Bài giảng Quản lý dự án phát triển - ĐH Phạm Văn Đồng

Bài giảng Quản lý dự án phát triển gồm có 7 chương, cung cấp cho người học những kiến thức như: Tổng quan về quản trị dự án; Xác định và lựa chọn dự án; Quản lý tổng thể dự án; Cơ cấu tổ chức dự án; Quản lý phạm vi dự án; Quản lý tiến độ dự án; Quản lý chi phí dự án. Mời các bạn cùng tham khảo!

TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG KHOA KINH TẾ BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN (Dùng cho đào tạo tín chỉ, bậc đại học) Người biên soạn: Th.S Bùi Tá Toàn Lưu hành nội - Năm 2021 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Mục tiêu Sau kết thúc chương này, học viên có thể:  Định nghĩa dự án phân biệt dự án với hoạt động thường ngày diễn công ty  Định nghĩa quản trị dự án  Xác định giai đoạn chu kỳ sống dự án hiểu nội dung công việc quản trị dự án giai đoạn chu kỳ sống dự án  Hiểu vai trò phẩm chất nhà quản trị dự án  Hiểu xác định nhân tố ảnh hưởng đến thành công dự án  Hiểu xác định nguồn tài nguyên cơng ty huy động cho quản lý dự án 1.1.Khái niệm đặc điểm dự án Để giúp hiểu dự án gì, trước hết nêu khái niệm chung dự án: Dự án nỗ lực phức tạp, khơng thường xun, mang tính chất đơn thực điều kiện ràng buộc định thời gian, ngân sách, nguồn lực tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu khách hàng Ví dụ dự án bao gồm, không giới hạn, trường hợp sau:  Phát triển sản phẩm dịch vụ  Tiến hành thay đổi, cải tiến, tái cấu trúc máy, tổ chức nhân sự, phương thức kinh doanh  Phát triển hay ứng dụng, triển khai hệ thống thông tin quản lý, hệ thống quản lý chất lượng  Xây dựng nhà máy mới, lắp đặt dây chuyền sản xuất  Thực quy trình sản suất Các hoạt động thường xuyên lặp lại hàng ngày công ty thiết kế tổ chức thực cách ổn định dựa chun mơn hố cao để đảm bảo hoạt động diễn liên tục, nhịp nhàng hiệu với chi phí thấp Dự án khác với hoạt động thường xuyên lặp lại hàng ngày công ty dự án hoạt động không lặp lại thường gắn với yếu tố đòi hỏi sáng tạo định nhằm tạo thêm lực cho cơng ty, ví dụ sản xuất sản phẩm Để phân biệt dự án khác với hoạt động thường xuyên diễn hàng ngày công ty, nêu số đặc điểm dự án Dự án có đặc điểm sau Có mục tiêu xác định Được thực khoảng thời gian định có thời điểm bắt đầu thời điểm kết thúc Thường liên quan đến nhiều phận công ty lĩnh vực chuyên môn khác Liên quan đến việc thực điều mà chưa làm trước Đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, chi phí thời gian cụ thể Thứ nhất, dự án có mục tiêu xác định – dù xây dựng tổ hợp chung cư cao 28 tầng hoàn thành vào ngày 30 tháng 11 phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hệ thống thơng tin vịng năm Tính mục tiêu thường không đặt hoạt động thường ngày diễn cơng ty ví dụ người công nhân phân xưởng may Thứ hai, có mục tiêu xác định nên dự án có thời điểm bắt đầu kết thúc xác định Ví dụ sau hồn thành dự án xây cầu vượt qua ngã tư đường Láng Hạ người kỹ sư chuyển sang làm việc cho dự án xây cầu khác Thứ ba, dự án thường đòi hỏi nỗ lực chung từ nhiều chun gia có chun mơn khác đến từ phận phịng ban chun mơn khác Thay làm việc biệt lập văn phòng quản lý trưởng phân, thành viên dự án gồm kỹ sư thiết kế, kỹ sư chế tạo, chuyên gia marketing, nhà phân tích tài phối hợp làm việc chặt chẽ với hướng dẫn nhà quản lý dự án để hoàn thành dự án Thứ tư, dự án hoạt động không lặp lại có tính chất đơn Ví dụ sản xuất mẫu ô tô với hệ thống phanh thắng tự động xe đột ngột tăng tốc nhanh đòi hỏi phải giải nhiều vấn đề chưa giải trước thường kèm với việc áp dụng thành tựu có bước đột phá cơng nghệ Mặt khác, dự án xây dựng thông thường xây dựng tổ hợp văn phòng chung cư sử dụng vật liệu có áp dụng cơng nghệ quy trình thi cơng cơng ty thiết lập từ trước đòi hỏi nhiều yếu tố xây dựng địa điểm mới, tuân thủ quy định định áp dụng cho dự án xây dựng, khách hàng với yêu cầu khả toán định khác với dự án loại công ty tiến hành trước Thứ năm, dự án phải đáp ứng tiêu chuẩn định đầu ra, thời gian, chi phí Thành cơng dự án đánh giá dựa mức độ mà dự án đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, thời hạn hoàn thành dự án chi phí thực dự án 1.2.Quản trị dự án Khái niệm: Quản trị dự án áp dụng cách phù hợp kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực dự án, theo dõi giám sát dự án kết thúc dự án để đạt yêu cầu dự án Quản trị dự án thường bao gồm:  Xác định yêu cầu (của công ty khách hàng)  Xác định đáp ứng nhu cầu, mối quan tâm, mong đợi chủ thể dự án trình lập kế hoạch thực dự án  Cân đối hài hoà yêu cầu, ràng buộc khác dự án bao gồm : -Phạm vi dự án -Chất lượng -Tiến độ -Kinh phí -Nguồnlực -Rủi ro Mỗi dự án cụ thể có yêu cầu ràng buộc định đòi hỏi nhà quản lý dự án cần phải xác định thứ tự ưu tiên yêu cầu Giữa ràng buộc có mối quan hệ với nhau, tức ràng buộc thay đổi kéo theo nhiều ràng buộc khác thay đổi theo Ví dụ thời hạn hồn thành dự án yêu cầu rút ngắn lại thường kéo theo kinh phí thực dự án phải tăng lên cần phải bổ xung thêm nguồn lực để thực khối lượng công việc khoảng thời gian ngắn Nếu bổ xung thêm kinh phí cho dự án phải chấp nhận thu hẹp phạm vi dự án cách cắt giảm số hạng mục công việc chấp nhận giảm chất lượng đầu (sử dụng nguyên vật liệu có chất lượng thấp thay đổi phương án thi cơng địi hỏi chi phí chất lượng thấp hơn) Các chủ thể dự án có ý kiến khác nhân tố quan trọng tạo thách thức lớn cho dự án Thay đổi yêu cầu dự án làm gia tăng mức độ rủi ro dự án Như đội dự án phải có khả đánh giá tình hình hài hồ u cầu khác để thực chuyển giao dự án cách thành công 1.3.Chu kỳ sống dự án Các dự án khác nhiều xét quy mô mức độ phức tạp Chu kỳ sống dự án thừa nhận dự án có chu kỳ sống hữu hạn có thay đổi tiên liệu nguồn lực huy động cho dự án nội dung cơng việc qua giai đoạn chu kỳ sống dự án Có nhiều mơ hình khác chu kỳ sống dự án Nhiều chu kỳ sống dự án mang tính đặc thù cho ngành cho loại hình dự án Ví dụ, dự án phát triển phần mềm bao gồm giai đoạn sau: xác định dự án, thiết kế, viết mã lệnh lập trình, kiểm tra/chạy thử, hoàn thiện Các dự án xây dựng cầu đường có giai đoạn sau: đề xuất dự án, lập kế hoạch huy động vốn, đánh giá tác động môi trường, thiết kế, xin giấy phép, giải phóng mặt bằng, đấu thầu trao hợp đồng, xây dựng, nghiệm thu bàn giao, đưa vào sử dụng Một chu kỳ sống dự án nhìn chung trải qua giai đoạn minh hoạ sơ đồ 1.1: Xác định dự án, lập kế hoạch, thực dự án, bàn giao kết thúc dự án Thời điểm bắt đầu dự án xác định từ thời điểm dự án định chấp thuận thực Các nguồn lực huy động cho hoạt động dự án tăng lên từ từ, đạt đỉnh, sau giảm bàn giao dự án cho khách hàng Nội dung cơng việc giai đoạn chu kỳ sống dự án: Giai đoạn xác định dự án: Thiết lập mục tiêu dự án, xác định yêu cầu dự án, thiết lập cấu tổ chức máy dự án kết thức giai văn kiện dự án trình bày nét chung dự án mục tiêu dự án, yêu cầu, thời gian, ngân sách, cấu tổ chức máy nhân sự, rủi ro Giai đoạn lập kế hoạch : xây dựng kế hoạch dự án - kế hoạch tiến độ, kế hoạch chi phí, kế hoạch huy động quản lý nguồn lực, kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch quản lý nhân dự án Giai đoạn thực dự án: hoạt động dự án thực hiện, ví dụ cầu xây dựng, phần mềm viết lệnh Trong giai đoạn công tác quản lý dự án trọng vào theo dõi giám sát tình hình thực hoạt động dự án : kiểm sốt thời gian, chi phí, chất lượng Quản lý thay đổi, đưa dự báo thời gian chi phí thực dự án Giai đoạn bàn giao kết thúc dự án: bàn giao sản phẩm dự án cho khách hàng bố trí lại nguồn lực dự án Bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm theo đào tạo nguồn nhân lực chuyển giao tài liệu kỹ thuật cho khách hàng Bố trí lại nguồn lực dự án thường bao gồm điểu chuyển nhân viên, trang thiết bị máy móc sang dự án khác, tổ chức tổng kết đánh giá dự án rút học kinh nghiệm 1.4.Nhà quản trị dự án Nhà quản trị dự án người công ty thực dự án bổ nhiệm nhằm đạt mục tiêu dự án Đây ví trị quản lý có nhiều thách thức với trách nhiệm nặng nề mức độ ưu tiên thay đổi Vị trí quản lý dự án địi hỏi người linh hoạt, nhạy bén sắc sảo, có kỹ lãnh đạo đàm phán tốt, có kiến thức sâu rộng quản lý dự án Nhà quản trị dự án cần phải am hiểu vấn đề chi tiết dự án Mức nỗ lực Thực Lập kế hoạch Xác định Bàn giao Thời gian Bắt đầu Kết thúc đồng thời phải quản lý tầm nhìn bao qt tồn dự án Nhà quản trị dự án phải chịu trách nhiệm thành cơng dự án chịu trách nhiệm tồn diện mặt dự án bao gồm:  Phát triển kế hoạch quản lý dự án kế hoạch phận khác  Đảm bảo tình hình thực dự án khuôn khổ tiến độ ngân sách cho phép  Phát hiện, theo dõi sử lý kịp thời rủi ro vấn đề phát sinh trình thực  Định kỳ lập báo cáo cách xác cập nhật tình hình thực dự án Sơ đồ 1.1 : Chu kỳ sống dự án Xác định Lập kế hoạch Thực Bàn giao Mục tiêu Tiến độ Các tiêu chuẩn Ngân Báo cáo tình hình thực Đào tạo khách hàng Các nhiệm vụ sách Quản lý thay đổi Bàn giao tài liệu Các trách Các nguồn nhiệm lực Rủi ro Quản lý chất lượng Nhân Dự báo Phân bổ lại nguồn lực Bố trí lại nhân Rút học kinh nghiệm Về khía cạnh nhà quản trị dự án thực chức quản lý giống nhà quản trị phòng ban chức năng: lập kế hoạch, tổ chức phân công nhiệm vụ, theo dõi kiểm tra giám sát tình hình thực hiện, động viên khuyến khích nhân viên Tuy nhiên vai trò nhà quản trị dự án khác so với nhà quản trị chức nhà quản trị chức thực chức giám sát tập trung lĩnh vực chuyên môn hẹp nhà quản trị dự án kỳ vọng người huy động nguồn lực để hoàn thành dự án thời hạn, ngân sách cho phép đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đề Nhà quản trị dự án đầu mối liên hệ với tất chủ thể dự án nhà bảo trợ, đội quản lý dự án, khách hàng chủ thể quan trọng khác Nhà quản trị dự án liên hệ trực tiếp với khách hàng họ phải quản lý mối quan hệ tương tác với khách hàng để đảm bảo nhu cầu mong đợi khách hàng hợp lý khả thi đáp ứng Nhà quản trị dự án phải xây dựng phát triển mối quan hệ cộng tác tốt với cấp lãnh đạo phòng ban liên quan để tranh thủ ủng hộ, hỗ trợ huy động nguồn lực chuyên môn phù hợp vào thời điểm cần thiết để thực hoạt động dự án Nhà quản trị dự án phải lãnh đạo, phối hợp gắn kết thành viên dự án đến từ phận khác công ty thường làm việc bán thời gian cho dự án thành tập thể thống có mục tiêu chung nỗ lực thực thành công hoạt động dự án Để trở thành nhà quản trị dự án giỏi ngồi việc am hiểu vận dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật quản trị dự án vào công việc không chưa đủ mà nhà quản trị dự án cịn phải rèn luyện có phẩm chất cá nhân định để thực tốt nhiệm vụ Yêu cầu nhà quản trị dự án giỏi:  Kiến thức: Có kiến thức quản lý dự án có am hiểu chuyên môn định phù hợp với lĩnh vực dự án mà cá nhân phụ trách Ví dụ kỹ sư xây dựng làm quản lý dự án thiết kế mẫu xe ô tô nhà quản lý dự án thiết kế tơ cần phải có kiến thức định khí động học, nhiệt động học, động đốt trong, khí xác lĩnh vực chun mơn liên quan chặt chẽ khác mà không liên quan đến kỹ thuật xây dựng Nhà chuyên gia marketing làm quản lý dự án marketing, nhà chuyên gia phần mềm làm quản lý dự án phần mềm  Kết thực hiện: Có khả áp dụng kiến thức kinh nghiệm vào thực thành công dự án (good tracking records)  Phẩm chất cá nhân: Có quan điểm, đặc điểm cá nhân phong cách lãnh đạo định để quản lý đội dự án để đồng thời đạt mục tiêu dự án hài hoà ràng buộc, yêu cầu mong đợi chủ thể dự án Nhà quản trị dự án giỏi cần có phẩm chất cá nhân sau: cách nhìn tổng thể toàn cục dự án, người quán, chủ động công việc, khả chịu áp lực lớn, tầm nhìn hoạt động kinh doanh công ty, giao tiếp tốt, quan lý thời gian hiệu quả, ngoại giao giỏi, lạc quan Các phẩm chất cá nhân rèn luyện phát triển thơng qua q trình đào tạo, hội thảo trải qua rèn luyện tu dưỡng cách có ý thức cá nhân q trình cơng tác thời gian định 1.5.Các nhân tố môi trƣờng ảnh hƣởng đến thành công dự án Các nhân tố môi trường xung quanh bao gồm nhân tố bên bên ngồi doanh nghiệp có ảnh hưởng đến thành cơng dự án Các nhân tố ảnh hưởng cách tích cực tiêu cực đến thực dự án Nhà quản trị dự án cần cân nhắc nhân tố môi trường vào trình thiết kế lập kế hoạch dự án để khai thác tốt điều kiện thuận lợi giảm thiểu tác động tiêu cực có đến thực dự án:  Văn hố cơng ty, cấu tổ chức trình diễn bên doanh nghiệp  Các tiêu chuẩn ngành phủ (các quy định quan quản lý nhà nước, tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, tiêu chuẩn lao động…)  Cơ sở hạ tầng (máy móc trang thiết bị)  Nguồn nhân lực có (kiến thức, kỹ năng, hành vi thiết kế, phát triển, luật pháp, hợp đồng, mua bán)  Quản lý nhân (quy chế tuyển dụng sử dụng lao động, đánh giá kết công việc, ghi chép đào tạo nhân lực, quy định làm giờ, hệ thống chấm công người lao động)  Hệ thống cấu tổ chức, phân quyền công ty  Các điều kiện thị trường  Sự chấp nhận rủi ro chủ thể dự án  Môi trường thể chế sách  Các kênh truyền thơng có cơng ty  Cơ sở liệu thương mại (dữ liệu ước tính chi phí tiêu chuẩn hố, thơng tin rủi ro ngành, sở liệu rủi ro)  Các hệ thống thông tin dự án (các công cụ phần mềm lập kế hoạch thời gian, hệ thống cấu quản lý, hệ thống thu thập sử lý thông tin, trang web hệ thống tự động trực tuyến) 1.6.Những tài ngun cơng ty huy động cho quản trị dự án Các tài nguyên tổ chức bao gồm tất tài nguyên từ tất đối tác liên quan đến dự án huy động nhằm thực thành cơng dự án Những tài ngun kế hoạch, sách, quy định hướng dẫn văn hố thức khơng thức Các tài ngun tổ chức bao gồm kiến thức mà công ty tích luỹ học kinh nghiệm thơng tin q khứ tình hình thực dự án Các tài nguyên tổ chức bao gồm kế hoạch tiến độ hoàn thành, số liệu rủi ro, số liệu khối lượng công việc thực Thường xuyên cập nhật bổ xung tài nguyên cho tổ chức cần thiết xuốt trình thực dự án nhiệm vụ tất thành viên dự án Các tài nguyên tổ chức phân thành nhóm: Hệ thống quy định cơng ty: quy định cho việc thực hoạt động bao gồm :  Các tiêu chuẩn, sách (chính sách an tồn lao động, sách đạo đức nghề nghiệp, sách quản lý dự án) Các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm chu kỳ sống dự án (quá trình kiểm tra, mục tiêu cải tiến, danh mục liệt kê, định nghĩa thuật ngữ quy chuẩn dùng công ty…)  Các hướng dẫn chuẩn hố, dẫn cơng việc cụ thể, tiêu chuẩn áp dụng để đánh giá đề xuất dự án, tiêu chuẩn dùng để đánh giá kết thực  Các mẫu biểu (quản lý rủi ro, cấu trúc phân tích cơng việc, sơ đồ mạng lưới dự án theo thời gian, mẫu hợp đồng)  Hướng dẫn tiêu chuẩn để điều chỉnh hệ thống quy trình chuẩn cơng ty cho phù hợp với yêu cầu dự án cụ thể  Những yêu cầu cung cấp thông tin báo cáo công ty (hệ thống công nghệ thơng tin có, phương tiện truyền tin cho phép, quy định sách báo cáo, lưu trữ bảo mật thông tin)  Yêu cầu hướng dẫn kết thúc dự án (kiểm tra kết thúc dự án, đánh giá dự án, kiểm tra sản phẩm tiêu chuẩn chấp nhận)  Các quy định quản lý tài (quy định lập báo cáo tài chính, quy định kiểm tra, mã tài khoản kế toán, điều khoản chuẩn hoá hợp đồng)  Các quy trình quản lý sản phẩm phế phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng việc xác định biện pháp giám sát chất lượng, xác định phế phẩm biện pháp khắc phục, biện pháp theo dõi sản phẩm  Các quy định kiểm soát thay đổi, bao gồm bước tiến hành mà tiêu chuẩn thức, sách, kế hoạch, thủ tục quy định tài liệu dự án thức cơng ty cần phải điều chỉnh quy trình quy định cách thức thay đổi đệ trình, phê duyệt đối chiếu  Các quy định quản lý rủi ro, bao gồm danh mục phân loại rủi ro, định nghĩa xác suất sảy rủi ro tác động, ma trận xác suất tác động  Quy trình thủ tục cho phép xác định thứ tự ưu tiên, đệ trình phê duyệt việc ban hành quyền hạn thực công việc Cơ sở liệu công ty Cơ sở liệu hệ thống thông tin quản lý dự án công ty phục vụ cho việc lưu trữ truy nhập thông tin bao gồm tài nguyên sau  Cơ sở liệu lưu trữ thông tin thu thập sản phẩm quy trình  Các tài liệu dự án (ví dụ kế hoạch phạm vi, chi phí, tiến độ tiêu chuẩn thực hiện, thời gian biểu dự án, sơ đồ mạng lưới dự án theo thời gian, ghi nhận rủi ro, hành động dự kiến áp dụng tình phát sinh tác động rủi ro)  hông tin khứ học kinh nghiệm rút ra, tài liệu ghi chép dự án, tài liệu thông tin lưu trữ kết thúc dự án, thông tin kết lựa chọn dự án tình hình thực dự án, thông tin quản lý rủi ro dự án công ty)  Cơ sở liệu quản lý cơng ty tình hình phế phẩm sản phẩm khơng đạt u cầu, thơng tin kiểm sốt biện pháp khắc phục thực kết mang lại  Cơ sở liệu công ty hệ thống quản lý bao gồm quy định mục tiêu tiêu chuẩn thức cơng ty, sách, quy trình tài liệu dự án  Cơ sở liệu tài bao gồm tổng số nhân cơng, chi phí, ngân sách, bội chi ngân sách Câu hỏi thảo luận Hãy nêu định nghĩa dự án Hãy nêu đặc điểm dự án để phân biệt dự án khác với hoạt động diễn thường xuyên công ty? Chu kỳ sống dự án gì? Hãy nêu giai đoạn chu kỳ sống dự án? Hãy trình bày vai trò nhà quản trị dự án? Hãy cho biết ý kiến anh/chị tiêu chuẩn nhà quản trị dự án giỏi? Hãy nêu nguồn tài ngun cơng ty huy động cho việc thực hoạt động dự án? Anh/chị trình bày ví dụ minh hoạ việc huy động nguồn tài nguyên công ty mà anh/chị công tác cho yêu cầu dự án tiến hành mà anh/chị biết Hãy trình bày nội dung kiểm sốt tiến độ Nêu ý nghĩa tiêu chênh lệch tiến độ SV hệ số thực tiến độ SPI Anh chị phân tích kết thực tiến độ dự án công ty anh chị để xác định nội dung làm tốt vấn đề làm chưa tốt? Nguyên nhân vấn đề làm chưa tốt quản lý tiến độ gì? 88 CHƢƠNG 7: QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Mục tiêu Sau kết thúc chương, học viên có khả năng:  Hiểu việc phân loại chi phí dự án  Hiểu việc ước tính chi phí thực hoạt động dự án sở cho việc lập kế hoạch kiểm sốt chi phí thực dự án  Hiểu nguyên tắc áp dụng ước tính chi phí thực cơng việc  Nhận biết phương pháp ước tính chi phí thực công việc dự án  Hiểu vận dụng số kỹ thuật theo dõi kiểm sốt chi phí thực dự án 7.1.Quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự án q trình ước tính, lập kế hoạch kiểm sốt chi phí để đảm bảo dự án hoàn thành phạm vi ngân sách cho phép Quản lý chi phí dự án bao gồm nội dung sau:  Ước tính chi phí – q trình dự báo ước tính nguồn lực tài để thực hoạt động dự án  Lập kế hoạch ngân sách dự án – trình tổng hợp chi phí ước tính thực hoạt động dự án để xây dựng kế hoạch ngân sách dự án  Kiểm sốt chi phí – q trình theo dõi tình hình thực dự án mặt chi phí để cập nhật kế hoạch ngân sách dự án quản lý ấny đổi kế hoạch ngân sách dự án Chi phí dự án chi phí nguồn lực sử dụng để thực hoạt động dự án Chi phí dự án bao gồm: - Các chi phí dự án trực tiếp thực hoạt động dự án: chi phí nhân cơng, ngun liệu, nhiên liệu, máy móc; Các chi phí dự án gián tiếp: Chi phí lương tiền thuê - điện nước 89 - máy móc thiết bị đặc chủng (ví dụ máy móc thiết bị đo lường kiểm tra chất lượng) Các chi phí quản lý điều hành chung công ty phân bổ cho dự án Các chi phí dự án trực tiếp Đây chi phí phân bổ trực tiếp cho hoạt động (gói cơng việc) Các chi phí trực tiếp nằm kiểm sốt nhà quản lý dự án, nhóm dự án cá nhân thực công việc cụ thể Các chi phí khoản tiền chi trả thực tế trình thực dự án tách khỏi chi phí gián tiếp Chi phí tổng hợp lên từ gói cơng việc thường bao gồm chi phí trực tiếp Các chi phí dự án gián tiếp Các chi phí dự án gián tiếp chi phí liên quan đến việc sử dụng nguồn lực công ty cho thực dự án Các chi phí dự án gián tiếp thường gắn với đầu dự án lương nhà quản lý dự án, tiền thuê văn phòng cho dự án Các chi phí thường ước tính theo tỷ lệ phần trăm định chi phí dự án trực tiếp, ví dụ 20 % chi phí nhân cơng trực tiếp , 50% chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí điều hành quản lý chung công ty phân bổ cho dự án Đây chi phí cơng ty không liên quan trực tiếp đến dự án cụ thể Ví dụ chi phí cơng ty trải cho nhiều sản phẩm dự án chi phí marketing quảng cáo, chi phí kế tốn hệ thống thơng tin, chi phí tiền lương đội ngũ lãnh đạo cơng ty Các khoản chi phí phân bổ cho dự án tuỳ theo loại hình dự án khác cơng ty Ví dụ, dự án thực theo hợp đồng với khách hàng cơng ty phân bổ chi phí quản lý chung cơng ty cộng thêm phần lợi nhuận dự kiến tính theo tỷ lệ phần trăm định chi phí dự án trực tiếp để hình thành nên mức giá tính cho khách hàng Quản lý chi phí dự án thường quan tâm chủ yếu đến quản lý chi phí dự án trực tiếp chi phí gắn liền với việc thực hoạt động dự án Các chi phí dự án trực tiếp phụ thuộc chặt chẽ vào chất lượng thực hoạt động thuộc phạm vi kiểm sốt nhóm dự án 7.2.Ƣớc tính chi phí Ước tính chi phí dự báo ước tính nguồn lực tài để thực hoạt động dự án Ước tính chi phí thường biểu diễn đơn vị đo tiền tệ (ví dụ đồng), nhiên số trường hợp cụ thể dùng đơn vị đo khác, ví dụ ngày cơng Ước tính chi phí phải điều chỉnh liên tục xuốt trình thực dự án để phản ảnh kịp thời thông tin chi tiết sẵn có dự án Mức độ xác ước tính nâng lên dự án trải qua giai đoạn chu kỳ sống ước tính chi phí trình lặp lại giai đoạn thực Ví dụ dự án 90 giai đoạn xác định độ xác ước tính thường giao động khoảng ± 50% Tuy nhiên giai đoạn sau có thiết kế chi tiết độ xác ước tính tăng lên giao động khoảng ± 10% Nhiều công ty đưa dẫn cụ thể để điều chỉnh ước tính chi phí độ xác dự kiến ước tính chi phí Các nguyên tắc ước tính chi phí Các nguyên tắc chung ước tính nguồn lực thời gian thực hoạt động dự án trình bày phần 6.3 chương trước áp dụng cho ước tính chi phí để thực hoạt động dự án Các nguyên tắc ước tính chi phí:  Người ước tính am hiểu sâu hoạt động  Sử dụng nhiều người tham gia ước tính  Ước tính điều kiện bình thường  Các ước tính độc lập với  Các ước tính chi phí thực hoạt động cần cân nhắc đến tính rủi ro việc thực hoạt động Các phƣơng pháp ƣớc tính chi phí Ước tính dựa đánh giá chuyên gia Một phương pháp ước tính cho tin cậy ước tính chun gia có kinh nghiệm việc thực hoạt động dự án tương tự trước Các ước tính chi phí chuyên gia sau tổng hợp lại thành ước tính chung chi phí cho thực hoạt động Phương pháp tương tự dựa tiêu chuẩn Dựa tính tương tự với dự án trước khía cạnh thời hạn hồn thành, kinh phí, quy mơ, mức độ phức tạp, để làm sở cho việc ước tính chi phí thực hoạt động với điều chỉnh phù hợp cho dự án Phương pháp tương tự áp dụng cho toàn dự án, hạng mục dự án, cho hoạt động cụ thể Phương pháp tham số Phương pháp tham số dựa mối quan hệ thống kê khứ đại lượng để ước tính chi phí thực hoạt động Ví dụ dựa số liệu khứ chi phí để thực đơn vị khối lượng cơng việc ước tính tổng chi phí thực cơng việc cách nhân đơn giá chi phí để thực đơn vị khối lượng công việc với tổng khối lượng công việc thực Ví dụ giá thành xây thơ mét vuông sàn xây dựng triệu đồng, để xây thơ 500 mét vng sàn xây dựng tổng chi phí tỷ 500 triệu đồng (= triệu X 500 = 1,500 triệu đồng) Phương pháp ước tính ba điểm Ước tính chi phí thực cơng việc xác tính đến mức độ rủi ro việc thực cơng việc dải khơng chắn chi phí cơng việc Khái niệm ước tính ba điểm kỹ thuật áp dụng bắt nguồn từ PERT sử dụng ba ước tính để xác định gần 91 cho chi phí thực hoạt động  Chi phí có khả sảy (Cm) Là chi phí thực cơng việc điều kiện bình thường phân bổ nguồn lực, suất lao động, mong đợi mức độ sẵn sàng cho hoạt động điều kiện thực khác  Chi phí thực điều kiện tốt (Co) chi phí thực cơng việc điều kiện thuận lợi  Chi phí thực điều kiện khó khăn (Cp) chi phí thực tình thuận lợi Chi phí trung bình thực cơng việc tính cách lấy trung bình có trọng số ba ước tính theo công thức sau: C = (Co + 4Cm + Cp)/6 Phân tích dự phịng Ước tính chi phí thực cơng việc bao gồm chi phí dự phịng áp dụng cho mức độ rủi ro q trình thực cơng việc Chi phí dự phịng xác định theo tỷ lệ phần trăm định chi phí thực cơng việc theo phương pháp định lượng thống kê Chi phí dự phịng xác định cho dự án (dự phòng quản lý) cho cơng việc (dự phịng ngân sách) phải ghi chép rõ ràng tài liệu quản lý chi phí dự án Việc ước tính chi phí thực dự án tiến hành từ xuống (top – down) từ lên (bottom – up) Ước tính từ xuống ước tính tổng chi phí thực tồn dự án chun gia có kinh nghiệm dự án tương tự và/hoặc nhà quản lý cấp cao tiến hành đưa ước tính Ước tính từ xuống thường áp dụng trường hợp, ví dụ như: dự án chiến lược quan trọng (các dự án nghiên cứu – phát triển), dự án có mức độ khơng chắn cao, dự án nhỏ nội bộ, dự án có phạm vi thường xun thay đổi (ví dụ dự án phát triển hệ thống thông tin) Ước tính từ lên xuất phát từ yếu tố chi tiết dự án từ gói công việc WBS hoạt động sơ đồ mạng dự án phát triển từ phương pháp đường găng để ước tính chi phí thực hoạt động tổng hợp nên thành ước tính tổng chi phí thực dự án Ước tính từ lên thường áp dụng trường hợp yêu cầu quản lý phải ước tính chi tiết, dự án ký kết hợp đồng cần phải ước tính chi tiết, khách hàng yêu cầu phải giải trình chi tiết chi phí thực dự án Một phương pháp ước tính áp dụng phổ biến thực tế kết hợp đồng thời ước tính từ xuống ước tính từ lên: đưa ước tính sơ từ xuống, phát triển chi tiết WBS tiến hành ước tính từ lên, phát triển tiến độ ngân sách thực hiện, kết hợp với ước tính từ xuống điều chỉnh khác biệt thống để lấy làm ước tính thức cuối 92 7.3.Lập kế hoạch ngân sách dự án Quá trình lập kế hoạch ngân sách dự án trình ước tính nguồn lực mà dự án yêu cầu, số lượng nguồn lực yêu cầu bao nhiêu, yêu cầu nguồn lực, chi phí đo tiền nguồn lực Chương trình bày ước tính nguồn lực để thực hoạt động dự án Phần 7.2 trình bày số vấn đề ước tính chi phí nguồn lực để thực hoạt động dự án Xác định ngân sách dự án q trình tổng hợp chi phí ước tính hoạt động gói cơng việc để xây dựng tổng dự tốn chi phí Bản tổng dự tốn chi phí bao gồm tất khoản chi phí chấp thuận khơng bao gồm khoản dự phòng quản lý Ngân sách dự án sở để tạo nên quỹ cách hợp lệ để thực hoạt động dự án Một ngân sách dự án xác định khoản tiền chi bao nhiêu, chi cho việc thực hoạt động chi khoản tiền cấp quản lý phê duyệt trở thành kế hoạch ngân sách dự án Kết thực dự án chi phí so sánh với kế hoạch ngân sách để đánh giá kết thực mặt chi phí Để lập kế hoạch ngân sách dự án cần phải sử dụng thông tin đầu vào (1) thơng tin ước tính chi phí để thực hoạt động dự án, (2) để đưa ước tính chi phí (ví dụ, việc có bao gồm khơng bao gồm khoản chi phí gián tiếp đưa vào ước tính), (3) kế hoạch phạm vi dự án phát triển ra, (4) tiến độ dự án kế hoạch công việc bao gồm thời điểm bắt đầu thịi điểm kết thúc hoạt động, gói công việc, hạng mục công việc (milesstones), (5) kế hoạch sủ dụng nguồn lực, (6) hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ cung cấp cho dự án, (7) sách, quy định, hướng dẫn lập kế hoạch chi phí, kỹ thuật lập kế hoạch tài chính, phương pháp báo cáo kế hoạch tài cơng ty Các ước tính chi phí để thực hoạt động dự án tổng hợp lại cho tất hoạt động gói cơng việc dự án theo cấu trúc WBS theo tiến độ dự án kế hoạch để có kế hoạch ngân sách dự án Ngân sách dự án bao gồm khoản dự phịng tài dự phịng quản lý Dự trữ tài dự phòng cho việc thực hoạt động dựa kết phân tích mức độ rủi ro gắn với việc thực hoạt động bao gồm ước tính chi phí thực hoạt động đưa vào kế hoạch ngân sách dự án (project cost baseline) Dự trữ quản lý khoản dự phòng cho thay đổi phạm vi chi phí khơng lập kế hoạch trước Nhà quản lý dự án cần phải đệ trình đề nghị lên cấp quản lý phê chuẩn trước sử dụng khoản dự phòng quản lý Dự phòng quản lý không bao gồm kế hoạch ngân sách dự án (project cost baseline) bao gồm tổng ngân sách dự án Dự phòng quản lý khơng bao gồm 93 tính tốn tiêu giá trị tạo (EV) Kế hoạch ngân sách dự án sử dụng để đo lường, theo dõi kiểm soát kết thực dự án mặt chi phí Bản kế hoạch ngân sách dự án trình bày dạng bảng, mức độ tổng hợp chi tiết cho hoạt động khoảng thời gian ngắn thực (ví dụ tuần) trình bày dạng biểu đồ hình chữ - S để tiện theo dõi kết thực chi phí minh hoạ biểu đồ 7.1 giá trị công việc kế hoạch) Bảng 7.1 Thời gian chi phí thực hoạt động dự án Hoạt động A B C D E F G Thời gian (tuần) 7 Chi phí (ngàn đô la) 1.5 3.0 3.3 4.2 5.7 6.1 7.2 31.0 Bảng 7.2 Kế hoạch ngân sách dự án (các hoạt động dự án đƣợc thực sớm) Hoạt động Tuần 10 11 12 13 14 15 16 A B 300 300 300 300 300 1000 1000 1000 C 412.5 412.5 412.5 412.5 412.5 412.5 412.5 412.4 D 600 600 600 600 600 600 600 E F 814.3 814.3 814.3 814.3 814.3 814.3 814.3 1525 1525 1525 94 G Chi phí Chi phí hàn cộng g tuần dồn 2,114 2,114 2,114 4,229 2,114 6,343 1,114 7,457 1,114 8,571 1,827 10,398 1,827 12,225 1,013 13,238 1,013 14,250 1,013 15,263 1,013 16,275 1,013 17,288 412 17,700 1,525 19,225 1,525 20,750 1,525 22,275 17 18 19 20 21 22 1525 1,500 3,000 3,300 4,200 5,700 6,100 1440 1440 1440 1440 1440 7,200 1,525 1,440 1,440 1,440 1,440 1,440 31,000 23,800 25,240 26,680 28,120 29,560 31,000 7.4.Kiểm sốt chi phí Kiểm sốt chi phí trình theo dõi tình hình thực dự án để cập nhật ngân sách dự án quản lý thay đổi kế hoạch ngân sách dự án Cập nhật ngân sách dự án liên quan đến việc ghi chép chi phí thực tế chi thời điểm Muốn tăng ngân sách thực dự án phải chấp thuận chủ thể dự án thơng qua q trình Quản lý thay đổi cách chuẩn tắc (trình bày mục 3.6) Theo dõi khoản chi quỹ mà khơng gắn với khối lượng cơng việc hồn thành tương ứng với khoản chi tiêu mang ý nghĩa Nội dung kiểm soát chi phí liên quan đến phân tích mối quan hệ việc sử dụng quỹ khối lượng công việc hoàn thành Vấn đề cốt lõi kiểm sốt chi phí quản lý kế hoạch ngân sách thông qua quản lý thay đổi kế hoạch ngân sách Nội dung kiểm soát chi phí dự án bao gồm:  Tác động đến nhân tố gây thay đổi kế hoạch ngân sách chấp thuận  Đảm bảo đề nghị thay đổi xem xét cách kịp thời  Quản lý thay đổi chúng sảy  Đảm bảo chi tiêu không vượt ngân sách cho phép giai đoạn cho dự án  Theo dõi kết thực chi phí để nhằm tách biệt hiểu sâu chênh lệch thực tế so với kế hoạch thống  Theo dõi khối lượng cơng việc hồn với chi phí chi  Hạn chế thay đổi chưa chấp thuận báo cáo tài báo cáo sử dụng nguồn lực  Thông báo cho chủ thể dự án thay đổi chấp thuận chi phí tương ứng  Tiến hành biện pháp để đưa mức bội chi giới hạn ngân sách cho phép Phân tích kết thực dự án chi phí Sử dụng tiêu giá trị tạo (EV – Earned Value) để tính tốn chênh lệch chi 95 phí (Cost variance) số hiệu thực chi phí (cost performance index) nhằm đánh giá kết thực dự án chi phí Trạng thái thời dự án xác định cho giai đoạn thực gần nhất, cho tất giai đoạn thực thời điểm đánh giá, ước tính dự án kết thúc Phân tích chi phí dựa hai thước đo sau:  Giá trị tạo (EV) – giá trị kế hoạch công việc thực tế hoàn thành (tên cũ BCWP) Đây giá trị kế hoạch khối lượng cơng việc thực tế hồn thành tính đến thời điểm báo cáo  Chi phí thực tế (AC – Actual Costs) – chi phí thực tế cơng việc hồn thành (ACWP) Chi phí thực tế khối lượng cơng việc thực tế hồn thành tính đến thời điểm báo cáo So sánh giá trị tạo (EV) với chi phí thực tế (AC) cho biết mức độ chênh lệch chi phí thực (CV = EV - AC) Chênh lệch dương cho biết chi phí thực tế so với kế hoạch, chênh lệch âm cho thấy chi phí thực tế chi nhiều so với kế hoạch Chênh lệch chi phí cho biết đánh giá chung tình hình thực tất hoạt động thực tế từ bắt đầu thời điểm thời Biểu đồ 7.1 cho thấy dự án vừa bị chậm tiến độ so với kế hoạch (SV mang giá trị âm) bội chi so với ngân sách (CV mang giá trị âm) Chỉ số hiệu thực chi phí (CPI – Cost Performance Index) Các nhà quản lý thực tiễn muốn so sánh chi phí thực tế với chi phí kế hoạch họ sử dụng thước đo tương đối gọi số thực chi phí: CPI = EV/AC Chỉ số thực chi phí biểu diễn dạng phần trăm cho biết so với chi phí kế hoạch chi phí thực tế hay nhiều phần trăm Ý nghĩa số thực chi phí: Chỉ số >1.00 = 1.00