Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một loại văn bản có tính đặc thù cao so với các loại văn bản khác.Với hệ thống văn bản này, tất cả những yếu tố cấu thành và liên quan như chủ th[r]
(1)Chuyên đề 14
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
1 KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1.1 Văn
Hoạt động giao tiếp nhân loại thực chủ yếu ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp thực từ buổi đầu xã hội loài người Với đời chữ viết, người thưc không gian cách biệt qua nhiều hệ Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ ln ln được thực qua q trình phát nhận ngơn
Hiện có nhiều quan niệm khác văn bản:
- Quan niệm 1: “Văn loại tài liệu hình thành hoạt động khác đời sống xã hội”;
- Quan niệm 2: Quan niệm nhà ngôn ngữ: “Văn chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm tập hợp câu có đầu đề, có tính qn chủ đề, trọn vẹn nội dung, tổ chức theo kết cấu chặt chẽ”;
- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng nhà nghiên cứu hành chính: “Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu ngôn ngữ định”
1.2 Văn quản lý nhà nước
Văn quản lý nhà nước (VBQLNN) định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhà nước đảm bảo thi hành hình thức khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân
1.3 Văn quản lý hành nhà nước
(2)2 PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 2.1 Văn quy phạm pháp luật
Văn quy phạm pháp luật (QPPL) văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội Nhà nước đảm bảo thực hiện
Hệ thống văn quy phạm pháp luật bao gồm: + Hiến pháp, luật, nghị Quốc hội
+ Pháp lệnh, nghị Uỷ ban Thường vụ Quốc hội + Lệnh, định Chủ tịch nước
+ Nghị định Chính phủ
+ Quyết định Thủ tướng Chính phủ
+ Nghị Hội đồng Thẩm phán Tồ án nhân dân tối cao, Thơng tư Chánh án Toà án nhân dân tối cao
+ Thông tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao + Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang + Quyết định Tổng Kiểm toán Nhà nước
+ Nghị liên tịch Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Chính phủ với quan trung ương tổ chức trị - xã hội
+ Thông tư liên tịch Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang
+ Nghị Hội đồng nhân dân cấp + Quyết định, Chỉ thị Ủy ban nhân dân cấp 2.2 Văn hành
2.2.1 Văn hành thông thường
(3)Văn hành thơng thường loại văn hình thành hoạt động quản lý nhà nước, sử dụng giải cơng việc có tính chất hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo…
Các loại văn hành + Cơng văn
+ Thông cáo + Thông báo + Báo cáo + Tờ trình + Biên + Dự án, đề án
+ Kế hoạch, chương trình + Diễn văn
+ Công điện
+ Các loại giấy (giấy mời, giấy đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép,…)
+ Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,…)
2.2.2 Văn hành cá biệt
Văn hành cá biệt định quản lý hành thành văn mang tính áp dụng pháp luật quan, cơng chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm đưa quy tắc xử riêng áp dụng lần một nhóm đối tượng cụ thể, rõ
Các loại văn hành cá biệt:
+ Lệnh: hình thức văn chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp
+ Nghị quyết: hình thức văn tập thể chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp
+ Nghị định quy định cụ thể tổ chức, địa giới hành thuộc thẩm quyền Chính phủ
+ Quyết định hình thức văn chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp
(4)+ Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy,… có tính chất nội Đây loại văn ban hành văn khác, trình bày vấn đề có liên quan đến quy định hoạt động quan, tổ chức định
2.3 Văn chuyên môn - kỹ thuật
Đây văn mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành số quan nhà nước định theo quy định pháp luật Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng loại văn phải tuân thủ theo mẫu quy định quan nói trên, khơng tùy tiện thay đổi nội dung hình thức văn mẫu hóa
Văn chun mơn hình thành số lĩnh vực cụ thể quản lý nhà nước tài chính, ngân hàng, giáo dục văn hình thành quan tư pháp bảo vệ pháp luật Các loại văn nhằm giúp cho quan chuyên môn thực số chức uỷ quyền, giúp thống quản lý hoạt động chuyên môn Những quan không nhà nước uỷ quyền không phép ban hành văn
Văn kỹ thuật văn hình thành số lĩnh vực kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thuỷ văn Đó vẽ phê duyệt, nghiệm thu đưa vào áp dụng thực tế đời sống xã hội Các văn có giá trị pháp lý để quản lý hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật
YÊU CẦU CHUNG VỀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 3.1 Yêu cầu chung nội dung văn
Văn quản lý hành nhà nước hình thức hiệu lực pháp lý khác có giá trị truyền đạt thơng tin quản lý, phản ánh thể quyền lực nhà nước, điều chỉnh quan hệ xã hội, tác động đến quyền, lợi ích cá nhân, tập thể, nhà nước Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý, văn quản lý hành nhà nước cần đảm bảo yêu cầu nội dung sau:
3.1.1 Tính mục đích
Để đạt yêu cầu tính mục đích, soạn thảo văn cần xác định rõ:
- Sự cần thiết mục đích ban hành văn bản; - Mức độ, phạm vi điều chỉnh;
- Tính phục vụ trị:
(5)3.1.2 Tính cơng quyền
- Văn phản ánh thể quyền lực nhà nước mức độ khác nhau, đảm bảo sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực mình, truyền đạt ý chí quan nhà nước tới nhân dân chủ thể pháp luật khác;
- Tính cưỡng chế, bắt buộc thực mức độ khác văn bản, tức văn thể quyền lực nhà nước;
- Nội dung văn QPPL phải trình bày dạng các QPPL: giả định - quy định; giả định - chế tài;
- Để đảm bảo có tính cơng quyền, văn phải có nội dung hợp pháp, ban hành theo hình thức trình tự pháp luật quy định
3.1.3 Tính khoa học
Một văn có tính khoa học phải bảo đảm:
- Các quy định đưa phải có sở khoa học, phù hợp với quy luật phát triển khách quan tự nhiên xã hội, dựa thành tựu phát triển khoa học - kỹ thuật;
- Có đủ lượng thông tin quy phạm thông tin thực tế cần thiết;
- Các thông tin sử dụng để đưa vào văn phải xử lý đảm bảo xác, cụ thể;
- Bảo đảm logic nội dung, quán chủ đề, bố cục chặt chẽ; - Sử dụng tốt ngơn ngữ hành - cơng cụ chuẩn mực;
- Đảm bảo tính hệ thống (tính thống nhất) văn Nội dung văn phải phận cấu thành hữu hệ thống văn quản lý nhà nước nói chung, khơng có trùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo văn hệ thống văn bản;
- Nội dung văn phải có tính dự báo cao;
- Nội dung cần hướng tới quốc tế hóa mức độ thích hợp 3.1.4 Tính đại chúng
- Văn phải phản ánh ý chí, nguyện vọng đáng bảo vệ quyền, lợi ích tầng lớp nhân dân;
- Văn phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với đối tượng thi hành
3.1.5 Tính khả thi
(6)các nội dung văn thi hành đầy đủ nhanh chóng, văn phải hội đủ điều kiện sau:
- Nội dung văn phải đưa yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa phù hợp với trình độ, lực, khả vật chất chủ thể thi hành;
- Khi quy định quyền cho chủ thể phải kèm theo điều kiện bảo đảm thực quyền đó;
- Phải nắm vững điều kiện, khả mặt đối tượng thực văn nhằm xác lập trách nhiệm họ văn cụ thể
3.1.5 Tính pháp lý
Văn quản lý hành nhà nước phải bảo đảm sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực mình, truyền đạt ý chí quan nhà nước tới nhân dân chủ thể pháp luật khác Văn đảm bảo tính pháp lý khi:
a Nội dung điều chỉnh thẩm quyền luật định
- Mỗi quan phép ban hành văn đề cập đến vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động
- Thẩm quyền quan hành nhà nước quy định nhiều văn quy phạm pháp luật Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân, nghị định Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang bộ, nghị định Chính phủ …
b Nội dung văn phù hợp với quy định pháp luật hành Xuất phát từ vị trí trị, pháp lý quan nhà nước cấu quyền lực nhà nước, máy nhà nước hệ thống thứ bậc thống nhất, vậy, văn quan nhà nước ban hành phải tạo thành hệ thống, thống có thứ bậc hiệu lực pháp lý Điều thể điểm sau:
- Văn quan quản lý hành ban hành sở Hiến pháp, luật;
- Văn quan quản lý hành ban hành phải phù hợp với văn quan quyền lực nhà nước cấp;
- Văn quan cấp ban hành phải phù hợp với văn quan cấp trên;
- Văn quan quản lý hành có thẩm quyền chuyên môn phải phù hợp với văn quan quản lý hành có thẩm quyền chung cấp ban hành;
(7)- Văn phải phù hợp với điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết tham gia
c Nội dung văn phải phù hợp với tính chất pháp lý nhóm trong hệ thống văn
- Mỗi văn hệ thống chia thành nhiều loại, theo hiệu lực pháp lý, loại có tính chất pháp lý khác nhau, khơng sử dụng thay cho nhau;
- Khi ban hành văn cá biệt, văn chuyên ngành phải dựa sở văn quy phạm pháp luật; văn hành thơng thường khơng trái với văn cá biệt văn quy phạm pháp luật Để sửa đổi, bổ sung thay văn phải thể văn có tính chất hiệu lực pháp lý cao tương ứng
d Văn phải ban hành pháp lý, thể - Có cho việc ban hành;
- Những pháp lý có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban hành;
- Cơ quan, thủ trưởng đơn vị trình dự thảo văn có thẩm quyền xây dựng dự thảo trình theo quy định pháp luật
3.2 Yêu cầu ngôn ngữ văn
3.2.1 Phong cách ngôn ngữ văn QLNN a Khái niệm phong cách ngôn ngữ
Việc sử dụng ngôn ngữ phần quan trọng yếu tố cấu thành chất lượng văn quản lý hành nhà nước Soạn thảo văn quản lý đòi hỏi phải biết lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ Khi soạn thảo văn bản, xử lý thông tin ngôn ngữ cần xem giai đoạn có tầm quan trọng đặc biệt Trong vấn đề này, nắm vững phong cách văn hành vận dụng chúng cách thích hợp điều kiện thiết yếu
Ngôn ngữ công cụ giao tiếp chủ yếu người hệ thống tín hiệu đặc biệt - phong phú, đa dạng tinh tế
(8)Do đó, hiểu phong cách ngơn ngữ khuôn mẫu hoạt động ngôn ngữ hình thành từ thói quen lựa chọn sử dụng ngơn ngữ có tính chất truyền thống, tính chất chuẩn mực xã hội, việc xây dựng lớp văn bản tiêu biểu
b Các phong cách ngôn ngữ tiếng Việt
Các phong cách ngôn ngữ tiếng Việt: - Phong cách ngôn ngữ khoa học;
- Phong cách ngơn ngữ báo chí; - Phong cách ngơn ngữ luận;
- Phong cách ngơn ngữ hành - công vụ; - Phong cách ngôn ngữ văn chương;
- Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt
Trong phong cách kể trên, phong cách ngôn ngữ hành - cơng vụ (hay cịn gọi phong cách ngơn ngữ hành chính) khn mẫu để xây dựng văn quản lý nói chung có văn quản lý nhà nước Nói cách khác, ngơn ngữ văn quản lý nhà nước thuộc phong cách ngôn ngữ hành
c Đặc trưng ngơn ngữ văn quản lý nhà nước
Ngôn ngữ văn quản lý nhà nước phải đảm bảo phản ánh nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ vấn đề, không để người đọc, người nghe khơng hiểu hiểu nhầm, hiểu sai Do đó, ngơn ngữ văn quản lý nhà nước có đặc điểm sau:
- Tính xác, rõ ràng
+ Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, tả, dùng từ, đặt câu…);
+ Thể nội dung mà văn muốn truyền đạt;
+ Tạo cho tất đối tượng tiếp nhận có cách hiểu theo nghĩa nhất;
+ Đảm bảo tính logic, chặt chẽ;
+ Phù hợp với loại văn hồn cảnh giao tiếp - Tính phổ thông đại chúng
Văn phải viết ngôn ngữ dễ hiểu, tức ngôn ngữ phổ thông, yếu tố ngôn ngữ nước ngồi Việt hóa tối ưu
(9)Việc lựa chọn ngơn ngữ q trình soạn thảo văn hành việc quan trọng Cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, tránh dùng ngôn ngữ cầu kỳ, tránh sử dụng ngôn ngữ diễn đạt suồng sã
- Tính khn mẫu
Khác với phong cách ngôn ngữ khác, ngơn ngữ văn thuộc phong cách hành có tính khn mẫu mức độ cao Văn cần trình bày, xếp bố cục nội dung theo khn mẫu có sẵn cần điền nội dung cần thiết vào chỗ trống Tính khn mẫu đảm bảo cho thống nhất, tính khoa học tính văn hóa cơng văn giấy tờ
Tính khn mẫu thể việc sử dụng từ ngữ hành - cơng vụ, qn ngữ kiểu: “Căn vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu trách nhiệm thi hành … này”…, thông qua việc lặp lại từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn có sẵn,… Tính khn mẫu văn giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý lưu trữ theo kỹ thuật đại
- Tính khách quan
Nội dung văn phải trình bày trực tiếp, khơng thiên vị, lẽ loại văn tiếng nói quyền lực nhà nước khơng phải tiếng nói riêng cá nhân, văn giao cho cá nhân soạn thảo Là người phát ngôn cho quan, tổ chức công quyền, cá nhân không tự ý đưa quan điểm riêng vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh quan trình bày ý chí nhà nước Chính vậy, cách hành văn biểu cảm thể tình cảm, quan điểm cá nhân khơng phù hợp với văn phong hành - cơng vụ Tính khách quan, phi cá nhân văn gắn liền với chuẩn mực, kỉ cương, vị thế, tơn ti mang tính hệ thống quan nhà nước, có nghĩa tính chất quy định chuẩn mực pháp lý
Tính khách quan làm cho văn có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với luận xác làm cho văn có sức thuyết phục cao, đạt hiệu cơng tác quản lý nhà nước
- Tính trang trọng, lịch
Văn quản lý nhà nước tiếng nói quan cơng quyền, nên phải thể tính trang trọng, uy nghiêm Lời văn trang trọng thể tôn trọng với chủ thể thi hành, làm tăng uy tín cá nhân, tập thể ban hành văn
Hơn nữa, văn phản ánh trình độ văn minh quản lý dân tộc, đất nước Muốn quy phạm pháp luật, định hành vào ý thức người dân, dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc, văn có chức truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà nước Đặc tính cần (và phải được) trì văn kỷ luật
(10)3.3 Yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn
Thể thức văn tồn yếu tố thơng tin cấu thành văn nhằm bảo đảm cho văn có hiệu lực pháp lý sử dụng thuận lợi trình hoạt động quan Có yếu tố mà thiếu chúng, văn không hợp thức
Thể thức đối tượng chủ yếu nghiên cứu tiêu chuẩn hóa văn Nói cách khác, xem xét yêu cầu để làm cho văn soạn thảo cách khoa học, thống đối tượng trước hết quan tâm phận tạo thành văn Ngồi việc nghiên cứu hình thức văn việc nghiên cứu kết cấu văn bản, nội dung thông tin yếu tố văn mối quan hệ chúng với nhau, với mục tiêu sử dụng văn vô quan trọng Tất yếu tố có khả làm tăng lên hay hạ thấp giá trị văn thực tế
Văn quản lý hành nhà nước loại văn có tính đặc thù cao so với loại văn khác.Với hệ thống văn này, tất yếu tố cấu thành liên quan chủ thể ban hành, quy trình soạn thảo, nội dung, đặc biệt hình thức hay nhiều phải tn theo khuôn mẫu định Một phương diện phạm trù hình thức văn quản lý hành nhà nước thể thức văn
3.3.1 Khái niệm thể thức văn
Theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ thể thức kỹ thuật trình bày văn phần quy định chung Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, thể thức văn quan niệm tập hợp các thành phần cấu tạo văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng đối với loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể đối với số loại văn định
Trong thực tế công tác văn quan, tổ chức, thể thức văn thường hiểu tập hợp thành phần (yếu tố) cấu thành văn thiết lập, trình bày thành phần theo quy định pháp luật hiện hành
Cách quan niệm phổ biến tính đầy đủ, cụ thể hàm chứa yêu cầu cập nhật tạo điều kiện thuận lợi cho người soạn thảo văn việc đáp ứng yêu cầu thể thức hệ thống văn xây dựng ban hành
3.3.2 Các thành phần thể thức
Theo quy định nay, thể thức văn quản lý hành bao gồm hai loại thành phần thể thức: