Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động thu chi tiền mặt tại ngân hàng tmcp ngoại thương chi nhánh kon tum

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU TẠI KON TUM ĐẶNG TRUNG THẮNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƢƠNG CHI NHÁNH KON TUM Kon Tum, tháng 05 năm 2018 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU TẠI KON TUM ĐẶNG TRUNG THẮNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƢƠNG CHI NHÁNH KON TUM GVHD SVTH LỚP MSSV : : : : PGS.TS ĐẶNG VĂN MỸ ĐẶNG TRUNG THẮNG K713KI 131418041 Kon Tum, tháng 05 năm 2018 MỤC LỤC ỜI CẢM ƠN iii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT iv DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ v DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU .vi ỜI MỞ ĐẦU .1 CHƢƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VIETCOMBANK KON TUM 1.1 ị h s h nh th nh 1.1.1 Mục tiêu định hướng phát triển .3 1.1.2 Các nghiệp vụ chủ yếu VCB Kon Tum 1.1.3 Nhiệ vụ 1.1.4 Cơ cấu, sơ đồ áy tổ chức nhiệ vụ phòng ban .5 1.2 T nh h nh kinh doanh ngân h ng giai đoạn 2016 – 2017 1.2.1 Tình hình tài sản – nguồn vốn VCB Kon Tum giai đoạn 2016 – 2017 1.2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh VCB Kon Tum 1.2.3 Tình hình lao động VCB Kon Tum 10 CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI Ộ VỀ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI VIETCOM NK KON TUM 11 2.1 Cá qu tr nh hoạt đ ng quản ti n m t Vi t om ank Kon Tum 11 2.1.1 Quy trình bảo quản, bảo vệ TM 11 2.1.2 Các quy trình thu – chi tiền mặt 16 2.1.3 Các quy trình khác 30 2.1.4 Xử lý thừa, thiếu tiền mặt 34 2.1.5 Rủi ro hoạt động thu chi tiền mặt .36 2.2 Các n i dung cần xem xét thủ tục kiểm soát n i b cần thực .37 2.2.1 Phân công, phân nhiệm .37 2.2.2 Ủy quyền 38 2.2.3 Sử dụng tài sản 38 2.2.4 Đối chiếu tài sản 39 2.2.5 Hạch toán 40 2.2.6 Xem xét thêm kiểm sốt hệ thống vi tính 41 2.3 Quy trình kiểm sốt chứng từ hoạt đ ng quản lý ti n m t .42 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM PHÁT TRIỂN C NG TÁC KIỂM SOÁT NỘI Ộ QU TR NH HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI VIETCOMBANK KON TUM 45 i 3.1 M t số đánh giá v Hệ thống kiểm soát n i .45 3.1.1 Những ưu điể đạt 45 3.1.2 Những vấn đề tồn 45 3.2 V hệ thống KSN hoạt đ ng thu – chi ti n m t 46 3.2.1 Những ưu điể đạt 46 3.3 M t số đ xuất VCB Kon Tum 47 3.3.1 Trong hoạt động nói chung .47 3.3.2 Trong hoạt động hệ thống KSNB nói riêng 47 3.4 K t uận v ki n nghị 48 3.4.1 Kết luận .48 3.4.2 Một số kiến nghị 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 NHẬN XÉT CỦ GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦ ĐƠN VỊ THỰC TẬP ii ỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đợt th c tập này, e in tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy Phó Giáo Sư - Tiến Sĩ Đặng Văn Mỹ, tận tình hướng dẫn suốt trình viết báo cáo th c tập Em chân thành ơn quý Thầy, C ngành Kiể Toán phân hiệu Đại h c Đà N ng tận tình truyền đạt kiến thức suốt nă h c qua Với vốn kiến thức tiếp thu q trình h c khơng tảng cho trình nghiên cứu chuyên đề th c tập hành trang quý báu để t i bước vào đời cách vững t tin Em chân thành ơn Ban giá đốc Ngân hàng TMCP Ngoại thương Vietco ban – Chi nhánh Kon Tu cho phép tạo điều kiện thuận lợi để em th c tập Ngân hàng E in gửi lời cá ơn đến anh, chị phịng Kế Tốn giúp đỡ em trình th c tập Ngân hàng Với điều kiện thời gian có hạn inh nghiệm hạn chế sinh viên th c tập nên báo cáo th c tập h ng tránh hỏi thiếu sót Em mong nhận s phê bình, bảo, đóng góp ý iến Thầy, C để e có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức mình, phục vụ tốt c ng tác th c tế sau Cuối em kính chúc q Thầy, Cơ dồi sức khỏe thành công s nghiệp cao quý Đồng kính chúc Anh, Chị Ngân hàng TMCP ngoại thương Vietco ban – Chi nhánh Kon Tum dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc iii D NH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Ký hiệu Nội dung VCB Vietcombank KSNB Kiểm soát nội NHTM Ngân hàng thương TM Tiền NHNN Ngân hàng nhà nước HĐQT Hội đồng quản trị TMCP PGD Phòng giao dịch KH Khách hàng 10 TCTD Tổ chức t n dụng 11 DN Doanh nghiệp 12 KSNB 13 NHNT 14 KTNB Kiể 15 GDV Giao dịch viên 16 TTV Thanh toán viên 17 TQ Thủ quỹ 18 KSV Thương Kiể ại ặt ại cổ phần soát nội Ngân hàng ngoại thương tra nội Kiể iv soát viên D NH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu sơ đồ 1.1 2.1 2.2 2.3 Tên sơ đồ Cơ cấu tổ chức áy quản lý VCB Kon Tum Các quy trình hoạt động quản lý TM VCB Kon Tum Lưu chuyển chứng từ thu tiền Lưu chuyển chứng từ chi tiền v Trang 11 28 29 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Số hiệu bảng Tên bảng Trang 2.4 Tình hình tài sản – nguồn vốn VCB Kon Tum giai đoạn 2016 – 2017 Tình hình hoạt động kinh doanh VCB Kon Tum giai đoạn 2016 – 2017 Cơ cấu lao động VCB Kon Tum giai đoạn 2016 – 2017 Mẫu Giấy niêm phong bó tiền VND Mẫu Giấy niêm phong bó tiền Ngoại tệ Mẫu Giấy niêm phong tải, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng Biên giao nhận tiền ặt theo túi niê phong 2.5 Yêu cầu tiếp quỹ 21 2.6 2.7 Yêu cầu tiếp quỹ ATM Giấy ủy quyền vận chuyển tiền 25 31 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 vi 7-9 10 12 12 13 18 ỜI MỞ ĐẦU Tồn cầu hóa inh tế giới cho inh tế Việt Na biến đổi sâu sắc Tất i thành phần inh tế, i ngành inh tế phải h ng ngừng thay đổi ình h ng uốn bị loại hỏi chơi Thê vào đó, việc Việt Na ghi tên ình vào WTO tạo cho DN đứng trước hội thách thức ới Đứng trước u đó, s đạo NHNN, NHTM t cải biến ình để đóng góp nhiều cho s phát triển ngành Ngân hàng nói riêng tồn inh tế nói chung Hệ thống NHTM có vai trị to lớn inh tế Ngồi vai trị tập trung vốn cung cấp cho inh tế, NHTM tạo tiền, trung gian toán quản lý phương tiện toán ột cách hiệu Để giúp NHTM giả thiểu rủi ro ảy suốt trình hoạt động, thiết phải ây d ng ột hệ thống KSNB có l c hoạt động hiệu Hệ thống KSNB hữu hiệu bảo đả Tài sản NHTM sử dụng ột cách hợp lý, bảo đả trì ức độ tin cậy th ng tin tài ch nh s tuân thủ luật lệ, quy định, qua tạo niề tin cho hách hàng, cổ đ ng, đối tác Kh ng phải ngẫu nhiên người ta nói rằng: “Nếu hệ thống ngân hàng v “huyết ạch” inh tế chế iể sốt v “thần inh trung ương” ột NHTM” Trong tất hoản ục, hoạt động liên quan đến tiền uyên suốt tất hoạt động ột NHTM Hơn nữa, hoản ục tiền nơi dễ ảy rủi ro, gian lận, h ng có biện pháp iể sốt ịp thời gây tổn thất lớn Ngân hàng VCB Việt Nam Ngân hàng hàng đầu Việt Nam (là Ngân hàng lớn Việt Na nă 2008), có ảnh hưởng không nhỏ kinh tế có biến động xảy Vì vậy, rủi ro hoạt động VCB ảnh hưởng đến thân Ngân hàng mà cịn lan tỏa đến chủ thể khác kinh tế Nhận thấy tầm quan tr ng việc xây d ng hệ thống KSNB NHTM, biện pháp kiể soát khoản mục tiền, s giúp đỡ tận tình anh chị Phịng Kiểm tra nội VCB Kon Tum , với kiến thức thầy Khoa Kế tốn – Kiể tốn Phân hiệu Đại h c Đà N ng) dạy suốt nă , e xin nghiên cứu đề tài: Đánh giá Hệ thống Kiểm soát n i b v hoạt đ ng thu chi ti n m t Ngân hàng TMCP Ngoại thƣơng Việt Nam – Chi nhánh Kon Tum Khóa luận tốt nghiệp gồ chương: Chương 1: Chương 2: ệ thố ho đ t i Vietcombank Kon Tum Chương 3: M t số giải pháp nhằm phát tri n công tác ki m sốt n i b quy trình ho đ i Vietcombank Kon Tum Đề tài góp phần cụ thể hóa lý luận KSNB hoạt động thu chi TM NHTM, gắn lý luận với th c tiễn áp dụng VCB Kon Tum Mặc dù nỗ l c cố gắng nhiều, buổi đầu làm quen với công việc nghiên cứu, báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, em ong s giúp đỡ thầy cô anh, chị VCB Kon Tum đóng góp ý iến để em hồn thiện chuyên đề Mục tiêu nghiên cứu Tổng hợp nội dung hệ thống KSNB hoạt động thu chi TM Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – chi nhánh Kon Tum Thông qua việc so sánh lý luận th c tiễn, với kiến thức trang bị, nêu lên số đánh giá đề xuất số biện pháp để nâng cao s hiệu hoạt động KSNB công tác quản lý TM Đối tƣợng nghiên cứu Quy trình KSNB hoạt động thu chi TM phương pháp iểm soát cần th c để ngăn ngừa rủi ro TM hoạt động VCB Kon Tum Phƣơng pháp nghiên ứu Tìm hiểu internet, sách báo, tạp ch liên quan đến hoạt động ngân hàng, kế toán, kiểm toán Tham khảo khóa luận, chuyên đề sinh viên nă trước trường Đại h c khác Phân tích, tổng hợp tài liệu thu thập Quan sát vấn tr c tiếp Phạm vi nghiên cứu Nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu, tìm hiểu quy trình quản lý TM KSNB hoạt động thu chi TM: quy trình bảo quản, bảo vệ TM; quy trình thu chi tiền; rủi ro hoạt động thu chi; thủ tục kiểm soát cần th c Thời gian: Đề tài bắt đầu nghiên cứu từ tháng 12/2017 đến tháng 3/2018 Các số liệu thu thập đề tài chủ yếu phản ánh tình hình hoạt động nă 20162017 Kh ng gian: Đề tài th c VCB Kon Tum, địa 348 Trần Hưng Đạo, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum 2.2.2 Ủ qu n Ủy quyền: Tất giao dịch th c phải tuân theo s ủy quyền chung riêng cấp quản lý cho trường hợp cụ thể Tại NH TMCP VCB chi nhánh Kon Tum, việc ủy quyền th c đồng có sở rõ ràng Những vấn đ cần kiểm soát Phê duyệt đóng, Thủ tục kiểm sốt đƣợc thực tài khoản lập Đại diện phận dịch vụ KH chi nhánh chịu chứng từ chi tiết điều khoản, trách trách nhiệ nhiệm việc ủy quyền từ phía KH đối việc mở tài khoản lập chứng từ d a quy trình mở tài khoản ban giá Phê duyệt giao dịch phạm vi Các giá đốc phê duyệt triển khai đốc nhân viên kế toán thuộc hướng dẫn cụ thể điều chỉnh tài chi nhánh phê duyệt việc ngưng t nh lãi phạt, khoản, lãi phạt, khoản phí phụ phí dịch vụ Phê duyệt thay đổi việc Việc lưu trữ hồ sơ tài hoản th c lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu khách hàng Bên quản lý kiểm tra tất hồ sơ lưu trữ thông qua hệ thống Giá sát tài khoản Việc gửi rút tiền từ tài khoản ngưng hoạt ngưng hoạt động thời gian dài động thời gian dài cần phê duyệt trưởng phận Những khoản cần xem xét cán điều hành trước hạch toán Định lãi suất, phí dịch vụ kỳ đáo Việc định lãi suất, phí dịch vụ, kỳ đáo hạn hạn tài khoản không kỳ hạn tài khoản khơng kỳ hạn địi hỏi phải có s phê duyệt phó chủ tịch điều hành 2.2.3 S dụng tài sản Sử dụng tài sản: Sử dụng tài sản th ng tin th c phạm vi cho phép ủy quyền cán cấp Việc sử dụng tài sản quan tr ng 38 Những vấn đ cần kiểm soát Thủ tục kiểm sốt đƣợc thực Chỉ có cán thu ngân ủy quyền Tiền quỹ khóa kín tủ bảo phép vào quỹ tiền mặt quầy thu hiểm hầm an toàn vào buổi tối Trong ngân hành chính, nhân viên thu ngân phải khóa tủ Khi rời quầy , chìa khóa d phịng đặt kiểm sốt kép Chỉ số cá nhân ủy quyền với đầy đủ chứng từ phê duyệt phép vào quỹ tiền mặt để bổ sung quỹ tiền mặt quầy thu ngân Tiền quỹ ngân hàng giữ hầm an tồn ch nh khóa tổng Chỉ thủ quỹ chịu trách nhiệm tiền kho phép mở Nhằ ngăn chặn việc sử dụng h ng Việc đối chiếu sổ sách quỹ th c tế mục đ ch tài khoản tiền gửi, cá nhân phịng kế tốn th c nhận tiền phải người h ng đảm nhiệm công việc đối chiếu tổng tiền thu sổ chi tiết Việc truy cập vào hồ sơ thu chi tiền Hệ thống thu ngân giới hạn cho giới hạn cho cá nhân ủy quyền thu ngân Ban giá đốc BGĐ) ghi nhận nghiệp vụ chứng từ phê duyệt BGĐ phê duyệt giới hạn quyền truy Các mức độ bảo mật hác đưa cập vào chứng từ hồ sơ tiền gửi, theo cấp bậc u cầu cơng việc kiểm sốt phê chuẩn thay đổi phân công chu trình gửi tiền Các tài khoản khơng giao dịch xác định kiể soát riêng theo định kỳ Chỉ có cá nhân ủy quyền phê duyệt giao dịch tài khoản Các tài khoản không hoạt động tách riêng liệt kê báo cáo tài khoản không hoạt động hàng tháng Giao dịch tài khoản phê duyệt cán phòng giao dịch 2.2.4 Đối chi u tài sản Đối chiếu tài sản: Các giá trị tài sản ghi sổ so sánh với tài sản th c tế theo định kỳ Tất chênh lệch phát sinh xử lý Những vấn đ cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát đƣợc thực Tiền quầy thu ngân cân đối hàng Quỹ quầy thu ngân cân đối hàng ngày cách đối chiếu với bảng tổng ngày phận kế toán hợp nghiệp vụ thu chi tiền mặt Quỹ tiền mặt trung tâ ngày với sổ chi tiết cân đối Quỹ tiền mặt trung tâ cân đối hàng ngày phận kế toán 39 Các tài khoản ngân hàng kiểm soát, Các tài khoản ác định cân đối đối chiếu kiể tra định kỳ hàng ngày Tất hồ sơ kiểm tra cán độc lập với chức bảo hàng nă theo luật định quản tiền gửi Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi đối chiếu Các Giấy nộp tiền cân đối hàng ngày định kỳ với sổ điểm chênh lệch với sổ phòng giao dịch kiểm tra xử lý cách độc lập Tất tài khoản ngân hàng đối Các Giấy nộp tiền cân đối hàng ngày chiếu định kỳ với sổ cán độc lập cán ngân hàng khơng có chức với chức thu chi tiền mặt thu chi tiền mặt Các bảng ê định kỳ gửi đến cho người gửi tiền để xác nhận số dư tiền gửi, lãi suất, kỳ đáo hạn Việc gửi bảng kê , việc kiểm tra tài khoản không gửi bảng kê bảng kê bị trả lại không gửi giải thắc mắc khách hàng th c nhân viên độc lập với việc nhận tiền gửi cho rút tiền Các bảng ê gứi hàng tháng, bảng kê tài khoản tiền gửi tiết kiệm hàng quý nhân viên độc lập với việc nhận tiền gửi cho rút tiền Tổng đài giải thắc mắc khách hàng h khơng có khả nhận tiền gửi cho rút tiền Các thư trả lại xử lý phòng giao dịch 2.2.5 Hạch toán Hạch toán: Các nghiệp vụ hạch toán để lập báo cáo tài theo nguyên tắc kế tốn chấp nhận cho việc trì, đối chiếu, giải trình tài sản Mục tiêu / Sai sót xảy Thủ tục kiểm sốt ngăn h n phát sai sót Tất nghiệp vụ ghi nhận: Các nghiệp vụ gửi rút tiền, có liên quan đến tài khoản tiền gửi, khơng ghi nhận Phần mềm chun dùng ngân hàng có nhiều cơng cụ kiể sốt để ngăn chặn vấn đề liên quan đến việc hạch toán nghiệp vụ phát sinh Chỉ số nhân viên quản trị chuyên biệt phép truy cập, sửa đổi đặc tính Tất nghiệp vụ ghi nhận có thật Các nghiệp vu thu chi ảo.hoặc ghi nhận khơng phát sinh + S gia tăng số lượng nghiệp vụ h ng kết số biểu vấn đề Nhân viên bảo vệ giá đốc tra ngày báo cáo khả nghi để phát khoản tiền gửi ảo + Mức thu nhập giảm xuống báo cáo tài sản nợ phải trả phải kiể tra để phát yếu tố h ng đồng Được định giá đúng: Số tiền gửi Các bảng ê gửi cho KH để kiểm tra tính rút ghi sổ khơng xác tài khoản Tổng Giấy nộp tiền không 40 khớp với sổ khoản ph toán h ng hạch - Ghi nhận thời điểm: Các - Tình trạng h ng cân đối tiền quỹ xuất giaodịch gửi rút tiền ghi nhận giao dịch liên quan đến tiền Các đặc tính phần mềm h ng thời kỳ, thời điểm giúp hạch tốn t động chi phí Các mức bảo mật truy cập thiết lập để hạn chế khả sửa chữa thông tin Việc thay đổi cấp tài khoản dẫn đến việc phải sửa chữa phí dịch vụ phát sinh ngồi d tính Phân loại hợp lý: Các giao dịch Toàn phần hành hợp tr c tiếp lên nhật ký gửi, rút tiền, h ng ghi chung báo cáo thơng báo tình trạng khơng cân nhận vào hồ sơ lưu trữ hay đối sổ chi tiết giao dịch Cộng đúng: Các giao dịch gửi/ rút tiền h ng kết chuyển lên Nhật ký chung cách xác Các đặc tính phần mề thiết lập hầu hết giao dịch nhằm kết chuyển t động thông qua giao diện Nếu đặc tính hợp thiết kế xác, tất bút tốn kết chuyển xác 2.2.6 Xem xét thêm kiểm soát hệ thống vi tính Kiểm sốt hệ thống vi tính: Các thủ tục kiểm soát quản lý ngân hàng nhằ đảm bảo tính hiệu kiểm sốt nghiệp vụ th c máy tính phần mềm máy tính Những vấn đ cần kiểm sốt Thủ tục kiểm sốt đƣợc thực Để đảm bảo tính phân quyền, chạy thử Dưới s đạo Ban Giám phê duyệt thay đổi chương đốc, việc thay đổi chương trình trình vi tính thưc nhà cung cấp phần mềm Đảm bảo việc phân quyền truy cập vào Chỉ nghiệp vụ ủy quyền, phê sở liệu nghiệp vụ duyệt nhập vào sở liệu Hệ thống phần mềm phải thiết kế có điều kiện cập nhật, tức nghiệp vụ đủ điều kiện phần mềm chấp nhận Các thủ tục hác thiết kế để đảm bảo tính hiệu liên tục thủ tục kiểm soát tính xác số liệu sử dụng thủ tục kiểm soát Các thay đổi tài khoản ứng dụng đặc tính phần mềm bảo trì bên thứ ba cần phê duyệt văn từ lãnh đạo ngân hàng 41 2.3 Quy trình kiểm sốt chứng từ hoạt đ ng quản lý ti n m t 2.3.1 Mụ đí h việc kiểm sốt chứng từ - Nhằ đảm bảo tính xác nghiệp vụ kế tốn phát sinh, đảm bảo an tồn tài sản cho ngân hàng khách hàng - Đảm bảo s phù hợp với quy định nhà nước, NHNT VN - Cụ thể trách nhiệm cùa nhân viên, phận - Đảm bảo an toàn số liệu - Đánh giá khả năng, l c công việc nhân viên th c giao dịch, ác định phận hay cá nhân làm sai quy trình nghiệp vụ 2.3.2 Quy trình kiểm soát chứng từ hoạt đ ng quản lý ti n m t Quy trình kiểm sốt chứng từ quản lý TM th c theo bước: kiểm soát trước, kiểm soát kiếm soát sau th c nghiệp vụ a Kiểm soát trƣớc Kiể soát trước GDV th c hiện: KH lập nộp chứng từ (Giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền, giấy chuyển tiền) cho GDV, GDV kiểm soát chứng từ trước giao dịch  Nội dung kiếm soát : - Tính hợp lệ chứng từ: chứng từ lập theo mẫu quy định, phải ghi đầy đủ, rõ ràng, xác yếu tố chứng từ, khơng tẩy xóa, sửa chữa - S phù hợp chứng từ: nội dung chứng từ phải phù hợp với giấy tờ xuất trình, phù hợp với thơng tin hách hàng đăng ý trước, phù hợp với quy định NHNN NHNT - T nh đầy đủ chứng từ: số liên, tài liệu, giấy tờ è theo để đảm bảo th c nghiệp vụ theo quy định - Tính xác chứng từ: số tài khoản, s khớp số tiền số chữ, loại tiền, số tiền phí, tiền lãi - Kiểm tra số dư tài hoản khách hàng phải đủ với số tiền giao dịch - Giao dịch người, đối tương: GDV phải nhận dạng KH cách đối chiếu KH ảnh CMND/trong giấy tờ có ảnh khác, giấy giới thiệu quan  Sau giao dịch: - Nếu nội dung kinh tế không phù hợp, không xác trả chứng từ cho KH, hướng dẫn KH th c lại cho phù hợp, xác Nếu nội dung kiểm tra phù hợp, xác hạch tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Số tiền giao dịch nằm hạn mức giao dịch GDV GDV tiếp tục hồn tất giao dịch KH Số tiền vượt hạn mức giao dịch GDV giao dịch viên phải chuyển chứng từ gốc chứng từ ghi sổ cho Thủ quỹ b Kiểm soát Kiểm soát Thủ quỹ th c hiện: Sau nhận chứng từ từ GDV giao dịch vượt hạn mức giao dịch viên), Thủ quỹ tiến hành kiểm soát chứng từ  Nội dung kiểm soát: 42 - Kiểm tra s khớp số tiền số chữ, loại tiền, số tài khoản, tên tài khoản người nhận tiền trả tiền chứng từ gốc liệu GDV hạch tốn máy vi tính - Kiểm tra số dư tài hoản khách hàng - Kiểm tra mẫu chữ ký, mẫu dấu chứng từ gốc liệu máy tính - Kiếm sốt s liên kết tài khoản tiền gửi tài khoản đảm bảo khác - Tình trạng tài khoản: ngủ hay hoạt động - Đối với tài khoản tiết kiệm cần phải kiểm tra thêm yếu tố như: việc tạo tài khoản GDV có phù hợp, theo yêu cầu kiếm KH loại sản phẩm, loại tiền Việc kết nối thông tin chủ tài khoản có s n hệ thống với yêu cầu chứng từ có hay h ng, đồng thời kiểm soát giao dịch điều chỉnh lãi, chiết khấu lãi, thoái chi lãi - Đối với giao dịch khác (phong tỏa, giải tỏa tài khoản tiền gửi, chưyển đổi tình trạng tài khoản…) cần phải kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ nội ngân hàng (chứng từ lập chứng từ phòng ban, chi nhánh khách hàng phải qui định giấy đề nghị phong tỏa, giải tỏa tài khoản…) - Kiểm tra việc hạch toán kế toán - Kiểm tra việc t nh ph , t nh lãi theo qui định  Sau kiếm sốt: - Nội dung kiểm tra khơng phù hợp khơng xác trả chứng từ cho giao dịch viên để giao dịch viên trả lại cho phận liên quan th c lại cho phù hợp, ch nh ác Trong trường hợp phát nghi ngờ khách hàng có dấu hiệu lừa đảo gian dối phải báo cho trưởng đơn vị để kịp thời xử lý - Các nội dung kiểm tra phù hợp, xác cập nhật giao dịch vào hệ thống, ký tên vào nơi iếm soát chứng từ chuyển lại chứng từ cho giao dịch viên để giao dịch viên hoàn tất giao dịch với khách hàng c Kiểm soát sau Kiểm soát sau Thủ quỹ th c vào cuối ngày giao dịch: Cuối ngày, GDV in liệt kê giao dịch ngày, xếp chứng từ theo thứ t liệt kê giao dịch ngày, xếp chứng từ theo thứ t liệt kê, kiểm tra lại lần s khớp chứng từ gốc liệt kê giao dịch bao gồm yếu tố như: số tiền, loại tiền, số tài khoản, nội dung hạch toán kế toán, ký tên lên liệt giao dịch Sau chun tồn chứng từ xếp theo thứ t liệt kê giao dịch cho Thủ quỹ để kiểm tra lại lần s khớp chứng từ gốc liệt kê giao dịch  Nội dung kiểm soát - Kiếm soát nội dung iểm soát - Kiểm soát s khớp chứng từ gốc liệt kê giao dịch - Kiếm soát bảng ký quỹ ngày giao dịch viên (các loại tiền)  Sau kiểm soát: 43 - Thiếu chữ ký giao dịch viên hay chữ ký Thủ quỹ (kiểm soát trong) chứng từ phải tìm hiểu nguyên nhân yêu cầu bổ sung - Phát sai lầm nghiêm tr ng như: thiếu chữ ký (dấu) khách hàng nghi ngờ giả mạo, số tiền có tượng cạo sửa… phản ánh kip thời cho trưởng phận, trưởng đơn vị để có hướng kịp thời xử lý - Nếu khớp ý tên ác nhận lên bảng liệt kê chứng từ giao dịch Sau chuyển lên phịng kế tốn tồn chứng từ liệt kê giao dịch cho phận lưu trữ chứng từ để đóng tập lưu trữ Thời gian chuyển chứng từ lên phịng kế tốn quy định chậm 16h ngày giao dịch hôm sau 44 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM PHÁT TRIỂN C NG TÁC KIỂM SOÁT NỘI Ộ QU TR NH HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI VIETCOMBANK KON TUM 3.1 M t số đánh giá v Hệ thống kiểm soát n i 3.1.1 Những ƣu điểm đạt đƣợ - Như vậy, thấy phận Kiểm tra nội c ng tác cách có hiệu Nhìn chung, hệ thống KSNB phát huy tác dụng việc ngăn ngừa sai phạm xảy Trong nă vừa qua, rủi ro hoạt động ngân hàng quản lý tốt Đặc biệt kinh tế giới có dấu hiệu suy thối, rủi ro hoạt động inh doanh có nguy bộc lộ cách rõ nét hệ thống KSNB ột “bức tường lửa” ngăn chặn “con vi rút” lây lan - Với đội ngũ lao động há đ ng đảo, có trình độ Đại h c Đại h c thường uyên tổ chức tập huấn, đào tạo, ban kiểm soát nội có ột vị quan tr ng hoạt động ngân hàng Đây ột phận thiếu hoạt động ngân hàng đại - Việc đẩy mạnh công tác KSNB với mục tiêu quan tr ng xây d ng hệ thống để tìm kiếm u hướng tiềm ẩn tiêu c c, bất ổn, thiếu sót hoạt động ngân hàng Trong kinh tế thị trường có nhiều nhiều rủi ro phận Kiểm tra nội có sáng kiến để phát rủi ro Trên sở đưa biện pháp chấn chỉnh, giúp ngân hàng có t nh chuyên nghiệp cao hơn, thủ tục đơn giản hơn, dịch vụ tốt ức độ tin cậy cao với mục đ ch cung cấp dịch vụ ngân hàng, tài cách tốt cho KH - VCB giới đầu tư đánh giá ột ngân hàng có tính minh bạch cao quản trị tốt Việc nâng cao chất lượng quản trị kiếm soát rủi ro tác động mạnh đến hiệu kinh doanh ngân hàng 3.1.2 Những vấn đ òn tồn Thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” ới xuất Việt Nam nă gần đây, vậy, hạn chế hệ thống KSNB VCB vấn đề tồn tổ chức, DN, đặc biệt ngành ngân hàng nước ta Những tồn là: - Mặc dù ngày cải tiến mặt chất lượng, nội dung, phương pháp nhìn chung hệ thống KSNB chưa theo kịp yêu cầu kiểm tra, kiểm soát theo chuẩn m c, thông lệ quốc tế Nguyên nhân “ hái niệ KSNB” dường khái niệm mẻ Đơn vị kinh tế nói chung ngành ngân hàng nói riêng nước ta Những nghiên cứu lĩnh v c rời rạc h ng có chuẩn m c định - Kiểm tra, kiểm soát chỗ chủ yếu, khả phát hiện, cảnh báo sớm rủi ro việc giám sát rủi ro tương đối yếu chậm Do vậy, Hoạt động kiểm tra, kiểm sốt cịn thụ động, có khả ngăn chặn phịng ngừa rủi ro cho 45 tồn hệ thống Nếu có phát rủi ro lý “nhẹ nhàng”, h ng triệt để phát xử lý sai sót nhỏ - Việt Na hội nhập kinh tế quốc tế làm cho giao dịch vốn khơng ngừng tăng lên, với rủi ro toàn hệ thống ngân hàng Trong hi đó, chế quản lý hệ thống thơng tin kiểm tra, kiể sốt cịn sơ hai, chưa phù hợp với thơng lệ quốc tế, chưa có hiệu hiệu l c để đảm bảo tuân thủ nghiêm pháp luật ngân hàng s an toàn hệ thống ngân hàng, việc ngăn chặn cảnh báo sớm rủi ro hoạt động ngân hàng 3.2 V hệ thống KSN hoạt đ ng thu – chi ti n m t Các hoạt động quản lý tiền mặt diễn thường xuyên, chiếm tỷ tr ng lớn ngân hàng Bên cạnh đó, lại dễ xảy sai sót, gian lận Vì việc xây d ng hệ thống kiểm soát nội vấn đề tất yếu 3.2.1 Những ƣu điểm đạt đƣợc - Ngân hàng TMCP VCB thiết lập quy trình kiểm sốt nội chặt chẽ hoạt động này: từ bảo quản bảo vệ tiền mặt, quy định vận chuyển tiền, quy trình thu, chi tiền mặt đặc biệt việc kiểm soát chứng từ hoạt động quản lý tiền mặt Trong nă vừa qua, sai sót TM giảm cách đáng ể khơng có sai sót lớn gây hậu nghiêm tr ng - Các cán phân c ng làm tốt công việc giao đạt kết tốt Có điều có s phân chia cơng việc cụ thể s phối hợp nhịp nhàng cán Phịng Kiểm tra nội - Quy trình kiểm sốt q trình thu – chi tiền mặt đảm bảo việc phân công, phân nhiệm thông qua việc quy định hạn mức kiể soát GDV, Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch; Tuân thủ tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm thu, chi TM - TM bảo quản bảo vệ an toàn kho quỹ, vận chuyển thu chi L c lượng bảo vệ giao nhiệm vụ cụ thể để hồn thành tốt cơng việc - Hoạt động kiểm quỹ cuối ngày tiến hành thường uyên, giúp ngăn chặn rủi ro phát sai sót, để kịp thời xử lý Do vậy, hầu hết sai phạ ngăn chặn kịp thời xử lý triệt để, tái phạm bị xử lý nghiê theo quy định - Công nghệ thông tin trở thành mối quan tâ hàng đầu tất doanh nghiệp quy mô lớn lẫn nhỏ Riêng với NHTMCP VCB, việc ứng dụng công nghệ thông tin (phần mềm hạch toán Mosaic, phần mềm hỗ trợ Host ) khơng đảm bảo an tồn cho khách hàng giao dịch mà cịn giảm bớt khối lượng cơng việc, giảm thiểu sai sót q trình kiểm soát hoạt động thu – chi tiền mặt với khối lượng chứng từ giao dịch lớn 46 3.2.2 Những vấn đ tồn - Trong số trường hợp, sai phạm nhỏ bỏ qua Tuy sai phạm h ng ảnh hưởng đến tồn hệ thống tạo tiền lệ không tốt cho hoạt động ngân hàng sau - Hoạt động kiểm tra, kiểm soát giao phó cho Phịng Kiểm tra nội mà có s phối hợp từ phịng ban khác Các Phịng ban khác phải t có biện pháp kiểm soát rủi ro lĩnh v c hoạt động ình qua giảm nhẹ gánh nặng cho Phịng Kiểm tra nội bộ, góp phần ngăn ngừa cảnh báo sớm rủi ro - Các biện pháp kiểm tra, kiểm sốt nói chung chưa có s đồng Cần kết hợp nhiều phương thức kiể soát như: quan sát nhân viên ết hợp với kiể tra đột xuất có dấu hiệu vi phạm 3.3 M t số đ xuất VCB Kon Tum 3.3.1 Trong hoạt đ ng nói - Những nă gần đây, nhiều đơn vị nước nhảy vào kinh doanh lĩnh v c ngân hàng Việt Nam Quyền l a ch n không cịn nằm ngân hàng, mà nằm hồn tồn tay khách hàng – người l a ch n phương án giao dịch có lợi Ngân hàng phải biết tìm cách vừa có lợi cho khách hàng, vừa thu lợi nhuận Thông qua dịch vụ tiện ích mình, ngồi nhân tố uy t n, l c nhân s , khả quản lý người đứng đầu, s khác biệt cơng nghệ yếu tố định thành công ngân hàng thời điểm - Đa dạng hóa sản phẩm giao dịch để phục vụ nhu cầu khách hàng thu hút vốn cho ngân hàng, th c tốt mục tiêu ngân hàng - Không ngừng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán ngân hàng, nâng cao trình độ nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu ngày cao kinh tế nói chung yêu cầu ngành ngân hàng nói riêng, phục vụ tốt nhu cầu khách hàng 3.3.2 Trong hoạt đ ng hệ thống KSN nói riêng  Xây d ng phương thức kiểm tra, kiể soát sở rủi ro đảm bảo hoạt động kiểm tra nội có hiệu quả: - Áp dụng phương pháp iểm tra, kiểm soát cách khoa h c khơng phải máy móc, phải cho nhân viên cấp t giác làm công việc h cách thối khn khổ hệ thống KSNB - Tiếp nhận vận hành hiệu phương pháp iểm tra, kiểm soát để đưa cảnh báo sớm rủi ro tiềm ẩn hoạt động ngân hàng - Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội phải xây d ng phù hợp với nguyên tắc, chuẩn m c, thơng lệ kiểm tra, kiểm sốt tiên tiến giới  Ban Giá đốc tạo i trường kiểm soát tốt nữa: - Ban Giá đốc phải đầu cơng tác kiể sốt, Ban Giá đốc gương phản chiếu nhân viên Ban Giá đốc cần đạo xử lý triệt để m i sai phạm, dù lớn hay nhỏ bị phát 47 - Ban Giá đốc cần đạo phòng ban hỗ trợ, phối hợp chặt chẽ với phòng KTNB để phận KTNB hoạt động tốt - Ban Giá đốc phải quan tâ đến đời sống gia đình nhân viên Việc gian lận thường bắt nguồn từ lợi ích kinh tế, Ban Giá đốc người biết quan tâ đến đời sống kinh tế nhân viên, trả lương ứng đáng với đóng góp h gian lận h ng chỗ để nảy sinh - Cần đạo tăng cường việc bảo vệ an toàn kho quỹ, quầy thu ngân Ngày nay, loại tội phạm ngày nguy hiể ngày biến tướng L c lượng bảo vệ h ng lơ dù khoảng thời gian ngắn  Tiếp tục đẩy mạnh việc tuyển dụng, không ngừng đào tạo chun mơn nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên kiểm soát nội bộ, để xây d ng hệ thống kiểm sốt nội ngày hồn thiện số lượng chất lượng  Không ngừng nâng cấp phần mềm ứng dụng, nâng cấp hệ thống áy t nh để phục vụ cho hoạt động kiểm soát 3.4 K t uận v ki n nghị 3.4.1 K t uận Như vậy, khái niệm KSNB mang tính cốt yếu s thành công Ngân hàng Dễ dàng nhận thấy, KSNB đóng vai trị quan tr ng s an toàn khả phát triển hoạt động kinh doanh NHTM Việc xây d ng th c chế KSNB phù hợp hiệu cho phép NHTM chống đỡ tốt với rủi ro Khoá luận với nội dung xuyên suốt bàn Hệ thống KSNB hoạt động thu chi tiền mặt Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Kon Tum hái quát lại cách biện pháp kiểm soát tiền mặt giúp ngăn ngừa rủi ro tiền mặt xảy Khi đó, ục tiêu Đơn vị th c cách hiệu Nguyên cứu Hệ thống Kiểm soát nội hoạt động thu chi tiền mặt tai VCB Kon Tum để có nhìn chi tiết biện pháp quản lý tiền mặt NHTM Trên sở góp ột phần nhỏ việc truyền tải lý thuyết kiểm soát vào th c tiễn hoạt động Ngân hàng Hội nhập kinh tế quốc tế mang lại cho ngân hàng vận hội thách thức to lớn, đòi hỏi ngân hàng phải t vận động đổi hoạt động tăng cường sức cạnh tranh Và bối cảnh KSNB ột cơng cụ quan tr ng để quản lý giám sát hoạt động ngân hàng Hệ thống kiểm soát nội thu chi tiền mặt cần quan tâ hết Trong giới hạn khả thời gian nghiên cứu, Khoá luận nên e tài liệu tham khảo đề tài kiểm soát nội ngân hàng Hy v ng nghiên cứu nghiên cứu rõ nét lĩnh v c 3.4.2 M t số ki n nghị a Đối với Nh nƣớc - Một là, Nhà nước cần xây d ng khung pháp lý hoàn thiện, thống đầy đủ quy định kiểm soát ngân hàng theo chuẩn m c thông lệ quốc tế 48 - Hai là, Nhà nước giao cho ngành chức cụ thể Bộ Tài chính), tổ chức lớp tập huấn, h c tập, nghiên cứu nhằ nâng cao l c kiểm soát cho cán hoạt động lĩnh v c Kiểm soát nội b Đối với Ngân hàng Hệ thống KSNB VCB nói chung VCB Kon Tum nói riêng nhìn chung hiệu Sau t i in nêu lên ột số kiến nghị cá nhân góp phần vào việc nâng cao hiệu hiệu l c Hệ thống KSNB VCB Kon Tum : - Một là, nâng cao quyền Kiểm sốt viên (hay cán Phịng Kiểm tra nội bộ), cho h có quyền kiểm sốt lĩnh v c nhạy cảm, dễ xảy sai sót, gian lận nhằm phát huy hết khả trách nhiệm h - Hai là, gắn trách nhiệm với quyền lợi hưởng cán kiểm soát Th c việc phân quyền hợp lý nhằm tránh tình trạng chồng chéo quyền hạn - Ba là, cần có s phối hợp nhiệm vụ Phòng, ban chức với để quản lý tốt tài sản Ngân hàng - Bốn là, ác định rõ ràng mục tiêu kiể soát để tránh lãng phí thời gian hiệu quả, hiệu iểm soát - Năm là, tăng cường cơng tác kiể tra đột xuất Phịng giao dịch, quầy giao dịch để nắm bắt kịp thời sai sót chủ quan GDV - Sáu là, xử lý triệt để sai sót dù nhỏ để kịp thời uốn nắn hành vi sai phạm Khơng thể bỏ qua sai sót dù với lý 49 D NH MỤC TÀI IỆU TH M KHẢO 1.TS Nguyễn Minh Kiều 2007) Nghiệp vụ Ngân hàng đại NXB Thống ê 2.GS.TS Lê Văn Tư 2005) Ngân hàng thương ại NXB Thống kê Th.S Lâm Thị Hồng Hoa (2002) Giáo trình Kiểm tốn ngân hàng NXB Thống kê Kiểm toán nội đại (Mordern Internal Auditing - 2002) Victor Z.Brink and Herbert Witt NXB Tài Th.S Tạ Thị Thùy Mai 2008) Luận văn Thạc sĩ Kinh tế Đại h c Kinh tế TP Hồ Chí Minh Tài liệu tha hảo: - Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal control – Intergrated Framework, Including Executive Summary, September 1992 - Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal control – Intergrated Framework, Evaluation Tools, September 1992 Ersnt & Young (2003) Hội thảo rủi ro ngân hàng vai trị hệ thống kiểm sốt nội TPHCM TT 44/2011/TT – NHNN “hệ thống kiểm soát nội Ngân hàng.” Các website: http://www.vietcombank.com.vn http://www.vi.wikipedia.org http://www.saga.vn “Văn quy định kiểm soát nội NHNN”, Th ng tư số16 /2011/TTNHNN quy định kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ngày 17 tháng nă 2011 50 NHẬN ÉT CỦ GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN 51 NHẬN ÉT CỦ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 52 ... PHÂN HIỆU TẠI KON TUM ĐẶNG TRUNG THẮNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƢƠNG CHI NHÁNH KON TUM GVHD... động VCB Kon Tum 10 CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI Ộ VỀ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI VIETCOM NK KON TUM 11 2.1 Cá qu tr nh hoạt đ ng quản ti n m t Vi t om ank Kon Tum 11 2.1.1... cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát đƣợc thực Tiền quầy thu ngân cân đối hàng Quỹ quầy thu ngân cân đối hàng ngày cách đối chi? ??u với bảng tổng ngày phận kế toán hợp nghiệp vụ thu chi tiền mặt Quỹ tiền