tìm hiểu hệ thống thông tin chuỗi cung ứng và viết đặc tả về một quy trình nghiệp vụ trong tổ chức, doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN - DU LỊCH Môn: Hệ thống thông tin quản lý BÀI THẢO LUẬN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG VÀ VIẾT ĐẶC TẢ VỀ MỘT QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TRONG TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn: Trần Thị Nhung Nhóm: 05 LHP: 2118ECIT0311 HÀ NỘI - 2021 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành thảo luận này, nhóm xin chân thành cảm ơn giảng viên Trần Thị Nhung giảng dạy tận tình, chi tiết giúp đỡ chúng em suốt trình thực nghiên cứu khoa học để chúng em hồn thành thảo luận Do chưa có nhiều kinh nghiệm cịn hạn chế kiến thức thực tế, thảo luận nhóm khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận nhận xét, đóng góp, phê bình từ phía để thảo luận nhóm hồn thiện Lời cuối, lần chúng em xin cảm ơn cô tất Chúng em kính chúc ln mạnh khỏe, thành cơng hạnh phúc! STT Họ tên MSV Hà Thị 19D250017 Minh Hồng Phạm Thị Hồng 19D250156 Trần Ánh Hồng 19D250018 Vũ Thị Huế 19D250088 Cao Thu Huệ 19D250157 Nguyễn Thị Thu Hường 19D250022 Nguyễn Cao Huy 19D250158 Cao Thanh Huyền 19D250019 Công việc Điểm tự đánh giá Nhóm trưởng đánh giá Tìm hiểu thuận lợi, khó khăn triển khai SCM Vẽ biểu đồ mức đỉnh Thuyết trình Triển khai SCM doanh nghiệp Vẽ biểu đồ đỉnh Khái niệm liên quan SCM Sơ lược hệ thống bán hàng Vẽ biểu đồ mức đỉnh Vai trò SCM Giới thiệu KFC Làm powerpoint Khái niệm liên quan SCM Vẽ biểu đồ mức đỉnh Tìm hiểu thuận lợi, khó khăn triển khai SCM Vẽ biểu đồ mức ngữ cảnh Các phân hệ SCM Vẽ biểu đồ chức Thuyết trình Phân cơng cơng việc Mơ tả tốn Chỉnh sửa, hồn thiện nội dung phần Nhóm trưởng BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN Ký tên GV đánh giá MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Năm 2006, Việt Nam thức trở thành thành viên tổ chức thương mại giới WTO Điều mở hội, môi trường kinh doanh rộng mở động cho doanh nghiệp Việt Nam nói riêng kinh tế Việt Nam nói chung Tuy nhiên chứa khơng thách thức đa số doanh nghiệp nước ta vừa nhỏ Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt nay, để thực mục tiêu thị phần doanh nghiệp, chuỗi cung ứng trở nên thực cần thiết Nó giúp người tiêu dùng biết đến đến với sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho thị trường Nó giúp doanh nghiệp phản hồi lại với thay đổi nhanh chóng nhu cầu khách hàng, đồng thời bảo đảm chi phí sản xuất mức thấp để tối đa lợi nhuận Quản trị chuỗi cung ứng gắn liền với hầu hết tất hoạt động doanh nghiệp sản xuất, từ hoạch định quản lý trình tìm nguồn hàng, thu mua, sản xuất thành phẩm… đến việc phối hợp với đối tác, nhà cung ứng, kênh trung gian, nhà cung cấp dịch vụ khách hàng Như vậy, quản trị chuỗi cung ứng linh hoạt, hiệu đường dẫn lối thành cơng doanh nghiệp Đặc biệt, thành tựu công nghệ thông tin ứng dụng chúng lĩnh vực đa dạng khác doanh nghiệp khiến cho doanh nghiệp ngày ý nhiều tới việc áp dụng thành tựu công nghệ thông tin nhằm gia tăng ưu cạnh tranh tạo hội cho Hiện nay, trào lưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không giới hạn doanh nghiệp lớn tàm cỡ đa quốc gia mà lan rộng tất dạng doanh nghiệp kể doanh nghiệp vừa nhỏ nước phát triển Và việc xây dựng triển khai hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng lợi giúp việc quản trị chuỗi cung ứng trở nên dễ dàng, nhanh nhạy hết HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG Khái niệm 1.1 Chuỗi cung ứng -Chuỗi cung ứng (Supply chain) Được định nghĩa hệ thống tổ chức, người, thông tin, hoạt động nguồn lực liên quan tới công tác chuyển sản phẩm/dịch vụ từ nhà cung cấp tới khách hàng Chuỗi cung ứng không bao gồm nhà sản xuất, cung cấp mà bao gồm công ty vận tải, nhà kho, nhà bán lẻ khách hàng họ Hoạt động chuỗi cung ứng liên quan đến việc chuyển đổi nguyên liệu, tài nguyên thiên nhiên thành phần khác thành sản phẩm dịch vụ hoàn chỉnh đưa tới KH cuối 1.2 Quản lý chuỗi cung ứng - Cụm từ Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management – SCM) Được phát triển nhằm diễn tả vai trò cần thiết hoạt động liên kết trình kinh doanh chính, từ người sử dụng cuối đến nhà cung cấp Các doanh nghiệp gắn kết với chuỗi cung ứng thông qua việc trao đổi thông tin biến động thị trường lực sản xuất Thông qua việc chia sẻ thông tin liên quan, công ty tối ưu chuỗi cung ứng, từ đưa kế hoạch tổng quát hiệu hoạt động sản xuất, phân phối; cắt giảm chi phí đồng thời đưa sản phẩm cuối hấp dẫn Hoạt động tối ưu hóa chuỗi cung ứng, chuỗi giá trị bao gồm cân chi phí ngun liệu, tối ưu hóa dịng sản xuất, cơng việc hậu cần, phân bổ vị trí, phân tích tuyển phương tiện… Tóm lại, quản trị chuỗi cung ứng hiểu tập hợp tất phương thức sử dụng cách tích hợp, hiệu nhà cung ứng, người sản xuất, kho bãi cửa hàng để phân phối sản phẩm, hàng hóa sản xuất tới địa điểm, kịp thời, đảm bảo yêu cầu chất lượng giúp giảm thiểu tối đa chi phí tồn hệ thống đáp ứng yêu cầu mức độ phục vụ 1.3 Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng liên kết nhà cung cấp, nhà sản xuất, trung tâm phân phối, cửa hàng bán lẻ khách hàng để cung cấp hàng hóa dịch vụ từ nguồn thơng qua q trình tiêu thụ, nguyên vật liệu, thông tin khoản toán lưu chuyển qua chuỗi cung ứng hai hướng vào hệ thống Là hệ thống cho phép kết nối kinh doanh vào sản xuất, giúp tối ưu hóa việc chế tạo, sản xuất, lưu chuyển sản phẩm quản lý yếu tố đầu ra, đầu vào trình sản xuất tổ chức Các phân hệ SCM 2.1 Cấu trúc SCM Một dây chuyền cung ứng sản xuất bao gồm tối thiểu ba yếu tố: nhà cung cấp, thân đơn vị sản xuất khách hàng  Nhà cung cấp: công ty bán sản phẩm, dịch vụ nguyên liệu đầu vào cần thiết cho trình sản xuất, kinh doanh Thông thường, nhà cung cấp hiểu đơn vị cung cấp nguyên liệu trực tiếp vật liệu thô, chi tiết sản phẩm, bán thành phẩm Các công ty cung cấp dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh gọi nhà cung cấp dịch vụ  Đơn vị sản xuất: nơi sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào áp dụng trình sản xuất để tạo sản phẩm cuối Các nghiệp vụ quản lý sản xuất sử dụng tối đa nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo nên thông suốt dây chuyền cung ứng  Khách hàng: người sử dụng sản phẩm đơn vị sản xuất 2.2 Cấu trúc SCM thực tế Dây chuyền cung ứng tổ chức, doanh nghiệp nằm chuỗi cung ứng có thành phần Các thành phần nhóm chức khác nằm dây chuyền cung ứng:  Sản xuất (Làm gì, nào, nào)  Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển nào)  Tồn kho (Chi phí sản xuất lưu trữ)  Định vị (Nơi tốt để làm gì)  Thơng tin (Cơ sở để định) 2.2.1 Sản xuất Sản xuất khả dây chuyền cung ứng tạo lưu trữ sản phẩm Phân xưởng, nhà kho sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu thành phần Trong trình sản xuất, nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn đề cân khả đáp ứng nhu cầu khách hàng hiệu sản xuất doanh nghiệp 2.2.2 Vận chuyển Đây phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu, sản phẩm nơi dây chuyền cung ứng Ở đây, cân khả đáp ứng nhu cầu hiệu công việc biểu thị việc lựa chọn phương thức vận chuyển Thơng thường có phương thức vận chuyển bản:  Đường biển: giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài bị giới hạn địa điểm giao nhận  Đường sắt: giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn địa điểm giao nhận  Đường bộ: nhanh, thuận tiện  Đường hàng không: nhanh, giá thành cao  Dạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn loại hàng hoá vận chuyển (chỉ dành cho liệu, âm thanh, hình ảnh…)  Đường ống: tương đối hiệu bị giới hạn loại hàng hố (khi hàng hóa chất lỏng, chất khí…) 2.2.3 Tồn kho Tồn kho việc hàng hoá sản xuất tiêu thụ Chính yếu tố tồn kho định doanh thu lợi nhuận công ty bạn Nếu tồn kho tức sản phẩm bạn sản xuất tiêu thụ hết nhiêu, từ chứng tỏ hiệu sản xuất cơng ty bạn mức cao lợi nhuận đạt mức tối đa 2.2.4 Định vị Bạn tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu sản xuất đâu? Nơi địa điểm tiêu thụ tốt nhất? Đây yếu tố định thành công dây chuyền cung ứng Định vị tốt giúp quy trình sản xuất tiến hành cách nhanh chóng hiệu 2.2.5 Thơng tin Thơng tin “nguồn dinh dưỡng” cho hệ thống SCM bạn Nếu thông tin chuẩn xác, hệ thống SCM đem lại kết chuẩn xác Ngược lại, thông tin không đúng, hệ thống SCM phát huy tác dụng Bạn cần khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác cố gắng thu thập nhiều lượng thơng tin cần thiết Vai trị SCM tổ chức, doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp, SCM có vai trị to lớn, SCM giải đầu vào tổ chức, doanh nghiệp cách hiệu quả, nhờ thay đổi nguồn nguyên vật liệu đầu vào tối ưu hóa q trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ mà SCM giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh cho doanh nghiệp Có khơng tổ chức doanh nghiệp gặt hái thành công lớn nhờ biết đề chiến lược giải pháp thích hợp cho SCM, ngược lại, có nhiều tổ chức doanh nghiệp gặp khó khăn thất bại đưa định sai lầm chọn sai nguồn cung cấp nguyên vật liệu, chọn sai vị trí kho bãi, tính tốn lượng dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển rắc rối, chồng chéo… Ngồi ra, SCM cịn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đặc biệt tiếp thị hỗn hợp (4P: Product, Price, Promotion, Place) Chính SCM đóng vai trị then chốt việc đưa sản phẩm đến nơi cần đến vào thời điểm thích hợp, mục tiêu lớn SCM cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí nhỏ Điểm đáng lưu ý chuyên gia kinh tế nhìn nhận hệ thống SCM hứa hẹn bước nâng cao hiệu hoạt động sản xuất tổ chức doanh nghiệp tạo điều kiện cho chiến lược thương mại điện tử phát triển, chìa khóa thành cơng cho B2B Tuy nhiên khơng nhà phân tích kinh doanh cảnh báo, chìa khóa thực phục vụ cho việc nhận biết chiến lược dựa hệ thống sản xuất, chúng tạo mối liên kết trọng yếu dây chuyền cung ứng Trong tổ chức doanh nghiệp sản xuất tồn ba yếu tố dây chuyền cung ứng: Thứ bước khởi đầu chuẩn bị cho trình sản xuất, hướng tới thông tin tập trung vào khách hàng yêu cầu họ • Thứ hai thân chức sản xuất, tập trung vào phương tiện, thiết bị, nhân lực, nguyên vật liệu q trình sản xuất • Thứ ba tập trung vào sản phẩm cuối cùng, phân phối lần hướng tới thông tin tập trung vào khách hàng yêu cầu họ • Trong dây chuyền cung ứng ba nhân tố này, SCM điều phối khả sản xuất có giới hạn thực việc lên kế hoạch sản xuất - công việc địi hỏi tính liệu xác hoạt động nhà máy, nhằm làm cho kế hoạch sản xuất đạt hiệu cao Các nhà máy sản xuất tổ chức, doanh nghiệp cần phải mơi trường động, ngun vật liệu chuyển hóa liên tục, đồng thời thơng tin cần cập nhật phổ biến tới tất cấp quản lý tổ chức, doanh để đưa định nhanh chóng xác SCM cung cấp khả trực quan hóa liệu liên quan đến sản xuất khép kín dây chuyền cung cấp, tạo điều kiện cho việc tối ưu hóa sản xuất lúc hệ thống xếp lên kế hoạch, mang lại hiệu tối đa việc dự trù số lượng nguyên vật liệu, quản lý nguồn tài nguyên, lập kế hoạch đầu tư xếp hoạt động sản xuất doanh nghiệp Một tác dụng khác việc ứng dụng giải pháp SCM phân tích liệu thu thập lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp, hoạt động nhằm phục vụ cho mục đích liên quan đến hoạt động sản xuất (như liệu thông tin sản phẩm, liệu nhu cầu thị trường…) để đáp ứng đòi hỏi khách hàng Những công việc triển khai SCM Cần tuân thủ bước sau đây: 4.1 Lập kế hoạch Để bắt đầu hoạt động doanh nghiệp tổ chức cần phải có kế hoạch rõ ràng Một hoạt động lên kế hoạch từ trước giúp doanh nhiệp tránh rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp Vì cơng việc để triển khai chuỗi cung ứng (SCM) lập kế hoạch Đây công việc phận chiến lược SCM Để triển khai SCM phải cần có chiến lược chung để quản lý tất nguồn lực nhằm giúp sản phẩm phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng Phần quan trọng việc lập kế hoạch xây dựng phương pháp, cách thức giám sát dây chuyền cung ứng để đảm bảo cho dây chuyền hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phí tạo sản phẩm có chất lượng cao để đưa tới khách hàng Công việc giai đoạn gồm: Hoạch định nhu cầu, dự báo nhu cầu khách hàng, bán hàng, lên kế hoạch vật tư nguyên liệu cần có kế hoạch sản xuất Thiết lập điều chỉnh quy trình, kế hoạch cung ứng đánh giá xu hướng nhu cầu sản xuất…Từ tổng hợp thành kế hoạch hồn chỉnh để đưa vào thực 4.2 Tìm nguồn cung cấp Sau xác định loại hàng hóa chất liệu Doanh nghiệp cần phải có nguồn cung ứng nguyên nhiên vật liệu cho doanh nghiệp Cần phải lựa chọn nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng chủng loại hàng hoá, dịch vụ đầu vào mà doanh nghiệp, tổ chức cần có để làm sản phẩm, dịch vụ Doanh nghiệp cần tìm mua ngun vật liệu, hàng hóa với giá cạnh tranh thông qua xây dựng quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung cấp để đảm bảo khả cạnh tranh giá cả, đồng thời đáp ứng nhu cầu thị trường (thích giá rẻ) Các doanh nghiệp nên xây dựng quy trình định giá, giao nhận tốn với nhà phân phối, thiết lập phương pháp giám sát cải thiện mối quan hệ doanh nghiệp với nhà cung cấp Sau đó, tiến hành song song quy trình nhằm quản lý nguồn hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp nhận từ nhà cung cấp, từ việc nhận hàng, kiểm tra hàng, chuyển chúng tới sở sản xuất đến việc toán tiền hàng 4.3 Hỗ trợ đảm bảo hoạt động sản xuất Sau lập kế hoạch hoàn hảo lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, bước sản xuất hàng hóa Doanh nghiệp cần lên lịch trình cụ thể hoạt động sản xuất, kiểm tra, đóng gói chuẩn bị giao nhận Đây yếu tố quan trọng dây chuyền cung ứng, cần phải giám sát, đánh giá chặt chẽ tiêu chuẩn chất lượng thành phẩm, hiệu suất làm việc nhân viên Cần đảm bảo cho sản phẩm có chất lượng tốt với khả cạnh tranh cao Đảm bảo cơng tác an tồn, điều kiện an toàn sản xuất, giảm thiểu tác động đến môi trường 4.4 Giao nhận Giao nhận yếu tố gọi “hậu cần” Trong cơng đoạn cần xem xét khía cạnh cụ thể bao gồm đơn đặt hàng, xây dựng mạng lưới cửa hàng phân 10 phối, lựa chọn đơn vị vận tải để đưa sản phẩm tổ chức, doanh nghiệp tới khách hàng Đảm bảo tính sẵn sàng hàng hóa Các đơn đặt hàng cần phải xác định rõ ràng, xác định ai, tổ chức doanh nhiệp đặt hàng Cần số lượng hàng hóa ngày giao nhận hàng hóa Tất thông tin cần phải xác định rõ ràng xác nhân đơn hàng Xây dựng mạng lưới cung ứng doanh nghiệp tiện cho việc giao đơn đặt hàng Các mạng lưới cửa hàng phân phối phủ khắp việc giao nhận cành trở nên dễ dàng, thuận tiện Bên cạnh doanh nghiệp cần phải lựa chọn đơn vị vận chuyển phương tiện vận chuyển phù hợp với đặc trưng hàng hóa đặc trưng khách hàng để hợp tác Các loại phương tiện vận chuyển phổ biến nhiều doanh nghiệp lựa chọn đường bộ, đường hàng không Đồng thời doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống hoá đơn toán hợp lý để thuận tiện cho việc tốn 4.5 Hồn lại Đây cơng việc xuất trường hợp dây chuyền cung ứng có vấn đề Nhưng để đề phòng đơn hàng gặp phải cố doanh nghiện cần phải xây dựng sách đón nhận sản phẩm khiếm khuyết bị khách hàng trả trợ giúp khách hàng trường hợp có vấn đề rắc rối sản phẩm bàn giao Công việc tương tự giao nhận, cần phải có đơn vị vận chuyển ngược lại đơn hàng bị khiếm khuyết lại doanh nghiệp hoặt khu sản xuất để xử lý Thuận lợi khó khăn triển khai HTTT Doanh nghiệp nói riêng Việt Nam nói chung 5.1 Thuận lợi SCM áp dụng phổ biến nhiều quốc gia giới doanh nghiệp kinh doanh xuất lợi ích đáng nói mà hệ thống đem lại cho doanh nghiệp như: • Tăng hiệu suất dịng sản phẩm thơng qua kết hợp nhà cung cấp với • Nâng cao dịch vụ khách hàng giảm thiểu lượng hàng hóa tồn kho • Giảm thiểu chi phí lưu kho • Giảm chi phí giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận tối đa • Giảm thiểu số chi phí ngồi khơng cần thiết • Nâng cao lực cạnh tranh cho cơng ty, tạo thương hiệu uy tín thị trường tâm trí người tiêu dùng 11 • Thiết lập chuỗi cung ứng đối tượng đối tác truyền thống với • Chuyển hướng sản phẩm nhanh trước thay đổi thị trường 5.2 Khó khăn  Doanh nghiệp chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp Thực tế nay, nhiều doanh nghiệp vừa nhỏ, chí kể doanh nghiệp trải qua quãng thời gian hình thành phát triển dài, chưa tận dụng tiến CNTT vào quản trị doanh nghiệp, công đoạn thực thủ cơng Tồn hoạt động kinh doanh bị phá hủy hệ thống SCM lựa chọn khơng tương thích với cơng cụ quản lý ban đầu công ty hệ thống quản lý sổ sách, phần mềm hỗ trợ kinh doanh, quan trọng nhân lực vận hành chun mơn Chính thế, định sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp tự đặt vào tình khó khăn phải đào tạo lại tồn q trình sử dụng CNTT nhân viên phận công ty  Q trình phân tích hoạt động kinh doanh chưa tiến hành HTTT phần mềm hiệu sử dụng hợp lý Tuy nhiên, doanh nghiệp chủ quan trình phân tích hoạt động kinh doanh để lựa chọn giải pháp phù hợp khơng doanh nghiệp tận dụng tốt ưu điểm mà chí gặp nhiều khó khăn so với khai việc khơng triển HTTT Vì hoạt động nghệ thuật hệ thống SCM có tác động trực tiếp tới tồn q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp lựa chọn sai hệ thống gây thiệt hại lớn cho công ty Khi lựa chọn hệ thống SCM sai từ nguyên liệu sản xuất đến hệ thống phân phối ảnh hưởng đến toàn hoạt động kinh doanh công ty, từ khâu nguyên liệu sản xuất đến khâu hệ thống phân phối  Doanh nghiệp chưa thực biết cần gì? Nhiều doanh nghiệp lựa chọn theo trào lưu mà khơng có q trình tìm hiểu kỹ lưỡng lợi ích phù hợp chúng, làm để tận dụng tối đa lợi ích từ CNTT Một số doanh nghiệp chưa hình dung đầy đủ khó khăn q trình triển khai hệ thống SCM Vì vậy, thực đưa vào hoạt động, dự án dễ dàng bị ngừng lại chừng mà không tiếp tục đến cuối để hưởng trái từ lợi ích mà SCM đem lại Chính thế, doanh nghiệp chưa hiểu, bị động trình tìm hiểu nhu cầu thân mình, dẫn tới lãng phí chi phí, thời gian, nguồn lực mà khơng đem lại kết 12  Khó khăn q trình truyền đạt thơng tin doanh nghiệp đơn vị cung ứng HTTT mảng đặc thù mà hầu hết trước tìm hiểu chủ doanh nghiệp nhà quản lý mơ hồ khái niệm chúng người ngành Vì thế, trình trao đổi bước đầu đơn vị cung ứng phần mềm HTTT doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, rào cản hai bên chưa thực hiểu Việc tự động hoá dây chuyền cung ứng phức tạp khó khăn Nhân viên doanh nghiệp cần thay đổi cách thức làm việc tại, nhân viên nhà cung cấp mà doanh nghiệp bổ sung vào mạng lưới cần có thay đổi tương tự Chỉ nhà sản xuất lớn quyền lực buộc nhà cung cấp khác chấp hành theo thay đổi Hơn nữa, mục tiêu doanh nghiệp việc cài đặt hệ thống khiến nhà cung cấp khác lo ngại Để mơ hình HTTT thực hoạt động có hiệu quả, chủ doanh nghiệp đơn vị cung ứng cần hiểu đến mức tường minh tất thứ, kể thơng tin tuyệt mật, bí mật kinh doanh Chính vậy, điều nhiều chủ doanh nghiệp băn khoăn Vì thơng tin bị rị rỉ ngồi, doanh nghiệp đánh tính cạnh tranh vị mình, bị chép, ăn cắp ý tưởng, giá trị cốt lõi 13 QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CỬA HÀNG KFC Mô tả nghiệp vụ hệ thống 1.1 Giới thiệu chuỗi cửa hàng KFC KFC cụm từ viết tắt Kentucky Fried Chicken - Gà Rán Kentucky, thương hiệu thuộc Tập đoàn Yum Brands Inc (Hoa Kỳ) Gà rán nướng, với ăn kèm theo loại sandwiches chế biến từ thịt gà tươi dòng sản phẩm cửa hàng KFC 20.000 nhà hàng KFC 109 quốc gia vùng lãnh thổ toàn giới số ấn tượng mà thương hiệu có hành trình hình thành phát triển Original Recipe cơng thức chế biến gà rán truyền thống tiếng giới thương hiệu Công thức tạo cơng thức pha trộn bí mật 11 loại thảo mộc gia vị khác Đại tá Harland Sanders hoàn thiện nửa kỷ trước Để đáp ứng nhu cầu ẩm thực khách hàng quốc gia, KFC cịn đa dạng hóa sản phẩm tạo nên thực đơn vô với 300 ăn khác từ gà nướng thị trường Việt Nam sandwich cá hồi Nhật Bản Tại thị trường Việt Nam, như: Gà Big’n Juicy, Gà Giịn Khơng Xương, Cơm Gà KFC, Bắp Cải Trộn đưa vào thực đơn bên cạnh ăn truyền thống gà rán Bơ-gơ để phù hợp với vị người Việt Ngoài ra, cịn có số khác nhau: Bơ-gơ Tơm, Lipton, Bánh Egg Tart… giúp cho thực đơn Việt Nam vô phong phú Tại Việt Nam, nhà hàng TP Hồ Chí Minh KFC khai trương vào năm 1997 140 nhà hàng, có mặt 19 tỉnh/thành phố lớn nước, sử dụng 3.000 lao động số ấn tượng KFC nước ta suốt gần 20 năm qua 1.2 Sơ lược hệ thống 14 Giám đốc: điều hành cửa hàng kiểm tra thông tin doanh thu, có nhiệm vụ quản lí trực tiếp cửa hàng, vấn đề cửa hàng phải thông qua giám đốc giám đốc có quyền định tất thông tin xử lý cửa hàng Quản lý nhân viên: quản lý, phân chia công việc cửa hàng cách hợp lý chặt chẽ Nhân viên phục vụ quầy: - Tiếp nhận thông tin khách đặt hàng theo thực đơn quầy - Giao thức ăn cho khách, thu tiền khách từ phiếu thu toán kế toán lập - Hướng dẫn khách đến chỗ ngồi tự phục vụ - Nhận yêu cầu khách hàng, giải đáp thắc mắc khách - Tiếp nhận thông tin khách hàng đặt hàng theo thực đơn nhà hàng thơng qua: điện thoại, mail, fax, Ghi lại thông tin khách hàng đầy đủ xác địa liên lạc, u cầu đặt, khách chuyển thơng tin cho bếp Quản lý kho: quản lý nguyên vật liệu kho, lập phiếu nhập, phiếu yêu cầu nhập kho cần thiết Đầu bếp: - Chế biến ăn theo thực đơn KFC - Chuyển thức ăn khách cho lễ tân cho nhân viên giao hàng tận nơi - Quản lý nguyên vật liệu bếp, dụng cụ nhà bếp, nhận nguyên vật liệu theo phiếu xuất kho quản lý kho lập Kế tốn: Lập phiếu tính tiền cho khách, lập phiếu thu, chi hàng ngày, danh sách phiếu thu, danh sách phiếu chi, lập phiếu nhập kho, báo cáo doanh thu hàng ngày (báo cáo chi thu, quỹ tiền, chấm công…) Nhân viên giao hàng tận nơi: giao thức ăn cho khách, thu tiền khách từ phiếu thu kế toán lập giao hàng cho khách Giữ xe: nhận giữ xe cho khách đến trả xe cho khách Phục vụ: dọn dẹp sau khách ăn xong 1.3 Mơ tả tốn Cửa hàng đại lí cung cấp mặt hàng theo phiếu yêu cầu phận chế biến cửa hàng yêu cầu Các mặt hàng nhập kiểm tra chất lượng chặt chẽ Đối chiếu phiếu mua hàng với mặt hàng, phận pha chế tiến hành ghi hóa đơn nhập hàng để chuyển cho phận kế toán Đồng thời ghi vào sổ theo dõi hàng nhập hàng Nếu không đạt yêu cầu gửi thông tin phản hồi đến đại lí để giải Việc 15 tốn cho đại lí phận kế tốn thực hiện, toán phải viết phiếu chi cho nhà cung cấp Khi khách hàng vào cửa hàng, phận phục vụ gửi menu kiểm tra để khách lựa chọn đồ ăn thức uống phiếu yêu cầu chuyển cho phận nấu pha chế Căn vào phiếu yêu cầu khách phục vụ chuyển đồ ăn đồ uống cho khách tính tiền Khi xét thấy mặt hàng hết, phận nấu pha chế yêu cầu chủ cửa hàng nhập Căn vào hóa đơn số lượng thực tế sử dụng phận phục vụ chuyển phận kế tốn quản lí tốn với khách hàng Bộ phận kế toán viết phiếu thu lưu sổ theo dõi ngày Thống kê báo cáo hàng tháng cho chủ cửa hàng Khi khách hàng đến cửa hàng, nhân viên tiếp tân nhận yêu cầu khách hàng ăn, thức ăn Ghi nhận thật xác đầy đủ ăn, vị khách trước chuyển cho bếp Kế toán nhanh chóng lập phiếu tốn Nhân viên tiếp tân yêu cầu khách chờ thức ăn quầy yêu cầu khách toán trước tự phục vụ, sau nhận thức ăn toán, hướng dẫn khách đến chỗ ngồi Đối với dịch vụ giao hàng tận nơi nhân viên tiếp tân nhận thông tin khách hàng, sau nhân viên kế tốn lập phiếu tốn giao cho nhân viên giao hàng để chuyển đến khách Quản lý xếp kho: Kho nơi tập trung nguyên liệu, thực phẩm, hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu chế biến ăn cho khách, kho phải tổ chức hợp lý Phải nắm vững lượng hàng hóa có kho, lập phiếu yêu cầu nhập kho Mỗi lần nhập kho xuất kho phải có phiếu in cụ thể, vào cuối ngày, quản lý kho có nhiệm vụ tổng kết lại lượng hịa hóa cịn tồn hết ngày báo cáo cho phận kế toán lập thẻ kho để kiểm toán dễ dàng việc lập phiếu nhập kho Nhập kho: Quản lý kho nhận phiếu nhập kho kế tốn lập Kiểm tra hàng hóa theo phiếu nhập kho, chất lượng số lượng Nếu hàng hóa đáp ứng số lượng chất lượng cho nhập kho cịn khơng đáp ứng khơng thực u cầu giải Sau kiểm tra số lượng chất lượng, quản lý kho thực nhập hàng vào kho, sau xác nhận phiếu nhập kho cho kế toán Xuất kho: Quản lý kho vào định mức nguyên liệu, hàng hóa quy định kế hoạch nhà hàng để xuất kho, giám sát số lượng cấp phát, lập phiếu xuất kho xuất kho Khi xuất hàng cho phận bếp, phận bếp phải điền đầy đủ thông tin vào phiếu nhận nguyên liệu phiếu xuất kho: phận, mặt hàng cần cấp, số lượng đơn vị tính… đặc biệt phải có chữ ký trưởng phận Quản lý kho phải kiểm tra kỹ thông số ngày xuất kho (lập danh sách phiếu xuất kho) Xuất hàng số lượng, chất lượng loại hàng duyệt Thường xuyên cập nhập số liệu, sổ sách kho, kiểm kê chu đáo, kì 16 Quản lý nhân viên: Quản lý kết nhân viên thông qua việc dám sát tác nghiệp nhân viên, tức tổ chức công việc, phân chia công việc cụ thể cho nhân viên làm việc Lập phiếu chấm công tổng hợp phiếu chấm công cuối tháng gửi bên Kế toán Quản lý thu chi: Kế tốn kiểm tra chứng từ, hóa đơn có liên quan đến thu, chi mặt tiền, chứng từ, đầy đủ hợp lệ, xác, sau báo cáo cho Giám đốc xem xét phê duyệt Sau phê duyệt Kế toán xuất phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, chứng từ có liên quan Các chứng từ hóa đơn, phiếu thu chi, báo cáo thu chi… bên kế toán lưu trữ theo hạn định công ty 1.4 Các yêu cầu Yêu cầu chức - Mua hàng: lập phiếu yêu cầu, xử lý nhập hàng, ghi hóa đơn nhập hàng - Bán hàng: Nhận thực đơn phiếu yêu cầu, xử lý u cầu, nhận hóa đơn - Thanh tốn cơng nợ: lập hóa đơn, gửi thơng tin, giao dịch tốn cơng nợ - Báo cáo thống kê: Lập thống kê, gửi báo cáo Yêu cầu phi chức Người quản lý chỉnh sửa giá ăn, kiểm tra doanh thu, xem thơng tin nhân viên Xây dựng phân tích hệ thống 2.1 Xác định tác nhân Các tác nhân ngoài: Chủ cửa hàng, đại lý cung cấp, khách hàng 17 2.2 Xây dựng mơ hình phân cấp chức 18 2.3 Xây dựng mơ hình luồng liệu 2.3.1 Xây dựng mơ hình luồng liệu mức khung cảnh 19 2.3.2 Xây dựng mơ hình luồng liệu mức đỉnh 20 2.3.3 Xây dựng mơ hình luồng liệu mức đỉnh • MUA HÀNG • BÁN HÀNG 21 • QUẢN LÝ THANH TỐN VÀ CƠNG NỢ 22 • QUẢN LÝ THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO 23 24