ chun mơn nhân viên 26 phần thể qua: - Sự hiểu biết nhân viên vị trí cơng việc tổ chức - Bằng cấp - Kinh nghiệm - Kỹ giải công việc, kỹ ứng xử, kỹ giao tiếp, kỹ lắng nghe,… Tóm lại, phương pháp phân cơng cơng việc giúp nhà quản trị sử dụng hợp lý nguồn nhân lực tổ chức, đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc Đồng thời, nhân viên tổ chức làm việc theo sở trường từ đáp ứng u cầu cơng việc tốt đáp ứng kỳ vọng nhà quản trị 27 C PHẦN KẾT LUẬN Xuyên suốt q trình phân tích, tìm hiểu tiểu luận, thấy rằng: Cơng tác phân quyền thực nghệ thuật Công tác phân quyền thực vấn đề phức tạp có tính tổng hợp, địi hỏi quy trình thực cụ thể phương pháp đắn hợp khoa học Nhà quản lý cần phải hiểu rõ ý nghĩa mục đích cơng tác phân quyền, quy trình, nguyên tắc biện pháp phân công công việc để áp dụng vào tổ chức, giúp tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ mục tiêu đề Những nhân viên tổ chức nhà quản trị tin tưởng giao phó cơng việc quan trọng thành cơng tổ chức đó, họ người có lực, có kỹ năng, đam mê công hiến cho tổ chức Tuy nhiên, nhân viên tổ chức chia sẻ ý tưởng kiến thức chun mơn họ cảm thấy lực cống hiến họ ghi nhận thật xứng đáng Chính vậy, vai trò nhà quản trị phải tạo mơi trường làm việc mà nhân viên phải cảm thấy tin tưởng, nhân lấy trách nhiệm đặc biệt phân công công việc mà họ thích, họ cảm thấy phù hợp làm tốt Từ phân tích ta thấy tầm quan trọng “ Phân quyền ” , kỹ cần thiết nhà lãnh đạo, kỹ ảnh hưởng trực tiếp đến thành công hay thất bại nhà lãnh đạo Phân cơng cơng việc vừa nghệ thuật, vừa môn khoa học giúp nhà lãnh đạo phát huy tối đa tiềm nhân viên hồn thiện thân 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Brian Tracy, Thuật thúc đẩy nhân viên, Nguyễn Huyền dịch, Nhà xuất Thế Giới,2014 Robert Heller, Cẩm nang quản lý hiệu : Phân công hiệu quả, Nhà xuất Tổng hợp Hồ Chí Minh, 2006 Robert Heller, Cẩm nang quản lý hiệu : Đánh giá lực nhân viên, Nhà xuất Tổng hợp Hồ Chí Minh, 2006 Trang web: https://vi.wikipedia.org/wiki/Wikipedia_ti%E1%BA%BFng_Vi%E1%BB %87t Một số tài kiệu tham khảo khác 29