Quản lý mua sắm bao gồm các quy trình cần thiết để mua sản phẩm, dịch vụ từ bên ngoài nhóm dự án, quản lý hợp đồng, hoặc đơn đặt hàng được phát hành bởi các thành viên trong nhóm dự án được ủy quyền. Mời các bạn cùng tham khảo để nắm nội dung chi tiết của bài giảng!
CHƯƠNG 12: Quản lý Mua sắm Trang thiết bị Dự án (PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT) Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án (PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT) • Quản lý mua sắm bao gồm quy trình cần thiết để mua sản phẩm, dịch vụ từ bên ngồi nhóm dự án, quản lý hợp đồng, đơn đặt hàng phát hành thành viên nhóm dự án ủy quyền Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án (PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT) • Quản lý mua sắm gồm quy trình: Plan Procurements: Lập kế hoạch mua sắm, xác định mua thời gian – Conduct Procurements (Tiến hành mua sắm): lập yêu cầu sản phẩm nhận biết nguồn lực tiềm – Administer Procurements (quản lý mua sắm): Quá trình quản lý mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hợp đồng thực thay đổi chỉnh sửa cần thiết – Close Procurements: hoàn tất trình mua sắm – Lập kế hoạch mua sắm (Plan Procurements) • • Kế hoạch mua sắm trình xem xét định mua bán, xác định phương pháp tiếp cận, xác định người bán tiềm Nó xác định nhu cầu dự án phải đáp ứng cách mua lại sản phẩm, dịch vụ, kết bên tổ chức dự án Lập kế hoạch mua sắm (Plan Procurements) • Tools and Techniques: Make-or-Buy Analysis: Phân tích Làm/Mua xác định dịch vụ hay sản phẩm cụ thể tự sản xuất hay mua từ bên ngồi Thường liên quan tới phân tích tài – Expert Judgment: – • • Để phát triển hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn sẽ được sử dụng để đánh giá các đề xuất bán Chun gia pháp lý hỗ trợ các vấn đề mua sắm, các điều khoản và điều kiện Lập kế hoạch mua sắm (Plan Procurements) – Contract Types: Rủi ro chia sẻ người mua người bán xác định loại hợp đồng Các điều khoản, điều kiện cụ thể hợp đồng nhằm khắc phục mức độ rủi ro giả định người mua người bán • Fixedprice contracts: thiết lập một tổng giá cố định cho một sản phẩm xác định hoặc dịch vụ được cung cấp – Firm Fixed Price Contracts (FFP): được ưa chuộng vì giá hàng hóa được thiết lập ngay từ đầu và khơng đổi – Fixed Price Incentive Fee Contracts (FPIF): giá cố định cho người mua và người bán một số linh hoạt – Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts(FP EPA): Đây là loại hợp đồng dài hạn Lập kế hoạch mua sắm (Plan Procurements) – Cost-reimbursable contracts: hợp đồng liên quan đến việc toán cho người bán gồm tất chi phí thực tế phát sinh hợp pháp, cộng với khoản phí đại diện cho lợi nhuận người bán Ba loại hợp đồng phổ biến: • • • Chi phí cộng với cố định Phí (CPFF), Chi phí thêm Phí ưu đãi (CPIF), Chi phí Cộng với giải thưởng (CPAF) Lập kế hoạch mua sắm (Plan Procurements) Chi phí cộng lệ phí cố định (CPFF=Cost plus fixed fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với lệ phí cố định chi trả ln dựa trên một tỷ lệ phần trăm của chi phí đã được ước tính. • Chi phí cộng phí ưu đãi (CPIF =Cost plus incentive fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với một khoản lệ phí trước và một khoản tiền thưởng khích lệ. • Chi ph í cộng % chi phí (CPPC=Cost plus percentage of costs): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với một tỷ lệ phần trăm định sẵn dựa trên tổng chi phí • – Time and Material Contracts (T&M): kết hợp giá cố định chi phí hồn lại, thường sử dụng tư vấn Lập kế hoạch mua sắm (Plan Procurements) • Outputs Procurement Management Plan: Kế hoạch quản lý mua sắm mô tả trình mua sắm quản lý từ phát triển tài liệu mua sắm thông qua hợp đồng – Procurement Statements of Work (SOW): Bảng kê khai công việc mô tả công việc cần thiết cho mua sắm Một SOW rõ ràng giúp cho nhà thầu hiểu rõ yêu cầu khách hàng – Make-or-Buy Decisions – Procurement Documents – Tiến hành mua sắm (Conduct Procurements) • • Tiến hành đấu thầu q trình để có câu trả lời người bán, lựa chọn người bán, trao hợp đồng Trong q trình này, nhóm nghiên cứu nhận hồ sơ dự thầu, kiến nghị áp dụng tiêu chí lựa chọn định nghĩa trước để chọn nhiều người bán hàng, người có đủ điều kiện để thực công việc chấp nhận người bán Tiến hành mua sắm (Conduct Procurements) • Tools and Techniques: Bidder Conferences: Hội nghị nhà thầu họp với tất người bán người mua tiềm trước đệ trình giá thầu – Proposal Evaluation Techniques: Quá trình xem xét đánh giá thức xác định sách mua sắm người mua – Expert Judgment: sử dụng đánh giá đề nghị người bán đội ngũ đánh giá với chuyên môn cao – Tiến hành mua sắm (Conduct Procurements) Advertising: Danh sách người bán tiềm mở rộng cách đặt quảng cáo ấn phẩm lưu thơng chung báo chí ấn phẩm thương mại đặc biệt – Internet Search: Internet có ảnh hưởng lớn hầu hết dự án mua sắm – Procurement Negotiations: Đàm phán làm rõ yêu cầu điều khoản khác mua sắm để đạt thoả thuận trước ký hợp đồng – Tiến hành mua sắm (Conduct Procurements) • Outputs: – Selected Sellers: • – Lựa chọn người bán trong một phạm vi cạnh tranh dựa trên kết quả của đề nghị hoặc đánh giá các hồ sơ dự thầu, và đàm phán một hợp đồng dự thảo sẽ trở thành hợp đồng thực tế khi kết quả được đưa ra Procurement Contract Award: Một hợp đồng mua sắm trao cho người bán chọn Hợp đồng hình thức đơn đặt hàng đơn giản tài liệu phức tạp Tiến hành mua sắm (Conduct Procurements) • • Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo sự thực hiện của nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu giao kèo theo hợp đồng Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, do đó điều quan trọng là những nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập và quản lý hợp đồng Quản lý mua sắm (Administer Procurements) • Quản lý mua sắm trình quản lý mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hợp đồng thực thay đổi chỉnh sửa cần thiết Quản lý mua sắm (Administer Procurements) • Inputs Procurement Documents – Project Management Plan – Contract – Performance Reports – Approved Change Requests: Yêu cầu thay đổi phê duyệt bao gồm sửa đổi điều khoản điều kiện hợp đồng bao gồm báo cáo kết mua sắm công việc, giá cả, mô tả sản phẩm, dịch vụ – Work Performance Information – Quản lý mua sắm (Administer Procurements) • Tools and Techniques Contract Change Control System: hệ thống kiểm soát thay đổi hợp đồng xác định q trình mua sắm sửa đổi, bao gồm thủ tục giấy tờ, thủ tục giải tranh chấp Hệ thống kiểm soát thay đổi hợp đồng tích hợp với hệ thống điều khiển tích hợp thay đổi – Procurement Performance Reviews: Đánh giá thực mua sắm đánh giá tiến độ người bán theo kế hoạch, so với hợp đồng – Quản lý mua sắm (Administer Procurements) Inspections and Audits: Thanh tra kiểm toán theo yêu cầu người mua người bán hỗ trợ theo quy định hợp đồng mua sắm thực trình thực dự án để xác minh tuân thủ trình làm việc – Performance Reporting: cung cấp thông tin hiệu người bán đạt mục tiêu hợp đồng – Payment Systems: Thanh toán cho người bán thường xử lý hệ thống toán tài khoản người mua – Quản lý mua sắm (Administer Procurements) Claims Administration (quản lý khiếu nại): người mua người bán đạt thỏa thuận bồi thường có thay đổi xảy – Records Management System: hệ thống quản lý hồ sơ sử dụng người quản lý dự án để quản lý hợp đồng, hồ sơ tài liệu đấu thầu – Quản lý mua sắm (Administer Procurements) • Outputs: Procurement Documentation – Organizational Process Assets Updates – Change Requests – Project Management Plan Updates – Kết thúc mua sắm (Close Procurements) • Kết thúc mua sắm liên quan đến hoạt động hành như: Hồn thiện thủ tục hành – Cập nhật hồ sơ để phản ánh kết cuối lưu trữ thơng tin để sử dụng tương lai – Kết thúc hợp đồng áp dụng dự án giai đoạn dự án – Kết thúc mua sắm (Close Procurements) • Outputs Closed Procurements: Người mua, cung cấp cho người bán văn thức thơng báo hợp đồng hoàn thành.Yêu cầu kết thúc mua sắm – Organizational Process Assets Updates: – • • • Procurement file Deliverable acceptance Lessons learned documentation .. .Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án (PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT) • Quản lý mua sắm bao gồm quy trình cần thiết để mua sản phẩm, dịch vụ từ bên ngồi nhóm dự án, quản lý hợp đồng,... thành viên nhóm dự án ủy quyền Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án (PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT) • Quản lý mua sắm gồm quy trình: Plan Procurements: Lập kế hoạch mua sắm, xác định mua thời gian... Hợp đồng có mối liên quan tới pháp? ?lý, do đó điều quan trọng là những nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp? ?lý? ? trong việc lập và? ?quản? ?lý? ?hợp đồng Quản lý mua sắm (Administer Procurements) • Quản lý mua sắm trình quản