Giao tiếp trong quản trị

Giao Tiếp Trong Quản Trị LỜI GIỚI THIỆU Quản trị kinh doanh trở thành hoạt động quan trọng kinh tế nhiều xã hội Một kỹ cần có nhà quản trị giao tiếp Hiệu kinh doanh tổ chức phụ thuộc nhiều vào trình giao tiếp cá nhân với Giao tiếp đóng góp to lớn vào thành công nhà quản trị phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội Giao tiếp hiệu mang tính định cho cấp quản lý, đặc biệt quan trọng cấp lãnh đạo Để hiểu rõ vai trò giao tiếp quản trị, chương học giúp chúng ta: - Giải thích hình thức quản trị giao tiếp - Giải thích yếu tố quy trình giao tiếp - Mơ tả cách ảnh hưởng giác quan đến trình giao tiếp cá nhân - Giải thích vai trị ngữ nghĩa học, văn hóa kỹ giao tiếp - Tầm quan trọng giao tiếp nhóm - Phân biệt kênh giao tiếp giải thích vai trị chúng - Thảo luận tiềm tăng trưởng công nghệ kênh giao tiếp tổ chức Giao Tiếp Trong Quản Trị CHƯƠNG 1: BẢN CHẤT CỦA GIAO TIẾP TRONG QUẢN TRỊ Những vấn đề bản về giao tiếp 1.1 Khái niệm giao tiếp (Communication) - Là chuyển giao thông điệp người người nhằm đạt hiểu biết chung - Là tiếp xúc người với người , thơng qua mà người trao đổi với thơng tin, cảm xúc, tìm hiểu lẫn nhau, tác động qua lại với - Giao tiếp nhiệm vụ then chốt quản trị viên Các điều tra cho thấy người quản trị viên sử dụng tới 85% thời gian làm việc để giao tiếp khơng có giao tiếp, chiến lược, dự án dù có xuất sắc tới đâu khơng thể thành cơng Điều cho thấy giao tiếp không hiệu dẫn đến nhiều sai sót nguy tiềm tàng cho hoạt động doanh nghiệp, tổ chức 1.2 Phân loại giao tiếp  Xét hoạt động giao tiếp xã hội: chia thành ba loại  Giao tiếp truyền thống: Giao tiếp thực sở mối quan hệ người người hình thành lâu dài trình phát triển xã hội: Đó quan hệ huyết thống họ hàng, gia đình ơng bà, cha mẹ, v.v quan hệ làng xóm láng giềng nơi người quen biết nhau, vai trò cá nhân tiếp xúc giao lưu quy định rõ ràng, ngơn ngữ giao tiếp hình thành lâu dài trở thành qui định bất thành văn, thấm đẫm vào xã hội, cuối trở thành văn hóa ứng xử riêng xã hội Tất điều quy định điều chỉnh q trình trao đổi thơng tin quan hệ tiếp xúc, giao lưu Loại giao tiếp bị chi phối văn hóa tập quán, hệ thống quan niệm ý thức xã hội  Giao tiếp chức năng: Loại giao tiếp xuất phát từ chun mơn hố xã hội, ngơn ngữ hình thức giao tiếp chịu ảnh hường qui định thành văn hay không thành văn, để dần trở thành qui ước, chuẩn mực thông lệ chung xã hội Loại giao tiếp khơng xuất phát từ địi hỏi bộc lộ cá tính hay Giao Tiếp Trong Quản Trị tình cảm riêng tư mà xuất phát từ đòi hỏi nghi lễ ứng xử xã hội hiệu cơng việc Đó ngơn ngữ cho phép người không quen biết nhau, khác nhau, thực vai trò xã hội định sử dụng kiểu giao tiếp vậy.Chẳng hạn giao tiếp công việc thủ trưởng nhân viên, người bán người mua, bác sĩ bệnh nhân, bị cáo chánh án v.v  Giao tiếp tự do: Loại giao tiếp mang nhiều đường nét cá nhân người giao tiếp, cảm thụ chủ quan giá trị tự tại, mục đích tự thân Những quy tắc mục đích giao tiếp khơng định trước khn mẫu, mà xuất trình tiếp xúc, tuỳ theo phát triển mối quan hệ Giao tiếp tự thúc đẩy tính chủ động, phẩm chất mục đích cá nhân, cần thiết q trình xã hội hố làm phát triển thỏa mãn nhu cầu lợi ích tinh thần vật chất bên giao tiếp cách nhanh chóng trực tiếp Loại giao tiếp thực tế sống vô phong phú, sở trao đổi thơng tin có được, làm thức tỉnh hứng thú tình cảm sâu sắc để giải toả xung động cá nhân  Xét hình thức tính chất giao tiếp:  Theo khoảng cách tiếp xúc: Có hai loại giao tiếp: trực tiếp gián tiếp - Giao tiếp trực tiếp loại hình thơng dụng hoạt động người, loại giao tiếp mà đối tượng giao tiếp mặt đối mặt sử dụng ngơn ngữ nói hình thức phi ngơn ngữ khác q trình giao tiếp - Giao tiếp gián tiếp: loại hình giao tiếp phải thơng qua phương tiện trung gian khác như: thư từ, sách báo, điện thoại, vơ tuyến truyền hình, fax, email, chat  Theo số người tham dự giao tiếp - Giao tiếp song phương: hai người giao tiếp với - Giao tiếp nhóm: Giao tiếp nhóm nhân viên tập thể lao động - Giao tiếp xã hội: Mở rộng tới tầm cỡ quốc gia, quốc tế  Theo tính chất giao tiếp Giao Tiếp Trong Quản Trị - Giao tiếp thức: Là loại hình giao tiếp có ấn định theo pháp luật, theo quy trình thể chế hố (hội họp, mít tinh, học tập ) - Giao tiếp khơng thức khơng có quy định ràng buộc hay mang nặng tính cá nhân Tuy nhiên phải theo thông lệ, quy ước thông thường  Theo đặc điểm nghề nghiệp Có hoạt động có nhiêu dạng giao tiếp (giao tiếp sư phạm, giao tiếp kinh doanh, giao tiếp ngoại giao ) 1.3 Chức giao tiếp - Chức túy xã hội: chức giao tiếp phục vụ cho nhu cầu chung xã hội hay nhóm người (chức thơng tin, chức phối hợp) - Chức tâm lý xã hội: chức giao tiếp phục vụ cho nhu cầu thành viên xã hội, đáp ứng nhu cầu quan hệ thân với người khác (chức cảm xúc, chức nhận thức lẫn nhau, chức điều chỉnh hành vi) - Giao tiếp cịn giữ chức giao lưu tình cảm, tư tưởng, văn hóa… để phát triển nhân cách người cho hồn chỉnh, tâm hồn, tình cảm ngày phong phú - Chức thông báo, định hướng: Qua trình giao tiếp, người thơng báo cho thơng tin, tư tưởng, tình cảm… giúp người định hướng hoạt động Chức điều khiển, điều chỉnh: Qua tiếp xúc, trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm, thái độ… người điều khiển, điều chỉnh hành vi, thái độ, hành động cho phù hợp yêu cầu hoạt động Chức liên kết (nối mạch, tiếp xúc ): Nhờ có giao tiếp người hợp đồng để làm việc Chức đồng nhất: Qua giao tiếp, cá nhân hoà nhập vào nhóm xã hội 1.4 Mục đích giao tiếp - Giúp người nghe hiểu dự định - Có phản hồi từ người nghe Giao Tiếp Trong Quản Trị - Duy trì quan hệ tốt đẹp với người nghe, để trao đổi tâm tư, tình cảm, ý nghĩ với - Truyền tải thông điệp, mệnh lệnh, thị từ quản trị viên cho cấp - Tìm hiểu, tiếp nhận thơng tin, từ đề định xác kịp thời hoạt động tổ chức Các hình thức giao tiếp 2.1 Giao tiếp ngôn ngữ (Verbal communication) Là cách dùng ngơn ngữ hình thức viết nói để giao tiếp Đây hình thức phổ biến  Hình thức viết: có nhiều dạng khác thư từ, ghi chép, báo cáo, tóm tắt, tin nhắn, dẫn…Hơn 80% quản trị viên đánh giá chất lượng hình thức viết mà họ nhận trung bình tệ Trong số 55% tự nhận xét kỹ viết mức trung bình tệ  Hình thức viết có thuận lợi tính lưu trữ, cho phép truy lại, người gửi cân nhắc nội dung cẩn thận Về mặt bất lợi: chi phí chuẩn bị, văn phong, tình người nhận hiểu nhầm ý, nhận phản hồi chậm…  Hằng ngày công việc dễ dàng nhận thấy hình thức giao tiếp khắp nơi Đó báo cáo tình hình kinh doanh tháng, biên ghi nhận họp, email trao đổi cơng việc với khách hàng…  Hình thức nói: giao tiếp trực tiếp (face-to-face) họp, giao tiếp qua điện thoại, gọi qua internet  Hình thức nói mang tính cá nhân hình thức viết, nhận phản hồi nhanh Về mặt bất lợi: khó quản lý mặt thời gian nói chuyện, bên cạnh có cơng việc cần phải có văn để lưu trữ  Hằng ngày tạo nơi làm việc hình thức giao tiếp sử dụng rộng rãi Đó lời thăm hỏi bắt đầu làm việc, trao đổi Giao Tiếp Trong Quản Trị công việc nhân viên, thị công việc từ sếp, hay la câu chuyện vào ăn trưa… 2.2 Giao tiếp phi ngôn ngữ (Non-verbal communication): Là sử dụng cử chỉ, thái độ khơng mã hóa thành ngơn ngữ Các nghiên cứu giao tiếp hình thức khơng dùng ngơn ngữ chiếm từ 65 đến 93 phần trăm Giao tiếp ngôn ngữ không hiệu thiếu hình thức khơng sử dụng ngơn ngữ, là:  Ngôn ngữ thể (kinesic behaviour hay bogy language): chuyển động thể điệu bộ, cử thể qua vẻ mặt, ánh mắt, nụ cười, hành động bàn tay Khi đánh giá cảm nhận người vấn đề ta không quan tâm đến lời nói họ mà cịn phải quan sát thái độ biểu hiện, nhìn nét mặt, nghe âm điệu giọng nói Các động tác tưởng chừng đơn giản giúp truyền đạt tới nhân viên đồng nghiệp thông điệp, ý nghĩ khó diễn đạt lời nói trực tiếp  Ví dụ: người giao tiếp ln tươi cười thân thiện, ánh mắt nhìn thẳng người đối diện, cử nhanh nhẹn hoạt bát cho thấy tuyp người động, sẵn sàng đối mặt với thách thức công việc  Ngữ cảnh giao tiếp (proxemics): góp phần định cách thức giao tiếp  Ví dụ: họp mang tính trang trọng tổ chức phịng họp kín, thành viên tham gia cần ý đến hành động phi ngơn ngữ có thích hợp với bối cảnh khơng Ngược lại nhà quản trị cho bố trí văn phòng làm việc khu vực tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên để trao đổi công việc, lúc người ta khơng cần ý nhiều đến hành động phi ngơn ngữ  Ngơn ngữ phụ (Paralanguage): ngữ điệu, âm lượng giọng nói, tiếng cười… cách truyền tải nội dung cịn có tính định thân nội dung  Ngôn ngữ dịch (Object language):  Ví dụ: chuẩn bị viết Sơ yếu lý lịch (CV), bạn phải cân nhắc đến cách canh hàng, cỡ chữ, loại giấy dùng để in… để tạo hình ảnh tốt Giao Tiếp Trong Quản Trị thân đến nhà tuyển dụng Đó bạn dùng “ngôn ngữ dịch” để giao tiếp với nhà tuyển dụng cách sử dụng ngôn từ giấy  Tóm lại  Theo nghiên cứu nhà khoa học trình giao tiếp, lời nói bao gồm ba yếu tố: ngơn ngữ, phi ngơn ngữ (hay cịn gọi ngơn ngữ thể) giọng điệu Ngơn ngữ, lạ thay góp phần nhỏ 7% việc tác động đến người nghe, giọng điệu chiếm tới 38% yếu tố phi ngôn ngữ lại trở nên quan trọng sở hữu 55% Những cơng trình nghiên cứu ngày ghi vào danh mục triệu mã tín hiệu liên quan đến ngơn ngữ thể  Các chuyên gia nói đàm phán kéo dài 30 phút, hai người biểu 800 thơng điệp phi lời nói khác Nếu hai người không hiểu không nhận thơng điệp này, hai dừng lại mức độ giao tiếp thấp Cho nên khơng có đáng ngạc nhiên kết nhiều đàm phán khơng đến đích  Các nghiên cứu cho thấy mà yếu tố ngôn ngữ phi ngôn ngữ đối lập nhau, người nhận vào loại giao tiếp phi ngơn ngữ Ví dụ người nói với bạn ổn, cảm thấy vui vẻ nét mặt cô cau có nhìn xuống đất Các nhà nghiên cứu nói ngơn ngữ khơng ăn khớp với tín hiệu ngơn ngữ người ta bỏ qua lời bạn nói ý đến biểu phi ngôn ngữ  Trong xã hội đại môi trường kinh doanh quốc tế, cần thiết cho trở nên tinh tế hơn, tự nhận thức tự kiềm chế ngôn ngữ thể tập cách quan sát ngơn ngữ thơng qua hình ảnh xung quanh để hiểu rõ đối tác mà ta giao tiếp  Trong giao tiếp, việc để ý đến cử điệu thông điệp người đối diện, bạn phải biết cách đọc cử người ý nghĩa chúng Khi có kinh nghiệm đó, bạn nhận biết người đối diện, nhận biết thân kiểm soát thân người đối diện hành động phi ngôn ngữ Giao Tiếp Trong Quản Trị  Thông thường sau chào hỏi xã giao, người có kinh nghiệm bắt đầu ý đến cử phi ngôn ngữ người đối diện Anh ta bắt chéo chân tay nói chuyện? Anh ta nhìn thẳng vào mắt mình? Anh ta che miệng đặt câu hỏi? Quan sát hệ thống cử lại, đánh giá người có thực tình giao tiếp khơng, chán nản, tức giận hay nghi ngờ Ban đầu, bạn không nhận biết 100% cử đó, nhận điều diễn người đối diện  Khi kiểm soát hành vi, cử người đối diện, thấy lợi ngôn ngữ thể Ngôn ngữ thể phản ánh cảm xúc thực bên nên hiểu nó, bạn sử dụng chúng cách có lợi  Như giao tiếp ngơn ngữ phi ngơn ngữ tách rời mà thường bổ sung cho Nhà quản trị cần ý đến loại giao tiếp để đạt hiệu tốt giao tiếp  Các nghiên cứu rằng, nhà quản trị sử dụng nhiều thời gian để giao tiếp Họ thường dùng hình thức nói viết, tính thân mật lúc Một nghiên cứu cho thấy bốn quản trị viên cấp cao bốn ngành khác sử dụng đến 74% thời gian làm việc để giao tiếp miệng với người bao gồm cc họp có kế hoạch ngồi kế hoạch, điện thoại, điện đàm , lại 50% thời gian để trao đổi trực tiếp với cấp Phần lại họp với ban giám đốc, khách hàng, nhà thầu… Quản trị viên đóng vai trị trung tâm mạng lưới thơng tin tổ chức, việc giao tiếp họ không hiệu để lại hậu khôn lường không cho thân quản trị viên mà cịn cho hoạt động tổ chức Do cách tiến hành giao tiếp có hiệu chìa khóa thành công cho tổ chức Giao Tiếp Trong Quản Trị Giao Tiếp Trong Quản Trị 10 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO TIẾP Những yếu tố bản của quá trình giao tiếp Việc xem xét yếu tố qui trình giao tiếp giúp đánh giá thách thức hệ thống giao tiếp hiệu (Krone, Jablin & Putnam 1987) Nó nêu bật lên cách tác động lên người khác phải thông qua giao tiếp Các yếu tố qui trình trình bày qua bảng Độ nhiễu Mã hóa Thơng tin Giải mã (Nhiều) Người nhận Người gửi Giải mã Trung gian Mã hóa (Nhiều) Người gửi Người nhận Phản hồi Trung gian 1.1 Người gửi: - Là người đưa thông tin ban đầu Thông thường phản hồi tác động từ bên ngoài, câu hỏi, họp, buổi vấn, vấn đề báo cáo - Để trở thành người giao tiếp tốt, trước tiên phải tạo cho tin tưởng Điều bao gồm việc thể hiểu biết chủ đề, người tiếp nhận bối cảnh truyền đạt thông điệp - Chúng ta phải biết người tiếp nhận (những cá nhân hay nhóm người mà muốn truyền đạt thơng điệp tới) Việc khơng hiểu người mà truyền đạt thơng điệp tới dẫn đến việc thơng điệp bị hiểu sai Giao Tiếp Trong Quản Trị 13 - Tuy nhiên, qui trình giải mã gặp phải vấn đề người nhận không giải mã nội dung thông tin theo ý định người gửi 1.7 Độ nhiễu - Độ nhiễu yếu tố phát sinh trình chuyển tải thông tin hiểu nội dung thông tin - Độ nhiễu bao gồm gián đoạn người gửi mã hóa thơng tin, ví dụ đường điện tín bị gián đoạn thơng tin truyền đi, mệt mỏi người nhận giải mã 1.8 Phản hồi - Phản hồi đáp ứng người nhận để giải thích thơng tin Đây qui trình giao tiếp ngược người gửi người nhận trao đổi vai trò cho Việc phản hồi cho thấy thành công bước đầu người gửi - Khi việc giao tiếp không cho phép phản hồi, giao tiếp chiều Bản ghi nhớ, thư từ thông báo ví dụ cho giao tiếp chiều, khơng có u cầu phản hồi Khi nhà quản lý không xây dựng yêu cầu phản hồi nhanh giao tiếp, họ mắc phải nguy việc hiểu sai lệch người nhận Với việc giao tiếp chiều, sai lầm thường khơng tìm thấy từ ban đầu mà thường trễ sau - Ngược lại, giao tiếp có phản hồi, hình trên, giao tiếp hai chiều Loại giao tiếp giúp việc trao đổi xác Dù vậy, để giao tiếp hai chiều đạt hiệu cần ý cẩn thận đến quy trình, đặc biệt có nhiều phận tổ chức tham gia truyền tin Việc có hai lý do, thứ nhất, liên kết thêm vào làm q trình mã hóa/giải mã bị sai lệch thông tin Thứ hai, người cấp thường miễn cưỡng đưa thông tin trích tiêu cực cho cấp Vì vậy, người quản lý cần phải làm việc tích cực để thu thập thơng tin xác chí giao tiếp hai chiều Giao Tiếp Trong Quản Trị 14 Quá trình nhận thức 2.1 Quá trình nhận thức gì? Là trình mà cá nhân sử dụng để nhận hiểu thông tin từ mơi trường Q trình bị ảnh hưởng số yếu tố như: kinh nghiệm, nhu cầu cá nhân, trình độ, văn hố, đặc tính tổ chức, độ lớn thơng tin hay tính hấp dẫn lạ thông tin… Vd: mua chocolate siêu thị, lọat nhãn hàng trưng bày gần nhau, q trình đọc thơng tin sản phẩm (xuất xứ, thành phần, trọng lượng, giá cả, nước sản xuất…) để định mua chocolate q trình nhận thức THƠNG TIN TỪ MÔI TRƯỜNG CON NGƯỜI Yếu tố ảnh Lựa chọn, tổ chức, giải thích hiểu hưởng: kinh nghiệm,trình thơng tin từ mơi trường độ, văn hố đặc tính tổ chức, độ lớn thơng tin… 2.2 Ba giai đoạn trình nhận thức: Qúa trình nhận thức trình phức tạp, chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố khác người nhìn chung trải qua giai đoạn Giai đoạn thứ nhất: ý lựa chọn thông tin (Information attention & selection) Đây giai đoạn đầu trình nhận thức, trình chọn lọc chủ yếu thông qua giác quan người thơng tin gây ý Ví dụ: Nhân viên A xem nhân viên chăm chỉ, thơng tin chọn lọc: chăm làm việc, nghĩ phép ,đi làm giờ, trễ người khác Giao Tiếp Trong Quản Trị 15 Giai đoạn thứ hai trình nhận thức là: Tổ chức thông tin (Organization of information) Tổ chức lại thông tin kiểu mẫu chọn lọc giai đoạn lựa chọn thông tin Giai đoạn này, người thường có khuynh hướng tổ chức thông tin theo hướng mong đợi chủ quan Giai đoạn thứ ba: Giải nghĩa thông tin (Information Interpretation) Giai đoạn người giải nghĩa thông tin lựa chọn, tổ chức hai giai đoạn trước Ba giai đọan: lựa chọn, tổ chức giải nghĩa thông tin phần ký ức người, lưu trữ lại ký ức phục hối để sử dụng thể qua cách suy nghĩ, cách cảm nhận hành động người Như ví dụ trên, nhận thức việc nhân viên chăm đặc điểm làm muộn chẳng hạn 2.3 Những lệch lạc nhận thức: Quá trình nhận thức người chịu ảnh hửơng nhiều yếu tố chẳng hạn như: kinh nghiệm, nhu cầu, mục tiêu, trình độ cá nhân; đặc tính tổ chức, độ lớn thơng tin hay tính hấp dẫn lạ thơng tin…Do đó, cá nhân khác có nhận thức khác tình huống, hay nội dung truyền đạt Từ xuất lệch lạc, bóp méo nhận thức.Công việc nhà quản trị liên quan đến việc định dựa thông tin, chứng khách quan; q trình nhận thức thơng tin, chứng lại chủ quan Và tính rập khn, dự đốn, bảo vệ thường có ảnh hưởng lớn đến khuynh hướng nhận thức nhà quản trị; cơng việc nhà quản trị phụ thuộc nhiều vào việc giải nghĩa thông tin từ nhiều nguồn Vì vậy, nhận thức rõ lệch lạc nhận thức giúp cho nhà quản trị tránh nhiều vấn đề chẳng hạn bóp méo thơng tin qua trình định a Rập khn (stereotypy): Giao Tiếp Trong Quản Trị 16 Là khuynh hướng gán đặc trưng cá nhân sở đánh giá đặc trưng nhóm mà cá nhân thuộc Rập khn chức tự nhiên người nhằm đơn giản hóa phức tạp thực tế Rập khn hình thành từ trung gian văn hóa thường dẫn đến kết hình thành định kiến, ý kiến tiêu cực người khác dựa vào kinh nghiệm cá nhân Tính rập khn thường khó thay đổi hình thành tồn lâu, bám chặt vào nhận thức hành vi người Ví dụ: kế toán trưởng chọn ứng viên nữ cho vấn tuyển vị trí kế tốn tổng hợp kế toán trưởng cho nam giới khơng thích hợp khơng cẩn thận, tỉ mỉ, khơng có tố chất nữ giới… Hoặc đứng trước tranh, tranh giới thiệu tổng giám đốc chụp người có nhìn nhận khác nhân viên bình thường chụp Rập khn mang đến đơn giản hóa cơng việc cho nhà quản trị phần lớn mang lại tác dụng ngược đặc trưng nhóm đại diện đặc trưng xấu, khơng thể hết tính tổng qt nhóm, khơng thúc đẩy cá nhân làm việc, cống hiến nhiều cá nhân nằm nhóm đa phần thành viên có biểu tốt b Dự đoán (Halo effect and projection) Là khuynh hướng sử dụng ấn tượng, nhìn chung tổng thể hiểu biết một, vài đặc điểm để đánh giá, kết luận đặc trưng cá nhân Ví dụ: nhân viên X có bề ngồi dễ thương, ăn mặc lịch sự, đặc điểm khiến cho người quản lí X đưa kết luận X thông minh, làm việc tốt…Hoặc cho nhân viên có đời sống cá nhân khơng tốt khả làm việc không tốt… Để tránh dự đốn khơng đúng, phiến diện nhà quản trị nên thu thập nhiều thông tin từ kênh khác để giúp cho việc phán đoán hợp lí Tính dự đốn thường khuyến khích nhà quản trị có khuynh hướng giao tiếp chiều cho họ biết nhân viên nghĩ gì, cảm nhận Cách thức diễn đạt của cá nhân (gán cho ai/thuộc tính) Giao Tiếp Trong Quản Trị 17 3.1 Thuyết thuộc tính Một cách để hiểu nhận thức ảnh hưởng đến quy trình liên cá nhân giao tiếp quản trị thuyết thuộc tính Thuyết giải thích cách mà cá nhân đưa phán thuộc tính nguyên nhân, hành vi họ người khác Những phán hình thành sở cho hoạt động sau Theo lý thuyết, thực phán nguyên nhân đặt (quy cho nguyên nhân bên trong, đặc điểm cá nhân cố gắng người đó) hay tình (quy cho ngun nhân bên , thiết bị may rủi) 3.2 Các lỗi thuộc tính Như ví dụ, Nếu Jane khơng hồn thành nhiệm vụ thời gian, có nên quy cho yếu tố bên thiếu cố gắng kỹ năng, có nên tính đến yếu tố nội thiếu nỗ lực hay khả năng, làm định số hoàn cảnh công việc vấn đề nguyên nhân? Trong thực phán này, xem xét đồng thuận (mức độ hành vi tương tự hầu hết hành động tình cho), thống (mức độ mà người cư xử theo cách giống tình tương tự lần khác), khác biệt (mức độ mà người cư xử khác tình khác) Như vậy, nhân viên khác hoàn thành nhiệm vụ thời gian, Jane gặp khó khăn việc hồn thành cơng việc tương tự vào thời gian trước đó, bỏ lở thời hạn kiểu nhiệm vụ khác Chúng ta có lẽ thực phán đặt lý nhiệm vụ bị trễ Mặt khác, người khác bị trể hoàn thành nhiệm vụ, Jane thường hoàn thành thời gian, có khả cho khó khăn đến yếu tố tình Những thuộc tính ảnh hưởng việc giải nhiệm vụ trễ Khi thực nguyên nhân phán quyết, nhà quản lý phải xem xét lỗi - xu hướng đánh giá thấp ảnh hưởng tình đánh giá cao ảnh hưởng đặt trong việc giải thích hành vi Chúng ta có khả làm cho lỗi giải thích hành vi người khác Giao Tiếp Trong Quản Trị 18 3.3 Nội dung thành kiến tự thân Hơn nữa, thành công thất bại có liên quan, có khả ngừng chống chọi lại với thành kiến tự thân Thành kiến xu hướng xem thành công thất bại người khác Điều đặt giai đoạn cho vấn đề giao tiếp quản lý cấp Ví dụ, người quản lý quy thành công cấp đển hiệu khả lãnh đạo họ kết luận thất bại thiếu sót cấp Cấp dưới, đó, nhìn thấy thành công đến từ khả cố gắng họ, xem thất bại từ điều không may yếu tố môi trường làm việc, bao gồm khu vực quản lý người giám sát họ Ngữ nghĩa 4.1 Khái niệm Khi diễn đạt vấn đề hay xuất vật, tượng, khái niệm mới, vật, tượng trước thay đổi xã hội phải biểu thị Từ ngữ phương tiện để biểu đạt Từ ngữ vốn ký cách hiểu người mang hàm ý khác Sự vận dụng từ nghĩa từ nhằm truyền tải thơng tin muốn nói vận dụng ngữ nghĩa 4.2 Hệ thống ngữ nghĩa: Từ có nhiều nghĩa, muốn hiểu ý nghĩa từ, ta phải xem xét tình ngữ cảnh cụ thể Ngữ cảnh, nói cách đơn giản, tình huống, bối cảnh ngơn ngữ, từ xuất với ý nghĩa cụ thể Thơng qua ngữ cảnh, ta xác định yếu tố hạn chế phạm vi ý nghĩa từ, làm cho nghĩa sử dụng rõ lên Mỗi từ nhiều nghĩa thường có nghĩa bản, hay nghĩa chính, nghĩa mở rộng hay nghĩa phụ Nghĩa thường nghĩa gốc từ, tức nội dung khái niệm nguyên thuỷ mà từ dùng để biểu thị Ngoài việc phân biệt hai loại nghĩa trên, người ta cịn phân biệt nghĩa đen nghĩa bóng từ Song thực ra, cách gọi khác nghĩa nghĩa mở rộng, có điều khái niệm nghĩa bóng theo cách hiểu thơng Giao Tiếp Trong Quản Trị 19 thường có nội hàm hẹp nghĩa mở rộng, đó, người ta thường nói tới nghĩa bóng trường hợp nghĩa mở rộng gợi liên tưởng nước đôi hay hiệu văn học Đó trường hợp sử dụng từ mang tính cá nhân nhiều Mỗi người có mạng hệ thống vốn từ riêng khơng tương ứng, xác với người khác Vì tùy thuộc vào vốn từ người mà chọn cách diễn đạt tiếp nhận thông tin Trong hoạt động giao tiếp xã hội, thường xuyên xuất nhu cầu từ cách diễn đạt để biểu thị thông tin mà người muốn truyền tải thông tin muốn đưa để tạo hiệu giao tiếp mới.Vì sỗ tổ chức tạo ngôn ngữ riêng cho Mặc khác, xã hội phát triển ln có kiện, thơng tin sinh thay đổi số từ vựng cần thay đổi Ví dụ: Ngơn ngữ giao tiếp giới trẻ nay, Trong việc đặt tên cho ăn, thức uống: Ơng uống bà khen, hồng tử trận (đầu hành lăng bột chiên), rồng bay qua biển (gỏi rau muống trộn tép)… 4.3 Rào cản về ngữ nghĩa: Việc xác định nghĩa nghĩa mở rộng từ nhiều gặp nhiều khó khăn, nhiều trường hợp, ranh giới chúng không thật rõ rệt Sau thời gian sử dụng, nghĩa mở rộng trở thành nghĩa khác từ Mỗi người có mạng hệ thống vốn từ khơng tương đồng với người khác, giao tiếp thông tin phải bên xử lý nên vấn đề nhiễu thông tin tránh khỏi Mức độ nhiễu thông tin phụ thuộc vào cách vận dụng ngữ nghíã chọn kênh giao tiếp Việc tạo ngày nhiều từ mới, đến lúc hệ thống từ ngữ bao gồm số lượng lớn đơn vị từ vựng Điều cản trở trình giao tiếp người ta phải nhớ nhiều đơn vị từ Yếu tố văn hóa: 5.1 Khái niệm văn hóa giao tiếp quản trị Giao Tiếp Trong Quản Trị 20 Văn hoá giao tiếp phạm trù văn hoá dùng để biểu cử chỉ, hành động lời nói làm cho đối phương có cảm tình với mình, từ cơng việc mà hợp tác đạt mục tiêu thành cơng Văn hố giao tiếp khơng dừng lại ngôn ngữ hành động, cử chỉ, phong cách ăn mặc mà cịn thể cảm nhận người Một biểu ánh mắt, nụ cười thân thiện thái độ tôn trọng, lắng nghe làm cho đối tượng cảm thấy thoải mái hài lòng 5.1.1 Tầm quan trọng giao tiếp quản trị Khi đánh giá tầm quan trọng truyền thông giao tiếp, nhà học giả người Mỹ, Kinixti nói: Sự thành cơng người có 15% dựa vào kỹ thuật chun ngành, cịn 85% phải dựa vào quan hệ giao tiếp tài xử người Cũng theo kết điều tra độc giả Tạp chí kinh doanh Havard thực gần đưa số đáng lưu ý: 100% số người hỏi cho rằng: giao tiếp ( trao đổi thơng tin) có vai trị đặc biệt quan trọng - 90% số Giám đốc phụ trách nhân vấn khẳng định giao tiếp tiếp tục đóng vai trị chủ đạo đảm bảo thành công hoạt động kinh doanh kỷ 21 - Các nhà quản trị sử dụng 75-80% thời gian làm việc ngày cho giao tiếp, có nghĩa làm việc nhà quản trị dùng 45 phút cho việc giao tiếp Người ta giao tiếp với cấp ( lãnh đạo), cấp (nhân viên), đối tác (nhà cung cấp, khách hàng, bạn bè, người thân) để truyền thông tin ý tưởng đến người cần giao tiếp, để họ hiểu thực Không thể phủ định tầm quan trọng giao tiếp vấn đề nhiều nhóm văn hóa, nhiều văn hóa quốc gia lớn văn hóa châu lục, phương Đông phương Tây, truyền thơng giao tiếp có đặc điểm gì? .. .Giao Tiếp Trong Quản Trị CHƯƠNG 1: BẢN CHẤT CỦA GIAO TIẾP TRONG QUẢN TRỊ Những vấn đề bản về giao tiếp 1.1 Khái niệm giao tiếp (Communication) - Là chuyển giao thông điệp... Tiếp Trong Quản Trị Giao Tiếp Trong Quản Trị 10 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO TIẾP Những yếu tố bản của quá trình giao tiếp Việc xem xét yếu tố qui trình giao tiếp giúp... tính chất giao tiếp Giao Tiếp Trong Quản Trị - Giao tiếp thức: Là loại hình giao tiếp có ấn định theo pháp luật, theo quy trình thể chế hố (hội họp, mít tinh, học tập ) - Giao tiếp khơng