QUY TẮC ỨNG XỬ SỐNG THEO GIÁ TRỊ CỦA CHÚNG TA

QUY TẮC ỨNG XỬ SỐNG THEO GIÁ TRỊ CỦA CHÚNG TA Quan tâm | Làm việc theo nhóm Tồn cầu | Khơng ngừng Cải thiện THƠNG ĐIỆP TỪ CHỦ TỊCH VÀ CEO Hành vi đạo đức, tảng lâu dài cho thành công chúng ta, chưa quan trọng Cùng với giá trị Quan tâm, Làm việc theo nhóm Tồn cầu Khơng ngừng Cải thiện, uy tín tinh thần trực Colgate nguồn sức mạnh lợi cạnh tranh Ngày nay, người tiêu dùng đòi hỏi hành vi đạo đức từ nhà sản xuất sản phẩm mà họ sử dụng Các nhà bán lẻ địi hỏi điều từ nhà cung cấp họ Và cổ đơng địi hỏi điều từ cơng ty mà họ đầu tư Vì vậy, phải địi hỏi có hành vi đạo đức Quy tắc Ứng xử dẫn lối cho thành viên Colgate 30 năm qua với nguyên tắc phản ánh giá trị đặt chuẩn mực cho hành vi đạo đức Mặc dù giá trị nguyên tắc giữ nguyên, Quy tắc Ứng xử cập nhật thường xun để đảm bảo phù hợp với hồn cảnh ln thay đổi hoạt động kinh doanh Là Thành viên Colgate, làm việc đâu giới, có trách nhiệm đảm bảo hành vi định tuân theo Quy tắc Ứng xử Là thành viên gia đình Colgate, việc bạn đọc, hiểu hoàn toàn tuân thủ Quy tắc Ứng xử quan trọng Điều để đảm bảo tất định nơi làm việc — định cá nhân ảnh hưởng đến công việc — phù hợp với trách nhiệm phải hành động với tinh thần trực chuẩn mực đạo đức cao Và Thành viên Colgate kỳ vọng “Lên tiếng”, thách thức hành vi xung đột với Quy tắc Ứng xử, sách luật áp dụng Thành viên Colgate tự hào kết kinh doanh biết kết quan trọng Nhưng cách đạt kết Cảm ơn bạn cam kết khơng lay chuyển bạn Công ty chúng ta, giá trị hành vi đạo đức vốn quan trọng cho thành công kinh doanh Noel Wallace Chủ tịch CEO Quy tắc Ứng xử năm 2019 MỤC LỤC Giới thiệu Quy tắc Ứng xử Các Câu hỏi Ra Quyết định Đạo đức GIÁ TRỊ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CHÚNG TA Sống theo Giá trị Chúng ta Quản lý Với Sự tôn trọng Trách nhiệm Chúng ta với Quy tắc Ứng xử CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA CHÚNG TA Mối quan hệ Chúng ta Với Nhau 12 Mối quan hệ Chúng ta Với Công ty 15 Mối quan hệ Chúng ta Với Hội đồng Quản trị 24 Mối quan hệ Chúng ta Với Doanh nghiệp Bên 25 Mối quan hệ Chúng ta Với Người tiêu dùng 28 Mối quan hệ Chúng ta Với Chính phủ Luật pháp 30 Mối quan hệ Chúng ta Với Xã hội 37 Mối quan hệ Chúng ta Với Môi trường 39 Mối quan hệ Chúng ta Với Cổ đông 41 Trách nhiệm Tuân thủ Chúng ta 42 LÊN TIẾNG Chúng ta Lên tiếng Để Báo cáo Lo ngại Quy tắc Ứng xử năm 2019 44 GIỚI THIỆU QUY TẮC ỨNG XỬ Quy tắc Ứng xử Colgate nguồn lực quan trọng để đảm bảo giao dịch kinh doanh hàng ngày thực với tinh thần trực Quy tắc Ứng xử truyền tải rõ ràng đến người cách thức để đạt kết kinh doanh quan trọng Quy tắc Ứng xử áp dụng cho tất thành viên Colgate, bao gồm giám đốc nhân viên Công Ty công ty Các đại lý nhà cung cấp phải tuân thủ yêu cầu việc tuân thủ Quy tắc Ứng xử cho Bên Thứ ba Colgate điều kiện để tiến hành kinh doanh với Colgate Mỗi nhân viên có trách nhiệm thể tinh thần trực làm gương cách tuân thủ Quy tắc Ứng xử, Ngun tắc đạo Thơng lệ Kinh doanh, sách Công ty luật pháp liên quan Bằng cách kết hợp toàn diện nguyên tắc đạo đức tinh thần trực vào mối quan hệ kinh doanh có việc định, chứng tỏ cam kết văn hóa thúc đẩy chuẩn mực đạo đức cao Nếu bạn có thắc mắc lo ngại cách diễn giải tuân thủ Quy tắc Ứng xử hay sách thủ tục liên quan Colgate, bạn nên thảo luận việc với người quản lý bạn, Phịng Nhân sự, Ban Pháp chế Tồn cầu Phịng Đạo đức Tn thủ Tồn cầu Chính sách thơng lệ Colgate trì chuẩn mực đạo đức cao tạo mơi trường làm việc khơng có hành vi khơng thích hợp trái pháp luật, người khuyến khích nói lên lo ngại với Cơng ty mà khơng sợ bị trả đũa Do đó, Colgate, khơng có khơng hành động trả đũa chống lại nhân viên, cựu nhân viên, đại lý bên thứ ba khiếu nại, báo cáo, tham gia hỗ trợ việc điều tra hành vi bị nghi ngờ vi phạm Quy tắc Ứng xử, sách Cơng ty pháp luật liên quan, trừ tố cáo đưa thông tin cung cấp bị phát cố ý sai lệch khơng có thiện ý Trong phạm vi tối đa có thể, Colgate giữ bí mật tất khiếu nại Tất tố cáo trả đũa điều tra, thích hợp, biện pháp kỷ luật áp dụng, lên đến bao gồm cho thơi việc Quy tắc Ứng xử có sẵn trực tuyến dịch sang bốn mươi ngôn ngữ Các thành viên Colgate phải đọc, hiểu tuân thủ Quy tắc Để củng cố cam kết chúng ta, thành viên Colgate đào tạo liên tục Quy tắc Ứng xử chứng nhận tuân thủ Quy tắc Ứng xử hàng năm Cách dễ để bảo đảm bạn tuân thủ Quy tắc vận dụng khả phán đoán tốt tìm kiếm hướng dẫn có thắc mắc Nếu bạn không chắn hành động cụ thể, tự hỏi điều sau đây: Quy tắc Ứng xử năm 2019 CÁC CÂU HỎI VỀ RA QUYẾT ĐỊNH ĐẠO ĐỨC HỎI: Tơi có quyền làm việc khơng? HỎI: Có phải tơi nêu gương tốt khơng? HỎI: Hành động có đắn khơng? ĐÁP: Có, Tiếp tục HỎI: Hành động có hợp pháp quán với giá trị, Quy tắc Ứng xử, Nguyên tắc đạo Thơng lệ Kinh doanh sách khác khơng? HỎI: Liệu tơi có cảm thấy tự hào báo cáo hành động với người mà tôn trọng không? Không, Xin vui lịng tham vấn Ban Pháp chế Tồn cầu Phịng Đạo đức Tuân thủ Toàn cầu HỎI: Hành động có củng cố uy tín Colgate cơng ty có đạo đức khơng? HỎI: Tơi có thể chuẩn mực đạo đức cao không? Quy tắc Ứng xử năm 2019 Giá trị Trách nhiệm Chúng ta Quy tắc Ứng xử năm 2019 SỐNG THEO GIÁ TRỊ CỦA CHÚNG TA Bằng cách sống theo giá trị Colgate Quan tâm, Làm việc theo nhóm Tồn cầu Khơng ngừng Cải thiện, tạo văn hóa mà người hành động theo nhóm, làm việc hướng tới mục tiêu chung Ba giá trị Colgate tồn tất mà làm QUAN TÂM Cơng ty ln quan tâm đến người: Thành viên Colgate, khách hàng, người tiêu dùng, cổ đông đối tác kinh doanh Công ty cam kết hành động với đồng cảm, trực, trung thực chuẩn mực đạo đức cao tất tình huống, lắng nghe người khác với tôn trọng đánh giá cao khác biệt Công ty cam kết bảo vệ mơi trường tồn cầu, củng cố cộng đồng nơi thành viên Colgate sống làm việc, tuân thủ tất luật quy định Quy tắc Ứng xử năm 2019 LÀM VIỆC THEO NHÓM TRÊN TỒN CẦU KHƠNG NGỪNG CẢI THIỆN Tất thành viên Colgate phần nhóm tồn cầu, cam kết làm việc xuyên suốt quốc gia tồn giới Chia sẻ ý tưởng, cơng nghệ tài cách để Công ty đạt trì tăng trưởng có lợi Colgate cam kết cải thiện ngày tất làm, với tư cách cá nhân tập thể Công ty thành công nhờ hiểu rõ kỳ vọng người tiêu dùng khách hàng làm việc không ngừng để đổi cải tiến sản phẩm, dịch vụ quy trình QUẢN LÝ VỚI SỰ TƠN TRỌNG Quản lý Với Sự tôn trọng cách mà thành viên Colgate thực giá trị Công ty Điều tạo môi trường nơi người cảm thấy thoải mái đưa đề xuất, chia sẻ ý tưởng đóng góp cho tổ chức Quản lý Với Sự tôn trọng phản ánh môi trường làm việc nơi người thực quan tâm đến làm việc hiệu để đạt tiềm tối đa Các nguyên tắc Quản lý Với Sự tôn trọng là: Quy tắc Ứng xử năm 2019 Giao tiếp Hiệu Đưa Tìm kiếm Phản hồi Đánh giá cao Đóng góp Độc đáo Thúc đẩy Làm việc theo nhóm Nêu Gương TRÁCH NHIỆM CỦA CHÚNG TA VỚI QUY TẮC ỨNG XỬ VAI TRÒ CỦA TẤT CẢ THÀNH VIÊN COLGATE: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ THÀNH VIÊN COLGATE: Sống theo Giá trị Colgate nguyên tắc Quản lý với Sự tơn trọng để trì văn hóa mạnh mẽ chúng ta, vốn dựa tinh thần trực, hành vi đạo đức cam kết làm điều đắn Chúng ta trông cậy người quản lý thành viên Colgate lãnh đạo có trách nhiệm cách làm gương định hợp lý Trách nhiệm bạn vai trò người quản lý thành viên Colgate bao gồm: Duy trì chuẩn mực đạo đức cao làm gương đạo đức Hãy gương tích cực với tác phong lãnh đạo phản ánh văn hóa quan tâm chúng ta, nguyên tắc Quản lý với Sự tôn trọng hành vi đạo đức Hiểu môi trường làm việc bạn; tuân thủ sách Colgate Quy tắc Ứng xử Yêu cầu thân đồng nghiệp có trách nhiệm cho hành vi đạo đức Thúc đẩy hành vi đạo đức cách Lên tiếng Thách thức hành vi mâu thuẫn với sách Colgate Quy tắc Ứng xử Nhấn mạnh tầm quan trọng giá trị đạo đức cam kết Công ty hành vi đạo đức Duy trì sách mở cửa thơng báo rõ ràng nhân viên cấp đến gặp bạn để báo cáo hành vi nghi sai trái Hiểu số nhân viên lo ngại bị trả đũa; củng cố chính sách khơng trả đũa Công ty Nếu bạn không chắn, hỏi tham vấn Người quản lý bạn, Phòng Nhân sự, Ban Pháp chế Tồn cầu, Phịng Đạo đức Tuân thủ người thích hợp để tư vấn Dự kiến tình khó xử đạo đức phát sinh khu vực trách nhiệm bạn Luôn quan sát lắng nghe Hãy nhớ: Việc bạn làm gương đạo đức quan trọng để trì uy tín Công ty Nếu bạn không chắn, hỏi tham vấn Người quản lý bạn, Phòng Nhân sự, Ban Pháp chế Tồn cầu, Phịng Đạo đức Tuân thủ người thích hợp để tư vấn Quy tắc Ứng xử năm 2019 Để có thêm thơng tin, vui lịng xem video trực tuyến Hướng dẫn cho Người quản lý Lên tiếng, có sẵn trang web Đạo đức Tuân thủ ourcolgate.com Ứng dụng Đạo đức Tuân thủ Duy trì Chuẩn mực Đạo đức Cao nhất: Học tập, Hành động, Lên tiếng Quy tắc Ứng xử năm 2019 10 Chính sách Colgate tất thông tin là: Cung cấp thông báo thích đáng trước thu thập liệu cá nhân; Có chấp thuận tự nguyện trường hợp pháp luật hành yêu cầu; Chỉ thu thập, xử lý, sử dụng lưu giữ liệu cá nhân lý cung cấp cho chúng ta, trừ có sở hợp pháp khác cho mục đích sử dụng khác, cần thiết cho mục đích lưu trữ hồ sơ chúng ta; Thực bước hợp lý để bảo vệ liệu cá nhân nhằm ngăn chặn tiết lộ sử dụng trái phép; Tuân thủ tất luật riêng tư hành Luật riêng tư liệu bảo vệ liệu thường xuyên xây dựng sửa đổi Chúng ta cam kết theo dõi trình phát triển luật riêng tư liệu bảo vệ liệu phát triển sách cụ thể để thích ứng với luật Thành viên Colgate có thêm thông tin cách xem hướng dẫn Công ty Bảo vệ Dữ liệu Riêng tư Dữ liệu, có Ngun tắc đạo Thơng lệ Kinh doanh Tồn cầu Cơng ty CHÚNG TA TN THỦ LUẬT LƯU GIỮ HỒ SƠ Nhiều luật giới yêu cầu Colgate phải lưu giữ số loại hồ sơ định (bao gồm tài liệu dạng vật lý liệu điện tử) khoảng thời gian cụ thể Việc không tuân thủ yêu cầu khiến Cơng ty bị phạt tiền đáng kể chịu hình phạt khác Colgate cam kết Chương trình Quản lý Hồ sơ đáp ứng tất yêu cầu pháp lý quy định hành, thỏa mãn nhu cầu lưu giữ thông tin doanh nghiệp chúng ta, đảm bảo hồ sơ lỗi thời không cần thiết tài liệu khác bị loại bỏ thích đáng Bạn phải tiết lộ thông tin tài liệu liên quan cần thiết hành động pháp lý, điều tra hay trình tố tụng theo yêu cầu pháp luật Khi nhận trát tòa, lệnh tòa gặp quy trình pháp lý khác yêu cầu phải tiết lộ thông tin tài liệu Công ty, bạn phải thơng báo cho Ban Pháp chế Tồn cầu, phạm vi pháp luật cho phép Trong trường hợp vậy, bạn phải tuân theo tất hướng dẫn cung cấp Ban Pháp chế Toàn cầu lưu giữ tất hồ sơ đáp ứng liên quan đến trát tòa, vụ kiện điều tra đó, yêu cầu Chương trình Lưu giữ Hồ sơ Bạn khơng tiêu hủy sửa đổi hồ sơ đó, việc tiêu hủy sai hồ sơ khơng thích đáng gây hậu nghiêm trọng – bao gồm hình phạt dân và/hoặc hình hậu việc làm cho bạn Cơng ty Nếu bạn có thắc mắc khơng biết hồ sơ có liên quan đến điều tra, vụ kiện trát tòa hay khơng, liên hệ với Ban Pháp chế Tồn cầu trước tiêu hủy hồ sơ Các thành viên Colgate có thêm thơng tin cách xem Chính sách Chương trình Quản lý Hồ sơ Quy tắc Ứng xử năm 2019 35 CHÚNG TA KHƠNG ĐĨNG GĨP CHÍNH TRỊ Khơng dùng quỹ tài sản Cơng ty để đóng góp cho đảng phái ứng cử viên trị quốc gia nào, cấp quyền Đóng góp trị bao gồm đóng góp tiền khơng tiền Đóng góp không tiền bao gồm việc mua vé gây quỹ, đóng góp sản phẩm, hoạt động tình nguyện thành viên Colgate làm việc bình thường sử dụng sở Colgate để gây quỹ cho mục đích trị Nếu bạn có thắc mắc đóng góp trị thực hiện, vui lịng liên hệ với Ban Pháp chế Tồn cầu Cơng ty khơng phép trả thù lao bồi hồn cho đóng góp trị thành viên Colgate người có quan hệ với Cơng ty (bao gồm người vận động hành lang ngồi Cơng ty bên thứ ba khác) hình thức nào, dù trực tiếp hay gián tiếp Cá nhân thành viên Colgate tự đóng góp với tư cách cá nhân cho ứng cử viên đảng phái mà họ chọn Đóng góp cá nhân trách nhiệm chi phí cá nhân khơng phép thực nhằm hỗ trợ Colgate công ty Colgate theo cách Giống hầu hết công ty đa quốc gia, Colgate thành viên số hiệp hội thương mại ngành phải trả phí thường niên cho hiệp hội Để giúp đảm bảo hiệp hội thương mại không sử dụng phần phí Colgate trả để đóng góp trị, Giám đốc Phụ trách Đạo đức Tuân thủ Colgate gửi thông báo nhắc nhở hàng năm cho tất hiệp hội thương mại Hoa Kỳ mà Colgate trả phí thành viên sách yêu cầu tất hiệp hội thương mại mà nhận số tiền vượt ngưỡng định Colgate phải tham gia vào quy trình chứng nhận thường niên Để tìm hiểu thêm, vui lịng xem Chính sách Đóng góp Chính trị, có phần “Điều hành” colgatepalmolive.com Quy tắc Ứng xử năm 2019 36 MỐI QUAN HỆ CỦA CHÚNG TA VỚI XÃ HỘI Cơng ty cố gắng thành viên đóng góp cho cộng đồng toàn cầu Tại Colgate, sử dụng chun mơn lĩnh vực sức khỏe miệng, chăm sóc cá nhân, chăm sóc gia đình dinh dưỡng thú cưng để thúc đẩy sức khỏe chất lượng sống cộng đồng toàn cầu, hỗ trợ tổ chức từ thiện có mục tiêu tương tự, làm việc theo nhóm, tôn trọng hành vi đạo đức CHÚNG TA THAM GIA CÁC CHƯƠNG TRÌNH TỪ THIỆN ĐỊA PHƯƠNG VÀ TÌNH NGUYỆN Trên toàn giới, mục tiêu góp phần vào dự án thúc đẩy phát triển phúc lợi cho cộng đồng địa phương Các chương trình bao gồm việc tham gia vào hoạt động từ thiện nhận trách nhiệm giúp đỡ người nghèo, người bị thương tật người vô gia cư gặp thảm họa quốc gia Một lĩnh vực trọng người trẻ tuổi, đặc biệt giáo dục sức khỏe miệng Colgate tin đầu tư cho trẻ em hơm có lợi cho giới ngày mai Đó lý Cơng ty tài trợ cho chương trình đọc sách, sáng kiến cố vấn, chương trình học bổng, thi thể thao hoạt động thiếu niên khác toàn giới Những nỗ lực nuôi dưỡng tinh thần thi đua thành tích cho giới trẻ Cơng ty động viên thành viên dành thời gian riêng để tham gia hoạt động từ thiện mà họ thích địa phương Chương trình Bright Smile Bright Future (Nụ cười Rạng Rỡ Tương lai Tươi sáng) cho phép Colgate tác động đáng kể đến cộng đồng nơi sống làm việc CHÚNG TA LÀM VIỆC VỚI CHÍNH PHỦ VỀ CÁC VẤN ĐỀ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC KINH DOANH CỦA CHÚNG TA Công ty làm kinh doanh 200 quốc gia vùng lãnh thổ Chính sách làm việc hợp tác với quyền địa phương quốc gia Đơi khi, vấn đề nảy sinh làm ảnh hưởng đến hoạt động Sau xem xét kỹ lưỡng, Cơng ty góp ý kiến nghị cho quyền vấn đề cụ thể nhằm hỗ trợ cho mục đích nhu cầu kinh doanh Tuy nhiên, không làm việc chưa tham vấn người quản lý bạn Ban Pháp chế Tồn cầu CHÚNG TA PHẢN ĐỐI VIỆC BĨC LỘT VÀ ĐỐI XỬ VÔ NHÂN ĐẠO VỚI LAO ĐỘNG Colgate phản đối việc sử dụng lao động trẻ em bất hợp pháp, bóc lột người tất hình thức đối xử khác khơng thể chấp nhận người lao động Quy tắc Ứng xử năm 2019 37 Ngồi ra, sách Colgate khơng làm việc với nhà cung cấp nhà thầu biết đối xử vô nhân đạo với lao động như: Bóc lột Phục vụ khơng tự nguyện Hình phạt thể xác Các hình thức ngược đãi khác Lạm dụng Colgate không dung túng hành vi vi phạm luật lao động khác Công ty biết vi phạm xem sở để chấm dứt mối quan hệ kinh doanh CHÚNG TA THỂ HIỆN CAM KẾT VỀ TƠN TRỌNG NHÂN QUYỀN Colgate có cam kết lâu dài tôn trọng nhân quyền quyền lao động tồn giới ủng hộ Tun ngơn Nhân quyền Liên Hợp Quốc thành viên sáng lập Nguyên tắc Sullivan Toàn cầu Colgate cam kết với Nghị Diễn đàn Hàng tiêu dùng Lao động Cưỡng áp dụng Nguyên tắc Công nghiệp Ưu tiên Để thể cam kết này, Colgate thực hành tìm cách hợp tác với đối tác kinh doanh thúc đẩy tiêu chuẩn sau: Cơ hội bình đẳng cho tất nhân viên cấp độ, không phân biệt chủng tộc, màu da, tơn giáo, giới tính, nhận diện giới tính, nguyên quán, quốc tịch, dân tộc, tuổi tác, khuynh hướng tình dục, tình trạng khuyết tật, tình trạng nhân gia đình, tình trạng cựu chiến binh đặc điểm khác pháp luật bảo vệ; Nơi làm việc an toàn lành mạnh nâng cao chất lượng sống bảo vệ môi trường; Tiền lương tuân thủ tất luật quy định hành; Áp dụng làm việc theo luật định trả thù lao cho làm thêm theo luật pháp địa phương; Tôn trọng quyền tự lập hội hợp pháp nhân viên công nhận tất quyền pháp lý tổ chức thương lượng tập thể; Một quy trình tuyển dụng, thuê mướn việc làm không yêu cầu người lao động phải trả khoản phí tiền đặt cọc (bằng tiền cách khác), bao gồm cho quan, nhà tuyển dụng nhà môi giới nào; Một quy trình tuyển dụng, thuê mướn việc làm, trừ luật pháp yêu cầu, không yêu cầu người lao động phải nộp gốc giấy tờ tùy thân, giấy tờ lại giấy tờ cá nhân tài sản có giá trị khác, mặt khác hạn chế quyền tự lại họ; Việc làm sở người lao động tự chấp thuận sau biết thông tin để tham gia chấm dứt mối quan hệ lao động; Thanh toán tiền lương, suốt thời gian có quan hệ lao động chấm dứt quan hệ lao động, phù hợp với điều khoản hợp đồng theo yêu cầu pháp luật Quy tắc Ứng xử năm 2019 38 MỐI QUAN HỆ CỦA CHÚNG TA VỚI MƠI TRƯỜNG Một mơi trường hơn, lành mạnh điều quan trọng Colgate khơng điều đắn mà cịn điều có ý nghĩa kinh doanh lớn lao Chúng ta cam kết góp phần bảo vệ nguồn tài nguyên hữu hạn Trái Đất bảo vệ giới cho hệ tương lai CHÚNG TA CAM KẾT PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG VÀ CÓ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI Tại Colgate, áp dụng tập trung sắc bén có khía cạnh việc kinh doanh vào phát triển bền vững Colgate ủng hộ nguyên tắc phát triển bền vững giá trị cốt lõi chúng ta - Quan tâm, Làm việc theo nhóm Tồn cầu Không ngừng Cải thiện - kim nam cho nỗ lực phát triển bền vững Trọng tâm Con người, Hiệu suất Trái Đất Giúp Thành viên Đóng góp cho Thương hiệu Làm Hài Colgate Gia đình Cộng đồng Nơi Chúng lòng Người tiêu dùng Họ Sống Tốt ta Sống Làm việc Gìn giữ Thế giới Tiết kiệm Từng Giọt Nước Giảm Tác động Chúng ta đến Khí hậu Mơi trường Ngồi ra, cam kết đạt mục tiêu phát triển bền vững toàn cầu để đảm bảo việc kinh doanh Colgate phát triển khơng ngừng cách có trách nhiệm đem lại lợi ích cho người mà phục vụ, bao gồm nhân viên, cổ đông, người tiêu dùng, khách hàng người khác có quyền lợi toàn cầu, đồng thời thúc đẩy chất lượng sống hệ tương lai Trong vài năm trở lại đây, cam kết phát triển bền vững trách nhiệm xã hội gia tăng kết hợp sáng kiến vào hoạt động kinh doanh Phương pháp tiếp cận kết hợp củng cố sáng kiến phát triển bền vững trách nhiệm xã hội hiệu kinh doanh chúng ta, giúp tuyển dụng giữ chân nhân tài giỏi nhất, củng cố mối quan hệ với cổ đông mang lại nhiều hội đổi Có lẽ, điều quan trọng cam kết khuyến khích gắn kết thành viên Colgate toàn giới Để biết thêm thơng tin chương trình sáng kiến phát triển bền vững Cơng ty, vui lịng xem Phát triển bền vững: Mang lại Nụ cười cho Thế giới Quy tắc Ứng xử năm 2019 39 CHÚNG TA GIỮ GÌN VÀ BẢO VỆ TRÁI ĐẤT Cơng ty cam kết góp phần giúp tiết kiệm bảo tồn nguồn tài nguyên hữu hạn Trái Đất Các cam kết liên quan đến hành tinh trải rộng việc sử dụng lượng, khí thải carbon, sử dụng nước tái chế xử lý chất thải Do đó, phải tuyệt đối tuân thủ ngôn từ tinh thần luật quy định hành mơi trường sách quyền Chúng ta thúc đẩy việc giao tiếp cởi mở với cơng chúng trì mối quan hệ hợp tác tích cực hiệu với cộng đồng nơi hoạt động Chúng ta tiếp tục chia sẻ thông tin với người tiêu dùng chiến lược chương trình mơi trường làm việc với lãnh đạo cộng đồng người khác có cam kết với Chiến lược nhằm giảm tác động của lên môi trường phần tách rời việc sản xuất, đóng gói, phân phối tiếp thị sản phẩm Colgate Con người Quy tắc Ứng xử năm 2019 Hiệu suất Trái Đất 40 MỐI QUAN HỆ CỦA CHÚNG TA VỚI CÁC CỔ ĐÔNG Chúng ta cố gắng phục vụ lợi ích cao cổ đơng giúp vun đắp giá trị cổ đông CHÚNG TA ỦNG HỘ ĐIỀU HÀNH DOANH NGHIỆP TỐT Chính sách chương trình điều hành doanh nghiệp Cơng ty, Quy tắc Ứng xử thành phần then chốt, đóng vai trị quan trọng việc bảo vệ cổ đông Trong năm gần đây, nhiều hoạt động kiểm tra cân đối Quốc hội, Ủy ban Chứng khoán Giao dịch Hoa Kỳ, Sàn Giao dịch Chứng khoán New York quan quản lý quan thẩm quyền khác giới thực để thúc đẩy hành vi đạo đức doanh nghiệp vốn thông lệ tiêu chuẩn Colgate nhiều năm Cổ đông phục vụ tốt Hội đồng Quản trị độc lập, gồm phần lớn thành viên độc lập ủy ban độc lập giám sát vấn đề kiểm toán, thù lao điều hành Hiến chương ủy ban hướng dẫn điều hành thường xuyên cập nhật xác định rõ vai trò trách nhiệm thành viên Hội đồng Quản trị nguyên tắc điều hành doanh nghiệp Công ty Để có thêm thơng tin chương trình điều hành doanh nghiệp Cơng ty, vui lịng xem Ngun tắc Chỉ đạo Hội đồng Quản trị Vấn đề Điều hành Doanh nghiệp Quan trọng hiến chương Ủy ban Kiểm toán, Ủy ban Đề cử Điều hành Doanh nghiệp, Ủy ban Nhân Tổ chức Ủy ban Tài Cơng ty CHÚNG TA DUY TRÌ CÁC CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TỐN MẠNH ĐỂ GIA TĂNG NIỀM TIN CỦA NHÀ ĐẦU TƯ Công ty cam kết đưa báo cáo tài chất lượng, trung thực minh bạch Cam kết phản ánh qua sách thủ tục lâu đời Cơng ty, gồm có nhóm kiểm tốn nội theo dõi kiểm sốt tài khắp giới, kiểm tốn viên độc lập có lĩnh vực ủy nhiệm lớn, Ủy ban Kiểm toán độc lập giám sát lĩnh vực Để tối ưu hóa hiệu nguồn lực này, thành viên Colgate cần phải giao tiếp trao đổi thông tin cởi mở trung thực với kiểm toán viên nội bên Ủy ban Kiểm tốn Để có thêm thơng tin vai trị quan trọng kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán viên độc lập Ủy ban Kiểm toán Cơng ty, vui lịng xem Hiến chương Ủy ban Kiểm tốn CHÚNG TA LN THƠNG BÁO CHO CÁC CỔ ĐƠNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY Mỗi năm, cổ đông mời đến dự họp thường niên Cơng ty mà tình hình hoạt động Công ty năm vừa qua xem xét cổ đơng có hội chất vấn ban quản trị cấp cao Công ty Trong khoảng thời gian họp, cổ đơng vào phần Trung tâm Nhà đầu tư trang mạng Công ty Quy tắc Ứng xử năm 2019 41 TRÁCH NHIỆM TUÂN THỦ CỦA CHÚNG TA Có văn quy tắc ứng xử chưa đủ – thành viên Colgate có trách nhiệm trì tiêu chuẩn ứng xử ứng xử cá nhân phải phản ánh cam kết chuẩn mực đạo đức cao GIAO TIẾP RÕ RÀNG LÀ RẤT QUAN TRỌNG Mỗi người có trách nhiệm tuân thủ chuẩn mực ứng xử đạo đức Công ty, tất luật quy định hành, hướng dẫn Nguyên tắc đạo Thơng lệ Kinh doanh Tồn cầu sách, thủ tục hướng dẫn khác Công ty công ty con, đơn vị điều hành phận Công ty soạn thảo Người quản lý có trách nhiệm truyền đạt chuẩn mực cho thành viên Colgate mà họ làm việc cùng, đảm bảo họ tạo bầu khơng khí người tự thảo luận vấn đề đạo đức pháp lý CHÚNG TƠI CĨ NGUỒN LỰC NỘI BỘ ĐỂ TRỢ GIÚP BẠN NẾU BẠN CẦN HƯỚNG DẪN HOẶC HỖ TRỢ Quy tắc Ứng xử cung cấp giải đáp cụ thể cho thắc mắc Vì cuối phải dựa vào khả phán đoán tốt người để tuân thủ tiêu chuẩn cao Công ty, kể ý thức thời gian thích hợp để yêu cầu hướng dẫn cách ứng xử thích hợp Nếu bạn có thắc mắc bạn nghi ngờ cách ứng xử tốt tình cụ thể, vui lịng tìm hướng dẫn mơ tả đây: TƠI CĨ THỂ TÌM KIẾM HỖ TRỢ Ở ĐÂU? Người quản lý của Bạn Phòng Nhân Phòng Pháp chế Phòng Đạo đức Tuân thủ Nói chuyện với người quản lý bạn thành viên nhóm lãnh đạo tổ chức để thảo luận lo ngại bạn có thắc mắc Đại diện Nhân địa phương bạn nguồn lực quý giá khác để xin tư vấn Liên hệ với thành viên Ban Pháp chế Tồn cầu có thắc mắc tuân thủ để xin tư vấn/trợ giúp việc giải thích luật pháp, quy định chính sách Liên hệ với Phòng Đạo đức Tuân thủ để đặt câu hỏi, xin hướng dẫn cách áp dụng Quy tắc Ứng xử tình cụ thể “Lên tiếng” hành vi sai trái tiềm ẩn Quy tắc Ứng xử năm 2019 42 Lên tiếng Quy tắc Ứng xử năm 2019 43 CHÚNG TA LÊN TIẾNG ĐỂ BÁO CÁO LO NGẠI Nếu bạn biết có lý đáng để nghi ngờ hành vi vi phạm Quy tắc Ứng xử, Nguyên tắc Chỉ đạo Thông lệ Kinh doanh sách khác Cơng ty, bạn phải báo cáo thơng tin cho người quản lý mình, Phịng Nhân sự, Phịng Đạo đức Tuân thủ Toàn cầu hay Ban Pháp chế Tồn cầu Mặt khác, bạn trực tiếp đến thẳng cấp quản lý cao mà không sợ bị trả đũa EMAIL CÔNG CỤ TRỰC TUYẾN ethics@colpal.com THƯ THOẠI (800) 778-6080 (miễn phí từ Hoa Kỳ, Canada Puerto Rico) +1 (212) 310-2330 (người nhận trả phí từ tất địa điểm khác) GỬI THƯ ỨNG DỤNG DI ĐỘNG FAX Global Ethics & Compliance Colgate-Palmolive Company 300 Park Ave, New York, NY 10022 Có sẵn để tải xuống từ CP App Store +1 (212) 310-3745 Quy tắc Ứng xử năm 2019 44 LÀM SAO TƠI CĨ THỂ CHẮC CHẮN RẰNG SẼ KHƠNG CĨ HÀNH ĐỘNG TIÊU CỰC NÀO CHỐNG LẠI TƠI? CHÍNH SÁCH KHƠNG TRẢ ĐŨA Chính sách thơng lệ Colgate trì chuẩn mực đạo đức cao tạo mơi trường làm việc khơng có hành vi khơng thích hợp trái pháp luật, người khuyến khích nói lên lo ngại với Cơng ty mà khơng sợ bị trả đũa Do đó, Colgate, khơng có hành động trả đũa chống lại nhân viên, cựu nhân viên, đại lý bên thứ ba khiếu nại, báo cáo, tham gia hỗ trợ việc điều tra hành vi bị nghi ngờ vi phạm Quy tắc Ứng xử, sách Công ty luật hành, trừ tố cáo đưa thông tin cung cấp bị phát sai lệch có chủ ý khơng có thiện ý Trong phạm vi tối đa có thể, Colgate giữ bí mật tất khiếu nại Tất tố cáo trả đũa điều tra, thích hợp, biện pháp kỷ luật áp dụng, lên đến bao gồm cho việc Tất thông tin cung cấp cho Phịng Đạo đức Tn thủ Tồn cầu xem xét và, liên quan đến Quy tắc này, vấn đề điều tra kịp thời kỹ lưỡng Phịng Đạo đức Tn thủ Tồn cầu và/hoặc Ban Pháp chế Toàn cầu Một quy tắc quan trọng người báo cáo không tự tiến hành điều tra điều tra gặp nhiều vấn đề pháp lý phức tạp Việc tự ý hành động làm ảnh hưởng đến cơng điều tra ảnh hưởng xấu đến bạn Colgate Trong trường hợp luật pháp địa phương cho phép, bạn báo cáo ẩn danh Nhưng chúng tơi khuyến khích bạn cho biết danh tính liên lạc để tạo điều kiện cho việc điều tra theo dõi Một số quốc gia có luật hạn chế loại thơng tin báo cáo Nếu luật áp dụng cho trường hợp bạn, đại diện Phịng Đạo đức Tn thủ Tồn cầu giới thiệu bạn tới người khác đơn vị kinh doanh bạn để người giải đáp thắc mắc băn khoăn bạn Tuy nhiên, nhớ bạn muốn cho biết danh tính, Cơng ty tiến hành bước thích đáng để giữ bí mật danh tính thơng tin nộp, tiết lộ thông tin sở cần phải biết công bố thông tin là: Cần thiết để tiến hành điều tra hiệu đưa biện pháp thích hợp; Mặt khác luật pháp hành yêu cầu Một báo cáo khiếu nại chứa liệu cá nhân Đối với mục đích điều tra vi phạm nghi ngờ vi phạm, việc chuyển liệu cá nhân thu thập quốc gia sang quốc gia khác, bao gồm Hoa Kỳ, cần thiết, theo pháp luật địa phương Trong trường hợp đó, liệu cá nhân sử dụng nhân viên Công ty thực thể Colgate tham gia hoạt động Phòng Đạo đức Tuân thủ Toàn cầu để điều tra báo cáo, khoảng thời gian cần thiết hợp lý cho mục đích (và sau liệu cá nhân bị tiêu hủy giữ lại theo u cầu sách Cơng ty pháp luật) Quy tắc Ứng xử năm 2019 45 ĐIỀU GÌ XẢY RA KHI THÀNH VIÊN COLGATE LÊN TIẾNG VỚI PHỊNG ĐẠO ĐỨC VÀ TN THỦ TỒN CẦU Phịng Đạo đức Tuân thủ xem xét thông tin để xác định bước thích hợp Xác định hành vi bị báo cáo có khả vi phạm Quy tắc Ứng xử khơng* KHƠNG CĨ THẮC MẮC HOẶC TƯ VẤN Thơng tin chuyển cho chức thích hợp để theo dõi (Nhân sự, Toàn cầu, An ninh, Kiểm toán Doanh nghiệp, v.v.) Một điều tra khởi động Phòng Đạo đức Tuân thủ cung cấp trả lời cho thắc mắc hướng dẫn theo yêu cầu Ra thông báo thông tin chuyển Phản hồi cung cấp sau hoàn thành điều tra thơng tin liên lạc cung cấp Các ví dụ lo ngại thường không nên báo cáo cho Phịng Đạo đức Tn thủ Tồn cầu: Kế hoạch Thưởng Tiền Thưởng Lịch Làm việc Thay đổi Ca làm việc Vấn đề Tiền lương Chuyên cần làm Nghỉ Nghỉ phép Phúc lợi Y tế Khuyết tật Mục tiêu Cá nhân Những lo ngại thường báo cáo cho Phòng Nhân Quy tắc Ứng xử năm 2019 46 CÁC BIỆN PHÁP KỶ LUẬT CĨ THỂ ĐƯỢC THI HÀNH Chính sách Cơng ty “không khoan nhượng” cho hành vi vi phạm Quy tắc Ứng xử Nguyên tắc Chỉ đạo Thơng lệ Kinh doanh Điều có nghĩa vi phạm xác minh, biện pháp phù hợp tương xứng với tính chất mức độ vi phạm thực Ví dụ biện pháp thực bao gồm: Cải thiện quy trình Chỉ định huấn luyện viên cố vấn Phát triển hiệu chỉnh sách Biện pháp kỷ luật Chiến lược truyền thông Cho việc Không cá nhân người quản lý Cơng ty có quyền tham gia hành vi khơng tn thủ Quy tắc này, cho phép, đạo, phê duyệt dung túng hành vi cá nhân khác Theo đó, Cơng ty muốn ngăn không cho xảy hành vi không tuân thủ Quy tắc Ứng xử Nguyên tắc Chỉ đạo Thông lệ Kinh doanh chấm dứt hành vi xảy sau bị phát Thành viên Colgate vi phạm Quy tắc Ứng xử Nguyên tắc Chỉ đạo Thông lệ Kinh doanh phải chịu biện pháp kỷ luật, lên đến bao gồm cho việc, theo pháp luật địa phương QUY TẮC NÀY ÁP DỤNG CHO MỌI THÀNH VIÊN VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA COLGATE Việc tuân thủ Quy tắc Ứng xử Nguyên tắc Chỉ đạo Thơng lệ Kinh doanh Phịng Đạo đức Tn thủ Tồn cầu theo dõi Phịng báo cáo cho Tổng Giám đốc Điều hành/Chủ tịch Hội đồng Quản trị Chủ tịch Ủy ban Kiểm toán Hội đồng Quản trị Colgate việc xây dựng, triển khai thi hành Quy tắc Ứng xử chương trình liên quan Các thơng tin báo cáo cho Phịng Đạo đức Tn thủ Tồn cầu thông qua kênh khác, truyền đạt thấy phù hợp sở bí mật đến Ủy ban Kiểm toán Quy tắc áp dụng cho tất người làm việc cho Công ty Colgate-Palmolive công ty con, bao gồm viên chức Các Quy tắc Ứng xử có sẵn trực tuyến trang mạng nội trang mạng bên Các thành viên Colgate tồn giới phải thể cam kết việc tuân thủ Quy tắc Ứng xử chuẩn mực đạo đức Công ty cách tham gia khóa đào tạo cấp chứng Quy tắc Ứng xử Công ty tổ chức thường niên Quy tắc Ứng xử năm 2019 47 CÓ THẮC MẮC? HÃY ĐỂ CHÚNG TÔI CHỈ CHO BẠN ĐI ĐÚNG HƯỚNG Cơng ty có hướng dẫn việc biếu nhận quà tặng? Tôi lo bị trả đũa Cơng ty có sách nào? Cơng ty có kỳ vọng việc thành viên Colgate sử dụng mạng xã hội? Là người quản lý thành viên, thể phẩm chất lãnh đạo có đạo đức thế nào? Cơng ty có sách quấy rối thế nào? Tơi có lựa chọn tơi cần “Lên tiếng”? Tơi có nhận cơng việc thứ hai bên ngồi Colgate khơng? Quy tắc Ứng xử năm 2019 Thơng tin độc quyền là gì? 48 300 Park Avenue New York, NY 10022 212-310-2000 www.colgatepalmolive.com Quy tắc Ứng xử năm 2019