HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC

CÔNG TY TNHH VIETSOFT HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC Hưng Yên - 2017 Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) MỤC LỤC PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT I.1 Ngơn ngữ lập trình I.2 Yêu cầu phần cứng I.3 Hướng dẫn cài đặt PHẦN II: HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP VÀ GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Đăng nhập chương trình Giới thiệu tổng quan PHẦN III: QUY TRÌNH TĨM TẮT NHẬP DỮ LIỆU Khai báo hệ thống Khai báo tiến hành nhập danh mục cho hệ thống Quản lý thiết bị - đồ dùng dạy học In báo cáo Mô tả ràng buộc liệu hệ thống 10 PHẦN IV HƯỚNG DẪN CÁC CHỨC NĂNG TRONG HỆ THỐNG 11 MENU HỆ THỐNG 11 1.1 Thiết lập tham số hệ thống 11 1.2 Quản lý người dùng 12 1.3 Thiết lập lại giá trị khởi tạo mã cá biệt 13 1.4 Sao lưu sở liệu 13 1.5 Phục hồi sở liệu 13 1.6 Xóa sở liệu 14 MENU KHAI BÁO 15 2.1 Danh mục chung 15 2.2 Danh mục thiết bị dạy học theo chuẩn Bộ GD & ĐT 16 2.3 Danh mục thiết bị dạy học trường 18 2.4 Đơn vị tính 19 Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) 2.5 Nhập danh mục thiết bị dạy học từ Excel 20 2.6 Danh sách giáo viên 20 DANH MỤC THIẾT BỊ 22 3.1 Nhập tăng thiết bị dạy học 22 3.2 Nhập tăng thiết bị dạy học theo phòng học chức 26 3.3 Theo dõi sử dụng, điều chuyển thiết bị 26 3.4 Ghi nhận thiết bị dạy học hỏng 28 3.5 Báo thiết bị dạy học 29 3.6 Đề nghị - Dự toán (gồm mục) 30 3.7 Sửa chữa thiết bị dạy học 32 3.8 Thanh lý thiết bị dạy học 33 MENU MƯỢN TRẢ 34 4.1 Lịch mượn phòng chức 34 4.2 Giáo viên mượn trả thiết bị dạy học 36 4.3 Xem nhật ký mượn trả thiết bị dạy học 38 BÁO CÁO 39 5.1 Thống kê & Báo cáo 39 5.2 Báo cáo Sở 43 TRA CỨU 43 6.1 Tìm kiếm thiết bị dạy học 43 6.2 Tìm kiếm mượn trả thiết bị dạy học 46 TRỢ GIÚP 47 Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT I.1 Ngơn ngữ lập trình Hệ thống xây dựng tảng ASP.NET với ngôn ngữ C# Cơ sở liệu hệ thống sử dụng Microsoft SQL Server 2014 I.2 Yêu cầu phần cứng + CPU: P.IV trở lên + RAM: 512 MB + Đĩa cứng (ổ C: ): Tối thiểu trống 2Gb + Hệ điều hành: Windows, thấp Service Pack I.3 Hướng dẫn cài đặt Xem tài liệu cài đặt riêng Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) PHẦN II: HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP VÀ GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Đăng nhập chương trình Bước 1: Chọn trường học mà bạn cần quản lý thiết bị Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống với: Tên đăng nhập: admin Mật khẩu: 12345 - Ghi nhớ đăng nhập ngày: người sử dụng (sau viết tắt NSD) tích chọn mật lưu trữ, lần sau khơng phải khai báo lại vịng ngày Ngược lại, lần đăng nhập phải khai báo tên đăng nhập mật - Sau khai báo thông tin đầy đủ, NSD nhấn nút Enter chương trình thức hoạt động Màn hình chương trình: phím Cơng ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) Giao diện Website Quản lý thiết bị trường học Giới thiệu tổng quan Giao diện website chia làm 03 phần chính: menu chương trình, trạng thái phần hiển thị Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) A Bên trái Menu chứa modul chương trình: + Home: gồm Thống kê chung số lượng loại thiết bị theo kho, phòng chức năng, môn học,…; thống kê giáo viên mượn trả thiết bị dạy học, giáo viên mượn nhiều nhất, giáo viên mượn hạn,… + Hệ thống: gồm chức thiết lập tham số hệ thống, quản lý người dùng, thiết lập lại giá trị khởi tạo mã cá biệt, lưu sở liệu, phục hồi sở liệu xóa sở liệu + Khai báo: chức liên quan đến việc cập nhật, bổ sung, điều chỉnh danh mục NSD phép chỉnh sửa thêm danh mục, nhiên, bảng danh mục phần chuẩn hóa trước đưa chương trình vào sử dụng nên NSD khơng nên điều chỉnh thông tin phần + Thiết bị: Cho phép NSD thực chức nhập tăng thiết bị vào kho vào phòng học chức năng, theo dõi sử dụng, điều chuyển thiết bị, ghi nhận thiết bị hỏng, báo thiết bị, lý, theo dõi sửa chữa thiết bị lập phiếu đề nghị dự toán… + Mượn trả: Là chức liên quan đến việc mượn trả phòng học chức năng, mượn trả thiết bị dạy học giáo viên nhật ký mượn trả thiết bị … + Báo cáo: chức tạo báo cáo từ liệu đăng nhập vào chương trình, bao gồm: Sổ sách thiết bị, Báo cáo thiết bị, Thống kê thiết bị… + 7.Tra Cứu: chức hỗ trợ NSD việc tra cứu thông tin thiết bị (theo tên thiết bị, theo ký hiệu thiết bị…), tìm kiếm mượn trả thiết bị dạy học theo tên giáo viên, tổ môn… Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) + 8.Trợ giúp: chức hỗ trợ NSD suốt trình làm việc với chương trình Tình trạng chương trình giúp tìm lỗi chương trình Trợ giúp trực tuyến giúp người dùng hiểu thêm chức cần thông tin chương trình giúp xác định phiên chương trình sử dụng B Ở phía Website trạng thái (H1): Gồm tên đơn vị sử dụng thông tin cá nhân người sử dụng tên đăng nhập, quyền hạn, trạng thái hoạt động, Người dùng đổi mật đăng xuất tài khoản (H2) H1 H2 C Ở hình hiển thị website Tất chức mà người dùng thực hiển thị phần website Cơng ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) PHẦN III: QUY TRÌNH TĨM TẮT NHẬP DỮ LIỆU Khai báo hệ thống a) Thiết lập tham số hệ thống b) Quản lý người dùng c) Thiết lập lại giá trị khởi tạo mã cá biệt d) Sao lưu sở liệu e) Phục hồi sở liệu f) Xóa sở liệu Khai báo tiến hành nhập danh mục cho hệ thống a) Danh mục Nguồn vốn nhập nguồn vốn dùng để mua TSCĐ thiết bị, đồ dùng dạy học b) Danh mục lý tăng, lý giảm trang thiết bị c) Danh mục phân nhóm thiết bị dạy học, danh mục đơn vị tính cho thiết bị d) Danh mục trang thiết bị dạy học tối thiểu quy chuẩn Bộ giáo dục cho cấp học, lớp học e) Danh mục phòng học chức Nhập tên phòng chức trường f) Danh mục tổ chuyên môn Nhập tên tổ chuyên môn trường g) Danh mục giáo viên Nhập liệu toàn Giáo viên trường (Họ tên, ngày sinh, giới tính, Tổ CM …) Quản lý thiết bị - đồ dùng dạy học a) Nhập thiết bị dạy học: nhập thông tin nơi sử dụng thiết bị (Nhà học, phịng ban ) tiến hành nhập thơng tin thiết bị dạy học b) Giáo viên đăng ký lịch mượn, trả phòng học chức mượn, trả thiết bị dạy học c) Đánh dấu thiết bị đồ dùng bị hỏng để đánh đấu thiết bị hỏng d) Thanh lý thiết bị, đồ dùng để lý thiết bị hỏng In báo cáo Các mục báo cáo, thống kê hệ thống tự động tổng hợp, người sử dụng cần chọn lựa mục cần xem thông tin kết xuất excel Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) Mô tả ràng buộc liệu hệ thống a) Theo dõi sử dụng, điều chuyển thiết bị Thiết bị chuyển từ mơn qua mơn khác Hoặc từ phịng học chức vào kho thiết bị nhà trường ngược lại ➢ Vậy chuyển thiết bị xong in báo cáo thiết bị phải kho mã NSD chuyển ➢ Đồng thời thêm mẫu giấy ký xác nhận: Ai người điều chuyển chuyển cho nhận thiết bị sau điều chuyển Thêm mẫu giấy xác nhận điều chuyển chi tiết thiết bị b) Ghi nhận thiết bị dạy học hỏng ➢ Những thiết bị hỏng hóc cần ghi nhận hỏng để đề nghị sửa chữa lý chúng ➢ Chức giúp ghi nhận thiết bị làm hỏng, phát hiện, xử lý, nguyên nhân hỏng,… c) Chức ghi giảm thiết bị dạy học Những thiết bị hỏng – không sử dụng khơng sửa chữa chờ lý thị toàn chức d) Đề nghị - Dự tốn NSD lập phiếu đề nghị cấp trang thiết bị chức Lập phiếu đề nghị cấp trang bị Những thiết bị báo hỏng menu hiển thị mã cá biệt chức Lập phiếu đề nghị sửa chữa Lập phiếu đề nghị lý Những thiết bị lập phiếu đề nghị sửa chữa ghi nhận sửa chữa chức Sửa chữa thiết bị dạy học Còn thiết bị lập phiếu đề nghị lý ghi nhận lý chức Thanh lý thiết bị dạy học e) Chức báo cáo khấu hao thiết bị Chỉ cần có mục chọn thiết bị trường, có tên thiết bị, số lượng, đơn giá, ngày nhập thiết bị, nơi nhập, số chứng từ, năm nhập…Sau có cột năm thực tính khấu hao, cột nhập giá trị khấu hao để động cho NSD tự nhập giá trị 10 Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) NSD điền đủ thông tin cần thiết vào giao diện (H2) nhấn nút Ghi vào CSDL Như NSD thực việc sửa chữa thiết bị dạy học 3.8 Thanh lý thiết bị dạy học H2 Mục đích: Thanh lý thiết bị dạy học Cách thức: NSD chọn chức menu Thiết bị/ Thanh lý thiết bị dạy học Màn hình xuất sau: H1 NSD chọn nút Báo lý (ở hình H1), hiển thị giao diện sau: 33 Cơng ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) H2 NSD thực bước giao diện hướng dẫn (hình H2), sau nhấn nút Lưu CSDL Như NSD thực xong việc ghi nhận lý thiết bị dạy học MENU MƯỢN TRẢ 4.1 Lịch mượn phịng chức Mục đích: Ghi nhận giáo viên đăng ký sử dụng phòng học chuyên dụng (phòng học chức năng), ví dụ phịng học Ngoại ngữ, phịng thí nghiệm Cách thức: Người sử dụng nhấn chọn chức menu Mượn trả/Lịch mượn phòng chức năng, hình giao diện có dạng sau: 34 Cơng ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) H1 Thao tác đăng ký mượn phòng học chức sau: B1 NSD chọn phòng học chức buổi học hộp chọn (hình H1) B2 NSD chọn khoảng thời gian cần theo dõi: cho phép chọn tối đa tuần, khoảng mốc thời gian “Tới ngày” luôn ngày cuối tuần tuần thời tính từ thời điểm “Từ ngày” (hình H1) B3 NSD nhấn nút Làm tươi lịch để làm liệu B4 Chọn ô tương ứng với tiết thứ mà giáo viên muốn mượn phòng học Sau đó, NSD nhấn phải chuột, chọn Đăng ký sử dụng, Hủy đăng ký, Thay đổi nội dung (hình H2) H2 35 Cơng ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) • Đăng ký sử dụng phịng học chức năng: Chọn chức Đăng ký phòng học, menu ngữ cảnh Giao diện nhập đăng ký phòng học sau: H3 NSD ghi nhận thông tin tiết học đăng ký, chọn Thêm để hoàn thành việc đăng ký phịng học chức (hình H3) • NSD thực chức Huỷ đăng ký phòng, Thay đổi nội dung, Trả phòng, cách di chuyển trỏ vào thời khóa biểu, tương ứng với tiết học tuần, nhấn chuột phải chọn chức menu ngữ cảnh tương ứng 4.2 Giáo viên mượn trả thiết bị dạy học Mục đích: Ghi nhận việc giáo viên đăng ký mượn - trả thiết bị Cách thức: NSD chọn chức menu Mượn trả/ Giáo viên mượn trả thiết bị dạy học Hiển thị giao diện sau: 36 Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) H1 NSD nhấn nút Mượn TBDH (ở hình H1) đề thực mượn thiết bị dạy học Hiển thị giao diện sau: H2 NSD thực bước hướng dẫn giao diện, sau nhấn nút Ghi vào CSDL (ở hình H2) để lưu lại thơng tin Như NSD thực xong việc mượn thiết bị dạy học Ngồi NSD thực số thao tác khác giao diện hình H1 sau: 37 Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) - NSD nhấn nút dịng tương ứng để hủy mượn - NSD nhấn nút dịng tương ứng để trả thiết bị dạy học mượn - NSD nhấn nút dịng tương ứng để kết xuất phiếu mượn - NSD gia hạn mượn cho giáo viên mượn thiết bị dạy học nhấn nút ,với điều kiện NSD phải điền đủ thông tin vào sau: H3 - NSD báo TBDH – nhấn nút nhấn nút , báo hỏng TBDH – với điều kiện phải điền đủ thơng tin vào hình H3 4.3 Xem nhật ký mượn trả thiết bị dạy học Mục đích: Xem nhật ký số lần mượn trả giáo viên, thiết bị… Cách thức: NSD chọn chức menu Mượn trả\Xem nhật ký mượn trả thiết bị dạy học Tại NSD lọc thiết bị mượn, trả theo Ngày mượn, Ngày trả,… Bước 1: NSD chọn Theo ngày mượn Theo ngày trả từ… Bước 2: NSD chọn Tổ Bước 3: Chọn Giáo viên Bước 4: Nhấn nút Liệt kê Chú ý: Chức lọc danh sách theo tổ, giáo viên, 38 Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) BÁO CÁO 5.1 Thống kê & Báo cáo Mục đích: Cho phép NSD xuất mẫu sổ sách, thống kê, báo cáo dùng quản lý Thiết bị cấp trường Cách thức: NSD lựa chọn biểu mẫu cần xuất (Các mẫu sổ sách thiết bị, mẫu thống kê hay mẫu báo cáo) Để in ấn biểu mẫu sổ sách, thống kê, báo cáo nào, NSD cần chọn vào mục sổ sách, thống kê báo cáo cần lập, chọn tham số thời gian, điều kiện lập báo cáo (nếu cần) Cuối NSD nhấn nút Kết xuất Excel để tải báo cáo dạng file excel máy tính, NSD dễ dàng in báo cáo 39 Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) 5.1.1 Sổ sách bìa sổ H1 a) Sổ theo dõi sử dụng thiết bị Khi NSD nhấn chọn vào mục hiển thị giao diện hình H1: NSD chọn thơng tin phù hợp với báo cáo mà muốn in (có thể xem theo ngày mượn ngày trả), sau nhấn OK để hồn tất (hình H1) Kết file excel kết xuất : 40 Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) b) Sổ theo dõi nhập thiết bị NSD cần chọn khoảng thời gian lập báo cáo điều kiện lập báo cáo (nếu có) để kết xuất báo cáo theo u cầu (Hình H1) Sau NSD nhấn nút để xuất báo cáo Excel Hệ thống tự động tải máy tính NSD tệp báo cáo (Hình H2) Chú ý: Tất báo cáo sau thực tương tự thao tác H1 H2 c) Sổ theo dõi sửa chữa thiết bị d) Sổ theo dõi thiết bị hư hỏng e) Sổ theo dõi thiết bị báo f) Sổ theo dõi lý thiết bị g) Bìa sổ 41 Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) 5.1.2 Thống kê * Mẫu chi tiết gồm có: * Mẫu tổng hợp gồm có: 5.1.3 Báo cáo thiết bị 42 Cơng ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) 5.2 Báo cáo Sở Mục đích: Cho phép NSD xuất mẫu sổ sách, thống kê, báo cáo dùng quản lý Thiết bị cấp trường lên Sở GD & ĐT Cách thức: NSD lựa chọn biểu mẫu cần xuất (Các mẫu thống kê hay mẫu báo cáo) TRA CỨU Mục đích: Tìm kiếm thiết bị theo tiêu chí tìm kiếm: mơn học, ngày mượn, ngày trả, giáo viên mượn, tổ-bộ môn, Cách thức: NSD chọn chức menu Tra cứu 6.1 Tìm kiếm thiết bị dạy học 43 Cơng ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) NSD chọn hiển thị danh sách thiết bị theo môn học cách nhấn chọn Lựa chọn môn học, nhập thông tin tìm kiếm Tìm kiếm để chương trình tìm lọc danh sách thiết bị, trả danh sách kết thoả mãn điều kiện Chức dùng để tìm kiếm thiết bị, đồ dùng với lựa chọn như: phịng học, lớp, mơn học, nhóm thiết bị, tên thiết bị, tình hình sử dụng, giáo viên sử dụng • Tìm kiếm: tìm kiếm thiết bị, người sử dụng chọn thông tin cần tìm kiếm theo nơi sử dụng, lớp, mơn học, nhóm thiết bị, tên thiết bị, tình hình sử dụng, người sử dụng… Ví dụ kết tìm kiếm sau: • Xem chi tiết thiết bị: NSD xem thơng tin chi tiết thiết bị nhấn vào nút tương ứng Ví dụ kết xem chi tiết loại thiết bị sau: 44 Cơng ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) • Kết xuất Excel: in kết tìm kiếm file excel Ví dụ số file excel in sau: 45 Cơng ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) 6.2 Tìm kiếm mượn trả thiết bị dạy học NSD thực thao tác tương tự tìm kiếm thiết bị dạy học Ngồi ra, NSD nhập điều kiện lọc danh sách vào tương ứng (ở hình dưới) để lọc danh sách thiết bị dạy học theo yêu cầu 46 Công ty TNHH VietSoft (http://www.vietsoft.edu.vn/) TRỢ GIÚP Mục đích: Nhằm hỗ trợ NSD hiểu rõ chức chương trình trình làm việc Giúp NSD biết thông tin phiên chương trình sử dụng 47