Cấu trúc tổ chức và quản lý nhân sự

Trường Đại Học Bách Khoa Tp Hồ Chí Minh Khoa Quản Lý Công Nghiệp Chương CẤU TRÚC TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHÂN SỰ GV: ThS Nguyễn Thị Hồng Đăng Email: nthdang@sim.hcmut.edu.vn Mục tiêu Phân biệt loại hình, cơng tác cấu trúc tổ chức Các ngun tắc thiết kế tổ chức Các mơ hình cấu trúc tổ chức Các loại quyền hạn tổ chức trực tuyến Quy trình, mục tiêu QLNS Tuyển dụng nguồn nhân lực Đào tạo huấn luyện nhân viên Đánh giá nhân viên, thù lao đãi ngộ Tài liệu tham khảo Khoa Quản Lý Công Nghiệp, Quản Lý Dành Cho Kỹ Sư Trần Kim Dung, Quản Trị Nguồn Nhân Lực, Nhà xuất Giáo Dục, 1997 Nguyễn Hữu Lam, Hành Vi Tổ Chức Hòang Xuân Việt, Đắc Nhân Tâm Dụng Nhân Dale Carnergie, Quẳng gánh lo vui sống Nội dung I CẤU TRÚC TỔ CHỨC 1.1 Một số khái niệm 1.2 Các nguyên tắc quan trọng thiết kế cấu trúc tổ chức 1.3 Các loại cấu trúc tổ chức điển hình 1.4 Các nguyên tắc việc quy định quyền hạn II QUẢN LÝ NHÂN SỰ 2.1 Khái niệm 2.2 Mục tiêu QLNS 2.3 Các nhóm chức QLNS 2.4 Vai trị QLNS cấp quản lý trực tuyến 2.5 Quy trình quản lý nguồn nhân lực I Cấu Trúc Tổ Chức 1.1 Một số khái niệm • Tổ chức (Organization): – Là danh từ chung dùng nói đơn vị xã hội Có đặc trưng chung: – Được lập để thực số mục đích chun biệt – Gồm nhóm người – Mỗi người có vị trí vai trị định • Công tác tổ chức (organize): thực việc: - Phân chia cơng việc  thành lập nhóm phận để đảm trách phần việc Qui định mối quan hệ quyền hạn phận 1.1 Một số khái niệm (tt) • Cấu trúc tổ chức: phân chia, xếp phận mối quan hệ quyền hạn  ảnh hưởng rõ rệt tới hiệu hoạt động tổ chức Cấu trúc tổ chức khung tổ chức • Quyền hạn tổ chức: Là mức độ độc lập hoạt động dành cho người thông qua việc trao cho họ quyền số định • loại quyền hạn: – Trực Tuyến – Tham mưu – Chức Mối quan hệ đặc điểm tổ chức với cấu trúc tổ chức Đặc điểm tổ chức Đặc điểm Cấu trúc tổ chức Loại hoạt động / cơng nghệ Hóa chất, lọc dầu, khí Chế biến thực phẩm Bán lẻ (hàng tiêu dùng) / dịch vụ Chia phận theo quy trình Chia phận theo sản phẩm Chia phận theo vùng địa lý Quy mô doanh nghiệp Lớn Nhỏ Phức tạp Đơn giản Mơi trường bên ngồi Ổn định Nhiều biến động Cấu trúc dạng máy hành Cấu trúc hữu Mục tiêu chiến lược / sách cơng ty Tổ chức phận chun mơn hóa Tổ chức phận đa chức 1.2 Các nguyên tắc quan trọng việc thiết kế cấu trúc tổ chức Tầm quản lý thích hợp • Mục đích: – Đạt mục tiêu tổ chức ⇒ nguyên tắc thống mục tiêu – Tăng tính hiệu ⇒ nguyên tắc tính hiệu tổ chức Tam giác “Nhiệm vụ - Quyền hạn – Trách nhiệm” Các nguyên tắc việc phân chia phận Phân chia phận Một đầu mối quản lý 1.3 Các loại cấu trúc tổ chức điển hình 1.3.1 Cấu trúc dạng máy hành (Mechanic): – Thể mối quan hệ tổ chức theo cấp bậc, có trật tự thứ bậc cấp / phận Theo quy định quyền hạn Theo cách chia phận Trực tuyến Theo chức Trực tuyến – tham mưu Theo sản phẩm Trực tuyến – chức Theo vùng địa lý Theo khách hàng Theo thời gian (ca, kíp) 10 Tuyển dụng (tt) Công tác chuẩn bị Thành lập hội đồng tuyển dụng Nghiên cứu văn quy định nhà nước công ty Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn Ban Giám đốc Phòng nhân VD: Vietnams Works, Headhunter Quản lý nhân 35 Tuyển dụng (tt) • Nguồn tuyển dụng Nguồn tuyển nội Nguồn tuyển bên Ưu điểm: • Cơng ty: thơng tin ứng viên • Ứng viên: cấu tổ chức môi trường văn hóa cơng ty • Chi phí tuyển dụng Ưu điểm: • Số lượng dồi dào, khả sáng tạo • Hạn chế bè phái doanh nghiệp Nhược điểm: • Hạn chế: số lượng ứng viên, khả sáng tạo •Chi phí đào tạo • Phạm vi lựa chọn Nhược điểm: • Tỷ lệ bỏ việc cao • Chi phí thu hút tuyển dụng cao • Cần thời gain dài hội nhập • Thơng tin ứng viên khơng đầy đủ Các nguồn tuyển dụng nhân sự? VD: Các vấn đề tuyển chọn nhân 36 Tuyển chọn • Mục đích: chọn người có: – Đủ khả thực công việc cần tuyển – VD: Chọn người có tính kiên nhẫn – Phù hợp văn hóa mục tiêu phát triển cơng ty • Thơng tin trao đổi trình lựa chọn Doanh nghiệp - hội phát triển - thách thức tiềm tàng - khả đề bạt - mức tiền công - phúc lợi phụ - mức an toàn - hạn chế từ công việc Người dự tuyển - hiểu biết công việc - kỹ - khiếu - động - q trình cơng tác VD: Lý thuyết chất người X, Y Mc Gregor 37 Các hình thức tuyển chọn • • • Tuyển chọn hồ sơ Phỏng vấn: - Sơ bộ/ Phỏng vấn sâu - Cá nhân/ Lập hội đồng - Kỹ năng/ Chuyên mơn Các hình thức trắc nghiệm / kiểm tra: - Chữ viết (VD: QC, kế tốn) - Lời nói/ hành động/ Cử - Chuyên môn, IQ, EQ - Lý Quang Diệu áp dụng việc bổ nhiệm nhân từ đầu thập niên 1980 theo khuôn mẫu chọn người tập đồn dầu khí Shell Tức cán cấp lãnh đạo phải có ba phẩm chất, khả phân tích, trí tưởng tượng tốt nắm bắt thực tế - http://www.vietnhim.com/dongnhim/showthread.p hp?t=15648 VD: Thủ tướng Lý Hiển Long 38 Hướng dẫn người đến • Mục đích: – Làm cho nhân viên dễ thích ứng với tổ chức  Tiếp thu hòa nhập với văn hóa cơng ty – Cung cấp thơng tin liên quan đến cơng việc kì vọng cấp nhân viên Giảm bớt sai lỗi tiết kiệm thời gian – Tạo ấn tượng thuận lợi cơng ty • Nội dung chương trình hịa nhập: – Giới thiệu tổng qt cơng ty/ sách/ thủ tục – Lương bổng/ Phúc lợi/ Quyền hạn/ Trách nhiệm/ Phạm vi công việc/ Giới thiệu phận quản lí trực tiếp – Cơ sở vật chất cơng ty – An tồn phịng ngừa tai nạn lao động – VD: Câu chuyện Xô 39  không: không tranh danh lãnh đạo; không tranh công cấp dưới; không tranh lợi cộng  Chuyện vị tổng GĐ rút ngẫu nhiên hồ sơ nhân viên để nhắc nhở khen ngợi  tật người đàn ông  Thế thật thắng  Chuyện Hưng Đạo Vương Đào tạo phát triển nhân viên Đối với nhân viên Đối với tổ chức Giúp nhân viên thực công việc tốt Hướng dẫn nhân viên, trách nhiệm nhân viên Cập nhật kĩ năng, kiến thức Chuẩn bị đội ngũ quản lí, chun mơn kế cận Tránh tình trạng quản lí lỗi thời… Thỏa mãn nhu cầu làm việc, thăng tiến cho nhân viên VD: Tổng GĐ công ty ITT, Harold Sydney Gereen, chủ tịch Huyndai, Chung Ju Yung 41 Đào tạo phát triển nhân viên (tt) • Các tiêu cần đạt chương trình đào tạo – Sự hiệu chi phí – Nội dung chương trình thực so với hoạch định – Cơ sở vật chất thuận lợi cho triển khai – Đạt hầu hết nguyên tắc học tập – Trình độ tương hợp, ưa thích đối tượng tham gia 42 Đánh giá thành tích làm việc Nghiên cứu Cơng ty IBM (Mỹ) phát di chuyển lên bậc, có 20% tin xấu tình hình sản xuất kinh doanh bị khỏi báo cáo Vì vậy, lúc đến tay Tổng giám đốc IBM, tin tốt đẹp Phương pháp bảng điểm Phương pháp so sánh cặp Một số phương pháp đánh giá phổ biến Phương pháp quan sát hành vi … 43 Các sai lầm đánh giá thành tích cơng việc Tiêu chuẩn không rõ ràng Định kiến Thiên kiến Các sai lầm mắc phải Xu hướng bình qn chủ nghĩa Xu hướng thái 44 Thù lao đãi ngộ Trả lương theo thời gian • Cơng việc khơng lành nghề • Tiền lương: tính theo số lượng thời gian Hình thức trả lư n g Trả lương theo nhân viên • Cơng việc lành nghề • Tiền lương: tính theo u cầu, tính chất cơng việc, trình độ tay nghề Trả lương theo kết thực cơng việc • Trả lương theo sản phẩm, khốn tiền lương theo nhóm • Tác dụng kích thích cấp độ: cá nhân, nhóm, kết kinh doanh 45 Thù lao đãi ngộ • Yếu tố ảnh hưởng tới mức lương: – Bản thân người lao động – Loại cơng việc/ doanh nghiệp – Mơi trường bên ngồi • Chính sách tiền lương doanh nghiệp: – – – – Mức lương chung doanh nghiệp Cơ cấu tiền lương: lương – thưởng – phúc lợi Ví dụ KODA Khác biệt trả lương cho nhân viên thực cơng việc Mức lương trung bình cơng việc thị trường lao động • Ngạch lương (pay grade): – Nhóm cơng việc tương tự  đơn giản hóa thủ tục ấn định lương • Bậc lương (pay range): – Mức lương tối thiểu tối đa với biến thiên đủ tạo khác biệt • Các hình thức đãi ngộ: – Tài chính: thưởng tiền, trợ cấp, phúc lợi, bảo hiểm, chế độ nghỉ phép – Phi tài chính: hội đào tạo, tính hấp dẫn cơng việc… VD: Thưởng Tết 2008 46 Đánh giá thành tích làm việc • Đánh giá thành tích làm việc đánh giá cá nhân qua q trình thực hồn thành cơng việc với mục đích: – – – – Đánh giá kết thực công việc Làm nhân viên thực công việc tốt Phát triển khả tiềm tàng nhân viên Xác định nhu cầu đào tạo phát triển lao động Xử lý kỷ luật: ngun tắc lị lửa VD: Tình trạng chảy máu chất xám khu vực quốc doanh 47 Các thành phần cuả chương trình lương bổng tồn diện mơi trường ngồi mơi trường Lương Bổng & Đãi Ngộ Tài Chính Trực tiếp: Lương cơng nhật Lương tháng Hoa hồng Tiền thưởng Gián tiếp: Bảo hiểm Trợ cấp xã hội Phúc lợi: Về hưu An ninh xã hội Đền bù Trợ cấp giáo dục Dịch vụ Vắng mặt trả lương: nghỉ hè, lễ, ốm đau… Phi Tài Chính Bản thân cơng việc Nhiệm vụ thích thú Phấn đấu Trách nhiệm Cơ hội cấp nhận biết Cảm giác hồn tất cơng tác Cơ hội thăng tiến Mơi trường làm việc Chính sách hợp lý Kiểm tra khéo léo Đồng nghiệp hợp tính Biểu tượng địa vị phù hợp Điều kiện làm việc thoải mái Giờ linh động Tuần lễ làm việc dồn Chia sẻ công việc Căng-tin 48 ... nghiệp - hội phát triển - thách thức tiềm tàng - khả đề bạt - mức tiền công - phúc lợi phụ - mức an tồn - hạn chế từ cơng việc Người dự tuyển - hiểu biết công việc - kỹ - khiếu - động - q trình... vấn: - Sơ bộ/ Phỏng vấn sâu - Cá nhân/ Lập hội đồng - Kỹ năng/ Chun mơn Các hình thức trắc nghiệm / kiểm tra: - Chữ viết (VD: QC, kế tốn) - Lời nói/ hành động/ Cử - Chuyên môn, IQ, EQ - Lý Quang... Linh Hoạt Đặc điểm -Tính phức hợp, cao -Nhiều chức danh (nhiều cấp QT) riêng biệt -Quan hệ phân cấp chặt, trọng hợp tác -Tập quyền (tập trung cấp cao nhất) -Nhiệm vụ định sẵn -Kênh, luồng thơng