Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ XK tại C.ty XNK khoáng sản

Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ XK tại C.ty XNK khoáng sản

giới thiệu chung về Công ty t vấn xây dựng điện I

I Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty :

Công ty t vấn xây dựng điện I với tên giao dịch quốc tế là “Power Engineering Consulting Company” đợc thành lập ngày 01-7-1982 trên cơ sở sát nhập hai đơn vị là Công ty khảo sát địa chất Sông Đà và Viện quy hoạch thiết kế điện theo nghị định 87-HĐBT của Hội đồng Bộ trởng ngày 27-4-1982 nay là Chính phủ

Từ khi thành lập đến 19-6-1993, theo nghị quyết số 34-ĐL/TCCB ngày 21-6-1982 của Bộ điện lực, Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là thiết kế các công trình thuỷ điện, nhiệt điện, lới điện (các đờng dây tải điện và trạm biến áp) và các công trình công nghiệp dân dụng khác thuộc ngành quản lý.

Từ ngày 19-6-1993 đến nay, nhằm thực hiện luật doanh nghiệp nhà ớc (DNNN) và chơng trình cải cách hành chính để phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trờng của nớc ta hiện nay, thực hiện nghị định 388-HĐBT về việc thành lập lại DNNN, Công ty đã thành lập lại theo quyết định số 350-NL \TCCBĐ ngày 19-6-1993 của Bộ năng lợng nay là Bộ công nghiệp với các ngành nghề kinh doanh chính là :

n Khảo sát và thiết kế các công trình thuỷ điện - Gia công thử nghiệm các cột điện bằng thép - Xây dựng và sửa chữa thuỷ điện nhỏ

- Xây dựng lới điện từ 35 KV trở xuống

Do yêu cầu tổ chức lại sản xuất của nhà nứơc, Thủ tớng Chính phủ đã ra quyết định 91-TTg về thí điểm thành lập tập đoàn kinh doanh, chọn ngành điện, ngành than thuộc Bộ năng lợng để tổ chức lại thành Tổng Công ty

Hiện nay, Công ty t vấn xây dựng điện I hoạt dộng trực thuộc Tổng Công ty điện lực Việt Nam.Vốn của Công ty từ khi thành lập lại theo nghị định 388-HĐBT là 6.374.200.300 Trong đó vốn cố định là 5.859.300.000,

vốn lu động là 515.900.300 nguồn vốn ngân sách nhà nớc cấp 4.792.500.300, nguồn vốn tự có là 1.581.700.300

Để thực hiện đờng lối phát triển điện lực của Đảng và Nhà nớc tập trung và mở rộng hợp tác quốc tế, ngành điện lực Việt Nam nói chung, Công ty t vấn xây dựng điện I nói riêng đã từng bớc khẳng định mình phục vụ có hiệu quả các nhiệm vụ có chiến lợc kinh tế xã hội Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã thiết lập đợc nhiều chi nhánh ở nhiều nơi trên đất nớc nh: Hoà Bình, Đà Nẵng, Lâm Đồng, Tây Nguyên rất nhiều công trình lớn của…đất nớc nh: Thuỷ điện Hoà Bình, thuỷ điện Vĩnh Sơn, thuỷ điện Trị An, thủy điện Yaly, hay các nhà máy nhiệt điện nh: Phả Lại, Phú Mỹ 2 và rất nhiều…các công trình lới điện từ 35 KV đến 500 KV (tiêu biểu là đờng dây 500 KV Bắc Nam dài 1700KM) và nhiều trạm điện khác có sự góp mắt của Công ty t vấn xây dựng điện I Ngoài ra Công ty còn tham gia vào một công trình điện ở nớc bạn Lào.

Là một đơn vị đầu ngành về thiết kế và khảo sát các công trình điện, Công ty không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trờng.

Hàng năm, Công ty thờng trú trọng đầu t những trang thiết bị đồng bộ hiện đại Nhờ đó, công tác khảo sát thiết kế luôn hoàn thành đúng tiến độ và có chất lợng cao và tạo đựợc uy tín với khách hàng Hiện nay Công ty đã trang bị hệ thống máy khoan tự hành có khả năng khoan sâu vào lòng đất đến 500m, hệ thống máy đo đạc bằng địa hình bằng quang học có chất lợng cao, kỹ thuật tiên tiến nhất, hệ thống máy cắt xén ba trục hiện đại Ngoài ra Công ty còn có phòng thí nghiệm đầy đủ hiện đại về trang thiết bị có khả năng phân tích toàn bộ các chỉ tiêu của tất cả các loại mẫu cần thiết phục vụ các công trình dân dụng và công nghiệp chất lợng quốc tế Đối với các đơn vị kinh tế trực thuộc, các phòng ban đều đựơc trang bị đầy đủ nh: máy vi tính, máy in, máy fax Máy tính đ… ợc cài đặt các phần mềm tính toán cần thiết cho công việc thiết kế, Công ty còn trang bị một hệ thống xuất bản tài liệu hoàn chỉnh hiện đại nh: máy sao chụp cỡ lớn, máy vẽ, máy phóng thu đảm

bảo độ chính xác cao Hệ thống cơ sở vật chất, nhà xởng hoàn chỉnh và đồng bộ các phơng tiện đi lại cơ động góp phần nâng cao năng xuất chất lợng và hiệu quả công tác góp phần thực hiên công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc

II Tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Biểu 1: Tình hình sử dụng vốn kinh doanh của Công ty

Đơn vị: Đồng Việt nam

Chỉ tiêuNăm

Vốn ngân sáchVốn tự có1998 168.063.899.171 13.688.043.360 10.322.425.196- Vốn cố định 5.386.553.704

- Vốn lu động 18.598.914.852- Vốn ĐTXDCB

- Vốn khác 251.128.450

1999 159.430.556.183 13.801.300.850 12.612.050.642- Vốn cố định 5.377.611.194

- Vốn lu động 21.035.740.298

2000 180.399.459.138 13.801.300.850 14.308.331.036- Vốn cố định 6.614.696.510

- Vốn lu động 21.494.935.376

1.3 Thị trờng

Công ty t vấn xây dựng điện I là một doanh nghiệp có đặc điểm riêng với chức năng chính là khảo sát và thiết kế các công trình điện Sản phẩm của Công ty mang tính đặc thù không giống nh sản phẩm của các ngành sản xuất kinh doanh khác Những sản phẩm sau khi hoàn thành là các bản vẽ, thiết kế mẫu thăm dò địa chất Sẽ đ… ợc chuyển đến cho các Công ty xây lắp khác thực hiện tiếp việc xây dựng công trình Thị trờng cung cấp nguyên vật liệu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trớc kia do nhà nớc cấp Hiện nay, Công ty đứng ra nhận thầu các công trình vì vậy nguyên vật liệu đợc mua ngoài Thị trờng cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là các doanh nghiệp nhà nớc khác Công ty cũng mua ở ngoài thị trờng để đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

1.4 Kết quả kinh doanh

Sự lớn mạnh không ngừng của Công ty đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu sau:

Biểu 2: Kết quả kinh doanh

Đơn vị: Đồng Việt nam

Chỉ tiêuNăm

Doanh thu Lợi nhuận Tiền lơng bq 1 CNV/tháng

1998 217.647.699.689 7.709.050.293 1.560.0001999 119.527.764.708 3.622.522.468 1.695.0002000 115.944.580.220 3.827.179.759 1.706.000

2 Cơ cấu tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ:

2.1 Cơ cấu tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh

Công ty t vấn xây dựng điện I tổ chức sản xuất thành 2 bộ phận sản xuất chính là khảo sát và thiết kế.

* Bộ phận khảo sát: có nhiệm vụ khảo sát các công trình điện Bao

3 Phòng thí nghiệm: chuyên đảm nhận việc phân tích các mẫu đất đá, cát sỏi, nớc, phục vụ cho công tác khảo sát các công trình, các lới điện.

4 Phòng địa hình: có nhiệm vụ đo vẽ bản đồ địa hình phục vụ cho công tác thiết kế các công trình thuỷ điện Ngoài ra, còn có chức năng thẩm định công tác của các đơn vị khác nh phòng thí nghiệm, đội khảo sát địa, vật lý.

* Bộ phận thiết kế:

1 Bộ phận thiết kế lới điện: lập báo cáo khả thi thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công, lập và xét các hồ sơ mời thầu, giám sát các bản vẽ, chất lợng thi công công trình đờng dây và trạm Bộ phận này gồm các đơn vị:

- Phòng t vấn phát triển tại địa phơng- Phòng thiết kế đờng dây

- Phòng thiết kế trạm

2 Bộ phận thiết kế thuỷ điện và nhiệt điện

Đoàn thiết kế thuỷ điện I và II: có nhiệm vụ lập báo cáo khả thi thiết kế kỹ thuật, nghiên cứu quy hoạch thuỷ điện Hai đoàn thiết kế này tuy cùng chức năng nhng khác nhau là phân định hoạt động theo khu vực:

Đoàn thiết kế I: hoạt động ở khu vực miền Bắc.

Đoàn thiết kế II: hoạt động ở khu vực miền Trung và miền Nam

- Đoàn thiết kế YALY và ban t vấn giám sát Sông Hinh: có nhiệm vụ thay mặt chủ nhiệm đề án giám sát các bản thiết kế chi tiết nh các bản vẽ công trình, giám sát chất lợng kỹ thuật xây dựng công trình thuỷ điện YALY và Sông Hinh.

- Phòng nhiệt điện: Lập báo cáo khả thi, thiết kế kỹ thuật và lập bản vẽ thi công, lập và xét hồ sơ mời thầu, giám sát chất lợng thi công, kỹ thuật xây dựng các công trình, nhà máy nhiệt điện.

- Ngoài ra, Công ty còn có các đơn vị khác nh xởng tài liệu phục vụ quá trình sản xuất và quản lý của Công ty nh: phòng đánh máy vi tính, photocopy, in ấn tài liệu theo tiêu chuẩn và 4 xí nghiệp thành viên có t cách pháp nhân không đầy đủ hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc có con dấu riêng Đó là:

* Xí nghiệp khảo sát I: đóng tại Phờng Phúc La – Thị xã Hà Đông.

Nhiệm vụ: khảo sát các nhà máy nhiệt điện, thuỷ điện, trạm Diezen và xây lắp các đờng dây 6kv, 10kv, 35kv.

* Xí nghiệp khảo sát sửa chữa thuỷ nông, thuỷ điện (xí nghiệp II): trụ sở thành phố Biên Hoà.

Nhiệm vụ: khảo sát sửa chữa các công trình điện và công trình dân dụng ở phía nam, khoan giếng, khai thác nớc ngầm, khoan phun gia công, sửa chữa xây dựng các công trình thuỷ điện, san nền, làm đờng, thi công nền móng công trình.

* Xí nghiệp khảo sát III: Trụ sở tại Đà Nẵng

Nhiệm vụ: giống xí nghiệp I nhng hoạt động ở địa bàn khu vực miền

* Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật (Xí nghiệp IV): đóng tại Thanh Xuân Hà Nội.–

Nhiệm vụ: xây lắp các đờng dây 5kv, 10kv, và sửa chữa đờng dây điện, sửa chữa ôtô, gia công chế tạo các cột điện bằng thép từ 35-200kv.

2.2 Quy trình công nghệ

Căn cứ vào nhiệm vụ do Tổng Công ty Điện lực giao (đối với các công trình do nhà nớc cấp vốn và giao chỉ tiêu pháp lệnh) hoặc căn cứ vào nhu cầu của thị trờng (đối với các công trình mà Công ty có nguồn vốn thu hút đợc) Công ty lập đề cơng sơ bộ về nội dung, khối lợng công việc cần thực hiện cùng dự toán chi phí sơ lợc làm cơ sở để thảo luận và ký kết hợp đồng kinh tế với cơ quan chủ đầu t Sau khi hợp đồng kinh tế đợc ký kết Công ty phải xây dựng đề cơng chi tiết về yêu cầu, nội dung, khối lợng, tiến độ các công việc cần thực hiện và các dự toán chi phí tơng ứng để trình chủ đầu t phê duyệt làm cơ sở lập kế hoạch triển khai công việc và thanh toán sau khi thực hiện xong các công việc.

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và nội dung đề cơng, dự toán đợc phê duyệt, Công ty lập kế hoạch sản xuất và giá thành kế hoạch (theo dự toán đợc duyệt) phân giao từng nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị để bố trí lực lợng thực hiện.

Nhiệm vụ sản xuất cho từng đơn vị bao gồm nội dung, khối lợng, tiến độ và giá trị theo từng định mức thi công do phòng kinh tế kế hoạch xác định, yêu cầu kỹ thuật do phòng kỹ thuật xác định, kế hoạch tài chính do phòng tài chính kế toán và đơn vị đó cùng lập Nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kỹ thuật – tài chính do giám đốc Công ty phê duyệt và là chỉ tiêu pháp lệnh đối với các đơn vị thi công.

Căn cứ vào nhiệm vụ đợc giao, từng đơn vị khảo sát, thiết kế lập ơng án thi công thông qua các phòng quản lý chức năng chủ động bố trí, sắp xếp tổ chức lực lợng và thi công các công việc đợc giao dới sự giám sát, theo dõi, chỉ đạo của các phòng ban, ban quản lý, kỹ thuật có liên quan.

ph-Với bộ máy tổ chức sản xuất nh trên, quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty t vấn xây dựng điện I

Sau khi hoàn thành việc khảo sát và đề án thiết kế, phòng kế hoạch thay mặt Công ty giao nộp toàn bộ số tài liệu khảo sát và thiết kế cho cơ quan chủ đầu t (bên A) phê duyệt dự án lập nghiệm thu và thanh quyết toán với cơ quan chủ đầu t, với các đơn vị tham gia thi công công trình.

III) Tổ chức bộ máy quản lý, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban.

Do đặc điểm của ngành điện và do nhu cầu về việc quản lý nên tổ chức bộ máy của Công ty T vấn xây dựng điện I đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, giám đốc là ngời chỉ huy trực tiếp toàn bộ bộ máy quản lý, các bộ phận sản xuất khác của Công ty Các phó giám đốc cùng các phòng ban tham mu cho giám đốc theo chức năng nhiệm vụ của mình giúp giám

Hợp đồng

Báo cáonghiên cứutiền khả thi

Báo cáonghiên cứu

khả thi

Giám sát thi côngĐề án bản vẽ thiết kế thi công

Khảo sát thiết kế kỹ thuật

Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm:

* Ban Giám đốc: có 4 ngời

Giám đốc: là ngời điều hành sản xuất kinh doanh của toàn Công ty, làm việc theo nguyên tắc chế độ thủ trởng đề cao trách nhiệm cá nhân, tăng cờng kỷ luật hành chính, là đại diện pháp nhân của Công ty trong các quan hệ kinh tế với các đối tác trong và ngoài nớc Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty trớc pháp luật, chịu trách nhiệm trớc Tổng Công ty điện lực Việt nam, Bộ công nghiệp, Nhà nớc và tập thể lao động về điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.

Ba phó giám đốc gồm có:

- Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách khối khảo sát.

- Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách thuỷ điện và nhiệt điện.- Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách khối lới điện.

Các phó giám đốc là ngời giúp giám đốc điều hành công việc theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc trong từng công việc cụ thể.

3 Phòng tổ chức cán bộ lao động: chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán bộ lao động, hợp đồng lao động, tuyển dụng lao động, các chế độ phân phối tiền lơng, tiền thởng cho ngời lao động, các chế độ đào tạo nâng bậc lơng giúp giám đốc trong công tác đề bạt, miễn nhiệm cán bộ, bảo hiểm cho ngời lao động.

4 Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về công tác tài chính kế toán theo chế độ sản xuất và các khoản khác đợc phân phối.

5 Phòng t vấn hợp tác quốc tế: giao tiếp và tham gia các dự án với nớc ngoài về khảo sát thiết kế các công trình điện.

6 Phòng khoa học và công nghệ môi trờng: chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật, nghiên cứu khoa học kỹ thuật và một số công tác về đánh giá tác động của môi trờng trong các công trình thuỷ điện.

7 Ban thanh tra: là đơn vụ quản lý tham mu và tổ chức thực hiện công tác thanh tra toàn Công ty.

8 Tổ kiểm toán nội bộ Công ty: kiểm tra tính phù hợp hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát Kiểm tra và xác nhận chất lợng báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trớc khi trình giám đốc ký để cấp trên phê duyệt.

Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, đặc biệt là việc tuân thủ pháp luật, chính sách tài chính kế toán, phát hiện những sơ hở yếu kém trong gian lận quản lý, trong bảo vệ tài sản của Công ty, xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc, từ đó để ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty và các đơn vị trực thuộc.

Thực hiện quyền hạn và phạm vi thực hiện, phơng pháp kiểm toán nội bộ theo quyết định số 832TC – QĐ/CĐKT chế độ kế toán ngày 28-10/1997 của Bộ Tài chính.

9 Trung tâm thông tin:

Là nơi cung cấp các tài liệu giúp cho việc đọc và tìm hiểu các vấn đề liên quan đến công việc của Công ty.

IV) Tổ chức Bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán đợc tổ chức hoạt động theo nguyên tắc: phân quyền tập trung dới sự chỉ đạo của kế toán trởng.

1 Kế toán trởng

- Thực hiện công việc quản lý phòng tài vụ hàng ngày,chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính Ngoài ra có thể uỷ nhiệm cho phó phòng kế toán trong thời gian đi công tác.Thay mặt nhà nớc kiểm tra việc thực hiện chế độ,thể lệ quy định của nhà nớc về lĩnh vực kế toán cũng nh lĩnh vực tài chính

2 Kế toán phó (phó phòng kế toán):Lập kế hoạch tài chính hàng năm báo cáo Tổng Công ty Lập và giao kế hoạch tài chính hàng năm cho các xí nghiệp trực thuộc Công ty ,xem xét kế hoạch tài chính hàng quý của các đơn vị khoán.

3 Kế toán tổng hợp

- Quản lý toàn bộ bảng kê ,chứng từ ,sổ sách kế toán khối cơ quan Công ty, kiểm tra tổng hợp toàn bộ báo cáo tài chính hàng quý ,hàng năm của hai đơn vị : Đoàn I,Đội địa vật lý,các xí nghiệp ,các đơn vị khác.Hàng ngày ghi các nghiệp vụ vào sổ kế toán dựa trên các chứng từ của các phần hành.

- Cuối tháng, mỗi quỹ tổng hợp số liệu kế toán để lập các báo cáo có liên quan.

5 Kế toán giá thành

-Theo dõi đề cơng dự toán đợc duyệt của các công trình để cùng phòng Kế hoạch xem xét nghiệm thu cho các đơn vị,xí nghiệp cũng nh giải trình với Cục Đầu t khi thanh toán.Theo dõi chi tiết về hợp đồng nghiệm thu A-B,các công trình và lập báo cáo giá thành khối cơ quan Công ty hàng quý Tổng hợp các chứng từ liên quan đến quá trình sản xuất để từ đó tập hợp chi phí và tính ra giá thành của các công trình, giúp cho việc nghiệm thu các công trình diễn ra nhanh chóng Đây là mảng kế toán hết sức quan trọng đòi hỏi bộ phận kế toán này phải có đủ trình độ chuyên môn về nghiệp vụ và thành thạo sử dụng máy tính để đáp ứng kịp thời nhu cầu của Công ty.

6 Kế toán tài sản cố định

- Có nhiệm vụ ghi chép, quản lý các loại tài sản trên sổ sách kế toán (chi tiết theo từng loại tài sản).Đồng thời theo dõi nguồn vốn toàn Công ty ,báo cáo tổng hợp kiểm kê về tài sản cố định theo định kỳ hàng năm.Phối hợp với phòng Kế hoạch trình Hội đồng kiểm kê và thanh lý, nhợng bán tài sản cố định về tài sản thừa thiếu cũng nh thanh lý hoặc nhợng bán theo quy định của nhà nớc và của Tổng Công ty

7 Kế toán về thuế

- Hàng ngày tập hợp các chứng từ có liên quan sau đó ghi chép vào sổ chi tiết TK 133 Cuối tháng tiến hành cộng dồn và tiến hành khấu trừ thuế.Cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp lập báo cáo.

8 Kế toán công nợ.

- Công ty t vấn xây dựng điện 1 trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam cho nên việc hạch toán nội bộ tại Công ty cũng đợc hết sức chú trọng Hơn nữa trong Công ty lại có 14 đơn vị thành viên cho nên càng đòi hỏi cao hơn.

- Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo chỉ từng trờng công nợ của Công ty trên các tài khoản: 131, 136, 336 Cuối tháng tính ra số d cuối kỳ và cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp lập báo cáo

9 Kế toán ngân hàng

- Do quy mô hoạt động của Công ty là rất lớn cho nên thờgn xuyên có các nghiệp vụ liên quan đến vấn đề thanh tra Do đó Công ty đã đặt tài khoản tại ngân hàng Và nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng đợc Công ty thực hiện nhanh chóng, tơng đối thuận tiện.

- Hàng ngày kế toán ngân hàng tập hợp các chứng từ về thanh toán: báo nợ, báo có ghi các nghiệp vụ vào sổ chi tiết, sổ cái Cuối tháng tiến hành tính ra số d cuối kỳ và lập bảng kê gửi cho ngân hàng để đối chiếu, cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo.

10 Kế toán tiền mặt: kiểm tra các thủ tục chứng từ trớc khi thanh toán các khoản chi bằng tiền mặt Lập, đóng chứng từ, lên bảng kê,vào sổ chi tiết TK 111,002 Hàng tháng cùng thủ quỹ, kế toán tổng hợp và phó Phòng tổ chức kiểm kê quỹ xác định số d cuối tháng ,lập biên bản kiểm kê quỹ đóng cùng với bảng kê cuối tháng.

11.Kế toán thanh toán lơng và các khoản phải thu phải trả khác:

Hàng quý đối chiếu số d với các cá nhân(TK141) và các đơn vị(TK138,338) sau khi đã vào sổ chi tiết các tài khoản trên.Báo cáo số d chi tiết để lập báo cáo quyết toán khối cơ quan Công ty Kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính hàng quý của hai đơn vị là : Phòng thí nghiệm,Phòng điện địa phơng.

V) Hình thức sổ kế toán đang áp dụng

Hiện nay Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung và công việc kế toán chủ yếu thực hiện trên máy tính dựa trên phần mềm kế toán Các loại sổ sách và chứng từ chủ yếu hiện nay Công ty đang sử dụng:

+ Sổ sái

+ Nhật ký chung+ Các loại sổ chi tiết + Các bảng kê

Quan hệ đối chiếu

VI- Chức năng nhiệm vụ của tổ kiểm toán nội bộ Công ty t vấn xây dựng điện I

Căn cứ quyết định số 350 NL/TCCB - LĐ ngày 19/6/1993 của Bộ năng lợng quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Công ty khảo sát thiết kế điện I và quyết định 832 TC/QĐ KT ngày 28/10/1997 của Bộ Tài chính về quy chế kiểm toán nội bộ Ngày 1/4/1998 Giám đốc Công ty khảo sát thiết kế điện I (Nay là Công ty t vấn xây dựng điện 1) ra quyết định số 47 ĐVN/KSTK1.3 quyết định thành lập Ban kiểm toán nội của Công ty.

Chứng từ gốc

Nhật ký chung Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtNhật ký

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Ngày 1/6/1998 Ban kiểm toán nội bộ đợc đổi thành Tổ kiểm toán nội bộ độc lập Tổ kiểm toán nội bộ có chức năng, nhiệm vụ sau:

1.Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc.

2 Kiểm tra và xác nhận chất lợng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trớc khi trình giám đốc ký để báo cáo cấp trên phê duyệt.

3- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, đặc biệt là sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính kế toán và nghị quyết, quyết định của giám đốc Công ty.

4- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc Đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành kinh doanh của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc.

5- Thực hiện quyền hạn, phạm vi thực hiện, nội dung, trình tự và phơng pháp kiểm toán nội bộ theo quyết định số 382TC/QĐ/CĐKINH Tế ngày 28/10/1997 thuộc Bộ Tài chính.

Tổ kiểm toán nội bộ của Công ty bao gồm 4 ngời:

- Một tổ trởng phụ trách chung, kiểm tra công tác hạch toán kế toán, chi phí giá thành.

- Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phí nguyên vật liệu, thiết bị, hợp đồng kinh tế, cập nhật tài liệu văn bản pháp quy hiện hành.

- Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phí về nhân công, tiền lơng, chế độ công tác phí, công tác ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng lao động.

- Một tổ viên về công tác văn th, lu giữ công văn đi, đến, tập hợp số liệu VAT từ các đơn vị.

Các thành viên trong tổ kiểm toán nội bộ là những ngời có trình độ, năng lực, kinh nghiệm trong công tác kế toán cũng nh các lĩnh vực mà họ đảm nhiệm.

Tổ kiểm toán hoạt động dới sự điều hành và giám sát trực tiếp của giám đốc Công ty Chơng trình kiểm toán nội bộ đợc quy định nh sau:

1- Đối với các đơn vị khoán khối cơ quan Công ty: tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra mỗi quý 1 lần Hàng quý các đơn vị phải gửi báo cáo quyết toán tài chính về tổ kiểm toán theo đúng với điều mẫu, thời gian quy định của phòng tài chính kế toán Sau khi xem xét báo cáo quyết toán, tổ kiểm toán sẽ thông báo (bằng lịch tuần hoặc điện thoại), từng đơn vị đem chứng từ sổ sách và các hồ sơ liên quan trong quá trình kiểm tra về tổ kiểm toán để làm việc

2- Đối với xí nghiệp: Tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra 6 tháng 1 lần, hàng quý các xí nghiệp gửi báo cáo quyết toán tài chính về tổ kiểm toán đúng với biểu mẫu và thời gian quy định của Công ty, Nhà nớc Tổ kiểm toán sẽ thông báo thời gian kiểm tra và làm việc tại xí nghiệp.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ kiểm toán làm việc, giám đốc Công ty đã có những văn bản đa xuống các đơn vị cơ sở hớng dẫn và quy định cho các đơn vị phải đáp ứng đầy đủ sổ sách, chứng từ và các tài liệu liên quan khi Tổ kiểm toán yêu cầu Khi phát hiện các đơn vị có sai phạm Tổ kiểm toán sẽ trao đổi với thủ trởng đơn vị cùng xem xét và báo cáo giám đốc Công ty xin ý kiến giải quyết.

Kết luận

Nhìn chung bộ máy kế toán tại Công ty T vấn xây dựng điện I khá hoàn chỉnh và chặt chẽ, với sự phân công, phân việc rõ ràng không trùng lắp và có điều kiện đối chiếu kiểm tra chéo lẫn nhau Hệ thống chứng từ của Công ty đợc đánh số thứ tự trớc và có chu trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ Khi một nghiệp vụ phát sinh phải có đầy đủ các chứng từ nhân chứng hợp lệ mới đợc ghi sổ và xuất tiền Các kế toán viên là những ngời có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hơn nữa lại đợc sự hớng dẫn của Tổng Công ty điện lực Việt Nam trong cách hạch toán, ghi chép sổ sách nên công tác kế toán tại Công ty đợc thực hiện tốt Bên cạnh đó cùng với sự kiểm tra của Tổ kiểm toán và ban thanh tra Công ty, hoạt động tài chính kế toán của Công ty ngày càng đợc hoàn thiện và hoạt động có hiệu quả hơn

1 Phần hai

Thực trạng tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty t vấn xây dựng điện I

I) Nhận xét:

Công ty t vấn xây dựng điện I là một Công ty hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty điện lực Việt nam Nhiệm vụ chính của Công ty là khảo sát và thiết kế điện Trong công tác hạch toán thì Công ty đã áp dụng kế toán trên máy đối với mọi phần hành kế toán.

Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là : hình thức nhật ký chung Công ty cũng sử dụng các hình thức nhật ký đặc biệt nh :

- Nhật ký về tiền gửi ngân hàng - Nhật ký về tiền mặt

-Nhật ký về vật t

Vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật t phát sinh hàng ngày là rất nhều cho nên để đơn giản cho việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì Công ty đã sử dụng phơng pháp hạch toán tổng hợp vật t theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

1/Đặc điểm nguyên vật liệu:

Do đặc điểm của Công ty cho nên việc sử dụng vật t là hết sức đa dạng và nhu cầu sử dụng lớn chính vì vậy Công ty đã tiến hành theo dõi vật t trên hệ thống sổ sách kế toán với việc mã hoá vật t bằng sổ danh điểm theo quy định của tổng Công ty

Nguyên vật liệu trong Công ty đợc chia thành bốn loại chính : +Vật liệu chính: văn phòng phẩm, dụng cụ khoan, vật t khoan.

+Vật liệu phụ: cáp, sắt thép các loại, các loại công tắc, đồng hồ các loại; vật liệu điện, dây côroa.

+Nhiên liệu: xăng, dầu, mỡ.

+Phụ tùng: bao gồm phụ tùng máy Vĩ C100, Cẩu ADK, máy bơm 250/50…

2/Quản lý nguyên vật liệu:

Để thực hiện tốt việc hạch toán vật t thì Công ty đã áp dụng việc mã hoá danh điểm đối với các loaị vật t do Tổng Công ty đa ra và nh vậy nếu Công ty có những loại vật t nào thì quy định đúng theo mã của loại vật t đó

Hiện nay nếu tính riêng văn phòng phấm thì Công ty cũng đã có 110 loại Nh vậy thì việc quản lý cần phải chú trọng và vấn đề mã hoá là hết sức cần thiết.

Tổng Công ty điện lực Việt NamCông ty t vấn xây dựng điện I

3/Tính giá nguyên vật liệu:

Hiện nay Công ty đang áp dụng phơng pháp tính giá vật t xuất theo ơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Do làm công tác kế toán chủ yếu trên máy vi tính cho nên việc tính giá theo phơng pháp này đợc tiến hành dễ dàng

ph-Khi nhập hàng về kho thì Công ty vẫn tính giá vật t theo đúng giá ghi trên hoá đơn nhng chi phí vận chuyển bốc giỡ và các chi phí khác có liên quan thì Công ty lại không hạch toán vào giá mua mà lại đa vào chi phí quản lý doanh nghiệp lý do là vì Công ty đã có bộ phận vận tải phục vụ cho công tác vận chuyển vật t và lấy quỹ cơ quan để chi

Các đơn vị hàng tháng cần phải có kế hoạch thu mua, khi mua với số ợng lớn thì Công ty làm thủ tục nhập kho chứ không mua xuất sử dụng trực tiếp

l-Đối với việc nhập xuất thẳng thì Công ty thờng làm hợp đồng đối với bên nhà cung cấp (hai bên thoả thuận và sau đó xác nhận chữ ký của ngời có thẩm quyền ,khi mua hàng căn cứ vào chữ ký đó để xuất hàng) Khi muốn mua vật liệu thì cần phải có hoá đơn và chữ ký đầy đủ của nhãng ngời có thẩm quyền, sau đó đa cho nhà cung cấp và trên cơ sở hoá đơn đó thì nhà cung cấp sẽ xuất bán nguyên vật liệu cho Công ty Cuối tháng nhà cung cấp sẽ viết hoá đơn tổng hợp cả tháng gửi cho Công ty, Công ty đối chiếu hoá đơn trên máy xem có trùng khớp hay không ,sau khi xem xét song thì công ty tiến hành thanh toán với nhà cung cấp.Thông thờng thì vật t xuất thẳng theo từng công trình, theo công tác chung hay xuất cho công tác quản lý doanh nghiệp

Phiếu xuất đợc lấy thành 3 liên : 1 liên để lại Công ty, lái xe mang 2 liên đi mua hàng, khi mua hàng thì giao cho nhà cung cấp 1 liên và cầm 1 liên còn lại về giao cho phòng Kế hoạch

Trên thực tế thì xuất thẳng vẫn đợc hạch toán qua TK 152, 153 và ghi đồng thời với bút toán xuất :

Nợ TK152,153 : giá mua trên hoá đơn Nợ TK 133(nếu có) : thuế gtgt đầu vào

Nợ TK 6425 : các chi phí liên quan(nếu có) Có TK 141 : tổng tiền thanh toán

Đồng thời ghi :

Nợ TK 621,627,642: sản xuất,chung, quản lý Nợ TK336 : nội bộ

Có TK 152,153: giá trị xuất

Ví dụ: ngày 31/01/2001 có nghiệp vụ phát sinh nh sau:

Mua xăng, dầu Diezen, dầu phụ theo hoá đơn số

048317,048318,048319 của công ty xăng dầu Hoà Bình với tổng số tiền ghi trên hoá đơn là 16.884.792đ Kế toán tiến hành định khoản nh sau:

Nợ TK 1523: 15.318.850Nợ TK 1331: 765.942,5Nợ TK 6425 : 800.000 Có TK141: 16.884.792

Đồng thời ghi: Nợ TK6211: 714.051Nợ TK6272: 1.026.740Nợ TK6422: 9.940.419Nợ TK336 : 3.637.640 Có TK1523 : 15.318.850

II) Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu:

1 Hạch toán chi tiết:

Đối với kế toán chi tiết về vật t thì Công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song Đây là phơng pháp khá đơn giản và dễ sử dụng

Sơ đồ hạch toán chi tiết về vật t nh sau :

Chứng

từ gốctoán chi tiếtSổ (thẻ) kế Bảng tổng hợp chi tiết