Mét trong nh÷ng phÇn mÒm m¸y tÝnh ® − îc sö dông réng r·i nhÊt hiÖn nay lµ Microsoft Word cña h·ng Microsoft hay cßn gäi phÇn mÒm Winword... T¹o mét tµi liÖu míi.[r]
(1)Phần 1: Microsoft word
Tác giả:
Nguyễn Sơn Hải
nshai@moet.edu.vn (2)Bài mở đầu
1 Giới thiệu phần mềm Microsoft Winword
Soạn thảo văn công việc đợc sử dụng nhiều quan, xí nghiệp nh nhu cầu cá nhân
T tha xa xa ng−ời biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn (máy gõ chữ) Gõ đến đâu, văn đ−ợc in đến giấy Các công việc dịch chuyển văn bản, nh− kỹ soạn thảo văn cịn thơ sơ, đơn giản Để tạo đ−ợc văn bản, đòi hỏi ng−ời soạn thảo phải có kỹ sử dụng máy gõ tốt (khơng nh− máy tính bây giờ, hầu nh− học soạn thảo đ−ợc cách rõ ràng) Soạn thảo nh− vậy, cịn in ấn có vơ khó khăn Đó ngày x−a, mà cơng nghệ thơng tin ch−a phát triển
Ngày nay, mà công nghệ thông tin phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi ngày, tốn, khó khăn ng−ời đ−ợc máy tính hố, việc soạn thảo văn máy tính trở thành cơng việc bình th−ờng cho biết sử dụng máy tính Một phần mềm máy tính đ−ợc sử dụng rộng rãi Microsoft Word hãng Microsoft hay gọi phần mềm Winword
Ra đời từ cuối năm 1980, đến phần mềm Winword đạt đ−ợc tới hoàn hảo lĩnh vực soạn thảo văn nh− lĩnh vực văn phòng phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê đặc điểm bật phần mềm nh− sau:
- Cung cấp đầy đủ kỹ soạn thảo định dạng văn đa dạng, dễ sử dụng;
- Khả đồ hoạ mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn chèn đ−ợc nhiều ngồi hình ảnh âm lên tài liệu word nh−: biểu đồ, bảng tính,.v.v
- Có thể kết xuất, nhập liệu d−ới nhiều loại định dạng khác Đặc biệt khả chuyển đổi liệu Word với phần mềm khác Microsoft Office làm cho việc xử lý ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản hiệu
- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ liệu mạng nội bộ, nh− mạng Internet
2 Cách khởi động
Có nhiều cách khởi động đ−ợc phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta chọn cách sau để khởi động:
(3)Windows, vv
Cách 3: Nếu muốn mở nhanh tệp văn vừa soạn thảo gần máy tính làm việc, chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn (Word) cần mở Khi Word khởi động mở tệp văn vừa định
3 Môi trờng làm việc
Sau khi động xong, hình làm việc Word th−ờng có dng nh sau:
Cửa sổ soạn thảo tài liệu Hệ thống bảng
chọn
Hệ thống công cụ
Thớc kẻ
Thanh trạng thái
Thờng môi trờng làm việc Word gồm thành phÇn chÝnh:
- Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế tài liệu Bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung cửa sổ đ−ợc in máy in sử dụng lệnh in
- Hệ thống bảng chọn (menu): chứa lệnh để gọi tới chức Word làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, đơi sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn
- Hệ thống công cụ: bao gồm nhiều công cụ, công cụ bao gồm nút lệnh để phục vụ nhóm cơng việc Ví dụ: soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến công cụ chuẩn Standard công cụ định dạng Formating; vẽ hình cần đến cơng cụ Drawing để làm việc
- Th−ớc kẻ: gồm th−ớc (ruler) bao viền trang văn Sử dụng th−ớc bạn điều chỉnh đ−ợc lề trang văn bản, nh− thiết lập điểm dịch (tab) cách đơn giản v trc quan
- Thanh trạng thái: giúp bạn biết đợc vài trạng thái cần thiết làm việc Ví dụ: bạn làm việc trang mấy, dòng bao nhiêu, v.v
4 Tạo tài liƯu míi
Làm việc với word làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải đ−ợc cất lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng DOC Th−ờng tệp tài liệu bạn đ−ợc cất vào th− mục C:\My Documents đĩa cứng Tuy nhiên, bạn thay đổi lại thơng số làm việc với Word
(4)tài liệu mà Word tự động tạo Tuy nhiên để tạo tài liệu mới, bạn sử dụng cách sau:
- Më mơc chän File | New ; hc
- Nhấn nút New công cụ Standard; hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N
5 Ghi tài liệu lên đĩa
Để ghi tài liệu làm việc lên đĩa, bạn chọn cách sau: - Mở mục chọn File | Save ;
hc
- Nhấn nút Save công cụ Standard; hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S Sẽ có hai khả xảy ra:
Nếu tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiƯn, cho phÐp ghi tµi liƯu nµy bëi mét tƯp tin mới:
Gõ tên tệp tin vào đây!
Hãy xác định th− mục (Folder)- nơi chứa tệp tin gõ tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ Vanban1 nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu
Nếu tài liệu bạn đ−ợc ghi vào tệp, lệnh cất tất thay đổi tài liệu đ−ợc ghi lại lên đĩa
(5)6 Mở tài liệu đ∙ tồn đĩa
Tài liệu sau soạn thảo Word đ−ợc l−u đĩa d−ới dạng tệp tin có phần mở rộng DOC Để mở tài liệu Word có đĩa, bạn chọn cách sau đâu:
- Më môc chän File | Open; hc
- NhÊn tỉ hợp phím tắt Ctrl+O Hộp thoại Open xuất hiện:
Hãy tìm đến th− mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối nhấn nút lệnh để tiếp tục Tệp tài liệu đ−ợc mở hình Word
Mặt khác, bạn thực mở nhanh tệp tài liệu làm việc gần cách mở mục chọn File nh− sau:
NhÊn chuét lên tệp tài liệu cần mở !
Tiếp theo nhấn chuột lên tên tệp tài liệu cần mở
7 Thoát khỏi môi trờng làm việc
Khi không làm việc với Word, bạn thực theo mét c¸c c¸ch sau: - Më mơc chän File | Exit
hc
(6)1.9 Tính AutoCorrect 32
1.9.1 Thêm từ viết tắt 32
1.9.2 Xoá từ viết tắt 32
1.9.3 Các tuỳ chọn sửa lỗi chÝnh t¶ 33
1.10 Chèn ký tự đặc biệt 33
1.10.1 Chèn ký tự đặc biệt 33
1.10.2 Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt 34
1.10.3 Gán từ viết tắt cho ký t c bit 36
Câu hỏi tập Chơng 37
Chơng 2: 41
bảng biểu 41
2.1 Tạo cấu trúc bảng 41
2.1.1 ChÌn b¶ng míi 41
2.1.2 Sưa cÊu tróc b¶ng 42
2.1.3 Trộn ô 44
2.1.4 Vẽ bảng 44
2.2 Định dạng bảng biểu 45
2.2.1 Định dạng liệu ô 45
2.2.2 Tô nền, kẻ viền 45
2.3 Tính toán bảng 47
2.3.1 TÝnh tæng 47
2.3.2 TÝnh trung bình cộng 48
2.4 Sắp xếp liệu bảng 49
2.5 Thanh công cụ Tables and Borders 51
Câu hỏi tập Chơng 52
Chơng 3: 55
Đồ hoạ 55
3.1 Vẽ khối hình đơn giản 55
3.1.1 Sử dụng mẫu hình đơn giản 55
3.1.2 Sư dơng khối hình AutoShape 56
3.1.3 Định dạng hình vẽ 56
3.1.4 Làm việc tập hợp hình vÏ 57
a Gom nhãm (Group) 57
b Gì nhãm (Ungroup) 57
c Nhãm l¹i (Regroup) 57
3.2 Tạo chữ nghệ thuật 57
3.2.1 Chèn ch÷ nghƯ tht 57
3.2.2 HiƯu chØnh 58
3.3 Chèn ảnh lên tài liệu 59
3.5.1 Chèn ¶nh tõ mét tƯp tin 59
3.5.2 ChÌn ¶nh tõ th− viƯn ¶nh Clip Gallery 60
3.5.3 Chơp ảnh từ hình vào tài liệu 61
Câu hỏi tập Chơng 62
Chơng 4: 67
(7)4.1 Qui trình để in n 67
4.2 Tính Page Setup 67
4.3 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang 69
4.4 Chèn số trang tự động 71
4.5 Xem tµi liƯu tr−íc in 71
4.6 In Ên tài liệu 73
Câu hỏi tập chơng 74
Chơng 5: 75
trộn tài liệu 75
5.1 Khái niệm trộn tài liệu 75
5.2 Chuẩn bị liệu 75
5.3 Soạn mẫu tài liệu trộn 75
5.4 Kích hoạt tính Mail merge 76
5.5 Chèn trờng tin lên tài liệu 77
5.6 Thực trộn tài liƯu 77
5.7 Thanh c«ng Mail merge 78
Bài tập chơng 78
Chơng 6: 80
Mét sè øng dơng kh¸c cđa word 80
6.1 Tính đếm từ 80
6.2 B¶o vƯ tài liệu 80
6.2.1 Bảo vệ mở tệp tài liệu 80
6.2.2 Bảo vệ sửa nội dung tài liệu 82
6.3 Hộp thoại Options 83
6.3.1 ThỴ View 83
6.3.2 ThỴ General 84
6.3.3 ThỴ Spelling & Grammar 85
6.3.4 ThỴ File Locations 86
6.4 Lµm viƯc víi Macro 87
6.4.1 T¹o Macro 87
6.4.2 Sử dụng Macro tạo đ−ợc 88