Kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại công ty xăng dầu đồng nai

1 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong giai đoạn hiện nay kinh tế Việt Nam đang từng bước hòa nhập vào nền kinh tế thế giới. Do đó các doanh nghiệp muốn tồn tại phát triển bền vững và thành công trong hoạt động kinh doanh thì phải có tầm nhìn và chiến lược kinh doanh phù hợp, biết phải phân bổ, quản lý và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của mình như vốn, lao động, thiết bị, lợi thế thương mại… để đạt hiệu quả phản ánh thông qua chỉ tiêu tổng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh và tỷ suất lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu trên thì các doanh nghiệp phải tổ chức tốt nghiệp vụ mua hàng và bán hàng. Đây là khâu quyết định trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và cũng là vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý doanh nghiệp rất quan tâm. [1] Với vai trò là công cụ quản lý, hạch toán kế toán đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời và hữu ích giúp cho các nhà quản trị, nhà đầu tư ra quyết định kinh doanh phù hợp. Vì vậy, cải tiến và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung hay cụ thể là kế toán bán hàng, kế toán mua hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp luôn được đặt ra với mục đích nhằm tổ chức khoa học, hợp lý, làm cơ sở cho các thông tin kế toán được cung cấp đảm bảo tính đúng đắn và đáng tin cậy. [1] Nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của các thông tin quản lý, tác giả đã chọn đề tài “Kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai” làm đề tài nghiên cứu khoa học của mình để góp phần hoàn thiện thực tiễn công tác hạch toán kế toán tại Công ty. 2. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI Các đề tài nghiên cứu khoa học từ trước tới giờ chủ yếu chỉ nghiên cứu một giác độ nào đó của công tác kế toán và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ như: đề tài về kế toán quá trình mua hàng, kế toán quá trình bán hàng, kế toán quá trình sản xuất, kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh… Và ngay tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai, trong những năm trước đây Công ty cũng đã tiếp nhận sinh viên thực tập và làm đề tài nghiên cứu khoa học, tuy số 2 lượng sinh viên thực tập tại công ty cũng nhiều nhưng mỗi bạn sinh viên đều chọn cho mình một đề tài riêng. Các đề tài đã được nghiên cứu tại Công ty như đề tài về Kế toán quá trình bán hàng, Kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh, Phân tích tình hình tài chính tại Công ty… Vì nhận thấy các đề tài đã thực hiện chỉ nghiên cứu một giác độ nhất định chưa nghiên cứu sâu về công tác kế toán và quản lý của Công ty nên tác giả đã mạnh dạn tìm hiều và quyết định nghiên cứu các vấn đề liên quan ở nhiều giác độ hơn. Chính vì vậy tác giả đã chọn cho mình đề tài “Kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai” làm đề tài nghiên cứu khoa học và báo cáo tốt nghiệp. Nhưng do giới hạn về không gian và thời gian nên tác giả chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề liên quan đến quá trình mua hàng, quá trình bán hàng và công tác hạch toán xác định kết quả kinh doanh của Công ty. Đặc biệt, giới hạn về thời gian đã khiến tác giả không thực hiện được nhiều điều mình mong muốn và dự định. Và đây cũng chính là điểm còn hạn chế của đề tài. 3. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Vận dụng các lý luận về kế toán mua hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đã được học vào thực tiễn tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai như quá trình xử lý nghiệp vụ, lưu chuyển chứng từ, hạch toán chi tiết tổng hợp doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh… Đi sâu nghiên cứu tìm hiểu về công tác kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai. Đưa ra các thực trạng và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai. 4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU * Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thực tế công tác kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai. * Phạm vi nghiên cứu Không gian: Tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai. Thời gian: Năm 2011. 5. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Bài báo cáo vận dụng các phương pháp nghiên cứu như thu thập, tổng hợp, thống kê, phân tích, so sánh, đối chiếu và phỏng vấn các nhân viên kế toán của Công 3 ty về các dữ liệu có liên quan để từ đó đưa ra ý kiến so sánh với chuyên môn được đào tạo, nhận xét những ưu khuyết theo lý thuyết đã học và quá trình công tác thực tế của đơn vị nơi thực tập. 6. NHỮNG ĐÓNG GÓP MỚI CỦA ĐỀ TÀI Hệ thống hoá các vấn đề lý luận về kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai. Đề xuất một số kiến nghị cụ thể có tính khả thi, góp phần vào việc hoàn thiện công tác kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai. Thông qua đó nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị. 7. KẾT CẤU ĐỀ TÀI Ngoài phần mở đầu và kết luận nội dung của báo cáo gồm 3 chương: + Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh. + Chương 2: Thực trạng kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai. + Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Đồng Nai. Phần cuối của bài báo cáo là danh mục tài liệu tham khảo. 4 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH KINH DOANH VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 1.1 Kế toán quá trình kinh doanh hàng hóa 1.1.1 Những vấn đề chung về tổ chức kế toán hàng hóa 1.1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thƣơng mại [3] Kinh doanh thương mại thực hiện chức năng kết nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Đối tượng kinh doanh của ngành thương mại là HH. Đó là những sản phẩm lao động được các DN thương mại mua về để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu. HH trong kinh doanh thương mại thường được phân theo các ngành như: hàng vật tư thiết bị, nguyên - nhiên - vật liệu, hàng công nghệ phẩm tiêu dùng, hàng lương thực - thực phẩm. Ngoài ra các loại BĐS được dự trữ cho mục đích bán cũng được xem là một loại HH – HH BĐS. Tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ HH trong DN kinh doanh thương mại được gọi là lưu chuyển HH. Quá trình bán hàng trong DN thường được thực hiện theo 2 phương thức: bán buôn và bán lẻ. Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, khi chấm dứt quá trình mua bán thì HH chưa đến tay người tiêu dùng mà phần lớn HH vẫn còn trong lĩnh vực lưu thông, hoặc vào lĩnh vực sản xuất để chế biến rồi trở lại lĩnh vực lưu thông. Còn đặc trưng của bán lẻ HH là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, kết thúc quá trình bán lẻ là HH đó đã vào lĩnh vực tiêu dùng. 1.1.1.2 Nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hóa [3] Ghi chép, phán ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của HH ở DN về mặt giá trị và hiện vật. Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của HH tiêu thụ. Kiểm tra giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua hàng, bán hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh HH. Đồng thời chấp hành đúng các chế độ tài chính kế toán về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hóa và tính thuế. Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về HH kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của DN. 5 Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho HH, giảm giá HH… Tổ chức kiểm kê HH đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho. 1.1.1.3 Tính giá hàng hóa [3] HH hiện có ở DN bao giờ cũng được phản ánh trong sổ kế toán và trong báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế - tức là đúng với số tiền mà DN phải bỏ ra về những HH đó. Song sự hình thành trị giá vốn của HH trong kinh doanh thương mại có thể phân biệt ở các giai đoạn trong quá trình vận động của HH: (1) Trị giá vốn của HH tại thời điểm mua hàng chính là giá trị mua thực tế phải thanh toán cho người bán theo hóa đơn. (tính theo giá bán chưa có thuế GTGT). (2) Trị giá vốn hàng mua nhập kho = Trị giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có). Trường hợp DN phải bỏ thêm chi phí để sơ chế, phân loại, chọn lọc nhằm làm tăng giá trị hoặc khả năng tiêu thụ của hàng hóa thì bộ phận giá trị này cũng được tính vào trị giá vốn hàng mua nhập kho. Nếu DN có tổ chức sản xuất để tạo thêm nguồn hàng thì giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất ra sản phẩm HH. Trong đó: Trị giá mua thực tế HH xuất kho có thể được xác định theo một trong các phương pháp: Thực tế đích danh hoặc nhập trước xuất trước hoặc nhập sau xuất trước hoặc bình quân gia quyền (Liên hoàn và cuối kỳ). Lƣu ý: Đối với DN nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì giá nhập kho bao gồm cả thuế GTGT nộp ở khâu mua hàng. 1.1.2 Kế toán quá trình mua hàng 1.1.2.1 Các phƣơng thức mua hàng [3] Trong phạm vi giới hạn của đề tài này tác giả chỉ đề cập đến phần kế toán quá trình mua hàng trong nước. Trị giá vốn của HH đã tiêu thụ trong kỳ = Trị giá vốn hàng xuất kho để bán + Chi phí bán hàng Chi phí quản lý DN phân bổ cho lượng HH đã tiêu thụ + Trị giá vốn xuất bán = Trị giá vốn mua thực tế của HH xuất kho để bán Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã bán + 6 * Mua hàng trực tiếp: Theo phương thức này, DN cử nhân viên của mình trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về DN bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài. Sau khi nhận hàng và ký vào hóa đơn của bên bán, HH đã thuộc quyền sở hữu của DN. Mọi tổn thất xảy ra trong quá trình đưa HH về DN do DN chịu trách nhiệm. * Mua hàng theo phƣơng thức chuyển hàng: DN sẽ ký hợp đồng mua hàng với bên bán, bên bán căn cứ vào hợp đồng sẽ chuyển hàng đến giao cho DN theo địa điểm đã quy định trước trong hợp đồng. Chi phí vận chuyển bên nào phải trả tùy thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng. Khi chuyển hàng đi thì HH vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, hàng mua chỉ thuộc quyền sở hữu của DN khi DN nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. * Trường hợp mua hàng hóa trên thị trường tự do (hàng nông, lâm, thủy hải sản…) người bán không có hóa đơn thì DN phải lập “Phiếu kê mua hàng” để làm căn cứ lập phiếu nhập kho và làm thủ tục thanh toán, đồng thời làm căn cứ để khấu trừ thuế. HH mua về có thể được làm thủ tục kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Nếu HH được nhập kho thì thủ kho và bộ phận mua hàng phải kiểm nhận HH nhập kho theo đúng thủ tục quy định về kiểm nhận HH. Chứng từ về nghiệp vụ kiểm nhận HH nhập kho là Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu. Sau khi nhập kho xong thủ kho cùng người nhập ký nhận vào phiếu. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên – thủ kho giữ liên 2 để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu. Trường hợp kiểm nhận hàng có phát sinh thừa, thiếu HH so với hóa đơn thì phải lập Biên bản kiểm nhận hàng để phản ánh số HH thừa thiếu, làm cơ sở truy tìm nguyên nhân và xử lý. 1.1.2.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nƣớc (theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên)  Khái niệm Hàng hóa là sản phẩm lao động thỏa mãn nhu cầu của con người thông qua trao đổi, mua bán. Các dạng thể hiện của hàng hóa: + Dạng hữu hình như: sắt, thép, lương thực, thực phẩm… 7 + Dạng vô hình như: những dịch vụ thương mại, vận tải hay những dịch vụ của giáo viên, bác sĩ, nghệ sĩ…  Tài khoản sử dụng [3] - TK 151 “ Hàng mua đang đi đƣờng”: + Bên Nợ: Giá trị vật tư, HH đang đi đường. + Bên Có: Giá trị vật tư, HH đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách hàng. + Số dư bên Nợ: Giá trị vật tư HH đã mua nhưng còn đang đi đường cuối kỳ. - TK 156 “Hàng hóa”: TK này có 3 TK cấp II. TK 1561 – Giá mua HH + Bên Nợ: Trị giá hàng mua vào nhập kho theo giá hóa đơn, thuế nhập khẩu phải nộp, trị giá HH gia công chế biến nhập lại kho (gồm giá mua vào + chi phí gia công, chế biến), trị giá HH thừa phát hiện khi kiểm kê. + Bên Có: Trị giá mua HH thực tế xuất kho, khoản giảm giá được hưởng vì HH cung cấp không đúng hợp đồng đã ký, trị giá HH thiếu phát hiện khi kiểm kê. + Số dư bên Nợ: Trị giá mua HH tồn kho cuối kỳ. TK 1562 – Chi phí thu mua HH + Bên Nợ: Chi phí thu mua HH thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng HH mua vào đã nhập kho trong kỳ. + Bên Có: Phân bổ chi phí thu mua cho HH đã tiêu thụ trong kỳ. + Số dư bên Nợ: Chi phí thu mua liên quan đến HH tồn kho cuối kỳ. TK 1567- Hàng hóa bất động sản + Bên Nợ: Trị giá thực tế của BĐS mua về để bán, giá trị còn lại của BĐS đầu tư chuyển thành hàng tồn kho và các trường hợp khác làm tăng giá trị HH BĐS. + Bên Có: Trị giá thực tế của HH BĐS bán trong kỳ, giá trị còn lại của HH BĐS chuyển thành BĐS đầu tư và các trường hợp khac làm giảm giá trị HH BĐS. + Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của HH BĐS hiện có.  Phƣơng pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu [3] (1) Trong kỳ, khi mua HH nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 1561: Trị giá hàng mua theo hóa đơn (giá chưa thuế). Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. 8 Có TK 111, 112, 141, 331, 311: Tổng giá thanh toán. - Trường hợp hàng mua về chuyển bán thẳng không qua nhập kho: Nợ TK 632: Trị giá mua theo hóa đơn của hàng đã bán. Nợ TK 157: Trị giá mua theo hóa đơn của hàng gửi bán. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK 111, 112, 141, 331, 311: Tổng giá thanh toán. - Trường hợp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng đến cuối kỳ, HH mua vẫn chưa được kiểm nhận nhập kho thì căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 151: Trị giá mua theo hóa đơn. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK 111, 112, 141, 331, 311: Tổng giá thanh toán. Tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 1561: Có TK 151: (2) Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa phát sinh Nợ TK 1562: Theo giá chưa thuế. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK 111, 112, 141, 331, 311: Tổng giá thanh toán. (3) Trường hợp DN xuất kho HH để sơ chế, phân loại, chọn lọc nhằm làm tăng giá trị và khả năng tiêu thụ của hàng hóa: (3.1) Phản ánh trị giá mua thực tế HH xuất kho: Nợ TK 154: Có TK 1561: (3.2) Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình sơ chế: Nợ TK154: Có TK 111, 112, 141, 331, 334, 338…: (3.3) Phản ánh trị giá thực tế HH sau khi sơ chế nhập lại kho: Nợ TK 1561: Có TK 154: (4) Trường hợp được người bán giảm giá về lô HH đã nhập vì lý do HH được cung cấp không đúng quy cách, phẩm cấp như hợp đồng đã quy định: Nợ TK 331, 111, 112: 9 Có TK 1561: * Trường hợp HH mua về làm thủ tục kiểm nhận nhập kho và phát sinh thừa thiếu so với hóa đơn: Bộ phận kiểm nhận hàng lập biên bản kiểm nghiệm – biên bản này được lập thành 3 bản: 1 bán giao cho phòng, ban cung tiêu; 1 bản giao cho phòng, ban kế toán và 1 bản giao cho đơn vị bán vật tư, HH (kèm theo chứng từ liên quan) để giải quyết. ** Thiếu so với hóa đơn: Căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm, kế toán ghi: Nợ TK 1561: Trị giá HH thực nhập theo giá hóa đơn Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Nợ TK 1381: Trị giá hàng thiếu chờ xử lý. Có TK 331: Tổng số tiền phải thanh toán. Khi có kết quả xử lý: - Nếu lỗi do bên bán giao thiếu và được bên bán giao thêm số hàng thiếu, ghi: Nợ TK 1561: Có TK 1381: - Nếu lỗi do người vận chuyển và bắt bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 1388: Có TK 1381: - Nếu khoản thiếu DN phải chịu và coi như khoản tổn thất thì hạch toán vào giá vốn: Nợ TK 632: Có TK 1381: ** Thừa so với hóa đơn: Trƣờng hợp 1: Chỉ nhập kho theo số lượng ghi trên hóa đơn, phần thừa giữ hộ. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 1561: Trị giá hàng mua thực tế nhập kho. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK 331: Tổng giá phải thanh toán. Đồng thời căn cứ biên bản kiểm nghiệm và hóa đơn – phản ánh trị giá HH nhận giữ hộ: Nợ TK 002: 10 Khi xuất trả lại bên bán, kế toán ghi: Có TK 002. Trƣờng hợp 2: Nhập kho toàn bộ. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm, kế toán ghi: Nợ TK 1561: Trị giá HH theo hóa đơn. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hóa đơn. Nợ TK 1561: Trị giá hàng thừa tạm ghi theo giá hóa đơn chưa thuế. Có TK 3381: Trị giá hàng thừa chờ xử lý. Khi bên bán đã nhận được biên bản cho biết hàng đã giao thừa và đồng ý bán luôn số hàng đã giao thừa. Căn cứ hóa đơn do bên bán lập bổ sung cho số hàng thừa, kế toán ghi: Nợ TK 3381: Tri giá hàng thừa chờ xử lý Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK 331: Tổng giá phải thanh toán thêm theo hóa đơn. Trường hợp bên bán không đồng ý bán mà sẽ nhận lại số hàng giao thừa – DN xuất kho trả lại hàng bán. Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 3381: Có TK 1561: 1.1.3 Kế toán quá trình bán hàng 1.1.3.1 Kế toán bán hàng trong nƣớc  Khái niệm tiêu thụ [2] Tiêu thụ là quá trình cung cấp HH cho khách hàng và thu được tiền hàng hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán.  Chứng từ sử dụng [2] Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi., phiếu xuất kho, nhập kho, các chứng từ khác có liên quan…  Tài khoản sử dụng [2] - TK 157 “Hàng gửi đi bán” + Bên Nợ: Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý, gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc. + Bên Có: Trị giá hàng gửi đi bán xác định là đã bán, trị giá hàng gửi đi bán bị trả lại. . trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh. + Chương 2: Thực trạng kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Đồng. doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh Đi sâu nghiên cứu tìm hiểu về công tác kế toán quá trình kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh tại