Để có thể tiến hành trộn được tài liệu, ta cần chuẩn bị ít nhất là 2 tập tin văn bản word: Tập tin thứ nhất là tập tin chứa dữ liệu: vd: danh sách khách mời Được tổ chức dưới dạng bả[r]
(1)Bài 1: Tổng quan MSWord 2003 LỜI GIỚI THIỆU C ù n g vớ i s ự p há t t r i ể n c ủ a nề n k i n h t ế , c á c d o a n h n g h i ệ p đ ã c ó n hữ n g t h a y đ ổ i t í c h c ự c v ề q u ả n l ý , t r o n g đ ó va i t r ò xử l ý t h ô n g t i n t r o n g ho t đ ộ n g s ả n xu ấ t k i n h d o a n h n g à y c à n g t r n ê n q u a n t r ọ n g H i ệ n n a y, k h ả n ă n g k h ô n g t h ể t h i ế u c ủ a n h â n v i ê n l à p h ả i b i ế t c á c h s d ụ n g t h à n h t h o m á y t í n h đ ể xử l ý t hô n g t i n t r o n g n g h i ệ p vụ c ủ a m ì n h N hữ n g k h ả n ă n g đ ó l à gì ? C ầ n họ c n h ữ n g k i ế n t h ứ c n à o p hù h ợ p v i c ô n g v i ệ c ? Đ ó l à c â u hỏ i c ho k h ô n g í t n g i đ a n g v à s ẽ l à m v i ệ c t i c á c đ n v ị s ả n xu ấ t k i n h d o a n h N ế u t i n họ c k hô n g p h ả i là c hu yê n n g à n h c hí n h c ủ a b n t h ì v i ệ c q u a n t r ọ n g là đ ị n h h n g họ c c á i g ì c ầ n t h i ế t đ ể ứ n g d ụ n g c k hô n g p i họ c c á i m à m ì n h m u ố n h i ể u b i ế t ho ặ c đ ể t r t h à n h c hu yê n g i a t r o n g l ĩ n h v ự c t i n h ọ c Đ i ề u đ ó s ẽ g i ú p c ho c hú n g t a n h a n h c hó n g t iế p t hu v à t r t h à n h n g i s d ụ n g m á y t í n h t h à n h t hạ o , ứ n g d ụ n g đ ợ c c hu y ê n m ô n c ủ a m ì n h Hu e IT C h i ể u r õ vấ n đ ề n à y v à l u ô n n g h i ê n c ứ u , p h á t t r i ể n c h o họ c v i ê n c ủ a m ì n h g i á o t r ì n h p hù h ợ p , d ễ họ c , d ễ hi ể u v à t h ự c t i ễ n n h ấ t G i á o t r ì n h đ ợ c p h â n r a l à m n h i ề u b ài , c ă n c ứ t he o m ỗ i b u ổ i h ọ c t i Hu e IT C T n g ứ n g v i m ộ t b à i l ý t hu yế t s ẽ c ó m ộ t b à i t hự c h à n h k èm t heo đ ể tạo đ iều kiện cho họ c vi ên nắm b s âu hơ n từn g b ài g iả ng c ủ a g i á o v i ê n t i T r u n g t â m V ì v â y, n go à i g i á o t r ì n h l ý t hu yế t họ c v i ê n c ầ n b ổ s u n g t h ê m s á c h b à i t ậ p t hự c h à n h C h ú c c á c b n c ó m ộ t k ế t q u ả họ c t ậ p t h ậ t t ố t t i Hu e IT C Lưu ý: - G i á o t r ì n h l u hà n h n ộ i b ộ v à c h ỉ d à n h r i ê n g c ho h ọ c v i ê n t hu ộ c Hu eIT C - M ọ i gó p ý , t hắ c m ắ c c ầ n g i ả i đ á p x i n g i d i ễ n đ à n c ủ a Hu e I T C đ ịa c hỉ s au : h t t p : / / t h i t r u o n g h u e c o m / f o ru m Huế /20 CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang www.hueitc.com (2) Bài 1: Tổng quan MSWord 2003 Bài 1: Tổng quan Microsoft Office Word 2003 Yêu cầu nắm bắt: - Cách khởi động và kết thúc chương trình MS Word 2003 Làm quen với vùng làm việc chương trình Thực số các thao tác tập tin Sử dụng Vietkey để gõ văn tiếng việt có dấu I> Giới thiệu: Microsoft Office Word, còn biết đến với tên khác là Winword, là công cụ soạn thảo văn khá phổ biển công ty phần mềm tiếng Microsoft xây dựng và phát triển Nó cho phép người dùng làm việc với văn thô (text), các hiệu ứng phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn thuận tiện Một số phiên Phát hành Phiên 11.1983 Word 1.0 Chú thích Phiên Word đầu tiên này chạy trên hệ điều hành MSDOS 1989 Word for Windows Phiên Microsoft Word đầu tiên chạy trên Windows 1991 Word for Windows Word 2.0 trở nên khá phổ biển người sử dụng trước có 2.0 Word 6.0 1993 Word 6.0 dùng cho DOS và Windows Phiên này đã dùng khá phổ biển suốt thời gian đó cùng với các ứng dụng khác ứng dụng văn phòng Microsoft Office phiên 4.3 Word for Windows Word 6.0 for DOS là cuối cùng Word dành cho MSDOS Số tên phiên ứng với phiên WordPerfect cùng thời và phiên Word dùng cho DOS 2001 Word XP Đi kèm với phần mềm Microsoft Office XP Còn gọi là Word 2002 2003 Office Word 2003 Phiên này cùng với gói công cụ văn phòng Microsoft Office 2003 Office Word 2007 Đi kèm với Microsoft Office 2007 Phiên này có giao diện hoàn toàn khác so với các phiên trước Định dạng văn mặc định đổi thành docx (theo chuẩn Office Open XML) thay vì doc nh- các phiên trước Vì vậy, định dạng docx không hỗ trợ các phiên Word trước 2007 Riêng Word XP và Word 2003 muốn đọc định dạng docx phải có cài đặt Office Compatibility Pack, Microsoft cung cấp miễn phí 2006 CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang www.hueitc.com (3) Bài 1: Tổng quan MSWord 2003 II> Chương trình Microsoft Office 1) Các cách khởi động - Có nhiều cách có thể khởi động phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta có thể chọn các cách sau đây để khởi động: o C¸ch 1: Chän lÖnh Start cña Windows: Start | Programs | Microsoft Word o C¸ch 2: Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu tưîng cña phÇn mÒm Word nÕu nh nh×n thÊy nã bÊt kú ë chç nµo: trªn t¸c vô (taskbar), trªn mµn h×nh nÒn cña Desktop 2) Các thành phần cửa sổ - - Cửa sổ Word chứa các thành phần đồ họa giúp cho việc sử dụng chương trình, kể bảng chọn, công cụ và các nút lệnh Làm quen với các thành phần cửa sổ Word tiết kiệm nhiều thời gian làm việc Nhiều thành phần cửa sổ Word giống các thành phần cửa sổ chương trình Windows khác Hình sau đây minh họa các yếu tố cửa sổ Word - Thanh tiêu đề: Dòng trên cùng cửa sổ là tiêu đề Nó đặt đỉnh cửa sổ, hiển thị tên ứng dụng và tên tài liệu thời (Đối với hộp thoại là tên hộp thoại) - Thanh thực đơn lệnh: Dòng liệt kê tên các menu lệnh sẵn có Word Thanh thực đơn lệnh là danh sách các lệnh hay tùy chọn sẵn có Thanh thực đơn lệnh đặt tiêu đề - Thanh công cụ chuẩn: Thanh công cụ cung cấp việc truy nhập nhanh chóng vào các chức soạn thảo thường dùng Chẳng hạn, trên công cụ chuẩn, nút cần nháy muốn lưu văn có biểu tượng đĩa mềm Thanh công cụ chuẩn đặt bảng chọn - Thanh công cụ định dạng: Đây là công cụ cung cấp các nút lệnh để truy nhập nhanh chóng vào các chức định dạng thường dùng Tên các nút lệnh hiển thị trỏ chuột đặt trên chúng - Điểm chèn (con trỏ văn bản): Một vệt thẳng đứng nhấp nháy cửa sổ văn nơi ký tự xuất gõ từ bàn phím CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang www.hueitc.com (4) Bài 1: Tổng quan MSWord 2003 - Miền chọn: Miền cạnh bên trái cửa sổ và cạnh bên trái văn Bạn đưa trỏ chuột vào miền chọn và nháy chuột để chọn toàn dòng văn Con trỏ đổi thành mũi tên trỏ sang phải nó đưa vào miền chọn - Thước: Thước hiển thị công cụ dùng để thay đổi mức thụt lề các đoạn văn, đặt lại lề trang (vùng để trống cạnh giấy và văn bản) và điều chỉnh chiều rộng cột Thước chia theo đơn vị thường là cm - Thanh cuốn: Các dùng để hiển thị các vùng khác văn Thanh đứng đặt dọc theo cạnh bên phải cửa sổ và ngang đặt cửa sổ, trên trạng thái - Nút di chuyển: Các nút , , , , trên đứng dùng để di chuyển các vùng văn theo cách khác - Thanh trạng thái: Thanh trạng thái đáy cửa sổ hiển thị thông tin văn thời và trạng thái thực lệnh chương trình - Nút cực tiểu hóa: Nút công việc Windows góc trên bên phải cửa sổ thu cửa sổ thành nút trên - Nút Maximize/Restore Down: Nút góc trên bên phải cửa sổ chuyển đổi việc hiển thị cửa sổ theo kích cỡ cực đại và phục hổi cửa sổ kích thước trước đó thời Nút Close: Nút góc trên bên phải cửa sổ và đóng cửa sổ hay ứng dụng - ScreenTip: Thông tin mục trợ giúp hiển thị tên nút lệnh để trỏ chuột nằm trên nút lệnh hay đối tượng trên màn hình - Ngăn công việc: Word tổ chức các lệnh có liên quan tới công việc chung các ngăn công việc Đó là cửa sổ nhỏ bên phải vùng hiển thị văn Chẳng hạn, bắt đầu Word, ngăn New Document, chứa các lệnh liên quan đến việc mở và tạo văn hiển thị Bạn có thể cho hay ẩn ngăn công việc nào bạn muốn cách mở bảng chọn View, nháy Task Pane và nháy lệnh hiển thị hay ẩn ngăn công việc Lưu ý: Ngăn công việc mở lần bắt đầu Word và tự động đóng lại bạn mở văn Nếu không muốn ngăn công việc xuất lần bắt đầu Word, hãy xóa đánh dấu ô Show at Startup ngăn đó 3) Các thao tác a Tạo tập tin: Có nhiều cách để tạo tập tin Word, ta có thể thực thao tác sau: Vào File New Blank Document Click vào biểu tượng (New Blank Document) trên công cụ chuẩn Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N b Lưu tập tin - Nội dung vừa đưa vào văn cất giữ tạm thời nhớ máy tính Muốn lưu giữ văn này để sử dụng tương lai, cần phải cất giữ vào đĩa cứng dạng tập tin Tập tin là tập hợp các liệu hay thông tin liên quan gán tên riêng và lưu giữ trên đĩa Nếu không, kết thúc Word, văn bị xóa Ta lưu giữ văn việc nháy nút Save trên công cụ chuẩn Khi lưu văn bản, cần đặt tên cho tập tin để có thể truy xuất sau CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang www.hueitc.com (5) Bài 1: Tổng quan MSWord 2003 - Khi văn lưu lần đầu, hộp thoại Save As xuất tên văn và chọn thư mục lưu Thư mục là “ngăn” chứa để cất giữ các tập tin (văn bản, chương trình, đồ họa, …) Nếu thực thay đổi nào văn đã có tên và cần lưu các thay đổi đó, nháy nút Save lưu phiên văn bản, hộp thoại Save As không xuất Lưu ý: Tên tập tin có thể chứa tới 255 ký tự Word dùng các từ đầu tiên văn bản, dấu ngắt đầu tiên hay dấu ngắt dòng, làm tên tập tin bạn lưu tập tin lần đầu tiên Bạn nên xóa tên tập tin Word gán mặc định và tự mình gán tên cho tập tin Vì có thể sử dụng tới 255 ký tự để đặt tên, nên cố gắng làm cho tên tập tin diễn đạt nhiều nội dung có thể Tên tập tin không chứa ký tự nào ký tự sau đây: * \ / < > ? : “ Mặc dù có thể, tránh sử dụng các chữ cái có dấu tiếng Việt tên tập tin, vì có thể gây xung đột với ký tự điều khiển hệ thống Các bước thực hiện: Ta thực thao tác sau Vào File Save Click vào biếu tượng (Save) trên công cụ chuẩn Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S => Để hiển thị hộp thoại Save As Mục Save In: Xác định vị trí lưu tập tin Mục File name: Tên tập tin Click vào nút Save để lưu CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang www.hueitc.com (6) Bài 1: Tổng quan MSWord 2003 c Đóng tập tin - Có thể đóng cửa sổ văn hay khỏi Word sau tập tin lưu trên đĩa cứng Nếu thay đổi văn còn chưa lưu, Word nhắc lưu tập tin này trước đóng cửa sổ Khi có văn mở Word, có hai nút Close hiển thị góc trên bên phải cửa sổ Nút Close bên dùng để đóng cửa sổ văn bản, còn nút Close trên dùng để đóng văn bản, đồng thời thoát khỏi Word - Để đóng cửa sổ văn bản, nháy Close trên thực đơn lệnh, hay vào File chọn Close.Word chạy sau đóng cửa sổ văn Chương trình Word thoát hẳn vào File Exit, hay click nút Close góc trên bên phải tiêu đề cửa sổ chương trình d Mở tập tin đã tồn trên đĩa - Sau lưu văn Word, ta có thể mở lại để xem nội dung nó hay thực thay đổi Bạn cần biết thư mục chứa văn đó và sau đó mở thân văn - Ngầm định Word lưu tên bốn văn mở gần đây phía thực đơn lệnh File và cần nháy chuột để mở chúng Muốn mở tập tin khác, cần sử dụng hộp thoại Open Word còn liệt kê các tập tin nói trên đầu ngăn New Document lần đầu tiên mở Word hay mở văn - Các bước thực hiện: Ta thực thao tác sau Vào File Open Click vào biểu tượng trên công cụ chuẩn Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + O Hộp thoại Open mở ra: Mục Lookin: Xác định vị trí chứa tập tin văn cần mở D_Click vào tập tin cần mở để mở tập tin đó vùng làm việc CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang www.hueitc.com (7) Bài 1: Tổng quan MSWord 2003 III> Sử dụng vietkey để gõ dấu tiếng việt 1) Cách khởi động Vietkey - D_Click vào biểu tượng VietKey trên Desktop (nếu có, nh- không có ta có thể tìm xem chuơng trình vietkey vị trí nào trên máy và D_Click vào biểu tượng chương trình để khởi động chương trình) 2) Các bảng mã thường dùng - Chương trình VietKey hổ trợ khá nhiều bảng mã chúng ta thường dùng chủ yếu bảng mã sau: Bảng mã 29 – VNI – WIN Dùng cho hầu hết các font chữ có phần tên bắt đầu VNI Bảng mã 23 – Vietware_X Dùng cho hầu hết các font chữ có phần tên bắt đầu VN Bảng mã 15 – TCVN3 – ABC Dùng cho hầu hết các font chữ có phần tên bắt đầu VN Bảng mã 39 – VN Unicode Dùng cho hầu hết các font chữ còn lại 3) Cách gõ dấu tiếng việt a Kiểu gõ Telex: Sử dụng các kí tự để mô tả dấu, cụ thể sau: Dấu huyền: Dấu sắc: Dấu hỏi: Dấu ngã: F S R X Dấu nặng: Chữ Ô: Chữ Đ: Chữ Ê: J OO DD EE Chữ Â: Chữ Ă: Chữ Ư: Chữ Ơ: AA AW UW OW b Kiểu gõ VNI: Sử dụng các chữ số để mô tả dấu, cụ thể sau: Dấu sắc: Dấu huyền: Dấu hỏi: Dấu ngã: phím số phím số phím số phím số CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Dấu nặng: Chữ Â: Chữ Ă: Chữ Ê: phím số A6 A8 E6 Trang Chữ Ô: Chữ Ư: Chữ Ơ: Chữ Đ: O6 U7 O7 D9 www.hueitc.com (8) Bài 2: Soạn thảo văn Bài 2: Soạn Thảo Văn Bản Yêu cầu nắm bắt: - Làm quen với trỏ văn bản, nắm các thao tác di chuyển trỏ văn bản, lựa chọn văn bản, chép, di chuyển và xóa văn Sử dụng số tiện ích thường dùng Word Khắc phục các lỗi soạn thảo văn thường gặp I> Con trỏ văn 1) Các chế độ trỏ văn - Trong quá trình soạn thảo văn bản, trỏ chuột có chế độ chính đó là chế độ chèn và chế độ ghi đè - Chế độ chèn: Tại vị trí trỏ văn đứng vùng soạn thảo văn bản, ta nhập vào ký tự thì tương ứng các ký tự bên phải trỏ văn đẩy sang bên phải ký tự Chế độ ghi đè: Tại vị trí trỏ văn đứng vùng soạn thảo văn bản, ta nhập vào ký tự thì tương ứng ký tự bên phải trỏ văn bị xoá nhường chỗ cho ký tự đựơc nhập vào Để chuyển đổi qua lại chế độ ta có thể nhấn phím Insert trên bàn phím 2) Cách di chuyển trỏ văn (điểm chèn) - Để thay đổi nội dung có văn (soạn thảo), trước hết cần chuyển trỏ văn vị trí cần thay đổi Con trỏ chuột và các phím mũi tên trên bàn phím và các là các công cụ giúp bạn di chuyển điểm chèn văn - Để di chuyển điểm chèn việc dùng chuột, cần di chuyển trỏ chuột (con trỏ trông chữ I hoa) tới vị trí muốn điểm chèn xuất và nháy chuột Lưu ý: Điểm chèn (con trỏ văn bản) không thể di chuyển các phím mũi tên văn trống (không có nội dung) Với các phím mũi tên bạn có thể di chuyển điểm chèn tới các chỗ có nội dung văn Tuy nhiên có thể dùng tính Click And Type để di chuyển điểm chèn vào văn trống - Bảng sau liệt kê các phím hay tổ hợp phím có thể dùng để di chuyển nhanh chóng điểm chèn (Tổ hợp phím là các phím nhấn đồng thời để thực chức năng) Nhấn Để di chuyển điểm chèn Phím mũi tên trái Sang trái ký tự Phím mũi tên phải Sang phải ký tự Phím mũi tên xuống Xuống dòng CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang www.hueitc.com (9) Bài 2: Soạn thảo văn Nhấn Để di chuyển điểm chèn Phím mũi tên lên Lên dòng Ctrl + Mũi tên trái Sang trái từ Ctrl + Mũi tên phải Sang phải từ Home Về đầu dòng thời End Về cuối dòng thời Ctrl + Mũi tên lên Lên đoạn văn Ctrl + Mũi tên xuống Xuống đoạn văn Ctrl + Home Về đầu văn Ctrl + End Về cuối văn Page Up Lên màn hình đầy Page Down Xuống màn hình đầy Ctrl + Page Up Về đầu trang trước Ctrl + Page Down Về đầu trang tiếp II> Các thao tác văn 1) Lựa chọn (bôi đen văn bản) - Để thực các thao tác với phần nội dung văn bản, trước hết cần phải chọn phần văn đó Một cách để chọn văn là nhấn giữ nút chuột và kéo thả điểm chèn qua phần văn muốn chọn Khi đã chọn, muốn bỏ chọn, bạn nháy chuột vào đâu ngoài vùng chọn cửa sổ văn Văn đã chọn hiển thị dạng chữ trắng trên đen Bất kỳ thay đổi ảnh hưởng tới văn chọn - Nên dùng miền chọn để chọn các khối văn nhanh chóng Miền chọn là miền lề trái văn Đưa trỏ chuột lên miền chọn, trỏ chuột có dạng I đổi thành mũi tên trỏ sang phải - Để chọn các khối văn không liền kề văn bản, bạn chọn khối văn đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và chọn khối văn tiếp Cũng có thể dùng phím Shift và phím mũi tên để chọn các từ, dòng hay đoạn kề Bạn đặt điểm chèn vào đầu vùng cần chọn, giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên hay nháy chuột cuối vùng muốn chọn - Bảng sau tóm tắt các phương pháp để chọn các khối văn Thực Để chọn Một từ Nháy đúp từ đó Một dòng Nháy miền chọn bên trái dòng CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang www.hueitc.com (10) Bài 2: Soạn thảo văn Thực Để chọn Một câu Nhấn phím Ctrl và nháy vị trí câu Một đoạn Nháy đúp bên trái miền chọn dòng nào đoạn, hay nháy ba lần đâu đoạn này Toàn văn Nhấn phím Ctrl và nháy vị trí miền lựa chọn, hay nháy chuột ba lần miền lựa chọn - Bạn có thể chọn văn việc dùng bàn phím Đặt điển chèn trước văn muốn chọn và nhấn Shift+mũi tên phải để chọn từ bên phải, hay Shift+mũi tên xuống để chọn dòng Chú ý nhấn Shift+mũi tên xuống điểm chèn dòng, văn chọn bao gồm phần dòng tiếp Bạn có thể nháy vào chỗ bắt đầu văn muốn chọn, nhấn giữ phím Shift và nháy vào cuối văn để chọn khối văn 2) Sao chép – di chuyển – xoá văn a Sao chép: - Sao chép khối văn là quá trình tạo khối văn từ khối văn đã có sẵn Phương pháp này áp dụng bạn cần phải gõ lại đoạn văn giống hệt gần giống với đoạn văn đã có sẵn trên tài liệu mặt nội dung định dạng (chúng ta tìm hiểu khái niệm định dạng phần tiếp theo) Cách làm sau: Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn cần chép Bước 2: Ra lệnh chép liệu các cách: Vào menu Edit chọn Copy Nhấn nút Copy trên công cụ Standard (chuẩn) Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C Bước 3: Dán văn đã chọn lên vị trí cần thiết Bạn làm sau, đặt trỏ vào vị trí cần dán văn bản, lệnh dán các cách sau: Vào menu Edit chọn Paste Nhấn nút Paste trên công cụ Standard (chuẩn) Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V - Bạn thấy đoạn văn dán vào vị trí cần thiết Bạn có thể thực nhiều lệnh dán liên tiếp, liệu dán là liệu lần lệnh Copy gần CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 10 www.hueitc.com (11) Bài 2: Soạn thảo văn b Di chuyển: - Với phương pháp chép văn bản, sau chép đoạn văn thì đoạn văn cũ tồn đúng vị trí nó Nếu muốn chép đoạn văn nơi khác và đoạn văn cũ xoá (tức là di chuyển khối văn đến vị trí khác), phương pháp này giúp làm điều đó Có thể thực theo hai cách sau: Cách 1: Bước 1: Lựa chọn khối văn cần di chuyển Bước 2: Ra lệnh cắt văn có thể các cách sau: Vào menu Edit chọn Cut Nhấn nút Cut trên công cụ Standard (chuẩn) Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X Văn đã chọn bị cắt đi, chúng lưu nhớ đệm (Clipboard) máy tính Bước 3: Thực lệnh dán văn (Paste) đã giới thiệu trên vào vị trí định trước Cách 2: Bước 1: Lựa chọn khối văn cần di chuyển Bước 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn chọn và thả lên vị trí cần di chuyển đến Phương pháp này gọi là kéo – thả (drag and drop) c Xoá văn bản: - Để xóa ký tự, đặt điểm chèn vào bên trái ký tự đó và nhấn Delete, hay vào bên phải ký tự đó và nhấn Backspace Để xóa từ bàn phím, hãy đặt vị điểm chèn vào bên trái từ đó và nhấn Ctrl+Delete, hay vào bên phải từ đó và nhấn Ctrl+Backspace Bạn có thể tiết kiệm thời gian việc chọn miền văn lớn cần xóa, thay vì xóa ký tự Để xóa phần văn bản, chọn phần văn đó và nhấn phím Delete hay phím Backspace Lưu ý: Nếu điểm chèn bên từ, dùng các tổ hợp phím này xóa phần từ trước hay sau điểm chèn Có thể dùng chế độ thay để vừa xóa vừa gõ nội dung văn III> Sử dụng số tiện ích trên Word 1) Tiện ích Undo và Redo - Word lưu thay đổi thực quá trình soạn thảo văn để có thể dễ dàng phục hồi nội dung văn trước đó trường hợp thực nhầm chưa đúng ý muốn Sau thực thao tác nào đó, là các thao tác xóa (vô tình hay cố ý), ta có thể khôi phục lại trạng thái trước đó cách nhanh chóng và hoàn hảo cách sử dụng hai nút lệnh Undo (Khôi phục) và Redo (Tái khôi phục) trên công cụ chuẩn CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 11 www.hueitc.com (12) Bài 2: Soạn thảo văn - Mỗi cần khôi phục lại trạng thái trước đó văn bản, hãy nháy chuột nút Undo Nút Redo dùng để khôi phục lại trạng thái trước sử dụng nút Undo Như vậy, giả sử cần xóa phần bị “bôi đen”, ta nhấn phím Delete, sau đó thấy đã xóa nhầm, nháy chuột nút Undo, phần bị xóa trở lại cũ Muốn xóa trở lại, nháy chuột nút Redo - Một cách tương tự, chúng ta có thể chọn Edit→Undo hay Edit→Redo để cùng kết Nháy vào các mũi tên bên phải các nút Undo và Redo, danh sách các thao tác trước đó hiển thị Nội dung hiển thị tùy thuộc vào các thao tác đã thực trước đó Di chuột từ trên xuống để chọn số thao tác cần khôi phục lại và nháy chuột tương đương với việc nháy chuột ngần lần nút Undo hay Redo 2) Tiện ích tìm kiếm và thay (Find and Replace): - Tính Find & Replace Word giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay cụm từ cụm từ Điều này giúp ích nhiều bạn phải làm việc trên số lượng trang văn lớn (một giáo trình, báo cáo dài chẳng hạn) a Tìm kiếm văn - Để tìm kiếm cụm từ tài liệu mình, làm sau: Bước 1: Chọn vùng văn muốn tìm kiếm Nếu không lựa chọn vùng văn bản, Word thực tìm kiếm trên toàn tài liệu Bước 2: Khởi động tính tìm kiếm văn cách: Vào menu Edit chọn Find nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace xuất hiện: Bước 3: Thiết lập các thông tin tìm kiếm trên thẻ Find ý nghĩa các mục tin sau: Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Find what: ví dụ: Viet nam CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 12 www.hueitc.com (13) Bài 2: Soạn thảo văn Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm mục Search Options sau: + Match case: tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường + Find whole words only: tìm trên từ độc lập Bước 4: Nhấn nút Find next, máy đến vị trí văn chứa cụm từ cần tìm b Tìm và thay văn - Tính này giúp tìm cụm từ trên văn bản, đồng thời có thể thay cụm từ tìm cụm từ Để thực tính này, làm sau: Bước 1: Chọn vùng văn muốn tìm kiếm, khởi động tính tìm kiếm văn Bước 2: Thiết lập thông tin cụm từ cần tìm và cụm từ thay thẻ Replace hộp thoại Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what: Gõ cụm từ thay mục Replace with: Hộp thoại trên thiết lập thông tin tìm kiếm cụm từ Viet nam, tìm thấy có thể thay cụm từ đó Việt Nam Bước 3: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn chứa cụm từ cần tìm Khi tìm thấy, có thể bấm nút Replace để thay cụm từ tìm cụm từ đã định mục Replace with, nhấn nút Replace All, Word tự động thay toàn các cụm từ tìm định 3) Tính AutoCorrect: - Đây là tính tự động sửa lỗi chính tả mạnh trên Word Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bạn nhanh nhờ từ viết tắt và tránh các lỗi chính tả không cần thiết khả tự động sửa lỗi chính tả nó a Thêm từ viết tắt: - Để thêm từ viết tắt, thực theo các bước sau: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 13 www.hueitc.com (14) Bài 2: Soạn thảo văn Bước 1: Khởi động tính AutoCorrect cách mở menu lệnh: Tools AutoCorrect Options Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện: Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace: Gõ cụm từ thay vào mục With: Ví dụ: muốn viết tắt từ văn vb thì: Replace gõ vb With gõ văn Bước 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt Word b Xoá từ viết tắt: - Để xoá từ viết tắt, thực theo các bước sau: Bước 1: Khởi động tính AutoCorrect Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xoá cách gõ từ viết tắt vào mục Replace Ví dụ muốn xoá từ vb – văn vừa thiết lập trên, hãy gõ vb vào mục Replace Bước 3: Nhấn nút Delete để xoá cụm từ viết tắt này c Các tuỳ chọn sửa lỗi chính tả: - AutoCorrect cho phép thiết lập số tính chất tự động sửa các lỗi chính tả quá trình soạn thảo Để thiết lập các tính chất tự động sửa lỗi chính tả, hãy làm sau: Bước 1: Khởi động tính AutoCorrect Bước 2: Thiết lập các thông số tự động sửa lỗi chính tả cách chọn (checked) các mục sau: - tự động sửa từ có ký tự hoa đầu dòng để lại ký tự hoa đầu tiên Ví dụ TWo tự động sửa thành Two - tự động sửa ký tự đầu tiên câu thành ký tự in hoa - viết in hoa cho ký tự đầu tiên ngày Ví dụ: luôn sửa là Monday - tự động sửa lỗi kiểu nh- cAPS LOCK bật nhầm phím Caps lock Khi đó máy sửa thành Caps lock IV> Cách khắc phục số lỗi thường gặp soạn thảo văn 1) Lỗi các nguyên âm tiếng Việt có dấu bị cách Ví dụ: c òn gì ăn ko, tao đ ói l ắm rồi? Giải pháp khắc phục: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 14 www.hueitc.com (15) Bài 2: Soạn thảo văn - Vào menu Tools, chọn Oftions, vào tab Edit: - Bỏ đánh dấu mục Smart cut and paste OK là xong 2) Chữ i tự động đổi thành I Ví dụ: Hà NộI nIềm tIn và hy vọng Giải pháp khắc phục: - Vào menu Tools, chọn AutoCorrect Options - Trong ô Replace, gõ chữ “i” vào, chọn dòng hình trên chọn Delete, OK là xong CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 15 www.hueitc.com (16) Bài 2: Soạn thảo văn 3) Chữ hoa đầu câu là nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống: - Trước gõ từ có chữ hoa nguyên âm đầu câu, bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect bỏ dấu kiểm dòng Correct Two Intial Capital và OK 4) Muốn gõ chữ thường đầu dòng Word tự sửa thành chữ hoa: - Bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect bỏ dấu kiểm dòng Capitalize first Letter of Sentence 5) Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dòng chữ - Thực đây không phải là lỗi mà là chức soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh Nó không xuất in Tuy nhiên, nhìn vào đó khá rối mắt nên bạn có thể bỏ cách vào Tools > Options > Spelling and Grammar, bỏ dấu kiểm dòng Check grammar as you type và Check spelling as you type 6) Khi bạn chèn các hình vẽ mục AutoShape trên công cụ Draw thì xuất đường viền to làm che văn - Bạn hãy khắc phục cách mở menu Tools > Options; thẻ General, bạn bỏ chọn mục Automatic create drawing canvas when inserting AutoShape 7) Mỗi thực thao tác copy/cut paste thì xuất nút Paste Options xuất gây cản trở công việc - Bạn mở menu Tools > Options; thẻ Edit, bỏ chọn mục Show Paste Options Buttons CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 16 www.hueitc.com (17) Bài 3: Định dạng văn Bài 3: Định Dạng Văn Bản Yêu cầu nắm bắt: - Định dạng trang giấy dùng để soạn thảo văn Xác định vị trí văn Định dạng nội dung văn I> Định dạng trang giấy Chức này giúp bạn thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in Hãy mở menu File chọn Page Setup để kích hoạt Hộp thoại Page Setup xuất hiện: - Thẻ Margin: cho phép thiết lập lề trang in: o Mục Top: để thiết lập chiều cao lề trên trang in o Mục Bottom: để thiết lập chiều cao lề trang in o Mục Left: để thiết lập chiều rộng lề bên trái trang in o Mục Right: để thiết lập chiều rộng lề bên phải trang in o Mục Gutter: để thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu o Mục Gutter Position: Vị trí phần Gutter o Mục Orientation: để chọn chiều in trên khổ giấy Nếu là Portrait – in theo chiều dọc, Lanscape – in theo chiều ngang khổ giấy - Thẻ Paper: cho phép bạn lựa chọn khổ giấy in: o Mục Paper size: để chọn khổ giấy in Bao gồm các khổ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5, tuỳ thuộc vào loại máy in bạn Bình thường, văn soạn thảo trên khổ A4 Ngoài bạn có thể thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy o Mục Preview – cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in đã thiết lập - Mục Apply to: để định phạm vi các trang in áp dụng thiết lập này Nếu là Whole Document - áp dụng cho toàn tài liệu, This point forward - áp dụng trang chọn trở cuối tài liệu Thẻ Layout: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 17 www.hueitc.com (18) Bài 3: Định dạng văn o Mục Header – thiết lập chiều cao phần tiêu đề đầu trang (Header) o Mục Footer – thiết lập chiều cao phần tiêu đề cuối trang (Footer) o Mục Preview cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in đã thiết lập Mục Apply to: để định phạm vi các trang in áp dụng thiết lập này Nếu là Whole Document - áp dụng cho toàn tài liệu This point forward - áp dụng trang đặt điểm trỏ trở cuối tài liệu - Nhấn nút Default – bạn muốn áp dụng thiết lập này là ngầm định cho các tệp tài liệu sau Word - Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại II> Sử dụng thước để xác định vị trí văn (đặt mức thụt lề) - Để tạo nhanh thụt lề treo thụt lề dòng đầu tiên, ta có thể sử dụng thước Thước đo gồm các vạch dấu cho hai dạng thụt lề này cùng với thụt lề bên phải, hiển thị hình đây - Bạn đặt khoảng cách thụt lề cho các đoạn cách lựa chọn đoạn văn (hoặc đặt điểm chèn trên đó) và kéo vạch dấu đến vị trí phù hợp Thực Để III> Thụt lề toàn đoạn Hãy kéo vạch dấu Left Indent Toàn ba vạch dấu định dạng dịch chuyển Chỉ thụt lề dòng đầu tiên Chỉ kéo vạch dấu First Line Indent Tạo thụt lề treo Chỉ kéo vạch dấu Hanging Indent Định dạng nội dung văn 1) Định dạng font chữ - Chúng ta có thể sử dụng hộp thoại font để định dạng font chữ cho văn Để dùng hộp thoại Font, hãy chọn văn muốn định dạng và vào menu Format chọn Font Nếu nháy Font trên menu Format trước bắt đầu gõ văn bản, tất văn gõ sau đó xuất theo định dạng đã chọn hộp thoại Font đổi định dạng lần - Vào Format Font hộp thoại font xuất hiện: Thẻ Font: Font: Lựa chọn font chữ cho văn CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 18 www.hueitc.com (19) Bài 3: Định dạng văn Font style: Lựa chọn kiểu chữ Regular: chữ bình thường Italic: chữ nghiêng Bold: chữ đậm Bold Italic: Chữ đậm và nghiêng Size: Lựa chọn cở chữ Font color: Màu văn Underline style: Kiểu đường gạch chân Underline color: Màu đường gạch chân Effects: Thiêt lập số hiệu ứng tĩnh cho chữ Superscript: Thiết lập số trên (Vd: X2) Subscript: Thiết lập số trên (Vd: CH2) Preview: Xem trước thay đổi Thẻ Character Spacing: Scale: Spacing: co dãn khoảng cách các kí tự Normal: Khoảng cách bình thường Expanded: Tăng khoảng cách By: tăng giảm bao nhiêu Condensed: Giảm khoảng cách Position: Thay đổi vị trí (lên xuống vị trí tại) kí tự Normal: để vị trí mặc định Raised: Đưa lên vị trí cao Lowered: Đưa xuống vị trí thấp By: tăng giảm bao nhiêu Thẻ Text Effects: Thiết lập số hiệu ứng động cho văn CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 19 www.hueitc.com (20) Bài 3: Định dạng văn 2) Định dạng đoạn văn - Word định nghĩa đoạn văn là phần văn kết thúc cách nhấn phím Enter Mỗi nhấn phím Enter, Word chèn vào văn ký tự định dạng ẩn để xác định kết thúc đoạn Dấu đó gọi là dấu ngắt đoạn hay dấu ngắt dòng cứng Dấu ngắt đoạn là ký tự đặc biệt đóng vai trò nh- là ký tự điều khiển Dấu ngắt đoạn có thể nhìn thấy chế độ hiển thị các ký tự không in (hoặc các dấu định dạng) bật lên cách nháy nút trên công cụ chuẩn Bình thường dấu ngắt đoạn không hiển thị chúng luôn luôn tồn Thậm chí dòng trắng xem là đoạn vì nó kết thúc dấu xuống dòng cứng - Các lệnh định dạng đoạn văn tác động đến toàn đoạn văn Toàn định dạng liên quan đến đoạn văn lưu trữ dấu ngắt đoạn Định dạng lựa chọn cho đoạn áp dụng cho đoạn gõ vào Khi bắt đầu đoạn mới, đoạn mang đặc điểm định dạng đoạn trước đó Hoặc xóa dấu ngắt đoạn, đoạn trước mang các đặc điểm định dạng đoạn - Hình minh họa các đặc trưng định dạng đoạn văn: - Theo mặc định, các đoạn thiết lập giãn cách đơn, lề trái và không có thụt lề Bạn có thể thay đổi các thiết lập mặc định các đoạn cách sử dụng hộp thoại Paragraph trên menu lệnh Format Mục Aligment: chọn kiểu lề cho đoạn: Justified – lề trái và lề phải Left – lề trái Right – lề bên phải Center – lề trái và phải Mục Indentation: thiết lập khoảng cách từ mép lề đoạn so với lề trang: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Left – khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái trang văn Right - khoảng cách từ lề phải đoạn đến lề phải trang văn Trang 20 www.hueitc.com (21) Bài 3: Định dạng văn Ngầm định, hai khoảng cách này là Trong mục Special chọn: o First line: đó có thể thiết lập độ thụt dòng dòng đầu tiên đoạn vào mục By: o Hanging: để thiết lập độ thụt dòng dòng thứ trở đoạn so với dòng đầu tiên khoảng cách gõ vào mục By: o None: để hủy bỏ chế độ thụt đầu dòng trên đoạn Mục Spacing: cho phép thiết lập các khoảng cách dòng: Before – khoảng cách dòng dòng đầu tiên đoạn tới dòng cuối cùng đoạn văn trên nó After- để thiết lập khoảng cách dòng giữ dòng cuối cùng đoạn với dòng đầu tiên đoạn sau nó Line Spacing - để chọn độ dãn dòng Ngầm định độ dãn dòng là (Single) Màn hình Preview cho phép xem trước kết định dạng đoạn vừa thiết lập Nhấn Ok để chấp nhận thuộc tính vừa thiết lập cho đoạn văn chọn, trái lại nhấn Cancel để huỷ bỏ công việc vừa làm - Giống hầu hết các lệnh định dạng Word, ta có thể lựa chọn các đoạn muốn thay đổi và sau đó áp dụng định dạng áp dụng định dạng trước, sau đó gõ văn muốn định dạng - Bảng đây liệt kê các thuộc tính định dạng đoạn văn: Căn lề Thụt lề Khoảng cách các đoạn văn Dáng vẻ dòng đầu tiên Khoảng cách các dòng Căn thẳng lề phải Căn thẳng hai lề Thụt lề trái Khoảng cách tới đoạn trên Thụt lề dòng đầu Đơn Kép Căn thẳng lề trái Căn thẳng hai lề Thụt lề phải Khoảng cách tới đoạn Đoạn “treo” 1,5 dòng Khoảng cách chính xác, 3) Chèn các ký tự đặc biệt - Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc chúng ta cần chèn số ký tự đặc biệt vào tài liệu (không có trên bàn phím) ví dụ như:, , , , Tính Insert Symbol Word giúp đơn giản làm việc này a Chèn các kí tự đặc biệt: - Chọn vị trí cần đăt ký tự đặc biệt, mở menu Insert Symbol… Hộp thoại Symbol xuất hiện: Ở thẻ Symbols, có thể tìm ký tự đặc biệt cần chèn lên văn Trong trường hợp không tìm thấy, có thể tìm ký tự danh mục khác cách chọn danh mục tập hợp các ký tự mục CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 21 www.hueitc.com (22) Bài 3: Định dạng văn Khi thấy ký tự cần tìm, có thể chèn chúng lên tài liệu hai cách sau: Cách 1: Nhấn kép chuột lên ký tự cần chèn Cách 2: Chọn ký tự cần chèn cách nhấn chuột trái lên nó, nhấn nút để chèn ký tự lên tài liệu - Với tính này, bạn có thể chèn lúc nhiều các ký tự đặc biệt lên tài liệu - Đặc biệt: có hai chức thuận tiện ta phải dùng nhiều ký tự đặc biệt nào đó soạn thảo, đó là gán tổ hợp phím nóng và thiết lập cụm từ viết tắt cho ký tự đặc biệt b Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt - Mỗi ký tự đặc biệt, bạn có thể gán tổ hợp phím nóng để sau này soạn thảo cần bấm tổ hợp phím đó, ký tự đặc biệt tương ứng chèn lên tài liệu Hãy làm sau: Bước 1: Mở hộp thoại Symbol Bước 2: Tìm đến ký tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên ký tự đó để chọn: Bước 3: Nhấn nút Shortcut Key , hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện: Khi trỏ mục Press new shortcut key: hãy nhấn tổ hợp phím nóng cần gán Giả sử muốn gán tổ hợp phím Alt + O cho ký tự , hãy bấm tổ hợp phím Alt + O, bấm nút Assign để đăng ký phím tắt này Nhấn Close để đóng hộp thoại này lại Cách sử dụng: - Sau đã thiết lập tổ hợp phím tắt cho ký tự , để chèn ký tự này lên tài liệu bạn không cần quay lại tính Insert Symbol nữa, mà cần nhấn tổ hợp phím Alt + O Ký tự chèn vào vị trí mà trỏ đứng c Gán từ viết tắt cho ký tự đặc biệt - Ngoài việc gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt, ta còn có thể gán tổ hợp ký tự thay cho ký tự đặc biệt thông qua tính AutoCorrect Ví dụ, để chèn ký tự đặc biệt bạn có thể gán nó tổ hợp ký tự mc, cách làm sau: Bước 1: Khởi động tính Insert Symbol Bước 2: Tìm đến ký tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên ký tự đó để chọn: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 22 www.hueitc.com (23) Bài 3: Định dạng văn Bước 3: Nhấn chuột lên nút AutoCorrect, hộp thoại AutoCorrect xuất hiện: Hãy gõ vào tổ hợp ký tự thường cần gán cho ký tự đặc biệt này vào mục Replace ví dụ này, muốn gán tổ hợp ký tự mc cho ký tự đặc biệt , hãy gõ mc vào mục Replace Bước 4: nhấn nút Add để đồng ý cho việc gán vừa Cuối cùng nhấn Ok để đóng hộp thoại Cách sử dụng: - Giả sử bạn đã thiết lập mc cho ký tự trên, phải gõ nội dung: vui ghê cần gõ vui ghê mc 4) Đánh dấu đầu đoạn và đánh số thứ tự tự động a Đánh dấu đầu đoạn - Để đánh dấu đầu dòng đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau đây: Bước 1: Đặt trỏ lên đoạn cần đánh dấu đầu dòng và kích hoạt tính đánh dấu đầu dòng cách vào menu: Format Bullets and Numbering , hộp thoại sau đây xuất hiện: Bước 2: Thiết lập thông tin dấu đầu đoạn thẻ Bulleted sau: Dùng chuột nhấn lên kiểu Bullet muốn thiết lập Nhấn nút Customize để thực vài thao tác định dạng cần thiết cho bullet chọn thay đổi kiểu bullet Nút font giúp định dạng font cho bullet vừa chọn Nhấn vào nút character… để chọn kiểu bullet là kí tự đặc biệt (symbol) Nút picture để chọn kiểu bullet là các hình ảnh khác Bullet position: để thiết lập khoảng cách dấu bullet so với mép lề bên trái tài liệu CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 23 www.hueitc.com (24) Bài 3: Định dạng văn Text position: Tab space after: Để thiết lập khoảng cách từ hàng đầu tiên đoạn văn (text) tới mép lề trái tài liệu Indent at: Để thiết lập khoảng cách hàng còn lại đoạn văn (text) tới mép lề trái tài liệu b Đánh số thứ tự tự động - Để đánh số mục cho các tiêu đề tài liệu, hãy làm theo các bước sau đây: Bước 1: Đặt trỏ lên đoạn cần đánh số mục và kích hoạt tính đánh số mục cách vào menu Format Bullets and Nubering thẻ Numbered … xuất hộp thoại: Bước 2: Thiết lập thông tin đánh số mục thẻ Numbered sau: Hãy dùng chuột nhấn lên kiểu đánh số mục muốn thiết lập Nút Customize , để định dạng cho số mục này hộp thoại sau: Ý nghĩa các mục tin trên hộp thoại này sau: Nút Font…, cho phép chọn kiểu phông chữ cho số mục Mục Start at: để chọn mục đầu tiên cần đánh số: chọn 1, thực đánh mục là 1, 2, chọn là thì đánh số từ trở là 5, 6, Mục Number position để thiết lập vị trí mục trên đoạn văn Text position để thiết lập khoảng cách văn so với mép lề trang tài liệu 5) Chuyển đổi các ký tự hoa thường - Lựa chọn nội dung văn cần chuyển đổi Vào menu Format Change Case… xuất hộp thoại: Sentence case: Kí tự đầu tiên hàng viết hoa, còn lại viết thường tất lowercase: Viết thường tất UPPERCASE: Viết hoa tất CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 24 www.hueitc.com (25) Bài 3: Định dạng văn Title Case: Viết hoa kí tự đầu tiên từ tOGGLE cASE: kí tự đầu tiên từ viết thường còn lại viết hoa CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 25 www.hueitc.com (26) Bài 4: Một số định dạng nâng cao Bài 4: Một Số Định Dạng Nâng Cao Yêu cầu nắm bắt: I> Chia cột văn bản, tạo kí tự Dropcap Sử dụng thành thạo Tab Nắm các nút lệnh trên công cụ định dạng Sao chép định dạng Chia cột văn Microsoft Word cung cấp tính Columns giúp người dùng dễ dàng chia văn mình thành nhiều cột (giống nh- định dạng trên các trang báo và tạp chí) Mỗi đoạn văn có thể chia thành các cột có độ rộng khác Trên cột, có thể thực chèn các thông tin như: bảng biểu, hình vẽ, thao tác trên các trang tài liệu bình thường 1) Chia cột văn bản: - Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn cần chia làm nhiều cột - Bước 2: Vào menu Format Columns Hộp thoại Columns xuất hiện: Thiết lập các thông số cho hộp thoại Columns với các ý nghĩa sau: Ý nghĩa các hộp chọn mục Presets sau: One: 1cột Two: cột Three: cột Left: chia văn thành cột, cột bên trái có chiều rộng nửa cột bên phải Right: cột bên trái chia văn thành cột, cột bên phải có chiều rộng nửa Bạn có thể thiết lập số cột cần tạo nhiều cách gõ số cột vào mục Number of Columns Mục Width and Spacing: cho phép thiết lập các thông số chiều rộng và khoảng cách các cột Bạn có thể dùng chuột (hoặc gõ) thay đổi giá trị mục Width, độ rộng cột tương ứng thay đổi (hãy nhìn hình mục Preview để xem trước kết quả) Hoặc thay đổi giá trị mục Spacing Khoảng cách hai cột kề thay đổi mục Equal columns width chọn (checked) - thì độ rộng các cột và khoảng cách các cột Muốn thay đổi độ rộng cột khoảng cách các cột khác nhau, hãy bỏ chọn CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 26 www.hueitc.com (27) Bài 4: Một số định dạng nâng cao mục này Khi đó, có thể điều chỉnh độ rộng khoảng cách hai cột nào đó cách trực tiếp Hãy quan sát mục Col #: để biết cột cần điều chỉnh và không quên xem hộp Preview để nhìn thấy trước kết đạt Mục Apply to: cho biết phạm vi văn chia thành các cột Nếu chọn Seleted Text thì chia cột cho văn đã chọn (bôi đen) Nếu chọn Whole Document, toàn các trang văn chia cột theo thiết lập trên 2) Sửa lại định dạng: Để sửa lại định dạng cột đã chia, hãy làm theo bước - Bước 1: Đặt điểm trỏ vào vị trí trên vùng văn đã chia cột Bước 2: Vào menu Format Columns , Hộp thoại Columns xuất cho phép chỉnh sửa các thông số các cột đã chia II> Tạo ký tự lớn đầu đoạn: Tính DropCap word giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu tiên cho đoạn văn 1) Cách tạo: - Để tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau: Bước 1: Đặt trỏ lên đoạn cần tạo chữ cái lớn đầu đoạn khởi động tính Drop Cap cách: vào menu Format Drop Cap Hộp thoại Drop cap xuất hiện: Bước 2: thiết lập các thông số cho chữ lớn này: Mục Position- để chọn kiểu chữ cần đặt Có kiểu chữ là: None – không thiết lập Dropped và In Margin Hãy xem mẫu trên hình Hộp Font:- chọn phông chữ cho chữ cái này Mục Line to drop:- thiết lập số dòng văn làm chiều cao cho chữ Mục Distance from text: gõ vào khoảng cách từ chữ cái lớn này đến ký tự nó Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất 2) Điều chỉnh chữ cái lớn đầu đoạn: - Để thay đổi lại chữ cái lớn đầu đoạn đã tạo được, hãy làm nh- sau: Bước 1: Đặt trỏ lên đoạn cần sửa chữ cái lớn đầu đoạn, khởi động tính Drop Cap Bước 2: Thực thiếp lập lại các thông số trên hộp thoại này Cuối cùng nhấn OK để chấp nhận thay đổi CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 27 www.hueitc.com (28) Bài 4: Một số định dạng nâng cao III> Sử dụng Tab - Tab là công cụ Word cung cấp nhằm giúp người sử dụng thiết đặt các điểm dừng cho văn 1) Các loại Tab: Loại Tab Tab trái Biểu tượng Tác dụng Căn chỉnh văn thẳng bên trái Tab Tab phải Căn chỉnh văn thằng bên phải Tab Tab Đặt văn bên Tab Tab thập phân Căn chỉnh các số dọc vị trí thập phân Thanh Chèn dọc điểm dừng Tab 2) Cách đặt Tab (gieo Tab) - Tại vị trí cần đặt điểm Tab, Click vào biểu tượng Tab góc trái thước ngang đến nào xuất biểu tượng loại Tab muốn dùng, di chuyển trỏ chuột lên vị trí cần đặt Tab trên thước ngang click điểm Tab đặt Trong cùng thời điểm ta có thể đặt cùng lúc nhiều điểm tab khác và nhiều loại tab khác - Để điểm tab có thể phát huy tác dụng, bắt buộc trỏ văn phải vị trí điểm Tab Để di chuyển trỏ đến điểm Tab, ta nhấn phím Tab trên bàn phím, lần nhấn Tab, trỏ di chuyển đến điểm Tab gần với nó 3) Cách xóa điểm Tab: - Ở hàng văn không muốn sử dụng điểm Tab, ta có thể bỏ các điểm tab đã đặt cách di chuyển trỏ chuột đến điểm Tab cần bỏ (hủy) trên thước ngang, Click + giữ chuột vào điểm Tab muốn bỏ và kéo rê khỏi thước IV> Thanh công cụ định dạng: Cho phép thực nhanh số thao tác địng dạng văn Lựa chọn font chữ cho văn Chọn cỡ chữ Xác định phong cách chữ Canh chỉnh vị trí đoạn văn Thay đổi độ giãn dòng Đánh dấu và biểu tượng đầu đoạn CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 28 www.hueitc.com (29) Bài 4: Một số định dạng nâng cao Thay đổi màu chữ V> Sao chép định dạng: - Nếu bạn có văn đã định dạng và bạn muốn các phần khác tài liệu có dịnh dạng giống vậy, bạn có thể chép định dạng Để chép định dạng, thực sau: Bôi đen đoạn văn đã định dạng trước đó Sao chép định dạng văn cách kích vào nút Format Painter công cụ chuẩn trên Áp dụng định dạng chép cách bôi đen đoạn văn cần chép định dạng đến CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 29 www.hueitc.com (30) Bài 5: Hình ảnh Bài 5: Hình Ảnh Yêu cầu nắm bắt: I> Thực tốt các thao tác chèn và định dạng hình ảnh, chữ nghệ thuật, Autoshape Sử dụng chức Equation Word để soạn thảo các công thức toán học Sử dụng công cụ vẽ (Drawing) để định dạng hình ảnh Chèn ảnh vào văn - Bạn có thể chèn hình ảnh từ nhiều nguồn khác trên máy tính lên tài liệu Word như: ảnh từ tệp tin, ảnh từ thu viện ảnh Clip Gallery ảnh từ màn hình máy tính 1) Chèn ảnh từ tập tin: - Để chèn ảnh từ tệp tin lên tài liệu, bạn làm sau: - Vào menu Insert Picture From file, hộp thoại Insert Picture xuất cho phép bạn tìm tệp ảnh cần chèn lên tài liệu: - Chọn tập tin ảnh muốn chèn và nhấn Insert để hoàn tất - Ảnh từ tệp đã chọn chèn lên tài liệu cùng công cụ Picture giúp bạn thực các phép định dạng, hiệu chỉnh ảnh Ý nghĩa số nút lệnh trên công cụ Picture sau: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 30 www.hueitc.com (31) Bài 5: Hình ảnh Để chèn thêm ảnh Định dạng màu cho ảnh Điều chỉnh độ tương phản cho ảnh Điều chỉnh độ sáng, tối ảnh Dùng để cắt ảnh Dùng để xoay hình Chọn kiểu đường viền cho ảnh Chọn chế độ chèn ảnh so với văn Bật các tính định dạng đối tượng ảnh Hủy bỏ các định dạng ảnh - Trong trường hợp không xuất công cụ picture, ta có thể mở cách vào menu View Toolbars Picture 2) Chèn ảnh từ thư viện ảnh: - Để chèn ảnh từ th- viện ảnh Clip Gallery lên tài liệu, bạn làm nh- sau: - Mở menu Insert Picture Clip Art, hộp thoại Insert ClipArt xuất cho phép tìm hình ảnh cần chèn lên tài liệu: - Nhập chủ đề ảnh mà bạn muốn tìm vào mục search for click vào Go để Word để tiến hành tìm Vd: people, car … - Tất các ảnh Word tìm thấy liệt kê vùng bên Click vào ảnh muốn chèn để chèn vùng làm việc Khi ảnh chèn vùng làm việc, thao tác định dạng ảnh đó hoàn toàn giống phương pháp chèn ảnh fromfile CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 31 www.hueitc.com (32) Bài 5: Hình ảnh II> Tạo chữ nghệ thuật 1) Chèn chữ nghệ thuật: - Để chèn dòng chữ nghệ thuật (Word Art) lên tài liệu, bạn làm sau: - Vào menu insert Picture WordArt… Xuất hộp thoại - Dùng chuột chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo, cách nhấn vào ô chứa kiểu chữ mà bạn muốn - Gõ vào dòng chữ bạn muốn tạo mục Text trên hộp thoại Edit WordArt Text - Bạn có thể chọn phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho đoạn văn này - Nhấn Ok để kết thúc Dòng chữ nghệ thuật lên tài liệu 2) Hiệu chỉnh: - Bạn có thể thực các phép hiệu chỉnh cho dòng chữ nghệ thuật đã tạo công cụ WordArt: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 32 www.hueitc.com (33) Bài 5: Hình ảnh - Ý nghĩa các nút lệnh trên công cụ này sau: Insert WortArt: Edit text: Wortart galery: cho phép chèn thêm đối tượng chữ nghệ thuật vùng làm việc thay đổi nội dung chữ nghệ thuật đã chèn vùng làm việc Mở lại hộp thoại Wortart Galery cho phép chọn lại kiểu chữ nghệ thuật Format Object: giúp dịnh dạng màu cho khối chữ WortArt Shape: Lựa chọn kiểu uốn dẻo cho chữ nghệ thuật Text Wrapping: Thay đổi chế độ chữ nghệ thuật so với văn WortArt Same Letter Heights: Thay đổi độ cao các kí tự từ chữ nghệ thuật (cao ngang thể thông thường) WortArt Vertical Text: Để thay đổi hướng văn WortArt Alignment: Canh chỉnh lề văn chữ nghệ thuật WortArt Character Spacing: Thay đổi khoảng cách các kí tự từ chữ nghệ thuật III> Sử dụng các khối hình AutoShape - Để sử dụng mẫu hình AutoShapes, Bạn làm sau: - Vào menu Insert Picture AutoShape xuất hộp thoại - Click vào nhóm hình và chọn hình muốn vẽ, sau đó sử dụng thao tác Click + giữ chuột + kéo rê để vẽ đối tượng đó vùng làm việc - Để có thể nhập văn vào đối tượng AutoShape, ta R_Click vào đối tượng AutoShape đó AddText Tiến hành nhập văn vào đối tượng đó CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 33 www.hueitc.com (34) Bài 5: Hình ảnh IV> Chèn công thức toán học Word cung cấp công cụ khá mạnh hỗ trợ cho người sử dụng có thể tiến hành soạn thảo công thức toán học từ đơn giản đến phức tạp Cách tạo sau: sau: Ở vị trí cần chèn công thức toán học, vào menu Insert Object xuất hộp thoại - Trong hộp thoại này, click chọn vào Microsoft Equation 3.0 OK xuất công cụ và vùng cho phép soạn thảo Tiến hành soạn thảo công thức toán học bẳng cách sử dụng các công cụ trên công cụ này - Mọi thao tác định dạng công thức toán học sau chèn tương tự nhthao tác định dạng hình ảnh thông thường V> Thanh công cụ vẽ - Drawing - Để làm việc với môi trường đồ hoạ trên Word, bạn phải sử dụng đến công cụ Drawing Thanh công cụ Drawing cung cấp nhiều nút tính giúp bạn định dạng trên khối hình vẽ: - Nếu chưa nhìn thấy công cụ này có thể bật cách vào View Toolbar Drawing - Ý nghĩa các nút lệnh trên công cụ này sau: Text Wrapping: Lựa chọn chế độ hình ảnh so với văn Rotate or Flip: Cho phép xoay lật hình CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 34 www.hueitc.com (35) Bài 5: Hình ảnh Align or Distribute: Canh chỉnh vị trí các hình và phân phối vị trí các hình (có tác dụng ta lựa chọn ít đối tượng hình ảnh trở lên) Order: Thay đổi trật tự xếp các hình Group: Gộp nhóm tất các hình ảnh thành hình (chỉ sử dụng lựa chọn ít hình) Ungroup: Tách hình ảnh đã gộp nhóm thành các hình rời rạc Select Objects: Được sử dụng để lựa chọn các đối tượng hình ảnh Được sử dụng để vẽ các đối tượng Autoshape (tương tự việc vào Insert Picture Autoshape) Dùng để vẽ các hình khối đơn giản Textbox: Tạo ô hình chữ nhật (hoặc hình vuông) cho phép chứa văn bên nó Insert WortArt: Chèn chữ nghệ thuật Insert ClipArt: Chèn ảnh vùng làm việc từ thư viện hình ảnh Insert Picture: Chèn ảnh từ tập tin Fill Color: Định dạng màu cho hình ảnh Line Color: Chọn màu cho đường viền hình ảnh Font Color: Chọn màu cho chữ Line Style: Chọn kiểu đường viền (hoặc đường thẳng) Dash Style: Chọn kiểu nét đứt đoạn cho đường Arrow Style: Chọn kiểu đường mũi tên Shadow Style: Tạo bóng cho hình vẽ 3-D Style: Chọn khối hình không gian chiều CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 35 www.hueitc.com (36) Bài 6: Bảng biểu Bài 6: Bảng Biểu – Table Yêu cầu nắm bắt: - Nắm các phương pháp tạo bảng Hiệu chỉnh định dạng bảng, di chuyển – lựa chọn bảng Tính toán bảng Sắp xếp liệu bảng I> Tạo bảng Cách 1: Sử dụng hộp thoại Insert Table o - Vào menu Table Insert Table xuất hộp thoại Insert Table hình sau: Table size: Number of columns: Số cột cần tạo bảng Number of rows: Số hàng cần tạo AutoFit behavior: Thiết lập số các thuộc tính tự động canh chỉnh Fixed column width: cố định chiều rộng cột là: Auto – tự động chỉnh chiểu rộng cho cột, bạn gõ vào độ rộng cột vào mục này (tốt chọn Auto, vì bạn có thể chỉnh độ rộng các cột sau này) AutoFit to contents: tự động điều chỉnh độ rộng các cột khít với liệu cột AutoFit to window: tự động điều chỉnh độ rộng các cột bảng cho bảng có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang văn - Nên chọn kiểu Auto mục Fixed column with Nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu o Cách 2: Sử dụng công cụ - Bạn có thể nhấn nút Insert Table trên công cụ Standard để chèn bảng lên tài liệu Bảng chọn sau đây xuất hiện, cho phép chọn số dòng và số cột bảng: - Hình đây chọn bảng với dòng và cột Sau thực lệnh trên, thu kết sau: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 36 www.hueitc.com (37) Bài 6: Bảng biểu II> Thao tác di chuyển - lựa chọn bảng - Có nhiều cách để di chuyển bảng, ví dụ nh- nhấn các phím mũi tên, nháy chuột nhấn phím Tab Nếu sử dụng chuột, bạn có thể nháy vào ô tùy ý đặt điểm chèn ô này Nếu sử dụng bàn phím, bạn có thể sử dụng số tổ hợp phím để di chuyển và đặt điểm chèn bảng - Bảng sau đây giải thích cách sử dụng các phím: Sử dụng phím Để di chuyển Tab Đến ô thêm vào hàng điểm chèn nằm ô phía bên phải bảng Nháy phím Tab để chọn liệu ô Shift+Tab Đến ô trước đó Phím mũi tên lên Đến hàng trước đó Phím mũi tên xuống Đến hàng Phím mũi tên trái Đến ký tự trước đó Phím mũi tên phải Đến ký tự Alt+Home Đến ô đầu tiên hàng Alt+End Đến ô cuối cùng hàng Alt+Page Up Đến ô đầu tiên cột Alt+Page Down Đến ô cuối cùng cột - Để định dạng ô, cột hàng nào đó, ví dụ nh- thay đổi phông chữ các ô, cần chọn phần văn muốn thay đổi định dạng Bạn có thể thực lựa chọn sau đây cách sử dụng bàn phím chuột Thực Để chọn Toàn bảng Nhấn Alt+5 (sử dụng vùng phím số và phím Num Lock tắt) nháy chuột vào ô điều khiển di chuyển bảng Các ô liên tiếp Nhấn Shift+phím mũi tên kéo thả trỏ chuột qua các ô Một hàng Nháy vào vùng chọn bên trái hàng Một cột Nháy chuột vào đỉnh cột mũi tên xuống xuất CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 37 www.hueitc.com (38) Bài 6: Bảng biểu Thực Để chọn Nhiều hàng Nháy chuột vào chọn bên trái hàng đầu tiên, sau đó kéo thả chuột lên xuống Nhiều cột Nháy chuột vào đỉnh cột đầu tiên mũi tên xuống xuất hiện, sau đó kéo thả chuột sang phải sang trái Một ô Nháy vào góc phía bên trái ô trỏ chọn ô (mũi tên nghiêng) xuất - Hình minh họa sau đây cho thấy cần nháy vào vị trí nào để chọn toàn bảng, các hàng, các cột ô - Ô điều khiển di chuyển bảng là hình vuông có các mũi tên chéo nhau, nằm ngoài góc phía trên bên trái bảng Có thể nháy vào ô điều khiển này để chọn toàn bảng kéo ô điều khiển để di chuyển bảng III> Chèn và xóa các cột và hàng - Sau đã tạo bảng, nhiều trường hợp cần thêm các cột và hàng xóa cột và hàng không cần thiết.Để chèn các cột và hàng vào bảng, đặt vị trí điểm chèn ô phía trên hàng hay cột cần chèn thêm Sau đó nháy Insert menu Table và nháy chọn các tùy chọn, tùy thuộc vào muốn chèn cột hay hàng và vị trí cột hàng chèn vào Nếu chọn nhiều hàng nhiều cột, số hàng số cột chèn thêm số hàng số cột chọn - Ví dụ, chọn Columns to the Left, Word chèn cột vào bên trái cột có điểm chèn Nếu lựa chọn Rows Above, hàng chèn trên hàng chứa điểm chèn - Để xóa các cột hàng bảng, chọn cột hàng cần xóa Sau đó nháy Delete menu Table và nháy Columns Rows Lưu ý: Sau chọn hàng hay cột, bạn không thể đơn giản nhấn phím Delete để xóa các hàng đó Nhấn phím Delete xóa nội dung các ô Có thể lựa chọn và xóa nhiều cột nhiều hàng liền kề với Tuy nhiên, mặc dù có thể lựa chọn nhiều hàng và cột không liền kề với nhau, không thể xóa các hàng và cột không liền kề cùng lúc IV> Định dạng bảng 1) Trộn và tách các ô bảng: - Để gộp (trộn) các ô bảng lại với nhau, ta làm nh- sau: Lựa chọn các ô cần trộn (Các ô liền kề nhau), vào menu Table Merge Cells CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 38 www.hueitc.com (39) Bài 6: Bảng biểu - Ngược lại để tách ô thành nhiều ô, ta lựa chọn ô muốn tách Vào menu Table Split Cells Xuất hộp thoại Nhập số hàng và số cột muốn tách vào mục: Number of columns: Số cột muốn tách Number of rows: Số hàng muốn tách 2) Định dạng liệu ô - Việc định dạng phông chữ, màu chữ trên bảng biểu thực theo phần định dạng văn thông thường - Định dạng lề: Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng bôi đen, mở mục chọn chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng: - Định dạng hướng văn bản: Bạn có thể định dạng hướng văn ô (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều ngang) Để định dạng hướng, bạn làm sau: Bước 1: Chọn ô cần định dạng hướng Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn hộp thoại Text Direction xuất hiện: , Hãy dùng chuột nhấn vào hướng muốn thiết lập mục Orientation Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất - Sử dụng Tab bảng: Mọi thao tác Tab bảng sử dụng giống hoàn toàn với việc sử dụng Tab trên văn thông thường để có thể di chuyển trỏ đến điểm Tab bảng ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Tab thay vì phím Tab trên văn thông thường CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 39 www.hueitc.com (40) Bài 6: Bảng biểu 3) Tô và kẻ viền cho bảng - Để tô màu hay kẻ viền cho vùng bảng, cách làm sau: Bước 1: Chọn các ô (bôi đen) cần tô hay đặt viền Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn Border and Shading… Hộp thoại Border and Shading xuất hiện: Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng đường kẻ vùng lựa chọn: Mục Style: chọn kiểu đường định thiết lập Mục Color: chọn màu cho đường thẳng Mục Width: chọn độ dày, mỏng cho đường Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập Ngoài bạn có thể chọn phạm vi các đường cần thiết lập định dạng mục Preview Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp: o Table – thiết lập định dạng này cho toàn bảng o Cell- thiết lập cho các ô đã chọn Nhấn Ok để kết thúc công việc Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng tô bảng: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 40 www.hueitc.com (41) Bài 6: Bảng biểu Mục Fill: chọn chọn màu cần tô Đã có sẵn hộp với nhiều màu Bạn có thể nhấn nút More Colors để tự chọn cho mình màu khác: Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô cấn tô mầu nền: o Table – tô toàn bảng o Cell- tô cho các ô đã chọn V> Nhấn Ok để kết thúc công việc Tính toán trên bảng: Bạn có thể thực số phép tính đơn giản trên bảng Word Một khía cạnh nào thì Word có khả bảng tính điện tử (Excel), nhiên nó xử lý phép toán đơn giản, là đơn giản - Tính tổng: Giả sử có bảng số liệu sau: TT Họ Tên Nguyễn Hùng Trần Anh Nguyễn Tuấn Tổng cộng: Lương 3000000 3000000 4200000 ? Phụ Cấp 250000 450000 230000 ? Thực Lĩnh ? ? ? ? Hàm tính tổng SUM Word để điền giá trị tổng vào các ô có dấu ? Bước 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng Ví dụ ô trên dòng Tổng cộng: Bước 2: Mở menu Table Formula , hộp thoại Formula xuất hiện: Ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính Có loại công thức tính tổng: =SUM(ABOVE) – tính tổng các dòng từ trên dòng đặt điểm trỏ Công thức này áp dụng để tính tổng cho dòng Tổng cộng =SUM(LEFT) – tính tổng cho các dòng bên trái dòng đặt điểm trỏ Công thức này áp dụng tính tổng cho cột Thực lĩnh ( = Lương + Phụ cấp) Tương tự, =SUM(RIGHT) – tính tổng cho các dòng bên phải dòng đặt điểm trỏ Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất việc tính tổng CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 41 www.hueitc.com (42) Bài 6: Bảng biểu - Tính trung bình cộng: Giả sử có bảng số liệu sau: TT Họ Tên Nguyễn Hùng Trần Anh Nguyễn Tuấn TB chung lớp Môn ? Môn 9 ? Trung bình ? ? ? ? Hàm tính trung bình cộng AVERAGE Word để điền giá trị vào các ô có dấu ? Bước 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần tính Ví dụ ô trên dòng TB chung lớp: Bước 2: Mở menu Table Formula , hộp thoại Formula xuất hiện: Ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính Có loại công thức tính trung bình cộng: =AVERAGE(ABOVE) – tính trung bình cộng các dòng từ trên dòng đặt điểm trỏ Công thức này áp dụng để tính giá trị cho dòng TB chung lớp =AVERAGE(LEFT) – tính trung bình cộng cho các dòng bên trái dòng đặt điểm trỏ Công thức này áp dụng tính giá trị cho cột Trung bình = (Môn + Môn 2)/2 Tương tự, =AVERAGE(RIGHT) – tính trung bình cộng cho các dòng bên phải dòng đặt điểm trỏ VI> Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất việc tính trung bình cộng Sắp xếp liệu bảng - Dữ liệu trên bảng có thể xếp theo thứ tự nào đó - Giả sử có bảng liệu sau: TT Họ Đệm Nguyễn Văn Hoàng Thị Trần Thị Thu Hoàng Ngọc Vũ Thị Tên Anh Thu Hương Anh Phú Điểm Trung Bình 8.9 7.8 7.9 8.7 7.0 Sắp xếp bảng theo Tên và Họ đệm - - Đặt trỏ văn lên bảng cần xếp mở menu Table Sort , hộp thoại Sort xuất hiện: Thiết lập thuộc tính cho hộp thoại này sau: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Mục Sort by: chọn cột đầu tiên cần xếp (cột Tên) Mục Type : chọn kiểu liệu cột đó để xếp Có kiểu liệu mà Word hỗ trợ: Trang 42 www.hueitc.com (43) Bài 6: Bảng biểu Text – kiểu ký tự, Number – kiểu số học và Date – kiểu ngày Mục Ascending và Descending: Chọn kiểu xếp cho cột Ascending: SX tăng dần Descending: SX giảm dần - Các mục Then By: Sẽ so sánh giá trị xếp trường đầu tiên trùng Ví dụ trên, Tên trùng thì xếp Họ đệm Mục My list has: chọn Header row- dòng đầu tiên bảng không tham gia vào quá trình xếp (làm dòng tiêu đề), chọn No header row- máy tính xếp dòng đầu tiên bảng (chọn bảng không có dòng tiêu đề) Cuối cùng nhấn OK để thực CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 43 www.hueitc.com (44) Bài 7: Biểu đồ - Trộn tài liệu - In ấn Bài 7: Biểu Đồ - Trộn Tài Liệu – In ấn Yêu cầu nắm bắt: I> Tạo và hiệu chỉnh biểu đồ Trộn tài liệu Các thao tác chuẩn bị trước in tập tin (đánh số trang, tạo tiêu đề đầu cuối) Tiến hành in Biểu đồ: 1) Vẽ biểu đồ: - Để vẽ biểu đồ cần có bảng liệu, bạn có thể nhập liệu vào bảng trước chọn biểu tượng vẽ biểu đồ; có thể chọn biểu tượng vẽ biểu đồ trước sau đó nhập liệu vào bảng Data Sheet Ví dụ vẽ biểu đồ với bảng liệu sau: Doanh thu Năm - Chi phí 100.000 150.000 200.000 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Lợi nhuận trước thuế 20.000 80.000 80.000 150.000 120.000 Thuế TTDN 5.600 22.400 Lợi nhuận sau thuế 14.400 57.600 Lựa chọn (bôi đen) bảng liệu - Kích vào biểu tượng Chart…) trên công cụ Standard (Hoặc vào Insert \ Picture \ - Xuất cửa sổ chương trình vẽ biểu đồ và bảng nhập liệu Data Sheet cho phép nhập sửa nội dung bảng liệu Lúc này trên bảng liệu & biểu đồ có thể bị lỗi phông chữ, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp bảng liệu đó 200 150 100 50 Doanh thu Chi phí Lợi nhuận trước thuế Thuế TTDN Lợi nhuận sau thuế Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 44 www.hueitc.com (45) Bài 7: Biểu đồ - Trộn tài liệu - In ấn - Kích đúp màn hình soạn thảo thấy biểu đồ hoàn thiện Khi đó việc chỉnh sửa biểu đồ gần chỉnh sửa ảnh, đặc biệt có công cụ để chỉnh sửa - Muốn vào sửa đổi nội dung & kiểu dáng biểu đồ: Kích đúp vào biểu đồ Hoặc kích chuột phải vào biểu đồ, chọn Chart Object \ Edit: 2) Thay đổi lại kiểu biểu đồ - Bạn màn hình chỉnh sửa biểu đồ, kích chuột phải, chọn Chart Type… - Xuất hộp thoại Chart Type, chọn thẻ Standard Types - Hãy lựa chọn loại biểu đồ theo danh sách Chart type và chọn hình biểu đồ bên ô Chart sub-type - Chọn nút Set as default chart muốn để kiểu biểu đồ đã chọn dùng cho lần vẽ biểu đồ sau - Bạn có thể chọn thẻ Custom types để chọn số loại biểu đồ khác - Nhấn nút OK để hoàn thành việc thay đổi kiểu biểu đồ 3) Chỉnh sửa nội dung hiển thị trên biểu đồ - Bạn màn hình chỉnh sửa biểu đồ, kích chuột phải, chọn Chart Option… => Hộp thoại Chart Option xuất hiện: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 45 www.hueitc.com (46) Bài 7: Biểu đồ - Trộn tài liệu - In ấn Thẻ Titles: Các tiêu đề trên biểu đồ - Chart title: Tên biểu đồ Category (X) axis: Tiêu đề trục X Series (Y) axis: Tiêu đề trục Y Value (Z) axis: Giá trị hiển thị trên trục Z Thẻ Axes: Giá trị hiển thị theo các trục - Category (X) axis: Hiển thị giá trị trục X Automatic: Theo chế độ tự động Category: Theo loại Time-scale: Theo trục thời gian Series (Y) axis: Hiển thị giá trị trục Y Value (Z) axis: Hiển thị giá trị trục Z - Thẻ Gridlines: Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 46 www.hueitc.com (47) Bài 7: Biểu đồ - Trộn tài liệu - - In ấn Thẻ Legend: Chú giải Show legend: Hiển thị / Ẩn chú giải Placement: Vị trí đặt: - Bottom: Dưới biểu đồ Corner: Ở góc biểu đồ Top: Trên biểu đồ Right: bên phải biểu đồ Left: Bên trái biểu đồ Thẻ Data Labels: Hiển thị liệu và các nhãn giá trị Labe Contains: Các nhãn Separator: Dấu phân cách giá trị dạng số Legend key: Hiển thị / Ẩn biểu tượng chú giải trên nhãn liệu - Thẻ Data Table: Hiển thị bảng liệu Show data table: Hiển thị / Ẩn bảng liệu Show legend keys: Hiển thị / Ẩn biểu tượng chú giải bảng liệu 4) Quay và hiển thị biểu đồ theo hình ảnh 3-D - Bạn màn hình chỉnh sửa biểu đồ, kích chuột phải, chọn 3-D View… CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 47 www.hueitc.com (48) Bài 7: Biểu đồ - Trộn tài liệu - In ấn => Xuất hộp thoại 3-D View: Elevation: Quay biểu đồ theo chiều ngang Rotation: Quay biểu đồ theo chiều dọc Perspective: Phối cảnh xa Bạn có thể sử dụng các nút chức quay biểu đồ phù hợp 5) Thay đổi định dạng biểu đồ - Bạn màn hình chỉnh sửa biểu đồ, muốn thay đổi lại phông chữ vùng nào hãy kích chuột phải vùng đó Tiếp đó, chọn Format Axis… (Format Legend…) - Kích chuột phải vào vùng liệu trên trục tọa độ - Kích chuột phải vào vùng chú giải => Xuất hộp thoại Format Axis Thẻ Patterns: Kiểu dáng đường trục Thẻ Scale: Co giãn biểu đồ Categories in reverse order: Đảo ngược biểu đồ Thẻ Font: Thay đổi phông chữ Thẻ Number: Các kiểu định dạng liệu: dạng số, ngày tháng, đơn vị tiền tệ, phần trăm, Thẻ Alignment: Căn lề CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 48 www.hueitc.com (49) Bài 7: Biểu đồ - Trộn tài liệu - In ấn 6) Thay đổi định dạng điểm liệu (Với biểu đồ ví dụ bài, điểm liệu là dạng cột) - Bạn màn hình chỉnh sửa biểu đồ, muốn thay đổi định dạng cột liệu nào thì kích chuột phải vào cột liệu đó, chọn Format Data Series… => Xuất hộp thoại Format Data Series Thẻ Patterns: Thay đổi màu và đường viền cột liệu Bạn có thể kích vào nút Fill Effect… để chọn các loại màu thú vị có định dạng là: ô kẻ chấm, sử dụng màu sắc, chí sử dụng ảnh có sẵn trên máy tính để làm màu cột liệu Thẻ Shape: Hình dáng cột liệu Thẻ Data Labels: Nhãn cột liệu biểu đồ Thẻ Options: Tùy chọn độ to, nhỏ; độ nghiêng cột liệu Sau lần thay đổi lại định dạng điểm liệu, điểm màu phần chú giải thay đổi theo 7) Thay đổi định dạng mặt đáy biểu đồ - Bạn màn hình chỉnh sửa biểu đồ, kích chuột phải vào vị trí mặt đáy biểu đồ, chọn Format walls… => Xuất hộp thoại Format walls Chọn màu tùy theo sở thích bạn (nên chọn màu tương phản với màu sắc cột liệu cho dễ nhìn) Bạn có thể kích vào nút Fill Effect… để chọn các loại màu thú vị có định dạng là: ô kẻ chấm, sử dụng màu sắc, chí sử dụng ảnh có sẵn trên máy tính để làm màu cột liệu 8) Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ - Bạn màn hình chỉnh sửa biểu đồ, kích chuột phải vào đúng vị trí đường kẻ mặt đáy biểu đồ, chọn Format Gridlines… CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 49 www.hueitc.com (50) Bài 7: Biểu đồ - Trộn tài liệu - In ấn Thẻ Patterns: Kiểu đường kẻ Thẻ Scale: Một số chế độ độ co giãn cột liệu II> Trộn tài liệu: Một tính mạnh phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word là trộn tài liệu Mail Merge) Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng nhiều việc in các danh sách mình các phiếu nhỏ 1) Chuẩn bị: - Để có thể tiến hành trộn tài liệu, ta cần chuẩn bị ít là tập tin văn word: Tập tin thứ là tập tin chứa liệu: (vd: danh sách khách mời) Được tổ chức dạng bảng Bảng này phải hàng đầu tiên văn Hàng đầu tiên bảng phải là hàng chứa tên trường - field (tên các cột) Trên bảng này không nên thực các thao tác địng dạng Không thực thao tác trộn và tách ô Tập tin thứ là mẫu tài liệu trộn: Ở tập tin này, chúng ta tiến hành soạn thảo và định dạng cách hoàn chỉnh Lưu ý, nội dung liệu (vd: danh sách khách mời) không đưa vào Sau chuẩn bị xong tập tin văn này, ta tiến hành lưu và đóng tập tin chứa liệu lại Đứng tập tin tài liệu mẫu và tiến hành trộn 2) Cách trộn - Vào Tools Letters and Mailings Mail Merge… hộp thoại Mail Merge xuất hiện: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 50 www.hueitc.com (51) Bài 7: Biểu đồ - Trộn tài liệu - In ấn Bước 1: Chọn Next: Starting document Bước 2: Chọn Next: Select Recipients CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 51 www.hueitc.com (52) Giáo trình Microsoft Office Word 2003 Bước 3: Click vào nút Browse xuất hộp thoại sau Tại hộp thoại này, ta định tập tin liệu mà ta đã tiến hành tạo trên Click vào nút Open xuất hộp thoại Mail Merge Recipients: Tiến hành kiểm tra thông tin liệu trộn vào tập tin mẫu hộp thoại này: Click vào Find để tìm kiếm ghi ( mẫu tin ) nào đó Click vào Edit để chỉnh sửa ghi thêm ghi Sau kiểm tra xong Click vào OK để đóng hộp thoại này CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 52 www.hueitc.com (53) Giáo trình Microsoft Office Word 2003 Trong trường hợp ta định sai tập tin liệu thì có thể định lại tập tin khác cách click vào mục Select A Different list trên hộp thoại Mail Merge Để mở lại hộp thoại Mail Merge Recipients, ta có thể click vào mục Edit Recipient list trên hộp thoại Mail Merge Chọn Next: Wrire your letter để qua bước thứ Bước 4: Tại bước này ta tiến hành chèn các trường tin cần trộn lên tài liệu mẫu cách sau: Đặt trỏ vị trí cần chèn trường Click vào More items… xuất hộp thoại Insert Merge field: Click chọn trường muốn chèn lên vị trí trỏ đứng trên tài liệu mẫu Click vào Insert Close để chèn trường đó lên tài liệu Lặp lại thao tác này đến chèn xong tất các trường muốn trộn lên tập tin mẫu Chọn Next: Preview your letters để qua bước tập Bước 5: Cho phép xem trước kết sau trộn liệu tin mẫu Click vào biểu mẫu tin sau tượng << và >> để quan sát trước trộn vào Click Complete the merge để qua bước thứ 6: vào Next: Bước 6: Đây là bước cuối cùng Click chọn vào Print… để tiến hành trộn và in Mỗi ghi (mẫu tin) tồn trên trang giấy CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 53 www.hueitc.com (54) Giáo trình Microsoft Office Word 2003 Chọn Edit individual letters… để tiến hành trộn và lưu kết trộn vào tập tin thứ Khi click chọn lựa chọn trên, xuất hộp thoại Merge to New Documents cho phép lựa chọn vùng trộn All: Trộn tất các ghi Current record: trộn ghi xem bước thứ From to : trộn từ ghi thứ đến Chọn Ok để tiến hành trộn III> In ấn - In ấn là công đoạn quan trọng và là khâu cuối cùng qui trình soạn thảo tài liệu Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu mình, bạn nên thực theo qui trình sau: Định dạng trang giấy (Page Setup) Soạn thảo tài liệu Thiết lập tiêu để đầu, tiêu đề cuối, đánh số trang (nếu cần) Xem tài liệu trước in (Print preview) In ấn tài liệu 1) Tạo tiêu để đầu, tiêu đề cuối (Header and Footer) - Header and footer là nội dung tồn phía trên cùng (header) và cùng (footer) tất các trang tập tin văn - Cách tạo: Vào menu View Header and Footer Con trỏ chuyển vào phần tiêu đề đầu (header) đồng thời công cụ header and footer xuất Bạn có thể soạn thảo tiêu đề cách gõ trực tiếp văn bản, định dạng chúng Bạn có thể chèn các hình ảnh, đồ họa, bảng biểu, lên tiêu đề là chèn lên tài liệu Ngoài ra, bạn có thể chèn thêm các thông tin khác từ công cụ Header and Footer sau: Nút này cho phép chèn vào số các thông tin tiêu đề tệp tài liệu là: : Chèn Tác giả, trang, ngày : Chèn tên tác giả : Chèn tên máy tính tạo tệp tin : Chèn tên tệp tin cùng đường dẫn : Chèn tên tệp tin : Chèn ngày in văn gần : Chèn thời điểm cuối sửa văn : Chèn trang thứ X tổng số trang Y : Chèn số thứ tự trang : Chèn tổng số trang tài liệu : Chèn ngày : Chèn : Định dạng số trang CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 54 www.hueitc.com (55) Giáo trình Microsoft Office Word 2003 : Chuyển đổi làm việc Header và Footer : Đóng công cụ lại 2) Đánh số trang - Ngoài việc chèn số trang tự động tính Header and Footer, bạn có thể chèn số trang tự động lên tiêu đề trang cách: Vào menu Insert Page numbers… Hộp thoại Page numbers xuất hiện: Mục Position: chọn vị trí chèn số trang: o Bottom of page: chèn vào tiêu đề cuối o Top of page: chèn vào tiêu đề đầu trang Mục Aligment:dóng hàng cho số trang: o Right: bên phải trang o Left – bên trái trang o Center- trang Nếu chọn mục thực đánh số trang đầu tiên, trái lại trang đầu tiên không đánh số, đánh số từ trang thứ trở Mục Preview: để xem kết thiết lập trên trang tài liệu Nhấn OK để hoàn tất công việc 3) Xem tài liệu trước in: - Xem trước in (hay còn gọi Print preview) là việc quan trọng, đặc biệt người học word, chưa có nhiều các kỹ in ấn Qua màn hình Print Preview, bạn có thể quan sát trước cấu trúc trang in nh- nội dung chi tiết trên trang in Qua đó có điều chỉnh hợp lý, kịp thời tài liệu mình để in thu kết cao ý muốn - Để bật màn hình Print preview, bạn có thể làm theo hai cách: Cách 1: Mở menu File Print Preview Cách 2: Nhấn nút Print preview trên công cụ Standard 4) Tiến hành in - Sau đã soạn thảo xong tài liệu, đã kiểm tra lại các lỗi soạn thảo Bước này bạn thực in ấn tài liệu máy in - - Có nhiều cách cho bạn chọn lựa lệnh in ấn: Cách 1: Mở menu File Print Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hộp thoại Print xuất hiện: CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 55 www.hueitc.com (56) Giáo trình Microsoft Office Word 2003 Hộp Printer cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trường hợp máy tính bạn có nối tới nhiều máy in) Nút Properties cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho máy in cần Hộp Page range- cho phép thiết lập phạm vi các trang in: Chọn All – in toàn các trang trên tệp tài liệu Current page – in trang tài liệu chọn Pages – các trang cần in Qui tắc chọn các trang cần in sau: <từ trang>-<đến trang> Ví dụ: - Chỉ in trang số 5: In từ trang đến trang 10: 2-10 In từ trang đến trang 10; từ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15 Hộp Copies: số in, ngầm định là Nếu bạn in nhiều bản, hãy gõ số in vào đây Hộp Page per sheet để số trang tài liệu in trang giấy Ngầm định là 1, nhiên bạn có thể thiết lập nhiều số trang in trên trang giấy, đó cỡ bé Cuối cùng nhấn nút OK để thực việc in ấn CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 56 www.hueitc.com (57) Giáo trình Microsoft Office Word 2003 Phụ Lục Một Số Mẹo Khi Sử Dụng Winword Làm nào để sử dụng theo chế độ gõ tốc ký tiếng việt word? Nếu bạn sử dụng chế độ gõ theo phông chữ abc word, bạn có thể làm sau: Chọn nút điều khiển chế độ làm việc tốc ký trên bảng điều khiển abc Thiết lập các tổ hợp viết tắt cách bấm phím phải chuột vào nút tốc ký trên hàng nút bảng điều khiển chọn lệnh chế độ làm việcthêm/bớt tốc ký Của lệnh đơn Gõ nhóm ký hiệu viết tắt vào ô thay và loại từ thay vào ô bảng Chọn nút thêm để thêm tổ hợp vào danh sách bên hay chọn nút sửa để thay tổ hợp vào chỗ tổ hợp lựa Chọn nút loại bớt để bớt tổ hợp lựa danh sách Chọn ok để đồng ý Chú ý abc chèn dãy ký tự không định dạng khối chữ winword Tuy nhiên, chúng tôi khuyên các bạn không nên dùng cách này vì bạn định nghĩa chế độ gõ tắt thông qua khóa chữ, hiệu tác động lên toàn môi trường windows không riêng nội dung văn trên winword Do đó bạn phải thường xuyên chú ý bật tắt chế độ gõ tắt Nếu quên, gõ lệnh hay chọn chức tổ hợp phím, bạn thấy màn hình windows nhảy lung tung không theo điều khiển Làm cách nào đặt biểu tượng (icon) vào tài liệu soạn winword? Trong nhiều trường hợp chúng ta muốn làm cho văn sinh động thêm cách chèn vào vài hình ảnh là các biểu tượng (icon) có sẵn windows Chúng ta có thể thực các bước sau: Khởi động winword Mở cửa sổ accessories Kích hoạt object packager (kích kép chuột biểu tượng object packager) ấn trỏ chuột insert icon Xuất hiện: sơ đồ Chọn biểu tượng current icon Giả sử chọn biểu tượng: (chọn browse để tìm thêm biểu tượng mới) Chọn ok, quay object packager ấn trỏ chuột vào biểu tượng Thực lệnh edit/copy Quay lại cửa sổ winword 10 Đưa trỏ nơi cần đặt biểu tượng, thực lệnh edit/paste Trong thư mục winword có nhiều tệp đuôi *.tmp Các tệp này có ý nghĩa gì? Sinh từ đâu? Xóa chúng có ảnh hưởng gì không? Trong cách tổ chức thông tin trên đĩa, word ngầm định kiểu tệp dùng để nháp, lưu tạm thời là: *.tmp (temporary) Vì các tệp có kiểu *.tmp có thể xóa mà không có ảnh hưởng đến nội dung thông tin lưu CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 57 www.hueitc.com (58) Giáo trình Microsoft Office Word 2003 Các tệp nháp hay lưu tạp thời*.tmp sinh trên đĩa là người dùng thao tác sai quy trình, vào bỏ tắt nhiều bước Các chương trình ứng dụng chạy môi trường windows có thể chạy trên các máy có dung tích ram không lớn thường dùng phần đĩa cứng làm nhớ tạm Nó tự động lưu phần chương trình chưa dùng tới vào đĩa với các tệp kiểu *.tmp Khi người sử kết thúc công việc, thao tác trở dos tắt máy, các tệp nháp chính chương trình tự xóa Ngược lại, chạy chương trình, điện bạn tắt công tắc đột ngột thì các tệp nháp chương trình trên dĩa chưa bị xóa, kết xuất nhiều tệp có kiểu là *.tmp Nếu bạn không dọn dẹp các tệp nháp (*.tmp) thì hệ thống danh mục tệp bạn ngày càng đầy, dẫn đến việc truy tìm tệp gặp nhiều khó khăn, tốc độ máy chậm dần, bạn có thể cảm nhận máy mua thì chạy nhanh; càng sau tốc độ càng chậm dần (vì trên đĩa quá nhiều tệp nháp làm danh mục tên tệp quá đầy và thứ tự lộn xộn) Để khỏi phải gõ các đoạn văn lặp lại tài liệu Trong quá trình soạn thảo văn winword chúng ta thường gặp tình phải gõ gõ lại số từ cụm từ chí đoạn văn Để tăng tốc độ gõ bạn có thể cắt dán Nhưng phải lặp lại nhiều đoạn văn khác thì cách này không ổn Để tăng tốc độ soạn thảo văn bạn có thể sử dụng tính đánh văn tự động word Bạn hãy thực các thao tác sau: Đánh dấu từ đoạn văn cần gõ lặp lại tài liệu Chọn thực đơn edit/autotext Word cho xuất hộp thoại auto-text hình sau: Đánh tên đại diện cho dãy ký tự (autotext name) hộp name Chọn nút add để thêm vào danh sách Trong văn ta đánh tên đại diện và ấn phím F3 khối văn và định dạng nó chèn vào văn Cách này thường dùng để gõ tắt các tiêu đề các đoạn nội dung cố định văn tên quan đoạn văn cuối CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 58 www.hueitc.com (59) Giáo trình Microsoft Office Word 2003 Mục Lục L Ờ I G I Ớ I T H I Ệ U Bài 1: .2 Tổng quan Microsoft Office Word 2003 I> Giới thiệu: II> Chương trình Microsoft Office 1) Các cách khởi động .3 2) Các thành phần cửa sổ 3) Các thao tác III> Sử dụng vietkey để gõ dấu tiếng việt 1) Cách khởi động Vietkey 2) Các bảng mã thường dùng 3) Cách gõ dấu tiếng việt Bài 2: .8 Soạn Thảo Văn Bản I> Con trỏ văn .8 1) Các chế độ trỏ văn .8 2) Cách di chuyển trỏ văn (điểm chèn) II> Các thao tác văn .9 1) Lựa chọn (bôi đen văn bản) 2) Sao chép – di chuyển – xoá văn 10 III> Sử dụng số tiện ích trên Word 11 1) Tiện ích Undo và Redo 11 2) Tiện ích tìm kiếm và thay (Find and Replace): .12 3) Tính AutoCorrect: 13 IV> Cách khắc phục số lỗi thường gặp soạn thảo văn 14 Bài 3: 17 Định Dạng Văn Bản 17 I> Định dạng trang giấy 17 II> Sử dụng thước để xác định vị trí văn (đặt mức thụt lề) 18 III> Định dạng nội dung văn .18 1) Định dạng font chữ 18 2) Định dạng đoạn văn .20 3) Chèn các ký tự đặc biệt 21 4) Đánh dấu đầu đoạn và đánh số thứ tự tự động 23 5) Chuyển đổi các ký tự hoa thường .24 Bài 4: 26 Một Số Định Dạng Nâng Cao .26 I> Chia cột văn .26 1) Chia cột văn bản: 26 2) Sửa lại định dạng: .27 II> Tạo ký tự lớn đầu đoạn: 27 1) Cách tạo: 27 2) Điều chỉnh chữ cái lớn đầu đoạn: .27 III> Sử dụng Tab 28 1) Các loại Tab: 28 2) Cách đặt Tab (gieo Tab) 28 3) Cách xóa điểm Tab: 28 IV> Thanh công cụ định dạng: 28 CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 59 www.hueitc.com (60) Giáo trình Microsoft Office Word 2003 V> Sao chép định dạng: 29 Bài 5: 30 Hình Ảnh 30 I> Chèn ảnh vào văn 30 1) Chèn ảnh từ tập tin: 30 2) Chèn ảnh từ thư viện ảnh: .31 II> Tạo chữ nghệ thuật .32 1) Chèn chữ nghệ thuật: 32 2) Hiệu chỉnh: 32 III> Sử dụng các khối hình AutoShape 33 IV> Chèn công thức toán học 34 V> Thanh công cụ vẽ - Drawing .34 Bài 6: 36 Bảng Biểu – Table .36 I> Tạo bảng 36 II> Thao tác di chuyển - lựa chọn bảng 37 III> Chèn và xóa các cột và hàng 38 IV> Định dạng bảng 38 1) Trộn và tách các ô bảng: .38 2) Định dạng liệu ô .39 3) Tô và kẻ viền cho bảng 40 V> Tính toán trên bảng: 41 VI> Sắp xếp liệu bảng 42 Bài 7: 44 Biểu Đồ - Trộn Tài Liệu – In ấn .44 I> Biểu đồ: 44 1) Vẽ biểu đồ: 44 2) Thay đổi lại kiểu biểu đồ .45 3) Chỉnh sửa nội dung hiển thị trên biểu đồ .45 4) Quay và hiển thị biểu đồ theo hình ảnh 3-D 47 5) Thay đổi định dạng biểu đồ 48 6) Thay đổi định dạng điểm liệu 49 7) Thay đổi định dạng mặt đáy biểu đồ 49 8) Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ .49 II> Trộn tài liệu: 50 1) Chuẩn bị: 50 2) Cách trộn 50 III> In ấn 54 1) Tạo tiêu để đầu, tiêu đề cuối (Header and Footer) 54 2) Đánh số trang .55 3) Xem tài liệu trước in: .55 4) Tiến hành in 55 Phụ Lục .57 CopyRight: Lê Thiên Thiện Phong Trang 60 www.hueitc.com (61)