Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân thành phố vĩnh yên tỉnh vĩnh phúc

Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân HĐND, Ủy ban nhân dân UBND tỉnh Vĩnh Phúc đã, đang và sẽ tiếp tục thực hiện cải cách hành chính, quản lý lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của các c

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN NGỌC TUẤN

HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN TỈNH VĨNH PHÚC

LUẬN VĂN THẠC SĨ

HÀ NỘI- NĂM 2016

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN NGỌC TUẤN

HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN TỈNH VĨNH PHÚC

LỜI CẢM ĐOAN

Tôi cam đoan công trình nghiên cứu khoa học với đề tài: “Hiệu quả hoạt động của văn phòng Hôi đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc” là công trình nghiên cứu độc lập của bản thân tôi Các số liệu, trích dẫn trong Luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đảm bảo độ tin cậy, chính xác và trung thực

Tôi cũng xin cam đoan, mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn đã được cảm ơn, các thông tin trích dẫn trong luận văn đều được chỉ rõ nguồn gốc

Vĩnh Phúc, ngày tháng năm 2016

Tác giả luận văn

Nguyễn Ngọc Tuấn

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ và hỗ trợ nhiệt tình từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân Cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và đơn vị đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, Ban quản lý và đào tạo, Khoa sau Đại học, Học viện Hành chính Quốc Gia đã quan tâm và tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi trong thời gian học tập và nghiên cứu tại học viện; đặc biệt cảm ơn Tiến sĩ Lại Đức Vượng là người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ dẫn tận tình cho tôi trong suốt quá trình thực hiện Luận văn

Nhân dịp này cho tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, các phòng ban, cơ quan chuyên môn trên địa bàn thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc đã đã nhiệt tình cộng tác, cung cấp những tư liệu thực tế và thông tin cần thiết để tôi hoàn thanh Luận văn này

Tuy nhiên có nhiều cố gắng, nhưng trong bài Luận văn nghiên cứu tôi không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Tôi kính mong quý thầy cô, các chuyên gia, những người quan tâm đến đề tài, đồng nghiệp, gia đình và bạn

bè tiếp tục giúp đỡ đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn

Tác giả luận văn

Nguyễn Ngọc Tuấn

MỤC LỤC

LỜI CẢM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC CÁC BẢNG vii

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ viii

MỞ ĐẦU 8

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 15

1.1 Những vấn đề chung về văn phòng 15

1.1.1 Quan niệm về văn phòng, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 15

1.1.2 Chức năng của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 19

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 23

1.2 Nội dung hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 27

1.2.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan 27

1.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng các thông tin chung 29

1.2.3 Soạn thảo, phát hành, quản lý văn bản 33

1.2.4 Lưu trữ 36

1.2.5 Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại 41

1.2.6 Bảo quản vật tư, tài sản, kinh phí cho cơ quan 42

1.2.7.Tổ chức hội họp 43

1.3 Mối quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND cấp huyện và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện 44

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 47

1.4.1 Môi trường bên trong 47

1.4.2 Môi trường bên ngoài 50

1.5 Quản trị văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 51

1.5.1 Khái niệm quản trị văn phòng 51

1.5.2 Chức năng quản trị văn phòng 52

1.5.3 Nội dung quản trị văn phòng: 52

1.6 Khái niệm hiệu quả hoạt động và những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 53

1.6.1 Khái niệm hiệu quả 53

1.6.2 Những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 53

Tiểu kết chương 1 55

Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN, TỈNH VĨNH PHÚC 56

2.1 Giới thiệu khái quát về UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 56

2.1.1 Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên 57

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 58

2.2 Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 60

2.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên 60

2.2.2 Vị trí, chức năng và nhiệm vụ và vai trò vủa văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 61

2.2.3 Nhân sự 64

2.2.4 Điều kiện làm việc tại văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên 68

2.3 Nội dung hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên 71

2.4 Mâu thuẫn trong hoạt động của văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên 89

2.5 Đánh giá hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên 91

2.5.1 Những kết quả đạt được 91

2.5.2 Hạn chế và nguyên nhân 93

Tiểu kết chương 2 95

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN

NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN 96

3.1 Định hướng phát triển hoạt động văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên 96

3.1.1 Định hướng phát triển chung 96

3.1.2 Định hướng và quan điểm về hiện đại hóa nền hành chính 98

3.1.3 Định hướng trong quy chế làm việc trong chính quyền điện tử 100 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên 101

3.2.1.Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức văn phòng 102

3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự 103

3.2.3 Tăng cường trang thiết bị hỗ trợ hoạt động văn phòng 104

3.2.4 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng 105

3.2.5 Giải pháp phối hợp hiệu quả công việc của HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên 108

Tiểu kết chương 3 112

KẾT LUẬN 113

TÀI LIỆU THAM KHẢO 114

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2 1 Số văn thư được tiếp nhận giai đoạn 2013 - 2015 78 Bảng 2 2 Số lượng văn bản đi của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên giai đoạn 2013 – 2015 80

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 2 1 Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến 74

Hình 2 2 Mẫu dấu đến 75

Hình 2 3 Mẫu nội dung số công văn đến 76

Hình 2 4 Mẫu chuyển giao văn bản đến 77

Hình 2 5.Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến 77

Hình 2 6 Quy trình quản lý văn bản đi 78

Hình 2 7 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 79

Hình 2 8 Quy trình tổ chức hội họp 85

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế, một đòi hỏi tất yếu đối với Chính phủ của mỗi quốc gia đó là cải cách hành chính để đáp ứng nhu cầu thực tiễn khách quan, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế phát triển đó Hiện đại hóa nền hành chính được xác định là một trong những nội dung trọng tâm của công cuộc cải cách hành chính Việt Nam Quan điểm, mục tiêu

và nhiệm vụ của cải cách hành hcisnh ở nước ta đã được đề cập trong các văn kiện Hội nghị Trung ương 8 khóa VII, Hội nghị Trung ương 3 và 7 khóa VIII, trong các Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VII, IX, và X Hội nghị Trung ương 8 khóa VII xác định: cải cách nền hành chính là nhiệm vụ trọng tâm của việc xây dựng và hoàn thiện nhà nước để đề ra mục tiêu: xây dựng một nền hành hcisnh trong sạch, có đủ năng lực, sử dụng đúng quyền lực và từng bước hiện đại hóa để quản lý có hiệu lực, hiệu quả công việc của Nhà nước, thúc đẩy xã hội phát triển lành mạnh, đúng hướng, phục vụ đắc lực đời sống nhân dân, xây dựng nếp sống và làm việc theo pháp luật trong xã hội Cùng với cải cách hành chính của cả nước, tỉnh Vĩnh Phúc đang đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính để hội nhập, thu hút đầu tư và phát triển kinh tế - xã hội Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân (HĐND), Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Vĩnh Phúc đã, đang và sẽ tiếp tục thực hiện cải cách hành chính, quản lý lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính các cấp, từng bước thực hiện nền hành chính hiện đại, lấy mục tiêu phục vụ nhân dân làm trọng tâm

Văn phòng HĐND và UBND có nhiệm vụ và vai trò vô cùng quan trọng trong công việc quản lý, chỉ đạo, điều hành các công việc dưới sự chỉ đạo của các cán bộ đứng đầu HĐND, UBND Có thể nói Văn phòng HĐND và

UBND hoạt động giống như một cấp trung gian giữa các phòng ban chuyên môn, thường trực HĐND và lãnh đạo UBND các xã, phường Chính vì lẽ đó, công việc cấp thiết trước mắt đối với khối văn phòng là phải nâng cao hiệu quả hoạt động, có phương thức điều hành khoa học, biện pháp kỹ thuật thích hợp

Trong thời gian qua, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên đã hoạt động có hiệu quả, văn phòng làm khá tốt các công tác chức năng nhiệm vụ được giao Mặc dù vậy vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: Cơ chế phối hợp chưa tốt, sự phân công công việc còn có sự chồng chéo,

bỏ trống, quy chế làm việc chưa chặt chẽ, hoạt động phục vụ nhân dân chưa được coi trọng, việc ứng dụng thông tin còn nhiều bất cập; hiệu quả thực hiện các công việc chuyên môn, nghiệp vụ còn chưa cao, …đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên Trước những tình hình thực tế đang diễn ra, bên cạnh đó nhận thấy chưa có đề tài nghiên cứu về hoạt động của Văn phòng HĐND, YBND

thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc nên tôi đã chọn đề tài: “ Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” làm đề tài nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Nghiên cứu về công tác văn phòng nói chung và hiệu quả hoạt động Văn phòng HĐND và UBND các cấp nói riêng đã có nhiều nhà khoa học, nhà hoạch định chính sách quan tâm nghiên cứu và đã có nhiều sách, giáo trình, đề tài khoa học và rất nhiều bài báo, bài tạp chí viết, nghiên cứu trên nhiều góc độ khác nhau Có thể kế ra một số công trình nghiên cứu cụ thể sau:

- Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” Nxb thống kê, Hà Nội

- Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Nghiệp vụ hành chính văn phòng”,Nxb

- Nguyễn Văn Thâm ( 2001), “ Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở”, Nxb lao động

- Nguyễn Văn Thâm (2001) “ Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở” , Nxb chính trị Quốc gia

Các công trình nêu trên đã cung cấp những kiến thức lý luận cơ bản nhất

về văn phòng và quản trị văn phòng một cách khoa học có hệ thống Có cách nhìn khái quát, tổng thể, giúp luận giải những vấn đề xung quanh quá trình hoạt động của các văn phòng hành chính nói chung

Bên cạnh các sách chuyên khảo, giáo trình, còn nhiều đề tài luận văn thạc

sĩ hành chính công nghiên cứu về hoạt động văn phòng , cụ thể một số luận văn sau:

-Thái Thùy Linh (2010) “ Nâng cao năng lực điều hành văn phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công Học viện hành chính Hà Nội

- Cấn Bảo Ngọc ( 2008 ) “ Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND quận Hồng Bàng”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện hành chính Hà Nội

- Tăng Thị Bích Ngọc (2014) “ Hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện hành chính Quốc gia

Nhìn chung các công trình nghiên cứu chủ yếu đề cập về chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện, thị xã; Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng cấp quận tại thành phố Hải Phòng; Hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội, tuy nhiên công trình này chỉ mới đi vào mô tả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND quận chứ chưa đề cập tới hiệu quả hoạt động Trong đó các công trình nghiên cứu nêu trên chưa có công trình nào nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc Chính vì vậy việc nghiên cứu hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong bối cảnh hiện nay

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu nêu trên Luận văn thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể sau:

+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và làm rõ một số vấn đề lý luận khoa học và thực tiễn về công tác văn phòng nói chung

+ Phân tích tình hình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND của thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Đánh giá tình hình thực tế, những kết quả đã đạt được, những hạn chế và nguyên nhân trong quá trình hoạt động của Văn Phòng HĐND – UBND trên địa bàn

+ Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung: Luận văn nghiên cứu các hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc và phân tích tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố trong thực tiễn để đánh giá kết quả đã đạt được, những hoạt động còn hạn chế để tìm ra nguyên nhân

và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong thời gian tới

- Phạm vi không gian: Nghiên cứu hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc

- Phạm vi thời gian: Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố trong giai đoạn 2012 – 2015 và đề xuất nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong giai đoạn 2016 – 2020

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận:

Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về nhận thức khoa học Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và

thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như kết quả mà đề tài đưa ra

5.2 Phương pháp nghiên cứu:

Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu nêu trên, luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau:

- Phương pháp nghiên cứu khoa học: Dựa trên những công trình nghiên cứu khoa học, những đề tài nghiên cứu sâu về hoạt động văn phòng UBND – HĐND cấp huyện để có những nhận định chung, nắm vững được quy trình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ những dữ liệu thu được từ thực tiễn của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, trong quá trình nghiên cứu lí luận khoa học, tiến hành tổng hợp, đối chiếu, phân tích các thông tin để đưa ra được những nhận định, quy luật thông tin có được; hiểu được ý nghĩa của các con số, dữ liệu sẽ rút ra được những bài học

kinh nghiệm và phương hướng phát triển tốt hơn cho đơn vị trong tương lai

- Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Thu thập, tìm kiếm những dữ liệu hiện có trên sách, báo, website, đề tài nghiên cứu chung, số liệu thực tiễn thu thập được tại địa phương là cơ sở để phân tích, minh chứng cho những lý luận

- Phương pháp thống kê, mô tả: Là làm rõ từng vấn đề được lựa chọn bằng cách thống kê, liệt kê và mô tả các khía cạnh, những vấn đề phát sinh

- Phương pháp đối chiếu so sánh: Để xem xét hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên được đánh giá như thế nào

so với các nơi, hoặc nhận định kết quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố qua các năm để đưa ra những phương hướng và giải pháp trong giai đoạn tiếp theo cho phù hợp

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý nắm rõ các vấn đề về văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND một cách hệ thống và khoa học nhất

- Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm cơ sở để Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng được đòi hỏi của thực tế;

- Luận văn bảo vệ thành công có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, các cơ quan tổ chức khác khi tiến hành hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động

- Những dữ liệu thực tiễn về hoạt động của Văn phòng cấp huyện nói chung và Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nói riêng có thể giúp các nhà hoạch định chính sách tham khảo để xây dựng chính sách phù

hợp với thực tiễn hơn

7 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn được chia thành 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động của văn phòng hội

đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân cấp huyện;

Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy

ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên;

Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của

Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN

CẤP HUYỆN 1.1 Những vấn đề chung về văn phòng

1.1.1 Quan niệm về văn phòng, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện

* Văn phòng:

Trong tình hình hoạt động hiện nay, bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng Tùy theo từng chức năng, nhiệm vụ và hoạt động đặc trưng của văn phòng, tùy theo từng thời kỳ hình thành và phát triển mà văn phòng có nhiều cách hiểu và nhiều tên gọi khác nhau

Văn phòng có thể hiểu một cách đơn giản theo như quan sát của mỗi người trong đời sống thực tế thường hay bắt gặp, văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của các cơ quan, đơn vị do văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể, gắn liền với tên của cơ quan, đơn

vị đó Tại văn phòng, các công việc hàng ngày, hành chính của các cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ…được thực hiện

Hay xét theo một khía cạnh chức năng khác, văn phòng được hiểu như một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng của cơ quan, đơn vị , là cánh tay đắc lực phụ vụ điều hành của lãnh đạo

Danh từ “văn phòng” thường được dùng để gọi các tổ chức độc lập của pháp luật như: Văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn, văn phòng kiến trúc

sư… trong một khung cảnh khác nữa, văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của các lãnh đạo như: văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ…

Có thể có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, nhưng có thể hiểu theo một nghĩa chung nhất đó là: Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm vảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

* Hiệu quả hoạt động của văn phòng là một phạm trù phản ánh trình độ

sử dụng các nguồn lực của văn phòng trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ

và mục tiêu đề ra Với những nhiệm vụ và mục tiêu trong các hoạt động mà văn phòng đảm nhiệm, mức độ hoàn thành công việc, số lượng và chất lượng công việc thực hiện được trong mức đánh giá chung sẽ phản ảnh hiệu quả hoạt động của văn phòng trong một thời gian nhất định, một nhiệm vụ nhất định

* Hiệu quả của hoạt động hành chính là kết quả quản lý đạt được của bộ máy hành chính trong sự tương quan với mức độ chi phí các nguồn lực, trong mối quan hệ giữa hiệu quả kinh tế với hiệu quả xã hội Hiệu quả của nền hành chính được thế hiện trên các phương diện:

- Đạt mục tiêu quản lý hành chính tối đa với mức độ chi phí các nguồn lực nhất định

- Đạt mục tiêu nhất định với mức độ chi phí các nguồn lực tối thiểu

- Đạt mục tiêu không chỉ tỏng quan hệ với chi phí nguồn lực mà còn trong quan hệ với hiệu quả xã hội

* Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện

Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND

về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND

Đối với các huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc;

Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành phố

Về tổ chức và biên chế của văn phòng HĐND và UBND huyện như sau: Thứ nhất, văn phòng HĐND và UBND huyện có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng Trong đó:

- Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Thường tực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về công tác được giao

- Phó Chánh văn phòng giúp Chánh văn phòng phụ trách và theo dõi một

số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật

về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ được ủy quyền

- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thường, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo uqy định của pháp luật và quy định phân cấp về quản lý cán bộ của UBND tỉnh

Thứ hai, biên chế của Văn phòng HĐND và UBND huyện do Chủ tịch UBND huyện quyết định trong tổng biên chế được giao

Về tổ chức thực hiện của văn phòng HĐND và UBND huyện

Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện phân công công chức đảm bảo chức danh, tiêu chuẩn nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao Trong quá trình thực hiện, nếu

có các vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung thì phản ánh về UBND huyện (qua phòng Nội vụ) để được hướng dẫn, điều chỉnh, bổ sung

* Vai trò của văn phòng trong quy chế làm việc của UBND và HĐND cấp huyện:

Vai trò của văn phòng HĐND và UBND huyện được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chắc năng, nhiệm vụ cụ thể của nó Trước hết, hoạt động của văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của hai cơ quan HĐND và UBND huyện, là trung tâm thực hiện các công việc có liên quan trực tiếp đến hoạt động của HĐND và UBND Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó sẽ bị ảnh hưởng và ngưng hoạt động Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận có liên quan, một số phòng ban,

cơ quan trong huyện, là nơi chuyển giao các công việc giữa cá nhân và lãnh đạo

Văn phòng được ví là cửa ngõ của UBND và HĐND cấp huyện bởi vì đối với mỗi tổ chức này, luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua các văn bản hệ thống đi đến và văn bản nội bộ Mặt khác, văn phòng cũng được ví

là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp giúp ích cho UBND và HĐND Mọi vấn

đề hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện, mua sắn các thiết bị…

Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, UBND và HĐND cấp huyện, văn phòng cung cấp những luận cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý đảm bảo cho hoạt động thống nhất, liên tục và kịp thời của UBND và HĐND theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao Bên cạnh đó văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là nơi tiếp nhận các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại…

1.1.2 Chức năng của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện

Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện nhiều công việc khác nhau cho một tổ chức, đơn vị với các việc quản lý thông tin, phân công công việc, lên kế hoạch… Chung lại, chức năng của văn phòng được chia thành 2 nhóm chức năng cơ bản đó là:

- Tham mưu tổng hợp

- Chức năng hậu cần

Thứ nhất, chức năng tham mưu, tổng hợp

Nghị định 14 đặt vị trí hàng đầu của Văn phòng là "tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND Thực chất đây là yêu cầu khác nhau về chất trong nhận biết và thực hiện nhiệm vụ Khái niệm "tham mưu" của Văn phòng tuy được nhắc tới với ba yêu cầu hoàn toàn khác nhau là: tham mưu tổng hợp; tham mưu, giúp và tham mưu cho Việc đó đã khẳng định vị trí, đòi hỏi trách nhiệm, chất lượng công việc của văn phòng phải phấn đấu cao hơn với chức năng cụ thể ở một số phương diện như sau:

Nhiệm vụ lớn nhất và khó khăn nhất của văn phòng là: "tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND" Tham mưu tổng hợp có nghĩa là tham mưu ngay chính trong nhiệm vụ tổng hợp, vì tổng hợp hàm chứa chất liệu tham mưu đề xuất giải pháp xử lý công việc ngay trong công tác tổng hợp chứ không phải tổng hợp riêng rẽ Tham mưu tổng hợp không phải chỉ ở một lĩnh vực hạn chế nào đó mà phải về hoạt động (một khái niệm rộng trong quản lý nhà nước) ở một cấp chính quyền bao gồm cả về kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh trật tự, quốc phòng địa phương, tài nguyên, môi trường có nghĩa là tất cả những hoạt động của đời sống xã hội diễn ra hàng ngày, hàng giờ ở địa phương như thế nào thì hoạt động của UBND phải thực hiện trách nhiệm và thẩm quyền quản lý đến đó Muốn làm nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, văn phòng tất nhiên không làm thay nhiệm vụ của các cơ quan chuyên môn khác nhưng đòi hỏi phải có một trình độ năng lực tổng hợp thực sự về quản lý nhà nước, thường xuyên cập nhật thông tin, hiểu biết phong phú xã hội và sâu sát tình hình địa phương, cụ thể là: xây dựng quy chế làm việc, các chương trình công tác, phân rõ thẩm quyền

Nhiệm vụ "Tham mưu, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc" Đây

là nhiệm vụ mới có nghĩa là nhà nước xác định vị trí, ý nghĩa đặc biệt của vấn

đề dân tộc trong tình hình hiện Tham mưu giúp UBND về công tác dân tộc đối, vấn đề này được nhận thức và tổ chức thực hiện hoàn toàn phụ thuộc vào đặc điểm tình hình của từng địa phương và năng lực thực tế của mỗi văn phòng

Nhiệm vụ "tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành" là nhiệm vụ được xem như công việc hết sức quan trọng của văn phòng vì năng lực quản lý nhà nước suy cho đến cùng là năng lực chỉ đạo, điều hành công việc của Chủ tịch UBND, để Chủ tịch hoàn thành nhiệm vụ, Văn phòng có trách nhiệm tham mưu "trúng việc và đúng người" vì Chủ tịch UBND là

người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND theo quy định tại Điều 126

và Điều 127 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003

và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND quyết định

Nhiệm vụ cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương"

Ngoài ra, văn phòng UBND – HĐND huyện còn "cung cấp thông tin phục

vụ quản lý và hoạt động của HĐND ; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND" Bởi HĐND không thực hiện chức năng điều hành quản lý nhà nước mà là cơ quan quyền lực của nhân dân ở địa phương, thể hiện ý trí của nhân dân qua những nghị quyết, quyết định và thực hiện chức năng giám sát theo Luật định chứ không làm thay công việc của UBND

Nhiệm vụ cuối cùng, là: "Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND” Trong tiến trình cải cách hành chính hiện nay không thể mua sắm tài sản công bằng tình cảm, duy ý chí mà đòi hỏi phải trên cơ sở khoa học để vừa thực hành tiết kiệm lại bảo đảm nguyên tắc tài chính đồng thời bắt kịp với các thiết bị văn phòng mới trong thời đại kỹ thuật số, đáp ứng yêu cầu hiện đại văn minh công sở theo quy định của nhà nước trong công cuộc hội nhập quốc tế là nhiệm vụ không đơn giản, làm không đúng thì thiệt hại cho công việc và tài sản không phải là ít, văn phòng nhất thiết phải xem nhiệm vụ bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho một cấp chính quyền ở địa phương là cực kỳ quan trọng

Do vậy, đây là chức năng cơ bản nhất của văn phòng, được quy định ngay từ đầu khi mới thành lập hay đi vào hoạt động của văn phòng Mỗi văn phòng được thành lập, các hoạt động của nó vô cùng cần thiết cho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo

Tóm lại, công tác tham mưu của văn phòng chỉ rõ những hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản

lý Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người thủ trưởng không thể chỉ dựa vào ý kiến chủ quan của bản thân mà cần phải xem xét đến những yếu tố khách quan khác, các ý kiến tham mưu của các cấp phó, của nhân viên, trợ giúp Khi đó, các thông tin, ý kiến được đưa ra cần thu thập, phân tích và tổng hợp lại làm cơ sở, căn cứ sử dụng và tham khảo cho các nhà quản trị, các nhà lãnh đạo Cần có một bộ phận chuyên phụ trách, phân loại và sắp xếp dữ liệu, thông tin một cách có khoa học và bài bản khi đó bộ phận văn phòng sẽ đảm nhiệm công việc quan trọng này và cần hoàn thành tốt nhiệm vụ và chức năng của mình Các thông tin và hiệu quả trong công việc

đó là vô cùng cần thiết bởi hiệu quả mà nó mang lại Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào và đầu ra, các thông tin trên nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhiều đối tượng khác nhau mà văn phòng thu thập được Như vậy, tham mưu cần có tổng hợp và tổng hợp lại để làm cơ

sở tham mưu để cùng trợ giúp chung cho một đối tượng cụ thể ở đây đó là: thủ trưởng hay nhà quản lý, giúp cho họ lựa chọn quyết định của mình một cách tối ưu nhất, tốt nhất phục vụ cho mọi mục tiêu hoạt động của đơn vị

Thứ hai, chức năng hậu cần

Tại bất cứ văn phòng nào, cho dù từ các cấp trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện hay các đơn vị, doanh nghiệp không thuộc khối cơ quan như nước…đều không thể thiếu các điều kiện vật chất cơ bản như: nhà cửa, các thiết bị, phương tiện kĩ thuật, các công cụ… Do đó, các công cụ được cấp trên giao cho văn phòng để sử dụng cho hoạt động thưởng ngày hay quản lý giúp thì đều cần phải được bảo quản, quản lý, phân phối và có sự điều chỉnh bổ sung kịp thời khi thiếu sót để cung cấp cho nhu cầu, hoạt động của cơ quan,

đơn vị Công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng UBND – HĐNH với mục tiêu thực hiện đảm bảo đầy đủ nhưng đi đôi với tiết kiệm và

sử dụng có hiệu quả nhất

Mọi hoạt động hậu cần gắn liền với việc sử dụng cơ sở vật chất, chuẩn bị các chương trình, hoạt động phục vụ chung trong văn phòng đều được cấp trên có thẩm quyền hướng dẫn, quy định cụ thể, có định mức rõ ràng trong việc thực hiện các hoạt động liên quan đến hoạt động tài chính hay số lượng cũng như chất lượng gắn liền với các hoạt động nhiệm vụ

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân

- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật

- Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp

xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trác.h

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban chuyên môn, UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định

- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện,

và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn địa phương

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND dân

xã, thị trấn

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của UBND huyện

- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện

- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao

* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực Hội

đồng nhân dân, Ban của HĐND và đại biểu Hội đồng nhân dân huyện, Văn

phòng HĐND và UBND huyện có các nhiệm vụ sau đây:

- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng

tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt

- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong hoạt động đối ngoại

- Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND; đôn đốc

cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND

- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết HĐND; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn thiện các nghị quyết của HĐND;

- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức

và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân

- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết

- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND thành phố

- Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội

và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND xã, thị trấn

- Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND các cấp

- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và huyện, Thường trực Huyện

ủy, UBND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương

- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm,

tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND

- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND; phục vụ Thường trực HĐND thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao

1.2 Nội dung hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện

Trong hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện, có rất nhiều công việc với nội dung công việc cụ thể, mang tính chất vô cùng quan trọng thuộc nhiều mảng khác nhau Dù ở khía cạnh nào đi nữa, hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện đều cần phải thực hiện một cách nghiêm túc, khách quan và đầy đủ nội dung các công việc

1.2.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan

Lập kế hoạch, xây dựng chương trình là quá trình xây dựng các mục tiêu

và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu

đã đề ra Bởi lẽ, các kế hoạch, chương trình vụ thể gắn liền với việc lựa chọn

và cách thức tiến hành trong tương lai cơ quan

Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức, cơ quan hay cá nhân đó

Kế hoạch cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động

mà một cơ quan hay đơn vị nào đó thực hiện, và mọi bộ phận của nó sẽ tuân theo Kế hoạch có nghĩa là xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai sẽ làm Việc làm kế hoạch là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại tới chỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai

Đối với quá trình hoạt động của một cơ quan, mỗi cơ quan khác nhau sẽ

có nhiều kế hoạch khác nhau do các bộ phận, phòng ban xây dựng đề xuất thực hiện nhằm thực hiện mục tiêu chung của văn phòng, thực hiện nhiệm vụ được giao và hơn hết là thực hiện theo định hướng phát triển chung của toàn

hệ thống, toàn ngành Với vai trò và chức năng quan trọng của mình, văn phòng sẽ tổng hợp tất cả các ý kiến tham mưu, đề ra thành kế hoạch tổng thể hco cơ quan mình Tiếp đó đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo đúng chương trình, kế hoạch đã quyết định đưa ra thực hiện

Ví dụ: Trong kế hoạch phát triển sản xuất nông nghiệp tại một địa phương, sau các cuộc họp phòng ban, sau khi công khai lấy ý kiến của các cá nhân, tập thể liên quan, văn phòng tiến hành tổng hợp ý kiến, xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên để thực hiện lập kế hoạch cụ thể trong việc triển khai phát triển sản xuất nông nghiệp trên địa bàn Ngoài ra còn có một số kế hoạch khác như: kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính, kế hoạch đào tạo…

Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các

bộ phận, phòng ban của cơ quan sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng

bộ, phối hợp thực hiện công việc

Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho chính văn phòng và cho lãnh đạo cơ quan trực thuộc triển khai kế hoạch đó Việc lập kế hoạch là vô cùng cần thiết và quan trọng vì tránh được việc chồng chéo, trùng lặp các công việc hàng ngày, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của công việc Sau cùng, văn phòng cần phải thưởng xuyên tổng kết các công việc đã làm, đã thực hiện được, những kế hoạch còn tồn đọng và lý do liên quan để có kế hoạch thực hiện bổ sung kịp thời

1.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng các thông tin chung

Thông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người Trong hoạt động quản lý, thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định Bên cạnh các nhà quản lý có vô vàn dữ liệu, thông tin, nhưng chỉ khi nào họ cần đến cho những mục đích ban hành quyết định quản lý họ mới gọi đó là thông tin Như vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ thể

Trong công tác quản lý hành chính Nhà nước thì thông tin là phương tiện

để ra các quyết định, xác định phương hướng, chỉ đạo sát thực với thực tế, nâng cao hiệu quả hoạt động Có nhiều loại thông tin và cũng có nhiều cách phân loại thông tin khác nhau như:

- Theo kênh tiếp nhận: thông tin dựa theo mối quan hệ giữa người gửi, người nhận như thông tin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp

hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến…hay dựa vào phương tiện gửi - nhận thì có thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ…

- Còn theo tính chất và đặc điểm sử dụng thông tin có thông tin phải biết, thông tin cần biết; thông tin nên biết…

- Theo phạm vi và lĩnh vực hoạt động, phân loại dựa trên các lĩnh vực ngành nghề khác nhau như: nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, giáo dục,

y tế, …

Thực tế có nhiều loại thông tin như vậy nhưng đối với mỗi cơ quan, thông tin cần phải có những yêu cầu cơ bản , cụ thể, bởi những thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo sẽ đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác Các nhà lãnh đạo cần phải có bộ phậ hỗ trợ trong việc thu thập và xử lý tất cả các thông tin, và theo quy định thì văn phòng HĐND – UBND cấp huyện sẽ

là nơi thu thập, xử lý và sử dụng các thông tin chung trợ giúp cho các lãnh đạo cấp huyện Hay nói cách khác, văn phòng là trung gian tiếp nhận hay gửi các thông tin đã được chọn lọc kỹ càng sau khi thu thập và xử lý cho các bộ phận khác Cụ thể:

- Trong việc thu thập thông tin đặc biệt là thông tin của văn phòng HĐND – UBND huyện phục vụ cho hoạt động hành chính cần quan tâm tới những yêu cầu :

+ Hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý Muốn thu thập và cung cấp thông tin hiệu quả, công chức, viên chức trước hết cần xác định được đối tượng có nhu cầu cần được cung cấp thông tin Sau đó xác định nhu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin

+ Xác định đối tượng cần cung cấp thông tin có thể là: bản thân các cán

bộ, công chức; lãnh đạo trong cơ quan; các bộ phận quản lý khác trong cơ quan; các cơ quan bên ngoài, đối tác, khách hàng

+ Nhu cầu thông tin của các đối tượng có thể khác nhau

+ Đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập xử lý

+ Nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập những thông tin cần thiết Để có thể thu thập thông tin tốt, công chức, viên chức cần nắm vững các phương pháp để tìm tòi, phát hiện thông tin và thu thập thông tin như: đọc

và ghi chép thông tin; phương pháp sao chụp tài liệu; phương pháp nghe báo cáo; tra cứu qua mạng

+ Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp quan sát; phương pháp phỏng vấn; phương pháp thống kê xã hội học; phương pháp thực nghiệm; phương pháp trắc nghiệm; phương pháp ví dụ điển hình; phương pháp thẩm tra, đối chiếu

+ Nắm chính xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp

lý, đúng lúc, đúng mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật

+ Các cán bộ, công chức, viên chức khi khai thác, thu thập thông tin cần nắm chính xác nguồn gốc của tin bởi thông tin bao giờ cũng phát sinh từ một nguồn gốc cụ thể và không phải thông tin của bất kỳ nguồn tin nào cũng đều

có giá trị Có thể có rất nhiều các nguồn gốc của thông tin như: nguồn sơ cấp

và nguồn thứ cấp; nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồn mới và nguồn cũ; nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng; nguồn tin chính thức và nguồn tin không chính thức; nguồn tin qua các phương tiện thông tin đại chúng (nguồn tin công khai); nguồn tin qua văn bản; nguồn tin thu thập từ thực tế và qua trao đổi trực tiếp

- Trong việc xử lý thông tin, còn được hiểu là việc tác động vào thông tin đang được quản lý, bao gồm: loại bỏ thông tin nhiễu, liên kết thông tin theo những mối liên hệ bản chất, vốn có, nhằm rút ra những thông tin thật sự có giá trị, phục vụ cho việc giải quyết nhiệm vụ quản lý hành chính.Thông tin tự

nó không có giá trị, giá trị của nó là do việc sử dụng nó như thế nào Vì vậy, trong quản lý hành chính cần có quy trình và những phương pháp hiệu quả trong xử lý thông tin như: tập hợp và phân loại thông tin; tóm tắt thông tin; tổng hợp thông tin; phân tích thông tin; xác định độ tin cậy của thông tin; lựa chọn thông tin

Quy trình xử lý thông tin tin là trình tự các bước, biện pháp tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới, có giá trị phục vụ hoạt động quản

lý Trong quy trình xử lý thông tin diễn ra các hoạt động và các phương pháp

cơ bản sau:

+Tiếp nhận thông tin

+Tóm lược thông tin

+ Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy của thông tin thu thập từ các nguồn tin khác nhau

+ Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải quyết

Công tác thông tin của văn phòng luôn cần được cập nhật, tổng hợp được mọi tình hình hoạt động diễn ra hàng ngày, hàng tuần trên các lĩnh vực của cơ quan mình, các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, ngành nghề…để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo cấp trên để lãnh đạo kịp thời lên kế hoạch giải quyết, quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Tiến hành tổng hợp, báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai theo quy định

Bên cạnh đó, khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cũng sẽ giúp cho các lãnh đạo cơ quan, giải quyết tốt các công việc hàng ngày, điều hòa phối hợp với

các cơ quan liên quan để giải quyết kịp thời có hiệu quả các công việc thuộc nhiệm vụ và chức năng của cơ quan mình

1.2.3 Soạn thảo, phát hành, quản lý văn bản

Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau

Văn bản hành chính là văn bản của các cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục, và thẩm quyền luật định Nói cách khác, Văn bản hành chính là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin cho quản lý và nó phản ánh kết quả hoạt động của quản lý, đồng thời nó truyền đạt ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước cho cấp dưới Văn bản hành chính là thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và

cơ quan trực thuộc UBND huyện bao gồm: các văn bản quy phạm pháp luật

và văn bản hành chính

Trong đó, văn bản quy phạm pháp luật theo quy định vủa luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 của Quốc hội khóa XII banh ành ngày 03 tháng 06 năm 2008: “ Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự nhất định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”

Văn bản hành chính bao gồm:

Thứ nhất, các văn bản có tính pháp quy như: nghị quyết, quyết định, quy định, quy chế, thể lệ

Thứ hai, các văn bản hành chính thông thường Là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan Văn bản không có tên loại như : công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp,…) Hay các văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,…

Thứ ba, các loại giấy tờ hành chính

Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất định Ví dụ: giấy đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ, Giấy gia hạn

nợ, Giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền… Xét về chức năng của các loại văn bản hành chính có thể chia thành hai nhóm:

- Các văn bản thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật

do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tượng nhất định

- Các văn bản mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cũng được quy định rõ ràng trong thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm

2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trong đó nguyên tắc soạn thảo văn bản quy định:

- Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: VBQPPL được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành Văn bản của cơ quan Nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hơp và lhoong trái với quy định của cơ quan Nhà nước cấp trên Các văn bản QPPL trái với Hiến pháp, trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên phải được CQNN có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành

- Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: văn bản phải đảm bảo đúng thể thức theo Nhà nước quy định Nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản sẽ không có giá trị pháp lý Cũng phải đặc biệt lưu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản vì mỗi loại văn bản sẽ có hình thức mẫu quy định khác nhau

- Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định Đối với văn bản QPPL, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ ràng nhằm tránh việc chống chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành giao dịch… Cần lưu ý, một cơ quan không thể soạn thảo

và ban hành một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy định

- Văn bản phải đảm bảo tính khả thi, nếu là văn bản pháp luật phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh Một văn bản chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác

- Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ: đây

;à phong cách ngôn ngữ dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh

Do đó, các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi

- Đối với văn bản đi: phải được đăng ký số quản lý văn bản đi ở văn thư

- Tất cả văn bản đi phải được điều tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi

Thực tế, văn bản là phương tiện ghi thông tin, chuyển thông tin hữu hiệu

và chính xác nhất Thông tin trong văn bản được ghi lại rõ ràng, theo đúng yêu cầu của đối tác và nguyện vọng của bên đưa tin về nhiều lĩnh vực như: kinh tế, văn hóa, xã hội, pháp luật Tuy đã có văn bản quy định rõ ràng cụ thể trong việc thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản nhưng việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản vẫn còn gặp nhiều sai sót Khi đó, văn phòng, nơi ban hành, soạn thảo các văn bản là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc xử lý những sai sót này Trong công việc trợ giúp lãnh đạo

về công tác tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản: soạn thảo văn bản và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu

về nội dung, thể thức văn bản Do đó, văn phòng phải nắm vững thông tin đầu vào, xử lý và sử dụng thông tin một cách có bài bản, có cơ sở

1.2.4 Lưu trữ

Việc tổ chức lữu trữ thông tin, văn bản là biện pháp thực hiện nhằm hỗ trợ công tác quản lý của các nhà quản lý và nhân viên thực hiện công tác hành chính, văn phòng Công việc này có bao gồm: phân loại, chọn lọc, đánh

giá, sắp xếp thông tin một các hcos hệ thống theo những phương pháp khoa học nhằm bảo quản an toàn và phục vụ việc kiểm tra, điều tra khi cần, hoặc công tác tra cứu thông tin, khai thác sử dụng thông tin có hiệu quả phục vụ nhu cầu khác nhau của văn phòng

Các thông tin, tài liệu lưu trữ bao gồm: bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội Tài liệu, thông tin lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được

tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm

Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:

- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ;

- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;