Kế toán CPSX và tính GTSP tại công ty cổ phần muối và thương mại Hà Tĩnh

Kế toán CPSX và tính GTSP tại công ty cổ phần muối và thương mại Hà Tĩnh

Lời mở đầu

""Phi thơng bất phú", từ lâu con ngời đaz nhận thức đợc vai trì quan trọng củabuôn bán trong cuộc sống của mình là hoạt động mang lại nhiều lợi ích kinh tế.Ngày nay, giới doanh nghiệp trẻ đã khẳng định lựa chọn con đờng lập nghiệpbằng kinh doanh là sáng sủa Vì vậy, ngành thơng mại ngày càng đợc đầu t mởrộng và khuyến khích phát triển.

Cùng với sự chuyển mình của nền kinh tế, hàng loạt các loại hình kinh tế ợc bung ra, ngành thơng mại cũng hoà mình vào xu thế quốc tế hoá - kinhdoanh xuất nhập khẩu Doanh nghiệp thơng mại với chức năng là mạch máutrong nền kinh tế thực hiện chức năng lu thông hàng hoá Hoạt động kinh doanhxuất nhập khẩu đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội, đảm bảo đầu vào choquá trình sản xuất, tạo việc làm Lợng hàng hoá luân chuyển càng lớn doanhnghiệp càng có lãi và tạo điều kiện mở rộng quy mô kinh doanh, tăng sức cạnhtranh trên thị trờng.

đ-Thêm vào đó, để có những quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời thìthông tin trở nên vô cùng quan trọng, một trong các thông tin nhà quản trị cầnlà thông in đợc cung cấp từ bộ phận kế toán Trong doanh nghiệp xuất nhậpkhẩu kế toán lu chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu là chủ yếu, là công cụ đắc lựccho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH Văn Minh, xuất phát từ tình hìnhthực tế hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá của Công ty, em lựa chọn đề tài""Hoàn thiện công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty TNHHVăn Minh" làm đề tài báo cáo tốt nghiệp.

Nội dung chính của đề tài gồm hai phần:

Phần I: Thực trạng hạch toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Côngty TNHH Văn Minh.

Phần II: hoàn thiện hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty TNHHVăn Minh.

1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH Văn Minh đợc thành lập theo quyết định số1016/QĐ-UB do UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/1993, đăngký trụ sở giao dịch ở số 2 Phạm Ngũ Lão- Quận Hoàn Kiếm- TP HàNội Tên giao dịch của công ty ở trong nớc là công ty TNHH VănMinh, trên thị trờng quốc tế là Van Minh Limited Company (Van MinhCo.Ltd) Cho đến nay tên giao dịch của công ty vẫn đợc giữ nguyên vàđã in sâu trong tâm trí khá nhiều khách hàng lớn Số điện thoại và mãsố thuế của công ty là 04.9271027 và 0100284958.

Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có t cáchpháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch, đợc phép vay và mở tàikhoản tại các Ngân hàng (Ngân hàng Công Thơng, Ngân Hàng NgoạiThơng Việt Nam, Ngân hàng NN và PT nông thôn Hà Nội, Ngân hàngNgoại thơng Hà Nội) Công ty TNHH Văn Minh với ngành nghề kinhdoanh chủ yếu là kinh doanh thơng mại, hoạt động cả trong nớc vàngoài nớc Loại ngoại tệ thờng sử dụng là USD (Đôla Mỹ), JPY (YênNhật), CNY (Nhân dân Tệ), DEM (Demac Đức), EUR (Đồng euro),FRF (Frăng Pháp)

Khi mới thành lập vốn điều lệ của công ty là 100.000.000 đ (mộttrăm triệu đồng) và đăng ký ngành nghề buôn bán các mặt hàng hoáchất phục vụ tiêu dùng Đến năm 1996, ba năm sau khi thành lập, bangiám đốc của công ty thấy rằng thị trờng Việt Nam rất rộng lớn mà cácloại mặt hàng của công ty còn ít nên đã quyết định tăng vốn điều lệ củacông ty lên 150.000.000 đ (một trăm năm mơi triệu đồng) Đồng thờiđăng ký thêm ngành nghề kinh doanh hàng t liệu sản xuất (chủ yếu làdụng cụ, thiết bị chuyên ngành hoá chất và hoá chất, trừ những hoáchất Nhà nớc cấm kinh doanh)

Ngày 10 tháng 3 năm 2000 thông qua bản đăng ký kinh doanhthay đổi lần 5 công ty chuyển trụ sở giao dịch đến số 55 Phùng Hng-

phờng Hàng Mã- quận Hoàn kiếm- Hà Nội Đây là trụ sở giao dịchchính của công ty hiện nay Tại đây, công ty đã từng bớc phát triển cảvề bề rộng lẫn chiều sâu Năm 2001 công ty tiếp tục nâng tổng số vốnđiều lệ lên 5.000.000.000đ (5 tỷ đồng) Năm 2004 số vốn điều lệ củacông ty lên đến 15.000.000.000đ (15 tỷ đồng) Cùng với sự gia tăngvốn thì số lợng các loại mặt hàng hóa chất, thiết bị phục vụ nhu cầutrong nớc cũng tăng lên đáng kể

Qua 12 năm hoạt động, Công ty mở rộng địa điểm giao dịch vớicác kho ở Thanh Trì, Gia Lâm, và cả chi nhánh trong miền Nam Sốcán bộ công nhân viên trong công ty tăng lên với đội ngũ kế toán lànhnghề, các kỹ s lâu năm kinh nghiệm và cán bộ trẻ năng động, sáng tạo.Điều này đã tạo ra trong công ty một không khí làm việc rất hăng say,đồng sức, đồng lòng, nâng cao hiệu quả kinh doanh Công ty lấy khẩuhiệu hành động của mình là: “ Chữ Tâm và chữ Tín, mọi lúc mọi nơi.Không chấp nhận bất cứ loại hàng hoá kinh doanh nào không phù hợpvới luật pháp, làm hại cho xã hội”.

Công ty TNHH Văn Minh là đơn vị chuyên thực hiện đầy đủ

nhiệm vụ của mình nh: nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc, tổchức phát triển kinh doanh các mặt hàng hoá chất thiết bị đã đăng kýtheo đúng pháp luật Ngành nghề kinh doanh là hoá chất và thiết bịkhác hẳn với các doanh nghiệp kinh doanh hàng tiêu dùng ở chỗ luônphải hoạt động trong giới hạn các mặt hàng theo quy định của phápluật Do vậy công ty luôn nắm vững cập nhật các thông tin luật pháp đểkinh doanh đúng các mặt hàng cho phép Công ty luôn chấp hành theođúng pháp luật của Nhà nớc, thực hiện các chế độ chính sách về quảnlý và sử dụng vốn, vật t, tài sản, thực hiện hạch toán kinh tế, bảo toànvà phát triển vốn thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc Việc thựchiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế với các đơn vị, doanh nghiệptrong và ngoài nớc luôn đợc ban giám đốc đề cao để giữ chữ tín củadoanh nghiệp Việc quản lý tốt đội ngũ nhân viên, thực hiện các quyđịnh của nhà nớc đối với ngời lao động, phát triển nguồn nhân lực phânphối lợi nhuận theo kết quả lao động công bằng hợp lý luôn đợc chútrọng quan tâm một cách hợp lý đúng đắn.

Những năm vừa qua công ty cũng gặp phải không ít khó khăn vềthị trờng, sự cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp nhà nớc và cáccông ty t nhân khác Song với sự cố gắng của ban lãnh đạo, cũng nhcủa các cán bộ công nhân viên, công ty TNHH Văn Minh (VM) luôn

tìm cách tự khẳng định mình, đứng vững trên thị trờng cạnh tranh vớidoanh thu khá cao.

2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

Công ty TNHH Văn Minh là một doanh nghiệp thơng mại, chuyênkinh doanh các loại hoá chất( trừ hóa chất nghiêm cấm trong Nghị định02/CP của Chính phủ) và các loại thiết bị, dụng cụ phục vụ trong cácphòng thí nghiệm, lĩnh vực y tế, khoa học Trong giấy phép đăng kýkinh doanh đã đăng ký các ngành nghề kinh doanh của công ty nh sau:

 Buôn bán các mặt hàng hoá chất phục vụ tiêu dùng

 Buôn bán hàng t liệu sản xuất (chủ yếu dụng cụ, thiết bị chuyênngành hoá chất và hoá chất, trừ hoá chất Nhà nớc cấm kinhdoanh)

 Sản xuất hoá chất tinh khiết phục vụ phòng thí nghiệm (trừ hoáchất Nhà nớc cấm)

 Buôn bán dụng cụ trang thiết bị y tế

 Thiết kế chế tạo thiết bị máy móc phục vụ xử lý môi trờng(không bao gồm thiết kế công trình)

 Chuyển giao công nghệ xử lý môi trờng.

Chức năng chính của công ty là cầu nối giữa sản xuất và tiêu

dùng Quá trình kinh doanh của công ty bao gồm hai giai đoạn muahàng và bán hàng Hàng hóa đợc mua vào bằng cách nhập khẩu từ nớcngoài hoặc mua buôn từ các cơ sở bán buôn trong nớc khác Nhập khẩutừ các nhà cung cấp nớc ngoài nh Công ty công nghiệp hoá chất Xilong(Trung Quốc), Công ty PTCC (Property and casualty company limited)(Anh), Công ty TTNHH Mậu Dịch XNK Tây Nam Đông Hng (TrungQuốc), Công ty TNHH Hoá chất Chấn Khang Thành Đô (Trung Quốc) Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các hoá chất, thiết bị, khi muavề sẽ đợc chứa trong các kho của công ty là kho Phùng Hng, kho GiaLâm, kho Thanh Trì, kho Sài Gòn ( trừ trờng hợp hàng bán vận chuyểnthẳng) Quá trình lu chuyển hàng hoá đợc thực hiện theo hai phơngthức bán buôn và bán lẻ Công ty chuyên cung cấp hàng hoá cho cácdoanh nghiệp sản xuất trong nớc, các công ty cửa hàng khác với t cáchngời bán buôn Các khách hàng lớn và thờng xuyên của công ty là cácbệnh viện nh: Viện E, Viện Nhi, các trờng học, viện nghiên cứu, nhĐại học Y Hà nội, Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại học Dợc Hà Nội,Đại Học Dợc TP Hồ Chí Minh, Cao đẳng công nghiệp và các Công ty

TNHH khác trong nớc Các bệnh viện thờng mua các loại mặt hànghoá chất và các thiết bị nh máy soi, máy nội soi, máy chụp X quang.Các trờng Đại học thờng mua các hoá chất nh các loại axit (Nitric acid,Sulfuric acid, Clohidric acid ), amoni (Amonium hidroxide, Amoniumphosphate ), muối (Natri sulphate, Thuốc tím, Mangan cloride, Natrisulfua cyanide ), chất hữu cơ (Ethyl acetat, Disodium EDTA, Izoamylancohol ) và các thiết bị tiên tiến (hệ chng cất, bơm chân không,bình hút ẩm, tủ sấy ) Hiện nay công ty đang nắm độc quyền trênkhắp miền Bắc về mặt hàng thiết bị Hana và Member.

Trụ sở chính của công ty tại Hà nội đã tạo đợc một thế kinh doanhvà các mối quan hệ thơng mại khá vững trãi không những ở Hà Nội màtrên khắp cả nớc Chi nhánh của công ty trong thành phố Hồ Chí Minhcũng đã và đang phát triển chiếm lĩnh thị trờng, tăng doanh thu chocông ty.

Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu tài chính của công tytrong các năm 2003, 2004 (Bảng 1).

Bảng số 1: một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh ở đơn vị

Tổng TSLĐ 18.213.999.961 28.131.769.299Tổng TSCĐ 5.091.004.375 868.805.600Tổng TS 23.305.004.336 29.000.574.899Tổng Nợ phải trả 8.116.975.623 13.299.369.064Tổng NV CSH 15.188.028.713 15.701.205.835Tổng NV 23.305.004.336 29.000.574.899Doanh thu thuần 42.747.191.091 61.198.215.075Giá vốn hàng bán 38.527.087.817 56.091.212.620LN gộp 4.220.103.274 5.107.002.455CPBH và CPQL DN 3.638.773.504 4.463.491.189LN thuần từ HĐKD 581.329.770 730.808.828Lãi khác 121.091.818 106.934.953

Tổng LN trớc thuế 356.482.278 493.699.746

Thuế TNDN 144.074.329 138.235.929LN sau thuế 242.407.949 355.463.817 Các số liệu trên đợc trích từ Bảng Cân Đối KT, Báo Cáo KQKDnăm 2003 và 2004 Qua các số liệu trên ta có thể thấy hoạt động kinhdoanh của công ty đang trên đà phát triển Từ đầu năm 2003 chỉ tiêunguồn vốn kinh doanh đạt 5 tỷ đồng mà đến đầu năm 2004 chỉ tiêu nàyđã lên tới 15 tỷ đồng, tăng gấp 3 lần, chứng tỏ trong hai năm gần đâycông ty đang tăng cờng vốn đầu t cho hoạt động kinh doanh Chỉ tiêuDoanh thu thuần của công ty năm 2003 đạt 42.747.191.091 VNĐ đếnnăm 2004 đạt 61.198.215.075 VNĐ tăng gấp 1,4 lần Chứng tỏ tìnhhình tiêu thụ của công ty đang tăng nhanh Đồng thời lợi nhuận củacông ty năm 2003 đạt 188 028 713 đồng, đến năm 2004 đạt 701 205835 đồng, tăng lên 3,7 lần Tỷ lệ này còn cao hơn cả tỷ lệ tăng vốn điềulệ điều này cho thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệpđạt cao và tăng nhanh Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sáchNhà nớc cũng rất đầy đủ và tăng lên cùng LN đạt đợc Từ các số liệutrên ta còn tính đợc các chỉ tiêu nh: Tỷ suất tự tài trợ NVCSH, Tỷ suấtlợi nhuận trên doanh thu

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty TNHH Văn Minh:

Đây là công ty TNHH , mọi hoạt động đều gắn liền với lợi ích cánhân nên tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH VM gọn nhẹ,chặt chẽ trên cơ sở phối hợp giữa các thành viên dới sự điều hành củagiám đốc công ty Vì là doanh nghiệp vừa với quy mô khoảng 30 đến40 nhân viên nên việc tổ chức quản lý không quá phức tạp và bộ máyquản lý rất đơn giản Mô hình tổ chức bộ máy quản lý là mô hình tổchức trực tuyến bao gồm ban giám đốc trực tiếp quản lý ba phòng banvà bốn kho Hoạt động của công ty là hoạt động kinh doanh nên dớiban giám đốc là phải có phòng kế hoạch kinh doanh Đầu vào của côngty chủ yếu là nhập khẩu nên bộ máy quản lý phải bao gồm một phòngxuất nhập khẩu chuyên đảm nhiệm hoạt động nhập khẩu hoá chất, thiếtbị cho công ty Một phòng kế toán, đây là một phòng không thể thiếutrong bất cứ công ty nào để trực tiếp phản ánh nắm bắt tình hình tàichính của công ty Số lợng hàng hoá của công ty rất nhiều, đa dạng cảvề chất lợng và chủng loại cần nhiều kho để thuận tiện cho việc chứa

hàng, giao hàng và tiêu thụ vì vậy nên công ty bố trí thuê bốn kho ởkhắp cả nớc Có hai kho đồng thời là nơi bán hàng của công ty.

Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và hai Phó giám đốc Giámđốc công ty ( Đào Hữu Huyền) có các thẩm quyền và chức năng nhsau:

+ Là ngời có thẩm quyền cao nhất, có trách nhiệm giám sát điều hànhmọi hoạt động của công ty

+ Là đại diện pháp nhân của công ty trớc pháp luật

+ Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh về công ăn việclàm, về đời sống vật chất và tinh thần cũng nh mọi quyền lợi khác củacán bộ, công nhân viên

+ Chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nớc có thẩm quyền đốivới việc thực hiện nghĩa vụ của mình

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện các chiến lợc phát triển, kế hoạch dàihạn và hàng năm khai thác mọi tiềm năng kinh doanh của công ty, cácdự án đầu t mới, đầu t chiều sâu, các dự án hợp táckinh doanh với nớcngoài

+ Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch, công tác kinh doanh, kinh tếđối ngoại, công tác tài chính kế toán

Hai Phó giám đốc công ty, giúp việc Giám đốc công ty điềuhành doanh nghiệp theo phân công và uỷ quyền của giám đốc, chịutrách nhiệm trớc Giám đốc và trớc pháp luật về nhiệm vụ đợc Giámđốc phân công và uỷ quyền Theo sự phân công hiện nay của giám đốccông ty mỗi Phó giám đốc có trách nhiệm sau:

Một phó giám đốc trực tiếp phụ trách các mặt công tác nh: Công tác tổ chức nhập khẩu hàng hoá từ nớc ngoài về Các dự án, hợp đồng do Giám đốc giao cho

 Công tác tổ chức bán hàng

 Thay mặt giám đốc khi Giám đốc đi vắng

Một Phó giám đốc trực tiếp phụ trách các mặt công tác nh: Công tác thi đua, khen thởng, kỷ luật

+ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: chuyên trách nhập khẩu hànghoá, lập hợp đồng, đàm phán và ký kết với các bên đối tác, tìm kiếmnhà cung cấp

+ Phòng kế hoạch kinh doanh: chuyên phân tích hiệu quả kinh doanhcủa công ty, xây dựng các kế hoạch kinh doanh ngắn và dài hạn trên cơsở tình hình kinh doanh của năm trớc và mục tiêu những năm tiếp theotìm kiếm khách hàng, thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng.

+ Phòng kế toán: ghi chép, xử lý dữ liệu và phản ánh trung thực, kịpthời tình hình tài chính về toàn bộ hoạt động của công ty, tham mu tàichính cho ban giám đốc.

Các kho bao gồm 4 kho chuyên dùng để chứa hàng là kho ThanhTrì, kho Phùng Hng, kho Gia Lâm, kho Sài Gòn Trong đó kho PhùngHng kiêm cửa hàng là trụ sở giao dịch của công ty hiện nay.

+ Kho Sài Gòn hoạt động với chức năng là chi nhánh của công ty đợcđặt tại số A7 Đờng Tô Hiến Thành- Phờng 15- Quận 10- Thành PhốHồ Chí Minh Tại đây một bộ phận kế toán hoạt động độc lập, chuyêntheo dõi và phản ánh hoạt động tiêu thụ hàng hoá của đơn vị

Bộ máy quản lý của công ty TNHH Văn Minh gồm nhiều phòng,ban, nhiều kho có chức năng và nhiệm vụ riêng nhng hoạt động đềuthống nhất dới sự điều hành giám sát của ban giám đốc công ty, thờngxuyên có sự phối hợp, tơng trợ lẫn nhau trong công việc một cách thoảđáng và có hiệu quả.

ii ĐặC điểm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH Văn Minh:

1 Chính sách kế toán chung :

Công ty TNHH Văn Minh là một doanh nghiệp do t nhân lậpnên, hoạt động kinh doanh thơng mại, chỉ chịu trách nhiệm vô hạn.Công ty từ khi thành lập đến nay có số nhân viên trung bình khoảng 30đến 40 ngời nên theo quy định của Luật Doanh Nghiệp và Chế độ KếToán nớc ta thì công ty là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, phải hạchtoán kế toán theo Chế độ Kế Toán doanh nghiệp vừa và nhỏ Cũng nhhầu hết các công ty ở Việt Nam, niên độ kế toán của công ty áp dụngbắt đầu từ ngày 01/01/N đến 31/12/N Tính thuế GTGT theo phơngpháp khấu trừ thuế Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung Quảnlý hàng tồn kho theo phơng pháp: “kê khai thờng xuyên” Tính giá trị

hàng xuất kho theo phơng pháp: "Giá bình quân liên hoàn sau mỗi lầnnhập".

Các chế độ kế toán công ty áp dụng bao gồm:

+ Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng thống nhất trongcả nớc từ ngày 01/01/1997 theo quyết định số 1177 TC/QĐ-CĐKTngày 23/12/1996.

+ Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC quy định sửa đổi bổ sung chế độkế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ thay thế một phần Quyết Định số1177 của BTC ban hành ngày 21/12/2001.

+ Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 Quyết định số165/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2002, Quyết định số 234/2003/QD-BTC ngày 30/12/2003 của BTC đã ban hành và công bố 16 Chuẩn mựcKế Toán Việt Nam mới.

+ Các thông t hớng dẫn Kế Toán thc hiện các chuẩn mực KT:Thông tsố 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, Thông t số 105/2003/TT-BTCngày 04/11/2003.

2 Tổ chức bộ máy kế toán:

Phòng kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản lýhoạt động kinh doanh của công ty Để phù hợp với đặc điểm ngànhkinh doanh, yêu cầu quản lý, quy mô kinh doanh tơng đối lớn, bố trícác kho kinh doanh trên địa bàn rộng, quy mô các kho không đều nhaunên mô hình tổ chức kế toán đợc áp dụng là mô hình vừa tập trung vừaphân tán Các kho Gia Lâm, Thanh Trì, Phùng Hng là ba kho sẽ tổ chứckế toán tập trung tại phòng kế toán ở trụ sở chính của công ty Kho SàiGòn do ở xa và quy mô tơng đối lớn nên tổ chức hạch toán kế toánriêng.

Tại kho Sài Gòn, với t cách là một chi nhánh của công ty, thựchiện công tác kế toán tơng đối đầy đủ và đợc hình thành một bộ máykế toán riêng cũng tơng tự nh trong phòng kế toán tại trụ sở công ty nh-ng quy mô nhỏ hơn Phòng kế toán cũng bao gồm một kế toán trởngvà bốn kế toán viên Bộ phận kế toán trong miền Nam có trách nhiệmtập hợp chứng từ, mở sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lậpbáo cáo về tình hình tài chính của chi nhánh để gửi phòng kế toán củacông ty tại trụ sở chính

Các kho Gia Lâm, Thanh Trì, Phùng Hng bố trí nhân viên làmnhiệm vụ hạch toán ban đầu và thực hiện báo sổ Sau đó toàn bộ công

tác kế toán sẽ đợc phân bổ tập trung ở phòng Kế toán (nằm tại trụ sởchính là kho Phùng Hng) Tại đây các cán bộ Kế toán có trách nhiệmnhận, kiểm tra, xử lý chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp, sổchi tiết, lập bảng cân đối phát sinh và các báo cáo kế toán Mô hìnhquản lý của công ty là trực tuyến Ban giám đốc sẽ trực tiếp quản lý cácphòng thông qua các trởng phòng do vậy phòng kế toán phải có một tr-ởng phòng và các kế toán viên Ban giám đốc có thể trực tiếp liên lạcvới Kế toán trởng ở trụ sở hoặc ở chi nhánh để có đợc ngay các thôngtin cần thiết và chính xác.

Hiện nay phòng kế toán của công ty và các phòng khác đã trangbị máy vi tính và nối mạng toàn bộ Công tác kế toán tổng hợp và kếtoán phân tích đã đợc thực hiện trên máy vi tính Chơng trình kế toánmáy do tác giả Bùi Lăng Cận lập trình và cung cấp bởi công ty Phầnmềm Thăng Long

Phòng kế toán của công ty hiện nay có 06 ngời đều là những ngờicó trình độ Đại học và có tâm huyết gắn bó với nghề Kế Toán trong đócó 01 kế toán trởng, 04 kế toán viên và 01 thủ quỹ Trong phòng kếtoán các nhân viên kế toán đợc bố trí sao cho phù hợp và thuận tiệnnhằm đạt hiệu quả công việc

cao nhất Do đặc điểm của doanh nghiệp là kinh doanh thơng mại nênphát sinh nhiều nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, thanh toán công nợ,tiền hàng với các nhà cung cấp và ngời mua hàng vì vậy bộ phận kếtoán đợc chia ra thành năm bộ phận tơng ứng với sự phát sinh nhiềunghiệp vụ trên Đó là các bộ phận: kế toán vốn bằng tiền, kế toán muahàng, kế toán tiêu thụ hàng hoá, kế toán công nợ, kế toán thuế Còn cácnghiệp vụ về tài sản cố định, tiền lơng thởng của công nhân viên ítxảy ra và đơn giản nên sẽ đợc bố trí kiêm vào công việc của các kếtoán viên.

sơ đồ 2:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán củacông ty TNHH Văn Minh:

Chức năng và nhiệm vụ của lãnh đạo và các nhân viên trong

phòng kế toán đợc phân công khá rõ ràng nh sau:

Kế toán trởng là ngời đợc đào tạo Đại học về chuyên ngành kếtoán- tài chính, đã công tác trong công ty 12 năm và đã đợc bồi dỡngchơng trình kế toán trởng Kế toán trởng có nhiệm vụ điều hành tổchức công tác trong phòng kế toán, hớng dẫn hạch toán kế toán, kiểmtra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động kế toán tài chính theoPháp luật và chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc và Nhà Nớc về côngtác hạch toán kế toán tại công ty Khi ban giám đốc hay các đối tợngkhác nh nhà đầu t, khách hàng, Nhà nớc cần đến các thông tin tàichính thì phải cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ do vậy kế toán trởngcần trực tiếp kiểm tra quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tincho các đối tợng khác nhau Kế toán trởng đồng thời làm công tác kếtoán công nợ tức là theo dõi các khoản phải thu, phải trả nội bộ đối vớikhách hàng và nhà cung cấp.

Kế toán mua hàng có nhiệm vụ tình hình hiện có của hàng tồnkho, lập kế hoạch mua hàng, theo dõi giá cả, tìm nhà cung cấp phù hợp,không để số lợng hàng tồn kho quá lớn, hàng hoá tồn kho quá lâu.

Thủ quỹKT vốn

bằng tiền KT mua hàngcông nợKT KT thuế KT tiêu thụ

Kế toán tr ởng

KTchi nhánh

Sài Gòn

Kế toán vốn bằng tiền là ngời chịu trách nhiệm về các chứng từcó liên quan đến vốn bằng tiền, phản ánh đầy đủ các thông tin vào ranh theo dõi quỹ tiền mặt, các khoản tiền vay, tiền gửi của công ty tạingân hàng kiêm theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng, kiêmtheo dõi việc thanh toán tiền lơng cho công nhân viên.

Kế toán thuế có trách nhiệm theo dõi các khoản là thuế GTGTđầu ra, đầu vào, thuế nhập khẩu, thuế thu nhập doanh nghiệp và nộpcác khoản thuế đúng hạn.

Kế toán tiêu thụ có trách nhiệm theo dõi việc nhập khẩu hànghoá và bán hàng hoá, xử lý các chứng từ bán hàng, thu tiền và vào phầnmềm KTM, theo dõi doanh thu giá vốn Đồng thời theo dõi các chi phíbán hàng, quản lý phát sinh đẻ xử lý các chứng từ tập hợp chi phí: chiphí quản lý, chi phí bán hàng, chi phí tài chính rồi vào phần mềm KTMvà tính kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Thủ quỹ là ngời quản lý, theo dõi két tiền mặt của công ty, làngời cuối cùng kiểm tra thủ tục nhập quỹ, vào sổ và hàng ngày phảibáo cáo trực tiếp với kế toán trởng.

3 Tổ chức hạch toán kế toán :

a Hệ thống chứng từ kế toán :

Chứng từ là phơng pháp thông tin và kiểm tra chứng minh cho

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành theo thời gian và đặcđiểm cụ thể Chứng từ là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán vì vậy hệthống chứng từ có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác kế toán.Công ty Văn Minh đã có một hệ thống chứng từ tơng đối đầy đủ, phùhợp với đặc điểm của công ty và tuân thủ theo pháp luật Hệ thốngchứng từ kế toán gốc bao gồm các nhóm chứng từ nh: chứng từ hàngtồn kho (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Thẻkho, Biên bản kiểm kê vật t hàng hóa), chứng từ tiền mặt (Phiếu thu,Phiếu chi , Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kiểm kê quỹ), chứng từ ngânhàng (Giấy báo nợ tiền gửi ngân hàng, Giấy báo Có tiền gửi ngân hàng,Bảng kê nộp tiền, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiềngửi ngân hàng), chứng từ bán hàng (Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơnbán hàng, Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn bán lẻ), chứng từ thuế (Hoá đơnGTGT, Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc, Giấy thông báo thuế, thuchênh lệch giá, Phiếu thu, Phiếu chi Tiền mặt), chứng từ tài sản cố định(Biên bản giao nhận tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định, Bảng tính tài

sản cố định) Tơng ứng với các chứng từ gốc thực tế trên phần mềm kếtoán máy cũng có các chứng từ có đầy đủ các thông tin chức năng nhthế.

Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán lựa chọn cácchứng từ cần thiết, lập chứng từ theo đúng quy định về sự đầy đủ cácyếu tố cần thiết và các yếu tố bổ sung về thời gian của chứng từ, sốliên, chữ ký trong các liên Sau đó kế toán thực hiện kiểm tra việc lậpchứng từ có đúng đắn và chính xác về nội dung nghiệp vụ kinh tế phátsinh, tính toán số liệu, định khoản có đúng không Nếu sai thì kế toánthực hiện huỷ chứng từ Nếu chứng từ sai khi cha luân chuyển thì huỷngay, nếu sai sau khi cha luân chuyển mới phát hiện ra thì phải lập biênbản huỷ chứng từ đó có chữ ký của các bên cần thiết Cuối kỳ kế toánlập bảng tổng hợp các chứng từ huỷ nộp cho cơ quan cho cơ quan thuếkiểm tra Chứng từ kế toán sau khi kiểm tra nếu đã đúng đắn và chínhxác thì kế toán tiến hành vào phần mềm kế toán máy để ghi sổ kế toán(máy tính tự xử lý) Trong quá trình này kế toán vẫn phải kiểm tra sựphối hợp giữa nội dung các chứng từ gốc và chứng từ trên máy để đảmbảo quá trình ghi sổ (tổng hợp và chi tiết) đợc đúng đắn Trong quátrình mua bán hàng chứng từ có thể luân chuyển từ phòng kinh doanh,phòng xuất nhập khẩu, các kho tới phòng kế toán Các chứng từ kế toántrên đợc lu trữ ở các ngăn tủ trong phòng kế toán Riêng các chứng từnhập khẩu hàng hoá (các bộ hồ sơ nhập khẩu) đợc lu trữ trong phòngxuất nhập khẩu Thời gian lu trữ có thể là 5 năm, 10 năm, 20 năm tuỳtheo loại chứng từ.

b Hệ thống tài khoản kế toán :

Hệ thống tài khoản là một bộ phận của hạch toán kế toán dùngđể phân loại và tóm tắt những sự thay đổi tăng, giảm và số d của từngloại tài sản, công nợ, nguồn vốn CSH, doanh thu, chi phí Công ty ápdụng hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyếtđịnh số 144/2001/QD – BTC ban hành ngày 21/12/2001 của Bộ TàiChính Công ty đang sử dụng cả hệ thống tài khoản ghi kép và ghi đơn.Các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 dùng để lập Bảng cân đối kế toán, các tàikhoản loại 5, 6, 7, 8, 9 dùng để lập Báo cáo kết quả kinh doanh Côngty không sử dụng các tài khoản ngoài bảng Hệ thống tài khoản kế toánCông ty TNHH Văn Minh đợc trình bày ở phụ lục trang 55.

Do đặc điểm kinh doanh của công ty có những đặc thù riêng nênhệ thống tài khoản đợc chi tiết và đánh số có khác so với chế độ nh sau:

Do hoạt động kinh doanh của công ty phát sinh ở cả trong nớcvà nớc ngoài nên công ty có sẵn cả tiền VNĐ và ngoại tệ gửi ở cácngân hàng để giao dịch Tài khoản 112 đợc chi tiết ra thành 2 tiểukhoản là TK1121-Tiền VNĐ gửi ngân hàng và TK1122- Tiền ngoại tệgửi ngân hàng Do tiền VNĐ đợc gửi và ký quỹ ở nhiều ngân hàngkhác nhau nên TK 1121 tiếp tục đợc chi tiết ra thành 13 tiểu khoản theotiền gửi và tiền ký quỹ ở từng ngân hàng Ví dụ nh: TK 1121.1 - TiềnVNĐ gửi Ngân Hàng Công Thơng, TK 1121.2 - Tiền VNĐ gửi NgânHàng Ngoại Thơng, TK 1121.7 - Tiền VNĐ ký quỹ BL NH NôngNghiệp HN, TK 1121.8 - Tiền VNĐ ký quỹ L/C NH Ngoại Thơng VN Do công ty có các loại ngoại tệ khác nhau gửi và ký quỹ ở cácngân hàng khác nhau nên TK 1122 tiếp tục đợc chi tiết ra thành 17 tiểukhoản theo từng loại ngoại tệ gửi và ký quỹ ở từng ngân hàng Ví dụnh: TK 1122.1 - Tiền USD gửi Ngân Hàng Ngoại Thơng, TK 1122.2 -Tiền GBP gửi Ngân Hàng Ngoại Thơng, TK 1122.16 - Tiền Yên Nhậtgửi Ngân Hàng Nông Nghiệp Hà Nội, TK 1122.17 - Tiền USD ký quỹL/C Ngân Hàng Nông Nghiệp Hà Nội

Do trong doanh nghiệp có phát sinh 4 loại nghiệp vụ đợc khấutrừ thuế GTGT đầu vào là mua hàng trong nớc, trả phí dịch vụ, muaTSCĐ, mua hàng nhập khẩu nên để thuận tiện, rạch ròi cho việc hạchtoán kế toán chi tiết tài khoản 133 thành 4 tiểu khoản nh sau:

TK 1131 - Thuế Giá Trị Gia Tăng đợc khấu trừ của hàngmua vào

TK 1132 - Thuế Giá Trị Gia Tăng đợc khấu trừ cộng phí TK 1133 - Thuế Giá Trị Gia Tăng đợc khấu trừ tài sản cốđịnh

TK 1134 - Thuế Giá Trị Gia Tăng đợc khấu trừ hàng nhậpkho

Điều này Khác chế độ hạch toán ở chỗ: TK 113 chi tiết thành:

TK 1131 - Thuế Giá Trị Gía Tăng đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ.TK 1132 - Thuế Giá Trị Gia Tăng đợc khấu trừ tài sản cố định.

Các tài khoản chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý (TK642) đợc chi tiết thành các tiểu khoản để phản ánh các khoản chi phíthực tế hay phát sinh tại công ty, phù hợp đặc điểm kinh doanh củacông ty khác so với chế độ Tài khoản 641 đợc chi tiết ra thành 9 tiểukhoản phản ánh các chi phí bán hàng phát sinh thờng xuyên trong hoạtđộng bán hàng nh: Chi phí trích bảo hiểm xã hội, Chi phí trích bảo

hiểm xã hội, Chi phí điện thoại, điện, nớc, Chi phí giao nhận hàng (phíhải quan), Chi phí công tác Tài khoản 642 đợc chi tiết ra thành 8tiểu khoản phản ánh các chi phí quản lý phát sinh thờng xuyên nh: Chiphí nhân viên quản lý, Chi phí vật liệu quản lý, Chi phí đồ dùng vănphòng, Chi phí khấu hao tài sản cố định, Chi phí bằng tiền khác .

Doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản nh: TK121, TK 128,TK 129, TK 229, TK 222 do ở doanh nghiệp không phát sinh các hoạtđộng đầu t tài chính hay góp vốn liên doanh Doanh nghiệp không tríchlập các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồnkho nên kế toán không sử dụng TK 139 và TK 159 Các TK nh TK635, TK 515 cũng không đợc sử dụng do kế toán phản ánh chênh lệchtỷ giá ngoại tệ luôn vào TK 413 và sau cuối kỳ kết chuyển sang TK811, TK 711

c Hình thức sổ kế toán :

Dựa trên đặc điểm quy mô của công ty vừa, số lợng các nghiệp vụkinh tế phát sinh nhiều, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toáncao và sử dụng kế toán máy nên công ty sử dụng hình thức nhật kýchung để ghi sổ kế toán Các loại sổ trong kế toán đều đúng theo quyđịnh của luật kế toán theo luật số 03/2003/QH 11 Ngày 11/6/2002 củaQuốc Hội nứoc Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và Quyết Địnhsố 14/2001/QĐ - BTC Ngày 21/2/2001 về việc bổ sung chế độ kế toándoanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết Định số 1177TC/QĐ/CDKT Ngày 23/12/1996

Các loại sổ sử dụng trong công ty là Sổ NK chung, Sổ cái các tàikhoản sử dụng, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo các tài khoản sử dụng.Nguyên tắc ghi sổ theo hình thức nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụkinh tế phát sinh đợc phản ánh theo trình tự thời gian vào nhật kýchung rồi từ số liệu ở nhật ký chung vào sổ cái.

Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung :

+ Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phản ánh các NVKTphát sinh vào sổ nhật ký chung Sau đó từ nhật ký chung chuyển số liệuđể ghi vào sổ cái tài khoản phù hợp Đồng thời phản ánh các nghiệp vụtrên vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết.

+ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái,lập bảng cân đối số phát sinh.

+ Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu, khớp đúng số liệu trên sổcái và bảng tổng hợp chi tiết lập bảng cân đối số phát sinh Từ đó lậpbáo cáo tài chính.

Báo cáo tài chính

Số (thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtChứng từ gốc

Ghi hàng ngày :

Ghi cuối tháng và định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra :

Thực chất mô hình phần mềm kế toán tại công ty nh sau:SƠ Đồ 4:

Sơ đồ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thứcnhật ký chung tại công ty TNHH Văn Minh TRÊN

d Một số báo cáo tài chính chủ yếu :

Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo tổng hợp đợc xử lý bởi“công nghệ kế toán”, cung cấp thông tin tài chính cho các đối tợng sửdụng để đa ra các quyết định kinh tế Chính vì vậy các báo cáo đòi hỏiphải đợc trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu, trung thực , hợp lý đểcung cấp thông tin tài chính một cách chính xác Bộ phận kế toán củacông ty luôn luôn thực hiện đúng quy định của Bộ Tài Chính về việclập các báo cáo tài chính theo Quyết định số 167 /2000/QĐ-BTC ngày25/10/2000 và sửa đổi, bổ sung theo Thông t số 89/2002/TT-BTC ngày09/110/2002 của BTC

Các báo cáo tài chính kế toán sử dụng trong công ty (phụ lụctrang 57) là Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ, Bảng thuyết minh báo cáo tài chínhvà các báo cáo có liên quan khác là Bảng cân đối tài khoản, Quyếttoán thuế GTGT, Quyết toán thuế TNDN .

III Thực trạng hạch toán Nghiệp vụ lu chuyển hàng

hoá nhập khẩu tại công ty TNHH Văn Minh

1 Thực trạng hạch toán Nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công tyTNHH Văn Minh

a Đặc điểm kinh tế nghiệp vụ nhập khẩu:

Do đặc thù về loại hình công ty, chế độ quản lý, chủng loại hànghoá mà hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty có nhiều đặc điểmriêng nh: đặc điểm về hàng hoá kinh doanh nhập khẩu, đặc điểm vềđiều kiện kinh doanh nhập khẩu và phơng thức nhập khẩu hàng hoá,

đặc điểm về phơng thức thanh toán, đặc điểm về tính giá hàng nhậpkhẩu Chúng có ảnh hởng lớn tới công tác kế toán LCHHNK tại côngty Điều đó đợc thể hiện nh sau:

Đặc điểm về hàng hoá KD NK : Công ty TNHH VM chuyênkinh doanh các loại mặt hàng hoá chất, thiết bị, dụng cụ là những loạimặt hàng mà trong nớc không sản xuất đợc Việc tiêu thụ các loại mặthàng này luôn nằm trong các quy định chặt chẽ của Nhà nớc về số lợngvà chủng loại do vậy việc nhập khẩu hàng hoá của công ty không đợctràn lan Công ty luôn phải tuân theo mọi quy định của pháp luật,không kinh doanh các loại hoá chất nghiêm cấm trong nghị định 02/CPcủa chính phủ Đối với những mặt hàng đợc quy định trong hạn nghạchcủa Nhà nớc thì DN phải xin giấy phép nhập khẩu theo hạn mức hoặctheo giấy phép của Bộ Thơng Mại hay cơ quan chủ quản nh: AcidAcetic, Acetic Anhydrit, Aceton, Toluene

Hàng hoá công ty kinh doanh là các mặt hàng hoá chất, thiết bị,

dụng cụ đợc chia thành 2 nhóm chính là nhóm 1: Nhóm vật t và nhóm2: Nhóm thiết bị, dụng cụ Trong mỗi nhóm các loại mặt hàng lại đợcký hiệu mã số theo chữ cái đầu của tên hàng rất đơn giản, dễ hiểu, dễtra cứu và vào chứng từ, sổ sách.

Danh mục hàng hoá của công ty TNHH VM:- Nhóm 1: Nhóm vật t

1A: hoá chất có vần A

1A01 - 104 : Acetol - TK1A01 - 3 : Acetol - CN1A02 : Acid Asobic1A04 : Acid Boric .

1B: hoá chất có vần B

1B01 : Bạc Sunfat1B02 : Bari Clorua1B03 : Benzen1B04 : Benzoat Mỹ .

1C: hoá chất có vần C

1C03 : Cadimi KL1C04 : Canxi Cacbonat1C05 : Catrion

.

1D: hoá chất có vần D

1D01 : Đồng Cloride1D03 : Dung môi hữu cơ1D04 : Đồng ôxit

1D05 : Dibutil Phtalate .

1E: hoá chất có vần E

1E02 : Ethanol TK

1F: hoá chất có vần F1K: hoá chất có vần K1N: hoá chất có vần N .

- Nhóm hàng 2: thiết bị thuỷ tinh2A: thiết bị có vần A

2A02 : ẩm kế

2B: thiết bị có vần B

2B01 : Bình định mức2B03 : Bình hút ẩm2B04 : Bình tam giác

2C: thiết bị có vần C

2C02 : Cân phân tích2C03 : Côc đốt

2C04 : Cân kỹ thuật .

2D: thiết bị có vần D2G: thiết bị có vần G2H: thiết bị có vần H2T: thiết bị có vần T

Đặc điểm về điều kiện kinh doanh hàng nhập khẩu và phơngthức nhập khẩu hàng hoá: Công ty TNHH VM là một doanh nghiệpthuộc thành phần kinh tế vừa và nhỏ Công ty đã đăng ký mã số doanh

nghiệp KD NK tại cục Hải quan thành phố Hà Nội do vậy có quyềnthực hiện nhập khẩu trực tiếp hoặc uỷ thác Do sự am hiểu về thị trờng,về hàng hoá nhập khẩu đồng thời công ty có mối quan hệ khá chắcchắn với các nhà cung cấp nên thờng giao dịch trực tiếp về việc nhậpkhẩu hàng hoá với họ Nhân viên của phòng kinh doanh và phòng xuấtnhập khẩu thờng xuyên ra nớc ngoài để giao dịch, nghiên cứu thị trờngvà kiêm luôn việc thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng hoá từ các Cửakhẩu và áp tải hàng về kho Chính vì vậy phơng thức nhập khẩu hànghoá của công ty là nhập khẩu trực tiếp Việc nhập khẩu trực tiếp nàylàm cho công tác kế toán đơn giản và gọn nhẹ hơn nhiều Công ty th-ờng nhập khẩu hàng hoá từ các nhà cung cấp ở các nớc nh: TrungQuốc, Xingapo, Mỹ, Anh

Đặc điểm về phơng thức thanh toán: Trong NK HH có 4 phơngthức thanh toán là phơng thức chuyển tiền, Phơng thức mở th tín dụng,phơng thức mở sổ hay mở tài khoản, phơng thức nhờ thu trong đódoanh nghiệp thờng sử dụng hai phơng thức đầu tiên Hình thức chuyểntiền thờng thực hiện trong các hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu vớicác nhà cung cấp thờng xuyên, quen thuộc , lâu năm dựa trên sự tin t-ởng lẫn nhau trong quan hệ làm ăn Phơng thức mở th tín dụng thì đảmbảo cho việc thanh toán mua bán diễn ra theo đúng hợp đồng, bảo vệquyền lợi cho cả hai bên Th tín dụng là văn th của một Ngân hàng(Ngân hàng phát hành) gửi cho một Ngân hàng khác (Ngân hàng thôngbáo ) để căn cứ theo yêu cầu của ngời nhập khẩu (ngời yêu cầu mở tíndụng) cam kết trả tiền cho ngời xuất khẩu (ngời hởng tín dụng) cam kếttrả tiền cho ngời xuất khẩu (ngời hởng tín dụng) với điều kiện ngờixuất khẩu phải xuất trình những chứng từ thoả mãn các yêu cầu đề ratrong th tín dụng Do DN có tài khoản tại nhiều ngân hàng giao dịchnên để hạch toán việc ký quỹ mở L/C tại các ngân hàng kế toán sửdụng các TK chi tiết của TK tiền gửi nh: TK 1122.8-Tiền VNĐ ký quỹL/C tại ngân hàng Ngoại Thơng Hà Nội, TK 1122.15- USD ký quỹngân hàng Ngoại Thơng HN, TK 1122.17- USD ký quỹ ngân hàngNông nghiệp HN Doanh nghiệp không sử dụng TK 144- ký quỹ, kýcợc ngắn hạn.

Đặc điểm về đồng tiền thanh toán: thờng là theo sự thoả thuậncủa hai bên, có thể là ngoại tệ của nớc xuất khẩu hoặc USD Việc thanhtoán bằng ngoại tệ thờng gây ra chênh lệch tỷ giá ngoại tệ do thời điểmghi nhận nợ và thanh toán khác nhau mà tỷ giá ngoại tệ lại có sự thay

đổi thờng xuyên KT không phản ánh chênh lệch ngoại tệ vào TK 625,TK 515 nh quy định mới của chế độ kế toán mà phản ánh chúng vàoTK 413, rồi cuối kỳ kết chuyển sang TK 711, TK 811.

Đặc điểm tính giá hàng NK: Giá thực tế hàng mua nhập khotính theo giá CIF, các khoản thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu Chi phi thu mua hàng NK gồm chi phí phát sinh trong quá trình thựchiện hợp đồng NK nh chi phí tìm kiếm nguồn hàng, ký kết hợp đồng,lệ phí hải quan các chi phí này kế toán không hạch toán vào TK1562- Chi phí mua hàng mà hạch toán vào TK 641- Chi phí bán hàng Công thức:

Giáthực tế

Thuế TTĐBcủa hàngnhập khẩu

(nếu có)-

Giá CIF

= Giá muahàng hóa

+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểmbằng đờng hàng không, đờng biển hay đ-ờng bộ

Thuế NKphải nộp

= Số lợnghàng NK

* Đơn giá tínhthuế NK

* Thuế suấtthuế NK

b Kế toán nghiệp vụ NK HH:

b1 Các chứng từ thờng sử dụng trong nhập khẩu hàng hoá:

Khi mua hàng nhập khẩu các chứng từ mà công ty sử dụngchính là bộ hồ sơ nhập khẩu bao gồm: Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn th-ơng mại, Tờ khai hải quan, Vận đơn đờng biển, Giấy chứng nhận phẩmchất, Giấy chứng nhận xuất xứ, Phiếu đóng gói, Tờ khai hàng hoá nhậpkhẩu Trong đó Hợp đồng kinh tế và Hoá đơn thơng mại là căn cứ đểkế toán ghi sổ Khi hàng hoá đợc trở từ các Cửa khẩu về kho thì cầnthêm các chứng từ là Phiếu nhập khi, Thẻ kho Khi vào phần mềmKTM thì có các chứng từ tơng ứng là Phiếu nhập kho hàng mua trongnớc, Phiếu nhập kho hàng mua nhập khẩu Hai chứng từ này chỉ khácnhau ở phần hạch toán thuế nhập khẩu

Quá trình luân chuyển chứng từ nhập hàng nh sau: Phiếu nhập khodo ngời mua hàng lập thành 2 liên, đặt giấy than viết một lần và phụtrách ký Ngời nhập mang phiếu để nhập vật t Nhập xong thủ kho ghingày, tháng, năm nhập kho và cùng ngời nhập ký vào thẻ kho sau đóchuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán Liên 1 lu ở nơi lập phiếu.Thẻ kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi thẻ kho Mỗi phiếu

nhập kho ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho

b2 Tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ NK HH:

- Các tài khoản chủ yếu sử dụng cho hạch toán quá trình nhập kho hàng hóa bao gồm:

- TK1561: Giá mua hàng hoá - TK331: Phải trả ngời bán- TK3333: Thuế nhập khẩu- TK3331: Thuế GTGT

- TK33311: Thuế GTGT đầu ra

- TK33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu- TK1122: (chi tiết) Tiền gửi ngân hàng- TK133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

- TK1331:Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ muavào

- TK1332:Thuế GTGT đợc khấu trừ của phí

- TK1334:Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng nhập khẩu

b3 Hạch toán ban đầu nghiệp vụ NK HH:

Quá trình mua hàng nhập khẩu đợc thực hiện trớc hết bằng việcký kết hợp đồng ngoại thơng sau đó đi đến thực hiện hợp đồng ngoạithơng Hợp đồng mua bán ngoại thơng là sự thoả thuận giữa các đơn sựcó trụ sở kinh doanh ở các nớc khác nhau theo đó bên xuất khẩu (bênbán hàng) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu một tài sản nhất định (gọilà hàng hoá) cho bên nhập khẩu (bên mua hàng) Bên mua có nghĩa vụnhận hàng và trả tiền hàng Phòng kinh doanh nghiên cứu kế hoạchnhập khẩu hàng hoá và kết hợp với phòng xuất nhập khẩu thực hiệnviệc lập kế hoạch nhập khẩu trình lên ban giám đốc Kế hoạch này xuấtphát từ đơn đặt hàng của khách hàng trong nớc hay đơn chào hàng củanhà cung cấp nớc ngoài hay nhu cầu thị trờng trong nớc lớn Hàng

hoá nhập khẩu phải đáp ứng quá trình tiêu thụ của công ty và không đểsố lợng hàng tồn kho quá nhiều Khi giám đốc duyệt kế hoạch nhậpkhẩu thì công việc tiếp theo là cùng với nhà cung cấp lập hợp đồngmua bán, thoả thuận và ký kết Việc ký kết có thể qua đàm phán giaodịch trực tiếp hay qua Fax Các hợp đồng kinh tế đợc lập thành 4 bản,mỗi bên giữ 2 bản Hợp đồng kinh tế phải có đủ các điều kiện sau và cóđóng dấu, chữ ký của giám đốc hoặc phó giám đốc của cả 2 bên: Điềukiện cơ sở giao hàng, Điều kiện tên hàng, Điều kiện phẩm chất, Điềukiện số lợng, Điều kiện bao bì, Điều kiện giá cả, Điều kiện giao hàng,Điều kiện thanh toán, trả tiền, Điều kiện khiếu nại, Điều kiện bảo hành,Điều kiện về trờng hợp miễn trách, Điều kiện trọng tài, Điều kiện vậntải

Sau khi ký kết hợp đồng mua bán ngoại thơng 2 bên đi đến thựchiện hợp đồng ngoại thơng Quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩubắt đầu bằng việc cán bộ phòng XNK phải xin giấy phép nhập khẩu đốivới những mặt hàng hoá chất mà nhà nớc hạn chế (với những mặt hàngkhông bị hạn chế thì có thể bỏ qua giai đoạn này) Nếu hình thức thanhtoán trong hợp đồng là th tín dụng thì cán bộ XNK tiến hành mở L/Ctại các Ngân hàng mà công ty mở tài khoản Bộ thủ tục L/C bao gồmđơn xin mở L/C, Hợp đồng mua bán và 2 Uỷ nhiệm chi (1 để ký quỹmở L/C và 1 để trả phí cho Ngân hàng về việc mở L/C) Khi bộ chứngtừ gốc từ nớc ngoài gửi đến, Ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộcông ty kiểm tra lại, nếu bên công ty thấy hợp lý thì sẽ đồng ý trả tiềnvà nhận chứng từ gốc kèm theo chữ ký hậu của Ngân hàng để nhậnhàng Sau đó Ngân hàng sẽ thanh toán tiền cho ngời bán hàng Nếuthanh toán bằng hình thức chuyển tiền thì không cần các thủ tục trên,DN có thể thanh toán một phần hoặc toàn bộ tiền hàng trớc hoặc saukhi nhận hàng qua ngân hàng Khi hàng đến Cửa khẩu Hải quan cán bộphòng kinh doanh phải điền vào tờ khai hải quan đầy đủ các thông tinvề các chỉ tiêu loại hàng hoá, tên hàng hoá, số lợng, giá trị, phơng tiệnvận tải, nhập khẩu từ nớc nào theo đúng quy định của Nhà nớc vàTổng cục Hải quan Sau đó cán bộ phòng kinh doanh cầm tờ Vận đơnhoặc Lệnh giao hàng để tiến hành nhận hàng và kiểm tra hàng Nếuhàng hoá đợc kiểm tra đạt đúng theo các tiêu chuẩn, đặc điểm tronghợp đồng thì sẽ tiến hành vận chuyển về kho của công ty hoặc bánngay Kết thúc việc giao hàng công ty phải tiến hành trả tiền cho ngânhàng đã mở L/C Nếu hàng hoá có thiếu hụt hoặc sai sót mà 2 bên

không thoả thuận đợc thì công ty có quyền khiếu nại đến cơ quan hànhpháp của nớc Việt Nam

Thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm các khâu công việcđợc tóm tắt nh sau: Xin giấy phép nhập khẩu  Mở L/C  Làm thủ

tục hải quan  Nhận hàng từ tàu trở hàng  Kiểm tra hàng hoá Giao hàng cho đơn vị đặt hàng  Nhập kho  Làm thủ tục thanh toán Khiếu nại về hàng hoá thiếu hụt (nếu có)

b4 Hạch toán tổng quát nghiệp vụ mua hàng NK:

Các loại sổ đợc sử dụng trong quá trình mua hàng NK bao gồm:Sổ NK chung, Sổ cái TK 1561, TK 331, TK 112, TK 1122, TK 413,TK 133, TK 3333 Sổ chi tiết vật t hàng hoá, Sổ chi tiết TK 331, Thẻkho, Sổ quỹ, Sổ tiền gửi

Trình tự hạch toán nghiệp vụ mua hàng NK là quá trình hạchtoán đợc thực hiện trên Phần mềm Kế Toán Máy:

Khi hàng qua nhập khẩu từ nớc ngoài tới biên giới hay cảnghay cửa khẩu nớc ta hàng có thể đợc bán ngay hoặc nhập kho Nếuhàng chuyển bán ngay thì căn cứ vào giấy nhận hàng và Hoá đơnGTGT để nhập dữ liệu vào Phiếu bán hàng trên phần mềm KTM Nếuhàng NK đợc nhập kho thì căn cứ phiếu nhập kho kế toán nhập dữ liệuvào chứng từ là Phiếu nhập kho hàng mua nhập khẩu Phiếu nhập khohàng mua nhập khẩu chỉ khác Phiếu bán hàng ở chỗ có hạch toán quakho (qua TK 1651) hay không (hạch toán thẳng vào TK 632) Chơngtrình phần mềm sẽ tự tính và phân bổ thuế nhập khẩu cho hàng hoáchịu thuế nhập khẩu trên cơ sở số tiền hàng phát sinh Hai Phiếu này đ-ợc coi nh một lệnh khởi đầu của chơng trình kế toán mua hàng Trênphiếu này có 3 lệnh: Vật t chi tiết, Thuế GTGT, Lập bút toán Khi vàolệnh vật chi tiết: kế toán nhập dữ liệu của từng mặt hàng nhập: số lợng,đơn giá Máy tính sẽ tự tính tổng giá mua Khi vào lệnh thuế GTGT kếtoán nhập dữ liệu cho cột thuế xuất máy sẽ tự tính số thuế phải nộp.Khi vào lệnh lập bút toán các bút toán xác định giá nhập hàng hoá,thuế GTGT, thuế nhập khẩu (nếu có) sẽ tự thực hiện Sau khi nhập dữliệu từ hoá đơn mua hàng vào máy, chơng trình kế toán máy sẽ tựđộng lập các bút toán trên và vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết các tàikhoản có liên quan Đến cuối kỳ lấy số liệu trên sổ cái để lập Bảng cânđối số phát sinh rồi lập các Báo cáo tài chính.

+ Sổ NK chung phản ánh theo trình tự thời gian và cũng chính là trìnhtự vào các hoá đơn mua hàng trên.

+ Sổ cái TK 1561: giá mua hàng hoá Sổ này phản ánh giá mua hànghoá trên từng hoá đơn.

+ Sổ cái TK 1331: thuế GTGT đợc khấu trừ Sổ này phản ánh số thuếđầu vào đợc khấu trừ của từng hoá đơn và tổng cộng lại

+ Sổ cái TK 3333: thuế nhập khẩu Sổ này phản ánh số thuế nhập khẩuphải nộp, đã nộp và còn phải nộp

+ Sổ cái TK 331: phải trả nhà cung cấp Sổ nàyphản ánh số tiền hàngphải trả, số tiền ứng trớc cho nhà cung cấp, số tiền đã trả nhà cung cấpvà số tiền còn phải trả nhà cung cấp

+ Sổ cái TK 1122: tiền ngoại tệ gửi ngân hàng Sổ này phản ánh số tiềnngoại tệ doanh nghiệp đã mở tại các ngân hàng

+ Sổ cái TK 413: chênh lệch tỉ giá Sổ này phản ánh lãi/ lỗ chênh lệchtỉ giá của từng nghiệp vụ thanh toán cuối kỳ kế toán mới tính số phátsinh, số d để lập báo cáo tài chính Nếu lãi thì TK 413 sẽ đợc kếtchuyển sang TK 711 (thu nhập khác), nếu lỗ thì TK 413 sẽ đợc kếtchuyển sang TK 811 (chi phí khác) sau đó từ TK 711 hoặc TK 811 sẽkết chuyển vào TK 911 (xác định kết quả kinh doanh) để xác định lợinhuận của doanh nghiệp

+ Sổ chi tiết nhập mua hàng hoá: dùng để theo dõi chi tiết hàng hoádịch vụ mua hàng trên từng hoá đơn và tổng cộng từng tháng, từng quý,từng năm ở từng kho Mỗi mặt hàng đợc phản ánh trên một hoặc mộtvài tờ sổ.

+ Thẻ kho là sổ dành cho các thủ kho theo dõi về mặt số lợng hàng hoáthực tế tồn tại trong kho và trên sổ sách dựa vào các Phiếu NK, PhiếuXK Cuối tháng thủ kho tiến hành kiểm kê lợng hàng hoá tồn thực tếtại kho và điều chỉnh số lợng cho khớp đúng với thẻ kho.

+ Sổ chi tiết TK 331 (mở chi tiết cho từng nhà cung cấp thờng xuyênvà nhóm nhà cung cấp không thờng xuyên) nhằm theo dõi chi tiết sốnợ phải trả các nhà cung cấp, đã trả, còn phải trả.

+ Báo cáo mua hàng: sau khi sổ chi tiết nhập mua hàng hoá đợc lậpcuối tháng tổng hợp lại trên báo cáo mua hàng Mỗi mặt hàng của từngtháng sẽ đợc phản ánh vào một dòng của báo cáo mua hàng

Ghi hàng ngày :

Ghi cuối tháng và định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra :

CÔNG TY chỉ sử dụng hình thức NK trực tiếp hàng hoá từ nớc ngoài.Sau đây làví dụ 1: ví dụ về Hợp đồng nhập khẩu mặt hàng PolyesterResin trong hợp đồng ngoại ngày 12/4/2004 ký hiệu EC - 040412-1giữa Công ty TNHH Văn Minh và Công ty hoá chất công nghiệpEnchuan (Enchuan chemical industries co., ltd) Công ty nhập lô hàngnày để về bán cho Công ty TNHH An Cơ Bình Dơng theo Hợp đồngnội số 1004/HĐ ký kết ngày 10/04/2004.

Tóm tắt quá trình nhập khẩu lô hàng trên:

- Từ ngày 5/4/2004 thực hiện ký kết hợp đồng nội số 1004/HĐ (biểu1) với Công ty TNHH An Cơ Bình Dơng (gọi tắt là Công ty An Cơ) đểcung cấp cho Công ty này 35 200 kg Polyester Resin

- Ngày 12/04/2004 thực hiện ký kết Hợp đồng ngoại (biểu 2) nhậpkhẩu mặt Polyester Resin của Công ty Enchuan.

Sổ nhật ký chung

Sổ cái TK 1561, TK 331,TK 111, TK 112, TK 133,

TK 3333

Bảng cân đối sốphát sinh

Báo cáo tài chính

Số kế toán chi tiết vật t hànghoá, thẻ kho, Sổ chi tiêt TK

331, Sổ quỹ, Sổ TGNH

Bảng tổng hợp N-X-T, Bảngtổng hợp chi tiết Phải trả ngời

bán