Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự

Luận văn hướng tới một số mục tiêu chính sau: làm rõ tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Khảo sát, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác công tác VT-LT của Trường SQKTQS.

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC

HÀ NỘI – NĂM 2020

TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRẦN THỊ BÌNH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC

Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO ĐỨC THUẬN

HÀ NỘI, NĂM 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn “Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn

thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự” là công trình nghiên cứu nghiêm túc

của chính bản thân, với sự hướng dẫn khoa học của PGS TS Đào Đức Thuận

Các trích dẫn, số liệu nêu trong bài là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng

và đã được chú thích đầy đủ

Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2020

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Trần Thị Bình

LỜI CẢM ƠN

Sau thời gian học tập và rèn luyện tại trường, để hoàn thành đề tài luận văn thạc

sĩ, được sự tạo điều kiện của Ban Giám hiệu, các cấp lãnh đạo quản lý Phân hiệu Phía Nam, các Phòng, Khoa: Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý KH và Sau đại học và các khoa chuyên môn khác thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; các thầy cô Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; các Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến sĩ đã tận tình giảng dạy, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện đề tài Luận văn thạc sĩ

Đặc biệt em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc nhất đến PGS.TS Đào Đức Thuận, người thầy tận tâm, dành nhiều thời gian định hướng và hướng dẫn cho em thực hiện Luận văn này

Bên cạnh đó em đã nhận được nhiều động viên, giúp đỡ về thời gian, tinh thần cũng như vật chất của người thân trong gia đình, lãnh đạo cơ quan, đồng nghiệp, những người bạn

Mặc dù bản thân rất nỗ lực, cố gắng trong quá trình nghiên cứu thực hiện Luận văn, song do thời gian, kiến thức và năng lực bản thân còn hạn chế, chuyên đề nghiên cứu sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em kính mong nhận được sự thông cảm, chỉ dẫn, giúp đỡ và đóng góp ý kiến của các quý thầy, cô giáo, nhà khoa học, đồng nghiệp và bạn bè để luận văn được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2020

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Trần Thị Bình

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNGQUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 6

1.1 Cơ sở lý luận về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ 6

1.1.1 Một số khái niệm liên quan 6

1.1.2 Nội dung, nguyên tắc, yêu cầu đối với người làm VT-LT và cán bộ quản lý, ý nghĩa của hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ 10

1.1.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ 13

1.2 Cơ sở pháp lý về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ 16

1.2.1 Văn bản Luật 16

1.2.2 Văn bản dưới luật 17

Tiểu kết chương 1 19

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ 20

2.1 Khái quát về Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 20

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 20

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 20

2.1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 20

2.1.4 Khái quát về Phòng Tham mưu - Hành chính Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 20

2.2 Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 21

2.2.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ 21

2.2.2 Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác văn thư - lưu trữ 23

2.2.3 Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư - lưu trữ 26

2.2.4 Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 27

2.2.5 Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 38

2.2.6 Thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư - lưu trữ 38

2.3 Nhận xét và đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 39

2.3.1 Ưu điểm 39

2.3.2 Hạn chế 40

2.3.3 Nguyên nhân 43

Tiểu kết Chương 2 47

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮCỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ 48

3.1 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ 48

3.2 Bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 49

3.3 Tổ chức thực hiện có hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ 51

3.3.1 Về quản lý và sử dụng con dấu 51

3.3.2 Về quản lý văn bản đi - đến 51

3.3.3 Chấp hành nghiêm bảo vệ bí mật 53

3.3.4 Về lập hồ sơ 54

3.3.5 Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 56

3.3.6 Chỉnh lý tài liệu 57

3.3.7 Tổ chức xác định giá trị tài liệu 60

3.3.8 Thống kê tài liệu 60

3.3.9 Bảo quản tài liệu lưu trữ 61

3.3.10 Giảm, giải, gia hạn độ mật tài liệu 62

3.3.11 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 62

3.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ 63

3.5 Một số giải pháp hỗ trợ khác 65

Tiểu kết Chương 3 67

KẾT LUẬN 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1

PHỤ LỤC 7

DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

06 CNH, HĐH Công nghiệp hóa, hiện đại hóa

07 CNTT Công nghệ thông tin

08 DHTT Dài hạn tập trung

09 ĐUQSTW Đảng ủy quân sự Trung ương

10 e27/f320 Trung đoàn 27/ Sư đoàn 320

23 VT-LT Văn thư - lưu trữ

24 VT-BM-LT Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức biên chế 7

Phụ lục 2: Hình ảnh một số mẫu sổ đăng ký quản lý công tác văn thư, lưu trữ 8

Phụ lục 3:Hình ảnh giao diện phần mềm 13

Phụ lục 4: Hình ảnh hồ sơ, tài liệu trước và sau khi đã chỉnh lý xong đưa vào bảo quản của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 15

Phụ lục 5: Hình ảnh khu làm việc Ban Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ 18

Phụ lục 6: Bảng số liệu 22

Phụ lục 7: Bảng tiêu chí đánh giá 24

Phụ lục 8: Dự thảo mẫu: Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự 29

Phụ lục 9: Phiếu khảo sát hiệu quả công tác VT - LT 44

Phụ lục 10: Kết quả khảo sát các đối tượng 56

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự (SQKTQS) là một trong những Nhà trường Quân đội đã và đang đi lên cùng sự lớn mạnh không ngừng của Quân đội, sự phát triển của đất nước có lực lượng cán bộ, giáo viên, học viên, sinh viên, quân nhân chuyên nghiệp (QNCN), viên chức quốc phòng (VCQP), hạ sĩ quan - chiến sĩ (HSQ-CS) trước đây và hôm nay mãi mãi là niềm tự hào của lớp lớp cán bộ kỹ thuật trong Quân đội Nhân dân Việt Nam anh hùng Các cơ quan, đơn vị và tổ chức trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều sử dụng công cụ rất đặc biệt đó là công tác VT-LT Đây là một nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu ở bất cứ tổ chức cơ quan, đơn vị nào, bởi nó là công cụ đắc lực nối dài từ chủ trương, mệnh lệnh (của lãnh đạo, chỉ huy) đến việc tổ chức triển khai thực hiện chủ trương, mệnh lệnh đó thành kết quả hiện thực của cơ quan, đơn vị các cấp trong Nhà trường

Công tác VT-LT là nền tảng rất căn bản cho công tác tổ chức, quản lý điều hành các hoạt động của cấp ủy, người chỉ huy, chính ủy, chính trị viên của các cơ quan, đơn vị Công tác này bắt đầu từ khâu soạn thảo xây dựng các văn kiện (văn bản), như lập kế hoạch, phê duyệt kế hoạch, phổ biến quán triệt kế hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch, lưu trữ văn bản tại kho và đến việc tổ chức quản lý khai thác văn bản theo một quy trình chặt chẽ, cụ thể, tỉ mỉ, chính xác Cho nên việc quản lý công tác VT-LT nhất thiết phải được coi trọng, nhất là sự quan tâm chăm lo của lãnh đạo, chỉ huy các cấp để hiệu quả hoạt động công tác VT-LT tại các cơ quan (Dân - Chính - Đảng) nói chung ngày càng cao, cũng như công tác VT-LT trong các cơ quan đơn vị Quân đội nói riêng, luôn hoạt động nền nếp chính quy, bảo đảm tính thống nhất, chất lượng, hiệu quả; đặt ra yêu cầu cao về thái độ nghiệp vụ chuyên môn phải luôn tích cực, chủ động, sáng tạo; nhằm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị của cơ quan đơn vị trong mọi tình huống

Nhận thức sâu sắc vai trò và ý nghĩa của công tác quản lý VT-LT, trong hoạt động phục

vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành, tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ chính trị trọng tâm của cơ quan, đơn vị Nó chính là cánh tay nối dài của người chỉ huy, chính ủy, chính trị viên trong việc chỉ đạo bảo quản khai thác thông tin quý giá được hình thành ngay trong quá trình hoạt động nội bộ mà có, đồng thời tham mưu cho cấp ủy, người chỉ huy, hướng dẫn chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trong toàn Trường tham gia quản lý công tác VT-LT ngày càng tốt hơn

Đó là lý do tôi chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn

thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự” làm luận văn tốt nghiệp chương

trình đào tạo Thạc sĩ Lưu trữ học

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu, tác giả đã tham khảo các tài liệu, sách, luận văn

và một số bài viết liên quan Qua đó giúp việc nghiên cứu của luận văn mang tính hệ thống logic trên cơ sở các tư liệu, thông tin về nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý VT-

LT tại đơn vị, đồng thời đề xuất giải pháp phù hợp với điều kiện của thực tiễn

Cho đến nay, trong nước đã có nhiều công trình, bài viết nghiên cứu về công tác VT-LT ở các dạng khác nhau như sách, luận án tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ, giáo trình giảng dạy cho các đối tượng về VT-LT Trong quá trình thực hiện luận văn này, tác giả đã được tiếp cận với nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu khác nhau có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến đề tài đang nghiên cứu Đây là nguồn tài liệu hết sức phong phú và cần thiết, giúp chỉ ra giác độ đúng đắn, xác định tổng quan về nâng cao hiệu quả hoạt động quan lý VT-LT một cách khách quan, toàn diện, lịch sử, cụ thể Từ đó có thể chọn lọc tiếp thu, kế thừa những kết quả cũng như những bài học quí báu trong quá trình thực hiện luận văn của mình như:

- Một số sách về VT-LT Cụ thể:

Vương Đình Quyền (2006), “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, NXB ĐHQG Hà Nội; Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã

hội, Hà Nội; Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội; Triệu Văn Cường (chủ biên) (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động,

Hà Nội; Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015), Giáo trình lưu trữ học đại cương, NXB Đại học Quốc gia TP HCM; Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006), Giáo trình

Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản, NXB HN

- Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ:

Lê Phương Bình (năm 2016) “ Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư -

lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc

sĩ Trường ĐHKHXH & NV Đại học Quốc gia TP.HCM Đề tài này, đã nghiên cứu hiện trạng công tác VT-LT trong các trường cao đẳng công lập thuộc TP.HCM và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác VT-LT;

Lâm Thu Hằng (năm 2011) “Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư,

lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ”, Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Quốc gia Hà

Nội, đề tài đã đề cập đến quản lý, chỉ đạo, tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác

VT-LT, xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, thi đua khen thưởng, đảm bảo cơ sở vật chất của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ;

Nguyễn Thị Hồng (năm 2013) “ Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác

văn thư - lưu trữ cấp Phường (Qua khảo sát thực tế tại các phường thuộc quận Tây Hồ -

Hà Nội)” Luận văn thạc sĩ Đại học Quốc gia Hà Nội, đề tài đã khảo sát, đánh giá việc tổ

chức công tác VT-LT ở cấp Phường;

Lưu Thị Khánh Hân (năm 2018) “Xây dựng mô hình tổ chức quản lý công tác lưu

trữ tại Trường Đại học Kỹ thuật - Hậu cần Công an nhân dân” Luận văn thạc sĩ Đại học

Quốc gia Hà Nội, đề tài đưa thực trạng công tác lưu trữ và mô hình quản lý công tác lưu trữ phù hợp với đặc điểm của nhà trường

- Một số tạp chí, thông tin, bài viết tham luận:

Lê Văn Hồng, “Công tác lập hồ sơ trong các cơ quan, đơn vị quân đội - thực trạng

và giải pháp”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 01/2011;

Thiếu tướng Vũ Văn Hiền, “Tiếp tục đổi mới và nâng cao chất lượng hoạt động của văn

phòng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao”, Thông tin công tác văn phòng số 19/2013;

Các bài tiểu luận hết môn và Báo cáo thực tập của tác giả (phụ lục kèm theo)

Trường SQKTQS/Đại học Trần Đại Nghĩa mang đặc thù chung của môi trường quân đội, là môi trường lao động sư phạm đặc biệt Tính đặc biệt của quân sự thể hiện ở sức mạnh của kỷ luật sắt “nghiêm minh và tự giác”, sự chấp hành của cấp dưới với mệnh lệnh của cấp trên là phục tùng tuyệt đối, với lĩnh vực lao động đặc biệt gắn liền với việc sẵn sàng chiến đấu hy sinh, cống hiến Tuy nhiên, là một trường đào tạo nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân, Trường SQKTQS chịu chi phối ảnh hưởng của môi trường kinh

tế - xã hội xung quanh và chịu tác động của hệ thống văn bản của Nhà nước và Quân đội Cho nên, việc kế thừa học hỏi phương pháp tiếp cận, phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp đánh giá thực tiễn các sản phẩm khoa học đã nêu trên là rất cần thiết Từ đó

có thể tham khảo vận dụng sáng tạo vào Nhà trường một cách phù hợp theo tính đặc thù riêng biệt quân đội Đây là vấn đề khá mới mẻ, là lần đầu tiên đề tài luận văn đề cập và thực hiện nghiên cứu về quản lý công tác VT-LT tại Nhà trường trong quân đội

3 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn hướng tới một số mục tiêu chính sau: Thứ nhất, làm rõ tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Thứ hai, khảo sát, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Thứ ba, Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác công tác VT-LT của Trường SQKTQS

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu có hệ thống những vấn đề cơ bản, lý luận chung về hoạt động quản lý công tác VT-LT; Khảo sát, đánh giá thực trạng về hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cho Trường SQKTQS; Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS và một số đề xuất kiến nghị

5 Đối tượng nghiên cứu

Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS

6 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Tại Trường SQKTQS (ĐH Trần Đại Nghĩa)

- Về thời gian: Từ năm 1975 đến 2019

- Về nội dung nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS:

Tổ chức bộ máy và nhân sự; Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VT-LT của Trường SQKTQS; Kiểm tra, đánh giá và thi đua khen thưởng trong công tác VT-LT của Trường SQKTQS

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: Để thực hiện luận văn này chúng tôi sử dụng phương pháp luận của Lưu trữ học

- Phương pháp cụ thể:

+ Phương pháp phân tích - tổng hợp để làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về quản

lý nhà nước và quản lý công tác VT-LT;

+ Phương pháp điều tra, khảo sát quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS; + Phương pháp so sánh giữa lý thuyết và thực tế quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS;

+ Phương pháp phân tích, đánh giá nhằm tìm ra nhưng ưu điểm để kế thừa, phát triển và phát hiện những hạn chế;

+ Phương pháp khảo sát thực tiễn: Từ thực tiễn công tác tại Trường SQKTQS để làm cơ sở và đề xuất các giải pháp

8 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của hoạt động quản lý công tác VT-LT đối với các cơ quan, đơn vị nói chung và trong Trường SQKTQS nói riêng

- Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường SQKTQS Ngoài ra, kết quả nghiên cứu còn là tài liệu tham khảo cho khối Trường Sĩ quan trong Quân đội và là tài liệu cho các học viên, sinh viên khi tham khảo nghiên cứu về lĩnh vực này

9 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phụ lục, phần nội dung chính được chia thành

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1.1 Cơ sở lý luận về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ

1.1.1 Một số khái niệm liên quan

- Văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm

cả văn bản cá nhân, gia đình dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả …) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh …) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại Phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là văn thư phòng [72] Hiện nay trong các tài liệu học tập và tham khảo đã đưa ra các cách hiểu về văn thư

như: Văn thư là văn bản, giấy tờ công tác của các cơ quan, tổ chức hoặc văn thư là

phương tiện ghi tin và xử lý thông tin trong công tác quản lý

- Công tác văn thư

Có nhiều tài liệu đề cập thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong văn bản quy phạm pháp luật Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư như sau: Thứ nhất:

“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo,

ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”[72] Thứ hai, công

tác văn thư được định nghĩa là: “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý

nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”[39] Thứ ba, theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, tại khoản 2 Điều 1 lại được định

nghĩa là: "Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;

quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư" [30] Thứ tư, công tác văn

thư bao gồm: “Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu và Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong

công tác văn thư” theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về

công tác văn thư; [34]

Từ các khái niệm trên ta có thể quan niệm Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ

toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

- Lưu trữ

Người Việt Nam dùng thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn Trong

từ điển Tiếng Việt xác định: “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu

để tiện tra cứu, khai thác Ví dụ: lưu trữ tài liệu, phòng lưu trữ hồ sơ” [68]

Như vậy lưu trữ có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại Đối với văn bản, tài liệu, công văn, giấy tờ thì “lưu trữ” nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết Ở các cơ quan người ta thường nói: lưu trữ công văn, lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ, lưu trữ bằng cứ, chứng cứ tại phòng lưu trữ, kho lưu trữ, trung tâm hay viện lưu trữ; trên các phương tiện truyền thông người ta thường nói: lưu trữ ký ức thời gian, dấu ấn thời gian

- Công tác lưu trữ

Có nhiều định nghĩa về công tác lưu trữ như sau: Một là: “Công tác lưu trữ là một

ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế

và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [37] Hai

là thuật ngữ trong từ điển về công tác lưu trữ: “Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước

và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [39] Ba là: “Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [5] Bốn là: “Công tác lưu trữ bao

gồm nhiều mặt công tác, nhiều khâu nghiệp vụ khoa học, kỹ thuật đối với nhiều loại hình tài liệu Tổ chức quản lý để bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả trong phạm vi một quốc gia là một sự nghiệp công phu, lâu dài Nó đòi hỏi phải có một

cơ sở lý luận, có pháp chế, có hệ thống tổ chức quản lý, mạng lưới kho, có đội ngũ cán bộ chuyên môn nghiệp vụ v.v… và cả một loạt quy trình quản lý khác (như chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ, kế hoạch, tổ chức lao động, thống kê, kiểm tra, thanh tra v.v…)” [69]

Ở Chương 1 Điều 2 Thông tư 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 ban hành qui chế

về công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng, đó là: “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có

liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”[24]

Là một đơn vị trong quân đội, để phù hợp với Thông tư 80/2019/TT-BQP ngày

12/6/2019 chúng tôi quan niệm Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước,

bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các

cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Quản lý

Taylor quan niệm: “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau

đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất” [ 54]

- Fayol: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy” [54] Như vậy, quản lý thực chất là một hành vi, chính xác hơn là một hoạt động gồm một chuỗi các hành vi gắn kết với nhau tạo nên một tổ hợp (một hệ thống) có tính đặc thù riêng Chính vì vậy mà mọi hoạt động quản lý đều phải do 4 yếu tố cơ bản sau cấu thành: Chủ thể quản lý, trả lời câu hỏi: do ai quản lý?; Khách thể quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý cái gì?; Mục đích quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý vì cái gì?; Môi trường và điều kiện tổ chức, trả lời câu hỏi: quản lý trong hoàn cảnh nào?

Trong quản lý xã hội ta quan tâm tới hành vi quản lý Hành vi quản lý được hiểu là những thao tác quản lý hay hoạt động quản lý để đạt mục đích của chủ thể quản lý, nghĩa

là: Quản lý là hành vi mà những thành viên trong tổ chức thực hiện ở một môi trường

nhất định nhằm nâng cao năng suất công việc, để đạt được mục đích của tổ chức

Kết quả hành vi quản lý là tạo lập thông tin và cung cấp thông tin chân thực, chính xác, khách quan, bằng việc cung cấp các minh chứng, thực chứng, chân lý giúp cho cá nhân và tổ chức khai thác nó thỏa mãn nhu cầu sử dụng Muốn vậy hành vi quản lý phải tuân thủ các phương thức quản lý căn bản, được biểu hiện như: đăng ký, thống kê, kiểm

kê, kiểm tra, đánh giá, báo cáo kết quả trong quá trình hoạt động Trong lĩnh vực hoạt động quản lý VT-LT cũng trên cơ sở tương tự như vậy và mang tính chuyên biệt của ngành VT-LT, ta sẽ tìm hiểu ở phần sau

- Quản lý công tác văn thư - lưu trữ

Hiện nay, trong công tác VT-LT chưa thấy có một nghiên cứu nào đưa ra các khái niệm về quản lý công tác VT-LT Luận văn xuất phát từ những khái niệm quản lý; khái niệm văn thư; khái niệm lưu trữ ở trên đã đưa ra khái niệm quản lý công tác VT-LT như sau:

Quản lý công tác VT-LT là tổng hợp các biện pháp của nhà quản lý đối với công

tác VT-LT nhằm góp phần duy trì, phát triển cơ quan, tổ chức theo mục tiêu xác định Phương thức quản lý VT-LT chính là tập hợp các thao tác, hành vi như: tạo lập

đăng ký, thống kê, kiểm kê, kiểm tra, đánh giá, báo cáo kết quả trong quá trình hoạt động VT-LT Như vậy bản thân lĩnh vực hoạt động quản lý VT-LT vừa tuân thủ tính pháp lý nghiêm ngặt, vừa linh hoạt, sáng tạo bởi chính người tạo lập ra nó trong từng văn bản, tài

liệu được ban hành và lưu hành

- Nâng cao hiệu quả

Theo Từ điển Tiếng Việt thì Nâng cao là làm cho cao hơn trước, đưa lên mức cao hơn

Thực tế, nâng cao là toàn bộ những hoạt động tích cực, chủ động và tự giác của chủ thể tác động đến đối tượng nhằm đạt được ý định, mục đích yêu cầu đặt ra

Có thể nói rằng, một trong những khó khăn lớn nhất đối với công tác VT-LT đó chính là đánh giá hiệu quả hoạt động của quản lý công tác VT-LT Chúng ta khó có thể nâng cao được hiệu quả trong hoạt động quản lý khi mà chúng ta còn chưa xác định được chính xác thế nào là hiệu quả cũng như chưa thiết lập được hệ thống các tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT

Hiệu quả của một hoạt động là kết quả đạt được so với chi phí, thời gian bỏ ra cho hoạt động đó, có thể hiểu hiệu quả bằng kết quả trừ chi phí Hiệu quả theo nghĩa chung nhất là kết quả của việc làm mang lại hoặc là kết quả đạt được trong việc thực hiện nhiệm

vụ nhất định Như vậy, hiệu quả là kết quả đạt được như yêu cầu của một việc làm mang lại Một công việc được coi là hiệu quả, sản phẩm nó tạo ra đạt được như mong muốn của người thực hiện và chi phí bỏ ra không quá mức cần thiết, hiệu quả còn được hiểu là việc kết hợp và sử dụng các nguồn lực đầu vào bằng một cách thức tốt nhất, tiết kiệm nhất để

ra kết quả cao hơn

Như vậy, nâng cao hiệu quả là tổng thể những nội dung biện pháp, cách thức, nhằm làm cho kết quả đạt được của một việc làm mang lại cao hơn mức bình thường

- Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn thư - lưu trữ

Hiện nay, trong công tác VT-LT chưa thấy có một nghiên cứu nào đưa ra cách hiểu thống nhất về nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT Bản chất của việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT là phản ánh kết quả thực tế của các hoạt động nghiệp vụ quản lý VT-LT có phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan, đơn vị hay không Việc đầu tư cho quản lý VT-LT có mang lại kết quả thiết thực trong thực thi nhiệm

vụ chính trị của đơn vị hay không; khi sử dụng văn bản tài liệu áp vào thực hiện công việc

cụ thể của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức có trở ngại và phát sinh gì không Nếu câu trả lời là: phục vụ tốt; kết quả tốt; không khó khăn trở ngại gì, thì đó chính là hiệu quả Còn trong trường hợp, văn bản trong VT-LT còn vướng mắc, bất cập với công việc của cơ quan; hoặc không dùng đến bất cứ văn bản nào cho công việc thì chứng tỏ hoạt động quản lý VT-LT kém hiệu quả; hoặc khi cần dùng văn bản, tài liệu nhưng tìm kiếm không thấy cũng là kém hiệu quả, vì vậy rất cần thiết phải nâng cao hiệu quả quản lý VT-LT Nghĩa là nâng cao hiệu quả quản lý VT-LT là phương pháp đối sánh giữa quá khứ với hiện tại, giữa hiện tại

và tương lai của hoạt động nghiệp vụ, quản lý VT-LT Trong khi đó quản lý VT-LT là đại lượng định tính, nên việc tính toán so sánh sẽ gặp khó khăn và không thể định lượng

Từ việc phân tích quan niệm về nâng cao hiệu quả, trong phạm vi luận văn, tác giả

đưa ra khái niệm nâng cao hiệu quả quản lý công tác VT-LT như sau: Nâng cao hiệu quả

quản lý công tác VT-LT là tổng thể những biện pháp, cách thức của các chủ thể nhằm làm cho kết quả đạt được của công tác VT-LT mang lại cao hơn mức bình thường

1.1.2 Nội dung, nguyên tắc, yêu cầu đối với người làm VT-LT và cán bộ quản lý, ý nghĩa của hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ

a) Nội dung hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ

Hoạt động quản lý công tác VT-LT là tổng hợp các biệm pháp tiến hành của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức, nhằm duy trì điều hành nghiệp vụ VT-LT thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, đạt mục đích đề ra, bao gồm:

Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác VT-LT; Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình cơ quan có thẩm quyền ban hành; Tô chức hướng dẫn, kiêm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước về công tác VT-LT; Quản

lý, đào tạo cán bộ, công chức VT-LT; Nghiên cứu khoa học về công tác VT-LT; Đảm báo kinh phí cho hoạt động VT-LT; Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT; Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ

Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ VT-LT trong các cơ quan, tổ chức đã được quy

định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác VT-LT Quản lý công tác VT-LT là công cụ quan trọng hàng đầu và không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức nhất định Bộ phận quản lý công tác VT-LT có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo, chỉ huy làm tốt việc quản lý công tác VT-LT trong cơ quan, thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể

Trong Quân đội (Tại Chương 5 Điều 83 Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2020 và Chương 4 Thông tư số 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc

phòng) cũng đề cập đến nội dung quản lý công tác VT-LT rất cụ thể

Với các nội dung trên giúp có cái nhìn khái quát về nội hàm của quản lý công tác VT-LT Căn cứ vào Thông tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012, Thông tư 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 và quy mô hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và thực tế hoạt động của Trường SQKTQS, theo chúng tôi, nội dung của hoạt động quản lý VT-LT bao gồm:

Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác VT-LT; Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác VT-LT; Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác VT-LT; Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VT-LT; Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ hoạt động quản lý công tác VT-LT; Thi đua, khen thưởng trong công tác VT-LT

b) Nguyên tắc hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ

Để hoạt động quản lý công tác VT-LT đảm bảo đúng quy định, nâng cao hiệu quả, đáp ứng tốt hơn thực thi chức năng, nhiệm vụ và những vấn đề mới đặt ra, đòi hỏi phải đáp ứng những nguyên tắc quản lý cơ bản: Tập trung, thống nhất

Đây là nguyên tắc hạt nhân của mọi nguyên tắc, bởi vì: quản lý tập trung thống nhất

về hệ thống và nghiệp vụ VT-LT là nhất quán Nguyên tắc này yêu cầu tham mưu, đề xuất cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ phải dựa trên cơ sở các quy định của pháp luật, không được “phá rào, lách luật”, không được tùy tiện theo suy nghĩ chủ quan, mong muốn của mình Khi đề xuất giải quyết các nhiệm vụ được giao, nếu việc thực hiện nhiệm vụ, vấn đề được giao gặp khó khăn do rào cản của pháp luật, vướng các quy định hiện hành của pháp luật phải báo cáo lãnh đạo biết để kiến nghị, đề xuất với các cấp có thẩm quyền nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật, đồng thời

đề xuất các giải pháp, các phương án khả thi để tháo gỡ nhưng cũng chỉ được phép trong khôn khổ, giới hạn pháp luật cho phép

Trong hoạt động quản lý công tác VT-LT việc tuân thủ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên cũng phải theo nguyên tắc nhất định Đồng thời, phải có chính kiến bảo vệ được,

giữ được các suy nghĩ, các kiến nghị đề xuất có tính chất độc lập của mình Đối với các vấn đề liên quan đến các quy định của pháp luật, các quy định của chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước thì phải báo cáo rõ “làm theo những quy định nào?” và “nếu không theo các quy định đó sẽ dẫn đến hậu quả thế nào?”; “tác hại của các hậu quả” đến

cơ quan, đơn vị như thế nào?

c) Yêu cầu đối với người làm văn thư - lưu trữ và cán bộ quản lý đối với hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Yêu cầu pháp chế xã hội chủ nghĩa đây là yêu cầu cơ bản vì: Pháp chế xã hội chủ nghĩa

là sự tôn trọng, tuân thủ, chấp hành nghiêm chỉnh hiến pháp, pháp luật Trong công tác

VT-LT phải đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ, chính sách của Nhà nước, Bộ Quốc phòng Để thực hiện yêu cầu này mọi cán bộ nhân viên làm công tác VT-LT phải nêu cao tinh thần phụ trách trước quần chúng, phải nêu gương tôn trọng, chấp hành pháp luật trong thực thi nhiệm vụ Hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ phải đảm bảo đúng pháp luật Đây là yêu cầu quan trọng trong quản lý, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan nhà nước, nếu không thực hiện đúng với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những hậu quả và tác hại không lường Điều này dễ thấy trong thực tiễn thực hiện các quyết định quản lý Muốn quản lý đúng pháp luật, đúng chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước, Bộ Quốc phòng phải am hiểu pháp luật, chế độ, chính sách thuộc phạm vi, lĩnh vực công tác được giao và các lĩnh vực công tác có liên quan để không sai, không vi phạm Khai thác triệt

để và vận dụng sáng tạo giới hạn cho phép của pháp luật và các chế độ, chính sách, vận dụng tối đa các quy định, các chế độ, chính sách có lợi cho cán bộ, nhân viên, trong cơ quan, đơn

vị nhưng không vi phạm các quy định chung của pháp luật

Yêu cầu khoa học, khách quan, trung thực: Quản lý VT-LT phải trên cơ sở khoa học, khách quan, trung thực; Xuất phát từ yêu cầu phải đảm bảo hiệu quả, chất lượng, chính xác của các vấn đề hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ và có hiệu quả cao Trên cơ sở phân tích các luật cứ khoa học, những cơ sở lý luận và thực tiễn của nhiệm vụ, công việc được giao tham mưu, đề xuất chương trình, kế hoạch và các giải pháp thực hiện hữu hiệu Yêu cầu khách quan trong hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ phải xuất phát từ thực

tế hay thực trạng khách quan công việc, nhiệm vụ đang giải quyết, khả năng hiện thực, điều kiện, năng lực thực tế của đội ngũ cán bộ, nhân viên, các nguồn lực và điều kiện cơ sở vật chất để thực hiện Hiện trạng của cơ quan, đơn vị đề xuất các nhiệm vụ, chương trình kế hoạch và các giải pháp thực hiện điều đó, tôn trọng, khách quan sẽ loại bỏ được yếu tố chủ

quan duy ý chí, lồng các ý muốn và tham vọng cá nhân trong hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ tôn trọng các quy định, quy chế, các văn bản của cơ quan sẽ đáp ứng yêu cầu, đảm bảo đúng và chính xác phải có đủ tri thức, tài năng, đức độ, thẳng thắn, trung thực

Yêu cầu trách nhiệm cao luôn đề cao trách nhiệm của người quản lý, phụ trách, trực

tiếp với hoạt động VT-LT Phải là cơ quan giúp việc tin cậy, tham mưu đúng tham mưu trúng cho lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị và tổ chức Nêu cao thái độ trách nhiệm là nhằm bảo đảm đúng chủ trương, quan điểm, đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước,

bảo đảm tính khoa học, khách quan và trung thực

Yêu cầu toàn diện, tổng hợp là đòi hỏi hoạt động quản lý công tác VT-LT phải đảm bảo phát huy tính dân chủ, tiếp thu trí tuệ tập thể, để mọi thành viên của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức nghiêm túc chấp hành và tự giác thực hiện, tham gia hoàn thiện quản lý VT-

LT khắc phục được các yếu tố chủ quan, phiến diện, độc đoán, chuyên quyền, khép kín,

từ đó nâng cao hiệu quả quản lý VT-LT tốt hơn

d) Ý nghĩa của hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ

- Đối với cơ quan đơn vị: Tiến hành tốt công tác quản lý VT-LT sẽ tạo ra chất lượng công việc tốt hơn góp phần xây dựng vị thế, uy tín thương hiệu, độ tin cậy trong môi trường

xã hội và của cộng đồng giành cho cơ quan, đơn vị và tổ chức Với ý nghĩa đó có thể nói bộ phận quản lý VT-LT là bộ mặt hành chính quan trọng cho cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức

- Đối với các cá nhân lãnh đạo, chỉ huy đơn vị: Tạo lập, cung cấp và lưu trữ thông tin giúp cho bộ máy cơ quan đơn vị, tổ chức, từng cá nhân trong đó được tiếp cận tìm hiểu, tra cứu, học tập theo luật định Nhờ vậy, tạo được môi trường làm việc trong sạch, lành mạnh dân chủ, công bằng, minh bạch, khách quan Mọi thành viên nơi ấy được hiểu biết, được cống hiến, được thể hiện và được ghi nhận, được thỏa mãn nhu cầu bản thân Nhất là nhu cầu thực chứng ngày càng cao, công tác quản lý VT-LT càng có ý nghĩa thực tiễn hơn bao giờ hết Khi hoạt động quản lý VT-LT chặt chẽ khoa học, đúng quy trình, luật định, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời sẽ là căn cứ thiết yếu giúp lãnh đạo, chỉ huy của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức ra quyết định đúng đắn

để giải quyết các vấn đề thực tiễn đặt ra theo mục tiêu yêu cầu xác định

1.1.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ

Để đánh giá đúng hiệu quả của hoạt động VT-LT tại Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân

sự, có thể dựa trên các căn cứ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và thực tiễn chúng tôi xây dựng đề xuất một số tiêu chí chủ yếu có tính chất định tính như sau:

Tiêu chí 1: Hiệu quả hoạt động của bộ máy và đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ

Hiệu quả hoạt động tổ chức bộ máy của một cơ quan tổ chức là kết quả cuối cùng trong mục đích quản lý Nếu tổ chức bộ máy không ổn định thì tất yếu hoạt động không hiệu quả, tạo nên sự trì trệ, ách tắc trong việc triển khai nhiệm vụ được giao, bên cạnh đó, tính hiệu quả hay không trong mọi hoạt động của một cơ quan, tổ chức đều bị chi phối bởi yếu tố con người, xét cho cùng, bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải ổn định bộ máy và nhân sự để đảm bảo hiệu quả hoạt động Bên cạnh đó, trình độ năng lực của cán

bộ làm công tác LT cũng là nhân tố quan trọng quyết định hiệu quả của công tác

VT-LT tại cơ quan, đơn vị

Để tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy và đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cần khảo sát và đánh giá trên 3 mức: Hiệu quả cao/ Đạt yêu cầu/ Hiệu quả thấp Qua đó định lượng được tương đối chính xác hiệu quả hoạt động của bộ máy và trình độ, phẩm chất, năng lực của đội ngũ cán bộ VT-LT

Tiêu chí 2: Hiệu quả công tác phổ biến, ban hành văn bản, quản lý hoạt động văn

thư, lưu trữ

Có thể nói đây là tiêu chí cơ bản để đánh giá hiệu quả hoạt động văn thư, lưu trữ, bởi trong hoạt động quản lý việc ban hành các văn bản có vai trò vô cùng quan trọng, là phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định, chuyển tải nội dung và cũng là căn cứ cho công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ, đồng thời là công cụ xây dựng hệ thống văn bản cho hoạt động văn thư, lưu trữ được thực hiện một cách khoa học và có hiệu quả nếu như hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn được hoàn thiện, xây dựng ban hành đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, đầy đủ, đồng bộ và áp dụng có hiệu quả

Để tiến hành đánh giá hiệu quả công tác phổ biến, ban hành văn bản, quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ cần khảo sát và đánh giá trên 3 mức: Hiệu quả cao/ Đạt yêu cầu/ Hiệu quả thấp Qua đó định lượng được tương đối chính xác hiệu quả của công tác phổ biến, ban hành văn bản, quản lý hoạt động VT-LT

Tiêu chí 3: Hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ VT-LT trong các cơ quan, tổ chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác VT-LT Do vậy, để đánh giá hiệu quả công tác VT-LT một tiêu chí không thể thiếu đó là hiệu quả thực hiện nghiệp vụ VT-LT bao gồm: Trước hết, là hiệu quả thực hiện nghiệp

vụ văn thư như: Soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Quản lý và sử dụng

con dấu của cơ quan, tổ chức Đồng thời thực hiện hiệu quả nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại tài liệu lưu trữ; xác định giá tài liệu lưu trữ và xây dựng công cụ tra cứu, ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ

Để tiến hành đánh giá hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác VT-LT cần khảo sát và đánh giá trên 3 mức: Hiệu quả cao/ Đạt yêu cầu/ Hiệu quả thấp Qua đó định lượng được tương đối chính xác hiệu quả của mặt công tác này

Tiêu chí 4: Hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn

Để tiến hành đánh giá hiệu quả của cơ sở vật chất, trang bị phục vụ công tác VT-LT cần khảo sát và đánh giá trên 3 mức: Hiệu quả cao/ Đạt yêu cầu/ Hiệu quả thấp Qua đó định lượng được tương đối chính xác hiệu quả khai thác cơ sở vật chất trang bị cho công tác VT-LT

Tiêu chí 5: Hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, thi đua

khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ

Trong mọi chế độ nhà nước, để kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện các nhiệm nhiệm vụ của mình, cũng như để đáp ứng các yêu cầu chuẩn bị cho thời gian tới, mọi cơ quan bao giờ cũng cần đến công tác thống kê Chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ trong công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng bởi hệ thống các chỉ tiêu thống kê được xác lập trong công tác VT-LT sẽ là một trong những căn cứ rất cơ bản để đáp ứng các yêu cầu của công tác quy hoạch, kế hoạch, điều hành cả hệ thống ngành văn thư, lưu trữ Vì vậy, việc thực hiện nghiêm túc và không ngừng nâng cao hiệu quả báo cáo thống kê, định kỳ cũng là một tiêu chí để đánh giá hiệu quả trong công tác VT-LT

Để tiến hành đánh giá hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, thi đua khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong công tác VT-LT cần khảo sát và đánh giá trên 3 mức: Hiệu quả cao/ Đạt yêu cầu/ Hiệu quả thấp Qua đó định lượng được tương đối chính xác hiệu quả của mặt công tác này cho thực hiện nghiệp vụ VT-LT

Các tiêu chí này sẽ là thước đo, là cơ sở phân loại, nhận biết, đánh giá mọi hoạt động công tác VT-LT của cơ quan, của tổ chức Trên cơ sở các tiêu chí chung đó, căn cứ vào nội hàm của từng nội dung quản lý công tác VT-LT đã nêu ở mục 1.1 và thực tế hoạt động công tác VT-LT tại Trường SQKTQS, chúng tôi bước đầu nghiên cứu, đề xuất đưa ra bảng tiêu chí đánh giá cụ thể gồm 19 tiêu chí [Phụ lục 7] làm thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS

Để lượng hóa việc đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS trên cơ sở 19 tiêu chí đánh giá [Phụ lục 7], ta xây dựng công thức đánh giá như sau:

Trong đó: H là Điểm trung bình trong tổng cộng các tiêu chí đánh giá

Ti là Tiêu chí đánh giá thứ i

n là Số tiêu chí đánh giá

Qui ước đánh giá hiệu quả quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS như sau: Hiệu quả cao từ 8 đến 10 điểm

Đạt yêu cầu từ 7 đến cận 8 điểm

Hiệu quả thấp từ 5 đến cận 7 điểm

Không hiệu quả từ 0 đến cận 5 điểm

1.2 Cơ sở pháp lý về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ

Trải qua hơn bảy thập kỷ - kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt

số 01/CP ngày 03/01/1946 cho đến nay, xác định được vai trò, vị trí quan trọng của công tác VT-LT trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, thời gian qua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm nhiều đến lĩnh vực VT-LT, đã từng bước kiện toàn

- Luật Lưu trữ số 01 năm 2011 được QH khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua đã chính thức có hiệu lực và đi vào cuộc sống Đây là căn cứ pháp lý cao nhất cho việc triển khai công tác lưu trữ Luật Lưu trữ được xây dựng nhằm mục đích: Nâng cao hiệu lực pháp lý và hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ; Quy định rõ chính sách của Nhà nước, vai trò, trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước, của người đứng đầu các cấp, các ngành, các cơ quan, tổ chức; minh bạch, công khai, đơn giản hoá các thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Quan tâm đến chế độ, chính sách cho người làm lưu trữ; tăng cường quản lý đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và các hoạt động dịch vụ lưu trữ Nhìn chung, Luật Lưu trữ

được ban hành đã tạo cơ sở pháp lý đầy đủ để quản lý công tác lưu trữ, một lĩnh vực hoạt động quan trọng của Nhà nước Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

1.2.2 Văn bản dưới luật

Cùng với văn bản luật, hàng loạt các văn bản dưới Luật cũng đã được ban hành để

cụ thể hóa và mới đây nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư Nghị định đã thay thế các văn bản ra trước về công tác văn thư, trong Điều 1 công tác văn thư được quy định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01/7/2016 của Chính phủ, về quản lý và sử dụng con dấu ra đời thay thế Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi

bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; được áp dựng đối với các bộ, cơ quan ngang bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ; Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các tập đoàn kinh tế Nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân

Trong công tác VT-LT tại Bộ Ọuốc phòng, việc xây dựng hệ thông văn bản quản lý nghiệp vụ là một nhiệm vụ hết sức quan trọng vì nó mang tính đặc thù ngành Hệ thống văn bản đảm bảo cho thực hiện việc quản lý được thống nhất từ Bộ Quốc phòng đến đơn

vị trực thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của công tác VT-LT Trên cơ sở những văn bản chỉ đạo của Đảng, nhà nước, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đã ban hành một

số văn bản nhằm cụ thể hoá các chủ trương về công tác VT-LT từ trước đến nay:

Quyết định số 15/QĐ-QP ngày 19/01/1981 của Bộ Quốc phòng ban hành Điều lệ công tác văn thư trong Quân đội, bước đầu quy định về VT-LT ở các cơ quan đơn vị thuộc BQP

Quyết định số 3627/2009/QĐ-BQP ngày 14/10/2009 ban hành danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ/Bộ Quốc phòng

Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012 của Bộ quốc phòng Quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội

Năm 2012, sau khi Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành, Bộ Quốc phòng đã xây dựng

và ban hành Thông tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội; Thông tư 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc phòng Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong Quân đội, đây là văn bản mang tính pháp lý cao của

Bộ Quốc phòng tổng hợp các quy chế, quy định từ trước đến nay về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ, soạn thảo văn bản của Bộ; trong đó quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ tương đối hoàn chỉnh nhằm triển khai thực hiện Luật lưu trữ và các văn bản quy phạm của nhà nước đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng Trong khi đó Quân ủy trung ương ban hành Quy định 781-QĐ/QUTW ngày 17/11/2014 về việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và con dấu của Đảng trong Quân đội Thông tư số 217/2013/TT-BQP ngày 16/12/2013 của Bộ Quốc phòng Quy định về ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng truyền số liệu của BQP Thông tư số 88/2014/TT-BQP ngày 02/7/2014 của Bộ Quốc phòng Quy định và hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày, quản lý văn bản quyết định nhân sự cán bộ trong Quân đội Thông tư số 110/2014/TT-BQP ngày 22/8/2014 của Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet trong Quân đội nhân dân Việt Nam Thông tư số 119/2015/TT-BQP ngày 28/10/2015 của Bộ Quốc phòng Quy định về quản lý, lưu trữ, sử dụng hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng trong Bộ Quốc phòng

Chỉ thị số 97/CT-BQP ngày 04/12/2015 của Bộ Quốc phòng về tăng cường gửi, nhận, xử lý văn bản trên mạng truyền số liệu của Bộ Quốc phòng

Chỉ thị số 122/CT-BQP ngày 27/9/2017 của Bộ Quốc phòng về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

Quyết định số 742/QĐ-TCKT ngày 12/6/2017 của Tổng cục Kỹ thuật ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự/Tổng cục Kỹ thuật

Thông tư số 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng, thay thế một phần thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012, Thông tư số 81/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng Quy định về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính trong Bộ Quốc phòng thay thế Thông tư 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Cùng với đó là Hướng dẫn số 702-HD/VPQU, ngày 15/7/2019 của Văn phòng Quân ủy Trung ương, Hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng trong Đảng bộ Quân đội

Hệ thống các văn bản luật trình bày trên là cơ sở nền tảng căn bản để điều chỉnh công tác VT-LT hoạt động hiệu lực, hiệu quả là hành lang pháp lý quan trọng trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi cho công tác VT-LT thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Tuy nhiên, để xem xét đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng hiệu quả hoạt động quản lý VT-LT, tác giả đề xuất các mục tiêu cần đạt và hệ thống các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý VT-LT như đã đề xuất ở trên

Tiểu kết chương 1

Trong Chương 1, tác giả đã đặt ra và giải quyết những nội dung sau:

- Thứ nhất, làm rõ đi sâu tìm hiểu về các khái niệm: công tác văn thư, lưu trữ, quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT;

- Thứ hai, phân tíchnội dung, nguyên tắc, yêu cầu, ý nghĩa hoạt động quản lý công tác

VT-LT, trong đó, nhấn mạnh và tiếp tục khẳng định nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất và các yêu cầu của việc quản lý công tác VT - LT, bao gồm:Yêu cầu pháp chế xã hội chủ nghĩa; Yêu cầu khoa học, khách quan, trung thực; Yêu cầu trách nhiệm cao

- Thứ ba, bước đầu khái quát một số tiêu chí để có thể đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT trong các cơ quan, tổ chức, bao gồm: Hiệu quả hoạt động của bộ máy và đội ngũ cán bộ VT-LT; Hiệu quả công tác phổ biến, ban hành văn bản, quản lý hoạt động VT-LT; Hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác VT-LT; Hiệu quả sử dụng cơ

sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác VT-LT; Hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, thi đua khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong công tác VT-LT

- Thứ tư, hệ thống và giới thiệu khái quát các văn bản pháp luật hiện hành có quy định về quản lý công tác VT- LT trong các cơ quan, tổ chức

Những nội dung trên chính là cơ sở lý luận và pháp lý để tác giả mô tả và đánh giá thực trạng hoạt động quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS được nêu ở chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

2.1 Khái quát về Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự

Trường SQKTQS trực thuộc TCKT, nằm trong hệ thống các trường quân đội và hệ thống giáo dục quốc dân Trường có tên giao dịch dân sự là Trường Đại học Trần Đại Nghĩa Trường có 02 khu vực, đóng quân trên địa bàn quận Gò Vấp - TP.Hồ Chí Minh (Khu A) và TP.Biên Hòa - tỉnh Đồng Nai (Khu B)

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự

Trường SQKTQS là cơ sở đào tạo của Quân đội có chức năng đào tạo sĩ quan chỉ huy kỹ thuật cấp phân đội, nhân viên CMKT và nghiên cứu khoa học kỹ thuật quân sự Ngoài ra Nhà trường còn có nhiệm vụ: Đào tạo nhân lực phục vụ CNH, HĐH trình

độ đại học, cao đẳng (theo chỉ tiêu của Bộ Quốc phòng và Bộ GD-ĐT giao); Quản lý và bảo đảm cho quân nhân của các đơn vị phía Nam gửi đi học ở các trường ngoài quân đội; Trung tâm Dạy nghề và Giới thiệu việc làm thuộc Trường có nhiệm vụ đào tạo nghề cho

bộ đội xuất ngũ và các đối tượng chính sách; Tổ chức giáo dục quốc phòng cho sinh viên của các trường cao đẳng và đại học trên địa bàn TP Hồ Chí Minh

2.1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự

Trường SQKTQS tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung thống nhất Đứng đầu là Hiệu trưởng, chịu trách nhiệm điều hành và quản lý tất cả các hoạt động trong phạm vi của Nhà trường Quân số cán bộ khung hơn một nghìn đồng chí, quân số học viên, chiến sĩ, đối tượng khác hơn bốn nghìn đồng chí, cơ cấu tổ chức của Trường gồm: Hiệu trưởng; Chính ủy; Phó Chính ủy; Phó Hiệu trưởng Đào tạo; Phó Hiệu trưởng Quân sự Khối các phòng, ban trực thuộc: 08 Phòng, Ban Khối giảng dạy: 12 Khoa Khối quản lý học viên: 05 Tiểu đoàn Khối dạy nghề và Trung tâm dịch vụ: 03 Trung tâm [Phụ lục 01]

2.1.4 Khái quát về Phòng Tham mưu - Hành chính Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự

Là cơ quan tham mưu cho Đảng ủy, BGH Nhà trường, đồng thời chịu trách nhiệm trước Đảng ủy, BGH các mặt công tác hành chính - quân sự trong phạm vi toàn Trường Xây dựng kế hoạch biên chế tổ chức lực lượng, quản lý quân số, quản lý vũ khí trang bị kỹ thuật nội bộ phục vụ cho công tác sẵn sàng chiến đấu; Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch SSCĐ, kế hoạch phòng chống cháy nổ, kế hoạch tuần tra canh gác bảo đảm an toàn đơn vị ; Đề xuất với Chỉ huy Nhà trường về công tác tuyển dụng, công tác

chính sách hậu phương quân đội theo yêu cầu nhiệm vụ; Xây dựng chế độ quản lý, tổ chức thực hiện đúng nguyên tắc công tác VT-BM-LT; Tổ chức và duy trì tốt công tác Thông tin liên lạc phục vụ lãnh đạo chỉ huy và công tác chung của toàn đơn vị; Chỉ đạo tốt công tác tiếp khách, phục vụ, vệ sinh, xây dựng và cải tạo cảnh quan Nhà trường bảo đảm xanh, sạch, đẹp, an toàn; Hợp đồng chặt chẽ với cơ quan quân sự địa phương, các lực lượng vũ trang đóng quân cùng địa bàn để xây dựng kế hoạch tác chiến hợp đồng

Quân số toàn Phòng hiện tại 153 đồng chí: Trưởng phòng (Chánh Văn phòng); hai Phó Trưởng phòng (Phó Chánh Văn phòng); Ban Quân lực; Ban Điều lệnh - Tác chiến; Ban Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ; Ban Quản lý Hành chính

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ban Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ

Ban VT-BM-LT trực thuộc Phòng TM-HC, Ban hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ trưởng Phòng TM-HC, với biên chế gồm 05 cán bộ, nhân viên Phòng làm việc:

01 phòng làm công tác văn thư; 01 phòng để các loại máy phục vụ chuyên môn; 02 phòng riêng làm kho lưu trữ rộng 80m2/ phòng để bảo quản tài liệu

Nghiên cứu, soạn thảo trình cấp có thấm quyền ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, quản lý nghiệp vụ VT-LT; tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định công tác VT-LT trong toàn Trường; Tham mưu, đề xuất giúp lãnh đạo Nhà trường, lãnh đạo Phòng về tổ chức, biên chế VT-LT, thực hiện nghiệp vụ VT-BM-LT

2.2 Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan

Kỹ thuật quân sự

Trong giai đoạn mới tiếp quản 1975, nhiệm vụ Quốc phòng giai đoạn này đặt ra những yêu cầu cấp bách cho công tác VT-BM-LT là phải tập trung khắc phục những yếu kém tồn tại từ nhiều năm, đồng thời xây dựng ngành VT-BM-LT phát triển toàn diện đáp ứng yêu cầu xây dựng và bảo vệ đất nước trong giai đoạn mới Nhiệm vụ quản lý ngành trong thời kỳ này đòi hỏi phải tăng cường hơn nữa sự lãnh đạo của chỉ huy các cấp

Thực hiện các quy định pháp luật về công tác VT-BM-LT những năm qua Nhà trường đã được BQP, Tổng cục Kỹ thuật bước đầu quan tâm hơn

2.2.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ

- Về tổ chức bộ máy

Công tác VT-BM-LT là một mặt hoạt động cơ bản, quan trọng của Nhà trường, để thực hiện tốt công tác này, trong mỗi cơ quan, đơn vị trực thuộc Nhà trường đã biên chế nhân viên chuyên trách (hoặc kiêm nhiệm) làm công tác VT-LT Tuy nhiên, công tác lưu trữ gắn bó mật thiết với công tác văn thư Do vậy, hình thức tổ chức công tác VT-LT của

Trường theo hình thức độc lập, Ban VT-BM-LT được biên chế 5 đồng chí, các Phòng, ban trực thuộc Nhà trường bố trí 01 nhân viên văn thư, kiêm lưu trữ và tổng hợp Thực hiện Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/5/2018 về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức văn phòng các cấp trong quân đội; Quyết định số 742/QĐ-TCKT ngày 12/6/2017 của Chủ nhiệm TCKT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của Trường SQKTQS

- Nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ

Cán bộ làm công tác VT-LT đóng vai trò quan trọng, để thực hiện tốt chức năng tham mưu cho các cấp lãnh đạo trong việc thực hiện công tác VT-LT thì ngoài phẩm chất chính trị, đạo đức, cán bộ làm công tác VT-LT phải có trình độ, hiểu biết chuyên môn Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác VT-LT ở Nhà trường là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm của lãnh đạo các cấp trong Quân đội

Do yêu cầu nhiệm vụ và tính chất đặc thù của đơn vị, cán bộ làm công tác

VT-BM-LT của Trường SQKTQS cơ bản đáp ứng được các yêu cầu trên, ngoài ra VT-BM-VT-BM-LT Nhà trường được xác định là bộ phận trọng yếu, cơ mật, trực tiếp quản lý và thường xuyên tiếp xúc với thông tin, tài liệu mật của Nhà trường, Quân đội vì vậy, cán bộ tuyển chọn vào các vị trí này lựa chọn đảm bảo về tiêu chuẩn chính trị theo quy định về cơ quan, đơn vị và vị trí trọng yếu, cơ mật trong Quân đội Được thực hiện theo Thông tư số 263/2013/TT-BQP ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng Quy định

về cơ quan, đơn vị, vị trí trọng yếu, cơ mật trong Quân đội và trong Chương IV Thông tư

số 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế về công tác VT-LT trong Bộ Quốc phòng đã đề cập, cơ bản phải được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn từ sơ cấp trở lên Tại cơ quan, cán bộ VT-BM-LT chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Trưởng Ban VT-BM-LT

Hiện nay, Ban có biên chế gồm 05 cán bộ, nhân viên (04 nữ, 01 nam) Trong đó: 01 Trưởng ban phụ trách chung, quân hàm thiếu tá; 02 nhân viên văn thư chuyên trách, quân hàm đại úy và thiếu tá; 01 nhân viên lưu trữ, quân hàm đại úy; 01 nhân viên đánh máy, in sao tài liệu, quân hàm đại úy Về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: 100% cán bộ, nhân viên trong Ban VT-BM-LT đã qua đào tạo cơ bản về nghiệp vụ, có trình độ bậc Đại học và Trung cấp VT-LT Cán bộ trong Ban có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác, chất lượng chính trị tốt, 100% cán bộ, nhân viên trong Ban là đảng viên, về cơ bản đúng quy định của

Bộ Quốc phòng và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của Nhà trường đặt ra Tuy nhiên

muốn tổ chức điều hành cơ quan VT-LT hoạt động hiệu quả cần thực hiện phổ biến quán triệt và ban hành đầy đủ các văn bản quản lý công tác VT-LT trong cơ quan, đơn vị Từ thực trạng tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác VT-LT, đối chiếu bảng tiêu chí [Phụ lục 7] và khảo sát thực tế [Phụ lục 10] ta có thể đánh giá kết quả công tác này “Đạt yêu cầu”

2.2.2 Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác văn thư - lưu trữ

Trên cơ sở những văn bản chỉ đạo của Đảng, nhà nước, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đã ban hành một số văn bản nhằm cụ thể hoá các chủ trương về công tác VT-LT, tập trung chủ yếu ở các văn bản sau:

Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012 của Bộ Quốc phòng quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội; Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc phòng, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội; Thông tư số 217/2013/TT-BQP ngày 16/12/2013 của Bộ Quốc phòng, quy định về ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng truyền số liệu của Bộ Quốc phòng; Thông tư số 88/2014/TT-BQP ngày 02/7/2014 của Bộ Quốc phòng quy định và hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày,quản lý văn bản quyết định nhân sự cán bộ trong Quân đội; Quy định số 781-QĐ/QUTW ngày 17/11/2014 của Quân ủy Trung ương về soạn thảo, ban hành, quản

lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và con dấu của Đảng trong Quân đội; Thông tư số BQP ngày 11/8/2015 của Bộ Quốc phòng Quy định và hướng dẫn hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Quốc phòng; Thông tư

92/2015/TT-số 119/2015/TT-BQP ngày 28/10/2015 của Bộ Quốc phòng Quy định về quản lý, lưu trữ,

sử dụng hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng trong Bộ Quốc phòng; Chỉ thị số 97/CT-BQP, ngày 04/12/2015 của Bộ Quốc phòng về tăng cường gửi, nhận, xử lý văn bản trên mạng truyền số liệu của Bộ Quốc phòng; Quyết định số 742/QĐ-TCKT, ngày 12/6/2017 của Tổng cục Kỹ thuật ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự; Chỉ thị số 122/CT-BQP ngày 27/9/2017 của Bộ Quốc phòng về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ; Thông tư số 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế

về công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng; Thông tư số 81/2019/TT-BQP ngày 12/6/2015 của Bộ Quốc phòng quy định về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính trong Bộ Quốc phòng; Hướng dẫn số 702-HD/VPQU ngày 15/7/2019 của Văn phòng Quân ủy Trung ương, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng trong Đảng bộ Quân đội

Và còn một số văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ công tác VT-LT khác liên quan, hệ thống các văn bản trên được phổ biến quán triệt sâu sắc cho cấp ủy, người chỉ huy, chính ủy, chính trị viên các cấp trong Nhà trường Là căn cứ cơ bản để xây dựng nền nếp chính quy, duy trì nghiêm quy trình, quy định ban hành và lưu hành văn bản trong các cơ quan, đơn vị Là cơ sở giúp cơ quan quản lý VT-LT chủ động, tích cực tham mưu

đề xuất ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác VT-LT ở các cấp tại Trường SQKTQS

* Về nhận thức của lãnh đạo

Về cơ bản công tác VT-LT tại Trường đang ngày càng được nhìn nhận một cách đúng đắn và tích cực cả về vai trò và ý nghĩa của nó trong thực tiễn Vì vậy hoạt động quản lý VT-LT ngày càng được chấn chỉnh, duy trì chặt chẽ và đi vào hoạt động có nề nếp, hướng tới tính chuyên môn hóa nghề nghiệp cao hơn

Thủ trưởng BGH Nhà trường đã nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác

VT-LT, đối với những hoạt động quản lý của mình, cho nên đã có sự quan tâm chỉ huy, chỉ đạo, quản lý điều hành trực tiếp về mọi mặt và quan tâm đầu tư, giúp đỡ để công tác VT-

LT được thực hiện ngày càng tốt hơn Cụ thể biểu hiện qua việc xây dựng quy trình ISO, viết phần mềm phù hợp với thực tế công tác VT-LT của cơ quan.[Phụ lục 10]

* Về ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của Trường Sĩ quan KTQS

Từ những ngày đầu tiếp quản, công tác VT-LT tại Nhà trường cơ bản được tổ chức thực hiện dựa trên các văn bản Quy định và hướng dẫn cua Chính phủ, Cục Lưu trữ nhà nước và Bộ Quốc phòng Tuy nhiên, việc ban hành các văn bản hướng dẫn chỉ đạo, áp dụng ISO tuy đã được các cấp lãnh đạo quan tâm nhưng số lượng và chất lượng văn bản ban hành chưa nhiều, chưa cụ thể và toàn diện, chủ yếu mới đạt được các nội dung nhiệm

vụ trọng tâm như:

Quyết định 119/QĐ-VHP ngày 11/01/2002 của Trường cao đẳng Kỹ thuật Vin-Hem Pich về thẩm quyền ký, quản lý văn bản của Nhà trường; Quyết định 290/QĐ-VHP ngày 09/11/2004 của Trường cao đẳng Kỹ thuật Vin-Hem Pich về việc ban hành Quy chế bảo

vệ tài liệu mật; Quyết định 678/QĐ-SQKTQS ngày 06/3/2010 của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ban hành Quy định về quản lý tài liệu lưu trữ của Nhà trường; Quyết định 05/QĐ-SQKTQS ngày 10/01/2010 của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ban hành Quy chế làm việc của Trường SQKTQS; Quyết đinh 24/QĐ-SQKTQS 25/01/2011 của

Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ban hành Qui định quản lý và sử dụng con dấu các phòng chức năng trong Nhà trường; Chỉ thị 06/CT-SQKTQS ngày 26/8/2016 của Trường

Sĩ quan Kỹ thuật quân sự về việc tăng cường thực hiện quy chế bảo mật tài liệu, an toàn thông tin và chấn chỉnh chế độ gửi, nhận và trình ký văn bản trong toàn trường

Những văn bản trên đã có tác dụng thiết thực trong việc chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ làm công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ các cấp trong việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ VT-LT

Cũng như vậy, đối với BQP cần xây dựng và ban hành các văn bản như Thông tư, Hướng dẫn cụ thể về các nội dung còn chưa đầy đủ, chưa đề cập đến tại Thông tư 91/2012/TT-BQP như: Hướng dẫn việc giảm giải mật, đặc biệt đối với tài liệu từ năm

1975 trở về trước, khi chiến tranh đã qua đi, nhằm phục vụ cho nghiên cứu lịch sử của BQP cũng như các đơn vị trực thuộc Bộ, nghiên cứu khoa học về lịch sử dân tộc, các cuộc chiến tranh của dân tộc ta Để tổ chức thực hiện được việc giảm, giải, gia hạn độ mật đối với tài liệu của Bộ Quốc phòng, cần nghiên cứu xây dựng danh mục tài liệu giảm giải mật của các đơn vị Bên cạnh đó, các văn bản quy định, hướng dẫn về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử chưa đầy đủ, theo đó, để quản lý được loại hình tài liệu này và tài liệu phim, điện ảnh tại các lưu trữ chuyên dụng an toàn, ngoài việc ban hành các văn bản hướng dẫn cần có các lớp tập huấn cụ thể cho đội ngũ cán bộ làm công tác VT-LT và chuyển giao phần mềm VT-LT tài liệu phù hợp với chuyên môn và đặc thù ngành về các đơn vị để việc tổ chức thực hiện hiệu quả cao hơn

Bên cạnh những kết quả đáng ghi nhận của hoạt động quản lý VT-LT suốt 45 năm qua của cơ quan VT-LT Nhà trường, chúng ta mạnh dạn nhìn thẳng vào sự thật, chỉ ra những hạn chế tồn tại trong công tác VT-LT Nhà trường nhất là đội ngũ cán bộ làm công tác VT-LT, về cơ sở vật chất phục vụ công tác VT-LT, nghiệp vụ, công tác VT-LT chưa được thực hiện tốt và đầy đủ… Những tồn tại này có phần là do nhận thức chưa sâu sát, vẫn chưa được đầu tư toàn diện và có chất lượng đồng bộ, hệ thống văn bản quản lí, chỉ đạo hầu như chưa có như chưa ban hành được qui chế về công tác VT-LT của Nhà trường, trong khi đây chính là điều kiện đảm bảo về mặt pháp lý cho việc thực hiện công tác này

Vì thế rất cần ban hành văn bản kịp thời từ đó thống nhất quản lý chỉ đạo trong công tác VT-LT Đây là yêu cầu thể hiện tính nguyên tắc cho hoạt động quản lý VT-LT Từ thực trạng phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác VT-LT đối chiếu bảng tiêu chí [Phụ lục 7] và khảo sát thực tế [Phụ lục 10] ta có thể đánh giá kết quả công tác này “Đạt yêu cầu”

2.2.3 Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư - lưu trữ

Trường SQKTQS đã chú trọng đến cơ sở vật chất phục vụ công tác VT-LT như đã tham mưu cho lãnh đạo trong việc trang bị các phương tiện làm việc bước đầu đảm bảo đáp ứng được yêu cầu công việc

Trang thiết bị ngành VT-LT được bảo đảm theo Quyết định 162/2002/QĐ-BQP ngày 08/11/2002 của Bộ Quốc phòng về ban hành tiêu chuẩn trang bị ngành VT-BM-LT

và Thông tư số 707/TT-QP ngày 13/4/1996, của Bộ Quốc phòng, hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại đối với quân nhân, công nhân viên chức quốc phòng làm công tác VT-LT; Hướng dẫn số 544/HD- BQP ngày 22/3/1998 của Bộ Quốc phòng về thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho cán bộ, quân nhân làm công tác lưu trữ; Quyết định

số 2789/QĐ-BQP ngày 20/12/1999 của Bộ Quốc phòng về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VT-LT trong quân đội

Bố trí phòng làm việc của VT-LT có vách ngăn, trang thiết bị đã được quan tâm hơn, kho lưu trữ có hệ thống phòng chống cháy nổ, có lực lượng chiến sĩ canh gác 24/24, thường xuyên vệ sinh kho và thực hiện chế độ kiểm tra chống mối mọt, tài liệu sau khi chỉnh lý được đưa vào các cặp theo tiêu chuẩn, sắp xếp trên giá, dán nhãn và đánh số ở bên ngoài gáy [phụ lục 5] Có thể thấy rằng trong những năm gần đây (từ 2010-2019), công tác VT-LT tại Nhà trường đã có thay đổi như sự quan tâm và đầu tư về cả cơ sở vật chất cũng như nhân sự, đã chú trọng ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà cụ thể là ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT bằng đường truyền số liệu của BQP Tuy nhiên cũng còn những vấn đề cần quan tâm như phải có sự kiểm tra, giám sát, đánh giá hiệu quả của cán bộ, nhân viên đơn vị trong việc sử dụng các phương tiện, thiết bị chưa đồng bộ

Ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư - lưu trữ

Ban Giám hiệu Nhà trường cũng như các thủ trưởng phòng, ban, khoa, tiểu đoàn, trung tâm luôn nhận thức được tầm quan trọng và lợi ích của công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động, nên đã từng bước đưa công nghệ thông tin ứng dụng trong thực tiễn cơ quan Nhà trường đã trang bị công nghệ thông tin như: máy tính, máy in, máy fax, máy scan, máy phá sóng, máy photocopy, điện thoại, các máy tính được kết nối mạng Lan, kết nối mạng truyền quân sự, điều này giúp cho việc liên lạc, trao đổi công việc giữa các bộ phận trong cơ quan được kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả Các thông tin trao đổi giữa các đơn vị được truyền tải nhanh chóng giúp công tác quản lý của Nhà trường được thuận lợi, kịp thời cập nhật mới nhất các văn bản, văn kiện, chủ trưởng đường lối của Đảng, Chính phủ và Quân đội

Hầu hết các đơn vị đều được ứng dụng công nghệ thông tin, do đó công tác giải quyết văn bản qua mạng truyền quân sự vừa đảm bảo an toàn và quản lý tốt hơn, khắc phục tình trạng thất lạc văn bản, việc thu thập thông tin phục vụ công tác chuyên môn cũng thuận tiện và nhanh chóng Tất các các văn bản được chuyển tải xử lý qua phần mềm Quân sự (Chương trình phần mềm của Viện Khoa học quân sự) nên mọi thông tin đều được xử lý một cách nhanh chóng, chất lượng, bảo mật cao

Song song với việc ứng dụng CNTT, Nhà trường đã nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuấn TCVN 9001:2008 sang hệ thống TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan toàn trường Tổ chức triển khai rà soát, thống kê, duy trì các quy trình thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 của Nhà trường thuộc trách nhiệm của Phòng TM-HC bao gồm 63 quy trình nội bộ, trong đó có 03 quy trình liên quan đến công tác VT-LT, cụ thể: TCVN ISO 9001-2015 Quy trình - TMHC 09 Tra cứu tài liệu lưu trữ;TCVN ISO 9001-2015 Quy trình - TMHC 04 Quản lý văn bản đến;TCVN ISO 9001-2015 Quy trình - TMHC 05 Quản lý văn bản đi

Nhìn chung việc ứng dụng CNTT vào công tác VT-LT của cơ quan đã được quan tâm, tuy nhiên việc ứng dụng CNTT cũng còn hạn chế chưa thực sự phát huy, đáp ứng CNH-HĐH.Từ thực trạng đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác VT-LT đối chiếu bảng tiêu chí [Phụ lục 7] và khảo sát thực tế [Phụ lục 10] ta có thể đánh giá kết quả công tác này “Đạt yêu cầu”

2.2.4 Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự

a) Quản lý văn bản đi - đến

Trường đã ban hành hai quy trình ISO để quản lý và giải quyết văn bản đi, đến

- Quản lý đối với văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến: Theo quy định của Nhà nước và quy chế làm việc của

Trường thì tất cả các văn bản, tài liệu (kể cả đơn, thư khiếu nại, tố cáo) đến trường bằng bất cứ con đường nào đều phải tập trung ở văn thư cơ quan để tiếp nhận, đăng ký và phân phối giải quyết Hiện tại cơ quan đang nhận văn bản đến bằng đường Truyền số liệu của

BQP và Quân bưu là chủ yếu, số ít nhận từ Bưu điện và cá nhân đi công tác mang về

Qua thực tế, hàng năm số lượng văn bản đến trường khoảng bốn đến năm ngàn văn bản [phụ lục 6 - Bảng 1] Vì vậy đòi hỏi phải có các phương tiện đăng ký văn bản phù hợp và phương pháp đăng ký khoa học mới có thể đảm bảo cho việc theo dõi giải quyết văn bản và tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, dễ dàng

Trong quá trình kiểm soát văn bản đến gặp một số vướng mắc sau: Theo quy định, tất cả văn bản gửi đến Trường từ bất kì nguồn nào phải được Ban VT-BM-LT tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký vào sổ công văn đến và luân chuyển đến các Thủ trưởng để xử lý theo phân công nhiệm vụ (ngoại trừ văn bản gửi đích danh cá nhân) Tuy nhiên, vẫn còn một

số cán bộ, giáo viên, quân nhân chưa thực hiện theo đúng trình tự luân chuyển dẫn đến việc giấy tờ, văn bản chưa được cập nhật vào hồ sơ, khi cần xem lại thì không có lưu tại

bộ phận văn thư Tình trạng cán bộ, giáo viên, quân nhân đi công tác nhận văn bản, giấy

tờ trực tiếp mà khi về không báo lại cơ quan chuyên môn để làm thủ tục tiếp nhận theo quy định, cho nên không theo dõi được hồ sơ, dẫn đến thất lạc hồ sơ văn bản

Mặc dù đã có phân mềm của BQP chuyên dụng dùng chung toàn quân (Missten) nhưng chỉ đáp ứng nhận, chuyển đến văn thư và kết nối mạng Lan nội bộ Tuy nhiên công cụ này chưa phù hợp với quản lý hiện tại Qua những bất cập hạn chế đó, Thủ trưởng Nhà trường đã phê duyệt “Xây dựng phần mềm Quản lý văn bản trên mạng nội bộ” được giao trực tiếp cho tác giả và Khoa công nghệ thông tin thực hiện vào năm 2020

Quy trình luân chuyển văn bản đến: Các cá nhân, đơn vị cơ bản đã thực hiện theo đúng

trình tự, giúp cho việc tiếp nhận, xử lý, cung cấp thông tin trong nhà trường được thông suốt Ban VT-BM-LT là cơ quan chủ trì, với trọng trách quản lý văn bản của Trường ngày càng chặt chẽ, đúng quy định và đạt hiệu quả cao Hiện nay Trường SQKTQS cũng đã áp dụng việc đăng

ký, luân chuyển văn bản đến qua phần mềm của BQP nhưng tính thực tiễn chưa cao, chưa phù hợp với đơn vị cơ sở cùng với đó đăng ký văn bản đến “Mật, nhạy cảm” qua sổ văn thư theo quy định cho nên tạo tính đa dạng, phức tạp khi tiếp nhận văn bản đến tại Trường

- Đối với văn bản đi

Thực hiện theo Thông tư 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng; Thông tư 81/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng; Hướng dẫn 702-HD/VPQU ngày 15/7/2019 của Văn phòng Quân ủy Trung ương Trách nhiệm rà soát, kiểm tra thể thức văn bản được Hiệu trưởng giao cho phòng TM-HC, Phòng TM-HC ủy quyền cho Trưởng Ban VT-BM-LT Do đó, trước khi trình ký công văn giấy tờ của các đơn vị trực thuộc Trường, Ban VT-BM-LT phải kiểm tra và yêu cầu đơn vị thực hiện theo đúng thể thức Nhưng đối với một số cá nhân và đơn vị vẫn có thói quen là trình ký trực tiếp lên lãnh đạo, đến khi gửi xuống bộ phận văn thư lấy số và đóng dấu thì văn bản chưa đúng thể thức nên phải chỉnh sửa lại làm mất thời gian của bản thân cá nhân, đơn vị thực hiện văn bản đó Trước những bất cập hạn chế đó, Trường đã xây dựng quy trình TCVN ISO 9001-2015

để các cá nhân, đơn vị thực hiện theo đúng trình tự, giúp cho việc tiếp nhận và xử lý thông tin trong nhà trường không bị ách tắc, đúng thủ tục nguyên tắc theo hướng dẫn chỉ đạo và quản lý chặt chẽ của bộ phận văn thư, cho nên việc quản lý văn bản của Trường ngày càng đi vào nền nếp chính quy, kỷ luật, kỷ cương và đạt hiệu quả cao Nhìn chung các đơn vị trong toàn trường đã thực hiện đầy đủ các công việc cần thiết theo quy trình ban hành song trong từng bước còn có những khiếm khuyết nhất định, cụ thể:

+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản: Theo quy định trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm giải quyết Song do một số đơn vị không chịu hợp tác vì nhiều lý do mang văn bản lên Thủ trưởng trình ký mà không qua văn thư kiểm tra lại Điều này dẫn đến văn bản không đồng nhất, sai về thể thức, thậm chí sai cả về lỗi chính

tả, gây khó khăn cho cán bộ văn thư khi phát hành văn bản

Ghi số và ngày, tháng của văn bản bộ phận văn thư chia ra 2 nhóm sổ của Đảng và chính quyền: Nhóm văn bản của Đảng gồm 5 loại quyển được ghi chép theo nhiệm kỳ Nhóm văn bản chính quyền gồm cả Trung tâm 12 loại quyển được ghi chép theo năm văn thư để thuận tiện hơn khi tra tìm và lưu trữ Công tác này đều thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, BQP Tuy nhiên có một số khó khăn khi các đơn vị tiến độ làm việc chậm hoặc lý do nào đó nên văn bản thường ra lệch ngày so với quy định, dẫn đến việc đề xuất văn thư cho chèn số, điều này gây khó khăn cho cán bộ văn thư vì đây là trái với quy định Nhà nước, BQP [phụ lục 2].Đăng ký văn bản đi: Hiện nay Nhà trường kết hợp hai phương tiện “Sổ và Máy vi tính” để đăng ký [phụ lục 3] Chuyển giao văn bản đi: Theo nguyên tắc chung thì tất cả văn bản do Nhà trường ban hành đều phải tập trung tại Ban VT-BM-LT để làm thủ tục gửi đi Tuy nhiên do số lượng văn bản đi trên thực tế là rất lớn gần sáu nghìn văn bản đi trên một năm chưa kể các loại giấy mời, giấy nhận xét, chứng chỉ và bằng [lấy

từ số liệu Báo cáo VTLT] nên một số phòng chuyên môn trực tiếp gửi văn bản đi thay nhân viên văn thư Lưu văn bản đi: Việc lưu và sắp xếp các bản lưu được thực hiện chưa khoa học, vẫn còn bó gói lý do văn thư công việc quá nhiều Việc ứng dụng phần mềm vào quản

lý văn bản đi cũng đã được triển khai ở Nhà trường nhưng chưa phù hợp

b) Về quy trình soạn thảo văn bản

Qua lý luận và thực tiễn, chúng ta nhận thấy, để có được một văn bản đảm bảo mục đích và yêu cầu đặt ra thì người soạn thảo phải tuân thủ đầy đủ các bước cần phải tiến hành

trong quá trình soạn thảo văn bản Có nghĩa là khi soạn thảo văn bản cần phải tiến hành thực hiện đầy đủ một số bước cần thiết và các bước đó phải được thực hiện theo một trình tự logic nhất định làm cơ sở cho bước tiếp theo Đầu tiên người soạn thảo phải xác định mục đích của việc ban hành văn bản tiếp đến là xác định tên loại văn bản rồi tiến hành thu thập và xử lý những thông tin cần thiết cho vịệc soạn thảo văn bản, sau đó mới bắt đầu xây dựng đề cương, viết bản thảo và cuối cùng là tiến hành thực hiện các công việc cần thiết để ban hành văn

bản, như: duyệt bản thảo; đánh máy, nhân bản văn bản; ký văn bản và đăng ký phát hành

Tuy nhiên trên thực tế việc thực hiện quy trình soạn thảo văn bản này ở Trường còn có những bất cập, hạn chế, không tuân thủ theo quy trình chung, từ đó dẫn đến những sai sót không đáng có Một số văn bản ban hành không được xác định mục đích ban hành một cách rõ ràng hoặc mục đích của văn bản không đem lại lợi ích cho toàn trường, chỉ đem lại lợi ích cho một số đối tượng cho nên văn bản ban hành không được thực thi; Một số văn bản không xác định đúng tên loại dẫn đến tình trạng dùng những văn bản có giá trị pháp lý cao để giải quyết những vấn đề đơn giản, ít quan trọng và ngược lại; còn một số văn bản khác thì khi ban hành không có đầy đủ những thông tin pháp lý và thông tin thực tế Tức là thiếu những căn cứ pháp

lý và căn cứ thực tế cần thiết để đưa vào văn bản, cho nên các công việc trong thực tế nhiều khi giải quyết không đúng với chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nước, Bộ Quốc phòng.[Phụ lục 10] Một số cán bộ, giáo viên, quân nhân khi soạn thảo văn bản thì bỏ qua một công việc cần thiết là xây dựng đề cương nên khi viết bản thảo thường vấp phải một số sai sót như trùng lặp,

bỏ sót ý hoặc viết lạc đề, sai lệch với mục đích ban đầu

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Căn cứ Thông tư số 81/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng Quy định về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính trong BQP; Hướng dẫn số 702-HD/VPQU ngày 15/7/2019 Văn phòng Quân ủy, Hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng trong Đảng bộ Quân đội; Chỉ thị số 06/CT-SQKTQS ngày 26/8/2016 của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự về việc tăng cường thực hiện quy chế bảo mật tài liệu, an toàn thông tin và chấn chỉnh chế độ gửi, nhận và trình ký văn bản trong toàn trường; Quyết định 05/QĐ-SQKTQS ngày 10/01/2010 của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ban hành quy chế làm việc của Trường SQKTQS, cùng với sự kiểm soát chặt chẽ hơn của Phòng TM-HC về thể thức văn bản, công tác soạn thảo đã đi vào nề nếp hơn, các đơn vị đã

có nhiều tiến bộ Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: Nhầm lẫn giữa thể thức văn bản của Đảng với văn bản chính quyền, văn bản chính quyền, theo Thông tư 81/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019; văn bản của Đảng theo Hướng dẫn 702-HD/VPQU ngày 15/7/2019

Ví dụ: + Văn bản số 322/SQKTQS-QĐ, theo đúng thể thức, phải ghi: 322/QĐ-SQKTQS; + Văn bản của Đảng số 632/QĐ-ĐU, theo đúng thể thức, phải ghi: 632-QĐ/ĐU; + Trích yếu nội dung văn bản của Đảng

BÁO CÁO kết quả lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ năm 2019

Đúng thể thức phải trình bày như sau:

BÁO CÁO kết quả lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ năm 2019

-

- Nhà trường chưa ban hành được Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu của cơ quan

c) Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn bản nhằm đề phòng kẻ xấu lợi dụng con dấu của cơ quan, làm văn bản giả mạo để thực hiện những hành vi pháp lý gây tổn hại đến an ninh, kinh tế, quốc phòng của đất nước, lợi ích cơ quan, tổ chức, cá nhân, mặt khác đảm bảo tính kỷ cương, ngăn ngừa sự tùy tiện trong việc ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức Việc quản lý và sử dụng con dấu của Nhà trường được thực hiện theo Mục 5 của Thông tư 91/2012/TT-BQP ngày 16/7/2012 của Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế công tác VT-LT và bảo mật tài liệu trong Quân đội; Quyết đinh 24/QĐ-SQKTQS ngày 25/01/2011 của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ban hành Qui định quản lý và sử dụng con dấu các phòng chức năng trong Nhà trường Theo quy định, trách nghiệm của người giữ dấu là phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ

ký của người có thẩm quyền… quản lý và sử dụng con dấu một cách chặt chẽ, an toàn Đồng thời chỉ được đóng dấu lên những văn bản đã đảm bảo đúng các yếu tố về thể thức

và chữ ký của người có thẩm quyền, nếu chưa đúng cần báo lại với lãnh đạo để kịp thời giải quyết Đối với các văn bản đi, văn thư phải tự tay đóng dấu lên văn bản mà không được phép nhờ người khác đóng hộ Trừ trường hợp cán bộ văn thư đi vắng hoặc nghỉ phép thì có thể giao cho một cán bộ khác tạm thời thay thế Do đó trước khi đóng dấu vào văn bản đi nào đó, nếu người cán bộ này chưa nắm rõ ràng tính chất nội dung của văn bản đi, thì phải xin ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan mới được đóng dấu lên văn bản đó… Thực tế, tác giả thấy bảo quản dấu cả trong và ngoài giờ làm việc trong tủ sắt có khóa, đóng dấu văn bản đúng quy định Hiện tai có ba cán bộ phụ trách chính công tác

văn thư, một cán bộ phụ trách lưu trữ và một Trưởng ban chịu trách nhiệm chung Một cán bộ văn thư chịu trách nhiệm chính về con dấu, vào sổ văn bản đi, nhận văn bản đến qua đường truyền quân sự và một số nhiệm vụ khác theo sự điều động của thủ trưởng Quá trình làm việc đã xảy ra những vướng mắc khó khăn, khi cán bộ đó đi thực hiện nhiệm vụ khác thì cả ba đồng chí văn thư đều sử sụng con dấu mà không có sự bàn giao Nếu như có vụ việc không như ý muốn xảy ra thì sao? Ai chịu trách nhiệm?

Điều này cho thấy còn coi nhẹ việc quản lý, bảo vệ con dấu cũng như chưa nhận thức hết tầm quan trọng của con dấu trong hoạt động của cơ quan Nếu như con dấu không được quản lý chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến những sai sót liên quan đến việc đóng dấu Ví dụ như đóng dấu trên các văn bản không đảm bảo về mặt thể thức, đóng dấu khống chỉ, khó xác định trách nhiệm khi có vấn đề xẩy ra… gây ảnh hưởng đến uy tín của trường

d) Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý trong lĩnh vực quân sự nói riêng, văn bản, tài liệu là phương tiện dùng để để ghi chép và trao đổi thông tin giữa các cơ quan, đơn vị; truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên xuống cấp dưới; báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của cấp dưới với cấp trên Vì vậy, các văn bản, tài liệu này cần phải được lập thành hồ sơ để quản lý đầy đủ, chặt chẽ Đây là việc làm rất cần thiết, giúp cho việc bảo quản văn bản, tài liệu có hệ thống, tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản những tài liệu có giá trị, đáp ứng một cách nhanh nhất cho công tác nghiên cứu, sử dụng, đồng thời, giữ được bí mật của Đảng, Nhà nước, Quân đội và công việc nội bộ của cơ quan, đơn vị Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ ở Trường SQKTQS cũng như một số cơ quan, đơn vị trong quân đội (kể cả ở một số đơn vị cấp chiến lược) so với yêu cầu vẫn còn nhiều hạn chế, yếu kém Tình trạnh tài liệu để thành đống, bó, gói ở nơi làm việc của cán bộ, các phòng, ban chuyên môn còn tương đối phổ biến Đây là nguyên nhân dẫn đến việc tra tìm tài liệu gặp rất nhiều khó khăn Các kho lưu trữ khi tổ chức thu thập tài liệu đến hạn thường không thu được theo hồ sơ mà phải thu nhận theo cặp, hộp, không có thống kê Nhiều cán bộ khi được nghỉ hưu hay chuyển công tác đã không thể bàn giao kịp thời được tài liệu cho cơ quan VT-LT

Trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu của công việc đó là thuộc về những người trực tiếp làm công tác VT-LT Ở đây họ không rõ tính phức tạp khi giải quyết xong công việc (vấn đề) thể hiện (phản ánh) ở các tài liệu mà người làm công tác VT-LT không thể xác định chặt chẽ được và khi mà họ lập hồ sơ tài liệu về công việc đó sẽ khó bảo đảm tính chính