Hướng dẫn sử dụng chương trình ứng dụng Microsoft office VISIO 2007 ppt

Trang 3

Hướng dẫn sử dụng

Microsoft Office Visio 2007

KS PHAM DUC MINH Chịu trách nhiệm xuất bản HỒNG CHÍ DŨNG _ Biên tập NGUYÊN HOÀNG SƠN Trình bày bìa LÊ THÀNH CÔNG TY CO PHAN VAN HOA NHAN VAN TONG PHAT HANH

CONG TY C6 PHAN VAN HOA NHAN VAN

Số 1 Trường Chỉnh P.11 Q.Tân Bình TP Hồ Chí Minh DT: 9712285 9710306 8490048 FAX: 9712286 NHÀ SÁCH NHÂN VĂN 486 Nguyén Thj Minh Khai P.2 Q.3 TP.Hồ Chỉ Minh ĐT: 8396733 NHÀ SÁCH NHÂN VĂN 875 Cách Mạng Tháng Tám, P.15, Q.10, TP.HCM ĐT: 8122837 YN r

In 1000 cuốn khổ †óx24cm tại Xưởng in CN Trung Tôm Hội Chợ Triển Lñm Việt

Nam Giấy chắp nhận đồng ký KHXB số 439 - 2007/CXB/19 - 08/HĐ Quyết định xuốt bản số 19/QĐÐ XB do Nhè xuất bản Hồng Đức cắp ngày 21.06.2007, In xong

Trang 4

Ls NÓI ĐẦU

Icrosoft Office Visio 2007 là một chương trình vẽ và tạo

Mee đề chuyên nghiệp Sử dụng thành thạo chương trình này, người đùng sẽ đễ dàng chuyển tải thông điệp của mình đến mọi người một cách trực quan qua những sơ đổ và biểu đổ Để giúp bạn nắm vững các kỹ năng làm việc với phần mềm chuyên

dụng này, chúng tôi biên soạn cuốn "Hướng dẫn sử dụng Microsoft

Office Visio 2007"

Sách gồm § chương, chỉ dẫn từng bước về cách làm thế nào để tìm thấy mẫu phù hợp với biểu đồ của bạn qua việc sứ dụng cửa sổ mới

Getting Started, truy cap Web site Microsoft Office Online ngay trong

chương trình Visio, thiết kế các biểu đổ Visio chuyên nghiệp bằng

cách chọn một chủ để màu hay hiệu ứng từ các khung tác vụ ThemcColors và ThemeEffects, cho phép Visio tự động kết nếi, phân

bố và canh chỉnh các hình dạng trong các sơ đồ bằng cách dùng tính năng AutoConnect mới, tạo các thời biểu dự án, sắp đặt không gian

văn phòng và tạo các sơ đổ mạng,

Sách được bố cục rõ ràng theo từng chủ điểm, các chỉ dẫn từng

bước kèm hình ảnh minh hoa giúp người học dễ hiểu hơn và nhanh

chóng áp dụng vào công việc thực tế Chúng tôi hy vọng sau khi đọc

cuốn sách này, bạn sẽ tạo được những biểu đỗ ấn tượng, truyền đạt

bằng trực quan các tiến trình kinh doanh sản xuất, các hệ thống tổ

chức, các lưu đồ và các mốc thời gian dự án một cách chuyên nghiệp

và hiệu quả

Chúng tôi mong đón nhận những ý kiến đóng góp xây dựng từ

bạn đọc về một số sai sót khó tránh khỏi trong quá trình biên soạn

Xin chan thanh cam an

Trang 5

Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007 7

(hương T

Khởi đầu với Visio 2007

Trang chương này, bạn sẽ học cách:

8 Bát đầu các sơ đồ bằng cách sử dụng các template

B Làm việc trong môi trường Visio

#8 Tùy biến môi trường Visio

Nhận sự trợ giúp Visio và sơ đồ

Bạn đã từng cố làm bất kỳ công việc sau đây chỉ để tự nhận thấy

thất vọng với kết quả hay không?

@ Giải thích một tổ chức đội mới hoặc tiến trình phức tạp giữa các bộ

phận trong một thông báo email hoặc một bản ghi nhớ (memo) rồi

chỉ để nhận ra rằng khơng ai hồn toàn hiểu được nó

Đưa ra một bản trình bày về những cột mốc dự án quan trọng và

sau đó xem mọi người bước đi với một vẻ mặt bối rối

Tổng kết dữ liệu và những xu hướng chính trong một bảng tính cho các đồng sự chỉ nhìn chằm chằm vào bạn với nét mặt ngơ ngác Tất cả những tình huống này là những cơ hội lý tưởng để sử dụng

Microsoft Office Visio 2007, chuong trình vẽ và tạo biểu để nghiệp vụ giúp bạn truyền đạt bằng trực quan những tiến trình, hệ thống, dự án và nguồn tài nguyên Trực quan là từ chính Bạn không thể truyền đạt thông điệp cúa bạn hiệu quả bằng lời với chỉ riêng text, các bảng biểu hoặc những con số, bạn cần một sơ đồ (diagram)

Với Visio, bạn có thể cho khán giả biết những gì bạn muốn nói bằng cách sử dụng những sơ đồ đễ hiểu, chẳng hạn như các sơ đồ tổ chức, lưu đổ, và mốc thời gian dự án Cho di bạn cần tổ chức một tiến

trình kinh doanh mới, hình dung một không gian văn phòng, khai thác dữ liệu kinh doanh, theo đõi những xu hướng dữ liệu quan trọng hay đơn giản, hoặc tạo một bản đồ cho một cuộc pícníc của công ty,

bạn có thể tạo ra những sơ đồ mang dáng vẻ chuyên nghiệp một cách nhanh chóng va đễ dàng bằng cách sử đụng Visio mà không đòi hỏi

Trang 6

8 Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007 Với chức năng nối kết và hình dung đữ liệu cao cấp trong Visio

Professional 2007, bạn thậm chí có thể mang những sơ đồ của bạn lên một tầm cao mới: tích hợp chúng với dữ liệu để theo đõi những xu

hướng chính, nhận dạng những vấn để và đánh dấu những ngoại lệ, tất cả trong một chương trình dễ làm mới và chia sẻ với những người khác qua toàn bộ tổ chức Khai thác dữ liệu theo dạng phân cấp bằng

cách sử dụng template PivotDiagram mới, nhận dạng những vấn đề

server thông qua các sơ đồ mạng nối kết dữ liệu hoặc theo dõi dữ liệu tài nguyên trong các mốc thời gian (timeline) dự án Hình dung bất kỳ tiến trình, hệ thống, dự án và nguồn tài nguyên ngoài dữ liệu đằng sau nó bằng cách kết nối các sơ đồ của dữ liệu và cập nhật động chúng khi dữ liệu thay đổi

Trang 7

Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007 9 Bắt đầu các sơ đồ bằng cách sử dụng cdc template

Bất kể những khả năng về của bạn, Visio giúp bạn đễ dàng tạo tất

cả loại bản vẽ và sơ đồ Các hình đạng (shape), những symbol vẽ sẵn đính kèm với Visio là chìa khóa để tạo nhanh các sơ đồ hiệu quả Ví dụ, trong một biểu đổ tổ chức, bạn có thể sử dụng một hình đạng

Manager (một hộp có một tên và chức vụ công việc) để tượng trưng

cho một nhà quản lý trong một bộ phận, trong khi trong một lưu dé,

bạn có thể sử dụng một hình dạng Đecision (một hình thoi eó một

nhãn) để biểu thị một quyết định mà người nào đó phải đưa ra trong

một tiến trình Bằng cách đơn giản rê các hình đạng lên trên trang

bản vẽ, bạn có thể lắp ghép một sơ đồ hoàn chỉnh

Cách tốt nhất để bát đầu một sơ đồ là bằng cách sứ dụng một

template, một fñile vốn bao gồm tất cả công cụ, định dạng, các xác lập, và hình dạng mà bạn cần để lắp ghép một loại bản về hoặc sơ để cụ

thể Nếu ban muén tao mét luu dé (flowchart), st’ dung template

Basic EFlowchart Nó chứa những hình dạng tượng trưng cho dữ liệu, các tiến trình, quyết định

Các template (khuôn mẫu) cũng thiết lập trang bản vẽ và định

dang cho ban Vi du, template Basic Flowchart thiét lap mét trang

khổ bức thư (letter) thích hợp để in trên một máy in desktop và các

hình dạng đen và trắng, một kiểu (style) thường được sử dụng trong

các lưu đồ Ngoài ra, một số template có các lệnh hoặc thanh công cụ

chuyên dụng Ví dụ, template Organization Chart có thanh công cụ

Organization Chart, giúp bạn dễ dàng sắp xếp lại các hình dạng nhân viên trong một biểu đồ mà bạn đã tạo bằng template đó Template

Brainstorming Diagram không chỉ có các hình dạng Brainstorming, một menu Brainstorming và một thanh công cụ Brainstorming mà

còn có một cửa sổ Outline theo đõi những hình dạng trên trang bản

Trang 8

10 Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007

Các hình dạng

Brainstorming Menu Brainstorming

Cita sé Outline Thanh công cụ _ Trang bản vẽ Brainstorming Landscape

Visio giúp bạn dé dàng tìm template thích hợp bằng cách tổ chức

chúng thành các hạng mục đơn giản gồm các loại sơ dé liên quan như

được trình bày trong bảng sau đây Visio Professional 2007 bao gồm tất cả template có sẵn trong Visio Standard 2007 ngoài những tính

năng cao cấp và những template chuyên dụng mà bạn có thể sử dụng để tạo các PivotDiagrams, sơ đổ mạng chỉ tiết, mô hình cơ sở dữ liệu

và phần mềm, sơ đồ kỹ thuật, sơ đồ kỹ thuật tiến trình, sơ đồ Web và sơ đồ xây dựng mở rộng

Bảng sau đây trình bày tất cả hạng mục và template có sẵn trong Visio Professional 2007

Hang muc template Muc dich

Business Các tiến trình tạo sơ đồ nghiệp vụ, chẳng hạn như các lưu đồ cơ bản, lưu đồ chức

năng chéo, sơ đồ dòng dữ liệu, các sơ đỗ Information Technology Infrastructure

Library (ITIL), ban đồ dòng giá trị và

sơ đồ dòng làm việc Hiển thị các cấu trúc phân cấp trong các tổ chức Các biểu

đồ thiết kế, biểu đổ và đồ thị cho các

Trang 9

Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007 11 Engineering Flowchart General Maps and Floor Plans Network Schedule Software and Database Thủ thuật

Tạo các sơ đồ động não nhằm giúp bạn

thiết lập nhưng kế hoạch giải quyêt các

vấn đề và đưa ra nhừng quyêt dịnh Tạo các sơ đỗ kỹ thuật chẳng hạn như

các hệ thống điện, mạch và lôgíc, công

suất chất lỏng, hệ thống điều khiển công nghiệp, hệ thống ống dẫn và khí cụ đo

kiếm dòng tiến trình và những sơ đồ

hệ thống Tạo các bản vẻ chỉ tiết và lắp

ráp

Tạo các lưu đỗ cơ bản, lưu đồ chức năng

chéo, sơ đồ đòng làm việc, sơ để dòng dữ

liệu sơ đồ IDEFO và so dé Specification

and Description Language (SDL)

Tạo các lưu đồ co bản và sơ đồ đa năng

sư dụng những hình dạng hình học

Lắp ghép các bản đồ 2-D (hai chiều) hoặc 3-D (ba chiều) đơn giản Tạo các sơ đồ

nhà, văn phòng, tòa nhà và công trường Tạo các bang thiết kê mạng vât lý và

l6 gíc bằng cách sư dụng các hình dang

thiết bị mạng và máy tính và tạo bán

đồ các Web site

Thewo dõi những chi tiết dự án trong các biểu đồ Program Evaluation and Re- view Technique (PERT), biéu dé Gantt,

timeline va calendar (lich)

Tạo mô hình và thiết kế các giao diện phân mềm, cơ sở dữ liệu và người dùng

Nếu bạn không muốn bắt đầu các sơ đồ bằng cách sử dụng một template với một trang bản vẽ trống, đi đến Web site Microsoft Office Ontine tại

www.office.microsoft.com để fìm các template Visio đính kèm với các hình dạng đã được đặt trên trang bản vẽ

Tương tự như các template được tổ chức theo hạng mục, các hình

dạng liên quan được tổ chức trên các stencil Vi du, khi ban mo template Basic Diagram, tat ca hinh dạng hình học đính kèm với

template được tổ chức trên stencil Basie Shapes Tương tự, tất cả hình dạng đường viễn và tiêu để cho các sơ đổ cơ bản được tổ chức

Trang 10

12 Chương 1 - Khỏi đầu với Visio 2007 hình dạng mà bạn muốn, chỉ việc rê nó trên trên trang bản vẽ và bạn

tiến hành công việc Stencil — =

Shape (hinh dang) Sơ đồ được bảt đầu với _ Trang bản vẽ

template Basic Diagram

Trong bài tập này, bạn khởi động Visio và sau đó duyệt các template Visio Bạn mở một template, xem các hình dạng mà nó chứa, sau đó mở một template khác để làm quen với những template và

hình dạng Visio

1 Trên thanh tác vụ (taskbar), nhấp nút Start, trỏ vào All Pro- grams, trỏ vào Mierosoft Office, và sau đó nhấp Microsoft Of-

fice Visio 2007

Visio khởi động và mở cửa sổ Getting Started Cửa số này có

các danh sách Template Categories, Recent Templates và Re- cent Documents

Thủ thuật

Trang 11

Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007 11 Engineering Flowchart General Maps and Floor Plans Network Schedule Software and Database Thủ thuật

Tạo các sơ đồ động nào nhằm giúp bạn

thiết lập nhưng kế hoạch, giải quyèt cac

vấn để và đưa ra những quyết định Tạo các sơ đồ kỹ thuật chăng hạn như

các hệ thống điện, mạch và lôgíc, công

suất chất lỏng, hệ thống điều khiển công nghiệp, hệ thống ống dẫn và khí cụ đo kiểm, đòng tiến trình và những sơ để hệ thông Tạo các bản vẽ chi tiết và lắp

ráp

Tạo các lưu đồ cơ bản, lưu đỗ chức nặng chéo, sơ do dòng làm việc, sơ đề dòng dữ liệu sơ đồ IDEFO và sơ đỏ Specification

and Description Language (SDL)

Tạo các lưu để cơ bản và sơ đồ đa năng

sử dụng những hình dạng hình học

Lắp ghép các bản đề 2-D (hai chiều) hoặc 3-D (ba chiều) đơn giản, Tạo các sơ đồ

nhà, vãn phòng, tòa nhà và công trường Tạo các bang thiết ké mang vat ly va

lo gic bang cach su dung cdc hinh dang

thiét bi mang va may tinh va tao ban đô các Web site

Thewo đõi những chi tiết dự án trong

các biểu đô Program Evaluation and Re- view Technique (PERT), biéu dé Gantt,

timeline va calendar (lich)

Tạo mô hình và thiết kế các giao diện phần mềm, cơ sở đữ liệu và người dùng

Nếu bạn không muốn bắt đầu các sơ đồ bằng cách sử dụng một template với

một trang bán vẽ trống, đi đến Web site Microsoft Office Online tại

www.office.microsoft.com để tìm các template Visio dính kèm với các hình

đạng đã được đặt trên trang bản vẽ

Tương tự như các template được tổ chức theo hạng mục, các hình dạng liên quan được tổ chức trên các stencil Ví dụ, khi bạn mớ template Basic Diagram, tất cả hình dạng hình học đính kèm với

Trang 12

tiên, các danh sách Recent Templates va Recent Documents trong cla sổ

Getting Started rỗng Khi bạn sử dụng Visio, các template và tài liệu được

thêm vào những danh sách đó Nếu bạn sử dụng Visio Professional 2007, thậm

chí bạn có thể mở nhiều sơ đồ mẫu khác nhau để mô phỏng những ý tưởng,

nhằm tạo ra những sơ đồ riêng của bạn Những sơ đô mẫu này cũng hướng dẫn bạn cách tích hợp dữ liệu với các sơ đồ lối mm v Pe “Took Rate Shape Window Hp ` Digi 63/70 4a ex 79.0 Me Ae Bn ip jue a Aad atom 2 mee cow lễ | ‘ei

2 Trên danh sách Template Categories, nhap Flowchart

Visio liệt kê tất cả template được đưa vào hạng mục này và trình bày những template đặc biệt, những template mới hoặc

phổ biến Nó cũng hiển thị một ảnh xem trước template lớn và

phần mô tả cho template được chọn trong vùng bên phải của

cửa sổ Getting Started

Thủ thuật

Nếu những template không phải chính xác là những gì mà bạn đang tìm, hãy sử dụng một template có những hình dạng gần giống với những gì bạn cần Ví dụ, bạn có thể sử dụng template Basic Diagram để tạo một sơ đồ có nhiều hình dạng hình học khác nhau Hoặc, bạn có thể sử dụng template Basic

Flowchart dé tao so dé bat ky dong tiến trình cơ bản Nếu một template khong có tất cả hình dạng mà bạn cần, bạn có thể tìm kiếm những hình dạng khác trong khi tạo so dé Bạn sẽ tìm hiểu thêm về việc tìm kiếm các hình dạng ở

Trang 13

3 Trên danh sách Template Categories, nhấp Cross Funetional

Flowchart để hiển thị ảnh xem trước của template này và một

phần mô tả trong vùng bên phải của cửa sổ Getting Started Se : am : Sun ae ra rare wn a See

Genre Ồ £o E- k= a “Sow the anon beteeen s husress es Tưng ES?

s mm k ®° mens Ship iin — wit Com x“.¬ Thủ thì

Nếu bạn thấy ít hạng mục và tên template hơn những gì được trình bày trong

các hình ảnh của sách này, có lẽ là bạn đang sử dụng Visio Standard 2007 Sách này có các ảnh từ Visio Professional 2007, Tuy nhiên, những phương pháp vẽ tương tự áp dụng vào cả hai chương trình Để xác định chương trình Visio nao ma ban dang sti dụng, trên menu Help, nhấp About Microsoft Office

Visio

4 Trên danh sách Template Categories, nhap General

Visio liét ké tat cA template được đưa vào hạng mục này Nó

cũng trình bày một ảnh xem trước template và phần mô tả cho template Basic Diagram von được chọn theo mặc định

5 Bên dưới All Templates, nhấp đôi Basie Diagram

Visio mở một trang bản vẽ trống cùng với các stencil Basic Shapes, Borders and Titles, và Background

Trang 14

Chương † - Khởi đầu với Visio 2007 15 ad— 4 O— Om If Ome Ome te Ge lf yer Om i S~'O=~ qh — n>— Os Ose Om es eirex oo Str eo te | cage ease ate ễ Seen | 7 Trén menu File, tré vào New và sau đó nhấp Getting Started Tính năng mới Cửa số Getting Started xuất hiện Thủ thuật

Để truy cập nhanh đến các template Visio, trên thanh công cụ Standard, nhấp

mũi tên hướng xuống New, trỏ vào hạng mục template mà bạn muốn, sau đó

nhấp tên của template mà bạn muốn mở Hoặc, trên menu File, trỏ vào New, trỏ vào hạng mục template mà bạn muốn, sau đó nhấp tên của template mà

bạn muốn mở

8 Trên danh sách Teraplate Categories, nhấp General 9 Bên dưới All Templates, nhấp Block Diagram

Visio mở một trang bản vẽ trống cùng với các stencil Blocks,

Blocks Raised, Borders and Titles, và Background

10 Trong vùng xám ở góc phải phía trên của cửa sổ trang bản vẽ,

Trang 15

Close Window

Visio đóng sơ đỗ mới mà không lưu các thay đôi, nhưng Visio

van mo

Xử tý sự cố

Mur Close mau dd ở phía bên phải thanh tiêu đề của của sé Visio ndm ngay trên nit Close Window rrén cha sổ trang bản vẽ Ding nhdm lén cd hat mir

nay Mit Close mau đó đóng của sổ bản vẽ và Visto, Mit Close Window đáng ch! cta sé bdn vi O bude 10 hãy chắc chến bạn nhdp mit Close Window dé Visto vdn mad

11 Ở phía bên phải thanh tiêu dé của cửa số Visio nhấp nút Close, °

Close

Visio déng jai

Lam việc trong mỗi trường Visio

Khi bạn bắt đầu một sơ đồ, cửa số Visio mở ra Cửa số Visio chứa các menu và thanh công cụ Visio Nó cũng chứa cửa số Shapes, trang bản vẽ, pasteboard, và các thước đo (ruler), trong một cửa số bản vẽ Các stenecil chứa những hình dạng mà bạn cần được đặt trong cửa sô

Shapes năm bên trái trang bản vẽ Visio cũng có những cửa số, menu và thanh cồng cụ chuyên dụng để tạo các loại sơ đồ cụ thể

Sau đây là các thành phần chính của môi trường Visio mà hầu hết

người ta thường làm việc:

Cửa số Shapes Cửa số Shapes chứa các stencil và hộp Search For Shapes vốn giúp bạn dé dang tìm bat ky hinh dang (shape) ma

bạn cần cho bản vã

@ Drawing page (trang bản vẽ) Trang bản vẽ Visio giống như giấy

kẽ ô có mội lưới giúp bạn định vị các hình dạng

mm Rulers (thước đo) Các thước đo ngang và dọc cũng giúp bạn định vị các hình dạng và cho bạn thấy kích cỡ của trang bản vẽ,

Các menu và thanh công cụ (toolbar) Trên trang bản vẽ là các menu Visio và các thanh công cụ Standard và Formatting (được

hiển thị theo mặc định) chứa các công cụ thường được sử dụng

nhiều nhất, để tạo, chỉnh sửa và định dạng text, các hình dạng và sơ

Trang 16

m Các danh sách xổ xuống Toolbar Nhiều nút trên thanh công cụ này có các danh sách xổ xuống bao gồm những tùy chọn hoặc

những công cụ khác mà bạn có thể chọn Để xem danh sách cho

một nút riêng biệt, nhấp mũi tên hướng xuống trên nút Nếu bạn

không quen thuộc với một nút thanh công cụ, bạn có thể đặt con trỏ

tạm dừng lên trên nó để hiển thị một ScreenTip cho bạn biết công

cụ hoặc lệnh nào mà nút đại diện

Menu tắt Visio cũng cho phép truy cập dễ dàng đến các lệnh thường

xuyên được sử dụng trên một menu tắt vốn xuất hiện khi bạn nhấp phải một mục Ví dụ, nhấp phải trang bản vẽ, vùng thanh còng cụ,

một tab trang hoặc một hình dạng (shape) để xem menu tắt của nó

m Các tab trang Bên dưới trang bản vẽ, các tab trang giúp bạn di

chuyển giữa các trang trong các bản vẽ nhiều trang và thanh trạng

thái (status bar) hiển thị thông tin về những hình dạng được chọn

trên trang bản vẽ

m™ Task pane (khung tac vu) Nằm bền phải trang bản vẽ, bạn có thể

hiển thị các task pane mà từ đó bạn có thể truy cập nhanh những

thông tin dành riêng cho tac vu va sơ đồ

m Pasteboard Vùng màu xanh sáng bao quanh trang bản vẽ là pasteboard mà bạn có thể sử dụng làm một vùng chứa tạm thời cho các

hình dạng và những thành phần bản vẽ khác Các hình dạng trên

pasteboard không in ra

Khi bạn bắt đầu một sơ đề, Visio hiển thị toàn bộ trang bản vẽ

Khi bạn thêm các hình đạng vào sơ đồ, bạn có thể phóng to một vùng

để xem kỹ hơn vùng đó hoặc thu nhỏ để xem sơ đồ được toàn diện hơn Visio có một số cách để phóng to và thu nhỏ bao gầm một nút thanh công cụ và các phím tắt Một phương pháp không nhất thiết tốt hơn một phương pháp khác, bạn có thể sử dụng một phương pháp hiệu quả nhất cho bạn Tuy nhiên, bạn có thể phóng to bằng cách sử dụng các phím tắt, bạn có thể vẽ một lưới chọn xung quanh những hình dạng hoặc vùng mà bạn muốn phóng to hoặc thu nhỏ, điều này cho bạn điều khiển việc thu phóng tốt hơn

Bạn cũng có thể địch chuyển (pan) các sơ đồ lớn, nghĩa là bạn có thể "kẹp giữ” trang bản vẽ bằng con trổ và đi chuyển trang để xem một vùng khác của nó Thu phóng (zoom) và địch chuyển (pan) giúp bạn đi chuyển nhanh xung quanh trang bản vẽ để bạn có thể làm việc

Trang 17

Của sổ Shapes

NutSave

Ữ Nut Print Page Thanh công cụ Thanh công cụ

Nút Print Preview Standard Formatting

‘armat Tool ta Shipe Nedee dóp

Pika ea Fae RPE Te Boer Aro 99 tie ey RRR Ae om Be awa K5 cưa Bugera psi) ——~ os mo a wa £4 t0 SE EU f san Bị Stencil Shape Tabtrang Thanhtrang Trangbảnvẽ Pasteboard Khung tác vụ (hình dạng) thái (Status bar)

Khi đến thời điểm in sơ đồ, bạn có thể xem trước nó trước tiên để thấy diện mạo của nó như thế nào khi bạn in bằng cách sử dụng lệnh

Print Preview trên menu File Sau đó, bạn có thể in trang được thể

hiện trong cửa sổ bản vẽ bằng cách nhấp nút Print Page trên thanh công cụ Standard Để có được thêm những tùy chọn in, chẳng hạn như in tất cả trang trong một sơ đổ hoặc nhiều bản sao của một sơ đồ, bạn có thể sử dụng lệnh Print trên menu File

Trang 18

Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007

Nút PrintPage Nút Print Print Preview

Trong bài tập này, bạn khai thác các phần cơ

bản của cửa số bản vẽ Visio Bạn có thể hiển

thị các stencil trong cửa sổ Shapes, zoom và pan trang bản vẽ, thêm một trang bản vẽ, xem

một task pane, xem trước, in và lưu bản vẽ

1 Khởi động Visio Trong cửa sổ Getting

Started, trên danh sách Template Cat- egories, nhấp General 2 Bên“ dưới All Templates, nhấp déi Block Diagram Visio mở một trang bản vẽ trống và bốn stencil

3 Trong cửa sổ Shapes, nhấp thanh tiêu đề

cua stencil Blocks Raised

Stencil Blocks Raised được hiển thị lên

trên những stencil khác và stencil Blocks

được thu nhỏ tối thiểu ở đáy cửa sổ

Shapes

Search for Shapes

Type yoursearen here |e) EY ElBadgraunes (US e)

Bi borders ond Titles (US units)

Trang 19

20 Chương †1 - Khởi đầu với Visio 2007

Xử lý sự cố

Ki ban nhdp Blocks Raised néu Y?sio hiẩn thị một menu srencll bạn đã vô nhập biểu tượng màu xanh lục trên thanh tiêu đề của stencil Nhép trực tiếp rên stencll đÄ hiền rhị stenc!Ì Bạn sẽ tìm luầu thêm về menu stencll ở

phẩn sau trong chương này và trong chương 12

4 Nhấp thanh tiéu dé ca stencil Blocks dé hién thi stencil Blocks

B Rê thanh cuộn trên stencil Bloeks xuống để xem tất cả hình dang cua stencil

Xử tý sự cố

Dé phan gidt cha menltar và kícÀ cỡ của cửa sổ Visio quyér dinh viéc mét thanh cudn (scroll bar) có xuất hiện trên stenctl Blocks hay khéng Do

nÀững yéu rô này man hinh của bạn có thê không khdp vdl nhimg Anh dnk

rrong sách nảy Nêu bạn không thây một rhanh cuộn trên stencil tét cd

hình dạng đã xuê: hiện

6 Cuộn lên phần trên cùng của stencil Blocks

7 Tit stencil Blocks, rê hình dạng Box ở bất cứ nơi nào trên trang

bản vẽ Khi bạn rê, theo đõi thanh trạng thái nằm ở đáy cửa sổ

Visio

Visio quyết định vị trí của hình dạng trên trang bản vẽ bằng cách sử dụng các thước đo ngang và đọc và hiển thị vị trí trong thanh trạng thái Cũng chú ý rằng hình dạng Box truy chụp sang lưới khi bạn di chuyển nó xung quanh trang bản vẽ 8 Nhả nút chuột khi bạn đã đặt hình đang Box ở nơi bạn muốn

Hình dạng vẫn được chọn và thanh trạng thái hiển thị chiều rộng, chiều cao, và góc xoay của nó

@oseeee0oand

Thủ thuật

Khi bạn đặt con trổ tạm dừng lên trên một số hình dạng trên trang bản vẽ, Visio hiển thị các mũi tên màu xanh dương xung quanh hình dạng Những mũi

tên này được sử dụng để kết nối hình dạng với những hình dạng khác Bạn sẽ

Trang 20

Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007 21 di va 7 Ba Ð Xi dc F9 iden C2008 xe => oe DEM Gem | hem ca | CDi Site Osx Om Oar Oa AS So Se Ae

ess or 9 Nhấp phải hình dạng Box để xem menu tắt của nó vốn cho bạn

Trang 21

22 Chương † - Khởi đầu vdi Visio 2007

10 Trên thanh công cụ Standard, nhấp mũi tên hướng xuống Zoom để hiển thị một danh sách các mức phóng đại và sau đó nhấp 100% Zoom 56% « Visio phéng to lén 100% -sceseeseeeee Thủ thuật

Tất cả nút thanh công cụ, nút cửa sổ, hình dạng và thậm chí các thước do

(ruler) Visio có những Screen Tp giải thích những gì bạn có thể thực hiện với chúng Nếu bạn không biết cách sử dụng một trong những thành phần này,

hãy đặt con trổ tạm dừng lên trên nó để xem một Screen Tip

11 Nhấn giữ Shiữ + Ctrl trong khi bạn nhấp phải một lần trên

trang bản vẽ

Visio thu nhé va hép Zoom hién thị tỉ lệ zoom hiện hành

12 Nhấn giữ Shit + Ctrì trong khi bạn nhấp trái một lần dé

phóng tp lại sang 100%

Thủ thuật

Khi bạn nhấn Shift + Ctrl, con tré biến thành một biểu tượng kính lúp để biểu

thị rằng việc nhấp trái sẽ phóng to và việc nhấp phải sẽ thu nhỏ

18 Nhấn giữ Shifữt + Ctrl trong khi bạn rê một lưới chọn xung quanh hình dạng Box trên trang bản vẽ va sau đó nhá nút

chuột

Zoom phóng to vùng mà bạn đã chọn

14 Nhấn Ctrl + W để thu nhỏ sang khung xem toàn trang (whele- page view)

15 Nhấn gitt Shift + Ctrl trong khi ban ré lên hoặc xuống với nút chuột phải Con trỏ biến thành một biểu tượng bàn tay khi Visio địch chuyển hoặc đi chuyển trên bản vẽ

16 Nhấn Ctrl + W để thu nhỏ sang khung xem toàn trang 17 Nhap phai tab trang Page-1 nam ở đáy cửa sổ bản vẽ

Trang 22

Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007 23 Insert Page a | ¥ W Delete Page | Mate |° : Rename Page So] SẼ 9 | TP SG Reorder Pages “22 0e > Mab M PageT”

18 Trên menu tat, nhap Insert Page

Hộp thoại Page Setup xuất hiện Page Setup Print Setup | Page Sze | eawng Scale PAP ODE DE Layout and Routng | Shadows Page properties Tre 9 Eereged Baago,d ere Page-2 Dagigroune tone $ Measurement pt Innes x 8 (ow) Cancel Thủ thuật

Bạn có thể thay đổi kich cỡ của một trang bản vẽ và chọn kích cỡ của giấy máy in trong hộp thoại Page Setup Hộp thoại Page Setup có một vùng xem trước hiển thị hiệu ứng của các xác lập trang khác nhau Sử dụng vùng xem

trước trong hộp thoại Page Setup để xác nhận rằng xác lập giấy máy in và

trang bản vẽ có kích cỡ và hướng phù hợp Bạn cũng có the mở hộp thoại Page Setup bằng cách nhấp Page Setup trên menu File

19 Trong hộp thoại Page Setup, nhấp OK để thêm một trang bản

Trang 23

24 Chương †1 - Khởi đầu với Visio 2007

20 Nhấp tab trang Page-1 để quay trở về trang đầu tiên của sơ đơ

°“°e°“e°°Ẳ©

Thủ thuật

Bạn có thể dễ dàng đổi tên các trang

trong các sơ đồ Đầu tiên, nhấp déi tab

trang cho trang mà bạn muốn đổi tên

Hoặc, nhấp phải tab trang và sau đó nhấp

Rename Page Cả hai thao tác này sẽ chọn

tên trang Sau đó, chỉ việc gõ nhập tên

trang mới để thay thế trang cũ

21 Trên menu View, nhấp Task

Pane để mở một khung tác vụ

(task pane)

Khung tác vụ Theme - Colors xuất

hiện ở bên phải trang bản vẽ

Bạn có thể sử dụng khung tác vụ này để thay đổi diện mạo của

toàn bộ tài liệu chỉ bằng một cú

nhấp

23 Trong khung tác vụ Theme -

Colors, tam ding con trỏ lên trên

thumbnail (anh thu nhỏ) ngay bên duéi thumbnail None

Một SereenTip xuất hiện chứa

tên của theme Office 23 Nhấp theme Office

Màu của hộp trên trang bản vẽ

thay đổi để phù hợp với theme màu mới Nếu sơ đồ của bạn đã

có những hình dạng khác, các

màu của chúng cũng sẽ thay đổi 24 Nhấp thanh tiêu đề của khung | Theme Effects Apply theme colors: [3 Built-In : | | | L Ì rHl ri pid ce JĐ HHUỮI [ƠUU HUUUU H[UI fỦU00 HE | None BH © 00008 1đ r1 aa 600 HH a l | là "1 ñ IHUH ye ty

New Theme C Colors

Trang 24

Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007 25 — Drom Ga =D le | DEE Dream id Ome of te ne Orr Os" ies Ae ac Wi 3 em ea igen oe vã

25 Trên menu View, nhấp Task Pane để đóng khung tác vụ

26 Trên menu File, nhấp Print Preview

Cửa sổ Print Preview mở ra, hiển thị thanh công cụ Print

Preview và trình bày cách bản vẽ sẽ in

Trang 25

26

Lư ý

Chương † - Khởi đầu với Visio 2007

Ban khéng thé chinh sda hat ky hinh dang trong ban vế trong cda sé Print

Preview Néu ban muén dinh vị lại các hình dang, tréa thanh công cụ Print

Preview, nhấp Close dé quay fed về cửa sể băn vẽ Visio Tuy nhién, ban cé thé

thou đểi các xóc lập trang trong cla sé Print Preview bang cach nhấp Setup

lên thanh công cụ Drint Preview — — — i wee ie ae ee 27 Trên thanh công cụ Print Preview, nhấp Close Close Close Ctra s6 Print Preview déng va Visio quay trở về trang bản vẽ eossennen Thủ thuật

Bạn có thể in trực tiếp các bản vẽ từ cửa số Print Preview bằng cách nhấp nút

Print trên thanh công cụ Print Preview Bạn cũng có thể in bằng cách nhấp

Print trên menu File hoặc nút Print trên thanh công cụ Standard Nếu bạn

muốn ỉn chỉ trang hiện hiển thị trong cửa sổ bản vẽ, bạn có thể nhấp nút Print

trên thanh công cụ Standard Print 4, _*#

28 Trên menu File, nhấp Save

Hộp thoại Save As xuất hiện

Bởi vì đây là lần đầu tiên bạn đã lưu bản vẽ ercccecce

Thủ thuật

Bạn cũng có thể thêm các thuộc tính file vào bản vẽ chẳng hạn như tiêu đề (title), tac giả (authoe), công ty (company) Trên menu File, nhấp Properties,

nhập théng tin ma bạn muốn và sau đó nhấn OK

29 Trong hộp File name, gõ nhập BasicSave, và sau đó nhấp Save

Theo mặc định, Visio lưu bản vẽ dưới dạng một file bản vẽ

Trang 26

Chương † - Khởi đầu với Visio 2007 27

seeSeso©ee

Thủ thuật

Nếu bạn muốn sử dụng một sơ đồ Visio trong một chương trình khác hoặc dưới

đạng một ảnh trên Web, bạn có thể lưu sơ đồ theo định dạng file thích hợp

Trong hộp thoại Save As, trong hộp Save As Type, cuộn danh sách file để xem

các định dạng file có sẵn chẳng hạn như JPEG File Interchange Format (*.jpg)

Bạn cũng có thể lưu một sơ đồ Vìisio 2007 theo định dạng file Visio 2003 để

những người có Visio 2003 có thể làm việc với sơ đồ này

30 Trên menu File, nhấp Exit Visio và sơ đồ BasicSave đóng lại

Xử lý các sự cố về hướng trang

Vấn đề mà người ta thường gặp phải nhiều nhất khi in các sơ đổ Visio là

một trang bản vẽ được định hướng khác với xác lập máy ín Ví dụ, nấu trang bản vẽ rộng hơn chiều cao của nó (hưởng landscape) nhưng máy in

được xác lập để in theo hướng portrait (chiều cao lớn hơn chiều rộng),

Visio hiển thị một hộp thông báo cho biết một hoặc nhiều trang bản vẽ được định hướng khác với xác lập máy in Để giải quyết vấn để này, nhấp

lệnh Page Setup trên menu File và sau đó thực hiện mội trong những

điều sau đây:

N Thay đổi trang bản vẽ để khớp với các xác lập của máy in Nhấp

tab Page Size, và sau đó chọn tùy chọn Same As Printer Paper Size

H Thay đổi các xác lập của máy in để khớp với sơ đổ của bạn

Nhấp tab Print Setup và sau đó trong vùng Printer Paper, chọn

tùy chọn phù hợp với ảnh xem trước của trang bản vẽ được thể hiện trong vùng xem trước của hộp thoại

Tùy biến môi trường Visio

Phần lớn những gì bạn thấy trong môi trường Visio có thể được tùy biến để phù hợp với cách làm việc của bạn Ví dụ, bạn có thể làm ấn

lưới (grid) nếu nó làm cho trang bản vẽ trông quá bể bộn Bạn cũng có

thể làm ẩn các thước đo cũng như hiển thị hoặc làm ẩn bất kỳ thanh

công cụ

Thủ thuật

Để hiển thị một danh sách các thanh công cụ Visio có sẵn cho template mà bạn đang mở, nhấp phải vùng thanh công cụ để hiển thị menu tắt thanh công

cụ Sau đó nhấp tên của thanh công cụ mà bạn muốn xuất hiện Một dấu

Trang 27

Nếu bạn làm việc với một monitor có độ phân giải thấp và bạn muốn nhiều không gian hơn trên màn hình, bạn có thể di chuyển, định lại kích cỡ hoặc đóng các stencil Nếu bạn không muốn phải cuộn xuống một stencil để xem tất cả các hình dạng của nó, bạn có

thể làm cho danh sách các hình dạng gọn hơn bằng cách làm ẩn các

tên hình dạng và hiển thị chỉ những biểu tượng Bạn cũng có thể làm

cho đi động hoặc tách rời các cửa sổ và hình dạng từ cửa sổ bản vẽ để

bạn có thể định lại kích cỡ chúng nhanh khi làm việc Sau khi bạn

làm việc xong, bạn có thể neo cố định (dock) hoặc truy chụp (snap), chúng trở về vị trí mặc định

Để truy cập nhanh đến các lệnh hoặc bước tắt vẽ liên quan, bạn có thể sử dụng những công cụ trong những cửa sổ khác nhau, chẳng hạn

như các cửa sổ Pan & Zoom và Size & Position Cửa sổ Pan & Zoom

hiển thị một phiên bản thu nhỏ của toàn bộ sơ đồ mà bạn có thể sử dụng để di chuyển nhanh đến các phần khác nhau của trang bản vẽ

Nếu bạn muốn nhập các kích thước chính xác cho những hình dạng

trong các sơ đồ thay vì định lại kích cỡ các hình dạng bằng con trỏ,

bạn có thể làm điều đó trong cửa sổ Size & Position Các cửa sổ được Cửa sổ di động neo cố định Thủ thuật

Theo mặc định, thanh menu Visio và các thanh công cụ được neo cố định trên

Trang 28

toàn bộ thanh menu, hoặc bạn có thể neo chúng ở một vị trí khác nếu tiện lợi

hơn cho bạn Đặt con trỏ lên trên nứm dĩ chuyển trên thanh menu hoặc một

thanh công cụ và khi con trổ biến thành một mỡi tên bốn đầu, rê thanh đến vị trí mới Nếu bạn rê một thanh menu di động hoặc thanh công cụ đến một mép của cửa sổ Visio, Visio neo mục trong vị trí đó

Mai tên bốn đầu he

Trong bài tập này, bạn tùy biến môi trường Visio Bạn có thể bắt đầu bằng cách mở một sơ đồ hiển thị một layout được để xuất cho một cuộc triển lãm thương mại được tổ chức bởi Wide World Import- ers, công ty giả được sử dụng qua suốt sách này

MG file GettingStarted trong Documents\Microsoft Press\ Visio 2007

SBS\01_Start

1 Khéi dong Visio Trén thanh céng cu Standard, nhap nut Open để hiển thị hộp thoại Open

Open

a

2 Trong đanh sách các fle và tên folder, nhAp déi folder Microsoft Press và sau đó nhấp đôi folder Visio 2007 SBS

Xử lý sự cố

Theo mặc định, Visio mé folder [DDocument trong hệp thoạt (pen Cũng theo

mặc định râr cả file thực hànÀ cÀo sách này được cảt đặt trong folder Microsoft Press \ Visio 2007 SBS trong Documents Néu ban khéng thdy

folder Visto 2007 SBS di dén folder Documents\Microsott Press Néeu ban dd cai ddt cdc tile thuc hanh cho sdch nay ở một vị trí khdc ban cén d!

dén wy tri dé kht ban si dung cdc file thuc hdnh qua sudt sdch nay

3 Nhấp đòi folder 01_Start, và sau đó nhấp đôi GettingStarted

Thủ thuật

Nếu các phần mở rộng file trên máy tính không được làm ẩn, tên file mà bạn sẽ thấy trong hộp thoại Open là GetfingStarting.vsd Phần mổ rộng file vsd đại

điện cho bản vẽ Visio

Trang 29

Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007

SE eee

4 Trên menu View, nhấp Rulers để làm ẩn các thước đo ngang và

đọc

5 Trên menu View, nhấp Grid để

làm ẩn lưới trên trang bản vẽ ——— eats te 2 B ued 6 Trên menu View, nhấp Pan & Zoom Window bạ

Visio mở cửa sổ Pan & Zoom Nếu

bạn đã không bao giờ mở nó trước đó, nó được neo ở góc phải

phía trên của cửa sổ bản vẽ Nếu bạn đã mớ cửa sổ này trước đó, cửa sổ xuất hiện lại ở vị trí nơi nó đã được hiển thị sau cùng 7 Trong cửa sổ Pan & Zoom, ré dé | [= x vẽ một hình chữ nhật chọn xung quanh vùng màu xanh lục ở góc

phải phía trên của cửa sổ

Visio phóng to trong sơ đổ để hiển thị vùng được chọn vốn

Trang 30

Entrance

VỀ? hư aie eres Sans =o Tea

8 Trong cửa số Pan & Zoom, rê một góc của hình chữ nhật màu

đỏ ra để mở rộng vùng chọn

Visio hiển thị vùng được chọn mới và thay đổi mức zoom trong cửa sổ bản vẽ sao cho nhìn thấy được nhiều phan của trang hơn

9 Trên thanh tiêu để của cửa sổ Pan & Zoom, nhấp nút AutoHide và sau đó di chuyển con trỏ ra khỏi cửa sổ

Visio trượt cửa sổ biến mất khỏi màn hình cho đến khi chỉ nhìn thấy thanh tiêu đề của cửa sổ Pan & Zoom

10, Trỏ vào thanh tiêu đề của cửa sổ Pan & 2oom

Visio mở cửa sổ Miễn là con trổ nằm lên trên cửa sổ, nó vẫn

mo

11, Nhấp lại nút AutoHide

Visio tắt AutoHide sao cho cửa sổ Pan & Zoom vẫn mở

Trang 31

Close

B

Visio đóng cửa số Pan & Zoom

18 Nhấn Ctrl + W để thu nhỏ sang khung xem toàn trang 14 Trên thanh công cụ, nhấp nút Shapes

Shapes

Visio hiển thị một menu các hạng mục sau đây 15 Trồ vào Visio Extras và sau đó nhấp Callouts

Visio mé stencil Callouts chứa các hình dạng chú thích và hiển thị nó trong cửa sổ Shapes nằm trên những stencil khác

\ 3D~6 x Snanes x

Search for Shapes; ‹

Type your search here x wl

Fy Backgrounds (U5 units) 1] Borders and Titles (US uruts) Se] Blacks (US umts)

Blocks Raised (US units)

4] Calkoues (US units)

Sce Đài Rigo‘

An] ^“Ê RoC == aot # ‡g G.{ ABC Ore cart “> po 7 rat tact RC Ne AGC wit sere fo wen ⁄ Tht Sce ett yang Scene ~ nr SĂce d'S2v - Ste abou cai! doa Mi !“^© AB te & ao: “ho cat Carte wor h Sirah

Search tar Shapes:

Type your search here trì |

Fl Backgrounds (US tung) Borders arid Titles (US units) $F) Blocks {US units)

Trang 32

Chương † - Khởi đầu với Visio 2007 33

16 Trên stencil Callout, nhấp biểu tượng steneil màu xanh lục trên thanh tiêu đề

Visio hién thi mét menu cho stencil

17 Trỏ vào View, và sau đó nhấp lcons

Only MÍ CAloL.ts (J5 Jnts;

Visio hiến thị các biêu tượng hình | 49 ~x 99M dạng mà không có tên Chú ý rằng

Visio cũng hiển thị các biểu tượng

hình đạng mà không có tên trong stencil Blocks Các tùy chọn View

trên menu View thay đổi khung xem

cho tat ca stencil

18 Trên stencil Callouts, nhap biéu tuong stencil mau xanh luc trén thanh tiêu đề, trỏ vào View, và sau đó nhấp Icons and Names

Visio hién thi cdc biéu tugng hinh

dang va tén tén tat ca stencil 19, Trén stencil Callouts, nhdp biéu

tượng steneil màu xanh lục trên thanh

tiêu để và sau đó nhấp Close

Visio đóng stencil

19 Trên menu File, nhấp Exit Visio đóng lại

Tùy biến các màu và những tùy chọn khác

Bạn có thể tùy biến nhiều khía cạnh của mồi trường Visio bằng cách sử dụng hộp thoại Options, Ví dụ, nếu bạn chán cửa sổ stencil màu xanh lực hoặc trang bản vẽ màu trắng, bạn có thể thay đổi các màu đó và những

màu khác được sử dụng bởi Visio Để chọn các màu khác nhau, trên

menu Töots, nhấp Options Trong hộp thoại Options, nhấp tab Advanced và

sau đó nhấp nút Color Settings Thậm chí bạn có thể tạo một thanh công cụ mới và thêm các lệnh mà bạn thường sử dụng nhiều nhất vào thanh

công cụ đó Trên menu Tools, nhấp Customize để xem những tủy chọn dành cho việc tủy biến các thanh công cụ

Hãy ghi nhớ rằng bạn càng tùy biến Visio, màn hình sẽ càng không khớp

với những hình ảnh được minh họa trong sách này

Trang 33

34

Nhận sự trợ giúp Visio và sơ đồ

Chương 1 - Khởi đầu với Visìo 2007 Visio cùng cấp nhiều cách khác nhau để nhận được sự trợ giúp trong khi bạn đang làm việc, như trình bày trong bang sau day

Tác vụ

Xem các sơ đồ mẫu cho một số loại so dé trong Visio Professional 2007 mà bạn có thể sử dụng để tạo ra

những ý tưởng dành cho việc tạo

những sơ đề riêng của bạn

Tìm nhanh các lời giải đáp cho

những câu hỏi bằng cách sử dung

từ khóa,

Duyệt danh sách các chú điểm Help

đính kèm với Visio cũng như các

chủ điểm được cáp nhát trên

Microsoft Office Online

Tìm thông tin riêng biệt về cách sử

dụng một template

Tìm thông tin về mỗi tùy chọn trong

một hộp thoại

Thao tác

Trên menu File, tro vào New và sau

dé nhap Getting Started Trén danh sdch Template Categories, nhap

Samples Hodc, trén menu Help,

nhấp Sample Diagrams

Gö nhập một từ khóa trong hộp Type A Question For Help trên thanh menu Visio, và sau đó nhãn phím Enter Visio tim kiém qua các chủ

diém Help của nó nhằm tìm những chủ điểm liền quan đến từ khóa Nếu bạn được kết nối với Internet, Visio tìm kiếm trên Microsoft Of- fice Online nhằm tìm ra những chủ đề và bài báo (article)

Trên menu Help, nhấp Microsoft Office Visio Help để hiển thị cửa số

Visio Help Trên thanh công cụ,

nhấp nút Show Table Of Contents Để xem các chủ điểm Visio Help gan đây nhất, hãy chắc chắn bạn được kết nối với Internet khi sử dụng Visio Help Nếu bạn không được kết nối với Internet, Visio sử dụng các chủ điểm Help được cài đặt với chương trình Visio

Gö nhập tên của template theo sau la template trong hép Type A Ques- tion For Heip trén thanh menu

Visio, và sau đó nhấn phím Enter

Vi du, gd nhap Basic Flowchart template

Trang 34

Tìm các cuộc khảo sát sản phẩm, Trên menu Help, nhấp Microsoft

template, sơ đồ mẫu, trình trợ giáo Office Online

(tutorials), thủ thuật và mẹo vặt,

những bài báo chuyên sâu về việc

sử đụng Visio, những lời giải đáp cho những câu hỏi thường gặp, và

các đường link dẫn đến các article

Microsoft Knowledge Base Hộp Type A Menu Help Question for Help

Cửa sổ Visio Help

Trong bài tập nay, ban sé nhận được sự trợ giúp trong việc sử dụng một template và tìm kiếm Visio Help bằng cách sử dụng một từ khóa 1 Khởi động Visio Trong cửa sổ Getting Started, trên danh sách

Template Categories, nhấp Business

2 Bên dưới Featured Templates, nhấp đôi Brainstorming Dia-

gram

Visio mở một trang bản vẽ trống, bốn stencil và những công cụ khác được sử dụng cụ thể dành cho các sơ đổ động não (brain-

storming diagram)

3.Trén menu Help, nhap Microsoft Office Visio Help

Trang 35

36 Chương † - Khởi đầu với Visio 2007

x 2Ð Seanh ©

@ notcomected To see adtonal and undated content fom Ofc Orne

Xử lý sự cố

Neu bạn được kšt nỗi với Internet trong kht bạn tìm kiém Visto Help két

quả tìm kiêm mà bạn thây có thể hơi khác với những kêt quả được minh họa

trong sách này T⁄f dụ nêu bạn được kêt nôi với Internet khu ban mé Microsoft Office Visto Help & budc 3 Visto Help tu déng md chi diém Create a Brain-

storming Diagram Neu ban khéng dugc két ndt vdt Internet ban s@ thdy

một danÀ sách các hạng mục chì điểm trợ giáp thường được sử dụng

4 Trong hộp Search, gõ nhập Brainstorming Diagram template

và sau đó nhấn phím Enter

Visio hiển thị các kết quả tìm kiếm

5 Trong kết quá tìm kiếm, nhấp Five great tools for making

brainstorming diagram in Visio

Trang 36

Chương 1 - Khởi đầu với Visio 2007 37 [ verte Searched for: "Brainstorming diagram |G) storical cause and effect diagrams (US units) — đóng cửa số Close [x]

Cửa sổ Visio Help đóng lại

7 Trên thanh menu Visio, nhấp trong hép Type a question for

help, gõ nhập pages, và sau đó nhấn phím Enter,

'Visio mở cửa sổ Visio Help và hiển thị các kết quả tìm kiếm 8 Trong kết quả tìm kiếm, nhấp Add a new page

Chú điểm mở ra trong cửa sổ Visio Help

9 Trên thanh tiêu để của cửa sổ Visio Help, nhấp nút Close để đóng cửa số

10, Trên menu Tools, nhấp Options

Hộp thoại Options mở ra

11, Nhấp nút Help ở góc trái phía dưới của hộp thoại

Help

Trang 37

38 Chương † - Khởi đầu với Visio 2007

Cửa sổ Visio Help mở ra và hiển thị một chủ điểm Help mô tả

những tùy chọn trong hộp thoại

12 Trên thanh tiêu để của cửa số Help, nhấp nút Close để đóng cửa số

18 Trong hộp thoại Options, nhap Cancel dé déng hép thoai

14 Trén menu File, nhap Exit Trong hép thoai vWa xuat hién, nhấp No để bạn không lưu so dé

Visio déng lai

Tóm tắt các ý chính

® Ban co thé tạo các sơ đố Visio bằng cách sử dụng các template đính kèm với Visio hoặc những template mà bạn có thể download từ

Web site Microsoft Office Online

¡Nếu những template không đáp ứng những nhu cầu của bạn, bắt

đầu sơ đồ bằng cách sử dụng một template gần giống với loại sơ dé

m Bạn có thể tùy biến môi trường bản vẽ Visio dé cd thé làm việc một

cách hiệu quả

8 Nếu bạn không biết lệnh hoặc công cụ nảo mà một nút thanh công

cụ đại diện, đãi con trỏ lên trên nó để thấy một ScreenTip

M Bạn có thể nhấp phải một mục để xem menu tắt của nó

8 Để lưu các sơ đồ Visio, nhấp nút Svae trên thanh công cụ Standard Hoặc, trên menu File, nhấp Save

w Để kiểm tra hoặc thay đổi bất kỳ xác lập trang , trên menu File, nhấp

Page Setup Khi bạn ìn các sơ đồ, hãy chắc chắn kích cỡ và hướng

của trang bản vẽ khớp với các xác lap may in

B Dé xem trước sơ đồ, trên menu File, nhấp Print Preview

B Dé in trang ban vé dang hién thi trong cửa số bản vẽ, nhấp nút Print

Page trén thanh céng cu Standard

M Bất cứ khi nào bạn bị kẹt và cần sự trợ giúp, gõ nhập một câu hỏi

trong hộp Type A Question For Help

mg Nếu bạn cần được trợ giúp sử dụng một template cụ thể, gõ nhập

tén template trong hép Type A Question For Help

Nếu bạn cần sự trợ giúp về những tùy chọn trong một hộp thoại,

Trang 38

Chương 2 - Thêm các hình dạng vào sơ đồ 39 (hương 2 Thêm cÁc hình dẠNG vAo sơ đồ Trong chương này, bạn sẽ học cách: Làm việc với các hình dạng 1-D và 2-D

Thêm text vào các hình dạng và trang bản vẽ

Di chuyển, định kích cỡ, xoay và sao chép các hình dạng Làm việc với các nhóm

Tìm các hình dạng trong so đồ

Chèn các ảnh vào sơ đồ

Microsoft Office Visio 2007 có hàng chục ngàn hình dạng mà bạn

có thể sử dụng để tạo nhanh các sơ đồ Các hình dạng (shape) trong Visio có thể tượng trưng cho những hình đồ họa khái niệm và các đối tượng thực tế chẳng hạn như đỗ đạc văn phòng và thiết bị mạng Các hình đạng có thể đơn giản như một hình chữ nhật vốn tượng trưng cho một bước trong một lưu đồ tiến trình hoặc chúng có thể phức tạp

như một hub trong một sơ để mạng Bởi vì các hình đạng tượng trưng

cho những đối tượng thực tế, bạn có thể tương tác với chúng bằng

Trang 39

40 Chương 2 - Thêm các hình dạng vào sơ đồ Tất cả hình đạng Visio có các núm mà bạn có thế rê để định lại kích cỡ các hình đạng Các hình dạng Visio thông minh; đó là những gì làm cho chúng nổi bật với những hình dạng trong các chương trình khác và clip art

Khi bạn thêm các hình dạng vào các sơ đồ, bạn sẽ cần sắp xếp

chúng trên trang bản vẽ Ví dụ, trong một lưu đồ, bạn có thể di

chuyển mãi lần một hình dạng, nhưng trong một layout văn phòng, bạn có thể cân di chuyển tất cả hình dạng cùng một lúc

Bạn cũng có thể thêm các tiêu để vào các sơ đồ hoặc nhãn vào các hình đạng bằng cách đơn giản gõ nhập text mà bạn muốn thêm vào Bạn có thể tùy biến diện mạo của sơ đỗ bằng cách chỉnh sửa các

thuộc tính text và hình đạng Nếu bạn không thể tìm thấy hình dạng mà bạn cần trên các steneil được kết hợp với template, bạn có thé tìm thấy hình đạng trên những stencìl khác hoặc trên Web Ngoài ra,

bạn có thể chèn một bức ảnh chẳng hạn như một lô gô công ty hoặc một mẫu clip art từ một chương trình khác vào sơ đề Visio

Trong chương này, bạn sẽ làm việc với một sơ đồ khối, một trong

những loại sơ đồ thường được sử dụng nhất trong Visio vốn sứ dụng các hình đạng hộp và mũi tên đơn giản để tượng trưng cho layout của

một buối triển lãm thương mại được tổ chức bởi Wide World Im-

porter Bạn sẽ học cách làm việc với các loại hình dạng khác nhau,

thêm text vào các hình đạng, di chuyển và định kích cỡ các hình

dạng, xoay và sao chép các hình dạng và chỉnh sửa diện mạo của các hình dạng Sau cùng, bạn sẽ học cách tìm kiếm các hình dạng mà bạn

có thể sử dụng để tạo những sơ đồ và chèn các ảnh từ những chương trình khác vào sơ đồ

Làm việc với các hình dạng 1-D và 2-D

Các hình dạng (Shape) là những khối tạo của tất cả sơ để Visio Để làm việc hiệu quả với bất kỳ loại hình dạng trong bất kỳ sơ đồ, bạn cần hiểu một số hành vi hình dạng cơ bản, các điểm khác biệt giữa

các loại hình dạng Visio và cách tương tác với những hình đạng Visio

Một trong những điểm cơ bản về việc tương tác với các hình đạng là bạn có thể rê mỗi lần một hình dạng từ những stencil lên trên

trang bản vẽ để thêm chúng vào một sơ đỗ Một điểm cơ bản khác là

trước kia bạn thực hiện một điều gì đó đối với một hình dạng cụ thể chẳng hạn như di chuyển nó hoặc thay đổi màu của nó, bạn cần chọn nó để Visio biết bạn muốn thực hiện một hành động trên một hình

đạng riêng biệt đó Chỉ việc đặt con trổ lên trên hình dạng mà bạn

Trang 40

Chương 2 - Thêm các hình dạng vào sơ đổ 41

khi bạn thấy các núm chọn trên hình dạng Để hủy chọn một hình

Khơng rê các hình dạng trở lại lên trên các stencil để xóa chúng khỏi trang

bản vẽ Để xóa một hình dạng, chọn nó và sau đó nhấn phím Delete

Tất cả hình dạng Visio giống như các hình dạng một chiều (1-D)

hoặc hai chiều (2-D) Sự khác biệt này ảnh hưởng đến loại các núm chọn vốn xuất hiện khi bạn chọn một hình dạng và cách bạn làm việc

với hình dạng các hình dạng 1-D giống như các đường; các hình đạng

2-D giống như các hộp Bây giờ thông tin này có thể dường như không

quan trọng nhưng khi bạn làm việc với Visio và cuối cùng tạo các hình đạng riêng của bạn, việc biết cả hai loại hình dạng làm việc như thế nào sẽ giúp bạn sử đụng Visio một cách thành thạo hơn * ——) YY Các hình dạng 2-D _—> ⁄Z h x Các hình dạng 1-D

Khi bạn chọn một hình dạng 1-D, hai núm chọn (được gọi là các

điểm cuối) xuất hiện để bạn có thể rê nhằm định lại kích cỡ hình dạng Điểm cuối ở đầu một hình dang 1-D là điểm đầu (được tượng trưng bởi một ký hiệu x và điểm cuối ở cuối hình dạng là điểm cuối

Định dạng
Số trang	276
Dung lượng	20,06 MB