Luận văn Thạc sĩ Khoa học Thư viện: Nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin tại thư viện Quốc gia Việt Nam

Trên cơ sở nghiên cứu, khảo sát và đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN, luận văn Nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin tại thư viện Quốc gia Việt Nam đề xuất những giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin, đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin trong giai đoạn hiện nay.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO _ BỘ VĂN HOÁ, THẺ THAO VA DU LICH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI

NGUYÊN THỊ HÒNG VÂN

NANG CAO HIEU QUA HOAT DONG TRA CUU

THONG TIN TAI THU VIEN QUOC GIA VIET

NAM

CHUYÊN NGANH : KHOA HOC THU VIEN

MÃ SỐ : 60 3220

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS.LE VAN VIET

HÀ NỘI -2011

LOI CAM ON

Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới 1S Lê Văn Viết, người quản

lý trực tiếp đông thời cũng là người thấy tâm huyết, với kinh nghiệm chuyên

môn đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo để tác giả có thể hoàn thành luận văn

này:

Tác giá cũng xin được bày tỏ sự biết ơn sâu sắc của mình đến quý:

thầy, cô giáo Khoa Sau đại học, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội đã giúp

đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tác giả trong suốt quá trình học tập

lại trường

Nhân đây, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám đốc, bạn bè đồng nghiệp ở Thư viện Quốc gia Việt Nam và những người thân

trong gia đình đã luôn giúp đỡ, tạo mọi điều kiện tốt nhất về thời gian, kinh

phí, cung cắp đây đủ các thông tin, số liệu để tác giá hoàn thành được luận

MỤC LỤ

DANH MUC CAC CHU VIET TAT

MO DAU

DONG TRA CUU THONG TIN

1.2.1 Đặc điểm người dùng tin

1.2.2 Đặc điểm nhu cầu tin

1.4 Tiêu chuẩn đánh giá hoạt động tra cứu thông tin

CHUONG 2: THUC TRANG HOAT DONG TRA CUU THO!

TIN TAI THU VIEN QUOC GIA VIET NAM

2.1 Tổ chức bộ máy tra cứu thông tin

2.1.1 Bộ máy tra cứu thông tin truyền thống

2.1.2 Bộ máy tra cứu thông tin hiện đại

2.2 Tổ chức các dịch vụ tra cứu thông tin

2.2.1 Dịch vụ tra cứu thông tin tại chỗ

2.2.2 Dịch vụ tra cứu thông tin trực tuyến

2.2.3 Dịch vụ tra cứu thông tin tại phòng đọc tài liệu tra cứu

2.2.4 Dịch vụ tra cứu thông tin theo chế độ hỏi đáp

2.2.5 Dịch vụ tra cứu thông tin chuyên đề

2.2.6 Dịch vụ trao đổi thông tin

2.2.7 Dịch vụ hướng dẫn người dùng tin sử dụng thư viện

hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện

lệt Nam

2.3.1 Đối với bộ máy tra cứu thông tin

2.3.2 Đối với các dịch vụ tra cứu thông tin

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT

DONG TRA CUU THONG TIN TAI THU’ VIEN QUOC GIA VIET NAM

3.1 Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin hiện đại

3.2 Tăng cường nguồn lực tra cứu thông tin

3.3 Đa dạng hoá các dịch vụ tra cứu thông tin

3.4 Nâng cao chất lượng đào tạo người dùng tin

3.5 Nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ thông tin - thư viện

3.6 Tăng cường cơ sở vật chất và trang thiết bị

3.7 Ứng dụng marketing cho các dịch vụ tra cứu thông tin

DANH MỤC CAC CHU VIET TAT

Anglo - American Cataloguing Rule 2”: Quy tic bién muc

Local Area Network: Mạng cục bộ

Machine - Readable Cataloguing 21": Khổ mẫu biên mục đọc bằng máy phiên bản 21

OPAC Online Public Acces Catalog: Muc lục truy cập công công

truc tuyén

TVQGVN _ Thư viện Quốc gia Việt Nam

MO DAU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cùng với nhân loại, đất nước ta đã và đang bước vào thế kỷ 21 với rất nhiều thuận lợi và cũng có không ít khó khăn Cuộc cách mạng thông tin đang diễn ra mạnh mẽ, thâm nhập vào mọi lĩnh vực của cuộc sống, trở thành động lực trực tiếp thúc đầy sự phát triển kinh tế và xã hội Nghị quyết lần thứ 2 Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa VIII đã khẳng định: “Hoạt động thông tin, tuyên truyền phổ cập kiến thức khoa học và công nghệ là một trong những giải pháp quan trọng để thực hiện chiến lược công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” Chính vì vậy, các cơ quan thông tin - thư viện bằng các hoạt động của mình có nhiệm vụ thỏa mãn mọi nhu cầu tin được hình thành trong quá trình học tập, nghiên cứu, sản xuất, quản lý cũng như trong sinh hoạt hàng ngày của con người

Mục tiêu của bất cứ cơ quan thông tin - thư viện nào cũng đều nhằm

thỏa mãn nhu cầu tin cho đối tượng phục vụ của mình Tuy nhiên, nếu chỉ đừng lại ở mức cung cấp cho người dùng tin những thông tin mà họ yêu cầu thì sự thỏa mãn mới đạt được về mặt hình thức Vậy nên, điều cốt yếu nhất là phải cung cấp cho người dùng tin các loại thông tin thích hợp và phù hợp với yêu cầu của họ

Tại TVQGVN, hoạt động thông tin khoa học nói chung và công tác tra cứu thông tin nói riêng có vai trò vô cùng to lớn trong việc phục vụ thông tin cho người dùng tin Hiện tại, TVQGVN có một bộ máy tra cứu tin phong phú được tạo dựng từ trước đến nay bao gồm các tài liệu thư mục, kho tài liệu tra

cứu, hệ thống mục lục và các cơ sở dữ liệu

Những năm gần đây, hoạt động thông tin ở TVQGVN đã có những

thay đôi rất rõ nét, đặc biệt là hoạt động tra cứu thông tin đã có những bước

chuyển đổi từ thủ công truyền thống sang tự động hóa nhằm đáp ứng tốt hơn

nhu cầu thông tin của người dùng tin Việc chuyển đổi này là một xu thế tất

yếu, có hiệu quả cao đem lại lợi ích thiết thực cho người dùng tin Nghiên cứu, khảo sát toàn diện hoạt động tra cứu thông tin nhằm đưa ra các giải pháp

rút ngắn thời gian, gia tăng chất lượng trong tìm kiếm và lựa chọn thông tin

của người dùng tin là một việc làm hết sức cần thiết đối với TVQGVN, nơi có

lượng người dùng tin lớn và phong phú

Xuất phát từ lý do trên, tôi chọn vấn đề: “Mông cao hiệu quả hoạt

động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài luận văn

thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thông tin - Thư viện tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội

2 Tình hình nghiên cứu

Đã có một số công trình khoa học nghiên cứu, khảo sát về hoạt động tra

cứu thông tin (một số công trình viết là thông tin tra cứu) trong thời gian gần

đây

~ “Hoạt động thông tin tra cứu ở Thư viện Viện Sử học Việt Nam” (2000) của tác giả Trần Thị Mai Trong luận văn này, tác giả đã tập trung nghiên cứu, khảo sát toàn diện các mặt của hoạt động thông tin tra cứu ở Thư viện Viện sử học Việt Nam Trên cơ sở đánh giá mặt mạnh cũng như mặt yếu còn tồn tại, luận văn đã đề xuất phương hướng và giải pháp nâng cao chất lượng thông tin tra cứu tại Viện Sử học Việt Nam

- “Hoạt động thông tin tra cứu tại Thư viện Lâm Đồng” (2001) của tác giả Đào Thị Duyên Luận văn đã nghiên cứu, đánh giá thực trạng hoạt động

thông tin tra cứu tại thư viện Lâm Đồng, đề xuất những giải pháp hoàn thiện

hoạt động thông tin tra cứu phù hợp với khả năng thực tế của thư viện trong quá trình đẩy mạnh tin học hóa

- “Hoạt động tra cứu thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Văn hóa Hà Nội” (2003) của tác giả Trần Thị Hoài Trong

luận văn này, tác giả nghiên cứu khảo sát, đánh giá hoạt động tra cứu thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Văn hóa Hà Nội và đề xuất những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục

Ngoài ra, còn một số bài báo, tap chí viết về đề tài này của các tác giả Nguyễn Hữu Viêm, Ngô Thiêm, Võ Quang Uẫn, Nguyễn Huyền Dân được đăng tải trên các báo, tạp chí như: Tạp chí Thư viện Việt Nam, Tạp chí Thông tin và Tư liệu Đồng thời đây cũng là đề tài được nhiều nhà thư viện học quan tâm nghiên cứu và trình bày trong các cuộc hội nghi, hội thảo chuyên ngành thông tin - thư viện

Trong phạm vi nghiên cứu là TVQGVN, tác giả Đào Thị Năm đã có công trình: “Hoàn thiện hoạt động thông tin tra cứu tại Thư viện Quốc gia

V

it Nam” (1994) Trong céng trinh nay, téc gia đã khảo sát, đánh giá và đưa

ra các giải pháp hoàn thiện hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN Tuy nhiên gần 20 năm đã trôi qua, hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN đã có nhiều thay đổi, việc tìm tin hiện nay hầu như hoàn toàn được thực hiện trên máy vi tính thông qua hệ thống CSDL Vì vậy, việc nghiên cứu và khảo sát lại toàn bộ hoạt động tra cứu thông tin để đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN trong thời gian này là việc làm hết

sức cần thiết

Lựa chọn dé tài này, tác giả hy vọng sẽ kế thừa những thành quả

nghiên cứu của các nhà khoa học đi trước và kinh nghiệm làm việc của bản

thân để làm rõ thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN, trên cơ

sở đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu

thông tin tại TVQGVN

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài: Hoạt động tra cứu thông tin

Phạm vi nghiên cứu: Thư viện Quốc gia Việt Nam

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu: Trên cơ sở nghiên cứu, khảo sát và đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN, để xuất những giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu thông tỉn, đáp ứng nhu cầu tin của người ding tin trong giai đoạn hiện nay

Nhiệm vụ: Để thực hiện mục tiêu trên, luận văn cần giải quyết các

nhiệm vụ sau:

~ Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về hoạt động tra cứu thông tin va vai trò của hoạt động tra cứu thông tin trong hoạt động thông tỉn tại TVQGVN

~ Khảo sát, phân tích thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN

~ Nhận xét, đánh giá về hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN

- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN

5 Phương pháp nghiên cứu

Bên cạnh việc vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lênin

và tư tưởng Hồ Chí Minh, các đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước trên các lĩnh vực chính trị, văn hóa, khoa học - công nghệ và thông tin - thư viện, tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khoa học khác để thực hiện để tai:

- Phương pháp nghiên cứu tư liệu

~ Phương pháp tiếp cận hệ thống

- Phương pháp thống kê số liệu

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp phân tích và tổng hợp

- Phương pháp điều tra xã hội học

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

- Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN

- Là tài liệu tham khảo cho những ai quan tâm đến hoạt động tra cứu

thông tin

7 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Thư viện Quốc gia Việt Nam với hoạt động tra cứu thông tin Chương 2: Thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tai Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 3: Những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

CHƯƠNG 1 THU VIEN QUOC GIA VIET NAM VOI HOAT BO!

TRA CUU THONG TIN

1.1 TONG QUAN VE THU’ VIEN QUOC GIA VIET NAM

Ngày 28/2/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương Hà Nội được đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier (Pierre Pasquier (1877-1934) - Từng là Toàn quyền Pháp ở Đông Dương),

Ngày 8/9/1945, sau khi tuyên bố Độc lập, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Sắc lệnh số 13 chuyển giao các thư viện công công trong đó có Thư viện Pierre Pasquier về cho Bộ Quốc gia Giáo dục quản lý Ngày 20/10/1945, Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục ra quyết định đổi tên Thư viện Pierre Pasquier thành Quốc gia Thư viện trong thành phần của Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc Sau đó Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc được sáp nhập vào Nha Giám đốc Đại học vụ và được dồi tên thành Sở Lưu trữ công văn va Thư viện toàn quốc

Từ khi Pháp chiếm lại Hà Nội (tháng 2/1947), theo Nghị định ngày 25/1/1947 của Phủ Cao ủy Pháp thì Nha Lưu trừ công văn và Thư viện Đông Dương được tái lập tại Sài Gòn Nha này ngoài việc lưu trữ tài liệu còn có nhiệm vụ điều khiển Thư viện Trung ương tại Hà Nội

Sau khi hoà bình lập lại tại miền Bắc, ngày 28/1/1955, phó Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký Nghị định số 446-TTg chuyển việc quản lý Thư viện Trung ương thuộc Bộ Giáo dục sang Bộ Tuyên truyền

Ngày 21/11/1958 Bộ trưởng Bộ Văn hóa ra Nghị định tách Thư viện ra

khỏi Vụ Văn hóa đại chúng thành Thư viện Quốc gia trực thuộc Bộ Văn hoá

~ Thông tin nay là Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch

- Biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia, Tổng Thư mục Việt Nam và các ấn phẩm thông tin khoa học

~ Tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng nhu cầu đọc, học tập, nghiên cứu, giải trí của người dân

~ Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin - thư viện

- Tổ chức bồi dưỡng và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác thư viện cả nước theo sự phân công của Bộ Văn hoá - Thông tin nay là Bộ Văn hoá, Thé thao va Du lich

- Hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước trên lĩnh vực thư viện

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Tinh dén thang 04 nam 2011, TVQGVN cé 179 vign chite va hop déng lao động, trong đó có 1 tién si, 16 thạc sĩ, 124 cử nhân ngành thư

và các ngành khác

Thư viện có 13 phòng và Hội đồng khoa học theo sơ đồ dưới đây:

3

Trai qua gan 100 nam xây dựng và phát triển, đ

sự đã trở thành thư viện trung tâm của cả nước trên tắt cả mọi phương diện và

đã có những đóng góp hết sức quan trọng trong việc thu thập, tổ chức, bảo

quản và phát huy vốn di sản thành văn của dân tộc Trong tương lai, TVQGVN sẽ nỗ lực phấn đấu để xây dựng thư viện ngày càng tiên tiế

„ hiện đại đáp ứng mọi nhu cầu của người dùng tin, thiết thực phục vụ các mục tiêu

phát triển của đất nước

1.2 DAC DIEM NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CÀU TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

1.2.1 Đặc điểm người dùng tin

Người dùng tin là yếu tố cơ bản của hoạt động thông tin Nếu không có người dùng tin thì không có bất cứ hoạt động thông tin nào được thiết lập Người dùng tin vừa có thé là khách hàng của các hoạt động thông tin đồng thời

họ cũng có thể là người sản sinh ra thông tin Nghiên cứu người dùng tin để làm tăng khả năng thoả mãn nhu cầu tin của họ là một việc làm thiết yếu của TVQGVN trong giai đoạn hiện nay,

Số liệu điều tra và tình hình thực tế cho thấy đa số người dùng tin tại

TVQGVN đều có trình độ học vấn tương đối cao Trong tổng số 167 người được hỏi có tới 34 người có trình độ thạc sĩ, 08 người có trình độ tiến sĩ, còn lại đại đa số đều là sinh viên của các trường đại học, cao đẳng, chỉ có 04 người trong số họ có trình độ phổ thông

Trước đây, người dùng tin của TVQGVN bắt buộc đều phải là sinh viên đại học hoặc có trình độ đại học trở lên Từ năm 2010, TVQGVN quyết định mở rộng đối tượng phục vụ của mình Hiện đối tượng phục vụ của TVQGVN là mọi công dân Việt Nam đã có chứng minh thư nhân dân hoặc người nước ngoài có hộ chiếu hợp lệ Như vậy, có thể thấy rằng người dùng, tin của TVQGVN rất phong phú và đa dạng bao gồm nhiều nhóm đối tượng mang tính đặc thù riêng

Khảo sát thực tế một cách ngẫu nhiên 200 thẻ thư viện được cấp cho người dùng tin trong năm 2010 cho kết quả sau

Bảng 1 Déi tượng người dàng tin tại TƯQGVN'

Coa

Pr

er 648%

Dựa vào kết quả khảo sát thực tế trên, có thể phân chia người dùng tin

tại TVQGVN trong giai đoạn hiện nay thành 4 nhóm

"Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý, doanh nhân

“Trên thực tế, nhóm người ding tin này chỉ chiếm tỉ lệ khá nhỏ (khoảng

10.5 %) trong tổng số người dùng tin tại TVQGVN nhưng lại đặc biệt quan

trọng Cán bộ lãnh đạo, quản lý là người có trách nhiệm đưa ra các quyết sách

về phát triển kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội đồng thời họ cũng là người đưa.

ra các quyết định liên quan đến nhân sự, các lĩnh vực công tác của cơ quan, đơn vị mà họ quản lý Còn doanh nhân là những người chủ sở hữu, lãnh đạo, quản lý các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp Chính vì vậy, thời gian dành cho việc đọc sách, báo, thu thập thông tin của nhóm đối tượng này

là rất ít trong khi đó họ không chỉ cần những thông tin tổng hợp về chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước, về các vấn đề phát triển và quản lý kinh tế, xã hội của đất nước nói chung mà còn cần những thông tin sâu về các

ất nhập khẩu, du lịch, luật pháp, môi trường Đặc trưng thông tin của nhóm đối tượng này là

lý kĩ, cô đọng, chính xác, đủ ý để họ không cần phải đọc văn bản cũng có thể nắm vững vấn đề nêu ra trong tài liệu

Nhóm 2: Cán bộ chuyên môn

Người dùng tin của nhóm đối tượng này chiếm khoảng 21.5 % tổng số người dùng tin tại TVQGVN Đa phần người dùng tin là các cán bộ chuyên môn này đều có trình độ đại học trở lên và là cán bộ, giảng viên của các cơ quan, trường học, các viện nghiên cứu trên địa bàn Hà Nội Thực tế cho thấy phần lớn người dùng tin thường xuyên đến TVQGVN thuộc nhóm này đều làm việc trong các ngành khoa học xã hội và nhân văn, rất ít người làm việc tại các đơn vị sản xuất hoặc kinh doanh Thông tin mà nhóm đối tượng này hướng tới đa phần đều mang tính chuyên ngành Họ thường chỉ tìm đọc những thông tin thiết yếu liên quan đến công tác chuyên môn của họ và thời gian đến thư viện cũng không nhất quán Khi cần nghiên cứu về một vấn đề gì

đó nhiều người trong số họ mới đến tìm tài liệu tại thư viện Sau khi công trình hoàn thành, họ lại tạm thời ngừng việc đến thư viện và quy trình này thường xuyên được lặp lại

Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên

Nghiên cứu sinh và học viên cao học là những người có trình độ tương đối cao về các lĩnh vực chuyên môn đồng thời họ cũng là những người đã thông qua thực tiễn nhiều năm Họ đến với thư viện do nhu cầu học tập và nghiên cứu nên các thông tin dành cho họ chủ yếu mang tính chất chuyên ngành sâu, đặc biệt là họ rất quan tâm đến các công trình nghiên cứu khoa học, các luận án tiến sĩ cùng chuyên ngành

Tai TVQGVN, đối tượng người dùng tin là sinh viên các trường đại học, cao đẳng chim số lượng lớn nhất trong tổng số người dùng tin (64.5 %)

và nhu cầu thông tin của họ cũng rất đa dạng Nhóm đối tượng này không chỉ quan tâm đến những thông tin về ngành nghề họ đang học mà còn quan tâm đến các thông tin về văn hoá, xã hội, công nghệ Đồng thời với việc đến thư viện để thu thập thông tin phục vụ cho việc học tập và nâng cao trình độ, nhóm đối tượng này còn coi thư viện như một nơi gặp gỡ, giao lưu, kết bạn Nhóm 4: Những đối trợng khác

'Những năm trước đây, đối tượng phục vụ của TVQGVN chủ yếu là các nhà nghiên cứu, các sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và những người có trình độ đại học trở lên Bắt đầu từ năm 2010, với mục tiêu tạo môi trường thân thiện để mọi người dân được đọc và học tập suốt đời, TVQGVN

đã mở rộng cửa để phục vụ các đối tượng có trình độ phổ thông Hiện nhóm đối tượng này chỉ chiếm một tỉ lệ rất nhỏ (khoảng 3.5 %) trong tổng số người dùng tin của thư viện Thông tin mà nhóm đối tượng này hướng tới đa phần mang tính thời sự, giải trí

Qua quan sát và so sánh số lượng người dùng tin tại TVQGVN từ năm

2001 đến năm 2010, tác giả nhận thấy từ năm 2001 đến năm 2006, số lượng người dùng tin sử dụng thư viện đều tăng lên sau mỗi năm Cụ thẻ, năm 2001 1a 10.177 thẻ, năm 2006 là 24.836 thẻ nhưng bắt đầu từ năm 2007 đến năm

2010 thì ngược lại, số lượng người dùng tin năm sau lại giảm hơn năm trước

Lý giải cho hiện tượng số lượng người dùng tin liên tục bị giảm đi trong 04 năm gần đây, tác giả nhận thấy có các nguyên nhân chính sau:

- Mạng internet: Công nghệ thông tin và mạng internet ra đời đã tác

động trực tiếp đến người dùng tin của hệ thống các cơ quan thông tin - thư

viện nói chung và của TVQGVN nói riêng Thay vì lần tìm trên từng trang sách thì chỉ cần nhấp chuột là con người đã có trong tay khối lượng khổng lồ thông tin cần tìm Chính sự quá đầy đủ cũng như phương thức khai thác thông,

tin khá tiện lợi nhờ internet đã dẫn tới một hệ quả tất yếu đó là sự ÿ lại và tính

thụ động trong việc khai thác và tiếp nhận thông tin Thay vì đến thư viện đọc

và nghiên cứu các tác phẩm có giá trị thì rất nhiều bạn trẻ đặc biệt là các bạn sinh viên thường tìm kiếm thông tin qua mạng Đây chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc lượng người dùng tin đến với TVQGVN ngày một giảm đi

~ Các thiết bị nghe nhìn: Chúng ta đang sống trong một xã hội hiện đại với tốc độ phát triển nhanh Ngày nay, ngoài các loại hình truyền thống như sách, báo, tạp chí con người còn tiếp thu thông tin qua các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là qua các thiết bị nghe nhìn như tivi, đầu ky thuật số Hiện nay, văn hoá nghe nhìn tỏ ra có nhiều tru thé hon, hap din hon

và thực tế chúng đang có xu hướng cạnh tranh lin at văn hoá đọc Nếu trước đây, đọc sách ngoài việc dé thu nhận thêm kiến thức còn là thú vui và là thói

quen của rất nhiều người thì hiện nay thú vui và thói quen này gần như đã

biến mắt, đặc biệt là đối với những người trẻ

~ Môi trường kinh tế, văn hoá, xã hội: Sự phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội của nước ta hiện nay cũng ảnh hưởng không nhỏ đến số lượng người dùng tin của hệ thống thư viện nói chung và TVQGVN nói riêng Nhờ chính sách

mở cửa và đổi mới, người dân Việt Nam đã được tiếp xúc với nhiều kênh

thông tin, nhiều nền văn hoá cũng như các loại hình nghệ thuật mới dẫn đến việc họ ngày cảng thờ ơ với các hoạt động truyền thống của thư viện

- Sự phát triển và lớn mạnh cả về quy mô, số lượng và chất lượng của

hệ thống thư viện các trường đại học, cao đẳng cũng là một tác nhân không nhỏ ảnh hưởng tới số lượng người dùng tin của TVQGVN Nhiều thư viện trong hệ thống này thường xuyên được đầu tư kinh phí lớn nên trang thiết bị hiện đại, đồng bộ, vốn tài liệu phong phú, đa dạng đáp ứng được nhu cầu học tập và nghiên cứu của phần lớn sinh viên trong trường nên họ không có nhu cầu đến sử dụng TVQGVN, điển hình như Thư viện trường Đại học Bách khoa Hà Nội hay Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Quốc gia

Hà Nội

1.2.2 Đặc điểm nhu cầu tin

Ngày nay giá trị thư viện không ở chỗ thư viện sở hữu bao nhiêu tài nguyên thông tin mà ở chỗ thư viện sử dụng công nghệ thông tin như thế nào

đề truy hồi thông tin khắp nơi nhằm phục vụ tốt cho người sử dụng Xét về

mặt chiến lược và hội nhập, chúng ta nên nhận thức rằng: Chuyên môn cốt lõi của nghề thư viện là phần giao nhau của ba mặt: Thông tin, công nghệ thông tin và người dùng tin Người dùng tin càng đa đạng thì nhu cầu tin càng phong phú

Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan về thông tin của con người nhằm đảm bảo duy trì và thực hiện các hoạt động nhận thức xã hội Do vậy, nhu cầu tin luôn gắn chặt với nhu cầu nhận thức của con người Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội thì nhu cầu tin của con người cũng ngày

một gia tăng

Đối với TVQGVN, thư viện trung tâm của hệ thống thư viện trong cả nước, việc khảo sát và nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin cần phải được tiến hành một cách nghiêm túc, cụ thể làm căn cứ cho mọi hoạt động

của thư viện trong tương lai Để đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông

tin và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động tra

cứu thông tin tại TVQGVN, tác giả đã tiến hành khảo sát một cách ngẫu nhiên với tất cả các đối tượng người dùng tin đăng kí sử dụng thư viện Tổng

số phát ra là 200 phiếu và thu về là 167 phiếu, đạt 83.5 %

Kết quả khảo sát về thời gian, mục đích sử dụng thư viện cũng như loại hình, ngôn ngữ và lĩnh vực người dùng tin quan tâm được thể hiện như sau Bảng 2: Thời gian người dùng tìn sử dụng thu viện trong một ngày'

Số liệu điều tra trên cho thấy lượng người dùng tin dành thời gian từ 03 -

04 giờ trong một ngày để đến thư viện chiếm tỉ lệ cao nhất (25.1 %) Phần lớn những người này đều là sinh viên các trường đại học và cao đẳng trên địa bàn

Hà Nội Điều này hoàn toàn hợp lý vì thông thường các sinh viên chỉ dành một buổi để đến thu thập thông tin tại thư viện còn một buổi họ phải lên lớp để nghe giảng Kết quả điều tra cũng cho thấy lượng người dùng tin sử dụng trên 05 giờ

để tới thư viện lên đến 18 %, con số này có thể tăng lên nếu phiếu điều tra được phát ra vào thời điểm trước các kì thi Lượng người dùng tin dành thời gian dưới 01 giờ để tới thư viện chỉ chiếm tỉ lệ rất nhỏ là 3.6 % Những người này

đa phần là các cán bộ lãnh đạo, quan lý, doanh nhân Sau giờ làm việc, họ tranh thủ tới thư viện để thu thập thông tin phục vụ cho công việc

Bảng 3: Mục dích sử dụng thư viện của người dùng tin

Bảng 4: Loại hình tài liệu người dùng tin quan tam

Bang 5: Ngôn ngữ tài liệu người dùng tin sử dụng

5 | Ng6n ngit khác 1 06

Hiện có rất nhiều sinh viên ngoại quốc hoặc các công dân nước ngoài đang sống, học tập và làm việc tại Hà Nội nói riêng và toàn quốc nói chung Khá nhiều người trong số họ là người dùng tin thường xuyên của TVQGVN Điều này lý giải cho con số không phải tất cả mọi người dùng tin tại 'TVQGVN đều dùng ngôn ngữ tiếng Việt (bảng 5)

Kết quả điều tra trên cũng cho thấy có rất nhiều người dùng tin tại

TVQGVN quan tam đến các tài liệu được viết bằng tiếng Anh Đây là một tín hiệu đáng mừng bởi tiếng Anh từ lâu đã trở thành ngôn ngữ giao tiếp quốc tế

và là chìa khoá để mọi người tiếp cận đến các tri thức, các thành tựu khoa học

mới trên thế giới

Ngay từ thời Pháp thuộc, TVQGVN đã là cơ quan duy nhất có quyền thu nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm nên số lượng sách, báo, tạp chí tiếng Pháp được xuất bản từ đầu thế kỷ 20 hiện vẫn còn được lưu giữ khá nhiều trong kho của thư viện Đây là nguồn tư liệu vô cùng quý giá cần được bảo quản và phát huy Tuy nhiên, hiện nay số lượng người dùng tin tại TVQGVN biết sử dụng và có nhu cầu sử dụng các tài liệu tiếng Pháp chỉ chiếm một tỉ lệ rất khiêm tốn (3.6 %) Để có thể phát huy hết giá trị của kho tài liệu đặc biệt này, TVQGVN cần có các hoạt động thiết thực để tăng cường việc quảng bá

và thu hút đông đảo người dùng tin biết tiếng Pháp đến tham gia sử dụng và khai thác

Bảng 6: Lĩnh vực người dùng tìn quan tâm sử dụng

Kết quả điều tra về lĩnh vực người dùng tin quan tâm sử dụng cho thay

nhu cầu tài liệu về dạy và học ngoại ngữ chiếm tỉ lệ cao nhất (khoảng 43.7 %) trong tổng số nhu cầu của người dùng tin tại TVQGVN Điều này thể hiện đã

có nhiều thay đổi về nhận thức trong việc học và sử dụng ngoại ngữ của người dân nói chung và đặc biệt là của tầng lớp trí thức trong xã hội nói riêng Chiếm

tỉ lệ cao thứ hai trong tông số nhu cầu tin của người dùng tin tại TVQGVN là

lĩnh vực văn hoá (khoảng 37.7 %), tiếp đến là lĩnh vực kinh tế (khoảng 35.9%),

chính trị xã hội (khoảng 34.1 %) Tỉ lệ người dùng tin quan tâm đến lĩnh vực

văn học không cao, chiếm tỉ lệ là 24.6 % Nhu cầu về tài liệu thuộc lĩnh vực

khoa học kĩ thuật, khoa học tự nhiên chiếm tỉ lệ thấp nhất (<15%)

Nhin chung nhu cầu tin của người dùng tin tại TVQGVN rất phong phú

và đa dạng, mỗi nhóm người dùng tin lại có nhu cầu và cách tiếp cận thông

tin khác nhau.

Để có thể đáp ứng hiệu quả nhất mọi nhu cầu của người dùng tin, TVQGVN cần phải nâng cao hơn nữa hiệu quả của hoạt động tra cứu thông tin bằng những biện pháp cụ thé

Từ những nghiên cứu về người dùng tin và nhu cầu tin đã nêu ở trên, có thể đưa ra một số đặc điểm chủ yếu về nhu cầu tra cứu thông tin của người dùng tin tại TVQGVN như sau:

- Có được các thông tin về một tài liệu cụ thể, một tập hợp tài liệu, số

liệu, dữ kiện hay một vấn đề nào đó

- Biết cách sử dụng và tập hợp thông tin từ các nguồn tin khác nhau như nguồn tin truyền thống có trong thư viện hay những nguồn tin điện tử

được khai thác trên CSDL, các mạng thông tin hoặc internet

- Nắm được các thông tin về bộ máy tra cứu và các loại hình dịch vụ tra cứu thông tỉn có trong thư viện

1.3 VAL TRO CUA HOAT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THU VIEN QUOC GIA VIET NAM

1.3.1 Các khái niệm

Khái niệm về tra cứu thông tin:

Tra cứu thông tin là quá trình tìm kiếm và đáp ứng yêu cầu thông tin cho người sử dụng

Khái niệm về tra cứu điện tứ:

Tra cứu điện tử là quá trình sử dụng máy tính điện tử và/ hoặc mạng máy tính để tìm các thông tin máy tính đọc được, được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ thông tin điện tử khác và thường được

tổ chức dưới hình thức cơ sở dữ liệu

Khái niệm về bộ máy tra cứu thông tin:

Bộ máy tra cứu là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tra tim 'và cung cấp các tài liệu, thông tin (dữ liệu, số liệu) phù hợp với điện đề tai bao

quát của cơ quan thông tin - thư viện, đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin

Khái niệm về dịch vụ tra cứu thông tin:

Khái niệm dịch vụ tra cứu thông tin gắn liền với khái niệm về chức năng tra cứu thông tin mà chức năng này thể hiện bằng các thuật ngữ: ngay lập tức, chỉ chỗ hoặc định hướng tới một khái

niệm, thông tin hoặc dữ liệu thực tế

"Một dịch vụ tra cứu thông tin có các chức năng sau:

- Định hướng, thông báo: Định hướng cho người dùng tin tìm đến những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ đồng thời chỉ dẫn,

thông báo đến nơi có nguồn tin trong trường hợp thư viện không

bao quát, hoặc có mà không đầy dủ tài liệu mà người dùng tin cin

~ Giáo dục: Giáo duc, dio tao và nâng cao kiến thức của người dùng tin thông qua các lớp hướng dẫn người dùng tin sử dụng

thư viện

~ Tìm tin: Cung cấp các thông tin chỉ tiết, giúp người dùng tin

hoàn thành một công việc cụ thể

~ Xuất bản: Cung cấp cho người dùng tin các danh mục, thư mục theo yêu cầu [7, tr.22]

Khái niệm về dịch vụ tham khảo

Dịch vụ tham khảo là một hệ thống gồm nhiều dịch vụ xác định nhằm đáp ứng một yêu cầu tin cụ thể [24, tr.27]

* Thuật ngữ dịch vụ tra cứu thông tin và dịch vụ tham khảo thực chất đều để chỉ cùng một hoạt động Trước đây, ngành thông tin - thư viện hay sử

dụng thuật ngữ dịch vụ tra cứu thông tin nhưng vài năm gần đây một số nhà

thư viện học có xu hướng sử dụng thuật ngữ dịch vụ tham khảo Trong luận văn này, tác giả sử dụng thuật ngữ dịch vụ tra cứu thông tin

Tại TVQGVN, hoạt động tra cứu thông tin được tiến hành trên hai phương diện đó là tổ chức bộ máy tra cứu thông tin và tổ chức các dịch vụ tra cứu thông tin Chính vì vậy, thuật ngữ hoạt động tra cứu thông tin được sử dụng trong luận văn này là để chỉ tổ hợp các quá trình: Tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chức các dịch vụ tra cứu thông tin nhằm

~ Cung cấp các sản phẩm thông tỉn thư mục về vốn tài liệu của thư viện, giúp người dùng tin tìm và lựa chọn những tài liệu đáp ứng những yêu cầu cụ thể của họ

~ Chuyển tới người dùng tin những thông tin dữ liệu, số liệu theo yêu cầu của người dùng tin

- Giải đáp các câu hỏi liên quan đến cách thức, phương tiện tra cứu cũng như là các câu hỏi về nội dung, hình thức của tài liệu

- Phục vụ mọi nhu cầu tra cứu tin tại kho tài liệu tra cứu

~ Đưa lại cho người dùng tin các thông tin trực quan sinh động về đặc điểm và số lượng vốn tài liệu của thư viện

- Trang bi cho người dùng tin các kỹ năng tra cứu thông tin

~ Cung cấp các thông tin về cách tổ chức, sắp xếp kho tài liệu, cách sử

dụng các dịch vụ của thư viện

trường đại học từ năm thứ ba trở lên) nên công việc chủ yếu của hoạt động tra cứu thông tin là biên soạn các bản thư mục và hướng dẫn người dùng tin tra cứu hệ thống mục lục phiếu thư viện Đến cuối những năm 80 và đầu những

năm 90, thông qua con đường lưu chiểu, mua, trao đổi và nhận biếu tặng, vốn

tài liệu của TVQGVN đã lên tới hơn một triệu bản, thêm vào đó nhiều trường

đại học và nhiều viện nghiên cứu được thành lập nên số lượng người dùng tin cũng tăng lên đáng kể Không những thế 1/3 số người dùng tin của TVQGVN trong giai đoạn này đều là các nhà quản lý và cán bộ chuyên môn nên nhu cầu tin của họ rất đa dạng, phong phú Thông tin mà họ cần không chỉ có ở trong

mà còn ở ngoài thư viện Với các lý do khách quan trên, Phòng Tra cứu thông tin nay là Phòng Thông tin - Tư liệu mới chính thức được thành lập với chức

năng chủ yếu sau:

Tổ chức thực hiện công tác tra cứu thông tỉn tư liệu, trả lời các yêu cầu thông tin (kể cả dưới dạng các bản thư mục) cho mọi đối tượng phục vụ, từng bước hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tư liệu của Thư viện Quốc gia [19, tr.62]

'Ngày nay, thông tin da trở thành một tài nguyên quan trọng sánh ngang

với các nguồn vật chất khác, tác động trực tiếp đến sự phát triển kinh tế - xã

hội của bắt kỳ một quốc gia nào Do đó, đảm bảo cho con người được quyền truy cập tới thông tin là nhiệm vụ chung của toàn xã hội và là nhiệm vụ hàng,

đầu của TVQGVN

Hoạt động tra cứu thông tin giúp cho người dùng tin nhanh chóng tiếp cân được với thông tin mà họ cần một cách chính xác, hiệu quả đồng thời đó cũng là một trong những khâu chủ chốt đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả hoạt động của thư viện Thông tin giờ đây đã được quản lý và lưu trữ bằng hệ thống liên mạng nên việc tìm kiếm thông tin trở nên đễ dàng rất nhiều và hiệu quả nhanh chóng không ngờ Tuy nhiên, vì

dữ liệu thông tỉn là dé s6, trong khi đó những vấn đề người dùng tin cần để

phục vụ cho một mục đích nghiên cứu lại quá khu trú và hạn hẹp nên vai trò của hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN ngày càng trở nên quan trọng,

là công cụ đắc lực giúp người dùng tin khai thác tối đa vốn tài liệu và tiếp

nhận thông tin từ mọi nguồn khác nhau Ngoài ra, tầm quan trọng của hoạt

động tra cứu thông tin còn thể hiện ở phương diện nâng cao hiệu quả xã hội của công tác thư viện Có thể hiểu một cách khái quát là hoạt động tra cứu thông tin càng đáp ứng được nhiều nhu cầu của người dùng tin thì đồng thời

nó cũng trực tiếp hay gián tiếp mang lại các lợi ích về kinh tế, văn hoá, giáo dục cho xã hội

Nhu vay, có thể nói rằng hoạt động tra cứu thông tin của TVQGVN giữ

một vai trò rất quan trọng, giúp cho người dùng tin tiếp cận và khai thác được triệt

để vốn tài liệu của thư viện và tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn, đồng thời nó cũng giúp cho cán bộ tra cứu thông tin giải đáp mọi yêu cầu của người dùng tỉn

1.3.3 Yêu cầu và nhiệm vụ của hoạt động tra cứu thông tin tại Thư

- Báo & tạp chí: 8.677 tên

~ Luận án tiễn sĩ: 15.600 tên

- Tài liệu đa phương tiện: >1.000 bản

~ Bộ sưu tập số: 2.5 triệu trang (chi tính các tài liệu số hoá nội sinh,

chưa tính đến các CSDL toàn văn mua của nước ngoài).

Với số lượng tài liệu lớn và phong phú như vậy, để người dùng tin có thể tiếp cận được với tài liệu mà họ cần một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả thì hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN phải đáp ứng được các yêu cầu và nhiệm vụ sau:

1.3.3.1 Yêu cầu

Thế giới đang chứng kiến sự bùng nổ về thông tin, những người làm công tác thông tin - thư viện ngày nay dang đứng trước những dòng thông tin khổng lồ, biến đổi không ngừng Và một trong những đặc tính cơ bản của

thông tin là “kịp thời” - điều này có thể hiểu một cách đơn giản rằng người dùng tin muốn nhận được ngay thông tin khi họ cần Vì vậy, để đạt được hiệu

quả về việc cung cấp thông tin cho người dùng tin, hoạt động thông tin - thư

viện phải tạo ra nhiều cơ hội cho người dùng tin, nghĩa là cung cấp thông tin

một cách nhanh hơn, mềm dẻo hơn và đa chiều hơn

Chính vi vậy yêu cầu của hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN trong giai đoạn hiện nay cũng phải biến đổi theo các xu hướng sau đề thích nghỉ:

- Tổ chức bộ máy tra cứu tin bằng các phương tiện và thiết bị đa dạng nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác những thông tin cần

thiết cho người dùng tin

- Đa đạng hoá các loại dịch vụ tra cứu thông tin nhằm tạo ra các loại địch vụ thông tin đặc biệt như dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, địch vụ

tư vấn thông tin, dịch vụ cung cấp thông tin từ xa đáp ứng mọi nhu cầu của

người dùng tin

- Tổ chức hướng dẫn cho người dùng tin cách khai thác thông tin, cách tiếp cận các nguồn lực và dịch vụ thông tin một cách hiệu quả nhất

~ Tổ chức nhiều sự kiện với nội dung phong phú, hình thức đẹp

~ Đối với người dùng tin

+ Phải có kiến thức về các hệ thống và loại hình thông tin

+ Nắm được các kỹ năng tìm và khai thác thông tin

- Đối với cán bộ tra cứu thông tin

+ Nắm được các kỹ năng mềm về giao tiếp

+ Sử dụng thành thạo các phương tiện tra cứu

+ Nắm vững các nguồn tin trong và ngoài thư viện

+ Có kiến thức tốt về chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ

1.3.3.2 Nhiệm vụ

Ngoài các yêu cầu trên, trong giai đoạn hiện nay hoạt động tra cứu

thông tin tại TVQGVN có các nhiệm vụ sau:

- Định hướng chiến lược phát triển hoạt động tra cứu thông tin trong

giai đoạn tiếp theo bằng các chương trình, mục tiêu, kế hoạch cụ thể

~ Tìm hiểu xu thế hoạt động tra cứu thông tin của các cơ quan thông tin

- thu viện trong và ngoài nước

~ Nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu thông tin, đặc biệt là bộ máy tra cứu thông tin hiện đại

~ Tăng cường nguồn lực thông tin, đặc biệt là nguồn lực thông tin trên các vật mang tin hiện đại, đồng thời đưa vào CSDL toàn bộ vốn tài liệu có

trong thư viện

~ Duy trì và mở rộng thêm các loại dịch vụ tra cứu thong tin

- Quản lý và tổ chức tốt mạng cục bộ và mạng internet tạo điều kiện

cho người dùng tin sử dụng hiệu quả, thuận tiện mọi lúc, mọi nơi

- Liên kết mạng nhằm mở rộng năng lực tra cứu

~ Nâng cao trình độ cán bộ hướng dẫn tra cứu thông tin

~ Tích cực quảng bá hình ảnh thư viện, đặc biệt là các dịch vụ tra cứu

thông tin tới đông đảo người dùng tin

Tóm lại, nhiệm vụ chủ yếu của hoạt động tra cứu thông tin tai

TVQGVN trong giai đoạn hiện nay là quan ly, duy trì, phục vụ người dùng tin

sử dụng và khai thác bộ máy tra cứu, kho tài liệu tra cứu, thực hiện các dịch

vụ tra cứu thông tin, hướng dẫn người dùng tin sử dụng thư viện, tổ chức các

sự kiện với mục đích cuối cùng là đáp ứng mọi nhu cầu của người dùng tin

một cách nhanh chóng, hiệu quả, thuận tiện

1.4 Tiêu chuẩn đánh giá hoạt động tra cứu thông tin

Kết quả của hoạt động tra cứu thông tin thường được đánh giá dựa vào các tiêu chuẩn sau:

~ Tính đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu: Với hoạt động tra cứu thông tin thì tính đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu giữ vai trò then chốt

trong việc thoả mãn nhu cầu tin của người dùng tin Nếu thông tin được cung cấp

cho người dùng tin không đầy đủ và chính xác sẽ làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc của người dùng tin Ngoài ra, việc cung cấp thông tin không phù hợp với yêu cầu cũng sẽ làm lăng phí tiền bạc và mắt thời gian của người dùng tin

~ Tính kịp thờ

vào thời gian trả lời yêu cầu tin Trong nền kinh tế thị trường, tính kịp thời

Tính kịp thời của thông tin được cung cấp phụ thuộc

của thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng, nhiều khi đóng vai trò quyết

định vì tính cạnh tranh trong hoạt động nghiên cứu, sản xuất, thương mại và

trong rất nhiều trường hợp ai có thông tin người đó sẽ chiến thắng

~ Chỉ phí: Chỉ phí dịch vụ của các cơ quan thông tin - thư viện ở Việt

‘Nam vẫn đang là vấn đề mới, chưa có sự hướng dẫn, chi đạo thống nhất, mỗi

cơ quan tuỳ theo điều kiện cụ thể, đặc thù riêng của mình để đưa ra mức phí

mà người dùng tin phải trả cho các dịch vụ của thư viện

Thông thường các cơ quan thông tin - thư viện đều dựa vào một số tiêu chí sau để tính phí dịch vụ:

+ Công sức của cán bộ bỏ ra trong quá trình tra cứu thông tin

+ Sử dụng hệ thống tìm tin của cơ quan thông tin - thư viện hoặc kết

nối với mạng thông tin trong nước và quốc tế

+ Hình thức của sản phẩm đầu ra

+ Khả năng cung cấp tài liệu gốc, tài liệu sao

Chỉ phí thực hiện dịch vụ được chia thành 2 loại: Chi phí hiện và chỉ phí ẩn

Chỉ phí hiện thường là các loại chỉ phí rõ ràng và đễ xác định, mọi người đều có thể đễ dàng nhận thấy Ví dụ như chí phí trả công cho việc tìm

và sao chụp tài liệu, chỉ phí truy cập internet

Chỉ phí ẩn thường là các loại chỉ phí phức tạp, khó xác định và nhận biết được đầy đủ như chỉ phí để bảo quản các tài liệu quý hiếm, chí phí dùng

để khấu hao các loại tài sản như máy móc, thiết bị điện

~ Chất lượng cung cấp thông tin cho người dùng tin gồm:

- Độ tin cậy

- Mức độ bao quát chủ đề

~ Tính chính xác

- Mức độ đầy đủ

Việc đánh giá theo các tiêu chuẩn trên được tiến hành song song nhưng

thông thường người ta quan tâm nhát tới chất lượng thông tin được cung cấp

cho người dùng tin vì đây là yếu tố chính, quan trọng nhất dé đánh giá tính phủ hợp của thông tin nhận được

Tuy nhiên, ngoài tiêu chuẩn trên còn một số cách đánh giá khác có liên quan đến hiệu quả của quá trình hoạt động tra cứu thông tin như: Sự tiện lợi của

bộ máy tra cứu, mức độ chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ thực hiện dịch vụ

CHUONG 2 THUC TRANG HOAT DONG TRA CUU THONG TIN

TAI THU VIEN QUOC GIA VIET NAM

Đối với bất kì một cơ quan thông tin - thư viện nào, hoạt động tra cứu

thông tin cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng, giúp người dùng tin định hướng, khai thác, sử dụng một cách triệt để và có hiệu quả các nguồn tin tại trong và ngoài thư viện Trong luận văn này, hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN sẽ được nghiên cứu theo hai hướng:

~ Tổ chức bộ máy tra cứu thông tin

~ Tổ chức các dịch vụ tra cứu thông tin

2.1 TO CHUC BQ MAY TRA CUU THONG TIN

Bộ máy tra cứu thông tin tại TVQGVN được tiến hành dưới hai hình thức khác nhau bao gồm:

Bộ máy tra cứu thông tin truyền thống

Bộ máy tra cứu thông tin hiện đại

2.1.1 Bộ máy tra cứu thông tin truyền thống

Hiện nay, tại TVQGVN đa phần người dùng tin đều sử dụng bộ máy tra

cứu thông tin hiện đại nhưng vẫn có một số người dùng tin tiếp tục duy trì

việc sử dụng bộ máy tra cứu thông tin truyền thống Vậy nên, mặc dù không

còn giữ vị thế trọng yếu như trước đây nhưng bộ máy tra cứu thông tin truyền

thống vẫn giữ nguyên vai trò của mình trong việc giúp người dùng tin tiếp cận được với vốn tài liệu của thư viện

Bộ máy tra cứu thông tin truyền thống tại TVQGVN hiện chỉ còn

- Hệ thống mục lục phiếu thư viện

~ Kho tài liệu tra cứu

- Hồ sơ câu trả lời

2

1 Hệ thống mục lục phiếu thư viện

Khi tin học hoá chưa phát triển thì hệ thống mục lục là phương tiện

quan trọng nhất để người dùng tin và cán bộ thư viện tra tìm tài liệu Bắt đầu

từ tháng 10 năm 2004, khi áp dụng quy trình mới trong việc xử lý tài liệu, TVQGVN đã ngừng việc in phiếu mục lục cho các sách mới được bổ sung Hiện nay, tuy hệ thống mục lục này không còn thu hút được nhiều người sử

dụng nhưng nó vẫn tồn tại và là một phương tiện giúp người dùng tin tiếp cận

được với các tài liệu có trong thư viện, đặc biệt là các tài liệu được viết bằng, tiếng nước ngoài được nhập kho từ năm 1986 đỗ về trước

Trong luận văn này, tác giả chỉ xem xét hệ thống mục lục phiếu thư

viện như là một yếu tố cấu thành lên bộ máy tra cứu truyền thống của

TVQGVN chứ không đi sâu vào nghiên cứu các nguyên tắc tổ chức, quản

Mục lục chữ cái là mục lục mà trong đó các phích mô tả thư mục được

sắp xếp trong trật tự chữ cái họ - đệm - tên tác giả, tên các cơ quan tô chức -

tác giả tập thể, hoặc là tên các ấn phẩm

Trong hệ thống mục lục, mục lục chữ cái luôn chiếm vị trí quan trọng, phản ánh toàn bộ vốn tài liệu của thư viện, là phương tiện tra cứu hữu dụng

nhất đối với người dùng tin cũng như cán bộ thư viện trong việc nắm bắt tinh hình các kho sách của đơn vị

Mục lục chữ cái tại TVQGVN được phân theo từng loại hình và chia theo từng ngôn ngữ riêng biệt Cụ thể là:

„ Đối với sách có:

~ Mục lục chữ cái sách tiếng Việt

~ Mục lục chữ cái sách tiếng Pháp

~ Mục lục chữ cái sách tiếng ngoại

~ Mục lục chữ cái sách tiếng Nga

~ Mục lục chữ cái sách tiếng Trung Quốc (được phiên âm ra tiếng Latin)

„ Đối với báo, tạp chí có

~ Mục lục chữ cái báo, tạp chí tiếng Việt

~ Mục lục chữ cái báo, tạp chí tiếng Pháp

~ Mục lục chữ cái báo, tạp chí tiếng ngoại

~ Mục lục chữ cái báo, tạp chí tiếng Nga

~ Mục lục chữ cái báo, tạp chí tiếng Trung Quốc (được phiên âm ra tiếng Latin)

„ Đối với luận án có:

~ Mục lục chữ cái luận án tiếng Việt và các thứ tiếng khác

Hệ thống mục lục chữ cái này hình thành từ khi thư viện mở cửa phục

vụ vào năm 1917, được bổ sung mỗi khi có các tài liệu mới và đến cuối năm

2004 thì dừng lại

+ Thành phần cầu tạo của mục lục chữ cái bao gồm:

„ Hệ thống phích mô tả: Phích mô tả chính, phích mô tả bỗ sung

„ Hệ thống phích tiêu đề: Phich tiêu đề chính, phích tiêu đề phụ

+ Ouy the sip xép:

„ Đối với phích mô tả: Trong mục lục chữ cái, các phích mô tả được tổ chức sắp xếp theo đúng thứ tự chữ cái của tiêu đề mô tả và theo bảng chữ cái của từng ngôn ngữ riêng biệt

Mục lục chữ cái tiếng Việt: Được sắp xếp theo bảng chữ cái tiếng Việt

(a, ä, â, b, .)

Mục lục chữ cái tiếng Anh, Pháp: Được sắp xếp theo bảng chữ cái Latin

(a,b,c )

Mục lục chữ cái tiếng Nga: Được sắp xếp theo bảng chữ cái kiril

Trong một số trường hợp, các phích được sắp xếp không theo

Các tác phẩm riêng biệt (xếp theo thứ tự chữ cái tên tác phẩm)

Đối với các tác giả có nhiều tên gọi khác nhau, các tác giả nước ngoài được địch và phiên âm theo nhiều tiếng khác nhau thì các phích liên quan đến các tác phẩm hay bản thân họ được xếp đưới một tên thông dụng nhất và lập phích chỉ chỗ cho các tên khác

Các tác phẩm được tái bản nhiều lần thì được sắp xếp theo thứ tự

ngược thời gian (sách tái bản lần sau xếp lên trên tái bản lần trước)

Vị trí của một phích trong mục lục chữ cái được xếp ở đâu là căn cứ

vào chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả của phích (tức là theo họ, đệm, tên của

tác giả cá nhân, tên gọi của tác giả tập thể hay tên sách) Nếu chữ cái đầu giống nhau thì xếp theo chữ cái thứ hai, nếu chữ cái thứ hai giống nhau thì

xếp theo chữ cái thứ ba, thứ tư và trong các tiếng giống nhau thì xếp theo

thứ tự các dấu: đầu tiên là tiếng không dấu, tiếp đến là tiếng có dấu huyền,

sắc, ngã, hỏi, nặng

„ Đối với phích tiêu đề: Để tiện cho việc tra cứu, TVQGVN đã sử dụng

hệ thống phích tiêu đề để phân chia giới hạn các phích với nhau theo các từ, cụm từ Thông thường, cứ 50 phích mô tả lại có một phích tiêu đề và được chia

ra làm 2 loại: Phích tiêu đề chính và phích tiêu đề phụ Phích tiêu đề chính có mào nhô ở giữa, phích tiêu đề phụ có mào nhô ở bên trái hoặc bên phải

* Mục lục phân loại

Mục lục phân loại là mục lục thư viện mà trong đó các phích mô tả thư mục về tài liệu được sắp xếp theo các ngành tri thức, các bộ môn khoa học trong trật tự phụ thuộc Mục lục phân loại giúp người dùng tỉn tra tìm nhanh

chóng những tài liệu mình cần theo một đề tài, một ngành tri thức nhất định

đồng thời giúp cán bộ thư viện trong công tác bổ sung, hướng dẫn người dùng,

tin tìm sách, lập thư mục

Từ năm 1961 - 1982, tại TVQGVN mục lục phân loại được hình thành dựa theo bảng phân loại thập phân có cải biên (sau này phát triển lên thành bảng phân loại dành cho thư viện khoa học tổng hợp hay còn gọi là bảng phân loại 19 dãy) Giai đoạn từ 1983 - 2004 mục lục phân loại sách được tổ chức dựa theo bảng phân loại BBK

Hệ thống mục lục phân loại của TVQGVN bao gồm:

„ Đối với sách có

~ Mục lục phân loại sách tiếng Việt

~ Mục lục phân loại sách tiếng Nga

~ Mục lục phân loại sách tiếng Latin

„ Đối với báo, tạp chí có:

- Muc luc phan loai béo, tap chi tiếng Việt

- Muc luc phan loai béo, tạp chí tiếng Nga

- Muc luc bao, tap chi tiéng Latin

+ Thành phần cầu tạo của mục lục phân loại bao gồm

„ Hệ thống phích mô tả: Phích mô tả chính, phích mô tả bổ sung

„ Hệ thống phích tiêu đề: Phích tiêu đề chính, phich tiêu đề phụ

Ngoài ra còn có hệ thống phích chỉ chỗ

+ Quy tée sắp xếp:

'Việc sắp xếp phích mô tả trong mục lục phân loại tại TVQGVN được

tuân theo 2 nguyên tắc:

- Nguyên tắc phân loại

- Nguyên tắc chữ cái

'Đầu tiên căn cứ vào kí hiệu phân loại đẻ chia các phích mô tả theo tiêu

đề của mục lục, trong mỗi tiêu đề lại chia theo phích ngăn, sau đó xếp theo nguyên tắc chữ cái

Trong từng môn loại các phích được sắp xếp theo thứ tự chữ cái của

tiêu đề mô tả (tên tác giả, tên sách)

* Mục lục chủ đề

Cũng giống như 02 loại mục lục đã nêu ở trên, mục lục chủ đề là một

bộ phận cấu thành của hệ thống mục lục phiều thư viện, phản ánh toàn bộ kho sách theo chủ đề của tài liệu giúp người dùng tin đễ dàng tiếp cận được với tài liệu theo chủ đề mà mình mong muốn

Tại TVQGVN, mục lục chủ đề được tô chức từ khi thành lập thư viện

(1917) cho đến hết năm 1960 thì dừng lại.