CD 15. Ky nang son thao van ban QLNN

Chuyên đề 15 KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC I KHÁI NIỆM VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Khái niệm văn Hiện có nhiều quan niệm khác văn xuất phát từ việc văn đối tượng nghiên cứu nhiều khoa học khác Tuy nhiên có hai cách tiếp cận tương đối phổ biến sau: Cách tiếp cận từ góc độ ngơn ngữ: văn chỉnh thể đơn vị ngôn ngữ liên kết với theo quy tắc định nhằm truyền tải thông tin trọn vẹn đáp ứng mục đích giao tiếp định Cách tiếp cận từ góc độ quản lý: văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định Khái niệm, đặc điểm văn quản lý nhà nước a Khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước (VBQLNN) định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân để cung cấp thông tin, truyền đạt thông tin phục vụ quản lý nhà nước b Đặc điểm văn quản lý nhà nước - Về mặt chủ thể ban hành: Chủ thể ban hành VBQLNN quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành để nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan quản lý nhà nước với tổ chức công dân - Về cách thức xây dựng ban hành: VBQLNN phải xây dựng ban hành theo thẩm quyền, hình hình thức, thủ tục định theo quy định pháp luật - Về mục đích ban hành: VBQLNN ban hành nhằm mục đích cung cấp thơng tin, truyền đạt thơng tin ban hành mệnh lệnh quản lý nhà nước - Về bảo đảm thực hiện: VBQLNN Nhà nước bảo đảm thực loạt biện pháp khác từ tuyên truyền, phổ biến, áp dụng biện pháp kinh tế, hành chính, đến biện pháp cưỡng chế II HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Văn quy phạm pháp luật Khái niệm Văn quy phạm pháp luật (VBQPPL) quy định Điều 2, Luật Ban hành VBQPPL 2015, theo VBQPPL xác định “là văn có chứa quy phạm pháp luật, ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật Ban hành VBQPPL Trong quy phạm pháp luật “Quy phạm pháp luật quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung, áp dụng lặp lặp lại nhiều lần quan, tổ chức, cá nhân phạm vi nước đơn vị hành định, quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định Luật ban hành Nhà nước bảo đảm thực hiện” Hệ thống VBQPPL bao gồm: 1) Hiến pháp; 191 2) Bộ luật, luật (sau gọi chung luật), nghị Quốc hội; 3) Pháp lệnh, nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị liên tịch Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; 4) Lệnh, định Chủ tịch nước; 5) Nghị định Chính phủ; nghị liên tịch Chính phủ với Đồn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; 6) Quyết định Thủ tướng Chính phủ; 7) Nghị Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; 8) Thơng tư Chánh án Tịa án nhân dân tối cao; thông tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ; thông tư liên tịch Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; định Tổng Kiểm toán nhà nước; 9) Nghị Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp tỉnh); 10) Quyết định Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; 11) Văn quy phạm pháp luật quyền địa phương đơn vị hành - kinh tế đặc biệt; 12) Nghị Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp huyện); 13) Quyết định Ủy ban nhân dân cấp huyện; 14) Nghị Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã); 15) Quyết định Ủy ban nhân dân cấp xã Văn hành cá biệt Văn hành cá biệt nhóm văn dùng để ban hành định quản lý hành thành văn, mang tính áp dụng pháp luật quan, tổ chức cá nhân có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm đưa quy tắc xử riêng, áp dụng lần một nhóm đối tượng cụ thể, rõ Các loại văn hành cá biệt: - Lệnh hình thức văn số chủ thể có thẩm quyền ban hành Chủ tịch nước, Viện kiểm sát nhân dân nhằm mệnh lệnh quản lý cá biệt (Ví dụ: lệnh cấm khỏi nơi cư trú, lệnh tạm giam, lệnh kê biên tài sản…); - Nghị hình thức văn thể kết luận định tập thể thông qua họp, dùng để ban hành chủ trương, sách cụ thể; - Quyết định hình thức văn hành cá biệt quan, tổ chức cá nhân có thẩm quyền ban hành để đưa mệnh lệnh quản lý cho một nhóm đối tượng cụ thể đề quy tắc hành vi có tính chất nội bộ; - Chỉ thị hình thức văn dùng để truyền đạt chủ trương sách, biện pháp quản lý, đạo việc kiện toàn tổ chức, chấn chỉnh công tác, kiểm tra việc thực mặt công tác quan, đơn vị cấp dưới; 192 - Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, … hình thức văn ban hành nhằm đặt quy tắc sử xự có tính chất nội Đây loại văn ban hành kèm theo văn khác, trình bày vấn đề có liên quan đến quy định máy hoạt động quan, tổ chức định Văn hành Văn hành bao gồm hình thức văn như: Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt), thông cáo, thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển Đây nhóm văn dùng để chuyển đạt thơng tin hoạt động quản lý nhà nước công bố thông báo chủ trương, định hay nội dung kết hoạt động quan, tổ chức; ghi chép lại ý kiến kết luận hội nghị; thông tin giao dịch thức quan, tổ chức với tổ chức cơng dân Ví dụ thông báo kết luận họp, báo cáo tổng kết công tác năm Hoặc dùng để ban hành định quản lý hành thành văn, mang tính áp dụng pháp luật quan, tổ chức cá nhân có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm đưa quy tắc xử riêng, áp dụng lần một nhóm đối tượng cụ thể, rõ Ví dụ định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức Văn chuyên ngành Đây văn mang tính đặc thù chun mơn thuộc thẩm quyền ban hành số quan nhà nước định theo quy định pháp luật Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng loại văn phải tuân thủ theo mẫu quy định quan nói trên, khơng tùy tiện thay đổi nội dung hình thức văn mẫu hóa Văn chuyên ngành bao gồm: - Văn chun mơn: hình thành số lĩnh vực cụ thể quản lý nhà nước tài chính, ngân hàng, giáo dục văn hình thành quan tư pháp bảo vệ pháp luật Các loại văn nhằm giúp cho quan chuyên môn thực số chức uỷ quyền, giúp thống quản lý hoạt động chuyên môn Những quan không nhà nước uỷ quyền không phép ban hành văn - Văn kỹ thuật: văn hình thành số lĩnh vực kiến trúc, xây dựng, khoa học cơng nghệ, địa chất, thuỷ văn Đó vẽ phê duyệt, nghiệm thu đưa vào áp dụng thực tế đời sống xã hội Các văn có giá trị pháp lý để quản lý hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật III YÊU CẦU CHUNG VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Yêu cầu nội dung văn a Tính mục đích VBQLNN ban hành phải hướng tới mục đích định Mục đích cao ban hành văn quản lý nhà nước nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội, quan hệ nội tổ chức giải công vụ phạm vi quản lý quan ban 193 hành Đồng thời, văn phải thể rõ mục đích trị nội dung, tức hướng tới việc thực phương châm, đường lối mà Đảng cầm quyền vạch Chính vậy, tính mục đích u cầu đặt xây dựng nội dung văn Để đảm bảo yêu cầu nêu trên, trước soạn thảo văn bản, cần xác định rõ số vấn đề thông qua việc trả lời câu hỏi sau: - Có thực cần thiết phải ban hành văn khơng; hay nói cách khác, văn dự định ban hành có giải mối quan hệ thiết xã hội hay không? - Văn ban hành để làm gì, nội dung văn có đảm bảo phục vụ cho việc thực nhiệm vụ trị quan, tổ chức khơng? kết cần đạt việc thực văn nào? - Nội dung văn phù hợp thể chế hóa chủ trương, sách cấp uỷ Đảng, nghị quan quyền lực cấp văn quan quản lý nhà nước cấp hay chưa? Để giải vấn đề trên, người chủ trì soạn thảo cần hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan nhiệm vụ cụ thể vấn đề liên quan đến nội dung văn cần soạn thảo Đồng thời, phải nắm vững tơn chỉ, đường lối trị Đảng, định hướng chiến lược trị, kinh tế, xã hội nói chung mà Đảng, Nhà nước đề b Tính cơng quyền Văn đảm bảo tính công quyền khi: - Được ban hành sở xác thực; - Nội dung điều chỉnh phù hợp với thẩm quyền luật định; - Nội dung văn phù hợp với quy định pháp luật hành phù hợp với nội dung văn quan nhà nước cấp trên; - Nội dung văn phải phù hợp với tính chất pháp lý nhóm hệ thống văn c Tính khoa học Về phương diện nội dung, tính khoa học văn thể điểm sau đây: - Thông tin văn đầy đủ, cụ thể, xác; - Thơng tin văn có tính dự báo cao, có sở khoa học, phù hợp với quy luật phát triển khách quan tự nhiên xã hội hướng tới quốc tế hóa mức độ thích hợp; - Nhất quán, logic chủ đề, khơng có mâu thuẫn, chồng chéo ý; - Kết cấu hợp lý, chặt chẽ: hệ thống ý văn xếp theo trình tự khoa học có chủ ý, khơng trùng lặp, tản mạn, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm bắt triển khai thực hiện; - Nội dung văn phải phận cấu thành hữu hệ thống văn quản lý nhà nước nói chung, tức phải đảm bảo tính hệ thống, đồng tương quan với nội dung văn quan quản lý nhà nước khác d Tính đại chúng Để văn có sức thuyết phục, người tự giác thực hiện, quy định văn phải đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp tầng lớp nhân 194 dân, phù hợp với lợi ích chung tồn xã hội Vì vậy, ban hành văn bản, đặc biệt hệ thống văn có phạm vi ảnh hưởng rộng lớn văn quy phạm pháp luật, cần phải đặc biệt ý tới tính đại chúng văn Có thể xác định tính đại chúng phương diện biểu sau đây: - Nội dung văn phản ánh nguyện vọng, ý chí tầng lớp nhân dân hướng tới đáp ứng nguyện vọng đó; - Các quy định cụ thể văn phù hợp với nội dung Hiến pháp quyền lợi nghĩa vụ công dân, đảm bảo quyền lợi ích đáng nhân dân; - Nội dung đưa có sở khoa học, phù hợp với quy phạm xã hội chuẩn mực đạo đức, văn hóa cộng đồng; Để đảm bảo cho văn có tính đại chúng, cần thực nghiêm ngặt quy trình xây dựng ban hành văn Cụ thể là: - Tiến hành công tác khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung dự thảo cách nghiêm túc theo phương pháp thích hợp khoa học; - Tổ chức nhiều kênh thông tin để lắng nghe ý kiến quần chúng nhân dân, nắm bắt tâm tư nguyện vọng họ; - Đa dạng hóa hình thức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn bản, ý thích đáng tới hình thức thu hút tham gia trực tiếp tầng lớp nhân dân Ví dụ như: tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến đến tận cấp hành sở, đăng dự thảo văn dài ngày phương tiện thông tin đại chúng, v.v Ý kiến góp ý tầng lớp nhân dân, nhân dân lao động phải tập hợp, nghiên cứu kỹ lưỡng dùng làm phương tiện chỉnh lý nội dung dự thảo văn đ Tính khả thi Trước hết cần xác định rằng, tính khả thi văn quản lý nhà nước có văn đạt yêu cầu tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng tính pháp lý Nhưng bên cạnh đó, tính khả thi cịn có biểu riêng mang tính đặc trưng: - Nội dung văn phù hợp với thực tế sống mức độ phát triển kinh tế xã hội tại, phù hợp với trình độ, lực chủ thể thi hành.Việc xác định đầy đủ nội dung quy định văn giúp quan quản lý điều chỉnh mối quan hệ xã hội thuộc chức nhiệm vụ góp phần thúc đẩy phát triển xã hội, kinh tế quốc dân Tuy nhiên, nội dung đưa phải phù hợp với thực trạng kinh tế xã hội tại, pháp luật thực có hiệu khơng vượt q khả kinh tế cho phép Các quy định trách nhiệm cá nhân hay tổ chức phải phù hợp với điều kiện vật chất, tinh thần, độ tuổi, tâm sinh lý, trình độ nhận thức người thi hành nhằm đảm bảo khả thực thi cao Nếu đặt quy định, mệnh lệnh vượt khả kinh tế khơng có sở để thực hiện, làm tổn hại tới uy tín Nhà nước tạo điều kiện cho việc vi phạm pháp luật Ngược lại, văn chứa đựng quy phạm hay mệnh lệnh lạc hậu, thấp so với khả thực thi khơng kích thích động, sáng tạo chủ thể, làm nhờn pháp luật làm lãng phí nguồn lực Nhà nước; - Nêu điều kiện cần thiết để đảm bảo thực quy định hay yêu cầu đưa văn bản.Trong văn bản, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, nhiệm 195 vụ ln phải quan tâm đến biện pháp, thủ tục, lộ trình để đảm bảo thực Tránh tình trạng quy định bắt buộc người dân phải làm này, kia, mà không quan tâm đến nguồn lực vật chất, tinh thần để đối tượng thực thi nghiêm chỉnh chấp hành quy định Chính vậy, bước chuẩn bị xây dựng văn quan trọng, cần phải khảo sát nghiêm túc, nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề liên quan nhằm đưa phương án tối ưu điều kiện thực nội dung văn đưa ra; - Xác lập trách nhiệm cụ thể quan, tổ chức, cá nhân thi hành văn bản.Trong văn luôn phải xác định nhiệm vụ cụ thể chủ thể thực hiện, có nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phối hợp, nhiệm vụ kiểm tra, giám sát v.v Có tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, trốn tránh nhiệm vụ thực trạng thực công vụ Và phương diện đảm bảo tính khả thi cho văn ban hành Yêu cầu thể thức văn a Khái niệm thể thức văn Có thể hiểu cách chung thể thức văn toàn yếu tố cấu thành văn nhằm bảo đảm văn có hiệu lực pháp lý sử dụng thuận tiện trình hoạt động quan, tổ chức Theo quy định Điều 2, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, thể thức văn “là tập hợp thành phần cấu tạo văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định” Tuy nhiên, cần hiểu thể thức góc độ rộng hơn, khơng đề cập đến thành phần cấu tạo văn mà quan trọng cách thức thiết lập, trình bày thành phần văn Vậy, thể thức văn tập hợp thành phần (yếu tố) cấu thành văn thiết lập, trình bày theo quy định pháp luật hành Cách quan niệm phổ biến tính đầy đủ, cụ thể hàm chứa yêu cầu cập nhật tạo điều kiện thuận lợi cho người soạn thảo văn việc đáp ứng yêu cầu thể thức hệ thống văn xây dựng ban hành b Cách thiết lập, bố trí thành phần thể thức văn - Các thành phần chung: + Quốc hiệu tiêu ngữ; + Tên quan ban hành; + Số ký hiệu; + Địa danh ngày tháng năm ban hành; + Tên loại; + Trích yếu; + Nội dung; + Thẩm quyền người ký; chữ ký; họ tên người ký; + Con dấu; + Nơi nhận - Các thành phần thể thức bổ sung: + Dấu độ mật, khẩn; 196 + Các dẫn phạm vi lưu hành; + Địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website); + Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành; + Logo quan, tổ chức Các yếu tố thể thức kể chứa đựng thông tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng, quản lý văn Mặt khác, chúng có tầm ảnh hưởng khơng nhỏ tới q trình thực văn thực tế hoạt động tổ chức quan - Yêu cầu việc thiết lập trình bày thể thức văn Muốn văn đảm bảo thể thức, phải đảm bảo đầy đủ yếu tố thể thức cần có mặt văn theo trường hợp sử dụng cụ thể mà phải tuân thủ quy định kỹ thuật trình bày Định hướng chung việc trình bày yếu tố thể thức nhằm hướng tới tính pháp lý, tính khoa học, tính văn hóa đảm bảo yếu tố mỹ quan cho văn Vì vậy, cần thực yêu cầu đặt ra: + Thiết lập nội yếu tố theo quy định phù hợp với quy tắc hành hành; + Sắp đặt vị trí yếu tố sơ đồ văn cách khoa học theo quy định, thuận tiện cho việc tiếp nhận thực nội dung văn bản; + Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ hợp lý khuôn khổ quy định văn pháp luật, đồng thời tận dụng mạnh công nghệ đại, dễ dàng thuận tiện cho việc áp dụng cơng nghệ thơng tin - Cách trình bày yếu tố thể thức: Quốc hiệu Quốc hiệu yếu tố thể thức phản ánh tên nước, chế độ trị mục tiêu phấn đấu, lý tưởng theo đuổi Nhà nước Việt Nam Vị trí trình bày yếu tố góc phải trang đầu văn bản, ngang hàng với tên quan ban hành văn Quốc hiệu trình bày dịng trên, viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13; tiêu ngữ trình bày dòng viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13-14 Giữa ba từ tạo thành tiêu ngữ có gạch nối ngắn Dưới trình bày gạch ngang nét liền, độ dài độ dài dịng tiêu ngữ Ví dụ: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn yếu tố xác định chủ thể ban hành văn quan cấp trực tiếp chủ thể ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày vị trí góc trái trang đầu văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu Có hai cách thức trình bày tên quan, tổ chức ban hành văn Cách thứ cần ghi tên quan, tổ chức ban hành văn bản, không cần ghi tên quan chủ quản với quan, tổ chức sau: Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, hay quan thuộc Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Hội 197 đồng dân tộc ủy ban Quốc hội, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 Cách thứ hai bắt buộc phải đưa thêm tên quan chủ quản trực tiếp lên tên quan, tổ chức ban hành văn với quan, tổ chức lại Tên quan ban hành văn viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 Tên quan chủ quản viết kiểu chữ in hoa, đứng, không đậm Dưới cùng, trình bày gạch ngang nét liền, độ dài khoảng 1/3 1/2 độ dài dòng tên quan ban hành văn bản, đặt cân đối so với dòng tên quan ban hành văn Ví dụ: BỘ Y TẾ UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI SỞ Y TẾ Số ký hiệu văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Số văn giúp cho nhân viên văn thư vào sổ đăng ký lưu trữ văn đồng thời giúp cho việc tra tìm sử dụng văn lưu trữ thuận lợi, dễ dàng Ký hiệu văn tổ hợp chữ viết tắt tên loại văn tên quan (hoặc chức danh nhà nước) ban hành văn Cách viết số ký hiệu văn bản: - Đối với VBQPPL: Số: /năm ban hành/ viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên quan ban hành - Đối với văn cá biệt loại văn hành thơng thường có tên loại, số ký hiệu viết là: Số:…/ viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên quan ban hành - Riêng cơng văn – cịn gọi văn hành khơng có tên loại, có cách viết số ký hiệu riêng sau: Số…/viết tắt tên quan ban hành-viết tắt tên phận soạn thảo Vị trí số ký hiệu góc trái, phía yếu tố tên quan ban hành văn bản, số ký hiệu viết theo cỡ chữ 13, đứng, không đậm Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành nơi quan, tổ chức đóng trụ sở Cách thiết lâp yếu tố quy định cụ thể sau: - Địa danh ghi văn quan, tổ chức trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi quan, tổ chức đóng trụ sở - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi quan, tổ chức đóng trụ sở - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp huyện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nơi quan, tổ chức đóng trụ sở - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp xã tên xã, 198 phường, thị trấn nơi quan, tổ chức đóng trụ sở Ngày, tháng, năm ghi văn ngày tháng năm văn ký ban hành thông qua Đối với số ngày nhỏ 10 số tháng nhỏ phải viết thêm số đằng trước Không dùng dấu gạch ngang (-), dấu chấm (.) dấu gạch chéo (/) để thay cho từ “ngày… tháng… năm” Vị trí trình bày yếu tố địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bên phải văn bản, phía quốc hiệu tiêu ngữ Địa danh thời điểm ban hành văn viết theo kiểu chữ thường, nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14 Khi trình bày, sau địa danh có dấu phẩy (,) Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ công văn Tên loại văn biểu rõ giá trị pháp lý văn mục đích sử dụng văn tình quản lý hành thực tế Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Vị trí trình bày tên loại yếu tố địa danh, đặt cân đối dòng Tên loại viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 14 đến 15 văn quy phạm pháp luật cỡ chữ 14 văn quản lý thơng thường Trích yếu viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 đặt vị trí tên loại Phía bên trích yếu có gạch ngang nét liền, độ dài khoảng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Danh mục hồ sơ Bộ Nội vụ năm 2018 Đối với cơng văn, trích yếu viết theo kiểu chữ thường, đứng, không đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 đặt vị trí số ký hiệu văn Ví dụ: Số: 123/STP-VP V/v đề nghị góp ý dự án Luật Tiếp cận thông tin Nội dung Nội dung văn phần quan trọng văn trình bày số chữ in thường, cỡ chữ từ 13-14, kiểu chữ đứng Khi xuống dòng chữ đầu dịng lùi vào Tab (1cm-1,27cm) Khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu pt, khoảng cách dòng (line) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single spacing) từ 15 pt (exactly line spacing) trở lên - Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy, riêng cuối kết thúc dấu phẩy; - Nếu văn bố cục theo chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: + Chương: Từ "chương" số thứ tự chương, trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự 199 chương ghi chữ số La Mã Tiêu đề chương đặt dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm; + Mục: Từ "mục" số thứ tự mục trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục ghi chữ số Ả-rập Tiêu đề mục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; + Điều: Từ "điều", số thứ tự tiêu đề điều trình bày dòng chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự điều dùng chữ số Ả -rập, sau số thứ tự có dấu chấm; + Khoản: Số thứ tự khoản điều ghi chữ số Ả-rập, dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; + Điểm: Thứ tự điểm khoản ghi chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, loại chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng - Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ trình bày sau: + Phần (nếu có): Từ "phần" số thứ tự phần trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần đặt dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm; + Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm Tiêu đề mục trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm; + Khoản: số thứ tự khoản mục ghi chữ số Ả-rập, sau có dấu chấm, số thứ tự tiêu đề khoản (nếu có) trình bày chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; + Điểm: Thứ tự điểm khoản ghi chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, loại chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Quyền hạn, chức vụ ký, chữ ký, họ tên người ký văn Quyền hạn, chức vụ người ký Trường hợp ký thay mặt tập thể ghi chữ viết tắt TM (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức Trường hợp ký thay người đứng đầu quan tổ chức phải ghi chữ viết tắt KT (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt TL (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Trường hợp ký thừa uỷ quyền ghi chữ viết tắt TUQ (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người có thẩm quyền ký văn quan, tổ chức ban hành Trừ số trường hợp định (văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành, văn ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền), lại ghi chức danh người đứng đầu quan, tổ chức mà khơng trình bày lại tên quan, tổ chức thành phần yếu tố thể thức Quyền hạn chức vụ người ký văn viết theo kiểu chữ 200 in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14 Chữ ký người ký văn Người có thẩm quyền ký cần kiểm tra kỹ nội dung văn trước ký; ký thẩm quyền; khơng ký bút chì, bút mực đỏ loại mực dễ phai mờ Họ tên người ký văn bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn quy phạm pháp luật văn hành chính, trước họ tên người ký, khơng ghi học hàm, học vị danh hiệu cao quý khác, trừ văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học Họ tên người ký văn viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14 Ví dụ: TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG Nguyễn Văn A Dấu quan ban hành văn Việc đóng dấu văn thực theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu quy định có liên quan khác Cụ thể sau: Dấu đóng rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu quy định; Khơng đóng dấu khống chỉ; Dấu đóng vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; Việc đóng dấu treo người ký ban hành văn định Trong trường hợp này, dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức ban hành tên phụ lục kèm theo văn Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn với trách nhiệm cụ thể như: để thực hiện, để phối hợp thực hiện, để kiểm tra, giám sát, để biết, để lưu Danh sách nơi nhận cụ thể quan, đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo đề xuất người ký văn định Việc xác định nơi nhận văn phải vào quy định pháp luật chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan hệ công tác quan Mặt khác, cịn phải xem xét u cầu cơng tác trường hợp cụ thể Nơi nhận văn có tên loại bao gồm từ “nơi nhận” phần liệt kê tên quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn Yếu tố trình bày góc trái, trang cuối văn Từ “nơi nhận” viết kiểu chữ thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12 Tên quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 11 Sau từ “nơi nhận” có dấu hai chấm (:); trước tên thành phần nhận văn có 201 dấu gạch ngang (-), sau tên thành phần nhận có dấu chấm phẩy (;) sau tên thành phần nhận cuối dấu chấm (.) Có thể viết tắt tên thành phần lưu văn Nơi nhận công văn hành bao gồm phần: Phần thứ bao gồm từ “kính gửi” phần liệt kê tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn Phần trình bày vị trí bên phần nội dung văn (thay vào vị trí tên loại công văn) viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 14 Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận” phần liệt kê nơi nhận cụ thể, (thành phần liệt kê phần “như trên”) Phần có vị trí cách trình bày giống thể thức nơi nhận văn có tên loại Định lề trang văn Văn quản lý nhà nước trình bày khổ giấy A4 với cách định lề trang sau: Lề trên: cách mép trang giấy từ 20 đến 25 mm; Lề dưới: cách mép trang giấy từ 20 đến 25 mm; Lề trái: cách mép bên trái trang giấy từ 30 đến 35 mm; Lề phải: cách mép bên phải trang giấy từ 15 đến 20 mm; Ngoài yếu tố thể thức bắt buộc văn trình bày đây, số trường hợp xuất yếu tố bổ sung tùy thuộc vào mục đích sử dụng văn tình quản lý cụ thể Cách thiết lập trình bày yếu tố quy định cụ thể văn pháp luật Nhà nước Yêu cầu ngôn ngữ văn Văn quản lý nhà nước viết theo phong cách ngơn ngữ hành cơng vụ Phong cách ngơn ngữ có đặc trưng là: a Tính xác Để đảm bảo tính xác, cần lưu ý cách sử dụng từ ngữ văn bản: - Không dùng từ đa nghĩa, làm phát sinh cách hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau; - Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương để vật, tượng mà địa phương có từ ngữ có nguồn gốc địa phương trở thành từ ngữ phổ thơng; - Sử dụng hợp lý xác từ Hán - Việt từ gốc nước ngồi khác Khơng nên lạm dụng từ Hán - Việt, từ ngoại nhập mà phải sử dụng cách thích hợp, phù hợp; - Không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn Nếu văn buộc phải sử dụng từ chun mơn sâu phải giải thích, phải định nghĩa thuật ngữ không quen thuộc đời sống nhân dân; - Hạn chế đến mức tối đa từ viết tắt để đảm bảo tính rõ ràng nghiêm túc văn Đối với trường hợp cần viết tắt tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ lần sử dụng đầu tiên, sau mở ngoặc giải b Tính phổ thơng, đại chúng Để đảm bảo tính phổ thơng, văn phải viết ngôn ngữ sáng, dễ hiểu, tức ngôn ngữ phổ thông, yếu tố ngơn ngữ nước ngồi Việt hóa tối ưu Hạn chế sử dụng thuật ngữ chuyên môn, trường hợp bắt buộc phải sử dụng phải có giải thích rõ nghĩa 202 c Tính khách quan, phi cá tính Để đảm bảo tính khách quan, phi cá tính, từ ngữ sử dụng văn cần: - Lựa chọn sử dụng từ trung tính, khơng kèm theo sắc thái biểu cảm; - Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trương; - Không sử dụng thành ngữ, tục ngữ; - Khơng dùng từ lóng, từ thông tục; - Không dùng từ ngữ thuộc phong cách ngữ, hư từ tình thái: “à, ư, nhỉ, nhé, thì, là, mà, ''; từ ngữ diễn đạt ý cầu khiến “đi, nào, nhé, thôi” d Tính khn mẫu Tính khn mẫu thể việc sử dụng từ ngữ hành - cơng vụ, quán ngữ kiểu: “Căn vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu trách nhiệm thi hành … này”…, thông qua việc lặp lại từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn có sẵn,… Tính khn mẫu văn giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép in ấn số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý lưu trữ theo kỹ thuật đại đ Tính trang trọng, lịch Văn quản lý nhà nước tiếng nói quan cơng quyền, nên phải thể tính trang trọng, uy nghiêm Lời văn trang trọng thể tôn trọng với chủ thể thi hành, làm tăng uy tín cá nhân, tập thể ban hành văn Hơn nữa, văn phản ánh trình độ văn minh quản lý dân tộc, đất nước Muốn quy phạm pháp luật, định hành vào ý thức người dân, khơng thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc, văn có chức truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà nước Đặc tính cần (và phải được) trì văn để định biện pháp kỷ luật Tính trang trọng, lịch văn phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính” hành dân chủ, pháp quyền đại IV QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Khái niệm quy trình xây dựng ban hành văn Quy trình xây dựng ban hành văn trình tự bước mà quan, tổ chức phải tiến hành trình soạn thảo, ban hành văn nhằm đảm bảo chất lượng hiệu sử dụng văn ban hành Đối với hình thức văn quy phạm pháp luật, quy trình xây dựng ban hành thể chế hóa Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật (2015), Nghị định 34/2016/ NĐ - CP quy định biện pháp thực số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Đối với nhóm văn quản lý thơng thường, quy trình soạn thảo ban hành thường quy định văn chứa đựng quy phạm nội quan, tổ chức Quy chế làm việc, Quy chế hoạt động Quy chế công tác văn thư Quy trình kết hợp quy định pháp luật hành, thành tựu khoa học hành chính, kinh nghiệm hoạt động thực tiễn, ngồi cịn phải tính tới quy mơ, lề lối làm việc quan, tổ chức Bên cạnh đó, xây dựng quy trình, quan, tổ chức cịn phải vào nét đặc thù công tác ban hành quản lý văn hệ thống quan theo chức nhiệm vụ, quyền hạn lĩnh vực quản lý chuyên môn Nhà nước ủy quyền Quy trình chung xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật 203 Mỗi hình thức văn hệ thống VBQPPL quy định quy trình xây dựng ban hành riêng nhằm đảm bảo chất lượng hiệu tác động thực tế theo mục đích ban hành Các quy trình thiết lập sở đặc thù quản lý hệ thống quan, phù hợp với mục đích ban hành loại văn trường hợp quản lý điển hình nên cơng đoạn chi tiết nhiều có khác Tuy nhiên, tổng hợp thành quy trình chung gồm bước có tính thủ tục sau đây: - Lập đề nghị xây dựng văn bản; - Soạn thảo; - Thẩm định dự thảo; - Xem xét, thông qua; - Công bố văn bản; - Gửi lưu trữ văn Bước Lập đề nghị xây dựng văn Lập đề nghị xây dựng văn công đoạn quy trình xây dựng VBQPPL áp dụng số VBQPPL như: luật, pháp lệnh, Nghị Quốc hội quy định điểm b c khoản Điều 15 Luật; nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định điểm b khoản Điều 16 Luật; Nghị định Chính phủ quy định khoản Điều 19 Luật Nghị HĐND cấp tỉnh quy định khoản 2, Điều 27 Luật Còn loại VBQPPL khác định Thủ tướng phủ, thơng tư trưởng… không cần thực bước mà tiến hành hoạt động soạn thảo Nội dung hoạt động lập đề nghị xây dựng VBQPPL bao gồm: Xây dựng nội dung sách đề nghị xây dựng VBQPPL đánh giá tác động sách; Lấy kiến góp ý xây dựng đề nghị xây dựng VBQPPL; Thẩm định đề nghị xây dựng VBQPPL thông qua đề nghị xây dựng VBQPPL - Xây dựng nội dung sách đánh giá tác động sách đề nghị xây dựng VBQPPL Đây nội dung cốt lõi hoạt động lập đề nghị xây dựng VBQPPL Hoạt động nhằm mục đích làm rõ vấn đề sách dự thảo VBQPPL là: Bản chất vấn đề cần giải quyết; Mục tiêu tổng thể, mục tiêu cụ thể cần đạt giải vấn đề; Định hướng, giải pháp để giải vấn đề; Đối tượng chịu tác động trực tiếp sách, nhóm đối tượng chịu trách nhiệm thực sách; Thẩm quyền ban hành sách để giải vấn đề Đồng thời với việc xây dựng nội dung sách, quan xây dựng sách phải tiến hành làm báo cáo đánh giá tác động sách tác động kinh tế, xã hội; giới, thủ tục hành (nếu có) tác động hệ thống pháp luật - Lấy ý kiến xây dựng đề nghị xây dựng VBQPPL Sau xây dựng sách đánh giá tác động sách, quan lập đề nghị xây dựng VBQPPL bắt buộc phải lấy ý kiến đề nghị xây dựng VBQPPL Cơ quan lập đề nghị xây dựng VBQPPL phải đăng tải báo cáo tổng kết, báo cáo đánh giá tác động sách đề nghị xây dựng VBQPPL Cổng thơng tin điện tử Quốc hội, Chính phủ quan lập đề nghị xây dựng VBQPPL Đồng thời tiến 204 hành lấy ý kiến quan, tổ chức có liên quan đối tượng chịu tác động trực tiếp sách đề nghị xây dựng VBQPPL - Thẩm định đề nghị xây dựng VBQPPL Đề nghị xây dựng VBQPPL phải quan có chức thẩm định trước trình quan có thẩm quyền xem xét thông qua Nội dung thẩm định tập trung làm rõ vấn đề: Sự cần thiết ban hành; đối tượng, phạm vi điều chỉnh; phù hợp nội dung sách với đường lối, chủ trương Đảng, sách Nhà nước; tính hợp hiến, tính hợp pháp, tính thống sách với hệ thống pháp luật tính khả thi, tính dự báo nội dung sách, giải pháp điều kiện bảo đảm thực sách dự kiến đề nghị xây dựng VBQPPL; tính tương thích nội dung sách đề nghị xây dựng văn với điều ước quốc tế có liên quan mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thành viên; cần thiết, tính hợp lý, chi phí tuân thủ thủ tục hành sách đề nghị xây dựng VBQPPL, việc lồng ghép vấn đề bình đẳng giới sách liên quan đến vấn đề Đối với số VBQPPL quan trọng luật, pháp lệnh ngồi thẩm định, đề nghị xây dựng VBQPPL phải thẩm tra Ủy ban pháp luật Quốc hội - Thông qua đề nghị xây dựng VBQPPL Sản phẩm bước lập đề nghị xây dựng VBQPPL hồ sơ đề nghị xây dựng VBQPPL quan có thẩm quyền thơng qua xác định rõ: cần thiết ban hành VBQPPL; mục đích, quan điểm xây dựng VBQPPL; đối tượng, phạm vi điều chỉnh VBQPPL; mục tiêu, nội dung sách đề nghị xây dựng VBQPPL, giải pháp để thực sách lựa chọn lý việc lựa chọn; dự kiến nguồn lực, điều kiện bảo đảm cho việc thi hành VBQPPL thời gian dự kiến trình quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, thơng qua Bước Soạn thảo Trên sở đề nghị xây dựng VBQPPL phê duyệt, Cơ quan chủ trì soạn thảo thành lập Ban Soạn thảo Ban Soạn thảo thành lập Tổ Biên tập thực hoạt động: - Xem xét, thông qua đề cương chi tiết dự thảo VBQPPL; - Thảo luận nội dung dự thảo văn bản, tờ trình, nội dung giải trình, tiếp thu ý kiến quan, tổ chức, cá nhân; - Tiến hành soạn thảo bảo đảm quy định dự thảo phù hợp với chủ trương, đường lối Đảng, bảo đảm tính hợp hiến, tính hợp pháp, tính thống dự thảo với hệ thống pháp luật; bảo đảm tính khả thi văn bản; - Tổ chức lấy ý kiến quan, tổ chức, cá nhân có liên quan dự thảo VBQPPL; - Nghiên cứu, tiếp thu giải trình tiếp thu ý kiến góp ý cho nội dung dự thảo VBQPPL; - Chỉnh lý dự thảo chuyển cho quan thẩm định tiến hành thẩm định dự thảo VBQPPL Đối với việc soạn thảo VBQPPL không cần lập đề nghị xây dựng VBQPPL Trong bước soạn thảo, quan chủ trì soạn thảo phải chủ động tổ chức tổng kết, đánh giá tình hình thi hành pháp luật thực trạng quan hệ xã hội cần điều chỉnh nhiệm 205 vụ quản lý nhà nước phân công để đề xuất xây dựng đề cương dự thảo tiến hành soạn thảo văn Bước Thẩm định Thẩm định bước thiết phải tiến hành quy trình xây dựng ban hành VBQPPL Đây bước khẳng định chắn tính khoa học, tính thực tiễn tính khả thi cho văn ban hành thông qua việc thu nhận ý kiến từ quan, tổ chức, cá nhân có chun mơn tư pháp Sau tổng hợp ý kiến đóng góp cho dự thảo văn bản, quan chủ trì soạn thảo chuẩn bị hồ sơ gửi đến quan có thẩm quyền thẩm định văn theo luật định Hồ sơ thẩm định thường bao gồm: - Dự thảo văn bản; - Bản thuyết minh chi tiết dự thảo văn bản; - Báo cáo đánh giá tác động văn bản; - Bản tổng hợp ý kiến đóng góp cho dự thảo văn giải trình việc tiếp thu ý kiến (nếu có); - Tài liệu liên quan khác (nếu có); Nhận hồ sơ, quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tiến hành nghiên cứu, xem xét, đánh giá dự thảo văn phương diện: - Sự cần thiết ban hành văn bản; - Đối tượng, phạm vi điều chỉnh văn bản; - Tính hợp Hiến, hợp pháp, tính thống văn bản; - Sự phù hợp nội dung văn với chủ trương, đường lối, sách Đảng với điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia ký kết; - Tính khả thi văn bản; - Kỹ thuật pháp lý văn bản; - Phương án xử lý vấn đề chưa thống Trong trường hợp quy định cụ thể, quan thẩm định phân cơng người thẩm định thành lập hội đồng thẩm định nhằm tiến hành công việc cách hiệu Sau hoàn tất, quan thẩm định gửi lại hồ sơ dự thảo văn báo cáo thẩm định cho quan, tổ chức chủ trì soạn thảo Cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo thảo luận, chỉnh lý dự thảo chuẩn bị hồ sơ trình quan có thẩm quyền xem xét thông qua Bước Xem xét, thông qua Đối với VBQPPL, trình dự thảo văn để cấp có thẩm quyền xem xét, thơng qua, cần phải có đầy đủ hồ sơ bao gồm: - Bản dự thảo văn sau tiếp thu ý kiến thẩm định ý kiến quan, tổ chức, cá nhân; - Bản thuyết minh dự thảo văn bản; - Báo cáo giải trình tiếp thu ý kiến thẩm định tiếp thu ý kiến quan, tổ chức, cá nhân; - Báo cáo sơ đánh giá tác động văn bản; - Báo cáo thẩm định; - Bản tổng hợp ý kiến quan, tổ chức, cá nhân; - Tài liệu khác (nếu có) 206 Việc thông qua ký ban hành văn phải đảm bảo theo thẩm quyền thủ tục luật định: - Ở quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể, văn xem xét thơng qua hình thức tập thể nhiều phiên họp quan ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo uỷ quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Ở quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, việc duyệt ký văn tiến hành trực tiếp thủ trưởng quan, tổ chức người thủ trưởng ủy quyền Bước Công bố văn - Đối với VBQPPL quan Trung ương: + VBQPPL quan nhà nước Trung ương phải đăng Cơng báo nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam thời hạn chậm 15 ngày, kể từ ngày công bố ký ban hành + VBQPPL quan nhà nước Trung ương gửi, lưu giữ mạng tin học diện rộng Chính phủ có giá trị gốc + Văn khơng thuộc danh mục bí mật nhà nước tuỳ theo tính chất nội dung phải cơng bố, yết thị đưa tin phương tiện thông tin đại chúng theo luật định - Đối với VBQPPL quan địa phương: + VBQPPL Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải đăng Công báo cấp tỉnh chậm 07 (bảy) ngày, kể từ ngày Hội đồng nhân dân thông qua Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký ban hành + VBQPPL Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã phải niêm yết chậm 03 (ba) ngày, kể từ ngày Hội đồng nhân dân thông qua Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký ban hành Thời gian niêm yết 30 (ba mươi) ngày liên tục, kể từ ngày niêm yết + VBQPPL Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã niêm yết trụ sở quan ban hành văn VBQPPL Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã niêm yết địa điểm khác (theo định Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp) như: nhà văn hoá cấp huyện, cấp xã; nhà văn hoá thơn, làng, ấp, bản, phum, sóc, cụm dân cư, tổ dân phố; trung tâm giáo dục cộng đồng; điểm bưu điện - văn hóa cấp xã; điểm tập trung dân cư khác Bước Gửi lưu trữ văn Văn sau ký ban hành phải làm thủ tục gửi kịp thời lưu trữ theo quy định pháp luật Theo quy định văn phải gửi tuyến, không vượt cấp; phải địa đơn vị, phận người thực thi Văn có mức độ khẩn phải gửi nhanh chóng, thời hạn 207 VBQPPL phải gửi đến quan nhà nước có thẩm quyền để giám sát, kiểm tra Hồ sơ dự án, dự thảo gốc VBQPPL phải lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ Quy trình chung xây dựng ban hành văn hành Văn hành hệ thống văn dùng để đạo, điều hành giải công việc thường xuyên hoạt động quan, tổ chức Chính vậy, quy trình soạn thảo ban hành văn loại không luật quy định mà thường quan, tổ chức quy định trực tiếp quy chế hoạt động quan, tổ chức Trên thực tế, có quy định khơng hồn tồn giống cịn tuỳ thuộc vào người đứng đầu tổ chức quy định phải đảm bảo chất lượng văn ban hành Để thuận tiện cho việc soạn thảo văn hành theo chu trình tương đối khoa học, quan tổ chức áp dụng quy trình gồm bước sau đây: a Nêu sáng kiến Xuất phát từ yêu cầu giải vụ hành cụ thể lĩnh vực cơng tác đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ công tác giao, cá nhân đơn vị chức quan, tổ chức đề xuất sáng kiến việc soạn thảo văn b Giao nhiệm vụ soạn thảo dự thảo Trên sở sáng kiến cá nhân đơn vị cấp dưới, tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo c Soạn thảo, lấy ý kiến góp ý xây dựng dự thảo Trong bước này, chuyên viên đơn vị giao nhiệm vụ soạn thảo cần tiến hành hoạt động sau: - Xác định chủ đề mục đích soạn thảo Chủ đề văn bản: nội dung văn đề cập đến mảng đời sống xã hội vấn đề hoạt động quản lý Mục tiêu: văn ban hành hướng tới mục tiêu mục tiêu quản lý đặt phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức Phạm vi điều chỉnh văn bản: văn điều chỉnh mối quan hệ xã hội giới hạn nào; - Thu thập xử lý thông tin Những thơng tin cần thiết cho q trình hình thành nội dung hướng tới mục tiêu sử dụng văn thu thập từ nhiều nguồn: Nguồn văn bản: thơng tin thu thập từ hệ thống văn quản lý bao gồm đường lối chủ trương sách văn kiện Đảng; quy định pháp luật hành xung quanh vấn đề đề cập; liệu, báo cáo quan, đơn vị trực thuộc quan tổ chức có liên quan v.v Nguồn thực tế: quan điểm cấp lãnh đạo quan, đơn vị chuyên gia, chuyên viên trực tiếp giải vấn đề; trạng mối quan hệ xã hội mà văn chuẩn bị ban hành cần điều chỉnh v.v; Lựa chọn tên loại văn Tên loại văn thể rõ mục đích quản lý quan, tổ chức trường hợp ban hành văn cụ thể, cần phải lựa chọn chuẩn xác trước bắt tay vào soạn thảo văn Mặt khác, tên loại để xác định cách thiết lập trình bày thể thức văn bản, đồng thời định hành văn tổng thể văn Do vậy, lựa chọn tên loại khâu 208 không nhiều thời gian song lại quan trọng, có tầm ảnh hưởng lớn tới q trình thực soạn thảo, tới chất lượng văn Có thể vào số tiêu chí sau để lựa chọn tên loại văn quản lý thơng thường: Mục đích soạn thảo văn bản; Tính chất vấn đề quy định văn bản; Đối tượng trực tiếp nhận văn bản; Lập đề cương Đề cương dàn ý văn bản, mục nội dung bố cục theo trật tự định theo chủ định người soạn thảo Lập đề cương việc phối hợp thao tác hình thành ý, lựa chọn xếp ý theo trật tự định nhằm tạo dàn ý đầy đủ phương diện nội dung, kết cấu hợp lý hoàn chỉnh Đối với số loại văn có tính khn mẫu cao loại phiếu, loại giấy, loại văn chuyên môn, v.v., lập đề cương bước không thiết phải tiến hành Còn loại văn hành khác, lập đề cương lại có vai trị quan trọng quy trình soạn thảo Công đoạn giúp cho việc triển khai nội dung văn bị không bị lạc chủ đề, tránh tình trạng trùng lặp ý, thừa hay thiếu ý; đồng thời giúp cho nội dung văn xếp theo trình tự lơgic chặt chẽ hợp lý điều kiện cho phép; Viết dự thảo, trao đổi, chỉnh lý dự thảo Trong viết thảo, cần lưu ý luôn phải dựa vào đề cương tuân theo yêu cầu bố cục, văn phong, ngơn ngữ hành Bản thảo viết xong phải người viết kiểm tra chi tiết nội dung hình thức Và viết, kiểm tra thảo, người viết điều chỉnh lại trật tự luận điểm cho thật hợp lý, khoa học Trong trường hợp cần thiết, chuyên viên soạn thảo có quyền đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để điều chỉnh nhằm hoàn thiện thảo trước thơng qua Cần lưu ý rằng: việc hồn thiện văn mặt nội dung phải có xem xét đạo trưởng đơn vị chuyên môn Và người đứng đầu phận văn phịng, hành quan tư vấn phương diện thể thức, ngơn ngữ, trình bày văn cá nhân đơn vị chức chủ trì soạn thảo có nhu cầu d Kiểm tra dự thảo Dự thảo văn sau soạn thảo xong cần chuyển cho đơn vị chức kiểm tra trước trình lãnh đạo xem xét, thông qua ký ban hành Theo quy định pháp luật hành, người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) giúp người đứng đầu quan tổ chức kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn quan, tổ chức phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” đ Xem xét, thông qua dự thảo Việc xem xét, thông qua dự thảo văn thực tuỳ theo tính chất hoạt động quan, tổ chức tính chất dự thảo Dự thảo văn xem xét, thông qua cá nhân thủ trưởng quan người uỷ quyền quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng tính chất vấn đề cần phê duyệt nội dung dự thảo thuộc trách nhiệm cá 209 nhân người đứng đầu Trường hợp thủ trưởng quan, tổ chức ký trực tiếp uỷ quyền cho cấp phó ký thay Dự thảo văn cịn xem xét, thông qua tập thể trường hợp quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể với vấn đề quan trọng quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật theo điều lệ tổ chức, phải thảo luận tập thể định theo đa số Trường hợp thủ trưởng quan, tổ chức phải sử dụng hình thức thay mặt (TM.) để ký văn e Ban hành Việc ban hành văn thực cách đăng tải trang thông tin điện tử quan, tổ chức ban hành văn gửi trực tiếp văn đến quan, tổ chức, cá nhân đối tượng nhận văn phương thức khác, tuỳ theo yêu cầu cần truyền đạt thông tin văn cụ thể g Gửi lưu văn Việc gửi văn cần đảm bảo nguyên tắc: Chuyển tuyến, đối tượng; Chuyển thời hạn; Không chuyển vượt cấp Việc lưu văn đảm bảo nguyên tắc lưu hai nơi: gốc lưu Văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ Bản gốc lưu Văn thư quan, tổ chức phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký V KỸ NĂNG SOẠN THẢO MỘT LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Soạn thảo định hành cá biệt a Khái niệm, loại định hành cá biệt Quyết định hình thức văn hành cá biệt quan, tổ chức cá nhân có thẩm quyền ban hành để đưa mệnh lệnh quản lý cho một nhóm đối tượng cụ thể đề quy tắc hành vi có tính chất nội Thơng thường định hành cá biệt sử dụng trường hợp sau đây: - Quyết định ban hành chế độ sách quan, tổ chức như: chế độ công tác, nội quy, quy chế hoạt động….; - Quyết định công tác nhân định tiếp nhận, tăng lương, kỷ luật, cho việc, bổ nhiệm, điều động cán - nhân viên; - Quyết định công tác tổ chức máy như: định thành lập quan, đơn vị; định giải thể, sát nhập quan, đơn vị … b Kỹ thuật soạn thảo định hành cá biệt - Về thể thức: tuân thủ trình bày thành phần thể thức theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Về nội dung: Về bản, nội dung định hành cá biệt kết cấu thành hai phần chính: phần ban hành phần nội dung định + Phần ban hành định: gồm pháp lý thực tế Căn pháp lý dùng để ban hành định gồm thẩm quyền áp dụng Căn thẩm quyền cần phải đưa vào định nguyên tắc để chứng minh cho quyền chủ thể pháp nhân ban hành định nhằm điều chỉnh mối quan hệ phạm vi chức quyền hạn Căn áp dụng phần nêu sở pháp lý sử dụng nội quy điều chỉnh Một định 210 trái pháp luật khơng có giá trị pháp lý Vì thế, phần áp dụng định, phải nêu văn quy phạm pháp luật chế độ sách có liên quan đến nội dung điều chỉnh định loại văn Luật, Pháp lệnh; Nghị định Chính phủ; Thơng tư hướng dẫn định ban hành quy định chế độ sách quan cấp Bộ, văn khác quan quản lý nhà nước cấp địa phương vấn đề có liên quan Căn thực tế điều kiện hay tình hình thực tiễn làm sở để ban hành định Phần thường nêu văn cơng văn, tờ trình, dự án… đơn vị trực thuộc có liên quan đến nội dung điều chỉnh định; thơng qua việc xem xét tình hình thực tế (về đối tượng, nhu cầu tình hình hoạt động quan) có liên quan đến đối tượng hành điều chỉnh Quyết định dựa vào sở thực tế (như lực, phẩm chất cán nhu cầu công tác quan, đơn vị) + Phần nội dung điều chỉnh định: Phần nội dung định bố cục thành điều, khoản khác thể mệnh lệnh yêu cầu quan, tổ chức Số lượng điều phụ thuộc vào nội dung đối tượng điều chỉnh Tuy nhiên, định phải có tối thiểu hai điều: điều trình bày nội dung điều chỉnh điều khoản thi hành Các điều định trình bày ngắn gọn, đọng xếp theo trình tự logic định, cụ thể sau : Điều 1: Quy định trực tiếp vào nội dung điều chỉnh định Điều điều tiếp theo: nêu vấn đề kèm theo thực điều chỉnh điều chỉnh bổ sung cho Điều Điều cuối cùng: nêu điều khoản thi hành, cụ thể cần xác định rõ đối tượng chịu trách nhiệm tổ chức thực định; thời điểm có hiệu lực định xử lý văn (nếu có) Soạn thảo công văn a Khái niệm, loại cơng văn Cơng văn loại văn hành thường dùng để trao đổi công tác, giải công vụ quan, tổ chức với với cá nhân công dân Trong hoạt động quản lý, Cơng văn sử dụng với nhiều mục đích vụ khác nên loại văn chiếm tỷ lệ lớn khối lượng văn ban hành quan, tổ chức Trong công tác soạn thảo, cần lưu ý tránh nhầm lẫn số loại cơng văn với số hình thức văn hành thơng thường khác có mục đích sử dụng Tờ trình, Thơng báo Giấy mời Trong quan, tổ chức, thường gặp số loại công văn sau đây: - Công văn đề nghị, yêu cầu; - Công văn trao đổi, giao dịch; - Công văn trả lời (phúc đáp); - Công văn hướng dẫn, đạo; - Cơng văn giải thích; - Công văn đôn đốc, nhắc nhở; - Công văn mời họp; - Công văn thông tin; - V v 211 b Kỹ thuật soạn thảo Công văn - Về phương diện nội dung: công văn nên đề cập đến vấn đề nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng việc tiếp nhận giải vấn đề nêu Bố cục chung Công văn thường gồm ba phần: + Phần mở đầu: đặt vấn đề, nêu lý do, sở ban hành Cơng văn; + Phần khai triển: trình bày vấn đề cần giải theo yêu cầu vụ hành chính; + Phần kết thúc: nhấn mạnh thêm lần nhiệm vụ chính, khái quát vấn đề, khẳng định yêu cầu làm sáng tỏ thêm vấn đề câu kết phù hợp Sau kết thúc văn câu có tính chất xã giao, biểu cảm lời chào, cảm ơn; - Về phương diện thể thể thức: khác với loại văn có tên loại khác, Cơng văn trình bày theo mẫu thể thức riêng - mẫu văn khơng có tên loại Khi xây dựng mẫu này, người soạn thảo văn cần lưu ý số yếu tố có khác biệt cách thiết lập trình bày cơng văn văn khác như: số ký hiệu, tên loại, trích yếu nơi nhận văn - Về phương diện ngôn ngữ: nằm hệ thống văn quản lý nhà nước nói chung, Cơng văn sử dụng ngơn ngữ phong cách hành - cơng vụ Và loại hình văn quản lý có mật độ sử dụng “cụm từ khóa” hành cao Tuỳ theo yêu cầu nội dung loại công văn mục đích sử dụng tình hành khác mà người viết sử dụng cụm từ khoá lựa chọn hành văn, giọng điệu phù hợp Soạn thảo tờ trình a Khái niệm, loại tờ trình Tờ trình loại văn hành thơng thường dùng để đề xuất với cấp vấn đề đề nghị cấp phê duyệt Vấn đề đề nghị, đề xuất chủ trương, phương án cơng tác, sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức, đề nghị bổ sung, bãi bỏ văn mà nội dung khơng cịn phù hợp vấn đề quản lý thơng thường nảy sinh q trình hoạt động quan, đơn vị Trong quản lý, có Tờ trình dùng vào mục đích đề nghị mà Cơng văn đề nghị sử dụng vào mục đích Chính mà người soạn thảo văn cần nhận thức rõ khác biệt để lựa chọn lên loại văn xác xây dựng kết cấu nội dung, thể thức phù hợp Trong thực tế có loại Tờ trình thường sử dụng: - Một loại Tờ trình độc lập: nội dung vấn đề cần trình phương án cơng tác đề xuất trình bày cụ thể, chi tiết nội dung Tờ trình; - Hai loại Tờ trình khơng độc lập: thường ban hành với văn hành khác thường có tên Kế hoạch, Đề án, Chương trình Phương án Nội dung chi tiết vấn đề cần trình thể văn kèm theo b Kỹ thuật soạn thảo tờ trình 212 - Về thể thức: tuân thủ trình bày thành phần thể thức theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Về nội dung: chất tờ trình dùng để thuyết minh, giải thích với cấp đề xuất có tính chất phức tạp, xin cấp phê duyệt nên mặt nội dung tờ trình khơng cung cấp thơng tin vai trị cơng văn trao đổi, mà cịn có chức trình bày, lập luận, diễn giải vấn đề phương án, giải pháp tổ chức thực mang tính khả thi; kiến nghị cần phải rõ ràng, cụ thể hợp lý; người viết tờ trình cần phân tích thực tế để người duyệt nhận thấy rõ tính cấp thiết vấn đề - Kết cấu Tờ trình gồm phần: + Phần mở đầu: Nhận định tình hình, phân tích mặt tích cực tình hình để làm sở cho việc đề xuất vấn đề mới; phân tích thực tế để thấy tính cần kíp đề xuất; + Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, dự kiến vấn đề nảy sinh quanh đề nghị áp dụng; nêu khó khăn, thuận lợi biện pháp khắc phục Phần trình bày phương án Luận điểm luận chứng trình bày cần cụ thể, nêu rõ việc số liệu xác minh để làm tăng sức thuyết phục đề xuất; + Phần kết thúc: Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị mới; đề nghị cấp xem xét chấp thuận đề xuất để sớm triển khai thực Có thể nêu phương án dự phịng cần thiết CÂU HỎI ƠN TẬP VÀ THẢO LUẬN Nêu khái niệm phân tích đặc điểm văn quản lý nhà nước? Cho ví dụ minh họa Kể tên nhóm văn hệ thống văn quản lý nhà nước có quan, đơn vị nơi học viên cơng tác? Cho ví dụ minh họa Bằng ví dụ cụ thể, phân tích yêu cầu sử dụng ngôn ngữ văn quản lý nhà nước có quan, đơn vị nơi học viên cơng tác? Cho ví dụ minh họa Nêu phân tích yêu cầu thể thức văn quản lý nhà nước có quan, đơn vị nơi học viên công tác? Cho ví dụ minh họa Trình bày quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước có quan, đơn vị nơi học viên cơng tác? Cho ví dụ minh họa TÀI LIỆU THAM KHẢO - Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 - Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 22/6/2016 Chính phủ quy định chi tiết số biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật - Nghị số 351/2017/UBTVQH14 ngày 14/3/2017 Ủy ban Thường vụ Quốc hội quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước 213 - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nguyễn Thị Hà cộng sự: Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành nhà nước cho cán công chức xã, phường, thị trấn, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2013 - Đồng Thị Thanh Phương: Soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ NXB Tổng hợp, 2011 - Nguyễn Minh Phương: Quản lý giải văn quan, tổ chức NXB Chính trị Quốc gia, 2014 - Văn Tất Thu: Văn công tác văn quan nhà nước, NXB Chính trị Quốc gia, 2013 214 ... Hạnh phúc Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn yếu tố xác định chủ thể ban hành văn quan cấp trực tiếp chủ thể ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày vị... đích VBQLNN ban hành phải hướng tới mục đích định Mục đích cao ban hành văn quản lý nhà nước nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội, quan hệ nội tổ chức giải công vụ phạm vi quản lý quan ban 193... TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Khái niệm quy trình xây dựng ban hành văn Quy trình xây dựng ban hành văn trình tự bước mà quan, tổ chức phải tiến hành trình soạn thảo, ban hành văn nhằm đảm