so tay thuc hien du an VNEN

định: i để được trao một hợp đồng do Ngân hàng thế giới tài trợ; và ii được đề cử như một nhà thầu phụ, nhà tư vấn, nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ của một công ty đủ tư cách khác[r]

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO DỰ ÁN MÔ HÌNH TRƯỜNG HỌC MỚI VIỆT NAM (DỰ ÁN VNEN) SỔ TAY THỰC HIỆN DỰ ÁN Hà Nội, tháng năm 2013 MỤC LỤC Nội dung Lời nói đầu Chương I - Tổng quan Dự án VNEN Thông tin khái quát Dự án Nội dung Dự án Kết cấu chi phí Dự án Chương II – Cơ cấu tổ chức, quản lý thực Dự án Cơ cấu tổ chức Vai trò và trách nhiệm thực Dự án Chương III – Mua sắm/Đấu thầu I Thông tin chung II Giới thiệu chung công tác mua sắm đấu thầu III Các phương thức MSĐT Dự án và xét duyệt NHTG IV Kế hoạch đấu thầu Dự án V Sử dụng các tài liệu MSĐT chuẩn và tài liệu MSĐT mẫu NHTG VI Trách nhiệm MSĐT VII Quy định quản lý MSĐT VIII Quản lý hợp đồng IX Lưu trữ hồ sơ X Ngăn chặn và đấu tranh với gian lận và tham nhũng MSĐT Chương IV- Quản lý tài chính I Thông tin chung II Lập kế hoạch tài chính III Hướng dẫn giải ngân IV Hệ thống kế toán V Kiểm soát nội VI Hệ thống báo cáo tài chính VII Kiểm toán và kiểm tra/giám sát Chương V – Quỹ hỗ trợ trường học VNEN và Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN Trang 4 8 11 17 17 25 25 30 31 31 34 58 59 59 61 61 78 82 101 110 117 119 151 LỜI NÓI ĐẤU Hiệp định viện trợ không hoàn lại số TF013048 cho Dự án Mô hình trường học (viết tắt là Dự án VNEN) Quỹ hợp tác giáo dục toàn cầu (GPE) tài trợ và Ngân hàng giới điều hành đã ký kết ngày 09/01/2013, Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GD-ĐT) là quan chủ quản Dự án và chịu trách nhiệm chung việc triển khai Dự án Căn vào Hiệp định viện trợ không hoàn lại, Báo cáo khả thi Bộ GD-ĐT phê duyệt ngày 03/10/2012, các văn hướng dẫn Ngân hàng giới, Luật, các văn luật hành và tình hình thực tế triển khai các đơn vị tham gia Dự án, Bộ GD-ĐT ban hành Sổ tay thực Dự án VNEN với mục đích giúp các đơn vị tham gia Dự án có thể triển khai các hoạt động Dự án cách thuận lợi và đúng quy định Sổ tay thực Dự án VNEN bao gồm 05 Chương: Chương I “Tổng quan Dự án VNEN”: cung cấp thông tin tổng quan Dự án Chương II “Cơ cấu tổ chức, quản lý thực Dự án”: cung cấp thông tin cấu tổ chức, trách nhiệm, nhiệm vụ các đơn vị tham gia Dự án và các đối tượng liên quan quá trình quản lý thực Dự án Chương III “Mua sắm/Đấu thầu”: hướng dẫn các quy trình, thủ tục mua sắm/đấu thầu Dự án Chương IV “Quản lý tài chính”: hướng dẫn các quy trình liên quan đến công tác quản lý tài chính Dự án tất các cấp Chương V “Quỹ hỗ trợ trường học VNEN và Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN”: hướng dẫn cách sử dụng Quỹ hỗ trợ trường học VNEN (viết tắt là Quỹ I) và Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN (viết tắt là Quỹ II) các quy trình, thủ tục mua sắm/đấu thầu áp dụng cụ thể cho cấp trường Trong quá trình thực hiện, có vướng mắc, khuyến nghị, đề nghị các đơn vị tham gia Dự án phản ánh Ban Quản lý dự án trung ương (BQLDATƯ) (Bộ GD-ĐT) để giải đáp sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VNEN Thông tin khái quát Dự án: Mục tiêu Dự án VNEN là: (i) tạo điều kiện cho trẻ em thuộc các nhóm trẻ khó khăn hoàn thành chương trình giáo dục tiểu học có chất lượng cách thông qua đổi sư phạm, đặc biệt là đổi phương pháp dạy - học; và (ii) rút bài học thực tiễn có giá trị đổi sư phạm trên toàn quốc (ở cấp trung ương và địa phương) để đạt giáo dục có chất lượng và bền vững Dự án thực năm, từ tháng 1/2013 đến tháng 12/2015 và chia làm thành phần: Thành phần 1: Phát triển tài liệu cho đổi sư phạm Thành phần 2: Tập huấn và cung cấp tài liệu Thành phần 3: Hỗ trợ cấp trường để triển khai VNEN Thành phần 4: Quản lý dự án và truyền thông Tổng vốn Dự án GPE-VNEN là khoảng 87.6 triệu USD Nội dung dự án: Nội dung Dự án bao gồm các thành phần chi tiết sau: Thành phần 1: Phát triển tài liệu cho đổi sư phạm Tiểu thành phần 1.1: Phát triển tài liệu "Hướng dẫn học tập" và các tài liệu khác Tiểu thành phần 1.2: Nâng cao lực phát triển tài liệu Thành phần 2: Tập huấn và cung cấp tài liệu Tiểu thành phần 2.1: Phát triển tài liệu tập huấn và tập huấn Tiểu thành phần 2.2: Cung cấp tài liệu Thành phần 3: Hỗ trợ cấp trường để triển khai VNEN Tiểu thành phần 3.1: Quỹ hỗ trợ trường học VNEN (Quỹ I) và trang thiết bị Tiểu thành phần 3.2: Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN (Quỹ II) Thành phần 4: Quản lý dự án và truyền thông Tiểu thành phần 4.1: Quản lý dự án Tiểu thành phần 4.2: Đánh giá lớp học và đánh giá tác động Kết cấu chi phí Dự án: Tổng vốn Dự án VNEN là 87,6 triệu USD, đó: a Vốn viện trợ không hoàn lại từ GPE (do Ngân hàng giới điều hành): 84,6 triệu USD Thành phần 1: Phát triển tài liệu cho đổi sư phạm (US$3,1 triệu, chiếm 3,5% tổng kinh phí Dự án): Thành phần này cấp kinh phí cho việc phát triển tài liệu phục vụ cho mô hình VNEN BQLDATƯ chịu trách nhiệm thuê chuyên gia tư vấn quốc tế và nước phục vụ cho việc phát triển tài liệu Thành phần này bao gồm hai tiểu thành phần: Tiểu thành phần 1.1: Phát triển tài liệu "Hướng dẫn học tập" và các tài liệu khác Trong Tiểu thành phần 1.1, các chuyên gia tư vấn quốc tế và nước BQLDATƯ thuê tiến hành cập nhật tài liệu lớp 2, xây dựng các tài liệu hướng dẫn học tập cho lớp 3,4,5 và các tài liệu khác Thêm nữa, BQLDATƯ huy động tham gia các trường sư phạm việc xây dựng tài liệu phục vụ cho công tác đào tạo và bồi dưỡng giáo viên tiểu học theo mô hình VNEN Tiểu thành phần 1.2: Nâng cao lực phát triển tài liệu Trong Tiểu thành phần 1.2, BQLDATƯ tổ chức các chuyến tham quan học tập nước ngoài để học hỏi mô hình VNEN và hoạt động liên quan đến phát triển tài liệu Ngoài ra, Dự án cấp kinh phí cho các nhà quản lý và các đối tượng liên quan tham gia các hội nghị, hội thảo quốc tế và nước để chia sẻ kinh nghiệm các nội dung liên quan đến mô hình VNEN Thành phần 2: Tập huấn và cung cấp tài liệu (US$24,8 triệu, chiếm 28,3% tổng kinh phí Dự án) Tập huấn và cung cấp tài liệu là nội dung cốt lõi việc thực VNEN Thành phần này bao gồm hai tiểu thành phần: Tiểu thành phần 2.1: Phát triển tài liệu tập huấn và tập huấn BQLDATƯ chịu trách nhiệm thuê chuyên gia tư vấn quốc tế và nước xây dựng tài liệu tập huấn Các chuyên gia tư vấn nước trực tiếp tham gia tập huấn cho các đối tượng sau này trở thành giảng viên tập huấn cho các giảng viên cốt cán BQL VNEN cấp tỉnh chịu trách nhiệm hoạt động tập huấn diễn phạm vi tỉnh mình Tương tự, các trường VNEN chịu trách nhiệm hoạt động tập huấn diễn phạm vi trường mình Tiểu thành phần 2.2: Cung cấp tài liệu BQLDATƯ chịu trách nhiệm đấu thầu và cung cấp các tài liệu tăng cường tiếng Việt, tài liệu hướng dẫn học tập, sổ tay cho giáo viên, cán quản lý và cộng đồng, tài liệu tăng cường lực và tài liệu cho các trường sư phạm Cũng thành phần này, BQLDATƯ thuê chuyên gia tư vấn nước và quốc tế xây dựng các tài liệu giám sát và đánh giá công tác xây dựng tài liệu và tập huấn dự án tổ chức thu thập và phân tích liệu phục vụ công tác giám sát và đánh giá Thành phần 3: Hỗ trợ cấp trường để triển khai VNEN (US$ 39,5 triệu, chiếm 45,1% tổng kinh phí Dự án) Thành phần này cấp kinh phí mua trang thiết bị và các Quỹ trường học dành cho các trường tiểu học tham gia Dự án Thành phần này bao gồm hai tiểu thành phần: Tiểu thành phần 3.1: Quỹ hỗ trợ trường học VNEN (Quỹ I) và trang thiết bị BQLDATƯ chịu trách nhiệm đấu thầu và cung cấp các trang thiết bị phục vụ cho công tác thực mô hình VNEN cấp trường Theo đó, trường cung cấp máy tính, máy in, thiết bị lưu điện, máy photocopy, máy quay phim kỹ thuật số, đầu video và màn hình Ngoài các trang thiết bị nói trên, trường cấp khoản kinh phí US$4.000/năm/trường chính và US$1.000/năm/điểm trường khuôn khổ Quỹ I để có thể tổ chức hoạt động cụm trường, thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên, mua văn phòng phẩm, trang bị thêm bàn ghế, sửa chữa nhỏ, v.v Các trường hoàn toàn có quyền chủ động việc xây dựng kế hoạch và sử dụng khoản kinh phí này Tiểu thành phần 3.2: Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN (Quỹ II) Trong tiểu thành phần này, Dự án cấp khoản kinh phí US$4.000/năm khuôn khổ Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN (Quỹ II) để hỗ trợ thêm bữa ăn trưa học sinh và thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên cho khoảng 500 điểm trường thuộc vùng xa xôi hẻo lánh và có học sinh dân tộc BQLDATƯ xây dựng chi tiết các tiêu chí lựa chọn 500 điểm trường này Sau chọn, các trường hoàn toàn có quyền chủ động việc xây dựng kế hoạch và sử dụng khoản kinh phí này Thành phần 4: Quản lý dự án và truyền thông (US$ 17,2 triệu, chiếm 19,6% tổng kinh phí Dự án) Thành phần này bao gồm hai tiểu thành phần: Tiểu thành phần 4.1: Quản lý dự án Tiểu thành phần này tài trợ chi phí hoạt động, chuyên gia tư vấn và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động BQLDATƯ trang thiết bị tối thiểu cho BQL VNEN cấp tỉnh Ngoài ra, BQLDATƯ chịu trách nhiệm tuyển chọn chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh (phục vụ công tác giám sát và đánh giá việc thực Quỹ các trường VNEN) và chuyên gia sư phạm cấp tỉnh để hỗ trợ cho sinh hoạt cụm trường0 Sau chọn các tư vấn đáp ứng điều kiện, BQLDATƯ yêu cầu BQL VNEN cấp tỉnh ký hợp đồng và quản lý các chuyên gia này Dự án hỗ trợ cho công tác kiểm tra/giám sát BQL VNEN cấp tỉnh quá trình thực (hỗ trợ công tác phí, lại, ăn kiểm tra/giám sát cấp trường) Tiểu thành phần 4.2: Đánh giá lớp học và đánh giá tác động Trong tiểu thành phần này, BQLDATƯ thuê dịch vụ tư vấn để thực việc đánh giá lớp học và đánh giá tác động Dự án cấp kinh phí cho hoạt động trao đổi kinh nghiệm cho giáo viên và cán quản lý (xây dựng trang web, các chuyến tham quan học tập các trường) và các hoạt động liên quan đến truyền thông Dự án b Vốn đối ứng: triệu USD, chiếm 3,5% tổng kinh phí dự án, sử dụng để chi cho các nội dung trả phụ cấp cho cán kiêm nhiệm thuộc BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh, bổ sung chi hoạt động và các khoản chi cần thiết khác Vốn đối ứng thuộc ngân sách trung ương BQLDATƯ phân bổ cho các đơn vị triển khai Dự án vào kế hoạch tài chính hàng năm các đơn vị CHƯƠNG II CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN Cơ cấu tổ chức: Dự án VNEN là Dự án Bộ GD-ĐT trực tiếp quản lý Dự án Thứ trưởng Bộ GD-ĐT phụ trách giáo dục tiểu học đạo trực tiếp liên quan đến các hoạt động và công tác quản lý dự án Giúp việc cho Bộ GD-ĐT là BQLDATƯ Vụ trưởng Vụ GDTH làm Giám đốc Dự án Hỗ trợ cho Giám đốc dự án việc điều hành và quản lý Dự án có các thành viên BQLDATƯ với vai trò, chức và nhiệm vụ là các điều phối viên dự án (Kế toán trưởng, Điều phối viên đấu thầu, Điều phối viên nhân và hành chính, Điều phối viên tập huấn, Điều phối viên sư phạm, Điều phối viên đánh giá và truyền thông) cùng với các chuyên gia tư vấn và nhân viên Dự án Mỗi tỉnh tham gia thành lập Ban Chỉ đạo cấp tỉnh đồng chí Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo (Sở GD-ĐT) làm Trưởng ban Giúp việc cho Ban Chỉ đạo cấp tỉnh là BQL VNEN cấp tỉnh Dự án VNEN có tham gia tất 63 tỉnh/thành trên nước Các tỉnh này chia làm 03 nhóm ưu tiên sau: a Nhóm ưu tiên 1: Nhóm ưu tiên bao gồm 20 tỉnh khó khăn (Hà Giang, Cao Bằng, Lao Cai, Lạng Sơn, Hòa Bình, Điện Biên, Sơn La, Thanh Hóa, Nghệ An, Quảng Trị, Khánh Hòa, Quảng Nam, Kon Tum, Gia Lai, Đăk Lắc, Bình Phước, Ninh Thuận, Kiên Giang, Trà Vinh, Sóc Trăng), 248 huyện và 1.143 trường tiểu học BQL VNEN cấp tỉnh các tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên bao gồm: - Lãnh đạo Sở GD-ĐT (Phụ trách Giáo dục Tiểu học) làm Trưởng BQL VNEN tỉnh - Trưởng phòng Giáo dục Tiểu học Sở GD-ĐT làm Phó Trưởng BQL VNEN tỉnh - Lãnh đạo Phòng Giáo dục các huyện có triển khai Dự án VNEN làm ủy viên - Chuyên viên Phòng Giáo dục Tiểu học Sở GD-ĐT làm ủy viên - Chuyên viên Phòng Kế hoạch-Tài vụ Sở GD-ĐT làm Kế toán Mỗi tỉnh thuộc nhóm ưu tiên tập huấn mô hình VNEN, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, cung cấp tài liệu và trang thiết bị tối thiểu (cho BQL VNEN cấp tỉnh) Mỗi tỉnh BQLDATƯ cung cấp 02 03 chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh (phục vụ công tác giám sát và đánh giá việc thực Quỹ các trường VNEN) và 01 chuyên gia sư phạm cấp tỉnh (để hỗ trợ cho sinh hoạt cụm trường) Mỗi trường VNEN thuộc Nhóm ưu tiên Dự án cung cấp tập huấn giáo viên, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, cung cấp các tài liệu tăng cường tiếng Việt (nếu cần), tài liệu hướng dẫn học tập lớp 2, 3,4,5, sổ tay cho giáo viên, cán quản lý và cộng đồng, tài liệu tăng cường lực Thêm nữa, trường cấp khoản kinh phí US$4.000/năm/trường chính và US$1.000/năm/điểm trường khuôn khổ Quỹ I để có thể tổ chức hoạt động cụm trường, thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên, mua văn phòng phẩm, trang bị thêm bàn ghế, sửa chữa nhỏ, v.v Ngoài ra, 500 điểm trường thuộc vùng xa xôi hẻo lánh và có học sinh dân tộc khoản kinh phí US$ 4.000/năm khuôn khổ Quỹ II để hỗ trợ thêm bữa ăn trưa học sinh và thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên b Nhóm ưu tiên 2: Nhóm ưu tiên bao gồm 21 tỉnh trung bình (Bắc Kạn, Tuyên Quang, Yên Bái, Thái Nguyên, Phú Thọ, Bắc Giang, Quảng Ninh, Lai Châu, Quảng Bình, Thừa Thiên-Huế, Quảng Ngãi, Bình Định, Phú Yên, Đăk Nông, Lâm Đồng, Bình Thuận, Đồng Nai, Cà Mau, Bạc Liêu, An Giang, Hậu Giang), 202 huyện và 282 trường tiểu học (trung bình trường/huyện, số huyện có nhiều trường) BQL VNEN cấp tỉnh các tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên bao gồm: - Lãnh đạo Sở GD-ĐT (Phụ trách Phòng Giáo dục Tiểu học) làm Trưởng BQL VNEN tỉnh - Trưởng phòng Giáo dục Tiểu học Sở GD-ĐT làm Phó Trưởng BQL VNEN tỉnh - Đại diện Lãnh đạo Phòng Giáo dục các huyện có triển khai Dự án VNEN làm ủy viên - Chuyên viên Phòng Giáo dục Tiểu học Sở GD-ĐT làm ủy viên - Chuyên viên Phòng Kế hoạch-Tài vụ Sở GD-ĐT làm Kế toán Mỗi tỉnh thuộc nhóm ưu tiên tập huấn mô hình VNEN, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, cung cấp tài liệu và trang thiết bị tối thiểu (cho BQL VNEN cấp tỉnh) Mỗi tỉnh BQLDATƯ cung cấp 01 chuyên gia VNEN cấp tỉnh (phục vụ công tác giám sát và đánh giá việc thực Quỹ các trường VNEN) Mỗi trường VNEN thuộc Nhóm ưu tiên Dự án cung cấp tập huấn giáo viên, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, cung cấp các tài liệu tăng cường tiếng Việt (nếu cần), tài liệu hướng dẫn học tập lớp 2, 3, 4,5, sổ tay cho giáo viên, cán quản lý và cộng đồng, tài liệu tăng cường lực Thêm nữa, trường cấp khoản kinh phí US$4.000/năm/trường chính và US$1.000/năm/điểm trường khuôn khổ Quỹ I để có thể tổ chức hoạt động cụm trường, thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên, mua văn phòng phẩm, trang bị thêm bàn ghế, sửa chữa nhỏ, v.v c Nhóm ưu tiên 3: Nhóm ưu tiên bao gồm 22 tỉnh thuận lợi (Tp Hà Nội, Tp Hải Phòng, Tp Đà Nẵng, Tp Hồ Chí Minh, Tp Cần Thơ, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Hải Dương, Hưng Yên, Hà Nam, Nam Định, Thái Bình, Ninh Bình, Hà Tĩnh, Tây Ninh, Bình Dương, Bà RịaVũng Tầu, Long An, Đồng Tháp, Bến Tre, Vĩnh Long, Tiền Giang) và 22 trường tiểu học (1 trường/tỉnh) BQL VNEN cấp tỉnh các tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên bao gồm: - Lãnh đạo Sở GD-ĐT (Phụ trách Phòng Giáo dục Tiểu học) làm Trưởng BQL VNEN tỉnh - Trưởng phòng Giáo dục Tiểu học Sở GD-ĐT làm Phó Trưởng BQL VNEN tỉnh - Hiệu trưởng Trường Tiểu học có triển khai Dự án VNEN làm ủy viên - Kế toán Trường Tiểu học có triển khai Dự án VNEN làm Kế toán Mỗi tỉnh thuộc nhóm ưu tiên tập huấn mô hình VNEN, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, cung cấp tài liệu Mỗi trường VNEN thuộc Nhóm ưu tiên Dự án cung cấp tập huấn giáo viên, mua sắm/đấu thầu, quản lý tài chính, tài liệu hướng dẫn học tập lớp 2, 3, 4,5, sổ tay cho giáo viên, cán quản lý và cộng đồng, tài liệu tăng cường lực Thêm nữa, trường cấp khoản kinh phí US$4.000/năm/trường chính và US$1.000/năm/điểm trường khuôn khổ Quỹ I để có thể tổ chức hoạt động cụm trường, thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên, mua văn phòng phẩm, trang bị thêm bàn ghế, sửa chữa nhỏ, v.v Dưới đây là sơ đồ cấu tổ chức, quản lý thực Dự án BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỨ TRƯỞNG PHỤ TRÁCH DỰ ÁN VNEN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN VNEN CẤP TRUNG ƯƠNG Vụ trưởng Vụ GDTH/ Giám đốc DỰ ÁN CÁC ĐIỀU PHỐI VIÊN VỀ: Kế toán trưởng, Đấu thầu/Hành chính Nhân sự, Phát triển tài liệu,Tập huấn, Đánh giá, Truyền thông CÁC CHUYÊN GIA, TƯ VẤN VÀ NHÂN VIÊN HỢP ĐỒNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ SỞ GD-ĐT/BAN CHỈ ĐẠO CẤP TỈNH BAN QUẢN LÝ VNEN CẤP TỈNH 20 TỈNH NHÓM ƯU TIÊN 21 TỈNH NHÓM ƯU TIÊN 22 TỈNH NHÓM ƯU TIÊN Trưởng BQL- Phó Trưởng Ban- Kế toán DA Sở- Các Ủy viên- Chuyên gia tư vấn Trưởng BQL- Phó Trưởng Ban- Kế toán DA Sở- Ủy viên- Chuyên gia tư vấn Trưởng BQL- Phó Trưởng Ban- Kế toán DA trường TH- Hiệu trưởng trường TH 282 TRƯỜNG 22 TRƯỜNG 1.143 TRƯỜNG Vai trò và trách nhiệm thực Dự án: 2.1 Bộ GD-ĐT: - Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành xây dựng chế, chính sách quản lý, điều hành, hướng dẫn thực Dự án, ban hành theo chức năng, quyền hạn giao - Hướng dẫn các địa phương việc xây dựng kế hoạch, dự toán ngân sách và triển khai thực - Phê duyệt Kế hoạch thực hiện, Kế hoạch đấu thầu và Kế hoạch tài chính Dự án - Hướng dẫn, giám sát và đánh giá việc thực Dự án - Tổ chức định kỳ kiểm tra, giám sát và đánh giá rút kinh nghiệm việc thực Dự án - Định kỳ hàng năm tổng hợp, báo cáo Chính phủ và Ngân hàng giới tình hình thực Dự án, đề xuất giải vấn đề phát sinh vượt thẩm quyền 2.2 BQLDATƯ: BQLDATƯ chịu trách nhiệm chung việc hướng dẫn, quản lý, điều hành và điều phối dự án Cụ thể, BQLDATƯ tiến hành các hoạt động sau đây: Triển khai thực các hoạt động Dự án VNEN theo đúng mục đích, nội dung, tiến trình đã Chính phủ phê duyệt; Giám sát việc thực kế hoạch hoạt động tổng thể và kế hoạch hoạt động năm Dự án VNEN; Đánh giá tiến trình hoạt động và kết thực Dự án VNEN; Định kỳ báo cáo Bộ trưởng, Chính phủ và Nhà tài trợ theo đúng quy định hành; Tổng hợp các đề nghị việc điều chỉnh nội dung hoạt động, tiến độ triển khai Dự án VNEN để trình Bộ trưởng, các quan thuộc Chính phủ có thẩm quyền và Nhà tài trợ xem xét, định; Phối hợp với các quan liên quan nước, huy động các quan liên quan thuộc Bộ GD-ĐT tham gia thực Dự án VNEN Các thành viên thuộc các đơn vị thuộc Bộ GD-ĐT có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ chuyên môn các hoạt động Dự án GPE-VNEN có liên quan đến chức nhiệm vụ đơn vị mình; Phối hợp với Nhà tài trợ và các Bộ, Ngành có liên quan việc đề xuất, kiến nghị giải các vấn đề nảy sinh ngoài thẩm quyền xử lý BQLDATƯ; Trực tiếp điều hành các hoạt động hàng ngày Dự án VNEN; hướng dẫn các đơn vị sở triển khai hoạt động theo đúng các quy định nội dung và tiến độ Dự án VNEN; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ GD-ĐT và trước pháp luật các định mình Đại diện cho Bộ GD-ĐT tham gia các quan hệ pháp luật, các quan hệ với quan quản lý Nhà nước liên quan và với Nhà tài trợ phạm vi Bộ trưởng Bộ GD-ĐT uỷ quyền; làm đầu mối cho Bộ GD-ĐT và các quan tham gia Dự án VNEN quan hệ với Nhà tài trợ quá trình thực Dự án VNEN; 10 Xây dựng Kế hoạch hoạt động tổng thể và Kế hoạch hoạt động năm, quý trình các Bộ có liên quan và Nhà tài trợ thông qua Kế hoạch nội dung hoạt động, tiến độ thực hiện, phương tiện thực (tài chính, nguồn nhân lực và các phương tiện khác), địa điểm thực hiện, kết dự kiến; xây dựng kế hoạch sử dụng vốn đối ứng hàng năm theo chế tài chính nước Làm các thủ tục rút vốn theo tiến độ thực kế hoạch; 11 Tổ chức triển khai thực các hoạt động theo kế hoạch đã phê duyệt, phối hợp với Nhà tài trợ điều hành, sử dụng hiệu các nguồn lực Dự án VNEN, đảm bảo thực theo đúng mục tiêu, đối tượng, tiến độ và nội dung kế hoạch; giải các bất đồng mặt kỹ thuật các đơn vị tham gia thực Dự án VNEN (nếu có); 12 Căn vào các quy định đã thoả thuận, xác định điều khoản tham chiếu cho các chức danh Văn phòng Dự án VNEN; tổ chức tuyển chọn nhân viên hợp đồng (bao gồm chuyên gia tư vấn quốc tế, nước và cấp tỉnh) làm việc cho Dự án VNEN theo uỷ quyền Bộ Giáo dục và Đào tạo và theo các quy định hành; 13 Chuẩn bị yêu cầu và tiêu kỹ thuật hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho các hoạt động Dự án VNEN; tổ chức đấu thầu, tuyển chọn nhà thầu theo đúng các quy định Nhà tài trợ và Chính phủ; chuẩn bị và ký kết các hợp đồng và tổ chức thực hợp đồng đã ký kết; giám sát bên liên quan thực nghĩa vụ nêu hợp đồng; 14 Thực nhiệm vụ quản lý tài chính, ngân sách, tài sản và kế toán - toán đơn vị dự toán-kế toán cấp 2; 15 Phát các trường hợp cần điều chỉnh, sửa đổi bổ sung Dự án VNEN; chuẩn bị các tài liệu cần thiết và làm thủ tục đề nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt; 16 Hướng dẫn, giám sát và giúp đỡ các đơn vị hưởng lợi hoạt động theo kế hoạch điều hành chung Dự án VNEN; 17 Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ báo cáo tình hình thực dự án quy định Quy chế "Quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức" ban hành kèm theo Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 Chính phủ và các yêu cầu Nhà tài trợ báo cáo tài chính, kiểm toán - Báo cáo định kỳ hàng tháng vào ngày 15 tháng sau; Báo cáo định kỳ hàng quý vào ngày 30 các tháng 4, 7, 10 và tháng 01 năm sau; Báo cáo tài chính và báo cáo năm vào ngày 15 tháng 01 năm sau; Báo cáo đột xuất và các báo cáo khác theo yêu cầu cấp trên và Nhà tài trợ 18 Chịu trách nhiệm chung các hoạt động giám sát tuân thủ, kết thực và báo cáo kiểm toán nội và kiểm toán độc lập 19 Tổ chức thực các định và chịu giám sát, kiểm tra Bộ GD-ĐT và các quan cấp trên có thẩm quyền phù hợp với quy định pháp luật; 20 Thực nhiệm vụ khác có liên quan tới khuôn khổ Dự án VNEN Bộ GD-ĐT quy định; 21 Bàn giao các sản phẩm đã hoàn thành Dự án VNEN cho đơn vị tiếp nhận theo định Bộ trưởng; 22 Hàng năm, vào thời điểm lập, trình và xét duyệt dự toán NSNN theo quy định hành, vào tiến độ thực dự án, lập kế hoạch vốn đối ứng gửi Bộ GD-ĐT để tổng hợp vào kế hoạch ngân sách chung gửi Bộ Tài chính, Bộ KH-ĐT để tổng hợp NSNN trình phê duyệt theo quy định; 23 Chuyển kinh phí và toán cho các tỉnh ưu tiên 1&2 và các trường Nhóm ưu tiên 24 Hướng dẫn các trường thuộc nhóm ưu tiên chuẩn bị báo cáo tài chính, cân đối tài khoản và thực các nghiệp vụ kế toán; 25 Yêu cầu chuyên gia kiểm toán nội tiến hành kiểm toán nội các trường chọn; 25 Công khai các thông tin liên quan đến tài chính, đấu thầu và tiến độ thực trên trang web Dự án và các phương tiện thông tin phù hợp 2.3 Sở GD-ĐT/Ban đạo cấp tỉnh: - Là đầu mối, giúp Ủy ban Nhân dân tỉnh đạo việc thực Dự án Sở GD-ĐT thành lập Ban quản lý VNEN cấp tỉnh để theo dõi, tổng hợp tình hình thực Dự án - Tập hợp số liệu, tổng hợp báo cáo từ các trường tham gia Dự án và báo cáo định kỳ tình hình thực Dự án cho UBND tỉnh và BQLDATƯ - Chỉ đạo các trường VNEN đảm bảo và tuân thủ các nguyên tắc giám sát, đánh giá quy định Dự án 2.4 BQL VNEN cấp tỉnh: 2.4.1 Nhóm ưu tiên và 2: Chỉ đạo việc tổ chức triển khai thực Dự án VNEN trên địa bàn; Đảm bảo hiệu đầu tư Dự án VNEN và tiến độ giải ngân Dự án VNEN Tỉnh và các trường; Thực nhiệm vụ quản lý tài chính, ngân sách, tài sản và kế toán - toán; Xây dựng mối quan hệ hợp tác với Ngân hàng thương mại, Kho bạc địa phương để tạo điều kiện thuận lợi cho việc toán và dòng vốn lưu thông nhanh chóng; Giám sát công tác đấu thầu mua sắm hàng hoá, sửa chữa nhỏ các lớp học và tuyển nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có) các trường; hướng dẫn các trường hoạt động tăng cường Tiếng Việt và hoạt động phát triển cộng đồng; Hướng dẫn, giám sát và đánh giá hoạt động tập huấn, bồi dưỡng các cụm trường; Điều chỉnh nội dung hoạt động cho phù hợp và hiệu sư phạm địa phương; Thực giám sát và đánh giá định kỳ tính tuân thủ công tác thực dự án các trường tỉnh theo chế giám sát Dự án quy định Hàng năm, kí Thoả thuận kinh phí với BQLDATƯ và các trường VNEN tỉnh Bản thỏa thuận này nêu rõ nhiệm vụ các bên tham gia, kế hoạch thực hiện, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính trường tham gia Chịu trách nhiệm giám sát quá trình thực và tuân thủ các trường tỉnh việc sử dụng Quỹ I, Quỹ II và tập huấn hè (có hỗ trợ chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh); Chuyển và toán kinh phí cho các trường; Hướng dẫn các trường chuẩn bị báo cáo tài chính, cân đối tài khoản và thực các nghiệp vụ kế toán Tổ chức tập huấn triển khai Quỹ hỗ trợ và tập huấn tài chính, đấu thầu cho các trường tham gia Dự án VNEN; 10 Hỗ trợ BQLDATƯ tổ chức tập huấn giáo viên theo cụm tỉnh vào dịp hè Hướng dẫn, hỗ trợ và giám sát chất lượng các lớp tập huấn các trường tham gia dự án; 11 Cung cấp sơ yếu lý lịch các ứng cử viên đáp ứng yêu cầu cho vị trí chuyên gia tư vấn VNEN và tư vấn sư phạm cấp tỉnh để BQLDATƯ tiến hành tuyển chọn Ký hợp đồng và quản lý, giám sát quá trình làm việc các tư vấn này địa phương; 12 Tăng cường hoạt động truyền thông Dự án VNEN; Thường xuyên và có kế hoạch đánh giá tác động Dự án VNEN; Chủ động đề xuất với BQLDATƯ để mở rộng mô hình theo khả và nhu cầu địa phương 13 Định kỳ báo cáo kết thực Dự án VNEN BQLDATƯ theo các mẫu nêu Phụ lục 4, Chương IV Sổ tay này báo cáo đột xuất không định kỳ theo yêu cầu BQLDATƯ 14 Công khai các thông tin liên quan đến tài chính và tiến độ thực trên trang web Dự án và các phương tiện thông tin phù hợp 2.4.2 Nhóm ưu tiên 3: Chỉ đạo việc tổ chức triển khai thực Dự án VNEN trên địa bàn; Đảm bảo hiệu đầu tư Dự án VNEN và tiến độ giải ngân Dự án VNEN Tỉnh và các trường; Tăng cường hoạt động truyền thông Dự án VNEN; Thường xuyên và có kế hoạch đánh giá tác động Dự án VNEN; Chủ động đề xuất với Sở GD-ĐT để mở rộng mô hình theo khả và nhu cầu địa phương Hướng dẫn, hỗ trợ và giám sát chất lượng các lớp tập huấn các trường tham gia dự án Hàng năm, cùng tham gia vào việc kí Thoả thuận kinh phí với BQLDATƯ và trường VNEN tỉnh Bản thỏa thuận này nêu rõ nhiệm vụ các bên tham gia, kế hoạch thực hiện, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính trường tham gia 5.Thực giám sát và đánh giá định kỳ tính tuân thủ công tác thực dự án các trường tỉnh theo chế giám sát Dự án quy định Định kỳ báo cáo kết thực Dự án VNEN BQLDATƯ báo cáo đột xuất không định kỳ theo yêu cầu BQLDATƯ Công khai các thông tin liên quan đến tài chính và tiến độ thực trên trang web Dự án và các phương tiện thông tin phù hợp 2.5 Kho bạc nhà nước: - Thực chức kiểm soát chi và giải ngân vốn đối ứng Dự án - Định việc đối chiếu, xác nhận tình hình sử dụng vốn đối ứng với các đơn vị sử dụng kinh phí Dự án 2.6 Ngân hàng phục vụ - Thực chức giải ngân vốn viện trợ Dự án qua tài khoản định cấp trung ương và các tài khoản tiền gửi các cấp địa phương - Mở tài khoản riêng để theo dõi lãi phát sinh từ tài khoản vốn viện trợ để toán phí ngân hàng - Thực đối chiếu tình hình sử dụng vốn viện trợ và cung cấp kê chi tiêu theo yêu cầu Dự án để làm thủ tục rút vốn từ Ngân hàng Thế giới 2.7 Các trường tham gia Dự án VNEN: Ban QLDA tỉnh, Tp thành lập Tổ thực Dự án các trường Hiệu trưởng làm tổ trưởng và bổ nhiệm kế toán Dự án trường 2.7.1 Các trường thuộc Nhóm ưu tiên và 2: Tổ chức triển khai thực Dự án VNEN trên địa bàn; Thực nhiệm vụ quản lí tài chính, ngân sách, tài sản cho Dự án VNEN/BQL VNEN cấp tỉnh; Xây dựng kế hoạch thực hiện, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính hàng năm cho việc triển khai Quỹ I và Quỹ II (nếu có) để BQL VNEN cấp tỉnh đưa vào nội dung Thỏa thuận kinh phí ; 4.Thực các công tác đấu thầu mua sắm hàng hoá, sửa chữa nhỏ và tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có) theo hướng dẫn Chương III Sổ tay này ; Triển khai Quỹ I,và Quỹ II (nếu có) theo đúng quy định nêu Chương V Sổ tay này Tổ chức và tham gia các hoạt động tập huấn hè cho giáo viên theo quy định Dự án Tham gia đầy đủ các buổi sinh hoạt cụm trường; có trách nhiệm việc đánh giá, kiến nghị các hoạt động sư phạm đổi trường, đề xuất, trì và nhân rộng mô hình Định kỳ báo cáo BQL VNEN cấp tỉnh theo các mẫu nêu Phụ lục 4, Chương IV Sổ tay này báo cáo đột xuất không định kỳ theo yêu cầu BQL VNEN cấp tỉnh Công khai các thông tin liên quan đến số kinh phí phân bổ, mục đích sử dụng kinh phí và số kinh phí đã chi/còn lại vào thời điểm cuối năm trên bảng tin trường, các họp Ban đại diện cha mẹ học sinh và các phương tiện thông tin phù hợp 10 Tham vấn với Ban Đại diện cha mẹ học sinh các nội dung liên quan đến việc sử dụng Quỹ I và Quỹ II (nếu có) 2.7.2 Các trường thuộc Nhóm ưu tiên 3: Tổ chức triển khai thực Dự án VNEN trên địa bàn; Thực nhiệm vụ quản lí tài chính, ngân sách, tài sản cho Dự án VNEN; Xây dựng kế hoạch thực hiện, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính hàng năm cho việc triển khai Quỹ I để BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh đưa vào nội dung Thỏa thuận kinh phí; Thực các công tác đấu thầu mua sắm hàng hoá, sửa chữa nhỏ và tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có) theo hướng dẫn Chương III Sổ tay này ; Triển khai Quỹ I theo đúng quy định nêu Chương V Sổ tay này Tổ chức và tham gia các hoạt động tập huấn hè cho giáo viên theo quy định Dự án Có trách nhiệm việc đánh giá, kiến nghị các hoạt động sư phạm đổi trường, đề xuất, trì và nhân rộng mô hình Định kỳ báo cáo BQLDATƯ theo các mẫu nêu Phụ lục 4, Chương IV Sổ tay này báo cáo đột xuất không định kỳ theo yêu cầu BQLDATƯ Công khai các thông tin liên quan đến số kinh phí phân bổ, mục đích sử dụng kinh phí và số kinh phí đã chi/còn lại vào thời điểm cuối năm trên bảng tin trường, các họp Ban đại diện cha mẹ học sinh và các phương tiện thông tin phù hợp 10 Tham vấn với Ban Đại diện cha mẹ học sinh các nội dung liên quan đến việc sử dụng Quỹ I 2.8 Các trường Sư phạm Các trường Sư phạm thuộc 20 tỉnh nhóm và Trường Đại học Sư phạm Hà Nội tiến hành xây dựng, thử nghiệm và triển khai dạy giáo trình Phương pháp giảng dạy đổi theo mô hình VNEN CHƯƠNG III MUA SẮM/ĐẤU THẦU I THÔNG TIN CHUNG Chương mua sắm/đấu thầu (MSĐT) cung cấp các thông tin mua sắm Dự án và các hướng dẫn chính sách, quy định, các thủ tục và thông lệ việc quản lý MSĐT cho Dự án VNEN Đây là hướng dẫn chung cho tất cán bộ, nhân viên tham gia vào các hoạt động và định liên quan đến mua sắm hàng hóa và lựa chọn dịch vụ tư vấn Dự án người chịu ảnh hưởng các định/hoạt động MSĐT Hiệp định Viện trợ cho Dự án quy định MSĐT sử dụng tiền viện trợ phải thực theo Guidelines: Procurement of Good, Works, and Non-consulting Services Under IBRD Loans and IDA Credits & Grants by World Bank Borrowers” (Hướng dẫn mua sắm/đấu thầu hàng hóa, công trình và dịch vụ phi tư vấn khuôn khổ khoản vốn vay IBRD và khoản tín dụng/viện trợ không hoàn lại IDA cho bên vay Ngân hàng Thế giới) Ngân hàng giới ban hành tháng năm 2011 (gọi tắt là Hướng dẫn MSĐT)và “Guidelines: Selection and Employment of Consultants Under IBRD Loans and IDA Credits & Grants by World Bank Borrowers” (Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn khuôn khổ khoản vốn vay IBRD và khoản tín dụng/viện trợ không hoàn lại IDA cho bên vay Ngân hàng Thế giới) NHTG ban hành tháng năm 2011 (gọi tắt là Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn) Bất chính sách MSDT, quy trình và hướng dẫn thực tiễn nêu Chương này để các đơn vị thực dự án tham khảo không thiết áp dụng triệt để dự án Trong trường hợp có mẫu thuẫn xung đột, quy định Hướng dẫn MSDT và Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn áp dụng Khi sử dụng các thông tin MSĐT, cán thực MSĐT cần tham khảo thêm Chương IV Quản lý tài chính và Chương V Quỹ hỗ trợ trường học VNEN và Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN để thực đúng các hạng mục chi tiêu hợp lệ và phương thức MSĐT tương ứng Những vấn đề quan trọng chung I.1 Khả áp dụng Hướng dẫn MSDT và Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn Ngân hàng giới Các quy trình nêu Hướng dẫn MSDT và Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn Ngân hàng giới áp dụng cho hợp đồng hàng hóa, công trình và dịch vụ tư vấn tài trợ toàn phần từ khoản viện trợ không hoàn lại cho dự án Nói cách khác, các hợp đồng Ngân hàng giới tài trợ, các quan thực dự án phải áp dụng các quy trình MSĐT phù hợp nêu Hướng dẫn MSDT và Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn Ngân hàng giới không phải theo Luật Đấu thầu Đối với việc đấu thầu các hợp đồng hàng hóa và công trình không tài trợ từ khoản viện trợ không hoàn lại nêu trên, các quan thực dự án có thể áp dụng quy trình khác Ví dụ, quan thực dự án muốn sử dụng ngân sách Chính phủ cho hợp đồng định, việc đấu thầu hợp đồng đó có thể tuân theo Luật Đấu thầu và nghị định liên quan I.2 Những nguyên tắc chính Quy trình MSDT Quy trình MSDT các quan thực dự án áp dụng phải thỏa mãn nguyên tắc chủ chốt sau: (i) tiết kiệm và hiệu quả; (ii) hội cạnh tranh công cho nhà thầu/tư vấn hợp lệ; (iii) khuyến khích ký kết hợp đồng và các ngành sản xuất nước và chuyên gia tư vấn nước; (iv) minh bạch và (v) để lựa chọn các tư vấn và dịch vụ chất lượng cao I.3 Tư cách pháp lý Để đẩy mạnh cạnh tranh, nguyên tắc chung là Ngân hàng giới cho phép các công ty và cá nhân từ quốc gia chào hàng hóa, công trình và dịch vụ tư vấn cho các dự án Ngân hàng giới tài trợ Tuy nhiên, có trường hợp ngoại lệ công ty cá nhân có thể coi là không có đủ tư cách hợp lệ để tham gia vào hoạt động MSĐT Ngân hàng giới tài trợ Trên thực tế, các quan thực dự án cần ghi nhớ tình cụ thể có thể khiến công ty coi không đủ tư cách hợp lệ tham gia vào việc MSDT dự án (a) Các công ty, tư vấn quốc gia hàng hóa sản xuất quốc gia là nơi mà Bên nhận viện trợ nghiêm cấm các mối quan hệ thương mại với quốc gia đó dựa trên quy định chính thức hành động theo nghị Hội đồng Bảo an LHQ thực theo Chương VII Hiến chương LHQ, Bên nhận viện trợ nghiêm cấm việc nhập các hàng hóa từ, toán cho, quốc gia, người tổ chức định Vào thời điểm dự án thông qua, không có quốc gia nào bị áp dụng hạn chế đó (b) Một công ty tình trạng tới xung đột lợi ích (xem cụ thể phần I.4) (c) Các DNNN Việt Nam có thể tham gia họ có thể chứng minh họ (i) tự chủ pháp lý và tài chính, (ii) hoạt động theo luật thương mại và (iii) không phải đơn vị trực thuộc Bên tuyển dụng/Bên Mua/Khách hàng Để có đủ tư cách hợp lệ, DNNN định chế phải chứng minh, thông qua tài liệu liên quan, để đáp ứng yêu cầu củaNgân hàng giới, bao gồm Điều lệ công ty và các thông tin khác mà Ngân hàng giới yêu cầu, đó là: (i) là công ty có tư cách pháp nhân độc lập với Chính phủ; (ii) không nhận trợ cấp hỗ trợ từ ngân sách; (iii) hoạt động doanh nghiệp thương mại nào và, không kể chi tiết khác, không có nghĩa vụ nộp kết dư ngân sách cho Chính phủ và có thể có quyền và nghĩa vụ, vay tiền và có nghĩa vụ trả các khoản nợ mình và có thể tuyên bố phá sản; và (iv) không đấu thầu hợp đồng dành cho Bộ quan Chính phủ mà theo luật quy định có thể áp dụng quan là quan báo cáo giám sát trực tiếp doanh nghiệp có khả để tạo ảnh hưởng điều khiển doanh nghiệp định chế đó Các đơn vị quân an ninh các công ty thành lập, báo cáo trực tiếp gián tiếp cho sở hữu toàn phần Bộ Quốc phòng Bộ Công an không có tư cách tham gia đấu thầu Cần chú ý đặc biệt tới trường hợp DNNN Bộ GD&ĐT sở hữu tham gia vào các hoạt động MSDT liên quan vì vai trò đặc thù tổ chức này dự án có thể dẫn tới xung đột lợi ích Các quan thực dự án khuyến nghị trao đổi với Ngân hàng giới trường hợp có nghi vấn tính hợp lệ DNNN Hướng dẫn chi tiết cho việc đánh giá tính hợp lệ DNNN nêu Bank’s Guidance Note about Vietnam SOE Eligibility ngày 19 tháng 12 năm 2011 (d) Khi các dịch vụ các trường ĐH các Trung tâm Nghiên cứu thuộc Chính phủ Việt Nam là và có tính chất đặc thù không có đơn vị tư nhân thay phù hợp, Ngân hàng giới có thể đồng ý việc thuê các đơn vị trên sở trường hợp Cũng trên sở đó, các giáo sư nhà khoa học trường ĐH Viện nghiên cứu có thể ký hợp đồng riêng theo tài trợ Ngân hàng giới với điều kiện họ phải có hợp đồng làm việc toàn thời gian với quan họ và phải làm việc thường xuyên quan đó vòng năm lâu trước họ ký hợp đồng Ngân hàng giới tài trợ Cơ quan thực dự án cần đảm bảo có văn cần thiết để minh chứng các đơn vị cá nhân đó có đủ tư cách hợp lệ (e) Các quan chức Chính phủ và công chức nhà nước Bên nhận viện trợ có thể có thuê theo các hợp đồng tư vấn Quốc gia Bên nhận viện trợ với tư cách cá nhân thành viên nhóm chuyên gia công ty tư vấn đề xuất, với điều kiện việc thuê đó không xung đột với công việc nào khác luật, quy định chính sách khác Quốc gia Bên nhận viện trợvà họ (i) nghỉ việc không lương đã từ chức hưu; (ii) không thuê các quan mà họ đã làm việc trước nghỉ không lương, từ chức hưu (Trong trường hợp từ chức hưu, thời khoảng tối thiểu tháng, giai đoạn quy định các điều khoản pháp lý áp dụng cho các công chức Quốc gia Bên nhận viện trợ, áp dụng cho thời khoảng dài Các giáo sư nhân viên và chuyên gia các ngành đặc thù từ các trường đại học, các viện giáo dục và viện nghiên cứu có thể ký hợp đồng riêng trên sở bán thời gian với điều kiện họ là cán toàn thời gian quan đó năm lâu trước ký hợp đồng và việc thuê không tạo xung đột lợi ích) Cơ quan thực dự án cần đảm bảo tài liệu minh chứng thỏa đáng để chứng minh tư cách hợp lệ các quan chức chính phủ công chức đó (f) Một công ty tuyên bố là không đủ tư cách lệ Ngân hàng giới có dính líu tới gian lận và tham nhũng hoạt động MSDT Ngân hàng giới tài trợ Để có danh sách đẩy đủ công ty đó bao gồm công ty bị loại trừ chéo ngân hàng phát triển đa phương khác, hãy truy cập vào www.worldbank.org Các quan thực dự án cần kiểm tra cẩn thận danh sách này đánh giá thầu lập danh sách loại trừ Để có thêm thông tin yêu cầu tư cách hợp pháp, quan thực dự án cần tham khảo phần 1.1.8, 1.9 và 1.10 Hướng dẫn MSDT và 1.11, 1.12 &1.13 Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn I.4 Xung đột lợi ích I.4.1 Để chọn và tuyển dụng các tư vấn, chính sách Ngân hàng giới yêu cầu các tư vấn cần cung cấp khuyến nghị chuyên nghiệp, khách quan và công và cần tôn trọng lợi ích tối cao khách hàng mà không xét đến công việc tương lai và việc đưa các khuyến nghị không xung đột với nhiệm vụ khác và với lợi ích đơn vị họ Các tư vấn không thuê cho công việc/hợp đồng nào mà xung đột với nghĩa vụ trước đó với các khách hàng khác có thể đặt họ vị trí không thể thực nhiệm vụ theo hướng có lợi cho Bên nhận viện trợ Không tuân theo điều trên, các công ty/tư vấn không thuê điều kiện nào quy định đây: (a) Xung đột các hoạt động tư vấn và đấu thầu hàng hóa, các dịch vụ phi tư vấn (tức là các dịch vụ khác ngoài dịch vụ tư vấn khuôn khổ Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn Ngân hàng giới): Một công ty đã Bên nhận viện trợ cho tham gia để cung cấp hàng hóa, công trình các dịch vụ phi tư vấn cho dự án chi nhánh nào chịu kiểm soát trực tiếp không trực tiếp, kiểm soát chịu kiểm soát chung với công ty đó, bị loại khỏi việc cung cấp các dịch vụ tư vấn là kết từ trực tiếp liên quan tới hàng hóa, công trình các dịch vụ phi tư vấn Ngược lại, công ty thuê để cung cấp các dịch vụ tư vấn cho việc chuẩn bị (trước Khoản viện trợ có hiệu lực) thực dự án, chi nhánh nào chịu kiểm soát trực tiếp không trực tiếp, kiểm soát chịu kiểm soát chung với công ty đó, bị loại khỏi việc sau đó tiếp tục cung cấp các hàng hóa, công trình dịch vụ (ngoài các dịch vụ tư vấn quy định Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn Ngân hàng giới) là kết có liên quan trực tiếp tới các dịch vụ tư vấn cho công việc chuẩn bị Điều khoản này không áp dụng cho các công ty khác (các nhà tư vấn, nhà thầu nhà cung cấp) cùng thực các nghĩa vụ theo hợp đồng chìa khóa trao tay thiết kế và xây dựng (b) Các mâu thuẫn các nhiệm vụ tư vấn: Không có nhà tư vấn nào (bao gồm các nhân viên và tư vấn phụ họ) chi nhánh trực tiếp không trực tiếp kiểm soát, chịu kiểm soát chịu kiểm soát chung với công ty đó, thuê cho nhiệm vụ nào mà, theo chất, có thể xung đột với nhiệm vụ khác nhà tư vấn Ví dụ, nhà tư vấn hỗ trợ khách hàng việc tư hữu hóa các tài sản công không mua tư vấn cho người mua về, tài sản Tương tự, các nhà tư vấn thuê để chuẩn bị điều khoản tham chiếu cho nhiệm vụ không thuê cho nhiệm vụ xét tới (c) Quan hệ với nhân viên Bên nhận viện trợ: Nhà tư vấn (bao gồm các chuyên gia, nhân khác và các tư vấn phụ họ) có quan hệ kinh doanh họ hàng gần với nhân viên Bên nhận viện trợ (hoặc quan thực dự án, bên nhận phần khoản viện trợ) là người trực tiếp gián tiếp liên quan tới phần nào của: (i) việc chuẩn bị điều khoản tham chiếu dành cho công việc đó, (ii) quá trình lựa chọn cho hợp đồng, (iii) việc giám sát hợp đồng đó có thể không trao hợp đồng, có xung đột xuất phát từ mối quan hệ giải theo cách chấp nhận Ngân hàng giưới thông qua quá trình lựa chọn và thực hợp đồng (d) Một nhà tư vấn cần nộp hồ sơ thầu, riêng là đối tác liên doanh hồ sơ khác Nếu nhà tư vấn, bao gồm đối tác liên doanh, nộp tham gia vào nhiều hồ sơ thầu, hồ sơ bị loại trừ Tuy nhiên, điều này loại trừ trường hợp công ty tư vấn tham gia tư vấn phụ, cá nhân tham gia thành viên nhóm nhiều hồ sơ thầu các trường hợp có lý chính đáng và hồ sơ mời gửi đề xuất cho phép Cần lưu ý theo điều trên, nhà tư vấn đã thuê để chuẩn bị nghiên cứu khả thi, báo cáo đầu tư và các tài liệu tương tự chuẩn bị cho dự án tiểu dự án có thể không cho phép cạnh tranh hợp đồng nào thuộc dự án/tiểu dự án mà nhà thầu đó đã chuẩn bị Nghiên cứu khả thi Thêm vào đó, cần lưu ý Hồ sơ mời thầu chuẩn Ngân hàng giới có thể cung cấp điều khoản cụ thể xung đột lợi ích là các nhà thầu có chung đối tác kiểm soát bị loại Trong trường hợp có nghi ngờ, BQLDA tham vấn Ngân hàng giới để hướng dẫn và khuyến nghị I.4.2 Đối với việc mua sắm hàng hóa, công trình các dịch vụ phi tư vấn Chính sách Ngân hàng giới yêu cầu công ty tham gia vào quy trình mua sắm các dự án Ngân hàng giới tài trợ không có xung đột lợi ích Bất công ty nào phát có xung đột lợi ích không có đủ tư cách trao hợp đồng Một công ty coi là có xung đột lợi ích quy trình mua sắm nếu: (a) Công ty đó cung cấp các hàng hóa, công trình các dịch vụ phi tư vấn là kết trực tiếp liên quan tới các dịch vụ tư vấn cho việc chuẩn bị thực dự án mà công ty đó cung cấp cung cấp chi nhánh nào kiểm soát trực tiếp gián tiếp, bị kiểm soát chịu kiểm soát chung với công ty đó Điều khoản này không áp dụng cho các công ty (nhà tư vấn, nhà thầu nhà cung cấp) cùng thực các nghĩa vụ Nhà thầu theo hợp đồng chìa khóa trao tay thiết kế và xây dựng; (b) Công ty đó nộp nhiều hồ sơ đấu thầu, nộp với tư cách cá nhân là thành viên liên doanh đợt đấu thầu khác, ngoài trừ cho phép đấu thầu thay Điều này dẫn tới việc bị loại khỏi thầu đó Nhà thầu có tham gia Tuy nhiên, điều này không giới hạn việc bao gồm công ty là nhà thầu phụ nhiều hồ sơ thầu Chỉ kiểu mua sắm định, tham gia đơn vị đấu thầu là nhà thầu phụ đấu thầu khác có thể cho phép với điều kiện Ngân hàng giới không phản đối và cho phép theo quy định Hồ sơ mời thầu chuẩn Ngân hàng giới có thể áp dụng cho hình thức mua sắm vậy; (c) Các công ty (bao gồm các nhân viên công ty đó) có quan hệ họ hàng kinh doanh gần gũi với cán Bên nhận viện trợ (hoặc quan thực dự án bên nhận phần khoản viện trợ) là người: (i) trực tiếp gián tiếp tham gia vào việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu các điều kiện kỹ thuật hợp đồng và/hoặc quá trình đánh giá hồ sơ thầu hợp đồng đó; (ii) tham gia vào việc thực giám sát hợp đồng có xung đột phát sinh từ quan hệ giải theo cách Ngân hàng giới chấp nhận suốt quá trình mua sắm và việc thực hợp đồng; (d) Công ty không làm theo với tình xung đột lợi ích nào khác nêu rõ Hồ sơ mời thầu chuẩn Ngân hàng giới tương ứng với quá trình mua sắm cụ thể I.5 Liên danh và Thầu phụ/Tư vấn phụ Bất công ty nào có thể đấu thầu độc lập liên danh, với các công ty nước và/hoặc với các công ty nước ngoài Nhưng Ngân hàng giới không chấp nhận các điều kiện việc đấu thầu ủy thác các hình thức khác việc liên danh ủy thác các công ty Mỗi thành viên Liên danh cần liên đới chung và riêng việc thực hợp đồng và họ phải xác nhận yêu cầu quan trọng này Thỏa thuận liên danh (JVA) nộp hồ sơ đấu thầu Liên danh đề cử Đại diện có quyền thực công việc cho và đại diện và thành viên Liên danh quá trình đấu thầu và, trường hợp Liên danh trao Hợp đồng, việc thực hợp đồng Hồ sơ dự thầu phải tất các đối tác Liên danh đại diện ủy quyền toàn quyền đối tác Liên danh và bảo lãnhdự thầu cần liệt kê tên thành viên Liên danh Liên danh có thể dài hạn (không phụ thuộc vào hợp đồng riêng nào) thời gian hợp đồng cụ thể Một công ty có thể quy tụ các công ty khác dạng các hợp đồng phụ tư vấn phụ trường hợp công ty đó chịu trách nhiệm cho việc thực hợp đồng và có trách nhiệm giám sát hiệu thực nhà thầu phụ/tư vấn phụ công ty Một công ty phép tham giam vào đấu thầu theo lực nhà thầu đơn lẻ là thành viên Liên danh Tuy nhiên, công ty có thể cho phép tham gia vào nhiều đấu thầu với tư cách là nhà thầu phụ tư vấn phụ I.6 Mua sắm không hợp lệ Ngân hàng không toán các khoản chi hợp đồng hàng hóa, công trình các dịch vụ phi tư vấn các dịch vụ tư vấn Ngân hàng kết luận hợp đồng thế: (a) chưa trao theo các điều kiện đã thỏa thuận Hiệp định viện trợ và nêu rõ Kế hoạch Mua sắm mà Ngân hàng giới không phản đối; (b) không trao cho nhà thầu/nhà tư vấn định là thắng thầu trì hoãn có chủ ý hành động khác Bên nhận viện trợ dẫn tới chậm trễ không có lý chính đáng, hồ sơ thầu/đề xuất thắng thầu không còn khả dụng từ chối không hợp lệ hồ sơ thầu/đề xuất nào; (c) có liên quan tới tham gia đại diện Bên nhận viện trợ bên nhận phần nào khoản Viện trợ không hoàn lại theo cách gian lận tham nhũng quy định phần 6.2.7 đây Trong trường hợp vậy, cho dù là tiền kiểm hay hậu kiểm thì Ngân hàng giới tuyên bố việc MSDT không hợp lệ và chính sách Ngân hàng giới là hủy bỏ phần khoản viện trợ dành cho các hàng hóa, công trình dịch vụ phi tư vấn các dịch vụ tư vấn đã mua sắm không hợp lệ Thêm vào đó, Ngân hàng giới có thể thực các biện pháp khắc phục khác nêu Hiệp định viện trợ Ngay hợp đồng đã trao sau nhận thư không phản đối từ Ngân hàng giới, Ngân hàng giới có thể tuyên bố mua sắm không hợp lệ và áp dụng đầy đủ các chính sách và các biện pháp khắc phục cho dù khoản viện trợ đã đóng hay chưa, Ngân hàng giới kết luận thư không phản đối lập trên sở thiếu thông tin thông tin không chính xác sai lệch Bên nhận viện trợ cung cấp các điều khoản và các điều kiện hợp đồng đã thay đổi mà không có thư không phản đối Ngân hàng giới I.7 Gian lận và Tham nhũng Chính sách Ngân hàng giới là yêu cầu Bên nhận viện trợ (bao gồm các đơn vị thụ hưởng khoản viện trợ Ngân hàng giới) các bên đấu thầu, nhà cung cấp nhà thầu và các nhà thầu phụ họ theo các hợp đồng Ngân hàng giới tài trợ, tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức cao mua sắm và thực các hợp đồng Tuân thủ theo chính sách này, Ngân hàng giới: (a) Đưa định nghĩa rõ ràng gian lận và tham nhũng bao gồm các hành vi tham nhũng, gian lận, thông đồng, ép buộc gây cản trở Để tham khảo định nghĩa các hành động này, xem phần 1.16 (a) Hướng dẫn Mua sắm và 1.23 (a) Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn (b) Sẽ từ chối các chào thầu cho hợp đồng Ngân hàng giới định nhà thầu đề xuất trao hợp đồng nhân viên đại lý tư vấn phụ, nhà thầu phụ, nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung ứng nào đơn vị đó và/hoặc các nhân viên họ đã trực tiếp gián tiếp tham gia vào các hoạt động tham nhũng, gian lận, thông đồng, ép buộc cản trở việc cạnh tranh cho hợp đồng xét tới; (c) Sẽ tuyên bố mua sắm không hợp lệ và hủy bỏ khoản vay dành cho hợp đồng Ngân hàng giới thấy vào thời điểm nào đại diện Bên nhận viện trợ một bên nhận phần nào khoản viện trợ có dính líu tới các hành vi tham nhũng, gian lận, thông đồng, ép buộc cản trở quá trình mua sắm thực hợp đồng xét mà không có hành động kịp thời và thỏa đáng làm thỏa mãn Ngân hàng giới để xử lý các hành vi chúng xảy ra, bao gồm việc không kịp thời thông báo cho Ngân hàng giới vào thời điểm họ biết các hành vi đó; (d) Sẽ trừng phạt công ty cá nhân, vào thời điểm nào, dựa theo quy trình xử phạt Ngân hàng giới áp dụng (một công ty cá nhân có thể tuyên bố không đủ tư cách để trao hợp đồng Ngân hàng giới tài trợ: (i) kết thúc quy trình xử phạt phù hợp với quy trình xử phạt Ngân hàng giới, bao gồm, không kể nội dung khác, ngăn chặn chéo theo thỏa thuận với các Định chế tài chính quốc tế khác bao gồm các ngân hàng phát triển đa phương và thông qua việc áp dụng quy chế xử phạt mua sắm hành chính nhóm doanh nghiệp Ngân hàng giới gian lận và tham nhũng; và (ii) là hậu việc đình tạm thời đình tạm thời sớm có liên quan tới trừng phạt chịu khác, Xem chú thích 14 và phần Phụ lục Hướng dẫn Ngân hàng giới), bao gồm việc tuyên bố công khai công ty cá nhân là không đủ tư cách vĩnh viễn thời khoảng định: (i) để trao hợp đồng Ngân hàng giới tài trợ; và (ii) đề cử nhà thầu phụ, nhà tư vấn, nhà cung cấp nhà cung cấp dịch vụ công ty đủ tư cách khác trao hợp đồng Ngân hàng giới tài trợ (Một nhà thầu phụ, nhà tư vấn, nhà sản xuất cung cấp nhà cung cấp dịch vụ (các tên gọi khác sử dụng tùy theo hồ sơ đấu thầu cụ thể) là đơn vị đã hoặc: (i) nhà thầu bao gồm hồ sơ đấu thầu tiền thẩm định đấu thầu vì đơn vị đó đem lại kinh nghiệm đặc thù và thiết yếu và bí cho phép đơn vị đấu thầu đáp ứng yêu cầu xét duyệt gọi thầu cụ thể; (ii) quan thực dự án định) (e) Sẽ yêu cầu điều khoản đưa vào hồ sơ mời thầu và các hợp đồng tài trợ Khoản vay ngân hàng, yêu cầu nhà thầu, nhà cung cấp và nhà thầu và các nhà thầu phụ họ, các đại lý và nhân viên, nhà tư vấn, nhà cung cấp dịch vụ nhà cung cấp, phép Ngân hàng giới tra tài khoản, sổ sách và các tài liệu khác liên quan tới việc nộp các hồ sơ thầu và hiệu thực hợp đồng và kiểm toán các công ty kiểm toán Ngân hàng giới; và (f) Sẽ yêu cầu rằng, Bên nhận viện trợ mua sắm hàng hóa, nghiệp vụ các dịch vụ phi tư vấn trực tiếp từ quan LHQ dựa theo phần 3.10 Hướng dẫn theo thỏa thuận ký kết Bên nhận viện trợ và quan LHQ, các điều khoản nêu trên phần này liên quan đến xử phạt gian lận tham nhũng áp dụng toàn nhà cung cấp, nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ, nhà tư vấn, nhà thầu phụ và tư vấn phụ và nhân viên họ ký kết hợp đồng với quan LHQ Cơ quan thực dự án yêu cầu báo cáo cáo buộc gian lận tham nhũng mua sắm và quy trình quản lý hợp đồng Ngân hàng giới và tìm hướng dẫn Ngân hàng giới việc xử lý các cáo buộc I.10 Xử lý các khiếu nại nhận quá trình Mua sắm Hướng dẫn MSDT và Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn cho phép các nhà đấu thầu và tư vấn tự đưa khiếu nại phản đối quá trình mua sắm Trình tự chi tiết cho việc xử lý các khiếu nại nhà đấu thầu nêu Phụ lục Hướng dẫn MSĐT và Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn Đối với các hợp đồng Đấu thầu cạnh tranh nước, quan thực dự án cần thiết lập chế kháng nghị hiệu và độc lập cho phép các nhà đấu thầu kháng nghị và xử lý kháng nghị họ kịp thời và chế này cần mô tả rõ ràng hồ sơ mời thầu Nói chung, nhà đấu thầu có quyền khiếu nại kết đấu thầu vấn đề liên quan nào quá trình mua sắm bao gồm giai đoạn đánh giá thầu Mọi khiếu nại nhận bao gồm khiếu nại nặc danh xử lý theo quy trình Xử lý Khiếu nại quy định Chương 10 Nghị định 85/2009/ND-CP ngày 15/10/2009 hướng dẫn thực Luật Đấu thầu và Lựa chọn các nhà thầu xây dựng theo luật xây dựng Thêm vào đó, quy tắc chung, quan thực dự án nhận khiếu nại (có thể dạng thư, fax, email) có tên hay nặc danh, quan thực dự án cần báo cáo cho Ngân hàng giới và để nhận khuyến nghị hướng dẫn cần thiết II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TÁC MUA SẮM ĐẤU THẦU Dự án VNEN đề xuất không bao gồm các hoạt động xây lắp lớn Phần lớn các gói thầu phục vụ các hoạt động sửa chữa nhỏ, mua sắm hàng hóa/dịch vụ và thuê chuyên gia tư vấn Với giai đoạn thực tương đối ngắn (3 năm), các gói thầu cần thiết kế để có thể thực đơn giản và nhanh chóng Mua sắm hàng hóa và đấu thầu công trình sửa chữa nhỏ Tất hàng hóa và sửa chữa nhỏ cần thiết cho Dự án và tài trợ từ khoản viện trợ phải mua sắm đầu thầu phù hợp với yêu cầu nêu Hướng dẫn MSĐT Ngân hàng Thế giới, và các quy định hành Chính phủ Việt Nam mua sắm Dự án ODA Tuyển chọn dịch vụ tư vấn Các dịch vụ tư vấn cần thiết cho Dự án và tài trợ từ khoản viện trợ phải tuyển chọn phù hợp với yêu cầu nêu Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn Ngân hàng Thế giới và các quy định hành Chính phủ Việt Nam mua sắm Dự án ODA Các hướng dẫn Chính phủ Việt Nam việc mua sắm hàng hóa/đấu thầu công trình sửa chữa nhỏ và dịch vụ tư vấn Thủ tục MSĐT Dự án phải tuân thủ thủ tục quy định Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và Nghị định 85/2009/ND-CP ngày 15/10/2009 Hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng Bất nào các quy định Luật Đấu thầu không phù hợp với các hướng dẫn NHTG thì phải tuân thủ theo các hướng dẫn NHTG III CÁC PHƯƠNG THỨC MSĐT CỦA DỰ ÁN VÀ XÉT DUYỆT CỦA NHTG Các phương thức MSĐT hàng hóa và xét duyệt NHTG Hạng mục kinh phí Giá trị hợp đồng (US$) >=500,000 <500,000 ICB NCB <100,000 Chào hàng cạnh tranh Phương thức đấu thầu Hàng hóa Ghi chú: Không áp dụng DC ICB – Đấu thầu cạnh tranh quốc tế NCB – Đấu thầu cạnh tranh nước DC – Mua sắm trực tiếp Tiền kiểm NHTG Tất các hợp đồng ICB Gói thầu đầu tiên không tính đến giá trị gói thầu, và tất các hợp đồng >= US$ 400,000; các gói hồi tố không tính đến giá trị Gói thầu đầu tiên và các gói hồi tố không tính đến giá trị Tất các hợp đồng DC Phương thức đấu thầu sửa chữa nhỏ cấp trường và xét duyệt NHTG Hạng mục Giá trị hợp Phương thức đấu thầu Tiền kiểm NHTG kinh phí đồng (US$) Công trình <200,000 Chào hàng cạnh tranh Không áp dụng Các phương pháp lựa chọn dịch vụ tư vấn và xét duyệt NHTG Hạng mục Giá trị hợp Phương thức đấu thầu kinh phí đồng (US$) >=200,000 QCBS, QBS, FBS, LCS <200,000 QCBS, QBS, FBS, Dịch vụ tư LCS or CQS vấn Không áp dụng SSS Không áp dụng IC Ghi chú: Tiền kiểm NHTG Tất các hợp đồng >= US$ 200,000 hãng; hợp đồng CQS đầu tiên không tính đến giá trị gói thầu; các gói hồi tố không tính đến giá trị gói thầu; và tất các hợp đồng SSS QCBS – Lựa chọn dựa trên chất lượng và chi phí QBS – Lựa chọn dựa trên chất lượng FBS – Lựa chọn với ngân sách cố định LCS – Lựa chọn với chi phí thấp CQS – Lựa chọn dựa trên trình độ tư vấn SSS – Lựa chọn từ nguồn IC – Lựa chọn tư vấn cá nhân Danh sách ngắn hoàn toàn bao gồm các chuyên gia tư vấn nước: Danh sách ngắn cho dịch vụ chuyên gia tư vấn ước tính chi phí tương đương thấp US$ 300.000/1 hợp đồng có thể hoàn toàn bao gồm chuyên gia tư vấn nước theo quy định đoạn 2.7 Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn Xét duyệt Ngân hàng giới: 5.1 Tiền kiểm 5.1.1 Mua sắm các hàng hóa, công trình và các dịch vụ phi tư vấn: Liên quan tới hợp đồng cần Ngân hàng giới tiền kiểm, BQLDATƯ cung cấp cho Ngân hàng giới để Ngân hàng giới đánh giá và đưa thư không phản đối văn sau trước thực các bước thủ tục mua sắm: (a) Hồ sơ mời thầu: Trước quảng cáo mời thầu, BQLDATƯ cần cung cấp cho Ngân hàng giới dự thảo hồ sơ mời thầu để Ngân hàng giới xem xét và không phản đối Bất sửa đồi nào các hồ sơ mời thầu, mà đã đánh giá và cung cấp thư không phản đối Ngân hàng giới, cần có thư không phản đối Ngân hàng giới trước phát hành cho các nhà thầu tiềm (b) Báo cáo xét thầu: Sau các hồ sơ thầu đã nhận và đánh giá, BQLDATƯ sẽ, trước đưa định cuối cùng, cung cấp cho Ngân hàng giới, khoảng thời gian đủ để đánh giá, báo cáo chi tiết việc đánh giá và so sánh các hồ sơ thầu nhận (đối với giai đoạn trường hợp có hai giai đoạn đấu thầu và thỏa thuận khung) cùng với đề xuất cho việc trao hợp đồng thông tin có liên quan Ngân hàng giới yêu cầu cách hợp lý BQLDATƯ trao hợp đồng sau nhận thư không phản đối từ Ngân hàng giới (c) Gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu: Nếu BQLDATƯ yêu cầu gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu để hoàn thiện quy trình đánh giá, thống nội và có thư không phản đối Ngân hàng giới và để tiến hành trao hợp đồng, BQLDATƯ cần có thư không phản đối Ngân hàng giới cho lần gia hạn đầu tiên việc gia hạn đó lâu tuần và cần có thư không phản đối Ngân hàng giới cho tất các yêu cầu gia hạn sau đó mà không tính đến thời gian gia hạn là bao lâu (d) Khiếu nại Nhà thầu: Nếu sau công bố kết thầu mà Bên nhận viện trợ nhận khiếu nại phản đối từ các nhà thầu, đơn khiếu nại, đánh giá BQLDATƯ vấn đề nêu khiếu nại, và phản hồi BQLDATƯ gửi tới Ngân hàng giới để xem xét và đưa ý kiến (e) Thay đổi khuyến nghị trao hợp đồng: Nếu việc phân tích văn phản đối dẫn tới việc Bên nhận viện trợ thay đổi khuyến nghị trao hợp đồng, lý đưa định và báo cáo đánh giá sửa đổi cần cung cấp cho Ngân hàng giới để có thư không phản đối Bên nhận viện trợ phát hành lại trao hợp đồng theo định dạng Phần Phụ lục Hướng dẫn này (f) Thay đổi các điều khoản và điều kiện hợp đồng: Nếu không có thư không phản đối trước đó Ngân hàng giới, các điều khoản và điều kiện hợp đồng không được, khác biệt với yêu cầu mà theo đó các hồ sơ dự thầu yêu cầu hồ sơ sơ tuyển (nếu có) mời (g) Chỉnh sửa hợp đồng đã ký: Trong trường hợp các hợp đồng tiền kiểm, Bên nhận viện trợ xin thư không phản đối Ngân hàng giới trước đồng ý (a) gia hạn thời hạn quy định cho việc thực hợp đồng; (b) điều chỉnh nào phạm vi các dịch vụ thay đổi đáng kể các điều khoản và điều kiện hợp đồng; (c) thay đổi nào sửa đổi (ngoại trừ trường hợp vô cùng khẩn cấp) đơn lẻ kết hợp với thay đổi khác sửa đổi đã ban hành trước đó, làm tăng giá trị hợp đồng lên 15%; (d) việc hủy hợp đồng đề xuất Phụ lục Hướng dẫn MSĐT Ngân hàng nêu chi tiết xét duyệt Ngân hàng Quyết định mua sắm 5.1.2 Đối với việc lựa chọn và tuyển dụng chuyên gia tư vấn Đối với hợp đồng cần Ngân hàng giới tiền kiểm, BQLDATƯ cung cấp tài liệu sau cho Ngân hàng giới để xem xét và cung cấp thư không phản đối trước tiến hành các bước quy trình mua sắm: (a) Yêu cầu gửi Đề xuất (bao gồm danh sách ngắn) và ước tính chi phí: trước mời gửi đề xuất, BQLDATƯ cần cung cấp cho Ngân hàng giới để xem xét và không phản đối dự toán chi phí và Hồ sơ mời thầu tư vấn (bao gồm danh sách ngắn) BQLDATƯ thực điều chỉnh danh sách ngắn và các văn Ngân hàng giới yêu cầu cách hợp lý Bất sửa đổi nào phải có thư không phản đối Ngân hàng trước Hồ sơ mời thầu tư vấn ban hành cho các nhà tư vấn danh sách ngắn (b) Báo cáo đánh giá kỹ thuật: Sau các đề xuất kỹ thuật đã đánh giá, BQLDATƯ cần cung cấp cho Ngân hàng giới, khoảng thời gian đủ để Ngân hàng xem xét, báo cáo đánh giá kỹ thuật và các đề xuất Ngân hàng giới yêu cầu BQLDATƯ cần xin thư không phản đối Ngân hàng giới báo cáo đánh giá khuyến nghị từ chối đề xuất (c) Báo cáo Đánh giá Cuối cùng: BQLDATƯ có thể tiến hành việc mở các đề xuất tài chính sau nhận thư không phản đối Ngân hàng giới đánh giá kỹ thuật Khi chi phí là nhân tố cho việc lựa chọn chuyên gia tư vấn, BQLDATƯ có thể tiến hành đánh giá tài chính dựa theo các điều khoản Hồ sơ mời thầu tư vấn BQLDATƯ cung cấp cho Ngân hàng giới báo cáo đánh giá sau cùng và kèm theo đề xuất chuyên gia tư vấn thành công BQLDATƯ thông báo cho công ty nhận tổng điểm đánh giá cao đánh giá sau cùng và ý định trao hợp đồng cho công ty đó và mời công ty trao đổi thương lượng Nếu Ngân hàng giới phát khác biệt nào đánh giá tài chính theo đánh giá riêng Ngân hàng giới dựa trên khiếu nại, Ngân hàng giới thông báo với BQLDATƯ để xử lý vấn đề nêu để giải theo yêu cầu Ngân hàng giới trước tiến hành thương lượng với nhà tư vấn thành công đình thương lượng đã bắt đầu Trong các trường hợp vậy, không tiến hành thêm các hoạt động Ngân hàng giới có văn không phản đối đề xuất Bên nhận viện trợ (d) Gia hạn hiệu lực đề xuất: Nếu BQLDATƯ cần gia hạn hiệu lực đề xuất để hoàn tất đánh giá và thống nội nhận văn không phản đối Ngân hàng giới tiến hành trao hợp đồng, BQLDATƯ cần có thư không phản đối Ngân hàng giới cho lần gia hạn đầu tiên việc gia hạn đó lâu tuần và cần có thư không phản đối Ngân hàng giới cho tất các yêu cầu gia hạn sau đó mà không tính đến thời gian gia hạn là bao lâu (e) Khiếu nại Nhà tư vấn: Nếu Bên nhận viện trợ nhận khiếu nại phản đối từ các nhà tư vấn, Bên nhận viện trợ cần gửi cho người khiếu nại ghi nhận và gửi cho Ngân hàng giới để xem xét và đưa ý kiến khiếu nại, các nhận xét BQLDATƯ vấn đề đưa khiếu nại và thư phản hồi đề xuất người khiếu nại (f) Thay đổi Đề xuất trao Hợp đồng: Nếu sau phân tích khiếu nại, với lý nào khác, BQLDATƯ thay đổi đề xuất trao hợp đồng mình thì lý đưa định đó và báo cáo sửa đổi phải nộp cho Ngân hàng giới để ban hành thư không phản đối BQLDATƯ công bố lại kết trao hợp đồng theo mẫu quy định phần Phụ lục này Nếu các thương lượng thất bại với nhà tư vấn thành công, BQLDATƯ cung cấp cho Ngân hàng giới các ghi nhớ thương lượng để xem xét và lý thất bại Sau hoàn thành các thủ tục nêu phần 2.30 Hướng dẫn này, và nhận thư không phản đối từ Ngân hàng giới, việc thương lượng có thể hủy bỏ và công ty có thứ hạng mời thương lượng (g) Hợp đồng thương lượng: Sau thương lượng đã hoàn tất, trường hợp lựa chọn từ nguồn, BQLDATƯ cung cấp cho Ngân hàng giới, với khoảng thời gian đủ cho việc đánh giá, hợp đồng thương lượng đề xuất ký kết BQLDATƯ mà đã được ký tắt chuyên gia tư vấn thành công Nếu hợp đồng thương lượng dẫn tới việc thay các chuyên gia chủ chốt thay đổi điều khoản tham chiếu và hợp đồng đề xuất ban đầu, BQLDATƯ cần nêu rõ thay đổi và đưa giải thích thay đổi đó là cần thiết và chấp nhận BQLDATƯ BQLDATƯ cần xác nhận việc trao và ký hợp đồng sau nhận thư không phản đối từ phía Ngân hàng giới (h) Sửa đổi Hợp đồng đã ký: Trong trường hợp các hợp đồng tiền kiểm, trước đồng ý: (a) gia hạn thời hạn quy định cho việc thực hợp đồng; (b) thay đổi phạm vi dịch vụ, thay các chuyên gia chủ chốt các thay đổi đáng kể khác các điều khoản và điều kiện hợp đồng; (c) hủy bỏ hợp đồng đề xuất, BQLDATƯcần có thư không phản đối Ngân hàng giới Nếu Ngân hàng giới định các điều chỉnh đề xuất không thống với các điều khoản Hiệp định viện trợ và/hoặc Kế hoạch Mua sắm, Ngân hàng giới thông báo cho Bên nhận viện trợ và nêu rõ lý đưa định mình Một điều chỉnh thực với hợp đồng cần nộp cho Ngân hàng giới để lưu trữ 5.2 Hậu kiểm Các hợp đồng không thuộc diện tiền kiểm thuộc diện hậu kiểm theo quy trình nêu đoạn 5, Phụ lục Hướng dẫn MSĐT và Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn Ngân hàng Thế giới Các đơn vị thực dự án lưu giữ tất các tài liệu/hồ sơ liên quan đến MSĐT văn phòng mình vòng năm kể từ ngày kết thúc khoản viện trợ không hoàn lại để phục vụ cho công tác kiểm tra Ngân hàng giới Công tác hậu kiểm thực hàng năm tối thiểu 20% hợp đồng Mức này có thể thay đổi định kỳ quá trình thực dự án tùy thuộc vào kết thực Dự án Do có lượng kinh phí lớn phân bổ cho Quỹ I và Quỹ II công tác mua sắm đấu thầu lại thuộc diện hậu kiểm giá trị hợp đồng nhỏ nên chuyên gia kiểm toán nội có trách nhiệm thực hậu kiểm kiểm toán Quỹ I và Quỹ II Ngoài ra, công ty kiểm toán độc lập yêu cầu thực hậu kiểm kiểm toán Quỹ I và Quỹ II Nếu từ hậu kiểm, Ngân hàng định các hàng hóa, công trình dịch vụ không mua sắm đấu thầu dựa theo các quy trình thủ tục đồng ý quy định Hiệp định Viện trợ và nêu chi tiết Kế hoạch Mua sắm Ngân hàng thông qua thân hợp đồng không thống với quy trình vậy, Ngân hàng có thể tuyên bố mua sắm không hợp lệ quy định phần 1.14 và 1.19 Hướng dẫn MS ĐT và Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn Thay đổi từ hậu kiểm sang tiền kiểm Một hợp đồng mà ước tính chi phí hợp đồng đó nằm mức kiểm duyệt trước Ngân hàng giới nêu Kế hoạch mua sắm tiền kiểm nhà thầu có giá đánh là thấp vượt quá ngưỡng giới hạn Mọi hồ sơ mua sắm liên quan đã xử lý bao gồm báo cáo đánh giá và đề xuất trao hợp đồng, cần nộp cho Ngân hàng giới để tiền kiểm và không phản đối trước trao hợp đồng Khi, ngược lại, giá nhà thầu chọn nằm ngưỡng giới hạn kiểm duyệt trước, quá trình kiểm duyệt trước tiếp tục Trong tình định, Ngân hàng giới có thể yêu cầu quan thực dự án tuân thủ quy trình tiền kiểm trường hợp khiếu nại định là có chất nghiêm trọng Cũng vậy, phương pháp mua sắm yêu cầu thay đổi chi phí cao thấp mức đánh giá trước đó, ví dụ từ đấu thầu cạnh tranh nước sang đấu thầu cạnh tranh quốc tế và ngược lại thì kế hoạch mua sắm quan thực dự án điều chỉnh và nộp cho Ngân hàng giới để xem xét và không phản đối IV KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU CỦA DỰ ÁN Cơ sở để lập kế hoạch đấu thầu là: (i) Quyết định đầu tư và các tài liệu có liên quan đến Dự án; (ii) Dự toán duyệt; (iii) Nguồn vốn cho dự án; (iv) Các văn pháp lý khác liên quan (nếu có) Đối với các hoạt động MSĐT BQLDATƯ thực hiện: Kế hoạch đấu thầu 18 tháng đầu tiên, Phần I và Phần II đã BQLDATƯ xây dựng và Ngân hàng giới và Bộ GD-ĐT phê duyệt Sau đó, Kế hoạch đấu thầu cập nhật cần, và lần cập nhật đó phải Ngân hàng giới và Bộ GD-ĐT xem xét trước Kế hoạch đấu thầu 18 tháng đầu tiên và các lần cập nhật đăng tải trên trang web NHTG Công tác mua sắm đấu thầu dự án thực theo Kế hoạch đấu thầu đã duyệt Mỗi quý, BQLDATƯ phải nộp báo cáo theo dõi mua sắm Dự án cho Ngân hàng giới là phần Báo cáo tài chính kỳ (Xem Phụ lục 3, Chương IV Sổ tay này) Báo cáo này phải cung cấp thực trạng việc thực kế hoạch MSĐT quý và đồng thời cung cấp thông tin tiến độ hợp đồng và chi phí Đối với các hoạt động MSĐT trường VNEN thực hiện: 2.1 Năm thứ nhất: Các cấp thực Nhiệm vụ Thời gian hoàn thành Các trường VNEN - Xây dựng kế hoạch đấu thầu (là nội dung 15/2/2013 thuộc Kế hoạch thực kinh phí VNEN) Các trường VNEN -Gửi kế hoạch đấu thầu cho BQLDATƯ/BQL 15/2/2013 VNEN cấp tỉnh để phục vụ cho việc ký Thỏa thuận kinh phí BQLDATƯ, BQL VNEN cấp - BQLDATƯ đồng ký Thỏa thuận kinh phí với 20/2/2013 tỉnh và các trường VNEN BQL VNEN tỉnh và các trường (Thỏa thuận kinh phí bao gồm Kế hoạch thực kinh phí VNEN) Các trường VNEN -Bắt đầu thực các hoạt động MSĐT theo kế 25/2/2013 hoạch đấu thầu đã xây dựng 2.2 Năm thứ 2&3: Các cấp thực Nhiệm vụ Thời gian hoàn thành Các trường VNEN - Xây dựng kế hoạch đấu thầu (là nội dung 1/11 thuộc Kế hoạch thực kinh phí VNEN) 2013 2014 năm và Các trường VNEN - Gửi kế hoạch đấu thầu cho BQLDATƯ/BQL 1/11 VNEN cấp tỉnh để phục vụ cho việc ký Thỏa 2013 thuận kinh phí 2014 năm và BQLDATƯ, BQL VNEN cấp - BQLDATƯ đồng ký Thỏa thuận kinh phí với 5/11 tỉnh và các trường VNEN BQL VNEN tỉnh và các trường (Thỏa thuận kinh 2013 phí bao gồm Kế hoạch thực kinh phí VNEN) 2014 năm và Các trường VNEN -Bắt đầu thực các hoạt động MSĐT theo kế 2/1 năm hoạch đấu thầu đã xây dựng năm 2014 và 2015 V SỬ DỤNG CÁC TÀI LIỆU MSĐT CHUẨN VÀ TÀI LIỆU MSĐT MẪU CỦA NGÂN HÀNG THẾ GIỚI Mọi hồ sơ mời thầu (cho đấu thầu cạnh tranh nước/đấu thầu cạnh tranh quốc tế), yêu cầu báo giá (đối với mua sắm theo báo giá), Hồ sơ mời thầu tư vấn (cho đấu thầu dịch vụ tư vấn), báo cáo đánh giá thầu và các tài liệu MSĐT khác sử dụng dự án cần phải xây dựng việc sử dụng các tài liệu chuẩn tài liệu mẫu tương ứng Ngân hàng giới phát hành Dự án phải sử dụng tài liệu tiêu chuẩn/mẫu này với sửa đổi tối thiểu theo nhu cầu để thích ứng với điều kiện đặc thù dự án và Ngân hàng giới chấp nhận Bất thay đổi nào đưa vào thông qua các bảng liệu thầu hợp đồng và thông qua các điều kiện đặc biệt hợp đồng và không đưa vào các thay đổi ngôn từ chuẩn tài liệu tiêu chuẩn/mẫu Ngân hàng giới Việc sử dụng các tài liệu khác không chấp nhận Ngân hàng giới đồng ý trước VI TRÁCH NHIỆM MUA SẮM ĐẤU THẦU Các bên có các vai trò và trách nhiệm liên quan MSĐT Dự án VNEN là: (i) Bộ GD-ĐT, (ii) NHTG, (iii) BQLDATƯ, (v) Sở GD-ĐT/BQL VNEN cấp tỉnh; và (vi) Trường tiểu học tham gia Dự án Bộ Giáo dục và Đào tạo     Chỉ đạo và hướng dẫn việc quản lý Dự án VNEN Phê duyệt các kế hoạch đấu thầu BQLDATƯ xây dựng Chịu trách nhiệm phê duyệt (i) các hồ sơ và báo cáo đấu thầu các gói thầu hồi tố; (ii) các hồ sơ và báo cáo đấu thầu các gói thầu mua sắm hàng hóa sử dụng phương thức đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB), đấu thầu cạnh tranh nước (NCB), định thầu; (iii) các hồ sơ và báo cáo đánh giá các gói thầu dịch vụ tư vấn sử dụng phương thức tuyển chọn dựa trên chất lượng và chi phí (QCBS), Lựa chọn từ nguồn (SSS); (iv) các hồ sơ và báo cáo đánh giá các gói thầu dịch vụ tư vấn có giá trị ≥ 50.000 USD sử dụng phương thức Lựa chọn tư vấn cá nhân (IC) và ≥ 100.000 USD các gói thầu sử dụng các phương thức tuyển chọn khác áp dụng cho dự án Chỉ đạo và hướng dẫn xử lý tình phát sinh đấu thầu Ngân hàng Thế giới     Hướng dẫn và hỗ trợ quản lý Dự án VNEN và Bộ phận MSĐT BQLDATƯ các vấn đề MSĐT Xem xét và cấp thư KPĐ kế hoạch đấu thầu; các KHĐT cập nhật và sửa đổi BQLDATƯ xây dựng; Xem xét và cấp thư KPĐ cho các gói thầu đã qui định Hiệp định viện trợ không hoàn lại Phối hợp với Bộ GD-ĐT việc hướng dẫn xử lý tình phát sinh đấu thầu BQLDATƯ 3.1 Giám đốc     Chỉ đạo lập KHĐT và qui trình MSĐT BQLDATƯ và các trường; Hướng dẫn, giám sát việc thực các hợp đồng dịch vụ tư vấn, hàng hóa phạm vi Dự án VNEN Phê duyệt (i) các hồ sơ và báo cáo đấu thầu các gói thầu mua sắm hàng hóa sử dụng phương thức chào hàng cạnh tranh (trừ các gói hồi tố); (ii) các hồ sơ và báo cáo đánh giá các gói thầu dịch vụ tư vấn có giá trị < 50.000 USD sử dụng phương thức Lựa chọn tư vấn cá nhân (IC) và <100.000 USD các gói thầu sử dụng các phương thức tuyển chọn tư vấn khác áp dụng cho dự án (ngoại trừ các gói thầu dịch vụ tư vấn sử dụng phương thức Lựa chọn từ nguồn và các gói hồi tố) Chỉ đạo Dự án VNEN đảm bảo thực đúng các quy định MSĐT NHTG và Chính phủ 3.2 Bộ phận Mua sắm đấu thầu BQLDATƯ Giúp lãnh đạo Dự án VNEN các chủ trương, định đến mua sắm đấu thầu Ngoài còn thực các nhiệm vụ sau:     Xây dựng và cập nhật kế hoạch đấu thầu hàng năm BQLDATƯ; hỗ trợ và hướng dẫn việc lập KHĐT các trường Dự án Phối hợp với các phận có liên quan xây dựng các tài liệu cần thiết và thực mua sắm đấu thầu BQLDATƯ, đôn đốc, hỗ trợ và hướng dẫn thực mua sắm đấu thầu các trường Dự án Tổ chức tập huấn cho cán MSĐT cấp tỉnh Tổ chức hỗ trợ bồi dưỡng lực cho cán MSĐT cấp tỉnh và cấp trường 3.3 Các Bộ phận chuyên môn khác BQLDATƯ Căn vào Kế hoạch hoạt động năm, cung cấp thông tin chuyên môn để lập KHĐT, phối hợp với phận MSĐT thực việc mua sắm đấu thầu cấp Trung ương Sở Giáo dục và Đào tạo/BQL VNEN cấp tỉnh  Tham gia đạo triển khai hoạt động Dự án địa phương, bao gồm các vấn đề liên quan MSĐT  Hỗ trợ việc trao đổi thông tin và các hoạt động BQLDATƯ và các trường, bao gồm lập kế hoạch đấu thầu và MSĐT  Ký hợp đồng với chuyên gia cấp tỉnh và chuyên gia sư phạm (nếu có);  Hướng dẫn các trường lập kế hoạch MSĐT để đưa vào Thỏa thuận kinh phí ký hàng năm BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và trường;  Theo dõi, giám sát hoạt động MSĐT diễn các trường  Tập huấn mua sắm đấu thầu cho cấp trường Trường tiểu học tham gia Dự án  Xây dựng kế hoạch đấu thầu trường (là nội dung thuộc Kế hoạch thực kinh phí VNEN)Gửi kế hoạch đấu thầu cho BQL VNEN cấp tỉnh để đưa vào Thỏa thuận kinh phí ký hàng năm BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và trường;  Tổ chức thực các gói mua sắm hàng hóa, sửa chữa nhỏ, thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên phạm vi hai Quỹ theo quy định Dự án  Hiệu trưởng duyệt các thư mời chào giá, kết xét thầu và hợp đồng liên quan đến các gói thầu thuộc kế hoạch đấu thầu nêu Thỏa thuận kinh phí ký hàng năm BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và trường;  Thực các hướng dẫn giải ngân, lí các hợp đồng cho các gói thầu mua sắm theo quy định; Trong trường hợp không thể thực đúng quy trình theo yêu cầu Dự án, xin ý kiến đạo BQL VNEN cấp tỉnh BQLDATƯ VII QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ MSĐT Với giai đoạn thực dự án tương đối ngắn (3 năm), các quy trình quản lý MSĐT cần tiến hành nhanh chóng và hiệu để có thể thực các mục tiêu đề Quy trình xây dựng và phê duyệt Kế hoạch đấu thầu và việc sửa đổi, bổ sung Kế hoạch đấu thầu BQLDATƯ thực • Bước 1: BQLDATƯ xây dựng Kế hoạch đấu thầu (hoặc sửa đổi nội dung Kế hoạch đấu thầu đã phê duyệt) • Bước 2: BQLDATƯ gửi Kế hoạch đấu thầu cho NHTG để xin ý kiến “không phản đối” và đồng thời gửi Bộ GD-ĐT (bộ phận chuyên trách) để nghiên cứu, xem xét • Bước 3: Sau nhận thư “không phản đối” NHTG, BQLDATƯ chính thức gửi Bộ GD-ĐT phê duyệt Kế hoạch đấu thầu chi tiết Thời gian phê duyệt Kế hoạch đấu thầu không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ từ BQLDATƯ Quy trình mua sắm hàng hóa BQLDATƯ thực Quy trình mua sắm hàng hóa phải phù hợp với yêu cầu nêu Hướng dẫn MSĐT Ngân hàng Thế giới, Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và Nghị định 85/2009/ND-CP ngày 15/10/2009 Hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng Sau đây là hướng dẫn thực các phương thức đấu thầu áp dụng cho việc mua sắm hàng hóa: 2.1 Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB): Những bước thực quy trình đấu thầu cạnh tranh quốc tế sau  Bước - Lập hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu phải lập tuân theo các tiêu chuẩn mời thầu tiêu chuẩn phù hợp Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ mời thầu, BQLDATƯ không thay đổi các phần nội dung tiêu chuẩn (Hướng dẫn nhà thầu, Biểu mẫu và Điều kiện chung hợp đồng) Bất kỳ thay đổi nào bổ sung nào cần đề cập Bảng liệu đấu thầu, Dữ liệu hợp đồng Các điều kiện riêng hợp đồng, Tiêu chuẩn kỹ thuật, Bảng kê khối lượng và Mục lục các yêu cầu Trong trường hợp các hợp đồng tiền kiểm, hồ sơ mời thầu hoàn thành, BQLDATƯ trình nộp hồ sơ lên Ngân hàng giới tiến hành tiền kiểm và cấp thư không phản đối trước phát hành hồ sơ cho các nhà thầu triển vọng Hồ sơ mời thầu lập tiếng Anh Bên cạnh tiếng Anh, BQLDATƯ có thể chuẩn bị tiếng Việt, BQLDATƯ phải bảo đảm tính thống hai ngôn ngữ này Trong trường hợp hồ sơ mời thầu chuẩn bị tiếng Anh và tiếng Việt, các nhà thầu phép chọn hai để dự thầu và hồ sơ ký kết theo ngôn ngữ hồ sơ dự thầu thực tế Các nhà thầu phép trích dẫn giá thầu ngoại tệ nào (tối đa là loại tiền tệ quốc gia) và tiền đồng Việt Nam Bước – Quảng cáo và phát hành hồ sơ mời thầu BQLDATƯ quảng cáo Thông báo mua sắm cụ thể (Thư mời thầu) UNDB trực tuyến thông qua hệ thống kết nối khách hàng Ngoài ra, BQLDATƯ quảng cáo ít trên tờ báo phát hành trên toàn quốc Cụ thể, các tờ báo sau đây coi là chấp nhận khía cạnh quảng cáo yêu cầu: Nhân Dân, Lao Động, Việt Nam News Quảng cáo trên các tờ báo khác có thể chấp nhận có đồng thuận trước Ngân hàng giới Ngoài ra, BQLDATƯ khuyến khích quảng cáo trên Báo Đấu thầu Bộ Kế hoạch và Đầu tư (tuy nhiên, quảng cáo tờ báo này là không đủ) Nội dung quảng cáo (Thư mời thầu) thực theo mẫu mời thầu Ngân hàng giới Hồ sơ mời thầu phải thực có sẵn cho các nhà thầu tiềm để mua từ ngày quảng cáo ngày thời hạn nộp thầu Lệ phí hồ sơ mời thầu phải là định mức toán chi phí in ấn và gửi thư Không phép giới hạn phát hành hồ sơ mời thầu Bước – Chuẩn bị, Trình, Nhận và Mở thầu Nhà thầu dành ít tuần (kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu ngày quảng cáo tùy theo điều kiện nào đến sau thời hạn nộp thầu) chuẩn bị hồ sơ dự thầu Trong thời gian này, các nhà thầu có câu hỏi yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu, họ có thể viết thư cho BQLDATƯ yêu cầu giải đáp làm rõ BQLDATƯ phải kịp thời trả lời / làm rõ câu hỏi và gửi câu trả lời / giải thích cho tất các nhà thầu đã mua hồ sơ mời thầu Nếu thay đổi đáng kể yêu cầu, BQLDATƯ có thể phát hành phụ lục kèm theo hồ sơ mời thầu BQLDATƯ cần có thư “Không phản đối” Ngân hàng giới trước phát hành phụ lục đó Nếu cần thiết, BQLDATƯ kéo dài thời hạn nộp thầu để các nhà thầu có đủ thời gian để xem xét các thay đổi và chuẩn bị hồ sơ dự thầu cho phù hợp Đối với hàng hoá lớn hay phức tạp, BQLDATƯ cần phải tổ chức họp tiền đấu thầu và tổ chức tham quan thực tế để giúp các nhà thầu hiểu rõ phạm vi hợp đồng Các bên dự thầu nộp hồ sơ dự thầu họ phong bì dán kín trước thời hạn đóng thầu Nếu họ muốn sửa đổi rút hồ sơ dự thầu, sửa đổi việc rút phải nộp trước thời hạn đóng thầu Tất các hồ sơ dự thầu cung cấp trước thời hạn đóng thầu chấp nhận và nhận cách phù hợp Hồ sơ dự thầu muộn bị từ chối và trả lại nguyên trạng cho nhà thầu Việc mở hồ sơ dự thầu thực sau thời hạn chót để nhận hồ sơ dự thầu và nơi ghi thư mời thầu BQLDATƯ có trách nhiệm mở hồ sơ dự thầu công khai, các nhà thầu đại diện họ phải yêu cầu có mặt BQLDATƯ phải đọc to tên nhà thầu, tổng giá trị các hồ sơ dự thầu, giảm giá và sửa đổi khác Ngoại trừ việc đọc các thông tin trên, BQLDATƯ không có bình luận định có liên quan đến đánh giá hồ sơ dự thầu quá trình mở thầu BQLDATƯ phải kịp thời lập biên mở thầu có chữ ký tất người tham dự và gửi biên ghi nhớ cho tất các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu và Ngân hàng giới Bước – Đánh giá hồ sơ dự thầu Ngay sau mở thầu, BQLDATƯ phải tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu BQLDATƯ cần nghiêm khắc giữ bí mật thông tin liên quan đến quá trình đánh giá đấu thầu BQLDATƯ không trực tiếp gặp gỡ và không liên lạc với nhà thầu bên không liên quan quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu Trong trường hợp cần nhà thầu làm rõ hồ sơ dự thầu mình để xem xét thêm, BQLDATƯ có trách nhiệm gửi văn yêu cầu nhà thầu và nhà thầu phải trả lời văn Đánh giá hồ sơ dự thầu thực đúng theo các thủ tục và tiêu chuẩn quy định hồ sơ mời thầu Cụ thể, giá thầu nên đánh giá sau: Kiểm tra sơ bộ: Bước đánh giá này bao gồm: Xác nhận: BQLDATƯ cần kiểm tra xem hồ sơ dự thầu có ký đúng yêu cầu không; phù hợp với thời hạn hiệu lực theo yêu cầu Trong trường hợp liên danh, BQLDATƯ nên kiểm tra thỏa thuận liên danh nộp và xem nội dung thỏa thuận liên danh có thỏa đáng theo yêu cầu hồ sơ mời thầu hay không Bảo lãnh dự thầu: BQLDATƯ nên kiểm tra bảo lãnh dự thầu nộp phát hành ngân hàng có uy tín và đáp ứng các yêu cầu khối lượng giá trị, thời hạn hiệu lực và nội dung yêu cầu hồ sơ mời thầu Điều kiện đủ tư cách hợp lệ: BQLDATƯ kiểm tra nhà thầu có đáp ứng điều kiện tư cách hợp lệ theo quy định hồ sơ mời thầu Đặc biệt trường hợp nhà thầu là doanh nghiệp nhà nước, BQLDATƯ có trách nhiệm kiểm tra chi tiết nhà thầu đáp ứng các yêu cầu cụ thể Để đánh giá toàn diện, BQLDATƯ phải có và xem xét các tài liệu sau đây có liên quan đến hội đủ điều kiện các doanh nghiệp nhà nước: Giấy phép kinh doanh; Quyết định thành lập doanh, Điều lệ Công ty, Danh sách cổ đông, vv Hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh: BQLDATƯ nên kiểm tra xem hồ sơ dự thầucó hoàn chỉnh bao gồm các tài liệu cần thiết và báo giá cho các hạng mục yêu cầu / số lượng Thiếu sót nhỏ số hạng mục Bản dự trù vật tư Kế hoạch Yêu cầu hồ sơ không là lý việc loại bỏ hồ sơ dự thầu Đáp ứng bản: BQLDATƯ đánh giá hồ sơ dự thầu có đáp ứngcơ các yêu cầu kỹ thuật và thương mại đã nêu hồ sơ mời thầu Hiếm hồ sơ dự thầu hoàn hảo khía cạnh Nếu hồ sơ dự thầu có sai lệch, BQLDATƯ cần đánh giá xem đó là sai lệch lớn hay nhỏ.Sai lệch lớn không đáp ứng với các yêu cầu kỹ thuật quan trọng, từ chối thực các trách nhiệm quan trọng hợp đồng, tham gia nhiều hồ sơ dự thầu vv dẫn tới việc hồ sơ dự thầu bị loại Hồ sơ dự thầu có sai lệch nhỏcó thể coi là đáp ứng với lý công bằng, sai lệch này cần lượng hóa thành các khoản tiền là khoản phạt và bổ sung vào giá dự thầu để so sánh với hồ sơ dự thầu khác Hồ sơ dự thầu không vượt qua các bước kiểm tra trên bị loại Tuy nhiên, BQLDATƯ không cần phải đánh giá trình độ nhà thầu (tổng quát và cụ thể kinh nghiệm, trang thiết bị và trình độ nhân sự, vốn lưu động, vv) bước kiểm tra sơ Việc đánh giá này thực giai đoạn sau này – Hậu tuyển BQLDATƯ không từ chối hồ sơ dự thầu vì họ lại có mức giá cao so với ước tính chi phí tiền đấu thầu (b) Kiểm tra chi tiết: Chỉ hồ sơ dự thầu vượt qua bước kiểm tra sơ xem xét giai đoạn này BQLDATƯ phải làm sau giai đoạn này: Sửa lỗi: BQLDATƯ nên kiểm tra các lỗi tính toán cách sử dụng các phương pháp mô tả các hồ sơ mời thầu Điều chỉnh cho các khoản dự phòng: Nếu hồ sơ dự thầu bao gồm các khoản tiền tạm thời dự phòng xác định trước BQLDATƯ hồ sơ mời thầu, khoản tiền đó trừ khỏi giá công bố Sửa đổi và Giảm giá: Sửa đổi giảm giá đã cung cấp các nhà thầu trước mở thầu cần tính tới cách khấu trừ thích hợp thêm vào giá dự thầu điều chỉnh Chuyển đổi sang đồng tiền chung: Hồ sơ dự thầu còn lại sửa chữa cho các lỗi tính toán và điều chỉnh giảm giá cần chuyển đổi sang đồng tiền đánh giá chung cách sử dụng tỷ giá hối đoái, mô tả các hồ sơ mời thầu Bổ sung: Nếu giá thầu bỏ qua số hạng mục nhỏ, PMU nên ước tính chi phí hạng mục thiếu giá chào cách sử dụng các đơn giá trung bình cho các hạng mục cung cấp hồ sơ dự thầu khác và thêm các giá ước tính vào giá dự thầu để so sánh Nếu báo giá chào thầu cho số lượng khác hồ sơ mời thầu, BQLDATƯ cần tính toán lại số tiền cách sử dụng số lượng quy định hồ sơ mời thầu Tuy nhiên, trường hợp hồ sơ dự thầu có chào hạng mục hồ sơ dự thầu không có giá, giá mặt hàng đó sẽđược coi là đã bao gồm các mặt hàng khác hồ sơ dự thầu Điều chỉnh: Trong đấu thầu mua sắm hàng hóa, hồ sơ mời thầu có thể rõ thêm các yếu tố chi phí (giao hàng / tiến độ toán, chi phí phụ tùng thay thế, chi phí hoạt động, vv) để xem xét giá chào thầu Chi phí này cần tính toán theo phương pháp đã nêu hồ sơ mời thầu và thêm vào giá chào thầu để so sánh Phạt sai lệch: Hồ sơ dự thầu với sai lệch nhỏ có thể chấp nhận BQLDATƯ phải phạt sai lệch cách lượng hóa thành tiền và cộng thêm chi phí vào giá dự thầu để so sánh Ví dụ, ngày hoàn tất hợp đồng chào muộn thời hạn nêu hồ sơ mời thầu muộn đó có thể chấp nhận mặt kỹ thuật, thời gian thêm đó cần định lượng dựa trên tỷ lệ tiền bồi thường quy định trước hồ sơ mời thầu và thêm vào giá dự thầu Ưu tiên nước: Đối với hàng hoá, biên độ ưu đãi nước 15% giá CIP có thể sử dụng trường hợp này cần quy định rõ hồ sơ mời thầu Thủ tục chi tiết áp dụng ưu đãi nước quy định khoản 2.55 Hướng dẫn Mua sắm Đấu thầu Sau thực các bước đánh giá trên, ưu tiên nước nên có thể xác định mức giá " đánh giá " cho hồ sơ dự thầu đáp ứng BQLDATƯ phải so sánh giá dự thầu đánh giá và xác định hồ sơ dự thầu có mức giá đánh giá thấp (c) Kiểm tra Hậu tuyển: BQLDATƯ có trách nhiệm kiểm tra xem nhà thầu có giá đánh giá thấp và đáp ứng bước kiểm tra chi tiết có đủ điều kiện để thực hợp đồng không Nếu nhà thầu có giá thấp đánh giá đáp ứng đầy đủ tiêu chí hậu tuyển, thì nhà thầu đó trao hợp đồng Nếu nhà thầu đó không đáp ứng tiêu chí hậu tuyển, thì nhà thầu đó bị loại và nhà thầu xếp hạng hậu tuyển và quá trình tiếp tục nhà thầu đủ điều kiện xác định Khi đánh giá hồ sơ dự thầu hoàn thành, BQLDATƯ cần phải chuẩn bị báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu cách sử dụng mẫu báo cáo xét thầu Ngân hàng giới và gửi báo cáo cho Ngân hàng giới và các quan có thẩm quyền có liên quan phê duyệt Bước – Trao hợp đồng BQLDATƯ có trách nhiệm trao hợp đồng cho nhà thầu có giá đánh giá thấp và có trình độ đáp ứng qua các bước đánh giá trên Việc trao hợp đồng thực thời hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu Trong trường hợp ngoại lệ, việc đánh giá hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng không thể hoàn thành khoảng thời gian hiệu lực hồ sơ dự thầu ban đầu, BQLDATƯ phải, trước hết hạn thời hạn hiệu lực ban đầu, yêu cầu tất các nhà thầu gia hạn hiệu lực đấu thầu họ thời gian thích hợp Nhà thầu có thể từ chối gia hạn mà không bị tịch thu bảo lãnh dự thầu Nếu nhà thầu đồng ý, thì nhà thầu đó yêu cầu gia hạn hiệu lực bảo lãnh dự thầu mình cho phù hợp Trong trường hợp tiền kiểm Ngân hàng giới, trước đề nghị gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu thầu ban đầu nhiều 28 ngày và yêu cầu sau đó, BQLDATƯ cần xin thư không phản đối Ngân hàng giới Các điều khoản và điều kiện hợp đồng ký kết với các nhà thầu trúng thầu thực theo điều khoản quy định các hồ sơ mời thầu Không có đàm phán hợp đồng cho phép ngoại trừ việc hoàn thiện các chi tiết cần thiết xác định đơn giá hợp đồng sau giảm giá, cập nhật tiến độ thực hiện, BQLDATƯ không yêu cầu và cho phép các nhà thầu thay đổi giá chào thầu thay đổi chất hồ sơ dự thầu họ Bước - Công bố trao hợp đồng Trong vòng tuần nhận thư không phản đối Ngân hàng giới các đề nghị trao hợp đồng, BQLDATƯ công bố trên UNDB trực tuyến thông qua hệ thống kết nối khách hàng các kết xét thầu, số lô thầu và thông tin sau: (a) tên các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu; (b) giá chào thầu là đã công bố mở thầu; (c) Tên và giá đánh giá hồ sơ dự thầu, (d) tên nhà thầu có hồ sơ dự thầu bị loạivà lý hồ sơ họ bị loại, và (e ) Tên nhà thắng thầu, và giá chào thầu, thời gian thực hợp đồng và phạm vi hợp đồng 2.2 Đấu thầu Cạnh tranh nước (NCB): Các bước NCB giống Đấu thầu Cạnh tranh Quốc tế (ICB) mô tả trên với số khác biệt quan trọng sau: • Bước - Chuẩn bị hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu chuẩn bị theo mẫu hồ sơ mời thầu (đối với hàng hóa Văn phòng Ngân hàng Thế giới Hà Nội phát hành Hồ sơ mời thầu dùng tiếng Việt và đồng tiền các hồ sơ dự thầu là đồng Việt Nam Các chi tiết khác tương tự ICB)  Bước - Quảng cáo và Phát hành hồ sơ mời thầu BQLDATƯ không cần phải quảng cáo trên UNDB trực tuyến phảitrên ít là tờ báo phát hành trên toàn quốc (ví dụ Nhân Dân, Lao Động, vv) • Bước - Chuẩn bị hồ sơ dự thầu, nộp hồ sơ dự thầu, Tiếp nhận hồ sơ dự thầu mở thầu Nhà thầu dành ít 30 ngày (kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu ngày quảng cáo tùy theo điều kiện nào đến sau thời hạn nộp thầu) để chuẩn bị hồ sơ dự thầu mình • Bước - Đánh giá hồ sơ dự thầu Không có ưu tiên nước Chuyển đổi ngoại tệ là không cần thiết vì nhà thầu yêu cầu báo giá đồng Việt Nam • Bước – Trao hợp đồng Không có khác biệt • Bước - Công bố trao hợp đồng Trong vòng tuần nhận thư không phản đối Ngân hàng giới báo cáo xét thầu và đề xuất trao hợp đồng các hợp đồng Đấu thầu cạnh tranh nước thuộc diện tiền kiểm Ngân hàng giới, và vòng tuần nhận định phê duyệt báo cáo xét thầu và trao hợp đồng Bên nhận viện trợ cho hợp đồng Đấu thầu cạnh tranh nước hậu kiểm Ngân hàng giới, BQLDATƯ có trách nhiệm công bố các thông tin sau đây việc trao hợp đồng tờ báo phát hành toàn quốc báo mua sắm trên trang web mở và miễn phí truy cập trên phương tiện xuất khác chấp nhận Ngân hàng giới: (a) tên nhà thầu đã nộp hồ sơ dự thầu, (b) giá dự thầu công bố buổi mở thầu, (c) tên và giá đánh giá hồ sơ dự thầu; (d) tên nhà thầu có hồ sơ dự thầu bị loại và lý hồ sơ thầu họ bị loại; và tên (e) nhà thầu trúng thầu, giá chào thầu, thời gian thực hợp đồng và phạm vi hợp đồng trao 2.3 Chào hàng cạnh tranh • Bước - Chuẩn bị các yêu cầu báo giá Yêu cầu báo giá chuẩn bị cách sử dụng Yêu cầu mẫu Báo giá có liên quan hàng hoá công trình Ngân hàng giới xây dựng Trong quá trình chuẩn bị Yêu cầu báo giá, BQLDATƯ nên đọc kỹ mẫu Yêu cầu báo giá Ngân hàng giới bao gồm hướng dẫn theo chữ nghiêng • Bước - Lựa chọn các công ty mời để báo giá BQLDATƯ cần phải đảm bảo các công ty mời để báo giá hội đủ điều kiện, có uy tín, thành lập, và có lực Vìchào hàng cạnh tranh yêu cầu có ít báo giá để so sánh, BQLDATƯ khuyến khích nên mời công ty nộp báo giá • Bước - Nộp và Nhận Báo giá Yêu cầu báo giá phải cấp miễn phí cho các công ty lựa chọn để mời để báo giá Một khoảng thời gian hợp lý (có thể hai tuần) cho các nhà thầu để chuẩn bị báo giá họ Báo giá phải gửi văn bản, ví dụ, thư, fax, telex, thư điện tử (bản lưu giữ hồ sơ) Không có yêu cầu bảo lãnh dự thầu Trong trường hợp, BQLDATƯ không nhận ít ba báo giá thời gian quy định, BQLDATƯcần phải xác minh với các nhà thầu chưa gửi báo giá xem họ có gửi và gửi thời gian bao lâu Trừ đã có sẵn ba nhiều các báo giá, BQLDATƯcó thể gia hạn thời gian bổ sung hợp lý, có thể thêm ba ngày nữa, để có báo giá bổ sung • Bước - Đánh giá Báo giá Đánh giá các báo giá thực theo nguyên tắc giống NCB thảo luận các phần trước đó Báo giá đánh giá thấp giá lựa chọn để trao hợp đồng PMU phải chuẩn bị báo cáo việc đánh giá các báo giá (Mẫu báo cáo đánh giá Ngân hàng có thể sử dụng) và trình cho quan có thẩm quyền phê duyệt(nếu cần) • Bước – Trao hợp đồng và ký kết Công ty đã gửi báo giá đáp ứng và có giá thấp trao hợp đồng BQLDATƯ cần ký hợp đồng với nhà cung cấp lựa chọn • Bước - Công bố trao hợp đồng Trong vòng tuần nhận thư không phản đối Ngân hàng giới hợp đồng tiền kiểm, và vòng tuần hợp đồng hậu kiểm, BQLDATƯ cần công bố việc trao hợp đồng: - Thông báo trao hợp đồng và tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp/nhà thầu thắng thầu Thông báo cho các nhà cung cấp không trúng thầu là họ đã không trúng thầu và tên/giá chào thầu nhà cung cấp trúng thầu 4.2.4 Chỉ định thầu • Bước 1: Lý định thầu Trước thực đề xuất cho định thầu, BQLDATƯ phải đảm bảo cạnh tranh là không khả thi và đề xuất này định thầu là hoàn toàn hợp lý theo quy định khoản 3.7 Hướng dẫn Mua sắm Đấu thầu Ngân hàng BQLDATƯ chịu trách nhiệm đảm bảo công ty đề xuất lựa chọn có đủ tư cách và đủ điều kiện Sự giải trìnhphải được đệ trình để Ngân hàng xem xét và thông qua trước • Bước 2: Đàm phán hợp đồng và trao hợp đồng Đối với đàm phán hợp đồng, BQLDATƯ có thể yêu cầu công ty chọn nộp đề xuất kỹ thuật và tài chính BQLDATƯ sau đó tiến hành đàm phán hợp đồng với công ty trên sở đề xuất mình Các đàm phán bao gồm tất các khía cạnh kỹ thuật, thương mại và tài chính hợp đồng Tùy thuộc vào giá trị và tính chất hàng hoá yêu cầu, BQLDATƯ nên sử dụng mẫu hợp đồng thích hợp Ngân hàng giới phát hành mẫu hợp đồng khác Ngân hàng giới chấp nhận Dự thảo hợp đồng đàm phán đệ trình cho Ngân hàng giới để nhận thư không phản đối Ngân hàng giới trước thực • Bước 3: Công bố trao hợp đồng Trong vòng tuần nhận thư "không phản đối" Ngân hàng giới đề xuất trao hợp đồng, BQLDATƯ phát hành trên UNDB trực tuyến thông qua hệ thống kết nối khách hàng các thông tin sau: Tên nhà thầu, và giá chào thời gian và phạm vi hợp đồng trao Sau đây là quy trình mua sắm hàng hóa BQLDATƯ thực với thời gian tối đa dự kiến thực bước quy trình Một số bước liên quan đến thư không phản đối Ngân hàng giới/phê duyệt phía Việt Nam có thể thay đổi tùy theo các gói thầu cụ thể: Phương thức ICB STT 10 NCB Các bước Trách nhiệm Xây dựng hồ sơ mời thầu Bộ phận MSĐT Thư không phản đối NHTG NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Bộ GD-ĐT Quảng cáo và và thời gian để nhà thầu Bộ phận MSĐT, chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu nhà thầu Mở thầu Tổ xét thầu, Bộ phận MSĐT Xét thầu và báo cáo xét thầu và khuyến Tổ xét thầu, Bộ nghị trao hợp đồng phận MSĐT Thư không phản đối NHTG NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Bộ GD-ĐT Thông báo trao hợp đồng và ký hợp đồng Bộ phận MSĐT, Bộ phận tài chính, Giám đốc dự án Thực hợp đồng BQLDATƯ, nhà thầu Xây dựng hồ sơ mời thầu Bộ phận MSĐT Thư không phản đối NHTG NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Bộ GD-ĐT Quảng cáo và và thời gian để nhà thầu Bộ phận MSĐT, chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu nhà thầu Mở thầu Tổ xét thầu, Bộ Thời gian tối đa dự kiến (ngày và tuần làm việc) 30 ngày 10 ngày 10 ngày 45 ngày ngày 10 ngày 10 ngày 10 ngày 10 ngày 30 ngày 10 ngày 10 ngày 30 ngày ngày Phương thức STT Chào hàng cạnh tranh Trách nhiệm phận MSĐT Tổ xét thầu, Bộ phận MSĐT NHTG Bộ GD-ĐT Bộ phận MSĐT, Bộ phận tài chính, Giám đốc dự án BQLDATƯ, nhà thầu Thời gian tối đa dự kiến (ngày và tuần làm việc) Xét thầu và báo cáo xét thầu và khuyến nghị trao hợp đồng Thư không phản đối NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Thông báo trao hợp đồng và ký hợp đồng 10 Thực hợp đồng Xây dựng thư mời chào giá Bộ phận MSĐT 10 ngày Thư không phản đối NHTG (chỉ riêng với gói chào hàng cạnh tranh đầu tiên các gói hồi tố) Phê duyệt Giám đốc dự án Quảng cáo (không bắt buộc) và chọn các nhà thầu tiềm đáp ứng yêu cầu Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ chào giá NHTG ngày Chỉ định thầu Các bước Giám đốc dự án Bộ phận MSĐT, Giám đốc dự án Bộ phận MSĐT, nhà thầu Đánh giá hồ sơ chào giá Tổ xét thầu, Bộ phận MSĐT Thư không phản đối NHTG (chỉ riêng NHTG với gói chào hàng cạnh tranh đầu tiên các gói hồi tố) Phê duyệt Giám đốc dự án Giám đốc dự án Thông báo trao hợp đồng và ký hợp đồng Bộ phận MSĐT, Bộ phận tài chính, Giám đốc dự án Thực hợp đồng BQLDATƯ, nhà thầu Chuẩn bị lý xin áp dụng hình thức định thầu Thư không phản đối NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Gửi đề xuất (kỹ thuật và tài chính) Tiến hành đàm phán và chuẩn bị dự thảo hợp đồng Thư không phản đối NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Trao hợp đồng Bắt đầu triển khai công việc 10 ngày 10 ngày 10 ngày 10 ngày ngày ngày tuần ngày ngày ngày ngày Bộ phận MSĐT 10 ngày NHTG Bộ GD-ĐT Nhà thầu Bộ phận MSĐT 10 ngày 10 ngày 10 ngày ngày NHTG 10 ngày Bộ GD-ĐT 10 ngày Bộ phận MSĐT ngày BQLDATƯ, nhà thầu Lưu ý: Để tiết kiệm khoảng thời gian phê duyệt Bộ GD-ĐT, tất các hồ sơ, tài liệu cần thiết theo yêu cầu đồng thời gửi xin ý kiến “không phản đối” NHTG và cho Bộ GD-ĐT để nghiên cứu trước Sau NHTG có ý kiến “không phản đối”, Bộ GD-ĐT phê duyệt chính thức Quy trình tuyển chọn dịch vụ tư vấn BQLDATƯ thực Quy trình tuyển chọn dịch vụ tư vấn phải phù hợp với yêu cầu nêu Hướng dẫn lựa chọn và tuyển chuyên gia tư vấn Ngân hàng Thế giới, Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và Nghị định 85/2009/ND-CP ngày 15/10/2009 Hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng Sau đây là hướng dẫn thực các phương thức tuyển chọn tư vấn: 3.1 Tuyển chọn tư vấn trên sở chất lượng và chi phí:  Bước - Soạn thảo Điều khoản tham chiếu và lập dự toán chi phí BQLDATƯ có trách nhiệm soạn thảo Điều khoản tham chiếu (ĐKTC) và lập dự toán chi phí ĐKTC phải soạn thảo (hoặc số) người hay công ty có chuyên môn lĩnh vực công việc tư vấn Nói chung, ĐKTC phải bao gồm phần sau (i) Thông tin chung; (ii) Mục tiêu; (iii) Quy mô dịch vụ; (iv) Tập huấn (nếu thích hợp); (v) Báo cáo và Khung thời gian và(vi) Số liệu, Dịch vụ, Nhân và Thiết bị bên Bên vay cung cấp Dự toán chi phí phải lập dựa trên đánh giá BQLDATƯ các nguồn lực cần thiết để tiến hành công việc như: thời gian làm việc chuyên gia, hỗ trợ hậu cần và các đầu vào vật chất (như xe cộ, thiết bị thí nghiệm) Chi phí cần phân chia thành hai khoản mục chính: (a) phí dịch vụ tiền công (tuỳ theo loại hình hợp đồng sử dụng) và (b) các chi phí bồi hoàn, chia thành chia phí nội tệ và chi phí ngoại tệ yêu cầu Chi phí lương cho chuyên gia phải dự toán dựa trên đánh giá thực tế yêu cầu sử dụng chuyên gia quốc tế và nước Nhưng không cần chi tiết đến mức nêu rõ các khoản phí  Bước – Quảng cáo Để nhận nhiều bày tỏ quan tâm từ các tư vấn, BQLDATƯphải quảng cáotrên báo với điều kiện báo phát hành rộng rãi, ít là trên tạp chí chuyên ngành tài chính kỹ thuậtđược lưu hành rộng rãi, ít là trên tờ báo tạp chí chuyên ngành tài chính lưu hành toàn quốc trên cổng thông tin điện tử sử dụng rộng rãi và có thể truy cập miễn phí nước nước ngoài tiếng Anh, tiếng Pháp tiếng Tây Ban Nha Ngoài ra, các công việc có chi phí ước tính trên 300.000 USD phải quảng cáo trên UNDB online (một ấn phẩm Liên Hợp Quốc) Trong trường hợp đó, Bên nhận viện trợ có thể đăng quảng cáo trên tờ báo tạp chí kỹ thuật hay tài chính quốc tế Thông tin cần phải đăng mức tối thiểu để có thể đánh giá phù hợp công ty và không quá phức tạp để không cản trở tư vấn bày tỏ quan tâm Thư mời bày tỏ quan tâm phải bao gồm thông tin tối thiểu có thể sử dụng cho công việc như: yêu cầu lực và kinh nghiệm công ty, chưa cần lý lịch cá nhân các chuyên gia; các tiêu chí để chọn danh sách ngắn; các quy định mâu thuẫn lợi ích Phải chờ phản hồi ít 14 ngày kể từ ngày thư mời bày tỏ quan tâm đăng trênUNDB online trước lập danh sách ngắn Việc tư vấn nộp thư quan tâm muộn không bị coi là lý để loại tư vấn đó, Bên nhận viện trợ đã lập xong danh sách ngắn dựa trên các bày tỏ quan tâm, đáp ứng các điều kiện quy định đoạn 2.6 Hướng dẫn lựa chọn và tuyển tư vấn Ngân hàng giới  Bước - Lập danh sách ngắn các tư vấn Trong lập danh sách ngắn, BQLDATƯ phải cân nhắc xem các công ty bày tỏ quan tâm có các lực liên quan Danh sách ngắn phải gồm công ty Trong trường hợp các hợp đồng lớn (hơn 300.000 USD), danh sách ngắn phải bao gồm công ty phân bố rộng rãi địa lý, đó (i) không có quá hai công ty từ quốc gia không xác định công ty nào khác có lực để đáp ứng yêu cầu này (khi lập danh sách ngắn, quốc tịch công ty xác định là quốc gia mà đó công ty đăng ký thành lập, là liên danh thì quốc tịch bên đứng đầu liên danh là quốc tịch liên danh); và (ii) ít phải có công ty từ quốc gia phát triển không xác định công ty nào có lực từ các quốc gia phát triển Nếu không đáp ứng số các yêu cầu trên dựa trên các bày tỏ quan tâm đã nhận được, quan thực dự án có thể trực tiếp tìm hiểu quan tâm các công ty có lực mà quan thực dự án biết Trong trường hợp các hợp đồng nhỏ (ít 300.000 USD), danh sách ngắn có thể bao gồm toàn các tư vấn nước Trong trường hợp ngoại lệ, Ngân hàng giới có thể chấp nhận danh sách ngắn có ít công ty không có đủ công ty có lực bày tỏ quan tâm công việc tư vấn cụ thể, không thể xác định đủ các công ty có lực, quy mô hợp đồng hay tính chất công việc không phù hợp với cạnh tranh rộng rãi Khi Ngân hàng giới đã có ý kiến không phản đối danh sách ngắn thì quan thực dự án không sửa đổi danh sách đó không Ngân hàng giới đồng ý Cơ quan thực dự án phải cung cấp danh sách ngắn chính thức cho các công ty đã bày tỏ quan tâm, công ty hay tổ chức nào có yêu cầu cụ thể cung cấp danh sách đó Danh sách ngắn thường gồm các tư vấn thuộc cùng loại hình với các mục tiêu kinh doanh, lực doanh nghiệp, kinh nghiệm và lĩnh vực chuyên môn tương tự nhau, đã thực các công việc có tính chất và mức độ phức tạp tương tự Các doanh nghiệp tổ chức thuộc sở hữu Chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận (tổ chức phi chính phủ, các trường Đại học, các quan Liên Hợp Quốc ) thường không đưa vào cùng danh sách ngắn với các công ty tư nhân, trừ trường hợp họ hoạt động chủ thể thương mại, đáp ứng các yêu cầu Đoạn 1.13(b) Hướng dẫn này Nếu sử dụng danh sách ngắn hỗn hợp thì việc tuyển chọn thường theo phương pháp tuyển chọn tư vấn trên sở chất lượng tuyển chọn dựa trên lực tư vấn (áp dụng cho công việc ít 200.000 USD) Danh sách ngắn không bao gồm Tư vấn cá nhân Cuối cùng, muốn đưa công ty vào nhiều danh sách ngắn cho nhiều công việc thực đồng thời, thì trước đó, BQLDATƯ phải đánh giá lực tổng thể công ty đó để xem công ty có khả thực nhiều hợp đồng lúc hay không BQLDATƯ có thể theo các bước lập danh sách ngắn sau: (i) lập danh sách dài các tư vấn quan tâm; (ii) kiểm tra các yêu cầu tính hợp lệ và mâu thuẫn lợi ích các công ty danh sách dài; (iii) đánh giá lực và kinh nghiệm tất các công ty hợp lệ xác định các bước đầu tiên; (iv) lập danh sách ngắn gồm công ty số các công ty hợp lệ và đủ tiêu chuẩn  Bước - Soạn thảo và phát hành Hồ sơ mời thầu tư vấn Hồ sơ mời thầu tư vấn phải bao gồm (a) Thư mời nộp đề xuất, (b) Hướng dẫn dành cho tư vấn và Bảng liệu, (c) ĐKTC; và (d) loại hình hợp đồng dự kiến BQLDATƯ phải sử dụng mẫu Hồ sơ mời thầu tư vấn chuẩn Ngân hàng giới phát hành với thay đổi tối thiểu cần điều kiện đặc thù dự án Ngân hàng giới chấp thuận Những thay đổi đó ghi Bảng liệu Hồ sơ mời thầu tư vấn và Các điều kiện riêng hợp đồng Hồ sơ mời thầu tư vấn phải đề cập rõ ràng các tiêu chí và tiêu chí phụ đánh giá và trọng số tương ứng Các tiêu chí gồm có: (a) kinh nghiệm tư vấn liên quan đến công việc, (b) chất lượng phương pháp luận đề xuất, (c) lực các chuyên gia chủ chốt đề xuất, (d) chuyển giao kiến thức ĐKTC có yêu cầu, và (e) mức độ tham gia các chuyên gia nước số các chuyên gia chủ chốt thực công việc Điểm cho tiêu chí thường nằm khoảng quy định đây, trừ Ngân hàng giới chấp thuận ý kiến khác Điểm tối đa cho tiêu chí "sự tham gia các chuyên gia nước" không vượt quá 10 điểm phản ánh thông qua mức độ tham gia các chuyên gia nước số các chuyên gia chủ chốt (dù đại diện công ty nước hay nước ngoài), và tính tỷ lệ thời gian (tháng người) các chuyên gia nước chủ chốt so với tổng số thời gian (tháng người)của tất các chuyên gia chủ chốt đề xuất (i) đến 10 điểm (ii) Kinh nghiệm cụ thể tư vấn: Phương pháp luận: (iii) Các chuyên gia chủ chốt: 30 đến 60 điểm (iv) Chuyển giao kiến thức: đến 10 điểm (v) Sự tham gia các chuyên gia nước: Tổng cộng: 20 đến 50 điểm đến 10 điểm 100 Bên nhận viện trợ thường phải chia nhỏ các tiêu chí này thành các tiêu chí phụ Thông thường, tiêu chí (ii) phương pháp luận và (iii) các chuyên gia chủ chốt yêu cầu các tiêu chí phụ (hướng dẫn thêm có sẵn Hồ sơ mời thầu tư vấn chuẩn) Mỗi tiêu chí cho điểm dựa trên tỷ trọng dành cho các tiêu chí phụ tương ứng Hồ sơ mời thầu tư vấn đề cập điểm kỹ thuật tối thiểu và trọng số kỹ thuật/tài chính (thông thường 80%/20%) Hồ sơ mời thầu tư vấn bao gồm dự thảo hợp đồng Dự thảo Hợp đồng có Hồ sơ mời thầu tư vấn phải theo Mẫu hợp đồng chuẩn thích hợp có Hồ sơ mời thầu tư vấn chuẩn Ngân hàng giới Nói chung, các mẫu hợp đồng trọn gói sử dụng cho hầu hết các công việc dự án Tuy nhiên, công việc giám sát xây dựng và các công việc khác có quy mô công việc thời gian không xác định rõ ràng, mẫu hợp đồng dựa trên thời gian sử dụng Các tư vấn phép để chào thầu loại tiền tệ nào (tối đa là loại tiền tệ quốc gia) và tiền đồng Việt Nam Hồ sơ mời thầu tư vấn phải soạn thảo tiếng Anh Bên cạnh tiếng Anh, BQLDATƯ có thể soạn thảo tiếng Việt, trường hợp này, BQLDATƯ phải bảo đảm tính thống hai ngôn ngữ Trong trường hợp hồ sơ thầu soạn thảo tiếng Anh và tiếng Việt, nhà thầu phép chọn hai ngôn ngữ cho việc đấu thầu và hợp đồng ký ngôn ngữ đề xuất thực tế trình nộp  Bước - Nhận và mở các đề xuất Hồ sơ mời thầu tư vấn cần phát hành miễn phí cho các tư vấn có danh sách ngắn BQLDATƯ dành ít bốn (4) tuần cho tư vấn soạn thảo đề xuất Trong khoảng thời gian này, các công ty có thể yêu cầu làm rõ thông tin Hồ sơ mời thầu tư vấn BQLDATƯ phải trả lời các yêu cầu này văn và gửi câu trả lời cho tất các công ty có tên danh sách ngắn (có ý định nộp đề xuất) Nếu cần, BQLDATƯ phải gia hạn nộp đề xuất Tư vấn có danh sách ngắn muốn liên doanh với công ty khác ngoài danh sách ngắn cần phải nhận phê duyệt trước BQLDATƯ Đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính phải nộp cùng lúc Sau hết hạn nộp đề xuất, sửa đổi nào đề xuất kỹ thuật hay đề xuất tài chính không chấp thuận; mặc dù tư vấn có thể nộp các đề xuất sửa đổi trước hết hạn nộp đề xuất Nhằm đảm bảo tính toàn vẹn quy trình, các đề xuất kỹ thuật và tài chính phải nộp riêng các túi hồ sơ dán kín có dấu niêm phong Một Ban BQLDATƯ thành lập gồm các cán từ các đơn vị liên quan (kỹ thuật, tài chính, tư pháp, phù hợp), mở tất các đề xuất kỹ thuật nhận thời điểm hết hạn nộp đề xuất địa điểm quy định Hồ sơ mời thầu tư vấnthầu tư vấn, số lượng đề xuất nhận là bao nhiêu Khi mở các đề xuất kỹ thuật chứng kiến các tư vấn muốn tham dự, BQLDATƯ không loại đề xuất nào, không thảo luận các ưu điểm đề xuất nào Tất các đề xuất nhận sau hết hạn nộp bị tuyên bố nộp muộn, bị loại ngay, không mở mà phải nhanh chóng trở lại nguyên vẹn cho bên tư vấn Ban mở đề xuất phải đọc to tên các tư vấn đã nộp đề xuất, thông báo xem tư vấn có nộp đề xuất tài chính túi hồ sơ riêng dán kín có niêm phong hay không và công bố thông tin thích hợp nào khác Các đề xuất tài chính phải giữ nguyên không bóc dấu niêm phong, trao cho công ty kiểm toán nhà nước có uy tín quan độc lập mở theo quy định đoạn 2.23 thuộc Hướng dẫn tư vấn Ngân hàng giới Bất kỳ đề xuất nào nhận sau hết hạn nộp trả lại nguyên vẹn  Bước - Đánh giá đề xuất kỹ thuật Trước xem xét chi tiết chất lượng các đề xuất, BQLDATƯ phải kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ và mâu thuẫn lợi ích tất các tư vấn và các đối tác liên quan (dưới dạng liên danh tư vấn phụ) và nhân đề xuất BQLDATƯ đánh giá đề xuất kỹ thuật thông qua Tổ chuyên gia xét thầu, gồm ít thành viên và thường không quá thành viên là chuyên gia có lực hoạt động lĩnh vực mà công việc tư vấn yêu cầu Mỗi thành viên Tổ chuyên gia xét thầu không có mẫu thuẫn lợi ích các trường hợp quy định đoạn 1.9 (c) Hướng dẫn Tư vấn Ngân hàng giới, và phải xác nhận điều đó trước tham gia đánh giá Việc đánh giá kỹ thuật phải tính đến các tiêu chí đề cập Hồ sơ mời thầu tư vấn Mỗi tiêu chí đánh dấu với thang điểm từ đến 100 Sau đó quy đổi thành trọng số để tính điểm Chỉ cần đánh giá các chuyên gia chủ chốt Vì cuối cùng các chuyên gia chủ chốt định chất lượng thực công việc nên có thể cho tiêu chí này tỷ trọng cao công việc tư vấn có tính chất phức tạp Bên thực dự án phải xem xét lực và kinh nghiệm các chuyên gia chủ chốt dựa vào sơ yếu lý lịch họ, sơ yếu lý lịch phải chính xác, hoàn chỉnh, có chữ ký chuyên gia đề xuất với chữ ký đại diện uỷ quyền công ty tư vấn Từng chuyên gia phải đánh giá theo tiêu chí phụ sau, tuỳ theo mức độ liên quan đến công việc (a) lực chung: trình độ học vấn và đào tạo chung, bề dày kinh nghiệm, các vị trí đã giao, các công việc trước đây với vai trò chuyên gia cho đội tư vấn, kinh nghiệm các nước phát triển ; (b) phù hợp với công việc: học vấn, đào tạo, kinh nghiệm lĩnh vực, ngành, chủ đề cụ thể và (c) kinh nghiệm khu vực: kiến thức ngôn ngữ, văn hoá địa phương, hệ thống quản lý hành chính, cấu tổ chức chính phủ BQLDATƯ phải đánh giá đề xuất dựa trên tính đáp ứng đề xuất ĐKTC Một đề xuất bị coi là không phù hợp và bị loại không tuân thủ các khía cạnh quan trọng mô tả Hồ sơ mời thầu tư vấn Các đề xuất kỹ thuật bao gồm các thông tin tài chính quan trọng bị tuyên bố là không đáp ứng yêu cầu Các thành viên Tổ chuyên gia xét thầu phải đánh giá các đề xuất theo tiêu chí đánh giá quy định Hồ sơ mời thầu tư vấn, đánh giá cách độc lập với nhau, và không chịu ảnh hưởng từ cá nhân hay tổ chức nào Đề xuất nào không đạt tổng điểm kỹ thuật tối thiểu quy định Hồ sơ mời thầu tư vấn bị loại Khi kết thúc quy trình đánh giá, BQLDATƯ phải soạn thảo báo cáo đánh giá kỹ thuật theo mẫu báo cáo đánh giá chuẩn Ngân hàng giới mẫu khác Ngân hàng giới chấp nhận Báo cáo phải khẳng định các kết đánh giá và chứng thực tổng điểm kỹ thuật đề xuất cách mô tả các mặt mạnh và yếu tương đối đề xuất Nếu có khác biệt lớn điểm số các thành viên Tổ chuyên gia xét thầu dành cho tiêu chí tiêu chí phụ cùng đề xuất thì cần phải đề cập và giải thích khác biệt đó báo cáo đánh giá kỹ thuật Trong trường hợp các hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước, báo cáo đánh giá kỹ thuật, bao gồm các trang đánh giá chi tiết thành viên Tổ chuyên gia xét thầu phải nộp lên cho Ngân hàng giới xem xét và có ý kiến không phản đối Mọi hồ sơ ghi chép liên quan đến việc đánh giá, ví dụ các bảng điểm cho cá nhân, phải giữ lại theo quy định đoạn 2(k) và đoạn Phụ lục Hướng dẫn tư vấn Ngân hàng giới  Bước 7: Mở đề xuất tài chính Sau hoàn thành Báo cáo đánh giá kỹ thuật (và sau Ngân hàng giới đã có ý kiến không phản đối trường hợp các hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước), BQLDATƯ phải thông báo cho các tư vấn không đạt điểm kỹ thuật tối thiểu các tư vấn có đề xuất kỹ thuật không đáp ứng yêu cầu Hồ sơ mời thầu tư vấn và ĐKTC đề xuất tài chính họ trả lại nguyên vẹn không mở sau sau ký kết hợp đồng Ngoài ra, BQLDATƯ phải thông báo cho tư vấn đó tổng số điểm kỹ thuật điểm số cho tiêu chí và tiêu chí phụ có Đồng thời BQLDATƯ phải thông báo cho các tư vấn đạt điểm kỹ thuật tối thiểu ngày, giờ, địa điểm dự kiến mở đề xuất tài chính Ngày mở đề xuất tài chính phải xếp hợp lý để các tư vấn có đủ thời gian thu xếp đến dự Các đề xuất tài chính phải mở công khai với diện đại diện các tư vấn đã định tham dự lễ mở đề xuất tài chính Khi mở đề xuất tài chính, phải đọc to và ghi lại tên tư vấn nộp đề xuất, điểm kỹ thuật tư vấn, bao gồm điểm cụ thể cho tiêu chí và tổng giá chào cho dịch vụ BQLDATƯ phải soạn thảo biên mở đề xuất tài chính và gửi biên cho Ngân hàng giới tất các tư vấn đã nộp đề xuất  Bước 8: Đánh giá chi phí và đánh giá tổng hợp chất lượng và chi phí BQLDATƯ phải sửa lỗi số học nào các đề xuất tài chính Khi chỉnh sửa lỗi số học nào, trường hợp có chênh lệch số lượng và tổng số chữ và số, các hoạt động và các hạng mục mô tả đề xuất kỹ thuật không tính giá, thì giả định bao gồm giá các hoạt động hạng mục khác Với hợp đồng theo thời gian, phải sửa các lỗi số học và điều chỉnh giá giá chào không phản ánh hết các đầu vào nêu đề xuất kỹ thuật tương ứng Với các hợp đồng trọn gói, tư vấn cho là đã đưa tất chi phí vào đề xuất tài chính, đó không cần sửa lỗi số học điều chỉnh giá, và tổng giá đề xuất tài chính, không tính các khoản thuế theo giải thích đoạn 2.25 Hướng dẫn Tư vấn Ngân hàng giới, coi là giá chào cho dịch vụ Các loại thuế nước không bao gồm có thể xác định tư vấn các đề xuất tài chính BQLDATƯ tiến hành việc quy đổi theo tỷ giá bán (trao đổi) quy định Hồ sơ mời thầu tư vấn Đề xuất nào có tổng giá chào thấp có thể nhận 100 điểm tài chính, và các đề xuất khác nhận số điểm tài chính tỷ lệ nghịch với giá chào Sau xác định điểm số tài chính, BQLDATƯ tính toán điểm tổng hợp sử dụng trọng số chất lượng và chi phí, công thức tính quy định Hồ sơ mời thầu tư vấn Công ty nào đạt điểm tổng hợp cao mời đến đàm phán hợp đồng BQLDATƯ soạn thảo Báo cáo đánh giá tổng hợp và gửi báo cáo này cho Ngân hàng giới (trường hợp thuộc diện xét duyệt trước) Các thông tin liên quan đến đánh giá đề xuất và khuyến nghị trường hợp trao hợp đồng không tiết lộ cho các tư vấn đã nộp đề xuất cho người khác không liên quan đến quy trình cách chính thức, việc công bố trao hợp đồng diễn Bước 9: Đàm phán và trao hợp đồng BQLDATƯ mời tư vấn đạt điểm tổng hợp cao đến đàm phán hợp đồng Tư vấn mời xác nhận sẵn sàng tham gia tất các chuyên gia, đây là điều kiện tiên cho việc tham dự đàm phán Những điều này không đáp ứng có thể dẫn đến việc BQLDATƯ tiếp tục quy trình với tư vấn đứng thứ hai Các đại diện tiến hành đàm phán that mặt cho Chuyên gia phải nhận ủy quyền văn để đàm phán và thống hợp đồng Cuộc đàm phán kỹ thuật bao gồm thảo luận Đề xuất kỹ thuật, các phương pháp tiếp cận đề xuất kỹ thuật và phương pháp luận, kế hoạch công tác, tổ chức và nhân sự, và đề nghị nào thực chuyên gia tư vấn để cải thiện ĐKTC BQLDATƯ và tư vấn hoàn thiện ĐKTC, lịch biểu nhân sự, lịch làm việc, hậu cần, và báo cáo BQLDATƯ có trách nhiệm lập biên các đàm phán có chữ ký Chủ đầu tư và Tư vấn Những thảo luận làm thay đổi không đáng kể phạm vi ban đầu các dịch vụ theo ĐKTC các điều khoản hợp đồng, chất lượng sản phẩm cuối cùng, giá, và liên quan các đánh giá ban đầu có thể bị ảnh hưởng Không cắt giảm nhiều đầu vào cho công việc để phù hợp với mức dự toán chi phí điều kiện ngân sách có ĐKTC cuối cùng và phương pháp luận đã thống bố trí phần "Mô tả dịch vụ" và là phần hợp đồng Các đàm phán tài chính phải bao gồm việc làm rõ tư vấn có trách nhiệm thuế nào quốc gia BQLDATƯ (nếu có) và trách nhiệm thuế đó đã phản ánh nào hợp đồng; và phản ánh thay đổi kỹ thuật thống chi phí dịch vụ Trong các hợp đồng trọn gói, việc toán phải dựa trên việc bàn giao đầu (hoặc sản phẩm), đó giá chào phải bao gồm chi phí (thời gian làm việc chuyên gia, chi phí quản lý chung, chi phí lại, khách sạn …) Do vậy, không cần đàm phán giá chào Với các hợp đồng theo thời gian, việc toán dựa trên đầu vào (thời gian là việc chuyên gia và các chi phí thực thực chi) và giá chào phải bao gồm mức lương chuyên gia và ước tính các khoản thực thực chi Không cần đàm phán mức lương chuyên gia, ngoại trừ trường hợp đặc biệt, ví dụ mức lương đề xuất cho chuyên gia cao quá nhiều so với mức lương thông thường các tư vấn cho các hợp đồng tương tự Do vậy, việc cấm đàm phán không cản trở quyền bên thuê yêu cầu tư vấn làm rõ mức phí, và mức phí quá cao, có thể tư vấn thay đổi mức phí sau đã tham vấn với Ngân hàng giới Các khoản thực thực chi phải toán dựa trên các chi phí thực tế ghi trên hóa đơn, đó các khoản này không thuộc phạm vi phải đàm phán Tuy nhiên, muốn quy định đơn giá trần cho số khoản chi phí thực thực chi (ví dụ chi phí lại hay khách sạn) thì bên thuê phải nêu các mức giá tối đa đó Hồ sơ mời thầu tư vấn xác định mức công tác phí Hồ sơ mời thầu tư vấn BQLDATƯ không xem xét việc thay các chuyên gia chủ chốt đàm phán hợp đồng trừ hai bên đồng ý chậm trễ không đáng có quá trình tuyển chọn khiến việc that không thể tránh khỏi lý qua đời sức khỏe Nếu lý thay không phải và xác minh các chuyên gia chủ chốt có tên đề xuất đã không khẳng định sẵn sàng tham gia họ, thì Tư vấn có thể bị loại Các chuyên gia thay phải có lực tương đương tốt các chuyên gia chủ chốt đề xuất ban đầu và trình nộp Tư vấn khoảng thời gian quy định thư mời đến đàm phán Sau hoàn tất đàm phán, BQLDATƯ trình nộp dự thảo hợp đồng đàm phán lên Ngân hàng giới (trong trường hợp các hợp đồng xét duyệt trước) và các quan thẩm quyền liên quan để xem xét và chấp thuận Nếu việc đàm phán với tư vấn xếp hạng cao không thành, BQLDATƯ phải thông báo văn cho tư vấn liên quan tất vấn đề chưa giải và chưa thống nhất, và cho tư vấn hội cuối cùng để trả lời văn Không phép chấm dứt đàm phán hợp đồng vì lý liên quan đến ngân sách Nếu không thống được, BQLDATƯ phải thông báo cho tư vấn ý định chấm dứt đàm phán văn Sau đó, quá trình đàm phán có thể chấm dứt sau Ngân hàng giới có ý kiến không phản đối và tư vấn mời đến đàm phán BQLDATƯ phải cung cấp Ngân hàng để xem xét biên đàm phán và tất các thư từ trao đổi có liên quan các lý dẫn đến chấm dứt đàm phán Ngay sau bắt đầu đàm phán với tư vấn xếp hạng tiếp theo, BQLDATƯ không tiếp tục đàm phán với công ty trước đó Sau đàm phán thành công và Ngân hàng giới có ý kiến không phản đối hợp đồng đã đàm phán và các bên ký tắt, BQLDATƯ phải thông báo cho các công ty khác danh sách ngắn họ đã không thành công Bước 10: Công bố định trao hợp đồng BQLDATƯ phải công bố thông tin trên UNDB online tất các hợp đồng mà danh sách ngắn có hãng tư vấn nước ngoài, và công bố thông tin trên báo chí lưu hành rộng rãi nước và/hoặc trên công báo lưu hành rộng rãi trên website cổng điện tử sử dụng rộng rãi với tiếp cận miễn phí nước và ngoài nước tất các hợp đồng mà danh sách ngắn bao gồm các hãng tư vấn nước Những thông tin nói trên phải công bố vòng hai tuần sau nhận ý kiến không phản đối Ngân hàng giới kiến nghị trao hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước, và vòng hai tuần sau đàm phán thành công với hãng tư vấn chọn, là các hợp đồng thuộc diện xét duyệt sau Nội dung công bố bao gồm các thông tin sau: (a) tên tất các tư vấn danh sách ngắn, đó ghi rõ công ty nào đã nộp đề xuất; (b) tổng điểm kỹ thuật và điểm kỹ thuật tư vấn cho tiêu chí và tiêu chí phụ; (c) giá chào tư vấn, ghi rõ giá đọc công khai và giá đánh giá; (d) điểm tổng hợp cuối cùng và xếp hạng tư vấn; (e) tên tư vấn thắng thầu và tổng giá, thời hạn và tóm tắt quy mô hợp đồng Những thông tin nói trên phải gửi tới tất các tư vấn đã nộp đề xuất Sau ký hợp đồng, BQLDATƯ trả lại đề xuất tài chính nguyên vẹn cho các tư vấn không chọn 3.2 Tuyển chọn tư vấn với chi phí thấp nhất: Phương pháp này thường thích hợp để tuyển chọn tư vấn cho các công việc có tính chất quy chuẩn thường quy (như kiểm toán, thiết kế kỹ thuật cho các công trình không phức tạp…) các thông lệ và tiêu chuẩn đã xây dựng từ trước Theo dự án này, quy trình tuyển chọn tư vấn với chi phí thấp có thể sử dụng để lựa chọn tư vấn cho việc chuẩn bị các thiết kế kỹ thuật và kiểm toán tài chính Các bước quy trình tuyển chọn tư vấn với chi phí thấp tương tự với quy trình tuyển chọn tư vấn trên sở chất lượng và chi phí ngoại trừ việc theo quy trình tuyển chọn tư vấn với chi phí thấp thì không có yêu cầu đánh giá kỹ thuật và tài chính tổng hợp Thay vào đó, BQLDATƯ có thể xác định giá đánh giá cho tư vấn Tư vấn có giá đánh giá thấp chọn và mời đến đàm phán hợp đồng Việc trao hợp đồng công bố tương tự quy trình tuyển chọn tư vấn trên sở chất lượng và chi phí 3.3 Tuyển chọn dựa trên lực tư vấn Phương pháp này có thể sử dụng cho các công việc nhỏ yêu cầu chuẩn bị và đánh giá các đề xuất có tính cạnh tranh không xác nhận Theo dự án này, phương pháp này có thể thực với các công việc có chi phí ước tính thấp 200.000 USD cho hợp đồng  Bước 1: Soạn thảo ĐKTC và lập dự toán chi phí Tương tự quy trình tuyển chọn tư vấn trên sở chất lượng và chi phí đề cập trên  Bước 2: Tìm kiếm bày tỏ quan tâm Tương tự quy trình tuyển chọn tư vấn trên sở chất lượng và chi phí đề cập trên  Bước 3: Chuẩn bị danh sách ngắn và lựa chọn công ty có lực và kinh nghiệm phù hợp Các bước xây dựng danh sách ngắn tương tự quy trình tuyển chọn tư vấn trên sở chất lượng và chi phí đề cập trên BQLDATƯ so sánh lực các công ty có danh sách ngắn để xác định và lựa chọn công ty có lực và kinh nghiệm phù hợp  Bước 4: Lập và phát hành Hồ sơ mời thầu tư vấn BQLDATƯ lập Hồ sơ mời thầu tư vấn sử dụng Hồ sơ mời thầu tư vấn chuẩn Ngân hàng giới và gửi Hồ sơ mời thầu tư vấn này đến công ty lựa chọn và yêu cầu công ty này lập và trình nộp đề xuất kỹ thuật và tài chính tổng hợp Cần có khoảng thời gian thích hợp (1 tuần) cho tư vấn lựa chọn chuẩn bị đề xuất  Bước 5: Nhận đề xuất, đàm phán và trao hợp đồng Sau tư vấn lựa chọn trình nộp đề xuất, BQLDATƯ xem xét đề xuất này xác định vấn đề cần trao đổi đàm phán hợp đồng Sau đó BQLDATƯ mời tư vấn đến đàm phán hợp đồng dựa trên đề xuất trình nộp Quy mô đàm phán hợp đồng tương tự quy trình tuyển chọn tư vấn trên sở chất lượng và chi phí Tuy nhiên, vì chi phí không phải là yếu tố lựa chọn phương pháp tuyển chọn dựa trên lực tư vấn, BQLDATƯ có thể đàm phán mức lương và giá tư vấn chào  Bước 6: Công bố trao hợp đồng Bên thực dự án phải công bố thông tin trên UNDB online và trên báo chí lưu hành rộng rãi nước và/hoặc trên công báo lưu hành rộng rãi trên website cổng điện tử sử dụng rộng rãi với tiếp cận miễn phí nước và ngoài nước Những thông tin nói trên phải công bố vòng hai tuần sau nhận ý kiến không phản đối Ngân hàng giới kiến nghị trao hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước, và vòng hai tuần sau đàm phán thành công với hãng tư vấn chọn, là các hợp đồng thuộc diện xét duyệt sau Những nội dung công bố trên phải bao gồm các thông tin sau: tên tư vấn, tổng giá, thời hạn, quy mô hợp đồng tóm tắt 3.4 Tuyển chọn tư vấn từ nguồn Phương pháp này sử dụng các trường hợp ngoại lệ (tham chiếu đoạn 3.9 Hướng dẫn tư vấn)  Bước 1: Soạn thảo nội dung làm rõ tuyển chọn tư vấn từ nguồn nhất, ĐKTC và lập dự toán chi phí Trước làm đề xuất nào tuyển chọn tư vấn từ nguồn nhất, BQLDATƯ phải bảo đảm cạnh tranh là không khả thi và đề xuất tuyển chọn tư vấn từ nguồn không minh chứng đầy đủ theo đoạn 3.9 Hướng dẫn tư vấn Ngân hàng giới BQLDATƯ phải đảm bảo công ty đề xuất lựa chọn là hợp lệ và có lực BQLDATƯ chuẩn bị các nội dung làm rõ tuyển chọn tư vấn từ nguồn nhất, ĐKTC và dự toán chi phí và trình nộp để Ngân hàng giới có ý kiến không phản đối  Bước 2: Đàm phán và trao hợp đồng Đối với đàm phán hợp đồng, BQLDATƯ có thể yêu cầu công ty lựa chọn trình nộp đề xuất kỹ thuật và tài chính BQLDATƯ đàm phán hợp đồng với công ty dựa trên đề xuất trình nộp Nội dung đàm phán bao gồm tất các khía cạnh kỹ thuật, thương mại và tài chính hợp đồng Tuy nhiên, vì chi phí không phải là yếu tố lựa chọn phương pháp tuyển chọn tư vấn từ nguồn nhất, BQLDATƯ có thể đàm phán mức lương và giá tư vấn chào Tùy thuộc vào giá trị và chất cộng việc yêu cầu, BQLDATƯ có thể sử dụng mẫu hợp đồng phù hợp phát hành Ngân hàng mẫu khác Ngân hàng giới chấp thuận Dự thảo hợp đồng đàm phán phải trình nộp để Ngân hàng có ý kiến không phản đối trước thực  Bước 3: Công bố trao hợp đồng Bên thực dự án phải công bố thông tin tất các hợp đồng tuyển chọn tư vấn từ nguồn trên UNDB online và trên báo chí lưu hành rộng rãi nước và/hoặc trên công báo lưu hành rộng rãi trên website cổng điện tử sử dụng rộng rãi với tiếp cận miễn phí nước và ngoài nước tất các hợp đồng tuyển chọn tư vấn từ nguồn trao cho các công ty nước Những thông tin nói trên phải công bố vòng hai tuần sau nhận ý kiến không phản đối Ngân hàng kiến nghị trao hợp đồng Những nội dung công bố trên phải bao gồm các thông tin sau: tên tư vấn, tổng giá, thời hạn, quy mô hợp đồng tóm tắt 3.5 Tuyển chọn tư vấn cá nhân Các tư vấn cá nhân tuyển dụng cho công việc (a) không cần đến nhóm chuyên gia, (b) công việc không cần hỗ trợ thêm từ bên ngoài (trụ sở chính công ty) mặt chuyên môn, và (c) công việc mà kinh nghiệm, lực cá nhân là yêu cầu lớn Khi trách nhiệm điều phối, quản lý trách nhiệm tập thể trở nên khó thực có nhiều tư vấn cá nhân, tốt nên tuyển chọn công ty Nếu không tìm tư vấn cá nhân có đủ lực để thực công việc tư vấn cá nhân không thể trực tiếp ký hợp đồng với Cơ quan thực dự án thỏa thuận trước đây với công ty, thì quan thực dự án có thể mời các công ty tư vấn cung cấp các tư vấn cá nhân có lực mình cho công việc  Bước 1: Soạn thảo Điều khoản tham chiếu, dự toán chi phí Nội dung tương tự thảo luận bên trên  Bước 2: Tìm kiếm bày tỏ quan tâm Nên quảng cáo để tìm kiếm bày tỏ quan tâm, là BQLDATƯ không biết nhiều tư vấn cá nhân có kinh nghiệm và lực, không biết họ có sẵn sàng cho công việc hay không, dịch vụ có tính phức tạp, hay việc quảng cáo rộng rãi đem lại nhiều lợi ích tiềm năng, việc quảng cáo là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật quốc gia Bên nhận viện trợ Tuy nhiên, quảng cáo không cần thiết cho tất trường hợp và không nên quảng cáo cho các hợp đồng có giá trị nhỏ Tất thư mời bày tỏ quan tâm phải nêu rõ tiêu chí lựa chọn, các tiêu chí này hoàn toàn dựa trên kinh nghiệm và lực Khi mời các công ty tư vấn đề xuất các tư vấn cá nhân, thư bày tỏ quan tâm phải nêu rõ quá trình tuyển chọn dựa vào lực và kinh nghiệm tư vấn cá nhân, không xét đến kinh nghiệm doanh nghiệp; đồng thời phải nêu rõ hợp đồng ký với công ty hay với cá nhân tư vấn đề xuất  Bước 3: Lập danh sách ngắn các ứng viên, so sánh lực các ứng viên danh sách ngắn BQLDATƯ xây dựng danh sách ngắn gồm ít ứng viên hợp lệ và đủ tiêu chuẩn Các cá nhân xem xét vào danh sách ngắn cần đạt yêu cầu tính hợp lệ và mâu thuẫn lợi ích, lực, kinh nghiệm liên quan tối thiểu đề cập ĐKTC BQLDATƯ so sánh lực, kinh nghiệm ứng viên này để xác định và lựa chọn ứng viên tốt Năng lực ứng viên đánh giá dựa trên tảng trình độ học vấn, kinh nghiệm cụ thể, và thích hợp thì dựa trên kiến thức điều kiện địa phương, khả sử dụng ngôn ngữ quốc gia, hiểu biết văn hoá, hiểu biết hệ thống quản lý hành chính và cấu tổ chức Chính phủ BQLDATƯ lập báo cáo quy trình đánh giá và so sánh  Bước 4: Đàm phán và trao hợp đồng BQLDATƯ mời các tư vấn lựa chọn đến đàm phán hợp đồng Sau hoàn tất đàm phán, BQLDATƯ trình nộp dự thảo hợp đồng đàm phán cùng với báo cáo quy trình đánh giá và so sánh cho Ngân hàng giới (nếu là các hợp đồng xét duyệt trước) và các quan liên quan để phê duyệt trước ký hợp đồng Việc tuyển chọn tư vấn cá nhân thường không thuộc diện xét duyệt trước, nhiên, BQLDATƯ phải xin ý kiến không phản đối Ngân hàng giới: (a) không thể so sánh ít ứng viên có lực trước tuyển dụng, trường hợp đó, phải giải thích nguyên nhân sao; (b) trước BQLDATƯ mời các công ty chào dịch vụ các tư vấn cá nhân theo đoạn 5.1 Hướng dẫn Tư vấn; (c) trường hợp đàm phán với cá nhân chọn thất bại và trước đàm phán với ứng viên xếp thứ hai với công ty giới thiệu ứng viên đó; và (d) trường hợp tuyển chọn tư vấn từ nguồn theo đoạn 5.6 Hướng dẫn này Khi ký hợp đồng với công ty tư vấn cung cấp tư vấn cá nhân, dù tư vấn cá nhân đó là nhân dài hạn công ty hay cộng tác viên chuyên gia công ty đó thuê, các quy định Hướng dẫn này mâu thuẫn lợi ích áp dụng cho công ty mẹ Không phép thay tư vấn cá nhân đã đề xuất từ đầu và đã đánh giá, thay thế, hợp đồng ký với ứng viên xếp thứ Trong trường hợp ngoại lệ quy định Đoạn 5.6 Hướng dẫn tư vấn, các tư vấn cá nhân có thể lựa chọn từ nguồn Trong trường hợp vậy, BQLDATƯ phải trình lên các giải trình chi tiết để Ngân hàng giới xem xét và có ý kiến không phản đối Sau đây là quy trình tuyển chọn dịch vụ tư vấn BQLDATƯ thực với thời gian tối đa dự kiện thực bước quy trình Một số bước liên quan đến thư không phản đối NHTG/phê duyệt phía Việt Nam có thể thay đổi tùy theo các dịch vụ cụ thể: Phương thức QCBS STT Các bước Hoàn chỉnh dự toán kinh phí, ĐKTC Thư không phản đối NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Quảng cáo và mời bày tỏ quan tâm Đánh giá các thư bày tỏ quan tâm và lập danh sách ngắn Trách nhiệm Các phận liên quan NHTG Bộ GD-ĐT Bộ phận MSĐT Tổ xét thầu, Bộ phận MSĐT Thời gian tối đa dự kiến (ngày và tuần làm việc) 15 ngày 10 ngày 10 ngày 14 ngày ngày Phương thức STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 LCS 10 11 12 Các bước Trách nhiệm Soạn hồ sơ yêu cầu đề xuất (RFP) (bao gồm danh sách ngắn) Các phận liên quan, phận MSĐT Thư không phản đối NHTG NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Bộ GD-ĐT Gửi RFP cho các nhà thầu Bộ phận MSĐT Chuẩn bị và nộp các đề xuất kỹ thuật và đề Các hãng tư vấn xuất tài chính Đánh giá và xét các đề xuất kỹ thuật Tổ xét thầu, Bộ phận MSĐT Thư không phản đối NHTG NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Bộ GD-ĐT Mở thầu công khai các đề xuất tài chính , Tổ xét thầu, Bộ đánh giá các đề xuất tài chính, đánh giá phận MSĐT cuối cùng chất lượng và chi phí và khuyến nghị trao hợp đồng Thư không phản đối NHTG NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Bộ GD-ĐT Đàm phán hợp đồng và chuẩn bị dự thảo Tổ xét thầu, Bộ hợp đồng phận MSĐT Thư không phản đối NHTG NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Bộ GD-ĐT Trao hợp đồng Tổ xét thầu, Bộ phận MSĐT Thực hợp đồng BQLDATƯ, hãng tư vấn Hoàn chỉnh dự toán kinh phí, ĐKTC Các phận liên quan Thư không phản đối NHTG NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Lập danh sách ngắn, soạn hồ sơ yêu cầu Tổ xét thầu, Bộ đề xuất (RFP) phận MSĐT Thư không phản đối NHTG NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Gửi RFP cho các nhà thầu Bộ phận MSĐT Chuẩn bị và trình nộp các đề xuất tài chính Các nhà tư vấn và đề xuất kỹ thuật Đánh giá và xét các đề xuất kỹ thuật Tổ xét thầu, Bộ phận MSĐT Thư không phản đối NHTG NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Mở thầu các đề xuất tài chính, đánh giá Tổ xét thầu, Bộ các đề xuất tài chính, đánh giá cuối cùng phận MSĐT Thời gian tối đa dự kiến (ngày và tuần làm việc) 15 ngày 10 ngày 10 ngày ngày tuần 10 ngày 10 ngày 10 ngày 10 ngày 10 ngày 10 ngày 15 ngày 10 ngày 10 ngày 10 ngày 21 ngày 10 ngày 10 ngày ngày ngày ngày ngày tuần 15 ngày 10 ngày 10 ngày 10 ngày Phương thức STT Các bước 13 14 và khuyến nghị trao hợp đồng Thư không phản đối NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án 15 CQS 16 17 Đàm phán với Tư vấn có giá đánh giá thấp và chuẩn bị dự thảo hợp đồng Thư không phản đối NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án 18 Trao hợp đồng 19 Bắt đầu triển khai công việc Hoàn chỉnh dự toán kinh phí, ĐKTC Thư không phản đối NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Nhận hồ sơ bày tỏ quan tâm Đánh giá thư quan tâm: chuẩn bị danh sách ngắn và chọn nhà thầu phù hợp Soạn hồ sơ yêu cầu đề xuất (RFP) Thư không phản đối NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án 11 Gửi hồ sơ yêu cầu đề xuất cho hãng/công ty đã chọn Chuẩn bị và nộp đề xuất kỹ thuật và tài chính Đánh giá đề xuất 12 Đàm phán dự thảo hợp đồng 13 14 Thư không phản đối NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án 15 Trao hợp đồng và ký kết 16 Bắt đầu triển khai công việc Chuẩn bị lý xin áp dụng hình thức tuyển chọn SSS, hoàn chỉnh ĐKTC và dự toán kinh phí Thư không phản đối NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT 10 SSS Trách nhiệm Thời gian tối đa dự kiến (ngày và tuần làm việc) NHTG Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Bộ phận MSĐT, tư vấn chọn NHTG Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Bộ phận MSĐT, tư vấn chọn BQL TW, tư vấn chọn 10 ngày 10 ngày 10 ngày 10 ngày 10 ngày 10 ngày Các phận liên quan NHTG Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Bộ phận MSĐT Tổ xét thầu 21 ngày Bộ phận MSĐT NHTG Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Bộ phận MSĐT 10 ngày 10 ngày 10 ngày Tư vấn có liên quan Tổ xét thầu, Bộ phận MSĐT Bộ phận MSĐT, tư vấn chọn NHTG Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Bộ phận MSĐT, tư vấn chọn BQLDATƯ, tư vấn 1-2 tuần 10 ngày 10 ngày 14 ngày ngày ngày ngày ngày ngày ngày 10 ngày Các phận liên quan 21 ngày NHTG Bộ GD-ĐT 10 ngày 10 ngày Phương thức IC STT Các bước Soạn và gửi hồ sơ yêu cầu đề xuất (RFP) Chuẩn bị và nộp đề xuất Tiến hành đàm phán và chuẩn bị dự thảo hợp đồng Thư không phản đối NHTG Phê duyệt Bộ GD-ĐT Trao hợp đồng 10 Bắt đầu triển khai công việc Hoàn chỉnh dự toán kinh phí, ĐKTC Thư không phản đối NHTG (không yêu cầu số trường hợp) Phê duyệt Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án (không yêu cầu số trường hợp) Quảng cáo (không bắt buộc) Nhận các hồ sơ bày tỏ quan tâm Trách nhiệm Các Điều phối viên , Bộ phận MSĐT Tư vấn có liên quan Tư vấn có liên quan, Bộ phận MSĐT NHTG Bộ GD-ĐT Bộ phận MSĐT, tư vấn chọn BQLDATƯ, tư vấn Thời gian tối đa dự kiến (ngày và tuần làm việc) 10 ngày Các phận liên quan NHTG 20 ngày ngày 10 ngày 10 ngày ngày 21 ngày ngày Bộ GD-ĐT/Giám ngày đốc dự án Bộ phận MSĐT 10 ngày Bộ phận MSĐT, 14 ngày tư vấn chọn Xây dựng báo cáo đánh giá điểm mạnh Tổ xét thầu/Bộ ngày và điểm yếu các hồ sơ bày tỏ quan tâm phận MSĐT Đàm phán dự thảo hợp đồng với tư vấn Bộ phận MSĐT, ngày chọn tư vấn chọn Thư không phản đối NHTG NHTG ngày Phê duyệt Bộ GD-ĐT/Giám đốc dự án Bộ GD-ĐT/Giám ngày đốc dự án 10 Trao hợp đồng và ký kết Bộ phận MSĐT, ngày tư vấn chọn 11 Bắt đầu triển khai công việc BQLDATƯ, tư vấn Lưu ý: Để tiết kiệm khoảng thời gian phê duyệt Bộ GD-ĐT, tất các hồ sơ, tài liệu cần thiết theo yêu cầu đồng thời gửi xin ý kiến “không phản đối” NHTG và cho Bộ GD-ĐT để nghiên cứu trước Sau NHTG có ý kiến “không phản đối”, Bộ GDĐT phê duyệt chính thức Quy trình mua sắm hàng hóa và đấu thầu công trình sửa chữa nhỏ cấp trường Quy trình mua sắm hàng hóa và đấu thầu công trình sửa chữa nhỏ cấp trường phải phù hợp với yêu cầu nêu Chương V Sổ tay này Các trường chịu trách nhiệm thực các hoạt động mua sắm đấu thầu khuôn khổ Quỹ I và Quỹ II Hoạt động mua sắm đấu thầu các Quỹ này có quy mô nhỏ với việc mua sắm các loại hàng hóa bàn, ghế học sinh, tài liệu học và công trình sửa chữa nhỏ, cải tạo phòng học tuyển nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có) Vì vậy, việc tiền kiểm NHTG công tác lập kế hoạch đấu thầu và các hoạt động cụ thể là không cần thiết, và tất các hoạt động khuôn khổ Quỹ I và Quỹ II hậu kiểm Sau đây là quy trình chung mua sắm hàng hóa Trường tiểu học thực với thời gian tối đa dự kiện thực bước quy trình: Phương thức STT Chào hàng cạnh tranh (hàng hóa và sửa chữa nhỏ) Các bước Trách nhiệm Bộ phận giao nhiệm vụ Phê duyệt thư mời chào giá Hiệu trưởng Quảng cáo (không bắt buộc) và chọn các Bộ phận giao nhà thầu tiềm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Nhà thầu chuẩn bị và nộp báo giá Bộ phận giao nhiệm vụ, nhà thầu So sánh báo giá và đề xuất trao hợp đồng Bộ phận giao nhiệm vụ Phê duyệt kết Hiệu trưởng Thông báo trao hợp đồng và ký hợp đồng Hiệu trưởng, phận giao nhiệm vụ Thực hợp đồng Trường học, nhà thầu Xây dựng thư mời chào giá Thời gian tối đa dự kiến (ngày và tuần làm việc) 10 ngày ngày ngày tuần (tối thiểu) ngày ngày ngày Quy trình tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (NVHTGV) cấp trường Quy trình tuyển chọn NVHTGV cấp trường phải tuân thủ theo các yêu cầu quy định Chương V Sổ tay này Các trường chịu trách nhiệm thực tuyển chọn NVHTGV Tất các hoạt động tuyển chọn thuộc diện hậu kiểm Bảng bên minh họa các thủ tục lựa chọn NVHTGV tiến hành các trường tiểu học với thời hạn ước tính tối đa cho việc thực bước: Phương pháp Tư vấn cá nhân STT Các bước Trách nhiệm Thời hạn tối đa (ngày và tuần làm việc) Soạn thảo và hoàn thiện ĐKTC ngày Quảng cáo (không bắt buộc) Bộ phận giao nhiệm vụ Bộ phận giao nhiệm vụ Nhận thư bày tỏ quan tâm Bộ phận giao nhiệm vụ ngày (tối thiểu) Báo cáo xét chọn tư vấn (So sánh điểm mạnh và điểm yếu các ứng viên) Bộ phận giao nhiệm vụ ngày Đàm phán dự thảo hợp đồng với ứng viên lựa chọn Bộ phận giao nhiệm vụ, ứng viên chọn ngày Phê duyệt kết và hợp đồng Hiệu trưởng ngày Trao và ký hợp đồng Hiệu trưởng, phận giao nhiệm vụ ngày Thực hợp đồng Trường, Tư vấn ngày VIII QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG 9.1 Giám sát Bên thực dự án (BTHDA) BTHDA chịu trách nhiệm giám sát việc thực các nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn bảo đảm họ thực hợp đồng theo các điều kiện và điều khoản hợp đồng đã ký BTHDA phải giám sát tiến độ công việc, hoàn thành công việc đúng hạn, chuyển giao cung cấp hàng hóa và các khoản toán thực hiện, xác định liệu thay đổi quy mô công việc có thích hợp hay không BTHDA phải yêu cầu các nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn trình nộp báo cáo tiến độ thường xuyên để xem xét BTHDA cần thiết kế đội ngũ hợp tác với các quy chuẩn kỹ thuật đầy đủ, kinh nghiệm quản lý và thư ủy quyền để giám sát việc thực hàng ngày các nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn Nếu thiếu nguồn lực, BTHDA có thể tuyển chọn tư vấn để hỗ trợ việc thực tư vấn 9.2 Điều chỉnh hợp đồng đã ký kết BTHDA các nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn có thể đề xuất điều chỉnh bổ sung hợp đồng có kiện không thể dự đoán trước BTHDA định điều chỉnh cần thiết quy mô công việc Nếu điều chỉnh này dẫn đến thay đổi thời gian thực tăng chi phí, BTHDA đánh giá tính phù hợp đề xuất thay đổi BTHDA có các đề xuất liên quan từ các quan chức bao gồm Ngân hàng (trường hợp xét duyệt trước) nội dung điều chỉnh BTHDA ký nội dung hợp đồng điều chỉnh các văn phù hợp khác với các nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn trước thực thay đổi này Lưu ý là nội dung thay đổi hợp đồng (bao gồm gia hạn thời gian) phải ký phù hợp với thời gian hiệu lực hợp đồng Trong trường hợp hợp đồng đã hết hạn, nó có thể có hiệu lực lại gia hạn hồi tố Thanh toán cho công trình, hàng hóa, dịch vụ đã hoàn thiện hết hạn hợp đồng coi là không hợp lệ tài trợ Ngân hàng giới Tương tự, trường hợp hợp đồng xét duyệt trước, BTHDA không có ý kiến không phản đối Ngân hàng điều chỉnh theo xét duyệt trước Ngân hàng, toán nội dung điều chỉnh coi là không hợp lệ tài trợ Ngân hàng 9.3 Việc thực không đáp ứng yêu cầu Đối với việc thực kém làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu và tính kinh tế hợp đồng và đó không thể chấp nhận Dựa trên điều khoản hợp đồng, BTHDA phải tư vấn cho các nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn tiến hành các biện pháp khắc phục để giải tình hình Nếu các nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn không thể tiến hành các biện pháp khắc phục toàn diện, BQLDATƯ có thể chấm dứt hợp đồng áp dụng các biện pháp trừng phạt phù hợp quy đinhụ hợp đồng nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn thực không đáp ứng yêu cầu IX LƯU TRỮ HỒ SƠ Ngân hàng yêu cầu các hồ sơ tài liệu đấu thầu cần lưu giữ vòng năm sau dự án kết thúc cho việc kiểm toán Để thỏa mãn yêu cầu này, BTHDA cần xếp nguồn lưu trữ và trang thiết bị phù hợp để lưu trữ các tài liệu đấu thầu BTHDA cần bố trí đội ngũ cán chịu trách nhiệm xếp, theo dõi hồ sơ hàng ngày X NGĂN CHẶN VÀ ĐẤU TRANH VỚI GIAN LẬN VÀ THAM NHŨNG TRONG ĐẤU THẦU Gian lận và tham nhũng là vấn đề nghiêm trọng và Ngân hàng áp dụng chính sách “không chấp nhận” việc xử lý với vấn đề này quá trình đấu thầu tài trợ Ngân hàng Dựa trên kinh nghiệm các dự án tương tự trước, gian lận và tham nhũng tiếp tục là vấn đề đáng quan tâm dự án này Tất các BTHDA yêu cầu cảnh báo và đưa các biện pháp phòng tránh để giảm thiểu rủi ro Tất các BTHDA cần nghiên cứu kỹ lưỡng Hướng dẫn phòng chống tham Ngân hàng và kế hoạch hành động chống tham dự án để phòng ngừa và xử lý gian lận và tham nhũng Về thực tiễn đấu thầu, các BTHDA và đội ngũ cán cần:  Tại giai đoạn lập kế hoạch đấu thầu: chuẩn bị kế hoạch đấu thầu cách phù hợp để đạt cạnh tranh tối đa Ưu tiên sử dụng các phương pháp đấu thầu có tính cạnh tranh Các kế hoạch đấu thầu phê duyệt công khai cần công bố rộng rãi;  Giai đoạn mời thầu/báo giá: Trong chào hàng cạnh tranh hàng hóa công trình, lựa chọn nhà thầu uy tín và đủ lực để báo giá Trong trường hợp NCB, nghiêm túc tuân theo các thủ tục quảng cáo theo yêu cầu, tiến hành quảng cáo bổ sung (như quảng cáo trên Báo Đấu thầu) luôn thực các văn đấu thầu sẵn có cho các nhà thầu tiềm để mua sắm không hạn chế việc tiếp cận với các tài liệu thầu cho phép Các nhà thầu yêu cầu tiến hành mẫu trình nộp thầu mà không liên quan đến các hành vi gian lận và tham nhũng đấu thầu và thực hợp đồng Các nhà thầu cần đặt thắc mắc phản đối BTHDA cần có chế hiệu để xử lý ý kiến phàn nàn phản đối;  Tại giai đoạn đánh giá thầu: Cán đánh giá chú ý đến các số/sự tương tự khác thường đấu thầu/báo giá quá trình đánh giá Khi thực đánh giá thầu, BTHDA kiểm tra tính hợp lệ các nhà thầu từ danh sách các công ty và cá nhân bị nghiêm cấm Ngân hàng, công bố trên website bên ngoài Ngân hàng  Tại giai đoạn trao thầu: Việc trao thầu cần công bố trên các báo/ấn phẩm cách phù hợp và đúng hạn  Tại giai đoạn thực hợp đồng: BTHDA cần thực giám sát và quản lý việc thực hợp đồng các nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn cách nghiêm túc theo các điều khoản hợp đồng đã ký BTHDA cần xem xét kỹ lưỡng các minh chứng kỹ thuật và tính phù hợp mặt tài chính thay đổi, biến động sửa đổi nào trước phê duyệt Trong trường hợp BTHDA phát cáo buộc gian lận và tham nhũng, thì cần báo cáo cáo buộc này lên Ngân hàng giới và Bộ GD&ĐT Ngân hàng giới cung cấp hướng dẫn cụ thể cách xử lý cáo buộc này CHƯƠNG IV QUẢN LÝ TÀI CHÍNH PHẦN I THÔNG TIN CHUNG Mục tiêu quản lý tài chính Dự án VNEN Chương IV xây dựng để BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường VNEN triển khai công tác quản lý tiếp nhận và sử dụng nguồn vốn Dự án Chương này cung cấp các thông tin tổng quan Dự án, các hướng dẫn và quy định hành quản lý tài chính Ngân hàng Thế giới, Chính phủ Việt Nam và các quan chức có thẩm quyền Dự án VNEN nhằm đạt các mục tiêu sau: Nâng cao tính minh bạch công tác quản lý tài chính Dự án, góp phần bảo đảm nguồn vốn Dự án sử dụng đúng mục đích và đạt hiệu quả; Giải thích rõ các yêu cầu, trình tự, thủ tục công tác quản lý tài chính Dự án, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực thống công tác quản lý tài chính BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường VNEN; Giúp BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường VNEN tăng cường hệ thống thông tin báo cáo, đảm bảo đáp ứng yêu cầu Ngân hàng Thế giới và Chính phủ Việt Nam thời hạn và nội dung các báo cáo Chương này tập hợp các hướng dẫn chung quản lý tài chính Dự án cho BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường VNEN các lĩnh vực: kế hoạch tài chính, giải ngân, toán, hạch toán kế toán, báo cáo tài chính, kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập áp dụng cho Dự án GPE-VNEN Chương này chia thành phần và Phụ lục Công tác quản lý tài chính Dự án VNEN phải đảm bảo các nguồn vốn Dự án sử dụng đúng mục đích và có hiệu theo đúng quy định Hiệp định Viện trợ không hoàn lại Do đó, Chương này là tài liệu tra cứu và đào tạo cho các cán liên quan đến Dự án, cho người có trách nhiệm các vấn đề tài chính liên quan đến Dự án Yêu cầu và nguyên tắc quản lý tài chính Dự án VNEN Yêu cầu chung: Bao quát toàn các nguồn vốn Dự án và nhu cầu vốn cho giai đoạn triển khai; Căn kế hoạch thực Dự án để lập kế hoạch nhu cầu giải ngân loại nguồn vốn cho giai đoạn; Thực các quy định Ngân hàng Thế giới mua sắm, đấu thầu và quy trình giải ngân, toán; Tuân thủ các quy định Chính phủ quản lý tài chính; Đảm bảo các nguồn vốn sử dụng đúng mục tiêu, đúng đối tượng và không vượt quá ngân sách đã cấp có thẩm quyền phê duyệt; Đảm bảo đáp ứng kịp thời nguồn lực tài chính cho việc triển khai các hoạt động các thành phần Dự án, toán đầy đủ, kịp thời theo đúng các quy định kiểm soát; Lập, điều phối và tổng hợp các báo cáo tài chính theo yêu cầu Chính phủ và Ngân hàng Thế giới Nguyên tắc quản lý tài chính Dự án: Quá trình quản lý tài chính Dự án VNEN xây dựng dựa trên các nguyên tắc sau: (i) Nguồn vốn viện trợ không hoàn lại để đầu tư cho Dự án là nguồn vốn ngân sách nhà nước, phải quản lý và sử dụng theo các quy định hành có liên quan; (ii) Bộ Tài chính thực chức quản lý nhà nước tài chính các Dự án ODA theo quy định hành; (iii) Bộ GD-ĐT, BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường thụ hưởng Dự án chịu trách nhiệm việc thực Dự án theo đúng các quy định Chính phủ Việt Nam và Ngân hàng giới quản lý tài chính, lập kế hoạch tài chính, hạch toán kế toán, kiểm toán, toán, quản lý tài sản Dự án, báo cáo, v.v BQLDATƯ Sơ đồ tổ chức quản lý tài chính Dự án VNEN 3.1 Nhóm ưu tiên và BQL VNEN cấp tỉnh Giám đốc dự án Kiểm toán nội (4) Kế toán trưởng 01 Chuyên gia QLTC/02 Chuyên gia kế toán tổng hợp Chuyên gia kế toán giải ngân Chuyên gia kế toán toán Cán Phòng Kế toán-Tài vụ Thủ quỹ Trường học Chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh 3.2 Nhóm ưu tiên BQLDATƯ Phụ trách kế toán Giám đốc dự án Nhiệm vụ kế toán và quản lý tài chính BQLDATƯ Bộ phận kế toán BQLDATƯ gồm Kế toán trưởng là cán Vụ KH-TC (Bộ GDKiểm nội toánkế trưởng ĐT) và các chuyên giatoán quản lý(4)tài chính, chuyênKếgia toán, thủ quỹ đã nêu sơ đồ trên; phận kế toán chịu trách nhiệm lập kế hoạch tài chính, lập dự toán kinh phí cho các hoạt động cụ thể dự án, thực việc kiểm tra chứng từ trước đưa vào toán, ghi chép sổ sách kế toán và lập, nộp các báo cáo toán, báo cáo tài chính theo quy 01 Chuyên gia QLTC/ g học 02 Chuyên gia kế toán tổng hợp T Kế toán giải ngân Kế toán toán Thủ quỹ định, Bộ phận kế toán có trách nhiệm phối hợp với Bộ phận mua sắm/đấu thầu việc giám sát, thực hợp đồng Bộ phận kiểm toán nội gồm 04 chuyên gia tư vấn trực thuộc Giám đốc Dự án, hoạt động độc lập với phận kế toán, hỗ trợ Giám đốc Dự án và Kế toán trưởng Dự án việc Phụ trách kế toán kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định chế độ kế toán, quản lý tài chính Việt Nam và Ngân hàng Thế giới cấp trung ương và địa phương Các yêu cầu việc thực nhiệm vụ kế toán và quản lý tài chính BQLDATƯ bao gồm:  Đảm bảo tất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi chép chính xác, kịp thời và phù hợp với các yêu cầu NHTG và Chính phủ Việt Nam  Đảm bảo tất các khoản chi phí thực dự án toán cho nhà thầu thực phù hợp với các điều khoản đã quy định hợp đồng  Thiết lập và thực hệ thống kế toán trên máy với trợ giúp chuyên gia phần mềm  Thiết lập hệ thống tài khoản phù hợp với yêu cầu dự án (điều này có thể cập nhật thường xuyên theo hoạt động dự án) Mở và trì tài khoản định theo yêu cầu NHTG  Thiết lập và trì hệ thống kiểm soát nội  Đảm bảo các đơn xin rút vốn từ NHTG lập và đệ trình lên NHTG kịp thời, phù hợp với các thủ tục bổ sung tải khoản đặc biệt NHTG Đảm bảo các báo cáo kê chi tiêu (SOE) kèm theo các đơn xin rút vốn phản ánh cách đúng đắn trên sở các chứng từ hợp lý và lưu giữ đầy đủ cho mục đích kiểm soát có yêu cầu  Lập các báo cáo tài chính hàng năm và các công việc kế toán khác ví dụ đối chiếu tài khoản ngân hàng với sổ kế toán tổng hợp  Lập kế hoạch tài chính dự án  Đánh giá các chi phí dự án phát sinh và phân tích báo cáo tài chính, đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý hoạt động dự án Bộ phận Tài chính BQLDATƯ STT Số lượng 01 Vị trí Kế toán trưởng Nhiệm vụ Trình độ lực Kế toán trưởng chịu trách nhiệm báo cáo cho Giám đốc dự  Hiểu biết các hệ thống kế toán, quản lý tài án, chịu trách nhiệm xây dựng các quy trình kế toán theo chính và báo cáo Ngân hàng và hệ thống hướng dẫn Ngân hàng giới và Chính phủ, bao gồm giải ngân Ngân hàng, và sẵn sàng học hỏi phương diện kỹ thuật và hoạt động kiểm soát kế toán thông qua các lớp đào tạo và thông qua làm liên quan đến thực dự án Cụ thể hơn, đạo việc thực tế chung Giám đốc dự án, Kế toán trưởng chịu trách  Có khả làm việc hiệu với các nhiệm thực các nhiệm vụ sau: chuyên gia nước và quốc tế, có khả cân đối nhiều nhiệm vụ đa dạng cùng a Kế toán: lúc, đưa sáng kiến công việc  Đảm bảo khoản kinh phí luôn sẵn sàng tài khoản nhóm, quản lý hiệu các nguồn lực liên quan để toán các khoản phát sinh liên quan khuôn khổ trách nhiệm đến hoạt động và chương trình dự án  Có trách nhiệm cao tất các khía cạnh  Chuẩn bị ngân sách hàng năm để giải ngân kế toán  Giữ sổ sách kế toán theo thứ tự rõ ràng và cập nhật để  Hiểu các quy định Ngân hàng mua cán ngân hàng thành viên đoàn giám sát kiểm sắm đấu thầu dự án là ưu tiên tra định kỳ và ngẫu nhiên  Sử dụng thành thạo máy tính đặc biệt số  Đảm bảo khoản chi tiết trì phục vụ cho mua các chương trình ứng dụng sau: word, sắm hàng hoá, tài liệu, thuê chuyên gia tư vấn cho dự excel, án và cung cấp quỹ hỗ trợ cho các trường  Chuẩn bị đơn rút vốn, toán trực tiếp, tóm tắt kê chi tiêu, bổ sung tài khoản đặc biệt  Đảm bảo toán kịp thời các khoản chi tiêu dự án b Kiểm toán và các quy định:  Chuẩn bị các báo cáo kiểm toán hàng năm và cùng chuẩn bị các báo cáo quý tiến độ dự án, báo cáo kỳ và báo cáo hoàn thành thực  Giám sát, cố vấn, lưu trữ, giám sát và xác minh các tài khoản chung dành cho đối tượng nhận tài trợ và STT Số lượng 01 Vị trí Nhiệm vụ Trình độ lực cho dự án  Ký cùng ký séc c Phối hợp với các đơn vị khác:  Phối hợp chặt chẽ với các cán đấu thầu liên quan đến tất các hợp đồng mua sắm, bao gồm toán các khoản đầu tiên, kỳ và cuối cùng  Phối hợp với Bộ Tài chính và Ngân hàng giới liên quan đến tình hình quản lý tài chính Chuyên gia tư vấn Dưới đạo chung Giám đốc dự án và giám sát  Là công dân Việt Nam quản lý tài Kế toán trưởng, nhiệm vụ Chuyên gia tư vấn  Có đại học chuyên ngành tài chính/kế chính quản lý tài chính bao gồm: toán  Có ít năm kinh nghiệm quản lý tài Cố vấn, hỗ trợ và giúp đỡ Kế toán trưởng việc thực chính; kinh nghiệm quản lý tài chính nhiệm vụ đó bao gồm các hoạt động quản lý tài lĩnh vực giáo dục là ưu tiên chính BQLDATƯ và cung cấp các dịch vụ cố vấn liên quan đến các hoạt động quản lý tài chính khuôn khổ  Có kinh nghiệm quản lý tài chính các dự án sử dụng vốn ODA dự án Tư vấn các vấn đề, quy trình và quy tắc tài chính liên  Có kinh nghiệm tư vấn và cung cấp tập huấn chỗ và các trợ giúp chuyên môn khác quan dự án cho BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và  Có kinh nghiệm chuẩn bị tài liệu tập huấn, tổ các trường chức hội thảo, tập huấn và các kiện khác Thực và giúp cho hoạt động tập huấn tài chính  Thể lực làm việc có hiệu với cho cán BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các các cán và ngoài nước, biết phân trường các cán khác liên quan cần thiết phối công việc cách phù hợp, sáng tạo các công việc nhóm, và quản lư hiệu các nguồn lực thuộc trách nhiệm ḿnh  Sử dụng thành thạo các chương trình máy tính có liên quan  Kỹ giao tiếp tiếng Việt thành thạo  Kỹ tiếng Anh tốt, đặc biệt là hoạt động quản lý tài chính STT Số lượng Vị trí Nhiệm vụ 02 Chuyên gia Kế toán tổng hợp Dưới đạo chung Giám đốc dự án và giám sát  Kế toán trưởng, nhiệm vụ Kế toán tổng hợp bao  gồm:   xây dựng kế hoạch tài chính năm;      Trình độ lực  Có sức khoẻ tốt và tận tâm với công việc giao trì hoạt động tài khoản vốn đối ứng Chính phủ và khoản viện trợ GPE, phù hợp với dự án và các thành  phần; giải ngân kinh phí cho tất các hoạt động dự án;  chuẩn bị và nộp đơn xin rút vốn để NHTG duyệt; chuẩn bị cho các đợt kiểm toán hàng năm và các đợt  kiểm toán khác cần thiết; xây dựng báo cáo tài chính cho Chính phủ và NHTG      02 Chuyên gia Kế toán  Dưới đạo chung Giám đốc dự án và giám sát  Kế toán trưởng và Điều phối viên tài chính, nhiệm vụ Là công dân Việt Nam Có đại học chuyên ngành tài chính/kế toán Có ít năm kinh nghiệm quản lý tài chính; kinh nghiệm quản lý tài chính lĩnh vực giáo dục là ưu tiên Có kinh nghiệm quản lý tài chính các dự án sử dụng vốn ODA Có kinh nghiệm tư vấn và cung cấp tập huấn chỗ và các trợ giúp chuyên môn khác Có kinh nghiệm chuẩn bị tài liệu tập huấn, tổ chức hội thảo, tập huấn và các kiện khác Thể lực làm việc có hiệu với các cán và ngoài nước, biết phân phối công việc cách phù hợp, sáng tạo các công việc nhóm, và quản lư hiệu các nguồn lực thuộc trách nhiệm ḿnh Sử dụng thành thạo các chương trình máy tính có liên quan Kỹ giao tiếp tiếng Việt thành thạo Kỹ tiếng Anh tốt, đặc biệt là hoạt động quản lý tài chính Có sức khoẻ tốt và tận tâm với công việc giao Có đại học chuyên ngành tài chính/kế toán; STT Số lượng Vị trí Nhiệm vụ Trợ lý tài chính/Kế toán bao gồm: Thực các nhiệm vụ hàng ngày kế toán và tài chính;  Giúp xây dựng dự toán kinh phí chi tiết;  Giúp xây dựng các báo cáo tài chính hàng quý;  Giúp xây dựng ngân sách dự án hàng năm;  Lưu giữ hồ sơ/hệ thống kế toán dự án;  Thông tin/liên lạc tài chính dự án;  Giúp cho hoạt động các tài khoản ngân hang dự án;  Chuẩn bị hồ sơ cần thiết cho công tác toán dự án;  Thực các nhiệm vụ kế toán/tài chính khác theo phân công Kế toán trưởng và Điều phối viên tài chính;  Thay các trợ lý kế toán khác họ vắng mặt;  Thực các nhiệm vụ khác yêu cầu;  Sẵn sàng và có thể công tác ngoài Hà Nội yêu cầu Dưới đạo chung Giám đốc dự án và giám sát  Kế toán trưởng, nhiệm vụ Thủ quỹ bao gồm:   01 Thủ quỹ Trình độ lực  Có ít năm kinh nghiệm quản lý tài chính;  Có kinh nghiệm thực tế với hệ thống kế toán máy;  Có kiến thức các hoạt động văn phòng dự án hỗ trợ phát triển quốc tế;  Kỹ giáo tiếp tốt;  Có khả làm việc theo nhóm và có nhiều áp lực;  Biết tiếng Anh, là các thuật ngữ kế toán và kiểm toán;  Sử dụng thành thạo các chương trình máy tính có liên quan;  Có sức khoẻ tốt và tận tâm với công việc giao     Quản lý các tài khoản tiền mặt tài quỹ BQLDATƯ  theo đúng quy định; Nhận và trả tiền mặt dựa trên các chứng từ thu, chi  có đủ chữ ký theo yêu cầu trên chứng từ; Cập nhật số tiền phát sinh vào sổ quỹ tiền mặt, xác định số dư tiền mặt kỳ đối chiếu với các kế toán viên khác vào cuối tháng và lập Báo cáo kiểm kê quỹ theo đúng quy định; Làm công tác lưu trữ công văn Bộ phận, lưu trữ Có trình độ trung cấp kinh tế, tài chính; Có uy tín tốt và đã đảm nhiệm vị trí thủ quỹ; Ưu tiên đã làm việc Dự án ODA; Có sức khoẻ tốt và tận tâm với công việc giao STT Số lượng Vị trí 04 Kiểm toán nội Nhiệm vụ chứng từ, báo cáo, sổ sách kế toán sau kế toán tổng hợp đã kiểm soát theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán;  Thực các nhiệm vụ khác yêu cầu  Đưa ý kiến khách quan và độc lập hệ thống kiểm soát nội Dự án có đảm bảo tính thích hợp, tính tuân thủ và hiệu hay không;  Đưa ý kiến việc sử sụng các nguồn vốn Dự án có đúng mục đích, đạt hiệu kinh tế và hạch toán cách chính xác hay không;  Đưa ý kiến việc quản lý rủi ro Dự án có thích hợp, các kiểm soát thực theo đúng quy định hay không và đồng thời đưa các khuyến nghị cần thiết để Dự án hoàn thiện công tác quản lý tài chính Kiểm toán nội chú trọng vào các lĩnh vực sau Dự án:  Hệ thống quản lý tài chính và mua sắm;  Môi trường và các biện pháp kiểm soát nội bộ;  Tính hợp lệ việc sử dụng các nguồn vốn;  Thực trạng triển khai hoạt động và so sánh với kế hoạch;  Đánh giá chung tính tuân thủ Dự án quy định Hiệp định viện trợ không hoàn lại, Ngân hàng giới, Chính phủ và các văn pháp luật khác áp dụng cho Dự án Trình độ lực           Là công dân Việt Nam Có đại học chuyên ngành kế toán/kiểm toán; Có ít năm kinh nghiệm quản lý tài chính; kinh nghiệm quản lý tài chính lĩnh vực giáo dục là ưu tiên Có kinh nghiệm quản lý tài chính các dự án sử dụng vốn ODA, ưu tiên dự án sử dụng vốn Ngân hàng giới Có kinh nghiệm tư vấn và cung cấp tập huấn chỗ và các trợ giúp chuyên môn khác Có kinh nghiệm chuẩn bị tài liệu tập huấn, tổ chức hội thảo, tập huấn và các kiện khác Thể lực làm việc có hiệu với các cán và ngoài nước, biết phân phối công việc cách phù hợp, sáng tạo các công việc nhóm, và quản lý hiệu các nguồn lực thuộc trách nhiệm mình Sử dụng thành thạo các chương trình máy tính có liên quan Kỹ giao tiếp tiếng Anh và tiếng Việt thành thạo Có sức khoẻ tốt và tận tâm với công việc giao Công tác quản lý tài chính - kế toán BQL VNEN cấp tỉnh và cấp trường 5.1 Nhóm các tỉnh ưu tiên và Đây là nhóm các tỉnh ưu tiên hỗ trợ kinh phí từ Dự án điều kiện kinh tế xã hội, điều kiện giáo dục tiểu học còn nhiều khó khăn so với các tỉnh khác toàn quốc nên số lượng các trường thụ hưởng lớn (bình quân 10 trường/huyện các tỉnh Nhóm và trường/huyện các tỉnh Nhóm 2) Các điều kiện liên quan đến quản lý tài chính để các tỉnh này tham gia Dự án là: (i) ký thỏa thuận với BQLDATƯ; (ii) thành lập BQL VNEN cấp tỉnh; (iii) bổ nhiệm kế toán BQL VNEN cấp tỉnh; (iv) các nhân chính liên quan đến quản lý tài chính tham gia tập huấn khuôn khổ Dự án; và (v) áp dụng Sổ tay thực Dự án BQL VNEN cấp tỉnh có trách nhiệm: (i) Hướng dẫn các trường thụ hưởng Dự án công tác lập kế hoạch sử dụng Quỹ I và Quỹ II, rà soát và thẩm định đề xuất các trường trước gửi BQLDATƯ theo các mốc thời gian quy định Phần II – Lập Kế hoạch tài chính; (ii) Tiếp nhận kinh phí Dự án từ BQLDATƯ và cấp kinh phí cho các trường thụ hưởng; (iii) Điều phối các hoạt động Dự án phạm vi tỉnh và hỗ trợ các trường hoạt động cụ thể; (iv) Giám sát, kiểm tra tuân thủ các trường việc thực Quỹ I và Quỹ II; (vi) Lập các loại báo cáo tổng hợp cấp tỉnh theo quy định hành, bao gồm: Báo cáo tình hình thực Dự án, Báo cáo tài chính, Báo cáo toán,…; (vii) Đề xuất các giải pháp đảm bảo tính bền vững Dự án Nhân chính công tác quản lý tài chính - kế toán BQL VNEN cấp tỉnh là Kế toán Ban (là cán Phòng Kế hoạch - Tài vụ Sở GD&ĐT) Cán này nhận hỗ trợ chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh việc giám sát, kiểm tra tuân thủ các trường việc thực Quỹ I và Quỹ II và lập các loại báo cáo tổng hợp cấp tỉnh Ước tính chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh phụ trách khoảng 20 trường (Nhóm 1) và 10 trường (Nhóm 2) Trách nhiệm cụ thể chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh liên quan đến quản lý tài chính quy định rõ hợp đồng tuyển dụng Chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh chịu trách nhiệm báo cáo cho BQL VNEN cấp tỉnh và chịu giám sát trực tiếp BQL VNEN cấp tỉnh Thủ quỹ Ban QLDA cấp tỉnh là nhiệm vụ bổ sung thành viên Ban QLDA cấp tỉnh, độc lập với Kế toán Ban QLDA cấp tỉnh Đối với các trường VNEN thuộc Nhóm các tỉnh ưu tiên và 2, các điều kiện liên quan đến quản lý tài chính để các trường này tham gia Dự án là: (i) ký Thỏa thuận kinh phí với BQLDATƯ/ BQL VNEN cấp tỉnh; (ii) có tài khoản riêng ngân hàng thương mại BQLDATƯ quy định; (iii) có cán phụ trách kế toán trường; (iv) các nhân liên quan đến quản lý tài chính tham gia tập huấn khuôn khổ Dự án; và (v) áp dụng Sổ tay thực Dự án Các trường này có trách nhiệm: (i) Trực tiếp xây dựng và gửi kế hoạch thực hiện, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính cho BQL VNEN cấp tỉnh để phục vụ cho việc ký Thỏa thuận kinh phí sử dụng Quỹ I và Quỹ II ; (ii) Tiếp nhận và sử dụng kinh phí đúng mục đích các hoạt động hợp lệ và các quy định Dự án; (iii) Gửi bảng kê các hoạt động đã thực kèm chứng từ BQL VNEN cấp tỉnh để đưa vào Báo cáo tổng hợp Nhân chính công tác quản lý tài chính - kế toán các trường là Hiệu trưởng và Kế toán nhà trường Trong trường hợp trường không có kế toán thì phải định cán thuộc biên chế trường chịu trách nhiệm thực các thủ tục tạm ứng và toán các khoản chi tiêu trường 5.2 Nhóm các tỉnh ưu tiên BQL VNEN các tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên hỗ trợ khoản kinh phí cho việc giám sát, kiểm tra tuân thủ các trường việc thực Quỹ I và tập huấn cấp trường 01 trường VNEN tỉnh BQL VNEN các tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên nộp các hóa đơn chứng từ cần thiết cho các khoản chi hợp lệ mình cho BQLDATƯ để làm thủ tục toán kinh phí tạm ứng hàng năm Do số lượng các trường thụ hưởng thuộc Nhóm này nhỏ (1 trường/tỉnh), mang tính chất thí điểm để xây dựng Mô hình trường mẫu theo các nội dung hoạt động Dự án, từ đó có nhân rộng Mô hình tỉnh sau Dự án kết thúc, nên các trường tham gia Dự án các địa phương này coi đơn vị hạch toán phụ thuộc BQLDATƯ Đối với các trường VNEN thuộc Nhóm các tỉnh ưu tiên 3, các điều kiện liên quan đến quản lý tài chính để các trường này tham gia Dự án là: (i) ký Thỏa thuận kinh phí với BQLDATƯ/ BQL VNEN cấp tỉnh; (ii) có tài khoản riêng ngân hàng thương mại BQLDATƯ quy định; (iii) có cán phụ trách kế toán trường; (iv) các nhân liên quan đến quản lý tài chính tham gia tập huấn khuôn khổ Dự án; và (v) áp dụng Sổ tay thực Dự án Trách nhiệm chính các trường thuộc Nhóm tỉnh này là: (i) Trực tiếp xây dựng và gửi kế hoạch thực hiện, kế hoạch đấu thầu và kế hoạch tài chính cho BQL VNEN cấp tỉnh để phục vụ cho việc ký Thỏa thuận kinh phí sử dụng Quỹ I và Quỹ II ; (ii) Tiếp nhận và sử dụng kinh phí đúng mục đích các hoạt động hợp lệ và các quy định Dự án; (iii) Gửi bảng kê các hoạt động đã thực kèm chứng từ BQLDATƯ để đưa vào Báo cáo tổng hợp Nhân chính công tác quản lý tài chính - kế toán các trường là Hiệu trưởng và Kế toán nhà trường Để việc thực Quỹ I và Quỹ II đảm bảo đúng mục đích, đúng nội dung và tuân thủ các quy định Dự án, toàn các nhân có liên quan các cấp triển khai Dự án tham dự các tập huấn hoạt động này và cung cấp Sổ tay thực Dự án để hỗ trợ cho quá trình làm việc Ngoài ra, các hoạt động thực hai Quỹ và tập huấn cấp trường các trường hỗ trợ chuyên gia VNEN cấp tỉnh và chuyên gia cấp TƯ Mô tả nhiệm vụ các cán liên quan đến công tác quản lý tài chính cấp tỉnh và cấp trường STT Vị trí Kế toán BQL VNEN cấp tỉnh Nhiệm vụ Kế toán BQL VNEN cấp tỉnh chịu trách nhiệm báo cáo cho Trưởng BQL VNEN cấp tỉnh, chịu trách nhiệm thực các quy trình quản lý tài chính và kế toán theo hướng dẫn BQLDATƯ Cụ thể hơn, đạo chung Trưởng BQL VNEN cấp tỉnh, Kế toán BQL VNEN cấp tỉnh (với hỗ trợ tư vấn VNEN cấp tỉnh) thực các nhiệm vụ sau:          Trình độ lực  Là cán Phòng Kế hoạch-Tài vụ, Sở GD-ĐT  Có đại học chuyên ngành tài chính kế toán  Ít hai năm kinh nghiệm tài chính kế toán  Có trách nhiệm cao tất các khía cạnh kế toán và quản lý tài chính Thực đầy đủ các quy định Sổ tay thực  Sử dụng thành thạo máy tính, đặc biệt dự án; số các chương trình ứng dụng sau: word, Sử dụng phần mềm quản lý tài chính dự án excel, BQLDATƯ cung cấp; Quản lý hai tài khoản cấp tỉnh: (i) tài khoản vốn đối ứng (mở Kho bạc tỉnh); (ii) tài khoản dự án mở Ngân hàng thương mại để nhận kinh phí từ BQLDATƯ; Lưu giữ các hồ sơ sổ sách kế toán; Kiểm tra các hồ sơ chứng từ toán trường gửi lên; Hướng dẫn các trường việc quản lý tài chính, kế toán và giải ngân; Hướng dẫn các trường chuẩn bị báo cáo tài chính, cân đối tài khoản và thực các nghiệp vụ kế toán Chuẩn bị các báo cáo tài chính để BQL VNEN cấp tỉnh nộp lên BQLDATƯ; Giúp BQL VNEN cấp tỉnh quá trình giám sát việc thực hợp đồng chuyên gia cấp STT Vị trí Nhiệm vụ Trình độ lực tỉnh;  Thực việc giám sát công tác quản lý tài chính và chi tiêu định kỳ các trường VNEN  Giúp chuyển kinh phí từ BQL VNEN cấp tỉnh cho các trường Chuyên gia Chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh chịu trách nhiệm  Có đại học, ưu tiên đại học tư vấn báo cáo cho Trưởng BQL VNEN cấp tỉnh Cụ thể kinh tế, tài chính/kế toán; VNEN cấp hơn, đạo chung Trưởng BQL VNEN  Có ít 03 năm kinh nghiệm thực tỉnh cấp tỉnh, Chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh thực công tác kế toán/quản lý tài chính 03 các nhiệm vụ sau liên quan đến quản lý tài chính: năm kinh nghiệm quản lý trực tiếp công tác kế toán/quản lý tài chính (i) Về quản lý tài chính  Hiểu biết các hệ thống quản lý giáo dục  Giúp BQL VNEN cấp tỉnh lập Kế hooho thhh hiih Việt Nam, đặc biệt là GDTH là ưu tiên; kinh phí VNEN hàng năm (bao gồm phần tài  Sẵn sàng học hỏi thông qua các lớp đào tạo, chính) làm ký kết Thỏa thuận kinh phí với tập huấn và thông qua làm việc thực tế Ban QLDA TW  Có khả làm việc hiệu với các cán  Giúp Kế toán BQL VNEN cấp tỉnh kiểm tra tính quản lý giáo dục, giáo viên và cộng đồng, hợp lệ các hồ sơ chứng từ toán có khả cân đối nhiều nhiệm vụ đa dạng trường gửi lên trước đưa vào toán; cùng lúc;  Giúp Kế toán BQL VNEN cấp tỉnh tổng hợp toàn  Có sức khỏe và trách nhiệm cao tất chứng từ chi tiêu cấp tỉnh và cấp trường để các khía cạnh liên quan đến nhiệm vụ làm thủ tục toán khoản kinh phí Ban giao; QLDA TW tạm ứng hàng năm  Sử dụng thành thạo máy tính, đặc biệt là  Giúp Kế toán BQL VNEN cấp tỉnh lập các báo số các chương trình ứng dụng sau: word, cáo tài chính, báo cáo toán theo quy định excel,  Giúp Kế toán BQL VNEN cấp tỉnh lưu giữ các hồ  Ưu tiên người có hiểu biết thực hiện, giám sơ sổ sách kế toán; sát và mua sắm đấu thầu dự án và đã tham  Thực việc giám sát công tác quản lý tài chính gia Dự án và chi tiêu định kỳ các trường VNEN: Đưa ý kiến khách quan việc sử sụng các nguồn vốn STT Vị trí Nhiệm vụ Trình độ lực cấp trường có đúng mục đích, đạt hiệu kinh tế; Thực trạng triển khai hoạt động và so sánh với kế hoạch; Đánh giá chung tuân thủ quy định quản lý tài chính cấp trường; Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán, quản lý tài chính cấp trường;  Trực tiếp tập huấn công tác quản lý tài chính cho các trường VNEN tỉnh sau tham gia lớp tập huấn Ban QLDA TW tổ chức; (ii) Về mua sắm đấu thầu  Trực tiếp tập huấn công tác mua sắm đấu thầu cho các trường VNEN tỉnh sau tham gia lớp tập huấn Ban QLDA TW tổ chức;  Trực tiếp hướng dẫn và hỗ trợ các trường VNEN tỉnh lập Kế hoạch thực kinh phí VNEN hàng năm (bao gồm phần Kế hoạch đấu thầu) làm ký kết Thỏa thuận kinh phí với Ban QLDA TW;  Giám sát tiến độ để đảm bảo các trường VNEN tỉnh gửi Kế hoạch thực kinh phí VNEN hàng năm (bao gồm phần Kế hoạch đấu thầu) cho BQL VNEN cấp tỉnh đúng hạn để đưa vào Thỏa thuận kinh phí  Trực tiếp hướng dẫn và hỗ trợ các trường VNEN tỉnh tổ chức thực các gói mua sắm hàng hóa, sửa chữa nhỏ, thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên phạm vi hai Quỹ theo quy định Dự án;  Trực tiếp hướng dẫn và hỗ trợ hiệu trưởng các trường VNEN tỉnh duyệt các thư mời chào STT Vị trí Nhiệm vụ Trình độ lực giá, kết xét thầu và hợp đồng liên quan đến các gói thầu thuộc kế hoạch đấu thầu;  Trực tiếp hướng dẫn và hỗ trợ các trường VNEN tỉnh thực các hướng dẫn giải ngân, lí các hợp đồng cho các gói thầu mua sắm theo quy định;  Hướng dẫn và hỗ trợ các trường VNEN tỉnh trường hợp có vướng mắc phát sinh quá trình thực  Xin ý kiến đạo BQL VNEN cấp tỉnh Ban QLDA TW tình nằm ngoài khả giải không thuộc phạm vi nhiệm vụ mình Kế toán trường học Kế toán trường học thực nhiệm vụ quản  lý và giám sát trực tiếp Hiệu trưởng nhà trường  Kế toán trường học chịu trách nhiệm thực các  nhiệm vụ sau:  Thực đầy đủ các quy định Sổ tay thực Dự án  Quản lý tài khoản trường mở Ngân hàng thương mại;  Lưu giữ sổ sách kế toán và theo dõi các khoản thu, chi;  Chuẩn bị các báo cáo tài chính theo quy định Dự án;  Giúp xây dựng kế hoạch tài chính và kế hoạch đấu thầu để thực các hoạt động Quỹ I và Quỹ II (nếu có);  Giúp hiệu trưởng tất các vấn đề liên quan Là cán biên chế trường Có trung cấp tài chính/kế toán Có ít năm kinh nghiệm tài chính/kế toán STT Vị trí Nhiệm vụ Trình độ lực đến quản lý tài chính và mua sắm đấu thầu phạm vi Quỹ I và Quỹ II (nếu có) Phần II LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH Kế hoạch tài chính Mục tiêu dự án là hoàn thành dự án đúng thời hạn và khuôn khổ nguồn vốn cho phép Do vậy, kế hoạch tài chính là công cụ hữu hiệu không trợ giúp cho BQLDA các cấp việc hoạch định các mục tiêu cho năm quý mà còn các mục tiêu cụ thể cần đạt nhân viên BQLDA các cấp và các bên có liên quan Kế hoạch tài chính Dự án ODA quy định cụ thể Điều 6, Phần II Thông tư số 225/2010/TT-BTC Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2010 quy định chế độ quản lý tài chính nhà nước viện trợ không hoàn lại nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước Quy định chung: • Nội dung kế hoạch tài chính cần bao gồm (i) kế hoạch vốn viện trợ không hoàn lại và vốn đối ứng; • Kế hoạch tài chính hàng năm Dự án phải thể các nội dung chi chi tiết theo thành phần, hoạt động chính Dự án, chi tiết theo nguồn vốn; • Hàng năm, vào thời điểm lập, trình và xét duyệt dự toán NSNN theo quy định hành, BQLDATƯ tiến độ thực các thành phần để lập kế hoạch vốn đối ứng gửi Bộ GD-ĐT để tổng hợp vào kế hoạch ngân sách chung gửi Bộ Tài chính, Bộ KH-ĐT để tổng hợp NSNN trình phê duyệt theo quy định; • Quy trình phê duyệt, phân bổ và thông báo kế hoạch vốn đối ứng cho Dự án tuân thủ đúng các quy định hành nước lập và chấp hành NSNN; • Kế hoạch tài chính hàng năm Dự án đã phê duyệt, thông báo là sở để kiểm soát chi, rút vốn đối ứng và vốn viện trợ không hoàn lại cho Dự án • Toàn kế hoạch tài chính hàng năm Dự án đã phê duyệt phải đăng tải công khai trên trang web Dự án (bao gồm số kinh phí duyệt cho tỉnh, trường) Các bước lập kế hoạch tài chính: 2.1 Năm thứ nhất: Các cấp thực Nhiệm vụ BQLDATƯ - Xây dựng kế hoạch tài chính Dự án BQLDATƯ - Bắt đầu thực các hoạt động theo kế hoạch Thời gian hoàn thành 31/12/2012 1/1/2013 Các trường VNEN - Xây dựng Kế hoạch thực kinh phí VNEN (bao gồm các nội dung hoạt động triển khai 15/2/2013 thực kèm theo đề xuất kinh phí và kế hoạch đấu thầu) Các trường VNEN -Gửi Kế hoạch thực kinh phí VNEN cho 15/2/2013 BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh để phục vụ cho việc ký Thỏa thuận kinh phí BQLDATƯ, BQL VNEN cấp - BQLDATƯ đồng ký Thỏa thuận kinh phí với 20/2/2013 tỉnh và các trường VNEN BQL VNEN tỉnh và các trường (Thỏa thuận kinh phí bao gồm Kế hoạch thực kinh phí VNEN) BQLDATƯ - Chuyển kinh phí cho các trường thuộc tỉnh ưu 25/2/2013 tiên và BQL VNEN tỉnh ưu tiên 1&2 Các trường VNEN thuộc tỉnh -Bắt đầu thực các hoạt động theo kế hoạch 25/2/2013 ưu tiên tài chính đã xây dựng BQL VNEN tỉnh ưu tiên 1&2 - Chuyển kinh phí cho các trường tỉnh 2/3/2013 Các trường VNEN thuộc tỉnh Bắt đầu thực các hoạt động theo Kế hoạch 2/3/2013 ưu tiên 1&2 thực kinh phí VNEN đã xây dựng 2.2 Năm thứ 2&3: Các cấp thực Các trường VNEN Nhiệm vụ Thời gian hoàn thành - Xây dựng Kế hoạch thực kinh phí VNEN 1/11 (bao gồm các nội dung hoạt động triển khai 2013 năm và thực kèm theo đề xuất kinh phí và kế 2014 hoạch đấu thầu) Các trường VNEN -Gửi Kế hoạch thực kinh phí VNEN cho 1/11 BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh để phục vụ 2013 cho việc ký Thỏa thuận kinh phí 2014 năm và BQLDATƯ -Trình kế hoạch tài chính toàn dự án cho Bộ 5/11 GD-ĐT (cho vốn viện trợ không hoàn lại và 2013 vốn đối ứng) 2014 năm và BQLDATƯ, BQL VNEN cấp - BQLDATƯ đồng ký Thỏa thuận kinh phí với 5/11 tỉnh và các trường VNEN BQL VNEN tỉnh và các trường (Thỏa thuận kinh 2013 phí bao gồm Kế hoạch thực kinh phí VNEN) 2014 năm và BQLDATƯ -Có phê duyệt kế hoạch tài chính cho toàn 31/12 năm dự án 2013 và 2014 BQLDATƯ - Bắt đầu thực các hoạt động theo kế hoạch BQLDATƯ - Chuyển kinh phí cho các trường thuộc tỉnh ưu 2/1/2014 và tiên và BQL VNEN tỉnh ưu tiên 1&2 10/1/2015 2/1 năm năm 2014 và 2015 Các trường VNEN thuộc tỉnh Bắt đầu thực các hoạt động theo kế hoạch tài 2/1/2014 và ưu tiên chính đã xây dựng 10/1/2015 BQL VNEN tỉnh ưu tiên 1&2 - Chuyển kinh phí cho các trường tỉnh 7/1/2014 và 15/1/2015 Các trường VNEN thuộc tỉnh Bắt đầu thực các hoạt động theo kế hoạch tài 7/1/2014 và ưu tiên 1&2 chính đã xây dựng 15/1/2015 Kế hoạch tài chính Dự án: Kế hoạch tài chính Dự án thực theo mẫu nêu Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 225/2010/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2010 Bộ Tài chính Dự án cần xây dựng các báo cáo phân tích biến động ngân sách các khoản chi tiêu thuộc khuôn khổ dự án Việc phân tích thực tế so với kế hoạch Bộ phận Tài chính Kế toán BQLDATƯ đảm nhiệm Báo cáo tổng hợp thực tế so với kế hoạch toàn Dự án là Bộ phận Tài chính Kế toán BQLDATƯ tổng hợp và trình lên BQLDATƯ xem xét và duyệt.Nếu phát có sai lệch lớn kế hoạch và thực tế, BQLDATƯ thiết phải tìm hiểu rõ nguyên nhân, đưa biện pháp khắc phục và giải trình lên các quan chức có thẩm quyền Phần III HƯỚNG DẪN GIẢI NGÂN Các hướng dẫn giải ngân Ngân hàng giới bao gồm: (i) Ngân hàng giới Hướng dẫn giải ngân các Dự án, ngày 01/05/2006; (ii) Sổ tay Giải ngân cho các khách hàng Ngân hàng giới, tháng 5/2006; và (iii) Thư giải ngân dự án (ngày xxx) Các quy định hướng dẫn giải ngân Việt Nam: Thông tư số 225/2010/TT-BTC Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2010 quy định chế độ quản lý tài chính nhà nước viện trợ không hoàn lại nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước Ngân hàng phục vụ và các tài khoản ngân hàng Dự án 1.1 Ngân hàng phục vụ Ngân hàng phục vụ là ngân hàng thương mại lựa chọn danh sách các ngân hàng thương mại đủ tiêu chuẩn để ủy quyền thực việc giao dịch đối ngoại phục vụ Dự án Do Dự án thực số lượng lớn các trường thuộc các vùng khó khăn trên nước, yêu cầu bắt buộc ngân hàng phục vụ Dự án là phải có chi nhánh tất các huyện có trường Dự án Sẽ ưu tiên ngân hàng có kinh nghiệm việc phục vụ các chương trình, dự án ODA Ngân hàng phục vụ có trách nhiệm hướng dẫn và cung cấp cho BQLDATƯ đầy đủ các thông tin để thực các giao dịch toán và ngoài nước qua hệ thống ngân hàng Định kỳ hàng tháng có yêu cầu, ngân hàng phục vụ có trách nhiệm gửi báo cáo kê tài khoản định cho BQLDATƯ và báo cáo kê tài khoản tiền gửi các cấp triển khai Dự án 1.2 Tài khoản vốn viện trợ không hoàn lại a) Tài khoản định là tài khoản chi đáp ứng yêu cầu cụ thể theo Hiệp định tài trợ BQLDATƯ mở Tài khoản định Đô la Mỹ Ngân hàng phục vụ để tiếp nhận nguồn vốn viện trợ không hoàn lại Tài khoản Việt Nam đồng tiền gửi vốn viện trợ 41 Sở GD-ĐT các tỉnh thuộc nhóm ưu tiên và và 1.447 trường tiểu học tham gia dự án mở các ngân hàng thương mại, ưu tiêu các chi nhánh cùng hệ thống với Ngân hàng phục vụ cấp trung ương b) Việc chi tiêu từ các tài khoản này thực phù hợp với các hướng dẫn rút vốn Ngân hàng Thế giới, đồng thời phù hợp với quy định kiểm soát chi Bộ Tài chính Việc toán từ các tài khoản này thực các khoản chi hợp lệ theo quy định Hiệp định viện trợ không hoàn lại 1.3 Tài khoản tiền lãi BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường mở thêm tài khoản riêng biệt tại Ngân hàng phục vụ để theo dõi lãi phát sinh tương ứng Tài khoản vốn viện trợ không hoàn lại Lãi phát sinh sử dụng để toán phí ngân hàng Kết thúc dự án, số tiền lãi còn thừa phải chuyển trả BQLDATƯ để thực thủ tục nộp trả ngân sách nhà nước 1.4 Tài khoản vốn đối ứng BQLDATƯ mở tài khoản dự toán tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nước để tiếp nhận nguồn vốn đối ứng Chính phủ ngân sách cấp Đồng Việt Nam theo quy định hành Tài khoản này phải sử dụng đúng mục đích Các khoản rút dự toán nguồn vốn đối ứng Trung ương phải tuân thủ quy định Chính phủ việc quản lý và rút dự toán vốn Ngân sách Nhà nước nguồn vốn đầu tư và hành chính nghiệp Dòng vốn Dự án GPE-VNEN 2.1 Dòng vốn từ Ngân hàng giới đến BQLDATƯ Ngân hàng giới (2) (1) Bộ Tài chính (3) BQLDATƯ Tài khoản định Ngân hàng phục vụ (1) BQLDATƯ nộp đơn rút vốn cùng với các hồ sơ kèm theo quy định giải ngân Ngân hàng Thế giới (2) Ngân hàng giới giải ngân vào Tài khoản định BQLDATƯ (3) BQLDATƯ lập Tờ khai xác nhận viện trợ tiền gửi Bộ Tài chính để Bộ Tài chính lập Lệnh ghi thu ghi chi ngân sách nhà nước gửi Kho bạc nhà nước để hạch toán chi tạm ứng 2.2 Dòng vốn từ BQLDATƯ đến các tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên và Nhóm ưu tiên BQLDATƯ/Tài khoản định (1) (7) (5) BQL VNEN tỉnh (6) Tài khoản BQL VNEN tỉnh Ngân hàng phục vụ (2) (4) Trường học Tài khoản trường Ngân hàng phục vụ (3) (3) Đối tượng hưởng lợi Nhà thầu/nhà cung cấp (1) BQLDATƯ chuyển 100% kinh phí (đã nêu thỏa thuận đồng ký BQLDATƯ, BQL VNEN tỉnh và trường) cho BQL VNEN tỉnh vòng 05 ngày kể từ ký thỏa thuận (2) BQL VNEN tỉnh chuyển 100 % kinh phí (đã nêu thỏa thuận đồng ký BQLDATƯ, BQL VNEN tỉnh và trường) cho các trường vòng 05 ngày làm việc kể từ nhận kinh phí từ BQLDATƯ (3) Nhà thầu/nhà cung cấp, đối tượng hưởng lợi gửi yêu cầu toán cùng các hóa đơn chứng từ cho trường (4) Trường gửi yêu cầu toán cùng các hóa đơn chứng từ các khoản chi tiêu trường và nhà thầu/nhà cung cấp thực (bản sao) cho Ngân hàng phục vụ để thực toán (5) BQL VNEN tỉnh gửi yêu cầu toán cùng các hóa đơn chứng từ các khoản chi tiêu BQL VNEN tỉnh thực (bản sao) cho Ngân hàng phục vụ để thực toán (6) Chậm là ngày 5/1 năm sau, Trường tập hợp toàn chứng từ chi tiêu (bản gốc) làm thủ tục toán với BQL VNEN tỉnh (7) Chậm là ngày 10/1 năm sau, BQLVNEN tỉnh tập hợp toàn chứng từ chi tiêu các trường tỉnh và chứng từ chi tiêu BQL VNEN tỉnh thực để làm thủ tục toán với BQLDATƯ 2.4 Dòng vốn từ BQLDATƯ đến các trường thuộc Nhóm ưu tiên Đối với các tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên 3, Ban QLDA trung ương chuyển kinh phí dự án đến tài khoản Ban QLDA tỉnh (do Trưởng ban làm chủ tài khoản) Tuỳ đặc điểm thực tế tỉnh, Ban QLDA tỉnh có thể hướng dẫn trường mở tài khoản riêng (do Hiệu trưởng làm chủ tài khoản) để nhận kinh phí thực Quỹ I dùng chung tài khoản Ban QLDA tỉnh BQLDATƯ/Tài khoản định (1) (5) (3) Ban QLDA tỉnh (2) Tài khoản Ban QLDA tỉnh Ngân hàng phục vụ (2) (4) Đối tượng hưởng lợi/ Nhà thầu/nhà cung cấp (1) BQLDATƯ chuyển 100% kinh phí (đã nêu thỏa thuận đồng ký BQLDATƯ và BQL VNEN tỉnh) cho tỉnh vòng 05 ngày kể từ ký thỏa thuận (2) Nhà thầu/nhà cung cấp, đối tượng hưởng lợi gửi yêu cầu toán cùng các hóa đơn chứng từ cho tỉnh/trường (3) Tỉnh/Trường gửi yêu cầu toán cùng các hóa đơn chứng từ các khoản chi tiêu trường và nhà thầu/nhà cung cấp thực (bản sao) cho Ngân hàng phục vụ để thực toán (4) Ngân hàng phục vụ thực toán theo đề nghị Tỉnh/Trường (5) Chậm là ngày 5/1 năm sau, Trường tập hợp toàn chứng từ chi tiêu (bản gốc) làm thủ tục toán tạm ứng với BQLDATỉnh (6) Chậm là ngày 10/1 năm sau, Tỉnh tập hợp toàn chứng từ chi tiêu (bản gốc) làm thủ tục toán tạm ứng với BQLDATƯ Lưu ý: Kinh phí năm thứ hai và năm thứ ba mặc dù chuyển cho các tỉnh theo đúng tiến độ thời gian vào đầu năm tài chính để đảm bảo các hoạt động dự án địa phương triển khai liên lục, không bị gián đoạn (sau đối trừ kinh phí còn thừa năm trước); quá trình thực kiểm soát tài chính nội phát khoản chi không hợp lệ nào thuộc chứng từ toán năm trước thì BQL VNEN tỉnh phải hoàn trả lại khoản kinh phí này cho BQLDATƯ Xác nhận viện trợ Xác nhận viện trợ là việc Bộ Tài chính xác nhận hàng hoá nhập khẩu, hàng hoá dịch vụ nước mua tiền viện trợ xác nhận số tiền viện trợ đã nhận trên Tờ khai xác nhận viện trợ chủ dự án kê khai Tờ khai xác nhận viện trợ lập để: (i) Bộ Tài chính tổng hợp số liệu và tình hình tiếp nhận và sử dụng viện trợ nước ngoài và thực hạch toán NSNN viện trợ nước ngoài thuộc nguồn thu NSNN; (ii) Là tài liệu pháp lý để quan Hải quan thực việc miễn thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế giá trị gia tăng khâu nhập trang thiết bị, máy móc, vật tư, đồ dùng và các loại hàng hoá nhập nguồn tiền viện trợ nước ngoài; để quan Thuế hoàn lại thuế giá trị gia tăng các hàng hoá và dịch vụ mua sắm, chi tiêu nước nguồn tiền viện trợ nước ngoài, theo quy định pháp luật thuế hành; (iii) Để chủ dự án theo dõi quản lý dự án viện trợ nước ngoài và lập các báo cáo tiếp nhận và sử dụng viện trợ theo quy định Thông tư 225/2010/TT-BTC Mẫu Tờ khai xác nhận viện trợ quy định Phụ lục Thông tư 225/2010/TTBTC, bao gồm: a) Mẫu C1-HD/XNVT “Tờ khai xác nhận viện trợ hàng hoá nhập khẩu”: sử dụng kê khai tiếp nhận viện trợ vật là các trang thiết bị, máy móc, vật tư, nguyên liệu và các loại hàng hoá khác nhập từ nước ngoài b) Mẫu C2-HD/XNVT “Tờ khai xác nhận viện trợ hàng hoá, dịch vụ nước” sử dụng kê khai tiếp nhận viện trợ nước ngoài là các trang thiết bị, máy móc, vật tư, nguyên liệu và các loại hàng hoá khác mua nước (kể chi phí dịch vụ phục vụ) từ nguồn tiền viện trợ nước ngoài c) Mẫu C3-HD/XNVT “Tờ khai xác nhận viện trợ tiền” sử dụng kê khai tiếp nhận viện trợ nước ngoài tiền Số lượng Tờ khai xác nhận viện trợ: Tờ khai xác nhận viện trợ lập ít thành sáu (06) chính, đó: a) Bộ Tài chính giữ ba (03) chính, đó hai (02) để hạch toán NSNN và (01) để lưu Sổ đăng ký xác nhận viện trợ; b) Cơ quan Hải quan/Cơ quan Thuế quan giữ (01) chính để xử lý và lưu hồ sơ miễn thuế, hoàn thuế; c) Cơ quan chủ quản giữ (01) chính để theo dõi quản lý và lập các báo cáo tổng hợp viện trợ nước ngoài; d) Chủ dự án giữ (01) chính để lập các báo cáo tiếp nhận, toán và toán chương trình, dự án viện trợ Trong trường hợp có nhiều đơn vị sử dụng viện trợ xác nhận viện trợ Tờ khai xác nhận viện trợ, thì cần khai thêm đủ số chính để đơn vị sử dụng viện trợ giữ (01) chính Tờ khai xác nhận viện trợ Trường hợp hàng viện trợ là các phương tiện vận tải (tầu thuyền, xe máy, ô tô), chủ dự án cần lập thêm (01) chính để sử dụng đăng ký lưu hành phương tiện Thời điểm lập Tờ khai xác nhận viện trợ: a) Mẫu C1-HD/XNVT: “Tờ khai xác nhận viện trợ hàng hoá nhập khẩu” khai sau chủ dự án nhận chứng từ hàng hoá nhập b) Mẫu C2-HD/XNVT: “Tờ khai xác nhận viện trợ hàng hoá, dịch vụ nước” khai sau chủ dự án nhận các hoá đơn, chứng từ mua sắm hàng hoá, toán dịch vụ nước c) Mẫu C3-HD/XNVT: “Tờ khai xác nhận viện trợ tiền” khai nhận “giấy báo có” Ngân hàng phục vụ Kho bạc nhà nước nơi mở tài khoản tiếp nhận tiền viện trợ Hồ sơ cần thiết kèm theo Tờ khai xác nhận viện trợ: a) Đối với xác nhận viện trợ lần đầu tiên, chủ dự án cần cung cấp cho quan Tài chính các tài liệu pháp lý chứng minh nguồn viện trợ không hoàn lại, gồm có: - Điều ước quốc tế cụ thể ODA và văn uỷ quyền Chính phủ đàm phán, ký kết điều ước quốc tế cụ thể ODA, quy định Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 9/11/2006 Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) - Văn ghi nhớ viện trợ PCPNN, Thoả thuận viện trợ PCPNN và văn phê duyệt việc tiếp nhận các khoản viện trợ PCPNN, quy định Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi chính phủ nước ngoài - Văn xác nhận việc viện trợ, tài trợ, hiến, tặng (sau đây gọi chung là tài trợ) Bên tài trợ để hỗ trợ cho hoạt động lĩnh vực khoa học và công nghệ và văn quan quản lý nhà nước có thẩm quyền định việc tiếp nhận, quản lý và sử dụng tài trợ tổ chức, cá nhân nước ngoài để hoạt động khoa học, công nghệ, quy định Nghị định số 80/2010/NĐ-CP ngày 14/7/2010 Chính phủ quy định hợp tác, đầu tư với nước ngoài lĩnh vực khoa học và công nghệ b) Đối với các dự án có tham gia nhiều quan, lần đầu lập Tờ khai xác nhận viện trợ, Ban quản lý dự án Trung ương cần thêm số các tài liệu pháp lý nói trên (số lượng tuỳ theo số địa phương thụ hưởng chương trình, dự án) gửi cho Bộ Tài chính chuyển lại cho các Sở Tài chính liên quan để phối hợp theo dõi quản lý và hạch toán NSNN nguồn viện trợ nước ngoài cho các đơn vị địa phương thụ hưởng c) Các tài liệu, chứng từ cụ thể là để kê khai xác nhận viện trợ lần, các chứng từ nhập khẩu, chứng từ mua hàng hoá và thuê dịch vụ nước, định trúng thầu và hợp đồng giao nhận thầu (hợp đồng nhập uỷ thác nhập khẩu, hợp đồng xây dựng, hợp đồng mua bán hợp đồng tư vấn), biên nghiệm thu, bàn giao, toán công trình xây dựng nước ngoài viện trợ theo hình thức “chìa khoá trao tay”; thông báo giải ngân chứng từ chuyển tiền nhà tài trợ và các tài liệu khác có liên quan Địa điểm xác nhận viện trợ: Bộ Tài chính: Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại - Bộ Tài chính Hà Nội (địa chỉ: 28 Trần Hưng Đạo), Tổ quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế thuộc Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại đóng Thành phố Hồ Chí Minh (địa chỉ:138 Nguyễn Thị Minh Khai) và đóng Thành phố Đà Nẵng (địa chỉ: 64 Pasteur) Thực hạch toán thu, chi NSNN nguồn viện trợ nước ngoài Hàng quý, Bộ Tài chính tổng hợp các Tờ khai xác nhận viện trợ tiền quý, lập Lệnh ghi thu ghi chi ngân sách gửi Kho bạc nhà nước để hạch toán chi tạm ứng (đối với viện trợ tiền cho các quan, đơn vị thuộc Trung ương) Sau đã hạch toán ngân sách, Bộ Tài chính gửi (01) Lệnh ghi thu ghi chi ngân sách nói trên, kèm theo Bảng kê chi tiết các Tờ khai xác nhận viện trợ tiền có liên quan đã ghi tạm ứng theo dự án viện trợ, cho Bộ Giáo dục và Đào tạo để theo dõi và toán hoàn vốn tạm ứng Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận Lệnh ghi thu ghi chi NSNN, Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm thông báo lại cho BQLDATƯ để theo dõi toán tạm ứng sau này Định kỳ hàng quý, chủ dự án gửi báo cáo toán tạm ứng các khoản viện trợ tiền quý gửi cho Bộ Giáo dục và Đào tạo là các đơn vị dự toán cấp I Trung ương để kiểm tra và tổng hợp gửi Bộ Tài chính để lập Giấy đề nghị toán tạm ứng vốn viện trợ đã ghi thu, ghi chi, gửi Kho bạc nhà nước để hạch toán từ tạm ứng sang thực chi, sau đó gửi (01) Giấy đề nghị toán tạm ứng vốn viện trợ đã ghi thu, ghi chi cho Bộ Giáo dục và Đào tạo Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận Giấy đề nghị toán tạm ứng vốn viện trợ đã ghi thu, ghi chi, Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm thông báo lại cho BQLDATƯ để theo dõi toán sử dụng viện trợ Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, hợp lệ trên các báo cáo toán tạm ứng BQLDATƯ Thời hạn toán hoàn vốn tạm ứng các khoản ghi thu NSNN, ghi chi tạm ứng cho chủ dự án hàng năm không chậm thời hạn chỉnh lý toán NSNN theo quy định hành (31/1 hàng năm) Trường hợp phải kéo dài thời hạn toán hoàn vốn tạm ứng Bộ trưởng Bộ Tài chính xem xét, định Kết thúc thời hạn chỉnh lý NSNN, số dư vốn viện trợ tiền đã ghi thu ngân sách, ghi chi tạm ứng cho chủ dự án, chưa toán tạm ứng chưa sử dụng chuyển sang năm sau toán tạm ứng theo chế độ quy định sử dụng quy định Bên tài trợ Các phương thức giải ngân từ Ngân hàng Thế giới 5.1 Phương thức giải ngân chính là Tạm ứng Tài khoản định có mức trần cố định là US$ 13.000.000 Hồ sơ chứng từ cần thiết cho các khoản chi hợp lệ trả từ tài khoản định là các bảng tổng hợp với chứng từ và kê chi tiêu (với bảng kê chi tiêu riêng sử dụng cho Thành phần Dự án) Việc lưu hồ sơ chứng từ các khoản chi từ tài khoản định thực hàng quý Phương thức hoàn trả, cam kết đặc biệt và toán trực tiếp áp dụng Số tiền tối thiểu xin hoàn trả, cam kết đặc biệt và toán trực tiếp là US$ 2.000.000 Dự án có hạn cuối cùng giải ngân (ngày mà Ngân hàng giới chấp nhận các đơn xin rút vốn từ phía Việt Nam) hồ sơ chứng từ việc sử dụng khoản viện trợ không hoàn lại đã Ngân hàng giới tạm ứng) là năm tháng kể từ sau ngày kết thúc hoạt động dự án “Khoảng thời gian ân hạn” này đưa phép việc hoàn thành dự án và đóng tài khoản viện trợ không hoàn lại cách có trình tự thông qua việc nộp đơn xin rút vốn và hồ sơ chứng từ bổ trợ cho các khoản chi phát sinh trước ngày kết thúc Các khoản chi phát sinh ngày kết thúc và hạn giải ngân cuối cùng là không hợp lệ để giải ngân, trừ có thống Ngân hàng giới 5.2 Các phương pháp giải ngân NHTG đưa các hướng dẫn thủ tục giải ngân liên quan đến khoản viện trợ không hoàn lại Ngân hàng xác định sử dụng các phương pháp giải ngân quy định đây: - Hoàn trả: NHTG có thể hoàn trả lại cho BQLDATƯ chi phí hợp lệ tài trợ từ vốn viện trợ không hoàn lại theo Hiệp định viện trợ không hoàn lại (gọi tắt là “các chi phí hợp lệ”), trường hợp BQLDATƯ đã dùng nguồn mình để toán trước chi phí đó - Tạm ứng: NHTG có thể tạm ứng vào tài khoản định BQLDATƯ để tài trợ cho các chi phí hợp lệ chi phí phát sinh; với thủ tục này, các hồ sơ, chứng từ cung cấp sau - Thanh toán trực tiếp: Nếu có yêu cầu BQLDATƯ, NHTG có thể trực tiếp toán các chi phí hợp lệ cho bên thứ ba (ví dụ nhà cung cấp, nhà thầu, tư vấn) - Cam kết đặc biệt: NHTG có thể trả cho bên thứ ba các khoản toán cho chi phí hợp lệ theo các cam kết đặc biệt lập thành văn trên sở yêu cầu BQLDATƯ và theo các điều khoản, điều kiện mà Ngân hàng và Chính phủ Việt Nam đã thống 5.2.1 Sơ đồ giải ngân theo hình thức hoàn trả Ngân hàng Thế giới (4) (5) BQLDATƯ (2) KBNN (1) (3) Nhà thầu/Nhà cung cấp/Tư vấn (1) Nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn nộp yêu cầu toán/hóa đơn chứng từ kèm cho BQLDATƯ theo hợp đồng đã ký kết (2) BQLDATƯ gửi các yêu cầu toán cùng các hóa đơn chứng từ kèm tới Kho bạc nhà nước (3) Kho bạc nhà nước thực toán cho nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn (4) BQLDATƯ nộp đơn rút vốn theo hình thức hoàn trả cùng với các hồ sơ kèm theo quy định giải ngân Ngân hàng Thế giới (5) Ngân hàng Thế giới giải ngân hoàn trả cho BQLDATƯ 5.2.2 Sơ đồ giải ngân qua tài khoản định (tạm ứng) Ngân hàng Thế giới (1) (2) BQLDATƯ (4) (3) Tài khoản định tài NHPV (5) Nhà thầu/Nhà cung cấp/Tư vấn (1) BQLDATƯ nộp đơn rút vốn tạm ứng cùng với các hồ sơ kèm theo quy định giải ngân cho Ngân hàng Thế giới (2) Ngân hàng giới tạm ứng vào tài khoản định cho BQLDATƯ (3) Nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn nộp yêu cầu toán/hóa đơn chứng từ kèm cho BQLDATƯ theo hợp đồng đã ký kết (4) BQLDATƯ gửi các yêu cầu toán cùng các hóa đơn chứng từ kèm tới Ngân hàng phục vụ (5) Ngân hàng phục vụ thực toán cho nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn Định kỳ, ít là tháng, BQLDATƯ thực rút vốn bồi hoàn tài khoản định tương tự quy trình đã nêu mục 4.2.1 5.2.3 Sơ đồ giải ngân theo hình thức trực tiếp Tài khoản định tài NHPV (2) (3) BQLDATƯ (1) Nhà thầu/Nhà cung cấp/Tư vấn (1) Nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn nộp yêu cầu toán/hóa đơn chứng từ kèm cho BQLDATƯ theo hợp đồng đã ký kết (2) BQLDATƯ gửi các yêu cầu toán cùng các hóa đơn chứng từ kèm tới Ngân hàng Thế giới theo quy định hình thức giải ngân trực tiếp (3) Khoản giải ngân Ngân hàng giới chuyển trực tiếp cho nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn 5.3 Rút vốn 5.3.1 Chữ ký người ủy quyền: Trước rút cam kết vốn, đại diện ủy quyền Chính phủ Việt Nam (người định Hiệp định viện trợ không hoàn lại, dự kiến là Ngân hàng Nhà nước Việt Nam) phải cung cấp cho NHTG các thông tin: - Tên cán (hoặc các cán bộ) ủy quyền ký đơn rút vốn đơn yêu cầu cam kết đặc biệt (gọi chung là “Đơn”), và - Mẫu chữ ký xác nhận (các) cán đó 5.3.2 Đơn rút vốn: a) Đơn phải nộp cho NHTG theo mẫu và bao gồm các thông tin mà Ngân hàng yêu cầu Mẫu đơn rút vốn có trên trang web Kết nối Khách hàng địa http://clientconnection.worldbank.org Ngân hàng có thể cấp mẫu đơn theo yêu cầu Sau đây là hai mẫu đơn cho loại giải ngân: Đơn xin rút vốn (Mẫu 2380): Mẫu đơn xin rút vốn này áp dụng các khoản toán tạm ứng, hoàn vốn và toán trực tiếp cho bên thứ ba (thường là cho nhà cung cấp nhà tư vấn) để mua sắm hàng hoá dịch vụ Đơn cam kết đặc biệt (Mẫu 1931): Mẫu đơn này sử dụng để áp dụng các khoản chi trả cho Ngân hàng thương mại các khoản chi phí mà NHTG đã cho phép thực toán hình thức Thư tín dụng Ngân hàng Các quy trình và thủ tục cụ thể để lập hai mẫu 2380 và 1931 hướng dẫn chi tiết Phụ lục F và Phụ lục G Sổ tay giải ngân NHTG ban hành tháng 5/2006 b) Để rút tạm ứng vốn, BQLDATƯ phải nộp gốc đơn rút vốn có chữ ký người ủy quyền Để rút tiền cho mục đích hoàn trả và toán trực tiếp để báo cáo việc sử dụng tiền tạm ứng, BQLDATƯ phải nộp gốc đơn rút vốn có chữ ký, kèm theo các hồ sơ, chứng từ (xem phần “Các yêu cầu hồ sơ chứng từ”) c) Để có cam kết đặc biệt, BQLDATƯ phải nộp gốc đơn yêu cầu cam kết đặc biệt có chữ ký cùng với tín dụng thư 5.3.3 Các yêu cầu hồ sơ chứng từ: Các chứng từ bổ sung kèm đơn rút vốn theo quy định Ngân hàng giới (bản gốc với chữ ký có thẩm quyền đại diện BQLDATƯ và chữ ký phê duyệt Bộ Tài chính), cụ thể sau: (i) Đối với phương thức hoàn trả:  Danh sách các khoản toán theo hợp đồng cần có xem xét trước Ngân hàng giới (xem mẫu Phụ lục F Sổ tay giải ngân NHTG ban hành tháng 5/2006)  Sao kê chi tiêu (SOE) (a) các hợp đồng hàng hóa mua sắm với giá trị nhỏ 100.000 USD; (b) các dịch vụ tư vấn các hãng tư vấn với giá trị hợp đồng tư vấn nhỏ 100.000 USD; (c) các dịch vụ tư vấn cá nhân với giá trị hợp đồng tư vấn nhỏ 50.000 USD; (d) đào tạo và hội thảo và (e) chi phi hoạt động gia tăng;  Các chứng từ kèm khác chứng minh tính hợp lệ các khoản chi (ví dụ phiếu thu, copy hóa đơn nhà cung cấp) cho các hợp đồng khác (ii) Đối với báo cáo việc sử dụng tiền tạm ứng (chi từ Tài khoản định vốn viện trợ không hoàn lại):  Danh sách các khoản toán theo hợp đồng cần có xem xét trước Ngân hàng giới (xem mẫu Phụ lục F Sổ tay giải ngân NHTG ban hành tháng 5/2006)  Sao kê chi tiêu (SOE) (a) các hợp đồng hàng hóa mua sắm với giá trị nhỏ 100.000 USD; (b) các dịch vụ tư vấn các hãng tư vấn với giá trị hợp đồng tư vấn nhỏ 100.000 USD; (c) các dịch vụ tư vấn cá nhân với giá trị hợp đồng tư vấn nhỏ 50.000 USD; (d) đào tạo và hội thảo và (e) chi phi hoạt động gia tăng; Các chứng từ kèm khác chứng minh tính hợp lệ các khoản chi (ví dụ phiếu thu, copy hóa đơn nhà cung cấp) cho các hợp đồng khác (iii) Đối với phương thức toán trực tiếp: chứng từ chứng minh tính hợp lệ các khoản chi; (iv) Đối với phương thức yêu cầu cấp cam kết đặc biệt từ Tài khoản định vốn viện trợ không hoàn lại, BQLDATƯ phải nộp gốc đơn yêu cầu cam kết đặc biệt có chữ ký cùng với thư tín dụng  5.4 Rút vốn lần đầu Tài khoản định: Việc rút vốn lần đầu Tài khoản định thực trên hạn mức Tài khoản định (quy định Hiệp định viện trợ không hoàn lại) Để rút vốn, BQLDATƯ gửi Ngân hàng Thế giới Đơn rút vốn và các tài liệu theo hướng dẫn Thư giải ngân Ngân hàng Thế giới gửi cho BQLDATƯ sau Hiệp định chính thức ký kết 5.5 Rút vốn bổ sung Tài khoản định: Để rút vốn bổ sung Tài khoản định, BQLDATƯ gửi Ngân hàng Thế giới Đơn rút vốn và các tài liệu theo hướng dẫn Thư giải ngân: - Sao kê chi tiêu (SOE) BQLDATƯ lập thể rõ khoản chi từ Tài khoản định, chi tiết theo: ngày toán, số tiền quy USD, VNĐ, tỷ giá USD/VND, nội dung toán, đối tượng thụ hưởng - Bảng tổng hợp các khoản toán cho các hợp đồng lớn (Sumary Sheet) và các tài liệu đính kèm theo hướng dẫn Thư giải ngân - Sao kê Tài khoản định Ngân hàng phục vụ, đó thể rõ tất giao dịch trên tài khoản khoảng thời gian đề nghị rút vốn bổ sung cho các khoản đã chi tiêu và chi tiết các khoản toán khớp với số tiền trên kê chi tiết 5.6 Tài trợ hồi tố Khoản viện trợ không hoàn lại có thể dùng để tài trợ các hoạt động diễn trước ngày ký kết Hiệp định viện trợ không hoàn lại Toàn các hợp đồng tài trợ hồi tố phải Ngân hàng giới xem xét trước Tổng số tiền hồi tố là USD 8.000.000 Giải ngân và quản lý giải ngân vốn đối ứng Vốn đối ứng Dự án là NSNN cấp phát, Bộ GD-ĐT bố trí chi phí nghiệp vụ hàng năm Các hoạt động giải ngân vốn đối ứng chịu kiểm soát Bộ GD-ĐT thông qua Vụ Kế hoạch Tài chính với việc thực các bước sau: - Duyệt Kế hoạch tài chính hàng năm Dự án Duyệt toán tạm ứng vốn viện trợ Duyệt toán các khoản chi tiêu BQLDATƯ và BQL VNEN cấp tỉnh Hồ sơ, chứng từ để giải ngân vốn đối ứng thực theo quy định Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 2/10/2012 Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, toán các khoản chi NSNN qua Kho bạc nhà nước Quy trình toán áp dụng cho Dự án GPE-VNEN Mỗi khoản toán liên quan đến các hoạt động dự án tất các cấp thực với các nguyên tắc sau: • Tất các khoản chi phải có phê duyệt cấp có thẩm quyền; • Đề nghị toán phải lập phận có liên quan (sau đã thực đối chiếu, kiểm tra tiến độ thực hiện) và chuyển cho kế toán/bộ phận kế toán để yêu cầu toán; • Có chứng từ hợp pháp chứng minh khoản chi; 7.1 Thanh toán qua ngân hàng: Các khoản chi/thanh toán cho tổ chức có giá trị lớn phải thực qua ngân hàng Quy trình toán thực sau: Phê duyệt các cấp có thẩm quyền duyệt chi (1) Hóa đơn và các giấy tờ khác (hợp đồng, biên bàn giao, nghiệm thu, bão lãnh thực hiện, bảo hành (2) Đề nghị toán (6) Kế toán ghi sổ, lưu chứng từ Kế toán kiểm tra (3) Lập chứng từ toán (séc, ủy nhiệm chi, chuyển khoản, v.v.) (4) Phê duyệt cán quản lý có chữ ký đăng ký với ngân hàng (5) Kế toán chuyển chứng từ cho ngân hàng, kho bạc 7.2 Thanh toán tiền mặt: Phiếu chi có ký nhận tiền và chứng từ kèm theo Các khoản chi/thanh toán tiền mặt toán tạm ứng cho cá nhân có giá trị nhỏ Quy trình toán thực sau: Phê duyệt các cấp có thẩm quyền duyệt chi (1) Đề nghị toán (2) Kế toán kiểm tra Hóa đơn và các giấy tờ khác (hợp đồng, biên bàn giao, nghiệm thu, bão lãnh thực hiện, bảo hành (8) Kế toán ghi sổ, lưu chứng từ (3) Viết phiếu chi (4) (7) Kế toán trưởng, Giám đốc dự án (BQLDATƯ); Kế toán, Trưởng BQL VNEN cấp tỉnh (cấp tỉnh) duyệt chi (5a) Người nhận ký nhận tiền (6) (5b) Thủ quỹ trả tiền và ghi sổ sách Các khoản chi hợp lệ khuôn khổ khoản viện trợ không hoàn lại Hạng mục chi Số tiền phân bổ (tính USD) (1) Hàng hóa (bao gồm 02 ô tô), các dịch vụ phi tư vấn, các dịch vụ tư vấn, chi phí hoạt động, tập huấn và hội thảo khuôn khổ Thành phần 1, và Dự án 40.800.000 (2) Các Quỹ khuôn khổ Thành phần Dự án 43.800.000 TỔNG SỐ % tài trợ (bao gồm thuế) 100% 100% số tiền giải ngân 84,600,000 Các khoản chi hợp lệ khuôn khổ Thành phần Dự án sử dụng khoản viện trợ không hoàn lại chi cho hàng hóa và dịch vụ cần thiết để hỗ trợ nhà trường Các khoản chi hợp lệ phát sinh hàng hóa nghiệm thu, hoàn thành và dịch vụ cung cấp liên quan đến Quỹ I và Quỹ II Các khoản chi này cần phải phát sinh trước ngày kết thúc Tuy nhiên, các khoản chi hợp lệ Ngân hàng giới lưu lại vào thời điểm chuyển tiền vào tài khoản trường theo các quy định giám sát các khoản chi nêu Mục 4, Phần VII Chương này 8.1 Chi mua sắm hàng hóa Hàng hóa bao gồm trang thiết bị và tài liệu dạy và học cho cấp trung ương, cấp tỉnh và các trường VNEN Toàn các trang thiết bị và tài liệu dạy và học này BQLDA trung ương tổ chức mua sắm, đấu thầu theo "Hướng dẫn mua sắm hàng hóa, công trình và dịch vụ phi tư vấn các khoản vay Ngân hàng Tái thiết, khoản tín dụng Hiệp hội phát triển quốc tế và khoản viện trợ không hoàn lại Bên vay NHTG" xuất tháng năm 2011 Ngân hàng Thế giới 8.2 Chi chuyên gia tư vấn Chuyên gia tư vấn bao gồm: a Chuyên gia tư vấn quốc tế b Chuyên gia tư vấn nước: bao gồm chuyên gia cấp trung ương và chuyên gia cấp tỉnh c Dịch vụ kiểm toán Chuyên gia tư vấn Dự án GPE-VNEN tuyển chọn theo Hướng dẫn tuyển chọn và thuê chuyên gia tư vấn các khoản vay Ngân hàng Tái thiết, khoản tín dụng Hiệp hội phát triển quốc tế và khoản viện trợ không hoàn lại Bên vay NHTG" xuất tháng năm 2011 Ngân hàng Thế giới 8.3 Chi tập huấn Tập huấn bao gồm: a Tập huấn nước ngoài, hội nghị, tham quan học tập b Tập huấn và hội thảo nước 8.4 Chi Quỹ I (do các trường tiểu học tham gia Dự án thực hiện) a Các mục chi Quỹ I: Hoạt động chi tiêu hợp lệ Định mức I Hoạt động thường xuyên và định kỳ hàng năm Họp chuyên môn theo trường, cụm trường lần/tháng (đây là hoạt động bắt buộc) Trang trí góc học tập và bổ sung tài liệu học tập Hỗ trợ làm đồ dùng dạy học, văn phòng phẩm, hỗ trợ thông tin liên lạc Chi trực tiếp cho hoạt động dạy và học Thuê nhân viên hỗ trợ giáo Nếu thuê nhân viên HTGV, viên (nếu cần) và hoạt động mức lương tháng liên quan đến cộng đồng 50% lương tối thiểu, không quá 02 nhân viên HTGV/trường II Bổ sung sở vật chất Không quá 40% tổng kinh phí Quỹ I (Nếu không sử dụng hết khoản kinh phí này thì trường có quyền điều chuyển sang mục I) Sửa chữa nhỏ lớp học (tường, nền, mái, cửa) Bàn ghế cho HS, GV Yêu cầu quy trình đấu thầu Không áp dụng Không áp dụng Không áp dụng Không áp dụng Có áp dụng theo quy định Chương V Sổ tay này Có áp dụng theo quy định Chương V Sổ tay này Có áp dụng theo quy định Chương V Sổ tay này b Ngoài các mục chi trên, các khoản chi khác từ nguồn kinh phí Quỹ I coi là không hợp lệ Hiệu trưởng nhà trường chịu trách nhiệm quản lý và chi tiêu Quỹ Chi tiết xem Chương V Sổ tay này 8.5 Chi Quỹ II (do các trường tiểu học tham gia Dự án thực hiện) a Hiệu trưởng nhà trường chịu trách nhiệm quản lý và chi tiêu từ Quỹ với tham gia giám sát đại diện Hội cha mẹ học sinh nhà trường theo mục chi sau: Hoạt động Định mức Cung cấp bữa ăn trưa cho Tối đa VNĐ 10.000/bữa/học học sinh sinh Thuê nhân viên hỗ trợ Nếu thuê nhân viên HTGV, giáo viên (nếu cần) mức lương tháng 50% lương tối thiểu, không quá 02 nhân viên HTGV/trường Yêu cầu quy trình đấu thầu Không áp dụng Bằng chứng chứng minh khoản chi này bao gồm (a) danh sách học sinh ăn trưa; (b) chữ ký xác nhận phụ huynh và giáo viên chủ nhiệm học sinh ăn trưa Có áp dụng theo quy định Chương V Sổ tay này b Ngoài mục chi nêu trên, các khoản chi khác từ nguồn quỹ này coi là không hợp lệ Chi tiết xem Chương V Sổ tay này 8.6 Chi phí hoạt động a Phần chi phí hoạt động tài trợ từ nguồn viện trợ không hoàn lại thực theo Thông tư số 225/2010/TT-BTC b Phần chi phí hoạt động tài trợ từ vốn đối ứng (trả phụ cấp cho cán kiêm nhiệm thuộc BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh, bổ sung chi hoạt động, và các khoản chi cần thiết khác) thực theo quy định hành Chính phủ Việt Nam PHẦN IV HỆ THỐNG KẾ TOÁN Bộ phận kế toán và tài chính BQLDATƯ chịu trách nhiệm hoạt động kế toán Dự án, bao gồm công tác kiểm tra, giám sát, và hỗ trợ đảm bảo nhân viên dự án và người khác liên quan đến dự án thực theo hướng dẫn hạch toán kế toán A Đối với BQLDATƯ và BQL VNEN cấp tỉnh Các chính sách và thông lệ kế toán BQLDATƯ và BQL VNEN cấp tỉnh áp dụng hệ thống chế độ kế toán hành chính nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 Bộ Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính Chính sách kế toán chủ yếu: Báo cáo kế toán lập trên sở giá gốc Nguồn vốn ghi nhận theo các báo cáo khoản tiền nhận và chi phí ghi nhận phát sinh Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm ngoại tệ chuyển đổi theo tỷ giá thời điểm phát sinh nghiệp vụ Số dư tài sản và công nợ có gốc ngoại tệ ngày lập Bảng cân đối kế toán chuyển đổi theo tỷ giá ngày lập Bảng cân đối kế toán Chênh lệch tỷ giá hạch toán vào Tài khoản chênh lệch tỷ giá và thể trên Bảng cân đối kế toán Thông lệ khác: Các nghiệp vụ kế toán Dự án phản ánh đồng Việt Nam Tuy nhiên, tài khoản đặc biệt các nghiệp vụ phát sinh phản ánh đồng Đô la Mỹ Hầu hết các báo cáo NHTG phải trình bày đồng Đô la Mỹ, sử dụng tỷ giá ngày phát sinh nghiệp vụ Tuy nhiên, nghiệp vụ toán các khoản ứng trước, sử dụng tỷ giá ngày chuyển vốn từ tài khoản tạm ứng Hệ thống tài khoản BQLDATƯ và BQL VNEN cấp tỉnh áp dụng hệ thống tài khoản sau: STT Số hiệu Tên TK TK 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Tiền ngoại tệ 112 Tiền gửi ngân hàng, KB 1121 Tiền Việt Nam 1122 Tiền ngoại tệ 152 Vật liệu, dụng cụ 211 TSCĐ hữu hình 213 TSCĐ vô hình 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 241 XDCB dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 XDCB dở dang 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 311 Các khoản phải thu 3111 Phải thu khách hàng 3118 Phải thu khác 312 Tạm ứng 10 331 Các khoản phải trả 3311 Phải trả người cung cấp 3312 Phải trả nợ vay 3318 Các khoản phải trả khác 11 332 Các khoản phải nộp theo lương 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm Y tế 12 334 Phải trả viên chức 13 342 Thanh toán nội 14 413 Chênh lệch tỷ giá 15 462 Nguồn kinh phí dự án 4621 Nguồn kinh phí quản lý dự án 4622 Nguồn kinh phí thực dự án 16 466 Nguồn hình thành TSCĐ 17 511 Các khoản thu 18 631 Chi hoạt động SXKD Cấp trên Cấp Ghi chú x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Chi tiết theo yêu cầu Chi tiết theo yêu cầu Chi tiết theo yêu cầu Chi tiết theo yêu cầu x x x 19 662 Chi dự án 6621 Chi quản lý dự án 6622 Chi thực dự án CÁC TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 007 Ngoại tệ các loại 009 Hạn mức kinh phí 0091 HMKP chương trình dự án 0092 Vốn XDCB duyệt x x x x x x x x x x x x x x Chi tiết theo dự án Mã số loại tài khoản Loại tài khoản mã số 100: Tài sản lưu động Loại tài khoản mã số 200: Tài sản cố định Loại tài khoản mã số 300: Công nợ Loại tài khoản mã số 400: Nguồn chủ sở hữu Loại tài khoản mã số 500: Khoản thu Loại tài khoản mã số 600: Chi phí dự án Quy trình ghi sổ và hạch toán kế toán 4.1 Các bước tập hợp chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh a) Tất các hoạt động và nghiệp vụ kinh tế phát sinh dự án phải có đầy đủ các chứng từ gốc phục vụ cho việc hạch toán, ghi sổ kế toán b) Dựa vào các chứng từ gốc, kế toán kiểm tra, soát xét các chứng từ kế toán và hạch toán vào sổ kế toán theo đúng trình tự quy định c) Tất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạch toán vào đúng tài khoản hệ thống sổ kế toán, định kỳ tổng hợp lập các Báo cáo quản lý tài chính theo quy định 4.2 Tổng hợp các bút toán kế toán và trình tự ghi sổ kế toán a) Kế toán các đơn vị thực chương trình cần quản lý tốt việc ghi chép kế toán Cần phân loại các loại nghiệp vụ để thuận tiện cho việc hạch toán kế toán b) Tùy thuộc và yêu cầu quản lý, số lượng nghiệp vụ phát sinh, các đơn vị thực chương trình nên lựa chọn sử dụng hình thức kế toán cho phù hợp với đơn vị mình SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH CHƯNG TỪ GHI SỔ SỔ KẾ TOÁN PHẦN MỀM Sổ tổng hợp KẾ TOÁN Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI BÁO CÁO MÁY VI TÍNH TÀI CHÍNH Nhập số liệu hàng ngày In sổ,báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính:  Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, TK ghi Có để nhập liệu vào máy VT theo các bảng biểu thiết kế sẵn phần mềm kế toán  Cuối tháng, Kế toán thực các thao tác thực khóa sở và lập Báo cáo tài chính.Kế toán tiến hành kiểm tra số liệu sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau đã in giấy  Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán in giấy, đóng thành và thực các thủ tục pháp lý theo quy định sổ kế toán ghi tay 4.3 Phần mềm kế toán Dự án thực ký kết hợp đồng với Công ty cung cấp phần mềm kế toán, đồng thời cung cấp dịch vụ bảo dưỡng phần mềm kế toán toàn thời gian hoạt động Dự án, để đảm bảo việc ghi sổ kế toán thực trên máy vi tính Phần mềm kế toán đảm bảo các biểu mẫu chứng từ, các quy định sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính theo quy định Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và các mẫu báo cáo tài chính Ngân hàng Thế giới (IFRs) Cụ thể, phần mềm kế toán cần bảo đảm các yêu cầu sau: - Phản ánh đầy đủ chế độ kế toán áp dụng cho Dự án đã phê duyệt, phù hợp với việc lập báo cáo theo yêu cầu các bên Dự án; - Phản ánh chi tiết chi phí theo hạng mục, theo thành phần dự án và theo nguồn vốn; - Tổng hợp các báo cáo theo thành phần, nguồn vốn và các chi tiết khác theo yêu cầu báo cáo; - Bảo đảm phân quyền quản lý liệu và bảo mật liệu; - Có các tính dự phòng và nâng cấp cần thiết Dự kiến phần mềm kế toán Dự án VNEN đưa vào sử dụng trước ngày 31/3/2013 Phần mềm kế toán lắp đặt BQLDATƯ và 41 Sở GD-ĐT Đối với chi phí các hoạt động phát sinh trước ngày 31/12/2012, Dự án phải thực ghi chép, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh theo đúng quy định kế toán hành Phụ lục là số mẫu sổ chi tiết các tài khoản áp dụng các hoạt động phát sinh trước ngày 31/12/2012 Sổ và chứng từ kế toán 5.1 Chứng từ kế toán dự án Hệ thống kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính nghiệp, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 Bộ Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính Ngoài ra, sử dụng vốn viện trợ không hoàn lại, BQLDATƯ có thêm số chứng từ theo yêu cầu quản lý NHTG làm đơn xin rút vốn toán khoản viện trợ Thực thi và tổ chức hệ thống chứng từ kế toán dự án: Hệ thống chứng từ kế toán cần phản ánh tất các loại: Tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định, nhân công và tiền lương và quá trình thực thi dự án Đảm bảo khả kiểm soát và kiểm tra các chứng từ chứng minh các hoạt động kinh tế phát sinh, các số liệu, chữ ký và phê duyệt, kiểm tra các chứng từ liên quan là sở để lập các chứng từ BQLDATƯ (đặc biệt là các chứng từ không phải BQLDATƯ) Luân chuyển cách hợp lý các chứng từ các phận kế toán ban quản lý các phận kế toán dự án để thuận tiện cho việc hạch toán và ghi sổ kế toán cách kịp thời Lưu trữ chứng từ và các tài liệu hỗ trợ khác quá trình sử dụng và đem vào lưu trữ năm tài chính kết thúc theo đúng yêu cầu các quy định hành DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN STT I Tên chứng từ Lao động tiền lương Số hiệu chứng từ ÁP DỤNG CHO Đơn vị có phân cấp Cấp trên Cấp HTDL 1 Bảng chấm công 10-H x x Bảng toán tiền lương 02a-H x x Phiếu nghỉ hưởng BHXH 03-H x x Bảng toán BHXH 04-H x x Giấy báo làm việc ngoài 05-H x x Hợp đồng giao khoán, sản phẩm ngoài 06-H x x Giấy đường 07-H x x Biên điều tra tai nạn giao thông 08-H x x Lệnh điều xe 09-H x x II Vật tư 10 Phiếu nhập kho 11-H x x 11 Phiếu xuất kho 12-H x x 12 Giấy báo hỏng, công cụ dụng cụ 13-H x x 13 Biên kiểm kê, sản phẩm, VTHH 14-H x x 14 Phiếu kê mua hàng 15-H x x III Tiền tệ 15 Phiếu thu 21-H x x 16 Phiếu chi 22-H x x Ghi chú 17 Giấy đề nghị tạm ứng 23-H x x 18 Giấy toán tạm ứng 24-H x x 19 Biên kiểm kê quỹ 26a-H x x 20 Biên kiểm kê quỹ 26b-H x x 21 Biên lai thu tiền 27-H x x IV Tài sản cố định 22 Biên giao nhận tài sản cố định 31-H x x 23 Biên lý tài sản cố định 32-H x x 24 Biên đánh giá lại TSCĐ 33-H x x V CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH Ở CÁC VĂN BẢN PHẢP QUY KHÁC Hợp đồng Hoá đơn bán hàng Lệnh chi Uỷ nhiệm chi Uỷ nhiệm thu Bảng kê nộp Séc Giấy báo nợ Giấy báo có Thông báo HMKP cấp Giấy phân phối HMKP Giấy nộp trả kinh phí Giấy rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt Giấy rút HMKP chuyển khoản Quyết định trợ cấp khó khăn Thông báo duyệt y toán 5.2 Danh sách Sổ kế toán A Sổ kế toán tổng hợp (Sổ kế toán quản trị theo yêu cầu Dự án) Sổ cái - Mẫu số S03b-H Bảng cân tổng hợp công nợ khách hàng - Mẫu số N02-TK Bảng cân tổng hợp công nợ tiểu dự án (Hợp đồng) - Mẫu số N03-TK Sổ tổng hợp chi dự án theo nội dung hoạt động - Mẫu số N04-TK Sổ tổng hợp chi dự án theo đề tài, tiểu dự án - Mẫu số N05-TK Sổ tổng nguồn vốn dự án - Mẫu số N06-TK Sổ tổng nguồn vốn dự án theo đề tài, tiểu dự án - Mẫu số N07-TK Bảng theo dõi thực hợp đồng thi công - Mẫu số N09-TK Bảng tổng hợp khối lượng công trình - Mẫu số N10-TK 10 Bảng theo dõi toán hợp đồng thi công - Mẫu số N11-TK 11 Báo cáo tài khoản đặc biệt - Mẫu số N12-TK 12 Bảng kê vốn đầu tư thuộc dự án - Mẫu số N13-TK 13 Bảng kê vốn đầu tư thuộc dự án - Mẫu số N14-TK B Sổ kế toán chi tiết (Thống theo mẫu biểu đã quy định Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính) Sổ nhật ký chung - Mẫu số S03a-H Sổ quỹ tiền mặt - Mẫu số S11-H Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc - Mẫu số S12-H Sổ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc ngoại tệ - Mẫu số S13-H Sổ kho - Mẫu số S21-H Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ - Mẫu số S22-H Sổ tài sản cố định - Mẫu số S31-H Sổ theo dõi tài sản đơn vị sử dụng - Mẫu số S32-H Sổ chi tiết tài khoản - Mẫu số S43-H 10 Sổ chi tiết đề tài , tiểu dự án - Mẫu số N08-TK Luân chuyển chứng từ Các thủ tục phê duyệt và xử lý chứng từ: Các thủ tục phê duyệt chứng từ tiến hành sau: Người lập chứng từ Kế toán Kế toán trưởng/ Phụ trách kế toán Giám đốc dự án Chỉ có giám đốc và Kế toán trưởng (BQLDATƯ) có quyền phê duyệt chứng từ, hoá đơn BQLDATƯ và các trường thuộc Nhóm ưu tiên Chỉ có Trưởng ban và phụ trách kế toán (BQL VNEN tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên và 2) có quyền phê duyệt chứng từ, hoá đơn các trường chuyển lên Lưu giữ chứng từ, số liệu kế toán Để đảm bảo tính liên tục công việc theo sát và xử lý các chứng từ, người phải có trách nhiệm lưu các số liệu kế toán thời kỳ toán thời mình Trong các trường hợp đặc biệt thay sổ kế toán, sổ cũ phải giữ nhân viên thứ ba phận kế toán theo đạo Kế toán trưởng Phụ trách kế toán Kết thúc năm tài chính và các công việc kế toán kiểm tra, đối chiếu và lập các báo cáo tài chính kết thúc v.v tất chứng từ, số liệu kế toán xếp, phân loại, đóng sổ, đóng dấu và gửi cho phận lưu trữ BQLDATƯ và BQL VNEN cấp tỉnh Việc lưu trữ tiến hành theo quy định Chế độ chứng từ, sổ sách kế toán Chế độ kế toán Hành chính nghiệp theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính B Đối với các trường VNEN: Để giảm bớt gánh nặng cho các trường, hoạt động kế toán, Dự án yêu cầu các trường ghi chép các nội dung chi thuộc Quỹ I và Quỹ II theo Mẫu Sổ Quỹ Phụ lục Chương này PHẦN V KIỂM SOÁT NỘI BỘ Giới thiệu: Hệ thống kiểm soát nội dự án là thủ tục, nguyên tắc áp dụng thống từ cấp Trung ương đến địa phương nhằm mục đích:  Bảo đảm an toàn cho nguồn vốn và tài sản dự án  Bảo đảm tính chính xác, tin cậy và an toàn thông tin  Nâng cao hiệu hoạt động và khuyến khích tuân thủ các chính sách, quy định dự án Sau đây là nguyên tắc trọng yếu hệ thống kiểm soát nội dự án:  Trách nhiệm các nhân viên dự án phải quy định rõ ràng  Quyền phê duyệt giới hạn theo chức cán dự án  Phân tách trách nhiệm các chức kiểm soát thu, chi, ghi chép sổ sách kế toán, giữ tiền Nhân viên giữ tiền mặt không tham gia ghi chép, kiểm soát thu chi và ngược lại  Hệ thống kiểm soát nội phải kiểm tra định kỳ và điều chỉnh cần thiết để thích ứng với tình hình thay đổi hoạt động dự án Các bên liên quan đến kiểm soát nội bộ: Một hệ thống kiểm soát nội tốt yêu cầu Dự án phái thiết lập văn hóa kiểm soát tốt có tham gia tất các nhân viên Dự án với hiểu biết và ý thức tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội Dự án bao gồm: - BQLDATƯ (trong đó Kế toán trưởng là thành viên): ban hành các hướng dẫn, chính sách, quy trình và thủ tục quản lý tài chính, rà soát, sửa đổi, phổ biến các chính sách cho các phận triển khai các thành phần toàn Dự án; - Bộ phận Tài chính BQLDATƯ và phụ trách kế toán Sở GD-ĐT/BQL VNEN/Chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh và các trường VNEN: thực các hoạt động kiểm soát nội xử lý các nghiệp vụ kế toán Dự án theo đúng quy định; - Kiểm toán nội Dự án: xây dựng các chương trình kế hoạch kiểm toán, thực kiểm toán nội Dự án và báo cáo các khuyến nghị cho Bộ GDĐT/BQLDATƯ và Ngân hàng giới; - Kiểm toán độc lập: chịu trách nhiệm kiểm toán Dự án, đánh giá môi trường kiểm soát, mức độ rủi ro, đưa các kết đánh giá và khuyến nghị kiểm toán Thư quản lý gửi Bộ GD-ĐT/BQLDATƯ và Ngân hàng giới Trách nhiệm, kiểm tra, kiểm soát Trách nhiệm các nhân viên kế toán phải phân định rõ ràng Các chứng từ thu, chi phát sinh phải các phận chức liên quan dự án kiểm soát Quyền kiểm tra, phê duyệt thu chi giới hạn tương ứng với cấp quản lý dự án, phòng ban, phận chức Các mẫu chữ ký giao dịch tài khoản ngân hàng, kho bạc quy định rõ ràng và phải BQLDATƯ xem xét và phê duyệt trước đăng ký với ngân hàng, kho bạc Tại BQLDATƯ, quyền phê duyệt thu, chi Giám đốc dự án định Tương tự BQL VNEN cấp tỉnh là Trưởng BQL VNEN cấp tỉnh và các trường tham gia dự án là Hiệu trưởng nhà trường Trong trường hợp đặc biệt (vắng mặt, giá trị quá lớn) quyền phê duyệt chi có thể chuyển lên cấp trên, đồng phê duyệt (hai người cùng tham gia phê duyệt) người có quyền phê duyệt ủy nhiệm lại cho cán thuộc quyền Quyền duyệt chi, kiểm tra kiểm soát hết hiệu lực cán đương nhiệm chuyển giao trách nhiệm khác Hệ thống kiểm soát nội 4.1 Kiểm tra giám sát thực tế so với kế hoạch Kiểm tra giám sát thực tế so với kế hoạch là phương thức quản lý để theo dõi tiến độ thực hiện, giúp nhanh chóng phát nguyên nhân gây chênh lệch thực tế và kế hoạch, đưa các giải pháp nhằm đảm bảo tính hiệu việc thực Dự án Việc phân tích thực tế so với kế hoạch Bộ phận Tài chính Kế toán BQLDATƯ đảm nhiệm Báo cáo tổng hợp thực tế so với kế hoạch toàn Dự án là Bộ phận Tài chính Kế toán BQLDATƯ tổng hợp và trình lên BQLDATƯ xem xét và duyệt Nếu phát có sai lệch lớn kế hoạch và thực tế, BQLDATƯ thiết phải tìm hiểu rõ nguyên nhân, đưa biện pháp khắc phục và giải trình lên các quan chức có thẩm quyền Việc giám sát thực tế và kế hoạch có thể thực thông qua kiến nghị và phát kiểm toán độc lập BQLDATƯ có trách nhiệm nắm vững nội dung các báo cáo kiểm toán độc lập, có biện pháp kịp thời để tiếp thu các kiến nghị kiểm toán viên 4.2 Kiểm soát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 4.2.1 Tiền mặt quỹ Chức thủ quỹ cần tách biệt khỏi chức kế toán, thủ quỹ dự án có thể kiệm nhiệm công việc khác không kiêm kế toán; Hạn mức tiền mặt: Giám đốc dự án có thể quy định mức tối đa quỹ tiền mặt tuỳ thuộc vào yêu cầu thực dự án giai đoạn cụ thể Tuy nhiên, trường hợp, mức tồn quỹ tiền mặt không nên vượt quá 20.000.000 đồng Việt Nam Khuyến khích việc toán qua tài khoản ngân hàng An toàn: Tiền mặt BQLDATƯ phải đảm bảo an toàn Thủ quỹ là người giữ chìa khoá và mã số (nếu có) két đựng tiền và chịu trách nhiệm việc thu, chi, tồn quĩ tiền mặt Kiểm quỹ tiền mặt: Hàng ngày, Thủ quỹ phải kiểm tra, đối chiếu số dư tiền thực tế quỹ với sổ chi tiết tiền mặt Nếu có chênh lệch, cần phải thông báo cho Giám đốc Dự án Kế toán trưởng để tìm rõ nguyên nhân và giải Định kỳ (hàng tháng) Thủ quỹ và Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra quỹ và lập Biên kiểm kê quỹ Việc kiểm tra đột xuất thực có yêu cầu giám đốc dự án kế toán trưởng Đối chiếu: Đối chiếu số tiền thực tế với số tiền ghi sổ quỹ (do thủ quỹ ghi chép và lưu giữ) và sổ kế toán tiền mặt (do kế toán tiền mặt ghi chép và lưu giữ) 4.2.2 Tài khoản tiền gửi a) Bộ phận tài chính kế toán chịu trách nhiệm theo dõi riêng rẽ tài khoản ngân hàng để tạo thuận lợi cho công tác quản lý, thực giải ngân và bổ sung nguồn vốn cách kịp thời b) Kế toán tài khoản tiền gửi ngân hàng phải ghi chép riêng rẽ các nghiệp vụ phát sinh tài khoản ngân hàng cách thường xuyên và thực đối chiếu định kỳ với số dư trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (lập hàng tháng) c) Mẫu đối chiếu ngân hàng có thể lập cách đơn giản bao gồm các khoản mục: - Số dư tài khoản theo báo cáo kê ngân hàng; - Số dư Tài khoản tiền gửi theo ghi chép kế toán dự án; - Chênh lệch và giải thích lý chênh lệch hai số liệu Việc lập đối chiếu phải thực cuối hàng tháng, kể trường hợp không có chênh lệch số dư này.Các chênh lệch phát quá trình đối chiếu cần báo cáo cho Kế toán trưởng để có biện pháp giải kịp thời Trong trường hợp phát sinh chênh lệch lớn cần thiết phải thông báo cho Giám đốc Dự án d) Đối với các giao dịch thông qua ngân hàng, cán kế toán phải: - Lấy kê cho giao dịch và đính kèm với các hồ sơ toán để chứng minh là giao dịch đã thực hiện; - Lấy báo cáo ngân hàng tháng và lưu lại đầy đủ; - Các tài khoản không sử dụng thì cần phải đóng kịp thời 4.3 Các kiểm soát đấu thầu mua sắm a) Các hợp đồng và các khía cạnh quan trọng khác việc đấu thầu phê duyệt và giám sát chặt chẽ (điều này bảo đảm các hàng hoá và dịch vụ cung cấp theo đúng các điều khoản đấu thầu, báo cáo và quản lý chặt chẽ); b) Giá trị hợp đồng ghi vào hợp đồng thoả thuận và các thay đổi điều chỉnh sau đó tuân thủ với các khoản hợp đồng và phê duyệt và điều chỉnh đúng ghi chép (khi có vài hợp đồng, cần ghi lại các thông tin quan trọng cần chú ý hợp đồng cho trường hợp cần thiết) c) Giá trị yêu cầu toán và phê duyệt ghi lại rõ ngày phê duyệt và số tiền phải toán, đã toán và các khoản chậm trả; và d) Các khoản toán theo hợp đồng ghi bên cạnh hợp đồng liên quan chi ngày trả (kèm theo giải thích khoản toán bị chậm) 4.4 Chi phí và quản lý các tài sản BQLDATƯ 4.4.1 Chi phí BQLDATƯ - Các chi phí BQLDATƯ là chi phí cho hoạt động quản lý dự án tính từ chuẩn bị đầu tư toán vốn đầu tư; - Chi phí cho BQLDATƯ phải tuân thủ theo dự toán chi phí đã phê duyệt; - Dựa trên chi phí dự toán đã phê duyệt, phận kế toán hạch toán, BQLDATƯ quản lý và giám sát; - Tất các khoản chi phí phải có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ, kế toán soát xét trước đệ trình lên Kế toán trưởng và Giám đốc Dự án phê duyệt - Các khoản chi phí phải thực theo định mức chi tiêu đã quy định văn bản… - Trong trường hợp khoản chi phí thực tế phát sinh lớn chi phí dự toán tổng chi phí BQLDATƯ nằm giới hạn đã phê duyệt thì BQLDATƯ tiến hành giải thích và điều chỉnh chi phí dự toán cho năm 4.4.2 Quản lý tài sản cố định dự án - Tất các khoản mua sắm thiết bị và phương tiện vận tải phải ghi nhận vào khoản mục tài sản cố định Nội dung và phương pháp hạch toán kế toán và ghi nhận tài sản cố định quy định Hệ thống kế toán áp dụng cho đơn vị nghiệp - Việc ghi nhận tài sản cố định phải dựa trên sở dồn tích và nguyên tắc giá gốc - Trong thực dự án, tất các quy định việc phản ánh hao mòn tài sản cố định phải tuân thủ - Khi tài sản cố định lý, BQLDATƯ phải lập hội đồng lý tài sản cố định chịu trách nhiệm đánh giá chính xác giá trị tài sản cố định vào thời điểm lý và lập biên lý tài sản cố định - Các thành viên Hội đồng lý tài sản cố định gồm: Giám đốc dự án, Kế toán trưởng, đại diện nhân viên trực tiếp sử dụng tài sản - Trong quá trình thực dự án tài sản bàn giao cho bên thứ ba cần có định phê duyệt cấp có thẩm quyền và cần có biên bàn giao xác nhận trạng tài sản bàn giao Bên nhận bàn giao có trách nhiệm quản lý tài sản đó và hàng năm phải báo cáo trạng tài sản BQLDATƯ có trách nhiệm cập nhật thông tin và báo cáo tình trạng tài sản - Việc kiểm kê tài sản cố định ban quản lý dự án và các đơn vị sử dụng tài sản dự án thực hàng năm Các tài sản kiểm đếm theo số lượng, chủng loại, mã số, tình trạng và so sánh, đối chiếu với sổ quản lý tài sản cố định để phát các hao hụt, mát để có biên pháp xử lý kịp thời - Khi kết thúc dự án, tài sản cố định phải kiểm kê và bàn giao cho quan có thẩm quyền theo đúng quy định hành và theo cam kết văn kiện dự án (nếu có) - Ngoài bút toán kế toán, tài sản cố định Dự án cần theo dõi và ghi nhận vào Sổ theo dõi tài sản cố định theo mẫu sau: Mẫu Sổ quản lý tài sản cố định STT Mã số Tên, số Đơn vị Số Giá đơn vị tài sản sê-ri và tính lượng tóm tắt Thực Quy cấu hình tế đổi Tổng Ngày Nguồn Người sử Tình nguyên giá đưa vào vốn dụng/Đơ trạng Thực Quy sử dụng đầu tư n vị sử dụng tế đổi 4.5 Quản lý hợp đồng Kế toán trưởng/Điều phối viên tài chính BQLDATƯ cần cử cán chuyên trách quản lý các hợp đồng Dự án Tương tự, phụ trách kế toán BQL VNEN cấp tỉnh và kế toán trường học phải chịu trách nhiệm quản lý các hợp đồng Dự án Các hợp đồng phải quản lý cách chặt chẽ phục vụ cho việc toán và giải ngân các báo cáo tiến độ theo yêu cầu Các hợp đồng cần quản lý với các nội dung sau: Tài liệu hợp đồng: các tài liệu hợp đồng cần lưu giữ đầy đủ và cẩn thận theo file hợp đồng; Tiến độ hợp đồng: Tiến độ công việc và giải ngân cần theo dơi, so sánh với kế hoạch và báo cáo; Cam kết hợp đồng: Các cam kết hợp đồng (số tiền chưa toán, còn phải toán) cần theo dõi và so sanh với tổng số dư chưa giải ngân Hiệp định viện trợ không hoàn lại Dưới đây là mẫu biểu quản lý hợp đồng: STT Tên gói thầu Tên nhà thầu Ngày Ngày Tổng ký dự giá hợp kiến trị đồng hoàn hợp thành đồng Tiến độ công việc (%) Tiến độ giải ngân Giá trị % Kế hoạch giải ngân năm Giá trị Giá trị cam kết còn lại % 4.6 Quản lý toán với nhà cung cấp Kế toán phải lập sổ theo dõi tất các khoản phải trả, ghi chép đầy đủ tình hình tạm ứng và toán theo hợp đồng cho nhà cung cấp Hàng tháng kế toán theo dõi toán phải lập báo cáo cho Kế toán trưởng/Điều phối viên tài chính biết tình hình các khoản phải trả nhà cung cấp Kế toán theo dõi toán đối chiếu công nợ với nhà cung cấp ít lần/quý 4.7 Quản lý các khoản tạm ứng BQLDATƯ Việc tạm ứng chi nhằm mục đích để thực công việc chung Dự án Người đề nghị tạm ứng phải là cán người lao động làm việc BQLDATƯ Khi có nhu cầu tạm ứng để thực công việc giao, người đề nghị tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng trình cán có thẩm quyền phê duyệt Sau hoàn thành công việc giao đến thời hạn hoàn tạm ứng, người tạm ứng phải làm thủ tục hoàn tạm ứng cách lập Giấy đề nghị toán nêu rõ số tiền đã chi thực tế (kèm theo chứng từ hợp lý, hợp lệ), số tiền tạm ứng không sử dụng hết phải nộp lại quỹ, số tiền chi vượt chi bổ sung Nếu đến thời hạn toán mà người tạm ứng chưa làm thủ tục hoàn tạm ứng thì kế toán theo dõi thông báo cho Kế toán trưởng/Điều phối viên tài chính và Giám đốc Dự án để xin ý kiến đạo biện pháp xử lý Căn ý kiến Giám đốc Dự án, Bộ phận Tài chính Kế toán thực các thủ tục nhằm đảm bảo thu hồi số tiền tạm ứng Đối với các khoản tạm ứng đã qua thời gian hoàn trả từ tháng trở lên thì ngoài biện pháp xử lý theo đạo Giám đốc Dự án, Bộ phận Tài chính Kế toán xem xét việc áp dụng biện pháp bổ sung phù hợp Kế toán Dự án phải lập sổ theo dõi cho đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, hoàn trả tạm ứng theo lần tạm ứng và nội dung tạm ứng 4.8 Quản lý các khoản tạm ứng BQL VNEN cấp tỉnh và cấp trường Việc tạm ứng chi nhằm mục đích để thực công việc chung Dự án Người đề nghị tạm ứng phải là cán BQL VNEN cấp tỉnh cán nhà trường Khi có nhu cầu tạm ứng để thực công việc giao, người đề nghị tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng trình cán có thẩm quyền phê duyệt Sau hoàn thành công việc giao đến thời hạn hoàn tạm ứng, người tạm ứng phải làm thủ tục hoàn tạm ứng cách lập Giấy đề nghị toán nêu rõ số tiền đã chi thực tế (kèm theo chứng từ hợp lý, hợp lệ), số tiền tạm ứng không sử dụng hết phải nộp lại quỹ, số tiền chi vượt chi bổ sung Nếu đến thời hạn toán mà người tạm ứng chưa làm thủ tục hoàn tạm ứng thì kế toán cấp tỉnh cấp trường thông báo cho Trưởng BQL VNEN Hiệu trưởng để xin ý kiến đạo biện pháp xử lý Căn ý kiến Trưởng BQL VNEN Hiệu trưởng, kế toán cấp tỉnh cấp trường thực các thủ tục nhằm đảm bảo thu hồi số tiền tạm ứng Đối với các khoản tạm ứng đã qua thời gian hoàn trả từ tháng trở lên thì ngoài biện pháp xử lý theo đạo Trưởng BQL VNEN Hiệu trưởng, kế toán cấp tỉnh cấp trường xem xét việc áp dụng biện pháp bổ sung phù hợp Kế toán cấp tỉnh cấp trường phải lập sổ theo dõi cho đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, hoàn trả tạm ứng theo lần tạm ứng và nội dung tạm ứng Xử lý ngân sách cuối năm/cuối kỳ: a) Cuối năm ngân sách, trường hợp còn dư vốn viện trợ cấp tỉnh và cấp trường chưa kịp sử dụng kinh phí đã cấp năm tài khóa thì chuyển sang năm tài khóa cuối cùng, không sử dụng nguồn kinh phí này cho các mục tiêu khác b) Xử lý ngân sách cuối năm thực theo hướng dẫn Thông tư số 108/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 Bộ Tài chính hướng dẫn xử lý ngân sách cuối năm và lập báo cáo toán ngân sách nhà nước hàng năm c) Tất các khoản chi không nằm danh mục các khoản chi hợp lệ bị xuất toán và mức độ xử lý cụ thể Giám đốc Dự án định trường hợp PHẦN VI HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH Báo cáo toán theo quy định Việt Nam: Hệ thống báo cáo toán lập và gửi định kỳ theo quy định Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 Bộ Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính Theo đó, các trường là đơn vị sử dụng Quỹ I và Quỹ II có trách nhiệm tập hợp chứng từ chi tiêu hoạt động để từ đó lập Bảng kê toán gửi BQL VNEN cấp tỉnh BQLDATƯ Các chứng từ này là để kế toán BQL VNEN cấp tỉnh BQLDATƯ thực ghi sổ kế toán trên hệ thống phần mềm kế toán Dự án, để từ đó lên các biểu mẫu báo cáo toán theo quy định Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC Mẫu Bảng kê toán, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị toán cho cấp trường trình bày Phụ lục Chương này Hàng năm, sau thời gian chỉnh lý toán (31/01), BQLDATƯ (chủ chốt là kiểm toán nội bộ) cùng với Vụ Kế hoạch - Tài chính (Bộ GD&ĐT) có trách nhiệm thực công tác thẩm tra, xét duyệt báo cáo toán các BQL VNEN cấp tỉnh thuộc Nhóm ưu tiên và theo quy định Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007 Bộ Tài chính hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thông báo toán năm các quan hành chính, đơn vị nghiệp, tổ chức ngân sách nhà nước hỗ trợ và ngân sách các cấp Công tác thẩm tra, xét duyệt báo cáo toán nhằm đánh giá hiệu lực các quy định quản lý tài chính Dự án thực tế, đồng thời xem xét tính hợp lệ các khoản chi tiêu đã thực địa phương và là hội để tăng cường lực cho các cán có liên quan công tác quản lý tài chính - kế toán địa phương Biên thẩm tra, xét duyệt báo cáo toán là để BQLDATƯ ban hành Thông tri phê duyệt toán hàng năm, đây là để BQLDATƯ tổng hợp báo cáo toán toàn dự án trình Bộ GD&ĐT xem xét, phê duyệt Báo cáo tài chính theo yêu cầu Ngân hàng giới (do BQLDATƯ chuẩn bị): Ngôn ngữ các báo cáo lên Ngân hàng giới là tiếng Anh Báo cáo quý Các yêu cầu Ngân hàng giới báo cáo là các báo cáo tài chính kỳ (IFRs) BQLDATƯ chuẩn bị các báo cáo IFRs hàng quý và nộp lên Ngân hàng giới vòng 45 ngày kể từ kết thúc quý Danh mục báo cáo IFRs bao gồm:  IFR1 – Báo cáo Nguồn vốn và Sử dụng vốn Dự án  IFR3 - Báo cáo Tài khoản định (Xem mẫu Phụ lục Chương này) Báo cáo năm (báo cáo tài chính Dự án đã kiểm toán) Thời hạn nộp báo cáo kiểm toán Báo cáo tài chính năm Dự án (bao gồm báo cáo kiểm toán và thư quản lý) phải trình lên Ngân hàng giới không muộn 06 tháng kể từ kết thúc năm tài chính Dự án Các báo cáo khác Các báo cáo khác liên quan đến tài chính Dự án phải gửi lên Ngân hàng giới bao gồm:  Kế hoạch tài chính cho năm sau: phải BQLDA TƯ trình lên Ngân hàng giới muộn là ngày 15/12 năm  Các báo cáo giải ngân vốn viện trợ không hoàn lại, bao gồm (i) Danh sách các khoản toán theo hợp đồng tiền kiểm Ngân hàng giới; (ii) Sao kê chi tiêu và (iii) các chứng từ kèm khác chứng minh tính hợp lệ các khoản chi  Báo cáo kiểm toán nội yêu cầu gửi lên Ngân hàng giới cùng với Báo cáo tiến độ thực dự án đợt Giám sát, Đánh giá Dự án  Các báo cáo khác Ngân hàng giới yêu cầu  Các báo cáo AMT định kỳ (Biểu 4, và 12) (gửi cho Ngân hàng giới theo quy định Quyết định 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007 Bộ KHĐT) Báo cáo tỉnh/trường: Các trường thuộc Nhóm ưu tiên và nộp báo cáo cho BQL VNEN cấp tỉnh vào ngày 05 các tháng 4, 7, 10 và tháng 01 năm sau BQL VNEN cấp tỉnh Nhóm ưu tiên và nộp báo cáo cho BQLDATƯ vào ngày 10 các tháng 4, 7, 10 và tháng 01 năm sau Các trường thuộc Nhóm ưu tiên trực tiếp nộp báo cáo cho BQLDATƯ vào ngày 10 các tháng 4, 7, 10 và tháng 01 năm sau (xem các mẫu báo cáo Phụ lục Chương này) Ngoài ra, các tỉnh và trường yêu cầu nộp báo cáo đột xuất và các báo cáo khác theo yêu cầu cấp trên PHẦN VII KIỂM TOÁN VÀ KIỂM TRA/GIÁM SÁT Kiểm toán nội Dự án VNEN thuê chuyên gia kiểm kiểm toán nội Đây là chuyên gia độc lập với phận kế toán và trực tiếp chịu quản lý BQLDATƯ Nội dung Điều khoản tham chiếu cho vị trí chuyên gia kiểm toán nội bộ: a Mục tiêu:  Đưa ý kiến khách quan và độc lập hệ thống kiểm soát nội Dự án có đảm bảo tính thích hợp, tính tuân thủ và hiệu hay không;  Đưa ý kiến việc sử sụng các nguồn vốn Dự án có đúng mục đích, đạt hiệu kinh tế và hạch toán cách chính xác hay không;  Đưa ý kiến việc quản lý rủi ro Dự án có thích hợp, các kiểm soát thực theo đúng quy định hay không và đồng thời đưa các khuyến nghị cần thiết cho Dự án b Phạm vi công việc: Kiểm toán nội chú trọng vào các lĩnh vực sau Dự án:  Hệ thống quản lý tài chính và mua sắm;  Môi trường và các biện pháp kiểm soát nội bộ;  Tính hợp lệ việc sử dụng các nguồn vốn;  Thực trạng triển khai hoạt động và so sánh với kế hoạch;  Đánh giá chung tính tuân thủ Dự án quy định Hiệp định viện trợ không hoàn lại, Ngân hàng giới, Chính phủ và các văn pháp luật khác áp dụng cho Dự án  Đánh giá tình hình thực Quỹ I và Quỹ II các trường tham gia dự án c Thời gian: Công việc kiểm toán nội phải bao gồm tất các năm tài chính Dự án, từ bắt đầu đến kết thúc Dự án Chuyên gia Kiểm toán nội làm việc toàn thời gian suốt thời gian thực dự án d Các yêu cầu báo cáo:  Chuyên gia Kiểm toán nội phải chuẩn bị báo cáo kết thúc đợt kiểm tra Dự án Báo cáo này nộp cho BQLDATƯ và Ngân hàng Thế giới  Chuyên gia Kiểm toán nội cần trao đổi cụ thể các kết và phát từ đợt kiểm tra với lãnh đạo BQLDATƯ và ý kiến phản hồi lãnh đạo phải đưa vào báo cáo kiểm toán nội e Yêu cầu trình độ và kinh nghiệm Chuyên gia Kiểm toán nội  Là công dân Việt Nam  Có đại học chuyên ngành kế toán/kiểm toán  Có ít năm kinh nghiệm quản lý tài chính; kinh nghiệm quản lý tài chính lĩnh vực giáo dục là ưu tiên  Có kinh nghiệm quản lý tài chính các dự án sử dụng vốn ODA, ưu tiên dự án sử dụng vốn Ngân hàng giới  Có kinh nghiệm tư vấn và cung cấp tập huấn chỗ và các trợ giúp chuyên môn khác  Có kinh nghiệm chuẩn bị tài liệu tập huấn, tổ chức hội thảo, tập huấn và các kiện khác  Thể lực làm việc có hiệu với các cán và ngoài nước, biết phân phối công việc cách phù hợp, sáng tạo các công việc nhóm, và quản lý hiệu các nguồn lực thuộc trách nhiệm mình  Sử dụng thành thạo các chương trình máy tính có liên quan  Kỹ giao tiếp tiếng Anh và tiếng Việt thành thạo  Có sức khoẻ tốt và tận tâm với công việc giao Kiểm toán nội là lực lượng chủ chốt công tác kiểm soát nội Dự án đã nêu Phần V Chương này Đầu chính Kiểm toán nội chính là các Biên thẩm tra, xét duyệt báo cáo toán hàng năm và các Báo cáo kiểm soát nội định kỳ các đợt Giám sát, Đánh giá nhà tài trợ Ngoài ra, kiểm toán nội cần gửi báo cáo lên Giám đốc Dự án phát rủi ro nào có thể ảnh hưởng đến chất lượng công tác quản lý tài chính - kế toán Dự án, kèm theo các khuyến nghị để khắc phục các rủi ro đó Kiểm toán độc lập Kiểm toán độc lập (KTĐL) là việc kiểm ta và xác nhận kiểm toán viên chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm toán độc lập tính đúng đắn, hợp lý các tài liệu, số liệu kế toán và báo cáo tài chính các đơn vị kế toán có yêu cầu Hiệp định viện trợ không hoàn lại quy định các tài khoản dự án phải kiểm toán hàng năm công ty kiểm toán độc lập theo điều khoản tham chiếu chấp nhận Ngân hàng giới Hàng năm, Công ty kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán thực dự án cấp Trung ương và số tỉnh tham gia dự án chọn mẫu ngẫu nhiên Các tỉnh chọn tiến hành kiểm toán có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin, hồ sơ, tài liệu cho quan kiểm toán Việc lựa chọn Công ty Kiểm toán phải thực theo cách tương tự lựa chọn nhà thầu tư vấn Quá trình lựa chọn thực theo các hướng dẫn NHTG Bộ phận kế toán và quản lý BQLDATƯ phải lập Báo cáo tài chính, Báo cáo tài khoản định và Báo cáo tình hình giải ngân theo các kê chi tiêt và các ghi chú chi tiết kèm theo nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho công tác kiểm toán 2.1 Mục đích kiểm toán độc lập Đánh giá độc lập tính chính xác các nghiệp vụ và báo cáo tài chính Dự án và đưa các báo cáo và khuyến nghị cho Bộ GD&ĐT, Bộ Tài chính, BQLDATƯ và các đơn vị tham gia Dự án 2.2 Dự kiến Điều khoản tham chiếu cho kiểm toán độc lập 2.2.1 Mục đích Mục đích kiểm toán là việc Kiểm toán viên đưa ý kiến tình hình tài chính Dự án VNEN, Bộ GD-ĐT cho các năm tài chính từ 2012 đến 2015 và tình hình thu chi cho các kỳ kế toán từ 01/01 đến 31/01 hàng năm và các Báo cáo tài chính dự án đưa ý kiến tài khoản đặc biệt và các Báo cáo kê chi tiêu Báo cáo tài chính Dự án lập trên sở các sổ sách kế toán phản ánh các nghiệp vụ tài chính dự án Sổ kế toán lưu giữ các sở thực dự án Các ghi chép hợp lưu giữ BQLDATƯ Các nghiệp vụ phát sinh các tỉnh/trường lưu giữ các tỉnh/trường tham gia thực dự án 2.2.2 Phạm vi kiểm toán Công việc kiểm toán thực theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế, Kiểm toán viên thực kiểm tra kiểm soát điều kiện cụ thể Kiểm toán viên tập trung vào các vấn đề sau: Các tài khoản Dự án lập theo Chuẩn mực Kế toán Quốc tế, đựợc áp dụng cách quán, phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính dự án vào cuối các năm tài chính, bao gồm Báo cáo nguồn vốn và Báo cáo thu chi cho năm tài chính kết thúc cùng ngày; Tất các nguồn vốn nước ngoài phải sử dụng theo đúng điều khoản Hiệp định viện trợ không hoàn lại, nó phải đảm bảo tính kinh tế và hiệu theo đúng mục đích tài chính dự án; Nguồn vốn đối ứng phải cấp và sử dụng theo đúng quy định Chính phủ Việt Nam; Công việc Kiểm toán thực tại: a Các địa phương thực dự án b BQLDATƯ kể các hoạt động Dự án thực khu vực khác Hàng hoá dịch vụ mua sắm theo đúng điều khoản Hiệp định; Tất các tài liệu, ghi chép và sổ kế toán cần thiết phải lưu giữ phản ánh các khoản chi dự án (bao gồm ghi chép trên báo cáo thu chi và Báo cáo tài khoản định) Văn phòng BQLDATƯ Hà Nội; Tất tài liệu, ghi chép và sổ kế toán cần thiết phải lưu giữ phản ánh các khoản chi dự án, các đơn vị tham gia thực dự án Kiểm toán có thể thực trên sở chọn mẫu và đánh giá tiến độ thực Dự án các tỉnh và trường; Tài khoản định phải phản ánh theo quy định Hiệp định; Các tài khoản phải lập cách quán theo Chuẩn mực kế toán Quốc tế và phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính ngày 31 tháng 12 cho các năm tài chính, và Báo cáo nguồn vốn, Báo cáo chi thực dự án cho năm tài chính kết thúc cùng ngày; và Khi sử dụng tài khoản định, cần phải đảm bảo phản ánh theo các quy định tài chính Hiệp định Kiểm toán viên thực đối chiếu các tài khoản đã nhận và số đã giải ngân từ NHTG Trong phần đối chiếu Kiểm toán viên phải thủ tục giải ngân cho các hình thức tài khoản đặc biệt, Sao kê chi tiêu toán trực tiếp 2.2.3 Báo cáo kê chi tiêu Ngoài việc kiểm toán báo cáo tài chính dự án, Kiểm toán viên phải thực kiểm toán tất các báo cáo kê chi tiêu làm sở cho việc đệ trình đơn rút vốn gửi Ngân hàng giới Kiểm toán viên kiểm tra và xem xét hoàn cảnh cụ thể Các khoản chi phí này cần xem xét tính thích hợp liên quan đến thoả thuận tài chính phù hợp với tài liệu hướng dẫn Dự án trường hợp cần thiết Những chi phí không hợp lệ xác định các đơn rút vốn và số tái giải ngân, phải Kiểm toán viên tách và ghi chú Ghi chú Báo cáo Tài chính cần liệt kê các đơn rút vốn từ các kê chi tiêu trên các tiêu số đơn rút vốn và số tiền Tổng số rút vốn theo kê chi tiêu cần đối chiếu với việc giải ngân ngân hàng đã mô tả trên 2.2.4 Tài khoản định Cùng với kiểm toán báo cáo tài chính, Kiểm toán viên phải kiểm tra hoạt động tài khoản định Dự án bao gồm:  Khoản tạm ứng và bổ sung nhận từ Ngân hàng giới  Thanh toán thực tế các đơn rút vốn  Lãi từ tài khoản tạm ứng  Số dư tài khoản đặc biệt ngày kết thúc năm tài chính Kiểm toán viên phải đưa ý kiến mức độ tuân thủ, thủ tục rút vốn và số dư tài khoản đặc biệt thời điểm cuối năm Kiểm toán viên cần kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ vủa các nghiệp vụ tài chính năm trên sở soát xét và cung cấp số dư tài khoản cuối kỳ, hoạt động tài khoản đặc biệt phải tuân theo quy định Hiệp định viện trợ không hoàn lại, và tương thích hệ thống kiểm soát nội việc thực các thủ tục giải ngân 2.2.5 Ý kiến Kiểm toán viên Ngoài ý kiến Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán hàng năm Dự án còn bao gồm phần riêng đề cập đến tính chính xác và thích hợp các khoản chi theo thủ tục kê chi tiêu và đánh giá xem Ngân hàng có thể dựa trên các kê chi tiêu làm có sở cho việc giải ngân Báo cáo tài chính Dự án bao gồm Báo cáo kiểm toán phải nộp cho Ngân hàng giới chậm là tháng kể từ kết thúc năm tài chính 2.2.6 Thư quản lý Ngoài Báo cáo kiểm toán, Kiểm toán viên lập Thư quản lý đó kiểm toán viên sẽ:   Đưa gợi ý và nhận xét ghi chép kế toán, Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát mà Kiểm toán viên thu quá trình kiểm toán; Xác định yếu kém và không hiệu Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát (nếu có) và đưa kiến nghị hoàn thiện;  Báo cáo mức độ tuân thủ các điều khoản tài chính Hiệp định viện trợ không hoàn lại, và đưa gợi ý hoàn thiện;  Truyền đạt các vấn đề thu quá trình kiểm toán mà nó có thể ảnh hưởng lớn đến việc thực dự án; và  Cung cấp cho nhà tài trợ thông tin nào mà Kiểm toán viên cho là cần quan tâm 2.2.7 Các vấn đề chung Kiểm toán viên thu thập tất các văn pháp lý, các tài liệu giao dịch và thông tin liên quan nào Dự án mà kiểm toán viên xét thấy cần thiết 2.2.8 Trình độ và tiêu chuẩn nhân thực kiểm toán Chủ nhiệm kiểm toán phải có chứng kế toán cấp tổ chức là thành viên tổ chức kế toán Quốc tế CPA, CA, ACCA tương đương Chủ nhiệm Kiểm toán phải có ít 10 năm kinh nghiệm, ít 03 năm Đông Nam á đặc biệt là Việt Nam Trợ lý kiểm toán phải tốt nghiệp đại học trên các lĩnh vực Thương mại, Kinh tế, Kế toán kiểm toán tương đương và có tối thiểu năm kinh nghiệm 2.2.9 Thời gian thực Kiểm toán thực các điều khoản nêu trên khoảng thời gian từ 01/07/2012 đến 31/5/2016 2.2.10 Yêu cầu báo cáo Kiểm toán viên lập Báo cáo và chuyển cho BQLDATƯ, Bộ GD-ĐT theo đúng thời gian phù hợp với các quy định chào thầu tư vấn Các báo cáo này đưa các khuyến nghị cho việc thực dự án cách tốt Báo cáo lập thành 06 tiếng Anh 2.3 Thời hạn nộp báo cáo kiểm toán: a) Thời hạn nộp báo cáo kiểm toán Báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính kiểm toán bao gồm báo cáo kiểm toán và thư quản lý phải trình lên Ngân hàng giới không muộn 06 tháng kể từ kết thúc niên độ kế toán b) Báo cáo kiểm toán tình hình thực dự án nộp cho Ngân hàng giới vòng 03 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán Cơ chế kiểm tra/giám sát Kiểm tra/giám sát là hoạt động liên tục và thường xuyên Dự án với mục đích kiểm tra, cập nhật thông tin cách trung thực, khách quan kết thực hoạt động nào đó (tiến độ, chất lượng, giải ngân…) Mục đích kiểm tra/giám sát là đưa nhận định cách hệ thống và khách quan kết thực các tiêu, mục tiêu dự án nào đó trên sở kết giám sát Nội dung chính là nhận xét tính phù hợp kết đầu đạt và đầu cần có; mức độ hoàn thành, hiệu quả, hiệu lực và tác động dự án mang lại Cơ chế kiểm tra/giám sát Dự án thiết lập từ cấp trung ương đến địa phương với trọng tâm là việc kiểm tra/giám sát thực cấp trường Cơ chế này bao gồm các công cụ sau: a Công khai dân chủ các thông tin liên quan đến Dự án (tài chính, đấu thầu, tiến độ thực hiện, giải ngân) trên trang web Dự án và các phương tiện thông tin phù hợp b Kiểm toán nội c Kiểm toán độc lập d Kiểm tra định kỳ đột xuất: - Bộ GD&ĐT (BQLDATƯ) có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Bộ Tài chính và Nhà tài trợ tiến hành kiểm tra định kỳ đột xuất tình hình triển khai thực các mục tiêu, nội dung và sử dụng kinh phí Dự án các tỉnh tham gia Dự án Các tỉnh tham gia Dự án kiểm tra ít lần thời gian thực Dự án Kiểm tra đột xuất thực cần thiết theo yêu cầu các quan quản lý theo yêu cầu quan kiểm toán - Sở GD-ĐT (BQL VNEN cấp tỉnh) có trách nhiệm giao Phòng GD-ĐT giao nhiệm vụ cho tư vấn VNEN (đối với các tỉnh Nhóm ưu tiên 1&2) tiến hành kiểm tra định kỳ đột xuất tình hình triển khai thực các mục tiêu, nội dung và sử dụng kinh phí Dự án các trường tham gia Dự án Các trường tham gia Dự án kiểm tra ít lần/quý Kiểm tra đột xuất thực cần thiết theo yêu cầu các quan quản lý theo yêu cầu quan kiểm toán e Báo cáo định kỳ đột xuất: xem chi tiết Phần VI Chương này Cơ chế giám sát việc thực Quỹ I và Quỹ II Do Quỹ I và Quỹ II chiếm số lượng lớn tổng kinh phí Dự án VNEN và cấp trường thực nên công tác giám sát thực Quỹ này đòi hỏi phải có quan tâm đặc biệt Việc sử dụng kinh phí Quỹ này cấp trường giám sát thông qua các chế sau: a Công khai dân chủ các thông tin liên quan (số kinh phí phân bổ hàng năm, quy định sử dụng Quỹ, các hạng mục chi tiêu hợp lệ, số kinh phí đã chi tiêu, số còn lại còn thiếu, v.v.) trên trang web dự án, trên bảng tin trường và họp Ban Đại diện cha mẹ học sinh vào dịp đầu và cuối năm học Ngoài ra, Hiệu trưởng có thể đề nghị chính quyền tổ chức đoàn thể địa phương thông báo đến các thành viên cộng đồng thông tin liên quan đến Quỹ b Kiểm toán nội tất các khoản toán trường, Ban QLDA VNEN tỉnh, BQLDATƯ thực c Giám sát/kiểm tra định kỳ BQL VNEN cấp tỉnh ít quý lần/trường Việc giám sát/kiểm tra định kỳ BQL VNEN cấp tỉnh tập trung vào việc sử dụng kinh phí Quỹ có đúng mục đích không, có hiệu không, có tuân thủ các hướng dẫn Dự án không, v.v Các kết giám sát/kiểm tra định kỳ BQL VNEN cấp tỉnh đưa vào báo cáo hàng quý BQL VNEN cấp tỉnh gửi BQLDATƯ d Giám sát/kiểm tra thường xuyên chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh các tỉnh ưu tiên 1&2 (mỗi chuyên gia phụ trách khoảng 20-30 trường) Tư vấn VNEN cấp tỉnh hỗ trợ thêm cho BQL VNEN cấp tỉnh kiểm tra việc sử dụng kinh phí Quỹ có đúng mục đích không, có hiệu không, có tuân thủ các hướng dẫn Dự án không, v.v Nhiệm vụ cụ thể nêu rõ Điều khoản tham chiếu tuyển dụng chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh Chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh báo cáo trực tiếp kết giám sát/kiểm tra cho BQL VNEN cấp tỉnh để sau đó BQL VNEN cấp tỉnh tổng hợp và gửi cho BQLDATƯ e Kiểm toán nội bộ: BQLDATƯ thuê 04 chuyên gia kiểm toán nội Một nhiệm vụ mà chuyên gia kiểm toán nội phải thực là tiến hành kiểm tra việc sử dụng Quỹ với ít là 10% số trường toàn thời gian thực dự án Các hoạt động này diễn hàng quý và kết trực tiếp trình bày báo cáo kiểm toán nội nộp cho BQLDATƯ và Ngân hàng giới f Kiểm toán độc lập: BQLDATƯ thuê công ty kiểm toán độc lập hàng năm Một nhiệm vụ mà công ty kiểm toán độc lập phải thực là tiến hành kiểm tra việc sử dụng Quỹ các trường Công việc này thực hàng năm Số lượng trường và danh sách các trường kiểm tra định quá trình thực dự án g Giám sát/kiểm tra nhà tài trợ/Bộ GD-ĐT: Nhà tài trợ/Bộ GD-ĐT tiến hành đánh giá tiến độ thực dự án năm hai lần Đây là đợt mà nhà tài trợ/Bộ GD-ĐT đến giám sát/kiểm tra số địa phương triển khai dự án, đó có các trường VNEN PHỤ LỤC Danh mục các văn và tài liệu hướng dẫn Các văn chính Dự án   Hiệp định viện trợ không hoàn lại số TF013048, ký kết ngày 09/01/2013 Quyết định Số 4106/QĐ-BGDĐT phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi Dự án VNEN, 03/10/2012  Báo cáo nghiên cứu khả thi Dự án VNEN, 03/10/2012  Văn thẩm định dự án Các tài liệu hướng dẫn  Hệ thống kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính nghiệp (Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 Bộ Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính) Sổ tay giải ngân (Ngân hàng Thế giới)  Cẩm nang quản lý tài chính Dự án (Ngân hàng Thế giới – 2/1999)  Sổ tay báo cáo tài chính, kế toán và kiểm toán (Ngân hàng Thế giới – 01/1995)  "Hướng dẫn mua sắm hàng hóa, công trình và dịch vụ phi tư vấn các khoản vay Ngân hàng Tái thiết, khoản tín dụng Hiệp hội phát triển quốc tế và khoản viện trợ không hoàn lại Bên vay NHTG" xuất tháng năm 2011  Tài liệu hướng dẫn tuyển chọn tư vấn Ngân hàng Thế giới  Các văn pháp luật liên quan đên Dự án ODA • Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 Chính phủ ban hành Quy chế quản lývà sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức ODA • Thông tư số 03/2007/TT-BKH ngày 12/3/2007 Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và cấu tổ chức Ban quản lý chương trình, dự án ODA • Thông tư số 04/2007/TT-BKH ngày 30/7/2007 Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực Nghị định số 131/2006/NĐ-CP • Thông tư số 87/2010/TT-BTC ngày 15/6/2010 Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý và xử lý tài sản các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước dự án kết thúc • Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán HCSN và Thông tư số 185/2010/TT-BTC sửa đổi, bổ sung QĐ 19/2006/Q Đ-BTC • Quyết định số 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành Chế độ báo cáo tình hình thực các chương trình, dự án ODA • Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007 Bộ Tài chính hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thông báo toán năm các quan hành chính, đơn vị nghiệp, tổ chức ngân sách nhà nước hỗ trợ và ngân sách các cấp • • • • Thông tư số 06/2011/TT-BGDĐT ngày 11/02/2011 Bộ GD&ĐT quy định quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ nước ngoài Thông tư liên tịch số 12/2010/TTLT-BKHĐT-BTC hướng dẫn thực Quy chế chuyên gia nước ngoài thực các chương trình, dự án ODA ban hành kèm theo Quyết định số 119/2009/QĐ-TTg ngày 01/10/2009 Thủ tướng Chính phủ • Thông tư số 225/2010/TT-BTC ngày 31/12/2010 Bộ Tài chính quy định chế độ quản lý tài chính nhà nước viện trợ không hoàn lại nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước • Luật Đấu thầu năm 2005 • Nghị định 85/2009/ND-CP ngày 15/10/2009 Hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng • Thông tư số 123/2007/TT-BTC ngày 23/10/2007 việc Hướng dẫn thực chính sách thuế và ưu đãi thuế các chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) Phụ lục đính kèm Thoả thuận thực KP Dự án VNEN tỉnh và trung ương Dự án Mô hình trường học Việt Nam (VNEN) Ban QLDA VNEN tỉnh KẾ HOẠCH KINH PHÍ DỰ ÁN VNEN NĂM (n) , ngày tháng .năm STT Mô tả chi tiết hoạt động Luỹ kế số toán đến hết năm (n-2) Số cấp tạm ứng năm (n-1) Số toán năm (n-1) Kế hoạch năm (n) Quỹ I Quỹ II Chuyên gia tư vấn sư phạm Chuyên gia tư vấn VNEN Chi hoạt động quản lý Ban QLDA tỉnh Chi kiểm tra, giám sát thực Quỹ I, Quỹ II Chi tăng cường tiếng Việt cho HS lớp lên lớp Chi phụ cấp QLDA Chi các tập huấn cấp tỉnh trung ương hướng dẫn 10 Chi phí lại, CTP ngày đi, ngày các tập huấn trung ương tổ chức Tổng Cộng Kế toán BQLDA tỉnh (Ký, họ tên) Giám đốc BQLDA tỉnh (Ký, họ tên) PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM THEO THỎA THUẬN KINH PHÍ GIỮA BQL VNEN CẤP TỈNH VÀ CÁC TRƯỜNG Mẫu Kế hoạch thực kinh phí VNEN Thông tin chi tiết trường: - Tên trường, xã, huyện, tỉnh - Tên điểm trường chính và các điểm trường - Tổng số học sinh trường và điểm trường - Số học sinh chia theo khối lớp, dân tộc, nam/nữ - Tổng số giáo viên Mô tả chi tiết thông tin về: - Nguồn lực và dự kiến cấp tương lai Chính phủ và nhà tài trợ cho trường, bao gồm Dự án SEQAP, các dự án các tổ chức phi chính phủ: Báo cáo kết thực Quỹ I và Quỹ II (nếu có) năm trước (đối với đề xuất từ năm thứ trở đi): - Mô tả kết đạt Phân tích mặt và chưa Phân tích khó khăn/thuận lợi Kế hoạch các hoạt động không đấu thầu: STT Tên/nội dung hoạt động Các bước hoạt động Kết đầu Dự kiến kinh phí (triệu đồng) (1) (2) (3) (4) I Quỹ I Họp chuyên môn theo trường, cụm trường lần/tháng (hoạt động bắt Tiến độ triển khai (5) Quý I Quý II Quý III Quý IV Đơn vị/Cá nhân chủ trì, chịu trách nhiệm chính Đơn vị/Cá nhân phối hợp, hỗ trợ (6) (7) buộc) Trang trí góc học tập và bổ sung tài liệu học tập Hỗ trợ làm đồ dùng dạy học, văn phòng phẩm, hỗ trợ thông tin liên lạc Chi trực tiếp cho hoạt động dạy và học II Quỹ II Chi bữa ăn trưa cho HS học ngày Tổng cộng Kế hoạch đấu thầu trường: STT Số tham chiếu gói thầu Tên gói thầu Giá gói thầu (triệu đồng) Nguồn vốn Hình thức lựa chọn nhà thầu Thời gian lựa chọn nhà thầu Hình thức hợp đồng I Quỹ I Sửa chữa phòng học Vốn viện trợ không hoàn lại Chào hàng cạnh tranh Trọn gói Bàn ghế học sinh Vốn viện trợ không hoàn lại Chào hàng cạnh tranh Trọn gói Nhân viên hỗ trợ giáo viên Vốn viện trợ không hoàn lại Lựa chọn tư vấn cá nhân Theo thời gian II Quỹ II Thời gian thực hợp đồng Nhân viên hỗ trợ giáo viên … … Vốn viện trợ không hoàn lại Lựa chọn tư vấn cá nhân Theo thời gian Hiệu trưởng (Ký và đóng dấu) Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng kinh phí hàng năm trường gửi tỉnh Ban QLDA tỉnh ……………………… Đơn vị: Trường tiểu học GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày tháng .năm Số Kính gửi: Ban QLDA tỉnh ……………………… Trường tiểu học đề nghị tạm ứng kinh phí Dự án VNEN năm 2013/2014/2015 với tổng số tiền là : đồng (Bằng chữ : ) vào tài khoản sau : Tên TK : Số TK : Tại ngân hàng : Chúng tôi xin cam kết sử dụng kinh phí đúng quy định Sổ tay thực Quỹ I và Quỹ II Dự án VNEN và thực các thủ tục toán kinh phí tạm ứng đúng thời gian quy định Dự án (trước ngày 05/01 năm sau) Hiệu trưởng (Ký, họ tên) Người phụ trách công tác kế toán (Ký, họ tên) Phần kiểm tra và phê duyệt - Tạm ứng số tiền:…………………………………………………………… - Số tiền viết chữ:……………………… …………………….………… Ngày tháng năm 20 Giám đốc Dự án/Trưởng BQL VNEN tỉnh (Ký, họ tên) Kế toán BQL VNEN Tỉnh (Ký, họ tên) Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng kinh phí hàng năm tỉnh gửi trung ương Dự án Mô hình trường học Việt Nam (VNEN) Ban QLDA tỉnh ……………………… GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày tháng .năm Số Kính gửi: Ban QLDA trung ương Dự án VNEN Căn Thỏa thuận thực kinh phí Dự án VNEN số /2013/ ngày ký kết Ban QLDA trung ương Dự án VNEN và Ban QLDA VNEN tỉnh ; Ban QLDA VNEN tỉnh đề nghị tạm ứng kinh phí Dự án VNEN năm 2013 với tổng số tiền là : đồng (Bằng chữ : ) vào tài khoản sau : Tên TK : Số TK : Tại ngân hàng : Chúng tôi xin cam kết sử dụng kinh phí đúng các cam kết Thỏa thuận nêu trên, Sổ tay thực Dự án VNEN và các quy định, hướng dẫn cụ thể Dự án VNEN; thực các thủ tục toán kinh phí tạm ứng đúng thời gian quy định Dự án (trước ngày 31/01 năm sau) Hiệu trưởng (Ký, họ tên) Người phụ trách công tác kế toán (Ký, họ tên) Phần kiểm tra và phê duyệt - Tạm ứng số tiền:…………………………………………………………… - Số tiền viết chữ:……………………… …………………….………… Ngày tháng năm 20 Giám đốc Ban QLDA trung ương Kế toán trưởng Ban QLDA trung ương Kế toán Ban QLDA trung ương (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu Bảng kê toán trường gửi tỉnh (hàng tháng/hàng Quý) Ban QLDA VNEN tỉnh Đơn vị: Trường tiểu học BẢNG KÊ THANH TOÁN KINH PHÍ DỰ ÁN VNEN Ngày tháng .năm Số Kính gửi: BQL VNEN Tỉnh……………… STT Mô tả chi tiết hoạt động I Quỹ I Họp chuyên môn theo trường, cụm trường lần/tháng (hoạt động bắt buộc) Trang trí góc học tập và bổ sung tài liệu học tập Hỗ trợ làm đồ dùng dạy học, văn phòng phẩm, hỗ trợ thông tin liên lạc Chi trực tiếp cho hoạt động dạy và học Nhân viên hỗ trợ giáo viên Số kế hoạch Số thực Chênh lệch (Số thực – Số kế hoạch) Giải thích nguyên nhân chênh lệch II Quỹ II Chi bữa ăn trưa cho HS học ngày Nhân viên hỗ trợ giáo viên Tổng Cộng Tổng số tiền (Viết chữ): (Kèm theo chứng từ gốc: Hoá đơn, ) Ngường làm công tác kế toán trường (Ký, họ tên) Hiệu trưởng (Ký, họ tên) Phần kiểm tra, phê duyệt Ban QLDA tỉnh: Số chấp nhận toán: …………………………………………………………………………………………… Số không chấp nhận toán: …………………………………………………………………………………………… Nguyên nhân: …………………………………………………………………………………………… Số dư tạm ứng: …………………………………………………………………………………………… Kế toán BQLDA tỉnh (Ký, họ tên) Giám đốc BQLDA tỉnh (Ký, họ tên) Mẫu Bảng kê toán tỉnh gửi trung ương (hàng tháng/hàng Quý) Dự án Mô hình trường học Việt Nam (VNEN) Ban QLDA VNEN tỉnh BẢNG KÊ THANH TOÁN KINH PHÍ DỰ ÁN VNEN Ngày tháng .năm Số Kính gửi: Ban QLDA trung ương Dự án VNEN STT Mô tả chi tiết hoạt động Quỹ I Quỹ II Chuyên gia tư vấn sư phạm Chuyên gia tư vấn VNEN Chi hoạt động quản lý, giám sát, kiểm tra Chi tăng cường tiếng Việt cho HS lớp lên lớp Chi phụ cấp QLDA Số kế hoạch Số thực Tỷ lệ % Chênh lệch Giải thích Số thực (Số thực nguyên nhân so - Số chênh lệch với Kế kế hoạch) hoạch năm Tổng Cộng Tổng số tiền (Viết chữ): Kế toán BQLDA tỉnh (Ký, họ tên) Phần kiểm tra, phê duyệt Ban QLDA trung ương: Giám đốc BQLDA tỉnh (Ký, họ tên) Số chấp nhận toán: …………………………………………………………………………………………… Số không chấp nhận toán: …………………………………………………………………………………………… Nguyên nhân: …………………………………………………………………………………………… Số dư tạm ứng: …………………………………………………………………………………………… Giám đốc Ban QLDA trung ương Kế toán trưởng Ban QLDA trung ương Kế toán Ban QLDA trung ương (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) MẪU SỔ QUỸ HỖ TRỢ TRƯỜNG HỌC VNEN/QUỸ HỖ TRỢ ĐIỂM TRƯỜNG VNEN Đơn vị: Trường tiểu học SỔ QUỸ HỖ TRỢ TRƯỜNG HỌC VNEN/ QUỸ HỖ TRỢ ĐIỂM TRƯỜNG VNEN Tài khoản: Từ ngày: .… Đến ngày: Chứng từ Số Ngày Diễn giải Thu Chi Chênh lệch Tồn Lập, ngày … tháng … năm … Người ghi sổ (Chữ ký, họ tên) Thủ quỹ (Chữ ký, họ tên) Phụ trách kế toán (Chữ ký, họ tên) Hiệu trưởng (Chữ ký, họ tên, đóng dấu) PHỤ LỤC Mẫu báo cáo nộp Ngân hàng giới (IFR1, IFR3) BQLDATW chuẩn bị PHỤ LỤC Mẫu Báo cáo tỉnh/trường Mẫu IFR1-Tinh: Báo cáo sử dụng kinh phí BQL VNEN cấp tỉnh gửi BQLDATƯ [Chỉ áp dụng tỉnh ưu tiên và 2) Diễn giải/Ý kiến: Mẫu 1- Báo cáo chi tiêu theo hợp đồng (Hàng hóa và sửa chữa nhỏ) (Quỹ hỗ trợ trường học VNEN) [Trường nộp cho BQL VNEN cấp tỉnh (đối với trường thuộc tỉnh ưu tiên và 2) và cho BQLDATƯ (đối với trường thuộc tỉnh ưu tiên 3)] Diễn giải/Ý kiến: _ _ Mẫu 2- Báo cáo chi tiêu theo hợp đồng (Dịch vụ tư vấn) [Trường nộp cho BQL VNEN cấp tỉnh (đối với trường thuộc tỉnh ưu tiên và 2) và cho BQLDATƯ (đối với trường thuộc tỉnh ưu tiên 3)] Diễn giải/Ý kiến: _ _ Mẫu 3- Báo cáo chi tiêu theo hợp đồng (Dịch vụ tư vấn) (Chuyên gia tư vấn VNEN cấp tỉnh và tư vấn sư phạm) [BQL VNEN cấp tỉnh (tỉnh ưu tiên và 2) nộp cho BQLDATƯ] Diễn giải/Ý kiến: _ _ Mẫu 4A- Báo cáo chi tiêu Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN [Trường nộp cho BQL VNEN cấp tỉnh (chỉ áp dụng trường hưởng Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN] Ngày báo cáo ………………………………………… Thông tin chung:  Tên trường ………….…  Địa trường .………… Xã.……… ……… …  Huyện .………………… Tỉnh ……………………  Tổng số học sinh …… Thông tin cụ thể:  Tổng kinh phí Quỹ hỗ trợ cấp (chia theo kinh phí dành cho bữa ăn trưa và thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên): ……………  Tổng kinh phí Quỹ hỗ trợ thực chi (chia theo kinh phí dành cho bữa ăn trưa và thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên): ……………  Chênh lệch số kinh phí cấp và thực chi:  Số học sinh hỗ trợ bữa ăn trưa:  Số nhân viên hỗ trợ giáo viên thuê: ……………  Thời hạn: Ngày bắt đầu ………… …………… Ngày kết thúc……… Diễn giải/Ý kiến: _ _ Hiệu trưởng (Ký tên và đóng dấu) Mẫu 4B- Báo cáo chi tiêu Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN [BQL VNEN cấp tỉnh nộp cho BQLDATƯ (chỉ áp dụng tỉnh có trường hưởng Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN] Ngày báo cáo ………………………………………… Thông tin chung:  Tên tỉnh ………….…  Số trường hưởng Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN: ………….…  Tổng số học sinh hỗ trợ bữa ăn trưa: …………  Tổng số nhân viên hỗ trợ giáo viên (NVHTGV) thuê: ……………  Tổng kinh phí Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN cấp (chia theo kinh phí dành cho bữa ăn trưa và thuê NVHTGV): ……………  Tổng kinh phí Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN thực chi (chia theo kinh phí dành cho bữa ăn trưa và thuê NVHTGV): ……………  Chênh lệch số kinh phí cấp và thực chi: Thông tin cụ thể: STT Tên trường Trường X Trường Y Trường Z Tổng Số học số sinh học sinh hỗ trợ bữa ăn trưa số nhân viên hỗ trợ giáo viên thuê Tổng kinh phí Quỹ cấp Bữa NVHT ăn GV trưa Tổng kinh phí Quỹ thực chi Bữa ăn trưa NVHT GV Thời Ghi gian chú thực Diễn giải/Ý kiến: Trưởng BQL VNEN (Ký tên và đóng dấu) PHỤ LỤC Mẫu Sổ chi tiết các tài khoản sử dụng trước sử dụng phần mềm quản lý tài chính CHƯƠNG V QUỸ HỖ TRỢ TRƯỜNG HỌC VNEN VÀ QUỸ HỖ TRỢ ĐIỂM TRƯỜNG VNEN Mục đích Chương V là:  Đưa tổng quan dự án cho các đối tượng hưởng lợi dự án, đối tượng có hội hưởng các quỹ trường học  Giúp các quan liên quan: Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GD-ĐT), BQLDATƯ, Sở GD-ĐT, BQL VNEN cấp tỉnh, Phòng GD-ĐT và các trường VNEN hiểu mục tiêu Quỹ hỗ trợ trường học VNEN (Quỹ I) và Quỹ hỗ trợ điểm trường VNEN (Quỹ II)  Xác định qui trình quản lý Quỹ I và Quỹ II I-Quỹ I Quỹ I là khoản phân bổ tài chính từ Dự án VNEN cho trường để tài trợ cho việc đạt cải thiện cần thiết nhằm thực mô hình VNEN a) Số tiền Tổng kinh phí cho Quỹ I phụ thuộc vào tổng số điểm trường trường Cụ thể trường, năm nhận Quỹ I xác định là: Quỹ I = 4.000$+ 1.000$ x (số điểm trường) b) Mục đích sử dụng Quỹ I Hỗ trợ cho các hoạt động trực tiếp liên quan tới VNEN, nhằm tạo điều kiện cho việc áp dụng VNEN thuận lợi và đạt hiệu cao chất lượng mô hình c) Quỹ hỗ trợ cho các hoạt động ưu tiên nào? Tổng số 1.447 trường 63 tỉnh nhận Quỹ I Những trường này chia làm nhóm ưu tiên: ưu tiên 1, ưu tiên và ưu tiên Lưu ý là kinh phí cấp cho trường sau Thỏa thuận kinh phí ký BQLDATƯ, BQL VNEN tỉnh và các trường (Thỏa thuận kinh phí bao gồm Kế hoạch thực kinh phí VNEN) Có nhóm hoạt động sau đây xem xét nhận Quỹ I: Hoạt động chi tiêu hợp lệ Định mức I Hoạt động thường xuyên và định kỳ hàng năm Họp chuyên môn theo trường, cụm trường lần/tháng (đây là hoạt động bắt buộc) Trang trí góc học tập và bổ sung tài liệu học tập Hỗ trợ làm đồ dùng dạy học, văn phòng phẩm, hỗ trợ thông tin liên lạc Chi trực tiếp cho hoạt động dạy và học; hoạt động cộng đồng Thuê nhân viên hỗ trợ giáo Nếu thuê nhân viên HTGV, viên (nếu cần) và hoạt động mức lương tháng liên quan đến cộng đồng 50% lương tối thiểu, không quá 02 nhân viên HTGV/trường II Bổ sung sở vật chất Không quá 40% tổng kinh phí Quỹ I (Nếu không sử dụng hết khoản kinh phí này thì trường có quyền điều chuyển sang mục I) Sửa chữa nhỏ lớp học (tường, nền, mái, cửa) Bàn ghế cho HS, GV Yêu cầu quy trình đấu thầu Không áp dụng Không áp dụng Không áp dụng Không áp dụng Có áp dụng theo quy định Chương V Sổ tay này Có áp dụng theo quy định Chương V Sổ tay này Có áp dụng theo quy định Chương V Sổ tay này d) Quỹ hỗ trợ cho các hoạt động cách nào? Quỹ I giao quyền tự chủ cho nhà trường (GV, HS, CBQL) và cộng đồng để thực tốt mục đích sử dụng Quỹ Trong quá trình thực Quỹ, cần đảm bảo nguyên tắc dân chủ, công khai và minh bạch số tiền, quá trình xét duyệt quỹ và cá nhân hay hoạt động nhận quỹ Đối tượng nhận quỹ không phân phối bình quân mà xem xét ưu tiên cho cá nhân hay hoạt động cách cụ thể e) Quy trình thực Quỹ I: Các bước chính quy trình thực Quỹ I là: 1) Xác định thực trạng và nhu cầu; 2) Thảo luận trường và tham vấn cộng đồng các đối tượng và hoạt động nhận quỹ để xây dựng kế hoạch; 3) Các trường xây dựng Kế hoạch thực kinh phí VNEN; 4) Các trường gửi Kế hoạch thực kinh phí VNEN cho BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh, và BQLDATƯ đồng ký Thỏa thuận kinh phí với BQL VNEN tỉnh và các trường (Thỏa thuận kinh phí bao gồm Kế hoạch thực kinh phí VNEN) 5) BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh chuyển kinh phí cho các trường để thực các hoạt động Quỹ I; 6) Thông báo công khai danh sách hạng mục, số tiền đã phê duyệt 7) Tổ chức triển khai: Các trường tổ chức mua sắm hàng hóa, đấu thầu hạng mục sửa chữa nhỏ và tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có), và ký hợp đồng với nhà cung cấp, nhà thầu và nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có); 8) Thực toán; 9) Báo cáo lên cấp trên kết triển khai Quỹ; giám sát và đánh giá Quy trình cụ thể thực Quỹ I sau: Xác định thực trạng và nhu cầu Nhà trường cần xác định rõ nguồn lực và dự kiến cấp tương lai Chính phủ và nhà tài trợ cho trường, bao gồm Dự án SEQAP, các dự án các tổ chức phi chính phủ Thảo luận trường và tham vấn cộng đồng các đối tượng và hoạt động nhận Quỹ để xây dựng kế hoạch Nhà trường tổ chức các họp với Ban Đại diện cha mẹ học sinh và cộng đồng để chia sẻ và xin ý kiến nhu cầu nhà trường năm học tới, đối tượng hưởng lợi và hoạt động thực khuôn khổ Quỹ I Các trường xây dựng Kế hoạch thực kinh phí VNEN Kế hoạch trường cần các mục/hoạt động, dự kiến kinh phí, mốc thời gian quy định cho việc hoàn thành hoạt động và kế hoạch đấu thầu chi tiết cho các hoạt động cần đấu thầu Việc xây dựng kế hoạch phải đảm bảo dân chủ và công khai Kế hoạch thực kinh phí VNEN là phần không thể tách rời Thỏa thuận kinh phí BQLDATƯ, BQL VNEN tỉnh và các trường (xem mẫu Phụ lục Chương này) BQLDATƯ tập huấn và hỗ trợ cho công tác xây dựng kế hoạch Các Sở GD-ĐT/BQL VNEN cấp tỉnh giúp hướng dẫn thêm cho các trường Trong quá trình xây dựng kế hoạch, các trường cần đảm bảo rằng: Kế hoạch dựa vào thông tin chân thực và chính xác Các hoạt động là hợp lệ để tài trợ khuôn khổ dự án Chí phí đơn vị cho các hoạt động đề xuất đáp ứng các tiêu chuẩn tỉnh và chứng minh cách chính xác trường hợp vượt quá định mức dự án Các hoạt động dẫn đến việc thực mô hình VNEN cách hiệu các trường và điểm trường Kế hoạch có xem xét đầy đủ các nguồn lực và có thể cấp tương lai Chính phủ và nhà tài trợ cho trường, bao gồm Dự án SEQAP, các dự án các tổ chức phi chính phủ Trường có lực thực kế hoạch theo thời gian biểu đưa Kế hoạch xây dựng có tham vấn Ban Đại diện cha mẹ học sinh và cộng đồng Các trường gửi Kế hoạch thực kinh phí VNEN cho BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh, và BQLDATƯ đồng ký Thỏa thuận kinh phí với BQL VNEN tỉnh và các trường (Thỏa thuận kinh phí bao gồm Kế hoạch thực kinh phí VNEN) Sau hoàn thiện Kế hoạch thực kinh phí VNEN, các trường gửi cho BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh để đưa vào Thỏa thuận kinh phí Sau đó, BQLDATƯ đồng ký Thỏa thuận kinh phí với BQL VNEN tỉnh và các trường (Thỏa thuận kinh phí bao gồm Kế hoạch thực kinh phí VNEN) BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh chuyển kinh phí cho các trường để thực các hoạt động Quỹ I Việc chuyển kinh phí từ BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh cho các trường thực theo Mục 2, Phần III (Hướng dẫn giải ngân), Chương IV Sổ tay này Tất kinh phí Quỹ I phải giữ tài khoản riêng Ngân hàng phục vụ Tất các trường phải thực Quỹ I cấp cách thận trọng và hiệu theo các điều khoản và điều kiện nêu Thỏa thuận kinh phí ký BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường Bất trường nào không sử dụng hợp lý kinh phí chi kinh phí vào các hoạt động không phép chi bị yêu cầu hoàn trả lại các khoản kinh phí chi không đúng và có thể thông báo là không phép nhận hỗ trợ các năm Các trường không chi kinh phí cho hoạt động nào chưa Thỏa thuận kinh phí ký BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường, trừ có chấp thuận rõ ràng văn BQLDATƯ /BQL VNEN cấp tỉnh Bản copy văn đó cần lưu giữ hồ sơ tài chính Quỹ I Thông báo công khai danh sách hạng mục, số tiền đã phê duyệt Sau ký Thỏa thuận kinh phí ký BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường, các trường có nhiệm vụ thông báo công khai trên bảng tin nhà trường thông qua các họp Ban đại diện cha mẹ học sinh thông qua các kênh thông tin khác danh sách các hoạt động duyệt và số tiền duyệt Tổ chức thực hiện: Các trường tổ chức mua sắm hàng hóa, đấu thầu hạng mục sửa chữa nhỏ và tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có), và ký hợp đồng với nhà cung cấp, nhà thầu và nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có) Các trường tuân theo các hướng dẫn mua sắm/đấu thầu và tuyển chọn tư vấn Dự án VNEN quy định Chi tiết các hướng dẫn mua sắm hàng hóa, đấu thầu hạng mục sửa chữa nhỏ và tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên trình bày Phụ lục Chương này Sau tổ chức mua sắm hàng hóa, đấu thầu hạng mục sửa chữa nhỏ và tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có), nhà trường tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp, nhà thầu và nhân viên hỗ trợ giáo viên (Mẫu hợp đồng và các mẫu liên quan trình bày Phụ lục Chương này) Thực toán Sẽ yêu cầu các trường lưu giữ hồ sơ sổ sách chi tiết các khoản kinh phí dự án hồ sơ sổ sách riêng theo hạng mục kinh phí và theo hoạt động dự án theo cách thức BQLDATƯ chấp thuận Hướng dẫn cho các trường kế toán và quản lý tài chính, giải ngân trình bày Chương IV Sổ tay này Các biểu mẫu toán cấp trường và các nội dung ghi chép kế toán nêu chi tiết Phụ lục 2, Chương IV Sổ tay này Báo cáo lên cấp trên kết triển khai Quỹ; giám sát và đánh giá Trong quá trình thực hiện, các trường có trách nhiệm nộp báo cáo theo các mẫu nêu Phụ lục 4, Chương IV Sổ tay này Đối với các tỉnh ưu tiên 1&2, BQL VNEN cấp tỉnh có trách nhiệm tổng hợp báo cáo các trường tỉnh và gửi BQLDATƯ (Xem mẫu Phụ lục 4, Chương IV Sổ tay này) Đối với công tác giám sát và đánh giá việc thực Quỹ I, thực theo chế quy định Phần VII, Mục 4, Chương IV Sổ tay này Quỹ II Quỹ II là khoản phân bổ tài chính từ Dự án VNEN cho trường để tài trợ cho việc đạt cải thiện cần thiết nhằm thực mô hình VNEN, đó chủ yếu là hỗ trợ ăn trưa cho học sinh và lương cho nhân viên hỗ trợ GV a) Số tiền Quỹ II cấp cho điểm trường, năm cố định là 4.000 đôla Mỹ Những điểm trường khó khăn Trẻ dân tộc; Trẻ em nghèo; Trẻ xa lớp học, trường học và Trẻ có kết học tập môn Tiếng Việt thấp (khoảng 500 điểm trường thuộc Nhóm ưu tiên 1) xem xét ưu tiên nhận Quỹ II b) Mục đích sử dụng Quỹ II - Hỗ trợ bữa ăn trưa cho học sinh, nhằm giảm bớt khó khăn cho học sinh không có điều kiện ăn trưa trường Góp phần đảm bảo chất lượng dinh dưỡng cho trẻ em - Ở điểm trường gặp rào cản ngôn ngữ Tiếng Việt học sinh học tập, cần tổ chức nhân viên hỗ trợ giáo viên, quỹ này hỗ trợ để trả lương cho nhân viên hỗ trợ giáo viên c) Quỹ hỗ trợ cho các hoạt động ưu tiên nào? - Cần hỗ trợ cho học sinh để các em có tiền trì ăn trưa trường đưa các em tới trường học ngày - Chi lương 50% mức lương hàng tháng cho NVHTGV Sau đây là nội dung tài trợ và phân bổ kinh phí khuôn khổ Quỹ II: Hoạt động Định mức Cung cấp bữa ăn trưa cho Tối đa VNĐ 15.000/bữa/học học sinh sinh Thuê nhân viên hỗ trợ Nếu thuê nhân viên HTGV, giáo viên (nếu cần) mức lương tháng 50% lương tối thiểu, không quá 02 nhân viên HTGV/trường Yêu cầu quy trình đấu thầu Không áp dụng Bằng chứng chứng minh khoản chi này bao gồm (a) danh sách học sinh ăn trưa; (b) chữ ký xác nhận phụ huynh và giáo viên chủ nhiệm học sinh ăn trưa Có áp dụng theo quy định Chương V Sổ tay này Số tiền hỗ trợ bữa ăn trưa cho học sinh chi theo các nguyên tắc sau: - Xem xét HS nhận Quỹ theo qui trình dân chủ, công khai, công và đảm bảo ý nghĩa, giá trị Quỹ - Chỉ phụ cấp cho các trường có tổ chức ăn trưa cho học sinh - Những nơi tổ chức ăn trưa cho học sinh, HS khó khăn hưởng Quỹ mà không phải đóng phí từ gia đình - Đảm bảo tính công cho HS cùng điểm trường d) Quỹ hỗ trợ cho các hoạt động cách nào? Quỹ II giao quyền tự chủ cho nhà trường (GV, HS, CBQL) và cộng đồng để thực tốt nhất mục đích sử dụng Quỹ Trong quá trình thực Quỹ, cần đảm bảo nguyên tắc dân chủ, công khai và minh bạch số tiền, quá trình xét duyệt quỹ và cá nhân hay hoạt động nhận quỹ Đối tượng nhận quỹ không phân phối bình quân mà xem xét ưu tiên cho cá nhân hay hoạt động cách cụ thể e) Quy trình thực Quỹ II: Các bước chính quy trình thực Quỹ II là: 1) Xác định thực trạng và nhu cầu; 2) Thảo luận trường và tham vấn cộng đồng các đối tượng và hoạt động nhận quỹ để xây dựng kế hoạch; 3) Các trường xây dựng Kế hoạch thực kinh phí VNEN; 4) Các trường gửi Kế hoạch thực kinh phí VNEN cho BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh, và BQLDATƯ đồng ký Thỏa thuận kinh phí với BQL VNEN tỉnh và các trường (Thỏa thuận kinh phí bao gồm Kế hoạch thực kinh phí VNEN); 5) BQL VNEN cấp tỉnh chuyển kinh phí cho các trường để thực các hoạt động Quỹ II; 6) Thông báo công khai danh sách hạng mục, số tiền đã phê duyệt; 7) Tổ chức triển khai: Các trường tổ chức tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có), ký hợp đồng với nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có) và cung cấp bữa ăn trưa cho học sinh; 8) Thực toán; 9) Báo cáo lên cấp trên kết triển khai Quỹ; giám sát và đánh giá Quy trình cụ thể thực Quỹ II sau: Xác định thực trạng và nhu cầu Nhà trường cần xác định rõ nguồn lực và dự kiến cấp tương lai Chính phủ và nhà tài trợ cho trường, bao gồm Dự án SEQAP, các dự án các tổ chức phi chính phủ Thảo luận trường và tham vấn cộng đồng các đối tượng và hoạt động nhận Quỹ để xây dựng kế hoạch Nhà trường tổ chức các họp với Ban Đại diện cha mẹ học sinh và cộng đồng để chia sẻ và xin ý kiến nhu cầu nhà trường năm học tới, đối tượng hưởng lợi và hoạt động thực khuôn khổ Quỹ II Các trường xây dựng Kế hoạch thực kinh phí VNEN Kế hoạch trường cần các mục/hoạt động, dự kiến kinh phí, mốc thời gian quy định cho việc hoàn thành hoạt động và kế hoạch đấu thầu chi tiết cho các hoạt động cần đấu thầu Việc xây dựng kế hoạch phải đảm bảo dân chủ và công khai Kế hoạch thực kinh phí VNEN là phần không thể tách rời Thỏa thuận kinh phí BQLDATƯ, BQL VNEN tỉnh và các trường (xem mẫu Phụ lục Chương này) BQLDATƯ tập huấn và hỗ trợ cho công tác xây dựng kế hoạch Các Sở GD-ĐT/BQL VNEN cấp tỉnh giúp hướng dẫn thêm cho các trường Trong quá trình xây dựng kế hoạch, các trường cần đảm bảo rằng: Kế hoạch dựa vào thông tin chân thực và chính xác Các hoạt động là hợp lệ để tài trợ khuôn khổ dự án Chí phí đơn vị cho các hoạt động đề xuất đáp ứng các tiêu chuẩn tỉnh và chứng minh cách chính xác trường hợp vượt quá định mức dự án Các hoạt động dẫn đến việc thực mô hình VNEN cách hiệu các trường và điểm trường Kế hoạch có xem xét đầy đủ các nguồn lực và có thể cấp tương lai Chính phủ và nhà tài trợ cho trường, bao gồm Dự án SEQAP, các dự án các tổ chức phi chính phủ Trường có lực thực kế hoạch theo thời gian biểu đưa Kế hoạch xây dựng có tham vấn Ban Đại diện cha mẹ học sinh và cộng đồng Các trường gửi Kế hoạch thực kinh phí VNEN cho BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh, và BQLDATƯ đồng ký Thỏa thuận kinh phí với BQL VNEN tỉnh và các trường (Thỏa thuận kinh phí bao gồm Kế hoạch thực kinh phí VNEN) Sau hoàn thiện Kế hoạch thực kinh phí VNEN, các trường gửi cho BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh để đưa vào Thỏa thuận kinh phí Sau đó, BQLDATƯ đồng ký thỏa thuận với BQL VNEN tỉnh và các trường (Thỏa thuận kinh phí bao gồm Kế hoạch thực kinh phí VNEN) BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh chuyển kinh phí cho các trường để thực các hoạt động Quỹ I Việc chuyển kinh phí từ BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh cho các trường thực theo Mục 2, Phần III (Hướng dẫn giải ngân), Chương IV Sổ tay này Tất kinh phí Quỹ phải giữ tài khoản riêng Ngân hàng phục vụ Tất các trường phải thực Quỹ I cấp cách thận trọng và hiệu theo các điều khoản và điều kiện nêu Thỏa thuận kinh phí ký BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường Bất trường nào không sử dụng hợp lý kinh phí chi kinh phí vào các hoạt động không phép chi bị yêu cầu hoàn trả lại các khoản kinh phí chi không đúng và có thể thông báo là không phép nhận hỗ trợ các năm Các trường không chi kinh phí cho hoạt động nào chưa Thỏa thuận kinh phí ký BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường, trừ có chấp thuận rõ ràng văn BQLDATƯ /BQL VNEN cấp tỉnh Bản copy văn đó cần lưu giữ hồ sơ tài chính Quỹ I Thông báo công khai danh sách hạng mục, số tiền đã phê duyệt Sau ký Thỏa thuận kinh phí ký BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và các trường, các trường có nhiệm vụ thông báo công khai trên bảng tin nhà trường thông qua các họp Ban đại diện cha mẹ học sinh thông qua các kênh thông tin khác danh sách các hoạt động duyệt và số tiền duyệt Tổ chức triển khai: Các trường tổ chức tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có), ký hợp đồng với nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có) và cung cấp bữa ăn trưa cho học sinh Các trường tuân theo các hướng dẫn tuyển chọn tư vấn Dự án VNEN quy định Chi tiết các hướng dẫn tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có) trình bày Phụ lục Chương này Khi cung cấp bữa ăn trưa cho học sinh, cần đảm có đủ các chứng sau: (a) danh sách học sinh ăn trưa; (b) chữ ký xác nhận phụ huynh và giáo viên chủ nhiệm học sinh ăn trưa Sau tổ chức tuyển chọn nhân viên hỗ trợ giáo viên (nếu có), nhà trường tiến hành ký hợp đồng với nhân viên hỗ trợ giáo viên (Mẫu hợp đồng và các mẫu liên quan trình bày Phụ lục Chương này) Thực toán Sẽ yêu cầu các trường lưu giữ hồ sơ sổ sách chi tiết các khoản kinh phí dự án hồ sơ sổ sách riêng theo hạng mục kinh phí và theo hoạt động dự án theo cách thức BQLDATƯ chấp thuận Hướng dẫn cho các trường kế toán và quản lý tài chính, thực hiện, giải ngân trình bày Chương IV Sổ tay này Các biểu mẫu toán cấp trường và các nội dung ghi chép kế toán nêu chi tiết Phụ lục 2, Chương IV Sổ tay này Báo cáo lên cấp trên kết triển khai Quỹ; giám sát và đánh giá Trong quá trình thực hiện, các trường có trách nhiệm nộp báo cáo theo các mẫu nêu Phụ lục 4, Chương IV Sổ tay này BQL VNEN cấp tỉnh có trách nhiệm tổng hợp báo cáo các trường tỉnh và gửi BQLDATƯ (Xem mẫu Phụ lục 4, Chương IV Sổ tay này) Đối với công tác giám sát và đánh giá việc thực Quỹ II, thực theo chế quy định Phần VII, Mục 4, Chương IV Sổ tay này Phụ lục MẪU THỎA THUẬN KINH PHÍ GIỮA BQLDATƯ, BQL VNEN CẤP TỈNH VÀ CÁC TRƯỜNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Dự án Trường học Việt Nam (Dự án VNEN) THOẢ THUẬN KINH PHÍ VỀ VIỆC THỰC HIỆN CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QLDA TỈNH VÀ CÁC TRƯỜNG THAM GIA DỰ ÁN NĂM 2013 Số:…… TT/VNEN Tỉnh nhận hỗ trợ:……………………………………… Ngày kí thoả thuận: …………………………………… Tổng số khoản hỗ trợ phê duyệt: …………………………… (Bằng chữ:…………………………………………………………………) Thời gian thực kinh phí: Năm 2013 (học kì II năm học 2012-2013 và học kỳ I năm học 2013-2014) THOẢ THUẬN Nguồn kinh phí : Dự án Trường học Việt Nam (Dự án VNEN) Các bên ký thoả thuận: Thoả thuận này ký ngày ……………giữa Ban quản lý Dự án Trung ương (BQLDATƯ) thay mặt Bộ Giáo dục và Đào tạo, và (i) Ban quản lý Dự án VNEN tỉnh (BQL VNEN cấp tỉnh) (ii) Các trường triển khai Dự án VNEN (trường VNEN) thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh………………………… Các bên thoả thuận thực các hoạt động Dự án VNEN năm 2013 tỉnh và các trường VNEN (theo Phụ đính Kế hoạch thực kinh phí VNEN kèm Thỏa thuận kinh phí năm 2013 này) sau: BQLDATƯ chấp thuận: 3.1 Cung cấp khoản kinh phí với tổng số tiền là: (VND); (bằng chữ: ………….…… …………… ………………………………………….) cho BQL VNEN cấp tỉnh và các trường thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh thực các hoạt động Dự án VNEN năm 2013 tỉnh và các trường thuộc Dự án, phù hợp với các thoả thuận pháp lý và hướng dẫn Dự án Bao gồm vốn viện trợ không hoàn lại Ngân hàng Thế giới và vốn đối ứng Chính phủ Việt Nam 3.2 Đối với BQL VNEN cấp tỉnh nhận kinh phí và hỗ trợ để chi cho : - Phí hoạt động cho BQL VNEN cấp tỉnh; - Giám sát đánh giá các trường VNEN; - Lương và công tác phí cho các chuyên gia tư vấn (cho nhóm ưu tiên và 2) Ngoài ra, (i) BQLDATƯ chuyển tạm ứng cho BQL VNEN cấp tỉnh để toán cho các đại biểu tham dự các khóa tập huấn, hội thảo, hội nghị và các họp BQLDATƯ tổ chức và hướng dẫn chi và (ii) Phụ cấp cho các thành viên BQL VNEN cấp tỉnh vốn đối ứng Chính phủ; 3.3 Đối với các trường VNEN hỗ trợ để chi cho : - Các hoạt động quy định sổ tay thực dự án BQLDATƯ quy định 3.4 Cung cấp đầy đủ các hướng dẫn thực các hoạt động Dự án VNEN năm 2013 tỉnh và các trường 3.5 Cử chuyên gia tư vấn hỗ trợ BQL VNEN cấp tỉnh thời gian thực thoả thuận này BQL VNEN cấp tỉnh thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh……………… chấp thuận: 4.1 Sử dụng kinh phí để hoàn thành các hoạt động Dự án VNEN năm 2013 tỉnh và các trường thuộc dự án 4.2 Thực các hoạt động chính sau đây: 4.2.1 Kinh phí thực BQL VNEN cấp tỉnh; 4.2.2 Kinh phí để chi trả cho các hoạt động BQLDATƯ tổ chức và hướng dẫn chi; 4.2.3 Kinh phí để chi cho các hoạt động Quỹ I trường; 4.2.4 Kinh phí để chi cho Quỹ II trường (nếu có) và để chi cho tăng cường Tiếng Việt trường (nếu có); 4.3 Hướng dẫn các huyện lập các kế hoạch năm (Kế hoạch thực kinh phí VNEN) 4.4 Ký thỏa thuận thực kinh phí với các trường sau có kế hoạch năm các trường đề xuất và gửi BQL VNEN cấp tỉnh 4.5 Trình các báo cáo quản lý tài chính hàng quí, báo cáo tiến độ tháng lần (đầu quí năm kế hoạch) và báo cáo tổng hợp sau đã hoàn thành các hoạt động lên BQLDATƯ theo đúng hướng dẫn Dự án (đầu quí năm sau) 4.6 Thực đầy đủ việc kiểm tra, giám sát tài chính và các văn hướng dẫn BQLDATƯ tất các hoạt động trên tỉnh và trường 4.7 Gửi trả lại khoản kinh phí hỗ trợ nào chưa sử dụng toàn chứng từ toán hợp lệ (bao gồm Bảng tổng hợp đề nghị toán, phiếu giá toán các khoản thực chi có chữ kí xác nhận và các thoả thuận, nghiệm thu, lí thoả thuận) cho BQLDATƯ không muộn hai tuần sau ngày kết thúc thoả thuận 4.8 Không sử dụng kinh phí này cho khoản chi phí nào khác ngoài mục tiêu đã định mục 4.2 4.9 Giữ hồ sơ sổ sách đầy đủ và chi tiết tất các khoản chi tiêu và các hoạt động sử dụng kinh phí hỗ trợ, luôn sẵn sàng để BQLDATƯ, Ngân hàng Thế giới tổ chức có thẩm quyền kiểm tra, giám sát và đánh giá 4.10 Ban Chỉ đạo Dự án cấp tỉnh có trách nhiệm giám sát và hỗ trợ BQL VNEN cấp tỉnh và các trường suốt quá trình thực các hoạt động nêu trên Đình chấm dứt việc thực hiện: BQLDATƯ có quyền đình các hoạt động hỗ trợ công tác thực BQL VNEN cấp tỉnh không đáp ứng thoả thuận hỗ trợ và không thoả mãn yêu cầu Ban Chỉ đạo dự án cấp tỉnh Việc chậm trễ không đạt kết việc thực khoản kinh phí đã duyệt không thực phía BQL VNEN cấp tỉnh xem xét quá trình đánh giá kết thực kinh phí hỗ trợ chính Sở Giáo dục và Đào tạo Những chậm trễ việc thực các hoạt động Dự án VNEN BQLDATƯ không thực tốt các nhiệm vụ mình theo thoả thuận này coi là yếu tố giảm nhẹ đánh giá kết thực BQL VNEN cấp tỉnh Điều kiện bất khả kháng Nếu có chậm trễ nào việc thực khoản kinh phí đã duyệt điều kiện bất khả kháng thì không áp dụng việc “Đình chấm dứt việc thực hiện” nói trên Điều kiện bất khả kháng bao gồm các điều kiện sau:  Thiên tai các điều kiện thời tiết khiến không thể thực khoản kinh phí đã duyệt  Các tình khác nằm ngoài kiểm soát người BQLDATƯ hỗ trợ chấp thuận Trong điều kiện bất khả kháng, BQL VNEN cấp tỉnh thông báo với BQLDATƯ vòng 14 ngày sau xảy điều kiện bất khả kháng, và nên thông báo với BQLDATƯ càng sớm càng tốt tình hình trở lại bình thường Giải tranh chấp Bất tranh chấp nào nảy sinh từ thoả thuận này có thể giải thông qua thoả thuận Nếu tranh chấp không thể giải trên sở thoả thuận thì chuyển đến Giám đốc Dự án VNEN để giải Các vấn đề khác Thoả thuận hỗ trợ này coi là hợp lệ và ràng buộc ba bên ký kết sau đại diện BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và Hiệu trưởng các trường VNEN ký Địa chuyển kinh phí - Số Tài khoản: …………………………………………………………………………………… - Tên Tài khoản và địa Tài khoản:…………………………………………………………… Trưởng BQL VNEN cấp tỉnh Hiệu trưởng trường TH…………… Đại diện cho BQL VNEN cấp tỉnh Thuộc huyện……………… Tỉnh ……………………… Tỉnh………………………………… (Họ và tên, chức vụ -ký tên và đóng dấu) (Họ và tên-ký tên và đóng dấu) BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Dự án Trường học Việt Nam (Dự án VNEN) THOẢ THUẬN KINH PHÍ VỀ VIỆC THỰC HIỆN CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QLDA TRUNG ƯƠNG VÀ BAN QLDA TỈNH THAM GIA DỰ ÁN NĂM 2013 Số:…… TT/VNEN Tỉnh nhận hỗ trợ:……………………………………… Ngày kí thoả thuận: …………………………………… Tổng số khoản hỗ trợ phê duyệt: …………………………… (Bằng chữ:…………………………………………………………………) Thời gian thực kinh phí: Năm 2013 (học kì II năm học 2012-2013 và học kỳ I năm học 2013-2014) THOẢ THUẬN Nguồn kinh phí : Dự án Trường học Việt Nam (Dự án VNEN) Các bên ký thoả thuận: Thoả thuận này ký ngày ……………giữa Ban quản lý Dự án Trung ương (BQLDATƯ) thay mặt Bộ Giáo dục và Đào tạo, và (i) Ban quản lý Dự án VNEN tỉnh (BQL VNEN cấp tỉnh) (ii) Các trường triển khai Dự án VNEN (trường VNEN) thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh………………………… Các bên thoả thuận thực các hoạt động Dự án VNEN năm 2013 tỉnh và các trường VNEN (theo Phụ đính Kế hoạch thực kinh phí VNEN kèm Thỏa thuận kinh phí năm 2013 này) sau: BQLDATƯ chấp thuận: 3.1 Cung cấp khoản kinh phí với tổng số tiền là: (VND); (bằng chữ: ………….…… …………… ………………………………………….) cho BQL VNEN cấp tỉnh và các trường thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh thực các hoạt động Dự án VNEN năm 2013 tỉnh và các trường thuộc Dự án, phù hợp với các thoả thuận pháp lý và hướng dẫn Dự án Bao gồm vốn viện trợ không hoàn lại Ngân hàng Thế giới và vốn đối ứng Chính phủ Việt Nam 3.2 Đối với BQL VNEN cấp tỉnh nhận kinh phí và hỗ trợ để chi cho : - Phí hoạt động cho BQL VNEN cấp tỉnh; - Giám sát đánh giá các trường VNEN; - Lương và công tác phí cho các chuyên gia tư vấn (cho nhóm ưu tiên và 2) Ngoài ra, (i) BQLDATƯ chuyển tạm ứng cho BQL VNEN cấp tỉnh để toán cho các đại biểu tham dự các khóa tập huấn, hội thảo, hội nghị và các họp BQLDATƯ tổ chức và hướng dẫn chi và (ii) Phụ cấp cho các thành viên BQL VNEN cấp tỉnh vốn đối ứng Chính phủ; 3.3 Đối với các trường VNEN hỗ trợ để chi cho : - Các hoạt động quy định sổ tay thực dự án BQLDATƯ quy định 3.4 Cung cấp đầy đủ các hướng dẫn thực các hoạt động Dự án VNEN năm 2013 tỉnh và các trường 3.5 Cử chuyên gia tư vấn hỗ trợ BQL VNEN cấp tỉnh thời gian thực thoả thuận này BQL VNEN cấp tỉnh thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh……………… chấp thuận: 4.7 Sử dụng kinh phí để hoàn thành các hoạt động Dự án VNEN năm 2013 tỉnh và các trường thuộc dự án 4.8 Thực các hoạt động chính sau đây: 4.2.1 Kinh phí thực BQL VNEN cấp tỉnh; 4.2.2 Kinh phí để chi trả cho các hoạt động BQLDATƯ tổ chức và hướng dẫn chi; 4.2.3 Kinh phí để chi cho các hoạt động Quỹ I trường; 4.2.4 Kinh phí để chi cho Quỹ II trường (nếu có) và để chi cho tăng cường Tiếng Việt trường (nếu có); 4.9 Hướng dẫn các huyện lập các kế hoạch năm (Kế hoạch thực kinh phí VNEN) 4.10 Ký thỏa thuận thực kinh phí với các trường sau có kế hoạch năm các trường đề xuất và gửi BQL VNEN cấp tỉnh 4.11 Trình các báo cáo quản lý tài chính hàng quí, báo cáo tiến độ tháng lần (đầu quí năm kế hoạch) và báo cáo tổng hợp sau đã hoàn thành các hoạt động lên BQLDATƯ theo đúng hướng dẫn Dự án (đầu quí năm sau) 4.12 Thực đầy đủ việc kiểm tra, giám sát tài chính và các văn hướng dẫn BQLDATƯ tất các hoạt động trên tỉnh và trường 4.7 Gửi trả lại khoản kinh phí hỗ trợ nào chưa sử dụng toàn chứng từ toán hợp lệ (bao gồm Bảng tổng hợp đề nghị toán, phiếu giá toán các khoản thực chi có chữ kí xác nhận và các thoả thuận, nghiệm thu, lí thoả thuận) cho BQLDATƯ không muộn hai tuần sau ngày kết thúc thoả thuận 4.11 Không sử dụng kinh phí này cho khoản chi phí nào khác ngoài mục tiêu đã định mục 4.2 4.12 Giữ hồ sơ sổ sách đầy đủ và chi tiết tất các khoản chi tiêu và các hoạt động sử dụng kinh phí hỗ trợ, luôn sẵn sàng để BQLDATƯ, Ngân hàng Thế giới tổ chức có thẩm quyền kiểm tra, giám sát và đánh giá 4.13 Ban Chỉ đạo Dự án cấp tỉnh có trách nhiệm giám sát và hỗ trợ BQL VNEN cấp tỉnh và các trường suốt quá trình thực các hoạt động nêu trên Đình chấm dứt việc thực hiện: BQLDATƯ có quyền đình các hoạt động hỗ trợ công tác thực BQL VNEN cấp tỉnh không đáp ứng thoả thuận hỗ trợ và không thoả mãn yêu cầu Ban Chỉ đạo dự án cấp tỉnh Việc chậm trễ không đạt kết việc thực khoản kinh phí đã duyệt không thực phía BQL VNEN cấp tỉnh xem xét quá trình đánh giá kết thực kinh phí hỗ trợ chính Sở Giáo dục và Đào tạo Những chậm trễ việc thực các hoạt động Dự án VNEN BQLDATƯ không thực tốt các nhiệm vụ mình theo thoả thuận này coi là yếu tố giảm nhẹ đánh giá kết thực BQL VNEN cấp tỉnh Điều kiện bất khả kháng Nếu có chậm trễ nào việc thực khoản kinh phí đã duyệt điều kiện bất khả kháng thì không áp dụng việc “Đình chấm dứt việc thực hiện” nói trên Điều kiện bất khả kháng bao gồm các điều kiện sau:  Thiên tai các điều kiện thời tiết khiến không thể thực khoản kinh phí đã duyệt  Các tình khác nằm ngoài kiểm soát người BQLDATƯ hỗ trợ chấp thuận Trong điều kiện bất khả kháng, BQL VNEN cấp tỉnh thông báo với BQLDATƯ vòng 14 ngày sau xảy điều kiện bất khả kháng, và nên thông báo với BQLDATƯ càng sớm càng tốt tình hình trở lại bình thường Giải tranh chấp Bất tranh chấp nào nảy sinh từ thoả thuận này có thể giải thông qua thoả thuận Nếu tranh chấp không thể giải trên sở thoả thuận thì chuyển đến Giám đốc Dự án VNEN để giải Các vấn đề khác Thoả thuận hỗ trợ này coi là hợp lệ và ràng buộc ba bên ký kết sau đại diện BQLDATƯ, BQL VNEN cấp tỉnh và Hiệu trưởng các trường VNEN ký Địa chuyển kinh phí - Số Tài khoản: …………………………………………………………………………………… - Tên Tài khoản và địa Tài khoản:…………………………………………………………… Vụ trưởng Vụ GDTH-Giám đốc dự án Đại diện cho BQLDATƯ Phạm Ngọc Định Trưởng BQL VNEN cấp tỉnh Đại diện cho BQL VNEN cấp tỉnh Tỉnh ……………………… (Họ và tên, chức vụ -ký tên và đóng dấu) PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM THEO THỎA THUẬN KINH PHÍ GIỮA BQLDATƯ, BQL VNEN CẤP TỈNH VÀ CÁC TRƯỜNG Mẫu Kế hoạch thực kinh phí VNEN Thông tin chi tiết trường: - Tên trường, xã, huyện, tỉnh - Tên điểm trường chính và các điểm trường - Tổng số học sinh trường và điểm trường - Số học sinh chia theo khối lớp, dân tộc, nam/nữ - Tổng số giáo viên Mô tả chi tiết thông tin về: - Nguồn lực và dự kiến cấp tương lai Chính phủ và nhà tài trợ cho trường, bao gồm Dự án SEQAP, các dự án các tổ chức phi chính phủ: Báo cáo kết thực Quỹ I và Quỹ II (nếu có) năm trước (đối với đề xuất từ năm thứ trở đi): - Mô tả kết đạt - Phân tích mặt và chưa - Phân tích khó khăn/thuận lợi Kế hoạch thực và tài chính chi tiết cho việc các hoạt động khuôn khổ Quỹ I và Quỹ II (nếu có): Các hoạt động đề Số lượng Đơn giá Thành tiền Thời gian Cán chịu trách xuất (mô tả chi tiết) I Quỹ I … … Cộng II Quỹ II (nếu có) … … Cộng Tổng thực xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx nhiệm Kế hoạch đấu thầu trường: STT Số tham chiếu gói thầu Tên gói thầu Giá gói thầu (triệu đồng) Nguồn vốn Thời Hình gian lựa thức lựa chọn chọn nhà nhà thầu thầu Hình thức hợp đồng I Quỹ I Sửa chữa phòng học Vốn viện trợ không hoàn lại Chào hàng cạnh tranh Trọn gói Bàn ghế học sinh Vốn viện trợ không hoàn lại Chào hàng cạnh tranh Trọn gói Nhân viên hỗ trợ giáo viên Vốn viện trợ không hoàn lại Lựa chọn tư vấn cá nhân Theo thời gian II Quỹ II Nhân viên hỗ trợ giáo viên Vốn viện trợ không hoàn lại Lựa chọn tư vấn cá nhân Theo thời gian … … Hiệu trưởng (Ký và đóng dấu) Thời gian thực hợp đồng Phụ lục Hướng dẫn mua sắm đấu thầu hàng hóa, sửa chữa nhỏ và tuyển chọn tư vấn cho các trường CHÀO HÀNG CẠNH TRANH HÀNG HÓA VÀ SỬA CHỮA NHỎ I KHÁI QUÁT Chào hàng cạnh tranh là phương thức đấu thầu dựa trên so sánh giá lấy từ ít 03 bảng báo giá 03 nhà cung cấp Đối với các mặt hàng thông dụng văn phòng phẩm, trường có thể lấy 03 bảng báo giá và đề xuất nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn kỹ thuật có mức giá chào thầu hợp lý (các điều kiện đáp ứng yêu cầu kỹ thuật BQLDATƯ/BQL VNEN cấp tỉnh duyệt và kiểm tra lần/năm) II QUY TRÌNH Xác định và đề xuất thông số kỹ thuật và lập thư mời chào giá/hồ sơ mời chào giá - Chuẩn bị số lượng và các thông số kỹ thuật cho hạng mục hàng hóa/công trình - Đề nghị BQL VNEN cấp tỉnh BQLDATƯ giúp xây dựng thông số kỹ thuật (nếu cần) - Thư mời chào giá (Hồ sơ mời chào giá trường hợp gói thầu sửa chữa nhỏ) phải lập theo mẫu Thư mời chào giá/Hồ sơ mời chào giá cho hàng hóa và công trình sửa chữa nhỏ kèm theo Phụ lục Chương này (Xem Mẫu 3.1 và Mẫu 3.7) Lựa chọn nhà cung cấp/ nhà thầu mời chào giá - Nhà trường xem xét mời các nhà cung cấp/nhà thầu có tư cách hợp lệ, không có mâu thuẫn lợi ích, uy tín, có tình hình tài chính lành mạnh và đủ lực trong việc cung cấp hàng hóa, thực công trình sửa chữa nhỏ yêu cầu để tham gia chào giá Trong phương thức chào hàng cạnh tranh, cần so sánh ít giá chào nhà cung cấp/nhà thầu, Nhà trường có thể mời nhiều nhà cung cấp/nhà thầu tham dự để đảm bảo thu thập ít hồ sơ chào giá - Để xác định tính hợp lệ các nhà cung cấp/nhà thầu, Nhà trường cần lưu ý các quy định sau: (i) Để thúc đẩy cạnh tranh, Ngân hàng giới cho phép các công ty và cá nhân từ tất các vùng, miền nước tham gia chào hàng hóa, công trình và các dịch vụ phi tư vấn cho các dự án Ngân hàng giới tài trợ Các điều kiện tham gia giới hạn điều thiết yếu nhằm đảm bảo khả hoàn thành hợp đồng công ty (ii) Trong hợp đồng nào tài trợ toàn phần từ khoản vay Ngân hàng giới, Ngân hàng giới không cho phép Bên vay từ chối tham gia đấu thầu trao thầu cho công ty vì lý không liên quan đến: (a) khả và nguồn lực để thực thành công hợp đồng công ty đó; (b) các trường hợp mâu thuẫn lợi ích nêu đoạn (iv) và (v) đây (iii) Dưới đây là các ngoại lệ các quy định đoạn và trên: (1) Các công ty thuộc quốc gia các hàng hóa sản xuất quốc gia có thể bị từ chối (a) quy định luật pháp hay quy định thương mại mà quốc gia Bên nhận viện trợ cấm các quan hệ thương mại với quốc gia đó, với điều kiện Ngân hàng giới đồng ý loại trừ đó không ngăn cản cạnh tranh hiệu để cung ứng hàng hóa, công trình và các dịch vụ phi tư vấn cần thiết, (b) quốc gia Bên nhận viện trợ cấm nhập hàng hóa các khoản toán cho quốc gia, cá nhân hay tổ chức để tuân thủ định mà Hội đồng Bảo an Liên Hợp Quốc đưa theo Chương VII Hiến chương Liên Hợp Quốc Khi quốc gia Bên nhận viện trợ cấm toán cho công ty cụ thể hàng hóa cụ thể vì lý tuân thủ nói trên, công ty đó có thể bị loại (2) Các doanh nghiệp tổ chức thuộc sở hữu Chính phủ quốc gia Bên nhận viện trợ có thể tham gia đấu thầu quốc gia Bên nhận viện trợ chứng minh họ (i) tự chủ mặt pháp lý và tài chính, (ii) hoạt động theo luật thương mại, và (iii) không phải là quan trực thuộc Bên nhận viện trợ.1 (3) Một công ty bị Ngân hàng giới trừng phạt, theo các Chính sách Chống tham nhũng và thủ tục trừng phạt Ngân hàng Thế giới, không coi là hợp lệ để trao hợp đồng Ngân hàng Thế giới tài trợ để nhận lợi ích nào từ hợp đồng Ngân hàng Thế giới tài trợ, dù là mặt tài chính hay phương diện nào khác, suốt khoảng thời gian mà Ngân hàng Thế giới quy định (Nhà trường tham chiếu thêm các đoạn 1.8 đến 1.10 Hướng dẫn Đấu thầu mua sắm hàng hóa, công trình và dịch vụ phi tư vấn tháng 1/2011 Ngân hàng giới để biết thêm chi tiết đánh giá tính hợp lệ nhà cung cấp/nhà thầu) - Để đánh giá mâu thuẫn lợi ích các nhà cung cấp/nhà thầu, Nhà trường cần lưu ý các quy định sau: (iv) Chính sách Ngân hàng giới yêu cầu công ty tham gia đấu thầu mua sắm các dự án Ngân hàng giới tài trợ không có mâu thuẫn lợi ích Một công ty xác định là có mâu thuẫn lợi ích không đủ tư cách hợp lệ để trao thầu (v) Một công ty bị xem là có mâu thuẫn lợi ích quá trình mua sắm đấu thầu nếu: Để hợp lệ, doanh nghiệp tổ chức thuộc sở hữu Chính phủ phải chứng minh cho Ngân hàng giới thoả mãn, thông qua tất các tài liệu liên quan, kể Điều lệ và các thông tin khác mà Ngân hàng giới có thể yêu cầu, doanh nghiệp hay tổ chức đó: (i) là pháp nhân tồn riêng rẽ với Chính phủ; (ii) không nhận các khoản trợ cấp hỗ trợ ngân sách lớn; (iii) hoạt động doanh nghiệp thương mại khác và, không kể các vấn đề khác, không có nghĩa vụ chuyển lại lợi nhuận cho Chính phủ, có các quyền và trách nhiệm pháp lý, tự vay vốn và chịu trách nhiệm trả nợ, và có thể bị tuyên bố phá sản; và (iv) không tham gia đấu thầu cho hợp đồng trao thầu quan nhà nước, mà theo luật và các quy định nước hành, chính là quan giám sát quan chủ quản doanh nghiệp quan có khả gây ảnh hưởng hay kiểm soát doanh nghiệp tổ chức đó (1) công ty đó cung cấp hàng hóa, công trình các dịch vụ phi tư vấn bắt nguồn liên quan trực tiếp đến các dịch vụ tư vấn chuẩn bị thực dự án mà công ty đó đã cung cấp cung cấp công ty liên kết nắm quyền hay nằm quyền kiểm soát trực tiếp gián tiếp công ty nói trên, cùng nằm kiểm soát chung công ty đó Điều khoản này không áp dụng cho trường hợp các công ty (tư vấn, nhà thầu, nhà cung ứng) cùng thực các nghĩa vụ nhà thầu hợp đồng chìa khóa trao tay hợp đồng vừa thiết kế vừa xây dựng; (2) công ty đó nộp nhiều hồ sơ dự thầu, với tư cách độc lập là thành viên liên danh hồ sơ dự thầu khác, trừ trường hợp bên mời thầu chấp nhận các hồ sơ dự thầu thay Điều này dẫn đến việc loại bỏ tất các hồ sơ dự thầu mà nhà thầu tham gia Tuy nhiên, điều khoản này không hạn chế công ty tham gia nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách nhà thầu phụ Mặc dù vậy, số loại hình mua sắm định, tham gia nhà thầu hồ sơ dự thầu khác với tư cách nhà thầu phụ có thể phép với không phản đối Ngân hàng giới và tuân theo mẫu Hồ sơ mời thầu chuẩn Ngân hàng giới dành cho loại hình mua sắm đó; (3) công ty đó (bao gồm các nhân thuộc công ty) có quan hệ kinh doanh gia đình gần với cán chuyên môn Bên nhận viện trợ (hoặc quan thực dự án, bên nhận phần tiền khoản vay) mà người đó: (a) có liên quan trực tiếp gián tiếp quá trình soạn thảo hồ sơ mời thầu thông số kỹ thuật hợp đồng, và/hoặc quá trình đánh giá thầu cho hợp đồng; (b) cán đó tham gia thực giám sát hợp đồng, trừ mâu thuẫn phát sinh từ mối quan hệ nói trên đã giải ổn thỏa theo cách Ngân hàng chấp thuận suốt quá trình đấu thầu và thực hợp đồng; (4) công ty đó không tuân thủ quy định nào khác mâu thuẫn lợi ích đã nêu mẫu Hồ sơ mời thầu chuẩn cho quá trình đấu thầu cụ thể có liên quan Phát hành Thư mời chào giá/Hồ sơ mời chào giá Thư mời chào giá/Hồ sơ mời chào giá phát miễn phí cho các nhà cung cấp/nhà thầu tham dự Thời gian để các nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu khoảng từ 1-2 tuần tính từ ngày bắt đầu phát hành Thư mời chào giá/Hồ sơ mời chào giá hết hạn nộp hồ sơ dự thầu Tiếp nhận bảng báo giá Các nhà thầu phép nộp hồ sơ chào giá cách gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện, fax và không cần kèm theo Bảo lãnh dự thầu Hết thời hạn nộp Hồ sơ chào giá, có ít nhà thầu nộp hồ sơ, Nhà trường cần liên hệ với các nhà thầu còn lại chưa nộp hồ sơ và có thể gia hạn thêm từ đến ngày để các nhà thầu nộp Hồ sơ chào giá Đánh giá các bảng báo giá Ngay sau mở các báo giá, Nhà trường cần tiến hành đánh giá các hồ sơ Việc đánh giá các báo giá phải tiến hành theo đúng các yêu cầu đã nêu thư/hồ sơ mời chào giá Cụ thể, các báo giá phải đánh giá sau: (a) Kiểm tra sơ bộ: Bước đánh giá này bao gồm: (1) Nhà trường cần kiểm tra xem hồ sơ có ký đúng yêu cầu không; (2) Nếu tính hợp lệ nhà cung cấp/nhà thầu chưa Nhà trường đánh giá trước mời chào giá thì Nhà trường cần kiểm tra xem nhà thầu có đáp ứng các yêu cầu tính hợp lệ nêu trên không Đặc biệt trường hợp nhà thầu là doanh nghiệp nhà nước, Nhà trường cần kiểm tra chi tiết xem nhà thầu có đáp ứng các yêu cầu cụ thể nêu đoạn (iii) (2) trên hay không; (3) Nhà trường cần kiểm tra xem báo giá có bao gồm đầy đủ các tài liệu cần thiết và chào giá cho hạng mục/số lượng yêu cầu hay không; (4) Nhà trường đánh giá xem báo giá có đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và thương mại nêu thư/hồ sơ mời chào giá hay không Một báo giá không vượt qua bước kiểm tra nào nêu trên bị loại Tuy nhiên, Nhà trường không loại báo giá nào vì có giá chào thầu cao giá dự toán và Nhà trường không loại báo giá có thiếu sót nhỏ số hạng mục không quan trọng Bảng kê khối lượng có sai lệch nhỏ có thể chấp nhận (b) Đánh giá chi tiết: Những báo giá vượt qua bước kiểm tra sơ xem xét bước này Ở bước này, Nhà trường cần kiểm tra và chỉnh sửa các lỗi số học; thực điều chỉnh giảm giá nhà cung cấp / nhà thầu đề xuất báo giá; thực bổ sung cần thiết báo giá thiếu số hạng mục nhỏ Sau thực các đánh giá nêu trên, Nhà trường có thể xác định giá “đánh giá” cho báo giá tương ứng Nhà trường cần so sánh các giá đánh giá và định báo giá nào có giá đánh giá thấp (c) Kiểm tra hậu tuyển: Nếu có yêu cầu thư/hồ sơ mời chào giá Nhà trường cần kiểm tra xem nhà thầu có giá đánh giá thấp tương ứng bước đánh giá chi tiết có đủ lực để thực hợp đồng hay không Các yêu cầu vể lực có thể bao gồm: (i) Doanh thu trung bình hàng năm; (ii) Kinh nghiệm các hợp đồng tương tự; (iii) Năng lực Nhân chủ chốt; (iv) Khả cung ứng thiết bị; (v) Tài sản lưu động và/hoặc khả tín dụng (vốn lưu động)/năng lực tài chính Đối với gói thầu cụ thể, Nhà trường có thể lựa chọn áp dụng các tiêu chí với điều chỉnh phù hợp Nếu nhà cung cấp / nhà thầu có giá đánh giá thấp đáp ứng đầy đủ các tiêu chí nêu trên thì trao hợp đồng Nếu không đáp ứng tiêu chí đánh giá lực sau nào thì bị coi là không đủ lực và nhà thầu đưa vào đánh giá lực sau xét thầu và quá trình đánh giá lại thực tương tự xác định nhà thầu có đủ lực Khi quá trình đánh giá kết thúc, Nhà trường cần chuẩn bị Báo cáo đánh giá các báo giá theo Mẫu Báo cáo kèm theo tài liệu này Phụ lục Chương này (Xem Mẫu 3.3 và Mẫu 3.8) Trao hợp đồng và Ký hợp đồng Công ty có giá đánh giá thấp trao hợp đồng Đối với hàng hóa, Nhà trường sử dụng mẫu hợp đồng ( Mẫu 3.4: Mẫu Hợp đồng kinh tế) Đối với công trình, Nhà trường phải sử dụng mẫu hợp đồng Hồ sơ chào giá mẫu cho Công trình kèm theo tài liệu này Phụ lục Sau hoàn thành đánh giá bảng báo giá nhà trường cần: - Thông báo trao hợp đồng và tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp/nhà thầu thắng thầu (Xem Mẫu 3.4 và Mẫu 3.7) - Thông báo cho các nhà cung cấp không trúng thầu là họ đã không trúng thầu và tên/giá chào thầu nhà cung cấp trúng thầu Thực hợp đồng Trong quá trình thực hợp đồng, Nhà trường cần giám sát chặt chẽ và đảm bảo nhà cung cấp/nhà thầu thực đúng các điều kiện hợp đồng Nhà trường cần toán đúng hạn cho nhà cung cấp/nhà thầu Hoàn thành hợp đồng DỊCH VỤ TƯ VẤN I KHÁI QUÁT Việc thuê nhân viên hỗ trợ giáo viên sử dụng phương thức “Lựa chọn cá nhân” Theo phương thức này, ứng viên lựa chọn trên sở so sánh trình độ với ít ứng viên khác II QUY TRÌNH TUYỂN CHỌN Xây dựng điều khoản tham chiếu Điều khoản tham chiếu BQLDATƯ cung cấp Thư bày tỏ nguyện vọng Để có các bày tỏ nguyện vọng, Nhà trường có thể quảng cáo trực tiếp tiếp cận các ứng viên có lực Chuẩn bị danh sách ngắn, so sánh trình độ lực các ứng viên danh sách ngắn Nhà trường phải thiết lập danh sách ngắn ít ứng viên hợp lệ và có lực Các tư vấn cá nhân xem xét danh sách ngắn phải đáp ứng các yêu cầu tính hợp lệ và mâu thuẫn lợi ích các yêu cầu lực tối thiểu nêu Điều khoản tham chiếu Nhà trường phải so sánh trình độ lực các ứng viên này để định và lựa chọn người có lực Năng lực đánh giá trên sở trình độ học vấn, kinh nghiệm, chuyên môn, và, thích hợp, bao gồm khả hiểu biết các điều kiện địa phương ngôn ngữ địa phương, văn hóa Nhà trường phải chuẩn bị và lưu báo cáo quá trình đánh giá và so sánh này Mẫu Báo cáo đánh giá nêu Phụ lục Chương này (Xem Mẫu 3.11) Trúng thầu và ký hợp đồng Nhà trường thông báo và mời ứng viên chọn đến trường để đàm phán và ký kết hợp đồng theo Mẫu hợp đồng Phụ lục Chương này (Xem Mẫu 3.12) tài liệu này Trong trường hợp không thống các điều khoản hợp đồng, Nhà trường có thể nêu vấn đề này với BQL VNEN cấp tỉnh/ BQLDATƯ để xin phép đàm phán với ứng cử viên có số điểm cao thứ Sau ký hợp đồng, cần thông báo cho ứng cử viên không trúng tuyển là họ không chọn và tên người chọn Thực hợp đồng Trong quá trình thực hợp đồng, nhà trường cần giám sát chặt chẽ và đảm bảo tư vấn làm đúng theo các điều kiện hợp đồng Nhà trường cần toán đúng hạn cho tư vấn Hoàn thành hợp đồng Sau hoàn thành hợp đồng theo đúng yêu cầu, nhà trường và tư vấn cần phải ký kết lý hợp đồng theo Mẫu Phụ lục Chương này (Xem Mẫu 3.13) Phụ lục Các mẫu liên quan đến đấu thầu Chào hàng cạnh tranh – Hàng hóa Mẫu 3.1: Mẫu thư mời chào giá PHÒNG GD HUYỆN… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG Số ………… Độc lập – Tự – Hạnh phúc Ngày… tháng… năm 201… THƯ MỜI CHÀO GIÁ Kính gửi: Trường tiểu học… đã nhận tài trợ từ Dự án Mô hình trường học Việt nam (viết tắt là Dự án VNEN) và dự kiến sử dụng phần khoản viện trợ này để toán hợp đồng mà thư mời chào giá này đề cập đến Trường tiểu học… mời các nhà cung cấp có đủ tư cách hợp lệ gửi chào giá cung cấp hàng hóa sau: Danh mục hàng hóa Số lượng (Liệt kê tên và số lượng hạng mục) (Chú ý: Nhà cung cấp phải chào giá cho tất các hạng mục Việc đánh giá và trao Hợp đồng thực cho toàn Hợp đồng.) Thông tin thông số kỹ thuật và số lượng yêu cầu trình bày Bảng thư mời này Các chào giá theo mẫu yêu cầu Bảng 1, bảng và bảng phải gửi tới: + Nhà trường … + Địa : … + Điện thoại : …… , Fax: …… Bản chào giá phải kèm theo đầy đủ các tài liệu kỹ thuật, Ca-ta-lô và thông tin các dịch vụ sau bán hàng Hạn cuối cùng để nộp chào giá là trước … [thông thường từ 1-2 tuần kể từ mời chào giá} Các nhà cung ứng có thể gửi chào giá trực tiếp Fax thư Các điều kiện cung cấp khác sau: Giá cả: Các nhà cung ứng chào giá tới địa điểm giao hàng (có nghĩa là giá đã bao gồm tất các chi phí vận chuyển liên quan, và các loại thuế liên quan phải trả trao Hợp đồng) (ii) Đồng tiền: Việt nam đồng (iii) Thanh toán: 95% giá trị hợp đồng đơn đặt hàng cách chuyển khoản sau Nhà trường nhận hàng và nghiệm thu chất lượng hàng 5% giá trị hợp đồng trả kết thúc thời hạn bảo hành (iv) Lịch giao hàng: … ngày từ ngày ký hợp đồng (v) Bảo hành: Hàng hoá chào phải bảo hành nhà sản xuất/cung cấp ít vòng … tháng hoạt động hàng hóa/thiết bị kể từ ngày giao hàng cho người mua Nhà cung ứng cần thể chi tiết thời hạn và các điều khoản bảo hành Đơn chào giá (vi) Hiệu lực: Bản chào giá Nhà cung ứng có giá trị thời hạn 60 ngày kể từ nộp chào giá Các thông tin chi tiết cung cấp : (i) Trường: Địa chỉ: … Điện thoại: … Fax : 10 Đề nghị Quý Công ty xác nhận Fax điện tín (Telex) nhận thư mời chào giá này và thông báo Quý Công ty nộp bảng chào giá hay không Đề nghị các nhà cung cấp ghi rõ khuyến mại giảm giá (nếu có) Nơi nhận: - Những nơi nêu trên - Lưu: Văn phòng Trường HIỆU TRƯỞNG (Chữ ký, đóng dấu) Bảng 1: Các yêu cầu kỹ thuật Tên dự án: Dự án VNEN Toàn thiết bị bàn giao trụ sở Trường … Địa chỉ:……………… Đặc tính kỹ thuật chi tiết: Lưu ý: Không đưa tên nhãn hiệu hàng hóa, xuất xứ vào phần thông số kỹ thuật STT Thông số kỹ thuật yêu cầu:Tên hàng hóa/thiết bị Số lượng Bảng 2: Biểu mẫu đơn chào giá (Dành cho nhà thầu) Kính gửi: … … Sau nghiên cứu Thư mời chào giá số … việc cung cấp hàng hóa/thiết bị … Chúng tôi, Công ty…………… cam kết cung cấp đầy đủ hàng hóa theo đúng nội dung yêu cầu Thư mời chào giá với danh mục, quy cách và số lượng cụ thể thể chi tiết bảng chào thông số kỹ thuật với tổng giá là:………… VNĐ (Bằng chữ…………… ) Tổng giá đã bao gồm chi phí vận chuyển đến các đơn vị sử dụng, các loại thuế, bảo hiểm, phí lắp đặt, vận hành, phí bảo hành thời gian cam kết  Thời gian giao hàng: ……  Thời gian thực hợp đồng: ……  Thời gian bảo hành: …… Nếu hồ sơ chào giá chúng tôi chấp nhận, chúng tôi cam kết cung cấp hàng hóa theo đúng chủng loại, xuất xứ đã nêu và các điều kiện khác nêu hồ sơ này Chúng tôi hiểu quý vị không buộc phải chấp nhận hồ sơ chào giá thấp hồ sơ nào mà quý vị nhận Hồ sơ chào giá chúng tôi có hiệu lực vòng …….ngày kể từ thời điểm đóng thầu Đại diện hợp pháp nhà thầu (ký tên, đóng dấu) Bảng 3: Biểu giá chào hàng (Dành cho nhà thầu) Thành tiền TT Tên hàng (1) (2) Xuất Xứ (3) Đơn vị (4) Số Đơn giá lượng (VND) (5) (6) (VND) (7) … [Ghi chú: Đơn giá và tổng giá hàng hóa chào chào giá là giá địa điểm giao hàng và đã bao gồm tất các chi phí liên quan tất các loại thuế, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, phí lắp đặt, vận hành, phí bảo hành v.v ] Tổng giá trị Hợp đồng: (bằng số) (Bằng chữ) Người ủy quyền Nhà cung ứng ký Mẫu 3.2: Mẫu Biểu kiểm tra mở bảng báo giá (Điền vào mở phong bì và đọc to) Tên gói thầu: Bàn và ghế học sinh Hợp đồng: Bàn và ghế học sinh Ngày mở bảng báo giá: Ngày/giờ Nội dung kiểm tra: Nhà cung cấp Nhà cung cấp Nhà cung cấp Trực tiếp/fax/thư/email Trực tiếp/fax/thư/email Trực tiếp/fax/thư/email (b) Bảng báo giá có hoàn chỉnh và ký đúng quy định không? Có/Không Có/Không Có/Không (c) Ngày hết hiệu lực bảng báo giá 60 ngày 60 ngày 60 ngày (d) Có yêu cầu "thay thế", "rút lại" “sửa đổi" bảng báo giá không? Có/Không Có/Không Có/Không (e) Nội dung giảm giá sửa đổi Có/Không Có/Không Có/Không ….VND ….VND ….VND (a) Hình thức nộp báo giá (f) Các vấn đề khác cần lưu ý (g) Tổng giá chào thầu Chữ ký và tên cán nhà trường Ngày [Ngày chính xác] Mẫu 3.3: Mẫu Báo cáo đánh giá chào giá PHÒNG GD HUYỆN… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG Số: ………… Độc lập – Tự – Hạnh phúc Ngày… tháng… năm 201… BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ BẢN CHÀO GIÁ Địa điểm: Trường tiểu học… , Xã… , Huyện…… , Tỉnh… Thời gian: Ngày… tháng … năm … Thành phần: Các ông (bà) Tổ xét thầu theo QĐ số … ngày … Hiệu trưởng Trường tiểu học… , Xã… , Huyện…… , Tỉnh… Tên gói thầu: Mua Bàn và ghế học sinh Phương pháp mua sắm: Chào hàng cạnh tranh Tiếp theo bước kiểm tra hồ sơ chào giá và thống quy trình đánh giá bảng báo giá 03 nhà cung cấp: Tổ xét thầu đã họp hồi ngày …… Tổ xét thầu đã tiến hành xem xét chi tiết các tiêu chí hợp lệ, yêu cầu kỹ thuật và giá thành Danh mục tiêu chí đánh giá Nhà cung cấp Nhà cung cấp Nhà cung cấp Tư cách hợp lệ nhà cung cấp và hàng hóa Thông số kỹ thuật yêu cầu Giá thành Kết Đạt/Không đạt Đạt/Không đạt Đạt/Không đạt Đạt/Không đạt Đạt/Không đạt Đạt/Không đạt Đạt/Không đạt Đạt/Không đạt Đạt/Không đạt Chú ý: Cần nêu rõ lý “không đạt” Kèm theo các chứng giải thích cần thiết (nếu có) Tổ chuyên gia xét thầu trí chọn công ty …… là nhà cung cấp đạt tiêu chí hợp lệ, yêu cầu kỹ thuật, có giá chào thấp và mức dự toán gói thầu …., hồi ngày … tháng … năm … TỔ XÉT THẦU KÝ TÊN Tổ trưởng tổ chuyên gia xét thầu: ……………………………………………… Các ủy viên: …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Mẫu 3.4: Mẫu Hợp đồng kinh tế CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Dành cho mua sắm bàn ghế học sinh Số: …(nên trùng với số tham chiếu kế hoạch đấu thầu) Căn Hiệp định viện trợ không hoàn lại số GPE TF013048 ký ngày 09/01/2013 nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng tái thiết và phát triển Quốc tế/Hiệp Hội phát triển Quốc tế Hôm ngày….tháng ….năm… … Trường …., chúng tôi gồm có: Bên A: Trường…… - Địa chỉ: …… - Điện thoại: … - Số tài khoản: ………… - Đại diện bởi: Ông / Bà ………… Bên B: Bên cung cấp - Địa chỉ: …… - Điện thoại: … - Số tài khoản: ………… - Đại diện bởi: Ông / Bà ………… Sau thảo luận, hai bên đã thống ký vào hợp đồng với điều khoản và điều kiện sau: Điều 1: Đối tượng hợp đồng Bên B đồng ý bán cho bên A … bàn học sinh và … ghế học sinh với thông số kỹ thuật và giá sau: TT Tên hàng Xuất Xứ Thông số kỹ Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền thuật lượng (bao gồm (bao gồm VAT) VAT) (VND) (VND) Tổng cộng: Tổng giá trị hợp đồng là: … VNĐ Bằng chữ: …… Việt Nam đồng Tổng giá trị bao gồm: Thuế giá trị gia tăng và các loại thuế khác theo các quy định hành phí vận chuyển, phí lắp đặt, phí vận hành thử và chi phí giao hàng địa điểm yêu cầu Bên A thuộc trường … Bên B đảm bảo bàn ghế học sinh 100% nêu rõ phiếu báo giá ngày … (điền ngày) Điều 2: Thời gian giao hàng Tất các thiết bị ghi rõ Điều Bên B cung cấp và lắp đặt vòng … ngày kể từ ngày ký hợp đồng này Điều 3: Thanh toán Không muộn 20 ngày sau hoàn thành việc giao hàng và lắp đặt, Bên A trả cho Bên B 95% giá trị hợp đồng nêu Điều Giá trị 5% còn lại hợp đồng trả sau hết hạn bảo hành nêu Điều Thanh toán phương thức chuyển khoản tiền Việt Nam Điều 4: Xử lý vi phạm hợp đồng Bên B chịu trách nhiệm thời hạn giao hàng và chất lượng thiết bị ghi Điều hợp đồng này …… VND Bên A có quyền hủy bỏ hợp đồng có vấn đề gì liên quan đến chất lượng bàn ghế học sinh ghi rõ phiếu báo giá Nếu Bên B giao hàng muộn thì phải chịu 1% giá trị hợp đồng cho khoảng thời gian muộn là 01 tuần Việc phạt vi phạm hợp đồng không vượt quá 5% tổng giá trị hợp đồng Bên A huỷ bỏ hợp đồng và phạt vi phạm hợp đồng khoản phạt vượt quá 5% giá trị hợp đồng Sau ký vào biên bàn giao và nghiệm thu hàng hóa, sau 45 ngày Bên A toán chậm phải chịu phạt là 1% số tiền chưa trả cho tuần toán chậm Điều 5: Bảo hành  Thời hạn bảo hành:……………  Điều kiện bảo hành: Bên B không chịu trách nhiệm trường hợp sau đây: Các vấn đề khí (như va đập, làm rơi, vỡ) người dùng gây  Chi phí bảo hành Bên B chịu trách nhiệm trả cho hỏng hóc liên quan đến kỹ thuật việc sản xuất (và lắp ráp) Điều 6: Thời hạn hợp đồng Hợp đồng này có giá trị từ ngày ký hết ngày … (thường là sau 12 tháng) Điều 7: Cam kết chung Hai bên cam kết thực các Điều khoản ký kết hợp đồng này Nếu có vấn đề gì xảy quá trình thực hợp đồng, hai Bên thông báo cho để đến thỏa thuận chung Tranh chấp mà không thể giải thương lượng giải Tòa án Kinh tế Phán cuối cùng Tòa án hai Bên chấp hành, người thua kiện phải chịu chi phí tòa Hợp đồng này làm thành 06 nhau, Bên A giữ bản, Bên B giữ Đại diện Bên A Đại diện Bên B Mẫu 3.5: Mẫu Biên bàn giao và nghiệm thu hàng hóa CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN Bàn giao và nghiệm thu hàng hóa Số: ………… Căn Hợp đồng số …… ngày … Trường …… và Công ty …… Hôm nay, ngày … Trường ……., Tỉnh …… Chúng tôi gồm: I) Bên A - Người mua: Trường …… Địa : …… Điện thoại: …… Tài khoản: …… Ông /Bà……… Chức vụ: Hiệu trưởng Ông /Bà ……… Chức vụ: Phó Hiệu trưởng Ông / Bà ……… Chức vụ : Kế toán II) Bên B - Người bán : Công ty … Địa : …… Điện thoại: …… Tài khoản: …… Đại diện bởi: Ông/ bà: …… Chức vụ: Giám đốc Giao và Nhận: Bên B đã giao cho Bên A (Trường ……., Tỉnh ……) mặt hàng bàn ghế học sinh sau:  … bàn học sinh và … ghế học sinh 100%, sản xuất ……  Bên B đã lắp đặt … bàn học sinh và … ghế học sinh, hướng dẫn Bên A sử dụng  Bên A đã kiểm tra và chấp nhận toàn hàng hóa và đưa vào hoạt động  Biên này lập thành giống nhau, Bên A giữ bản, Bên B giữ Bên A Bên B Mẫu 3.6: Mẫu Biên lý hợp đồng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN Thanh lý Hợp đồng Số: ………… Căn Hợp đồng số … ngày … Trường …… và Công ty …… Căn Biên bàn giao và nghiệm thu số…… ngày … Trường …… và Công ty …… Hôm nay, ngày … Trường ……., Tỉnh …… Chúng tôi gồm: I) Bên A – Người mua: Trường … Địa : …… Điện thoại: …… Tài khoản: …… Ông /Bà……… Chức vụ: Hiệu trưởng Ông /Bà ……… Chức vụ: Phó Hiệu trưởng Ông / Bà ……… Chức vụ : Kế toán II) Bên B - Người bán : Công ty … Địa : …… Điện thoại: …… Tài khoản: …… Đại diện bởi: Ông/ bà: …… Chức vụ: Giám đốc Hai bên thỏa thuận thực lý hợp đồng số: … ngày ….như sau: Bên B đã giao cho Bên A ( Trường … , Tỉnh ……) mặt hàng bàn ghế học sinh sau: Thành tiền Đơn giá TT Tên hàng Xuất Xứ Thông số kỹ thuật Đơn vị Số (bao gồm lượng VAT) (VND) (bao gồm VAT) (VND) Tổng cộng: ….VND … bàn học sinh và … ghế học sinh đã lắp đặt hoàn thiện và bàn giao cho Bên A địa điểm và thời gian theo đúng với chất lượng và số lượng đã quy định hợp đồng.Bên A đã chuyển khoản qua ngân hàng tổng số tiền … VNĐ Hợp đồng số … ngày … Trường …., Tỉnh … và Công ty … hết hạn vào ngày … (đề rõ ngày) Biên này lập thành nhau, Bên A giữ bản, Bên B giữ Bên A Bên B Chào hàng cạnh tranh – Sửa chữa nhỏ Mẫu 3.7: Mẫu hồ sơ mời chào giá PHÒNG GD HUYỆN… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG Số: ………… Độc lập – Tự – Hạnh phúc Ngày… tháng… năm 201… Thư mời chào giá Kính gửi: ……(tên công ty) Về việc: Mời thầu công trình xây dựng sửa chữa ………… Chính phủ Việt Nam nhận khoản viện trợ không hoàn lại từ Quỹ giáo dục toàn cầu cho Dự án VNEN và dự kiến sử dụng phần khoản viện trợ này để toán hợp đồng mà thư mời thầu này đề cập đến Thay mặt cho Chủ đầu tư, Trường kính mời Quý Công ty chào giá cho việc sửa chữa nhỏ sau đây: [mô tả sơ công việc] Chúng tôi gửi kèm theo đây các tài liệu sau để Quý Công ty tham khảo và chuẩn bị chào giá Thư mời chào giá Phần 1: Hướng dẫn cho Nhà thầu và Các Mẫu biểu Mục A: Chỉ dẫn dành cho các nhà thầu Mục B: Bảng kê khối lượng Mục C: Mẫu hợp đồng thi công Mục D: Mẫu đơn chào giá Mục E: Thư chấp thuận Phần 2: Yêu cầu kỹ thuật Phần 3: Bản vẽ Quý Công ty phải gửi Hồ sơ chào giá tới địa sau đây [ghi rõ địa chỉ] trước hạn cuối cùng là ngày - tháng - năm … [thông thường từ 1-2 tuần kề từ mời chào giá] Nhà trường có quyền chấp nhận loại bỏ hồ sơ nào nộp muộn hạn cuối cùng nói trên Hồ sơ chào giá đánh giá theo các điều kiện và điều khoản nêu phần Hướng dẫn cho Các Nhà thầu Hồ sơ chào giá phải có hiệu lực 60 ngày kể từ hạn cuối cùng nộp chào giá Hợp đồng trao cho nhà thầu hợp lệ có giá đánh giá thấp và đủ lực để thi công công trình Thay mặt chủ đầu tư Họ tên: Chức vụ : Hiệu trường Trường… Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Phần HƯỚNG DẪN CHO CÁC NHÀ THẦU VÀ MẪU HỢP ĐỒNG A Hướng dẫn cho các nhà thầu Nguồn vốn: Chính phủ Việt Nam nhận khoản viện trợ không hoàn lại từ Quỹ giáo dục toàn cầu cho Dự án VNEN và dự kiến sử dụng phần khoản viện trợ này để chi trả các khoản chi hợp lệ cho hợp đồng sửa chữa nhỏ mô tả đây Giới thiệu công trình: [Mô tả công trình, địa điểm thi công, thời gian thi công yêu cầu] Yêu cầu kỹ thuật: xem Phần Bản vẽ: Xem Phần Tư cách hợp lệ 5.1 Ngân hàng Thế giới cho phép các công ty và cá nhân từ tất các quốc gia trên giới cạnh tranh để cung cấp dịch vụ, hàng hóa và xây dựng công trình cho các hợp đồng NHTG tài trợ Tuy nhiên, các trường hợp ngoại lệ sau, nhà thầu có thể bị coi là không hợp lệ để trao thầu: (a) Các công ty từ quốc gia mà Nước nhận viện trợ cấm vận quan hệ thương mại theo luật chính thức, từ quốc gia bị Hội đồng Bảo an Liên Hiệp Quốc cấm vận theo mục 1.8(a), Hướng dẫn Mua sắm NHTG; (b) Một công ty (bao gồm tất các thành viên liên danh và các nhà thầu phụ) trước đây có liên quan, dù trực tiếp hay gián tiếp, với các công ty tư vấn hay đơn vị nào đã thiết kế, chuẩn bị yêu cầu kỹ thuật và các tài liệu khác liên quan đến gói thầu này hay đã đề xuất là Giám đốc điều hành cho Công trình này Các Công ty đã Chủ Đầu tư thuê cung cấp dịch vụ tư vấn cho việc chuẩn bị hay giám sát Công trình, và các chi nhánh nó không phép dự thầu; (c) Các doanh nghiệp nhà nước Việt Nam tham gia đáp ứng các yêu cầu sau (i) tự chủ pháp lý và tài chính; (ii) hoạt động theo luật thương mại; (iii) không phải là đơn vị phụ thuộc Bên nhận viện trợ; (iv) không phải là đơn vị quân đội hay an ninh doanh nghiệp trực thuộc Bộ Quốc Phòng Bộ Công An Theo yêu cầu này, các công ty thuộc sở hữu (một phần hay toàn bộ) Bộ GD-ĐT và/hoặc Uỷ ban Nhân dân tỉnh dự án làm Chủ đầu tư chủ quản đầu tư công trình mời thầu bị xem là không hợp lệ để trao thầu (d) Các nhà thầu bị Ngân hàng Thế giới và/hoặc các quan chính phủ có thẩm quyền tuyên bố là không hợp lệ dính líu đến các hành đồng gian lận và tham nhũng đấu thầu các hợp đồng NHTG và/hoặc các nhà tài trợ khác Chính phủ tài trợ trước đây, không đủ tư cách hợp lệ để trao hợp đồng này Việc nhà thầu mời chào giá công trình không có nghĩa là Nhà thầu đã Chủ đầu tư xác nhận tư cách hợp lệ Nhà thầu phải nộp đầy đủ các tài liệu liên quan để chứng minh tư cách hợp lệ mình hồ sơ chào giá để Chủ đầu tư kiểm tra quá trình xét thầu Năng lực Nhà thầu: Nhà thầu phải nộp cùng với Hồ sơ chào giá mình các thông tin cập nhật lực và kinh nghiệm mình để chứng minh là có đủ lực để hoàn thành công trình theo đúng chất lượng và tiến độ yêu cầu Hồ sơ mời chào giá: (a) Giấy đăng ký kinh doanh, (b) tổng giá trị các công trình xây dựng thực năm vừa qua: không nhỏ _ (điền số tiền yêu cầu) đồng Việt Nam (c) kinh nghiệm thi công các công trình có tính chất tương tự ba (3) năm vừa qua: đã hoàn thành ít (điền số lượng hợp đồng, ví dụ 2) hợp đồng có quy mô và tính chất tương tự (d) dự kiến các thiết bị thi công chủ yếu để thực Hợp đồng này: (liệt kê các thiết bị yêu cầu) (e) lực và kinh nghiệm các cán kỹ thuật và quản lý chủ chốt công trường dự định dành cho Hợp đồng này: _ (liệt kê cán yêu cầu, ví dụ: huy trưởng công trường chủ nhiệm kỹ thuật thi công là kỹ sư xây dựng chuyên ngành dân dụng và công nghiệp, có thâm niên công tác ≥ 03 năm) (f) các báo cáo tình hình tài chính Nhà thầu ba (3) vừa qua; (g) chứng có đủ vốn lưu động cho Hợp đồng này (tiền mặt, khả vay tín dụng ngân hàng và các nguồn tài chính khác): Tổng giá trị vốn lưu động và/hoặc tín dụng ngân hàng (đã trừ cam kết theo các hợp đồng khác và không kể tạm ứng theo hợp đồng này) nhà thầu phải lớn bằng: _ Đồng (điền số tiền yêu cầu) (Đối với gói thầu cụ thể, Trường có thể lựa chọn áp dụng các tiêu chí với điều chỉnh phù hợp) Giá dự thầu: (a) Khối lượng đưa Biều Khối Lượng (nếu có) là tham khảo Nhà thầu phải tính toán lại các khối lượng theo Bản Vẽ và Yêu cầu Kỹ thuật, và chào giá dựa trên các khối lượng tự tính đó Tổng giá chào thầu phải bao gồm tất các chi phí kể các loại thuế mà nhà thầu phải trả (b) Tổng giá thầu nhà thầu chào là cố định và không thay đổi suốt thời gian thực hợp đồng Chuẩn bị và nộp hồ sơ chào giá (HSCG): 8.1 Nhà thầu nên khảo sát trường và thu thập các thông tin cần thiết Nhà thầu tự chịu chi phí khảo sát trường này 8.2 Mỗi nhà thầu nộp Hồ sơ chào giá Hồ sơ chào giá phải đánh máy hay viết mực không tẩy xoá và phải Nhà thầu người đại diện uỷ quyền nhà thầu ký 8.3 Hồ sơ chào giá phải bao gồm các tài liệu sau: (a) Đơn chào giá theo mẫu (b) Bảng kê khối lượng có ghi giá (c) Thông tin, tài liệu tư cách hợp lệ và lực nhà thầu theo yêu cầu điều và nêu trên 8.4 Hồ sơ chào giá phải gửi đến cho BQLDA theo địa sau [nêu rõ địa chỉ] không muộn thời gian đã nêu thư mời thầu [thông thường từ 1-2 tuần kề từ mời chào giá Chủ đầu tư có quyền chấp nhận loại bỏ hồ sơ nào nộp muộn hạn chót nói trên 8.5 Bản chào giá gửi Fax thư chấp nhận Đánh giá và so sánh các chào giá 9.1 Trước kiểm tra chi tiết hồ sơ chào giá, Chủ đầu tư kiểm tra sơ xem chào giá đó có đạt các yêu cầu tư cách hợp lệ không, có ký đầy đủ không, và có đáp ứng các yêu cầu hồ sơ mời chào giá không 9.2 Nếu hồ sơ chào giá là không đáp ứng bản, tức là có các sai lệch có các điều kiện hạn chế điều kiện hợp đồng tiêu kỹ thuật, hồ sơ chào giá đó không xem xét tiếp Chủ đầu tư kiểm tra chi tiết và so sánh giá các hồ sơ chào giá xác định là đáp ứng hồ sơ mời chào giá 9.3 Chủ đầu tư xác định “giá đánh giá” cho hồ sơ chào giá cách tiến hành các hiệu chỉnh sau đây: (a) sửa các lỗi số học (nếu có) (b) cộng thêm các chi phí bổ sung Hồ sơ chào giá có thiếu sót, sai lệch không và có thể chấp nhận (c) trừ các khoản dự phòng (nếu có) (d) trừ các khoản giảm giá nhà thầu thông báo văn trước hết hạn nộp Hồ sơ chào giá Chủ đầu tư tiến hành so sánh và xếp hạng các hồ sơ chào giá theo giá đánh giá hồ sơ chào giá 9.4 Các thông tin liên quan đến việc kiểm tra, làm rõ, đánh giá, so sánh các Hồ sơ dự thầu và các đề nghị trao hợp đồng không phép tiết lộ cho các nhà thầu hay người nào khác không chính thức liên quan đến quá trình xét thầu nêu trên có công bố chính thức trao hợp đồng cho nhà thầu thắng thầu Nhà thầu nào có hành động để gây ảnh hưởng đến việc xét thầu Chủ đầu tư hay các định trao hợp đồng có thể dẫn đến việc Hồ sơ dự thầu nhà thầu đó bị loại Tuy nhiên, khoảng thời gian từ sau mở thầu đến lúc có công bố trúng thầu, nhà thầu có quyền liên hệ với Chủ đầu tư văn vấn đề liên quan tới quá trình đấu thầu 10 Trao hợp đồng 10.1 Chủ đầu tư trao hợp đồng cho nhà thầu có hồ sơ chào giá xác định là đáp ứng yêu cầu hồ sơ mời chào giá và có giá đánh gía thấp nhất, với điều kiện là nhà thầu đó có xác định là có đủ lực để thực hợp đồng 10.3 Chủ đầu tư gửi thông báo trúng thầu và thư chấp thuận cho nhà thầu trúng thầu vòng 60 ngày kể từ hạn chót nộp chào giá 11 Thời hạn bảo hành Thời hạn bảo hành cho công trình là …… tháng, tính từ ngày hoàn thành công trình Trong suốt thời gian bảo hành nhà thầu, phải chịu hoàn toàn trách nhiệm sửa chữa miễn phí và nhanh chóng sai và khuyết tật công trình sau nhận thông báo chủ đầu tư Nếu nhà thầu không thực đúng yêu cầu này, chủ đầu tư có quyền dùng số tiền 5% giữ lại để tự giải việc sửa chữa 12 Chi phí đấu thầu: Nhà thầu phải chịu toàn chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và nộp Hồ sơ chào giá mình 13 Gian lận và tham nhũng 13.1 Chính sách Ngân hàng Thế giới yêu cầu Bên Vay (bao gồm người thụ hưởng vốn vay Ngân hàng Thế giới), người dự thầu, nhà cung cấp, và các nhà thầu và thầu phụ họ các hợp đồng Ngân hàng tài trợ phải tuân thủ tiêu chuẩn đạo đức cao quá trình mua sắm và thực hợp đồng đó Theo chính sách này, Ngân hàng: (a) Định nghĩa thuật ngữ đây cho mục đích điều khoản này: (i) “hành động tham nhũng” là chào mời, cho, nhận hoặc gạ gẫm, trực tiếp trực tiếp gián tiếp, thứ gì có giá trị nhằm làm ảnh hưởng cách sai trái tới hành động bên khác; (ii) “hành động gian lận” là việc làm hay việc bỏ sót nào, bao gồm trình bày sai thật, mà cách chủ ý khinh suất làm lạc hướng, mưu toan làm lạc hướng, bên để đạt lợi ích tài chính lợi ích khác để tránh nghĩa vụ; (iii)“hành động cấu kết thông đồng” là đặt hai nhiều hai bên với ý đồ đạt mục đích không chính đáng, bao gồm việc gây ảnh hưởng cách sai trái tới hành động bên khác; (iv) “hành động ép buộc” là việc làm hư hại gây thiệt hại, đe dọa làm hư hại đe dọa gây thiệt hại, trực tiếp gián tiếp, bên nào đó tài sản họ để gây ảnh hưởng cách sai trái tới hành động bên đó; (v) “hành động cản trở” là (aa) cố tình phá hoại, làm sai lệch, thay đổi che đậy tài liệu chứng điều tra đưa các lời khai giả mạo cho các nhân viên điều tra cốt để gây trở ngại việc điều tra Ngân hàng nghi vấn hành động tham nhũng, gian lận, ép buộc hay cấu kết thông đồng; và/hoặc hăm doạ, quấy rối, đe dọa bên nào đó để ngăn cản bên đó tiết lộ th”ng tin vấn đề liên quan đến việc điều tra th”ng tin từ việc thực điều tra đó; (bb) các hành động với dụng ý cốt để cản trở việc thực các quyền kiểm toán và điều tra Ngân hàng quy định đoạn (e) đây (b) bác bỏ đề xuất trao hợp đồng Ngân hàng xác định tư vấn đề nghị trao thầu đã, trực tiếp thông qua đại lý, thực các hành động tham nhũng, gian lận, cấu kết thông đồng, ép buộc, cản trở cạnh tranh giành hợp đồng đó; B Bảng kê khối lượng STT Hạng mục công việc Đơn vị Tổng khối lượng Đơn giá (nhà thầu điền) Thành tiền Ghi chú (nhà thầu điền) Ghi chú:Khối lượng liệt kê bảng kê khối lượng là tham khảo Nhà thầu phải kiểm tra, tính toán lại khối lượng theo Bản Vẽ và Yêu cầu kỹ thuật và chào giá cho hạng mục Tổng giá nhà thầu chào trên sở các khối lượng nhà thầu tự tính toán là cố định và không thay đổi suốt thời gian thực hợp đồng.Mẫu Hợp đồng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc C Mẫu Hợp đồng Số: …(nên trùng với số tham chiếu kế hoạch đấu thầu) - Căn Hiệp định viện trợ không hoàn lại số GPE TF013048 ký ngày 09/01/2013 nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng tái thiết và phát triển Quốc tế/Hiệp Hội phát triển Quốc tế Hôm … Trường …., chúng tôi gồm có: Trường…… - Địa chỉ: …… - Điện thoại: … - Số tài khoản: ………… - Đại diện bởi: Ông / Bà ………… (sau đây gọi là"Chủ đầu tư") Công ty……………………… - Địa chỉ: …… - Điện thoại: … - Số tài khoản: ………… - Đại diện bởi: Ông / Bà ………… (sau đây gọi là "Nhà thầu") Căn vào việc Chủ đầu tư yêu cầu Nhà thầu thực việc thi công công trình [tên và số hiệu Hợp đồng] ( sau đây gọi là "Công trình"); Căn vào việc Chủ đầu tư đã chấp thuận Hồ sơ chào giá Nhà thầu việc thi công và hoàn thành Công trình và sửa chữa sai sót công trình Hai bên thoả thuận sau: Cam kết Nhà thầu: Để Chủ đầu tư toán cho Nhà thầu nêu đây, Nhà thầu cam kết với Chủ đầu tư thực hiện, hoàn thành Công trình và sửa chữa sai sót công trình, tuân thủ các điều khoản Hợp đồng này trên phương diện Cam kết Chủ đầu tư: Chủ đầu tư cam kết toán cho Nhà thầu giá trị Hợp đồng các khoản tiền khác có thể phải toán theo các điều khoản Hợp đồng, vào thời gian và theo phương thức qui định Hợp đồng trên sở xem xét việc thực và hoàn thành Công trình và sửa chữa các sai sót công trình Các tài liệu hợp đồng: Các tài liệu sau đây là phần không tách rời hợp đồng này: (a) Thư chấp thuận (Thông báo trúng thầu) (b) Đơn dự thầu (c) Biểu giá chào thầu đã sửa lỗi số học và điều chỉnh (d) Bản vẽ và Yêu cầu kỹ thuật (e) Các tài liệu khác theo yêu cầu hợp đồng Giá trị Hợp đồng và Lịch toán: Tổng giá trị Hợp đồng là _Đồng Chủ đầu tư toán cho nhà thầu theo giai đoạn nghiệm thu kỹ thuật sau: (a) Khi hoàn thành bàn giao công trình (b) Khi hết thời hạn bảo hành 95% 5% (Ghi rõ số tiền cụ thể) Thanh toán cho Nhà thầu phải thực vòng 45 ngày kể từ yêu cầu toán Nhà thầu Chủ đầu tư chứng nhận Thủ tục toán tuân thủ theo các quy định quản lý xây dựng hành Chính phủ Thời gian khởi công và hoàn thành công trình: Nhà thầu phải khởi công thời hạn ngày kể từ ngày ký hợp đồng Công trình phải hoàn thành vòng (tháng, tuần, ngày) tính từ ngày ký hợp đồng, tức là trước ngày Thời gian bảo hành công trình là … tháng Gia hạn Thời gian: Nếu có cố nào đây làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành công trình đã định thì chủ đầu tư xem xét gia hạn thêm thời gian thích hợp cho việc hoàn thành công trình (a) Chủ đầu tư không giao mặt xây dựng theo đúng thời gian hai bên đã thoả thuận (b) Chủ đầu tư lệnh trì hoãn không giao vẽ, yêu cầu dẫn kỹ thuật để thi công công trình đúng hạn (c) Điều kiện đất đai trường xấu so với dự kiến lúc cấp thư chấp thuận và từ thông tin cung cấp cho nhà thầu từ kiểm tra thực tế trường; (d) Thanh toán cho nhà thầu chậm 45 ngày kể từ ngày yêu cầu toán nhà thầu chứng nhận Bồi thường Chậm trễ: Bất chậm trễ cố ý nào từ phía nhà thầu việc hoàn thành công trình xây dựng thời gian quy định thì phía thầu phải trả khoản phạt tính là 0,05% tổng giá hợp đồng ngày và trừ vào các khoản toán cho nhà thầu Chủ đầu tư huỷ bỏ hợp đồng và phạt hợp đồng khoản phạt vượt quá 2% giá trị hợp đồng Giám sát và nghiệm thu: Kết thúc giai đoạn xây dựng, nhà thầu phải gửi thông báo cho chủ đầu tư để chủ đầu tư đến kiểm tra trường và nghiệm thu các công việc đã hoàn thành Trong vòng 14 ngày kể từ ngày nhận giấy thông báo, Chủ đầu tư phải tiến hành nghiệm thu Trách nhiệm chủ đầu tư : (a) Đại diện uỷ quyền chủ đầu tư là Giám đốc công trình (GĐCT) trực tiếp chịu trách nhiệm hướng dẫn và thường xuyên giám sát nhà thầu thực hợp đồng (b) GĐCT cung cấp vẽ, tiêu chuẩn kỹ thuật và hướng dẫn cho nhà thầu (c) Mặt thi công chuyển giao cho nhà thầu vòng 14 ngày kể từ ngày ký hợp đồng (d) GĐCT phải gặp nhà thầu tháng lần để thảo luận báo cáo tiến độ hàng tháng nhà thầu trình và các vấn đề khác liên quan đến việc thực hợp đồng Hai bên có thể cùng kiểm tra công trường (e) GĐCT phải ghi lại quan sát và hướng dẫn mình thăm trường và gửi cho nhà thầu Nhà thầu phải thực hướng dẫn này và kịp thời sửa chữa các sai sót GĐCT yêu cầu Nếu không kịp thời sửa chữa theo yêu cầu GĐCT thời gian đã định thì chủ đầu tư có thể đình việc xây dựng Chủ đầu tư có thể tự sửa các sai sót và nhà thầu phải chịu chi phí (f) Chủ đầu tư toán cho nhà thầu theo quy định điều hợp đồng này 10 Trách nhiệm nhà thầu : Nhà thầu phải: (a) Khởi công và hoàn thành công trình thời hạn quy định điều (b) Sử dụng lực lượng cán quản lý, kỹ thuật, công nhân cam kết Hồ sơ chào giá và thiết bị, nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu hợp đồng và tiêu chuẩn hành để thi công công trình (c) Giám sát thường xuyên chất lượng và tiến độ thi công công trình (d) Tuân theo hướng dẫn kỹ thuật GĐCT và đại diện GĐCT (e) Bảo đảm công trình tiến hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật, vẽ và phạm vi tổng giá trị hợp đồng (f) Báo cáo tiến độ thi công hàng tháng cho GĐCT (g) trình Chịu trách nhiệm an ninh trường kết thúc công (h) Hoàn toàn chịu trách nhiệm bảo hiểm đền bù tai nạn lao động cho người tuyển dụng xây dựng công trình, bảo hiểm cho máy móc thi công mình và các rủi ro khác quá trình thi công (i) Chịu trách nhiệm bảo hành công trình theo quy định điều 12 Chỉ dẫn cho các nhà thầu 11 Thay đổi: Nhà thầu phải thi công công trình đúng các vẽ và các yêu cầu kĩ thuật yêu cầu hợp đồng Tuy nhiên, có thay đổi nào mà nhà thầu cho là cần thiết Chủ đầu tư (GĐCT) yêu cầu thì các thay đổi đó phải thực theo qui trình sau: (a) Nhà thầu phải cung cấp cho GĐCT dự kiến chi phí cho thay đổi đó Chi phí này phải tính dựa trên các đơn giá đã có cho các công việc tương tự bảng kê khối lượng hoặc, không có đơn giá thì dựa trên sở tính toán hợp lý GĐCT xem xét dự kiến chi phí này phạm vi 14 ngày (b) Nếu dự kiến nhà thầu đưa là bất hợp lý thì GĐCT có thể tự tính toán xác định chi phí cần để thực thay đổi đó, mệnh lệnh thực thay đổi và điều chỉnh tương ứng giá trị hợp đồng 12 Thanh tra và Kiểm toán: Nhà thầu phải cho phép Ngân hàng Thế giới và/hoặc người Ngân hàng Thế giới định tra công trường và/hoặc các tài khoản và sổ sách chứng từ Nhà thầu và các nhà thầu phụ liên quan đến việc thực Hợp đồng, và cho phép các kiểm toán viên Ngân hàng Thế giới định kiểm toán các tài khoản và chứng từ sổ sách đó Ngân hàng yêu cầu Nhà thầu cần lưu ý đến điều 12.2(vii) đây, đó có quy định (không kể các quy định khác) là các hành vi nhằm mục đích ngăn cản việc thực thi các quyền tra và kiểm tra Ngân hàng Thế giới điều này cấu thành hành động bị cấm có thể dẫn tới việc chấm dứt hợp đồng (cũng dẫn tới việc Nhà thầu bị xác định là không hợp lệ theo Hướng dẫn Mua sắm Ngân hàng Thế giới 13 Huỷ bỏ Hợp đồng: Chủ đầu tư Nhà thầu có thể chấm dứt Hợp đồng bên có vi phạm Hợp đồng Các vi phạm Hợp đồng bao gồm, không hạn chế các điểm sau : (a) Nhà thầu ngừng thi công 28 ngày việc ngừng này không có Kế hoạch thi công và chưa GĐCT cho phép (b) GĐCT thị Nhà thầu làm chậm lại tiến độ Công trình, và thị này không rút lại vòng 28 ngày (c) Chủ đầu tư Nhà thầu bị phá sản hay vỡ nợ (d) Một chứng nhận toán đã GĐCT phê chuẩn không Chủ đầu tư toán vòng 60 ngày kể từ ngày có chứng nhận Cơ quan điều hành công trình (e) GĐCT thông báo việc không sửa chữa sai sót cụ thể là vi phạm Hợp đồng và Nhà thầu không chỉnh sửa nó khoảng thời gian thích hợp Cơ quan điều hành công trình xác định (f) Nhà thầu đã làm chậm trễ việc hoàn thành công trình với tổng số ngày mà tổng giá trị bồi thường thiệt hại tối đa có thể toán, đã xác định Điều Hợp đồng (g) Chủ đầu tư xác định Nhà thầu đã có liên quan đến các hành vi tham nhũng, gian lận, thông đồng, ép buộc cản trở quá trình cạnh tranh để nhận Hợp đồng thực Hợp đồng Các định nghĩa sau sử dụng phục vụ cho mục đích điều khoản này: (i) “hành động tham nhũng” là chào mời, cho, nhận hoặc gạ gẫm, trực tiếp trực tiếp gián tiếp, thứ gì có giá trị nhằm làm ảnh hưởng cách sai trái tới hành động bên khác; (ii) “hành động gian lận” là việc làm hay việc bỏ sót nào, bao gồm trình bày sai thật, mà cách chủ ý khinh suất làm lạc hướng, mưu toan làm lạc hướng, bên để đạt lợi ích tài chính lợi ích khác để tránh nghĩa vụ; (iii) “hành động cấu kết thông đồng” là đặt hai nhiều hai bên với ý đồ đạt mục đích không chính đáng, bao gồm việc gây ảnh hưởng cách sai trái tới hành động bên khác; (iv) “hành động ép buộc” là việc làm hư hại gây thiệt hại, đe dọa làm hư hại đe dọa gây thiệt hại, trực tiếp gián tiếp, bên nào đó tài sản họ để gây ảnh hưởng cách sai trái tới hành động bên đó; (v) “hành động cản trở” là (aa) cố tình phá hoại, làm sai lệch, thay đổi che đậy tài liệu chứng điều tra đưa các lời khai giả mạo cho các nhân viên điều tra cốt để gây trở ngại việc điều tra Ngân hàng nghi vấn hành động tham nhũng, gian lận, ép buộc hay cấu kết thông đồng; và/hoặc hăm doạ, quấy rối, đe dọa bên nào đó để ngăn cản bên đó tiết lộ thông tin vấn đề liên quan đến việc điều tra thông tin từ việc thực điều tra đó; (bb) các hành động với dụng ý cốt để cản trở việc thực các quyền kiểm toán và điều tra Ngân hàng quy định đoạn (e) đây 14 Giải tranh chấp: Nếu có bất đồng xảy hai bên liên quan đến các điều khoản và nội dung hợp đồng thì các bên phải cố gắng giải bất đồng thông qua trao đổi đàm phán Nếu hai bên không đến trí thì cần yêu cầu toà án kinh tế tỉnh…… giải Quyết định toà án kinh tế tỉnh ….có giá trị pháp lý cuối cùng cho hai bên tranh chấp Hợp đồng này làm thành _ bản, bên giữ _ và có hiệu lực kể từ ngày ký Đại diện chủ đầu tư Đại diện nhà thầu D Đơn chào giá (Nhà thầu điền thông tin) Ngày Kính gửi : V/v: Chào giá cho việc xây dựng công trình [tên công trình] theo thư mời thầu số ngày Thay mặt cho [tên nhà thầu], tôi/chúng tôi - người ký tên đây đề nghị thi công xây dựng công trình mô tả Thư mời chào giá theo đúng các yêu cầu nêu phần Hướng dẫn cho các nhà thầu, Điều kiện Hợp đồng, Yêu cầu kỹ thuật và Bản vẽ kèm theo, với giá chào thầu là: Đồng (bằng số) ( Đồng) (bằng chữ) Hồ sơ chào giá này và văn chấp thuận quý Ông/Bà là Hợp đồng ràng buộc hai bên Chúng tôi hiểu quý Ông/Bà không thiết phải chấp thuận Hồ sơ chào giá thấp hay Hồ sơ chào giá nào mà quý Ông/Bà nhận Hồ sơ chào giá này có hiệu lực (60) _ ngày kể từ ngày mở thầu và điều này ràng buộc chúng tôi lúc nào trước hết hạn thời gian đó Chúng tôi đã đọc kỹ điều khoản Gian lận và Tham nhũng nêu Hồ sơ Mời chào giá và cam kết quá trình cạnh tranh (và trao thầu, quá trình thực hiện) hợp đồng này, chúng tôi tuân thủ chặt chẽ và đầy đủ các điều khoản Gian lận và Tham nhũng này các điều khoản phòng chống gian lận và tham nhũng quy định Luật pháp Việt nam Thay mặt cho nhà thầu Người đại diện Ký và ghi rõ họ tên Tên Dự án: Dự án Mô hình trường học Việt nam (VNEN) Tên trường :…………………………………………… E Thư chấp thuận ……… ,ngày tháng năm Kính gửi :………………………………………… Chúng tôi xin thông báo cho quý công ty biết hồ sơ chào giá quý công ty đề ngày để thi công công trình [tên công trình] với giá chào thầu đã sửa lỗi số học và điều chỉnh theo yêu cầu phần Hướng dẫn cho các nhà thầu là: .Đồng (ghi số và chữ) đã chúng tôi chấp thuận Chúng tôi yêu cầu ông ký vào hợp đồng kèm theo đây và tiến hành khởi công thi công trước ngày và bảo đảm hoàn thành công trình theo đúng thời gian đã qui định Thay mặt chủ đầu tư Chữ ký Tên người ký Chức vụ - Phần - Yêu cầu Kỹ thuật ………………………………………… Phần - Bản Vẽ ………………………………………………………………………… Mẫu 3.8: Mẫu báo cáo đánh giá hồ sơ chào giá Trường … Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc Ngày tháng…năm (điền ngày, tháng, năm) Dự án Mô hình trường học Việt nam (VNEN) BÁO CÁO TÓM TẮT KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ CHÀO GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT TRAO HỢP ĐỒNG I Thông tin đấu thầu và quy trình thực II TT Hợp đồng số:………………………… Tên hợp đồng:…………………………… Công trình:……………………… Dự toán: ……………… Ngày phát hành thư Mời chào giá:………… Số lượng nhà thầu nhận Hồ sơ mời chào giá:……………… Thời hạn nộp Hồ sơ chào giá (điền thời gian, ngày, tháng, năm):………… Số lượng Hồ sơ chào giá đã nhận được:…………………… Giá chào thầu Tên Nhà thầu Giá chào thầu (trước giảm giá) III Tóm tắt kết đánh giá Số tiền % giảm giá Giá chào thầu sau giảm giá A Bước Đánh giá sơ TT Nhận xét (Đạt Không đạt và lý hồ sơ bị loại) Tên Nhà thầu B Bước Đánh giá chi tiết TT Tên Nhà thầu Giá chào Giá chào thầu sau đã sửa lỗi Phạt sai lệch /điều chỉnh số học và giảm giá Giá đánh giá C Bước Hậu tuyển Hậu tuyển tiến hành với Nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất: … (tên nhà thầu) Nhà thầu này đáp ứng (hoặc không đáp ứng) yêu cầu lực Hồ sơ mời thầu (Nếu nhà thầu có giá đánh giá thấp không đáp ứng các yêu cầu lực Hồ sơ mời chào giá, thủ tục hậu tuyển thực với nhà thầu có giá đánh giá thấp thứ hai) D Kết luận và đề nghị trao hợp đồng Hồ sơ chào giá đây đã đáp ứng yêu cầu Hồ sơ mời chào giá, có giá đánh giá là thấp nhất, nhà thầu có đủ lực thực hợp đồng và vì chúng tôi đề nghị trao hợp đồng cho nhà thầu này - Tên hợp đồng:……………… Công trình: ……………… Tên nhà thầu: ……………… Địa chỉ: ……………… Điện thoại: ……………… Giá chào giá: ……………… Giá đánh giá: ……………… - Giá trao hợp đồng: ……………… Chữ ký và tên các thành viên Tổ chuyên gia Ngày [Ngày chính xác] Các tài liệu sau đây là phận Báo cáo kết xét thầu: Phụ lục Biên mở chào giá Phụ lục Bước 1- Đánh giá sơ Phụ lục Bước - Đánh giá chi tiết - Các lỗi số học Phụ lục Bước - Đánh giá chi tiết – xác định Giá đánh giá Phụ lục Bước - Hậu tuyển Phụ lục Các tài liệu khác PHỤ LỤC BIÊN BẢN MỞ CHÀO GIÁ TRƯỜNG: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự – Hạnh phúc Ngày… tháng…năm (điền ngày, tháng, năm) Hôm trường … đã tiến hành mở các hồ sơ chào giá cho hợp đồng Số hợp đồng:………… Tên hợp đồng: ……………… Công trình: ……………… Vào lúc (điền thời gian, ngày tháng và năm) tại……………… Thành phần tham dự: Ông (hoặc bà)…………… Ông (hoặc bà)………… Nội dung: Tổng số hồ sơ chào giá đã nhận được: Các nội dung kiểm tra đã ghi vào bảng sau: Giảm giá TT Tên Nhà thầu Đơn chào giá hợp lệ Giá chào thầu (VNĐ) 3 Chữ ký và tên thành viên Tổ chuyên gia Ngày [Ngày chính xác] (tính bằng% tổng số tiền đồng VN) Tổng giá chào thầu sau giảm giá (VND) Các vấn đề khác cần lưu ý PHỤ LỤC BƯỚC ĐÁNH GIÁ SƠ BỘ Nhà thầu Tư cách hợp lệ Sự hoàn chỉnh Hồ sơ chào giá Đáp ứng Đưa vào đánh giá chi tiết (1) (2) (3) (4) (5) A Đạt/Không Đạt/Không Đạt/Không Có/Không B Đạt/Không Đạt/Không Đạt/Không Có/Không C Đạt/Không Đạt/Không Đạt/Không Có/Không Chú ý: Cần nêu rõ lý “không đạt” Kèm theo các chứng giải thích cần thiết (nếu có) PHỤ LỤC BƯỚC – ĐÁNH GIÁ CHI TIẾT Các lỗi số học (Sau vượt qua Bước 1, tiến hành Bước và phải điền kết vào mẫu này nhà thầu) Tên nhà thầu:………………………… Hạng mục Nội dung Tổng cộng: Đơn vị tính Khối lượng (theo Hồ sơ mời chào giá) Tổng giá Tổng giá Đơn giá chào giá chào thầu (theo tính sau hiệu toán nhà chỉnh lỗi số thầu) học Lỗi số học PHỤ LỤC BƯỚC – ĐÁNH GIÁ CHI TIẾT Xác định Giá Đánh giá (Chỉ thực nhà thầu vượt qua Bước 1) Nhà thầu 1 Giá chào thầu ban đầu (theo Biên mở chào giá) Tổng các lỗi số học (Lấy từ Phụ lục 3) Giá chào thầu sau đã sửa chữa và hiệu chỉnh lỗi số học (1+2), Giảm giá: (nếu có) Giá chào thầu sau hiệu chỉnh lỗi số học và giảm giá : (3)- (4) Phạt sai lệch/điều chỉnh Nhà thầu Giá đánh giá (5) + (6) *Ghi chú: phải nêu rõ lý có thay đổi /điều chỉnh đưa vào giá Nhà thầu PHỤ LỤC HẬU TUYỂN (Thực hậu tuyển với Nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất, Nhà thầu có giá đánh giá thấp không đáp ứng thì thực tiếp với Nhà thầu có giá đánh giá thấp thứ hai và tiếp tục)  Tên Nhà thầu :…………………  Giá đánh giá:…………………… Tiêu chí đánh giá quy định Hồ sơ mời chào giá Phần Năng lực Chỉ dẫn Nhà  thầu (b) Doanh thu xây lắp tối thiểu bình quân hàng năm năm vừa qua: _VND Chỉ dẫn Nhà Số lượng các hợp đồng tương tự thầu (c) năm vừa qua theo quy định: _ Chỉ dẫn Nhà  Loại thiết bị và số lượng tối thầu (d) thiểu theo quy định: _ _ _ vv Chỉ dẫn Nhà  thầu (e)  Số năm kinh nghiệm tối thiểu thi công các công trình tương tự _ Số năm kinh nghiệm tối thiểu là Chỉ huy trưởng công trường : _ Năng lực Nhà thầu Thông tin nêu Hồ sơ chào giá và/hoặc làm rõ Đạt/Không đạt Ý kiến và/ Giải thích Chỉ dẫn Nhà  thầu 6(g) Tổng tài sản lưu động và/hoặc tín dụng ngân hàng tối thiểu theo quy định VND KẾT LUẬN : Nhà thầu ĐỦ NĂNG LỰC/KHÔNG ĐỦ NĂNG LỰC thực hợp đồng Ghi chú: Giải thích các lý để đánh giá là “không đạt” hay “đạt - có các sai lệch nhỏ” Kèm theo các chứng giải thích cần thiết (nếu có) Chữ ký và tên cán nhà trường Ngày [Ngày chính xác] Mẫu 3.9: Mẫu Biên bàn giao và nghiệm thu hợp đồng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc …….,ngày ……tháng…….năm… BIÊN BẢN Bàn giao và nghiệm thu công trình : …… Số: ………… - Căn Hợp đồng số … ngày … Trường …… và Công ty …… Công trình xây lắp: Sửa chữa lớp học cho Trường ………  Địa điểm: ………  Chủ đầu tư : Trường …… (địa chỉ)  Đơn vị thi công: Công ty…… Thời gian Tiếp nhận và Bàn giao công trình: Bắt đầu: 8.00 sáng , ngày …… Kết thúc: 10.00 sáng, ngày …… Địa điểm : Công trường thi công: ……………… Thành phần tham gia buổi bàn giao và tiếp nhận công trình:  Đại diện Chủ đầu tư - Ông / Bà ………………… Chức vụ : Hiệu trưởng - Ông / Bà ………………… Chức vụ : Phó Hiệu trưởng - Ông / Bà ……………… Chức vụ : ………………  Đại diện Đơn vị thi công - Ông : ………………… Chức vụ : Giám đốc - Ông : ………………… Chức vụ : Trưởng phận thi công - Ông : ………………… Chức vụ : Cán Bên B Các đại diện đã đồng ý với biên này với nội dung sau: Tên công trình xây dựng: Sửa chữa lớp học Trường : …… Địa chỉ: ………… Mô tả công việc:……………… Công trình xây dựng Công trình đã hoàn thành theo thiết kế kỹ thuật và tiến độ thông qua Hai Bên đã kiểm tra lại tài liệu đây: - Thiết kế - Các hồ sơ thi công kỹ thuật, các hồ sơ kiểm tra và nghiệm thu - Hồ sơ kiểm tra phần và nghiệm thu - Hồ sơ kiểm tra tổng thể và chất lượng công trình - Hồ sơ pháp lý quản lý chất lượng Kiểm tra thực địa: Sau kiểm tra qua các hồ sơ, các Bên đã làm chứng nhận sau: a) Thời gian thi công: - Ngày khởi công :…… - Ngày kết thúc: ……… b) Khối lượng công việc đã hoàn thành: - Đáp ứng yêu cầu hợp đồng Kết luận Công trình hoàn thành theo thiết kế và vẽ kỹ thuật Đảm bảo an toàn, công trình xây dựng đưa vào hoạt động và sử dụng CHỮ KÝ CỦA CÁC BÊN THAM GIA  Đại diện Chủ đầu tư - Ông /Bà ……………… - Ông /Bà ……………… - Ông /Bà ………………  Đại diện Đơn vị thi công - Ông …………………… - Ông …………………… - Ông …………………… Mẫu 3.10: Mẫu biên lý hợp đồng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN Thanh lý Hợp đồng Số: ………… -Căn Hợp đồng số … ngày Trường …… và Công ty …… -Căn Biên Bàn giao và nghiệm thu Công trình xây dựng số … ngày…… Hôm nay, ngày … Trường …… , …… Chúng tôi gồm: I) Đại diện Chủ đầu tư (Bên A) Ông /Bà…………………………… Chức vụ : Hiệu trưởng Ông / Bà …………………………… Chức vụ : Phó Hiệu trưởng Ông /Bà …………………………… Chức vụ : Kế toán Ông /Bà …………………………… Chức vụ : Giáo viên II) Đại diện công ty xây dựng (Bên B) Ông ……………………… Chức vụ: Giám đốc Ông ……………………… Chức vụ : Trưởng phận thi công Sau bàn bạc, hai bên thỏa thuận thực lý Hợp đồng số: … ngày … với nội dung chính sau:  Bên B đảm bảo công trình hoàn thành theo thiết kế và vẽ kỹ thuật đã thông qua và bắt đầu thực bảo hành ghi rõ hợp đồng  Công trình xây dựng đã Bên B hoàn thành và bàn giao cho Bên A để vào hoạt động vào ngày…… Bên A đã trả cho Bên B khoản là : ………… (một phần chi trả)  Lượng tiền …… VNĐ giữ lại và trả cho Bên B kết thúc thời hạn bảo hành  Bên B chịu trách nhiệm xử lý việc nào xảy liên quan đến chất lượng công trình chậm là ngày sau nhận thông báo Bên A  Bên B nộp cho Bên A tất Hồ sơ toán và hóa đơn tài chính cho công trình thực Biên này làm thành giống nhau, bên giữ (2 bản) BÊN A BÊN B DỊCH VỤ TƯ VẤN Mẫu 3.11: Mẫu báo cáo đánh giá tư vấn cá nhân BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO DỰ ÁN MÔ HÌNH TRƯỜNG HỌC MỚI TẠI VIỆT NAM (VNEN) Trường ……, Huyện ……, Tỉnh … Điện thoại/Fax: … Email: …… BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ TƯ VẤN CÁ NHÂN Tên Dự án: Vị trí Tư vấn: Dự án VNEN Nhân viên hỗ trợ giáo viên Phương thức lựa chọn: Tư vấn Cá nhân Hạn cuối cùng nộp đơn:………………… Báo cáo Đánh giá Thông tin chung Trường …… Dự án VNEN mời nhà tư vấn có quan tâm đến vị trí nhân viên hỗ trợ giáo viên Nhiệm vụ chính nhân viên hỗ trợ giáo viên là …… (đưa công việc cụ thể mà nhân viên hỗ trợ giáo viên yêu cầu.) Cập nhật Quá trình tuyển chọn: Trường … đã thông báo cho các ứng cử viên quan tâm việc tuyển chọn vị trí nhân viên hỗ trợ giáo viên ngày và hạn nộp sơ yếu lý lịch là ngày…… Đã có … người gửi sơ yếu lý lịch đến trường Sơ yếu lý lịch các nhà Tư vấn hợp lệ đã soát lại để đối chiếu với điều khoản tham chiếu vị trí này và đã có tư vấn lọt vào danh sách ngắn Những ứng cử viên danh sách ngắn là: 1) Ông /Bà ……… 2) Ông /Bà ……… 3) Ông /Bà ……… Tổ chuyên gia : Một Tổ chuyên gia đã Trường thành lập để đánh giá cá nhân nhà tư vấn đã lọt vào danh sách ngắn Tổ chuyên gia bao gồm thành viên sau đây: 1) Ông / Bà …… 2) Ông /Bà ……… 3) Ông /Bà ……… Tiêu chí đánh giá Dưới đây là tiêu chí lựa chọn dựa trên Điều khoản tham chiếu vị trí tư vấn Tổ chuyên gia lập nên để đánh giá ứng viên (Tiêu chí này là giả định vào điều khoản tham chiếu cụ thể) 1) Trình độ học vấn 2) Kinh nghiệm làm việc 3) Các kỹ khác:…………… Khái quát đánh giá các ứng viên Tổ chuyên gia đã họp địa điểm … để xem xét các sơ yếu lý lịch các ứng viên Các thành viên Tổ đã nghiên cứu, đánh giá ứng viên theo các tiêu chí đánh giá trên Những điểm mạnh và điểm yếu ứng viên Tổ chuyên gia nhận xét sau: Tên ứng viên ứng viên số ứng viên số Điểm mạnh Điểm yếu ứng viên số Kết luận: Tổ chuyên gia đã đến kết luận cuối cùng sau: Chọn Ông/Bà….vì có lực và kinh nghiệm tốt các ứng viên Chữ ký các thành viên Tổ Chuyên gia ……………………………… Mẫu 3.12: Mẫu hợp đồng Nhân viên hỗ trợ giáo viên CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG NHÂN VIÊN HỖ TRỢ GIÁO VIÊN - Căn Hiệp định viện trợ không hoàn lại số GPE TF013048 ký ngày 09/01/2013 nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng tái thiết và phát triển Quốc tế/Hiệp Hội phát triển Quốc tế HỢP ĐỒNG NÀY (“Hợp đồng”) lập ngày … tháng… năm… giữa: Bên Khách hàng: Trường:…… - Địa chỉ: …… - Điện thoại: … - Số tài khoản: ………… - Đại diện bởi: Ông / Bà ………… (sau đây gọi là “ Bên Khách hàng”) Bên tư vấn: - Địa chỉ: …… - Điện thoại: … (sau đây gọi là “Bên tư vấn”) Khách hàng mong muốn Bên tư vấn thực các công việc nêu đây, và Bên tư vấn sẵn sàng thực các công việc này, VÌ VẬY HAI BÊN thống điểm sau đây: Các công việc Bên tư vấn thực các công việc nêu rõ Phụ lục A “ Điều khoản tham chiếu” – phần không tách rời Hợp đồng này Thời gian Bên tư vấn thực công việc khoảng thời gian …… , 201… và kết thúc vào …… ,201… (điền vào ngày tháng năm) Thanh toán a Mức cao Đối với hoạt động thực Phụ lục A, Khách hàng trả cho Bên tư vấn khoản tiền không vượt quá ( số tiền… ) VND Số tiền này đã tính toán để bao gồm tiền lương loại thuế nào mà Bên tư vấn phải trả Khoản toán nằm hợp đồng này là lương Bên tư vấn quy định phần b đây b Lương Khách hàng trả cho Bên tư vấn theo tỷ lệ người/tháng theo mức lương đã thống và đề rõ Phụ lục B, “Chi phí dự kiến, Tên tư vấn và Mức lương.” c Điều kiện toán Thanh toán trả tiền VND vào ngày cuối cùng hàng tháng Quản lý a Hiệu trưởng Hiệu trưởng chịu trách nhiệm điều phối các công việc Hợp đồng này, nhận và phê duyệt các chứng từ đề nghị toán, và chấp nhận kết công việc Bên tư vấn b Bảng chấm công Trong thời gian nhiệm vụ mình theo hợp đồng, Bên tư vấn phải điền vào bảng chấm công để xác định thời gian làm việc Chuẩn thực công việc Bên tư vấn phải thực các công việc với chuẩn mực đạo đức và tính trung thực cao Kiểm tra và kiểm toán Bên tư vấn phải cho phép Ngân hàng Thế giới và/ người Ngân hàng định tra, kiểm toán các tài khoản và sổ sách chứng từ Bên tư vấn Các hành vi nhằm mục đích ngăn cản việc thực thi các quyền tra và kiểm tra Ngân hàng nêu điều này dẫn tớiị việc chấm dứt hợp đồng hoặc/và dẫn tới việc Bên tư vấn bị trừng phạt Ngân hàng Thế giới Chuyển nhượng hợp đồng Bên Tư vấn không chuyển nhượng Hợp đồng này phần nào Hợp đồng này chưa có chấp thuận Khách hàng văn Chấm dứt hợp đồng Nhà trường có thể chấm dứt hợp đồng sau tối thiểu 10 ngày từ có thông báo văn đến Bên tư vấn sau xảy các kiện sau: (a) Nếu Bên tư vấn không thực sửa chữa lỗi việc thực các nghĩa vụ Bên tư vấn theo hợp đồng vòng bảy ngày kể từ nhận thông báo từ bên Khách hàng (b) Nếu Bên tư vấn, theo kết luận bên Khách hàng Ngân hàng Thế giới đã thực hành vi tham nhũng, gian lận, thông đồng, ép buộc, cản trở (như định nghĩa thủ tục trừng phạt hành Ngân hàng Thế giới) việc đề xuất để thực Dịch vụ thực Hợp đồng (c) Nếu bên Khách hàng, theo ý mình vì lý nào đó, định chấm dứt Hợp đồng Nếu Bên tư vấn muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn thì Bên tư vấn phải thông báo văn cho Bên Khách hàng trước tháng để Bên Khách hàng có đủ thời gian tìm người thay Luật điều chỉnh và Ngôn ngữ Hợp đồng Hợp đồng này Luật Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam điều chỉnh và Tiếng Việt là ngôn ngữ hợp đồng này Hợp đồng này lập thành 04 giống Bên Khách hàng giữ 03 bản, Bên Tư vấn giữ 01 10 Giải tranh chấp Bất kỳ tranh chấp nào nảy sinh từ Hợp đồng này mà không thể hòa giải hai bên đưa trọng tài / tòa án Nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam KHÁCH HÀNG BÊN TƯ VẤN Ký bởi: ……………… Ký bởi: …………… Chức vụ: ……………… Chức vụ: …………… DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục A : Điều khoản tham chiếu Phụ lục B : Tên Nhà tư vấn, Mức lương và Tiền lương tổng cộng PHỤ LỤC A Điều khoản Tham chiếu NHÂN VIÊN HỖ TRỢ GIÁO VIÊN Nhiệm vụ cụ thể nhân viên hỗ trợ giáo viên PHỤ LỤC B Tên Nhà tư vấn, Mức lương và Tiền lương tổng cộng Tên TÊN Ông/Bà…… Mức lương /tháng Thời gian Thành tiền (VND) (số tháng) (VND) - Mẫu 3.13: Biên Nghiệm thu và Thanh lý hợp đồng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN Nghiệm thu và Thanh lý Hợp đồng Số: ………… Căn hợp đồng số … ngày … 20… Trường …… và Ông /Bà XXX … Hôm nay, ……… Trường ……, Huyện ……, Tỉnh … , Chúng tôi gồm: Bên Khách hàng: Trường …… Địa : …………………, Điện thoại: ………… Đại diện : Ông : ……… Chức vụ: Hiệu trưởng Bên Tư vấn: Ông / Bà ……………… Địa : ……………………, Điện thoại: …………… Hai bên đã xem xét việc triển khai hợp đồng và tiến hành nghiệm thu và lý hợp đồng với nội dung sau đây: Điều 1: Cung cấp dịch vụ: Bên Tư vấn đã thực các dịch vụ theo đúng yêu cầu hợp đồng Điều : Chấp nhận dịch vụ Bên Khách hàng đồng ý chấp nhận dịch vụ bên Tư vấn cung cấp Điều 3: Thanh toán Bên Khách hàng đã hoàn thành nghĩa vụ toán cho Bên Tư vấn theo đúng yêu cầu hợp đồng với số tiền là:………VNĐ Điều 4: Điều khoản chung Hai bên trí nghiệm thu và lý hợp đồng số… ký ngày… Biên nghiệm thu và lý hợp đồng này lập thành 04 giống (Bên Khách hàng giữ 03 bản, Bên Tư vấn giữ 01 bản) Đại diện Bên Khách hàng Đại diện Bên Tư vấn