ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC NÂNG CAO CÔNG tác PHỤC vụ THAM mưu văn bản của văn PHÒNG HUYỆN ủy NGHI lộc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA GIÁO DỤC CHÍNH TRỊ - BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CUỐI KHOÁ Đề tài “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC NÂNG CAO CÔNG TÁC PHỤC VỤ THAM MƯU VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY NGHI LỘC” Nghi Lộc, tháng 04 năm 2011 MỤC LỤC LỜI ĐẦU PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Những vấn đề chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Chức Văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.2 Tác động ý nghĩa CNTT cơng tác văn phịng 11 1.2.1 Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin 11 1.2.2 Trong công tác soạn thảo văn 11 1.2.3 Trong công tác lưu trữ 11 1.2.4 Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo 12 PHẦN II.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ HUYỆN NGHI LỘC 13 2.1 Khái quát huyện uỷ Nghi Lộc 13 2.1.1 Quá trình thành lập phát triển huyện uỷ Nghi Lộc 13 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Chuyện uỷ Nghi Lộc 14 2.1.3 Chức nhiệm vụ phận huyện uỷ Nghi Lộc 16 2.2 Mối quan hệ công tác 23 2.3 Những thuận lợi, khó khăn phướng hướng phát triển đơn vị huyện ủy Nghi Lộc 24 2.4 Một vài đánh giá hoạt động Văn phòng huyện uỷ Nghi Lộc 25 2.5 Tổ chức máy Văn phòng huyện uỷ Nghi Lộc 31 2.5.1 Chức 31 2.5.2 Nhiệm vụ 32 2.6 Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng huyện uỷ Nghi Lộc 32 2.7 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng huyện uỷ Nghi Lộc 34 2.7.1 Trang thiết bị kỹ thuật thông tin 34 2.7.2 Tổ chức công tác ứng dụng công nghệ thơng tin văn phịng 35 2.7.3 Hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác 35 2.7.4 Thực trạng đội ngũ cán Văn phòng huyện ủy Nghi Lộc 40 2.8 Đánh giá chung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng huyện ủy Nghi Lộc 41 2.8.1 Ưu điểm: 41 2.8.2 Hạn chế: 42 2.8.3 Nguyên nhân: 42 PHẦN III.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ NGHI LỘC 44 3.1 Những phương hướng chung nhằm tăng cường hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng văn phòng huyện ủy Nghi Lộc 44 3.1.1 Tập trung đạo thực chương trình cải cách 44 3.1.2 Ứng dụng CNTT phục vụ việc thực Chính phủ điện tử 45 3.1.3 Ứng dụng CNTT tăng cường hiệu hiệu lực huyện nói chung Văn phòng nói riêng 45 3.1.4 Thực Luật cán công chức 45 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công 46 3.2.1 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ 46 3.2.2 Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin 50 3.2.3 Xây dựng phần mềm ứng dụng 52 KẾT LUẬN 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 QUY ƯỚC CHỮ VIẾT TẮT HUV: Huyện ủy viên CNTT: Công nghệ thông tin HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Ủy ban nhân dân CBCC: Cán công chức UBKT: Ủy ban kiểm tra BCH: Ban chấp hành CNH – HĐH: Cơng nghiệp hố, đại hố KHKT: Khoa học kỹ thuật XHCN: Xã hội chủ nghĩa CNXH: Chủ nghĩa xã hội TTATGT: Trật tự an tồn giao thơng ATXH: An tồn xã hội VHVN – TDTT: Văn hố văn nghệ, thể dục thể thao KHCN: Khoa học công nghệ LHPN: Liên hiệp phụ nữ UVBCH: Uỷ viên ban chấp hành MTTQ: Mặt trận tổ quốc UVBTV: Uỷ viên ban thường vụ LỜI ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, Việt Nam sau 20 thực đường lối đổi đất nước với nhiệm vụ trọng tâm cơng nghiệp hố, đại hố gắn với kinh tế tri thức nhằm đưa nước ta khỏi tình trạng nước nông nghiệp nghèo nàn, lạc hậu, trở thành nước công nghiệp theo hướng đại vào năm 2020 bối cảnh khoa học công nghệ tồn cầu hố phát triển mạnh mẽ, làm gia tăng gay gắt tính chất cạnh tranh đua phát triển quốc gia Đất nước ta bước chuyển với chuyển kinh tế giới Đặc biệt sau nhập tổ chức thương mại WTO kinh tế nước ta ngày có bước tiến rõ nét Có được kết nhờ Đảng, Nhà nước ta xác định xây dựng kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, đó Đảng Nhà nước ta đặc biệt coi trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phát triển kinh tế đất nước, nâng cao chất lượng hoạt động máy nhà nước, thực ứng dụng CNTT phục vụ việc thực Chính phủ điện tử Như ta biết được cách mạng công nghiệp chuyển kinh tế nước ta từ kinh tế công nghiệp lạc hậu sang kinh tế tri thức với phát triển vũ bão công nghệ thông tin Từ việc sử dụng phương tiện liên lạc điện tín, điện thoại phương tiện khác như: vô tuyến điện tử, tin học, viễn thông, internet ngày chiếm ưu trở thành phương tiện thiếu nhu cầu tầng lớp nhân dân đặc biệt doanh nghiệp, tổ chức kinh tế - xã hội Có kết nhờ vào sách mở cửa, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế Đảng, Nhà nước ta.Góp phần vào đó có đóng không nhỏ tổ chức xã hội, doanh nghiệp đó phận văn phịng giữ vị trí quan trọng Ngồi việc ham mưu cho lãnh đạo đưa định đắn,văn phịng mắt xích quan trọng, cánh tay đắc lực, trái tim khối óc cho người lãnh đạo, cầu nối phận quan quan với nhau.Vì cơng tác văn phòng được quan tâm đổi cho phù hợp với u cầu cơng việc vị trí, vai trò nó qua thời đại Với mong ước được trao đổi thêm tri thức ứng dụng kiến thức học giảng đường đại học vào thực tế, em chọn thực tập văn phịng huyện Nghi Lộc Qua bước đầu tìm hiểu hướng dẫn đạo Khoa GDCT trường Đại Học Vinh, thầy cô giáo với phương pháp quan sát thu nhập thông tin em bước tiếp cận với thực tế có được đánh giá hiểu biết sơ hoạt động quan nói chung văn phòng nói riêng Qua em nhận thấy hoạt động văn phòng cần được quan tâm nhiều đó công việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cần phải được thực thật tốt cho phù hợp với xu hướng phát triển chung giới phù hợp với việc cải cách kinh tế nước ta Do thời gian có hạn em tập trung nghiên cứu vào việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng huyện ủy huyện Nghi Lộc Qua em xin đưa đề tài:” Ứng dụng công nghệ thông thông tin việc nâng cao công tác phục vụ tham mưu văn văn phòng Huyện ủy Nghi Lộc” Báo cáo chuyên đề em gồm chương: Chương I: Lý luận chung công tác văn phòng Chương II: Thực trạng ứng dụng CNTT văn phòng huyện ủy Nghi Lộc Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng huyện ủy Nghi Lộc Báo cáo chuyên đề em chắn không tránh khỏi thiếu xót, hạn chế Em mong nhận được ý kiến đóng góp thầy cô bạn để báo cáo em được hoàn thiện Em xin chân thành cám ơn thầy khoa GDCT, giảng viên hướng dẫn, cô lãnh đạo nhân viên huyện ủy huyện Nghi Lộc tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thiện báo cáo chuyên đề PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Những vấn đề chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm Hiện văn phòng phận thiếu được quan tổ chức Có nhiều cách hiểu văn phòng: - Theo nghĩa rộng văn phòng máy, phận giúp việc cho quan, lãnh đạo quan, để đạo, điều hành công việc quan đặt - Theo nghĩa hẹp văn phòng phận quan để quản lý công tác cơng văn giấy tờ cơng việc hành – quản trị quan Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu nhập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn quan, tổ chức đó 1.1.2 Chức Văn phòng 1.1.2.1.Chức tham mưu: Đây được coi chức văn phòng Bộ phận văn phòng cần phải phối hợp với phận quan tham vấn, có ý kiến vấn đề mà lãnh đạo đưa nhằm phục vụ cho việc định lãnh đạo cách nhanh chóng, xác có hiệu Ta biết định sách có ảnh hưởng đến sống hay tồn quan, tổ chức, doanh nghiệp Hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố đó có yêu tố chủ quan( thuộc yếu tố quản lý) muốn định mang tính khoa học, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý,của người trợ giúp.Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc đế đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án, phán kịp thời đắn Chức được gọi chức tham mưu cho lãnh đạo, quản lý cơng tác văn phịng 1.1.2.2 Chức tổng hợp: kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược lĩnh vực, đối tượng mà văn phòng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo, quản lý Qúa trình thu nhập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định, có thể mang lại hiệu thiết thực Hoạt động thuộc chức tổng hợp cơng tác văn phịng Chức không thiết thực đến chức tham mưu văn phòng mà có vai trò quan trọng thành công hay thất bại quan đơn vị( lợi thơng tin) Chính ý nghĩa to lớn chức nên tổ chức, đơn vị quan tâm củng cố đại hóa cơng tác văn phịng cho kịp với phát triển thời đại 1.1.2.3 Chức hậu cần hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài chính…Những đó thuộc cơng việc hậu cần mà văn phịng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho trình, lúc, nơi 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng Trên sở chức chung, văn phịng cần thực nhiệm vụ 1.1.3.1 Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị Mọi tổ chức đời vận hành vào sống cần phải tuân thủ quy định tổ chức, chế hoạt động điều kiện trì hoạt động Nhưng quan, tổ chức khác có điều kiện, sở vật chất tính chất cơng việc khác nên tổ chức phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Các công việc như: xây dựng hội thảo, lấy ý kiến tham gia, hồn chỉnh thơng qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động quan thuộc cơng tác văn phịng Đây nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải thực quan được tổ chức vào hoạt động 1.1.3.2 Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan, đơn vị Các quan, đơn vị có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển Chiến lược dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm, mục tiêu, biện pháp cụ thể thời kỳ hoạt động: năm, năm,1 năm, quý, tháng, tuần, ngày, cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể, kế hoạch đơn vị kinh doanh, kế hoạch cơng nghệ, kế hoạch tiếp thị, tài Mỗi loại kế hoạch được giao cho phận chuyên trách xây dựng đạo thực Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động phải biến khâu nối, kế hoạch trở thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh phận khớp nối với nhau, hỗ trợ hoạt động 1.1.3.3 Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 10 Khi đến thực tập Văn phòng huyện ủy Nghi Lộc, bảo vệ người tiếp được thiện cảm tốt cho người đến làm việc với quan Chánh văn phịng nhiệt tình, chu đáo việc giới thiệu tổ chức máy quan, khiến em cảm thấy gần gũi thân thiết Văn phòng huyện ủy được lãnh đạo huyện ủy tặng nhiều khen cho tập thể cá nhân Tuy nhiên, bên cạnh đó đội ngũ cán văn phịng bộc lộ số giới hạn khơng được đào tạo chun mơn văn phịng nên đơi vướng mắc việc nghiên cứu lý luận cơng tác văn phịng để áp dụng vào thực tiễn cơng việc Kiến thức ngoại ngữ, tin học cịn chưa sâu để có thể đáp ứng được điều kiện quan hệ với đối tác nước ngồi Văn phịng huyện ủy cần có giải pháp nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để nâng cao hiệu cho công việc 2.8 Đánh giá chung ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng huyện ủy huyện Nghi Lộc 2.8.1 Ưu điểm: Việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng huyện ủy Nghi Lộc có nhiều bước đổi Công tác soạn thảo văn được thực chủ yếu máy tính thông qua phần mềm soạn thảo Hiện có nhiều phần mềm phục vụ cho hoạt động Word Perfect, Ami Proffesional, Word Star, Microsoft Word đó Word Perfect, Ami Proffesional cho phép kết hợp văn đồ họa trang Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng giúp nâng cao chất lượng văn bản, rút ngắn thời gian soạn thảo chuyển văn Các văn được ban hành thể thức, quy định pháp luật Bên cạnh đó, việc truyền tải thơng tin phận, phịng ban với huyện ủy với tổ chức đoàn thể khác, tổ chức sở diễn nhanh chóng nhờ phương tiện truyền thông đại fax, điện thoại tiết kiệm được khơng công sức, tiền của, thời gian 42 2.8.2 Hạn chế: Mặc dù huyện ủy Nghi Lộc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng có hiệu quả, nhiên bên cạnh đó, cơng tác văn phịng bộc lộ số hạn chế: - Các trang thiết bị máy tính điện tử được trang bị tất phịng ban hầu hết chúng khơng được sử dụng hết tính hiệu suất làm việc, thật lãng phí - Cơng tác lưu trữ hồ sơ tài liệu máy tính cịn chưa xây dựng được phần mềm riêng sử dụng công tác văn thư lưu trữ nên hầu hết nhân viên lưu trữ nhập phần nội dung danh mục hồ sơ tài liệu, hợp đồng cách thủ cơng, chưa đảm bảo tính khoa học yêu cầu công tác văn thư lưu trữ đại Việc bảo quản lưu trữ tài liệu dùng cặp tài liệu được lưu tủ đựng hồ sơ Như vậy, việc tra cứu, truy tìm tài liệu nhiều thời gian - Các cán văn phịng có thâm niên nên trình độ ngoại ngữ hạn chế, phần mềm tin học tiếng Anh, việc khai thác sử dụng chúng triệt để - Công tác thu nhập xử lý nguồn thông tin cịn thủ cơng qua nhiều tầng lớp trung gian, phức tạp tốn nhiều thời gian 2.8.3 Nguyên nhân: Sở dĩ việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng huyện ủy Nghi Lộc cịn bộc lộ số hạn chế số nguyên nhân chủ yếu sau:  Ban lãnh đạo huyện chưa trọng quan tâm mức công nghệ thơng tin, cịn chưa hiểu biết giá trị, lợi ích to lớn mà ứng dụng công nghệ thông tin mang lại  Bên cạnh đó, vấn đề tài nguyên nhân khiến cho công việc ứng dụng công nghệ thông tin huyện chưa cịn được tồn diện triệt để 43  Thêm vào đó, trình độ cán nhân viên Văn phòng huyện ủy Nghi Lộc nguyên nhân ảnh hưởng nhiều đến tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin Vì cán nhân viên có thâm niên cơng tác nên trình độ tin học ngoại ngữ hạn chế, phần mềm được cài đặt máy tính cơng ty nước ngồi sản xuất Điều ảnh hưởng không nhỏ đến việc khai thác tối đa tính ưu việt máy tính Ngồi nguyên nhân chủ yếu trên, số nguyên nhân khác Bộ chưa có chủ trương sách mạnh mẽ để khuyến khích quan trực thuộc tăng cường đầu tư vào công nghệ thông tin, tăng cạnh tranh trường quốc tế, cấp chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến với cấp vấn đề nên việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý điều hành chưa sâu rộng, chưa triệt để PHẦN III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ NGHI LỘC 44 3.1 Những phương hướng chung nhằm tăng cường hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng văn phòng huyện ủy Nghi Lộc 3.1.1 Tập trung đạo thực chương trình cải cách thủ tục hành nhà nước *Cải cách tồn diện mặt thể chế hành Hồn thiện hệ thống thể chế hành chính, chế, sách phù hợp với thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, trước hết thể chế kinh tế, tổ chức hoạt động hệ thống hành Tiếp tục đổi quy trình xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật, khắc phục tính cục việc chuẩn bị, soạn thảo văn bản; đề cao trách nhiệm quan trình xây dựng thể chế; phát huy dân chủ, huy động trí tuệ nhân dân để nâng cao chất lượng văn quy phạm pháp luật * Cải cách mặt thủ tục hành Xóa bỏ thủ tục hành quan liêu, rườm rà, gây phiền hà; hoàn thiện thủ tục hành theo hướng cơng khai, đơn giản thuận tiện * Đổi tổ chức cán Đội ngũ cán bộ, công chức có số lượng, cấu hợp lí, chuyên nghiệp, đại Tuyệt đại phận cán bộ, công chức có phẩm chất tốt đủ lực thi hành công vụ, tận tụy nghiệp phát triển đất nước phục vụ nhân dân * Cải cách tài cơng Đổi chế phân cấp quản lý tài ngân sách, bảo đảm tính thống hệ thống tài quốc gia vai trò ngân sách Trung ương; đồng thời phát huy tính chủ động, động, sáng tạo trách nhiệm địa phương ngành việc điều hành tài ngân sách 3.1.2 Ứng dụng CNTT phục vụ việc thực Chính phủ điện tử Chính phủ điện tử ứng dụng cơng nghệ thơng tin – truyền thông (CNTT – TT) để quan Chính phủ đổi mới, làm việc hiệu lực, hiệu minh bạch 45 hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân thực quyền dân chủ tham gia quản lý Nhà nước Nói cách ngắn gọn, Chính phủ điện tử phủ hoạt động hiệu lực, hiệu hơn, cung cấp dịch vụ tốt sở *Xây dựng sở liệu kịp thời xác Cơ sở liệu – database (CSDL) được hiểu theo cách định nghĩa kiểu kỹ thuật nó tập hợp thơng tin có cấu trúc, tập hợp liên kết liệu, thường đủ lớn để lưu thiết bị lưu trữ đĩa hay băng Dữ liệu được trì dạng tập hợp tập tin hệ điều hành hay được lưu trữ hệ quản trị CSDL CSDL có được qua thực hiện: - Cục tiến hành báo cáo định kỳ - Tổ chức điều tra Trang bị đầy đủ trang thiết bị công nghệ kỹ thuật đại công nghệ thông tin như: phần mềm, phần cứng, internet, mạng máy tính như: Mạng WAN, LAN, mạng tồn cầu word wide web phục vụ đắc lực cho hoạt động huyện * Nâng cao trình độ, đào tạo đội ngũ cán nhân viên toàn huyện 3.1.3 Ứng dụng CNTT tăng cường hiệu hiệu lực huyện ủy nói chung Văn phòng nói riêng - Sửa đổi sung chức năng, nhiệm vụ - Bố trí hợp lý, tiết kiệm 3.1.4 Thực Luật cán cơng chức - Phẩm chất trị chun mơn - Thành thạo kỹ công nghệ Thực đúng, đầy đủ chịu trách nhiệm kết thực nhiệm vụ quyền hạn được giao 46 Có ý thức tổ chức kỷ luật; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế quan, tổ chức, đơn vị; báo cáo người có thẩm quyền phát hành vi vi phạm pháp luật quan, tổ chức, đơn vị; bảo vệ bí mật nhà nước - Chủ động phối hợp chặt chẽ thi hành cơng vụ; giữ gìn đồn kết quan, tổ chức, đơn vị - Bảo vệ, quản lý sử dụng hiệu quả, tiết kiệm tài sản nhà nước được giao - Chấp hành định cấp Khi có cho định đó trái pháp luật phải kịp thời báo cáo văn người định; trường hợp người định định việc thi hành phải văn người thi hành chấp hành không chịu trách nhiệm hậu việc thi hành, đồng thời báo cáo cấp trực tiếp người định Người định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật định 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng huyện ủy Nghi Lộc Tin học được ý xây dựng phát triển Việt Nam từ năm 60 Do nhiều khó khăn, năm 70 đầu năm 80, phát triển đó không đủ nhanh rộng Từ cuối năm 80, nhu cầu đổi thâm nhập nhanh chóng công nghệ thông tin giới, việc ứng dụng tin học máy tính có bước phát triển nhanh chóng rộng rãi Nhằm đáp ứng được yêu cầu xu hội nhập phát triển nhanh chóng rộng rãi Nhằm đáp ứng nhu cầu xu hội nhập phát triển, cập nhật thông tin mới, đội ngũ người làm công tác văn phịng phải tự bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ để có thể phát huy hết nguồn lực, tạo hiệu công việc tốt Với lý trên, em xin đưa số kiến nghị sau: 3.2.1 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ Trong thời đại mới, thời đại công nghệ thông tin, người làm công 47 tác văn phịng ngồi kiến thức chun mơn cần phải có kiến thức lĩnh vực tin học, đặc biệt ứng dụng phần mềm quản lý cơng tác văn phịng, trau tri thức, kỹ năng, tập quán làm việc với máy tính Người quản trị văn phòng đại phụ thuộc nhiều nơi làm việc, nơi đặt máy tính họ Với văn phịng đại,cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên, quản lý cơng việc văn phịng có nhiều thay đổi Cơ sở liệu, thông tin được trao đổi qua máy tính, qua fax, qua email, qua Website chủ yếu Văn phòng tương lai đón nhận người quản trị văn phòng thơng minh, sáng tạo, giàu lịng vị tha thứ tính nhân văn, với nghiệp vụ chun mơn ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính cơng nghệ thông tin góp phần đưa đất nước tiến lên sánh vai với nước khu vực giới, Do vậy, để nâng cao trình độ tin học cán cơng nhân viên văn phịng huyện ủy Nghi Lộc lãnh đạo cần quan tâm đến việc tổ chức lớp đào tạo ngắn ngày tin học cho cán nhân viên quan Huyện có thể mời chuyên viên cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng huyện Lãnh đạo Huyện có thể tổ chức vài thi nhỏ tin học công tác văn phòng đời sống Có nhiều lĩnh vực công nghệ thông tin mà người làm cơng tác văn phịng có thể tham mưu cho lãnh đạo việc nghiên cứu để phục vụ thi Chính thời gian chuẩn bị cho thi, người sâu tìm hiểu cơng nghệ thơng tin học hỏi được khơng điều thú vị có ích cho cơng việc Bên cạnh đó, thân cán nhân viên Văn phòng văn phòng huyện ủy Nghi Lộc toàn Huyện cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tịi khám phá điều chưa biết công nghệ thông tin, đặc biệt ứng dụng nó cơng tác văn phịng cơng tác chun mơn Các cán nhân viên Huyện phải trọng đến ngoại ngữ, đặc biệt tiếng Anh Ngày nay, nước ta tiến trình hội nhập khu 48 vực quốc tế, biết ngoại ngữ cần thiết Hơn nữa, văn phòng huyện ủy Nghi Lộc có mối quan hệ với số nước bạn, nên ngoại ngữ lại quan trọng Bên cạnh đó, lý mà cán nhân viên chí lãnh đạo Huyện cần phải biết ngoại ngữ đó hệ thống máy tính Huyện có phần mềm hãng máy tính nước ngồi viết ngơn ngữ tiếng Anh Để có thể khai thác hiểu biết dịng thơng báo máy tính khơng thể khơng biết tiếng Anh Có thể nói, biết chút tiếng Anh giúp người làm cơng tác văn phịng chun mơn ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính công nghệ thông tin góp phần đưa đất nước lên sánh vai với nước khu vực giới Do vậy, để nâng cao trình độ tin học cán nhân viên văn phòng huyện ủy Nghi Lộc lãnh đạo Huyện cần quan tâm đến việc tổ chức cán nhân viên quan Huyện có thể mời chuyên viên công nghệ thông tin đến trao đổi số vấn đề quan trọng tin học ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng Huyện Lãnh đạo Huyện có thể tổ chức vài thi nhỏ tin học cơng tác văn phịng thi hiểu biết công nghệ thông tin, ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin mà người làm cơng tác văn phịng có thể tham mưu cho lãnh đạo việc nghiên cứu để phục vụ cho thi Chính thời gian chuẩn bị cho thi, người sâu tìm hiểu cơng nghệ thơng tin học hỏi được khơng điều thú vị có ích cơng việc Bên cạnh đó, thân cán nhân viên Văn phịng Huyện tồn Huyện cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tịi khám phá điều chưa biết công nghệ thông tin, đặc biệt ứng dụng nó cơng tác văn phịng cơng tác chun mơn Các cán nhân viên Huyện phải trọng đến ngoại ngữ, đặc biệt tiếng Anh Ngày nay, nước ta tiến hội nhập khu vực quốc tế, biết ngoại ngữ đó hệ thống máy tính Huyện ủy có 49 phần mềm hãng máy tính nước ngồi viết nên ngơn ngữ tiếng Anh Để có thể khai thác hiểu biết dịng thơng báo máy tính khơng thể tiếng Anh Có thể nói, biết chút tiếng Anh giúp người làm cơng tác văn phịng chun mơn hiệu nhiều Ngồi hiểu kiến thức lý luận vào công việc, từ đó so sánh chọn lọc kiến thức nhằm thực cơng việc văn phịng hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực cho đơn vị Hơn nữa, người cán văn phịng đại khơng thể khơng trang bị cho kiến thức chun mơn cách đầy đủ tồn diện Do vậy, việc đào tạo cán văn phòng văn phòng huyện ủy Nghi Lộc vô cần thiết nó phải đáp ứng tiêu chí sau: - Đào tạo nghiệp vụ văn phòng cho cán văn phòng Có thể nói, người cán làm công tác văn phịng cần phải nắm ln thực tốt yêu cầu lãnh đạo đề Vì vậy, người cán văn phịng cần làm tốt cơng việc để phục vụ công tác quản lý chung lãnh đạo từ khâu thu nhập, phân tích, xử lý thơng tin khâu cuối để lãnh đạo có thể định đắn Đây nhiệm vụ quan trọng, ảnh hưởng tới uy tín tập thể Chính người làm cơng tác văn phịng ln ln tự trau dồi kiến thức cơng tác văn phịng nói chung có thể kịp với phát triển xã hội, đặc biệt nước ta trình phát triển vũ bão kinh tế công nghệ thông tin Để có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, người cán làm cơng tác văn phịng ngồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cần phải rèn luyện cho lĩnh trị hiểu biết xã hội Bên cạnh đó, người cán văn phịng phải có nhìn tổng qt phát triển kinh tế, văn hóa xã hội nước ta, từ đó nghiên cứu để có thể dự đoán nắm bắt kịp thời vận mệnh mới, dám đương đầu với thử thách - Rèn luyện tác phong làm việc cho cán nhân viên văn phòng Huyện Một điều quan trọng mà người cán văn phòng cần phải có đó tinh thần làm việc say mê, nhiệt tình cơng việc tinh thần học hỏi, tìm tịi sáng tạo 50 phương pháp làm việc hiệu Tất nhiên, để có được tác phong làm việc dễ dàng mà qua trình rèn luyện tu dưỡng trau dồi thân có được Những điều đó có thể làm được định phải làm được Đó xu thời đại mới, xu chung giới, mục tiêu mà nước ta bước phấn đấu để tiến lên hội nhập với khu vực giới 3.2.2 Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin Cuộc cách mạng khoa học công nghệ, đặc biệt cơng nghệ thơng tin có bước chuyển nhanh chóng ngày, Văn phòng tương lai phát triển theo hướng “ Văn phòng tự động hóa “,“ văn phòng đại hóa “ Việc trang bị phương tiện kỹ thuật đại trợ giúp đắc lực cho người công tác quản trị Các phương tiện đó gồm : máy tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy nhiều loại máy kèm theo Hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ, mạng thơng tin quốc gia, mạng thơng tin tồn cầu nhằm thu nhập, xử lý, truyền tải thông tin cách thơng suốt, kịp thời xác, giúp lãnh đạo định đắn Việc trang bị phương tiện kỹ thuật đại cần thiết song cần ý tính đồng bộ, tính hiệu kinh tế việc sử dụng phương tiện đó nhằm nâng cao hiệu cao chi phí thấp nhất, Qua q trình thực tập văn phịng huyện ủy Nghi Lộc, trang thiết bị có, em xin đề xuất thêm số trang thiết bị: a/ Máy vi tính Tác dụng máy vi tính vơ to lớn công tác thông tin Điều khơng khơng biết Máy tính đời thành tựu vô to lớn nhân loại, đáp ứng công việc được đề Máy vi tính giúp cho người làm cơng tác văn phòng giải được khó khăn việc quản lý văn bản, tài liệu người Máy tính với chức nó cơng cụ hữu ích trợ giúp người làm cơng tác văn phịng Để tăng hiệu hoạt động công tác quản lý phịng hành quản trị, lãnh đạo huyện ủy cần xem xét trang thiết bị đồng 51 cho Văn phòng huyện ủy Nghi Lộc, trang bị thêm máy tính cho phịng cịn thiếu b/ Máy in văn Các văn được soạn thảo máy tính chưa có đầy đủ thể thức theo định Nhà nước ban hành soạn thảo văn Chỉ nó thể giấy nó có thể ký đóng dấu được Khi đó văn hợp pháp Để tài liệu, văn biểu đồ máy tính được thể giấy phải có máy in Đây thiết bị được nối với máy tính qua cổng máy tính để có thể hiển thị liệu, bảng biểu, văn máy tính giấy Đây khâu kết thúc quy trình soạn thảo văn Ngồi máy in thơng thường văn phịng Huyện ủy cần trang bị máy in màu Máy in cho phép in bảng biểu, số liệu thống kê, bảng lương, sơ đồ, đồ đất đai cách thật nhanh chóng, dễ dàng Đó ưu điểm mà máy chữ thông thường đáp ứng được Do máy in thiết bị quan trọng thiếu cơng tác văn phịng đơn vị c/ Máy photocopy Máy photocopy được sử dụng từ lâu giới Hiện thiết bị được cải tiến, đại so với trước Tính nó ngày được hồn thiện Tốc độ chụp được nâng cao, với kích thước ngày nhỏ gọn Máy photocopy có thể chụp loại giấy từ A4 Ao Thiết bị được dùng thay cho máy in việc nhân in văn thành nhiều với số lượng nhiều nhanh chóng Trong nhân in máy photocopy tạo được văn có chất lượng tương đương gốc, nhanh chóng dễ dàng qua vài thao tác đơn giản mà lại tiết kiệm Hiện nay, máy photocopy văn phòng huyện ủy Nghi Lộc cũ, dùng được chất lượng văn tài liệu chụp không được cao, thường bị lem mực chi phí gọi người đến sửa Vì vậy, nâng cao chất lượng việc chụp văn tài liệu, em xin kiến nghị Huyện nên đầu tư thêm máy photocopy để có thể đáp ứng nhu cầu in tài liệu văn 52 Tóm lại, bên cạnh việc đại hóa trang thiết bị văn phòng cần thiết văn phòng huyện ủy Nghi Lộc cần phải trọng tới việc đào tạo nhân văn phòng Đây mục tiêu lâu dài mà Văn phòng huyện ủy cần đạt tới Trong văn phòng đại yếu tố người yếu tố quan trọng nhất, yếu tố trung tâm quản lý Chú trọng đào tạo nhân tạo động thúc đẩy người phát huy hết lực, kích thích sáng tạo công việc, mở hội thăng tiến đường nghiệp 3.2.3 Xây dựng phần mềm ứng dụng Phần mềm tin học phần thiếu được công nghệ thông tin Nó trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị Hiện giới có nhiều phần mềm khác nhau, dùng riêng công việc, tổ chức có chức có chức khác Trong cơng tác văn phịng, phần mềm chủ yếu được ứng dụng : Ms Word, Ms Excel, Ms Access, Ms PowerPoit phần mềm được sử dụng giới, nhiên phần mềm nước nên muốn sử dụng cách triệt để địi hỏi có trình độ ngoại ngữ cần thiết Vì để tiện sử dụng, văn phòng huyện ủy Nghi Lộc nên có phần mềm riêng phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ thông tin, thu thập, xử lý, truyền tải thông tin Việc xây dựng phần mềm tiếng Việt giúp người sử dụng dễ dàng Bên cạnh đó, việc đồng hóa giúp hệ thống phần mềm nội Huyện giúp nhiều việc xử lý thông tin, truyền tải thông tin đến đầu mối, tiết kiệm thời gian tăng hiệu xử lý thông tin Tóm lại, việc xây dựng phần mềm ứng dụng việc quan trọng hàng đầu, song thực sớm chiều mà phải có thời gian dài gian dài gigiangian dài qua nhiều giai đoạn văn phòng huyện ủy Nghi Lộc nên có chuẩn bị kỹ lưỡng để có thể bước tiến hành thiết lập phần mềm riêng cho phục vụ cơng tác chun mơn cơng tác văn phịng 53 SƠ ĐỒ HỆ THỐNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HUYỆN ỦY HUYỆN NGHI LỘC Hệ thống giải pháp Đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ Bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin KẾT LUẬN 54 Xây dựng phần mềm ứng dụng Với chức nhiệm vụ mình, văn phịng huyện ủy Nghi Lộc hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đáp ứng yêu cầu thực tế Có kết đó phải kể đến đóng góp phận văn phịng đó việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đem lại kết thiết thực Qua trình thực tập, được tiếp cận với công việc cụ thể giúp đỡ cô làm cơng tác văn phịng văn phịng huyện ủy Nghi Lộc em định hướng phần định hình cho công việc tương lai, hiểu biết thêm quan nơi học tập nghiên cứu, biết thêm số kỹ năng, kinh nghiệm công việc sau Sau trình thực tập được tiếp cận với hoạt động văn phòng em nhận thức rõ việc đại hố cơng tác văn phịng cần thiết đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phịng ln được trọng Để làm được điều chủ trương Đảng, Nhà nước cần tới đóng góp cá nhân, tổ chức để việc ứng dụng công nghệ thông tin ngày có hiệu Nhận thức rõ tầm quan trọng việc ứng dụng CNTT công tác văn phịng, qua thời gian tìm hiểu thực tế, em xin đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng Với cố gắng thân, giúp đỡ văn phịng huyện ủy Nghi Lộc, bảo nhiệt tình thầy đặc biệt hướng dẫn giảng viên hướng dẫn em hoàn thành đề tài nghiên cứu Qua em xin gửi lời cám ơn chân thành tới thầy cô Khoa GDCT, cô văn phòng huyện ủy huyện Nghi Lộc đặc biệt giảng viên hướng dẫn giúp em hoàn thành chuyên đề TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 1.PGS.TS Nguyễn Hữu Tri – Giáo trình Quản trị văn phòng – Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Hà Nội – Năm 2005 2.PGS.TS Nguyễn Hữu Tri – Giáo trình Ngiệp vụ văn phịng – Nhà xuất Thống kê Hà Nội – Năm 2001 3.PGS.TS Nguyễn Hữu Tri – Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phịng – Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Hà Nội – Năm 2005 4.Báo cáo tổng kết công tác 2010 phương hướng nhiệm vụ năm 2011 56 ... 2.7.2 Tổ chức công tác ứng dụng công nghệ thông tin văn phòng 35 2.7.3 Hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác 35 2.7.4 Thực trạng đội ngũ cán Văn phòng huyện ủy Nghi Lộc 40 2.8... nhân viên văn phòng huyenj ủy có chuyên môn việc sử dụng công nghệ thông tin công tác hoạt động 2.7.2 Tổ chức công tác ứng dụng công nghệ thông tin văn phịng Việc ứng dung cơng nghệ thơng tin hoạt... nghệ thông tin cơng tác văn phịng huyện ủy huyện Nghi Lộc 2.8.1 Ưu điểm: Việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng huyện ủy Nghi Lộc có nhiều bước đổi Công tác soạn thảo văn được