Khóa luận xây dựng bộ chỉ số KPI đánh giá thực hiện công việc nhân viên hành chính – nhân sự công ty TNHH thiết bị phòng tắm và nhà bếp thiên an – bắc ninh

Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC VIẾT TẮT iv DANH MỤC SƠ ĐỒ .v DANH MỤC HÌNH v DANH MỤC BẢNG .v PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ .1 ́ uê Lý chọn đề tài .1 ́H Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu tổng quát 2.2 Mục tiêu cụ thể .2 tê 2.1 in h Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu 3.2 Phạm vi nghiên cứu ̣c K 3.1 Câu hỏi nghiên cứu ho Phương pháp nghiên cứu ại Kết cấu luận văn Đ PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 1.1.1 Những vấn đề lý luận đánh giá thực công việc ươ ̀n 1.1 g Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN .5 Khái niệm tiêu chuẩn đánh giá thực công việc Khái niệm .5 1.1.1.2 Tiêu chuẩn đánh giá thực công việc .7 Tr 1.1.1.1 1.1.2 1.2 KPI Phương pháp đánh giá thực công việc nhân viên Giới thiệu số KPI đánh giá thực công việc quy trình xây dựng 16 1.2.1 Khái niệm đặc điểm KPI .16 1.2.2 Phân biệt KPI số số đo lường hiệu suất 18 1.2.3 Yêu cầu số KPI 19 SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL i Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân 1.2.4 Các yếu tố cần thiết để ứng dụng số KPI 20 1.2.5 Quy trình xây dựng KPI doanh nghiệp 21 1.3 Một số vấn đề thực tiễn việc áp dụng KPI doanh nghiệp Việt Nam 27 Chương : XÂY DỰNG KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN 30 ́ Tổng quan công ty : .30 uê 2.1 Khái quát chung công ty 30 2.1.2 Định hướng mục tiêu công ty 31 2.1.3 Cơ cấu tổ chức đặc điểm sản xuất kinh doanh 32 2.1.4 Tình hình lao động cơng ty qua năm 2015 – 2017 46 2.1.5 Tình hình tài sản nguồn vốn công ty 47 2.1.6 Tình hình kết kinh doanh qua năm 2013-2015 .51 ̣c K in h tê ́H 2.1.1 2.2 Thực trạng công tác đánh giá thực công việc cần thiết việc xây dựng KPI Cơng ty TNHH Thiết bị phịng tắm nhà bếp Thiên An .53 Thực trạng đánh giá thực công việc Công ty 53 2.2.2 Sự cần thiết phải xây dựng áp dụng số KPI Công ty 61 ại ho 2.2.1 Đ 2.3 Xây dựng số KPI nhân viên Hành – Nhân Cơng ty TNHH Thiết bị phịng tắm nhà bếp Thiên An 63 Giới thiệu chung phịng Hành – Nhân 63 2.3.2 Xây dựng số KPI cho nhân viên hành nhân 64 ươ ̀n g 2.3.1 Xây dựng mô tả công việc 64 2.3.2.2 Xây dựng KPI 67 Tr 2.3.2.1 2.3.2.3 Xây dựng KPI mục tiêu 69 2.3.2.4 Xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân 70 2.3.2.5 Xác định cách tính KPI phù hợp cho nhân viên Hành – Nhân .71 Chương 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM ÁP DỤNG THÀNH CÔNG KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỊNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN 76 3.1 Quyết tâm lãnh đạo 76 3.1 Nhận thức nhân viên 76 SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL ii Khóa luận tốt nghiệp 3.2 GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân Sử dụng kết đánh giá KPIs cách có hiệu 77 PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 78 Kết luận 78 Kiến nghị .79 ́ Tr ươ ̀n g Đ ại ho ̣c K in h tê ́H uê DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL iii Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân DANH MỤC VIẾT TẮT TNHH: Công ty trách nhiệm hữu hạn CBCNV: Cán công nhân viên ĐT: Đào tạo STT: Số thứ tự TS: Trọng số BSC : Baland Scorecard - Thẻ điểm cân tê KRI: Key Result Indicator – Chỉ số kết cốt yếu ́H uê KPI : Key Performance Indicator – Chỉ số đánh giá hiệu suất ́ TH : Thực 10 PI :Performance Indicator –Chỉ số hiệu suất in h 11 KPQ : Key Performance Indicator – Câu hỏi hiệu suất yếu 12 KRA: Key Result Area – Chức nhiệm vụ phận ̣c K 13 MBP: Management By process – Quản trị theo quy trình 14 MBO: Management By Object – Quản trị theo mục tiêu ho 15 SMART:Specific – Measurable – Achievable – Realistic – Timebound Đ 17 PE : Sợi Polyester ại 16 EU : Khối liên minh Châu Âu 18 PECO: Sợi pha 65% Polyester + 35% cotton ươ ̀n g 19 TGĐ : Tổng giám đốc 20 CCDV: Cung cấp dịch vụ 21 BH :Bán hàng Tr 22 HĐKD: Hoạt động kinh doanh 23 TNDN: Thu nhập doanh nghiệp 24 BCTC: Báo cáo tài 25 BHYT: Bảo hiểm y tế 26 BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL iv Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1 : Sơ đồ tiến trình đánh giá thực cơng việc nhân viên (websrv1.ctu.edu.vn ) Sơ đồ 2: Sơ đồ đánh giá thực công việc mục tiêu 13 Sơ đồ : Sơ đồ tổ chức quản lý công ty TNHH Thiết bị phòng tắm nhà bếp Thiên An ( Nguồn công ty Thiên An ) 33 ́ uê Sơ đồ 2: Sơ đồ cầu tổ chức phịng Hành – Nhân 64 ́H DANH MỤC HÌNH tê Hình 1: Ba loại số đo lường hiệu suất (www.ihcm.vn ) 19 h DANH MỤC BẢNG in Bảng 1: Bảng đánh giá kết công việc theo phương pháp bảng điểm 11 ̣c K Bảng : Tình hình lao động cơng ty TNHH Thiên An qua năm 2015 - 2017 46 Bảng 2: Tình hình tài sản Cơng ty TNHH Thiên An qua năm 2015 – 2017 ( ĐVT : ho Triệu đồng ) 48 Bảng 3: Tình hình nguồn vốn Cơng ty TNHH Thiên An qua năm 2015 – 2017 ( ại ĐVT : Triệu đồng ) 49 Đ Bảng : Kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Thiên An qua năm 2015 g – 2017 (ĐVT : Triệu đồng ) 52 ươ ̀n Bảng 5: Bản đánh giá nhân viên công ty TNHH Thiết bị phòng tắm nhà bếp Thiên An ( Nguồn phịng Hành - Nhân ) 54 Tr Bảng 1: KPI vị trí nhân viên Hành – Nhân .68 Bảng 2: Mục tiêu, chiến lược công ty theo viễn cảnh .69 Bảng 3 : KPI mục tiêu vị trí nhân viên Hành – Nhân .70 Bảng : KPI tổng hợp cho vị trí nhân viên Hành – Nhân 71 Bảng : Phân chia KPI theo trọng số 72 Bảng : Bản đánh giá công việc cá nhân 73 Bảng : Tiêu chí xếp loại nhân viên sau đánh giá 75 SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL v Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn đề tài Trong tổ chức, nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng, ảnh hưởng đến thành cơng hay thất bại tổ chức Một nguồn nhân lực có chất lượng, làm việc hiệu sức mạnh tổ chức Bởi vậy, nhà quản lý điều hành cần đặt mối quan tâm hàng đầu người chiến lược hoạt động phát triển tổ chức Đặc biệt thời kì hội nhập kinh tế quốc tế, Việt Nam gia nhập tổ ́ uê chức thương mại giới (WTO) mở cho nhiều hội thách ́H thức mặt kinh tế Buộc doanh nghiệp nước phải có bước tiến tê nhanh, đẩy mạnh hoạt động phát triển kinh tế Một doanh nghiệp phát triển có chiến lược kinh doanh quản lý hiệu in h Trong đó, cơng tác quản lý nguồn nhân lực, đặc biệt đánh giá thực công việc nhân viên chức quan trọng quản lý doanh nghiệp Nó có ý ̣c K nghĩa vơ quan trọng người lao động người sử dụng lao động, cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên mức độ thực công việc họ so với tiêu ho đặt so với nhân viên khác Từ họ chủ động điều chỉnh, sửa chữa sai ại lầm trình làm việc để đạt hiệu cao Đồng thời, người sử dụng lao Đ động có sở để xác định mức lương thưởng, đào tạo đưa sách phù hợp cho nhân viên làm tăng động lực hiệu làm việc cho nhân viên ươ ̀n g Việc thiết lập tiêu, đánh giá thực công việc khen thưởng vấn đề “gai góc” tổ chức đặc biệt doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống tốt không giúp cho tổ chức đạt mục tiêu mà cịn giúp tối ưu hóa Tr lực tổ chức đặc biệt thu hút, trì phát triển nguồn nhân lực Thực tế cho thấy khơng doanh nghiệp lúng túng cơng tác hoạch định tiêu, tổ chức đo lường hiệu cơng việc Khơng cơng ty đánh giá nhân viên đơn qua doanh số/lợi nhuận theo cảm tính, số khác mơ mơ hình quản trị công ty đa quốc gia cho mơ hình quốc tế Tuy nhiên, thực tế không đạt ý muốn Ra đời vào năm 80 kỷ XX, KPI phương pháp đánh giá thực công việc hữu hiệu bắt đầu rầm rộ Việt Nam vào năm gần Nhiều công ty bắt đầu ứng dụng tiêu KPI SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân đánh giá thực cơng việc nhân viên Vì vậy, tơi định thực đề tài “Xây dựng số KPI đánh giá thực công việc nhân viên Hành – Nhân Cơng ty TNHH Thiết bị phòng tắm nhà bếp Thiên An – Bắc Ninh” làm đề tài tốt nghiệp nhằm ứng dụng tiêu KPI nâng cao hiệu đánh giá thực công việc nhân viên Công ty Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu tổng quát ́ uê Trên sở hệ thống hóa vấn đề lý luận thực tiễn đánh giá thực ́H công việc, xây dựng số KPI đánh giá công việc Công ty TNHH Thiết bị tê phòng tắm nhà bếp Thiên An, đồng thời đề xuất giải pháp nhằm áp dụng thành công công cụ việc đánh giá thực công việc Công ty in - h 2.2 Mục tiêu cụ thể Khái quát hóa vấn đề lý luận thực tiễn số KPI đánh - ̣c K giá thực công việc doanh nghiệp Xây dựng số KPI dùng để đánh giá thực công việc nhân ho viên Hành – Nhân cơng ty TNHH Thiết bị phòng tắm nhà bếp Đề xuất số giải pháp áp dụng tiêu KPI Công ty Đ - ại Thiên An Đối tượng phạm vi nghiên cứu ươ ̀n g 3.1 Đối tượng nghiên cứu Những vấn đề liên quan đến đánh giá thực công việc nhân viên 3.2 Phạm vi nghiên cứu Tr Hiện nay, đánh giá thực công việc nhân viên vấn đề đáng tâm Cơng ty TNHH Thiết bị phịng tắm Thiên An, cấp lãnh đạo nhân viên Công ty tiến hành nghiên cứu nhằm xây dựng phương pháp hay công cụ để đánh giá nhân viên xác với thực lực nhân viên Vì khoảng thời gian thực tập Phịng Hành - Nhân Cơng ty, tơi tìm hiểu, nghiên cứu xây dựng số KPI đánh giá thực công việc nhân viên Hành – Nhân khoảng thời gian năm tới Bộ số áp dụng vào trình đánh giá theo tháng cho nhân viên Hành – SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân Nhân Công ty, số liên tục thay đổi, bổ sung theo thay đổi mục tiêu, chiến lược Cơng ty hay theo thay đổi tính chất cơng việc vị trí xây dựng - Câu hỏi nghiên cứu Đánh giá thực công việc nhân viên gì? Đánh giá phương pháp tiêu chuẩn nào? - Ưu nhược điểm KPI áp dụng vào doanh nghiệp? - Quy trình xây dựng số KPI nào? - Những lưu ý xây dựng áp dụng KPI để đạt hiệu cao đánh giá tê ́H ́ KPI gì? Tại cần áp dụng số đánh giá KPI vào doanh nghiệp? uê - công việc nhân viên Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm nhà bếp Thiên in - Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập liệu thứ cấp: sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp ̣c K h An thông tin sách báo, tài liệu từ nhiều nguồn khác liên quan đến việc ho đánh giá nhân viên xây dựng triển khai hệ thống KPI; văn bản, biểu Phương pháp thu thập liệu sơ cấp: Tự thu thập số liệu có liên quan Đ - ại mẫu có liên quan doanh nghiệp cách tham gia trực tiếp trình làm việc; Phỏng vấn trực tiếp người có ươ ̀n g liên quan lãnh đạo Cơng ty để có hiểu biết sâu rộng việc xây dựng số phù hợp với môi trường điều kiện Công ty - Phương pháp xử lý liệu: tổng hợp liệu; thu gọn, chọn lọc thông tin hữu ích Tr có liên quan đến đề tài nghiên cứu; phân tích thể thơng tin qua việc phát triển hệ thống liệu, cô đọng tổ chức sơ đồ phân tích thơng tin Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận kiến nghị nội dung khóa luận thiết kế gồm chương sau: Chương 1: Giới thiệu chung số KPI đánh giá thực công việc nhân viên SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân Chương 2: Xây dựng KPI đánh giá thực cơng việc nhân viên Hành – Nhân Cơng ty TNHH Thiết bị phịng tắm nhà bếp Thiên An Chương 3: Một số đề xuất nhằm áp dụng thành công KPI đánh giá thực công ́ Tr ươ ̀n g Đ ại ho ̣c K in h tê ́H uê việc Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm nhà bếp Thiên An SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN 1.1 Những vấn đề lý luận đánh giá thực công việc 1.1.1 Khái niệm tiêu chuẩn đánh giá thực công việc 1.1.1.1 Khái niệm Đánh giá thực công việc nhân viên biện pháp sử dụng ́ uê rộng rãi từ năm 1980 vấn đề cạnh tranh thị trường trở nên gay gắt, buộc ́H doanh nghiệp phải trọng khuyến khích nhân viên thực tốt mục tiêu yêu cầu công việc tê Đánh giá hồn thành cơng tác hay cịn gọi đánh giá thành tích cơng tác h hệ thống thức duyệt xét đánh giá hồn thành cơng tác cá in nhân theo định kỳ, (Nguyễn Hữu Thân, Quản trị nhân lực, 2006) ̣c K Đánh giá thực công việc hiểu “Sự đánh giá có hệ thống thức tình hình thực cơng việc người lao động quan hệ so sánh với tiêu ho chuẩn xây dựng thảo luận đánh giá với người lao động”, (Nguyễn Vân Điềm & Nguyễn Ngọc Quân, Quản trị nhân lực, 2004) ại Đánh giá nhân viên hay gọi đánh giá thực cơng việc nhân viên Đ “Quy trình chuẩn hóa để thu thập thơng tin từ cấp bậc quản lý hành g động ứng xử chun mơn nghiệp vụ tồn nhân sự”, (Hồng Đình ươ ̀n Hương & Bùi Thị Thu, Quản trị nguồn nhân lực, 2010) Đánh giá thực cơng việc “Sự đánh giá có hệ thống thức tình Tr hình thực cơng việc người lao động quan hệ so sánh với tiêu chuẩn xây dựng thảo luận đánh giá với người lao động theo chu kỳ định”, (Pgs.Ts Nguyễn Tài Phúc & Th.s Bùi Văn Chiêm, Quản trị nhân lực, 2013) Đánh giá thực cơng việc nhân viên cịn hiểu trình xem xét nhằm đánh giá cách có hệ thống thực cơng việc lực nhân viên, bao gồm kết công việc, phương pháp làm việc, phẩm chất kỹ thực công việc SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân  Đặt mua báo, tạp chí chuyên ngành theo phê duyệt Giám đốc cho đơn vị/phòng ban.ƒ  Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng lập đề xuất thay thế, sửa chữa, lý, mua sắm kịp thời ƒ  Theo dõi, báo cáo tình trạng sử dụng điện, nước, điện thoại Đề xuất biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí ́ Tham gia thực cơng tác tuyển dụng, đào tạo, lao động tiền lương công tác BHXH, BHYT theo phân cơng Trưởng phịng tuyển, vấn trình Trưởng phịng ƒ tê  Quản lý hồ sơ nhân cập nhật thông tin kịp thời ́H  Thực thủ tục đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách dự kiến kế hoạch thi h  Thực thủ tục Hợp đồng lao động, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm in thất nghiệp theo quy định Cơng ty Nhà nước ƒ phịng trường hợp vi phạm ƒ ̣c K  Theo dõi chấp hành nội quy, quy chế Công ty Phòng ban báo cáo Trưởng ho  Đơn đốc phịng ban áp dụng thực quy định đánh giá hồn thành cơng Giao dịch quan nhà nước thực công việc hành văn phịng ƒ Đ ại việc xếp loại lao động thời hạn yêu cầu Giám đốc  Làm việc với quan BHXH, BHYT quan lao động thực thủ tục giải ươ ̀n g chế độ cho người lao động theo yêu cầu Trưởng phòng ƒ  Tham gia công tác chuẩn bị phục vụ hội nghị, hội thảo, tham quan nghỉ mát theo định kỳ Công ty Chuẩn bị hậu cần, phục vụ tiếp khách Ban giám đốc ƒ Tr  Thực hiện, theo dõi đôn đốc vệ sinh nơi làm việc hàng tuần đơn vị Phối hợp thực công việc khác theo yêu cầu Trưởng phòng ƒ  Tham gia hướng dẫn, phổ biến cho nhân viên quy định, nội quy, quy chế Công ty  Thực nhiệm vụ khác theo chức yêu cầu Trưởng phòng 2.3.2.2 Xây dựng KPI SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 67 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân Sau xây dựng xong bảng mô tả công việc có cách nhìn tổng quan cơng việc nhân viên Hành – Nhân phải hồn thành Kế tiếp phải đặt câu hỏi “ Để việc hoạt động kinh doanh công ty hoạt động ổn định phịng Hành – Nhân phải làm ? Trách nhiệm nhân viên Phòng phải ? ” Từ dựa vào bảng mơ tả cơng việc để xây dựng lên số đánh giá ( KPIs ) cho nhân viên Hành – Nhân Qua đó, kiếm sốt mức độ hồn thành, hiệu cơng việc có phương pháp cải ́ thiện cơng việc ngày Từ gia tăng hiệu làm việc cá nhân, khuyến ́H khích sáng tạo nâng cao hiệu suất làm việc tê Bảng 1: KPI vị trí nhân viên Hành – Nhân Cơng việc thực - Soạn thảo văn bản, tài liệu - Nhận chuyển công văn, tài liệu nội - Phân loại, xếp, lưu trữ tài liệu nội bộ, công văn - Quản lý sử dụng dấu - Trực trả lời điện thoại - Theo dõi, tổng hợp sử dụng văn phòng phẩm thực mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm cho phòng ban - Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng lập đề xuất thay thế, sửa chữa, lý, mua sắm kịp thời - Thực thủ tục đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách dự kiến kế hoạch thi tuyển, vấn - Theo dõi chấp hành nội quy, quy chế Cơng ty phịng ban - Đơn đốc phòng ban áp dụng thực quy định đánh giá hồn thành cơng việc xếp loại lao động thời hạn KPI ̣c K - Tỷ lệ hồn thành cơng việc so với bảng MTCV ại ho Công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân in h Nhiệm vụ Tr ươ ̀n g Đ Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, cấp phát văn phòng phẩm theo kế hoạch Tham gia thực công tác tuyển dụng, đào tạo, lao động tiền lương công tác BHXH, BHYT, BHTN, SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL - Số lượng phòng ban cung cấp kịp thời văn phòng phẩm - Tỷ lệ trang thiết bị sửa chữa, thay - Số lượng ứng viên ứng tuyển vào công ty - Mức độ vi phạm nội quy, quy chế công ty - Số lượng phịng ban hồn thành đánh giá cơng việc 68 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân Thực công việc hành - Thực hiện, theo dõi đôn - Tỷ lệ nhân viên đánh giá văn phịng đốc vệ sinh nơi làm việc tốt vệ sinh nơi làm việc hàng tuần đơn vị 2.3.2.3 Xây dựng KPI mục tiêu Để xây dựng KPI mục tiêu cần phân bổ mục tiêu cơng ty cho phận, sau phận phân chia mục tiêu nhỏ cho nhân viên ́ uê phận Để cá nhân cơng ty nắm rõ mục tiêu tầm quan trọng thân công ty ́H Bảng 2: Mục tiêu, chiến lược công ty theo viễn cảnh Tăng lợi nhuận công ty Tăng doanh thu, giảm chi phí Tạo niềm tin chất lượng, thỏa mãn mong đợi khách hàng, quản lý quan hệ khách hàng Quản lý sản xuất có hiệu quả, hồn thiện phát triển hệ thống nội Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, phát triển lực nhân viên Quy trình nội ho Học hỏi, phát triển ̣c K in h tê Viễn cảnh Tài Khách hàng Để đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty ổn định phát Về công tác nhân sự: Đ - ại triển phịng Hành – Nhân phải hoàn thành tốt mục tiêu, nhiệm vụ : g  Tham mưu tổ chức phát triển máy, mạng lưới Công ty phù hợp với ươ ̀n phát triển Công ty giai đoạn  Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực Tr  Tham mưu công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân tồn Cơng ty theo luật pháp quy chế Công ty  Tham mưu quy chế, sách lĩnh vực tổ chức nhân sự, thiết lập chế quản trị nhân khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD  Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực tồn Cơng ty đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 69 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân  Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT, BHTN theo sách, chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm CBCNV tồn Cơng ty - Về cơng tác hành chính:  Soạn thảo văn bản, tài liệu hành lưu hành nội Cơng ty gửi quan, đơn vị bên uê Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty ́H  Thực công tác văn thư, lưu trữ ́  Thực công việc lễ tân khách tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức  Quản lý xe ô tô theo quy chế Công ty tê  Quản lý phương tiện thông tin liên lạc tồn Cơng ty in h  Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phịng Cơng ty theo ̣c K định mức quy định  Quan hệ với quan địa phương đơn vị liên quan - ho vấn đề liên quan đến Cơng ty mặt hành Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường ại  Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an Về công tác quản lý tài sản ươ ̀n - g ty Đ toàn sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh mơi trường tồn Cơng  Quản lý tài sản phục vụ làm việc Văn phịng Cơng ty (tính tốn nhu Tr cầu, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế) Bảng 3 : KPI mục tiêu vị trí nhân viên Hành – Nhân Mục tiêu KPI Tuyển dụng Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu Quy trình làm việc Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Ý tưởng biện pháp tiết kiệm, giảm chi Tiết kiệm, giảm chi phí phí cho trang thiết bị 2.3.2.4 Xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 70 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân Từ bảng KPI mục tiêu bảng KPI bản, tác giả bắt đầu triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho vị trí chức danh: nhân viên Hành – Nhân Bảng : KPI tổng hợp cho vị trí nhân viên Hành – Nhân Thước đo Tháng % Số lượng phòng ban cung cấp kịp thời văn phòng phẩm Tháng Số phòng ban Tỷ lệ trang thiết bị sửa chữa, thay Tháng Số lượng ứng viên ứng tuyển vào công ty Tháng Mức độ vi phạm nội quy, quy chế cơng ty Số lượng phịng ban hồn thành đánh giá công việc Tỷ lệ nhân viên đánh giá tốt vệ sinh nơi làm việc Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Ý tưởng biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí cho trang thiết bị Tháng tê h in ̣c K Số CV Số vi phạm Tháng Số phòng ban Tháng % Tháng % Tháng Số ý tưởng Tháng Số ý tưởng ho ại % ươ ̀n g Đ ́H ́ Tần suất KPI Tỷ lệ hồn thành cơng việc so với bảng MTCV 2.3.2.5 Xác định cách tính KPI phù hợp cho nhân viên Hành – Nhân Tr Ở bước này, tác giả tiến hành đánh giá mức độ ảnh hưởng KPI đến mục tiêu, kế hoạch Cơng ty, từ đánh giá trọng số cho KPI Trọng số tỉ lệ thuận với mức độ ảnh hưởng KPI đến mục tiêu, kế hoạch công ty, độ lớn trọng số tùy theo mức độ ảnh hưởng Tuy nhiên, bảng đánh giá nhân viên cần có đánh giá theo KPI theo lực đóng góp, 70% KPI cịn 30% cịn lại theo lực đóng góp Trong đó, ba yếu tố lực đóng góp kiến thức, kĩ thái độ yếu tố chiếm 10% Căn vào kiến thức, kĩ SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 71 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân thái độ làm việc nhân viên mà người quản lý trực tiếp đánh giá theo trọng số quy định Cách tính KPI coi tuân theo nguyên tắc quan trọng sau :  Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số : Các công việc phân chia thành nhóm sau : - Nhóm A : tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung ́ Nhóm B : tốn thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu uê - ́H chung tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng đến mục tiêu - tê chung Nhóm C : tốn thời gian để thực hiện, ảnh hưởng đến mục tiêu chung mức độ quan trọng/đóng góp chúng in h Như vậy, trọng số nhóm cơng việc tính đơn vị %, dựa Nhóm KPI Tr ươ ̀n g Đ ại ho KPI Tỷ lệ hồn thành cơng việc so với bảng MTCV Số lượng phòng ban cung cấp kịp thời văn phòng phẩm Tỷ lệ trang thiết bị sửa chữa, thay Số lượng ứng viên ứng tuyển vào công ty Mức độ vi phạm nội quy, quy chế công ty Số lượng phịng ban hồn thành đánh giá cơng việc Tỷ lệ nhân viên đánh giá tốt vệ sinh nơi làm việc Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu ̣c K Bảng : Phân chia KPI theo trọng số Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Ý tưởng biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí cho trang thiết bị Trọng số KPI A 10% C 4% B 7% A 10% B 7% C 4% C 4% A 10% B 7% B 7%  Nguyên tắc tính điểm KPI theo hiệu suất giai đoạn SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 72 Khóa luận tốt nghiệp - GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần với cơng thức : Hiệu suất KPI thành phần = (Kết thực tế/Mục tiêu) * Trọng số - Cách tính KPI theo hiệu suất tổng với công thức : Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + - Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian : điểm KPI quý tính dựa điểm KPI tháng quý ́ uê Tổng hợp từ bước nghiên cứu trên, ta đánh giá nhân viên ́H Hành – Nhân hồn chỉnh sau: tê Bảng : Bản đánh giá cơng việc cá nhân in h ĐÁNH GIÁ CƠNG VIỆC CÁ NHÂN Họ & tên: …………………………… Đơn vị/ phận:……………………………… Chức danh công việc:………………………Thời gian:……………………………… ̣c K Chỉ số đo lường KPI Hiện Mục tiêu ho Thực (%) Thực 7=(6) / (5) Hiệu suất 8= (7) * (2) ại 70% Tỷ lệ hồn thành cơng việc so với bảng MTCV Số lượng phòng ban cung cấp kịp thời văn phòng phẩm Tỷ lệ trang thiết bị sửa chữa, thay Số lượng ứng viên ứng tuyển vào công ty Mức độ vi phạm nội quy, quy chế công ty 10% 4% Tr 2 g I ĐÁNH GIÁ THEO KPI KPI ươ ̀n A Nội dung Tần suất Đ STT Trọng số 7% 10% 7% SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 73 Khóa luận tốt nghiệp 10% 10% 10% 100% ́ uê Sau đánh giá nhân viên xong, vị trưởng phòng lãnh đạo cần tổng ại hợp xếp loại kết đánh giá để làm sở trả lương thưởng, nâng cấp bậc cho nhân g Đ viên mình: ươ ̀n 30% Tr B 7% ho 10 7% ́H 10% tê 4% h II 4% in Số lượng phịng ban hồn thành đánh giá công việc Tỷ lệ nhân viên đánh giá tốt vệ sinh nơi làm việc KPI mục tiêu Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Ý tưởng biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí cho trang thiết bị NĂNG LỰC ĐÓNG GÓP Kiến thức Kỹ Hành vi TỔNG ̣c K GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 74 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân Bảng : Tiêu chí xếp loại nhân viên sau đánh giá Xếp loại Xuất sắc ( A ) Tốt ( B ) - ́ - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt 75% - 80% uê Hoàn thành ( C ) Các tiêu đánh giá Thể rõ ràng quán hoàn thành công việc cách xuất sắc tất lĩnh vực chịu trách nhiệm Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) hồn thành 90% - 100% Có tinh thần trách nhiệm, chủ động công việc phối hợp tốt với cá nhân, đơn vị có liên quan phạm vi chức năng, nhiệm vụ giao Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt 80% - 89% ́H - Tính trách nhiệm chưa cao chưa chủ động thực công việc theo chức nhiệm vụ giao - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt từ 70% - 75% - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt 70% Tr ươ ̀n g Đ ại ho ̣c K in h Khơng hồn thành ( E ) tê Cần cố gắng ( D ) SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 75 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân Chương 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM ÁP DỤNG THÀNH CÔNG KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỊNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN Đây công ty muốn đưa KPI vào đánh giá thực cơng việc nhân viên Chính lần đầu nên cơng ty gặp nhiều trở ngại, khó khăn công tác xây dựng áp dụng Về kiến thức kinh nghiệm cơng ty cịn hạn chế Vì thế, để áp dụng thành cơng KPI vào đánh giá hiệu công việc nhân viên Hành ́ – Nhân Cơng ty TNHH Thiết bị phòng tắm nhà bếp Thiên An cần lưu ý Quyết tâm lãnh đạo tê 3.1 ́H số điểm sau : Để triển khai thành công KPIs yếu tố cần phải có tâm in h người lãnh đạo công ty Nếu lãnh đạo không tâm, không đầu tư thời gian, tiền bạc, nhân lực, vào việc xây dựng triển khai thực KPIs công ty 3.1 ̣c K Như KPIs mang tính hình thức cho có, hiệu khơng đạt Nhận thức nhân viên ho Hiện nhân viên Hành – Nhân áp dụng ại phương pháp bảng điểm để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc Và khơng Đ nhân viên Hành – Nhân mà tất phận, phịng ban sử dụng Vì nhân viên quen với phương pháp đánh giá nên muốn thay đổi ươ ̀n g phương pháp áp dụng KPI vào đánh giá công việc cơng ty cần phải đào tạo nhân viên triển khai KPIs Truyền thơng đến nhân viên Hành – Nhân nói riêng tồn thể nhân viên cơng ty nói chung nhận thấy cần thiết phải Tr triển khai hệ thống KPI, để nhân viên có động lực triển khai cách cho nhân viên thấy việc thực lương 3P, thực lương khoán chế độ đãi ngộ xung quanh việc đánh giá lực nhân viên SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 76 Khóa luận tốt nghiệp 3.2 GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân Sử dụng kết đánh giá KPIs cách có hiệu Đừng để KPI dừng ngang mức độ kiểm soát đánh giá hồn thành cơng việc nhân viên Những giá trị mà KPI đem lại đa dạng, phong phú đặc biệt việc gia tăng thúc đẩy hiệu suất làm việc nhân viên Do công ty cần phải tạo mối liên kết hệ thống KPI với hệ thống sách nhân khác công ty : - Gắn kết đánh giá KPI với hệ thống lương thưởng, đãi ngộ thăng ́ uê tiến: điều đồng nghĩa với việc gắn nỗ lực cải thiện gia tăng ́H hiệu suất làm việc nhân viên với phần thưởng xứng đáng tất tê nhiên hai yếu tố cộng hưởng với có bước tiến vượt trội khả phát triển hoạt động kinh doanh công ty h Sử dụng kết đánh giá KPI cho việc định hướng hoạt động phát triển in - nhân viên : kết đánh giá KPI tranh phản ánh rõ nét ̣c K mảng sáng tối hiệu suất cơng việc nhân viên phận tổ chức Khi thực trạng làm sáng tỏ vấn ho đề cơng ty cần phải làm tìm hướng khắc phục tồn thúc ại đẩy mạnh sẵn có Do đó, ứng dụng kết đánh giá KPI Đ nguyên liệu đầu vào quan trọng cho sách phát triển nguồn Tr ươ ̀n g nhân lực công ty cách bền vững SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 77 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Việc ứng dụng hệ thống công cụ quản trị đề cao tính minh bạch, rõ ràng, xuyên suốt có định hướng doanh nghiệp Việt Nam thực tế trình dễ dàng cịn tồn văn hóa làm việc theo lối quan liêu, gia trưởng phận đội ngũ quản lý cao cấp Tuy nhiên để vượt qua khủng hoảng phát triển cách bền vững doanh nghiệp cần ́ uê phải tìm cho hướng cách phù hợp để thiện tạo giá ́H trị cốt lõi tổ chức KPI xứng đáng phương thức quản trị để áp dụng tê đường phát triển tìm đến thành cơng Doanh nghiệp Việt Nam Bởi nay, KPI xem công cụ quản trị chiến lược hiệu nhiều tập in h đồn đa quốc gia Nó áp dụng phổ biến giới đem lại hiệu lớn Tuy nhiên Doanh nghiệp Việt Nam việc áp dụng KPI thực ̣c K năm gần chưa thực đem lại hiệu Do để nâng cao hiệu quản trị nguồn nhân lực, doanh nghiệp, tổ chức cần xây dựng chuẩn KPI ho phù hợp với điều kiện, triển khai quán giám sát thường xuyên để đem lại hiệu ại tích cực Đ Thông qua việc nghiên cứu xây dựng số hiệu suất KPI đánh giá thực công việc nhân viên Hành – Nhân Cơng ty TNHH Thiết bị phòng ươ ̀n g tắm nhà bếp Thiên An, báo cáo có đóng góp mặt lý luận việc đánh giá nhân viên KPI xây dựng số KPIs nhân viên cho Công ty Đồng thời, khóa luận đưa số lưu ý nhằm áp dụng thành Tr công KPI doanh nghiệp Tuy nhiên, hạn chế thời gian nghiên cứu, báo cáo xây dựng KPI vị trí chức danh, kiến thức kinh nghiệm thân hạn hẹp nên trình xây dựng việc đặt trọng số cho KPIs cịn gặp nhiều khó khăn, cần nhiều cân nhắc đóng góp ý kiến để số hoàn thiện Việc thực áp dụng số KPI vào trình đánh giá làm nhiều thời gian chi phí doanh nghiệp, nhiên lợi ích mà mang lại cho doanh nghiệp lại thúc đẩy doanh nghiệp phải tiếp tục nghiên cứu tiếp SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 78 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân theo kết hợp với phần mềm quy trình báo cáo hỗ trợ việc triển khai KPI để ngày hoàn thiện số KPIs cho tồn thể Cơng ty, phịng ban vị trí chức danh khác Kiến nghị Để số KPI đề xuất nêu thực mang lại hiệu thân tơi có số kiến nghị lên ban lãnh đạo Công ty sau: Thứ nhất, Công ty cần thực kế hoạch đào tạo kỹ kiến thức chuyên ́ uê môn cán đánh giá hiệu công việc, việc xây dựng áp dụng KPI vào ́H đánh giá Truyền thông cách hiệu quả, sâu rộng đến cấp nhân viên KPI tê Điều giúp nhân viên có tranh tổng quan có hướng với ban giám đốc, có tâm ban giám đốc đồng thuận anh chị quản lý in h cấp cao Thứ hai, cần hiểu khái niệm KPI, tránh định hướng sai từ ban ̣c K đầu ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên Tìm hiểu ghi nhớ ví dụ thực tiễn tốt việc đánh giá hiệu suất nhân viên Dành thời gian đọc viết chia sẻ ho chuyên gia nhân nhà phân tích hàng đầu KPI Xem xét lại kết ại trình đánh giá hiệu suất KPI trước từ rút học kinh nghiệm để áp dụng tạo Đ kết tốt Thứ ba, xác định rõ nguồn lực cơng ty để có kế hoạch triển khai ươ ̀n g phù hợp Tránh trường hợp đặt nhiều yêu cầu cho dự án KPI không đủ nguồn lực để triển khai Đồng thời xác lập KPI phải dựa mục tiêu chiến lược công ty, tạo liên kết vững từ mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức Đặt Tr tiêu phải gần gũi, phù hợp, khả thi mang tính thử thách để tạo động lực cho nhân viên lại không xa vời với thực tế Thứ tư, nghiên cứu xây dựng kết hợp số KPI với thẻ điểm cân (Balanced Scorecard-BSC), Cơng ty có cơng cụ đánh giá thực công việc nhân viên thật hữu hiệu Ứng dụng BSC quản trị doanh nghiệp giúp nhà quản trị xác định dự án, hành động ưu tiên giúp thực hóa chiến lược Qua số đo hiệu bốn yếu tố (tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, phát triển học hỏi) báo cáo định kỳ, thường xuyên giúp cán lãnh đạo cảnh báo SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 79 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xn sớm có định xác, kịp thời Công cụ làm rõ mối liên kết mảng hoạt động tổ chức với chiến lược Qua nhân viên hiểu rõ vị trí vai trị chiến lược, để tăng cường động lực đóng góp cho doanh nghiệp thực thành công dự án Như vậy, để áp dụng KPI có hiệu quả, doanh nghiệp cần phải nghiêm túc việc xây dựng KPI xây dựng cách có đầu tư hướng Xây dựng số sâu sát với mục tiêu tổ chức, phù hợp với khả nhân viên Xây ́ uê dựng hệ thống KPI tốt hệ thống KPI thực tế với hồn cảnh doanh nghiệp mình, ́H khả thi, thu thập thơng tin xác với chi phí thời gian hợp lý Nếu muốn tê thiết lập KPIs cho phòng ban, nhân viên nhân phải tham vấn với trưởng phịng ban cấp cao (họ cần thơng tin để đưa định quản in h lý) ra, cần vào mục tiêu chức phịng ban đó…Sau triển khai KPI xuống nhân viên phải theo quy trình, cho nhân viên đăng ký mục ̣c K tiêu sau trình thực tiến hành đánh giá hiệu làm việc Ban lãnh đạo người thi hành cần hiểu rõ chất KPI, không làm cho việc Tr ươ ̀n g Đ ại ho đánh giá vô tác dụng SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 80 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương Thị Hương Xuân DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Thân, Quản trị nhân sự, nhà xuất Thống Kê Mai Vĩnh Sang, Phương pháp đánh giá lực hiệu làm việc nhân viên Quantri.vn, Phương pháp tiêu chuẩn đánh giá hiệu làm việc nhân viên Vũ Anh Tùng, Các phương pháp đánh giá hiệu làm việc nhân viên David Parmenter, Các số đo lường hiệu suất: Xây dựng ứng dụng số ́ uê hiệu suất cốt yếu có tính thuyết phục, người dịch: Nguyễn Thị Kim Thương, NXB ́H Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh tê Blog Quản trị Nhân sự, Quy trình hướng dẫn xây dựng Key Performance Indicator (KPI) – số đánh giá thực công việc, Những kinh nghiệm để triển in h khai thành công BSC KPI đánh giá hiệu suất làm việc cung ứng nhân Green Speed ̣c K Đỗ Hoàng Hải, Xây dựng hệ thống BSC – KPI cho cơng ty TNHH đóng gói Đỗ Hồng Yến, Ứng dụng KPI đánh giá hiệu công việc công ty TNHH ho thương mại Hà Việt ại Võ Trường Dự, Quy trình xây dựng đánh giá kết thực KPI công ty Đ cổ phần xi măng Hà Tiên 10 Các đăng KPI trang website inrternet như: Saga.vn, ươ ̀n g Eduviet.vn, Slideshare.net, Kpionline.vn, Proview.vn, Kpibsc.com, Luanvan.co, Tr 123doc.org, Tailieu.vn,… SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL 81 ... lý luận thực tiễn số KPI đánh - ̣c K giá thực công việc doanh nghiệp Xây dựng số KPI dùng để đánh giá thực công việc nhân ho viên Hành – Nhân cơng ty TNHH Thiết bị phòng tắm nhà bếp Đề xuất số. .. giá thực công việc cần thiết việc xây dựng KPI Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm nhà bếp Thiên An .53 Thực trạng đánh giá thực công việc Công ty 53 2.2.2 Sự cần thiết phải xây dựng áp dụng số. .. dụng KPI doanh nghiệp Việt Nam 27 Chương : XÂY DỰNG KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN 30 ́ Tổng quan