Tìm hiểu chu trình xử lý tài liệu tại trung tâm thông tin thư viện đại học sư phạm hà nội

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI KHOA THƯ VIỆN – THƠNG TIN  TÌM HIỂU CHU TRÌNH XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: SINH VIÊN THỰC HIỆN: LỚP: Ths.Lê Thị Thúy Hiền Lê Thị Hồng TV37 HÀ NỘI - 2009 MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TT - TV TRƯỜNG ĐHSP HÀ NỘI 1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 1.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ 1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 10 1.4 NGƯỜI DÙNG TIN 11 1.5 VỐN TÀI LIỆU 12 CHƯƠNG 2: CHU TRÌNH XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM TT TV TRƯỜNG ĐHSP HÀ NỘI 15 2.1 MỤC ĐÍCH, VAI TRỊ CỦA CHU TRÌNH XỬ LÝ TÀI LIỆU 15 2.2 THỰC TRẠNG CHU TRÌNH XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM TT-TV TRƯỜNG ĐHSP HÀ NỘI 16 2.2.1 XỬ LÝ KỸ THUẬT TÀI LIỆU 18 2.2.1.1 TIẾP NHẬN TÀI LIỆU 18 2.2.1.2 ĐĂNG KÝ TÀI LIỆU 18 2.2.1.3 ĐÓNG DẤU, DÁN NHÃN, DÁN MÃ VẠCH TÀI LIỆU 21 2.2.2 XỬ LÝ HÌNH THỨC TÀI LIỆU – BIÊN MỤC MƠ TẢ 24 2.2.3 XỬ LÝ NỘI DUNG 28 2.2.3.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU 28 2.2.3.2 PHÂN LOẠI TÀI LIỆU 29 2.2.3.3 ĐỊNH TỪ KHÓA TÀI LIỆU 41 2.2.3.4 LÀM TÓM TẮT TÀI LIỆU 55 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ 65 3.1 NHẬN XÉT 65 3.1.1 XỬ LÝ KỸ THUẬT 65 3.1.2 XỬ LÝ HÌNH THỨC 66 3.1.3 XỬ LÝ NỘI DUNG 66 3.2 KIẾN NGHỊ 68 3.2.1 XỬ LÝ KỸ THUẬT 68 3.2.2 XỬ LÝ HÌNH THỨC 69 3.2.3 XỬ LÝ NỘI DUNG 69 KẾT LUẬN 72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 73 LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Sự quan tâm thông tin tri thức nguồn lực cá nhân, tổ chức xã hội ngày tăng nhanh gấp bội so với thời kỳ lịch sử Hiện nay, người ta thừa nhận rằng: Vật chất, lượng, thơng tin sắc văn hóa dân tộc nhân tố định tồn quốc gia Đặc biệt điều kiện cách mạng khoa học công nghệ diễn với quy mô - khoa học công nghệ trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp xã hội thơng tin thực trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên ưu kinh tế trị quốc gia Thơng tin xem nguồn tài nguyên kinh tế, giống tài nguyên: vật chất, lao động,… Nhưng khác với nguồn tài ngun ấy, tài ngun thơng tin mở rộng phát triển không ngừng bị hạn chế thời gian khả nhận thức người Với khả thay nguồn tài nguyên khác, khả truyền với tốc độ cao khả đem lại ưu cho người nắm giữ thơng tin thực trở thành sở cho nhiều hoạt động xã hội như: nghiên cứu, giáo dục, xuất bản, kinh doanh, tiếp thị hoạt động trị Ai có thơng tin cách đầy đủ, xác kịp thời, người giành chiến thắng Trong thời đại ngày – thời đại thông tin, tri thức dường xem chân lý Với số lượng tài liệu gia tăng cách nhanh chóng làm cho người dùng tin (NDT) khó khăn việc lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu công việc nâng cao tri thức Vì vậy, cơng tác xử lý tài liệu có vai trị quan trọng hết hoạt động quan thông tin - thư viện (TT-TV) Bởi ấn phẩm muốn người đọc sử dụng cần đến cơng việc xử lý, tạo lập sở liệu (CSDL) thể nhiều dạng sản phẩm khác hệ thống mục lục, tổng luận … Chính sản phẩm công tác xử lý tài liệu cầu nối NDT với nguồn thông tin, giúp cho NDT định hướng chiến lược tìm tin, lựa chọn, tra cứu tiếp cận đến tài liệu, thông tin cách dễ dàng, nhanh chóng, xác kịp thời Do vấn đề đặt cho cơng tác xử lý tài liệu phải xác, nhanh chóng tạo nhiều điểm tiếp cận thông tin Sản phẩm quan TT-TV kết q trình xử lý thơng tin cá nhân, tập thể thực nhằm thỏa mãn nhu cầu NDT Quá trình lao động để tạo sản phẩm q trình xử lý tài liệu bao gồm khâu: Tiếp nhận tài liệu, đăng ký tài liệu, đóng dấu, dán nhãn, dán mã vạch cho tài liệu, biên mục mô tả, phân loại, định từ khóa, định chủ đề, làm tóm tắt, giải, làm tổng luận… Mức độ thỏa mãn nhu cầu thông tin sản phẩm khác khác phụ thuộc phần lớn vào chất lượng hiệu công tác xử lý tài liệu Chính lẽ đó, cơng tác xử lý tài liệu coi nhiệm vụ bản, trọng tâm tất trung tâm TT-TV nói chung Trung tâm TT-TV Trường Đại học sư phạm (ĐHSP) Hà Nội nói riêng Nhận thức tầm quan trọng công tác xử lý tài liệu việc thực nhiệm vụ hoạt động quan TTTV em chọn đề tài “Tìm hiểu chu trình xử lý tài liệu Trung tâm TTTV Trường ĐHSP Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Đánh giá mặt mạnh hạn chế để tìm giải pháp hồn thiện cơng tác xử lý tài liệu ngày nâng cao chất lượng hoạt động, phục vụ Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội Nhiệm vụ: Tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác xử lý tài liệu Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội - Khảo sát công tác xử lý tài liệu - Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Chu trình xử lý tài liệu Trung tâm TT - TV Trường ĐHSP Hà Nội nay, bao gồm khâu: + Xử lý kỹ thuật: Tiếp nhận tài liệu nhập trung tâm; Đóng dấu, dãn nhãn, dán mã vạch tài liệu; Đăng ký tài liệu + Xử lý hình thức: Biên mục mơ tả tài liệu +Xử lý nội dung: Phân loại tài liệu; Định từ khóa tài liệu; Tóm tắt tài liệu Phạm vi: Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài em sử dụng kiến thức học trường, đồng thời sử dụng phương pháp nghiên cứu, cụ thể là: - Tổng quan tài liệu - Quan sát, khảo sát thực tế - Trao đổi trực tiếp với cán thư viện - Xử lý, phân tích tổng hợp thơng tin thu thập Bố cục Ngồi phần lời nói đầu, danh mục từ viết tắt, kết luận tài liệu tham khảo, bố cục khóa luận chia làm chương sau: Chương 1: Khái quát Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội Chương 2: Chu trình xử lý tài liệu Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội Chương 3: Một số nhận xét, kiến nghị Trong trình thực khóa luận, em nhận giúp đỡ nhiệt tình cán thư viên Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội đặc biệt hướng dẫn tận tình Cơ giáo, Thạc sĩ Lê Thị Thúy Hiền, động viên gia đình bạn bè Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới cô, gia đình bạn bè Đề tài hồn thành thời gian có hạn, trình độ cịn han chế nên chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận góp ý thầy cô bạn Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2009 Sinh viên Lê Thị Hồng CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TT - TV TRƯỜNG ĐHSP HÀ NỘI 1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội đời ngày 11/10/1951 với đời Trường ĐHSP Hà Nội Trung tâm TT-TV đơn vị phục vụ đào tạo trực thuộc Ban giám hiệu nhà trường Gắn liền với 50 năm lịch sử phát triển nhà trường, từ thư viện truyền thống nghèo nàn sở vật chất vốn tài liệu, Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP ngày đầu tư ngơi khang trang gồm khu nhà tầng khép kín với 5000m2 sử dụng, đội ngũ cán đa số đào tạo chuyên ngành, số lại đào tạo từ chuyên ngành thông tin ngoại ngữ Hiện nay, Trung tâm có 34 cán có thạc sĩ, 28 cử nhân Đội ngũ có lực đáp ứng yêu cầu hoạt động trung tâm Trang thiết bị đầu tư mới, đại với 140 máy tính, 1500 chỗ ngồi sinh viên, 150.000 tên tài liệu đủ lĩnh vực, chuyên ngành, loại hình ngơn ngữ dạng tài liệu Trung tâm ln thực tốt vai trị việc thực nhiệm vụ đào tạo nhà trường Hơn 50 năm qua, với phát triển không ngừng lớn mạnh mặt Trường ĐHSP, Trung tâm TT-TV có nhiều cải tiến cơng tác tổ chức, hoạt động mình, khơng ngừng hồn thiện xử lý tài liệu nâng cao chất lượng cơng tác phục vụ bạn đọc Bên cạnh Trung tâm thường xuyên quan tâm đến bồi dưỡng cán cho đội ngũ cán đào tạo NDT, đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) hoạt động tiến hành cách khoa học bước vững mang lại hiệu cao đáp ứng tốt nhu cầu cán bộ, giảng viên, sinh viên Trường ĐHSP Hà Nội 1.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ Chức Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội thành phần thiếu nghiệp giáo dục đào tạo nhà trường Trung tâm có chức tiến hành công tác tác thu thập, bổ sung, xử lý cung cấp tài liệu, thông tin lĩnh vực khoa học bản, khoa học giáo dục khoa học khác nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy nghiên cứu cán bộ, giảng viên sinh viên trường Nhiệm vụ Với vai trò giảng đường thứ hai trường đại học, đầu mối quan trọng công tác thông tin tư liệu phục vụ học tập, giảng dạy nghiên cứu khoa học, Trung tâm TT-TV phải hoàn thành nhiệm vụ sau: - Tham mưu lập kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cho ban giám hiệu công tác thông tin tư liệu phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu học tập giai đoạn phát triển trường - Thu thập, bổ sung, trao đổi xử lý tài liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm tin bạn đọc - Tổ chức, xếp, lưu trữ bảo quản nguồn tư liệu trường bao gồm loại hình ấn phẩm vật mang tin - Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo phương pháp truyền thống đại nhằm phục vụ phổ biến thông tin - Thu nhận lưu chiểu ấn phẩm trường xuất bản, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ bảo vệ trường quan khác - Nghiên cứu khoa học TT-TV, ứng dụng thành tựu khoa học kĩ thuật vào việc xử lý phục vụ nhu cầu thông tin bạn đọc - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý TTTV cán thư viện kỹ thao tác sử dụng thư viện bạn đọc 10 - Duy trì phát triển mối quan hệ nhằm trao đổi chia sẻ nguồn lực thông tin với quan TT-TV trường đại học, tổ chức khoa học nước Liên hiệp Thư viện Việt Nam, Liên hiệp Thư viện quốc tế Hiện nay, trung tâm TT-TV trường có hệ thống mục lục tra cứu quy mơ hệ thống tìm tin máy tính điện tử Thư viện quản lý 10.000 thẻ bạn đọc, hàng tháng phục vụ khoảng 30.000 lượt bạn đọc 1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội bố trí phân cấp tùy theo chức năng, nhiệm vụ phận đạo chung ban giám đốc, Trung tâm TT-TV trường ĐHSP Hà Nội phân chia thành phận, thực nhiệm vụ bản: Xử lý chuyên môn, nghiệp vụ; Phục vụ bạn đọc ( phục vụ đọc chỗ mượn nhà); Tra cứu tìm tin truy cập thơng tin:  Phòng Nghiệp vụ gồm phận bổ sung – trao đổi phận xử lý nghiệp vụ làm thẻ quản lý bạn đọc, NDT suốt trình sử dụng tài liệu Trung tâm TT-TV Đây nơi tiếp nhận tài liệu thực chu trình đường tài liệu thư viện  Phòng Đọc gồm phòng đọc báo, tạp chí (kho mở); Phịng đọc sách (kho đóng); phịng đọc sách tham khảo (kho mở) phòng đọc báo, tạp chí luận án  Phịng Mượn gồm phịng mượn giáo trình; phịng mượn tham khảo  Phịng Máy tính mạng bao gồm: Phòng máy chủ, phòng internet, phòng Multimedia Các phòng chủ yếu thực chức tra cứu tìm tin Hiện thư viện trường ĐHSP Hà Nội, phòng dừng chức tra cứu thô sơ đồng thời cho phép NDT sử dụng internet tự tra cứu theo nhu cầu 59 Tuy nhiên, nhiều đề tài luận án tiến sĩ luận văn thạc sĩ yếu tố không cung cấp đầy đủ thông tin để biên soạn tóm tắt hồn chỉnh cán biên soạn tóm tắt phải đọc lướt văn tài liệu gốc  Bước 2: Biên soạn hồn chỉnh tóm tắt Để tóm tắt thể cấu nội dung tính logic vấn đề Cán làm tóm tắt Trung tâm trình bày tóm tắt theo kiểu cắt ngang tài liệu, tức thông tin trình bày theo bố cục nội dung tài liệu (theo chương, phần tài liệu gốc) Nội dung tóm tắt khơng chung chung khơng chi tiết Sau biên soạn tóm tắt, cán làm tóm tắt kiểm tra lại tóm tắt cho đảm bảo tính ngắn gọn, tính đầy đủ, khách quan … tài liệu gốc, sửa lối tả ghi vào phiếu nhập tin Sau chuyển phiếu nhập tin sang phịng biên mục để nhập máy  PHÂN TÍCH KẾT QUẢ CỦA Q TRÌNH LÀM TĨM TẮT TÀI LIỆU Một tóm tắt hồn chỉnh hình ảnh thu nhỏ nội dung tài liệu Do phải đảm bảo tính xác, đầy đủ, ngắn gọn, khách quan,… thống thuật ngữ sử dụng, trình bày tóm tắt Việc làm tóm tắt cho tài liệu luận án, luận văn Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội mối quan tâm thường xuyên thư viên Vì vậy, nhìn chung tóm tắt đảm bảo yêu cầu  Tính xác Bài tóm tắt phải bám sát nội dung tài liệu, phản ánh quan điểm tác giả, tên người, tên địa danh,… trình bày nội dung tài liệu yêu cầu quan trọng giúp thông báo nội dung tài liệu gốc đến NDT, giúp NDT lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu tin họ Nhất với tài liệu luận án, luận văn phục vụ cho hoạt động nghiên cứu lại 60 địi hỏi xác mức độ cao Chính u cầu Trung tâm thực tốt  Ví dụ 1: Biện pháp quản lý trình dạy học hiệu trưởng trường tiểu học huyện Yên Phong tỉnh Bắc Ninh/ Nguyễn Thị Thức.-H.: Đại học sư phạm, 2008.- 95tr Tóm tắt: Nghiên cứu sở lý luận cơng tác quản lý trình dạy học hiệu trưởng trường tiểu học Thực trạng dạy học công tác quản lý trình dạy học hiệu trưởng trường tiểu học Yên Phong, Bắc Ninh Qua đề xuất biện pháp quản lý trình dạy học trường  Ví dụ 2: Nội dung phương pháp dạy học luyện nói sách giáo khoa tiếng Việt/ Đỗ Thị Thanh Vân.- H.: Đại học sư phạm, 2005.- 125tr Tóm tắt: Tìm hiểu nội dung luyện nói sách giáo khoa tiếng Việt Đề xuất số phương pháp nhằm nâng cao hiệu dạy học nội dung luyện nói sách giáo khoa tiếng Việt Tổ chức thực nghiệm dạy học nội dung theo phương pháp đề Các tóm tắt phản ánh vấn đề đề cập tài liệu  Tính đầy đủ Bài tóm tắt phải thể tất nội dung tài liệu gốc Đồng thời cán làm tóm tắt phải giản ước tối đa thơng tin thừa, thơng tin khơng có giá trị thông tin trùng lặp Trong CSDL luận án, luận văn Trung tâm TT-TV hầu hết tóm tắt thơng báo đầy đủ nội dung tài liệu  Ví dụ 1: Biện pháp quản lý nguồn tài đầu tư cho trường THPT công lập thành phố Hà Nội/ Chu Mạnh Quang.- H.: Đại học sư phạm, 2008.- 109tr Tóm tắt: Nghiên cứu sở lý luận biện pháp quản lý nguồn tài đầu tư cho phát triển giáo dục- đào tạo nói chung phát triển giáo dục THPT 61 cơng lập nói riêng Thực trạng quản lý nguồn tài trường THPT cơng lập thành phố Hà Nội Đề xuất biện pháp quản lý nguồn tài đầu tư cho trường THPT cơng lập thành phố Hà Nội cách khoa học, hợp lý thực tế  Ví dụ 2: Biện pháp nâng cao lực quản lý cho đội ngũ hiệu trưởng trường mầm non tỉnh Bắc Ninh giai đoạn 2007- 2015/ Lương Thị Biểu.- H.: Đại học sư phạm, 2008.- 120tr.+ phụ lục Tóm tắt: Nghiên cứu sở lý luận thực tiễn lực quản lý trường học đội ngũ hiệu trưởng trường mầm non tỉnh Bắc Ninh Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng lực quản lý đội ngũ hiệu trưởng trường mầm non tỉnh Bắc Ninh Đề xuất số biện pháp bồi dưỡng, nâng cao lực quản lý cho đội ngũ hiệu trưởng trường mầm non tỉnh Bắc Ninh đến năm 2015, khảo nghiệm tính cần thiết khả thi biện pháp Các tóm tắt trình bày đầy đủ vấn đề phản ánh nội dung tài liệu Tuy nhiên, số tóm tắt chưa đảm bảo tính đầy đủ  Ví dụ: Nghiên cứu số tiêu sinh lý, hóa sinh đậu tương điều kiện thiếu nước/ Đinh Thị Vĩnh Hà.- H.: Đại học sư phạm, 2008.- 94tr Tóm tắt: Sự biến đổi số tiêu sinh lý, hóa sinh đậu tương DT84, DT96, DT2001, DT2002 gặp hạn Kết nghiên cứu làm sở khoa học cho việc chọn giống đậu tương cho vùng sinh thái phù hợp Ngoài nội dung luận văn đề cập đến biện pháp giúp đậu tương sinh trưởng điều kiện thiếu nước Nhưng tóm tắt khơng đề cập đến  Tính ngắn gọn, súc tích Bài tóm tắt phải đảm bảo chất lượng thông tin tối đa hình thức diễn đạt tối thiểu khối lượng từ ngữ Câu văn phải đơn nghĩa, 62 sáng, dễ hiểu, hạn chế sử dụng câu phức tạp, câu nghi vấn, câu tối nghĩa, câu thừa Yêu cầu Trung tâm TT-TV thực tốt  Ví dụ 1: Nhân vật nữ truyện ngắn Nguyễn Huy Thiệp/ Nguyễn Thị Hương Giang.- H.: Đại học sư phạm, 2008.- 93tr Tóm tắt: Nghiên cứu hình ảnh nhân vật nữ văn học Việt Nam thời kỳ đổi mới, biểu nhân vật nữ truyện ngắn Nguyễn Huy Thiệp Từ tác giả sâu nghiên cứu vài phương thức thể nhân vật nữ truyện ngắn Nguyễn Huy Thiệp  Ví dụ 2: Một số biện pháp quản lý hoạt động dạy học giáo viên trường THPT Nguyễn Trãi- Hà Nội/ Quách Giáng Hương.- H.: Đại học sư phạm, 2008.- 124tr.+ phụ lục Tóm tắt: Hệ thống hóa số vấn đề lí luận hoạt động dạy học, quản lý hoạt động dạy học Thực trạng quản lý hoạt động dạy học trường THPT Nguyễn Trãi- Hà Nội Đề xuất biện pháp quản lý hoạt động dạy học giáo viên trường THPT Nguyễn Trãi- Hà Nội Các tóm tắt trình bày cách ngắn gọn, súc tích nội dung đề cập đến tài liệu Tuy nhiên, số tóm tắt cịn dài dịng, khơng tập trung vào vấn đề tài liệu  Ví dụ: Tiền xử lý khai phá liệu/ Nguyễn Thi Thúy Vân.-H.: Đại học sư phạm, 2008.- 89tr Tóm tắt: Trình bày tổng quan khai phá liệu, qui trình khai phá liệu Giới thiệu số kỹ thuật tiền xử lý liệu, cách thức xử lý liệu chuẩn bị cho trình khai phá liệu Chọn mẫu huấn luyện phân lớp liệu định Từ đưa phương pháp chọn mẫu để thuật toán tiền xử lý đạt kết tốt, mơ chương trình demo 63 Ở tóm tắt trên: Cách thức xử lý liệu chuẩn bị cho trình khai phá liệu mơ chương trình demo khơng phải nội dung luận văn tóm tắt lại đề cập đến  Tính khách quan Bài tóm tắt phải phù hợp với nội dung tài liệu, tôn trọng ý tưởng, tư tưởng tác giả, không thay đổi, bổ sung hay có lời bình luận , đánh giá nội dung tài liệu  Ví dụ 1: Nhân vật kiếm tìm tiểu thuyết Việt Nam nay/ Nguyễn Thị Hương Giang.- H.: Đại học sư phạm, 2008.- 93tr Tóm tắt: Bước đầu tìm hiểu loại hình nhân vật kiếm tìm tiểu thuyết, so sánh với nhân vật kiếm tìm thần thoại, cổ tích, sử thi để thấy nét đặc trưng, khác biệt nhân vật kiếm tìm tiểu thuyết Tìm hiểu nhân vật kiếm tìm tiểu thuyết Việt Nam năm gần sở so sánh với nhân vật tiểu thuyết mang âm hưởng sử thi Việt Nam Từ tác giả nghiên cứu hình thức thể nhân vật kiếm tìm tiểu thuyết Việt Nam năm gần  Ví dụ 2: Một số biện pháp nâng cao hiệu kiểm tra, đánh giá kết học tập môn giáo dục cơng dân trường THPT/ Ơng Thi Hải.- H.: Đại học sư phạm, 2007.- 116 tr Tóm tắt: Cơ sở lí luận kiểm tra, đánh giá kết học tập học sinh THPT Thực trạng vấn đề kiểm tra, đánh giá kết học tập môn giáo dục công dân học sinh trường THPT Thái Phiên- Hải Phịng Từ đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu kiểm tra, đánh giá kết học tập môn giáo dục công dân học sinh trường THPT Thái Phiên thành phố Hải Phòng  Cách trình bày Bài tóm tắt phải trình bày theo trật tự logic sử dụng quán tên nhân vật, địa danh nước phiên âm sang tiếng Việt Mặt khác, 64 với từ thông dụng, lặp lại nhiều lần tóm tắt phép viết tắt, từ viết tắt đặt dấu ngoặc đơn sau cụm từ viết tắt lần xuất cụm từ tóm tắt lần xuất sau Trong q trình làm tóm tắt cán xử lý ln tn thủ yêu cầu phần lớn tóm tắt đảm bảo yêu cầu  Ví dụ: Nghiên cứu số số thể lực trí tuệ học sinh trường THCS Cầu Diễn trường THCS Nguyễn Thị Minh Khai thành phố Hà Nội/ Nguyễn Thị Thúy Hằng.- H.: Đại học sư phạm, 2008.-106tr Tóm tắt: Hệ thống hóa số vấn đề thể lực, lực trí tuệ, trí nhớ Nghiên cứu số số thể lực (chiều cao, cân nặng, vòng ngực, số pignet BMI), số trí tuệ (chỉ số IQ, trí nhớ khả ý) học sinh trường THCS Cầu Diễn trường THPT Nguyễn Thị Minh Khai Từ Liêm – Hà Nội Bài tóm tắt trình bày trật tự logic luận văn, viết tắt từ thông dụng như: THCS, THPT 65 CHƯƠNG MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ Chu trình xử lý tài liệu bao gồm trình xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức xử lý nội dung tài liệu sản phẩm thơng tin kết q trình xử lý thơng tin Chính vậy, sai sót từ q trình xử lý thơng tin ảnh hưởng toàn đến chất lượng sản phẩm dịch vụ thông tin quan TT-TV Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội không ngoại lệ Trên sở khảo sát, tìm hiểu chu trình xử lý tài liệu Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội thực tế hai tháng thực tập trung tâm, em xin đưa số nhận xét kiến nghị chu trình xử lý tài liệu Trung tâm nhằm góp phần nhỏ bé làm tăng tính hiệu cơng tác Trung tâm 3.1 NHẬN XÉT 3.1.1 XỬ LÝ KỸ THUẬT  Ưu điểm + Việc đăng ký tài liệu cán Trung tâm TT- TV thực cách đầy đủ, xác tỉ mỉ + Nhãn tài liệu dán theo quy định + Dấu đóng đầy đủ cho tất tài liệu, tài liệu có dấu thư viện + Tất tài liệu dãn mã vạch + Với tài liệu có giá trị luận án, luận văn dán từ đề phòng trộm thư viện  Nhược điểm + Trung tâm TT-TV tiến hành đăng kí tổng qt cho tài liệu sách giáo trình cịn loại sách khác khơng tiến hành đăng ký tổng quát 66 + Các thao tác ban đầu rọc trang tài liệu cịn dính, dán đính chưa thực thường xuyên + Mã vạch dán nhiều khơng phẳng, nhăn băng dính, đưa phục vụ bạn đọc phòng, máy quét mã vạch không đọc được, cán phục vụ phải gõ trực tiếp từ bàn phím thời gian + Dấu nhiều đóng khơng ngắn che nội dung tài liệu 3.1.2 XỬ LÝ HÌNH THỨC  Ưu điểm + Cán xử lý Trung tâm TT - TV thành thạo với phân hệ biên mục phần mềm Libol + Hiện nay, Trung tâm áp dụng chuẩn nghiệp vụ công tác biên mục mô tả tài liệu (AACR2, MACR21)  Nhược điểm + Vẫn số biểu ghi tiến hành nhập máy có sai sót lỗi tả, dẫn đến NDT khơng tìm tài liệu, tin + Một số biểu ghi CSDL có trường mơ tả chưa điền đầy đủ thông tin 3.1.3 XỬ LÝ NỘI DUNG 3.1.3.1 Phân loại tài liệu  Ưu điểm + Việc thay đổi từ bảng phân loại 19 lớp sang sử dụng bảng phân loại thập phân Dewey (DDC 14) đáp ứng yêu cầu thống số phân loại việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ thư viện trung tâm thông tin Việt Nam + Hầu hết KHPL đáp ứng tính đầy đủ, mức độ chi tiết hóa hình thức KHPL 67  Nhược điểm + Cuối năm 2008, Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội chuyển sang sử dụng bảng phân loại thập phân Dewey ấn 14 (DDC 14) nên cán xử lý nhiều lúng túng việc xác định ghép KHPL + Vẫn số KHPL chưa đảm bảo tính xác 3.1.3.2 Định từ khóa tài liệu  Ưu điểm + Định từ khóa tự nên dễ xác định từ khóa cho tài liệu, khơng bị hạn chế từ khóa hay từ điển từ chuẩn + Định từ khóa cách nhanh chóng khơng thời gian đối chiếu với từ khóa hay từ điển từ chuẩn + Cơng tác định từ khóa thư viện thực tương đối tốt Hầu hết từ khóa thể đầy đủ, xác nội dung khía cạnh nghiên cứu tài liệu + Các từ khóa mẫu tìm đáp ứng tương đối tốt nhu cầu tìm tin theo từ khóa NDT + Hầu hết từ khóa rõ ràng, ngắn gọn có giả trị tìm tin cao + Mặc dù Trung tâm TT-TV tiến hành định từ khóa tự do, song đa số từ khóa thể tính thống nhất, thơng dụng,cụ thể  Nhược điểm + Thiếu phương tiện kiểm soát từ khóa + Cịn từ khóa chưa phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu, thiếu từ khóa địa danh, từ khóa hình thức + Vẫn cịn số từ khóa khơng thống cách sử dụng “i” “y” + Một số từ khóa dài thừa từ, khơng có giá trị thơng tin + Bên cạnh cịn số biểu ghi có từ khóa xếp khơng trật tự 68 3.1.3.3 Làm tóm tắt tài liệu  Ưu điểm + Đa số tóm tắt phản ánh đầy đủ, xác nội dung tài liệu, cách diễn đạt đọng, súc tích, dễ hiểu + Hầu hết thơng tin tóm tắt xếp theo trình tự tài liệu gốc Đảm bảo tính logic, tạo điều kiện cho NDT dễ dàng nắm bắt nội dung tài liệu, giúp NDT lựa chọn tài liệu phù hợp với u cầu + Các tóm tắt CSDL hầu hết phản ánh thông tin nội dung tài liệu  Nhược điểm + Hiện nay, Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội làm tóm tắt cho tài liệu luận án, luận văn, chưa tiến hành làm tóm tắt cho dạng tài liệu khác + Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội dừng lại tóm tắt dẫn mà chưa làm tóm tắt thơng tin + Một số tóm tắt cịn sơ sài, chưa phản ánh đầy đủ thông tin đề cập đến nội dung tài liệu + Một số tóm tắt cịn dài dịng, khơng tập trung vào vấn đề nội dung tài liệu 3.2 KIẾN NGHỊ 3.2.1 XỬ LÝ KỸ THUẬT + Nên tiến hành rọc trang tài liệu cịn dính để đưa phục vụ bạn đọc thuận lợi khơng bạn đọc tự ý rọc để đọc trang tài liệu ấy, nhiều dẫn đến tình trạng rách tài liệu + Tiến hành đăng ký tổng quát cho tất tài liệu nhập vào thư viện 69 + Nên đóng dấu cho tài liệu vào chỗ khơng có chữ, làm thơng tin tài liệu + Mã vạch cần dán cẩn thận để máy quét đọc 3.2.2 XỬ LÝ HÌNH THỨC + Cơng tác biên mục cần tiến hành tỉ mỉ, xác cẩn thận hơn, tránh sai sót + Cần bổ sung lại trường mơ tả cịn thiếu biểu ghi + Hiệu đính lại trường biểu ghi sai lỗi tả 3.2.3 XỬ LÝ NỘI DUNG 3.2.3.1 Phân loại tài liệu + Do thư viện áp dụng khung phân loại nên khơng thể tránh khỏi sai sót Cán phân loại trình làm việc nên thường xuyên trao đổi có quán việc định KHPL cho tài liệu Đồng thời, nên tổ chức nói chuyện, bàn bạc, trao đổi kinh nghiệm thư viện sử dụng bảng phân loại DDC + Hiệu đính lại tài liệu phân loại sai  Ở ví dụ 1: Bài trích tạp chí Giáo dục “ Về dạy học theo chủ đề trường mầm non” (trang 33) nên xác định lại KHPL 321.21: Giáo dục trước tuổi đến trường mẫu giáo  Ở ví dụ 2: Tài liệu: “ Bác Đảng” (trang 33) nên xác định lại KHPL 959.704 092: Lịch sử Việt Nam lỉ XX người Hồ Chi Minh 3.2.3.2 Định từ khóa tài liệu + Trung tâm cần có tham khảo phương tiện trợ giúp định từ khóa tài liệu như: Bộ từ khóa, từ điển từ chuẩn, từ điển từ khóa, … + Thường xuyên cập nhật thông tin thuật ngữ mới, thuật ngữ đại nhằm đảm bảo tính xác, khoa học, thơng dụng từ khóa tạo điều kiện cho việc tìm tin xác 70 + Phải bổ sung từ khóa thiếu  Ở ví dụ 1: Tài liệu “ Một số chuyên đề lịch sử cổ trung đại Việt Nam” (trang 47) nên bổ sung thêm từ khóa địa điểm: Việt Nam  Ở ví dụ 2: Tài liệu “ Hình học sơ cấp” (trang 47) nên bổ sung thêm từ khóa hình thức: Giáo trình + Lược bỏ từ khóa q dài, thừa từ, khơng có giá trị thơng tin  Ở ví dụ: Bài trích tạp chí Thơng báo khoa học “ Ảnh hưởng đạm, lân molip đen đến tích lũy photpho đậu tương (trang 49) nên lược bỏ từ khóa: nhu cầu dinh dưỡng, tích lũy dinh dưỡng + Cần thường xuyên kiểm tra, chỉnh lý từ khóa khơng thống cách sử dụng “i” “y”, không thống cách phiên âm tên người nước ngồi  Ở ví dụ 1: Tài liệu “ Chi tiết máy tập 2” (trang 50) từ khóa “Kỹ thuật” nên sửa thành “Kĩ thuật” + Sắp xếp lại từ khóa biểu ghi có từ khóa xếp khơng trật tự logic  Ở ví dụ 1: Bài trích tạp chí Nghiên cứu văn học “ Nạn đại hồng thủy tái sinh lồi người qua thần thoại Ấn Độ Đơng Nam Á” (trang 52) nên xếp lại từ khóa địa lý sau: Văn học, nghiên cứu văn học, nạn đại hồng thủy, tái sinh loài người, thần thoại, Ấn Độ, Đơng Nam Á  Ở ví dụ 2: Tài liệu “ Mỹ thuật ứng dụng Việt Nam đương đại” (trang 52) nên xếp lại từ khóa địa lý sau: Mĩ thuật, ứng dụng, Việt Nam 3.2.3.3 Làm tóm tắt tài liệu + Trong thời gian tới Trung tâm TT- TV nên tóm tắt loại hình tài liệu khác, khơng nên dừng lại tóm tắt tài liệu luận án, luận văn Đặc biệt tài liệu mang tính chất nghiên cứu khoa học (đề tài, kỷ yếu ) 71 tóm tắt hỗ trợ nhiều cho NDT việc tra cứu, tìm kiếm sử dụng tài liệu + Trung tâm TT- TV cần có chỉnh lý tóm tắt trước sau nhập máy tránh sai sót thơng tin tóm tắt + Đối với tóm tắt chưa đầy đủ nội dung, dài dịng nên hiệu đính lại  Ở ví dụ: Luận văn “ Nghiên cứu số tiêu sinh lý hóa sinh đậu tương điều kiện thiếu nước” (trang 58) tóm tắt nên sửa lại sau: Nghiên cứu biến đổi số tiêu sinh lý, hóa sinh đậu tương DT84, DT96, DT2001, DT2002 gặp hạn Kết nghiên cứu làm sở khoa học cho việc chọn giống đậu tương cho vùng sinh thái phù hợp Từ đưa biện pháp giúp đậu tương sinh trưởng điều kiện thiếu nước  Ở ví dụ: Luận văn “ Tiền xử lý khai phá liệu” (trang 59) tóm tắt nên sửa lại sau: Trình bày tổng quan khai phá liệu, qui trình khai phá liệu Giới thiệu số kỹ thuật tiền xử lý liệu, chọn mẫu huấn luyện phân lớp liệu định Từ đưa phương pháp chọn mẫu để thuật toán tiền xử lý đạt kết tốt + Cán làm tóm tắt cần phân tích kỹ nội dung tài liệu, bám sát trật tự logic tài liệu gốc biên soạn tóm tắt Nhằm đảm bảo mức độ đầy đủ, xác thơng tin Hạn chế tối đa thông tin thừa, thông tin giá trị tóm tắt 72 KẾT LUẬN Thơng tin có vai trị quan trọng hoạt động xã hội, đặc biệt thời đại kinh tế tri thức Nguồn thơng tin hình thành qua trình hoạt động người xã hội lĩnh vực khác Nó phản ánh di sản, trí tuệ chung người Sản phẩm, dịch vụ quan TT-TV kết việc xử lý hệ thống nguồn tin có, nhằm tạo điều kiện cho NDT khai thác chúng theo mục đích riêng Mặt khác, NDT thơng qua hoạt động riêng tạo thơng tin Muốn vậy, họ cần cung cấp thông tin hay cụ thể nhu cầu tin họ cần thỏa mãn Các quan TTTV có chức đảm bảo cung cấp thơng tin nhiều hình thức Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội ngoại lệ Tại đây, công tác xử lý tài liệu quan tâm tiến hành cách nhanh chóng, xác, đầy đủ kịp thời nhằm tạo sản phẩm dịch vụ thông tin để phục vụ NDT cách tốt Kết chu trình xử lý tài liệu nhằm tạo biểu ghi thư mục Mỗi biểu ghi thư mục đại diện cho tên tài liệu Và tập hợp biểu ghi thư mục tạo thành CSDL CSDL quản lý hệ quản trị CSDL Đó hệ thống phần mềm bao gồm chương trình giúp NDT quản lý khai thác CSDL theo chức năng: Mô tả liệu, cập nhật liệu, tìm liếm liệu theo dấu hiệu tên tài liệu, tên tác giá, KHPL, từ khóa, Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội phục vụ tương đối tốt nhu cầu đối tượng NDT Mặc dù hạn chế định, song Trung tâm TT-TV quan tâm đến công tác xử lý tài liệu, cải tiến phương pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán thư viện nhằm cao hiệu hoạt động cơng tác xử lý tài liệu nói riêng hoạt động tồn thư viện nói chung 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Dewey, Melvil (2006), Khung phân loại thập phân Dewey bảng mục quan hệ: Ấn 14, Thư viện Quốc gia Việt Nam, Hà Nội Đồn Phan Tân (2006), Thơng tin học, Đại học Quốc gia, Hà Nội Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa thơng tin, Hà Nội Phan Huy Quế (1998), Biên soạn giải tóm tắt tài liệu: Lưu hành nội bộ, Hà Nội Phan Huy Quế (2001), Mơ tả nội dung tài liệu từ khóa: Tài liệu hướng dẫn, Hà Nội Vũ Cao Đàm (1997), Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Vũ Dương Thúy Ngà (2004), “Công tác phân loại Việt Nam: Thực trạng vấn đề đặt ra”, Tạp chí Thơng tin & tư liệu, (số 1), tr 17- 20 Vũ Dương Thúy Ngà (2006), Định chủ đề định từ khóa tài liệu: Giáo trình dành cho sinh viên cao đẳng ngành Thơng tin – Thư viện, Văn hóa thơng tin, Hà Nôi Vũ Dương Thúy Ngà (2004), Phân loại tài liệu, Trường Đại học Văn hóa, Hà Nội 10 Vũ Văn Sơn (2004), Giáo trình biên mục mơ tả, Đại học Quốc gia, Hà Nội ... CHƯƠNG 2: CHU TRÌNH XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM TT TV TRƯỜNG ĐHSP HÀ NỘI 15 2.1 MỤC ĐÍCH, VAI TRỊ CỦA CHU TRÌNH XỬ LÝ TÀI LIỆU 15 2.2 THỰC TRẠNG CHU TRÌNH XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM TT-TV... tạo thư viện 2.2.3 XỬ LÝ NỘI DUNG 2.2.3.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU Xử lý nội dung tài liệu q trình phân tích nội dung tài liệu phản ánh thông tin đặc trưng nội dung tài liệu. .. tượng: Chu trình xử lý tài liệu Trung tâm TT - TV Trường ĐHSP Hà Nội nay, bao gồm khâu: + Xử lý kỹ thuật: Tiếp nhận tài liệu nhập trung tâm; Đóng dấu, dãn nhãn, dán mã vạch tài liệu; Đăng ký tài liệu