Hướng dẫn sử dụng Office
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến TreTÀI LIỆU TƯ VẤN CNTTTài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Office.MS ExcelVương Đức Bình(Kỹ sư máy tính)2007Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình 1 Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến TreTÀI LIỆU TƯ VẤN CNTTTài liệu dành cho nhân viên văn phòng và người phân tích số liệu.Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình 2 Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến TreTÀI LIỆU TƯ VẤN CNTTSử dụng MS Excel.Chương 1: Các khái niệm cơ bản về bảng tính.• Trình bày dưới đây dựa trên version Microsoft ® Excel 2002. Nếu bạn đang dùng version khác thì có thể bạn gặp đôi chút khó khăn về giao diện. Tuy nhiên ở các version khác vẫn có thể tìm thấy các chức năng tương ứng trong các Menu hoặc các cửa sổ dialog liên quan. Ngoài ra để người dùng khỏi bối rối khi tìm kiếm các chức năng, các hướng dẫn dưới đây đều thực hiện từ menu.• Khởi động:Click trên biểu tượng của Excel bằng cách duyệt trên Desktop hoặc theo thứ tự [Start -> Program -> … ] • Các khái niệm cơ bản:Giao diện thông thường của Excel cũng giống như các ứng dụng khác chạy trên Windows bao gồm thanh tiêu đề, thanh Menu, các thanh công cụ. Tuy nhiên có một thanh đặc biệt, đó là thanh công thức. Ở bên trái thanh này có một combo box để chỉ định địa chỉ ô đang được lựa chọn. Nút tam giác của ô đó để cố định/bỏ cố định ô đang lựa chọn. Nút fx để lựa chọn hàm cần chèn vào công thức và khung bên phải để soạn thảo/điều chỉnh công thức. Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình 3 Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến TreTÀI LIỆU TƯ VẤN CNTTMỗi bảng tính (Workbook) bao gồm nhiều tờ (Spread Sheet). Mặc định khi mở mới một bảng tính (Bookx) ta có 3 tờ chờ sẵn lần lượt là Sheet1, Sheet2, Sheet3 để làm việc. Mỗi tờ được phân thành nhiều cột (column) đánh chỉ số từ A đến Z,AA đến AZ, v.v…đến ZZ và nhiều dòng đánh số từ 1 đến (không giới hạn số dòng). Giao của một cột và một dòng gọi là một Ô (Cell). Ô chính là nơi nhập dữ liệu. Dữ liệu trong một ô được xem như một đơn vị dữ liệu toàn vẹn và thuộc một loại (category) dữ liệu nhất định.Mỗi version của MS Excel có thể cung cấp các loại dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên 3 loại dữ liệu dưới đây ảnh hưởng lớn đến tính hợp lệ của các phép toán số học nên có thể coi là cơ bản:Text (Bao gồm các dữ liệu có chứa các kí tự không phải là chữ số hoặc chỉ gồm chữ số nhưng không được sử dụng trong các phép tính số học)Number (Bao gồm các dữ liệu chỉ gồm các chữ số và dấu chấm thập phân, dấu trừ trước số âm và sẽ được sử dụng trong các phép tính số học)Date (Bao gồm các dữ liệu có ý nghĩa ngày tháng và được thể hiện dưới một dạng thức riêng phù hợp với kí pháp có tính chất địa phương quen thuộc của người dùng)Thông thường để phù hợp với kí pháp ngày tháng của người Việt nên định nghĩa loại dữ liệu ngày (custom) theo định dạng: dd/mm/yyyy.Các loại dữ liệu khác có thể được Excel hỗ trợ là:LoạiTên tiếng AnhDạng hiển thịNgười dùng gõ vàoGhi chúTổng quát General 18/12/2007 18/12/2007Số Number 1234.35 1234.35Tiền tệ Currency $1,234.00 1234Tài khoản Accounting$ 1,234.001234Ngày thángDate18 May, 2007 18/3/2007Tùy người dùngThời gian Time 14:36:12 14:36:12Phần trăm Percentage 25.00% =1/4Phân số Fraction 1/4 =1/4Khoa học Scientific 1.23E+03 1234.35Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình 4 Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến TreTÀI LIỆU TƯ VẤN CNTTChữ - kí tựText 1234.35 ‘1234.35Đặc biệt Special 123-45-6789 123456789 ID numberQuen thuộcCustom 18/03/2007 18/3/2007Tùy người dùngDạng hiển thị không ảnh hưởng gì đến tính chính xác của các phép tính.MS Excel hoạt động thích hợp với người dùng hay không phụ thuộc rất nhiều vào chế độ hoạt động của MS Windows. Người dùng phải quan tâm xem xét các cài đặt cho Regional and Language Options trước khi sử dụng MS Excel.Thực hiện điều đó bằng cách click lần lượt:[Start] -> Settings -> [Control panel] -> Regional and Language Options.Các điều chỉnh cần thiết:Short date format: dd/MM/yyyy (Ngày tháng dạng gọn). Long date format: dddd dd MMMM, yyyy. (Ngày tháng bao gồm cả thứ và tên tháng viết đầy đủ).Decimal symbol: Dấu chấm (.) (Đây là kí pháp dấu chấm thập phân kiểu Mỹ. Nên dùng kí pháp này và để dành dấu phết cho phân cách danh sách sẽ nói dưới đây)Display leading zero: 0.7 (Hiển thị chữ số 0 trước dấu chấm thập phân đối với các giá trị tuyệt đối nhỏ hơn 1)List separator: Dấu phết (,). Đây là dấu phân cách các tham trị (parameter) trong công thức. Nếu buộc phải dùng dấu (,) cho phần thập phân khi biểu diễn số thì chỗ này nên dùng dấu chấm Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình 5 Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến TreTÀI LIỆU TƯ VẤN CNTTphết (;). Khi đó phải sửa lại các công thức nếu không muốn Excel báo lỗi “The formula you type contains an error”Measurement system: Metric (Hệ đo: mét)• Các thao tác cơ bản: Thêm một sheet: [Insert -> WorkSheet]. Bớt một sheet: [Edit -> Delete Sheet] Đổi tên một sheet: Click chuột phải lên tên sheet và chọn Rename. Thay đổi độ rộng một cột: Đưa con trỏ chuột đến đường phân cách hai cột ở hàng chỉ số cột. Khi con trỏ đổi thành dạng mũi tên hai đầu thì kéo rê con trỏ đến khi cột có bề rộng thích hợp. Thay đổi độ cao một hàng: Đưa con trỏ chuột đến đường phân cách hai hàng ở cột chỉ số hàng. Khi con trỏ đổi thành dạng mũi tên hai đầu thì kéo rê con trỏ đến khi hàng có chiều cao thích hợp. Che bớt một cột/ nhiều cột: Chọn cột/ nhiều cột. Click chọn lần lượt: [Format -> Column -> Hide] Bỏ che một cột/ nhiều cột: Chọn vùng cột/ nhiều cột bị che . Click chọn lần lượt: [Format -> Column -> Unhide]Trường hợp che/bỏ che một hàng/nhiều hàng: làm tương tự. Chọn một ô: Click chọn ô đó hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô đó. Khóa/bỏ khóa một ô đã lựa chọn: Click nút hình tam giác kế địa chỉ cột. Chọn một block (một block là một nhóm các ô nằm trong một hình chữ nhật): Cách thứ nhất : Dùng con trỏ chuột để kéo rê từ một ô ở một góc đến ô ở góc đối diện – Cách thứ hai: chọn ô ở một góc rồi kết hợp phím Shift+ phím mũi tên để chọn (Nên dùng cách này). Giữ cứng một hàng/ một cột khi cuộn lên xuống bảng tính: Chọn ô kề dưới hàng và kề bên phải cột đó. Click chọn lần lượt: [Window -> Freeze panes]. Bỏ giữ cứng một hàng/ một cột khi cuộn lên xuống: [Window -> Unfreeze panes]. Tách một sheet thành 4 khung để duyệt các ô một cách độc lập: Click chọn vị trí ô tại đó sẽ tách sheet. Click chọn lần lượt [Window -> Split] Bỏ tách một sheet thành 4 khung duyệt các ô một cách độc lập: Click chọn lần lượt [Window -> Remove Split] Chọn màu dữ liệu trong ô: Chọn ô và click chọn ở nút đặt màu chữKhoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình 6 Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến TreTÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT Tô màu ô: Chọn ô (nhiều ô) và click chọn ở nút Fill color. Chọn Font cho dữ liệu trong các ô:- Click chọn ô cần xác định Font. Click chọn ở combo box Font.Lưu ý: Việc xếp thứ tự trong các bộ font tiếng Việt chưa được thống nhất.Các dialog của Excel thường dùng font Arial là một bộ font Unicode.Vì vậy nên:• Nếu không sợ nhầm lẫn trong bảng tính hoặc bị xếp thứ tự lung tung (tức là chẳng có thứ tự gì cả!) thì nên dùng tiếng Việt không dấu (mặc dù điều này rất khó coi!) hoặc chỉ nên dùng Font Unicode.• Chỉ sử dụng một bộ font cho toàn bộ bảng tính và tất cả các bảng tính.Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình 7 Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến TreTÀI LIỆU TƯ VẤN CNTTChương 2: Nhập liệu, tính toán, định dạng bảng tính.I.Nhập và điều chỉnh dữ liệu:•Dữ liệu nhập cho mỗi ô đang được chọn. Nhập xong gõ phím mũi tên để sang qua ô kế tiếp.•Sửa chữa dữ liệu trong một ô: Chọn ô đó và gõ phím F2. Sửa xong phải nhấn phím ENTER để xác nhận việc sửa chữa.•Dữ liệu có chứa chữ cái thuộc bảng mẫu tự được xem là dữ liệu kiểu chữ (Text) và được canh lề trái (mặc định). Nếu dữ liệu chỉ gồm các chữ số và có thể có một dấu chấm thập phân (Ví dụ: 1234.56) mặc định được xem là kiểu số (Number). Nếu cần thiết chuyển đổi trở về kiểu chữ, ta gõ thêm dấu nháy (‘) trước dữ liệu đó (Ví dụ: ‘1234.56).- Nếu dữ liệu chỉ gồm các chữ số và có thể có một dấu chấm thập phân (Ví dụ: 1234.56) mặc định được xem là kiểu số (Number) và được canh lề phải.- Đối với các version gần đây của Excel dãy kí tự gõ vào như 10/12/2006 được Excel tự động hiểu đó là dữ liệu kiểu ngày (Date). Tuy nhiên người dùng phải xác định dạng hiển thị của vùng dữ liệu kiểu ngày (Vào [Format -> Cells … chọn tab Number ] để định lại.- Đối với các kiểu dữ liệu khác: (Xem lại chương 1)•COPY dữ liệu: Chọn ô/ khối dữ liệu. Gõ CTRL+C. Khối dữ liệu này sẽ được cất vào clipboard, sẳn sàng để copy. Dời tới vị trí cần copy, gõ CTRL+V. Có thể COPY qua nhiều vị trí khác nhau. Bỏ dữ liệu đang cất trong clipboard bằng cách gõ phím ESCAPE.•Dời nguyên khối dữ liệu: Chọn khối dữ liệu cần di dời. Dùng con trỏ chuột kéo rê cạnh của khối đến vị trí mới. Lưu ý: Việc di dời khối dữ liệu có thể có hoặc không làm tự động cập nhật các tham chiếu đến khối dữ liệu này. Vì vậy chỉ nên di dời các khối dữ liệu, nếu xét thấy cần thiết, trước khi xây dựng các công thức.•Xóa bỏ một khối dữ liệu : Chọn khối dữ liệu cần xóa. Nhấn nút Delete.•Trộn các ô với nhau: Chọn các ô cần trộn (merge) với nhau. Nhấn nút trên thanh công cụ. Các ô sẽ được trộn với nhau. Lưu ý: Địa chỉ của ô đã trộn này là địa chỉ của ô đầu tiên trước đó. Nếu trong các ô để trộn có nhiều dữ liệu riêng tại mỗi ô thì sẽ có cảnh báo chỉ giữ lại dữ liệu của ô góc trên trái (cảnh báo: The selection contains multiple values. Merging into one cell will keep the upper-left most data only). Việc trộn một khối dữ liệu có thể làm sai lệch các tham chiếu (trong các công thức) đến các ô này trước đó. Vì vậy để tránh làm sai lạc các kết quả phải hết sức cẩn thận khi trộn (tốt hơn Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình 8 Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến TreTÀI LIỆU TƯ VẤN CNTThết đừng trộn các ô dữ liệu dù giá trị chúng có đồng nhất với nhau đi nữa!). Hai hình kế bên là ví dụ về tác động đến công thức ở ô E3 sau khi trộn hai ô D2 và D3.•Bỏ trộn một ô: Nhấp vào ô đang bị trộn. Nhấp tiếp nút. Lưu ý: Dữ liệu trước đó của các ô đã bị trộn không thể hồi phục được•Khi dữ liệu nhập vào dài hơn chiều rộng của ô: Dữ liệu kiểu Text: Văn bản sẽ tự động hiển thị tiếp tục trên các ô kế tiếp bên phải nếu các ô này chưa có dữ liệu, bị che bớt nếu ô kế tiếp bên phải đã có dữ liệu.Dữ liệu kiể u Number hoặc General : Hoặc một dãy dấu rào (######## ) được hiển thị thay thế hoặc hiển thị dưới dạng Scientific.Việc hiển thị này không ảnh hưởng gì đến kết quả tính toán. Muốn mở rộng bề rộng cột cho vừa khít với chiều dài dữ liệu hãy nhấp đúp tại đường phân cách cột tương ứng trên thanh chỉ số cột.II.Định dạng bảng tính:Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình 9Bề rộng ô quá nhỏCũng dữ liệu trên trong trường hợp bề rộng ô đủ chỗ Nhấp đúp tại đây Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến TreTÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT Chọn toàn bộ vùng bảng tính cần định dạng. Vào [Format -> Cells] chọn thẻ Border và thực hiện tương tự như định dạng table trong MS Word.III. Khái niệm địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối.Mỗi ô, để có thể tham gia vào các phép tính, nghĩa là cho phép các ô khác tham chiếu đến, được xác định bằng một địa chỉ. Có hai cách ghi địa chỉ ô:- Địa chỉ tương đối: Mỗi ô được định địa chỉ bằng một cặp gồm chỉ số cột và chỉ số hàng. Ví dụ: ô H5 (Cột H, Hàng thứ 5) ô J12 (Cột J, Hàng 12)- Địa chỉ tuyệt đối: Nếu hàng hoặc cột (hoặc cả hai) được giữ cố định trong các phép tính thì trước chỉ số hàng (hoặc cột) được ghi thêm dấu $. Ví dụ ô $H5, ô J$12, ô $C$7.Mỗi block cũng được xác định bằng cặp địa chỉ ở các ô tại hai góc đối diện. Ví dụ block A5:T17 hoặc block $C$2:$J$10. Chú ý đến dấu hai chấm (:) trong kí pháp này!IV. Equation:Một equation (công thức) là một biểu thức bắt đầu bởi dấu bằng (=), sau đó là các cặp dấu ngoặc tròn, các kí hiệu phép tính số học +,-,*, /, kí hiệu phép kết nối text &, các tên hàm, các địa chỉ ô được tham chiếu đến, các dấu phân cách, các dữ liệu.Ví dụ: Tại Ô J7 có công thức =(D7+3*H7)*$B$7+ SUM(A1:D10, E1:E6). Công thức đó có nghĩa là:Lấy giá trị tại ô D7 cộng với 3 lần giá trị tại ô H7. Lấy kết quả đó nhân với giá trị tại ô $B$7. Được bao nhiêu đem cộng với tổng giá trị các ô trong hai khối A1:D10 và E1:E6. Kết quả cuối cùng đặt tại ô J7.Lưu ý không được tham chiếu lòng vòng (circular reference). Chẳng hạn tại ô J7 đã có tham chiếu đến ô D7 thì tại ô D7 không được phép xây dựng một công thức tham chiếu trở lại ô J7. Trừ một vài trường hợp, một tham chiếu kiểu lòng vòng sẽ được cảnh báo và có thể cho kết quả sai ở cả hai ô!V.Soạn thảo, điều chỉnh equation.Soạn thảo:Muốn đặt một công thức tại một ô. Đầu tiên gõ dấu bằng =. Sau đó gõ các kí hiệu toán học hoặc các tên hàm. Tham chiếu đến mỗi ô (hoặc mỗi block) được thực hiện bằng cách dùng con trỏ chuột click vào ô đó (hoặc dùng con trỏ chuột duyệt chọn block đó). Tham chiếu đến một ô hoặc một block có địa chỉ tuyệt đối cũng thực hiện như trên nhưng sau đó nhấn tiếp phím F4 để địa chỉ chuyển từ tương đối qua dạng địa chỉ tuyệt đối.Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình 10 [...]... chất lượng in nào và “túi tiền” của bạn Giấy in: Mỗi loại máy in và chất lượng in mong muốn đòi hỏi bạn sử dụng một loại giấy in khác nhau Thông thường trong catalogue của máy in sẽ ghi rõ bạn có thể (và cần) sử dụng loại giấy in nào Hãy đọc kỷ catalogue trước khi sử dụng máy in! Đừng tùy tiện sử dụng giấy in nào “vớ” được trong tầm tay Bạn sẽ làm hỏng máy in! Nhẹ nhất là bạn sẽ gặp phiền toái khi... chọn các Flat bed Chi phí khai thác: • Máy in kim thường dùng kỹ thuật đâm ma trận kim lên ruban mực Ruban này sử dụng dạng vòng một mặt Moebiüs để tạo cho chất lượng in đều nhau Giá thành trang in có thể xem là chấp nhận được so với chất lượng in • Máy in laser: không sử dụng mực mà sử dụng bột nhạy tĩnh điện, gọi là toner, được cán nóng cho dính khắn lên giấy Có lẽ đây là loại máy in cho chất lượng... buộc sử dụng hết các tham số hoặc không Một tham số có thể là kết quả của một hàm khác (Ta nói: (các) hàm lồng nhau) Tham số thứ 3 Ví dụ : Tham số thứ nhất Max(A1:A4, C1: D6, Min(F2:G8)) Cho giá trị lớn nhất lấy trong các giá trị chứa trong các block A1:A4 , block C1:D6 và giá trị nhỏ nhất của block F2:G8 Trong ví dụ này hàm min() được lồng trong hàm max() 2 Xin xem thêm danh sách các hàm hay sử dụng. .. kết quả sau khi đã sửa lỗi bằng cách thêm dấu phết (,) phân cách hai vùng dữ liệu A1:B2 và C3:C5 Dùng dấu phân cách không đúng: Dấu phân cách trong các công thức của Excel phụ thuộc định nghĩa trong Regional and Language Setting của Hệ điều hành Windows (Xin xem lại chương 1) Đối với lỗi này thông thường Excel chỉ thông báo mà không xác định rõ lỗi gì Nếu đúng là lỗi này thì: Hoặc: Sửa lại các dấu phân... in rẻ nhất Thông thường một hộp toner “xịn” giá khoảng 55 USD đến 75 USD cho phép in khoảng 3000 trang A4 mật độ “mực” 5% trang in • Máy in phun mực: Loại này để đảm bảo tốt chất lượng in bạn cần phải sử dụng loại giấy được chế tạo riêng cho nó Khi đó bản in màu của bạn là “tuyệt vời” Tuy nhiên bạn cần nhớ giấy này rất đắt tiền và bộ hộp mực in thông thường chỉ có thể in khoảng trên dưới 200 trang thôi... danh sách các hàm hay sử dụng trong chương 6 Khoa Kỹ thuật – Công nghệ Tổ bộ môn CNTT Vương Đức Bình 17 Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT Ví dụ: Hình bên là một ví dụ về sử dụng hàm INT() trong bảng tính 18 Khoa Kỹ thuật – Công nghệ Tổ bộ môn CNTT Vương Đức Bình Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT Chương 3: In bảng tính • In ấn là chuyện thường... lượt theo tới 3 tiêu chí Kết quả hình bên cho thấy vùng dữ liệu A2:C6 đã được sắp xếp tăng dần theo Họ Tên Nếu Họ tên trùng nhau thì sắp xếp tăng dần theo Mức lương 3 Chương này nhằm mở rộng khả năng sử dụng Excel của bạn Phục vụ yêu cầu phân tích, dự đoán trên cơ sở số liệu của bảng tính Nếu dị ứng với các lập luận và tính toán phức tạp bạn có thể bỏ qua chương này Khoa Kỹ thuật – Công nghệ Tổ bộ môn... lỗ rất nặng! Tìm (seek) giải pháp nào để không bị lỗ (Goal: tỉ lệ lợi nhuận/đầu tư bằng 0) Giả sử chi phí sản xuất và lãi xuất ngân hàng là không thể thay đổi được Vậy hoặc phải đàm phán thay đổi giá xuất sản phẩm (Không dễ dàng chút nào!) hoặc phải tăng năng suất (sản lượng) trên cùng một chi phí đầu tư Giả sử có thể đàm phán để thay đổi giá bán sản phẩm Bước 1: Click chọn ô J8 Bước 2: Click [Tool]... thấy quá trình copy công thức từ ô C2 qua các ô từ C3 đến C6 Bước 1 Bước 2 Điều chỉnh: Kết quả Việc điều chỉnh một công thức cũng giống như việc điều chỉnh một ô dữ liệu thông thường: Chọn ô đó Nhấn F2 Sửa chữa công thức và cuối cùng nhấn phím ENTER Khoa Kỹ thuật – Công nghệ Tổ bộ môn CNTT Vương Đức Bình 11 Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT Xử lí lỗi:1 Một công thức khi... mứu thường gặp là: A) Sai cú pháp toán học (lỗi cú pháp – syntax eror): - Phân bổ các cặp dấu ngoặc không đúng Thừa hoặc thiếu dấu ngoặc đóng ) Thông thường đối với lỗi này Excel có thể đề nghị tự động sửa lỗi giúp - Tham khảo đến một ô dữ liệu không thích hợp đối với phép tính tương ứng Hình bên cho thấy thông báo lỗi #VALUE! do người dùng đã gõ nhầm chữ O thay vì số 0 vào ô A2 nên gây ra lỗi cho phép . sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến TreTÀI LIỆU TƯ VẤN CNTTTài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Office. MS ExcelVương Đức Bình(Kỹ sư máy tính)2007Khoa Kỹ thuật –. được sử dụng trong các phép tính số học)Number (Bao gồm các dữ liệu chỉ gồm các chữ số và dấu chấm thập phân, dấu trừ trước số âm và sẽ được sử dụng trong