Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: C¸ch 1: Chän lÖnh Start cña Windows: Start | Programs | Microsoft Word nÕ[r]
(1)PhÇn 1: Microsoft word T¸c gi¶: NguyÔn S¬n H¶i nshai@moet.edu.vn Trung tâm tin học – Bộ Giáo dục và đào tạo Lop4.com (2) Bµi më ®Çu Giíi thiÖu phÇn mÒm Microsoft Winword So¹n th¶o v¨n b¶n lµ c«ng viÖc ®−îc sö dông rÊt nhiÒu c¸c c¬ quan, xÝ nghiÖp còng nh− nhu cÇu cña bÊt kú c¸ nh©n nµo hiÖn Từ thủa xa x−a ng−ời đã biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn (máy gõ chữ) Gõ đến đâu, văn đ−ợc in đến đó trên giấy Các công việc dịch chuyển trên văn bản, nh− các kỹ soạn thảo văn còn thô sơ, đơn giản Để tạo đ−ợc văn bản, đòi hỏi ng−ời soạn thảo phải có kỹ sử dông m¸y gâ rÊt tèt (kh«ng nh− m¸y tÝnh b©y giê, hÇu nh− còng cã thÓ häc vµ so¹n th¶o ®−îc mét c¸ch râ rµng) So¹n th¶o lµ nh− vËy, cßn vÒ in Ên còng cã v« cïng khã kh¨n §ã lµ ngµy x−a, mµ c«ng nghÖ th«ng tin cßn ch−a ph¸t triÓn Ngày nay, mà công nghệ thông tin phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi tõng ngµy, nh÷ng bµi to¸n, nh÷ng khã kh¨n cña ng−êi ®ang dÇn dÇn ®−îc m¸y tính hoá, thì việc soạn thảo văn máy tính đã trở thành công viÖc rÊt b×nh th−êng cho bÊt kú biÕt sö dông m¸y tÝnh Mét nh÷ng phÇn mÒm m¸y tÝnh ®−îc sö dông réng r·i nhÊt hiÖn lµ Microsoft Word cña h·ng Microsoft hay cßn gäi phÇn mÒm Winword Ra đời từ cuối năm 1980, đến phần mềm Winword đã đạt đ−ợc tới hoµn h¶o lÜnh vùc so¹n th¶o v¨n b¶n còng nh− lÜnh vùc v¨n phßng cña bé phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê các đặc điểm bật phần mÒm nµy nh− sau: - Cung cấp đầy đủ các kỹ soạn thảo và định dạng văn đa dạng, dễ sö dông; - Khả đồ hoạ đã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) b¹n cã thÓ chÌn ®−îc nhiÒu h¬n nh÷ng g× ngoµi h×nh ảnh và âm lên tài liệu word nh−: biểu đồ, bảng tính,.v.v - Có thể kết xuất, nhập liệu d−ới nhiều loại định dạng khác Đặc biệt khả chuyển đổi liệu Word với các phần mềm khác Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn gi¶n vµ hiÖu qu¶ h¬n - Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ liệu trên mạng néi bé, còng nh− m¹ng Internet Cách khởi động Có nhiều cách có thể khởi động đ−ợc phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta có thể chọn các cách sau đây để khởi động: C¸ch 1: Chän lÖnh Start cña Windows: Start | Programs | Microsoft Word nÕu C¸ch 2: Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu t−îng cña phÇn mÒm Word nh− nh×n thÊy nã bÊt kú ë chç nµo: trªn t¸c vô (task bar), trªn mµn h×nh nÒn cña Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (3) Windows, vv C¸ch 3: NÕu muèn më nhanh mét tÖp v¨n b¶n võa so¹n th¶o gÇn ®©y nhÊt trªn m¸y tÝnh ®ang lµm viÖc, cã thÓ chän Start | Documents, chän tªn tÖp v¨n b¶n (Word) cần mở Khi đó Word khởi động và mở tệp văn vừa định M«i tr−êng lµm viÖc Sau khởi động xong, màn hình làm việc Word th−ờng có dạng nh− sau: HÖ thèng b¶ng chän HÖ thèng c«ng cô Th−íc kÎ Cöa sæ so¹n th¶o tµi liÖu Thanh tr¹ng th¸i Th−êng th× m«i tr−êng lµm viÖc trªn Word gåm thµnh phÇn chÝnh: - Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế tài liệu Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây Nội dung trên cửa sổ này đ−ợc in m¸y in sö dông lÖnh in - Hệ thống bảng chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức Word làm việc Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn - HÖ thèng c«ng cô: bao gåm rÊt nhiÒu c«ng cô, mçi c«ng cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ nhóm công việc nào đó Ví dụ: soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến công cụ chuẩn Standard và công cụ định dạng Formating; vẽ hình cần đến công cụ Drawing để làm việc - Th−íc kÎ: gåm th−íc (ruler) bao viÒn trang v¨n b¶n Sö dông th−íc nµy b¹n cã thÓ ®iÒu chØnh ®−îc lÒ trang v¨n b¶n, còng nh− thiÕt lËp c¸c ®iÓm dÞch (tab) cách đơn giản và trực quan - Thanh tr¹ng th¸i: gióp b¹n biÕt ®−îc mét vµi tr¹ng th¸i cÇn thiÕt lµm viÖc VÝ dô: b¹n ®ang lµm viÖc ë trang mÊy, dßng bao nhiªu, v.v T¹o mét tµi liÖu míi Lµm viÖc víi word lµ lµm viÖc trªn c¸c tµi liÖu (Documents) Mçi tµi liÖu ph¶i đ−ợc cất lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng DOC Th−ờng thì các tệp tài liệu bạn đ−ợc cất vào th− mục C:\My Documents trên đĩa cứng Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này làm việc với Word Thông th−ờng sau khởi động Word, màn hình trắng xuất Đó là Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (4) tài liệu mà Word tự động tạo Tuy nhiên để tạo tài liệu mới, bạn có thể sử dông mét c¸c c¸ch sau: - Më môc chän File | New ; hoÆc - NhÊn nót New trªn c«ng cô Standard; hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + N Ghi tài liệu lên đĩa Để ghi tài liệu làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn các cách sau: - Më môc chän File | Save ; hoÆc - NhÊn nót Save trªn c«ng cô Standard; hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + S SÏ cã hai kh¶ n¨ng x¶y ra: NÕu ®©y lµ tµi liÖu míi, hép tho¹i Save As xuÊt hiÖn, cho phÐp ghi tµi liÖu nµy bëi mét tÖp tin míi: Gâ tªn tÖp tin vµo ®©y! Hãy xác định th− mục (Folder)- nơi chứa tệp tin này gõ tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ Vanban1 nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liÖu Nếu tài liệu bạn đã đ−ợc ghi vào tệp, lệnh cất tất thay đổi trên tài liệu đ−ợc ghi lại lên đĩa Bạn nên thực thao tác ghi tài liệu vừa th−ờng xuyên soạn tài liệu, để tránh liệu gÆp c¸c sù cè mÊt ®iÖn, hay nh÷ng trôc trÆc cña m¸y tÝnh Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (5) Mở tài liệu đ∙ tồn trên đĩa Tài liệu sau đã soạn thảo trên Word đ−ợc l−u trên đĩa d−ới dạng tệp tin có phần mở rộng là DOC Để mở tài liệu Word đã có trên đĩa, bạn có thể chọn c¸c c¸ch sau ®©u: - Më môc chän File | Open; hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl+O Hép tho¹i Open xuÊt hiÖn: Hãy tìm đến th− mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối để tiếp tục Tệp tài liệu đ−ợc mở trên màn hình cïng nhÊn nót lÖnh Word Mặt khác, bạn có thể thực mở nhanh tệp tài liệu đã làm việc gÇn ®©y nhÊt b»ng c¸ch më môc chän File nh− sau: NhÊn chuét lªn tÖp tµi liÖu cÇn më ! TiÕp theo nhÊn chuét lªn tªn tÖp tµi liÖu cÇn më Tho¸t khái m«i tr−êng lµm viÖc Khi kh«ng lµm viÖc víi Word, b¹n cã thÓ thùc hiÖn theo mét c¸c c¸ch sau: - Më môc chän File | Exit hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Alt + F4 Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (6) Ch−¬ng 1: so¹n th¶o c¬ b¶n 1.1 Mét sè thao t¸c so¹n th¶o c¬ b¶n 1.1.1 NhËp v¨n b¶n NhËp v¨n b¶n lµ kh©u ®Çu tiªn qui tr×nh so¹n th¶o tµi liÖu Th«ng th−êng l−îng v¨n b¶n (Text) trªn mét tµi liÖu lµ rÊt nhiÒu, b¹n tiÕp cËn ®−îc cµng nhiÒu tính nhập văn thì càng tốt, lẽ nó làm tăng tốc độ chế tài liÖu a Sö dông bé gâ tiÕng ViÖt Ban ®Çu, m¸y tÝnh ch−a cã b¶ng m· tiÕng ViÖt mµ chØ cã nhÊt b¶ng m· chuÈn ASCCI B¶ng m· nµy bao gåm 128 kü tù La tinh (c¸c phÝm ch÷, c¸c phÝm sè và số các ký hiệu đặc biệt) §Ó cã thÓ ®−a ®−îc tiÕng ViÖt sö dông trªn m¸y tÝnh, c¸c nhµ lËp tr×nh ph¶i x©y dùng phÇn mÒm gâ tiÕng ViÖt vµ c¸c bé ph«ng ch÷ tiÕng ViÖt ®i kÌm HiÖn cã kh¸ nhiÒu c¸c bé gâ tiÕng ViÖt ®ang ®−îc sö dông nh−: VNI- ®−îc sö dông réng r·i ë phÝa Nam, VietWare- ®−îc sö dông nhiÒu ë miÒn Trung vµ ABC, Vietkey th× ®−îc sö dông réng r·i ngoµi B¾c Do mçi n¬i sö dông nh÷ng bé gâ riªng (b¶ng m· tiÕng ViÖt còng kh¸c nhau) nªn việc trao đổi thông tin gặp nhiều khó khăn Mới đây Chính phủ đã khuyến cáo sử dụng gõ và phông chữ Unicode Với hệ thống này việc trao đổi thông tin đã trở nên đơn giản nhiều Tuy nhiên nó gặp phải số khó khăn v× tÝnh t−¬ng thÝch víi c¸c hÖ thèng phÇn mÒm cò trªn m¸y tÝnh kh«ng cao TÊt nhiªn, Unicode sÏ lµ gi¶i ph¸p tiÕng ViÖt t−¬ng lai PhÇn mÒm tiÕng ViÖt chóng t«i giíi thiÖu cuèn gi¸o tr×nh nµy lµ ABC hoÆc Vietkey với kiểu gõ Telex Máy tính bạn phải đ−ợc gài đặt phần mềm này để cã ®−îc bé gâ vµ bé ph«ng ch÷ ®i kÌm Khi nµo trªn mµn h×nh cña b¹n xuÊt hiÖn biÓu t−îng: hoÆc lµ b¹n (kiÓu gâ tiÕng Anh), cã thÓ gâ ®−îc tiÕng ViÖt NÕu biÓu t−îng xuÊt hiÖn ch÷ E b¹n ph¶i nhÊn chuét lªn biÓu t−îng lÇn n÷a hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm nãng Alt + Z để chuyển chế độ gõ tiếng Việt Qui tắc gõ tiếng Việt nh− sau: Gâ §−îc ch÷ Gâ §−îc dÊu aa © f huyÒn aw ¨ s s¾c oo « r hái ow ¬ x ng· w − j nÆng Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (7) VÝ dô: Muèn gâ tõ: “ Céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa ViÖt Nam” B¹n ph¶i bËt tiÕng ViÖt vµ gâ lªn tµi liÖu nh− sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” * NÕu gâ z, tõ tiÕng ViÖt sÏ bÞ bá dÊu b Sö dông bµn phÝm BËt tiÕng ViÖt (nÕu b¹n muèn gâ tiÕng ViÖt) vµ sö dông nh÷ng thao t¸c so¹n th¶o thông th−ờng để soạn thảo tài liệu nh− là: - C¸c phÝm ch÷ a, b, c, z; - Các phím số từ đến 9; - C¸c phÝm dÊu: ‘,><?[]{}… - Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và số dấu; - Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ th−ờng; - Sử dụng phím ↵ Enter để ngắt đoạn văn bản; - Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab; - Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách; - Sử dụng các phím mũi tên: ←↑↓→ để dịch chuyển trỏ trên tài liệu; - Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển trỏ đầu cuối tõng trang mµn h×nh; - Phím Home, End để đ−a trỏ đầu cuối dòng văn bản; - Phím Delete để xoá ký tự văn đứng kề sau điểm trỏ; - Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề tr−ớc điểm trỏ 1.1.2 Thao t¸c trªn khèi v¨n b¶n Môc nµy cung cÊp nh÷ng kü n¨ng thao t¸c trªn mét khèi v¨n b¶n bao gåm : chép, cắt dán, di chuyển khối văn Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn a Sao chÐp Sao chÐp khèi v¨n b¶n lµ qu¸ tr×nh t¹o mét khèi v¨n b¶n míi tõ mét khèi v¨n đã có sẵn Ph−ơng pháp này đ−ợc áp dụng bạn cần phải gõ lại đoạn văn giống hệt gần giống với đoạn văn đã có sẵn trên tài liệu mặt nội dung nh− định dạng (chúng ta tìm hiểu khái niệm định dạng phần tiÕp theo) C¸ch lµm nh− sau: B−íc 1: Lùa chän (b«i ®en) khèi v¨n b¶n cÇn chÐp §Ó lùa chän khèi v¨n b¶n b¹n lµm nh− sau: - Di chuét vµ khoanh vïng v¨n b¶n cÇn chän; hoÆc - Dùng các phím mũi tên ←↑↓→ kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (8) Chọn đến đâu bạn thấy văn đ−ợc bôi đen đến đó B−íc 2: Ra lÖnh chÐp d÷ liÖu b»ng mét c¸c c¸ch: - Më môc chän Edit | Copy ; hoÆc - NhÊn nót Copy trªn c«ng cô Standard; hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + C; B−ớc 3: Dán văn đã chọn lên vị trí cần thiết Bạn làm nh− sau: §Æt trá vµo vÞ trÝ cÇn d¸n v¨n b¶n, lÖnh d¸n b»ng mét c¸c c¸ch sau: - Më môc chän Edit | Paste ; hoÆc - NhÊn nót Paste trªn c«ng cô Standard; hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + V B¹n sÏ thÊy mét ®o¹n v¨n b¶n míi ®−îc d¸n vµo vÞ trÝ cÇn thiÕt B¹n cã thÓ thùc hiÖn nhiÒu lÖnh d¸n liªn tiÕp, d÷ liÖu ®−îc d¸n sÏ lµ d÷ liÖu cña lÇn lÖnh Copy gÇn nhÊt b Di chuyÓn khèi v¨n b¶n Víi ph−¬ng ph¸p chÐp v¨n b¶n, sau chÐp ®−îc ®o¹n v¨n b¶n míi th× đoạn văn cũ tồn đúng vị trí nó Nếu muốn chép đoạn văn b¶n mét n¬i kh¸c vµ ®o¹n v¨n b¶n cò sÏ ®−îc xo¸ ®i (tøc lµ di chuyÓn khèi v¨n đến vị trí khác), ph−ơng pháp này giúp làm điều đó Có thể thực theo hai c¸ch nh− sau: C¸ch 1: B−íc 1: Lùa chän khèi v¨n b¶n cÇn di chuyÓn; B−íc 2: Ra lÖnh c¾t v¨n b¶n cã thÓ b»ng mét c¸c c¸ch sau: - Më môc chän Edit | Cut ; hoÆc - NhÊn nót Cut trªn c«ng cô Standard; hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + X Văn đã chọn bị cắt đi, chúng đ−ợc l−u nhớ đệm (Clipboard) cña m¸y tÝnh B−ớc 3: Thực lệnh dán văn (Paste) nh− đã giới thiệu trên vào vị trí định tr−ớc C¸ch 1: Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (9) B−íc 1: Lùa chän khèi v¨n b¶n cÇn di chuyÓn; B−íc 2: Dïng chuét kÐo rª vïng v¨n b¶n ®ang chän vµ th¶ lªn vÞ trÝ cÇn di chuyển đến Ph−¬ng ph¸p nµy gäi lµ kÐo – th¶ (drag and drop) 1.1.3 ThiÕt lËp Tab Tab lµ c«ng cô ®−îc sö dông rÊt nhiÒu viÖc nhËp v¨n b¶n Ngoµi kh¶ n¨ng dÞch chuyÓn ®iÓm trá theo tõng b−íc nhÈy, môc nµy sÏ giíi thiÖu c¸ch sö dông Tab cho viÖc t¹o mét v¨n b¶n hiÓn thÞ d−íi d¹ng c¸c cét Bài toán đặt ra: hãy tạo bảng liệu nh− sau: STT Hä vµ tªn §Þa chØ NguyÔn V¨n Quang 123, T©y S¬n Hå H¶i Hµ 68, NguyÔn Du D−¬ng Quèc To¶n 23/10 NguyÔn Tr·i NguyÔn Anh §øc 32/7 NguyÔn Tr·i C¸c b−íc lµm nh− sau: B−íc 1: §Þnh nghÜa kho¶ng c¸ch cho c¸c cét cña b¶ng bëi hép tho¹i Tab nh− sau: Më b¶ng chän Format | Tab , hép tho¹i Tab xuÊt hiÖn: - Hộp Default tab stops: để thiết lập b−ớc nhẩy ngầm định Tab Hình trên b−ớc nhẩy ngầm định là 0.5 cm (tức là nhần phím Tab, trỏ dịch đoạn 0.5 cm trên màn hình soạn thảo) Bạn có thể thay đổi giá trị b−ớc nhảy ngầm định Tab trên màn hình soạn thảo Word cách gõ giá trị số ( đơn vị là cm) vào hộp này; - B¶ng trªn cã cét, mçi cét sÏ ®−îc b¾t ®Çu t¹i mét vÞ trÝ cã kho¶ng c¸ch cè định đến lề trái trang văn mà ta phải thiết lập sau đây Giả sử cột STT c¸ch lÒ tr¸i 1cm, cét Hä vµ tªn c¸ch lÒ tr¸i cm, cét §Þa chØ c¸ch lÒ tr¸i cm Khi đó phải thiết lập các thông số này trên hộp thoại Tab nh− sau: Hộp Tab stop position: gõ (gõ khoảng cách từ cột STT đến mép lề trái Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (10) trang v¨n b¶n; ë môc Alignment- chän lÒ cho d÷ liÖu cét nµy (cét STT): Left – canh lÒ d÷ liÖu bªn tr¸i cét, Right- canh lÒ bªn ph¶i cét, Center – c¨n lÒ gi÷a cét, h·y chän Center Chän xong nhÊn nót Set T−¬ng tù lÇn l−ît khai b¸o vÞ trÝ Tab cho c¸c cét cßn l¹i: Hä vµ tªn (3) vµ cét §Þa chØ (8) §Ðn hép tho¹i Tab cã d¹ng: Cuối cùng nhấn nút Ok để hoàn tất việc thiết lập tab cho các cột và có thể sử dụng chúng nút Clear- để xoá bỏ điểm Tab chọn; nút Clear All - để xoá bá toµn bé c¸c ®iÓm tab ®ang thiÕt lËp trªn hép tho¹i) B−ớc 2: Cách sử dụng điểm Tab vừa thiết lập trên để tạo bảng liÖu: C¸c vÞ trÝ ®iÓm tab võa thiÕt lËp! Khi trỏ nằm đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập liệu cột STT Nhập xong nhấn Tab, trỏ chuyển đến vị trí tab (vị trí cột họ và tên) và nhập tiếp liệu Họ và tên Nhập xong nhấn Tab để nhập liệu cột Địa Làm t−ơng tự với các dòng tiếp theo, bạn đã có thể tạo đ−ợc bảng liệu nh− yªu cÇu ë trªn §Æc biÖt, chØ cÇn dïng chuét xö lý trªn th−íc kÎ n»m ngang (Vertical Ruler) b¹n còng cã thÓ thiÕt lËp vµ ®iÒu chØnh c¸c ®iÓm tab nh− võa råi C¸ch lµm nh− sau: §Ó t¹o ®iÓm tab cho cét STT (cã kho¶ng c¸ch lµ 1cm, lÒ gi÷a), h·y nhÊn chuét tr¸i lªn vÞ trÝ cm trªn th−íc kÎ n»m ngang Mét ®iÓm Tab cã kho¶ng c¸ch 1cm, lề trái (Left) đã đ−ợc thiết lập nh− sau: Muốn thay đổi lề cho điểm tab này là (Center), làm nh− sau: NhÊn kÐp chuét lªn ®iÓm tab võa thiÕt lËp, hép tho¹i Tab xuÊt hiÖn TiÕp theo chän lÒ cho ®iÓm tab ®ang chän trªn hép tho¹i nµy ë môc Alignment lµ Center Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (11) Chän Center Nhấn Set để thiết lập Tiếp theo nút Set để thiết lập T−¬ng tù, h·y t¹o tiÕp c¸c ®iÓm tab cho cét Hä tªn vµ cét §Þa chØ Muốn xoá bỏ điểm tab nào đó, việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó) khái th−íc kÎ 1.2 Các kỹ định dạng văn Nhập văn bao gồm các thao tác để gõ đ−ợc văn lên tài liệu Còn định dạng văn bao gồm các thao tác giúp bạn làm đẹp văn theo ý muốn 1.2.1 Định dạng đơn giản Giúp bạn có đ−ợc kỹ định dạng văn đầu tiên, đơn giản nh− lµ: ph«ng ch÷, mµu s¾c, cì ch÷, lÒ v.v H·y gâ ®o¹n v¨n b¶n sau: Mẫu văn định dạng a Chän ph«ng ch÷ §Ó chän ph«ng ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n; B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Font Standard Mét danh s¸ch c¸c kiÓu ph«ng ch÷ xuÊt hiÖn: trªn c«ng cô B¹n cã thÓ chän mét kiÓu phï hîp VÝ dô, sau chän kiÓu ph«ng đoạn văn đã chọn có dạng: .VnTimeH, Mẫu văn định dạng Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (12) - Bạn có thể bấm tổ hợp phím nóng Ctrl + Shift + F để gọi nhanh bảng chọn phông chữ; - Víi bé gâ Vietkey hoÆc ABC, nh÷ng ph«ng ch÷ cã tªn b¾t ®Çu bëi dÊu chÊm (.) lµ ph«ng ch÷ tiÕng ViÖt VÝ dô: vnTime, vnArial, vnTimeH; - Ph«ng tiÕng ViÖt kÕt thóc bëi ch÷ in hoa H, sÏ chuyÓn v¨n b¶n ®ang chän thµnh ch÷ in hoa VÝ dô: vnTimeH- lµ mét nh÷ng ph«ng ch÷ in hoa b Chän cì ch÷ §Ó chän cì ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n; trªn c«ng cô Standard Mét B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Size danh s¸ch c¸c cì ch÷ xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa HoÆc còng cã thÓ gâ trùc tiÕp cì ch÷ vµo môc Size nµy VÝ dô: sau chän cì ch÷ 18 (lóc ®Çu lµ cì 14), ®o¹n v¨n b¶n trªn sÏ trë thµnh: Mẫu văn định dạng Bạn có thể bấm tổ hợp phím nóng Ctrl + Shift + P để định vị nhanh đến hộp thiết lập cỡ chữ c Chän kiÓu ch÷ §Ó chän kiÓu ch÷ (kiÓu ch÷ bÐo, kiÓu ch÷ nghiªng, kiÓu ch÷ cã g¹ch ch©n) cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n; B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn nót kiÓu ch÷ trªn c«ng cô Standard: : KiÓu ch÷ bÐo (phÝm nãng Ctrl + B) Mẫu văn định dạng : KiÓu ch÷ nghiªng (phÝm nãng Ctrl + I) Mẫu văn định dạng : KiÓu ch÷ g¹ch ch©n (phÝm nãng Ctrl + U) Mẫu văn định dạng MÆt kh¸c cã thÓ thiÕt lËp v¨n b¶n bëi tæ hîp nhiÒu kiÓu ch÷: võa bÐo, võa nghiªng hoÆc võa cã g¹ch ch©n nh− lµ: Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (13) Mẫu văn định dạng Mẫu văn định dạng Mẫu văn định dạng d Chän mµu ch÷ §Ó chän mµu s¾c ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n trªn; B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Font Color Standard Mét b¶ng mµu xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa: trªn c«ng cô B¹n cã thÓ chän lo¹i mµu phï hîp b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn « mµu cÇn chän Ngoài ra, bạn có thể chọn mẫu màu độc đáo nhấn nút : ThÎ Standard cho phÐp chän mµu cã s½n cã thÓ chän; Hơn nữa, thẻ Custom cho phép định nghĩa màu cho riêng mình: Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (14) Xem mµu ®ang chän ë ®©y Bạn có thể chọn màu bảng các điểm màu, đồng thời có thể điều chỉnh đ−ợc tỷ lệ các màu đơn gam màu (Red- tỷ lệ màu đỏ; Green- tỷ lệ màu xanh lµ c©y; Blue- tû lÖ mµu xanh da trêi) e Chän mµu nÒn v¨n b¶n §Ó chän mµu nÒn cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, vÝ dô nh−: Mẫu văn định dạng h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n trªn; B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Hight light Standard Mét b¶ng mµu xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa: trªn c«ng cô Cã thÓ chän lo¹i mµu nÒn phï hîp b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn « mµu cÇn chän NÕu chän None- t−¬ng ®−¬ng viÖc chän mµu tr¾ng f Hép tho¹i Font Ngoài tính định dạng trên, hộp thoại Font cung cấp tính định dạng đặc biệt Để mở hộp thoại Font, kích hoạt mục chọn Format | Font Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (15) Thẻ Font: Cho phép thiết lập các định dạng phông chữ nh− đã trình bµy ë trªn, vÝ dô: - Hép Font- cho phÐp chän ph«ng ch÷; - Hép Font style- chän kiÓu ch÷: Regular- kiÓu ch÷ b×nh th−êng; Italic- kiÓu ch÷ nghiªng; Bold – kiÓu ch÷ bÐo; Bold Italic – kiÓu võa bÐo, võa nghiªng; - Hép Size- chän cì ch÷; - Font color- chän mµu cho ch÷; - Hộp Underline style: để chọn kiểu đ−ờng gạch chân (nếu kiểu chữ chọn lµ underline) - Ngoài ra, mục Effect cho phép thiết lập số hiệu ứng chữ đơn giản, bạn có thÓ chän chóng vµ xem thÓ hiÖn ë môc Preview - Nếu nhấn nút Default – kiểu định dạng này đ−ợc thiết lập là ngầm định cho c¸c ®o¹n v¨n b¶n míi sau nµy; Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (16) Chän kiÓu hiÖu øng ! KÕt qu¶ sÏ thu ®−îc ! Thẻ Text Effect: cho phép thiết lập số hiệu ứng trình diễn sôi động cho ®o¹n v¨n b¶n H·y chän kiÓu tr×nh diÔn ë danh s¸ch Animations: vµ xem tr−íc kÕt qu¶ sÏ thu ®−îc ë hép Preview 1.2.2 §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n mục 1.2.1 chúng ta đã làm quen với các thao tác định dạng văn cho vùng văn đã đ−ợc chọn (đ−ợc bôi đen) Trong phần này, chúng ta tìm hiểu cách định d¹ng v¨n b¶n trªn cïng ®o¹n v¨n b¶n Mỗi dấu xuống dòng (Enter) tạo thành đoạn văn Khi định dạng đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn văn đoạn đó, mà cần đặt điểm trỏ đoạn cần định dạng Để mở tính định dạng đoạn văn bản, mở mục chọn Format | Paragraph, hép tho¹i Paragraph xuÊt hiÖn: Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (17) Môc Aligment: chän kiÓu c¨n lÒ cho ®o¹n: - Justified – lề trái và lề phải; - Left – lề trái - Right – lề bên phải - Center – c¨n gi÷a lÒ tr¸i vµ ph¶i Môc Indentation: thiÕt lËp kho¶ng c¸ch tõ mÐp lÒ ®o¹n so víi lÒ trang: - Left – khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái trang văn bản; - Right- khoảng cách từ lề phải đoạn đến lề phải trang văn Ngầm định, hai khoảng cách này là - Trong môc Special nÕu chän: • First line: đó có thể thiết lập độ thụt dòng dòng đầu tiên đoạn vµo môc By: Đây là ví dụ đoạn văn thiết lập độ thụt đầu dòng (First line) so víi c¸c dßng tiÕp theo ®o¹n mét kho¶ng c¸ch 0.5 cm • Hanging: để thiết lập độ thụt dòng dòng thứ trở đoạn so với dßng ®Çu tiªn mét kho¶ng c¸ch ®−îc gâ vµo môc By: - Đây là ví dụ đoạn văn thiết lập độ thụt các dòng thứ trë ®i (Hanging) so víi dßng ®Çu tiªn ®o¹n mét kho¶ng c¸ch 0.5 cm • None: để hủy bỏ chế độ thụt đầu dòng trên đoạn Đây là ví dụ đoạn văn không thiết lập chế độ thụt đầu dòng trªn ®o¹n (None) Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (18) - Nếu mục Special là First line, đó có thể thiết lập độ thụt dòng dòng ®Çu tiªn ®o¹n vµo môc By: - Môc Spacing: cho phÐp thiÕt lËp c¸c kho¶ng c¸ch dßng: - Before – kho¶ng c¸ch dßng gi÷a dßng ®Çu tiªn cña ®o¹n tíi dßng cuèi cïng cña ®o¹n v¨n b¶n trªn nã; - After- để thiết lập khoảng cách dòng giữ dòng cuối cùng đoạn với dòng ®Çu tiªn cña ®o¹n sau nã; - Line Spacing - để chọn độ dãn dòng Ngầm định độ dãn dòng là (Single); Màn hình Preview cho phép xem tr−ớc kết định dạng đoạn vừa thiết lËp Nhấn Ok để chấp nhận thuộc tính vừa thiết lập cho đoạn văn chọn; trái lại nhấn Cancel để huỷ bỏ công việc vừa làm 1.3 ThiÕt lËp Bullets vµ numbering Phần này h−ớng dẫn cách thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và cách đánh số mục (Numbering) cho các tiêu đề trên tài liệu word 1.3.1 ThiÕt lËp Bullets Để đánh dấu đầu dòng đoạn văn bản, hãy làm theo các b−ớc sau đây: B−ớc 1: Đặt trỏ lên đoạn cần đánh dấu đầu dòng và kích hoạt tính đánh dấu đầu dòng cách mở mục chọn: Format | Bullets and Numbering , hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn: B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ dÊu ®Çu dßng ë thÎ Bulleted nh− sau: Dïng chuét nhÊn lªn kiÓu Bullet muèn thiÕt lËp (®o¹n v¨n b¶n nµy ®ang sö dông kiÓu bullet chän ë h×nh trªn); Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (19) Nhấn nút Picture , để chọn kiểu bullet là các hình ảnh khác, đó hộp tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn: Chọn loại bullet nhấn OK để hoàn tất Có thể nhấn nút Customize để thực vài thao tác định dạng cần thiết cho bullet ®ang chän: - Cã thÓ chän l¹i kiÓu bullet ë danh s¸ch Bullet character; - Nhấn nút Font để chọn loại phông chữ cho bullet; - Nhấn nút Bullet để có thể chọn bullet là ký tự đặc biệt (Symbol); - Mục Bullet position để thiết lập khoảng cách dấu bullet so với mép lề bªn tr¸i tµi liÖu; - Mục Text position để thiết lập khoảng cách từ văn (text) tới mép lề tr¸i cña tµi liÖu Nót lÖnh Bullet trên công cụ chuẩn giúp bạn thiết lập nhanh bỏ thiết lập định dạng đánh dấu đầu đoạn văn Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (20) 1.3.2 ThiÕt lËp Numbering Để đánh số mục cho các tiêu đề tài liệu, hãy làm theo các b−ớc sau đây: B−ớc 1: Đặt trỏ lên đoạn cần đánh số mục và kích hoạt tính đánh sè chØ môc b»ng c¸ch më môc chän: Format | Bullets and Nubering , hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn: B−ớc 2: Thiết lập thông tin đánh số mục thẻ Numbered nh− sau: Hãy dùng chuột nhấn lên kiểu đánh số mục muốn thiết lập ; Nút Customize , để định dạng cho số mục này hộp thoại sau: ý nghÜa c¸c môc tin trªn hép tho¹i nµy nh− sau: - Nót Font…, cho phÐp chän kiÓu ph«ng ch÷ cho sè chØ môc; - Mục Start at: để chọn mục đầu tiên cần đánh số: chọn 1, thực đánh mục là 1, 2, ; nh−ng chọn là thì đánh số từ trở là 5, 6, ; - Mục Number position để thiết lập vị trí mục trên đoạn văn bản; - Text position để thiết lập khoảng cách văn so với mép lề trang tài liÖu Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Lop4.com (21)