Hướng dẫn sử dụng PowerPoint

Hướng dẫn sử dụng PowerPoint

Sở Thủy Sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT Tài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Office MS PowerPoint Vương Đức Bình (Kỹ sư máy tính) 2007 Khoa Kỹ Thuật – Cơng Nghệ Tổ mơn CNTT Vương Đức Bình Sở Thủy Sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT Tài liệu dành cho giảng viên nghiệp vụ Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ Tổ mơn CNTT Vương Đức Bình Sở Thủy Sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT Sử dụng MS PowerPoint Để trình bày chuyên đề trước cử tọa, dù lớp học, hội thảo, buổi bảo vệ luận văn hay đơn giản báo cáo giao ban, phần lớn trường hợp người thuyết minh cần nhiều phương tiện hỗ trợ nhằm làm cho người nghe dễ tiếp thu nội dung trình bày Trước người ta cần đến bảng phấn, tờ sơ đồ, máy chiếu qua đầu, máy chiếu phim, máy ghi âm với loa cồng kềnh v.v Máy tính khả multimedia cộng với projector tốt bao gồm tất khả nói Nhiều phần mềm phục vụ mục đích Có thể kể: OpenOffice với OpenOffice.org Impress MicroSoft Office với MS PowerPoint .v.v OpenOffice.org Impress có thuận lợi Việt hóa hồn tồn, tương thích với MS PowerPoint, lại download dùng miễn phí 100% Tương lai có lẽ thuộc OpenOffice.org Impress Tuy nhiên MS PowerPoint phần mềm quen thuộc nhiều người dùng Vì tài liệu trình bày cách sử dụng MS Office Hơn số thao tác PowerPoint suy nhờ bạn quen với MS Word Các thao tác loại tài liệu trình bày sơ qua Sau người dùng quen thuộc với PowerPoint sử dụng Impress việc dễ dàng, khơng cần phải đào tạo thêm Bạn tìm hiểu thêm đâu: Trên Internet có nhiều web site tự học PowerPoint, số là: a Microsoft PowerPoint tutorial http://www.microsoft.com/Education/PPTTutorial.mspx b PowerPoint 2003 – Training Office.microsoft.com/en-us/training/CR061832731033.aspx c Mạng Giáo dục Edunet: http://www.edu.net.vn/ (Xem Tab Tài nguyên để tìm download tài liệu, sách học PowerPoint tiếng Việt) Tài liệu có sẳn thư mục này: Nếu máy bạn có cài đặt Acrobat Reader: Giao trinh Powerpoint XP Nếu bạn đọc tiếng Anh: PowerPoint 2003 Step by Step Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ Tổ môn CNTT Vương Đức Bình Sở Thủy Sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT I) Giao diện MS PowerPoint 20021 Mở presentation: [File]->New Bạn MS PowerPoint yêu cầu xác định ba tùy chọn: a) Blank Presentation: Tạo presentation với slide “trống trơn” b) From Design Template: Tạo presentation từ mẫu (template) thiết kế có sẵn Với MS PowerPoint 2002 sau bạn cịn có tùy chọn phụ: Apply a design template: Used in this Presentation: Thiết kế mẫu bạn dùng Recently Used: Các mẫu thiết kế gần hay dùng Available for use: Các mẫu khác sử dụng c) From AutoContent Wizard: Bạn MS PowerPoint “cầm tay việc” qua bước: Start (Bắt đầu trình) Presentation type: Kiểu Presentation (nào) phù hợp với công việc bạn? Mỗi kiểu có kiểu phụ (subtype), ví như: General: (Kiểu tổng quát) Corporate: (Kiểu hợp tác) Project: (Kiểu dự án) Sales/ Marketing: (Kiểu kinh doanh) Có kiểu phụ Selling a Product or Service (Bán hàng bán dịch vụ) Marketing Plan (Chương trình tiếp thị) Product/ Services Overview,…(Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ) Carnegie Coach: (Tư vấn/ đạo) Presentation style: Chọn kiểu kết xuất mà bạn muốn On-screen presentation: Trình chiếu hình Web presentation: Dạng giới thiệu Web Black and White overheads: Dạng chiếu máy chiếu qua đầu Color overheads: 35 mm slides: Dạng phim 35 mm Presentation Options: Bạn yêu cầu điền thêm/ chọn: Presentation title: Tiêu đề presentation Items to include one ach slide: Các mục thêm vào slide Footer: Cước slide Date last updated: Có hay khơng tự động ghi ngày cập nhật cuối Slide number: Có ghi hay không số hiệu slide Finish (Kết thúc trình) Bạn chọn Next để qua bước chọn Finish bước Lẽ phần nên trình bày sau bạn đọc qua mục II Các khái niệm quan trọng Tuy nhiên , theo thơng lệ, làm quen với MS PowerPoint trước tìm hiểu kỹ Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ Tổ mơn CNTT Vương Đức Bình Sở Thủy Sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT Trừ trường hợp bạn chọn AutoContent Wizard MS PowerPoint cấp cho bạn presentation với slide để bạn bắt đầu làm việc Nhưng bạn vội! Bạn có slide thơi từ chỗ bạn làm cho cơng việc trở nên rổi rắm Xin cấp thêm slide: [Insert]->New slide Bạn cần xin cấp thêm số slide? MS PowerPoint cấp đồng thời cẩn thận hỏi bạn cách bố trí văn (Text Layouts) bố trí nội dung (Content Layouts) Bạn chọn thêm Mà không chẳng sao! Kinh nghiệm cho thấy phần MS PowerPoint khơng ích lợi mấy! Mở nhiều presentation PowerPoint : Bạn mở nhiều presentation! Mặc định MS PowerPoint dùng toàn vùng làm việc cho presentation mở sau Nếu muốn “chiêm ngưỡng” hết presentations mở bạn vào:  New window Nếu chọn New window bạn có Presentation “y chang” có Bạn [Window]   Arrange All chọn hai tùy chọn  Cascade cuối để thấy lúc tất presentation “hiện dịch” Điều có ích bạn cần liên kết nhiều presentation với Lưu ý: - Bạn nên tạo Folder riêng cho presentation Ví dụ: TRINHDIEN - Trong Folder nên tạo Folder để lưu trữ tài liệu, hình ảnh, video dùng Ví dụ: TRINHDIEN\TULIEU Thậm chí Folder bạn lưu trữ font riêng bạn - Save tất presentation có liên kết với Folder Tại bạn cần cẩn thận vậy? - Bạn phải chép “cơng trình” qua máy khác để trình diễn! Khi bạn cần copy ngun Folder xong Bạn khơng gặp rắc rối đường link bị sai lệnh Bạn dân “làm ăn”(business man) Thơng tin có ý nghĩa sống cịn nghiệp bạn! Sẽ “nếu ngày” file bạn lọt ngồi ý muốn bạn, chí bạn phát thấy nằm “chình ình” Internet! Bạn cần để tất folder “đóng băng”2 folder với mật  Đóng băng! Có nhiều phần mềm để thực việc Ví dụ Deep Freeze Folder Guard Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ Tổ môn CNTT Vương Đức Bình Sở Thủy Sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT II ) Các khái niệm quan trọng: Presentation: Presentation hay (sự) trình bày tập hợp hình chiếu (slide) Trong buổi thuyết trình người thực dùng presentation nhiều presentations có liên kết với (hyperlink) Slide: Một slide hình chiếu, giống phim dương Khái niệm bắt nguồn từ công nghệ trước muốn trình chiếu vấn đề người ta hay dùng máy chiếu phim dương Trong cơng nghệ phim dương chuẩn bị cách công phu cách chụp hình với phim dương bản, rửa phim, đóng gói phim (mỗi gói gọi slide) đặt gói theo thứ tự định khay máy chiếu phim dương Trong buổi thuyết minh slide máy chiếu Hình ảnh máy chiếu phim dương Phía khay chứa slides phim đẩy lên dần cách tự động bán tự động Hình cho thấy slide đặt khe máy Cơng nghệ lỗi thời Và slide nhiên khái niệm slide thừa kế ứng dụng trình chiếu máy tính HandOut: Handout, hay dịch “món cầm tay”, tập hợp trang in Mỗi trang in số slides (thường 2,4 slides) Handout giúp tiết kiệm giấy in trang in nhiều slides Handout thường in để phát cho cử tọa nhằm dễ theo dõi buổi thuyết trình để sử dụng tài liệu Note Pages: Là trang in, thường dành riêng cho người thuyết trình, bao gồm slide ghi (note) người tạo presentation Mỗi Note pages in nhiều trang, trang gồm slide phần ghi riêng slide Người tạo presentation nên tạo ghi cho slide để không bị quên ý tưởng chủ đạo, luận chứng, luận cứ, số liệu thống kê có liên quan đến nội dung slide thuyết trình, Khoa Kỹ Thuật – Cơng Nghệ Tổ mơn CNTT Vương Đức Bình Sở Thủy Sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT vấn đề cần đặt cử tọa mà đưa lên chiếu trực tiếp slide trơng thống đơn giản ý tưởng “nhạy cảm”! Máy chiếu (projector): Máy chiếu (projector) thiết bị cho phép nối kết trực tiếp với máy tính qua cổng vidéo card xuất hình ảnh lên chiếu Cách đấu đầu dây thông thường sau: - Cable tín hiệu (cable DB 15 hai đầu): Một đầu đấu nối với cổng RGB IN Projector, đầu nối với cổng xuất RGB (card hình) máy tính - Cable nguồn: Một đầu nối với điện nguồn (Lưu ý đến điện nguồn, đặc biệt máy có xuất xứ từ Mỹ Hoa Kỳ sử dụng nguồn điện 110 volt Việt Nam sử dụng điện xoay chiều 220 Volt !) Đầu nối với Projector Hoạt động: - Trên projector thường có hai cơng tắc (I/O: In/Out On/Off) công tắc Power Hãy bật công tắc On/Off để cấp điện cho Projector Quạt làm mát Projector bắt đầu hoạt động giải nhiệt - Bật máy tính - Nhấn nút Power projector để đèn chiếu bắt đầu hoạt động: o Thông thường Laptop, mặc định, không đưa tín hiệu projector Tùy hiệu Laptop nhấn liên tục Một projector nhỏ gọn phím fn+F4 (hoặc fn+F5) click chọn biểu tượng điều khiển đồ họa (graphic accelerator) góc phải hình để u cầu xuất tín hiệu monitor lẫn projector o Một số Laptop có sẳn remote để điều khiển từ xa Rất thuận tiện diễn giả phải đứng cách xa máy tính Nếu phải thuyết trình nhiều nên để ý chức mua Laptop o Lưu ý không để đồ đạc che chắn khe giải nhiệt projector o Bộ phận quang học projector xoay Gồm hai vòng xoay để chỉnh độ lớn hình ảnh chiếu chỉnh tiêu cự để hình ảnh rõ Dùng tay để xoay nhẹ nhàng, phối hợp hai vịng xoay đến có hình ảnh vừa ý - Thơi sử dụng projector: o Nhấn nút Power Thông thường projector yêu cầu xác nhận tắt máy nên người sử dụng phải nhấn nút lần để tắt Một số projector có cổng RGB OUT Hãy lưu ý để khỏi nhầm lẫn Một số projector Set Up tự động Một số khác Set Up nhờ vào số nút bấm Xem kỹ catalogue để biết cách sử dụng Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ Tổ môn CNTT Vương Đức Bình Sở Thủy Sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT o Mặc dù đèn chiếu tắt quạt giải nhiệt máy hoạt động khoảng thời gian vài phút để tiếp tục làm nguội mạch đèn chiếu trước ngừng hẳn Do tuyệt đối khơng tắt projector cách ngắt điện nguồn cách “thô bạo” dù bạn gấp! Tắt projector sai qui trình làm giảm nhanh tuổi thọ projector Trung bình tuổi thọ đèn chiếu 1500 đến 2000 Thay đèn chiếu tổn phí gần 2/3 máy chiếu! Thiết bị kèm: o Các projector có thiết bị remote kèm, bao gồm chức điều khiển từ xa tia laser đỏ để trỏ lên hình Một số remote cịn cho phép thay chức trỏ chuột phím mũi tên, phím Enter bàn phím Nên đọc catalogue để sử dụng tốt thiết bị An tồn lao động: o Tuyệt đối khơng nhìn trực tiếp vào trước đèn chiều hoạt động Có thể làm bạn bị hỏng mắt! Cũng nên vơ ý rọi tia laser phía cử tọa Transition: Transition khả chuyển cảnh từ slide đến slide Mặc định chuyển cảnh slide xuất tức khắc Có thể xác lập lại cách chuyển cảnh cho slide bao gồm: Timing: Thời gian chuyển từ slide trước đến slide Type: Kiểu chuyển cảnh Mỗi version Powerpoint hỗ trợ số cách chuyển cảnh khác Lưu ý đến điều bạn soạn Presentation máy lại trình chiếu máy khác Sound: Âm theo thời khoảng chuyển cảnh Animation: Animation (sự linh hoạt) khả làm cho đối tượng slide chuyển động Bao gồm: Chuyển động đối tượng xuất (On Entrance) Chuyển động đối tượng thoát (On Exit) Chuyển động đối tượng cần nhấn mạnh (On Emphasis) Chuyển động đối tượng dời qua vị trí khác (Motion Path) Mỗi chuyển động thường kèm theo thuộc tính: Thời gian (time) thực chuyển động Âm (sound) kèm lúc chuyển động Thực xong chuyển động có (dim) khơng? Thứ tự (order) đối tượng dãy chuyển động Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ Tổ mơn CNTT Vương Đức Bình Sở Thủy Sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT Hyperlink: Trong sách thông tin trình bày cách tuyến tính Hết đến khác Hết trang đến trang khác Thứ tự lơgic vấn đề trình bày phải chặt chẽ mạch lạc Trên máy tính vậy, click chuột bạn hồn tồn nhảy từ slide đến slide bất kì, từ tài liệu đến một tài liệu khác tức khắc (thậm chí tài liệu khác máy tính cách xa ngàn số) Khả có nhờ tạo tài liệu đường kết nối Các đường kết nối ta gọi đường link Sự kết nối gọi Hyperlink (siêu liên kết) Mà siêu liên kết làm bạn “lạc lối” Do cần cấu trúc cẩn thận phần trình bày bạn! Master: MS PowerPoint dùng thuật ngữ Master để thiết kế chủ ảnh hưởng đến tất slides Điều giúp ta bận tâm thiết kế font, màu sắc, lối bố trí cho slide Mỗi cần có thay đổi chung tất slides cần thực thay đổi Master xong Có bốn loại Master: o Slide Master o HandOut Master o Notes Master o Title Master (đối với PowerPoint 2003)  Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ Tổ mơn CNTT Vương Đức Bình Sở Thủy Sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT III ) Slide design Để có trình chiếu tốt bạn cần có ý tưởng thiết kế trước khởi thực Nhiều người có thói quen “nhào vơ” PowerPoint làm “lia lịa” Điều khơng tốt bạn phát sai lầm từ ý tưởng thiết kế: nhiều chỗ trùng lặp, bố trí thứ tự slide khơng hợp lí, ý quan trọng lại bị bỏ quên v.v Và công việc điều chỉnh nhiều thời gian bạn có trăm cơng nghìn việc khác! Ln ln bắt đầu cơng việc cách xây dựng dự án, có ý tưởng chiến lược rõ ràng Khi bạn khơng phải khổ sở với giải pháp tình dẫm đạp lên XÁC ĐỊNH CẤU TRÚC CỦA PRESENTATION Cần trả lời câu hỏi: Có thể chia vấn đề bạn cần trình bày thành chuyên mục (nhánh)? Mỗi chuyên mục có cần thiết kế riêng presentation? Thứ tự bạn trình bày chuyên mục nào? Bạn quay chuyên mục “bị” chất vấn buổi làm việc? Các tài liệu, số liệu bạn cần cho việc trình bày có đủ chưa? Bạn củng cố luận cứ, luận chứng cho vấn đề đầy đủ chưa? Để trả lời câu hỏi bạn cần xây dựng cấu trúc presentation Slide # Slide # Slide # n Cấu trúc tuyến tính: Đơn giản thiết kế dùng cấu trúc tuyến tính Bạn soạn hết slide đến slide khác trình bày theo thứ tự Cấu trúc thích hợp với presentation có dăm ba slide Còn bạn phát triển đến vài chục slide … khó cho bạn trình bày lại có người chất vấn vấn đề slide mà bạn hết nhớ nỗi Sự lúng túng bạn trả lời chất vấn chứng tỏ bạn chưa nắm rõ vấn đề cần trình bày … thuyết phục presentation yếu nhiều! Cấu trúc phân cấp chức năng: Cấu trúc cho phép bạn phân vấn đề thành nhiều nhánh Mỗi nhánh ứng với presentation có số slide khơng nhiều lắm, bạn xây dựng tương tự menu để quản lí nhánh Cấu trúc thích hợp bạn trình Slide # 1.1 bày vấn đề bao quát có nhiều chi tiết Sự liên hệ qua lại presentation slide Slide # 1.2 đảm bảo hyperlink 10 Slide # Slide # 2.1 Slide # 3.1 Slide # 2.2 Slide # 3.2 Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ Tổ mơn CNTT Vương Đức Bình ... quen thuộc với PowerPoint sử dụng Impress việc dễ dàng, khơng cần phải đào tạo thêm Bạn tìm hiểu thêm đâu: Trên Internet có nhiều web site tự học PowerPoint, số là: a Microsoft PowerPoint tutorial... thuộc OpenOffice.org Impress Tuy nhiên MS PowerPoint phần mềm quen thuộc nhiều người dùng Vì tài liệu trình bày cách sử dụng MS Office Hơn số thao tác PowerPoint suy nhờ bạn quen với MS Word Các... với điện nguồn (Lưu ý đến điện nguồn, đặc biệt máy có xuất xứ từ Mỹ Hoa Kỳ sử dụng nguồn điện 110 volt Việt Nam sử dụng điện xoay chiều 220 Volt !) Đầu nối với Projector Hoạt động: - Trên projector