Trong khi soạn thảo văn bản, để thuận tiện trong việc trình bày các định dạng, tránh việc phải thực hiện nhiều thao tác cho một công việc, Word cung cấp công cụ Format Painter ( ), g[r]
(1)SỞ NỘI VỤ
CHUYÊN ĐỀ II
TIN HỌC VĂN PHÒNG TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG
KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHO CÁN BỘ, CÔNG CHỨC XÃ
(2)BÀI 1: MICROSOFT OFFICE WORD 2003 1 ĐỀ MỤC 1: Giới thiệu Microsoft Office Word 2003 (Word). 1.1 Giới thiệu Microsoft Office Word 2003.
Phần mềm Microsoft Office Word 2003 (trong tài liệu gọi tắt Word), một công cụ soạn thảo văn phổ biến cơng ty phần mềm tiếng Microsoft Nó cho phép người dùng làm việc với văn thô (text), hiệu ứng phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn thuận tiện Ngồi Word có cơng cụ kiểm tra tả, ngữ pháp với nhiều ngơn ngữ khác để hỗ trợ người sử dụng Các phiên Word thường lưu tên tập tin với đuôi doc hay docx đối với Word 2007 Hầu hết phiên Word mở tập tin văn thơ (.txt) làm việc với định dạng khác, chẳng hạn xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang web.
1.2 Khởi động khỏi chương trình Word. 1.2.1 Khởi động chương trình Word.
Cách 1: Chọn lệnh Start Windows: Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Word 2003, thao tác hình 1.
Hình 1: Mở chương trình Microsoft Office Word 2003.
Cách 2: Nháy đúp chuột trái vào biểu tượng phần mềm Microsoft Office Word 2003. tác vụ (task bar) hình desktop Windows,vv…
Cách 3: Nếu muốn mở nhanh tệp văn vừa soạn thảo gần máy tính làm việc, chọn Start \ Documents thư mục lưu trữ khác hay trong thư mục ổ lưu trữ ổ (D:), (E:) My Computer, chọn tệp văn bản (Word) cần mở Khi (Word) khởi động mở tệp văn vừa định.
(3)1.2.2 Thốt khỏi chương trình Word. - Mở mục chọn File \ Exit Hoặc
- Nháy chuột trái vào biểu tượng bên góc phải hình làm việc để thốt khỏi chương trình Hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4
√ Lưu ý: Trước khởi chương trình (Word), người sử dụng nên lưu lại (Save) văn tài liệu, trường hợp chưa lưu lại chương trình tự hỏi có lưu lại (nút Yes) hoặc khơng lưu lại (nút No), cịn nút Cancel để khỏi cửa sổ hình 2.
Hình 2: Hộp thoại hỏi trước khỏi chương trình có lưu tài liệu hay khơng. 1.3 Giao diện Word.
Sau khởi động xong, hình làm việc Word thường có dạng giao diện hình 3.
Hình 3: Giao diện chương trình Microsoft Office Word 2003. Môi trường làm việc Word gồm thành phần sau:
- Cửa sổ soạn thảo văn bản: Là nơi để chế tài liệu Người sử dụng gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung cửa sổ in máy in sử dụng lệnh in
Thanh thực đơn
Thanh thực đơn Thanh Thanh côngcông cụ chuẩn cụ chuẩn ThướcThước kẻ kẻ
Thanh trang thái
Thanh trang thái Thanh cuộn ngang Thanh cuộn ngang
Than h c uộn d
ọc ộn d cu anh Th ọc
Cửa sổ soạn thảo văn bản
Thanh tiêu đề
Thanh tiêu đề
Thanh định dạng
(4)- Thanh thực đơn (menu): Chứa lệnh để gọi tới chức Word trong làm việc Người sử dụng dùng chuột sử dụng tổ hợp phím để mở mục chọn
√ Lưu ý: Để mở menu lệnh bàn phím, dùng tổ hợp phím ALT + chữ được gạch chân (ví dụ: ALT + F để mở menu File).
- Thanh công cụ chuẩn: Bao gồm nhiều công cụ, công cụ bao gồm nút lệnh để phục vụ nhóm cơng việc
- Thước kẻ: Gồm thước (ruler) bao viền trang văn Sử dụng thước người sử dụng điều chỉnh lề trang văn bản, thiết lập điểm dịch (tabs) một cách đơn giản trực quan
- Thanh trạng thái: Giúp người sử dụng biết vài trạng thái cần thiết làm việc Ví dụ: Người sử dụng làm việc trang mấy, dòng bao nhiêu,.v.v
- Thanh cuộn: Gồm cuộn, cuộn dọc cuộn ngang dùng để di chuyển văn soạn thảo
- Thanh định dạng (Formatting Toolbar): Chứa biểu tượng định dạng, dùng để định dạng nhanh soạn thảo văn
- Thanh tiêu đề (Title): Hiển thị tên tệp văn Nếu văn chưa ghi hiển thị với tên (Document?).
Nếu văn ghi rồi, hiển thị với tên văn (Ví dụ: Baocao.doc). 1.3.1 Thanh tiêu đề (Title).
Thanh tiêu đề nằm ngang cửa sổ Trên tiêu đề từ trái qua phải có chức sau
Menu Control: Ở phía bên trái tiêu đề chứa nút lệnh , nháy chuột vào nút hiển thị hộp lệnh (Menu Control Box) hình Bao gồm chức sau:
- Restore: Khơi phục kích thước ban đầu - Move: Di chuyển cửa sổ
- Size: Thay đổi kích thước cửa sổ
- Minimize: Thu nhỏ cửa sổ thành biểu tượng - Maximize: Phóng to cửa sổ
(5)Hình 4: Hộp thoại (Menu Control). - Minimize: Thu nhỏ cửa sổ thành biểu tượng
- Maximize: Phóng to cửa sổ - Close: Đóng cửa sổ
1.3.2 Thanh thực đơn (Menubar). a Thực đơn File
Thanh thực đơn File (như hình 5) chứa tất lệnh liên quan đến file.
Hình 5: Thanh thực đơn (menu) file. - New: Tạo văn
- Open: Mở tệp văn cũ có đĩa - Close: Đóng tệp văn hành.
- Save: Ghi tệp văn bản.
- Save As: Ghi tệp văn dạng tệp văn \ tên mới. - Save as Web Page: Ghi tệp văn dạng trang web.
- File Search: Tìm kiếm tệp văn
- Web Page Preview: Hiển thị văn dạng web
- Page Setup: Định dạng khổ giấy, canh lề, khoảng cách dòng Thanh thực
(6)- Print Preview: Xem văn trước in. - Print: In văn bản.
- Send To: Chuyển đổi văn sang định dạng khác (mail, PowerPoint ). - Exit: Thốt khỏi chương trình
- Trong menu file hiển thị tệp văn mà người sử dụng mở trong khoảng thời gian trước
b Thực đơn Edit.
Thanh thực đơn Edit (như hình 6) chứa lệnh dùng để cắt, chép, dán, đối tượng văn Những lệnh liên quan đến chỉnh sửa menu Edit
Hình 6: Thanh thực đơn (menu) Edit.
- Undo Typing: Hủy thao tác vừa thực - Repeat Typing: Lặp lại thao tác vừa hủy - Cut: Cắt đối tượng.
- Copy: Sao chép đối tượng
- Office Clipboard: Cất đối tượng vào vùng nhớ đệm - Paste: Dán đối tượng
- Paste Special: Dán đối tượng với thuộc tính đặc biệt - Clear: Xóa khoảng trống tạo văn bản.
- Select All: Chọn toàn văn
- Replace: Thay cụm từ văn bản. Thanh thực
đơn Edit
(7)- Go to: Đến nhanh trang văn bản. c.Thực đơn View.
Thanh thực đơn View (như hình 7) chứa lệnh liên quan đến hiển thị
Hình 7: Thanh thực đơn (menu) View. - Normal: Hiển thị văn chế độ bình thường
- Web Layout: Hiển thị văn dạng trang web - Print Layout: Hiển thị văn dạng trang in.
- Outline: Hiển thị với dấu hiệu đầu dòng. - TaskPane: Hiển thị hộp thoại Getting Started. - Toolbars: Làm hiển thị thực đơn (menu). - Ruler: Hiển thị thước canh chỉnh
- Document Map: Hiển thị văn dạng cấu trúc mục lục - Thumbnails: Hiển thị danh sách trang văn bản.
- Header and Footer: Hiển thị tiêu đề để người sử dụng chỉnh sửa - Full Screen: Hiển thị văn tồn hình mà khơng có cơng cụ - Zoom: Hiển thị phóng to, thu nhỏ văn bản.
- Thực đơn Insert
(8)Hình 8: Thanh thực đơn (menu) Insert.
- Break: Ngắt trang vị trí trỏ.
- Page number: Chèn số trang vào văn bản.
- Date and time: Chèn ngày tháng hệ thống vào văn bản. - Symbol: Chèn ký tự đặc biệt vào văn bản.
- Comment: Chèn dòng ghi - Reference: Chèn ứng dụng đặc biệt - Picture: Chèn tranh, ảnh
- Diagram: Chèn đối tượng có sẵn chương trình sơ đồ, biểu đồ mà người sử dụng thêm ghi chỉnh sửa
- Text Box: Chèn text vào văn bản. - File: Chèn file vào văn
- Object: Chèn đối tượng đặc biệt vào văn
- Hyperlink: Chèn đường siêu liên kết văn với đối tượng khác. Thanh thực
(9)c Thực đơn Format.
Hình 9: Thanh thực đơn (menu) Format.
- Font: Định dạng font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ - Paragraph: Định dạng đoạn văn
- Bullets and Numbering: Định dạng tự động đánh dấu số đầu dòng - Borders and Shading: Định dạng kiểu đường viền, bóng cho bảng - Columns: Định dạng văn thành cột
- Tabs: Định dạng khoảng cách tabs - Drop cap: Định dạng kiểu chữ đầu dòng - Change case: Thay đổi kiểu chữ
- Background: Định dạng màu sắc văn
- Frames: Tạo, định dạng trang viết khác để ghi soạn thảo văn - AutoFormat: Định dạng ứng dụng chương trình
- Style and Formatting: Thiết lập kiểu định dạng tổng hợp Thanh thực đơn
(10)d Thực đơn Tools.
Hình 10: Thanh thực đơn (menu) Tools.
- Spelling and Grammar: Kiểm tra lỗi tả ngữ pháp (tiếng Anh) - Language: Chọn ngôn ngữ
- Word Count: Hiển thị trạng thái, số trang, số đoạn, số từ văn - AutoSummarize: Tạo kiểu đánh dấu cho văn bản.
- Protect Document: Thiết lập chế độ bảo mật cho văn - Options: Thiết lập tiện ích khác
e Thực đơn Table.
Thanh thực đơn Table (như hình 11) chứa tiện ích để chèn hiệu chỉnh bảng biểu vào văn Đến chương bảng biểu người sử dụng tìm hiểu sâu bảng biểu (Table).
Hình 11: Thanh thực đơn (menu) Table.
f Thực đơn Windows.
Thanh thực đơn Tools
(11)Hình 12: Thanh thực đơn (menu) Window.
1.3.3 Thanh công cụ (Toolbars).
Thanh công cụ Toolbars (như hình 13) nằm phía bên cửa sổ giao diện chương trình, chứa biểu tượng để thực chức thao tác với đối tượng văn
Hình 13: Thanh cơng cụ (Toolbars).
Để sử dụng chức công cụ, người sử dụng cần nháy chuột trái lên biểu tượng cơng cụ Các chức công cụ sau:
- New ( ): Tạo văn
- Open ( ): Mở tệp văn cũ có đĩa - Save ( ): Ghi tệp văn thực hiện.
- Permission ( ): Bảo vệ thông tin nhạy cảm trước truy cập trái phép từ xa (Information Rights Management).
- E-mail ( ): Mở cửa sổ chương trình Outlook để người sử dụng gửi thư điện tử - Print ( ): In tệp văn hành.
- Print Preview ( ): Xem trang văn trước in
- Spelling and Grammar ( ): Kiểm tra lỗi tả ngữ pháp (tiếng Anh). - Research ( ): Truy cập từ điển, tìm từ đồng nghĩa, dịch, tìm trực tuyến
- Cut ( ): Chuyển đoạn văn chọn vào nhớ đệm Clipboard, hiện lên người sử dụng bôi đen đoạn văn
(12)- Copy ( ): Sao chép đoạn văn chọn vào nhớ đệm Clipboard, chỉ lên người sử dụng bơi đen đoạn văn
- Paste ( ): Dán đối tượng lưu trữ Clipboard vào vị trí mà người sử dụng muốn Biểu tượng lên người sử dụng thực lệnh Cut lệnh Copy.
- Format Painter ( ): Chép kiểu định dạng, thực người sử dụng muốn đoạn văn chọn giống đoạn văn có trước
- Undo ( ): Hủy bỏ thao tác vừa thực - Redo ( ): Khôi phục lại lệnh Undo.
- Insert Hyperlink ( ): Chèn siêu liên kết đến đối tượng khác (Hyperlink). - Table and Border ( ): Hiển thị cơng cụ Table and Border Có chức kẻ bảng Word.
- Insert Table ( ): Chèn bảng biểu
- Insert Microsof Excel Worksheet ( ): Chèn bảng biểu thực chương trình Microsof Excel vào văn bản.
- Columns ( ): Định dạng văn dạng cột - Drawing ( ): Hiện ẩn công cụ Drawing.
- Document Map ( ): Thể cửa sổ văn dạng cấu trúc theo cách trình bày văn
- Show/Hide ( ): Hiện ẩn ký tự không in
- Zoom Control ( ): Phóng to hay thu nhỏ hình văn - Microsoft Offce Word Help ( ): Trợ giúp sử dụng Word.
- Read ( ): Thể văn giúp người sử dụng đọc dễ dàng người sử dụng biết văn có trang trang
- Style and Formatting ( ): Định dạng kiểu trình bày trang văn - Font ( ): Định dạng kiểu chữ cho văn
(13)- Bold ( ): Thể chữ văn chữ in đậm - Italic ( ): Thể chữ văn chữ in nghiêng - Underline ( ): Thể chữ văn chữ gạch chân - Align Left ( ): Canh thẳng lề bên trái
- Center ( ): Canh vào dòng - Align Right ( ): Canh thẳng lề bên phải - Justified ( ): Canh thẳng lề hai bên - Line Spacing ( ): Khoảng cách hai dòng - Numbering ( ): Kiểu định dạng liệt kê số thứ tự - Bullets ( ): Kiểu định dạng liệt kê ký tự đặc biệt - Decrease Indent ( ): Giảm lề trái trang giấy - Increase Indent ( ): Tăng lề trái trang giấy - Outside Borders ( ): Hiện ẩn khung đường viền - Highlight ( ): Đánh dấu đoạn văn màu - Font Color ( ): Chọn màu cho chữ
Người sử dụng ẩn, công cụ thường (cần) dùng cách: Chọn View \ Toolbar, đánh dấu chọn () vào công cụ mà người sử dụng cần gọi theo như hình 14
(14)1.3.4 Thước đo (Ruler). a Thước đo ngang.
Hình 16: Thước đo (Ruler). Trên thước đo ngang có đặc điểm sau:
Left Tab: Dấu Tab để chỉnh văn thẳng lề trái. Right Tab: Dấu Tab để chỉnh văn thẳng lề phải. Center Tab: Dấu Tab để chỉnh văn vào giữa. First Line Indent: Dòng lùi vào Tab. Left Indent: Điểm canh thẳng hàng lề trái.
b Thước đo dọc.
Hình 17: Chọn View \ chọn thước đo (Ruler) để hiển thị thước.
1.3.5 Thanh cuộn.
a Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll Bar).
Nằm dọc theo lề phải cửa sổ, có đặc điểm sau:
Phân chia trang thành phần, phần dùng để cuộn, phần cố định Di chuyển chuột đầu văn
Kéo rê trỏ chuột để cuộn nhanh văn lên xuống Di chuyển chuột cuối văn
Di chuyển chuột trang trước (ngược chiều – trang sau) Chọn đối tượng trình duyệt (Select Browse Object). b Thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll Bar).
Thanh cuộn ngang (như hình 18) nằm đáy cửa sổ soạn thảo bao gồm biểu tượng sau:
(15)Hình 18: Thanh cuộn ngang.
Normal View: Hiển thị trang văn dạng thông thường. Web Layout View: Hiển thị văn dạng trang Web. Print Layout View: Hiển thị văn dạng trang in. Outline View: Hiển thị văn dạng đánh dấu đầu dòng. Di chuyển sang trái để xem phần văn bên trái
Di chuyển sang phải để xem phần văn bên phải
Kéo rê chuột hộp trượt để di chuyển nhanh sang trái/phải
Trong trường hợp cuộn đứng ngang khơng hiển thị hình, vào Tools \ Options \ View \ đánh dấu vào ô:
- Vertical Scroll Bar: Thanh cuộn đứng (dọc).
- Horizontal Scroll Bar: Thanh cuộn ngang.Thanh định dạng (Formatting Toolbar). Thanh cơng cụ định dạng (như hình 19) dùng để định dạng nhanh văn bản, bao gồm biểu tượng sau:
Hình 19: Thanh định dạng (Formatting Toolbar).
Style: Kiểu trình bày văn Font: Lựa chọn phông chữ Font Size: Lựa chọn cỡ chữ
Bold: Bật/tắt chế độ chữ đậm Italic: Bật/tắt chế độ chữ nghiêng
Underline: Bật/tắt chế độ chữ gạch chân đơn Align Left: Canh thẳng lề bên trái
(16)Bullets: Đặt mục
Decrease Indent: Lùi bên trái Tab (ngầm định 1.27cm). Increase Indent: Tiến sang phải Tab.
Outside Border: Chọn hộp công cụ kẻ khung Highlight: Chọn màu tô văn
Font Color: Chọn màu chữ.
Thiết lập chế độ bật/tắt công cụ định dạng: Vào View \ Toolbars \ Formatting, đánh dấu chọn () bỏ dấu chọn
ĐỀ MỤC 2: Soạn thảo lưu văn 1.4 Tệp văn bản.
1.4.1 Tạo tệp văn mới. - Mở mục chọn File \ New;
- Bấm nút New công cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.
1.4.2 Mở tệp văn có sẵn. - Mở mục chọn File \ Open. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.
Hộp thoại Open xuất hình 20.
Hình 20: Hộp thoại Open.
(17)1.5 Lưu tệp văn bản.
1.5.1 Lưu tệp văn lần đầu.
Để ghi tài liệu làm việc lên đĩa, người sử dụng chọn cách sau: - Mở mục chọn File \ Save;
- Bấm nút Save công cụ chuẩn (Standard); - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S.
- Chọn đường dẫn đến thư mục: Files \ Save \ My Computer \ chọn đến ổ đĩa chứa thư mục cần lưu (Ví dụ: ổ (D:), (E:))
1.5.2 Lưu tệp văn với tên khác.
Hình 22: Hộp thoại Save As.
Để lưu tệp văn với tên khác có hai khả xảy ra:
Nếu tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hình 22, cho phép ghi tài liệu với tệp tin mới:
Hãy xác định thư mục (Folder) nơi chứa tệp tin gõ tệp tin vào mục File name.
Lưu ý: Nên thực thao tác ghi tài liệu thường xuyên soạn thảo tài liệu, để tránh liệu gặp cố điện, hay trục trặc máy tính
Để đặt cấu hình lưu tự động Word, người sử dụng vào Tools \ Options \ Save và
chọn để chương trình tự động lưu tài liệu
hoặc văn
1.6 Đóng tệp văn bản.
- Bằng menu lệnh: Vào Files \ Close.
- Bằng bàn phím: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4.
- Bằng chuột: Nháy chuột trái vào biểu tượng (X) góc phải cửa sổ. Bấm nút Save Gõ tên tập
(18)1.7 Soạn thảo văn bản.
1.7.1 Một số lưu ý soạn thảo văn bản.
- Khơng gõ phím Enter xuống dịng, đầy dịng, chương trình tự động chuyển xuống dịng
- Khi muốn ngắt đoạn, gõ phím Enter (Paragraph) tự động chuyển xuống dòng dưới. - Với đoạn văn có tính chất điều khiển phải dùng phím Tab để định vị. 1.7.2 Chế độ soạn thảo văn bản.
Trong soạn thảo văn bản, có hai chế độ chèn đè a Chế độ chèn (Insert).
Trong chế độ chèn nhập ký tự từ bàn phím, ký tự vị trí trỏ (Insert Pointer) đồng thời trỏ dời qua vị trí kề bên phải, chế độ mặc định Word.
b Chế độ đè (Overtype)
Trong chế độ đè, nhập ký tự từ bàn phím, ký tự lên vị trí trỏ Nếu vị trí trỏ có ký tự ký tự ghi đè lên ký tự cũ Để chuyển đổi trạng thái từ chế độ chèn sang chế độ đè, dùng phím Insert ngược lại, nháy chuột vào biểu tượng (OVR) trạng thái Khi chế độ chèn, dòng trạng thái ký hiệu Overtype (OVR) mờ
1.8 Tạo thêm loại bỏ biểu tượng công cụ (Toolbars).
Phương pháp thực Thêm \ Loại bỏ tiến hành theo bước
Hình 23: Thêm loại bỏ biểu tượng công cụ. Bước 1: Vào Tools \ Customize \ Commands.
Bước 2: Tại mục Categories, bấm chọn Menu để hiển thị biểu tượng cần chọn.
(19)Bước 4: Bấm vào nút Close để đóng lại. 1.9 Sao chép khối văn (Copy).
Để chép cần đánh dấu khối, sau sử dụng cách sau để thực hiện: 1.9.1 Sao chép bàn phím.
- Chọn khối văn cần chép (Bôi đen đoạn văn bản) - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để chép.
- Dịch chuyển trỏ đến vị trí cần chép
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V ( nhấn phím Insert) để dán. 1.9.2 Sao chép khối menu chuột phải.
- Chọn khối văn cần chép (Bôi đen đoạn văn bản)
- Nháy chuột phải vào khối văn bôi đen xuất menu nháy chuột trái chọn Copy để chép.
- Dịch chuyển trỏ đến vị trí cần chép
- Nháy chuột phải vào vị trí cần chép và chọn Paste để dán khối.
1.9.3 Sao chép khối menu lệnh. - Chọn khối văn cần chép
- Vào Edit \ Copy.
- Di chuyển trỏ đến vị trí cần chép - Vào Edit \ Paste để dán
1.9.4 Sao chép khối biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn.
- Chọn khối văn cần chép
- Nháy chuột vào biểu tượng để chép - Dịch chuyển trỏ vị trí cần chép
- Nháy chuột vào biểu tượng để dán
Chọn Copy
Chọn Paste
Chọn Cut
(20)1.10 Di chuyển khối văn (Move).
Để di chuyển khối văn bản, cần thực đánh dấu khối, sau sử dụng cách sau để thực hiện:
1.10.1 Dịch chuyển khối bàn phím - Chọn khối văn cần dịch chuyển
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X để cắt khối văn bản. - Dịch chuyển trỏ đến vị trí cần dịch chuyển đến
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V (hoặc nhấn phím Insert) để dán 1.10.2 Dịch chuyển khối Menu chuột phải.
- Chọn khối văn cần chép (Bôi đen đoạn văn bản)
- Nháy chuột phải vào khối văn bôi đen xuất menu nháy chuột trái chọn Cut để di chuyển
- Dịch chuyển trỏ đến vị trí cần dịch chuyển
- Nháy chuột phải vào vị trí cần dịch chuyển chọn Paste để dán khối 1.10.3 Dịch chuyển khối menu lệnh.
- Chọn khối văn cần dịch chuyển - Vào Edit \ Cut để xoá khối
- Dịch chuyển trỏ đến vị trí cần chuyển đến - Vào Edit \ Paste để dán khối.
1.10.4 Dịch chuyển khối biểu tượng công cụ chuẩn.
- Chọn khối văn cần dịch chuyển
- Nháy chuột vào biểu tượng để xoá khối
- Dịch chuyển trỏ đến vị trí cần chuyển dịch đến
- Nháy chuột vào biểu tượng để dán khối
Chọn Cut
Chọn Paste
Chọn Cut
(21)1.11 Xóa khối văn (Delete). 1.11.1 Xố khối bàn phím. - Chọn khối văn cần xố
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.
1.11.2 Xóa khối menu chuột phải. - Chọn khối văn cần xoá
- Nháy chuột phải vào khối văn bôi đen xuất menu nháy chuột trái chọn Cut để xóa.
1.11.3 Xố khối menu lệnh. - Chọn khối văn cần xố
- Vào Edit \ Cut.
1.11.4 Xóa khối biểu tượng công cụ chuẩn. - Chọn khối văn cần xoá
- Nháy chuột vào biểu tượng để xố khối 1.12 Khơi phục khối (Undo).
- Khơi phục khối bàn phím. + Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z. - Khơi phục khối menu lệnh.
+ Vào Edit \ Undo.
- Khôi phục khối biểu tượng công cụ chuẩn.
+ Nháy chuột vào biểu tượng ToolBar. 1.13 Huỷ lệnh khôi phục (Redo).
Lệnh khôi phục (Redo) thực lại lệnh xố, thao tác mà khơng cần đánh dấu lại. - Khơi phục khối bàn phím.
+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y. - Khơi phục khối menu lệnh.
+ Vào Edit \ Redo.
- Khôi phục khối biểu tượng công cụ chuẩn.
+ Nháy chuột vào biểu tượng ToolBar.
Chọn Cut
(22)1.14 Bài tập kiểm tra. Bài tập 1:
- Khởi động Word Quan sát hình làm việc, thành phần cửa sổ Thực hành thao tác: Phóng to, thu nhỏ, điều chỉnh kích thước, di chuyển cửa sổ
- Chọn Files \ Close để đóng cửa sổ (hoặc nhấn Ctrl-F4).
- Chọn Files \ New nhấn Enter, nháy vào biểu tượng New để mở văn bản
Bài tập 2:
- Nhập văn sau (ký hiệu: nghĩa Shift-Enter) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM () Độc lập - Tự - Hạnh phúc ()
QUYẾT ĐỊNH
- Chọn văn trên: Đưa chuột đến chữ đầu tiên, kéo lê đến vị trí cuối thả chuột - Nhấn Ctrl-E nháy vào biểu tượng chỉnh giữa, người sử dụng được:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc
QUYẾT ĐỊNH
- Chọn dòng "CỘNG NAM" nhấn Ctrl-[ để giảm font cỡ chữ.
- Chọn dòng "Độc phúc" nhấn ] để tăng cỡ font chọn [B] (hoặc nhấn Ctrl-B) để tạo font đậm.
Bài tập 3:
- Thực hành thao tác: Chọn nhóm ký tự, chọn dịng, chọn đoạn Thực tác động lên đối tượng chọn: Thay đổi tên font, cỡ font, thuộc tính (đậm, nghiêng, gạch chân) chỉnh theo lề (trái, phải, giữa, đều)
- Sử dụng lệnh Undo Redo để quan sát kết quả. 2 ĐỀ MỤC 3: Định dạng văn bản.
2.1 Định dạng ký tự
2.1.1 Định dạng ký tự Menu chuột phải.
(23)Hình 28: Menu chuột phải. và chọn Font xuất cửa sổ chọn Font hình 29.
Hình 29: Cửa sổ chọn Font.
- Thẻ Font: Cho phép thiết lập định dạng phông chữ.
- Hộp Font style dùng để chọn kiểu chữ: Regular chọn kiểu chữ bình thường, Italic chọn kiểu chữ nghiêng, Bold kiểu chữ đậm, Bold Italic kiểu chữ vừa đậm vừa nghiêng.
- Hộp Size dùng để chọn cỡ chữ.
- Hộp Font color dùng để chọn màu cho chữ.
- Hộp Underline style dùng để chọn kiểu đường gạch chân (Nếu kiểu chữ chọn là Underline).
- Nếu bấm nút Default: Kiểu định dạng thiết lập ngầm định cho đoạn văn sau
2.1.2 Định dạng ký tự công cụ.
Định dạng ký tự công cụ (Formatting) bao gồm: Phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho phép người dùng định dạng nhanh so với dùng menu lệnh
(24)- Dùng để chọn cỡ chữ
- Dùng để chọn kiểu chữ đậm(B), nghiêng(I), gạch chân(U) 2.1.3 Định dạng ký tự bàn phím.
Chọn khối ký tự cần định dạng, nhấn tổ hợp phím: - Ctrl + B: Để định dạng kiểu chữ đậm.
- Ctrl + I: Để định dạng kiểu chữ nghiêng. - Ctrl + U: Để định dạng kiểu chữ gạch chân. - Ctrl + Shift + + : Chỉ số trên.
- Ctrl + +: Chỉ số dưới.
“MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG”
- Chọn cỡ chữ Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn thực sau: Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản;
Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Size công cụ Standard Một danh sách cỡ chữ xuất cho phép chọn lựa gõ trực tiếp hộp Size này:
Ví dụ: Chọn cỡ chữ 16 (ban đầu cỡ chữ 12) đoạn văn trở thành “MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG”
- Chọn kiểu chữ Để chọn kiểu chữ (Chữ đậm, chữ nghiêng, chữ gạch chân) cho đoạn văn người sử dụng làm sau:
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản;
Bước 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ công cụ Standard: + : Kiểu chữ đậm (Phím nóng Ctrl + B)
“MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG”
+ : Kiểu chữ nghiêng (Phím nóng Ctrl + I)
“MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG”
+ : Kiểu chữ ghạch chân (Phím nóng Ctrl + U) “MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG”
+ Mặt khác thiết lập văn tổ hợp nhiều kiểu chữ: (vừa đậm vừa nghiêng vừa có gạch chân), ví dụ:
(25)“MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG”
“MẪU VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG”
2.2 Định dạng nhanh biểu tượng chổi sơn (Format Painter).
Trong soạn thảo văn bản, để thuận tiện việc trình bày định dạng, tránh việc phải thực nhiều thao tác cho công việc, Word cung cấp công cụ Format Painter ( ), giúp người sử dụng chép định dạng từ vùng định dạng sang vùng chưa định dạng, bao gồm định dạng phông chữ, cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ, độ giãn dòng Thao tác thực sau:
Bước 1: Bôi đen đoạn văn định dạng
Bước 2: Người sử dụng nháy chuột vào biểu tượng chổi sơn ( ) công cụ chuẩn
Bước 3: Di trỏ chuột đến đoạn cần định dạng, nháy chuột 2.3 Định dạng đoạn văn (Paragraph).
Để mở tính định dạng đoạn văn bản, mở mục chọn Format \ Paragraph, hộp thoại Paragraph xuất hình 38.
Hình 38: Hộp thoại định dạng đoạn văn (Paragraph). - Mục General:
+ Alignment: Chọn kiểu canh lề cho đoạn văn bản; + Justified: Canh lề trái lề phải;
+ Left: Canh lề trái; + Right: Canh lề phải;
(26)Bấm nút Ok để chấp nhận thuộc tính vừa thiết lập cho đoạn văn chọn; trái lại bấm nút Cancel để hủy bỏ công việc vừa làm.
2.3.1 Thiết lập Bullets Numbering. a Thiết lập Bullets.
Bước 1: Đặt trỏ lên đoạn cần đánh dấu đầu dịng chọn tính đánh dấu đầu dòng cách chọn mục: Format \ Bullets and Numbering
b Thiết lập Numbering.
Đặt trỏ lên đoạn cần đánh số mục chọn tính đánh số mục cách mở chọn mục: Format \ Bullets and Numbering, hộp thoại sau xuất hình 42
Hình 42: Hộp thoại Bullets and Numbering. Bước 2: Thiết lập thông tin đánh số mục thẻ Numbered 2.3.2 Thiết lập Tabs.
Thiết lập Tabs công cụ sử dụng nhiều việc nhập văn Ngoài khả năng dịch chuyển trỏ theo bước nhảy, mục giới thiệu cách sử dụng Tabs cho việc tạo văn hiển thị dạng cột
Bài toán đặt ra: Hãy tạo bảng liệu sau;
STT Họ Tên Địa chỉ
1 Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn
2 Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du
(27)Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cột bảng hộp thoại Tabs sau: Mở bảng chọn Format \ Tabs, hộp thoại Tabs xuất hình 44.
Hình 44: Hộp thoại Tabs.
Muốn xóa bỏ điểm tabs đó, việc dùng chuột kéo chúng (điểm tabs đó) ra khỏi thước kẻ
2.4 Định dạng trang văn (Page Setup).
Để tiến hành việc định dạng vào Files \ Page Setup, sau định dạng theo thẻ hình 47
Hình 47: Hộp thoại định dạng Page setup.
2.4.1 Định dạng lề văn (Margins) - theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ.
- Margins: Dùng để định dạng lề
(28)+ Left: Khoảng cách lề trái (30 - 35mm) + Right: Khoảng cách lề phải (15 - 20mm)
+ Guiter: Khoảng cách mép giấy trái (gáy văn bản) + Guiter Position: Vị trí gáy văn
- Orientation: Định dạng chiều trang giấy.
+ Portrait: Định dạng trang giấy in theo chiều đứng + Landscapes: Định dạng trang giấy in theo chiều ngang 2.5 Định dạng cột văn bản.
a Chia cột văn bản.
Bước 1: Bôi đen vùng văn cần chia thành nhiều cột;
Bước 2: Chọn mục Format \ Columns Hộp thoại Columns xuất hình 50.
Hình 50: Hộp thoại chia cột văn Columns. Thiết lập thông số cho hộp thoại Columns với ý nghĩa sau: - Ý nghĩa hộp chọn mục Presets sau:
+ One: cột; + Two: cột; + Three: cột;
+ Left: Chia văn thành cột, cột bên trái có chiều rộng nửa cột bên phải;
(29)Người sử dụng thiết lập số cột cần tạo nhiều cách gõ số cột vào mục Number of Columns;
- Mục Width and Spacing: Cho phép thiết lập thông số chiều rộng khoảng cách cột Người sử dụng dùng chuột (hoặc gõ) thay đổi giá trị mục Width, độ rộng cột tương ứng thay đổi (hãy nhìn hình mục Preview để xem trước kết quả). Hoặc thay đổi giá trị Spacing.
b Tạo chữ lớn đầu văn bản.
Bước 1: Đặt trỏ lên vị trí đoạn văn cần tạo chữ lớn; khởi động tính DropCap cách: Mở mục chọn Format \ DropCap,…Hộp thoại DropCap xuất hiện hình 51
Hình 51: Hộp thoại DropCap. Bước 2: Thiết lập thông số cho chữ lớn này:
Mục Position để chọn kiểu chữ cần đặt Có kiểu chữ là: None khơng thiết lập, Dropped In Margin
Cuối bấm Ok để hoàn tất. 2.6 Bài tập kiểm tra.
Bài tập 1: Nhập vào đoạn văn sau QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập phận tiếp nhận trả hồ sơ giải thủ tục hành theo cơ chế cửa, cửa liên thông UBND Xã….
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ………… Căn Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003;
Căn Quyết định số 93/2007/QĐ - TTg ngày 22/6/2007 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy chế thực chế cửa, chế cửa liên thơng quan hành nhà nước địa phương;
(30)hành thực từ cấp xã , phường địa bàn tỉnh…; Xét đề nghị Văn phòng HĐND – UBND Xã…………,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều Thành lập Bộ phận tiếp nhận trả hồ sơ giải thủ tục hành theo cơ chế cửa, cửa liên thông xã……;
Điều Bộ phận tiếp nhận trả hồ sơ có trách nhiệm tiếp nhận phối hợp với bộ phận chuyên môn thuộc UBND giải thủ tục hành cho tổ chức công dân đến giao dịch xã… ;
Điều Bộ phận tiếp nhận trả kết theo thủ tục chế cửa, cửa liên thông cán bộ, công chức chuyên môn thuộc UBND xã chịu trách nhiệm thi hành định này./
3 ĐỀ MỤC 4: Làm việc với bảng biểu. 3.1 Tạo bảng.
Để tạo lập bảng biểu mới, người sử dụng thực cách sau: Cách 1: Người sử dụng chọn mục Insert Table.
Để chèn bảng lên tài liệu, mở mục chọn: Table \ Insert Table…Hộp thoại Insert Table xuất hình 53.
Hình 53: Hộp thoại tạo bảng Insert Table. Hãy điền thông tin cấu trúc bảng lên hộp thoại này:
Mục Table size: Cho phép thiết lập số cột (Columns) số dòng (Rows) cho bảng: Gõ số cột bảng vào mục: Number of columns;
Gõ số dòng bảng vào mục: Number of rows.
Mục AutoFit behavior: Thiết lập số thuộc tính tự động chỉnh: Fixed column with: Sẽ cố định chiều rộng cột là: Auto tự động
(31)Hình 55: Bảng chọn dịng cột. 3.2 Chọn ơ, hàng, cột, bảng.
3.2.1 Chèn thêm hàng (Insert \ Rows) hình 60.
Hình 60: Chèn thêm hàng (Insert Rows).
3.2.2 Chèn thêm cột (Insert \ Columns).
Hình 61: Chèn thêm cột (Insert Columns).
3.2.3 Chèn thêm (Insert \ Cells).
Hình 62: Chèn thêm (Insert Cells). 3.3 Xố hàng, xố cột, xố ô.
3.3.1 Xoá hàng (Delete \ Rows). - Chọn hàng cần xố.
(32)Hình 63: Xóa hàng (Delete Rows).
- Xố bàn phím: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X. - Xố nút lệnh công cụ chuẩn: Nháy chuột vào biểu tượng kéo
3.3.2 Xoá cột (Delete \ Columns). - Chọn cột cần xoá
- Xoá menu lệnh: Vào Table \ Delete \ Columns hình 64.
Hình 64: Xóa cột (Delete Columns).
- Xố bàn phím: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X. - Xố nút lệnh cơng cụ chuẩn: Nháy chuột vào biểu tượng kéo
3.3.3 Xố (Delete Cells). - Chọn cần xố
- Vào Table \ Delete \ Cells, xuất hộp thoại hình 65 để người sử dụng lựa chọn
(33)3.4 Trộn ô, hàng, cột (Merge Cells). - Chọn ô, cột cần trộn lại với nhau.
- Vào Table \ Merge Cells, xuất hộp thoại hình 66
Hình 66: Trộn ơ, hàng, cột (Merge Cells). 3.5 Tách ô, tách cột (Split Cells).
3.5.1 Tách ô.
- Đặt trỏ vào ô cần tách
- Vào Table \ Split Cells, xuất hộp thoại hình 67 để người sử dụng khai báo tham số sau:
Hình 67: Tách Split Cells. + Number of columns: Tách thành cột + Number of rows: Tách thành hàng 3.5.2 Tách cột (Split Columns).
- Chọn cột cần tách
- Vào Table \ Split Cells, khai báo tham số sau: + Number of columns: Tách thành cột. + Number of rows: Tách thành hàng.
3.6 Thay đổi độ rộng cột, hàng, ô, bảng (Table Properties).
(34)- Vào Format \ Borders and Shading, Word mở hộp thoại hình 73 gồm các mục: Borders, Page Border Shading.
a.Thẻ Borders (khung viền).
Hình 73: Thiết lập khung viền (Borders). - Setting: Thiết lập chế độ.
+ None: Huỷ bỏ khung viền. + Box: Tạo đường viền cho ô.
+ All: Đường viền giống
+ Grid: Đường viền khung khác đường kẻ bảng. + Custom: Tuỳ chọn kiểu đường kẻ
- Style: Chọn kiểu đường kẻ. - Color: Chọn màu đường kẻ. - Width: Chọn độ đậm đường kẻ.
a Thẻ Page Border (đường viền trang).
(35)- Setting: Thiết lập chế độ.
+ None: Huỷ bỏ khung viền. + Box: Tạo đường viền cho ô. + Shadow: Tạo đường viền bóng. + 3D: Tạo đường kẻ bóng 3D. + Custom: Tuỳ chọn kiểu đường kẻ. - Style: Chọn kiểu đường kẻ.
- Color: Chọn màu đường kẻ. - Width: Chọn độ đậm đường kẻ.
3.7 Tạo dòng tiêu đề (Heading Rows Repeat).
Trong nhiều bảng tổng hợp, báo cáo thường nhiều cột, nhiều trang dẫn đến việc nhớ tiêu đề cột trang khó Để thuận tiện cho người sử dụng, Word tạo cơng cụ nhắc lại dịng tiêu đề chuyển sang trang Để thực hiện, đặt trỏ vào dòng tiêu đề, vào Table \ Heading Rows Repeat.
3.8 Quay chữ bảng.
Hình 77: Quay chữ bảng.
Format \ Text Direction, chọn hướng quay chữ phù hợp với bảng Để huỷ bỏ, quay về trạng thái ban đầu, vào lại Format \ Text Direction, chọn hướng nằm ngang.
3.9 Đánh số thứ tự bảng biểu.
- Vào Format \ Bullets and Numbering \ Numbered \ chọn kiểu đánh số, bấm trỏ chuột vào biểu tượng đánh số thứ tự công cụ định dạng
(36)3.10 Phương pháp xếp bảng biểu.
Trên bảng biểu, Word cho phép xếp liệu theo nhiều tiêu chí, theo hướng tăng, giảm dần, tính tiêu đề khơng tính tiêu đề Việc xếp thực theo phương pháp sau:
Hình 78: Phương pháp xếp bảng biểu. - OK: Sau khai báo xong, bấm Ok để thực hiện.
3.11 Bài tập kiểm tra. Bài tập 1: Tạo bảng.
- Dùng menu Table \ Insert Table tạo bảng cột, hàng Sau xóa tạo lại bằng cách dùng biểu tượng chèn bảng
- Nhập nội dung vào bảng (cột STT đánh số tự động)
STT Họ tên Chèn cột ngày sinh Lương
1 Nguyễn Văn A Tùy ý 350000
2 Nguyễn Văn B Tùy ý 300000
3 Trần Văn A Tùy ý 400000
chèn abc Tùy ý Lương
4 Trần Văn B Tùy ý 370000
chèn bcd Tùy ý Lương
5 Nguyễn Văn C Tùy ý 380000
- Chọn hàng thứ chèn thêm hàng, nhập nội dung tùy ý - Chọn hàng thứ chèn thêm hàng, nhập nội dung tùy ý
- Xóa hàng thứ Sau chọn cột Lương (cột thứ 3) chèn thêm cột, với tên Ngày sinh Nhập ngày sinh tùy ý
- Chọn toàn bảng dùng lệnh Table \ Properties để chỉnh bảng giữa, đặt độ rộng cho cột theo thứ tự sau: 1cm, 4cm, 2cm, 3cm Khoảng cách hai cột 0,2 cm
(37)STT Họ tên Ngày sinh Lương
1 Nguyễn Văn A tùy ý 350000
2 Tên chèn lần 2 tùy ý Lương mới
3 Tên chèn lần 1 tùy ý Lương mới
4 Nguyễn Văn B tùy ý 300000
5 Nguyễn Văn C tùy ý 370000
4 ĐỀ MỤC 5: Các cơng cụ tiện ích Word. 4.1 Tìm kiếm thay cụm từ văn bản. 4.1.1 Tìm kiếm cụm từ văn bản.
Để tìm kiếm cụm từ tài liệu thực sau:
Bước 1: Chọn vùng văn muốn tìm kiếm Nếu khơng lựa chọn vùng văn Word tìm kiếm tồn văn bản.
Bước 2: Khởi động tính tìm kiếm văn cách: Chọn mục Edit \ Find, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace xuất hình 79
Hình 79: Hộp thoại tìm kiếm cụm từ (Find and Replace).
Bước 3: Thiết lập thơng tin tìm kiếm thẻ Find, ý nghĩa mục sau: - Gõ từ muốn tìm kiếm vào mục Find what: Ví dụ Việt Nam;
- Thiết lập tùy chọn tìm kiếm mục Search Options sau: - Match case, tìm kiếm mà khơng phân biệt chữ hoa, chữ thường; - Find whole words only, tìm từ độc lập;
Bước 4: Bấm nút Find next, trỏ chuột đến vị trí cụm từ cần tìm bơi đen hiển thị lên hình
4.1.2 Tìm thay cụm từ văn bản.
Bước 1: Chọn vùng văn muốn tìm kiếm, khởi động tính tìm kiếm văn bản;
Bước 2: Thiết lập thông tin cụm từ cần tìm thay cụm từ thẻ Replace hộp thoại hình 80
Gõ cụm từ cần tìm vào
(38)Hình 80: Hộp thoại tìm kiếm thay tiếp. - Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what:
- Gõ cụm từ thay mục Replace with:
Hộp thoại thiết lập thông tin tìm kiếm cụm từ Viet Nam, tìm thấy thay thế cụm từ Việt Nam.
Bước 3: Bấm nút Find next để tìm đến vị trí văn chứa cụm từ cần tìm, tìm thấy có thể bấm nút Replace để thay cụm từ tìm cụm từ định mục Replace with, bấm nút Replace All, Word tự động thay toàn cụm từ tìm được định
4.2 Các ký tự đặc biệt văn bản. 4.2.1 Chèn ký tự
vào Insert \ Symbol, để mở bảng chứa ký hiệu đặc biệt, chọn ký tự, bấm vào Insert.
4.3 Chế độ đồ họa văn bản.
- Vào menu View \ Toolbars \ Drawing nháy chuột vào biểu tượng Drawing cơng cụ chuẩn hình 83
Hình 83: Thanh công cụ chuẩn (Drawing). Thanh công cụ vẽ gồm đối tượng sau:
Menu Draw: Chứa chức đồ họa. Selects object: Chọn nhóm đối tượng.
Menu AutoShape: Chứa công cụ vẽ đường khung. Gõ cụm từ cần tìm
(39)Line: Dùng để vẽ đưởng. Arrow: Dùng để vẽ mũi tên.
Rectangle: Dùng để vẽ hình chữ nhật. Oval: Dùng để vẽ hình Oval.
Text Box: Dùng để vẽ hộp văn bản.
Insert WordArt: Dùng để chèn chữ nghệ thuật.
Insert Diagram or Organization Chart: Chèn biểu đồ sơ đồ. Insert Clip Art: Dùng để chèn hình mẫu.
Insert Picture: Dùng để chèn hình ảnh. Fill Color: Dùng để tô màu nền.
Line Color: Dùng để tô màu đường kẻ. Font Color: Dùng để tô màu chữ.
Line Style: Dùng để tô định dạng đường kẻ.
Dash Style: Định dạng kiểu dấu gạch ngang đứt đoạn. Arrow Style: Định dạng kiểu mũi tên.
Shadow: Tơ bóng đối tượng.
3-D Style: Định dạng kiểu không gian chiều.
Muốn vẽ đối tượng đồ họa, di chuyển trỏ đến vị trí cần tạo, nháy chuột vào biểu tượng tương ứng công cụ vẽ
4.3.1 Sử dụng cơng cụ AutoShape:
Hình 84: Cơng cụ AutoShape.
(40)Để mở công cụ AutoShape vào Insert \ Picture \ AutoShape hình 84, gồm đối tượng sau:
Lines: Vẽ đường.
Connectors: Các mối liên kết. Basic Shapes: Các hình bản.
Block Arrows: Các mũi tên dạng khối. Flowchart: Vẽ lưu đồ.
Stars and banners: Dạng hình biểu ngữ. Callouts: Khung diễn giải (ô gọi).
More AutoShapes: Các loại đối tượng khác.
Dùng AutoShape vẽ đối tượng hình 85, thực theo bước sau:
Hình 85: Cơng cụ AutoShape.
4.3.2 Tạo chữ nghệ thuật (WordArt).
- Vào menu Insert \ Picture \ WordArt nháy chuột vào biểu tượng WordArt công cụ vẽ để mở bảng mẫu trình bày hình 86
Hình 86: Hộp thoại tạo chữ nghệ thuật.
- Chọn kiểu tương thích, nháy đúp chuột vào đối tượng lựa chọn để mở hộp thoại Edit WordArt Text để nhập nội dung
(41)Để định dạng, dùng nút dụng cụ công cụ WordArt, nháy chuột vào đối tượng, giữ kéo rộng thu hẹp quay đối tượng theo hướng khác
Insert WordArt: Chèn WordArt mới. Edit Text: Soạn thảo nội dung.
WordArt Gallery: Mở hộp thoại WordArt Gallery. Format WordArt: Định dạng WordArt.
WordArt Shape: Kích hoạt dạng WordArt. Text Wrapping: Định vị WordArt văn bản.
WordArt same letter Height: Định dạng chiều cao chữ nhau. WordArt vertical Text: Định dạng hướng hiển thị văn bản.
WordArt Alignment: Định dạng lề văn bản.
WordArt Character Spacing: Định dạng khoảng cách chữ. - Thay đổi hình dạng WordArt:
Muốn thay đổi hình dạng WordArt phù hợp với phối cảnh, nháy chuột vào nút WordArt Shape công cụ vẽ, chọn lại kiểu WordArt.
4.4 Chèn hình mẫu (Clip Art).
- Vào menu Insert \ Picture \ Clip Art, nháy chuột vào biểu tượng Insert Clip Art công cụ vẽ.
- Chọn hình ảnh phù hợp, thực lệnh Copy , quay văn bản, thực Paste
- Nếu muốn hình ảnh có khung viền, cần phải tạo khung (Text Box), dán ảnh vào trong khung
4.4.1 Chèn hình ảnh từ tệp ảnh.
Vào Menu Insert \ Picture \ From File để mở hộp thoại Insert Picture Tại cửa sổ Look in, tìm địa lưu giữ tệp ảnh, chọn ảnh bấm vào Insert để thực chèn ảnh.
(42)Hình 89: Định dạng vị trí ảnh tiếp. - Wrapping Style: Vị trí ảnh.
+ In line with text: Cùng dòng với văn bản. + Square: Văn bao quanh
+ Tight: Cùng khối với văn bản. + Behind text: Ẩn phía sau văn bản. + In front of text: Nổi lên văn bản 4.5 Chèn biểu đồ đồ thị.
Ngồi tính ưu việt nêu trên, Word cịn có nhiều tính quan trọng và hữu ích khác sau:
4.5.1 Tính vẽ biểu đồ.
Vào thực đơn Insert -> Object bảng chọn Object hình 91.
Hình 91: Hộp thoại chọn mục Microsort Graph Chart.
(43)Hình 92: Biểu đồ kết thu Kích thước biểu đồ tăng giảm cách đặt con trỏ vào chấm vuông khung biểu đồ
4.6 Một số phím tắt thơng dụng. - Ctrl+1:Giãn dịng đơn (1)
- Ctrl+2: Giãn dịng đơi (2) - Ctrl+5: Giãn dịng 1,5
- Ctrl+0 (zero):Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn - Ctrl+L: Canh dòng trái
- Ctrl+R: Canh dòng phải - Ctrl+E: Canh dòng giữa
- Ctrl+J: Canh dòng chữ dàn bên, thẳng lề - Ctrl+N: Tạo file mới
- Ctrl+O: Mở file có - Ctrl+S: Lưu nội dung file - Ctrl+P: In ấn file
- F12: Lưu tài liệu với tên khác - F7: Kiểm tra lỗi tả tiếng Anh
- Ctrl+X: Cắt đoạn nội dung chọn (bôi đen) - Ctrl+C: Sao chép đoạn nội dung chọn - Ctrl+V: Dán tài liệu
- Ctrl+Z: Bỏ qua lệnh vừa làm
(44)- Ctrl+Shift+P: Thay đổi cỡ chữ
- Ctrl+D: Mở hộp thoại định dạng font chữ - Ctrl+B: Bật/tắt chữ đậm
- Ctrl+I: Bật/tắt chữ nghiêng
- Ctrl+U: Bật/tắt chữ gạch chân đơn
- Ctrl+M: Lùi đoạn văn vào tab (mặc định 1,27cm) - Ctrl+Shift+M: Lùi đoạn văn lề tab
- Ctrl+T: Lùi dịng khơng phải dịng đầu đoạn văn vào tab - Ctrl+Shift+T: Lùi dịng khơng phải dòng đầu đoạn văn lề tab - Ctrl+A: Lựa chọn (bơi đen) tồn nội dung file
- Ctrl+F: Tìm kiếm ký tự
- Ctrl+G (hoặc F5): Nhảy đến trang số - Ctrl+H: Tìm kiếm thay ký tự - Ctrl+K: Tạo liên kết (link)
- Ctrl+]: Tăng cỡ chữ - Ctrl+[: Giảm cỡ chữ - Ctrl+W: Đóng file
- Ctrl+Q: Lùi đoạn văn sát lề (khi dùng tab) - Ctrl+Shift+>: Tăng cỡ chữ
- Ctrl+Shift+<: Giảm cỡ chữ
- Ctrl+F2: Xem hình ảnh nội dung file trước in - Alt+Shift+S: Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window - Ctrl+Enter: Ngắt trang
- Ctrl+Home: Về đầu file - Ctrl+End: Về cuối file
- Alt+Tab: Chuyển đổi cửa sổ làm việc - Start+D: Chuyển hình Desktop
- Start+E: Mở cửa sổ Internet Explore, My computer - Ctrl+Alt+O: Cửa sổ Word dạng Outline
(45)- Ctrl+Alt+P: Cửa sổ Word dạng Print Layout - Ctrl+Alt+L: Đánh số ký tự tự động
- Ctrl+Alt+F: Đánh ghi (Footnotes) chân trang - Ctrl+Alt+D: Đánh ghi dòng trỏ đó
- Ctrl+Alt+M: Đánh thích (nền màu vàng) di chuyển chuột đến xuất thích
- F4: Lặp lại lệnh vừa làm - Ctrl+Alt+1: Tạo heading 1 - Ctrl+Alt+2: Tạo heading - Ctrl+Alt+3: Tạo heading - Alt+F8: Mở hộp thoại Macro
- Ctrl+Shift++: Bật/Tắt đánh số (M2) - Ctrl++: Bật/Tắt đánh số (O2)
- Ctrl+Space (dấu cách): Trở định dạng font chữ mặc định - Esc: Bỏ qua hộp thoại
- Ctrl+Shift+A: Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Việt có dấu thì khơng nên chuyển)
- Alt+F10: Phóng to hình (Zoom) - Alt+F5: Thu nhỏ hình
- Alt+Print Screen: Chụp hình hộp thoại hiển thị hình - Print Screen: Chụp tồn hình hiển thị
- Ngồi để sử dụng Menu người sử dụng kết hợp phím Alt+ký tự gạch chân xử lý văn nhanh chóng, hiệu khơng tổ hợp phím tắt
4.7 Bài tập kiểm tra.
Bài tập 1: Chèn ký tự đặc biệt văn bản, lệnh chèn Symbol menu Insert Ví dụ như:
Các dấu hiệu thuộc font Wingdings ()
=> Các dấu hiệu thuộc font Symbol ( ) 5 ĐỀ MỤC 6: Trình bày in văn bản.
5.1 Trình bày tiêu đề trang in (Header and Footer).
(46)thông thường khác Nếu muốn chuyển xuống tiêu đề bấm vào biểu tượng khai báo tham số gồm:
Insert Auto Text: Chèn thông tin tệp tin
Insert Page Number: Chèn số trang theo trang văn Insert Number of Page: Chèn số trang văn
Format Page Number: Định dạng số trang văn bản.
Insert Date: Chèn ngày theo ngày hệ thống (Alt+Shift+D) Insert Time: Chèn theo hệ thống
Page Setup: Định dạng trang in.
Show / Hide Document Text: Bật/tắt chế độ hiển thị văn Same as Previous: Giống tiêu đề trang trước.
Switch Between Header and Footer: Chuyển đổi tiêu đề trên/dưới Show Previous: Hiển thị tiêu đề trang trước.
Show Next: Hiển thị tiêu đề trang sau.
Close: Đóng lại, quay chế độ soạn thảo.
5.2 Đánh số trang văn (Page Numbers).
(47)Hình 103: Hộp thoại đánh số trang (Page Number). - Position: Vị trí đánh số trang.
+ Top of Page (Header): Đầu trang. + Bottom of Page (Footer): Cuối trang. - Alignment: Vị trí số trang hiển thị.
+ Left: Góc bên trái + Center: Ở giữa. + Right: Góc bên phải.
+ Inside: Hai mép phía
+ Outside: Hai mép phía (Inside & Outsite dùng trường hợp in hai mặt giấy)
- Show Number on First Page: Bật/tắt chế độ hiển thị số trang đầu.
- Format: Dùng để thiết lập chế độ định dạng số trang, theo chữ số, chữ trang bắt đầu hình 104
Hình 104: Thiết lập chế độ định dạng số trang.
(48)- Đặt trỏ điểm cần ngắt trang.
- Vào Insert \ Break \ Page Break nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter hình 105.
Hình 105: Hộp thoại phân trang. 5.3 Kiểm tra văn trước in (Print Preview).
- Vào Menu File \ Print Preview, nháy chuột vào biểu tượng Print Preview cơng cụ chuẩn hình 108
- Phóng to, thu nhỏ: Trên hình Print Preview, trỏ chuột chuyển sang trạng thái kính lúp (Zoom ), dùng để phóng to, thu nhỏ trang hình (dấu cộng (+) phóng to, dấu trừ (-) thu nhỏ) Khi trạng thái dấu (+), nháy chuột để phóng ngược lại Để đóng chế độ
Print Preview, bấm vào Close công cụ Print Preview bấm phím Esc Dùng các phím PageUp, Page Down để lật trang.
Hình 108: Cửa sổ kiểm tra trước in (Print Preview). 5.4 In văn (Print).
(49)(50)MỤC LỤC
BÀI 1: MICROSOFT OFFICE WORD 2003……… 2
1 ĐỀ MỤC 1: Giới thiệu Microsoft Office Word 2003 (Word)………
1.1 Giới thiệu Microsoft Office Word 2003……….……
1.2 Khởi động khỏi chương trình Word………
1.3 Giao diện Word………
1.4 Tệp văn bản……… 16
1.5 Lưu tệp văn bản……… 17
1.6 Đóng tệp văn bản……… 18
1.7 Soạn thảo văn bản……… 18
1.8 Tạo thêm loại bỏ biểu tượng công cụ (Toolbars)……… 19
1.9 Sao chép khối văn (Copy)……… 19
1.10 Di chuyển khối văn (Move)……… 20
1.11 Xóa khối văn (Delete)……… 21
1.12 Khơi phục khối (Undo) ………21
1.13 Huỷ lệnh khôi phục (Redo)……… 22
1.14 Bài tập kiểm tra……… 22
2 ĐỀ MỤC 3: Định dạng văn bản……….23
2.1 Định dạng ký tự ………23
2.2 Định dạng nhanh biểu tượng chổi sơn (Format Painter)……… 25
2.3 Định dạng đoạn văn (Paragraph) ………25
2.4 Định dạng trang văn (Page Setup)……… 28
2.5 Định dạng cột văn ………29
2.6 Bài tập kiểm tra……… 30
3 ĐỀ MỤC 4: Làm việc với bảng biểu 31
3.1 Tạo bảng ………31
3.2 Chọn ơ, hàng, cột, bảng……… 32
3.3 Xố hàng, xố cột, xố ………32
3.4 Trộn ơ, hàng, cột (Merge Cells)……… 34
3.5 Tách ô, tách cột (Split Cells) ………34
3.6 Thay đổi độ rộng cột, hàng, ô, bảng (Table Properties) ………34
3.7 Tạo dòng tiêu đề (Heading Rows Repeat) ………36
3.8 Quay chữ bảng……… 36
3.9 Đánh số thứ tự bảng biểu ………37
3.10 Phương pháp xếp bảng biểu……… 37
3.11 Bài tập kiểm tra ………37
4 ĐỀ MỤC 5: Các công cụ tiện ích Word 38
4.1 Tìm kiếm thay cụm từ văn bản……… 38
4.2 Các ký tự đặc biệt văn ………39
4.3 Chế độ đồ họa văn ………39
4.4 Chèn hình mẫu (Clip Art) ………42
4.5 Chèn biểu đồ đồ thị……… 43
4.6 Một số phím tắt thơng dụng ………44
4.7 Bài tập kiểm tra 47 ĐỀ MỤC 6: Trình bày in văn 47
5.1 Trình bày tiêu đề trang in (Header and Footer) ……… 47
5.2 Đánh số trang văn (Page Numbers) ……… 48
5.3 Kiểm tra văn trước in (Print Preview)……… 49
(51)