Hoàn thiện hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cảng Hà Nội

Hoàn thiện hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cảng Hà Nội.

LỜI MỞ ĐẦU1.Tính cấp thiết của đề tài

Trong công cuộc đổi mới hiện nay, đất nước ta đang diễn ra sôi động quá

trình phát triển kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Trước nhu cầu phát triển của đất nước, và đặc biệt sau sự kiện Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức thương mại quốc tế, chúng ta đang dần dần hội nhập sâu và rộng vào sân chơi quốc tế Trải qua nhiều khó khăn trong quá khứ do chiến tranh để lại, ngày nay Việt Nam lại kiên cường trong xây dựng kinh tế, với tốc độ tăng trưởng GDP liên tục qua các năm gần đây đều trên 7,5%, được bạn bè quốc tế tín nhiệm và hết sức nể phục Có được kết quả trên là sự tổng hợp sức mạnh của toàn dân tộc từ Chính Phủ đến từng hộ dân nhỏ lẻ Đóng góp không nhỏ trong thành tựu to lớn đó, là đội ngũ doanh nghiệp ngày càng chuyên sâu về trình độ cũng như nhận thức Trong nền kinh tế phát triển hiện nay, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có vị trí hết sức quan trọng, được xem là xương sống của nền kinh tế, đóng vai trò rất to lớn trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế bền vững.

Để tiến hành một quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải hội đủ 3 yếu tố : lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động Trong đó, lao động là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp trên thương trường Lao động bản thân nó là một loại hàng hóa đặc biệt, nó cần phải được bù đắp để tái sản xuất Hiện nay, các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau không chỉ về sản phẩm mà còn cạnh tranh về việc thu hút và giữ chân người tài Đảm bảo một mức lương hợp lý đúng với công sức bỏ ra của người lao động là một vấn đề hết sức quan trọng, nhưng cũng không kém phần nhạy cảm Giải quyết được bài toán này thì doanh nghiệp sẽ phát huy được sức mạnh của đội ngũ nhân lực trong doanh nghiệp mình và tăng

sức cạnh tranh cũng như uy tín của doanh nghiệp mình trong nước cũng như trên trường quốc tế

Nhận thức được tầm quan trọng của lao động, và đi kèm với nó là chế độ

lương, thưởng, trợ cấp trong doanh nghiệp nên em đã chọn đề tài : “HOÀN

THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CẢNG HÀ NỘI”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu chung của báo cáo chuyên đề là làm rõ thực trạng hạch

toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cảng Báo cáo đi sâu vào tìm hiểu cách thức xây dựng quy trình hạch toán, xây dựng quỹ lương trong doanh nghiệp Cảng Qua đó, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cảng Hà Nội.

3 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài sẽ tập trung nghiên cứu vào tìm hiểu tổ chức hạch toán tiền lương và

các khoản trích theo lương của Cảng Hà Nội trong giai đoạn từ năm 2007 đến một số tháng đầu năm 2008.

Nội dung của báo cáo thực tập chuyên đề được chia làm ba phần :

Phần I : Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Cảng Hà Nội ảnh hưởng đến công tác hạch toán tiền lương của đơn vị

Phần II : Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cảng Hà Nội

Phần III : Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cảng Hà Nội.

PHẦN I

ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA CẢNG HÀ NỘI ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG

CỦA ĐƠN VỊ1.1 Tổng quan về Cảng Hà Nội

1.1.1 Quá trình thành lập và phát triển của Cảng Hà Nội cùng với sự hoàn thiện của cách thức hạch toán tại đơn vị.

Cảng Hà Nội được thành lập ngày 06/01/1965 với tên gọi là Xí nghiệp Cảng

sông Hà Nội Tiền thân của Cảng Hà Nội là Đoàn bốc dỡ sông Hồng, đoàn Phà Đen, đoàn Xây Dựng, đoàn Vĩnh Tuy Khi mới thành lập, Cảng Hà Nội chỉ là một bờ sông tự nhiên, về thiết bị bốc xếp chỉ có 1 cẩu pooctích, 1 cẩu rùa và 3 đường băng chuyền ngắn để tải than

Trong những ngày đầu thành lập, Cảng vừa phải thực hiện chức năng của mình là bốc xếp, vừa phải tham gia chiến đấu chống chiến tranh phá hoại của không quân Mỹ Trong giai đoạn này, Cảng tiến hành xây dựng đầy đủ bến bãi kho tàng về cơ bản để làm nơi trung chuyển hàng hóa của các đoàn tàu thuyền vận chuyển về Cảng nhanh chóng và an toàn, dần dần thực hiện cơ giới hoá bốc xếp để nâng cao năng suất lao động, giải phóng sức người, giải phóng nhanh phương tiện vận tải Trong quá trình này, việc thực hiện hạch toán tiền lương của công nhân viên còn tương đối đơn giản vì số lượng công nhân viên còn tương đối ít, hầu hết việc ghi nhận được thực hiện bằng tay, không theo dõi trên các tài khoản

Sau ngày đất nước thống nhất cùng với cả nước Cảng Hà Nội ra sức xây dựng Cảng, khôi phục sản xuất kinh doanh để đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước Quy mô Cảng không ngừng được mở rộng, hàng loạt các hạng mục đầu tư mới đã được xây dựng như bến cập tầu, nhà cân, kè bờ, xưởng cơ khí…

các thiết bị bốc xếp mới cũng được đưa vào sử dụng Thời kỳ này sản lượng thông qua hàng năm đạt trên dưới 700.000 tấn Cảng tiếp tục được đầu tư xây kho, hệ thống kè bờ được hoàn thiện, tăng cường thêm các thiết bị bốc xếp và vận chuyển để đạt công suất thiết kế 1,3 triệu tấn/năm Sản lượng bốc xếp không ngừng tăng, lực lượng lao động tăng lên cả về số lượng và chất lượng Lúc này, Cảng đã bắt đầu để ý đến việc kiện toàn bộ máy hạch toán nhằm đảm bảo thực hiện việc chi trả tiền lương chính xác Tuy vậy, việc hạch toán hầu hết vẫn dựa trên sổ sách mà không theo tài khoản quy định Điều này là do, trong giai đoạn đầu của giải phóng đất nước, các quy định về hạch toán nói chung, và hạch toán tiền lương nói riêng vẫn chưa phát triển, thiếu các văn bản pháp quy quy định rõ ràng về cách thức hạch toán, quy trình hạch toán cũng như hệ thống tài khoản thống nhất

Giai đoạn phát triển mạnh mẽ từ 1992 đến nay : Cảng đã vượt qua những bỡ ngỡ ban đầu trong cơ chế thị trường Hàng loạt những đầu tư mới, những phương án kinh doanh mới được đưa vào triển khai Các dự án liên doanh liên kết không những giải quyết số lao động dư thừa mà còn góp phần tăng thu nhập cho người lao động

Cụ thể: Liên kết với các đơn vị bạn, đưa tàu hút cát đen về hoạt động trong vùng nước trước Cảng nhằm nạo vét đảm bảo độ sâu cho các phương tiện đường sông cập Cảng bốc dỡ hàng, đồng thời tận dụng lượng cát đen đó cung ứng cho nhu cầu xây dựng của Thủ đô, san lấp các ao hồ nằm trong Cảng để tạo thêm mặt bằng sản xuất, mặt khác giảm bớt kinh phí cho việc nạo vét luồng trước Cảng mà trước đây do vốn Nhà nước cấp Phối hợp với các đơn vị vận tải sông đưa các mặt hàng vật liệu xây dựng( cát vàng, sỏi, đá ) về Cảng bốc xếp cung ứng cho các công trình xây dựng.Trong những năm này, lượng bốc xếp đạt bình quân từ 600 – 650 ngàn tấn, thu nhập người lao động tăng rất lớn năm 2000 đạt xấp xỉ là 1triệu/người/tháng gấp 2.5 lần năm 1994, lợi

nhuận tăng bình quân 10%/năm Khi thành lập, Cảng chỉ có một cẩu Pooctich, một “cẩu rùa”, ba đường băng chuyền tải than, hai xe cẩu ôtô Ma2K61 và 2 đầu kéo Zector3011, nhưng với sự cố gắng của ban lãnh đạo và toàn thể người lao động sau 10 năm hoạt động Cảng Hà Nội đã có những bước phát triển vượt bậc Đến nay, Cảng Hà Nội đã được đầu tư với quy mô tương đối lớn Suốt chiều dài 1,800m đã có 500m cầu tàu vĩnh cửu, với độ sâu trước bến ổn định đảm bảo an toàn cho các tàu sông và các tàu pha sông biển cập bến thuận lợi quanh năm Có 15,000 m2 kho kín chứa hàng và 7900m2 bãi chứa hàng cho phép lưu giữ hàng hoá tại Cảng Hệ thống giao thông trong Cảng đã được quy hoạch và cải tạo, có 3 cổng ra vào, hệ thống chiếu sáng và chống bụi được cải thiện tạo điều kiện thuận lợi cho các phương tiện của chủ hàng ra vào Cảng Đội ngũ cán bộ công nhân viên không ngừng được đào tạo và bổ sung, số cán bộ là kỹ sư, cử nhân, kỹ thuật viên và công nhân lành nghề ngày càng tăng, lực lượng lao động trẻ có tay nghề được thường xuyên bổ sung để đáp ứng được yêu cầu của sản xuất Cảng đầu tư thêm 28 cần cẩu, xúc ủi các loại 118 băng chuyền, 58 ôtô… Tổng số lao động lên tới 1,147 người và năng suất lao động tăng 150% Ngày nay, trong sự nghiệp đổi mới, Cảng Hà Nội trở thành DNNN làm ăn có hiệu quả, năng động, sáng tạo trong sản xuất kinh doanh Hiện nay, Cảng Hà Nội là một trong những Cảng sông lớn nhất miền Bắc với khả năng vận chuyển, bốc xếp các loại hàng hoá với công suất là 1,3 triệu tấn/năm Trong thời gian này, Cảng dần dần đi vào thực hiện theo quy định mới của pháp luật về hạch toán kế toán, mà cụ thể bước đầu là theo quyết định 1141 của Bộ Tài chính Cùng với sự phát triển của Cảng, số lượng công nhân viên đang công tác tại Cảng ngày càng gia tăng Điều này tạo một sức ép không nhỏ lên việc theo dõi, phân loại và là một tín hiệu tốt trong việc thực hiện nghĩa vụ chính trị là giải quyết công ăn việc làm cho một số lớn lao động trên địa bàn

1.1.2 Đặc điểm về sản phẩm và quy trình công nghệ ảnh hưởng đến công tác hạch toán tiền lương của Cảng Hà Nội

Sản phẩm của Cảng: sản phẩm chủ yếu là dịch vụ bốc xếp các loại hàng

hoá Nói cách khác, sản phẩm của Cảng nằm trong khâu phân phối lưu thông của các loại hàng hoá phục vụ cho sản xuất hoặc tiêu dùng Để đo lường được khối lượng hàng hoá khi bốc xếp qua Cảng đơn vị đo là tấn bốc xếp (Tbx) hoặc tấn thông qua ( Ttq) Nếu xét theo thời gian thì chu kỳ sống của các sản phẩm của Cảng rất ngắn: khi hàng hoá được bốc xếp từ tàu lên phương tiện của khách là hoàn thành việc bán sản phẩm dịch vụ của mình Nếu xét theo kết cấu chi phí trong giá thành, chủ yếu là chi phí gián tiếp Ngoài sản phẩm chính là dịch vụ bốc xếp, Cảng còn có một số sản phẩm, dịch vụ khác như: dịch vụ cho thuê kho bãi, dịch vụ tải thuỷ bộ, dịch vụ sửa chữa, hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng.

Quy trình công nghệ: nếu xét theo giai đoạn của quá trình, công nghệ

của Cảng là khá đơn giản qua hai chiều:

- Khi hàng đến Cảng theo đường sông, các máy cẩu bố trí trên bờ, dưới phao nổi sẽ bốc dỡ hàng từ sàlan hoặc tầu lên ôtô vận chuyển vào kho bãi hoặc đến nơi tiêu thụ.

- Khi hàng đến Cảng theo đường bộ, máy cẩu bốc hàng lên sàlan, tàu chuyên chở tới nơi tiêu thụ.

Do Cảng chủ yếu cung cấp các dịch vụ liên quan bốc dỡ, nên yêu cầu đòi hỏi nhiều thợ lành nghề, am hiểu về máy móc, đặc biệt là các thiết bị cẩu trục Đây là đối tượng công nhân lao động chủ chốt của Cảng dưới các trung tâm Hầu hết, họ đều là những công nhân lâu năm, lành nghề, có tuổi đời và tuổi nghề cao Cảng đang đứng trước một quá trình thay đổi đội ngũ công nhân, các lớp công nhân lớn tuổi sẽ về hưu trong thời gian tới Vì vậy, việc tiến hành tuyển dụng thợ bậc cao, lành nghề, có kinh nghiệm là một yêu cầu đòi hỏi

trong quá trình thay thế lớp công nhân sắp nghỉ hưu tại Cảng Cảng cần quan tâm đặc biệt đến chế độ đãi ngộ, trợ cấp đối với các công nhân có kinh nghiệm, tay nghề cao đồng thời tăng cường bồi dưỡng lớp CNV trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm, cũng như kỹ năng cần thiết

1.1.3 Mô hình quản lý, chức năng của các thành phần trong bộ máy quản lý ảnh hưởng đến công tác hạch toán các khoản phải trả CNV

Mô hình tổ chức quản lý sản xuất của Cảng được tổ chức theo sơ đồ cơ cấu trực tuyến - chức năng.

Để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh với phương châm gọn nhẹ nhưng đảm bảo chất lượng và hiệu quả Tổ chức bộ máy quản lý của Cảng hiện nay gồm :

+ Lãnh đạo : 1 Giám Đốc, 2 phó giám đốc.

+ Năm phòng ban tham mưu : Phòng Kinh Doanh; Phòng Nhân sự - Hành

chính; Phòng Tài chính - Kế toán; Phòng Xây Dựng cơ bản; Phòng Vật tư - Kỹ thuật.

+ Hai đội phục vụ : Đội quản lý điện nước; Đội bảo vệ

+ Ngoài ra còn có ban bảo hộ lao động.

Nguyên tắc chung quản lý điều hành sản xuất kinh doanh :

Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế

hoạch năm, quý, tháng để Giám đốc duyệt và giao các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật cho các đơn vị phòng ban thực hiện.

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Cảng Hà Nội 1

theo đó :

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

1 Nguồn : lấy từ Phòng Nhân Chính

Phòng Kỹ thuật vật tưPhòng

nhân chínhPhòng

kinh doanh

Phòng tài chính kế toánPhòng

xây dựng cơ

Trung tâm vận tải &

cơ khí

Trung tâm XD & DV tổng hợp

Trung tâm kinh doanh MMTB & thương mại

Trung tâm xếp dỡĐội

bảo vệ

Giám đốc

Phó giám đốc kinh doanh

Phó giám đốc kỹ thuật

Đội điện nước

Ban bảo hộ LĐ

Trong hệ thống quản lý tại Cảng Hà Nội, đứng đầu toàn Cảng là Giám Đốc,

chịu trách nhiệm chung về tình hình hoạt động trong Cảng Giúp việc trực tiếp cho Giám Đốc là 2 phó Giám Đốc chuyên về kinh doanh và kỹ thuật.

Có thể thấy, phòng Tài chính kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Giám Đốc Cảng Điều này là phù hợp, bởi trong điều kiện hiện nay, Cảng chưa có một phó Giám Đốc chuyên trách về mặt tài chính Mọi hoạt động của Phòng Tài chính kế toán đều nhằm phục vụ cho việc giúp Giám Đốc nắm tình hình chung về tài chính của Cảng, để qua đó đưa ra các biện pháp phù hợp đối với những biến chuyển xấu của đơn vị Cuối tháng, Phòng Tài chính kế toán phải báo cáo lên với Giám Đốc định kỳ về tình hình tài chính, thu, chi của Cảng Công tác hạch toán các khoản phải trả CNV cũng là một trong những phần rất quan trọng của Cảng Phòng Tài chính kế toán do chịu sự quản lý trực tiếp của Giám Đốc nên có trách nhiệm báo lên với Giám Đốc về tình hình thanh toán các khoản phải trả này Đối với một số những chuyển biến bất thường, không nằm trong kế hoạch của Cảng, ví dụ như những chính sách về chế độ tiền lương của Nhà nước thể hiện qua việc nâng lương tối thiểu từ 450.000 đồng lên 540.000 đồng từ tháng 1 năm 2008, thì Giám Đốc sẽ có những quyết định bằng văn bản để điều chỉnh quỹ lương đảm bảo chi trả cho CNV

Trong mối quan hệ trực tuyến, không thể không nhắc đến các mối quan hệ chức năng Vấn đề hạch toán tiền lương ở Cảng không chỉ liên quan đến mỗi phòng Tài chính kế toán mà còn có sự tham gia rất lớn của Phòng Nhân chính Phòng Nhân chính là phòng quản lý về số lượng CNV thực tế tại Cảng, trực thuộc Phòng Nhân chính còn có phòng Tiền lương chuyên trách về khâu tính toán ra tổng quỹ lương và phân bổ về các phòng ban Sau đó, Phòng Kế toán căn cứ trên chứng từ Phòng Nhân chính chuyển, để tiến hành lập các chứng từ tương ứng ( Bảng phân bổ, Phiếu chi ) để hạch toán vào sổ Tiếp đó, thủ quỹ sẽ tiến hành trả lương cho từng đối tượng, và tập hợp vào sổ để theo dõi.

1.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của Cảng

1.1.4.1.Chức năng, nhiệm vụ bộ máy kế toán tại Cảng

Tại Cảng có tổ chức phòng kế toán trung tâm để thực hiện công việc kế toán phát sinh, có nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra kế toán ở các đơn vị trực thuộc Cuối kỳ thu nhận kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị phụ thuộc gửi về, sau đó tập hợp số liệu cùng với số liệu của phòng kế toán trung tâm để lập ra báo cáo tài chính của toàn đơn vị.

Tại các trung tâm có tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện nhiệm vụ: từ xử lý kiểm tra chứng từ đến việc ghi sổ tập hợp và lập báo cáo tài chính kế toán của đơn vị mình.

Hiện nay bộ phận kế toán tại Cảng gồm 6 người: 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng phụ trách tổng hợp, 3 nhân viên và 1 thủ quỹ.

Chức năng của phòng kế toán tại Cảng Hà Nội:

+ Trực tiếp làm công tác kế toán theo đúng chế độ của Nhà Nước Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các Nghị quyết, quyết định trong lĩnh vực kế toán tài chính, thống kê của các phòng ban và các cá nhân có liên quan.

+ Thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo về các chế độ, chính sách kế toán của Nhà nước để quyết định điều hành sản xuất kinh doanh Phân tích hoạt động kinh tế của Cảng nhằm giúp Giám đốc thực hiện các chức năng điều hành sản xuất, quản lý tình hình tài chính của Cảng.

Nhiệm vụ: xây dựng và ban hành các loại quy chế về luân chuyển chứng từ gốc Thông tin toàn bộ số liệu có liên quan tới quá trình sản xuất kinh doanh cho ban Giám đốc, các phòng ban nhằm làm tốt công tác điều chỉnh kế hoạch sát và kịp thời.

Quyền hạn: Phòng kế toán có quyền yêu cầu các phòng ban, các cá nhân có liên quan tới các chứng từ kế toán phải cung cấp kịp thời thông tin trên các chứng từ gốc nhằm xác định tính có thực của các nghiệp vụ kinh tế.

Quan hệ tổ chức bộ máy kế toán với các bộ máy quản lý khác: Mối quan hệ

này được xác định trên hai giác độ:

+ Giác độ giám sát và kiểm tra: là mối liên hệ dọc, mối liên hệ này được thể hiện bằng quyền giám sát, đề nghị, yêu cầu các bộ phận và phòng ban có liên quan phải có trách nhiệm cung cấp, giải trình hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của các số liệu về tài chính trong các báo cáo của toàn DN

+ Giác độ về thông tin: được thực hiện theo mối liên hệ ngang Nghĩa là cung cấp các thông tin hai chiều theo quy định của DN nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao, xây dựng kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính và lập báo cáo thống kê.

1.1.4.2 Sơ đồ tổ chức lao động kế toán

Để thực hiện được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trên, căn cứ vào đặc điểm tình hình tổ chức sản xuất hiện nay, bộ máy kế toán của DN được xây dựng theo mô hình kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán thống kê Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của DN được thực hiện trên sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán tại Cảng Hà Nội 2

1.1.4.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ công tác.

* Kế toán trưởng: Nguyễn Thị Hương

Chức năng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán để giám sát công việc tổ chức kế toán, tiến hành việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính của Cảng, chịu trách nhiệm trước cơ quan tài chính cấp trên và ban lãnh đạo DN.

* Kế toán lương, doanh thu và thuế đầu ra: Bùi Đình Vĩnh

2 Nguồn : lấy từ Phòng Tài chính – Kế toán

KỂ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán tổng hợp

Kế toán doanh thu và thuế đầu

Kế toán theo dõi công nợ

Kế toán thanh toán tạm

ứng

Kế toán TM, TGNH, các khoản phải nộp nội bộ

Thủ quỹKế toán

vật tư, thuế đầu vào

Nhiệm vụ: + Theo dõi chế độ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ ( TK 334, 3382, 3383, 3384) Phân bổ tiền lương và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ quy định và phố hợp với phòng nhân chính theo dõi khoản trích nộp BHXH, BHYT của người lao động toàn DN với cơ quan bảo hiểm.

+ Theo dõi sản lượng, doanh thu toàn DN ( TK 5113), lập báo cáo thống kê gửi các cơ quan nhà nước.

+ Theo dõi thuế VAT đầu ra toàn DN ( TK 3331), lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng nộp cơ quan thuế.

+ Phối hợp với phòng kinh doanh và đồng chí The để theo dõi, đối chiếu công nợ phải thu của khách hàng ( TK 131).

* Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ: Lê Văn The

Nhiệm vụ: + Lập và quản lý hồ sơ vay của ngân hàng và khách hàng ( TK 341 – chi tiết cho từng đối tượng vay), theo dõi trả gốc, tính toán lãi vay phải trả cho mỗi lần vay, mỗi hợp đồng vay ngắn hạn, dài hạn và vay theo dự án đầu tư.

+ Viết hoá đơn GTGT cho khách hàng thuê kho bãi, và khách hàng sử dụng điện, khách hàng mua hàng hoá của DN.

+ Theo dõi và đôn đốc khách hàng nộp tiền theo hợp đồng Phối hợp đối chiếu số liệu với đồng chí Vĩnh về các khoản phải thu khách hàng ( TK 1311).

* Kế toán vật tư, thuế đầu vào của toàn DN: Bùi Quỳnh Trang

Nhiệm vụ: + Theo dõi VAT đầu vào ( TK 1331) của toàn DN, lập bảng kê khai thuế đầu vào được khấu trừ của toàn DN hàng tháng chuyển đồng chí Vĩnh để lập tờ khai thuế.

+ Theo dõi vật tư, công cụ dụng cụ ( TK 152, 153), cụ thể phối hợp, đối chiếu nhập, xuất,tồn với kho vật tư.

+ Đồng thời theo dõi công nợ phải trả người bán ( TK 331)+ Phân bổ tiền sử dụng điện cho các đối tượng, đồng thời theo

dõi thanh toán trả tiền điện cho điện lực HBT và điện lực Hoàng Mai ( TK 331).

+ Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản các hoá đơn mua hàng, phiếu nhập xuất vật tư, hồ sơ chứng từ có liên quan.

* Kế toán thanh toán tạm ứng, TM, TGNH, và các khoản phải nộp nội bộ 3

Nhiệm vụ: + Chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết và tổng hợp số liệu báo cáo: các khoản phải thu, phải trả nội bộ giữa Cảng và 4 trung tâm, theo dõi tài sản và nguồn vốn của 4 trung tâm, lập báo cáo tổng hợp tài chính hàng quý, năm.

+ Cập nhật chứng từ TM, TGNH, hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng

* Kế toán thanh toán tạm ứng: Ngô Thị Thu Hằng

Nhiệm vụ: + Quản lý mua, cấp phát hoá đơn cho các trung tâm, lập báo cáo sử dụng hoá đơn nộp cơ quan thuế.

+ Viết phiếu thu, chi, các hồ sơ đã được duyệt Phối hợp với thủ quỹ kiểm tra hoàn chỉnh các hồ sơ thu, chi, tránh tình trạng thiếu chứng từ, thiếu chữ ký theo quy định.

+ Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý chứng từ hồ sơ thanh toán tạm ứng.

* Thủ quỹ: Vương Thị Hoàng Điệp

Nhiệm vụ: + Phụ trách thu và quản lý quỹ của DN, thu, chi tiền khi có đầy đủ hồ sơ.

+ Kiểm tra hồ sơ thu chi, chứng từ TM, chuyển Giám đốc ký

3 Bùi Quỳnh Trang kiêm thêm nhiệm vụ kế toán thanh toán tạm ứng, TM, TGNH, các khoản phải trả nội bộ

+ Chịu trách nhiệm quản lý và bảo quản hồ sơ chứng từ TM + Tiếp nhận các công văn trong và ngoài DN gửi đến.

Mặc dù mỗi người trong bộ phận Tài chính kế toán đảm nhiệm một phần

hành, có chức năng khác nhau, song do tính chất của nghiệp vụ kế toán và cách định khoản kế toán nên các phần hành trong đó đều liên quan chặt chẽ đến nhau Ví dụ như, khi tiến hành chi trả lương cho CNV thì người theo dõi các khoản phải trả CNV phải căn cứ trên phiếu chi được lập bởi kế toán thanh toán và ngược lại Khi tính ra các khoản trích theo lương, kế toán chi phí phải dựa trên kế toán các khoản trích theo lương về cách thức tính toán, chứng từ ghi nhận

Có thể thấy, các phần hành trong kế toán luôn có sự liên quan đến nhau một cách mật thiết Điều này đặt ra một yêu cầu về sự thống nhất trong quá trình ghi nhận nghiệp vụ tại Cảng để tránh sự lãng phí về thời gian, vật chất, nhằm tăng năng suất trong quá trình hạch toán tại Phòng.

1.1.5 Phân tích tình hình lao động tại Cảng Hà Nội

Lao động là một trong những nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp

Trong thời buổi cạnh tranh hiện nay, yếu tố nhân lực được đặt lên làm yếu tố tiên quyết hàng đầu ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Nếu nguồn nhân lực của doanh nghiệp có kỹ năng tốt, kinh nghiệm dày dặn, am hiểu công việc, tận tâm thì doanh nghiệp đó chắc chắn sẽ gặt hái được nhiều thành công trong kinh doanh Nhận thức được tầm quan trọng đặc biệt đó, các doanh nghiệp nói chung hiện nay đã và đang nuôi dưỡng, cũng như phát triển đội ngũ nhân viên của mình để đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của bản thân doanh nghiệp và thị trường Do vậy, việc phân loại lao động là một việc làm hết sức quan trọng, bởi có làm được điều đó, DN mới tìm ra phương thức thích hợp để nâng cao, trau dồi trình độ của những nhân viên

tương ứng Cảng Hà Nội là một trong những doanh nghiệp rất coi trọng nguồn lao động sẵn có của mình Do vậy, Cảng thường xuyên tiến hành cập nhật, phân loại lao động với những tiêu chí phù hợp Có 2 phương pháp phân loại lao động Cảng đang tiến hành, đó là : phân loại theo công việc và phân loại theo trình độ

- Phân loại theo công việc :

- Phân loại theo trinh độ :

+ Trình độ trên đại học : 1 người ( chiếm 0,46% ).

+ Trình độ đại học – cao đẳng : 66 người ( chiếm 30,28% ).+ Trung học chuyên nghiệp : 34 người ( chiếm 15,6% ).+ Công nhân kỹ thuật : 117 người ( chiếm 53,66 % )

Bảng 1.1 Cơ cấu lao động phân theo giới tính, tuổi, thâm niên công tác và chuyên môn trình độ đã được đào tạo 4

TTTrình độ chuyên môn

Tổng số (người)

Số nữ

Thâm niên nghề ( %)Tuổi (%)< 2

2-5 năm

5-10 năm

> 10 năm

< 30 tuổi

30-50 tuổi

> 50 tuổi

4 Nguồn : lấy từ Phòng Nhân Chính

có trình độ chuyên môn được đào tạo cao Muốn nâng cao năng suất chất lượng trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì trước hết phải nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật cho người lao động.

Do đặc thù và tính chất của công việc tại DN nên số lao động là nữ chỉ chiếm khoảng 1/3 số CBCNV Trong đó, trình độ chuyên môn được đào tạo của CBCNV nữ bao gồm: trình độ Đại Học- Cao đẳng chiếm 32,3%, Trung cấp- sơ cấp chiếm 51,6%, công nhân kỹ thuật chiếm 5,9%, chưa qua đào tạo chiếm 31,2%.

Về thâm niên nghề trong Cảng Hà Nội thì số người có thâm niên dưới 2 năm chiếm 17,9%, từ 2- 5 năm chiếm 20,8%, từ 5- 10 năm trở lên chiếm khoảng 40,2% Về độ tuổi số CBCNV dưới 30 tuổi chiếm 28,8%, từ 30- 50 tuổi chiếm 54,3%, trên 50 tuổi chiếm 16,9%

Nhận thấy, cơ cấu lao động của Cảng đa dạng, nhiều nhóm lao động được phân theo các tiêu chí khác nhau Điều này ảnh hưởng rất lớn đến việc hạch toán các khoản phải trả công nhân viên của Cảng Việc phân loại lao động giúp cho tình hình theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ, trách nhiệm của công nhân viên trong Cảng thuận tiện hơn Qua đó, việc thực hiện công tác trả lương, đóng góp vào các Quỹ bảo hiểm bảo đảm việc chính xác Nếu thực hiện việc phân loại không đúng, hoặc sai tiêu chí sẽ dẫn đến việc kiểm soát công nhân viên sẽ không đúng, dẫn đến nguy cơ trả lương nhầm, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của công nhân viên Do đó, cần phải tiến hành rà soát lại số lượng công nhân viên toàn bộ của Cảng, không để tình trạng thống kê thiếu, dẫn đến việc phân loại không đầy đủ, ảnh hưởng đến công tác kế toán các khoản phải trả công nhân viên.

PHẦN II

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CẢNG HÀ NỘI

2.1 Phân tích các quy định chung của Cảng Hà Nội về công tác tiền lương

2.1.1 Chính sách thuê mướn và tuyển dụng nhân viên

Cảng là một đơn vị thuộc Nhà Nước, nên luôn có một mức biên chế nhất

định qua các năm Khi Cảng tiến hành tuyển dụng do nhu cầu, hoặc do cán bộ của Cảng về hưu, thì thường ưu tiên tuyển dụng con, em của người trong nội bộ Cảng Công nhân viên mới tuyển vào Cảng thì theo quy định phải ký quỹ một khoản tiền để nhằm thỏa thuận về trách nhiệm rằng buộc với Cảng Khoản tiền ký quỹ này sẽ được Cảng giữ hộ và sẽ hoàn trả khi người lao động không còn phục vụ cho Cảng Mức độ ký quỹ còn tùy thuộc vào bộ phận công nhân viên đó tham gia vào Đối với khối văn phòng thì khoản tiền đó là khoảng 8 triệu/người, còn đối với công nhân trực tiếp thì thấp hơn khoảng 3-4 triệu/người Đối với những công nhân làm việc trong môi trường độc hại thì mức này chỉ còn khoảng 1-1,5 triệu/người.

Do đặc điểm sản xuất kinh doanh và dich vụ của Cảng HN, nên Cảng tiến hành ký kết hợp đồng lao động, hình thức lao động cũng khác nhau:

+ Hợp đồng lao động ngắn hạn (từ 1 -3 tháng) đối với công nhân sử dụng theo thời vụ

+ Hợp đồng lao động dài hạn (từ 6 tháng – 1 năm)

+ Hợp đồng lao động không thời hạn: Đối với những cán bộ công nhân ký hợp đồng trước 1/4/1998 hoặc tuyển dụng trước năm 1987

• Hình thức ký kết hợp đồng: Ký bằng văn bản có mẫu theo Bộ luật Lao động do Nhà nước quy định

• Thủ tục ký hợp đồng lao động: Doanh nghiệp xem hồ sơ của người lao động, nếu đạt yêu cầu thì tiến tới ký hợp đồng lao động đồng ý cho họ vào làm việc

• Nội dung thoả thuận: DN đưa ra công việc mà người lao động phải làm, địa điểm làm việc, thời gian làm việc và thòi gian nghỉ ngơi, hệ số lương cơ bản và mức tiền lương, thời hạn hợp đồng , vấn đề an toàn lao động, bảo hiểm xã hội và các khoản phúc lợi mà DN có, các cam kết thực hiện của người lao động với DN

Trước khi CBCNV vào thì ký thoả ước lao động, hợp đồng, hợp đồng lao động thử việc 2 tháng Đối với CBCNV quản lý hợp đồng thử việc 1 tháng Công nhân viên khác: bảo vệ, phục vụ, công nhân trực tiếp sản xuất, ký hợp đồng thử việc Hai bên thoả ước lao động sau đó ký hợp đồng lao động

2.1.2 Chính sách nâng mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản phúc lợi

* Thời gian và tiêu chí nâng lương đối với công nhân viên của Cảng

- Khối quản lý : Dựa theo văn bản của Nhà nước quy định, xác định thời gian và tiêu chí nâng bậc lương cho CBCNV (Ví dụ đối với chuyên viên thì 36 tháng nâng lương một lần)

- Khối kỹ thuật, công nhân trực tiếp sản xuất thì: Bậc 1- 2: 5 nămBậc 2- 3: 7 nămBậc 3- 5: 10 năm

- Khối chưa qua đào tạo: có mức lương thấp hơn 2,34 thì đủ 24 tháng trở lên tăng lương 1 lần

* Các loại phụ cấp Cảng đang áp dụng:

- Phụ cấp kiêm nhiệm

Phụ cấp kiêm nhiệm áp dụng đối với các đối tượng đang giữ chức danh lãnh đạo ( bầu cử, bổ nhiệm ) ở một cơ quan, đơn vị, đồng thời được bầu cử hoặc được bổ nhiệm kiêm nhiệm chức danh lãnh đạo đứng đầu cơ quan, đơn vị khác mà cơ quan, đơn vị này được bố trí biên chế chuyên trách người đứng đầu nhưng hoạt động kiêm nhiệm

Mức phụ cấp theo quy định bằng 10% mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung ( nếu có ) Trường hợp kiêm nhiệm nhiều chức danh lãnh đạo cũng chỉ hưởng một phụ cấp

- Phụ cấp trách nhiệm

Phụ cấp trách nhiệm áp dụng đối với thành viên không chuyên trách Hội đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm soát ( không kể Trưởng Ban kiểm soát ) và những người làm một số công việc đòi hỏi trách nhiệm cao hoặc phải đảm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức danh lãnh đạo

Theo quy định hiện hành, phụ cấp gồm 4 mức : 0,1; 0,2; 0,3 và 0,5 so với mức lương tối thiểu chung

- Phụ cấp độc hại

Phụ cấp độc hại áp dụng đối với người làm nghề hoặc công việc có điều kiện lao động độc hại, nguy hiểm, đặc điểm độc hại, nguy hiểm mà chưa xác định trong mức lương.

Phụ cấp gồm 4 mức : 0,1; 0,2; 0,3 và 0,4 so với mức lương tối thiểu chung.Tuy vậy, hiện nay Cảng tiến hành hỗ trợ phụ cấp độc hại không bằng tiền mặt mà bằng hiện vật ( đường, sữa ) nhằm tái sản xuất sức lao động, đồng thời có sự thăm hỏi kịp thời từ ban lãnh đạo của Cảng động viên công nhân cố gắng công tác, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao phó

* Hình thức và các chế độ thưởng

Chế độ thưởng của DN được thực hiện theo quy định của pháp luật, đảm bảo dân chủ công bằng, công khai minh bạch, khuyến khích người có tài năng, có trình độ chuyên môn kỹ thuật, năng suất lao động cao, có nhiều đóng góp.

- Thưởng cá nhân: Cá nhân lao động giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, hoàn thành vượt mức kế hoạch, vượt mức năng suất lao động, chấp hành mọi chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, đoàn thể, chấp hành tốt nghiêm chỉnh kỷ luật lao động, tích cực tham gia phong trào thi đua không ngừng

nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ một cách xuất sắc, nữ lao động sinh đẻ có kế hoạch.

- Thưởng tập thể: Tập thể lao động đạt loại giỏi là hoàn thành nhiệm vụ và kế hoạch được giao, mang lại hiệu quả cao có tính chất thiết thực, có 40% cá nhân được khen thưởng và không có người bị kỷ luật hay cảnh cáo Đồng thời phải chấp hành tốt mọi chủ trương chính sách và pháp luật của Nhà nước, đảm bảo tốt vệ sinh và an toàn lao động tại nơi làm việc.

* Các chế độ phúc lợi xã hội Cảng đang áp dụng

Chế độ phúc lợi của Cảng được trích từ lợi nhuận sau thuế: 50% quỹ phát triển sản xuất, 30% quỹ khen thưởng, 20% quỹ phúc lợi.

Phúc lợi cho người lao động là khoản tiền bù đắp khác với tiền lương hoặc tiền thưởng Phúc lợi cho người lao động có tác dụng động viên tinh thần, vì thông qua các loại phúc lợi như hỗ trợ tiền mua nhà ở, xe đi lại, bảo vệ sức khoẻ, hoạt động thể thao, du lịch, đọc sách báo, tham quan nghỉ mát càng làm cho lao động gắn bó với DN, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần, tăng năng suất lao động

Phúc lợi giáo dục: Trợ cấp toàn bộ học phí cho người lao động học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

Phúc lợi y tế: cấp phát duy trì thuốc men cùng với các nhân viên y tế, bác sỹ khám sức khoẻ cho người lao động.

Phúc lợi xã hội: nhằm mở rộng và thúc đẩy quan hệ hiểu biết lẫn nhau giữa những người lao động Tổ chức thăm hỏi, động viên CBCNV lúc ốm đau, gia đình gặp khó khăn, tổ chức đi du lịch, thăm quan hàng năm.

2.1.3 Quy định về theo dõi và tính toán thời gian lao động và khối lượng công việc sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành

* Công tác chấm công :

Đối với bộ phận văn phòng, công tác chấm công sẽ do trưởng phòng của phòng đó phụ trách Trưởng phòng sẽ có trách nhiệm chấm công cho từng người trong phòng, ghi nhận thời gian vắng mặt của từng người để làm cơ sở cho việc trả lương cuối tháng

Cảng không áp dụng số ngày nghỉ hưởng nguyên lương theo chế độ, mà căn cứ theo số ngày nghỉ, tính chất nghỉ mà tính ra lương theo tỷ lệ phần trăm tương ứng với mỗi số ngày nghỉ đó.

Mỗi ngày đi làm đủ 8h thì được tính 1 công.

* Quản lý quỹ lương và tiến hành trả lương.

Quỹ lương được hình thành từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cảng Trên cơ sở Cảng làm ăn có lãi, quỹ lương sẽ được trích trên cơ sở doanh thu Dựa vào công thức tính quỹ lương, phòng Nhân chính sẽ tiến hành tính ra tổng quỹ lương phải trả trong năm Nếu chi trả còn thừa thì theo quyết định cũ sẽ đưa vào làm quỹ lương bổ sung Nếu chi trả thiếu thì tiến hành xin Giám đốc phê chuẩn bổ sung quỹ lương để tiến hành chi trả.

Việc quản lý quỹ lương được thực hiện bởi Phòng Nhân chính Phòng Nhân Chính có trách nhiệm quản lý tiền lương, tiền thưởng trong quỹ lương, các khoản dự phòng cho năm sau Căn cứ xác nhận sản lượng, doanh thu của phòng kế hoạch được giám đốc phê duyệt, phòng Nhân Chính trình giám đốc duyệt quỹ lương theo sản phẩm, thời gian, tiền thưởng cho các đơn vị, phòng ban.

Căn cứ quỹ tiền lương, tiền thưởng giám đốc duyệt hàng tháng, các đơn vị, phòng ban đến phòng kế toán tài chính nhận tiền và trực tiếp chi trả cho người lao động trên cơ sở bảng tính toán tiền lương, tiền thưởng đã được duyệt Người lao động phải ký nhận tiền vào bảng thanh toán lương được lập bởi phòng kế toán, đồng thời các phòng ban nộp trả cho phòng tài chính kế toán bản xác nhận đó từ ngày 07 đến 10 hàng tháng để lưu trữ hồ sơ chi

Các phòng ban nghiệp vụ có nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị phòng ban chi trả tiền lương, tiền thưởng cho CBCNV trong DN, đảm bảo đúng chính sách, chế độ công bằng, hợp lý dựa trên nguyên tắc tài chính của Nhà nước và hạch toán chung của DN.

2.2 Tổ chức vận dụng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

2.2.1 Hạch toán thời gian và kết quả lao động - Thời gian lao động :

Hàng ngày, cán bộ đi làm việc theo giờ hành chính, bảo đảm đủ 8h theo quy định :

+ Sáng : từ 8h – 11h + Chiều : từ 1h – 5h

Thời gian lao động của nhân viên cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ SXKD của doanh nghiệp Để phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sử dụng thời gian lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động của CNV trong doanh nghiệp, chứng từ được sử dụng là “Bảng chấm công”.

Bảng chấm công được lập hàng tháng cho từng tổ, phòng, ban và do người phụ trách bộ phận hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực hiện của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày theo các ký hiệu quy định trong chứng từ Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ có liên quan ( Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Phiếu báo làm thêm giờ ) về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH

Bảng chấm công nhằm theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị, vì vậy Bảng chấm công phải

được treo công khai tại nơi làm việc để công nhân có thể thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấm công hàng ngày, tham gia ý kiến vào công tác quản lý và sử dụng thời gian lao động.

Bảng chấm công là tài liệu quan trọng để tổng hợp, đánh giá phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động, là cơ sở để kế toán tính toán kết quả lao động và tiền lương cho công nhân viên

Ví dụ:

Bảng chấm công của Phòng Tài chính – kế toán trong tháng 2 như sau :

Cảng Hà NộiMẫu số 01a-LĐTL

Ngày tháng 2 năm 2008Người chấm côngPhụ trách bộ phận Người duyệt

(ký, họ tên )( ký, họ tên)( Ký, họ tên )Ký hiệu chấm công

Số công hưởng

lương sản phẩm

Ngày trong thángQuy ra côngSố công

hưởng lương thời gian

Số công nghỉ việc,

ngừng việc hưởng

Số công nghỉ việc,

ngừng việc hưởng

Số công hưởng

BHXH

- Kết quả lao động :

Kết quả lao đông của công nhân viên trong doanh nghiệp chịu ảnh hưởng

của nhiều yếu tố : thời gian lao động, trình độ thành thạo, tinh thần thái độ, phương tiện sử dụng Khi đánh giá, phân tích kết quả lao động của công nhân viên phải xem xét một cách đầy đủ các nhân tố trên

Kết quả lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp được phản ánh vào chứng từ được sử dụng tại Cảng: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

Căn cứ chứng từ hạch toán kết quả lao động, kế toán lập Sổ tổng hợp kết quả

lao động nhằm tổng hợp kết quả lao động nhằm tổng hợp kết quả lao động của từng cá nhân, bộ phận và toàn đơn vị làm cơ sở cho việc tính toán năng suất lao động và tính tiền lương theo sản phẩm cho công nhân viên.

2.2.2 Chu trình công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cảng Hà Nội

Mức lương của từng CNVPhòng Nhân chính

tính ra Quỹ tiền lương

Trình Giám đốc duyệt

Thủ quỹ tiến hành xuất quỹ Để trả lương

Phòng kế toán tiến hànhtrả lương Phòng Nhân chính

tính ra mức lương

Phòng kế toán lậpbảng thanh toán lương

Quy trình tổ chức tiền lương tại Cảng Hà Nội

Sơ đồ 2.1 Quy trình tổ chức tiền lương tại Cảng Hà Nội

- Tổng sản phẩm ( kể cả sản phẩm quy đổi ) bằng hiện vật- Tổng doanh thu ( hoặc tổng doanh số )

- Tổng thu trừ tổng chi ( trong tổng chi không có lương )- Lợi nhuận

Đối với đơn vị mình, Cảng Hà Nội đã chọn hình thức xây dựng đơn giá tiền

lương theo tổng doanh thu, cụ thể như sau :

∑Quỹ lương = ∑Doanh thu x Đơn giá tiền lương [1]

Mỗi năm Cảng tiến hành xây dựng lại đơn giá tiền lương 1 lần Đơn giá tiền lương phụ thuộc rất lớn vào tổng doanh thu đạt được trong năm của Cảng, và tình hình tăng năng suất lao động Theo quy định, thì mức tăng đơn giá tiền lương không được phép vượt quá mức tăng của năng suất lao động

Theo công thức [1], đơn giá tiền lương được xác định dựa trên công thức cụ thể sau

( trong đó tử số của công thức trên chính là ∑Quỹ lương )

Trong đó:

[Lđb x TLminDN x (HCB + HPC) + Vđt] x 12 tháng + Vttlđ

ĐGTLTH = [2] ∑ DT

+ ĐGTLTH : Đơn giá tiền lương tổng hợp+ Lđb : Lao động định biên

+ TLminDN : Tiền lương tối thiểu DN áp dụng+ HCB : Hệ số lương cấp bậc

+ HPC : Hệ số phụ cấp

+ Vđt : Tiền lương của cán bộ đoàn thể+ Vttlđ : Tiền lương tính thêm khi làm đêm + ∑ DT : Tổng doanh thu của doanh nghiệp

VD : Giải trình xây dựng đơn giá tiền lương theo doanh thu năm 2007 khu

vực kinh doanh bốc xếp – kho bãi – thiết bị :

A Tiền lương tối thiểu Cảng HN áp dụng :

TLmindn = TLmin x ( 1 + Kđc ) Trong đó : TLmindn : tiền lương tối thiểu Cảng áp dụng

TLmin : là mức lương tối thiểu chung do NN quy định

Kđc : hệ số điều chỉnh tăng thêm TLmindn = 540.000 x ( 1 + 1,5 ) = 1.350.000 đ

Như vậy, 540.000 đ ≤ TLmindn ≤ 1.350.000 đ Cảng đã áp dụng TLmindn = 620.000đ

B Tính quỹ tiền lương năm 2007

Được tính cụ thể theo 3 khu vực như sau : I/ Quỹ tiền lương khu vực có định mức :

* Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức lao động, xác định được công nhân trực tiếp bốc xếp là 107 công nhân, công nhân xếp dỡ cơ giới là 48 công nhân.

* Hệ số lương cấp bậc bình quân ( HCB ) là 3,0 đối với công nhân xếp dỡ thô sơ, đối với công nhân cơ giới là 3,67.

* Hệ số các khoản phụ cấp được tính trong đơn giá là : 0,14 * Tiền lương kế hoạch khu vực bốc xếp là ( Vkh) :

+ VKHTS = LĐđb x TLmindn x ( Hcb + Hpc ) x 12

= 107 x 620.000 x ( 3,0 + 0,14 ) x 12 = 2.499.691.200 (đ) + VKHCG = LĐđb x TLmindn x ( Hcb + Hpc ) x 12

= 48 x 620.000 x ( 3,67 + 0,14 ) x 12 = 1.360.627.200 (đ) => VKH = 2.499.691.200 + 1.360.627.200 = 3.860.318.400 (đ) II/ Khu vực chưa có định mức :

1/ Quỹ tiền lương của cán bộ quản lý

* Lao động định biên : 54 người Trong đó :

Lãnh đạo xí nghiệp : 4 ngườiP Nhân chính : 10 ngườiP Kinh doanh : 9 người P Tài chính kế toán : 7 người P Kỹ thuật vật tư : 5 ngườiP Xây dựng cơ bản : 4 ngườiBan BHLĐ : 5 ngườiXN xếp dỡ : 10 người

* Hệ số lương cấp bậc bình quân ( Hcb ) : Hcb = 3,849* Hệ số phụ cấp ( Hpc ) : Hpc = 0,0876

* Tiền lương kế hoạch lao động quản lý : VKH = LĐđb x TLmindn x ( Hcb + Hpc ) x 12

= 54 x 450.000 x ( 3,849 + 0,0876 ) x 12 = 1.581.568.416 ( đ )

2/ Quỹ tiền lương công nhân phục vụ :

* Lao động định biên : 47 người

Trong đó : Lái xe con : 4 người Nhân viên phục vụ : 6 người Tổ VSCN : 5 người Công nhân sửa chữa : 15 người

Công nhân XDCB, SC kho tàng nhà cửa : 17 người * Hệ số lương cơ bản bình quân ( Hcb ) : 2,876

* Hệ số phụ cấp ( Hpc ) : 0,0436.

* Quỹ lương kế hoạch của bộ phận phục vụ : VKH = LĐđb x TLmindn x ( Hcb + Hpc ) x 12

= 47 x 620.000 x ( 2,876 + 0,0436 ) x 12 = 1.020.925.728 (đ)

3/ Quỹ tiền lương công nhân phục vụ cho thuê thiết bị, kho bãi

* Lao động định biên : Lđb = 51 người

trong đó : đội quản lý điện nước : 15 người đội bảo vệ : 32 người nhà cân : 04 người * Hệ số lương cấp bậc bình quân ( Hcb ) : 3,08

* Hệ số phụ cấp ( Hpc ) : 0,13

* Quỹ tiền lương của bộ phận kinh doanh bốc xếp, kho bãi, thiết bị :

VKH = LĐđb x TLmindn x ( Hcb + Hpc ) x 12 = 51 x 620.000 x ( 3,08 + 0,13 ) x 12 = 1.218.002.400 (đ)

Tổng hợp lại, ta có VKH1 ( quỹ tiền lương của khu vực không định mức ) sẽ bằng

C Xác định quỹ tiền lương của khu vực kinh doanh bốc xếp – kho bãi – thiết bị :

∑Vc1 = ∑VKH + ∑VKH1 + Vbs = 3.860.318.400 + 3.820.496.544 +

+ 617.722.063,64 = 8.298.537.007,64 (đ)

D Đơn giá tiền lương áp dụng là :

Doanh thu trong năm 2007 của khu vực kinh doanh bốc xếp – kho bãi – thiết bị là : 15.600.000.000 ( đ )

155 x 620.000 x ( 3,227 + 0,14 ) x 42

Vbs = = 617.722.063,64 (đ) 22

∑Vc1 8.298.537.007,64

Đơn giá tiền lương2007 = = = 531,9575 ( đ/1000đDT) ∑DTc1 15.600.000.000

Hiện nay Cảng áp dụng tính lương như sau:

+ Lương sản phẩm: trả cho công nhân trực tiếp sản xuất

Có 2 hình thức trả lương đang được áp dụng tại Cảng : - Trả lương theo cấp bậc :

K : tỷ lệ được tính thêm trong tháng

Ví dụ : Công nhân Triệu Văn Bảo có bậc lương là 1,77, thực hiện được 26 công trong tháng, tỷ lệ được tính thêm trong tháng là 1.

Lương thực nhận của Triệu Văn Bảo = 1,77 x 540.000 x 1 x 26/22 = 1.129.582 (đ)

- Trả lương khoán :

HCB x TLmin x n x K LCB =

22

Cảng sẽ áp dụng mức khoán linh hoạt dựa trên kết quả kinh doanh Tỷ lệ Cảng áp dụng sẽ được xác định trong khoảng từ 1% - 2% Dựa trên tổng số công của bộ phận đó, sẽ tính ra được số tiền của một công, và tính ra được lương khoán cho một công nhân.

Công thức tính :

trong đó :

DT/đơn vị tính : Doanh thu trên một đơn vị tính đối với từng loại mặt hàng( ví dụ : DT/m3, DT/tấn)h : tỷ lệ chi phí tiền lương trong giá bán MTH : Khối lượng thực hiện trong kỳ tính

Ví dụ :

Trong tháng, Cảng áp dụng giá bán của bộ phận bán vật liệu xây dựng là DT/m3 = 240.000 ( đ ) Tỷ lệ được tính là 2 % Trong tháng, bộ phận bán hàng bán được 1000m3 Tổng số công của bộ phận bán vật liệu thực hiện được trong tháng là 550 công

+ Lương thời gian : trả cho khối gián tiếp (lao động quản lý và nhân viên

phục vụ): trả theo quy định NĐ4320/CP của Chính phủ.

Công thức :

LTG= T1i + T2i [5] trong đó:

+ k : hệ số hoàn thành công việc của từng tháng

+ n : số ngày công thực tế đi làm

Ví dụ: Tính lương thời gian tháng 2/2008 của nhân viên phòng kế toán

Kế toán trưởng Nguyễn Thị Hương với hệ số bậc lương là 4.99 5, không có

phụ cấp, trong tháng 2 được chấm 21 công Điểm số thâm niên là 8, bằng cấp chuyên môn là 3, hệ số hoàn thành công việc trong tháng được chấm là 1, số tiền ở mức 1 điểm là 15.609đ

5 HỆ SỐ BẬC LƯƠNG ĐƯỢC TRÍCH DẪN TRONG THANG BẢNG LƯƠNG CỦA BÁO CÁO 240.000 x 4% x 1000

LK của NVC = x 30 = 704.000 (đ) 450

(TLCB x số ngày công thực tế)

+ T1i = + PC (nếu có) + Nghỉ theo QĐ (nếu có)

22

Nhân viên kế toán Bùi Đình Vĩnh với hệ số bậc lương là 2,34, không có phụ

cấp, trong tháng 2 được chấm 21 công Điểm số thâm niên được chấm là 4, bằng cấp chuyên môn được chấm là 1,5; hệ số hoàn thành công việc là 1, số tiền ở mức 1 điểm là 15,609 đ

2.2.4 Chứng từ sử dụng hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Cảng Hà Nội

Trong một số trường hợp, Cảng phải tiến hành chi hỗ trợ tiền lương cho CNV do một số thay đổi ngoài dự tính ( ví dụ như mức lương tối thiểu thay đổi không nằm trong dự kiến ) Để thực hiện được việc này, Giám Đốc Cảng phải ban hành quyết định bằng văn bản xuống để tiến hành trích từ quỹ tiền lương, thực hiện việc chi trả thêm

Mẫu Quyết Định áp dụng tại Cảng:

Tổng Công ty Vận Tải Thủy Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Cảng Hà Nội Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 5 tháng 3 năm 2008

GIÁM ĐỐC CẢNG HÀ NỘI

[620.000 x (4.99 + 0)] x 21

LTG = +(8+3) x 1 x 21 x 15.609 = 6.558.879 (đ) 22

[620.000 x (2.34 + 0)] x 21

LTG = + (4+1,5) x 1 x 21 x 15,609 = 3,187,739.50 (đ) 22

- Căn cứ Quyết định số : 2562/QĐ-BGT-VT ngày 27 tháng 7 năm 2005 của Bộ Giao Thông Vận Tải về việc sáp nhập Cảng Hà Nội về làm thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng Công ty Đường sông Miền Bắc

- Căn cứ Quyết định số : 383/QĐ-HĐQT ngày 3 tháng 7 năm 2006 của HĐQT Tổng Công ty Đường sông miền Bắc về việc ban hành tạm thời điều lệ tổ chức và hoạt động của Cảng Hà Nội

- Căn cứ Nghị Định số 53/HĐBT ngày 25 tháng 02 năm 1985 của Hội Đồng Bộ trưởng nay là Chính Phủ về việc ban hành điều lệ khen thưởng.

- Theo đề nghị của Hội đồng lương Cảng Hà Nội