Thực trạng và biện pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Thái Bình

Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Thái Bình, bài viết đề xuất một số biện pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng công tác này góp phần nâng cao chất lượng hoạt động thư viện nhà trường.

GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV THỰC TRẠNG VÀ BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM THÁI BÌNH ThS Nguyễn Thị Nhuần Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Bình Tóm tắt: Hoạt động thơng tin thư viện trường cao đẳng, đại học giữ vai trị quan trọng việc góp phần thực thành công nhiệm vụ giáo dục, đào tạo nghiên cứu khoa học nhà trường Trong quy trình hoạt động thư viện, công tác xử lý nội dung tài liệu bao gồm số khâu nghiệp cụ trọng yếu phân loại, định từ khóa, tóm tắt tài liệu, giúp người dùng tin tìm kiếm tài liệu theo nội dung nhanh chóng hiệu Trên sở tìm hiểu thực trạng cơng tác xử lý nội dung tài liệu Thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Thái Bình, viết đề xuất số biện pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng công tác góp phần nâng cao chất lượng hoạt động thư viện nhà trường Từ khóa: Xử lý nội dung tài liệu; phân loại tài liệu; định từ khóa tài liệu; tóm tắt tài liệu; Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Bình Abstract: Library information activities in colleges and universities play an important role in the successful implementation of the university’s education, training and scientific research tasks In the operation process of the library, the document content processing includes a number of important professional stages such as document classification, keyword determination, summary to help users search for document content fast and effectively Based on the current situation of document content processing at the Library of Thai Binh College of Education and Training, the article gives a number of possible measures to improve the quality of this work further, contributing to improve quality of the library operations Keywords: Document content processing; Document classification; Document keyword determination; Document summary; Thai Binh College of Education and Training Mở đầu Xử lý nội dung tài liệu q trình phân tích thể nội dung tài liệu dạng khác ngôn ngữ tư liệu (ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề, từ khóa, tóm tắt…) giúp người dùng tin tìm thơng tin theo nội dung cách nhanh chóng xác Cơng tác xử lý nội dung tài liệu nhiệm vụ dây chuyền hoạt động thông tin tư liệu, bao gồm số khâu nghiệp vụ quan trọng quy trình hoạt động thư viện Chất lượng cơng tác ảnh hưởng trực tiếp tới trình quản lý liệu, tra cứu, khai thác thông tin phục vụ người dùng tin Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu Thư viện Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Bình thành lập năm 1959 thuộc Phịng 44 THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2021 Đào tạo trực tiếp quản lý Hiện nay, đội ngũ cán thư viện gồm cán có 02 cử nhân ngành TT-TV; 02 cử nhân Ngữ văn, 01 cử nhân ngành Tâm lý học 01 cán có trình độ Trung cấp Thư viện Thư viện có 74.251 sách, 34 tên báo, tạp chí chuyên ngành 775 đề tài nghiên cứu, 115 luận văn Thư viện được trang bị phần mềm quản trị ELIBLRC từ năm 2016, Thư viện thiết lập 42.500 biểu ghi sở liệu thư mục Trong hoạt động thư viện, công tác xử lý nội dung tài liệu coi nhiệm vụ quan trọng việc thực thành công nhiệm vụ giáo dục, đào tạo nghiên cứu khoa học nhà trường Công tác đạt thành tựu đáng kể bên cạnh cịn hạn chế cần khắc phục Công tác xử lý nội dung tài liệu tiến hành theo quy trình chung, thống GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV với công cụ xử lý đại Khung phân loại DDC 14 hay Bộ Từ khóa Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn Số lượng tài liệu thư viện xử lý tương đối lớn Phần lớn tài liệu xử lý đạt yêu cầu, phản ánh tương đối đầy đủ, xác khách quan nội dung tài liệu Đa phần ký hiệu phân loại phản ánh đối tượng, phương diện nghiên cứu tài liệu Phần lớn từ khóa bảo đảm u cầu súc tích, ngắn gọn, đơn nghĩa Hầu hết tóm tắt trình bày với cấu trúc chặt chẽ, logic, văn phong khoa học, dùng cấu trúc cú pháp đặc thù Tuy nhiên, công tác tồn số hạn chế cần khắc phục Thông qua 100 tài liệu chọn ngẫu nhiên thuộc lĩnh vực khác để đánh giá kết phân loại, định từ khóa định chủ đề đại diện cho vốn tài liệu Thư viện Kết công tác phân loại cụ thể 60 biểu ghi có kết phân loại xác, tức phản ánh đủ đối tượng, phương diện nghiên cứu trợ ký hiệu tài liệu, 28 biểu ghi cho kết phân loại thiếu trợ ký hiệu tài liệu (trợ ký hiệu hình thức, địa lí), 12 biểu ghi phân loại sai đối tượng phương diện nghiên cứu tài liệu Kết thể cụ thể bảng liệu đây: Bảng Kết khảo sát, đánh giá chất lượng ký hiệu phân loại Ký hiệu biểu ghi Thư viện STT Tên tài liệu Giáo trình y phục lễ tân 646.4 Văn 495.92282 Đại cương giáo dục trẻ khiếm thính 371.91 … … Chất lượng ký hiệu Ký hiệu thiếu trợ ký hiệu hình thức, địa lí Ký hiệu sai đối tượng, phương diện nghiên cứu Ký hiệu xác 646.40071 418.4 371.91 … 100 Tổng Để đánh giá kết định từ khóa tài liệu Thư viện cần thơng qua hai số độ xác độ đầy đủ từ khóa: - Độ xác biểu ghi xác định tỷ số số lượng từ khóa lựa chọn phản ánh đối tượng, phương diện phương pháp nghiên cứu với tổng số từ khóa lựa chọn biểu ghi - Độ đầy đủ biểu ghi xác định tỷ số số lượng đối tượng nghiên cứu mô tả tổng số đối tượng đề cập nội dung tài liệu Qua khảo sát cho thấy, số lượng từ khóa mơ tả xác nội dung tài liệu … … … 28 12 60 (Ncx) là: 243 từ, số lượng từ khóa kết (Ncm) 381 từ, số lượng đặc trưng lựa chọn (Nđt) 186 từ Tổng số đặc trưng tài liệu (Mđt) 293 từ Như hệ số xác là: Kcx =Ncx/Ncm x 100% = 243/381 x 100% = 64% Hệ số đầy đủ là: Kđđ = Nđt/Mđt x 100% = 186/293 x 100% = 63% Qua kết cho thấy, cịn 36% số lượng từ khóa xác định chưa xác mặt từ vựng chưa phản ánh nội dung tài liệu, 37% từ khóa phản ánh nội dung tài liệu chưa xác định lựa chọn định từ khóa Kết thể cụ thể bảng liệu THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2021 45 GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV Bảng Kết khảo sát, đánh giá chất lượng từ khóa Từ khóa biểu ghi STT Tên TL Giáo trình y phục lễ tân - Kinh tế gia Giáo trình phương đình pháp dạy học kinh - Phương pháp tế gia đình dạy học - Giáo trình - Trang phục - Y phục lễ tân - Giáo trình - Lễ tân Độ xác Độ đầy đủ Ncx/ Ncm Tỷ lệ % Nđt/ Mđt - May mặc - Trang phục - Lễ tân - Giáo trình 3/4 75 2/3 67 - Nội trợ - Kinh tế gia đình - Phương pháp giảng dạy - Giáo trình 2/4 50 1/3 33 Từ khóa hiệu chỉnh Tỷ lệ % … 100 … … … 243/ 381 Kết Cơng tác tóm tắt nội dung tài liệu đánh giá thơng qua mặt hình thức, nội dung tài liệu Vẫn tỷ lệ định tóm tắt chưa đạt yêu cầu nội dung hình thức Cụ thể, chưa sử dụng thống câu dẫn ngắn gọn như: “Trình bày”, “Phân tích”, “Giới thiệu”, “Đề cập tới”, “Cung cấp”… Vẫn cịn tài liệu tóm tắt … … … 64/ 100 186/ 293 … 63/ 100 diễn đạt chưa rõ ý, sơ sài, chưa khái quát hết chủ đề đề cập đến nội dung tài liệu Do vậy, tính đầy đủ nội dung so với tài liệu gốc chưa đảm bảo Về mặt hình thức, số tóm tắt cịn mắc lỗi diễn đạt, văn phong chưa khoa học, tượng lặp từ Đa phần tài liệu ngoại văn chưa làm tóm tắt Kết cụ thể sau: Bảng Kết đánh giá chất lượng tóm tắt Chất lượng Tiêu chí Đạt u cầu Tỷ lệ % Khơng đạt yêu cầu Tỷ lệ % Văn phong 80/100 80 20/100 20 Cấu trúc 70/100 70 30/100 30 Độ đầy đủ 80/100 80 20/100 20 Độ xác khách quan 90/100 90 10/100 10 Hình thức Nội dung Những kết xuất phát từ nguyên nhân trình phân tích nội dung tài liệu, cán thư viện bỏ qua số yếu tố quan trọng phụ đề, văn hay lĩnh vực nghiên cứu tác giả tài liệu mà xem xét nhan đề, mục lục lời nói 46 THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2021 đầu Điều dẫn đến việc xác định sai đối tượng nghiên cứu thiếu phương diện nghiên cứu tài liệu Một số cán phân loại chưa thực nắm bảng phân loại nguyên tắc ghép nối ký hiệu với trợ ký hiệu Khâu định từ GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV khóa Thư viện đảm bảo yêu cầu, nhiên, chất lượng từ khóa chưa cao Điều xuất phát từ hệ việc định từ khóa tự Phương thức muốn đạt chất lượng cao phụ thuộc nhiều vào kỹ cán làm từ khóa, đặc biệt kỹ xử lý từ vựng Tuy nhiên, với số lượng cán mỏng, cán có chun mơn thư viện ít, Thư viện thực cơng việc định từ khóa tài liệu chưa lâu nên chưa có nhiều kinh nghiệm cơng tác Đây nguyên nhân dẫn đến hạn chế khâu tóm tắt tài liệu Bên cạnh đó, trình độ ngoại ngữ cán thư viện cịn hạn chế, chủ yếu có trình độ A tiếng Anh có nhiều tài liệu viết ngoại ngữ khác khó khăn cho cơng tác tóm tắt Biện pháp nâng cao hiệu công tác xử lý nội dung tài liệu 2.1 Nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý thư viện Cán thư viện cần bố trí chun mơn, chun mơn hóa nghiệp vụ có điều kiện chuyên sâu thục kỹ năng, chuyên nghiệp công việc Cán thư viện cần tự nghiên cứu nâng cao trình độ chuyên môn, tin học, ngoại ngữ tạo điều kiện việc tập huấn chuẩn nghiệp vụ đại, đặc biệt công tác xử lý nội dung tài liệu Nhà trường cần quan tâm đến chế độ sách cán thư viện, có chế độ khen thưởng, kỷ luật phù hợp góp phần tạo động lực cho cán thư viện nỗ lực thực tốt nhiệm vụ Hiện tại, Thư viện nhà trường trực thuộc Phòng Đào tạo trực tiếp quản lý với vai trò tổ chuyên môn Thư viện nên tách thành trung tâm thơng tin, tư liệu có vị trí ngang với khoa phòng chức nhà trường Như vậy, Thư viện chủ động tổ chức hoạt động, dễ dàng đa dạng hóa chun mơn hóa hình thức hoạt động, cải thiện chất lượng cơng tác xử lý nội dung tài liệu dịch vụ tìm kiếm cung cấp thơng tin, giúp người dùng tin có thơng tin phong phú giá trị để đón đầu, chủ động thay đổi, đổi giáo dục 2.2 Nâng cao hiệu công tác chuyên môn * Phân loại tài liệu - Thường xuyên trao đổi chuyên môn nội dung như: cấu trúc Bảng phân loại mà Thư viện áp dụng cách sử dụng, cách thiết lập ký hiệu phân loại, nguyên tắc quy kết tài liệu vào lĩnh vực khoa học,… Ghi chép kết luận buổi hướng dẫn soạn thảo thành văn quy định nội - Trước tiến hành phân loại, đặc biệt tài liệu có nội dung chuyên sâu, khó xác định đối tượng nghiên cứu, cán xử lý nên tham khảo từ nhiều nguồn khác (các Thư viện lớn, đồng nghiệp chuyên gia) để lựa chọn ký hiệu phân loại xác - Ln có thói quen sử dụng đồng thời bảng bảng tra chủ đề để đối chiếu, so sánh trước lựa chọn ký hiệu phân loại rà sốt lại quy trình phân loại, tìm nguyên nhân dẫn đến kết phân loại sai khơng đầy đủ * Định từ khóa tài liệu - Có kế hoạch bồi dưỡng thường xuyên kiến thức liên quan đến cơng tác định từ khóa tài liệu - Rèn luyện kỹ sử dụng công cụ tra cứu từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, bách khoa toàn thư để trang bị kiến thức cần thiết việc định từ khóa Hạn chế sử dụng ngơn ngữ tự nhiên định từ khóa Chú trọng công đoạn xử lý từ vựng để sử dụng từ khóa ngắn gọn, súc tích, đơn nghĩa - Thường xun tra cứu theo từ khóa để THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2021 47 GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV kiểm tra độ xác đầy đủ từ khóa thơng qua điểm truy cập tài liệu để hiệu chỉnh từ khóa cho phù hợp - Thống cách viết từ có nguồn gốc từ nước ngồi: danh từ chung Việt hóa thơng dụng, danh từ chung loại quan, tổ chức danh từ chung, riêng chưa Việt hóa cách sử dụng “i” “y” tiếng Việt * Tóm tắt tài liệu - Diễn đạt phải ngắn gọn, rõ ràng, đủ ý, sử dụng cú pháp đơn giản thay cú pháp phức tạp, cần loại bỏ từ cụm từ trùng lặp, từ thừa có giá trị thơng tin - Cần có quy định cụ thể dạng tài liệu làm tóm tắt, cách thức biên soạn tóm tắt dạng tài liệu, có thống tả, hình thức trình bày, cách dùng từ, văn phong, cú pháp biên soạn tóm tắt - Thống cấu trúc biên soạn tóm tắt: lựa chọn loại tóm tắt nào, mức độ thơng tin đưa vào tóm tắt; thuật ngữ ưu tiên tóm tắt, dung lượng tóm tắt - Sử dụng cơng cụ tài liệu cần thiết để làm tóm tắt như: tiêu chuẩn, từ điển chuyên ngành, quy định nội bộ, cách viết tắt, quy tắc viết tả tiếng Việt 2.3 Xây dựng sổ tay nghiệp vụ xử lý nội dung tài liệu Thư viện cần thiết phải xây dựng sổ tay nghiệp vụ xử lý tài liệu giúp cho cán làm công tác sử dụng cơng cụ hỗ trợ cho hoạt động xử lý tài liệu Trong sổ tay nghiệp vụ tập hợp tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ xử lý nội dung tài liệu quy định, quy tắc số tài liệu tham khảo khác Ngoài ra, sổ tay bao gồm quy ước xử lý tài liệu thống Thư viện, ghi chép lại kinh nghiệm, trường hợp xử lý 48 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2021 tài liệu cụ thể, đặc biệt trình làm việc hàng ngày để gặp lại trường hợp tương tự không lúng túng xử lý 2.4 Xây dựng đội ngũ cộng tác viên Với lượng tài liệu ngoại văn, tài liệu có chun mơn sâu lớn khiến cho việc xử lý nội dung cán thư viện gặp nhiều khó khăn Làm để hiểu đúng, hiểu đủ, hiểu chi tiết nội dung quan trọng, chủ đề mà tài liệu đề cập đến, từ tiến hành xử lý, phân loại, tóm tắt, định từ khóa cách xác toán đặt cho Thư viện Hơn hết, nhà khoa học, nhà nghiên cứu, giảng viên lĩnh vực đặc biệt giảng viên ngoại ngữ chuyên gia, cộng tác viên mà Thư viện cần hướng đến Vì vậy, việc thiết lập đội ngũ cộng tác viên điều cần thiết việc nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu Để làm điều này, Thư viện cần: - Xây dựng kế hoạch thiết lập phát triển đội ngũ cộng tác viên rõ ràng, cụ thể, nên có sách phù hợp để đảm bảo quyền nghĩa vụ cộng tác viên tham gia - Thiết lập chế phối hợp Thư viện khoa, phòng nhà trường công tác xử lý nội dung tài liệu Liên hệ với cán bộ, giảng viên để mời họ tham gia vào đội ngũ cộng tác viên Thư viện sở đề nghị từ lãnh đạo đơn vị đạo từ phía Ban Giám hiệu nhà trường - Ngoài ra, Thư viện cần có phối hợp với chuyên gia lĩnh vực TT-TV để trao đổi, chia sẻ học hỏi kinh nghiệm Nếu làm vậy, Thư viện có đội ngũ cộng tác viên đơng đảo, chất lượng, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động nghiệp vụ đồng thời tạo mối quan hệ thân thiết Thư viện khoa, phòng nhà trường GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV 2.5 Tăng cường đầu tư sở vật chất cho hoạt động thư viện Thư viện cần được trang bị thêm các trang thiết bị hiện đại máy tính để phục vụ tra cứu thông tin, máy scan tài liệu, máy đọc mã vạch, máy chiếu, máy phô tô để phục vụ công tác tổ chức quản lý hoạt động thư viện,… và đặc biệt cần đầu tư kinh phí để nâng cấp phần mềm quản trị nhằm nâng cao chất lượng tự động hóa Thư viện Đây là điều kiện đầu tiên và quan trọng nhất đường đổi mới hoạt động nhằm nâng cao chất lượng hoạt động Thư viện nói chung cơng tác xử lý nội dung tài liệu nói riêng 2.6 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thư viện Cần xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Thư viện chi tiết cụ thể Bảng kế hoạch cần nêu lên nội dung nhiệm vụ, nguyên tắc, mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin Thư viện, xác định tầm nhìn cho việc sử dụng cơng nghệ thơng tin thư viện, mơ tả ngắn gọn hình ảnh Thư viện tương lai Đánh giá môi trường bên bên ngồi Thư viện thơng qua phân tích điểm mạnh, điểm yếu định hướng phát triển Phát triển đa dạng hoá sản phẩm dịch vụ thông tin dựa công nghệ thông tin Thư viện cần hoàn thiện sản phẩm dịch vụ thơng tin có trang thơng tin điện tử, sở liệu thư mục sách, tra cứu tài liệu tự động, tận dụng tiện ích mà cơng nghệ thông tin mang lại để tạo sản phẩm dịch vụ mới, đáp ứng yêu cầu bạn đọc Kết luận Công tác xử lý nội dung tài liệu thư viện cần quan tâm trọng chất lượng công tác ảnh hưởng lớn đến chất lượng chung hoạt động thư viện Trên sở nghiên cứu thực trạng công tác Thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Thái Bình cho thấy thành tựu định, nhiên hạn chế cần khắc phục Để làm tốt điều cần thực đồng nhiều biện pháp công tác tổ chức quản lý, công tác chuyên môn, sở vật chất, xây dựng đội ngũ cộng tác viên tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để ngày nâng cao chất lượng hoạt động thư viện góp phần quan trọng vào thành công việc thực nhiệm vụ giáo dục đào tạo nhà trường TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Kim Phương (2012) Xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông tin - Thư viện, Viện khoa học giáo dục Việt Nam: Luận văn thạc sỹ khoa học thư viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội Lê Văn Viết (2000) Cẩm nang nghề Thư viện - H.: Văn hóa thơng tin Ngơ Thị Thu Huyền (2012) Xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội: Luận văn Thạc sỹ Khoa học thư viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội Vũ Dương Thúy Ngà (2006) Định chủ đề định từ khóa tài liệu, Văn hóa thơng tin, Hà Nội Vũ Dương Thúy Ngà (2007) Một số vấn đề lưu ý việc ghép ký hiệu sử dụng Bảng phân loại thập phân Dewey // Tạp chí Thư viện Việt Nam -Số - 2007 - Tr 25-28 Vũ Dương Thúy Ngà (2009) Phân loại tài liệu, Văn hóa thơng tin, Hà Nội THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2021 49 ... Công tác xử lý nội dung tài liệu thư viện cần quan tâm trọng chất lượng công tác ảnh hưởng lớn đến chất lượng chung hoạt động thư viện Trên sở nghiên cứu thực trạng công tác Thư viện trường Cao. .. tay nghiệp vụ xử lý nội dung tài liệu Thư viện cần thiết phải xây dựng sổ tay nghiệp vụ xử lý tài liệu giúp cho cán làm cơng tác sử dụng công cụ hỗ trợ cho hoạt động xử lý tài liệu Trong sổ tay... hợp tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ xử lý nội dung tài liệu quy định, quy tắc số tài liệu tham khảo khác Ngoài ra, sổ tay bao gồm quy ước xử lý tài liệu thống Thư viện, ghi chép lại kinh nghiệm, trường