Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cty TNHH TM -Điện tử Hoàng Sơn

Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cty TNHH TM -Điện tử Hoàng Sơn.

LỜI NÓI ĐẦU

Tiền lương luôn là vấn đề được xã hội quan tâm chú ý bởi ý nghĩakinh tế và xã hội to lớn của nó

Tiền lương cũng là một vấn đề hết sức quan trọng, nó quyết định đếnsự thành công hay thất bại của từng doanh nghiệp Một chính sách tiềnlương hợp lý là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của Doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tiền lương là một phần khôngnhỏ của chi phí sản xuất Nếu doanh nghiệp vận dụng chế độ tiền lương hợplý sẽ tạo động lực tăng năng suất lao động

Đối với người lao động tiền lương có một ý nghĩa vô cùng quan trọngbởi nó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp cho họ đảm bảo cuộc sống của bảnthân và gia đình Do đó tiền lương có thể là động lực thúc đẩy người laođộng tăng năng suất lao động nếu họ được trả đúng theo sức lao động họđóng góp, nhưng cũng có thể làm giảm năng suất lao động khiến cho quátrình sản xuất chậm lại, không đạt hiệu quả nếu tiền lương được trả thấp hơnsức lao động của người lao động bỏ ra.

Ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lương là sự cụ thể hơn của quátrình phân phối của cải vật chất do chính người lao động làm ra Vì vậy, việcxây dựng tháng lương, bảng lương, lựa chọn các hình thức trả lương hợp lýđể sao cho tiền lương vừa là khoản thu nhập để người lao động đảm bảonhu cầu cả vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương trở thànhđộng lực thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệmhơn với công việc thực sự là việc làm cần thiết.

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại - điện tửHoàng Sơn, em đã có cơ hội và điều kiện được tìm hiểu và nghiên cứu thực

trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Nó đãgiúp em rất nhiều trong việc củng cố và mở mang hơn cho em những kiếnthức em đã được học tại trường mà em chưa có điều kiện để được áp dụngthực hành

Em xin chân thành cám ơn sự tận tình giúp đỡ, sự nhiệt tình của BanGiám đốc và các anh chị trong Công ty, đặc biệt là Phòng Kế toán, trongthời gian thực tập vừa qua, giúp em hoàn thành được chuyên đề thực tậpnày

Nội dung của chuyên đề, ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phầnchính sau đây:

Phần I : Đặc điểm chung của Công ty TNHH Thương mại - điện tử

Hoàng Sơn

Phần II: Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo

lương tại Công ty TNHH Thương mại -điện tử Hoàng Sơn

Phần III: Nhận xét và đánh giá

- Từ năm 2000 đến năm 2002 : Kinh doanh các linh kiện điện tử các mặthàng đồ điện - điện tử phục vụ cho nhu cầu của người tiêu dùng

- Từ năm 2000 đến nay: Kinh doanh ,sửa chữa ,lắp đặt các linh kiện điệntử , các mặt hàng đồ điện - điện tử phục vụ cho nhu cầu của người tiêudùng.và làm đại lý phân phối chính thức cho các hãng điện tử như : SONY,LG , SAMSUNG,PANASONIC…

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty:

Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh baogồm hai lĩnh vực cụ thể:

 Kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặt hàng đồ điện - điệntử phục vụ sản xuất kinh doanh ,sinh hoạt : Cung cấp các linhkiện điện tử , các mặt hàng đồ điện , điện tử cho nhu cầu củangười tiêu dùng … và làm đại lý phân phối chính thức chocác hãng điện tử như : SONY, LG , SAMSUNG, PANASONIC…

 Hoạt động kinh doanh dịch vụ sửa chữa , lắp đặt các loại đồđiện , điện tử phục vụ cho nhu cầu của người tiêu dùng …….

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tạiCông ty TNHH Thương mại - điện tử Hoàng Sơn :

Công ty TNHH Thương mại - điện tử Hoàng Sơn hoạt động theo luậtdoanh nghiệp Nhà nước, chịu sự quản lý của sở kế hoạch và đầu tư TP Hànội Công ty có 4 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau :

- Tham mưu cho Ban Giám đốc đề xuất về các chính sách tài chính,ngân hàng và kế toán, vốn và nguồn vốn nhằm hỗ trợ kinh doanh có hiệuquả hơn.

- Tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn vànguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty.

- Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, Nghị định, văn bản của BộTài chính, Ngân hàng Trung ương và của Thành phố về các chế độ kế toántài chính và ngân hàng

 Thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, nộp các loại thuế hiệnhành đúng kỳ hạn, đúng theo biểu thuế của Nhà nước quy định, gópphần làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước.

Phòng kinh doanh dịch vụ sửa chữa, lắp đặt các loại đồ điện- điện tử

- Chuyên sửa chữa thay thế các loại đồ điện điện tử phục vụ cho nhucầu của người tiêu dùng ………

Phòng kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặt hàng đồ điện-điện tử :

- Chịu trách nhiệm kinh doanh các linh kiện điện tử , các mặthàng đồ điện , điện tử cho nhu cầu của người tiêu dùng … và làmđại lý phân phối chính thức cho các hãng điện tử như : SONY, LG ,SAMSUNG,PANASONIC…

Phòng ytế: Phòng bảo vệ:

4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Côngty TNHH Thương mại - điện tử Hoàng Sơn:

4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thương mại - điện tửHoàng Sơn:

Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động,tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốnnhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tàichính của Công ty.

Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như thammưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quảdoanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty,đồng thời thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, thực hiện các báocáo theo quy định của Trung ương và thành phố, của các ngành về các hoạtđộng tài chính của Công ty.

Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kếtoán tài vụ của Công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệmvề một phần việc của mình, gồm:

- Một Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng

- Một kế toán tiền lương kiêm TSCĐ, vật tư, hàng hoá - Một kế toán thanh toán kiêm giao dịch Ngân hàng- Một kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ- Thủ quỹ

*Kế toán trưởng (Trưởng phòng):

- Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toánthống kê của Công ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế toán, phân côngcông việc cụ thể cho từng phần hành kế toán.

- Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán,các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độchứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sáchthuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cũng như chế dộ tríchlập và sử dụng các quỹ của Công ty

- Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theoquy định của Trung ương và Thành phố cũng như của các ngànhchức năng.

* Kế toán tiền lương kiêm kế toán vật tư, hàng hoá, tài sản cố định:

 - Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấpthông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiềnlương và các khoản trích nộp BHYT, BHXH Cuối kỳ có nhiệm vụlàm báo cáo thực hiện quỹ lương và các khoản nộp bảo hiểm tríchtheo lương.

- Về tài sản cố định: Xác định giá trị của tài sản, tham gia kiểm kê tàisản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong Công ty trongtháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tàisản cố định.

- Về vật tư, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện cóvà biến động từng loại vật tư, hàng hoá đồng thời chấp hành đầyđủ quy định về thủ tục nhập, xuất, bảo quản vật tư, hàng hoá Cuốitháng lập bảng kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hoá.

* Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng:

Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toántiền ngân hàng , hướng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm traviệc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật tư hàng hoá của Công ty Cuối kỳ lập báocáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lập báo cáo kiểmkê quỹ.

* Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành:

Thu thập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạo xétduyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của Công ty

* Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ:

Theo dõi tình hình công nợ, tạm ứng của khách hàng, các thủ tục kêkhai nộp thuế, tổ chức đối chiếu công nợ, thu hồi các khoản nợ của kháchhàng, cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh.

* Thủ quỹ:

Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thuchi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên Hàng ngày phải kiểm kê số tiềnmặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sổ sách.

4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứngtừ tại Công ty TNHH Thương mại - điện tử Hoàng Sơn:

Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thôngtin phải có căn cứ chứng từ Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nộidung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh Phương pháp chứng từ kếtoán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị.

Công ty TNHH Thương mại - điện tử Hoàng Sơn đã sử dụng các loạichứng từ kế toán theo quy định hiện hành như các loại phiếu nhập kho,phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoáđơn bán hàng Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho

việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng được yêu cầu củacông tác quản lý.

Các chứng từ kế toán được sử dụng tại Công ty TNHH Thươngmại - điện tử Hoàng Sơn như sau:

- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định

c) Các chứng từ về lao động tiền lương gồm:

- Bảng thanh toán tiền lương: là căn cứ để thanh toán tiền lương vàphụ cấp cho người lao động và đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lương vàlao động trong Công ty.

- Bảng theo dõi chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc,nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính lương và đóng BHXH, BHYT theoquy định hiện hành của Nhà nước cho cán bộ công nhân viên

d) Các chứng từ về bán hàng gồm:

- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT- Bảng kê bán hàng

- Sổ chi tiết bán hàng

e) Các chứng từ về vật tư, hàng hoá gồm:

- Thẻ kho: làm căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Thủ khocó nhiệm vụ ghi số lượng và thẻ kho Mỗi loại vật tư được mở một thẻ khoriêng.

- Phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập vật tư, hàng hóa, và làcăn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156.

- Phiếu xuất kho: là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tư, hàng hoá, ghithẻ kho và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tàikhoản 152, 153, 155, 156.

* Quy trình kế toán trong Công ty được tổ chức theo các bước sau:

- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán: kiểm tra, xác minh chứngtừ xem có trung thực, có hợp lệ, có đúng chế độ thể lệ kế toán hay không đểdùng làm chứng từ kế toán.

- Cập nhật chứng từ: các kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép nội dungthuộc phần công việc mình được giao như số vật tư, hàng hoá nhập, xuất,tồn, số tiền thu, chi, các khoản phải trả cán bộ công nhân viên, các khoảnBHYT, BHXH trích nộp theo lương tổng hợp số liệu và định khoản kế toán - Luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sẽ được luân chuyển về các bộphận được quy định tuỳ theo tính chất và nội dung của từng loại để các bộphận đó vào sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp đồng thời vào máy, nhằm đápứng yêu cầu về các thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác.

- Lưu trữ chứng từ: Bộ phận kế toán tài vụ chịu trách nhiệm về quản lývà bảo quản hồ sơ tài liệu phòng mình và các chứng từ kế toán một cách

khoa học, có hệ thống và đầy đủ theo đúng quy định, dễ tìm khi cần sửdụng.

Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và cáckhoản khác sẽ được chia làm hai kỳ: kỳ I là tạm ứng và kỳ sau sẽ nhận số

còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập Các khoản thanhtoán lương, thanh toán Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sáchnhững người chưa được lĩnh lương cùng với các chứng từ và các báo cáothu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ Các mẫu chứng từ

1.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán tiền lưong và các khoản trích theo lưong kế toán tại côngty sử dụng các TK

TK 334: Phải trả công nhân viên

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhânviên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng, Bảohiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ.

Dư Nợ (nếu có): Phản ánh số trả thừa cho công nhân viên

Dư Có: Phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả chocông nhân viên

TK 338: Phải trả và phải nộp khác.

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cáccơ quan pháp luật , cho cấp trên về KPCĐ , BHXH , BHYT , các khoảnkhấu trừ vào lương ………

- Các khoản phải nộp , phải trả hay thu hộ

- Trích KPCĐ, BHXH , BHYT theo tỷ lệ quy định - Số đã nộp lớn hơn được hoàn lại

Dư Nợ (nếu có): Phản ánh số trả thừa , nộp thừa , vượt chi chua được thanh

toán

Dư Có: Phản ánh số tiền cồn phải trả , phảinộp

 TK 3382: Kinh phí Công đoàn

- KPCĐ vượt chi được cấp bù

Số Dư Có: phản ánh số kinh phí công đoàn chưa nộp hoặc chưa chi tiêuSố Dư Nợ: trong trường hợp: Số KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù

 TK 3383: Bảo hiểm xã hội

Bên Nợ

- Nộp BHXH cho Cơ quan

- Phản ánh số BHXH phải trả cho công nhân viên trong kỳ

Bên Có:

- Phản ánh trích lập quỹ BHXH- Số BHXH vượt chi được cấp bù

Dư Có: phản ánh số BHXH còn lại chưa nộp, chưa chi tiêuDư Nợ: BHXH vượt chi chưa được cấp bù

Nợ TK 622, 627, 641, 642 Có TK 334

- Phản ánh tiền lương thi đua phải trả cho công nhân viên trong kỳ:Nợ TK 4311

Có TK 141: Khấu trừ tiền tạm ứng thừa

Có TK 1388: Khấu trừ tiền CN phạm lỗi phải bồi thường

Có TK 3338: Thuế Thu nhập nộp hộ công nhân viên

Có TK 3383, 3384: Quỹ BHXH,BHYT công nhân viên phải nộp- Phản ánh tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT, ăn ca… thực tế Doanh

nghiệp phải trả cho công nhân viên:Nợ TK 334

Có TK 111, 112

* Đối với tiền lương của công nhân viên đi vắng chưa lĩnh:Nợ TK 334

Có TK 338

* Đối với doanh nghiệp sản xuất thời vụ:

- Doanh nghiệp tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sảnxuất.

Nợ TK 622 Có TK 335

- Khi CN thực tế nghỉ phép: phản ánh số tiền lương nghỉ phép thực tế phảitrả cho công nhân viên trong kỳ:

Nợ TK 335 Có TK 334

- Trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định:Nợ TK 622, 627,641, 642, 241: 19%

Nợ TK 334: 6% Có TK338: 25% 3382: 2% 3383: 20% 3384: 3%

- Phản ánh số BHXH phải trả công nhân viên trong kì:Nợ TK 3383

cho CNVC

Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỉ lệ quy định tính v o chi phí kinh ào chi phí kinh doanh (19%)

Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý

Trích BHXH, BHYT theo tỉ lệ quy định trừ v o thu ào chi phí kinh nhập CNVC (6%)

TK4311

TK3383TK 3383, 3384

TK111, 512

Tiền

lương, tiền thưởng,BHXH v ào chi phí kinh các khoản khác phải trả CNVCCác khoản khấu trừ v o ào chi phí kinh

thu nhập của CNVC (tạm ứng, bồi thường vật chất, thuế thu nhập…)

Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT

Thanh toán lương, thưởng, BHXH v các khoào chi phí kinh ản khác cho CNVC

NVBH, QL DN

Tiền thưởng

BHXH phải trả trực tiếp

TK 141, 138TK 334TK 641, 642

Sơ đồ hoạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên chức:

1.4 H th ng T i kho n k toán Công ty s d ng:ệ thống Tài khoản kế toán Công ty sử dụng: ống Tài khoản kế toán Công ty sử dụng:ài khoản kế toán Công ty sử dụng:ản kế toán Công ty sử dụng:ế toán Công ty sử dụng:ử dụng: ụng:Số hiệu

Tiền mặt

Tiền Việt namNgoại tệ

315Nợ dài hạn đến hạn trả331Phải trả cho người bán112

Tiền đang chuyển

Tiền Việt namNgoại tệ

Thuế GTGT phải nộpThuế GTGT đầu ra

Thuế GTGT hàng N khẩuThuế XNK

Thuế thu nhập DNCác thuế khác

Thuế GTGT được khấutrừ

Thuế GTGT được khấu trừcủa hàng hoá, dịch vụ

Thuế GTGT được khtrừ củaTSCĐ

Phải trả phải nộp khác

TS thừa chờ xử lýKinh phí công đoàn

Phải trả khác

Hàng hoá

Giá mua hàng hoá

Chi phí thu mua hàng hoá

159Dự phòng giảm giá hàngtồn kho

Loại 4: Vốn chủ sở hữu

Hao mòn TSCĐ

Hao mòn TSCĐ hữu hìnhHao mòn TSCĐ vô hình

521Chiết khấu bán hàng

515Thu nhập hoạt động tàichính

711Các khoản thu nhập bấtthường

642Chi phí quản lý DN635Chi phí hoạt động tài chính 001Tài sản thuê ngoài

911Xác định kquả kinh doanh 009Nguồn vốn khấu hao cơbản

1.5 Tổ chức Hệ thống sổ kế toán tại Công ty:

Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, Công ty TNHHThương mại - điện tử Hoàng Sơn áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi

sổ và các loại sổ của hình thức này gồm có: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổcái và các sổ chi tiết tài khoản.

* Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, TK 133, TK 138, TK141, TK142,TK, TK157, TK159, TK211, TK331, TK333, TK334, TK 411, TK 412, TK413, TK511, TK 521

- Sổ cái: Mỗi tài khoản được sử dụng một số trang sổ riêng như TK111, TK 511, TK 641, TK 642

- Bảng tổng hợp chi tiết

* Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty được thểhiện qua sơ đồ sau:

Ghi hàng ngàyGhi cuối kì

Sổ chi tiết

Bảng TH chi tiết

Chứng từ kế toán

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Đối chiếu, so sánh

1.6 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty:

Công ty TNHH Thương mại - điện tử Hoàng Sơn sử dụng hệ thống báo cáokế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nước và thực hiện tốt các báocáo về các hoạt động tài chính của Công ty.

* Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thương mại - điện tửHoàng Sơn gồm:

- Báo cáo quyết toán (theo quý, năm)- Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo quý, năm)- Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm)

- Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm)- Quyết toán thuế thu nhập Doanh nghiệp (theo năm)- Quyết toán thuế GTGT (theo năm)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm)

* Các báo cáo tài chính trên được gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế toánvà được gửi tới các cơ quan sau:

- Cơ quan cấp chủ quản (Sở Thương Mại)- Chi cục Tài chính Doanh nghiệp

- Cục Thống kê- Cục thuế

- Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ như: Báo cáocác khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhập khẩucác sản phẩm, hàng hoá, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt độngkinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của Công ty Các báo cáonày sẽ được gửi tới Ban Giám đốc Công ty.

1.7 Phương pháp tính tiền lương và các khoản trích theo lương tạiCông ty TNHH Thương mại - điện tử Hoàng Sơn

1.7.1 Một số quy tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theolương

1.7.1.1 Một số quy tắc hạch toán tiền lương

Việc thực hiện hình thức trả lương thích hợp cho người lao động, kếthợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp vàngười lao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người laođộng chấp hành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, khôngngừng học hỏi, sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng như kỹ năngcông việc.

Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng, cán bộ, công nhân viên trongCông ty còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảohiểm Y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản theo đúng chế độ hiện hànhcủa nhà nước.

Theo hình thức tính lương trên, hàng tháng kế toán tiền lương của Côngty sẽ tiến hành tính lương phải trả cho người lao động, đồng thời tính các

khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế Bảng thanh

toán tiền lương sẽ được kế toán tiền lương (người lập bảng lương) ký, ghi rõhọ tên rồi chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giámđốc Công ty ký duyệt Công ty sẽ tiến hành trả lương cho nhân viên làm haikỳ:

- Kỳ I: Tạm ứng lương (Vào các ngày 15 hàng tháng)

- Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lương và các khoảntrích theo lương trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại chongười lao động.

Bảng Tạm ứng lương Kỳ I và Bảng thanh toán lương Kỳ II sẽ được lưutại Phòng kế toán Mỗi lần lĩnh lương, nhân viên Công ty phải trực tiếp kývào cột “Ký nhận” Nếu có người nhận thay thì phải ghi “KT”(ký thay) vàký tên.

Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việcthực tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép… đểlàm căn cứ thanh toán cho người lao động các khoản phụ cấp, tiền thưởng,các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lương… Công ty cósử dụng Bảng Chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng chocác nhân viên trong phòng mình Hàng ngày, người được phân công côngviệc chấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấmcông cho từng người, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theoký hiệu quy định trong chứng từ như sau:

- Lương thời gian +- ốm, điều dưỡng ô

Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấmcông và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếunghỉ hưởng BHXH có xác nhận của cán bộ Y tế, về bộ phận kế toán đểnhân viên kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính phụ cấp tiền ăntrưa của Công ty cho công nhân viên và các chế độ BHXH (thai sản), chế độlương BHXH (ốm đau, tai nạn rủi ro)

Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từngngười và tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng của từng cán bộcông nhân viên trong Công ty

1.7.1.2 Một số quy tắc hạch toán các khoản trích theo lương

Chứng từ kế toán BHXH trả thay lương Công ty sử dụng gồm: Phiếunghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán BHXH

1.7.1.2 1 Phiếu nghỉ hưởng BHXH:

- Trong thời gian lao động, người lao động bị ốm được Cơ quan Y tếcho phép nghỉ, người được nghỉ phải báo cho Công ty và nộp giấy nghỉ chongười phụ trách chấm công Số ngày nghỉ thực tế của người lao động căn cứtheo bảng chấm công hàng tháng.

- Cuối tháng phiếu nghỉ hưởng BHXH kèm theo bảng chấm công kế toáncủa đơn vị chuyển về phòng kế toán Công ty để tính BHXH Tuỳ thuộcvào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong thángcủa từng đơn vị mà kế toán có thể lập bảng thanh toán BHXH cho từngphòng, ban, bộ phận hay toàn công ty Cơ sở để lập bảng thanh toánBHXH là phiếu nghỉ hưởng BHXH Khi lập phải phân bổ chi tiết theotừng trường hợp: nghỉ bản thân ốm, con ốm, tai nạn lao động, tai nạn rủiro, thai sản Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấpBHXH trả thay lương.

- Mẫu Phiếu nghỉ hưởng BHXH

Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Giấy chứng nhận nghỉ ốm) được sử dụng

tại Công ty theo mẫu sau: (Mặt trước)

Tên Cơ quan Y tế Ban hành theo mẫu CV

Số 90TC/CĐKT ngày 20/7/99 của BTC

Số KB/BA Quyển số: 127

622 GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM Số: 037

Họ và tên: Vũ Lâm Tùng Tuổi: 36

Đơn vị công tác: Công ty TNHH Thương mại - điện tử Hoàng SơnLý do cho nghỉ: Phẫu thuật xương khớp gối

Số ngày cho nghỉ: 15ngày(Từ ngày15/12đến hết ngày31/12/2005)

Ng y 14 tháng 12n m 2005ào chi phí kinh ăm 2005

Xác nhận của phụ trách đơn vị

Số ngày nghỉ: 15 ngày(Ký, Họ tên)

Hiện nay Công ty áp dụng một hình thức trả lương chính Đó là trảlương theo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lương tháng.

Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào bảngchấm công trong tháng , hệ số mức lương (cấp bậc) , phụ cấp trách nhiệm(nếu có)

Công thức tiền lương được áp dụng là

TP = LCBX ( HSL + PC + LSP ) X NT : NC

Trong đó

TP :tiền lương phải trả trong tháng cho công nhânLCB :lương cơ bản ( 350.000)

HSL : hệ số lương ( cấp bậc )PC : hệ số phụ cấp

LSP : hệ số thưởng NT : ngày công thực

NC : ngày công theo quy định ( 26 ngày )

Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nếuCông ty đạt được mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra thì các cán bộ,công nhân viên trong Công ty sẽ được hưởng thêm một hệ số lương củaCông ty, có thể là 1,5 hoặc 2tuỳ theo mức lợi nhuận đạt được

Thời gian để tính lương, tính thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoảnkhác phải trả cho người lao động là theo tháng

Ví dụ: Anh Trịnh Văn Sơn, Giám đốc Công ty có hệ số lương là

4,76; phụ cấp trách nhiệm là 2 , số ngày công thực tế của anh là 27 công.Ngoài ra, do hoạt động kinh doanh năm 2005 đạt lợi nhuận cao, hoàn thànhvượt mức chỉ tiêu đề ra nên toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong Côngty được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty là 0,6 Vậy mức lươngtháng 12/2005 của anh Sơn sẽ là:

(4,76+2+0,6) x 350.000 x 27 : 26 = (đồng/tháng)

Ngoài chế độ tiền lương, Công ty còn tiến hành xây dựng chế dộ tiềnthưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanhnhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triểncủa Công ty.

1.7.3 Cách tính và trích lập Quỹ BHXH, Quỹ BHYT, KPCĐ1.7.3.1 Cách tính

Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước như trongtrường hợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cánbộ Y tế Thời gian nghỉ hưởng BHXH sẽ được căn cứ như sau:

* Nếu làm việc trong điều kiện bình thường mà có thời gian đóngBHXH:

 Dưới 15 năm sẽ được nghỉ 30 ngày/năm.

 Từ 15 năm đến 30 năm được nghỉ 40 ngày/năm. Trên 30 năm được nghỉ 50 ngày/năm.

* Nếu bị bệnh dài ngày với các bệnh đặc biệt được Bộ Y tế ban hànhthì thời gian nghỉ hưởng BHXH không quá 180 ngày/năm không phân biệtthời gian đóng BHXH.

* Tỷ lệ hưởng BHXH trong trường hợp này được hưởng 75% lương cơbản.

*Với công thức tính lương BHXH trả thay lương như sau:

Mức lươngBHXH trả thay

Mức lương cơbản

26 ngày

Số ngàynghỉ hưởng

Tỷ lệhưởngBHXH

Ví dụ : Trong tháng 12/2005, anh Vũ Lâm Tùng là nhân viên thuộc

Phòng kinh doanh sửa chữa của Công ty bị bệnh, có xác nhận của Bác sỹ.Theo bảng chấm công số ngày công thực tế của anh là 12 ngày, anh nghỉ ốm15 ngày Mức lương cơ bản của anh là 2,98 Theo chế độ hiện hành thì anhđược hưởng mức lương BHXH trả thay lương được tính như sau:

Số tiền lương BHXHtrả thay lương =

2,98 x 29000026 ngày

x 15 x 75% = 373.933Vậy anh Tùng sẽ được hưởng mức lương BHXH trả thay lương tháng12 là 373.933 đồng.

1.7.3.2 Cách trích lập Quỹ BHXH, Quỹ BHYT, KPCĐ

1.7.3.2.1 Quỹ BHXH:

- Dùng để thanh toán cho công nhân viên khi họ bị mất khả năng lao động.-Được trích lập theo tỉ lệ 20% so với quỹ tiền lương trong đó: 15% làngười sử dụng lao động phải nộp và được tính vào chi phí kinh doanh, 5%người lao động phải nộp trừ vào lương.

1.7.3.2.3 Kinh phí công đoàn:

- Dùng để thanh toán cho các khoản chi tiêu của tổ chức công đoàn tạiđơn vị và tổ chức công đoàn cấp trên.

- Được trích lập theo tỉ lệ 2% so với tiền lương và toàn bộ kinh phí nàyngười sử dụng lao động phải chịu và tính vào chi phí kinh doanh trong đó1% giữ lại cho công đoàn đơn vị, còn 1% nộp cho công đoàn cấp trên.

2 Thực tế công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHHThương mại - điện tử Hoàng Sơn

2.1 Các chứng từ có liên quan đến việc tính lương

- Bảng thanh toán tạm ứng của Công ty tháng 12 năm 2005 :- Phiếu chi số 20 quyển 04

- Bảng chấm công của Công ty tháng 12 năm 2005- Bảng tính lương của Công ty tháng 12/2005

- Phiếu chi số 32 quyển 04

Để đảm bảo đời sống sinh hoạt cho các cán bộ, công nhân viên trongCông ty, Công ty đã tạm ứng lương kỳ I cho các cán bộ, công nhân viêntrong Công ty Tuỳ thuộc vào mức lương cơ bản của từng người mà họ cóthể ứng lương theo nhu cầu của mình nhưng không được vượt quá mứclương cơ bản của

Cụ thể trong tháng 12/2005 có bảng thanh toán tạm ứng lương Kỳ I nhưsau:

BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG LƯƠNG KỲ I

 Nguyễn Duy Mạnh Kinh doanh 300000

 Nguyễn Thị Hoa Kinh doanh 200000

 Nguyễn Quỳnh Chi Kinh doanh 200000

 Trần Quang Huy Kinh doanh 200000

NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNGTHỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Hồ Ngọc Hà Vũ Thuý Hà TrịnhVăn Sơn

Trong bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I có số tiền tạm ứng cho :- Bộ phận kinh doanh (TK 641) : 2.100.000

- Bộ phận quản lý (TK 642) : 2.600.000

Căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng tiền lương kỳ I, kế toán tiền lươnglập phiếu chi tạm ứng lương kỳ I:

Đơn vị: Công ty TNHHThương mại - điện tử

Hoàng SơnĐịa chỉ:609 Trương Định

PHIẾU CHI

Ngày15tháng12 năm 2005

Quyển số: 04Số: 20

NỢTK 334CÓTK1111

Mẫu số: 02-TT

QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKTNgày 1tháng 11năm1995

của Bộ Tài chính

Họ tên người nhận tiền: Hồ Ngọc HàĐịa chỉ: Phòng Kế toán

Lý do chi: Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng12/2005

Số tiền: 4.700.000 (Viết bằng chữ) Bốn triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn

Kèm theo: 01 chứng từ gốc: Bảng tạm ứng tiền lương kỳ I tháng 12/2005.

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn.

Bảng tính luơng tháng 12 năm 2005

SttHọ và tên Chứcvụ

Tổng cộng

Các khoản giảm trừ CònđượclĩnhBHXHBHYTTạm ứng

1 Nguyễn Thanh HoàGĐ274.7635000020.62.675.077133.75426.751400.00021145722 Đỗ ThắngPGĐ274.16350000 1.50.62.275.269113.76322.753300.00018387533 Nguyễn Duy MạnhNV272.023500000.6952.26947.6139.523300.0005951334 Trần Văn MinhNV272.363500000.61.075.84653.79210.758200.0008112955 Nguyễn Thị HoaNV272.343500000.61.068.57753.42910.686200.0008044626 Vũ Thuý HàKTT27335000010.61.671.92383.59616.719200.00013716087 Lại Anh ThNV2733500000.61.308.46265.42313.085200.00010299548 Lê Văn HảiNV272.023500000.6952.26947.6139.523200.000 6951339 Vũ Thanh HằngNV271.963500000.6930.46246.5239.305200.000 67463410 Nguyễn Quỳnh ChiNV272.83500000.61.235.76961.78812.358200.000 96162311 Hồ Sỹ LợiNV271.763500000.6857.76942.8888.578400.000 40630312 Vũ Lâm TùngTP122.9835000010.6739.84636.9927.398300.000 39545513 Bùi Hữu HoanPP272.36350000 0.50.61.257.57762.87912.576300.00088212214 Vũ kim ThoaNV272.983500000.61.301.19265.06013.012300.000 92312115 Ngô Sỹ LiênNV272.163500000.61.003.15450.15810.032200.000 74296516 Đào Thu HằngNV271.763500000.6857.76942.8888.578200.000 60630317 Đinh Thanh HuyềnNV271.963500000.6930.46246.5239.305200.000 67463418 Hồ Ngọc HàNV272.363500000.61.075.84653.79210.758200.00081129519 Trần Quang HuyNV271.763500000.6857.76942.8888.578200.000606303

Cộng23,027,3081,151,365 230,273 4,700,000 16,945,669