TTCS LAM VIEC NHANH TRONG EXCEL

Đề tài thực tập sở GV hướng dẫn: ThS.Cao Thanh Sơn IV: Làm việc nhanh Excel 1: Một số định nghĩa 1.1 MS-EXCEL: Là ứng dụng mơi trường Windows giúp Bạn thực tính tốn bảng, quản trị sở liệu tạo đồ thị giúp cho việc tổng hợp, phân tích minh hoạ liệu nhanh chóng dễ dàng 1.2 Workbook: Trong Workbook (còn gọi file liệu )gồm tối đa 255 sheets Mỗi sheet xem bảng tính dùng để chứa liệu, biểu đồ hinh ảnh… mặc định Workbook có sheets, muốn thay đổi số sheets băng cách vào Tools->chọn Options chọn mục General khai báo số sheets khung Sheets in new workbooks 1.3 Sheets: Là tư liệu sơ cấp để lưu trữ làm việc Một sheet gồm có nhiều thiết lập cột hàng Được gọi bảng tính Có dạng sheet: * Worksheets * Chartsheets Worksheet: Một kiểu phổ biến sheet worksheet Mỗi worksheet có 256 cột 65,536 hàng Có thể xóa, ẩn chúng khơng thể tăng thêm số hàng hay số cột! Chart sheets: Chart sheet, thông thường chứa đồ thị Dùng chart sheet khơng bắt buộc làm cho việc in ấn dễ dàng Sắp xếp workbooks Cho bạn khả xếp lại workbook mở lúc Nhờ việc tham khảo qua lại workbooks thuận tiện Để xếp ê bốn cách.trước sếp mở workbook cần xếp Và tiến hành sau vào window chọn arrange… đánh dấu vòa mục sau * Tiled: Hiện thị kiểu tiêu đề Đề tài thực tập sở GV hướng dẫn: ThS.Cao Thanh Sơn Horizontal: Hiện thị cửa sổ file * Vertical: thị cửa sổ file xếp từ trái sang phải * cascade: Hiện thị cửa sổ xếp theo file chồng Đề tài thực tập sở GV hướng dẫn: ThS.Cao Thanh Sơn Để thị sheets file hành, chọn đánh dấu Window of active workbook Di chuyển,copy workboks Excel cung cấp nhiều cách làm việc nhanh với workbooks Bạn sử dụng chuột, phím nóng menu cửa sổ để lựa chọn workbooks Có cách di chuyển workbooks sau: * Chọn đường dẫn tới workbook window * Click Window menu Phía menu Window có danh sách tên workbook cho phép lựa chọn workbook mong muốn * Copy liệu Để copy liệu workbooks, mở workbooks Chọn liệu cần copy worrkbook thứ nhất, click nút Copy, chuyển đến workbook cần sao, click nút Paste, liệu copy Các bước thực hiện: Chọn từ E4 đến E8 cột E Chọn cột E3:E8 Click nút Copt công cụ Nhấn Window chọn Workbooks muốn copy đến Click cột E3 Click nút Paste công cụ Các dạng copy đặc biệt Đề tài thực tập sở GV hướng dẫn: ThS.Cao Thanh Sơn Thay copy tồn ô, copy nội dung định rõ từ ơ: ví dụ, copy giá trị kết công thức mà không copy thân công thức Ta copy cơng thức, thích… - Bôi đen ô cần copy - Nhấp vào biểu tượng copy - Nhấp góc trái vùng dán - Vào thực đơn Edit →paste Special - Nhấp chọn lựa chọn phần mục paste nhấp ok + All: Dán toàn nội dung định dạng ô + Fomular: dán công thức + Values: dán giá trị thị ô + Format: dán định dạng ô + Comments: dán thhích + Validation: Chỉ dán quy định điều kiện liệu + All except border: dán toàn nội dung định dạng trừ đường viền + Formulas and number formats: dán định dạng công thức số + values and number formats: dán định dạng giá trị số Tạo công thức tham chiếu tới workbooks worksheets khác Hầu ứng dụng bảng tính thành cơng dùng công thức tham chiếu About Formulas - Công thức Công thức gì? Có thể nói cơng thức tạo nên bảng tính Nếu khơng phải cơng thức worksheet tài liệu tĩnh - Nó làm Microsoft Word hổ trợ bảng biểu (table) Đề tài thực tập sở GV hướng dẫn: ThS.Cao Thanh Sơn Và có cơng thức Excel thật tuyệt Nó sử dụng hàm người dùng, hổ trợ mạnh việc đặt tên, hổ trợ công thức mảng - kiểu đặc biệt công thức mà ta tưởng tượng Công thức đưa vào ô bao gồm yếu tố sau:  Các toán tử "+" (cộng) hay "*" (nhân)  Tham khảo đến ô (bao gồm tên khỏang-range)  Giá trị hay chuổi  Các hàm (như hàm SUM hay AVERAGE) Cơng thức lên đến 1,024 ký tự (điều số không biết) Sau bạn đưa cơng thức vào Enter thể kết công thức Bản thân công thức thể công thức active Calculating formulas - Cơng thức tính tóan Nếu ý, thấy cơng thức worksheet tính tóan tức Nếu thay đổi ô (cell) mà công thức dùng, cơng thức thể kết Excel tự động tính tóan chọn chế độ Automatic hình sau Đây chế độ mặc định Excel, Excel dựa số nguyên tắc sau để tính toan worksheet bạn:  Dữ liệu công thức thay đổi hay sửa chữa Khi Excel tính tóan, Excel tạm dừng việc tính tóan bạn cần thực cơng việc worksheet khác Nó bắt đầu lại hòan tất  Đề tài thực tập sở GV hướng dẫn: ThS.Cao Thanh Sơn Các công thức tính tóan theo thứ tự Ví dụ ô D12 phụ thuộc vào kết ô D11, D11 tính tóan trước D12  Không phải lúc việc thiết lập điều tốt Ví dụ worksheet có nhiều cơng thức thiết lập chế độ tự động tính tóan làm chậm lại tiến trình khác bạn Trong trường hợp bạn nên thiết lập chế độ tính tóan Manual Khi làm việc chế độ Manual, Excel thể Calculate trạng thái có cơng thức chưa tính tốn Có thể dùng shortcut sau để tính tóan lại (recalculate) cơng thức: _ F9, tính tóan lại tất công thức tất workbook mở _Shift + F9, tính tóan lại cơng thức worksheet (active worksheet) Những worksheet khác workbook khơng tính tóan lại _Ctrl + Shift + F9, bắt buộc tính tóan lại tất thứ Sự tham chiếu đến ô (Cell) nhiều ô (Range ) Hầu hết công thức tham chiếu đến nhiều ô Sự tham chiếu sử dụng địa địa nhiều ơ, hay tham chiếu đến tên hay Sự tham chiếu có kiểu: Relative (tương đối): tham chiếu hòan tòan tương đối (fully relative) Khi cơng thức copy, mối liên hệ ô điều chỉnh dựa vào địa cơng thức Ví dụ: A1  Absolute (tuyệt đối): tham chiếu hòan tòan tuyệt đối Khi cơng thức copy, địa tham chiếu khơng thay đổi Ví dụ: $A$1  Row Absolute (hàng tuyệt đối): công thức copy có cột tham chiếu thay đổi, hàng tham chiếu khơng thay đổi Ví dụ: A$1  Column Absolute (cột tuyệt đối): công thức copy có hàng tham chiếu thay đổi, cột tham chiếu khơng thay đổi Ví dụ: $A1  Mặc định tham chiếu đến theo kiểu tham chiếu tương đối Việc hiểu mối liên hệ lập công thức điều quan trọng cho việc chép công thức sau Ví dụ lập cơng thức định dạng có điều kiện Một ví dụ để hiểu địa tuyệt đối tương đối Ví dụ sau tính diện tích hình chữ nhật cho chiều rộng (cột B) chiều dài (hàng 3) Ở ô C4 ta lập công thức sau Đề tài thực tập sở GV hướng dẫn: ThS.Cao Thanh Sơn =C$3*$B4 Sau copy cơng thức xuống ô vùng C4:F8, bạn hiểu cách dùng công thức với địa tham chiếu tuyệt đối hay tương đối Về R1C1 notaion Thông thường Excel sử dụng cách tham chiếu giải thích Mỗi địa bao gồm ký tự đại diện cho cột chữ số đại diện cho hàng Ngòai Excel hổ trợ cách tham chiếu R1C1 Khi dùng cách tham chiếu này, ví dụ muốn tham chiếu đến A2 cơng thức tham chiếu R1C2 (R tức hàng, C tức cột) Để chuyển sang tham chiếu theo cách vào Tools\Options chọn hình vẽ sau: Error Value - Giá trị Explanation - Giải thích lỗi #DIV/0! Công thức chia cho giá trị Điều xãy cơng thức có chia cho ô có rỗng #N/A Công thức tham chiếu đến (trực tiếp hay gián tiếp) mà giá trị khơng có hiệu lực (Not available) #NAME? Công thức sử dụng tên mà Excel khơng nhận Điều xảy công thức bạn tham chiếu đến tên ranges mà bạn xóa #NULL! Cơng thức sử dụng intersection khỏang (rằnge) mà chúng giao #NUM! Đây vấn đề xãy với giá trị Ví dụ, bạn định (specified) giá trị âm nơi mà yêu cầu giá trị dương #REF! Cơng thức tham chiếu đến khơng có giá trị #VALUE! Công thức bao gồm7các đối số không kiểu liệu Đề tài thực tập sở GV hướng dẫn: ThS.Cao Thanh Sơn Tham chiếu đến Sheets hay workbooks khác Khi tham chiếu đến nhiều ô không worksheet, trước ô tham chiếu phải đưa tên sheet vào, theo sau "!" sau địa ô mà muốn tham chiếu đến Ví dụ muốn tham chiếu đến C16 nhan vien 1, nhanvien2, nhânviên3 ta viết sau: =SUM('nhan vien 1'!C16+nhanvien2!C16+nhânviên3!C16) tham chiếu đến workbook khác Ví dụ muốn tham chiếu đến A1 workbook Budget.xls, viết công thức sau: =[Budget.xls]Sheet1!A1 Nếu tên workbook tham chiếu đến có hay nhiều khỏang trắng bạn phải đưa vào dấu ngoặc ' Ví dụ: ='[Budget For 2003]Sheet1!A1 Các lỗi cơng thức tham chieu(Formula Errors) Trên số vấn đề công thức Tạo liên kết workbooks worksheets khác Là tạo liên kết worksheet workbook) ta sử dụng liên kết làm việc với nhiều bảng tính để tìm đến bảng tính cần nhanh Ta làm sau: + Mở workbook cần liên kết + Chèn thêm worksheet khác đặt tên lienket + Nội dung bảng lienket tên sheets cần liên kết + Vào lienket chọn Insert chon Hyperlink… hộp thoại Insert Hyperlink chọn tiếp Place in this Document Đề tài thực tập sở GV hướng dẫn: ThS.Cao Thanh Sơn Ở mục Text to display thị sheets cần liên kết mục Or select a place in this document đánh dấu sheets cần liên kết ấn OK ... kết Excel tự động tính tóan chọn chế độ Automatic hình sau Đây chế độ mặc định Excel, Excel dựa số nguyên tắc sau để tính toan worksheet bạn:  Dữ liệu công thức thay đổi hay sửa chữa Khi Excel. .. sheets file hành, chọn đánh dấu Window of active workbook Di chuyển,copy workboks Excel cung cấp nhiều cách làm việc nhanh với workbooks Bạn sử dụng chuột, phím nóng menu cửa sổ để lựa chọn workbooks... độ tự động tính tóan làm chậm lại tiến trình khác bạn Trong trường hợp bạn nên thiết lập chế độ tính tóan Manual Khi làm việc chế độ Manual, Excel thể Calculate trạng thái có cơng thức chưa tính