Kế toán tài chính bài 4

Bài 4: Kế toán các khoản phải thu 65 BÀI 4: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU Nội dung • Kế toán các khoản phải thu. • Kế toán các khoản ứng trước. • Kế toán dự phòng phải thu khó đòi. Giới thiệu Mục tiêu • Bài này sẽ hướng dẫn bạn nguyên tắc và phương pháp kế toán của đối tượng kế toán khoản phải thu. • Các khoản phải thu là khoản phát sinh trong quan hệ thương mại, thanh toán, tài chính và là một bộ phận thuộc tài sản lưu động bị chiếm dụng tạm thời (như các khoản nợ của khách hàng, các khoản chi hộ, giá trị tài sản thuế chưa xử lý…). Vì vậy, cần phân loại ghi chép chi tiết, quản lý chặt chẽ để thu hồi đúng hạn và nếu có thể thì thu hồi trước hạn để phòng ngừa rủi ro nợ khó đòi. • Cuối niên độ, kế toán tiến hành đối chiếu công nợ, kiểm tra các khoản phải thu. Nếu có các khoản phải thu đã quá hạn và các khoản phải thu chưa đến hạn nhưng có đủ bằng chứng là một khoản rủi ro khó đòi thì tiến hành lập dự phòng để phòng ngừa rủi ro. • Theo chế độ kế toán, các khoản phải thu được phân loại thành: o Phải thu khách hàng o Phải thu nội bộ • Phải thu khác Thời lượng học • 7 tiết. Học xong bài này, các bạn sẽ: • Nắm được nội dung các khoản phải thu và các khoản ứng trước trong doanh nghiệp. • Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ liên quan tới khoản phải thu của khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ, các khoản phải thu khác, các khoản tạm ứng cho công nhân viên, các khoản chi phí trả trước, cầm cố, ký cược, ký quỹ. • Nguyên tắc và phương pháp lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Bài 4: Kế toán các khoản phải thu 66 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống Maritime Bank đáp ứng nhu cầu vay vốn của Quý khách hàng để sản xuất, kinh doanh, dịch vụ tiêu dùng và đầu tư phát triển,… với hình thức cho vay linh hoạt, thủ tục đơn giản và đặc biệt không cần tài sản bảo đảm. Vì vậy mà nhu cầu về tính thanh khoản của vốn tại doanh nghiệp là hết sức cần thiết. Do các doanh nghiệp thường xuyên bán hàng trả chậm nhưng lại cần vốn lưu động phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Với sản phẩm cho vay các khoản phải thu, doanh nghiệp sẽ được Maritime Bank ứng trước một khoản tiền dựa trên giá trị khoản phải thu. Câu hỏi Vậy thế nào là khoản phải thu mà ngân hàng có thể cho vay? Bài 4: Kế toán các khoản phải thu 67 4.1. Kế toán các khoản phải thu 4.1.1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng Phải thu khách hàng là khoản phải thu phát sinh khi doanh nghiệp đã cung cấp thành phẩm, hàng hóa và dịch vụ, đã được khách hàng chấp nhận thanh toán nhưng chưa thu được tiền. Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi đến từng khách hàng về số tiền phải thu, đã thu, được ứng trước và còn phải thu. Cuối niên độ kế toán, kế toán kiểm tra công nợ của từng khách hàng, nếu có những khoản nợ quá hạn hoặc chưa đến hạn mà khách hàng gặp khó khăn về tài chính như phá sản, giải thể thì kế toán cần tính toán để lập dự phòng, nhằm phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp. 4.1.1.1. Chứng từ kế toán Các nghiệp vụ phát sinh các khoản phải thu đều được theo dõi qua chứng từ kế toán gốc. • Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTGT-3LL) • Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu số 02GTGT-3LL) • Phiếu thu (có thể có) Khi phát sinh khoản phải thu, trên chứng từ kế toán gốc sẽ ghi rõ số tiền phải thu. Nếu khách hàng trả thì sẽ giảm khoản phải thu của khách hàng đó, nhiều doanh nghiệp thường dùng phiếu thu để ghi nhận nghiệp vụ này. 4.1.1.2. Tài khoản kế toán Tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán các khoản phải thu khách hàng là tài khoản kế toán 131 (được chi tiết đến từng đối tượng) Kết cấu của tài khoản kế toán 131 được trình bày trong sơ đồ 4.1 dưới đây: Tài khoản 131 SDĐK SDĐK - Số tiền phải thu khách hàng phát sinh trong kỳ. - Số tiền chi hộ hoặc tiền thừa trả lại cho khách hàng. - Số tiền điều chỉnh chênh lệch tỷ giá tăng về số dư phải thu bằng ngoại tệ. - Số tiền giảm giá và chiết khấu thanh toán cho các khách hàng. - Bù trừ công nợ. - Số tiền đã thu của khách hàng (kể cả ứng trước). - Số tiền đi ều chỉnh chênh lệch tỷ giá giảm về số dư phải thu bằng ngoại tệ cuối kỳ. - Nợ khó đòi đã xử lý. SDCK : Số tiền còn phải thu của khách hàng. SDCK: Số tiền được khách hàng ứng trước. Sơ đồ 4.1: Kết cấu của tài khoản kế toán 131 “Phải thu của khách hàng” Bài 4: Kế toán các khoản phải thu 68 Chú ý Trên Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN) cần tổng hợp và tách riêng tổng số tiền phải thu khách hàng (số dư nợ) và tổng số tiền các khách hàng ứng trước (số dư có). 4.1.1.3. Trình tự ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán các khoản phải thu khách hàng (1) Bán hàng và một số hoạt động khác như: thanh lý TSCĐ, chưa thu tiền… kế toán ghi: Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu từ bán hàng Có TK 711: Doanh thu từ các hoạt động khác Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp (2) Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 531, 532: Các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 333: Thuế GTGT phải nộp Có TK 131: Phải thu của khách hàng (3) Chi hộ khách hàng hoặc trả lại tiền thừa cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 111, 112, 113 , . (4) Khách hàng trả tiền, bù trừ công nợ với số phải thu trước đó, kế toán ghi: Nợ TK 331: Phải trả nhà cung cấp, khách hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng (5) Hạch toán số tiền đã thu trong khoản phải thu của khách hàng (kể cả số tiền ứng trước), kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 113: Phương thức trả tiền tương ứng Có TK 131: Phải thu của khách hàng (6) Khoản nợ khó đòi đã xử lý vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131: Phải thu của khách hàng (7) Điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ: (7a) Điều chỉnh tăng, kế toán ghi: Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 515: Lãi tỷ giá hối đoái Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái (7b) Điều chỉnh giảm, kế toán ghi: Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái Nợ TK 635 Có TK 131: Phải thu của khách hàng Bài 4: Kế toán các khoản phải thu 69 TK 111, 112, 113 Bán hàng chưathutiền TK 511, 711,721 TK 131 TK 531, 532 Giảm giá hàng bán Hàng bán bị trả lại Thuế VAT (2) (1) Thuế VAT phảinộp TK 33311 TK 111, 112, 113 (3) Số tiền chi hộ, trả lại tiềnthừachokháchhàng (4) Bù trừ công nợ (5) Số tiền đãthucủaKH (Kể cảứng trước) (6) Nợ khó đòi đãxử lý (7a) Cuốikỳđiềuchỉnh (7b) Cuốikỳđiềuchỉnh TK 331 TK 642 TK 413 TK 413 TK 33311 Tỷ giá tăng Tỷ giá giảm TK 111, 112, 113 Bán hàng chưathutiền TK 511, 711,721 TK 131 TK 531, 532 Giảm giá hàng bán Hàng bán bị trả lại Thuế VAT (2) (1) Thuế VAT phảinộp TK 33311 TK 111, 112, 113 (3) Số tiền chi hộ, trả lại tiềnthừachokháchhàng (4) Bù trừ công nợ (5) Số tiền đãthucủaKH (Kể cảứng trước) (6) Nợ khó đòi đãxử lý (7a) Cuốikỳđiềuchỉnh (7b) Cuốikỳđiềuchỉnh TK 331 TK 642 TK 413 TK 413 TK 33311 Tỷ giá tăng Tỷ giá giảm Sơ đồ 4.2: Trình tự ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến khoản phải thu khách hàng Ví dụ ( ĐVT: Nghìn đồng ) Hãy định khoản các nghiệp vụ phát sinh sau: (1) Doanh nghiệp A trong kỳ có các tài liệu sau: Xuất kho thành phẩm bán chịu cho doanh nghiệp B với giá trị xuất kho 45.000. Giá bán (bao gồm cả thuế GTGT 10%) là 66.000 (2) Doanh nghiệp B trả lại 1/10 số hàng trên vì kém phẩm chất và thanh toán bằng tiền mặt số thực mua. Các nghiệp vụ trên được định khoản như sau: (ĐVT: Nghìn đồng) (1) Xuất kho bán hàng chưa thu tiền: • Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 45.000 Có TK 155: 45.000 Bài 4: Kế toán các khoản phải thu 70 • Phản ánh doanh thu: Nợ TK 131 (B): 66.000 Có TK 511: 60.000 Có TK 3331: 6.000 (2) Phát sinh khoản hàng bán bị trả lại: • Nhập kho số thành phẩm bị trả lại: Nợ TK 155: 4.500 Có TK 632: 4.500 • Giảm phải thu về hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: 6.000 Nợ TK 3331: 600 Có TK 131 (B): 6.600 4.1.1.4. Sổ kế toán Kế toán theo dõi các khoản phải thu khách hàng trên các loại sổ sau: • Kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) (mẫu số S31- DN), nếu có nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ thì dùng sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ (S32-DN). • Kế toán tổng hợp: Căn cứ theo trình tự phát sinh của các nghiệp vụ, kế toán ghi chép các khoản nợ phải thu và số tồn quỹ cuối ngày trên sổ nhật ký thu tiền (mẫu số S03a1-DN), sổ nhật ký bán hàng (mẫu số S03a4-DN). 4.1.2. Kế toán thuế Giá trị gia tăng được khấu trừ Thuế GTGT là loại thuế tính trên giá trị tăng thêm của vật tư, hàng hóa trong các quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Thuế GTGT được khấu trừ chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 4.1.2.1. Chứng từ kế toán Chứng từ sử dụng trong kế toán thuế GTGT được khấu trừ là: Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTGT-3LL). 4.1.2.2. Tài khoản kế toán Khi kế toán thuế giá trị gia tăng được khấu trừ thì dùng TK 133 để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản 133 hiện có 2 tài khoản cấp 2 là: • TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ • TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định Nội dung của tài khoản 133 được thể hiện trên sơ đồ 4.3 như sau: Bài 4: Kế toán các khoản phải thu 71 Tài khoản 133 SDĐK: - Số thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ. - Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ. Số thuế GTGT được hoàn trả. - Số thuế GTGT đầu vào về hàng mua trả lại người bán. - Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ vì không đúng đối tượng. SDCK: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả. Sơ đồ 4.3: Kết cấu của tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” 4.1.2.3. Trình tự ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến thuế GTGT được khấu trừ (1) Khi mua vật tư, hàng hóa và tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 152, 156, 211, 213: Vật tư hàng hoá, TSCĐ tương ứng Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331,…: Phương thức trả tiền tương ứng (2) Khi mua vật tư, hàng hóa dùng ngay vào sản xuất kinh doanh hàng hóa chịu thuế GTGT khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642, 241: Chi phí liên quan đến vật tư, hàng hóa mua về Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có 111, 112, 331,…: Phương thức trả tiền tương ứng (3) Khi mua hàng hóa giao bán ngay cho khách hàng không qua nhập kho, công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331,…: Phương thức trả tiền tương ứng (4) Khi trả lại hàng hóa cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331,…: Phương thức trả tiền tương ứng Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 152, 153,…: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa trả lại Bài 4: Kế toán các khoản phải thu 72 TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 TK 133 Mua vậttư, TSCĐ vào SXCD Trả lại hàng cho ngườibán TK 152, 153 TK 152, 156, 211, 213,… TK 621, 627, 641, 642, 241,… TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 TK 632 Mua hàng hóa bán ngay Mua vậttư hàng hóa dùng ngay (3) (2) (1) (4) TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 TK 133 Mua vậttư, TSCĐ vào SXCD Trả lại hàng cho ngườibán TK 152, 153 TK 152, 156, 211, 213,… TK 621, 627, 641, 642, 241,… TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 TK 632 Mua hàng hóa bán ngay Mua vậttư hàng hóa dùng ngay (3) (2) (1) (4) TK 111, 112, 331 TK 133 Mua vậttư, TSCĐ vào SXCD Trả lại hàng cho ngườibán TK 152, 153 TK 152, 156, 211, 213,… TK 621, 627, 641, 642, 241,… TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 TK 632 Mua hàng hóa bán ngay Mua vậttư hàng hóa dùng ngay (3) (2) (1) (4) Sơ đồ 4.4: Trinh tự ghi sổ một nghiệp vụ kế toán liên quan đến hạch toán thuế GTGT được khấu trừ Ghi nhớ • Cuối tháng, kế toán xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào số thuế GTGT đầu ra, kế toán ghi : Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ • Nếu doanh nghiệp được hoàn trả thuế, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: Phương thức trả tiền tương ứng Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ • Nếu doanh nghiệp phải nộp thuế sau khi khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 3331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 , 112: Phương thức trả tiền tương ứng Ví dụ (ĐVT: nghìn đồng) (1) Công ty A trong kỳ có nhận được hoá đơn GTGT của người bán, giá mua chưa thuế 25.000 (thuế GTGT 10%) nhưng hàng mua chưa về. Kế toán định khoản: Nợ TK 151: 25.000 Nợ TK 1331: 2.500 Có TK 331: 27.500 Bài 4: Kế toán các khoản phải thu 73 (2) Công ty B trong kỳ mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng với giá mua chưa thuế là 50.000 (GTGT 10%) nhưng khi nhập kho, vật liệu thiếu trị giá 5.000 chưa rõ nguyên nhân. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 45.000 Nợ TK 1381: 5.000 Nợ TK 1331: 5.000 Có TK 141: 55.000 4.1.2.4. Sổ kế toán • Khi theo dõi thuế GTGT kế toán sử dụng các loại sổ chi tiết như sau: • Sổ theo dõi thuế GTGT (mẫu số S61- DN) • Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng được hoàn lại (mẫu số S62-DN) • Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng được miễn giảm (mẫu số S63-DN) Báo cáo thuế GTGT bao gồm: • Giải trình khai bổ sung, điều chỉnh (mẫu số 01/KHBS) • Tờ khai thuế giá trị gia tăng (mẫu số 01-GTGT) • Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (mẫu số 01-1/GTGT) • Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào (mẫu số 01-2/GTGT) • Bảng giải trình tờ khai thuế GTGT (mẫu số 02A/GTGT) • Bảng tổng hợp thuế giá trị gia tăng theo bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh (mẫu số 01-3/GTGT) • Bảng phân bổ số thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào được khấu trừ trong năm (mẫu số 01-4A/GTGT) • Bảng kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào phân bổ được khấu trừ năm (mẫu số 01-4B/GTGT) • Bảng kê số thuế giá trị gia tăng đã nộp của doanh thu kinh doanh xây dựng, lắp đặt, bán hàng vãng lai ngoại tỉnh (mẫu số 01-5/GTGT) • Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu số BC-26/HĐ) 4.1.3. Kế toán các khoản phải thu nội bộ Phải thu nội bộ là các khoản phải thu phát sinh trong quan hệ thương mại, tài chính giữa các đơn vị cấp trên, cấp dưới, thành viên trong tổng công ty, tập đoàn kinh tế, liên hiệp xí nghiệp. CHÚ Ý Kế toán mở sổ chi tiết phải thu nội bộ và phải trả nội bộ đến từng đối tượng thường xuyên hoặc định kỳ đối chiếu công nợ và thanh quyết toán giữa các đơn vị với nhau. Bài 4: Kế toán các khoản phải thu 74 4.1.3.1. Chứng từ kế toán Chứng từ sử dụng trong kế toán các khoản phải thu nội bộ là các chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi, thanh toán bù trừ trong nội bộ như: • Phiếu thanh toán nội bộ. • Giấy đề nghị thanh toán (mẫu số 05-TT). Tùy theo từng doanh nghiệp sử dụng các mẫu khác nhau. 4.1.3.2. Tài khoản kế toán Để kế toán các khoản phải thu nội bộ, kế toán sử dụng tài khoản 136. Kết cấu của tài khoản 136 được thể hiện trên sơ đồ 4.5 như sau: Tài khoản 136 SDĐK: - Số vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị cấp dưới. - Các khoản đã chi hộ, trả hộ đơn vị cấp trên, cấp dưới. - Số tiền đơn vị cấp trên phải thu về, đơn vị cấp dưới phải nộp. - Số tiền đơn vị cấp dưới phải thu về, cấp trên giao xuống. - Số tiền phải thu về bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ giữa các đơn vị nội bộ. - Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị thành viên. - Quyết toán với đơn vị thành viên về kinh phí đã cấp, đã sử dụng. - Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ. - Bù trừ phải thu và phải trả trong nội bộ. SDCK: Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ. Sơ đồ 4.5: Kết cấu của tài khoản 136 “Phải thu nội bộ” Tài khoản 136 có các tài khoản cấp 2: • Tài khoản 1361: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc. • Tài khoản 1368: Phải thu khác: Nội bộ trong các đơn vị hạch toán độc lập. 4.1.3.3. Trình tự ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán phải thu nội bộ: (1) Cấp vốn, kinh phí cho các đơn vị cấp dưới: (1a) Cấp trên, kế toán ghi: Nợ TK 136: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc Có TK 111, 112, 152, 153, 211, .: Các hình thức cấp vốn (1b) Cấp dưới, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 213, : Vốn được cấp Có TK 411, 441,…: Nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản (2) Nhận tiền trả vốn, kinh phí của các đơn vị cấp dưới (2a) Cấp trên, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 211, 213,…: Theo hình thức trả Có TK 1361: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc (2b) Cấp dưới, kế toán ghi: Nợ TK 411, 441,…: Nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn xây dựng cơ bản Có TK 111, 112, 152, 153, 211, 213, : Theo hình thức cấp vốn . chuyểncácchi phí (4) Kết chuyểnvàotài khoảnxácđịnh kếtquả TK 641 , 642 TK 911 TK 627, 641 , 642 , 241 TK 111, 112, 331, 3 34 TK 142 , 242 (1) Chi phí tr tr ớcthực. tài khoản 144 , 244 được thể hiện tr n sơ đồ 4. 11, 4. 12 như sau: Tài khoản 144 SDĐK: Giá tr tài sản đem cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. Giá tr tài sản