Đang tải... (xem toàn văn)
Mét hÖ thèng vănb¶n thÓ hiÖn môc tiªu, s¶n phÈmcña dù ¸n, c¸c nhiÖm vôsÏ thùc hiÖn trong tõng giai ®o¹n cña kú kÕ ho¹ch, phƣ¬ng ¸n sö dông c¸c nguån lùc®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn ®ƣîc c¸c môc tiªu, ®¸p øng ®Çy ®ñ nhữngrμng buéc cña dù ¸nB¶n ®å ®ưêng ®i cña dù ¸n
Chuyên đề LẬP KÊ HOẠCH DỰ ÁN I KÕ hoạch l gi? Một hệ thống vnbản thể mục tiêu, sản phẩmcủa dự án, nhiệm vụsẽ thực giai đoạn kỳ kế hoạch, phơng án sử dụng nguồn lựcđể đảm bảo thực đợc mục tiêu, đáp ứng đầy đủ nhngrng buộc dự ánBản đồ đờng dự án Tại phải lập kế hoạch dự án Vỡ thể ý đồ, mục tiêu v nội dung dự án; Kế hoạch rõ nhngcông việc, hoạt động cần tiến hnh L cn để huy động nguồn lực để thực mục tiêu dự án L cø quan träng cho viƯc tỉ chøc thùc hiƯn, đạo v điều hnh thực dự án L cn để thiết lập hỡnhthức kiểm tra, giám sát v đánh giá việc thực dự án Hậu việc lập kế hoạch - Tổ chøc xén, c«ng viƯc trïng chÐo (kh«ng râ chøc trách, nhiệm vụ, thời gian cho công việc, ); - Thiếu cncứ để kiểm tra, giám sát; - Khó đạo điều hnh - Không huy động đợc nguån lùc cho dù ¸n, nhÊt lμ nguån lùc tμi chính; - Không đảm bảo rng buộc tiến độ, ngân sách v chất luợng kỹ thuật; - Khó (hoặc không thể) tổ chức phối hợp với đơn vị có liên quan Không thực đợc mục tiêu, đạt mức thấp Khi no lập kế hoạch dự án KH ton dự án: Lập sau dự án bắt đầu khởi động; KH nm: LËp KH năm thø nhÊt cïng víi kÕ häach toμn bé dù ¸n LËp KH cđa c¸c năm sau lËp trưíc 15 -30 ngμy bƣíc sang năm sau KH q: LËp KH q cđa năm cïng víi KH dù ¸n vμ KH năm thø nhÊt LËp KH quý sau trớc 15 -30 ngy bơc sang quý sau Phng pháp chung lập kếhoạch Nghiên cứu nhu cầu Nghiên cứu khả nng đáp ứng nhu cầu ánh giá môi trờng Cân đối nhu cầu với khả nng đáp ứng Quyết định kế hoạch Các bớclập kế hoạch dự án -Bớc 1: Xác định mục tiêu chung cđa dù ¸n; -Bíc 2: Cơ thĨ ho¸ mơc tiêu chung dự án thnh mục tiêu trung hạn -Bớc 3: Cụ thể hoá mục tiêu trung hạn thnh mục tiêu tác nghiệp (đầu cụ thể) -Bớc 4: Xác định hoạt động cần thiết để đạt đợc đầu cụ thể -Bớc 5: Xác định nhu cầu nguồn lực v việc kết hợp/huy động đầu vo để thực họat động -Bớc 6: Lên lịch trinh thực họat động v phân công trách nhiệm thực v giám sát; Cn để lập kế hoạch dự án -Văn kiƯn dù ¸n -ChÝnh s¸ch, lt ph¸p cđa níc cộng ho XHCN Việt nam -Nhng quy định phủ nớc ti trợ -Môi trờng (vn hoá Việt nam ) -Khả nngvề nguồn lực -Các định mức kinh tế-kỹ thuật có liên quan tới dự án -Các dự báo/ dự đoán -v.v Nội dung cần thể - Thời gian tiến hnh - ịa điểm tiến hnh - Các hoạt động từ khâu chuẩn bị, đến tổ chức thực hiện, kết thúc v phân công thực (Kế hoạch công tác) - Kế hoạch chi tiêu 10 Kế hoạch công tác -Kế hoạch công tác dự án (theo định nghĩa UNDP) nhng hoạt động no cần phải đợc thực ai, vo thời gian no để tạo kết v ton kết cần thiết dự án để đạt đợc mục tiêu dự án 122 Lập dự toán chi tiêu chodựán -Dự toán chi tiêu (ngân sách dự kiến) thể giá trị (bằng tiền) yếu tố đầu vo cần thiết để thực hoạt động dự án kỳ kế hoạch Dự toán chi tiêu cần lập gồm: -Dự toán chi tiêu cho ton dự án; -Dự toán chi tiêu cho đơn vị công tác; -Dự toán chi tiêu cho nm dự án; -Dự toán chi tiêu cho quý dự án CC CễNG C SỬ DỤNG TRONG LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN KỸ THUẬT PHÂN CHIA DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ (WORK BEAKDOWN STRUCTURE) Thùc chÊt: Lμ công cụ dùng để chia nhỏ nội dung công tác dự án thnh đơn vị công tác nhỏ để phân công cho đơn vÞ tham gia thùc hiƯn Ngun tắc phân chia dự án thành cơng việc nhỏ - ViƯc ph©n chia phải phản ánh rõ cách thức dự án đợc thực nh no ảm bảo tính độc lập tơng đối đơn vị công tác nhỏ đợc chia - Hỡnh thnh cấp độ khác tơng xứng với - Cấp độ phân chia phải hợp lý (không tỉ mẩn/ không khái qu¸t) C¸cbíc tiÕn hμnh phân CHIA Dù¸N THμNH C¸C CôNG VIệC NHỏ Bớc 1: Chia dự án thnh đơn vị công tác cấp 1: Chẳng hạn chia việc tổ chức khoá học QLDA thnh: 1.1 Chuẩn bị bi giảng; 1.2 Chuẩn bị học viên; Chuẩn bị t/c, vật chất; 1.4 Tổ chức khoá học; Bc 2: Chia công việc cấp thnh đơn vị công tác cấp 2, Bc 3: Chia công việc cấp thnh đơn vị công tác cấp 3, chẳng hạn: Chia việc giảng thnh công việc nhá: Bước 4: TiÕp tơc cho ®Õn cã ®ược tập hợp công việc thích hợp cho ton dự án (hoặc công việc) Tácdụng kỹ thuật phân chia Dự áN THNH CáC CôNG VIệC nhỏ -Cho ta thấy cách khái quát công việc phải thực để hon thnh dự án v mối quan hệ gia cấp, đơn vị, công việc -L cn cho việc lập kế hoạch khác cách sát thực hơn; -L sở cho việc phân công trách nhiệm, kiểm soát v đánh giá trỡnhthực hiện; -Tạo điều kiện cho việc tổ chức công tác quản lý dự án cách khoa học; -Uơc tính nhanh chi phÝ dù ¸n vμ chi phÝ bé phËn 22 BIỂU ĐỒ GANTT Thùc chÊt: BiĨu ®å GANTT lμ bảng (sơ đồ) thể công việc mét dù ¸n sÏ theo thêi gian Cã thĨ kÕt hợp trỡnhby thời gian bắt đầu, kết thúc cho công việc, ngời tham gia, nguồn lực đợc sử dụng, biểu đồ Gantt Các BC cxây dựng biểu đồ gantt -B1: Liệt kê công việc (các hoạt động) dự án (cncứ vo WBS) -B2: Dự kiến độ di thời gian, thời điểm bắt đầu, thời gian kết thúc dự án v hoạt động -B3: Dự kiến nguồn lực cho việc thực hoạt động (nhân lực, vốn) -B4: Thể biểu đồ Gantt ng dụng Biểu đồ gantt -Dễ xây dựng v dễ hiểu (không cần đo tạo nhiều) -Cho biết thời gian bắt đầu, kết thúc, độ di công việc, v ngời chịu trách nhiệm công việc -Giúp ngời quản lý dự ¸n cã c¸i nhìntỉng thĨ vỊ dù ¸n -Cho ngƣêi quản lý dự án dễ dng biết đợc nội dung công tác giai đoạn (thời kỳ) thực -Cho phép ngời quản lý lập kế hoạch giám sát v điều hnh 25 BI tập lớp Vận dụng công cụ WBS v biểu đồ GANTT, xây dựng kế hoạch công tác cho hoạt động sau đây: -ề số 1: Tổ chức đấu thầu gói thầu mua sắm thiết bị đồng trị giá tỷ đồng Hạn ngy 28/10/2012 phải ký xong hợp đồng đấu thầu nớc rộng rÃi -ề số 2: Tổ chức đấu thầu gói thầu tuyển chọn tvấn đo tạo 100 điều phối viên dự án cho dự án UNDP Việt Nam Hạn ngy 15/10/2012 phải ký xong hợp đồng ®Êu thÇu nƣíc réng r·i lËp DỰ Tốnn „LËp theo khoản mục chi phí Đo tạo; Mua sắm trang thiết bị; Xây dựng nh; Chi phí khác; Lập theo đầu công việc ton dự án: Lập theo thời gian tháng, quý, năm; Kt hợp hai phương pháp lập dự toán: Lập dự toán từ xuống (top-down budgetting) lập dự toán từ lên (bottom-up budgetting) LẬP DỰ TOÁN TỪ TRÊN XUỐNG (TOP-DOWN BUDGETTING) Khái niệm: Là phương pháp lập dự toán dựa ý kiến cán quản lý cấp (hoặc chủ đầu tư) lượng vốn đầu tư cấu vốn đầu tư Các bước tiến hành: –B1: Quản lý cấp cao (hoặc chủ đầutƣ) tính tốn đưa mức vốn đầu tư cho dự án cấu vốn đầu tư(cố định) dựa kinh nghiệm, nhận định họ việc thực mục tiêu tổ chức; –B2: Các cán chuyên môn chức dự án (tổ chức) cụ thể hoá dự toán nội dung chi tiết cấu phần toàn dự án đảmbảo không vượt tổng vốn đầu tư dự án dòng ngân sách thuộc kết cấu đầu tư –B3: Các cán hợp phần dự án (cấp dưới) chi tiết hoá khoản mục chi tiêu dự án thành khoản mục chi tiêu nhỏ hơn, phải đảm bảo không vượtquá tổng mức (cố định) dòng ngân sách dành cho khoản mục LẬP DỰ TOÁN TỪ TRÊN XUỐNG (TOP-DOWN BUDGETTING) – LẬP DỰ TOÁN TỪ DƯỚI LÊN (BOTTOM UP BUDGETTING) Khái niệm Đây phương pháp dự kiến ngân sách dự án đầu tư thực theo phương thức: bắt đầu dự kiến chi phí đầu tư từ cấp quản lý thấp lên cấp cao cuối tổng hợp toàn ngân sách dự án Các bước tiến hành: –Bước1: Quản lý cấp cao (chủ đầu tư) đưa mục tiêu dự án để định hướng hoạt động lập dự toán –Bước2: Mỗi cán quản lý dự án yêu cầu xác định đề xuất ngân sách cho phần công việc dự án nhằm thực có hiệu mục tiêu đề –Bước3: dựa vào đề xuất chi tiêu trên, cán chuyên môn cán chức xem xét, chuẩn bị dự toán cho hợp phần dự án –Bước4: Cán quản lý dự án cao tổng hợp lại toàn dự kiến ngân sách hợp phần dự án cấp thấp trình lên, hợp chuyển thành dự toán ngân sách dự án ... tiêu dự án 122 Lập dự toán chi tiêu chod? ?án -Dự toán chi tiêu (ngân sách dự kiến) thể giá trị (bằng tiền) yếu tố đầu vo cần thiết để thực hoạt động dự án kỳ kế hoạch Dự toán chi tiêu cần lập. .. -Dự toán chi tiêu cho ton dự án; -Dự toán chi tiêu cho đơn vị công tác; -Dự toán chi tiêu cho nm dự án; -Dự toán chi tiêu cho q cđa dù ¸n CÁC CƠNG CỤ SỬ DỤNG TRONG LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ DỰ... phần cơng việc dự án nhằm thực có hiệu mục tiêu đề –Bước3: dựa vào đề xuất chi tiêu trên, cán chuyên môn cán chức xem xét, chuẩn bị dự toán cho hợp phần dự án –Bước4: Cán quản lý dự án cao tổng